SIFAT DASAR PENGENDALIAN MANAJEMEN

Konsep Dasar SPMTekan pedal gas, dan mobil anda akan berjalan lebih cepat. Putar setir anda, dan mobil akan berganti arah. Tekan pedal rem, dan mobil akan melaju secara perlahan atau berhenti. Dengan perangkat ini, anda mengendalikan arah dan kecepatan; atau jika beberapa diantaranya tidak berfungsi, maka mobil tersebut berada di luar kendali.Suatu orrganisasi juga harus dikendalikan; yaitu harus ada perangkat-perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Akan tetapi, mengendalikan suatu organisasi adalah jauh lebih rumit dibandingkan dengan menjelaskan proses pengendalian dalam sistem yang lebih sederhana. Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitive untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah yang berima, terkoordinasi, dan berulang; yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pengendalian Manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut :Pengendalian manajemen terdiri atas berbagai kegiatan, meliputi :

         Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.         Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi         Mengkomunikasikan informasi         Mengevaluasi informasi         Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada         Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka

Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana seperti itu didasarkan pada situasi yang dipercaya ada pada saat rencana tersebut diformulasikan. Jika situasi ini telah berubah pada waktu penerapannya, maka tindakan yang ditentukan oleh rencana mungkin tidak sesuai lagi. Sementara thermostat merespons terhadap suhu actual dalam ruangan, pengendalian manajemen melibatkan antisipasi kondisi masa depan untuk memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai. Jika seorang manajer menemukan pendekatan yang lebih baik-yang lebih mungkin dibandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi-sistem pengendalian manajemen seharusnya tidak merintangi penerapannya. Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik, dan penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu buruk. Meskipun sistematis, namun proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis. Melainkan proses ini meliputi interaksi antarindividu, yang tidak dapat digambarkan dengan cara mekanis. Para manajer memiliki tujuan pribadi dan juga tujuan organisasi. Masalah pengendalian utama adalah bagaimana mempengaruhi mereka untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus juga membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan tujuan berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi. Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama menfokuskan pada pelaksanaan strategi.

Contoh. Sampai tahun 2002, Wal Mart dengan pendapatan penjualan lebih dari $210 milliar merupakan perusahaan ritel terbesar di dunia, berkat keunggulan strateginya yang menjual produk bermerek dengan berbiaya rendah. Sistem pengendalian manajemen perusahaan diarahkan pada manajemen operasi toko yang efisien, yang pada akhinya memberi keunggulan biaya pada keseluruhan perusahaan. Data dari 4.400 toko untuk pos-pos seperti penjualan, pengeluaran, serta laba rugi yang dikumpulkan, dianalisis, dan disebarkan secara elektronis dengan real-time basis, secara cepat mengungkapkan bagaimana suatu wilayah, distrik, toko, departemen dalam toko, atau barang departemen tertentu yang berkinerja baik. Informasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengurangi kemungkinan kehabisan barang dan kebutuhan untuk menandai pergerakan stock yang lambat, dan memaksimalkan perputaran persediaan. Data dari toko yang menonjol diantara 4.400 toko digunakan untuk memperbaiki operasi dalam toko yang bermasalah. Lebih lanjut lagi, perusahaan mampu mengurangi kerugian yang diakibatkan oleh pencurian, yang merupakan keprihatinan utama, dengan melembagakan kebijakan pembagian 50 persen penghematan dari penurunan pencurian dalam sebuah toko tertentu, sesuai dengan standar industry, diantara karyawan tersebut.Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Stategi juga diimplementasikan melalui struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia dan kebudayaannya.Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.Manajemen SDM merupakan seleksi, pelatihan,evaluasi, promosi, dan pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Budaya mengacu pada sekelompok kepercayaan, sikap, dan norma hukum yang secara eksplist maupun implicit mengarahkan tindakan manajerial.Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja financial dan nonfinancial. Dimensi financial menfokuskan pada “hasil-hasil†moneter-laba bersih, pengembalian atas modal,� dan seterusnya. Tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinancial-mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu dan semangat kerja karyawan.Ruang Lingkup Pengendalian ManajemenRuang lingkup pengendalian Manajemen terdiri atas perumusan strategi, pengendalian tugas dan pengendalian manajemen serta pengaruh internet terhadap pengendalian manajemen. Perumusan strategiFormulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan-tujuan keseluruhan dari suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah-langkah khusus guna mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangka waktu; tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah, dan hal itu jarang terjadi. Bagi beberapa perusahaan, mencapai tingkat ROI (return on investment) yang memuaskan merupakan tujuan yang penting; tetapi bagi perusahaan lainnya, memperluas pangsa pasar merupakan hal yang sama pentingnya. Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior. Suatu keputusan dari satu pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis. Contoh. Louis V.Gerstner menjadi CEO IBM pada tahun 1993. Dalam jangka waktu enam tahun kemudian, ia mengubah perusahaan dari produsen mainframe computer menjadi pemimpin dalam sistem jaringan (networking), jasa komputer, dan solusi

