PENGAWASAN DAN PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN MANAJEMENPENGENDALIAN MANAJEMEN

Setyo Edy - Pengasuh DESA Institutewww.desainstitute.com

Pengawasan ialah suatu kegiatan untuk memperoleh kepastian pelaksanaan pekerjaan/kegiatan telah dilakukan sesuai dengan rencana semula. Pengendalian ialah apabila dalam pengawasan ternyata ditemukan adanya penyimpangan atau hambatan maka segera diambil tinadakan koreksi.

Pengendalian ialah apabila dalam pengawasan ternyata ditemukan adanya penyimpangan atau hambatan maka segera diambil tindakan koreksi.

Pengendalian dalam arti lain ialah kegiatan memantau, menilai, dan melaporkan kemajuan proyek disertai tindak lanjutnya.

Perbedaan pengawasan dan pengendalian ialah pengawasan tidak disertai tindak lanjut, tetapi cukup melaporkan, sedangkan pengendalian disertai tindak lanjut.

Tujuan pengendalian adalah untuk menjamin kesesuaian antara perencanaan dengan pelaksanaan.

Untuk mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi lapangan yang tidak pasti dan terbatasnyawaktu dan tenaga dalam mengendalikan seluruh kegiatan proyek, maka diterapkan konsep pengendalian efektif yang disebut Management by Exception (MBE).

MBE adalah salah satu teknik untuk membandingkan pelaksanaan dengan perencanaan yang dilakukan setiap saat.

PENGAWASANPENGAWASAN && PENGENDALIANPENGENDALIAN

PENGAWASANPENGAWASAN VSVS PENGENDALIANPENGENDALIAN

Perbedaan mendasar antara pengawasan dan pengendalian adalah

pengawasan dapat dilakukan secara periodik (berkala)

pengendalian harus dilakukan setiap saat dan melakukan tindak lanjut

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. (Schermerhorn,2002)

Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)

Controll ing Evaluating Appraising Correcting

Pengawasan melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus, dilakukan langsung terhadap bawahannya, secara preventif dan represif agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pengawasan fungsional ialah setiap upaya pengawasan yang dilakukan oleh aparat yang ditunjuk khusus untuk melakukan audit secara bebas terhadap objek yang diawasinya.

Pengawasan Internal ialah suatu penialaian yang objektif dan sistematis oleh pengawas internal atas pelaksanaan dan pengendalian organisasi.

Pengawasan eksternalManfaat pengawasan eksternal adalah untuk meningkatkan kredibilitas keberhasilan dan kemajuan organisasi. Pelaksanaan pengawasan eksternal dilakukan dengan prinsip kemitraan antara pengawas dan yang diawasi.

Pengawasan Masyarakat (wasmas) adalah pengawasan yang dilakukan masyarakat atas penyelenggaraan suatu kegiatan.

Pengawasan legislativeDPR RI/DPRD adalah lembaga pengawas yang bertugas mengawasi tindakan eksekutif.

Menetapkan standar pelaksanaan Pengukuran pelaksanaan pekerjaan

dibandingkan dengan standar Menentukan kesenjangan antara

pelaksanaan dengan standar dan rencana

Langkah-langkah yang bersifat pencegahan. Setiap kegiatan memerlukan indicator kinerja yang dapat digunakan sebagai pembanding dengan kinerja yang dihasilkan. Setiap wasdal terdiri atas:

pedoman atau rencana waktu, indicator kinerja, program pembiayaan, dan prosedur pelaksanaannya,

Umpan balik melalui system pelaporan yang baik, Mengevaluasi hasil pantauan untuk mendapatkan

permasalahan pelaksanaan yang harus dipecahkan, Tindak lanjut korektif.

Memeriksa semua pelaksanaan rencana Mengecek semua detail aktivitas lembaga Mencocokkan antara pelaksanaan dan rencana

yang sudah ditetapkan Menginspeksi bentuk-bentuk kegiatan prioritas dan

yang bersifat mendukung Mengendalikan seluruh pengelolaan lembaga Mengatur pelaksanaan sesuai dengan tugas dan

fungsi pelaksana kegiatan; dan Mencegah sebelum terjadi kegagalan

Pengamatan terhadap Kinerja Pelaksana ; Pembinaan terhadap pegawai secara sistematis sesuai dengan

kepentingan dan kebutuhan lembaga; Penelusuran relevansi kerja dengan perencanaan; Pemerhatian arah pekerjaan dengan tujuan yang telah ditetapkan; Kontrol terhadap kuantitas dan kualitas kerja; Efektifitas pelaksanaan kegiatan; Efisiensi penggunaan anggaran; Perbandingan hasil kerja masa lalu dengan masa yang sedang

dikerjakan; Bahan perbandingan untuk perencanaan dimasa datang sebagai

bahan evaluasi.

