SISTEM INFORMASI AKUNTANSIDAMPAK LINGKUNGAN BISNIS DAN PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI

OLEH :

Ni Made Rai Juniariani

(1491661008)

Ida Ayu Maylitasari Dewi

(1491661009)

Luh Putri Mas Mirayani

(1491661019)

I Gusti Ayu Ratih Permata Dewi

(1491661023)

Nyoman Pramesti Sukma

(1491661025)

PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2015LINGKUNGAN BISNIS DAN SIAPENDAHULUAN Keberadaan suatu perusahaan tidak dapat terlepas dari peran serta Accounting Information System (AIS), dimana AIS merupakan bagian integral dari perusahaan yang dilayaninya. Oleh sebab itu, AIS memiliki hubungan yang erat dengan organisasi perusahaan dan operasi/bagian atau proses fisiknya.Dalam bagian ini, pertama kita akan melihat bagaimana dampak AIS pada perusahaan. Selanjutnya, kita akan memperhatikan dengan seksama sistem bisnis, lalu mengidentifikasi tiga subsistem perusahaan, yaitu organisasi, operasional, dan informasi. Sistem itu sendiri dapat didefinisikan sebagai sekumpulan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Contohnya ialah sistem produksi terdiri dari komponen SDM, manajemen, teknologi, dan modal. Sedangkan subsistem Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu sistem. Atau dapat dikatakan subsistem sebenarnya berupa sistem di dalam suatu system. Sebagai contoh: mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil dan sistem rangka. Contoh lainnya yaitu Subsistem pemasaran, keuangan, dan produksi akan membentuk sistem perusahaan.1. Perusahaan Bisnis Sebagai Sistem

Sebagai suatu sistem, perusahaan bisnis menunjukkan beberapa karakteristik sistem. Adapun karakteristik sistem dari suatu perusahaan bisnis adalah sebagai berikut:a. Sasaran (objective) adalah tujuan atau kekuatan yang memotivasi.b. Lingkungan (environment) merupakan lingkungan disekitar perusahaan yang terletak di luar batas perusahaan bersangkutan.c. Kendala (constraints) merupakan pembatasan internal atau eksternal yang menentukan konfigurasi dan kemampuan sistem. Salah satu jenis kendala dari perusahaan yaitu batas yang memisahkan sistem perusahaan dengan lingkungannya. Selain itu, kendala lainnya adalah keterbatasan sumber daya, seperti dana dan tenaga penjualan yang terlatih.d. Masukan-proses-luaran (input-process-output). Input untuk sebuah perusahaan bisnis mencakup sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan operasi dan menghasilkan output. Output adalah hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran yg berguna (informasi, produk) atau keluaran yg tidak berguna (limbah). Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa : informasi, saran, dan cetakan laporan

e. Umpan balik (feedback). Seringkali output berupa informasi digunakan kembali sebagai masukan atau input bagi perusahaan. Suatu perusahaan bisa memanfaatkan umpan balik sebagai sarana dalam meningkatkan tingkat kontrol.f. Kontrol (control). Kontrol yaitu sarana regulasi. Kontrol memungkinkan sebuah sistem seperti perusahaan untuk memantau operasi dan proses, sehingga dapat mengidentifikasi dan memperbaiki deviasi atau penyimpangan dari rencana yang sudah ditetapkan.g. Subsistem (Subsystems). Setiap sistem memiliki subsistem yang saling tergantung satu sama lain. Infoage memiliki banyak rangkaian subsistem yang berlapis. Fasilitasnya yang bervariasi, seperti kantor utama dan saluran penjualan atau outlet, adalah satu rangkaian atau satu set, sedangkan karyawan dan manajer merupakan satu set lainnya.

1.1 Lingkungan Diluar Perusahaan BisnisDi luar perusahaan terbentang lingkungan, seperti ekonomi, sosial, teknis, dan politik. Lingkungan tersebut berisi sumber dari sumber daya yang dibutuhkan perusahaan dan berbagai data, serta fasilitas dan dana. Lingkungan di luar dari perusahaan sangat berpengaruh terhadap kondisi suatu perusahaan. Lingkungan tidak hanya memberi masalah dan tantangan, tetapi juga memberi kesempatan. Lingkungan perusahaan bisnis sangat bervariasi, khususnya di kalangan industri yang berbeda. Variasi ini memiliki dampak yang cukup besar pada sumber daya yang dibutuhkan. Mari kita perhatikan beberapa situasi dari jenis perusahaan yang berbeda. Untuk perusahaan-perusahaan di industri padat modal (industri yang membutuhkan modal besar), fasilitas sumber daya menjadi perhatian penting. Sebaliknya, sumber daya tenaga kerja sangat penting bagi perusahaan-perusahaan di industri padat karya (industri yang membutuhkan tenaga banyak). Dalam lembaga keuangan seperti bank, sumber daya dana menjadi yang paling penting, sedangkan instruksi ritel seperti rantai penjualan yang menjadi prihatin adalah barang dagangan.

1.2 Subsistem Utama PerusahaanSetiap perusahaan bisnis memiliki sebuah kerangka kerja yang disebut dengan hirarki sistem (systems hierarchy). Industri dan lingkungan eksternal lainnya dari perusahaan berada di puncak dari hirarki, dengan sistem level berikutnya yang menjadi perusahaan sendiri.Suatu sistem informasi yang dirancang untuk melayani kebutuhan dari suatu perusahaan harus selaras dengan subsistem perusahaan lainnya. Dengan demikian, desain sistem informasi perusahaan termasuk AIS harus mempertimbangkan sifat dan karakteristik dari dua subsistem lainnya. Oleh karena itu, pembahasan sistem operasional berfokus pada kegiatan bisnis dan hubungannya dengan siklus transaksi.

2. Struktur Organisasi dalam Perusahaan Bisnis

Struktur organisasi merupakan sarana yang digunakan oleh manajer dari sebuah perusahaan untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan serangkaian kegiatan dan operasi. Struktur organisasi menspesifikasi hubungan antara tugas-tugas yang akan dilakukan, juga mendistribusikan derajat wewenang dan tanggung jawab yang ditugaskan ke berbagai manajer. Bagan organisasi adalah suatu diagram yang menggambarkan struktur organisasi. Bagan tersebut berisi kotak, atau node, yang menunjukkan pusat tanggung jawab dari masing-masing manajer, serta garis yang menghubungkan pusat-pusat tanggung jawab satu sama lain. Dari sudut pandang sistem informasi, struktur organisasi dapat membantu menentukan arus informasi dalam organisasi.1) Struktur Hirarkis. Pada umumnya, organisasi telah terstruktur secara hirarkis. Jalur kekuasaan yang jelas biasanya dibentuk, dimana manajer di setiap pusat tanggung jawab bawahan melapor kepada satu pusat atasan yang ditunjuk. Rentang manajemen yang eksplisit, yang mencerminkan jumlah bawahan yang melapor kepada setiap manajer, juga dapat dengan mudah diidentifikasi. Gambar 1 mengilustrasikan fitur struktur hirarki relatif sederhana saat ini.

.Struktur Hirarki Organisasi Sederhana

Struktur organisasi harus sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan tertentu. Dengan demikian, dalam struktur fungsional, struktur organisasi harus membagi kegiatan perusahaan sehingga fungsi-fungsi (sub-bagian) memiliki sub-tujuan yang cocok dengan dan berkontribusi terhadap tujuan secara keseluruhan.

