SISTEM INFORMASI AKUNTANSISISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

Oleh Kelompok 6 (enam):Gahani Purnama Wati

(02)

1315351151

Mutiara Ulfa Tsuroyya

(03)

1315351155

Andini Permata Sari

(06)

1315351159

Ni Made Mas Sendhi Rahayu(18)

1315351177 UNIVERSITAS UDAYANA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

JURUSAN AKUNTANSI EKSTENSI

DENPASAR

2015SISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK1. SISTEM INPUT

SISTEM INPUT BERBASIS-KERTAS

Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut dikumpulkan dan dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan dan untuk diproses.

Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber

Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periodik dikumpulkan dan dikirim ke departemen pengolahan data untuk dimasukkan ke dalam sistem komputer.

Pengiriman Dokumen Sumber ke Bagian Pengolahan Data

Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari departemen pengguna ke departemen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup signifikan. Kelemahan ini merupakan peluang diselipkannya transaksi tidak legal atau transaksi curang ke dalam sistem pengolahan.

Perhitungan dokumen merupakan salah satu bentuk pengendalian batch yang paling sederhana. Selain penghitungan dokumen atau record, batch total juga dapat dihitung untuk setiap field numeric yang ada di dalam file data orisinil. Total ini dapat digunakan di sepanjang siklus pengolahan data untuk memonitor kelengkapan pengolahan data.

Kelompok entry data seharusnya tidak menerima data kecuali data tersebut disertai dengan formulir pengendalian dokumen input sebagai bukti dan referensi penyerahan data. Formulir pengendalian dokumen input harus diberi tanggal dan jam, dan batch harus dicek untuk memastikan bahwa btach tersebut lengkap dan sesuai dengan prosedur pengendalian.informasi di dalam formulir pengendalian dokumen input biasanya direkam ke dalam log transfer data (register) sebagai wujud pengendalian disposisi dan penggunaan data. Batch control total merupakan dasar dari proses tersebut.

Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi kesalahan pengetikan. Kesalahan yang mungkin saja terjadi antara lain, salah ketik nomor rekening pelanggan karena karyawan mengetik huruf yang salah atau karyawan salah mengartikan karakter yang tertulis di dalam dokumen sumber.

Teknik Program Editing Data. Pengeditan data bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur data, karakter, field, record, dan file. Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang valid. Sebagai contoh, data numerik mestinya hanya berisi data angka. Data alphabet mestinya tidak diisi dengan data numerik.

SISTEM INPUT TANPA KERTAS

Dalam sistem input tanpa kertas (paperless), sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung ke dalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas.

Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adalah hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Dalam sistem berbasis-kertas, persiapan dokumen sumber dan entry data biasanya dipisahkan, sama seperti yang terjadi dalam sistem manual. Pada sistem tanpa kertas, kedua fungsi tersebut dijalankan oleh orang yang sama, atau bahkan tidak ada keterlibatan manusia sama sekali.

Hilangnya pengendalian internal dapat dikompensasi dengan menggunakan log transaksi. Log transaksi atau register transaksi dibuat dengan merekam semua input ke dalam file khusus yang secara otomatis memuat tanda (tag) untuk mengidentifikasi transaksi.

Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi Manusia

Ada berbagai jenis sistem input tanpa kertas di mana pengguna memasukkan transaksi langsung ke dalam komputer. Sistem ini mencakup, sebagai contoh, sistem entry data manual online dan sistem identifikasi otomatis seperti sistem point-of-sales (POS).

Dalam sistem entri data manual online, pengguna secara manual mengetikkan transaksi ke dalam sistem komputer. Transaksi di dalam sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase : (1) input data dan editing data, dan (2) pengiriman data ke sistem aplikasi host.

Entri Data dan Editing Data. Program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalnkan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Sekali transaksi telah diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera ataupun pada suatu waktu nanti. Jika transaksi tersebut masih menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.

