SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMENRiswan Aradea, S.P.,M.M.

Sistem Pengendalian Manajemen

Konsep Pengendalian Manajemen• Pengendalian: adalah proses untuk menjamin agar kegiatan

mengarah ke tujuan yang diinginkan• Pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan

standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

• Mrp aktivitas yg berusaha agar kerjasama itu dapat berhasil sesuai dg rencana, perintah, petunjuk serta ketentuan-ketentuan lain yg telah ditetapkan dg mengawasi, memeriksa dan mencocokan segala sesuatu, apakah sudah berjalan dg baik dlm usaha pencapaian tujuan bersama

• Unsur Pengendalian:1. Detektor atau sensor2. Assesor atau penilai3. Efektor atau pengubah4. Jaringan Komunikasi

Contoh Pengendalian

• Thermostat AC– Termometer– Assessor– Effector

• Suhu Badan– Syaraf sensoris– Hypothalamus– Organ dan otot

• Sopir Mobil

• Sopir Mobil– Mata (sensor)– Otak (assessor)– Kaki (effector)– Jaringan komunikasi dari indera otak anggota

badan

Manajemen

• Organisasi terdiri atas sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu

• Tujuan organisasi bisnis adalah memperoleh laba yang memuaskan

• Pimpinan organisasi adalah manajer• Manajemen punya atasan dan bawahan• Manajemen Senior menetapkan strategi

untuk mencapai tujuan organisasi

• Proses pengendalian manajemen adalah kegiatan yang digunakan oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan

Beda pengendalian manajemen dg pengendalian tubuh atau sopir

• Standar tidak tertentu (tetap) tetapi merupakan proses perencanaan

• Pengendalian manajemen tidak otomatis• Pengendalian manajemen memerlukan

koordinasi antar individu• Hubungan antara tindakan yg diamati dg

perilaku yg diperlukan mungkin tidak jelas• Pengendalian manajemen banyak yg

merupakan swakontrol

Sistem

• Sistem adalah suatu cara yg ditetapkan sebelumnya utk menjalankan suatu aktivitas atau seperangkat aktivitas yg biasanya dilakukan secara berulangkali

• Karakteristik Sistem:– Ritmik– Terkoordinasi– Untuk mencapai tujuan tertentu

• Banyak tindakan manajemen yang tidak sistematik (pertimbangan terbaik)– Jika seluruh sistem menjamin tindakan yang benar

tidak diperlukan manajer manusia

Batas Pengendalian Manajemen

• Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan pengendalian:– Strategy Formulation (perumusan strategi)– Management Control (pengendalian manajemen)– Task Control (pengendalian tugas)

Pengendalian Manajemen

• Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar menerapkan strategi organisasi. Pengendalian manajemen merupakan:– Aktivitas Pengendalian Manajemen– Keselarasan Tujuan– Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur

organisasi, manajemen SDM, Budaya– Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan– Membantu Mengembangkan Strategi Baru

Goal, strategis & policies

Implementasi strategi

Efesien dan efektif

Perumusan Strategi

Pengendalian Manajemen

Pengendalian Tugas

Aktivitas Pengendalian Manajemen

1. Perencanaan

2. Koordinasi

3. Komunikasi

4. Evaluasi

5. Pengambilan Keputusan

6. Mempengaruhi orang untuk mengubah

perilakunya

• Masalah utama dalam pengendalian manajemen adalah mendorong agar saat para anggota organisasi mencapai tujuannya sendiri, dan pada saat yang sama mereka secara otomatis membantu pencapaian tujuan organisasi (goal congruence)

Alat untuk Mengimplementasikan Strategi

• Pengendalian manajemen mefokuskan pada pelaksanaan strategi

• Pengendalian manajemen sebagai salah satu alat manajer yg dipakai untuk mengimplementasikan strategi

• Struktur organisasi • Manajemen sumber daya manusia: Pemilihan,

Pelatihan, Pengembangan, Evaluasi, Promosi, Demosi dan Pemecatan

• Kultur: Keyakinan, Sikap, dan Norma yang menjadi pedoman

Penekanan Aspek Keuangan dan Nonkeuangan

• Dimensi Keuangan: laba bersih, imbalan ekuitas, imbalan investasi dsb.