Struktur hirarkis membagi tanggung jawab dan mengakomodasi pertumbuhan. Ketika diatur dengan hati-hati ke spesialisasi kelompok yang kompatibel, seperti pemeriksaan kredit dengan penerimaan kas, maka struktur hirarkis dapat menyediakan spesialisasi tinggi yang mempromosikan efisiensi operasional. Hirarki yang sangat terpusat dapat mempermudah kontrol manajerial yang ketat. Namun, hal tersebut dapat menghambat arus horizontal fungsi informasi. Hal tersebut juga menimbulkan keterlambatan dalam mengadopsi perubahan, dan mungkin cenderung menjadi birokratis dari waktu ke waktu, dan sangat tidak efektif dalam memotivasi karyawan.2) Struktur Matriks.

Struktur organisasi matriks memadukan struktur fungsional dan struktur yang berorientasi proyek. Oleh sebab itu organisasi matriks ini disebut juga organisasi manajemen proyek yaitu penggunaan struktur organisasi dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bagian penelitan dan pengembangan. Struktur organisasi matrik menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek, jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing-masing anggota kembali ke departemennya masing-masing sampai adanya proyek baru dimana mereka ditarik kembali untuk bekerja sama. Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda dimana wewenang horizontal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dengan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Berikut ini ditampilkan contoh dari struktur organisasi matriks.Struktur Organisasi Matriks

3) Struktur Desentralisasi. Dalam struktur organisasi yang terdesentralisasi, tingkat kewenangan yang cukup besar didelegasikan kepada manajer level menengah dan level bawah yang berada dalam cakupan struktur.4) Struktur Jaringan. Perusahaan yang semakin meningkat jumlahnya mengakui bahwa mereka menghadapi proses dan lingkungan yang berubah-ubah. Mereka telah menjadi prihatin bahwa struktur hirarkis, yang relatif kaku, tidak dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan. Selain itu, kebutuhan organisasi masing-masing perusahaan berbeda-beda. Untuk menghadapi situasi ini, perusahaan beralih ke pendekatan yang disebut seperti teori ketergantungan sumber daya, rekayasa ulang, dan teori kontingensi. Misalnya, teori kontingensi menunjukkan bahwa struktur organisasi sebuah perusahaan harus bergantung pada kondisi saat ini dan lingkungan yang diharapkan (misalnya, industri, sumber daya, dan pihak eksternal) dan proses internal yang dipertemuan secara unik.

Struktur jaringan memungkinkan proyek dan tugas dapat terselesaikan dengan lebih cepat dan lebih ekonomis, sementara proyek-proyek baru dapat dibangun dengan cepat untuk memenuhi tantangan yang muncul.2.1 Hubungan antara Struktur Organisasi dan AISStruktur organisasi memiliki dampak yang signifikan terhadap sistem informasi dan komponen didalamnya, yaitu AIS. Beberapa hubungan kritis yang harus dipahami oleh para pembuat sistem, antara lain:1) Struktur organisasi mengatur arah aliran informasi penting yang dihasilkan oleh AIS. Beberapa arus vertikal ini membawa informasi yang dibutuhkan oleh manajer dalam melaksanakan tanggung jawab mereka.2) Struktur organisasi menentukan arus horizontal data transaksi yang mana personil AIS menangani berbagai langkah pengolahan. 3) Partner usaha dalam struktur organisasi berinteraksi dengan sistem informasi informal menyerupai pohon anggur.2.2 Kebutuhan Informasi Akuntansi Dalam Struktur OrganisasiInformasi yang berkaitan dengan biaya dan pendapatan memberikan dasar untuk mengevaluasi manajer dan pusat-pusat tanggung jawab mereka. Begitu pula dalam berbagai struktur organisasi yang diterapkan oleh suatu perusahaan, informasi akuntansi memegan peran yang cukup penting, yaitu:

Dalam struktur fungsional, manajer melakukan kegiatan khusus seperti pemasaran, manufaktur, maupun akuntansi. Informasi dibutuhkan untuk membantu mereka dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan tersebut. Kemudian, struktur organisasi alternative menekankan kebutuhan informasi lainnya. Ketika struktur yang dipakai adalah struktur berorientasi produk, misalnya informasi rinci mengenai produk, menjadi sangat penting. Informasi produk mungkin berkisar dari keuntungan penjualan untuk setiap produk sampai pada siklus hidup product dan biaya berbasis aktivitas. Struktur desentralisasi menunjukkan penekanan / pushing down informasi rinci yang relevan dengan level yang lebih rendah di mana keputusan dibuat. Struktur jaringan, seperti struktur matriks, akan memerlukan informasi lintas fungsional (cross-functional information) bagi para manajer untuk melihat keputusan dari perspektif fungsional mereka dan juga dari perspektif interdisipliner (antar cabang ilmu pengetahuan).

Terdapat beberapa fungsi sistem informasi akuntansi dalam suatu organisasi, yaitu:

1) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas dan transaksi-transaksi yang dilaksanakan oleh suatu organisasi.

2) Mengubah data menjadi informasi yang lebih berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

3) Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga harta organisasi.3. Sistem OperasionalSistem operasional sebuah perusahaan terdiri dari proses fisik utama. Proses adalah kegiatan operasi atau aktivitas yang membentuk hubungan dimana sumber daya akan diubah menjadi barang atau jasa yang dihasilkan perusahaan, disebut juga value chain. Proses tersebut berdiri sendiri dan terintegrasi yang disebut dengan subsistem. Proses utama terbentuk dari beberapa aktivitas pendukung. Dimana aktivitas pendukung dilaksanakan oleh fungsi organisasi termasuk didalamnya keuangan, akuntansi, personalia, iklan dan staff produksi.

Sistem operasional dari sebuah perusahaan adalah kumpulan proses fisik utamanya. Proses adalah kegiatan operasi atau aktivitas yang membentuk hubungan dimana sumber daya akan diubah menjadi barang atau jasa yang dihasilkan perusahaan, disebut juga value chain. Proses tersebut berdiri sendiri dan terintegrasi yang disebut dengan subsistem. Proses utama terbentuk dari beberapa aktivitas pendukung. Dimana aktivitas pendukung dilaksanakan oleh fungsi organisasi termasuk didalamnya keuangan, akuntansi, personalia, pemasaran, maupun produksi. .

AIS seperti ditunjukkan di dalam gambar berikut ini memiliki dua hubungan yang sangat erat dengan system operasional. Pertama, AIS memantau lalu AIS juga mencatat berbagai proses. Sistem Operasional Perusahaan Manufaktur