Pengiriman Data ke Sistem Aplikasi Host. Dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinputkan langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data. Dalam sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja dimasukkan ke dalam salah satu komputer dan kemudian segera ditransfer ke komputer lain untuk diproses.

Sistem Tanpa Kertas yang Tidak Memerlukan Intervensi Manusia

Dalam beberapa sistem, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Ini merupakan pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine (NVM). Pompa bahan bakar POS merupakan salah satu contoh teknologi NVM. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomayis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI). Dengan EDI dan server database, order pembelian yang diterima dan order penjualan yang diterima dapat ditangani tanpa intervensi manusia.

2. SISTEM PEMROSESANSISTEM PEMROSESAN BERBASIS-KERTASSecara virtual, semua sistem berbasis-kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Dalam sistem pemrosesan berorientasi batch, transaksi direkam ke dalam komputer secara per kelompok. Batch ini diproses secara periodik. Pemrosesan batch ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus diproses. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan hanya secara periodik. Kelemahan utama dari sistem pemrosesan batch adalah file dan laporan tidak up-to-date dalam rentang waktu antara suatu pemrosesan dengan pemrosesan berikutnya.Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File BerurutanBanyak sistem yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan pemrosesan file berurutan untuk memperbarui master file. Pemrosesan di dalam sistem seperti itu biasanya mencakup beberapa tahap :1. Mempersiapkan file transaksi : pertama, melakukan editing data dan validasi. Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master file.2. Memperbarui master file : record di dalam file transaksi dan master file (buku pembantu) dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.3. Memperbarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan perubahan di dalam master file.4. Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.Menyiapkan File Transaksi

Sekolompok dokumen diinputkan (1), diproses sehingga menghasilkan file transaksi (2), dan dicocokkan degan pengendalian batch (3) untuk memastikan bahwa tidak ada dokumen yang tidak diproses. File transaksi hasil proses disimpan dalam disk (4). File ini diproses dengan program edit (5) untuk mnyeleksi data sebelum pemrosesan lebih lanjut. Selain menyeleksi data, program edit (5) juga harus mengakumulasi batch control total data input setelah revisi. Hal ini penting karena data input dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu data yang baik data yang telah melewati program edit dan data yang ditolak. File data transaksi yang telah diedit (6) diurutkan sesuai dengan urutan data di dalam master file (7) untuk memfasilitasi proses pencocokkan data yang diperlukan dalam upaya melakukan pemrosesan file berurutan yang efisien.Memperbarui Master File.

Sekali data transaksi telah diedit dan diurutkan (8), data tersebut diproses ke master file yang ada (9) dengan menggunakan program aplikasi piutang dagang (10). Program pembaruan master file mem-posting detail transaksi piutang dagang ke master file piutang dagang. Master file yang baru (11) merupakan master file yang akan digunakan untuk membuat laporan dan informasi yang lain. Data transaksi (12) dan master file yang lama disimpan untuk pengendalian backup. Laporan pengendalian (13), yang dicetak setelah semua proses selesai, direkonsiliasi (14) dengan laporan batch control total yang dihasilkan oleh program editing. Control total dari kedua laporan ini harus direkonsiliasi juga dengan batch control total yang dibuat oleh pengguna, sebelum laoran yang dihasilkan dikirimkan ke pengguna. Laporan pengendalian (13) biasanya mencakup satu daftar rincian transaksi yang diproses ke master file. Master file yang lama dan file transaksi harus disimpan untuk backup (15). Memperbarui Buku Besar

Setiap organisasi harus memiliki sistem akuntansi buku besar. Data harus dikumpulkan, dicatat, dikelompokkan, dan dimasukkan ke dalam catatan yang sesuai untuk memudahkan pembuatan laporan keungan. Sistem buku besar merupakan batu penjuru dari sistem akuntansi. Ada dua aspek utama pada operasi sistem buku besar yang etrkompterisasi. Aspek pertama adalah pemrosesan langsung program buku besar, yang biasanya dijalnkan sekali dalam sebulan. Aspek kedua adalah pemrosesan pada sistem aplikasi komputer yang lain untuk menyediakan input bagi sistem buku besar.Memperbarui File Buku Besar

