SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SAP 2 : Penggunaan Teknik Sistem dan Teknik – teknik Sistem

Oleh :

Ayu Etika Sari (1306305042) (04)

Eko Kurnia Muliawan (1306305198) (24)

Monika Karolina (1306305202) (26)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

REGULER

2015

I. Pemakaian Teknik-Teknik Sistem

I.1. Penggunaan Teknik-Teknik Sistem dalam Auditing

Sebagian besar penugasan auditing dibagi menjadi dua komponen dasar.

Komponen pertama yaitu audit intern yang bertujuan untuk menetapkan tingkat keandalan

struktur pengendalian intern dalam organisasi. Biasanya diperlukan beberapa jenis

pengujian ketaatan. Tujuan pengujian itu adalah untuk melihat eksistensi, efektivitas, dan

kontinuitas operasi pengendalian intern. Komponen kedua yaitu audit laporan keuangan,

meliputi pengujian substansif. Pengujian substansif adalah verifikasi langsung atas laporan

keuangan berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalam audit intern. Pengujian

ketaatan maupun substansif juga harus dilakukan oleh auditor intern seperti halnya auditor

ekstern.

a. Evaluasi Pengendalian Intern, yaitu Auditor sering terlibat dalam evaluasi

pengendalian intern. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya

memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam sistem

aplikasi. Karena pemisahan dan pembagian tugas-tugas pemrosesan di antara

karyawan dan atau departemen. Beberapa teknik sistem misalnya bagan arus analitis,

bagan arus dokumen, dan bagan distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor

untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sistem.

b. Pengujian Ketaatan, yaitu Auditor melakukan pengujian ketaatan untuk memastikan

eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian

intern yang diandalkan oleh organisasi.Pengujian ketaatan membutuhkan pemahaman

atas pengendaian yang akan diuji. Jika pengendalian yang akan diuji adalah

komponen-komponen sistem informasi perusahaan, auditor juga harus memperhatikan

teknologi yang digunakan oleh sistem informasi. Ini membutuhkan pemahaman

teknik-teknik sistem yang umum digunakan untuk mendokumentasikan sistem

informasi. Jadi auditor harus mempunyai pemahaman mendasar mengenai teknik-

teknik yang akan digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem.

c. Kertas Kerja, yang di maksud Kertas kerja ialah adalah catatan yang dipegang auditor

mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan

kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Auditor disyaratkan oleh

standar professional untuk membuat ketas kerja, dan ini merupakan catatan utama

mengenai pekerjaan yang telah dilakukan.Auditor menggunakan teknik-teknik sistem

untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.

I.2. Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari 3 fase, yaitu:

a. Analisis Sistem, yaitu tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta

dengan menggunakan teknik wawancara, kuesioner, review dokumen dan observasi.

Teknik formal yang digunakan untuk mengelola fakta meliputi analisis pengukuran

pekerjaan, analisis distribusi pekerjaan dan teknik matriks yang lain. Analisis arus

informasi juga merupakan bagian yang penting dari proses analisis. Teknik sistem

yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart

analitis. Kedua teknik ini sangat berguna untuk mendapatkan gambaran mengenai

pemrosesan transaksi dalam suatu organisasi secara menyeluruh.

b. Desain Sistem, yaitu desain sistem yang melibatkan penyusunan cetak biru sistem

secara lengkap dan utuh. Alat tersebut dapat berupa matriks input atau output,

flowchart sistem, dan diagram alur data. Desain sistem juga melibatkan desain

dokumen input, desain formulir dan desain database. Teknik sistem seperti diagram

input proses output, daigram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain

sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan

sistem.

c. Implementasi Sistem, yaitu Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang

telah dibuat. Dokumen adalah merupakan bagian terpenting dalam implementasi

sistem. Dokumen yang baik, sebagai akibat dari penggunaan teknik sistem adalah

proses analisis dan desain sistem informas, sangat membantu pelaksanaan pelatihan

karyawan dan berguna untuk memastikan bahwa spesifikasi desain dapat terpenuhi.

II. Teknik - Teknik Sistem

a. Teknik bagan Arus merupakan teknik sistem yang paling umum. Bagan arus adalah

diagram simbolik yang menunjukkan aliran data dan urutan operasi dalam suatu

sistem. Bagan arus digunakan baik oleh auditor maupun personel-personel sistem.