3.1 Peristiwa Bisnis dan Siklus TransaksiPeristiwa bisnis (business events) yang disebut juga sebagai transaksi merupakan langkah-langkah di dalam proses fisik dan kauangan perusahaan. Contohnya ialah: memesan barang dagangan, menerima barang dari pemasok, menyimpan barang dagangam, dan membayar hutang. Unsur-unsur data yang bermanfaat mengenai peristiwa bisnis meliputi: 1) Sifat peristiwa dan kapan peristiwa tersebut terjadi (misalnya, penjualan kredit pada tanggal 18 Maret 1999).2) Agen yang dilibatkan (misalnya, nasabah X dan penjual Y).3) Sumber daya apa saja yang digunakan dan berapa jumlahnya (misalnya, 100 unit produk Z).4) Dimana peristiwa bisnis tersebut terjadi (misalnya, di outlet B).Terdapat beberapa siklus transaksi yang terjadi didalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan, yaitu sebagai berikut:a) Siklus Transaksi merupakan pengelompokan kejadian bisnis perusahaan kedalam urutan proses (order barang sampai membayar barang). Pengelompokan siklus transaksi untuk suatu perusahaan tergantung pada tipe dan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.b) Buku Besar dan Siklus Pelaporan Keuangan: Pusat dari suatu siklus adalah buku besar dan pelaporan keuangan. Tidak selalu dilakukan penyesuaian selama atau akhir dari tiap periode akuntansi.c) Siklus pendapatan: Siklus pendapatan mencakup tiga peristiwa atau transaksi kunci, yaitu: permohonan proyek, pelaksanaan dan pengiriman proyek (seperti penjualan), dan penerimaan kas.d) Siklus pengeluaran: Siklus pengeluaran mencakup dua peristiwa atau transaksi kunci, yaitu: pembelian dan pembayaran kas. Transaksi pembelian terdiri dari pemerolehan sumber daya atau jasa, sedangkan dalam transaksi pembayaran dilakukan beberapa kegiatan seperti cek pembayaran disiapkan, lalu kemudian disampaikan kepada supplier.e) Siklus Sumber Daya Manajemen : Terdiri dari semua kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya fisik sebuah perusahaan, sehingga akan mencakup peristiwa bisnis sebagai berikut: 1. Pemerolehan dana dari semua sumber (termasuk pemilik), menginvestasikan dana dan membayarkan dana ke penerima,2. Pemerolehan, pemeliharan dan Membuang fasilitas (aktiva tetap)3. Pemerolehan, penyimpanan dan penjualan persediaan (barang dagangan)4. Pemerolehan, pemeliharaan dan pembayaran personal (seperti karyawan, manager, konsultan dan pihak luar lainnya).

f) Siklus transaksi lainnya: Dalam Siklus transaksi lainnya, proses akuntansi diklasifikasikan menjadi dua siklus akuntansi yaitu:a. Siklus akuntansi keuangan mencatat transaksi keuangan dalam jurnal dan buku besar, sehingga pada akhirnya akan terbentuk suatu laporan keuangan. b. Siklus akuntansi manajemen mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat dalam mendukung pembuatan keputusan managerial.

4. Gambaran Sistem Akuntansi4.1Pengumpulan DataJurnal transaksi merupakan data pertama yang dicatat. Setiap transaksi yang dicatat disimpan sesuai dengan urutan dan kronologisnya. Penting untuk membedakan setiap data yang disimpan dalam folder sesuai dengan dokumen masing-masing. Terdapat beberapa jenis jurnal seperti: jurnal umum, jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan tunai dan jurnal pembayaran tunai.4.2Pengelolaan DataData adalah fakta mentah yang memberikan sumber informasi yang sangat bermanfaat kepada para pengguna infomasi akuntansi. Data akutansi dapat ditemukan di berbagai arsip. Terdapat dua jenis arsip yang penting di dalam Sistem Informasi Akuntansi (AIS), yaitu: (1) transaction files (jurnal), dan (2) master files (buku besar). Buku besar yang berisi detail pelanggan dan transaksi disebut juga dengan buku besar pembantu. a) Catatan dan arsipData dicatat lalu kemudan disimpan. Data dalam sistem informasi akuntansi yang serupa akan disimpan bersama dalam sebuah folder.b) Pemeliharaan data, terdiri dari meng-update dan memodifikasi data. Data yang diupdate contohnya memperbaharui jurnal penjualan atau buku besar piutang, sedangkan data modification mengacu pada perubahan non-transaksi yang tidak selalu terjadi di dalam siklus. Sebagai contoh, perubahan nomor telepon atau perubahan batas kredit dari seorang nasabah dibuat pada arsip Master Nasabah (Ardip Induk Nasabah). c) Chart of accounts (COA), merupakan kode yang ditetapkan untuk buku besar dalam SIA. Hal ini juga untuk memudahkan pemeliharaan data. merupakan serangkaian kode yang ditentukan untuk laporan buku besar di dalam Sistem Informasi Akuntansi. Chart of Account ibarat tulang belakang dari Sistem Informasi Akuntansi (AIS). Tanpa Chart of Account ini, sulit untuk memberikan struktur untuk informasi keuangan. d) Klasifikasi dan Pemberikan Kode Data

AIS mencari, mencatat, menjalankan, memperbaiki dan menghitung data menggunakan berbagai tipe dan code. Semua peristiwa yang dialami sebuah perusahaan, sumber-sumber yang dipekerjakan dan agen yang berhubungan dengan perusahaan membentuk badan perusahaan. Suatu penjualan adalah suatu peristiwa, inventaris barang-barang yang sudah selesai adalah suatu sumber, dan nasabah adalah agen. 4.3ProsedurUntuk memperoleh dan menggunakan data, kita memerlukan prosedur, atau langkah-langkah yang logis. Serangkaian langkah-langkah yang memungkinkan kita untuk membuat prosedur, antara lain, pencatatan pembukuan jurnal umum ke buku besar dapat ditulis dalam bahasa komputer untuk membuat program komputer atau dapat juga diikuti secara manual. Semua aplikasi ini pada dasarnya masuk ke dalam beberapa bentuk pengolahan data. Pengolahan data dengan memakai prosedur yang berbeda dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori: pengumpulan data, pemeliharaan data dan pembuatan informasi. Contoh dari ketiga kategori prosedur tersebut adalah: 1. Pengumpulan dataKaryawan mulai catatan hari kerja mereka, waktu mulai mereka pada kartu waktu. Dan juga tagihan penjualan yang disiapkan hari ini untuk pesanan yang dikirim kemarin dicatat (dijurnalkan) dalam sebuah jurnal penjualan. 2. Pemeliharaan dataCatatan hutang diperbaharui dengan memakai pembayaran yang dibuat hari ini. Arsip induk dalam hal ini adalah buku besar hutang pembantu dan arsip transaksi adalah jurnal pembayaran tunai. 3. Pembuatan informasiCatatan piutang yang sudah jatuh tempo disiapkan dengan memakai buku besar piutang pembantu.

4.4Kontrol

Sistem informasi terkadang menyediakan informasi yang kurang akurat, jika input (masukan) salah atau tidak lengkap. Begitu pula output (keluaran) akan menjadi tidak reliabel dan akurat. Berbagai pengukuran kontrol diperlukan dalam prosedur dan manajemen data untuk mencapai tujuan pengendalian yang diinginkan.5. Bahasa dan Deskripsi Sistem Informasi Akuntansi (AIS)Sistem informasi termasuk AIS perlu dikembangkan sebelum sistem tersebut dapat digunakan. Segala system yang akan digunakan kemungkinan akan diubah untuk memenuhi perubahan keadaan atau kebutuhan. Dalam mengubah sistem yang ada dan mengembangkan system yang baru, maka sistem akan melalui siklus hidup pembentukan yang tahapannya sebagai berikut: perencanaan, analisis, desain, seleksi, implementasi dan operasi.Deskripsi naratif sendiri tidak berfungsi sebagai dokumentasi yang efektif. Uraian atau deskripsi memerlukan waktu untuk membaca dan menafsirkan, sehingga berpotensi menyebabkan penafsiran yang berbeda dari para pengguna dokumen tersebut. Oleh karena itu, banyak sistem dokumentasi dalam bentuk bagan, seperti flowchart atau diagram alir data. Document flowchart merupakan dokumen yang menekankan hard-copy baik masukan dan keluaran serta arah proses melalui unit organisasi. Peraturan dasar pembuatan flowchart sebagai berikut:1) Dimulai dari pojok kiri atas, bergerak dari kiri ke kanan dan atas ke bawah.

2) Seluruh langkah menggambarkan susunan, atau serangkaian urutan.