Ayat jurnal diterbitkan oleh departemen buku besar. Ayat jurnal digunakan untuk membuat file ayat jurnal (file transaksi). File ini diedit dengan program untuk mengecek kelayakan jurnal dan nomor rekening dan untuk menentukan apakah rekening tersebut sudah benar terkait dengan jenis jurnal tersebut. Data yang tidak valid dilaporkan sebagai perkecualian dan dikembalikan ke sumber semula untuk dibetulkan dan diinputkan ulang ke dalam sistem. File ayat jurnal yang telah diedit akan diurutkan dan disusun untuk menghasilkan berbagai bentuk laporan. Line coding. Adalah langkah prosedural yang biasanya dilaksanakan dengan membuat tabel lookup antara file buku besar yang telah diperbaharui dengan file line-coding. File tabel berfungsi sebagai file referensi. File table memuat item atau catatan yang bukan bagian dari file data tetapi merupakan bagian untegral fungsi pemrosesan. Tabel pajak dan line coding merupakan contoh file tabel yang disimpan dalam perangkat penyimpanan akses langsung dalam aplikasi akuntansi. Hasil prosedur line-coding adalah file laporan yang akan dicetak dan didistribusikan kepada pengguna.Laporan buku besar . Selain laporan keuangan dan jadwal, laporan sistem buku besar akan mencakup kelima item berikut ini : Ayat jurnal dalam urutan tertentu Ayat jurnal dalam rekening umum Buku besar per nomor rekening Ringkasan buku besar Neraca saldoBuku besar per nomor rekening merupakan ringkasan aktivita bulan ini di dalam buku besar. Ringkasan buku besar merupakan ringkasan sampai dengan tanggal hari ini , dan neraca saldo adalah ringkasan saldo buku besar sampai dengan tanggal hari ini dalam format neraca saldo.biasanya laporan keuangan dan neraca saldo memuat ringkasan detail dari buku besar. Laporan detail untuk manajer level bawah dibuat dengan menggunakan informasi dari file buku pembantu yang relevan.Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak

Pada banyak sistem, indeks dibuat untuk file buku pembantu maupun file buku besar. Indeks memungkinkan pengguna mengakses suatu rekening dengan cepat.

Pembaruan dengan file akses-acak lebih sederhana dibandingkan pembaruan akses-berurutan. Pembaruan akses acak tidak memerlukan urutan file transaksi dengan urutan yang sama, juga tidak perlu membuat file master baru. Setiap record di dalam file transaksi dibaca satu per satu dan digunakan untuk memperbarui record terkait di dalam master file. Tahapan yang dijalankan:

1. Sebuah record didalam file transaksi dibaca.

2. Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak record yang terkait di dalam master file.

3. Record di dalam master file diperbarui didalam memori dan kemudian ditulis ulang ke dalam file data.

Tentu saja, backup master file perlu dibuat sebelum pembaruan dimulai dan register transaksi juga mesti dibuat saat pemberuan berlangsung.

Ilustrasi Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak

Bagian ini ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. Sekelompok bukti pembayaran dari pelanggan dimasukkan melalui terminal data dan diposting dengan pembaruan file akses-acak langsung ke dalam file piutang dagang. Gambar 6.10 menggambarkan flowchart system aplikasi penerimaan kas online.

Aplikasi Faktur Baru menyimpan file piutang dagang. Faktur baru diposting secara periodic ke dalam file piutang dagang. File pengendalian diperbarui untuk dapat merefleksikan adanya tambahan faktur baru ke dalam file piutang dagang. Laporan ringkasan pengendalian dibuat, dikaji ulang, dan disetujui oleh manajemen sebelum menjalankan pengolahan bukti penerimaan kas harian. Prosedur ini memastikan bahwa setelah penambahan data tagihan yang baru, file piutang dagang sesuai dengan file pengendalian.

