Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Jadi ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu Sistem Financial, Sistem Distribusi, Sistem Manufaktur, dan Sistem Human Resource. Contoh sistem ERP komersial antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards. Selain itu salah satu sistem ERP open source yang populer sekarang ini adalah Compiere.

Keuntungan Penggunaan ERP:

1. Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

2. Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

3. Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

Keuntungan yang bisa diukur antara lain:1. Penurunan inventori2. Penurunan tenaga kerja secara total3. Peningkatan service level4. Peningkatan kontrol keuangan5. Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi.

Kelemahan Penggunaan ERP1. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran2. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik3. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya4. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:1. Kurangnya komitmen top management2. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)3. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)4. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)5. Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan6. Kesalahan penghitungan waktu implementasi7. Tidak cocoknya software dgn business process8. Kurangnya training dan pembelajaran9. Cacatnya project design & management10. Kurangnya komunikasi11. Saran penghematan yang menyesatkan.

Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP), antara lain:

· Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

· ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.

Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut :

Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis. Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan. Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap

data sekali saja. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time) Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan

perencanaan.

Modul – Modul Standar

Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:

Keuangan- Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk

mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.

- Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.

- Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.

LogistikModul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.- Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.

Business Process SupportSetiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.

Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP.Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.

Dukungan E-Commerce

Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.

Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

1. Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.

2. Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

3. Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

- Pengurangan lead-time- Peningkatan kontrol keuangan- Penurunan inventori- Penurunan tenaga kerja secara total- Peningkatan service level- Peningkatan sales- Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen- Peningkatan market share perusahaan- Pengiriman tepat waktu- Kinerja pemasok yang lebih baik- Peningkatan fleksibilitas- Penggunaan sumber daya yang lebih baik

Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning (ERP)

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

1. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya2. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran3. Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru4. Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik5. Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :

1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.

2. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak

mempersiapkan personilnya untuk berubah4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung

jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :

- Bisnis proses yang matang.Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.

- Change Managementyang baik.Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan "kebiasaan" dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.

- KomitmenSebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.

- KerjasamaKerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini

- Good ConsultantPengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah implementasi.

Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya

Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

- Manajemen perubahan dan training.Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.

- Perencanaan yang buruk.Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

- Meremehkan keahlian IT.Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.

- Manajemen proyek yang buruk.Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.

- Percobaan-percobaan teknologi.Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.

- Rendahnya keterlibatan Eksekutif.Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.

- Meremehkan sumber daya.Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.

- Evaluasi software yang tidak mencukupi.

Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:- Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan

yang terjadi dalam implementasi ERP.- Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi

untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang dijalankan.

- Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan pembentukkan / pengembangan project harus dengan perencanaan yang matang.

Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini:

1. AXAPTAMicfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek ).

2. ORACLE ERPBasis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.

3. SAPSAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.

Sumber : http://ayie1927.blogspot.com/2013/05/enterprise-resource-planning-erp.html#sthash.43wp5bld.dpuf

Vendor ERP

Dalam ERP terdapat beberapa pilihan vendor yang semuanya mempunyai berbagai macam aplikasi program dimana di beberapa tempat dapat dilakukan secara bersamaan. Dengan demikian, sektor publik organisasi biasanya memiliki sejumlah pilihan perangkat lunak yang tidak hanya memenuhi kebutuhan mereka tetapi hosting program aplikasi yang mereka inginkan. Terdapat tiga aspek aplikasi untuk biaya hosting yaitu biaya perangkat lunak, biaya pemrosesan dan biaya pelaksanaan, Harga software dapat dapat dibebankan per user atau per bulan, Pemrosesan layanan dapat juga dengan harga atau berdasarkan proses transaksi. Pelaksanaan pelayanan yang sering dilakukan adalah dibayar dimuka tetapi ada juga yang dapat di amortized.

Terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan vendor ERP :

1. Demonstrasi praktis

Dalam proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan peninjauan ke lokasi dari vendor untuk menetapkan standar, norma dan fitur serupa yang di butuhkan oleh perusahaan.

2. Berdasarkan studi

Perusahaan biasanya membuat kajian untuk menentukan pilihan dari vendor ERP.Studi ini merupakan faktor utama memutuskan namun tetap fakta bahwa hasil kajian ini akan berlaku hanya jika dilakukan dengan benar.Perusahaan harus membuat penggunaan hasil dalam memilih ERP vendor karena tidak akan tepat untuk pergi ke Pasar pemimpin (ERP antara penjual) jika studi lain atau membuktikan mereka tidak memenuhi persyaratan perusahaan. Popularitas ERP vendor perangkat lunak tidak selalu berbicara untuk layanan dalam kaitannya dengan kebutuhan dan bisnis perusahaan. Atas penyedia layanan ERP vendor dalam daftar tidak perlu selalu menjadi orang yang tepat untuk perusahaan Anda.