3) Simbol digunakan secara konsisten.

4) Terlihat pergerakan seluruh dokumen dan laporan dengan jelas.

5) Dalam pergerakan seperti input-proses-output, terlihat menyerupai sandwich.

6) Ketika dokumen melewati garis organisasi dalam flowchart, dokumen akan terlihat kembali di unit organisasi yang baru.

7) Semua simbol berisikan label yang spesifik dan tertulis di dalam simbol.

8) Dokumen yang terdiri dari banyak copy akan terlihat tertumpuk dan berisikan nomor dibagian pojok kanan atas gambar.

9) Catatan tambahan dalam simbol penjelasan harus dilampirkan secara jelas.

10) Disediakan koneksi yang cukup (cross reference).

11) Pengecualian kejadian, seperti order kembali cukup dicatat dengan jelas.

PERKEMBANGAN SIA MELALUI TEKNOLOGI DAN JARINGAN INFORMASI1. Pentingnya Teknologi Informasi dan Jaringan Komputer Bagi AkuntanTeknologi Informasi (TI) meliputi komputer utama, komputer mini, komputer mikro, perangkat lunak, pangkalan data (database), jaringan, internet dan intranet, perdagan elektronik, dan berbagai teknologi terkait. Para akuntan harus terbiasa dengan TI untuk memakai, mengevaluasi dan mengembangkan AIS modern. Dimana komputer bersama-sama dengan paket perangkat lunak (software) spreadsheet elektronik, membantu para akuntan dalam menganalisis laporan keuangan dan mengembangkan anggaran.

Komponen penting dari TI meliputi berbagai alat untuk membukukan data (entry data), pengolahan data, mengkomunikasikan data dari satu tempat ke tempat lainnya dan membuat informasi.

Pengaruh TI terhadap AIS sangat penting karena dapat membantu perbaikan kinerja melalui pemanfaatkan kecanggihan teknologi, termasuk komputer yang menyediakan:1. Pengolahan transaksi dan data lainnya lebih cepat2. Keakuratan dalam perhitungan dan perbandingan jauh lebih akurat

3. Biaya pengolahan masing-masing transaksi lebih rendah

4. Persiapan laporan dan output lain jauh lebih tepat waktu

5. Penyimpanan data lebih singkat dengan tingkat asesibilitas yang lebih tinggi bila diperlukan

6. Lebih banyak pilihan untuk pengolahan data dan penyediaan output

7. Produktivitas karyawan dan manager lebih tinggi 1.1Keterbatasan AIS Tradisional yang Memakai KomputerSebagian besar perusahaan modern memakai komputer dalam AIS mereka. Keuntungannya begitu besar sehingga otomatisasi tidak dapat diabaikan khususnya ketika teknologi komputer sangat baru. Akan tetapi, sistem dalam berbagai perusahaan masih bergabung dengan teknologi yang sudah ketinggalan jaman dan tidak efektif dalam berbagai hal. Tugas yang cocok dikerjakan secara manualTugas yang cocok dikerjakan oleh komputer

1) Pengolahan transaksi yang khusus dan jarang terjadi

2) Penyusunan tujuan dan pembuatan kebijakan melibatkan keputusan yang wajar

3) Menemukan masalah baru yang memerlukan penyelesaian

4) Mengawasi karyawan

5) Mendorong komunikasi social

(misalnya, selentingan)6) Membuat strategi keputusan yang kompleks1) Pengumpulan dan pengolahan transaksi rutin dalam volume yang lebih besar

2) Penyimpanan data dan informasi dalam jumlah besar

3) Memantau dan mengawasi proses secara berkelanjutan

4) Menjawab pertanyaan khusus berdasarkan data yang tersimpan

5) Menyiapkan analisis yang kompleks dan laporan yang ekstensif

6) Membantu manager mengumpulkan data dan memahami hubungan dengan berbagai jenis keputusan

Berikut adalah beberapa keterbatasan utama yang ditunjukkan oleh AIS sebelumnya, yaitu1. Sistem personalia menghabiskan sebagian besar waktu pada sistem pemiliharaan, dan sangat sedikit waktu yang tersisa untuk jasa nilai tambah seperti peningkatan sistem yang sudah kuno atau mengembangkan sistem baru. 2. Data keuangan dan operasional tidak terpadu sehingga sulit untuk membuat laporan yang mencakup informasi keuangan maupun non keuangan.

3. Sistem pengolahan transaksi akunting, yang menggabungkan data keuangan difokuskan pada bagan klasifikasi pembukungan yang mengabaikan aspek transaksi multidimensi dan mengatur data dengan pendekatan stovepipe. 4. Proses usaha dan prosedur akutansi tidak dianalisis dan ditingkatkan sebelum diubah dari bentuk otomatis manual.

5. Sistem warisan tidak dirancang untuk menciptakan dukungan informasi keputusan tepat waktu. 2. Konsep dan Pertimbangan Jaringan Komunikasi DataPerusahaan modern dapat melaksanakan urusannya dari dua lokasi atau lebih. Sebagai contoh misalnya, perusahaan manufaktur, gudang, dan kantor penjualan yang semuanya berada di tempat yang jauh dari kantor pusatnya. Komunikasi antara dua lokasi yang jauh ini secara tradisional disampaikan melalui surat, komunikasi telepon dan jasa kurir antar kantor.

Dalam pengertian teknis, sistem komunikasi data menghubungkan pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan dan penyebaran fasilitas melalui jaringan komputer. Jaringan semakin penting dengan tiga tanggapan: (1) banyak perusahaan secara geografis telah menyebar dan perlu mengirim data dalam jumlah besar dengan cepat; (2) teknologi komunikasi data semakin canggih, serbaguna dan terjangkau; dan (3) banyak perusahaan memakai peralatan berkelompok untuk berbagi data dan untuk membantu kerjasama di antara kelompok kerja, manager dan karyawan lain. 2.1Jenis Arsitektur JaringanPada awal jaman teknologi computer, jaringan computer hampir tidak layak. Perusahaan-perusahaan yang menyebar secara geografis yang perlu memakai computer untuk pengolahan data memiliki tiga pilihan: (1) berlangganan biro jasa komputer, (2) memasang satu komputer utama yang besar atau computer mini di pusat, biasanya di kantor pusat, atau (3) memasang komputer di berbagai tempat, biasanya yang tidak dihubungkan ke jaringan dan berfungsi secara berdiri sendiri. Perusahaan-perusahaan tersebut memilih opsi yang kedua yaitu dengan memakai system komputer yang tersentralisir sedangkan perusahaan-perusahaan yang memilih opsi yang ketiga menciptakan system computer desentralisir.

Ketika komunikasi data perangkat keras dan lunak dikembangkan, jaringan computer menjadi layak. Jaringan computer adalah system komunikasi data yang memungkinkan perusahaan-perusahaan berbagi informasi dan program dengan menghubungkan komputer dan peralatan lainnya seperti printer (mesin pencetak). Jenis jaringan pada pada awalnya dibentuk ketika perusahaan-perusahaan memasang komputer yang besar di kantor pusatnya dan menghubungkan komputer yang tersentralisir tersebut ke terminal berbagai lokasi yang jauh. 2.1.1 Jaringan Luas.

Jaringan luas (Wide-area network atau WAN) dibentuk diantara computer dan peralatan yang terhubung satu sama lain, dimana secara geografis letaknya yang berjauhan satu sama lain. Dua arsitektur jaringan luas adalah jaringan yang terpusat dan terdistribusikan.