Pemrosesan Bukti Penerimaan Kas Pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak pos khusus. Pada saat cek dibawa dari kantor pos, cek diserahkan ke bagian pengendalian. Karyawan di bagian tersebut memberi cap pada cek tersebut. Karyawan menjumlahkan seluruh cek yang diterima dengan mesin penjumlah dan membuat slip setoran. Pada saat cek disetorkan ke bank, slip setoran yang telah divalidasi oleh bank dan tape dari mesin penjumlah diarsip untuk nantinya direkonsiliasi dalam laporan ringkasan kas.

GAMBAR 6.10 Aplikasi Penerimaan Kas

Demi kemudahan penanganan, pengendalian, dan rekonsiliasi, cek dikelompokkan dengan jumlah maksimal 30 cek dalam setiap kelompok. Pada saat cek siap untuk diproses, operator terminal meminta akses ke dalam system piutang dagang melalui terminal jaringan. Operator mengetikkan kode keamanan yang unik dan nomor kode karyawan serta mengidentifikasi tipe transaksi yang akan diproses.

Aplikasi keamanan, yang mengendalikan akses ke seluruh aplikasi, mengecek apakah operator tersebut memang pengguna yang berwenang untuk mengakses system dan karyawan tersebut memang memiliki hak untuk mengakses transaksi yang diminta. Pengelolaan piutang dagang mendelegasikan otoritas atau melarang memproses transaksi, tetapi aplikasi keamanan membatasi manajemen untuk mendelegasikan transaksi yang berada dalam cakupan wewenang manajemen tersebut dan untuk mendelegasikan transaksi tanpa melanggar prinsip pemisahan tugas yang baik.

Operator terminal memasukkan data nomor faktur dan jumlah cek dari bukti pembayaran baris demi baris, sebanyak yang dapat ditampilkan dalam layar monitor. System piutang dagang akan membandingkan setiap baris item dengan record dalam file piutang dagang. Jika nomor faktur dan jumlah cek dalam suatu baris cocok dengan salah 1 record di dalam file, maka nilai cek tersebut akan digunakan untuk memperbarui file dengan system akses-acak. Jika ada nomor faktur dan jumlah cek dalamsuatu baris yang tidak sepenuhnya cocok dengan salah 1 record di dalam file, atau jika system piutang dagang merekam bahwa nomor faktur yang dimasukkan telah dilunasi pada periode proses yang lalu, maka akan ditampilkan pesan kesalahan pada layar terminal input sebagai informasi ada kesalahan dalam baris tertentu dan informasi alas an penolakan transaksi tersebut.

Jika pembayaran direkam atas catatan faktur yang belum lunas di dalam file piutang dagang, record faktur akan diperbarui untuk merefleksikan tanggal pembayaran, kode aktivitas, dan system akan menghasilkan nomor cek secara urut. Record faktur yang lunas akan disimpan selama 1 tahun untuk menjawab jika ada pertanyaan dari pelanggan.

Operator terminal dibatasi dengan pengendalian aplikasi oleh system untuk menerapkan bukti pembayaran kas hanya untuk 1 rekening pelanggan. Terminal hanya dapat mengakses 1 nomor rekening pelanggan untuk setiap cek pembayaran. Seluruh nilai cek harus dibebankan pada rekening pelanggan tersebut. Operator terminal tidak dapat membebankan sisa nilai cek pada rekening pelanggan yang lain. Jika operator terminal tidak dapat membebankan pembayaran pelanggan karena nomor rekening itu tidak ada di dalam file, maka manajemen piutang dagang menangani pelanggan tersebut. Jika diperlukan, jumlah cek dikurangkan dari total batch dan cek dikembalikan ke pelanggan.

