standard operating procedure (sop) -...
TRANSCRIPT
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Standard Operating Procedure (SOP)
Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) merupakan salah satu
cara yang bisa ditempuh oleh sebuah organisasi untuk meningkatkan kinerja. SOP
merupakan sebuah instruksi yang tertulis untuk dijadikan pedoman dalam
menyelesaikan tugas rutin dengan cara yang efektif dan efisien guna menghindari
terjadinya variasi atau penyimpangan dalam proses penyelesaian kegiatan oleh
setiap orang yang akan mengganggu kinerja secara keseluruhan.
2.1.1 Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)
Kegiatan administratif perkantoran harus mempunyai pola kerja yang baik
sehingga menunjang pencapaian tujuan organisasi dengan didukung oleh
pencatatan tertulis mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam
mencapai tujuan yang telah ditentukan. Laksmi, dkk (2008:52) mendefinisikan
Standard Operating Procedure (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan
prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja
dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan
dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan
flowchart di bagian akhir.
Menurut Moekijat (2008), Standard Operating Procedure (SOP) adalah
urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana
pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan,
bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan
siapa yang melakukannya.
Di dalam EPA (2007) dijelaskan bahwa:
“A standard operating procedure (SOP) is a set of written instruction that
document a routine or repetitive activity followed by an organization.”
7
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa SOP adalah
sekumpulan petunjuk atau instruksi tertulis mengenai kegiatan yang rutin dan
berkala pada suatu organisasi dalam sebuah panduan yang berbentuk dokumen.
SOP menjelaskan segala hal yang berhubungan dengan teknis dan dasar-dasar
operasional perusahaan yang dapat dijadikan panduan untuk suatu pekerjaan.
Tujuan dari pembuatan SOP secara keseluruhan adalah untuk menjelaskan
perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-
ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. Pedoman SOP merupakan
uraian yang sangat jelas dan rinci mengenai apa yang dipersyaratkan kepada
pegawai selama melaksanakan tugas serta standar pencapaian pada suatu unit
kerja dan menjaga pengawasan kualitas dan proses penjaminan kualitas serta
memastikan penerapan berbagai aturan.
Standard operating procedure adalah penting, SOP yang baik adalah SOP
yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk
karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta
mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam
perusahaan.
2.1.2 Prinsip-prinsip Standard Operating Procedure (SOP)
Prinsip-prinsip Standard Operating Procedure menurut Moekijat (2008)
hendaklah:
1. Sederhana, sehingga dapat mempermudah pengawasan.
2. Spesialisasi dipergunakan sebaik-baiknya.
3. Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu.
4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan
mencegah adanya rintangan-rintangan.
5. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama formulir-
formulir).
6. Ada pengecualian yang seminimum-minimumnya terhadap peraturan.
7. Mencegah pemeriksaan yang tidak perlu.
8
8. SOP memberikan pengawasan yang terus-menerus terhadap pekerjaan
yang dilakukan.
9. Menggunakan mesin kantor yang sebaik-baiknya.
10. Menggunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
11. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan
memperhatikan tujuan.
12. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai seminimum
mungkin.
13. Pergunakan sebaik-baiknya prinsip pengecualian.
Prinsip-prinsip SOP dari penjelasan di atas hendaklah sederhana,
spesialisasi dipergunakan sebaik-baiknya, penghapusan atau pencegahan kegiatan
yang tidak perlu, dan memanfaatkan waktu, peralatan, urutan pekerjaan yang
sebaik-baiknya, serta memudahkan dalam pengawasan.
2.1.3 Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)
SOP tidak hanya bermanfaat bagi tingkat manajerial sebagai perancang
prosedur, tetapi juga bermanfaat bagi tingkat non manajerial sebagai pelaksana.
SOP juga membantu tingkat manajerial dan non manajerial untuk melaksanakan
fungsi manajemen pada setiap bagian/divisi. Manfaat SOP dalam melaksanakan
fungsi manajemen (Nuraida, 2008), adalah:
1. Planning-controlling
a. Mempermudah dalam pencapaian tujuan.
b. Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja
yang optimal bagi masing-masing pegawai.
c. Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
d. Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal yang
seharusnya dilakukan dan yang sudah dilakukan. Menilai apakah
pelaksanaannya sudah sesuai dengan prosedur atau apabila
pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur maka perlu
diketahui penyebabnya. Hal ini dilakukan sebagai bahan masukan
dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap
9
prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dibakukan maka
dapat disampaikan proses umpan balik yang konstruktif.
2. Organizing
a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan
mengenai bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing-
masing bagian/divisi, terutama pada saat pelaksanaan kegiatan
yang berkaitan dengan bagian-bagian lain. Misalnya, bagian/divisi
yang terlibat dalam inventarisasi barang-barang kantor suatu
organisasi adalah bagian sarana dan prasarana serta bagian
keuangan.
b. Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor
serta dokumen kantor yang diperlukan.
c. Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih
lancar serta menciptakan konsistensi kerja.
3. Staffing-leading
a. Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar
instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur
mempermudah orientasi bagi pegawai baru. Sedangkan bagi
pegawai lama, training juga diperlukan apabila pegawai lama harus
menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi baru, atau
mendapat tugas baru yang masih asing sama sekali. Dengan
demikian pegawai akan terbiasa dengan prosedur-prosedur yang
baku dalam suatu pekerjaan rutin di kantor yang berisi tentang cara
kerja dan kaitannya dengan tugas lain.
b. Atasan perlu mengadakan counseling bagi bawahan yang bekerja
tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab ketidaksesuaian harus
diketahui dan atasan dapat memberikan pengarahan yang dapat
memotivasi pegawai agar mau memberikan kontribusi yang
maksimal bagi kantor.
c. Mempermudah pemberian penilaian terhadap bawahan.