WAN yang terpusat mengkonsentrasikan semua pengolahan aplikasi di satu lokasi geografis. Pada dasarnya WAN terdiri dari satu komputer induk (atau sebuah cluster computer yang terletak terpusat), serta satu terminal jarak jauh secara fisik serta alat komunikasi dan saluran yang diperlukan. Pada umumnya, semua perangkat keras, perangkat lunak dan pengolahan data berada di Kantor Pusat Perusahaan dengan memakai jaringan WAN yang terpusat. Staf pengolah data mendukung pemakai di daerah terpencil dengan cara menganalisis, merancang dan menerapkan aplikasi yang diminta. Daerah terpencil menjaga peralatan seperti terminal dan printer, perangkat keras maupun lunak secara bersama-sama. Beberapa manfaat dari WAN tersentralisasi, yaitu: (1) dapat memproses transaksi dalam jumlah yang besar sehingga kos pemrosesan setiap transaksi menjadi lebih kecil, (2) dapat menggunakan pendekatan basisdata (database), (3) keamanan data lebih baik, (4) aktivitas berkaitan dengan informasi dapat distandarkan dan perencanaan serta pengendalian aktivitas itu dapat dilakukan lebih baik. Sedangkan kelemahannya ialah (1) jaringan menjadi tidak fleksibel, (2) diperlukan software sistem yang mahal dan rumit untuk memindahkan program aplikasi dari dan ke perpustakaan online, membuat pesan yang prioritas, dan memindahkan data melalui jaringan, (3) jaringan sangat rentan terhadap bencana, dan (4) jaringan tersentralisasi mungkin tidak respnsif terhadap kebutuhan pengguna pada berbagai lokasi yang terpisah jauh.WAN tersentralisasi cocok bagi perusahaan yang memiliki struktur organisasi tersentralisasi, operasi yang homogen, dan aktivitas pemrosesan transaksi rendah pada berbagai lokasi yang berjauhan. Cocok bagi perusahaan perbankan yang memiliki ATM.WAN terdistribusi menghubungkan komputer yang memiliki fungsi penuh pada berbagai lokasi yang berbeda. Masing-masing lokasi memproses aplikasinya sendiri, sehingga akan mengurangi beban kerja komputer pusat. Komputer pada masing-masing lokasi dapat dihubungkan dengan hardware dan software ke lokasi lainnya yang berjauhan dan ke komputer pusat sehingga membentuk jaringan komputer perusahaan. Semua lokasi di dalam jaringan tersebut dapat berbagai file (arsip), printer, dan data dengan lokasi perusahaan lain di lokasi yang berbeda. Jaringan dapat juga dibentuk di lokasi yang tidak berpencar secara geografis. Urusan dan berbagai kebutuhan pemakai di lokasi yang jauh semakin penting pada berbagai perusahaan. Meskipun para pemakai pada system computer desentralisasi menguasai pengolahan pada computer mereka masing-masing, tetapi mereka tidak dengan mudah mengakses data yang tersentralisir dan mereka tidak bisa mengirim data dan informasi secara cepat.

Istilah distribusi jaringan biasanya berhubungan dengan distribusi pengolahan data dan kadang-kadang disebut jaringan distribusi pengolahan data (DDP). Akan tetapi database dapat juga diletakkan di berbagai lokasi di seluruh jaringan tersebut. Distribusi data base sangat berguna khususnya apabila (1) data dalam jumlah besar diperlukan untuk diolah di lokasi yang jauh, atau (2) Manager dan karyawan memerlukan akses data yang sangat cepat dalam frekwensi yang tinggi. Beberapa manfaat dari WAN terdistribusi adalah (1) Sangat tanggap terhadap berbagai kebutuhan pengguna, (2) Efisien dalam Penggunaan fasilitas jaringan, (3) Jaringan menjadi fleksible dan beradaptasi terhadap perubahan, karena sistem komputer baru dapat dengan mudah ditambahkan tanpa menghapus sistem yang ada saat ini. Sedangkan kelemahannya yaitu: Sulit melakukan pengendalian dan menjamin keamanan yang memadai, (2) Sulit mengkordinasi sistem komputer yang berbeda dan kadang-kadang tidak saling cocok (incompatible), (3) Membutuhkan tambahan kos agar sistem komputer yang beragam, komponen sistem yang berbeda dan jasa komunikasi bisa saling berkomunikasi.Jaringan terdistribusi cocok bagi perusahaan yang memiliki struktur organisasi terdesentralisasi, operasi dan kelompok pengguna yang tersebar di berbagai lokasi. Beberapa perusahaan dengan aktivitas dan pelayanan yang tersebar bisa juga memakai jaringan terpusat atau terdesentralisasi, atau kombinasi, tergantung kebutuhannya.2.1.2 Jaringan Lokal

Local-Area Network (LAN) merupakan sejenis distribusi jaringan yang terbentuk apabila dua komputer atau lebih dikelompokkan dalam area geografis yang terbatas. Area local ini bisa di dalam satu gedung, sejumlah gedung atau satu departemen di dalam perusahaan. Manager dan karyawan menggunakan peralatan desktop untuk melakukan berbagai tugas sehari-hari mereka, dari memasukkan data untuk diolah sampai dengan pengambilan kembali informasi untuk pembuatan keputusan. Karena manager dan karyawan suatu perusahaan terlibat di dalam kegiatan terkait, maka komunikasi melalui mikro computer dan terminal sangat diharapkan. Komunikasi local dapat dicapai dengan sangat mudah dengan memakai jaringan local. Sebuah LAN dapat dihubungkan ke LAN yang lain dan/atau ke WAN dengan memakai perangkat keras yang dikenal sebagai gateway atau bridge. Berikut ini adalah perbandingan keuntungan jaringan tersentralisir dengan jaringan distribusi.Jaringan tersentralisir

a) Memusatkan kekuatan pengolahan untuk menangani semua kebutuhan pengolahanb) Biaya perangkat keras computer yang lebih rendah karena memakai satu computer yang besar dan sangat ekonomisc) Kontrol, keamanan dan koordinasi terhadap fungsi pengolahan dan penyimpanan data lebih baik. d) Fasilitasi pendekatan database dengan menghindari kekomplekan distribusi datae) Perencanaan, prosedur dan dokumentasi yang standardf) Tersedianya system informasi dari professional yang memiliki keahlian yang tinggi yang tertarik pada pemasangan system tersentralisasi yang lebih besar.

Jaringan Distribusia) Kepuasan pemakai karena adanya pengawasan terhadap pengolahan localb) Daya tanggao terhadap kebutuhan pengolahan dari pemakai yang lebih baik

c) Pemakaian sumber computer yang lebih efisien dan keseimbangan beban pengolahan

d) Backup system computer terpasang karena banyak computer

e) Fleksibelitas dan mudah menyesuaikan terhadap perubahan

Gambar Perbandingan keuntungan relative jaringan tersentralisir dan terdistribusi. LAN terdiri dari beberapa workstation. Workstation merupakan komputer yang dihubungkan dengan jaringan LAN. Workstation biasanya terdiri dari prosesor dan monitor komputer. Terdapat tiga tingkatan dari workstation: Workstation tradisional, workstation mikrokomputer dan workstation super. Masing-masing workstation dihubungan dengan pencetak/printer, layar video telekonferensi, unit audio dan server.

