Pendahuluan� Organanisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen untuk

memberikan jaminan jaminan dilaksanakannya strategi organisasi secaraefektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

� Pengendalian manajemen meliputi berbagai aktivitas yaitu : i. perencanaan, ii. koordinasi antar bagian dalam organisasi, iii. komunikasi informasi, iv. pengambilan keputusan, v. memotivasi orang-orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai tujuan

organisasi, vi. pengendalian, danvii. penilaian kinerja.

� Kegagalan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan dapatterjadi karena kelemahan atau kegagalan pada salah satu atau beberapa tahapdalam proses pengendalian manajemen.

� Sistem pengendalian manajemen harus didukung struktur organisasi yang sesuai, manajemen SDM, dan lingkungan yang mendukung

TIPE PENGENDALIAN MANAJEMEN� Pengendalian preventif (preventive/feed-forward control):

pengendalian manajemen terkait dengan perumusanstrategi, perencanaan strategik yang dijabarkan dalambentuk program-program� Pengendalian operasional (operational/feed-

while/concurrent control) : pengendalian manajementerkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui anggaran. Tahap ini dilaksanakandengan management control, pengawasan atasan langsung(melekat), dan penyeliaan (supervisi).� Pengendalian kinerja (feed-back/repressive/result control):

pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerjaberdasarkan tolok ukur kinerja tang telah ditetapkan

STRUKTUR PENGENDALIAN MANAJEMEN� Struktur organisasi termanifestasi dalam bentuk struktur pusat

pertanggungjawaban (responsibility centers).� Pusat pertanggungjawaban adalah unit organisasi yang dipimpin oleh

manajemen yang bertanggung jawab terhadap aktivitas pusatpertanggungjawaban yang dipimpinnya.

� Tujuan dibuatnya pusat-pusat pertanggungjawaban adalah:1. Sebagai basis perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja manajer

dan unit organisasi yang dipimpinnya;2. Untuk memudahkan mencapai tujuan organisasi;3. Memfasilitasi terbentuknya goal congruence;4. Mendelegasikan tugas dan wewenang ke unit-unit yang memiliki

kompetensi sehingga mengurangi beban tugas manajer pusat;5. Mendorong kreativitas dan daya inovasi bawahan;6. Sebagai alat melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien; dan7. Sebagai alat pengendalian anggaran.

Pusat-pusat Pertanggungjawaban(4 jenis)� Pusat Biaya (expense center) adalah pusat pertanggungjawaban yang

prestasi manajernya dinilai berdasarkan biaya yang telah dikeluarkan. Contoh Departemen Produksi, Dinas Sosial, Dinas Pekerjaan Umum

� Pusat Pendapatan (revenue center) : adalah pusat pertanggungjawabanyang prestasi manajernya dinilai berdasarkan pendapatan yang dihasilkan. Contoh Dinas Pendapatan Daerah, Departemen Pemasaran

� Pusat Laba (profit center) adalah pusat pertanggungjawaban yang membandingkan input (expense) dengan ouput (revenue) dalamsatuan moneter. Prestasi manajernya dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan. Contoh BUMN, BUMD, obyek pariwisata milik PEMDA, bandara, pelabuhan dll

� Pusat Investasi (investment center) : adalah pusat pertanggungjawabanyang prestasi manajernya dinilai berdasarkan laba yang dihasilkanterkait dengan investasi yang yang ditanamkan. Contoh DepartemenRiset dan Pengembangan, dan Balitbang

SALURAN KOMUNIKASI� Proses Pengendalian manajemen sektor publik dapat

dilakukan melalui saluran komunikasi formal dan informal� Saluran komunikasi formal terdiri dari aktivitas formal

meliputi : perumusan strategi (strategy formulation), perencanaan strategik (strategic planning), penganggaran, operasional, dan evaluasi kinerja.� Saluran komunikasi informal dapat dilakukan melalui

komunikasi langsung, pertemuan informal, diskusi, atau melalui metoda management by walking around.

� Sistem pengendalian manajemen dirancang untukmempengaruhi orang-orang di dalam organisasi agar berperilaku sesuai tujuan organisasi dengan menerapkanaturan dan prosedur birokrasi yang dirancang secaraformal.� Goal conruence (keselarasan antara tujuan organisasi

tujuan personal) dapat dipengaruhi oleh faktorpengendalian formal dan informal. Pengendalian formal misalnya sistem pengendalian manajemen, sistem aturan(rule of the game), dan reward & punishment system. Faktor informal misalnya etos kerja, loyalitas karyawan, kultur organisasi, gaya manajemen, dan gaya komunikasi.