10
4. Coordination
a. Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap departemen dan
antar departemen.
b. Menetapkan dan membedakan prosedur-prosedur rutin dan
prosedur-prosedur independen.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa SOP bermanfaat
banyak bagi manajer maupun bawahan. Manfaat SOP bagi manajer adalah untuk
mempermudah mencapai tujuan perusahaan, mempermudah pengawasan terhadap
karyawan, memudahkan dalam pembagian tugas, membantu saat training, dan
menciptakan koordinasi yang harmonis terhadap bawahan.
Sedangkan bagi karyawan, SOP bermanfaat untuk menjaga konsistensi
kerja, mengurangi beban kerja, memperlancar arus kerja, dan mengurangi
kesalahan komunikasi baik dengan sesama karyawan maupun dengan atasan. SOP
juga dapat digunakan sebagai pedoman untuk melaksanakan pekerjaan kantor.
2.1.4 Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP)
a. Tahapan Penulisan Standard Operating Procedure (SOP)
Prosedur kerja kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak
diraih oleh setiap bagian, departemen, divisi, dan organisasi secara keseluruhan.
Prosedur kerja hendaknya mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga
mempermudah dalam pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang dan
mempermudah pelaksanaan kegiatan operasional kantor. Berdasarkan hal ini, ada
beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu:
1. Identifikasi terhadap pekerjaan/operasi yang akan dikerjakan dan
dianalisis dengan sistem yang ada.
2. Menyelaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh
prosedur yang ada di perusahaan.
3. Membuat urutan langkah yang paling cocok dan logis, yaitu:
Hindarkan penulisan panjang lebar.
Tiap langkah hendaknya ke arah penyelesaian pekerjaan.
11
Hindarkan keterlambatan, pengulangan, dan back tracking. Dengan
demikian, pegawai harus kembali ke tahap awal prosedur apabila
terjadi hambatan pada saat melaksanakan suatu prosedur.
Duplikasi dokumen minimum, artinya dokumen jangan sampai
diberikan kepada orang yang tidak membutuhkan sehingga
menimbulkan ketidakefisienan.
Cantumkan dengan jelas, siapa yang terlibat sebagai penanggung
jawab pada setiap kegiatan dalam prosedur tersebut dan sesuaikan
dengan kemampuan individu.
Berdasarkan penjelasan di atas, hal yang perlu diperhatiakn dalam menulis
prosedur adalah prosedur tersebut harus dimengerti oleh karyawan. Karyawan
sebagai pelaksana operasional kegiatan kantor harus memahami tujuan dibuatnya
prosedur tersebut. Bila terdapat hal yang tidak dimengerti, karyawan tidak boleh
sungkan untuk bertanya kepada atasan agar tidak terjadi miscommunication.
Manajer pun harus efektif dalam membuat urutan langkah maupun penggunaan
kalimat dalam membuat prosedur.
b. Metode Penulisan Standard Operating Procedure (SOP)
Penulisan prosedur perlu diketahui guna mencari cara yang efektif dan
efisien setiap kantor dalam membuat pedoman kerja. Menurut Ida Nuraida (2008),
banyak cara atau metode yang dapat digunakan untuk menulis prosedur. Cara atau
prosedur yang dimaksud adalah:
1. Deskriptif
Deskriptif adalah cara yang paling sederhana sehingga prosedur yang
dituliskan juga merupakan prosedur yang sederhana dan tidak
memerlukan simbol-simbol khusus. Kontrak kerja sama dengan
supplier umumnya menggunakan prosedur deskriptif.
2. Chart
Jika perusahaan semakin berkembang, maka struktur organisasi
perusahaan dan prosedur kerja akan semakin rumit dan kompleks.
Dengan demikian, struktur organisasi perusahaan dan prosedur kerja
12
akan sulit dimengerti oleh para pelaksana jika semua prosedurnya
dibuat dalam bentuk tertulis. Prosedur kerja dalam bentuk gambar atau
simbol dibuat dengan tujuan agar terlihat lebih mudah untuk dipahami
dan diterapkan ke dalam pekerjaan. Prosedur kerja dapat juga dibuat
dengan mengkombinasikan bentuk tertulis yang disertai dengan
gambar atau simbol agar mudah dipahami dan diterapkan oleh
pelaksana prosedur. Informasi yang ada hendaknya disajikan secara
visual agar mempermudah analisis terhadap prosedur atau metode
kerja serta mempermudah komunikasi. Untuk keperluan tersebut, maka
disusun berbagai simbol bagi setiap kegiatan yang bersifat penting.
Simbol dapat dibuat dari gambar-gambar visual yang melukiskan
instruksi-instruksi, macam kegiatan, perpindahan satu kegiatan ke
kegiatan yang lain, dan sebagainya, menjadi tampak jelas sehubungan
dengan kaitan atau ketergantungan dari satu kegiatan terhadap kegiatan
yang lain. Menurut Winardi dalam Nuraida (2008), diagram dapat
meminimalisasikan tahap-tahap prosedur tertulis dan digantikan
dengan simbol atau kode yang menunjukkan seluruh aksi dalam
bentuk yang lebih singkat atau sederhana. Diagram merupakan alat
yang baik untuk digunakan dalam pekerjaan analisis. Di samping itu,
diagram melatih personel dalam bentuk visual display yang
mengungkapkan sejarah prosedur yang bersangkutan bagi seorang
pekerja. Chart dapat berarti peta, diagram, table, atau gambar.
Penulisan prosedur dengan chart adalah sebagai berikut:
a. Gambar/skema
Gambar/skema biasanya digunakan pada perusahaan assembling.
Pembuat knock down furniture, blender, kereta dorong bayi, dan
lain sebagainya, harus membuat gambar-gambar mengenai tahapan
cara memakai dan melepaskan alat tersebut sebagai panduan bagi
konsumen yang membeli.