• Dimensi Nonkeuangan: kualitas produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, moral karyawan dsb.

• Balanced scorecard: menyatukan dimensi keuangan dengan dimensi nonkeuangan

Membantu dlm Mengembangkan Strategi Baru

Pengendalian Interaktif:

Today’s Control

Tomorrow’s Startegy

Pengendalian Interaktif

• Pengembangan Atensi Manajemen karena adanya:– Permasalahan: kehilangan pangsa pasar,

adanya keluhan pelanggan– Peluang: terbukanya pasar baru– Yang dijadikan dasar manajer untuk

menyesuaikan dengan perubahan lingkungan yang cepat

Perumusan Strategi

• Adalah proses menetapkan tujuan organisasi dan strategi utk mencapai tujuan tsb

• Goals (tujuan)– Tidak dibatasi waktu– Banyak cara untuk mencapainya

Strategi

• Rencana Besar ditentukan oleh manajemen senior

• Organisasi bekerja berdasar strategi yg ditetapkan sebelumnya

• Perlu mempertimbangkan kembali strategi karena adanya ancaman dan peluang

• Ide ancaman dan peluang dapat berasal darimana saja dan kapan saja

Beda Perumusan Strategi dan Pengendalian Manajemen

• Perumusan Strategi

– Menetapkan strategi– Kurang sistematis– Menyangkut sedikit

personel

• Pengendalian Manajemen

– Mengimplementasikan strategi

– Lebih sistematis– Seluruh personel

organisasi

Pengendalian Tugas

• Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efesien

• Berorientasi pada transaksi

• Dilakukan berulangkali (amat sistematis)

• Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah)

Contoh Keputusan dalam Fungsi Perencanaan dan Pengendalian

Perumusan Strategi

Pengendalian Manajemen

Pengendalian Tugas

Akuisisi bisnis tidak terkait

Mengenalkan produk baru atau merek baru

Koordinasi Pesanan yang masuk

Masuk bisnis baru

Perluasan pabrik

Skedul produksi

Penambahan penjualan langsung lewat pos

Penetapan anggaran advertensi

Pesan iklan TV

Ubah rasio utang/ekuitass

Tambah utang baru

Kelola arus kas

Pikirkan Kebijakan Spekulasi Persediaan

Penetapan jumlah persediaan

Pesan kembali barang

Pemutusan jumlah dan arah riset

Kontrol organisasi riset

Laksanakan riset sendiri

Beda Pengendalian Tugas dan Pengendalian manajemen

• Sistem Pengendalian Tugas

– Lebih Ilmiah– Menekankan pada

tugas khusus yang dilakukan unit organisasi

– Berkaitan dg tugas tertentu

• Pengendalian Manajemen

– Perilaku Manajer– Unit Organisasi– Aktivitas luas

Pengaruh Internet atas Pengendalian Manajemen

• Akses segera

• Komunikasi Multi target

• Komunikasi Tanpa Biaya

• Kemampuan memperlihatkan gambar

• Menggeser power dan control ke individu

• Internet tidak dapat mengganti proses dasar yang terkait dengan pengendalian manajemen

• Implementasi strategi intinya merupakan proses sosial dan tidak dapat diotomatisasi

• Disain dan operasionalisasi sistem pengendalian yang optimal memerlukan pertimbangan manusia

Map Pengendalian Manajemen

• Lingkungan Pengendalian (struktur)– Strategi organisasi– Pusat Pertanggungjawabn

• Pusat Biaya• Pusat Pendapatan• Pusat Laba• Pusat Investasi

• Proses Pengendalian Manajemen– Strategic Planning– Penyusunan Anggaran– Pengukuran Kinerja– Evaluasi Kinerja– Kompoensasi Manajemen

Proses Pengendalian Manajemen

• Variasi dalam Pengendalian Manajemen– Aneka Pengendalian untuk aneka strategi– Organisasi Jasa– Organisasi Multinasional– Pengendalian Manajemen Proyek

Variasi dalam Pengendalian Manajemen

THE END