Bagan arus banyak dipakai jika pemrosesan data bisnis dilakukan secara

terkomputerisasi. Dengan meningkatnya arti penting bagan arus sebagai alat

komunikasi sehubungan dengan makin kompleks dan berkembangnya pemrosesan

komputer, maka dibutuhkan symbol-simbol standar dan penggunaan konvensi.

b. Teknik narasi, Teknik ini sering bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap

pencarian fakta di perusahaan. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi

analis untuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah

yang mereka hadapi. Wawancara mendalam memungkinkan analis sistem untuk

membangun hubungan personal yang baik dengan manajer. Wawancara terstruktur

dapat digunakan untuk menemukan jawaban terkait dengan serangkaian pertanyaan.

Kuesioner terbuka merupakan teknik pencarian fakta dengan cara memberi

kesempatan kepada responden untuk menjawab pertanyaan secara bebas.

c. Teknik analisis Pemanfaatan Sumber Daya, yaitu Analisis berikutnya yang perlu

dilakukan setelah semua tahap dalam pembuatan yang dijelaskan diatas mulai dari

pembuatan flowchart, mengidentifikasi perubahan yang diperlukan untuk

menyelesaikan masalah hingga menerapkan desain prosedur yang baru adalah

mencocokkan sumber daya yang dimiliki dengan tugas yang harus diselesaikan.

Analisis ini harus dipertimbangkan oleh personel pengembangan sistem ketika

mengimplementasikan sistem. Auditor harus mempertimbangkan penggunaan sumber

daya saat melakukan audit. Penugasan kepada staf untuk suatu fungsi audit tertentu

dapat diselesaikan dengan teknik sistem. Oleh karena itu, teknik sistem dalam analisis

pengalokasian sumber daya dapat digunakan oleh auditor maupun personel sistem.

II.1.Teknik-teknik Sistem beserta contoh simbol-simbol yang digunakan :

Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart

merupakan diagram symbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah

sistem.

a. Bagan Arus (Flowchart)

Flowchart digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel sistem. Pemakaian yang

meluas ini memicu perlunya keseragaman simbol dan konvensi yang digunakan

Simbol-simbol ini terkait dengan fungsi dasar pemrosesan data. Symbol khusus

dapatdigunakan untuk menggantikan simbol dasar guna memberikan informasi

tambahan. Simbol input/output, Simbol proses, Simbol garis arus, Simbol anotasi

Bagan Arus Analitik, Dokumen, dan Distribusi Formulir

Flowchart analitik, Flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat

digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem. Diagram ini

dikelompokan dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi yang dijalankan oleh

setiap entitas. Flowchart analitik serupa dengan flowchart sistem, baik dalam hal detail

rincian maupun teknik pembuatan. Alur proses ditandai dengan penggunaan symbol

yag dihubugkan dengan garis.

Flowchart dokumen serupa dengan format flowchart analitik, tetapi peran

proses setiap entitas tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah

untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap sistem aplikasi dan

mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap

dokumen. Diagram distribusi formulir menggambarkan distribusi setiap salinan

formulir dalam sebuah organisasi. Formulir dapat digambarkan bentuk simbol atau

deskripsi kata-kata. Formulir digambarkan pada sisi kiri dari diagram dan akan

bergerak secara horizontal keberbagai kolom untuk menggambarkan alokasi formulir

ke berbagai unit organisasi

Bagan Arus Sistem Dan Program

Bagan arus sistem digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Bagan arus

sistem mengidentifikasikan keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam sistem.

Dalam bagan arus sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi pemrosesan,

bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci.

Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem.

Bagan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci

dibandingkan bagan arus sistem. Bagan arus sistem berhubungan dengan fase analisis

dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase

perancangan.

b. Data Flow Diagram

Diagram aliran data (DFD) adalah representasi grafis dari sistem. DFD

menggambarkan komponen sistem, aliran data antara komponen dan sumber, tujuan

dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukkan empat simbol digunakan dalam

sebuah DFD. Studi simbol-simbol dan definisi mereka sebelum mulai membaca.

Catatan bahwa lingkaran dapat entitas pada fisik data aliran diagram atau proses pada

pasangan yang logis data aliran diagram.

Gambar Data Flow Diagram (DFD) simbol

Konteks diagram

Gambar 3.2 adalah contoh dari jenis DFD diagram konteks kami pertama.

Diagram konteks adalah tingkat atas diagram sistem informasi yang menggambarkan

aliran data ke dan dari entitas eksternal.

Mari kita gunakan Gambar 3.2 untuk mempelajari beberapa istilah penting

sistem. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya diagram konteks.