13
b. Arus pergerakan dokumen (document flow chart)
Di dalam document flow chart dapat diketauhi
bagian/departemen/divisi yang terlibat dalam prosedur untuk
mencapai suatu tujuan tertentu, tanggung jawab setiap
bagian/departemen/divisi terhadap arus pergerakan dokumen dari
start sampai finish, selain itu untuk mengetahui apa dan berapa
rangkap/tembusan yang diperlukan dalam tiap arus pergerakan
dokumen. Dengan kata lain, document flow chart menunjukkan
perpindahan formulir kantor beserta salinan dokumen tersebut dari
satu bagian ke bagian lain.
c. Proses kegiatan (process chart)
Proses kegiatan perusahaan melewati satu atau beberapa
bagian/departemen. Dengan demikian dapat terjadi beberapa proses
dalam bagian/departemen yang sama. Jadi, yang menjadi perhatian
penting bukan dokumen dan bagian/departemen, melainkan proses
pelaksanaan suatu prosedur kerja. Hanya saja dalam proses kerja
ini belum jelas siapa penanggung jawab untuk setiap proses.
Simbol memperlihatkan segala proses yang berangkat di dalam
suatu prosedur dari awal hingga akhir.
Winardi dalam Nuraida (2008), mengatakan bahwa process chart
merupakan salah satu alat yang berguna untuk melakukan penyederhanaan kerja.
Tindakan-tindakan ditunjukkan oleh simbol-simbol yang diatur secara vertical
dengan urutan kronologis dimana tindakan terakhir dicantumkan pada bagian
bawah gambar.
Setiap perusahaan memiliki metode-metode prosedur yang berbeda.
Semakin berkembangnya suatu perusahaan, maka semakin berkembang pula
prosedur kerja dimiliki. Perusahaan kecil mungkin hanya membutuhkan prosedur
deskriptif sebagai pedoman mereka. Sedangkan perusahaan besar memerlukan
prosedur yang rumit karena biasanya pekerjaan tersebut melibatkan beberapa
departemen. Prosedur tersebut dapat berupa gambar, document flow chart,
maupun process chart.
14
c. Simbol Dalam Penulisan Prosedur
Dalam membuat peta prosedur banyak digunakan gambar atau simbol-
simbol. Beberapa simbol yang umumnya digunakan dalam peta prosedur menurut
Nuraida (2008) adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1 Simbol-Simbol Dalam Penulisan Prosedur
No. Simbol Fungsi
1.
Dimulai atau berakhirnya suatu kegiatan
2.
Pelaksanaan suatu operasi atau kegiatan
3.
Dokumen atau formulir atau lembaran kertas kerja
4.
Pengambilan keputusan
5. Tanda panah menunjukkan arah gerak dokumen/formulir/kertas kerja atau menunjukkan urutan operasi
6.
Dokumen/kertas kerja/formulir disimpan
7.
Berpindahnya suatu sistem prosedur ke sistem prosedur yang lain.
Sumber: Nuraida (2008)
Berdasarkan tabel simbol di atas, akan dibuat flowchart alur pengerjaan
yang dimulai dengan simbol lingkaran, kemudian simbol kotak untuk
menandakan adanya pengerjaan atau pengoperasian. Selain itu juga akan
digunakan simbol-simbol lain di atas agar dapat memudahkan memberikan
gambaran peta prosedur.
Adapun dalam praktik, menurut Tambunan (2008) ada beberapa teknik
bagan arus yang dikenal, yaitu:
15
1) Teknik Bagan Arus
Teknik ini merupakan teknik bagan arus yang menggunakan simbol-simbol
dalam bagan atau diagram tertentu yang menggambarkan arus data, informasi
dan urutan-urutan operasi suatu sistem.
2) Teknik Bagan Arus Analitis
Teknik ini merupakan teknik bagan arus yang menggunakan simbol-simbol
dalam bagan atau diagram tertentu yang menggambarkan aliran dokumen dari
proses yang terjadi diantara unit yang berbeda-beda dalam organisasi. Caranya
adalah dengan membuat kolom-kolom yang menjadi representasi setiap unit.
3) Teknik Bagan Arus Dokumen
Teknik ini merupakan teknik bagan arus yang hanya menggambarkan aliran
dokumen di dalam sistem sehingga simbol yang digunakan adalah dokumen
saja.
4) Teknik Bagan Arus Distribusi Dokumen
Agak berbeda dengan teknik bagan arus dokumen, maka dalam teknik ini
yang ditekankan adalah distribusi dokumen-dokumen yang memiliki banyak
kopi atau rangkapan.
5) Teknik Bagan IPO (Input Process Output)
Teknik ini merupakan teknik bagan arus yang menekankan kepada penjelasan
suatu proses, yang menunjukkan masukan dan keluaran sistem.
6) Teknik Bagan HIPO (Hierarchical Input Process Output)
Teknik bagan arus ini merupakan kumpulan teknik IPO, yang
menggambarkan tidak hanya satu proses, tetapi lebih dari satu proses. Bagan
HIPO ini membantu menunjukkan hubungan dan rangkaian dari berbagai
proses.
7) Teknik DFD (Data Flow Diagram)
Teknik bagan arus ini sangat khas baik penggunaan simbol dan alirannya.
Teknik DFD merupakan alat pembuatan model untuk menggambarkan sistem
sebagai suatu jaringan proses yang fungsional yang dihubungkan satu sama
lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
16
8) Teknik Bagan Arus Program
Teknik ini merupakan pendukung terbaik teknik DFD, yang menggambarkan
fungsi-fungsi pemrosesan dalam sistem.
9) Teknik Bagan Arus Blok
Teknik ini sama dengan teknik bagan arus program, dengan pemisahan
menurut masing-masing fungsi pemrosesan.
10) Teknik Bagan Arus Sistem
Teknik ini merupakan cara penggambaran yang khas, dengan grafis untuk
menunjukkan keseluruhan alur kerja yang meliputi aliran-aliran dokumen dan
operasi atau pemrosesan di dalam sistem aplikasi.