bisnis internet. Michael C. Amstrong mengambil alih pimpinan di Alih pimpinan di AT&T pada pertengahan tahun 1990-an. Pada tahun 1999 perusahaan telah mengalami perubahan strategis besar-besaran dari sekedar operator telepon jarak-jauh menjadi perusahaan cable provider terbesar tingkat nasional dengan mengakuisisi perusahaan-perusahaan lain seperti TCI Communications senilai $50 miliar dan MediaOne senilai $60 miliar? Pergeseran strategis AT&T, dengan membagi menjadi empat bisnis terpisah, juga merupakan keputusan yang dilakukan oleh Armstrong? Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian ManajemenFormulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; sementara pengendalian manajemen adalam proses implementasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan yang paling penting antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen adalah bahwa formulasi strategi pada dasarnya tidak sistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap; dengan demikian, keputusan strategis mungkin dapat dibuat kapan pun. Lebih lanjut lagi,\analisis atas usulan strategi bervariasi dengan sifat strategi tersebut. Analisis strategi melibatkan penilaian, dan angka yang digunakan dalam proses biasanya merupakan estimasi kasar. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan sesuai dengan jadwal tetap, dengan estimasi yang dapat diandalkan. Analisis usulan strategi biasanya secara relatif melibatkan sedikit orang-penggagas, staf pusat, dan manajemen senior. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan manajer dan stafnya di semua tingkatan dalam organisasi. Pengendalian TugasPengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi-hal tersebut melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan ini diikuti, suatu fungsi yang dalam beberapa kasus bahkan tidak membutuhkan kehadiran manusia. Perangkat mesin yang dikendalikan secara numeric, komputer pengendali proses, dan robot merupakan perangkat pengendali tugas yang bersifat mekanis. Fungsi alat-alat tersebut melibatkan manusia hanya jika hal itu terbukti lebih murah atau lebih dapat diandalkan. Contoh. Seluruh pabrik baja mungkin saja dikendalikan oleh perangkat elektronik, di mana tiap perangkat dijalankan dengan komputer untuk melakukan tugas yang ditentukan. Komputer dapat merasakan lingkungannya (misalnya suhu batang baja). Jika temuannya mengindikasikan penyimpangan dari keadaan yang diinginkan, komputer tersebut akan berinisiatif untuk melakukan tindakan koreksi atau, jika komputer tersebut tidak memiliki kapasitas untuk melakukannya sendiri, maka komputer itu menyampaikan kebutuhan akan perbaikan ke komputer yang mengendalikan seluruh komputer dalam satu bagian pabrik. Komputer ini mungkin mengacu pada permasalahan untuk mengkoordinasikan komputer di pabrik secara keseluruhan. Sistem perencanaan sumber daya manufaktur (Manufacturing Resource Planning – MRP II) digunakan untuk mengendalian operasi manufaktur di beberapa perusahaan membutuhkan jutaan baris isntruksi komputer. Mekanisme perputaran roda yang digunakan untuk menghubungkan dua anggota dalam sebuah percakapan telepon berbiaya miliaran dolar. Dan sistem untuk program penjualan dan jenis keputusan lain yang dibuat oleh pedagang di pasar keuangan melibatkan aturan keputusan yang rumit dan informasi dari menit ke menit mengenai harga dari ratusan instrument.Perbedaan antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen

Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah bahwa banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu. Secara definisi, pengendalian manajemen melibatkan perilaku manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan-persamaan. Kesalahan serius yang mungkin dibuat adalah jika prinsip-prinsip yang dikembangkan oleh ilmuwan manajemen untuk situasi pengendalian tugas juga diterapkan pada situasi pengendalian manajemen. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya; dalam pengendalian tugas, manusia  tidak terlibat sama sekali, atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan nonmanajer. Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional; sementara dalam pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit-unit organisasional ini. Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya. Tampilan di bawah ini menunjukkan perbedaan antara pengendalian manajemen, pengendalian tugas dan formulasi strategi dengan memberikan contoh masing-masing.