Semua bukti pembayaran cek dalam batch harus diaplikasikan ke rekening pelanggan, kecuali untuk cek yang salah kirim. Jika, karena suatu alas an, bukti pembayaran tidak dimasukkan ke dalam system dan tidak dikurangkan dari batch control total, perbedaan akan dapat ditemukan pada saat prosedur cash balancing dilakukan, tepatnya ketika aplikasi pembayaran harian selesai dijalankan.

Sistem balancing semua aktivitas pembayaran kas di-log di dalam file aktivitas untuk menyediakan jejak audit atas semua transaksi kas yang telah diproses. File aktivitas digunakan dalam cash balancing harian system piutang dagang dan untuk menyiapkan suatu daftar yang dapat membantu personel pengelolaan data untuk melacak aktivitas yang hilang sebagai akibat kesalahan system.

Setelah sekelompok cek dibebankan pada rekening pelanggan yang sesuai, system akan memperbarui nilai dollar sekelompok cek tersebut dalam file ringkasan bank. Juga akan dicetak rincian register setoran dan total nomor faktur dan total nilai faktur di dalam setiap batch.

Setiap hari, setelah aplikasi piutang dagang selesai dijalankan, system piutang dagang akan mencetak sebuah laporan ringkasan kas dari file ringkasan bank. Laporan ini merinci total nomor cek dan total nilai dollar cek yang dibebankan ke rekening sepanjang hari tersebut. Register setoran dibandingkan dengan laporan ringkasan kas untuk memastikan bahwa kas yang dibebankan ke system memang cocok. Tambahan lagi, slip setoran yang telah divalidasi oleh bank direkonsiliasi dengan laporan ringkasan kas. Rekonsiliasi ini berguna untuk memastikan bahwa kas yang disetorkan ke bank telah dibebankan pada system piutang dagang. Setelah register setoran dan laporan ringkasan kas dicocokkan, laporan ringkasan kas diserahkan ke manajemen untuk dikaji ulang dan ditandatangani kemudia diarsip untuk referensi di masa yang akan dating. Register setoran diarsip bersama dengan bukti pembayaran pelanggan sepanjang hari tersebut untuk referensi dan rekonsiliasi di masa yang akan dating.

Setiap hari, file aktivitas diringkas dan dibandingkan dengan total di dalam file ringkasan bank. Total file aktivitas untuk setiap jenis piutang dagang dikurangkan dari total file pengendalian, dan akan menghasilkan data file piutang dagang hari sebelumnya untuk setiap jenis rekening. Terakhir, file piutang dagang hari ini diakumulasi per jenis rekening. Tahapan proses system piutang dagang ini dijalankan setiap hari sebelum file piutang dagang diperbarui dengan data tagihan yang baru atau data penyesuai faktur.

File aktivitas dibandingkan dengan file ringkasan bank untuk memastikan bahwa semua kas yang telah disetorkan telah dicatat dalam file aktivitas. Dengan mengurangkan file aktivitas dari file pengendalian akan diperoleh total file piutang dagang per jenis rekening. System pencocokan ini mencakup 3 metode pengecekkan untuk memastikan bahwa setiap file dalam system piutang dagang cocok. Hasilnya, setiap kondisi ketidakcocokan akan segera dapat diidentifikasi, dan tindakan koreksi yang tepat dapat dilakukan sebelum prosedur pemrosesan piutang dagang pada suatu hari tertentu dijalankan.

Laporan bank diterima setiap bulan dan direkonsiliasi dengan laporan yang dibuat dari file ringkasan bank. Tambahan lagi, pada akhir setiap bulan, total nilai aktivitas kas dalam file aktivitas diringkas dan diserahkan ke system aplikasi buku besar. Informasi ini yang akan digunakan sebagai ayat jurnal standar, merupakan output dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin sehingga output itu dapat langsung dimasukkan ke dalam file ayat jurnal untuk kemudian diposting ke buku besar.

Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Pemrosesan batch maupun real-time dapat digunakan dalam system pemrosesan tanpa kertas.