Dalam LAN yang lebih kecil, setiap workstation berfungsi baik sebagai klien (misalnya, workstation yang memerlukan layanan dari server) dan sebuah server (misalnya, workstation yang memberikan layanan yang diminta oleh klien). Sehingga semua pemakai bisa berbagi data dan arsip di semua workstation dengan LAN. LAN seperti ini disebut jaringan peer-to-peer karena tidak ada workstation yang diperuntukan untuk fungsi server. Bandingkan dengan jaringan server (dijelaskan di bawah), jaringan peer-to-peer biayanya lebih murah, mudah dipasang dan kinerjanya sama dengan jaringan server dengan ukuran yang sama. Sebagai akibatnya, jumlah dari jaringan yang lebih kecil ini diharapkan meningkat pada tahun-tahun yang akan datang.

Saat ini, kebanyakan LAN yang ditemukan pada perusahaan-perusahaan yang lebih besar adalah Jaringan Server, yang mungkin terhubung dengan ratusan workstation. Jika dibandingjkan dengan jaringan per-to-peer, jaringan server lebih sulit untuk dilaksanakan dan dikelola, tetapi memberikan tingkat keamanan yang lebih besar kepada pemakai. Jaringan tersebut memerlukan paling sedikit satu workstation yang difungsikan sebagai server. Contoh dari workstation server ini meliputi server arsip, server data-data, server print, server komunikasi dan server pengolahan transaksi. Jaringan server yang besar sering terdiri dari berbagai server untuk menjalankan jaringan secara efisien. Server tersentralisir ini hanya dapat melakukan tugas-tugas khusus dan tidak bisa bertindak sebagai workstation klien.

Tedapat beberapa manfaat dari LAN, yaitu: (1) LAN merupakan cara yang efektif bagi berbagai pengguna (user) untuk berkomunikasi atau berbagi sumberdaya teknologi informasi ataupun informasi, (2) Lebih murah daripada komputer yang tidak terhubung dalam jaringan (bekerja sendiri-sendiri/standalone computer), (3) LAN yang didesain dengan baik biasanya akan mampu meningkatkan produktifitas pegawai karena memungkinkan karyawan dan manajer berkomunikasi dengan mudah, (4) LAN sangat fleksible karena workstation dapat dengan mudah ditambah atau dikurangi. Sedangkan beberapa kekurangan dari LAN yaitu: (1) karena LAN sifatnya sama dengan jaringan terdistribusi, kendali dan keamanan yang memadai sulit untuk dilakukan, terutama dalam jaringan peer-to-peer, (2) Beberapa software aplikasi untuk workstation tidak ada dan tidak memadai, dan (3) Protokol dan peralatan belum terstandarisasi.2.1.3Jaringan Klien/Server

Berbeda dengan arsitektur yang dijelaskan sebelumnya, model computer klien/server adalah model logika dari computer yang aplikasi prosesornya berada di dalam jaringan local secara fisik atau jaringan luas atau kedua-duanya. Dalam model computer klien/server (C/S), pengolahannya terpisah antara pemakai workstation (yang disebut klien) dan satu atau lebih computer (yang disebut server). Secara umum klien memulai permintaan atas layanan dari server dan server yang memenuhi permintaan tersebut, kembali ke pengolahan hasil ke computer klien.

2.1.4Komputer klien/server bersama Komputer klien/server bersama merupakan model yang paling banyak dipakai dalam arsitektur klien/server. Komputer ini akan membantu pembagian secara optimal dari sumber komputer karena klien dan server secara bersama-sama (dan bekerjasama) melaksanakan pengolahan aplikasi. Klien memakai program komunikasi data untuk mengirim perintah kepada server yang mengaktifkan sebuah program yang ada di dalam server. Server mengolah permintaan dan mengembalikan hasilnya kepada klien dimana pengolahan tambahan akan dilakukan apabila diperlukan. Komputer di dalam suatu jaringan dapat dihubungkan dengan berbagai pengaturan yang disebut topologi. Ada tiga jenis topologi jaringan terdistribusi, yaitu star, ring dan bus. Dua konfigurasi pertama dapat diterapkan baik untuk WAN maupun LAN. Topologi bus terbatas untuk LAN saja. Ketiga jenis topologi tersebut dapat digabungkan untuk membentuk berbagai konfigurasi hybrid, banyak dari topologi ini menggabungkan system klien/server.

3. Pemrosesan Perusahaan Dan Sistem Data 3.1 Pemrosesan Transaksi On-Line Pada kebanyakan perusahaan, sistim pemrosesan transaksi on-line lingkup perusahaan (OLTP) mengumpulkan dan memproses aplikasi akuntansi dan operasional yang bermisi kritis (sangat penting). Daripada merevisi sistim warisan COBOL OLTP mereka yang ketinggalan jaman dan tidak terintegrasi, sejumlah perusahaan yang lebih besar telah memindahkan sistim tersebut dari mesin mainframe ke jaringan klien/server. Perusahaan-perusahaan ini mengimplementasikan sistim OLTP perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) terintegrasi, seperti misalnya SAP R/3 yang mengatasi kebanyakan keterbatasan dari aplikasi warisan, memungkinkan para manajer untuk mengambil keputusan yang lebih terinformasi dan tepat waktu. R/3 terdiri dari sekumpulan modul perangkat lunak terintegrasi yang didistribusikan ke seluruh server jaringan perusahaan. Sebuah transaksi hanya perlu dimasukkan ke dalam sistim R/3 sekali saja, dan semua file (berkas/arsip) database (basis data) perusahaan yang terintegrasi diperbaharui secara real time (saat itu juga). Modul-modul R/3 berupa aplikasi keuangan dan akunting, sumber daya manusia, distribusi, dan manufaktur secara otomatis. 3.2 Rak Data dan Gudang DataRak data menyimpan salinan dari data yang mendukung keputusan dalam basis data yang berada pada setiap anak perusahaan. Sebaliknya, gudang data menyimpan salinan data yang mendukung keputusan dari berbagai anak perusahaan dengan basis data yang terintegrasi pada perusahaan pusat.