Perumusan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian tugasMengakuisisi bisnis yang tak terkait

Memperkenalkan produk atau merek baru dalam lini produk

Mengkoordinasi pesanan yang masuk

Memasuki bidang bisnis baru

Memperluas pabrik Menjadwalkan produksi

Menambah penjualan langsung melalui pos

Menentukan anggaran untuk iklan

Memesan iklan TV

Mengubah rasio utang/modal Menerbitkan utang baru Mengatur arus kasMenerapkan kebijakan yang telah disepakati

Menerapkan program rekrutmen minoritas

Memelihara dokumen kepegawaian

Menyusun kebijakan spekulasi persediaan

Memutuskan tingkat persediaan

Memesan ulang suatu barang

Memutuskan lingkup dan arah riset

Mengendalikan organisasi riset

Menjelaskan proyek riset individual

Dampak Internet Terhadap Pengendalian ManajemenResolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander Graham Bell di akhir abad ke-19. Bagi konsumen, telepon menyediakan manfaat yang signifikan-kemudahan akan waktu/kesempatan yang ada. Orang tidak perlu lagi mengunjungi suatu took untuk memperoleh informasi tentang suatu produk, mengetahui ketersediaannya, atau melakukan pesanan. Pesatnya revolusi informasi dipercepat dengan penemuan komputer yang memperoleh momentum besar pada tahun 1990-an dengan hadirnya internet. Contoh. Sebelum tahun 1995, sebagian besar buku dijual dalam toko buku atau dari buku catalog. Pada bulan Juli 1995, Amazon.com mulai menawarkan penjualan buku pada situsnya. Pada tahun 1999, lebih dari 10 juta pelanggan membeli buku dan CD dari Amazon.com yang seluruhnya bernilai $1,4 Miliar melalui internet. Format toko virtual dari Amazon.com menyediakan kenyamanan yang lebih baik, pilihan yang lebih baik, dan harga yang lebih baik dibandingkan dengan toko tradisional. Pada saat perusahaan dotcom, Amazon.com telah memiliki posisi kuat di bidang ritel online dan mengembangkan teknologi untuk mendukung

situs yang bermerek kuat dan memiliki lalu lintas yang tinggi. Dari tahun 2000 hingga tahun 2002, beberapa ritel utama yang offline menjalin kerjasama dengan Amazon.com untuk mengatur dan mengelola eksistensi mereka secara online. Aliansi Amazon.com dengan Toys “ R†Us, Circuit City, Target, dan bahkan pesaing offline Borders Group, memposisikan diri� mereka untuk dapat mendefinisikan aturan-aturan pada sector ritel online.Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Kemudian apa yang merupakan pengaruh internet atas pengendalian manajemen dalam sebuah organisasi? Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi, dan organisasi memerlukan sebuah infrastruktur untuk memproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastruktur tersebut, sehingga membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit. Pada situs Web, seorang manajer dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang amat besar, menyimpan, serta menganalisis data tersebut dengan formast yang berbeda, dan mengirimkannya ke setiap orang dalam organisasi. Para manajer juga menggunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi.Internet menfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena penerapan strategi melalui pengendalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses social, sehingga tidak dapat diotomatisasikan secara penuh. Ketersediaan akses data secara elektronis ke data base hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaian yang diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu sistem pengendalian yang optimal. Penilaian tersebut meliputi :

1.       Memahami nilai relatif dari pentingya keanekaragaman, dan terkadang bersaing dalam, tujuan yang mendorong individu untuk bertindak.

2.      Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi3.      Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan departemen-

Departemen yang akan dinilai.4.      Mengomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk keseluruhan organisasi.5.      Menjelaskan variable kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual terhadap

tujuan organisasi.6.      Mengevaluasi kinerja actual relatif terhadap ukuran standard dan pembuatan kesimpulan tentang

kinerja manajer.7.      Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif.8.      Mendesain struktur penghargaan yang tepat9.      Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.

Secara ringkas, meskipun internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, namun elemen fundamental dan pengendalian manajemen-informasi apa yang dikumpulkan dan bagaimana menggunakannya – pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formula semata.