Pemrosesan Batch dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Perbedaan utama pemrosesan batch dalam system tanpa kertas dan system berbasis-kertas adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara otomatis. Pembaruan file berurutan maupun akses-acak dapat digunakan.

Pemrosesan Real-Time dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Manfaat utama system tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan real-time. System Real-Time Online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam system dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna. Pemrosesan segera saat transaksi diinputkan merupakan karakteristik utama OLRS.

Tipe Pemrosesan pada OLRS Ada banyak jenis pemrosesan real-time dalam OLRS. Para pengguna, pada system respons/inquiry, tidak menginput data untuk pemrosesan, mereka hanya meminta informasi. System ini hanya didesain untuk memberikan respon yang cepat kepada pengguna untuk menyediakan informasi.

Para pengguna pada system entri data, berinteraksi secara aktif dengan data input. Data disimpan oleh OLRS, tetapi diproses secara periodic, sekelompok demi sekelompok.

Pengguna pada system pemrosesan file juga secara aktif berinteraksi dengan data input, sebagaimana yang mereka lakukan didalam system data entry. Perbedaan system pemrosesan file dengan system data entry adalah system pemrosesan file 1 langkah lebih jauh dan langsung memproses transaksi penjualan secara langsung.

Pada system pemrosesan penuh/system pemrosesan transaksi, pengguna juga berinteraksi secara aktif dengan input. Perbedaan system pemrosesan penuh dengan system pemrosesan file adalah system pemrosesan penuh 1 tahap lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi pada saat transaksi diinputkan ke dalam system.

Tingkat Ekonomis OLRS Banyak dari atribut OLRS, seperti pemrosesan transaksi secara langsung dan respons yang cepat terhadap enquiry, merupakan kelebihan OLRS dibandingkan dengan system pemrosesan batch. Kekurangan OLRS dibandingkan dengan system batch adalah biaya penerapan yang sangat tinggi dan operasi system yang cukup rumit. OLRS secara khusus lebuh sensitive terhadap kesalahan perangkat keras dan perangkat lunak, juga lebih rentan terhadap kesalahan pemrosesan sebagai akibat adanya kesalahan/kecurangan input data.

Pengendalian terhadap pemrosesan transaksi harus lebih digiatkan didalam OLRS. File system aplikasi diintegrasi dan transaksi direkam langsung oleh pengguna melalui terminal jaringan atau PC. Antarmuka system aplikasi ditangani secara otomatis, saat transaksi telah diinputkan. Data transaksi segera diposting kebeberapa file yang berbeda. Biasanya tidak ada cetakan ouput mengenai hasil proses transaksi karena transaksi diproses 1 demi 1 dalam real time, dan bukan sebagai satu kelompok transaksi.

SISTEM PENJUALAN REAL TIME

System penjualan real time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja system. Dalam system penjualan real-time, order pembelian atas item persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level persediaan secara berkala dalam interval waktu tertentu. Barang baru dating pada saat barang tersebut dibutuhkan, dengan kata lain Just In Time (JIT). Order ke pemasok didasarkan atas penjualan actual untuk mengisi kembali item persediaan yang terjual. Permintaan penjualan saat ini mendorong persediaan order pembelian persediaan.

Diperlukan tingkat kerjasama yang tinggi antarmitra dagang untuk mengemplementasikan system penjualan real-time. Perusahaan, pemasok, dan pembeli sering terlibat dalam kesepakatan kerja sama dagang tanpa persaingan.Komponen Sistem Penjualan Real-Time

Terdapat tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time, yaitu:

1. Sistem POS UPC (uniform product code) bar code yang di-scan oleh teknologi POS di kantor checkput suatu took eceran merupakan titik awal dari serangkaian kejadian yang akan berakhir pada saat item yang tepat dengan cepat kembali dimasukkan ke dalam persediaan sehinga persediaan baru tersebut dapat dijual kembali. Sebuah sistem yang mengumpulkan data penjualan eceran dengan cara semacam itu disebut sistem point-of-sale (POS) karena data dikumpulkan pada titik saat penjualan tersebut selesai. Cash register yang diracang khusus disebut terminal point-of-sale. Data dapat dimasukkan secara manual atau secara otomatis melalui penggunaan perangkat khusus, seperti wand dan scanner yang dapat mengenalin UPC barcode.