Perumusan Strategi� Merupakan proses penentuan visi, misi, tujuan, sasaran, target (outcome), arah dan

kebijakan, serta strategi organisasi.� Perumusan startegi merupakan tugas dan tanggung jawab top management.� Dalam organisasi pemerintahan, perumusan strategi dilakukan oleh legislatif berupa

GBHN.� Rumusan strategi brsifat permanen dan berjangka panjang (4, 5, 10 atau 20 tahun)� Rumusan visi, misi dan tujuan organisasi jarang dilakukan, yang sering terjadi adalah

revisi strategi, atau adopsi strategi baru untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan karenaadanya faktor perubahan lingkungan (ancaman/ threat, dan peluang/oppurtinity)

� Perumusan startegi merupakan startegi global (makro) (dalam perusahaan disebutcorporate level strategy) yang perlu dijabarkan menjadi strategi mikro dalam bentukprogram-program, kegiatan, atau proyek (dalam perusahaan disebut unit bussiness level strategy)

� Salah satu metode penentuan strategi adalah dengan analisys SWOT yaitu denganmenganalisis faktor internal berupa kekuatan dan kelemahan organisasi (core copetence), dan memperhitungkan faktor eksternal berupa ancaman dan peluang.

Analisis EksternalEkonomi, Sosial, Politik,

Peraturan (Regulasi)Trend Golbal

Teknologi Baru

Analisis InternalTeknologi yang dimiliki

Sumbar DayaSDA, SDM

Infrastruktur, dll

Strength & WeaknessIdentifikasi kekuatan dan Kelemahan

(Competencies)

Opportunity and ThreatIdentifikasi peluang dan

ancaman

PerumusanKompetensi denganpeluang ancaman

PROSES PERUMUSAN STRTEGI

Strategi

Proses Perumusan Strategi menurut Olsen dan Eadie (1982) terdiri dari 5 komponen dasar yaitu� Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang dirumuskan

oleh manajemen eksekutif organisasi dan memberikan kerangkastartegi serta target yang hendak dicapai.

� Analisis dan scanning lingkungan, terdiri dari identifikasidan pengukuran (assessment) faktor-faktor eksternal yang sedang dan akan terjadi dan kondisi yang dipertimbangkan padasaat merumuskan strategi organisasi

� Profil internal dan audit sumber daya, yang mengidentifikasidan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan strategik

� Perumusan, evaluasi, dan pemilihan strategi� Implementasi dan pengendalian rencana strategik

Model 8 langkah untuk mefasilitasi proses perumusan strategi menurut Bryson (1995)1. Memulai dan menyetujui proses perencanaan strategik2. Identifikasi apa yang menjadi mandat organisasi3. Klarifikasi misi dan nilai-nilai orgnasasi4. Menilai lingkungan eksternal (peluang dan ancaman)5. Menilai lingkungan internal (kekuatan dan kelemahan)6. Identifikasi isu strategik yang sedang dihadapi organisasi7. Perumusan startegi untuk me-manage isu-isu8. Menetapkan visi organisasi untuk masa depan

Model Perumusan Startegi pada Organisasi Sektor Publik menurut Bryson J. M. (1995)

Initiate and Agree Process

Mission and Mandate

Pest Analysis•Political

•Economic•Sociological

•Technical

Strengths and Weaknesses

Opportunities and threats

Strategies

Vision for the future

Actions

Outcomes

Startegic issues

Stakeholders

External Environmental AnalysisExternal Environmental Analysis

Internal Environmental AnalysisInternal Environmental Analysis

Perencanaan Strategik (Strategic Planning)� Sistem pengendalian manajemen diawali dengan

perencanaan strategik.� Perencanaan strategik adalah proses penentuan program-

program, aktivitas, atau proyek yang akan dilakukan danpenentuan sumber daya yang dibutuhkan� Perbedaan dengan perumusan strategi adalah perumusan

strategi merupakan proses menentukan strategi sedangkanperencanaan strategik adalah proses menentukanbagaimana implementasi strategi tersebut. Hasilperencanaan strategik adalah rencana-rencana strategik, sedangkan hasil perumusan startegi adalah visi, misi dantujuan organisasi