Konsep-Konsep DasarPengendalian

Suatu organisasi juga harus dikendalikan yaitu harus ada perangkat-

perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat

tercapai. Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen

yaitu:

1.         Pelacak (detector) untuk mengukur apa yang terjadi dalam proses yang

sedang dikendalikan.

2.         Penilai (assessor) untuk menentukan signifikansi dari peristiwa actual.

3.         Effector yang mengubah perilaku jika penilai mengindikasikan kebutuhan

untuk melakukan hal tersebut.

4.         Jaringan komunikasi untuk meneruskan informasi antara detector dan

asessor dan antara assessor dan effector.

Bagaimana elemen-elemen tersebut berfungsi dapat dijelaskan dalam

tiga contoh sebagai berikut :

1.       Thermostat, mengatur suhu ruangan. Komponennya adalah : (1)

termometer (detector) yang mengukur suhu ruangan; (2) assessor, yang

membandingkan suhu ruangan dengan standar yang diterima mengenai

suhu seharusnya; (3) effector, yang mendorong pemanas untuk

memancarkan panas atau mengaktifkan pendingin dan juga mematikan

alat-alat ini; dan (4) jaringan komunikasi yang meneruskan informasi dari

termometer (detector) ke assessor dan dari assessor ke elemen pemanas

atau pendingin (effector)

2.      Suhu tubuh manusia dikendalikan oleh : (1) saraf sensorik (detector) di

seluruh tubuh; (2) hypothalamus (assessor) berpusat di otak, yang

membandingkan antara informasi yang diterima dari detector dengan suhu

tubuh standar 98,6 Fo ; (3) otot-otot dan organ tubuh (effector), yang

mengurangi suhu tubuh ketika melebihi suhu standar (dengan cara

bernapas terengah-pengah, berkeringat dan membuka pori-pori kulit) dan

meningkatkan suhu tubuh ketika turun dibawah standar (dengan cara

menggigil dan menutup pori-pori kulit; dan (4) sistem komunikasi yang

menyeluruh dari jaringan syaraf

3.      Pengendara mobil yang mengemudi sesuai standar kecepatan 65 mil per

jam bertindak dengan : (1) mata (detector) yang mengukur kecepatan

aktual dengan mengamati spedometer;  (2) otak (assessor) membandingkan

kecepatan aktual dengan kecepatan yang ditetapkan oleh hukum dan

mendeteksi adanya penyimpangan dari standar; (3) mengarahkan kaki

(effector) untuk melepas atau menekan pedal gas; dan (4) sistem

komunikasi yang menyebarkan            informasi dari mata (detector) ke otak

(assessor) dan dari otak ke kaki (effector).

Sistem pengendalian suhu tubuh bersifat homeostatis, yaitu teratur

dengan sendirinya, dengan hypothalamus yang mengarahkan tindakan,

berfungsi secara otomatis tanpa usaha secara sadar.  Sistim biologis ini

juga lebih rumit dari thermostat. Tapi pengendalian pengendara mobil lebih

rumit dari keduanya, disebabkan tidak adanya kepastian mengenai tindakan

apa yang akan diarahkan oleh otak setelah menerima dan mengevaluasi

informasi dari detector.  Sebagai contoh, pengemudi yang ingin mematuhi

batas kecepatan yang telah ditetapkan akan mengurangi kecepatannya saat

mengendara, sementara beberapa pengemudi lain tidak akan

menguranginya.  Dalam sistim ini kendali tidak otomatis.

Manajemen

Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-

sama untuk

mencapai tujuan bersama,  dimana organisasi tersebut dipimpin oleh satu

hierarki manajemen, yaitu:

1.         CEO (Chief excecutive officer) pada posisi puncak, yang memutuskan

keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi tersebut untuk

mencapai tujuannya.

2.         Para manajer unit bisnis, departemen, bagian dan sub unit lainnya yang

memformulasikan strategi tambahan yang memungkinkan untuk

memperluas tujuan-tujuan ini.

Gambar 2.1.2.  Elemen-elemen  Proses Kendali

 

Sistim pengendalian manajemen mengandung elemen yang sama

dengan elemen pada sistem pengendalian sederhana yang disebutkan

sebelumnya.  Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi;

assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan;

effector mengambil tindakan koreksi terhadap perbedaan antara keadaan

aktual dengan keadaan yang diinginkan.