Lingkaran dalam konteks diagram mendefinisikan batas sistem. Batas adalah

perbatasan antara “sistem dalam minat” dan sistem lingkungan. Lingkungan terdiri

dari semua yang mengelilingi sebuah sistem. Sedangkan entitas dalam konteks

diagram menunjukkan lingkungan relevan. Lingkungan yang relevan adalah bagian

dari lingkungan yang mempengaruhi “sistem dari minat” seperti sistem didefinisikan.

Sebagai contoh, dalam Gambar 3.2, hanya konsumen dan bank berada dalam

lingkungan yang relevan. Bisa kita sertakan penyewa sebagai sumber pembayaran

untuk penyewa? Ya – dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan mencakup “masa

penggunaan” kotak entitas dan aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa.

Konsep akhir sistem kami adalah antarmuka. Antarmuka adalah aliran

menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan. Di Gambar 3.2 “pembayaran” dan

“deposit” adalah antarmuka. Hubungan antara komponen sistem (yaitu antara

subsistem) juga merupakan antarmuka.

Gambar konteks diagram

c. Data Flow Diagram Fisik

Data Flow Diagram Fisik adalah representasi bergambar sebuah sistem yang

menampilkan sistem internal dan eksernal entitas, dan aliran data ke dan dari entitas

ini. Entitas internal adalah seseorang, tempat (misalnya, departemen), atau mesin

(contohnya, komputer) dalam sistem yang mengubah data. Oleh karena itu, fisik DFD

menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah proses sistem dicapai.

Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu kita apa yang dicapai. Sebagai contoh, pada

Gambar 3.3, kita melihat bahwa “pelayan toko” menerima uang tunai dari

“pelanggan” dan mengirim uang tunai, bersama dengan  menyalin daftar, untuk

“kasir”. Jadi, kita melihat dimana uang tunai pergi, dan kita melihat bagaimana uang

tunai penerimaan data diambil (yaitu menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis apa

yang dilakukan oleh petugas penjualan.

Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD dilabeli dengan kata benda dan bahwa aliran

data diberi label untuk menunjukkan bagaimana data ditransmisikan antara lingkaran.

Sebagai contoh, “pelayan toko” mengirim “dari 66W” untuk “pembukuan”. Juga,

melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis dimana (“pembekuan”) dan label file

menunjukkan bagaimana (“buku biru penjualan”) sistem mempertahankan rekor

penjualan pada akhirnya, sedangkan Box entitas pada diagram konteks tentukan

entitas eksternal dalam lingkungan relevan, lingkaran dalam DFD fisik menentukan

entitas internal.

Gambar Data Flow Diagram Fisik  

d. Data Flow Diagram Logis

Data Flow Diagram Logis adalah representasi bergambar dari sebuah sistem

yang menampilkan sistem proses dan aliran data ke dan dari proses. Kami

menggunakan DFD logis untuk sistem informasi dokumen karena kami dapat

mewakili sifat logis sistem – sistem tugas yang melakukan – tanpa harus menentukan

bagaimana, dimana atau oleh siapa tugas selesai. Keuntungan dari DFD logis (versus

DFD fisik) adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi yang melakukan

sistem. Lihat, misalnya, Gambar 3.4, dimana label pada aliran data menggambarkan

sifat data, bukan bagaimana data di transmisikan. Adalah pembayaran dalam bentuk

check, uang tunai, kartu kredit, atau kartu debit? Kita tidak tahu, adalah “ jurnal

penjualan” file buku, kartu, atau komputer? Sekali lagi, kita tidak tahu.

Gambar Data Flow Diagram Logis (Diagram Level 0)

Apa yang kita tahu bahwa pelanggan pembayaran diterima, diverifikasi untuk

akurasi, tercatat dalam jurnal penjualan, dan disimpan di bank. Jadi, DFD logis

menggambarkan sistem kegiatan, sedangkan DFD fisik menggambarkan sistem

infrastruktur. Kita perlu kedua gambar untuk memahami sistem yang benar.

Pada akhirnya, catatan bahwa proses pada Gambar 3.4 dilabeli dengan kata yang

menggambarkan tindakan yang dilakukan, daripada dicap dengan kata benda yang

kita lihat pada DFD fisik.