Didasarkan pada sistem informasi manajemen yang efektif Harus melibatkan semua tingkat manajer dari tingkat atas

sampai tingkat bawah, dan kelompok-kelompok kerja Konsep pengawasan efektif mengacu pada pengawasan mutu

terpadu atau Total Quality Control. Mutu adalah produk atau jasa yang sesuai dengan standar

mutu yang telah ditetapkan dan memuaskan pelanggan. Mutu dalam Institusi Pelayanan adalah kebermutuan dari

berbagai pelayanan/services yang diberikan oleh institusi kepada pengguna layanan maupun kepada tenaga staf pelayanan.

Pengawasan harus dikaitkan dengan tujuan, dan kriteria yang dipergunakan dalam sistem pendidikan, yaitu relevansi, efektivitas, efisiensi dan produktivitas.

Sulit, tetapi standar yang masih dapat dicapai harus ditentukan. Tujuannya untuk memotivasi dan patokan guna membandingkan prestasi

Disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi Banyaknya pengawasan harus dibatasi Sistem pengawasan harus dikemudi tanpa mengorbankan

otonomi dan kehormatan manajerial tetapi fleksibel Mengacu pada tindakan perbaikan Mengacu pada prosedur pemecahan masalah.

Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya

Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)

Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)

Berkurangnya kas perusahaan Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik Biaya yang melebihi anggaran Adanya penghamburan dan inefisiensi

Management-by-Exception berfokus pada perhatian manajerial pada perbedaan substansi antara tampilan aktual dengan tampilan yang diharapkan. (prinsip pengecualian)

Management-Information System berfokus pada penyediaan informasi untuk melakukan evaluasi dari fungsi fungsi manajemen

Management By Objective (MBO) adalah untuk memastikan bahwa setiap karyawan memiliki pemahaman yang jelas terhadap tujuan atau sasaran organisasi, seperti halnya mereka memahami peran dan tanggung jawabnya dalam mencapai tujuan tersebut.

Penerapan Employee Discipline System Adanya Career Path Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta

Gaya Kepemimpinan yang diterapkan

Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

Manajemen Kas (Cash Management) Pengelolaan Biaya (Cost Control)

Evaluasi atas Kepuasan Pengguna Layanan Survey atas Perilaku Pengguna layanan dan berbagai

Faktor yang terkait dengan kondisi Pengguna layanan Evaluasi atas Strategi dan Sistem layanan yang

dilakukan

Pengendalian ialah proses pemantauan, penilaian, dan pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakan korektif guna penyempurnaan lebih lanjut.

Manfaat Pengendalian meningkatkan akuntabilitas dan keterbukaan. Wasdal pada dasarnya menekankan langkah-langkah pembenahan atau koreksi yang objektif jika terjadi perbedaan atau penyimpangan antara pelaksanaan dengan perencanaannya. Dalam makna ini pengendalian juga berarti mengarahkan atau mengoordinasikan antar kegiatan.

Tujuan Pengendalian Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,

pemborosan, hambatan dan ketidakadilan. Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewenagan,

pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan. Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang lebih baik. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas

organisasi. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi. Memberikan opini atas kinerja organisasi. Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah

pencapaian kinerja yang ada.

Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar menerapkan strategi organisasi. Pengendalian manajemen merupakan: Aktivitas Pengendalian Manajemen Keselarasan Tujuan Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur

organisasi, manajemen SDM, Budaya Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan Membantu Mengembangkan Strategi Baru

Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan pengendalian: Strategy Formulation Management Control Task Control

KONSEP PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengendalian:

adalah proses untuk menjamin agar kegiatan mengarah ke tujuan yang diinginkan

Unsur Pengendalian: 1. Detektor atau sensor 2. Assesor atau penilai 3. Efektor atau pengubah 4. Jaringan Komunikasi

Pengemudi Mata (sensor) Otak (assessor) Kaki (effector) Jaringan komunikasi dari indera otak anggota badan

(Awal) Preliminary Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi

sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.

(Saat ini) Concurrent Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-

kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

(Akhir) Post-actionKadang-kadang disebut kendali feedback , Kendali ini mengambil

tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

@Feb-2015

www.DESAinstitute.comwww.DESAinstitute.com