Perbedaan yang signifikan antara proses pengendalian manajemen

dengan proses yang lebih sederhana:

1.      Berbeda dengan thermostat dan sistem suhu tubuh, standar tidaklah

ditetapkan terlebih dahulu tetapi merupakan proses perencanaan yang

sadar. Proses pengendalian dalam suatu organisasi meliputi perencanaan.

2.      Seperti pengendalian mobil, manajemen tidak bersifat otomatis.  Meskipun

dalam organisasi seorang ahli mekanik adalah detector, tetapi manajer

seringkali mendeteksi informasi penting dengan mata, telinga dan indra

mereka sendiri.  Manajer harus melakukan fungsi assessor, memutuskan

dirinya sendiri apakah perbedaan hasil aktual dengan standar cukup

signifikan untuk membenarkan tindakan dan tindakan apa yang akan

diambil.  Manajer harus berinteraksi sedikitnya dengan satu orang untuk

melakukan perubahan.

3.      Tidak seperti pengendalian mobil yang dilakukan secara individu,

pengendalian manajemen dilakukan antarindividu dengan memastikan

setiap individu (atau unit kerja di organisasi) berkoordinasi dan bekerja

secara harmonis.

4.      Dalam pengendalian manajemen, koneksi dari diterimanya kebutuhan akan

tindakan menjadi tindakan memperoleh hasil yang diinginkan mungkin

tidak jelas.  Seorang manajer (assessor) mungkin memutuskan “biaya yang

ada terlalu tinggi” tetapi tidak melihat adanya tindakan apa yang dapat

diambil untuk menurunkan biaya ke standar yang diinginkan termasuk apa

tindakan orang lain yang meresponnya.  Sebaliknya, dalam pengendalian

mobil yang mekanis dan thermostat hal-hal tersebut dapat diketahui dengan

pasti.

5.      Tidak seperti thermostat, banyak pengendalian manajemen bersifat

pengendalian diri sendiri, yaitu manajer menggunakan penilaian mereka

sendiri dan bukannya mengikuti instruksi atasan.  Sama halnya ketika

pengendara mobil mematuhi batas kecepatan, melakukannya bukan karena

ada rambu-rambu yang memerintahkan tetapi karena secara sadar

memutuskan bahwa yang terbaik adalah mematuhi hukum.

Sistem            

Suatu system merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif

untuk melaksanakan suatu atau kelompok aktivitas.  Karakteristik dari

sistem berupa rangkaian langkah yang berirama, terkoordinasi dan

berulang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Proses pengendalian manajemen sangat rumit dan mengandung

penilaian (judgmental).  Beberapa tindakan manajemen bersifat tidak

sistematis. Para manajer biasanya menghadapi situasi dimana aturan tidak

terdefinisikan dengan baik sehingga untuk mengambil tindakan adalah

dengan menggunakan penilaian terbaik mereka, tergantung kepiawaian

mereka berhadapan dengan orang-orang, bukan dengan aturan sistem.  Jika

suatu sistem menjamin tindakan tepat untuk semua situasi maka manajer

manusia tidak diperlukan lagi.

Batas-batas pengendalian manajemen

Pengendalian manajemen berada di tengah-tengah antara formulasi

strategi dan

pengendalian tugas dalam beberapa hal.  Formulasi strategi paling tidak

sistematis, fokus pada jangka panjang, mempergunakan perkiraan kasar

akan masa depan dan proses perencanaan merupakan hal penting.

Pengendalian tugas paling sistematis, fokus pada jangka pendek,

mempergunakan data akurat saat ini dan hal yang lebih penting adalah

pengendalian. Sementara pengendalian manajemen, sekali lagi, terletak

diantaranya, dengan menjadikan pengendalian dan perencanaan

merupakan hal yang sama pentingnya.

Gambar 2.2. Hubungan umum antara fungsi perencanaan dan fungsi

pengendalian

Pengendalian manajemen merupakan proses yang mana para manajer

mempengaruhi anggota organisasi lain untuk mengimplementasikan

strategi organisasi.