Menurut Tambunan (2008), dalam teknik bagan arus (flowchart) dikenal
berbagai kelompok simbol sesuai kegunaannya, dimana setiap simbolnya
mewakili makna kegiatan atau peran tertentu. Kelompok simbol yang dimaksud
dapat dilihar pada gambar-gambar berikut ini:
Sumber: Tambunan (2008)
Gambar 2.1 Simbol Bagan Arus Dasar
17
Sumber: Tambunan (2008)
Gambar 2.2 Simbol Bagan Arus Penyimpanan
Sumber: Tambunan (2008)
Gambar 2.3 Simbol Bagan Arus Penghubung Prosedur
18
Sumber: Tambunan (2008)
Gambar 2.4 Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci Prosedur
Sumber: Tambunan (2008)
Gambar 2.5 Simbol Bagan Arus Alur/Garis Penghubung
d. Format Standard Operating Procedure (SOP)
SOP berdasarkan jumlahnya dikelompokkan ke dalam dua kategori yaitu
technical dan administrative SOP. Berbeda dengan Technical SOP,
Administrative SOP memiliki lima elemen berdasarkan Quality Manual,
Guidance For Preparing Standard Operating Procedure, EPA 2007, yaitu:
1. Title Page (halaman judul)
Bagian ini terdiri dari judul, pihak yang mengeluarkan SOP, pihak
19
yang menyetujui/mengesahkan SOP dan tanggal pengesahan SOP
tersebut.
2. Table of Content (Daftar isi)
Bagian ini memuat daftar isi yang ada dalam buku panduan SOP.
3. Procedure (Administrative SOP)
Bagian ini terdiri dari:
a. Purpose (mengidentifikasi tujuan dari suatu proses)
b. Applicability/Scope (mengidentifikasi ruang lingkup prosedur yang
digunakan)
c. Summary of Procedure (rangkuman prosedur)
d. Definition (pengertian dari beberapa istilah)
e. Personnel Qualification/Responsibilities
f. Procedure (langkah-langkah prosedur kerja)
g. Criteria, checklist, or other standard (form yang digunakan)
4. Quality Control (Menjelaskan langkah-langkah prosedur kerja)
5. Reference Section (Daftar pustaka)
Bagian ini memuat sumber-sumber kutipan yang menunjang isi buku
pedoman/SOP
e. Komponen Standard Operating Procedure (SOP)
Pada tiap SOP per halaman dibuat header yang terdiri dari komponen-
komponen seperti yang ada pada gambar:
Logo Perusahaan Perusahaan “X”
Prosedur: Penulisan
Operasi Standar
No. Dokumen DCC/SOP/ADP/002
Revisi 0
Judul Tanggal 01 Juli 2000
Halaman 3 dari 28 Sumber: http://digilib.petra.ac.id
Gambar 2.6 Contoh Header SOP
20
Berikut ini merupakan penjelasan dari Header SOP:
1. Logo Perusahaan
Merupakan gambar logo perusahaan.
2. Prosedur
Merupakan tipe penulisan dokumen. Pada dokumen SOP ditulis
Standard Operating Procedure.
3. Judul
Merupakan identitas SOP yang dibuat. Misalnya diisi “Prosedur
Penyimpanan Arsip”, berarti SOP tersebut merupakan prosedur cara
menyimpan arsip.
4. Nomor Dokumen
Dalam pembuatan SOP, akan dibutuhkan sistem penomoran sebagai
nomor identitas dokumen dan untuk mengintegrasikan antar SOP.
5. Revisi
Menjelaskan SOP ini sudah mengalami pembenahan yang keberapa
kali.
6. Tanggal
Merupakan tanggal SOP diberlakukan efektif kepada unit terkait.
7. Halaman
Menunjukkan halaman ke berapa dari total keseluruhan halam SOP
tersebut. Misalnya 3 dari 28, berarti halaman ketiga dari total 28
halaman.
f. Buku Pedoman Standard Operating Procedure (SOP)
Buku Pedoman Standard Operating Procedure (SOP) menurut Moekijat
(2008) merupakan sebuah buku kecil yang memuat:
1. Garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan tanpa nama).
2. Sistem atau metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
3. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana
menggunakannya.
21
4. Tanggal dikeluarkannya dan di bawah otoritas siapa buku pedoman
tersebut diterbitkan.
5. Instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
Buku pedoman prosedur mempunyai keuntungan yang sangat besar dalam
suatu organisasi yang besar, dimana buku pedoman tersebut membantu dalam
menstardarisasikan metode-metode dan dalam memberikan pengawasan terhadap
apa yang telah dikerjakan. Keuntungan buku pedoman prosedur menurut Moekijat
(2008) yaitu sebagai berikut:
a. Menulis prosedur mengakibatkan penelitian kembali sistem-sistem.
b. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
c. Buku pedoman kantor meringankan (membantu, mempermudah)
pengawasan.
d. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai.
Sedangkan, kerugian buku pedoman prosedur yaitu sebagai berikut:
a. Prosedur-prosedur tidak lebih baik ketimbang cara prosedur-prosedur
tersebut ditulis (dicatat).
b. Isi pekerjaan jabatan tidak selalu tetap (statis).
c. Menyiapkan suatu buku pedoman memakan waktu yang lama dan
sering menjadi tidak berlaku lagi (out of date).
d. Buku pedoman prosedur dapat mematikan inisiatif pegawai.
Buku pedoman prosedur dapat diartikan sebagai buku kecil yang berisi
tentang sistem, metode, dan formulir-formulir yang dipergunakan serta bagaimana
menggunakannya dalam suatu pekerjaan. Buku pedoman prosedur mempunyai
keuntungan yang sangat besar dalam suatu organisasi yang besar, di mana buku
pedoman tersebut membantu dalam menstardisasikan metode-metode dan dalam
memberikan pengawasan terhadap apa yang telah dikerjakan.
g. Memperbaiki Standard Operating Procedure (SOP)
Sebelum sebuah prosedur diperbaiki, sebaiknya diperiksa kembali
berkaitan kegiatan yang sedang dilakukan dalam prosedur tersebut. Langkah
22
selanjutnya adalah memberikan atau menentukan tanda pada prosedur-prosedur
yang salah, sebelum memutuskan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki
prosedur tersebut (Nuraida, 2008). Sebuah prosedur perlu diperbaiki apabila
terjadi hal-hal seperti ini:
1. Personel, kelompok, dan bagian, departemen, atau divisi dalam suatu
organisasi mengalami kebingungan claim menjalankan langkah-
langkah kerja.
