3.6 Sistim Pengendalian Formal

Sistem formal dapat dibagi menjadi 2 yaitu:

1. Aturan aturan

Aturan adalah semua tipe instruksi dan pengendalian formal (tertulis), misalnya

instruksi instruksi kerja, pedoman praktik, deskripsi tugas, prosedur pengoperasian

standar, manual manual, dan kode etik. Aturan aturan memiliki kekuatan tetap

sampai dengan diubah atau dimodifikasi.

Aturan dapat digolongkan ke dalam beberapa tipe, misalnya:

a. Pengendalian fisik

Mencakup pengamanan pengamanan oleh satpam, password komputer,

ruangan ruangan terkunci, dan cara cara lainnya merupakan bagian dari

struktur pengendalian

b. Manual

Manual adalah pedoman yang harus diikuti, atau petunjuk praktis tentang suatu

jenis pekerjaan atau tetang cara kerja. Dan untuk perusahaan birokratis

memiliki manual yang lebih terperinci daripada bentuk organisasi lainnya,

organisasi tersentralisasi juga memiliki manual yang lebih banyak daripada

organisasi yang terdesentralisasi.

Seiring berjalannya waktu, beberapa aturan mungkin menjadi usang, oleh

karena itu, manual dan aturan aturan lainnya perlu dikaji kembali agar konsisten

dengan manajemen saat ini.

c. Sistem pengamanan

Sistem pengamanan adalah sistem yang perlu dibangundalam sistem

pengolahan informasi untuk menjamin bahwa informasi yang mengalir melalui

sistem tersebut akurat dan untuk mencegah penyelewengan dan kelalian.

d. Sistem pengendalian tugas

Sistem pengendalian tugas adalah sistem yang dapat digunakan untuk

menjamin bahwa tugas tugas dilaksanakan secara efisien dan efektif.

2. Proses Pengendalian formal

Proses pengendalian ini didasarkan atas tujuan dan strategi untuk mencapai tujuan

tersebut

3.7 Kriteria tujuan yang baik

1. Jelas dan spesifik

Tujuan secara jelas dan spesifik harus berhubungan dengan hasil hasil yang

diinginkan. Tujuan yang jelas dan spesifik harus dapat dipahami oleh manajer dan

semua karyawan, sedangkan tujuan yang tidak jelas dan tidak spesifik akan

menimbulkan konflik dan kebingungan di antara para manajer dan karyawan

2. Berjangka Waktu

Dengan jangka waktu yang jelas dapat dibentuk kerangka waktu yang jelas, dengan

kerangka waktu yang jelas dapat dikembangkan rencana rencana yang teliti

3. Konsistensi

Tujuan harus konsisten secara logis, khususnya dihubungkan dengan lingkungan

eksternal dan sumber sumber internal karena konsistensi tersebut menunjukkan

apakah organisasi telah menyusun pola tujuan yang tepat.

4. Kesulitan dan ketercapaian

Tujuan harus cukup sulit agar dapat merangsang kerja keras para pelaksana untuk

mencapainya, namun tidak boleh terlalu sulit karena menciptakan frustasi.

3.8 Jenis Jenis Tujuan

Beberapa tujuan yang ingin dicapai dapat dinyatakan sebagai berikut:

1. Profitabilitas

Biasanya dinyatakan dalam ukuran laba bersih, laba per saham, kembalian atas

investasi, atau ukuran ukuran serupa lainnya. Organisasi bukan untuk laba atau

sektor publik juga memperhatikan profitabilitas, dalam hal ini artinya sisa

pendapatan di atas bebannya untuk bertahan hidup.

2. Produktivitas

Biasanya dihubungkan antara tingkat keluaran dengan ukuran tertentu ( Unit

produksi per hari per karyawan, biaya per unit produk, laba per karyawan).

3. Pasar

Tujuan pasar dapat dihubungkan dengan penetrasi pasar, kemampuan menjual lini

produk perusahaan. Kemampuan penjualan yang rendah atau tidak memuaskan

harus segera memperoleh perhatian manajemen untuk menyempurnakan lini

produk dengan mengenalkan produk produk baru pada berbagai pemikat yang

berbeda.

4. Sumber sumber

Organisasi mungkin menyusun tujuan dihubungkan dengan perubahan sumber

sumber pokoknya, misalnya : sumber keuangan, sumber fasilitas dan kapasitas,

sumber daya manusia, dan lain lain.

5. Inovatif

Tujuan inovasi dibuat itu karena banyak perusahaan yang kelangsungan hidup dan

proses pertumbuhannya bergantung pada pengembangan produk baru, proses

baru, atau jasa baru

6. Tanggung jawab sosial

Organisasi dan para manajernya harus semakin sadar atas perannya di masyarakat.

Tujuan tanggung jawab sosial misalnya: mutu hidup, kesempatan kerja bagi

minoritas, polusi dan pelestarian lingkungan.

Organisasi non laba pun juga memiliki tujuan finansial, misalnya memperoleh

pendapatan yang dapat menutup semua bebannya, menambah investasi(fasilitas) baru,

mengganti dan memperbaiki fasilitas yang rusak, dan sebagainya. Oleh karena itu di

dalam organisasi non laba juga menggunakan ukuran ukuran kinerja baik yang bersifat

keuangan maupun non keuangan sehingga selayaknya dikelola seperti bisnis.