2. Teknologi Bar-coding identifikasi input penjualan secara otomatis merupakan satu hal yang esensial bagi sistem real-time; oleh karena itu, barcode yang dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanner menjadi komponen kritis dari sistem penjualan eceran yang real-time. Penggunaan sistem UPC barcode memungkinkan perusahaan mendapatkan manfaat maksimum dari sistem penjualan real-time.

3. Sistem Pemesanan EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis langsung dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi. Hubungan Edi dengan sistem komputer pengecer dan sistem komputer pemasok memungkinkan terjadinya pembuatan dan pemrosesan order pembelian secara instan sehingga memfasilitasi pengiriman barang yang cepat. Pelasok juga dapat mengirimkan tagihan ke pengecer melaui EDI. Standar EDI publik menyediakan arsitektur untuk pertukaran data dan mengeliminasi proses referensi silang yang mahal dan rentan terhadap kesalahan. EDI juga dapat digunakan untuk mentransmisi data penjualan yang direkam di dalam toko eceran ke pemasok. Katalog yang memuat informasi harga ke pengecer juga dapat digunakan pemasok untuk mengirimkan secara elektronik dengan memanfaatkan EDI.

Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time

Urutan pemrosesan pesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah, yaitu:

1. Mengirim Katalog Elektronik ke Pelanggan. Pelanggan secara berkala dikirimi katalog elektronik (melalui EDI) yang memuat produk yang ditawarakn pemasok. Bagi masing-masing pelanggan, dapat dibuat katalog versi khusus sehingga katalog itu dapat merefleksikan kesepakatan harga antara pemasok dengan pelanggan yang bersangkutan sebagai hasil tender.

Pengiriman katalog secara elektronik memiliki tiga manfaat utama dibandingkan pengiriman katalog dalam bentuk kertas. Pertama, informasi di dalam katalog dapat digunakan oleh pelanggan untuk membuat order pembelian EDI. Kedua, katalog, tersebut memungkinkan pelanggan mendapatkan informasi harga baru yang up-to-date dan informasi jangka waktu pesanan secara instan. Ketiga, katalog elektronik memuat kode produk UPC sehingga kode tersebut dapat digunakan oleh kedua belah pihak untuk identifikasi dan pelacakan otomatis.

2. Memperkirakan Pesanan Penjualan Pelanggan. Dalam banyak kasus, perusahaan akan menganalisis tren penjualan pelanggan dan memprediksi kebutuhan di masa yang akan datang. Bahkan dalam ssitem JIT, prediksi permintaan dapat berguna untuk perencanaan produksi.

3. Menerima Pesanan dan Menerjemahkan Pesanan yang Diterima. Pemrosesan pesanan EDI yang diterima dari pelanggan melibatkan beberasa fase, seperti penerimaan pesanan secara fisik, validasi dan pengecekan keaslian, dan dekripsi dan penerjemahan, setiap fase tersebut akan didiskusikan lebih lanjut.

Penerimaan pesanan secara fisik. Ada beberapa cara penerimaan pesanan, tergantung sistem yang digunakan. Pesanan dapat berupa pesan e-mail melalui sistem mail internal perusahaan atau melalui sistem EDI (mail pihak ketiga). Alternatif lain, perusahaan bisa jadi memiliki server komunikasi EDI sendiri. Validasi, dekripsi, dan pengecekan keaslian. Entah bagaimana caranya pesanan diterima, pesanan tersebut harus divalidasi, didekripsi dan dicek keasliannya. Sebagai cek awal, alamat pengirim di dalam amplop akan dicek untuk memastikan apakah pesan ini memang diterima dari pelanggan yang telah dikenal perusahaan. Berikutnya, pesan akan didekripsi (jika diperlukan) dan dicek keasliannya. Pengecekan keaslian pesan dilakukan dengan menggunakan kode pengecekan keaslian untuk memastikan bahwa pesan tersebut tidak mengalami perubahan apapun selama proses transit.