2. Prosedur yang berlaku saat ini ternyata tidak menggambarkan prosedur
yang asli.
3. Prosedur yang ada tidak efisien karena terlalu berbelit-belit, terjadi
back tracking, serta menyulitkan pegawai, konsumen, dan pegawai
lainnya.
4. Organisasi semakin tumbuh dan berkembang sehingga prosedur yang
ada tidak menunjang efektivitas organisasi.
5. Terjadi penyimpangan-penyimpangan kerja sehingga membutuhkan
pengendalian secara ketat. Misalnya, terdapat perbedaan penghitungan
antara barang fisik yang ada di gudang dengan pencatatan yang ada di
bagian pengendalian persediaan.
6. Banyaknya jumlah pegawai baru. Prosedur perlu diperbaiki apabila
pegawai baru belum mengetahui arus kerja di perusahaan sehingga
perlu dibuat prosedur yang lebih jelas dan detail. Namun apabila yang
direkrut adalah pegawai baru yang professional, maka besar
kemungkinan pegawai tersebut membawa ide baru ke dalam
perusahaan. Dengan demikian prosedur yang ada belum tentu cocok
untuk diterapkan ke pegawai baru. SOP yang ada, tidak selamanya
digunakan. SOP harus dievaluasi setiap tahun dan perlu direvisi.
Prosedur hendaknya selalu diperbaharui, artinya selalu up to date dengan
perkembangan perusahaan. Seiring dengan berkembangnya suatu organisasi,
maka struktur organisasi maupun prosedur kerja semakin rumit pula. Sehingga
perusahaan dituntut untuk membuat SOP dengan baik.
23
2.1.5 Pengujian Standard Operating Procedure (SOP)
Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui apakah SOP yang dibuat
telah sesuai dengan standar yang ditetapkan atau yang dibutuhkan oleh
perusahaan dan kemudian hasil pengujian dapat dipergunakan sebagai bahan
evaluasi dalam melakukan perbaikan dan pengembangan.
Menurut Stup (2001) dalam melakukan uji coba, untuk mengetahui apakah
sebuah prosedur yang dibuat sudah efektif, salah satu cara adalah menjalankan
prosedur tersebut pada unit yang terkait. Dengan menjalankan prosedur tersebut
pada unit yang sesuai, maka akan dapat diketahui apakah penulisan SOP tersebut
sudah benar dan berfungsi sebagaimana mestinya, sesuai dengan tujuan yang
sudah ditentukan. Selain itu, dapat dilihat apakah semua langkah yang ada dalam
prosedur sudah sesuai dengan apa yang diamati oleh orang yang membuat SOP
tersebut. Atau apakah orang-orang yang menjadi bagian dari lingkup SOP tersebut
benar-benar dapat memahami setiap langkah yang tertulis. Dengan demikian,
setiap langkah yang membingungkan dalam SOP tersebut harus segera dilakukan
perbaikan.
Adapun menurut Darmono (2007) langkah pengujian dan review bisa
dilakukan dengan mengirimkan kepada pihak-pihak yang secara langsung terlibat
(calon pengguna) dalam prosedur SOP yang dimaksud untuk memperoleh
masukan. Masukan dari calon pengguna ini sangat penting untuk dilakukan.
Selain itu, dapat juga dilakukan simulasi untuk melihat sejauh mana SOP dapat
berjalan sesuai dengan kondisi yang nyata. Dengan simulasi dapat diketahui
berbagai kelemahan dan prosedur-prosedur yang perlu diperbaiki sesuai dengan
kondisi lapangan.
2.2 Tinjauan Efisiensi dan Efektivitas Kerja
Tata usaha sebagai suatu bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina,
dikendalikan, disempurnakan atau pendeknya ditata dengan sebaik-baiknya.
Apabila tidak ditata sebaik-baiknya akan menjadi kumpulan aktivitas yang tak
keruan. Akibatnya mungkin kesimpang-siuran dalam penyediaan keterangan-
keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi, mungkin bukannya
24
membantu berhasilnya pekerjaan-pekerjaan operatif, melainkan sebaliknya malah
merintangi, mungkin pula menyebabkan lambatnya pelaksanaan unsur-unsur
administrasi lainnya, tapi yang pasti ialah mengakibatkan penghamburan berbagai
sumber kerja.
Penataan terhadap tatausaha dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus
selalu berkiblat pada efisiensi. Efisiensi perlu sekali dijadikan satu-satunya dasar
pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja
ketatausahaan. Misalnya dalam menulis surat hendaknya diutamakan pokok
soalnya yang jelas daripada bahasanya dengan kata-kata yang indah.
2.2.1 Pengertian Efisiensi dan Efektivitas Kerja
Dikutip dari modul Audit Operasional (1995) “Efektifitas berkenaan
dengan seberapa jauh suatu program telah mencapai tujuan yang diinginkan.
Penilaian efektifitas didasarkan atas tujuan program sesuai dengan keinginan
pembuat peraturan perundang-undangan yang berlaku”. Dengan demikian
pelaksanaan kegiatan dinyatakan efektif jika hasil yang dicapai sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
Efisiensi berkenaan hubungan antara produk yang dihasilkan dengan
sumber daya yang digunakan. Penilaian diarahkan pada kecocokan, kelayakan,
kataatan atas peraturan yang berlaku. Dengan demikian pelaksanaan kegiatan
dinyatakan efisien jika pencapaian hasil kegiatan sesuai dengan peraturan yang
berlaku.