Tujuan Organisasi dapat diklasifikasikan dengan cara yang berbeda beda, antara lain:

1. Tingkat Analisis

a. Tujuan ofisial

Tujuan ofisial adalah pernyataan formal mengenai tujuan yang

berhubungan dengan misi organisasi secara menyeluruh. Tujuan ofisial

biasanya merupakan pernyataan luas yang ada dalam dokumen dokumen

organisasi tingkat ofisial misalnya dalam laporan tahunan

b. Tujuan Operatif

Tujuan operatif adalah tujuan yang sesungguhnya ingin dicapai melalui

kegiatan kegiatan yang dilaksanakan dalam perusahaan.

c. Tujuan Operasional

Tujuan operasional adalah tujuan yang disetujui sebagai kriteria untuk

mengevaluasi tingkat pencapaian tujuan.

2. Fokus

a. Tujuan Pemeliharaan

Tujuan Pemeliharaan adalah tujuan yang menyatakan tingkat aktivitas atau

tindakan tertentu yang ingin dipelihara dalam jangka waktu tertentu.

b. Tujuan Peningkatan

Tujuan peningkatan adalah tujuan yang menggunakan kata kerja “tindakan”

untuk menunjukkan perubahan spesifik yang ingin dicapai untuk

peningkatan.

c. Tujuan Pengembangan

Tujuan pengembangan adalah tujuan yang dihubungkan dengan keinginan

dalam bentuk pertumbuhan, ekspansi, kemajuan, atau pengetahuan.

3. Kerangka Waktu

Skema penggolongan tujuan yang dominan adalah didasarkan atas jangka waktu

pengaruh tujuan , jangka pendek atau jangka panjang.

Tujuan jangka panjang adalah tujuan yang mencakup jangka waktu lebih dari 1

tahun.

2 aspek penting tujuan jangka pendek dan jangka panjang yaitu:

a. Tujuan jangka pendek disusun dari tujuan jangka panjang

Satu seri tujuan jangka pendek mungkin berada di bawah payung tunjuan jangka

panjang

b. Tujuan jangka pendek dan jangka panjang harus fleksibel dan mudah

disesuaikan

Tujuan jangka panjang harus didasarkan pada prakiraan kemungkinan terbaik

saat tujuan jangka panjang tersebut disusun dan tidak harus menjadi komitmen

yang posisinya tidak dapat diubah jika lingkungan eksternalnya berubah. Tujuan

jangka pendek pun harus cukup fleksibel tanpa membahayakan pencapaian

tujuan jangka panjang

3.9 Karakteristik Tujuan

1. Tujuan harus terukur

Tujuan harus terukur, jika tujuan tidak terukur berarti tidak ada kriteria efektivitas

dan metode pengukuran kriteria pencapaian tujuan tersebut

Ada 2 tipe pengukuran yang sering digunakan

a. Pengukuran kuantitatif/pengukuran obyektif adalah pengukuran yang

menggunakan angka angka yang dapat diperhatikan.

b. Pengukuran Kualitatif/ pengukuran subyektif adalah pengukuran yang tidak

dapat menggunakan angka angka.

2. Keserbagunaan tujuan

Setiap manajer atau organisasi memiliki lebih dari satu tujuan sebagai pedoman

pedoman aktivitas aktivitas dan tindakan tindakannya.

3. Pengorderan tujuan

Proses pengorderan tujuan melibatkan 3 faktor sebagai berikut

a. Jaringan kerja tujuan

Suatu tujuan harus diterjemahkan dan diintegrasikan secara horizontal dan

vertikal di dalam organisasi melalui jaringan kerja tujuan

b. Prioritas tujuan

Tujuan ada tujuan primer (tujuan yang sangat penting bagi organisasi) dan

tujuan sekunder (tujuan yang lebih berorientasi ke arah pertimbangan jangka

pendek).

c. Keseimbangan tujuan

Dalam penentuan prioritas tujuan, para manajer harus membuat tradeoff

antara berbagai tujuan organisasi sehingga organisasi harus menyusun

sekumpulan tujuan yang memuaskan organisasi. Tujuan penjualan harus

seimbang dengan tujuan produksi, dll. Penekanan dalam satu tujuan dan

pengabaian lainnya dapat berakibat pada hasil suboptimum yang mungkin tidak

bermanfaat pada kinerja seluruh perusahaan.

3.10 Kunci sukses tujuan

1. Usahakan agar tujuan dapat diterima dan merupakan komitmen para karyawan.

2. Tekankan pada komunikasi dan umpan balik

3. Tujuan ganda tidak boleh bertentangan satu dengan yang lainnya

4. Balas jasa harus secara jelas dihubungkan dengan tingkat pencapaian tujuan

5. Usahakan agar dalam pencapaian tujuan dapat menghilangkan persaingan yang

tidak produktif

6. Tidak tercapainya tujuan, tidak selalu berarti pemberhentian tugas atau karier

personal