Gambar 3.4 adalah tingkatan atas melihat lingkaran di Gambar 3.2  diagram

konteks. Karena semua lingkaran dalam Gambar 3.4 yang diikuti oleh titik desimal

dan nol angka, diagram ini sering disebut “tingkat 0” diagram. Anda harus menyadari

bahwa masing-masing data mengalir ke dalam dan keluar dari konteks lingkaran di

Gambar 3.2 juga mengalir ke dan dari lingkaran dalam Gambar 3.4 (kecuali untuk

aliran antara lingkaran, seperti “rekor penjualan”, yang adalah terkandung dalam

lingkaran di Gambar 3.2). ketika dua DFD – dalam kasus ini, DFD seimbang. Hanya

seimbang set DFD (yaitu diagram konteks, DFD logis, dan DFD fisik) sudah benar.

Untuk menyimpulkan Gambar 3.4 kami telah “membuktikan tidak benar” konteks

diagram pada Gambar 3.2 ke dalam komponennya yang tingkat atas. Kita telah

melihat dalam konteks lingkaran diagram untuk melihat pembagian utama “proses

penerimaan uang”. Subdivisi berturut-turut, atau “meledak” dari logis DFD disebut

atas ke bawah partisi dan, ketika dilakukan dengan benar, mengakibatkan serangkaian

seimbang DFD.

Kami akan menggunakan Gambar 3.5, yang menggambarkan serangkaian

generik DFD seimbang, belajar partisi dan menyeimbangkan. Pemberitahuan bahwa

tingkat 0 DFD (bagian b) memiliki input yang sama (A) dan output yang sama (B)

sebagai konteks diagram (bagian a). Sekarang lihat pada bagian c, ledakan lingkaran

1.0. bagian c memiliki input yang sama (A) dan keluaran sama (C dan D) sebagai

bagian b. Hubungan ini harus ada karena diagram 1.0 (bagian c) adalah sebuah

ledakan lingkaran 1.0 di bagian b. Yang sama dapat dikatakan untuk bagian d, partisi

yang lingkaran 3.0. Akhirnya, bagian e menunjukkan diagram 3.1, partisi lingkarang

3.1. studi Gambar 3.5 dan pastikan anda memahami hubungan antara tingkat dalam

set DFD. Sementara anda belajar gambar, anda mungkin juga melihat konvensi

digunakan untuk nomor lingkaran di setiap tingkat. Juga, lihat kotak entitas muncul

dalam konteks diagram dan diagram level 0 tetapi tidak biasanya muncul dalam

diagram di bawah tingkat 0.

Top - down partisi DFD ini sering dikaitkan dengan pendekatan sistem, yang

merupakan cara berfikir tentang solusi untuk masalah dana tentang desain sistem

informasi. Pendekatan sistem meminta kita untuk mempertimbangkan sistem secara

keseluruhan yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan.

Menggunakan pendekatan ini, kita kemudian menganalisis masalah atau sistem oleh

membusuk sistem.

Meskipun DFD Fisik demikian pula dinomori, kami tidak menggunakan

istilah “tingkat 0” bila merujuk kepada DFD Fisik karena tidak ada tingkat DFD yang

lebih rendah.

Gambar Satu Set DFD Seimbang

(atau masalah situasi) cara Top - down, mengungkapkan progresif, lebih detail.

Setelah memulai dekomposisi kami di bagian atas dengan pemandangan seluruh

sistem (dan sistem tujuan), dan mengakui hubungan.

e. Data Flow Diagram (Diagram aliran data)

(yaitu antar bagian) antara bagian-bagian sistem, kita dapat melanjutkan secara

teratur untuk memecahkan masalah kita atau untuk merancang sistem baru. Ketika

kita mengembangkan sistem baru dengan menggunakan pendekatan sistem, kita

kecualikan sistem baru secara bersamaan untuk mempertimbangkan seluruh serta

beberapa, antar hubungan yang dinamis dari bagian.

Kami menggunakan DFD dalam dua cara utama. Kita dapat menarik dua cara

tersebut untuk mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita dapat membuat dua

cara tersebut dari awal ketika mengembangkan sistem pembangunan baru (bab 15-

19). Dalam bagian ini, kami menjelaskan proses untuk menurunkan satu set DFD dari

sebuah narasi dari sebuah sistem yang ada.

f. Diagram IPO dan HIPO

Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk

membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart.

Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi

pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia

keseluruhan kebutuhan informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan

dalam bagan hierarki masukan-proses-keluaran atau bagan HIPO. HIPO terdiri dari

sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat

kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat

pemakaian pemakai.

Bagan HIPO (hierarchy plus input-proses-output) memuat dua segmen: bagan

herarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-

tugas dan pada bagian IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran

dari setiap modul. Bagan herarkis menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan

“daftar isi” dari bagian IPO yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H dan William S Hopwood (1997).Sistem Akuntansi dan

Informasi edisi.Yogyakarta: Andi.