Beberapa aspek pengendalian manajemen :

1.      Kegiatan pengendalian manajemen, meliputi merencanakan apa yang

seharusnya dilakukan organisasi, mengkoordinasikan aktivitas beberapa

bagian organisasi, mengomunikasikan informasi, mengevaluasi informasi,

memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada dan

mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

2.      Keselarasan tujuan, mengharuskan SPM dirancang dan diopersikan

dengan prinsip keselarasan tujuan setiap pribadi dalam organisasi sehingga

memungkinkan menggunakan tujuan seorang anggota untuk mencapai

tujuan organisasi asalkan tujuan anggota tersebut konsisten dengan tujuan

organisasi tersebut.

3.      Perangkat penerapan strategi,  Pengendalian manajemen merupakan

satu-satunya perangkat menajer yang mengfokuskan pada

pengimplementasian strategi yang diinginkan.  Pengendalian tersebut

dengan struktur organisasi yang memisahkan peranan, hubungan pelaporan

dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan

dalam suatu organisasi.  Juga dengan Manajemen Sumber Daya Manusia

(seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi dan pemecatan jika diperlukan)  dan

kebudayaan (kepercayaan, sikap dan norma).

Contoh perusahaan yang berhasil karena keunggulan strateginya adalah

Wall-Mart.

4.      Tekanan finansial dan nonfinansial, Sistem pengendalian manajemen

mengukur kinerja finansial yang fokus pada hasil- hasil moneter (laba

bersih, pengembalian atas modal dan sebagainya) dan non finansial yang

meliputi mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran

tepat waktu dan semangat kerja karyawan.

5.      Bantuan dalam mengembangkan strategi baru apabila Informasi yang

bersifat nonfinansial dapat memberikan dasar pengambilan strategi baru. 

Artinya Pengendalian hari ini adalah strategi masa depan.  Seperti dalam

industri yang lingkungannya cepat berubah dimana desain SPM

menentukan strategi, maka informasi yang bersifat non finansial (misalnya

kepuasan pelanggan, pangsa pasar dan lainnya) dapat menjadi dasar bagi

pertimbangan strategi baru, dan  ini disebut Pengendalian interaktif.

Perumusan stategi

Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi

dan strategi untuk mencapai tujuan. Tujuan itu adalah tujuan keseluruhan

dan tidak memiliki jangka waktu dimana tujuan tersebut akan tetap ada

sampai tujuan tersebut diubah.  Strategi adalah langkah-langkah khusus

dan menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang

diinginkan oleh manajemen senior.

Kebutuhan untuk memformulasikan strategi muncul sebagai respon

terhadap ancaman yang diterima dari pesaing maupun untuk

memanfaatkan kesempatan yang ada seperti adanya inovasi teknologi. 

Dalam beberapa kejadian di perusahan ternama, perubahan dalam strategi

sering terjadi ketika CEO baru yang berasal dari luar perusahaan

memandang ancaman dan manfaat dengan cara yang berbeda dari CEO

Pendahulunya.

  Seperti Louis V. Gerstner, CEO IBM yang baru di tahun 1993,

mengubah perusahaan dari produsen mainframe computer menjadi

pemimpin dalam sistim jaringan, jasa komputer dan solusi bisnis internet. 

Perusahaan lain dimana CEO baru membuat perubahan besar adalah AT&T

di tahun 1990 ketika diambil alih oleh Michael C. Amstrong, Disney oleh

Michael Eisner dan Merck oleh Ray Gilmartin.

Sementara Gagasan akan strategi dapat muncul dari siapa saja yang

memiliki gagasan cemerlang, kapanpun dan dimana saja, tidak semata-mata

keluar dari tim riset dan pengembangan atau staf perusahaan pusat.  Ini

sebabnya mengapa tanggung-jawab lengkap dalam formulasi strategi

seharusnya tidak pernah dibebankan kepada seseorang atau satu unit saja.

Adalah Penting menyediakan sarana untuk membawa gagasan ke manajer

senior tanpa membiarkan gagasan tersebut terhalang di tingkat yang lebih

rendah.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen,

dimana Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi

baru, sementara pengendalian manajemen adalah proses implementasi

strategi tersebut.  Lebih lengkapnya dapat dilihat dari sudut pandang

desain sistem dan analisis, sebagai berikut :

1.      Dari sudut pandang Desain Sistem, Formulasi Strategi pada dasarnya

tidaklah sistematis dan keputusan strategi mungin dapat dibuat kapanpun

2.      Dari sudut pandang analisis, usulan strategi bervariasi dengan sifat

strategi tersebut.  Analisis strategi melibatkan penilaian, angka yang

digunakan dalam proses biasanya merupakan estimasi kasar saja. 