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan kegiatan dinyatakan efektif dan
efisien jika hasil yang dicapai dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan peraturan
yang berlaku.
Menurut Drs. Soekarno K. (2005) dalam bukunya yang berjudul Dasar-
Dasar Manajemen, bahwa yang dimaksud dengan efisiensi ialah perbandingan
yang terbaik antara masukan (“input”) dan keluaran (“output”), atau antara daya
usaha dan hasil, atau antara “pengeluaran” dan “pendapatan.” Dalam pengertian
manajemen yang sehat sudah tersimpul pengertian efisiensi dan efektifitas, dalam
25
arti bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan berdaya-guna : artinya dengan tepat,
cepat, hemat, dan selamat.
1. Tepat : kena sasaran, apa yang dikehendaki tercapai, atau apa yang dicita-
citakan menjadi kenyataan.
2. Cepat : tidak menghabiskan waktu yang tidak perlu, selesai tepat pada
waktunya atau sebelum waktu yang ditetapkan.
3. Hemat : dengan biaya yang sekecil-kecilnya, tanpa terjadi pemborosan
dalam bidang apapun.
4. Selamat : segala sesuatu sampai pada tujuan yang dimaksud tanpa
mengalami hambatan-hambatan, keterlambatan, ataupun kemacetan-
kemacetan.
Selanjutnya menurut The Liang Gie (2000), dalam bukunya yang berjudul
Administrasi Perkantoran Modern, bahwa pengertian efisiensi kerja adalah
perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu.
Selanjutnya bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi,
yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktifitasnya itu
sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang
dimaksud dengan susunannya ialah cara-caranya rangkaian aktivitas-aktivitas itu
dilakukan. Jadi, setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam
melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan
kerja itu.
2.2.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Ada empat faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja, seperti yang
dikemukakan oleh Richard M. Steers (1980:9), yaitu:
1. Karakteristik Organisasi
Karakteristik organisasi terdiri dari struktur dan teknologi
organisasi yang dapat mempengaruhi segi-segi tertentu dari efektivitas
dengan berbagai cara. Yang dimaksud struktur adalah hubungan yang
relatif sifatnya, seperti dijumpai dalam organisasi, sehubungan dengan
susunan sumber daya manusia struktur meliputi bagaimana cara organisasi
26
menyusun orang-orangnya dalam menyelesaikan pekerjaan, sedangkan
yang dimaksud teknologi adalah mekanisme suatu organisasi untuk
mengubah masukan mentah menjadi keluaran.
2. Karakteristik Lingkungan
Lingkungan luar dan lingkungan dalam juga telah dinyatakan
berpengaruh atas efektivitas, keberhasilan hubungan organisasi lingkungan
tampaknya amat tergantung pada tingkat variable kunci yaitu tingkat
keterdugaan keadaan lingkungan, ketepatan persepsi atas keadaan
lingkungan tingkat rasionalisme organisasi. Ketiga faktor ini
mempengaruhi ketepatan tanggapan organisasi terhadap perubahan
lingkungan.
3. Karakteristik Pekerja
Pada kenyataannya para anggota organisasi merupakan faktor
pengaruh yang paling penting karena perilaku merekalah yang dalam
jangka panjang akan memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan
organisasi. Pekerja merupakan sumber daya yang langsung berhubungan
dengan pengelolaan semua sumber daya yang ada di dalam organisasi.
Oleh sebab itu perilaku pekerja sangat berpengaruh terhadap pencapaian
tujuan organisasi.
Pekerjan merupakan modal utama di dalam organisasi yang akan
berpengaruh besar terhadap efektivitas, karena walaupun teknologi yang
digunakan merupakan teknologi yang canggih dan didukung oleh adanya
struktur yang baik, namun tanpa adanya pekerja semua itu tidak ada
gunanya.
4. Karakteristik Kebijaksanaan dan Praktik Manajemen
Dengan makin rumitnya proses teknologi dan perkembangannya
lingkungan maka peranan manajemen dalam mengkoordinasi orang dan
proses demi keberhasilan organisasi semakin sulit.
27
2.2.3 Alat Ukur Efektivitas Kerja
Menurut Richard M. Steers (1980:192) meliputi unsur kemampuan
menyesuaikan diri, prestasi kerja dan kepuasan kerja:
1. Kemampuan menyesuaikan diri
Kemampuan manusia terbatas dalam segala hal, sehingga dengan
keterbatasannya itu menyebabkan manusia tidak dapat mencapai
pemenuhan kebutuhannya tanpa melalui kerjasama dengan orang lain.
Hal ini sesuai pendapat Richard M. Steers yang menyatakan bahwa
kunci keberhasilan organisasi adalah kerjasama dalam pencapaian
tujuan. Setiap organisasi yang masuk dalam organisasi dituntut untuk
dapat menyesuaikan diri dengan orang yang bekerja di dalamnya
maupun dengan pekerjaan dalam organisasi tersebut. Jika kemampuan
menyesuaikan diri tersebut dapat berjalan maka tujuan organisasi dapat
tercapai.
2. Prestasi kerja
Prestasi kerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam
melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang
didasarkan atas kecakapan, pengalaman, kesungguhan dan waktu. Dari
pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dengan kecakapan,
pengalaman, kesungguhan waktu yang dimiliki oleh pegawai maka
tugas yang diberikan dapat dilaksanakan sesuai dengan tanggung
jawab yang dibebankan kepadanya.
3. Kepuasan kerja
Tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peranan atau
pekerjaannya dalam organisasi. Tingkat rasa puas individu bahwa
mereka mendapat imbalan yang setimpal, dari bermacam-macam
aspek situasi pekerjaan dan organisasi tempat mereka berada.