4. Sistim/Jaringan Antar Keorganisasian Khusus Beragam sistim dan jaringan komputer khusus telah digunakan, termasuk yang terkait dengan meja kasir, transfer dana elektronik, dan pertukaran data elektronik. Sistim-sistim khusus ini dapat secara nyaman disebut sebagai perdagangan elektronik. 4.1Perdagangan Lewat Internet dan Perdagangan Elektronik Perdagangan lewat internet atau i-commerce secara sederhana dijelaskan sebagai penggunaan internet untuk melakukan pertukaran data elektronik diantara para mitra dagang. Perdagangan elektronik atau e-commerce memiliki konsep yang lebih luas, terkait dengan penggunaan semua jenis jaringan, termasuk internet, untuk membantu sebuah perusahaan dalam melaksanakan tanggung-jawabnya. Meliputi aktivitas seperti misalnya menciptakan situs web untuk mendukung relasi investor, mengiklankan produk dari perusahaan, menyediakan profil dari perusahaan, konferensi jarak jauh, mengurangi waktu untuk merancang produk, melacak pesanan, mempercepat pengiriman produk, dan membuka lowongan pekerjaan. Keuntungan dan produktivitas yang meningkat, perolehan pangsa pasar, perampingan operasional, pelayanan pelanggan otomatis, dan penjualan produk yang berkualitas adalah sebagian dari kinerja keorganisasian yang mungkin diraih dengan e-commerce. Karena ia melibatkan semua aspek dari interaksi elektronik perusahaan dengan para pemangku kepentingannya, e-commerce dapat merevolusi cara perusahaan melakukan bisnis. 4.2Sistim/Jaringan Meja Kasir (Point-Of-Sale) Sistim/jaringan meja kasir (POS) berbasis komputer merevolusi sistim informasi dari perusahaan-perusahaan ritel, terutama mereka yang memiliki banyak gerai ritel. Sebagai pelanggan, kita menemukan dihampir seluruh toko grosir, pasar swalayan, toko diskon, maupun ditoko buku. Kas register manual dan elektro-mekanis telah digantikan pada bisnis ritel tersebut oleh kas register elektronik, yang dalam realitasnya merupakan terminal-terminal cerdas yang mengandung mikroprosesor. Sistim POS semacam itu memungkinkan organisasi untuk mempercepat layanan, memotong biaya, memproses pesanan secara akurat dan efisien, dan secara signifikan meningkatkan pengambilan keputusan. Terminal POS terdiri dari sistim pemrosesan transaksi real-time yang menangkap transaksi penjualan saat terjadi, baik melalui penguncian data produk ataupun secara optik memindai Kode Produk Universal (bar code) pada produk. Dalam sistim yang terdiagram, terminal mengirimkan data penjualan yang dimasukkan melalui sebuah jaringan yang tersentralisasi menuju sebuah prosesor sentral. Melalui sebuah perangkat komunikasi yang disebut pengontrol penyimpanan, semua terminal di cabang dihubungkan ke prosesor sentral. 4.3Sistim Transfer Dana Elektronik Institusi finansial, seperti halnya bank-bank komersial dan asosiasi simpan pinjam, telah mempelopori aplikasi dari jaringan berbasis komputer. Semakin meningkat, jaringan digunakan sebagai sistim/jaringan transfer dana elektronik (EFT), yang mengirimkan dan memproses transaksi terkait dana dari para pelanggan. Sistim/jaringan EFT berbeda dari sistim perbankan tradisional dalam hal transfer dana ditangani secara elektronik ketimbang dengan cara lembaran cek. Pelanggan tidak hanya dapat menyetor atau menarik dana secara elektronik tetapi juga pembayaran cek mereka dapat ditransfer secara langsung ke bank melalui setoran langsung.

Transaksi yang diakomodasi oleh sistim/jaringan EFT dapat dibuat melalui terminal yang berlokasi di jendela kasir bank (teller) dari sebuah bank. Alternatifnya, para pelanggan bisa menggunakan ATM (mesin kasir otomatis) pada lokasi-lokasi bank atau pada pasar-pasar swalayan maupun toko-toko swalayan kecil. Mengakses sistim ini melalui sebuah ATM mengharuskan para penyetor untuk menyisipkan sebuah kartu bank dan memasukkan sebuah PIN (nomor identifikasi pribadi); tindakan pencegahan ini memberikan keamanan yang lumayan terhadap akses oleh orang-orang yang tidak berhak.

4.4Sistim/Jaringan Pertukaran Data Elektronik Sebuah sistim/jaringan pertukaran data elektronik (EDI) memfasilitasi pertukaran informasi transaksi bisnis yang hampir seketika dari sistim komputer satu perusahaan ke sistim komputer perusahaan yang lain. Pihak-pihak yang terlibat di dalam pertukaran disebut para mitra perdagangan dan termasuk para distributor, pabrikan, dan pemasok. Sebuah model dari bentuk EDI dari e-commerce yang telah digunakan oleh ribuan perusahaan besar bergantung pada penyedia jaringan pribadi, yang disebut jaringan penambahan nilai (VAN). VAN menyediakan layanan komunikasi dan bertindak sebagai clearinghouses (institusi atau badan sentral untuk mengumpulkan, memelihara, dan mendistribusikan material, informasi, dan lain-lain) untuk para mitra perdagangan dengan menyediakan kotak surat elektronik dan perangkat lunak penterjemah yang memungkinkan para partisipan untuk menyimpan dan menampilkan file-file atau pesan-pesan EDI. VAN cenderung rumit dan mahal untuk dikembangkan tetapi masih digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar karena mereka menyediakan cara yang aman dari pengkodean dan penterjemahan berkas dokumen dari suatu perusahaan kedalam formulir bisnis elektronik yang terstandarisasi yang dapat dibaca oleh komputer dari mitra dagangnya.

VAN dan i-commerce bertumbuh dengan cepat di antara perusahaan manufaktur mobil, perusahaan farmasi, perusahaan layanan finansial, rumah sakit, perusahaan transportasi, perusahaan mikrokomputer dan perangkat lunak, dan rangkaian toko kelontong. Kedua model EDI tidak hanya mengurangi aliran kertas, penyimpanan dokumen, dan biaya pemberkasan, tetapi juga dapat mengurangi lead time (jangka waktu antara pesanan pelanggan dan pengiriman produk akhir) dan dapat mengurangi stok sampai ke batas tepat pada waktunya (just-in-time : suatu sistem produksi yang dirancang untuk mendapatkan kualitas, menekan biaya, dan mencapai waktu penyerahan seefisien mungkin dengan menghapus seluruh jenis pemborosan yang terdapat dalam proses produksi sehingga perusahaan mampu menyerahkan produknya (baik barang maupun jasa) sesuai kehendak konsumen tepat waktu). Lead time yang berkurang dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dengan meningkatkan kecepatan dengan mana perusahaan menghantarkan produk dan bereaksi terhadap kondisi yang berubah. Disamping itu, perusahaan dapat dengan cepat melakukan perbandingan toko untuk produk-produk dari banyak pemasok on-line, memungkinkan untuk menawar dengan harga yang lebih rendah atau layanan yang lebih baik. Namun, model i-commerce dari EDI jelas memerlukan sederetan kontrol jaringan yang ekstensif.5. Internet, Intranet, dan Ekstranet 5.1 Internet Internet, jaringan komputasi terdistribusi klien/server yang paling besar dan paling cepat bertumbuh di dunia, merupakan kumpulan global dari puluhan ribu jaringan bisnis, pemerintahan, militer, dan pendidikan yang saling berinterkoneksi dan berkomunikasi satu dengan yang lain. Banyak layanan tersedia pada internet, termasuk surat elektronik, forum diskusi, hiburan, pendidikan, akses ke beragam database, pengunduhan perangkat lunak, berita, harga saham dan perdagangan elektronik5.2Intranet dan Ekstranet Pengoperasian di dalam jaringan komputer internal dari perusahaan, sebuah Intranet atau Web perusahaan merupakan Internet pribadi yang kecil dan sangat aman, berdasarkan pada standar Web yang umum.. Salah satu dari tujuan utama sebuah intranet adalah untuk menghantarkan nilai tambah yang terukur dengan menciptakan peluang kompetitif, meningkatkan produktivitas, dan menolong pegawai membuat keputusan yang lebih terinformasi di dalam perusahaan secara keseluruhan. Karena AIS dan MIS formal dari perusahaan menyediakan hanya sebagian dari informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan dan mengelola sebuah perusahaan, sebuah Intranet melengkapi sistim informasi formal ini. Meskipun pegawai dari perusahaan juga dapat terhubung ke internet, perangkat keras khusus membedakan Intranet dari Internet. Fitur keamanan ini menghalangi akses ke Intranet oleh pengguna yang tidak berhak.

Sebuah ekstranet, perkembangan yang relatif baru, merupakan jaringan bisnis-ke-bisnis yang aman yang beroperasi di dalam sebagian dari Intranet perusahaan. Ekstranet digunakan untuk menghantarkan i-commerce dengan memungkinkan para pelanggan, pemasok, dan pengguna lain yang berhak untuk mengakses satu sama lain intranet milik masing-masing melalui internet. Ekstranet secara signifikan menurunkan biaya transaksi dari menjalankan bisnis secara elektronik, dibandingkan dengan biaya dari VANS pribadi.