Sebaliknya proses pengendalian Manajemen melibatkan Serangkaian

Langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksi sesuai dengan

jadwal tetap dan dengan estimasi yang dapat diandalkan.

3.      Analisis mengusulkan strategi biasanya secara relatif melibatkan sedikit

orang (Penggagas, Staf Pusat, Manajer senior).  Sebaliknya Proses

Pengendalian Manajemen melibatkan manajer dan stafnya di semua

tingkatan dalam organisasi.

Pengendalian Tugas

Pengendalian Tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas

yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.  Pengendalian tugas

berorientasi  pada transaksi dan hal tersebut melibatkan kinerja dari tugas

individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses

pengendalian manajemen.  

Pengendalian Tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan

ini diikuti.  Fungsi pengawasan ini dalam beberapa kasus bahkan tidak

membutuhkan kehadiran manusia karena telah menggunakan perangkat

mesin berupa komputer dan robot, kecuali jika terjadi peristiwa tidak biasa

yang membutuhkan pemrograman manusia.

Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah yaitu

keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa

kondisi di luar kendali kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan

dalam batasan yang dapat diterima. Sebagian besar informasi dalam sebuah

organisasi merupakan informasi pengendalian tugas, contohnya, jumlah

pesanan barang oleh pelanggan, berat bahan baku, dan jumlah unit

komponen yang digunakan untuk menghasilkan produk, jumlah jam kerja

karyawan dan jumlah kas yang diperlukan.  Kegiatan sentral seperti

pengadaan barang, penjadwalan, masukan pesanan, logistik, pengendalian

mutu dan manajemen kas, merupakan sistem pengendalian tugas. 

Termasuk juga kegiatan bersifat mekanik, menjadi sangat rumit, seperti

perangkat elektronik yang mengendalikan seluruh pabrik baja.

Aktivitas tertentu yang telah dilakukan oleh manajer sekarang

diotomatisasikan dan telah menjadi aktivitas pengendalian tugas.

Pergeseran ini dari pengendalian manajemen menjadi pengendalian tugas

ini membebaskan waktu manajer untuk kegiatan manajemen lainnya tanpa

menghapuskan posisi manajer tersebut.

Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen

sebagai berikut:

1.      Sistem Pengendalian tugas bersifat ilmiah sementara pengendalian

manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu tapi

berhubungan dengan prilaku para manajer

2.      Dalam pengendalian manajemen para manajer berinteraksi dengan

manajer lainnya, sedangkan dalam pengendalian tugas manusia tidak

terlibat atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan non manajer

3.      Dalam pengendalian manajer fokus terletak pada unit organisasional,

sementara dalam pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik

yang dilakukan oleh unit-unit organisasional.

4.      Pengendalian manajemen adalah aktivitas para manajer dalam

memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendali strategis secara

umum, sedangkan Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas

tertentu yang sebagian besar membutuhan sedikit atau tidak sama sekali

mempertimbangkan untuk melaksanakannya.

Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen

Revolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander

Graham Bell di akhir abad ke-19.  Pesatnya revolusi informasi dipercepat

dengan penemuan computer yang memperolah momentum besar pada

tahun 1990-an dengan hadirnya internet.

Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon,

antara lain:

1.      Akses secara mudah dan cepat.

2.      Komunikasi multi-target.

3.      Komunikasi berbiaya rendah.

4.      Kemampuan menampilkan citra tertentu.

5.      Pergeseran kekuatan dan kendali individu.

Dengan manfaat-manfaat ini Internet secara dramatis telah mengubah

aturan permainan dalam bisnis ke sektor konsumen individual. Internet

memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi

yang efisien dan efektif, tetapi Internet tidak dapat menggantikan proses

fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Ketersediaan

akses data secara elektronis ke database hanya memberikan kontribusi

kecil pada penilaian yang diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan

suatu system pengendalian yang optimal.

Penilaian tersebut meliputi:

1.      Memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaragaman, dan terkadang

bersaing dalam tujuan yang mendorong individu untuk bertindak.

2.      Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi.

3.      Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan

departemen-departemen yang akan dinilai.

4.      Menkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk

keseluruhan  organisasi.

5.      Menjelaskan variabel kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi

individual terhadap tujuan organisasi.

6.      Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan

pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer.

7.      Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif.

8.      Mendisain struktur penghargaan yang tepat.

9.      Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.