2.3 Tinjauan Dana Pensiun
Dalam perkembangan ekonomi saat ini diharapkan dana Non APBN lebih
berperan dalam membiayai pembangunan. Salah satu sumber pendanaan
28
pembangunan Non APBN yang cukup penting berasal dari akumulasi dana
peserta program pensiun yang diproduksikan akan terus meningkat dari tahun ke
tahun. Di samping merupakan prasarana penting dan sistem pengakumulasian dan
penyaluran dana masyarakat untuk pembangunan, program pensiun juga
merupakan suatu sistem jaminan kesejahteraan sosial khususnya bagi pensiunan.
Suatu program pensiun lebih memberikan kepastian tentang kesejahteraan hidup
pribadi selama masa pensiun.
Dengan berlandaskan Undang-undang Dana Pensiun Nomor 11 tahun
1992, Peraturan Pemerintah Nomor 76 tahun 1992 tentang Dana pensiun pemberi
Kerja dan Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 510 tentang Pendanaan dan
Solvabilitas Dana Pensiun Pemberi Kerja serta Nomor 511 tentang Investasi Dana
pensiun, pengelolaan kekayaan DAPENBUN dilaksanakan Pengurus sesuai
arahan investasi yang digariskan Pendiri dan ketentuan tentang investasi yang
ditetapkan dalam Undang-undang Dana Pensiun dan peraturan pelaksanaannya.
Prinsip dalam berinvestasi dilakukan dengan berpedoman pada Undang undang
Dana Pensiun perolehan hasil yang optimal dengan risiko yang minimal.
2.3.1 Pengertian Dana Pensiun
Berdasarkan Undang-undang No. 11 tahun 1992 tentang Dana Pensiun,
Dana Pensiun bertugas menjalankan program yang menjanjikan manfaat pensiun,
artinya Dana Pensiun hanya melakukan kegiatan yang berhubungan dengan
program pensiun sehingga kegiatan tidak terkait dengan program pensiun tidak
diperbolehkan.
Jadi, dana pensiun adalah hak seseorang untuk memperoleh penghasilan
setelah bekerja sekian tahun dan sudah memasuki usia pensiun atau ada sebab lain
sesuai dengan perjanjian yang telah ditetapkan. Penghasilan ini biasanya berupa
uang yang dapat diambil setiap bulannya atau diambil sekaligus pada saat
seseorang memasuki masa pensiun, hal ini tergantung dari kebijakan yang
terdapat dalam suatu perusahaan.
29
2.3.2 Tujuan Penyelenggaraan Dana Pensiun
a. Bagi Pemberi Kerja
Tujuan penyelenggaraan dana pensiun bagi pemberi kerja adalah
sebagai berikut:
1. Kewajiban moral
Perusahaan mempunyai kewajiban moral untuk memberikan rasa
aman kepada karyawan pada saat mencapai usia pensiun. Tenaga
kerja tidak dapat dipandang sebelah mata sebagai faktor produksi.
Kewajiban moral tersebut diwujudkan dengan memberikan
jaminan ketenangan atas masa depan para karyawannya. Karyawan
yang sudah memasuki masa pensiun tidak dapat dilepas begitu
saja. Perusahaan masih memiliki tanggung jawab moral terhadap
mereka. Oleh karena itu, sudah menjadi kewajiban perusahaan
untuk mengikuti atau membentuk sendiri dana pensiun untuk para
karyawannya.
2. Loyalitas
Jaminan yang diberikan untuk karyawan akan memberikan dampak
positif pada perusahaan. Karyawan akan termotivasi untuk bekerja
lebih baik dengan loyalitas dan dedikasi yang tinggi. Loyalitas
tersebut akan semakin besar dengan jaminan keamanan yang
diterima oleh karyawan.
3. Kompetisi pasar tenaga kerja
Dengan memasukkan program pensiun sebagai suatu bagian dari
total kompensasi yang diberikan kepada karyawan diharapkan
perusahaan akan memiliki daya saing dan nilai lebih dalam usaha
mendapatkan karyawan yang berkualitas dan professional di
pasaran tenaga kerja. Dengan tawaran manfaat yang kompetitif
bagi para karyawan, perusahaan akan dapat mempertahankan
karyawan yang berkualitas. Persaingan yang semakin ketat
membuat perusahaan berusaha untuk mendapatkan tenaga yang
professional. Salah satu alat pengikat bagi karyawan yang
30
berkualitas adalah tawaran manfaat pensiun pada karyawan
tersebut.
b. Bagi Karyawan
Tujuan penyelenggaraan dana pensiun bagi karyawan adalah sebagai
berikut:
1. Rasa aman terhadap masa yang akan datang
Karyawan mengharapkan mendapatkan jaminan ekonomis karena
penghasilan yang ia terima memasuki masa pensiun. Harapan ini
akan mempengaruhi kinerja saat ini, pada saat ia masih produktif.
2. Kompensasi yang lebih baik
Karyawan mempunyai tambahan kompensasi meskipun baru dapat
dinikmati pada saat ia masih produktif.
2.3.3 Azas Dana Pensiun
Dalam pembentukan Dana Pensiun harus memperhatikan Perundang-
undangan yang mengandung azas-azas yaitu :
1. Azas Penyelenggaraan (voluntary)
Bahwa pembentukan Dana Pensiun bukan merupakan hal yang wajib
bagi pemberi kerja, tetapi hanya anggaran pemerintah dalam menuju
terciptanya hubungan yang harmonis antara pemberi kerja dan karyawan.
Akan tetapi sekali sudah membentuk Dana Pensiun maka berlaku
kewajiban terhadap aturan yang telah ditetapkan.
2. Azas Keterpisahan (Segregated Assets)
Harus ada keterpisahan Dana Pensiun dengan kekayaan Pemberi Kerja
mengingat Dana Pensiun sudah merupakan badan hukum tersendiri.
Sehingga terlihat perkembangan kekayaan dari waktu ke waktu.
3. Azas Pendanaan (Funded System)
Dana Pensiun dalam menyelenggarakan program pensiun harus
dilakukan dengan cara pemupukan dana sebagaimana ditetapkan oleh
31
pemerintah sehingga sistem pembentukan cadangan di perusahaan tidak
diperkenankan menurut peraturan perundangan di bidang Dana Pensiun.