3. Kredibilitas vendor

Perusahaan harus memiliki gagasan yang adil dari vendor di pasar.. Ini akan datang berguna untuk mengetahui pemilihan vendor yang tertentu. Jika terlihat di latar belakang, pengalaman sebelumnya, klien akan memungkinkan mereka untuk memutuskan apakah vendor tertentu yang cocok dan tepat untuk menawarkan layanan kepada mereka.. Kredibilitas akan berpengaruh pada keberuntungan yang diduga ERP yang akan dilaksanakan di perusahaan. Pada saat yang sama ia tidak dianjurkan untuk mencari vendor yang terbaik di pasar seperti dikatakan sebelumnya untuk layanan yang mungkin tidak tepat untuk perusahaan. Hal ini sangat penting untuk menganalisis kredibilitas dari vendor sehubungan dengan bidang layanan perusahaan di mana keinginan untuk melaksanakan ERP. Evaluasi seperti itu akan menambah nilai dan makna dari segi membuat keputusan memilih ERP vendor.

4. Fleksibilitas dari vendor

Hal ini sangat penting bagi perusahaan untuk memilih vendor yang akan mendengar dan melaksanakan saran mereka.Perusahaan harus memperhatikan ERP dari vendor dalam hal teknis dan keahlian. Mereka harus bekerja dalam koordinasi dan konsep solusi. Akan membantu mereka untuk mencapai keuntungan bersama. Di sisi lain yang juga Vendor harus memperluas kerja sama dalam hal menerima pandangan dari perusahaan dan menjelaskan masalah.

5. Competetive edge

Perusahaan harus mencari tambahan fitur satu vendor bila dibandingkan dengan yang lain. Ini tidak hanya akan membantu dia dalam memutuskan orang yang tepat, tetapi juga mengakibatkan persaingan di antara penjual dan hasil perbaikan dari segi kualitas produk dan layanan.Cara kedua hanya akan menyebabkan perluasan dari ERP vendor daftar.

Beberapa contoh vendor ERP diantaranya adalah sebagai berikut:

A. SAP

SAP merupakan Perusahaan terkemuka penyedia solusi software e-bisnis. Solusi SAP didesain sesuai dengan kebutuhan perusahaan di segala tingkatan, mulai dari SMB (small and midsize businesses) hingga ke enterprise global. Diperkuat dengan platform aplikasi dan integrasi terbuka SAP NetWeaverT, guna mengurangi kompleksitas dan biaya kepemilikan, serta memperkuat perubahan bisnis dan inovasi, solusi mySAPT Business Suite membantu perusahaan di seluruh dunia meningkatkan hubungan dengan customer, kolaborasi mitra dan menciptakan efisiensi di seluruh supply chain dan operasional bisnis mereka. Saat ini, SAP telah memiliki berbagai solusi untuk sejumlah industri, mulai dari penerbangan hingga utilities, didukung lebih dari 25 solusi industri spesifik SAP. Saat ini, SAP telah memiliki customer lebih dari 22.600 perusahaan dan 76.100 instalasi SAP software di lebih dari 120 negara. SAP mempunyai kantor-kantor

cabangnya di lebih dari 50 negara dan SAP terdaftar di Bursa Frankfurt Stock Exchange, NYSE dengan simbol "SAP".

B. Oracle

Oracle (NASDAQ: ORCL) adalah perusahaan piranti lunak enterprise terbesar di dunia yang menyediakan piranti lunak enterprise kepada perusahaan dan organisasi terbesar dan paling sukses di dunia. Oracle menyediakan produk-produk database, application server, collaboration selain enterprise business applications dan perangkat application development. Oracle adalah perusahaan piranti lunak pertama yang mengembangkan dan 100 persen menggunakan piranti lunak enterprise diatas Internet diseluruh lini produknya. Sejak diluncurkannya database relational pertama di dunia pada tahun 1977, Oracle telah menjadi bagian penting dalam revolusi teknologi yang secara nyata mengubah bisnis modern. PT Oracle Indonesia adalah anak perusahaan dari Oracle Corporation, yang didirikan pada tahun 1995.