 

Kasus Perusahaan

Wal-Mart

Sampai tahun 2002, Wal-Mart dengan penjualan lebih dari $200 miliar

merupakan perusahaan ritel terbesar di dunia, berkat keunggulan

strateginya yang menjual produk bermerek dengan biaya rendah.  Dengan

melakukan perubahan yang mendasar, sistim pengendalian manajemen

perusahaan diarahkan pada manajemen operasi toko yang efisen, yang pada

akhirnya memberi keunggulan biaya pada keseluruhan perusahaan. 

Data dari 4.400 toko untuk pos-pos penjualan, pengeluaran serta laba

dan rugi yang dikumpulkan, dianalisis, dan disebarkan secara elektronis

dengan real-time basis, secara cepat mengungkapkan bagaimana suatu

wilayah, distrik, toko, departemen dalam toko, atau barang dalam

departemen tertentu yang berkinerja baik.  Informasi ini memungkinkan

perusahaan untuk mengurangi kemungkinan kehabisan barang dan

kebutuhan untuk menandai pergerakan stok yang lambat, dan

memaksimalkan perputaran persediaan.

Data dari toko yang unggul diantara semua toko merupakan informasi

untuk memperbaiki operasional toko lain yang bermasalah.  Perusahaan

telah mengurangi kerugian yang diakibatkan pencurian dengan kebijakan

pembagian 50 persen penghematan dari penurunan pencurian dalam

sebuah toko tertentu.

World.com

CEO World.Com, Bernard Ebbers, akhirnya dinyatakan bersalah dalam

skandal akuntansi terbesar dalam sejarah AS.  Skandal akuntansi

WorldCom yang merupakan perusahaan telekomunikasi terbesar kedua di

AS ini sempat membuat Bursa saham di Wall Street mengalami anjlok.

Ebbers dinyatakan bersalah atas 9 tuduhan termasuk kecurangan,

konspirasi dan berbohong kepada regulator dengan ancaman hukuman

hingga 85 tahun.

World.Com merupakan perusahaan telekomunikasi yang menyediakan

berbagai macam produk di seluruh dunia seperti data, Internet, komunikasi

telepon, layanan telekonferens melalui video, sampai penjualan kartu

telepon prabayar untuk sambungan internasional. Perusahaan dengan kode

saham Wcom di bursa Nasdaq ini memiliki 73.000 pegawai yang tersebar di

seluruh dunia.  Sebanyak 8.300 di antaranya adalah pegawai yang tinggal di

Eropa, Timur Tengah, dan Afrika.

Skandal World.Com mencuat setelah perusahaan ini mengaku telah

mengembungkan keuntungannya hingga US$ 3,9 milyar pada periode

Januari 2001 dan Maret 2002. Pada tahun 2001 hingga awal 2002,

World.Com memasukan US$ 3,9 milyar dollar AS yang merupakan biaya

operasi normal ke dalam pos investasi.  Hal ini memungkinkan perusahaan

tersebut menekan biaya selama bertahun-tahun.  Dengan hilangnya pos

biaya operasional ini, maka pos keuntungan menjadi lebih besar karena

biaya yang seharusnya mengurangi keuntungan sudah diperkecil.  Dengan

keuntungan yang terlihat besar, maka akan menunjukkan bahwa kinerja

World. Com sangat bagus.  Saham World.Com yang dicatatkan di bursa

tahun 1999 pada harga US$ 62, langsung anjlok 94 persen sejak Januari

2002 akibat mencuatnya skandal tersebut.

Selain itu setelah perginya pendiri dan chief executive officer

WorldCom, Bernie Ebbers, pada bulan April 2002, skandal lainnya

mencuat.   Diketahui Ebbers meminjam jutaan dollar AS dari perusahaan

tersebut untuk menanggung kelebihan harga yang harus dibayarnya untuk

saham-saham perusahaan itu sendiri.  Jaksa menuding Ebbers tergoda

menjaga saham Worldcom tetap tinggi dan memperolah US$ 400 juta

pinjaman pribadi yang dijamin dengan saham Worldcom.  Sedangkan juri

mengetahui kecurangan itu ditimbulkan dari manajemen tingkat menengah

hingga eksekutif puncaknya. 

Read more: http://iamluckyone.blogspot.com/2011/03/sifat-sistem-pengendalian-manajemen_06.html#ixzz1sehNCASk