Setelah didekripsi, konsistensi internal dan kelengkapan pesan akan dicek. Dokumen EDI biasanya memuat dua nomor pengendalian, satu nomor di awal pesan dan satu nomor lagi di akhir pesan. Kebenaran password internal juga dicek. Pesan kemudian diterjemahkan ke dalam format yang dapat dikenali oleh sistem akuntansi perusahaan. Terakhir, dokumen diberi nomor urut internal.

4. Mengirim Surat Pemberitahuan Bahwa Pesanan Telah Diterima. Berikutnya, perusahaan mengirim sebuah surat pemberitahuan kepada pengirim pesan. Ada tiga jenis surat pemberitahuan, yaitu surat pemberitahuan transmisi hanya memuat informasi bahwa pesan telah diterima, surat pemberitahuan fungsional tidak hanya memuat pemberitahuan bahwa pesan telah diterima, tetapi juga laporan secara rinci mengenai item pesanan yang diterima oleh pemasok, dan surat pemberitahuan transaksional memberikan verifikasi penuh mengenai semua data pesanan yang ada di dalam order yang diterima pemasok (misal, kebenaran nomor kode barang yang dipesan).

5. Mengirim Informasi Pesanan ke Gudang atau ke Proses Produksi. Informasi barang yang dipesan dikirim ke bagian produksi atau ke gudang untuk diproses lebih lanjut. Pemrosesan transaksi di dalam departemen produksi atau gudang akan didiskusikan lebih rinci.

6. Membuat dan Mengirim Pemberitahuan Bahwa Barang Telah Dikirim. Pemberitahuan bahwa barang yang dipesan pelanggan sedang dikirim berguna agar konsumen tahu tanggal kapan barang yang dipesan akan diterima. Pemberitahuan ini akan memuat juga nomor order pembelian pelanggan. Surat pemberitahuan ini juga berfungsi sebagai faktur tagihan.

7. Mengirim Barang. Departemen pengiriman barang akan men-scan item persediaan saat persediaan tersebut dikemas. Dengan cara ini, sistem akan secara otomatis mengecek kesesuaian barcode barang yang dipak dengan barcode yang tercantum dalam surat pemberitahuan pengiriman barang. Slip pengepakan barang juga dibuat secara otomatis.

Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal

Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem penjualan real-time. Pertama, order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia. Akibatnya, pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan dihasilkan secara otomatis pada saat order pembelian EDI yang valid diterima oleh sistem. Kedua, pemisahan tugas ala-tradisional benar-benar tidak dapat diterapkan. Komputer menangani transaksi dari awal sampai akhir. Terakhir, banyak dokumen tradisional dieliminasi dalam sistem berbasis-EDI. Sebagai contoh, sebagaimana telah didiskusikan, dalam sistem semacam ini, merupakan praktik yang lazim untuk menyerahkan faktur. Berbagai masalah pengendalian dalam sistem real-time dapat dikompensasi dengan program pengecekan edit data, log transaksi, serta penerapan keamanan komputer yang baik.3. SISTEM OUTPUTSistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi keduanya. Sistem semacam ini tidak menyediakan query yang dapat diakses secara acak oleh pengguna, maka sistem menghasilkan hasil cetakan atau microfichi copy dari semua file untuk referensi. Contoh: hasil cetakan file piutang dagang akan digunakan untuk melihat saldo piutang setiap pelanggan.

Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervaisor di dalam departemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika dibandingkan dengan laporan periode sebelumnya.

Kelompok pengendalian electronic data processing (EDP) yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP. Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.