PROSE PERENCANAAN STRATEGIK

Strategi AStrategi BStrategi C

dst

PerencanaanStrategik

Review strategi, program, prioritas,

dan anggaranProgram yang lolos

seleksiAnggaran yang

dibutuhkan

Program A1, A2, &A3Program B1, B2, & B3Program C1, C2, & C3

dst

Seleksi program dikaitkan dengan

prioritas dan sumberdaya yang tersedia

Manfaat Perencanaan Strategik bagi organisasi� Sebagai sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yang efektif;� Sebagai sarana untuk memfokuskan manajer pada pelaksanaan

strategiyang telah ditetapkan;� Sebagai sarana untuk mefasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya

yang optimal� Sebagai kerangka untuk pelaksanaan tindakan jangka pendek (short

term action)� Sebagai sarana bagi manajemen untuk memahami strategi organisasi

secara lebih jelas� Sebagai alat untuk memperkecil rentang alternatif strategiTujuan utama perencanaan strategik� Untuk meningkatkan komunikasi antar a manajera puncak dengan

manajer di bahwahnya sehingga mendorong terwujudnya goal conruence.

Mengubah Perencanaan Strategik Menjadi Tindakan Nyata� Agar dapat berjalan mulus mendapatkan hasil akhir

yang diharapkan, perencanaan strategik perluditranslasikan dalam bentuk tindakan-tindakan yang konkrit.� Perencanaan stategik perlu didukung hal-hal sebagai

berikut :1. Struktur pendukung, 2. Proses dan praktek implementasi di lapangan , 3. Kultur organisasi

Struktur Organisasi� Harus didesain untuk mendukung visi, misi, tujuan dan strategi yang sudah disusun� Restrukturisasi dan reorganisasi (institutional reform) perlu dilakukan agar selaras

dengan strategi dan desain sistem pengendalian manajemen.� Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam restrukturisasi� Perubahan struktur organisasi hendaknya meningkatkan kapasitas untuk mencapai

strategi yang efektif. Organisasi hendaknya ramping tetapi kaya fungsi.� Pimpinan eksekutif bertanggungjawab untuk melaksanakan strategidan arahan

kebijakan hingga level bawah.� Dewan bertanggungjawab secara kolektif untuk merencanakan strategi, kebijakan dan

otorisasi sumber daya dan menilai kinerja manajemen (eksekutif )Proses dan praktek implementasi di lapangan� harus ada kejelasan wewenang dan tanggung jawab, � pendelegasian wewenang dan tugas; � adanya regulasi keuangan, � pengendalian personel, dan� manajemen kompensasi yang jelas dan fair,Kultur organisasi,� Perilaku dan sikap anggota organisasi harus medukung pelaksanaan program-program

secara efektif dan efisien� Sikap resistensi untuk berubah akan menghambat restrukturisasi dan reorganisasi� Diperlukan budaya organisasi yang kuat untuk mendukung perencanaan strategik

Penganggaran� Tahap Penganggaran dilaksanakan setelah tahap

perencanaan strategik telah selesai dilakukan� Tahap penganggaran dalam pengendalian sektor

publik merupakan tahap yang dominan� Proses penganggaran organisasi sektoir publik

memiliki karakteristik yang agak berbeda dengan penganggaran pada sektor swasta, dimana penganggaran sektor publik banyak dipengaruhi isu politik dan kepentingan

Penilaian Kinerja� Pengendalian manajemen melalui sistem penilaian kinerja dapat

dilakukan dengan cara menciptakan mekanisme reward &punishment.� Sistem pemberian penghargaan (rewards) dan hukuman (punishment)

digunakan sebagai pendorong bagi pencapaian strategi.� Pemberian reward dapat berupa finansial dan nonfinansial seperti

pshycological reward dan social reward� Finansial reward antara lain : kenaikan gaji, bonus, dan tunjangan� Nonfinansial reward antara lain : promosi jabatan, penambahan

tanggungjawab dan kepercayaan, otonomi yang lebih besar, penempatan kerja yang lebih baik dan pengakuan

� Mekanisme pemberian sanksi dan hukuman untuk kondisi tertentudiperlukan.