4. Azas Hak atas Manfaat Pensiun (Locking In)
Bahwa setiap peserta Dana Pensiun tidak dapat menuntut haknya
apabila masih memenuhi syarat kepesertaan.
Hak atas manfaat hanya dapat dibayarkan apabila :
Peserta pensiun normal
Peserta pensiun dipercepat
Pensiun ditunda
Peserta pensiun cacat
Peserta pensiun meninggal dunia
Iuran Peserta (kurang dari tiga tahun)
5. Azas Hak atas Dana (Vesting Right)
Peserta mempunyai hak atas dana, jika memenuhi persyaratan yang
diatur dalam Dana Pensiun. Hal ini berarti bahwa setiap iuran yang
dibayarkan, Peserta akan terlindungi dengan hak atas dana.
2.3.4 Jenis Kelembagaan Dana Pensiun
Dana yang dikumpulkan pemberi kerja untuk keperluan pembayaran
manfaat pensiun harus dipisahkan dari kekayaan kerja. Oleh karena itu,
berdasarkan UU No. 11 tahun 1992 dibentuk badan hukum baru yaitu Dana
Pensiun yang berfungsi mengelola dana untuk manfaat pensiun. Dana pensiun
dapat berupa:
1. Dana Pensiun Pemberi Kerja (DPPK)
Dibentuk oleh orang atau badan yang memperkerjakan karyawan,
selaku pendiri dan untuk menyelenggarakan PPMP atau PPIP bagi
kepentingan sebagian atau seluruh karyawannya sebagai peserta dan
yang menimbulkan kewajiban terhadap pemberi kerja. Peserta program
pensiun adalah karyawan pendiri atau mitra pendiri yang telah
memenuhi syarat tertentu.
32
DPPK dapat menyelenggarakan Program Pensiun Berdasarkan
Keuntungan (PPBK), Program Pensiun Iuran Pasti (PPIP), maupun
Program Pensiun Manfaat Pasti (PPMP)
2. Dana Pensiun Lembaga Keuangan (DPLK)
Dibentuk oleh Bank atau Perusahaan Asuransi Jiwa (PAJ) yang
menyelenggarakan Program Pensiun Iuran Pasti (PPIP) bagi
perorangan, baik karyawan maupun pekerja mandiri yang terpisah dari
Dana Pensiun Pemberi Kerja pesertanya (UU No. 11 tahun 1992).
Pengurus adalah pendirinya, jadi organisasi kepengurusan DPLK tidak
terpisah dari pendirinya melainkan merupakan bagian dari organisasi
kepengurusan bank atau perusahaan asuransi jiwa yang mendirikan
DPLK tersebut.
Umumnya Dana Pensiun dibentuk oleh perusahaan sendiri. Hal ini
mudah dimengerti karena banyak faktor keuntungan yang dapat
diterima oleh perusahaan, diantaranya adalah:
Agar dana disa disisihkan dari operasional perusahaan sehingga
keamanannya lebih terjamin.
Hasil pengembangan dana tersebut bisa digunakan untuk
meningkatkan kesejahteraan karyawannya.
Adanya fasilitas kelonggaran pajak yaitu penundaan pendanaan
pembayaran pajak bagi dana pensiun.
2.3.5 Jenis Program Pensiun
Program pensiun yang diselenggarakan oleh dana pensiun terbagi menjadi
tiga jenis, yaitu:
a. Program Pensiun Iuran Pasti (PPIP)
Program pensiun iuran pasti (defined contribution plan) adalah
program pensiun yang iurannya ditetapkan dalam Peraturan Dana
Pensiun dan seluruh iuran beserta hasil pengembangannya dibukukan
pada rekening masing-masing sebagai manfaat pensiun. Manfaat
pensiun yang diterima oleh peserta tergantung pada besarnya iuran
33
pasti, hasil pengembangan dana tersebut diinvestasikan serta lamanya
menjadi peserta.
Dalam PPIP, jumlah yang diterima oleh peserta pada saat pensiun
tergantung pada jumlah iuran dari pemberi kerja, atau iuran peserta dan
hasil usaha. Kewajiban dari pemberi kerja adalah membayar iuran
sesuai dengan yang ditetapkan dalam Peraturan Dana Pensiun. Bantuan
aktuaris biasanya tidak diperlukan, meskipun nasihat aktuaris kadang-
kadang digunakan untuk memperkirakan manfaat pensiun yang
diterima peserta pada saat pensiun, berdasarkan jumlah iuran saat ini
dan di masa datang serta estimasi hasil investasi dana pensiun.
b. Program Pensiun Manfaat Pasti (PPMP)
Program pensiun manfaat pasti (defined benefit plan) adalah
program pensiun yang manfaatnya ditetapkan dalam peraturan dana
pensiun atau program pensiun lain yang bukan merupakan Program
Pensiun Iuran Pasti.
Dalam PPMP, besarnya pembayaran manfaat pensiun yang
dijanjikan kepada peserta ditentukan dengan rumus manfaat pensiun
yang telah ditetapkan dalam Peraturan Dana Pensiun. Rumus tersebut
dipengaruhi oleh masa kerja dan penghasilan dasar pensiun.
PPMP membutuhkan bantuan aktuaris secara periodik untuk
menentukan besarnya nilai kewajiban aktuaria, mengkaji kembali
asumsi actuarial yang digunakan dan merekomendasikan tingkat iuran
yang seharusnya.
c. Program Pensiun Berdasarkan Keuntungan (PPBK)
Pembiayaan program pensiun berdasarkan keuntungan ini
merupakan pembiayaan yang paling ringan. Biasanya karyawan tidak
perlu ikut membayar iuran sedangkan perusahaan membayar iuran
dalam batas prosentase dari keuntungan dalam tahun yang
bersangkutan. Resiko kegagalan pengeluaran dana ada pada peserta.