FENOMENA BERHUBUNGAN DENGAN SIA

SAP (System Application and Product in data processing)

A. Definisi SAP

SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

B. Sejarah SAP

1. 1972: Lima orang mantan pegawai IBM Hasso Plattner, Dietmar Hopp, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira dan Hans Werner Hektor me-launching perusahaan baru mereka yang bernama SAP ( System Analysis and Program Development ). Visi mereka ketika itu adalah ingin membuat suatu program aplikasi yang bersifat realtime. Pada prosesnya Mereka mengerjakan sistem ini disaat malam dan pada akhir pekan sehingga tidak mengganggu pekerjaan mereka di IBM.

2. 1973 :modul awal tentang aplikasi akuntasi akhirnya selesai. Mereka menyebut aplikasi tersebut sebagai RF system yang nantinya akan menjadi cikal bakal dari R/1 system. Ditahun ini pabrik rokok Rothandle di Lahr dan perusahaan farmasi Knoll di Ludwigshafen mengimplementasikan software SAP di perusahaan mereka. Adapan pada masa itu kedua perusahaan tersebut menggunakan DOS sebagai sistem operasi didalam perangkat IBM mereka.

3. 1974: Pada tahun ini, aplikasi SAP sudah berkemampuan beralih dari sistem DOS dan berjalan dalam sistem Operasi. Client mereka pun bertambah hingga 40 perusahaan.

4. 1977: kantor pusat berpindah dari Weinheim ke Walldorf. Untuk pertamakalinya pada tahun ini SAP memiliki klien dari luar Jerman. Kedua perusahaan tersebut berasal dari Austria. Adapun aplikasi yang mereka inginkan guna mendukungsistem sales dan distribusi pada perusahaan mereka.

5. 1979: SAP mulai menggunakan server yaitu sebuah server keluaran Siemens seri 7738.

6. 1980: SAP pindah ke gedung mereka di Max-Planck-Strasse di taman industri walldorf.

7. 1982: SAP merayakan ulang tahun mereka yang ke-10. didalam tahun ke-10 ini SAP telah memiliki lebih dari 250 klien yang berasal dari jerman, Austria dan switzserland. Revenue yang mereka peroleh mencapai dari usaha mereka adalah berkisar DM 24 juta dan perusahaan telah mempekerjakan 100 karyawan pada perusahaan mereka. Namun sayangnya pada tahun ini salah satu pendiri SAP keluar dari perusahaan ini.

8. 1986: SAP mendirikan kantor subsidiary di Austria.

9. 1991: SAP menghadirkan teknologi R/3 dan mempresentasikan di festival teknologi CeBIT di Hanover. Produk ini sudah mulai memenuhi konsep client/server, keseragaman interface, penggunaan RDMS dan kemampuan untuk menjalankan sistem dari provider yang berbeda.

10. 1995: Deutsche Telekom AG mengimplementasikan SAP R/3. mereka membutuhkan 30.000 workstation R/3. permintaan ini menjadi kontrak dengan nilai terbesar dalam sejarah berdirinya SAP.

11. 1999: Hasso Plattner mengumumkan strateginya yang terbaru yaitu mySAP.com. strategi ini menghhbungkan e-commerce Solution dengan keberadaan ERP (Enterprise Resource Planning) dengan menggunakan teknologi web.

12. 2000: Dengan keberadaan 10 juta user, 36.000 instalasi, 1000 mitra, dan 22 industri solusi menjadikan SAP sebagai pemimpin global dalam hal penyediaan software solution di bidang e-business.

13. 2003: mySAP.com berganti nama menjadi mySAP Business Suite. Dalam strategi ini SAP memperkenalkan solusi baru dalam bidang ERP yaitu mySAP ERP. SAP membuka laboratorium riset di India, Jepang, Israel, Perancis, Bulgaria, Kanada dan Amerika Serikat selain Lab yang sudah ada terlebih dahulu di China.

14. 2004: Hingga akhir 2004 SAP telah memiliki 24000 customer di lebih dari 120 negara yang menjalankan hingga 84000 instalasi software SAPC. Fungsi SAPSAP secara umum terdiri dari 3 fungsi:

1. Functional, ini berhubungan dengan fungsi si ERP, biasanya orang dengan latar belakang keuangan (untuk modul FICO), orang berlatar belakarng HRD (untuk modul HR), ataupun orang teknik (untuk modul PP, PM) atau bahkan orang diluar bidang ilmu terkait bisa menjadi functional. Functional berhubungan dengan design business process dari si ERP. Persoalan design ini penting, karena proses pembelian barang pada pabrik Mobil denganpabrik Motor tentunya memiliki flow yang berbeda.

2. ABAPER, dengan nama lain programmer, ini pastinya diisi oleh orang-orang berlatar belakang programming. ABAPER bertugas membuat report / customi akan sistem SAP. ABAP merupakan bahasa pemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP.

3. Basis, Basis mudahnya adalah system administrator. Basis ini lah yang membuat user, membuat roles & profiles, mengatur security parameter, mengatur scheduling, set up system dan pekerjaan admin lainnya.D. Modul Aplikasi1. SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)

2. MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory

3. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

4. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistic

5. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis

6. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai

7. FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

8. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas

9. AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses assetaccounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling

10. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan control.

E. Keuntungan dan Kerugian SAPSAP memiliki beberapa keuntungan di antara nya adalah1. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

2. SAP punya Netweaver platform, yg mensupport development dan software logistik

3. SAP punya ABAP, business programming language yg mempermudah developer utk implementasi business logic

4. Menerapkan balance score card. Membuat integrative process chain dari company sampai lebih 3 tingkat ke hulu supplier dan lebih 3 tingkat ke hilir distributor. Membuat laporan keuangan konsolidasi dengan multi accounting system, multi currency dan multi-2 lainnya

5. Mendukung integrasi proses bisnis perusahaan-perusahaan besar.

6. Semua informasi yang tersimpan didalam SAP dapat diakses oleh bagian organisasi yang membutuhkan pada saat dibutuhkan.

Selain keuntungan sap juga memiliki kerugian / kekurangan di antara nya adalah

1. Scope integrasi,

2. Harga license tiap user SAP yang relative mahal,

3. Biaya consultan yang lumayan mahal

4. Kelengkapan data entry dan batas waktunya yang menuntut kedisiplinan usernya. Dimana dalam mengimplementasikan SAP, perusahaan harus menyediakan SDM yang sebagai user dan penanggung jawab atas Change Management Process.

DAFTAR PUSTAKAWilkinson, Joseph W., Michael J. Cerullo, Vasant Raval, dan Bernard Wong-On-Wing. 2000. Accounting Information System: Essential Concepts and Applications 4th Edition. New York: John Wiley and Sons.KELUARAN

SISTEM

MASUKAN

Direktur

Manajer Marketing

Manajer Operasional

Manajer

Persediaan

Manajer SDM

Manajer Keuangan

Presiden Direktur

Manajer-ManajerDepartemen Fungsional

Staf

Teknis

Staf

Teknis

Manajer Departemen Produksi

Manajer Departemen Administrasi

Manajer Departemen Pembelian

Staf

Teknis

Staf

Teknis

Staf

Teknis

Staf

Teknis

Staf

Teknis

Manajer Proyek A

Aliran

wewenang

horizontal

dari

manajer

proyeksi

Staf

Teknis

Manajer Proyek B

Manajer Proyek C

Staf

Teknis

Aliran wewenang vertikal dari manajer-manajer departemen fungsional

Fasilitas

Pendukung Operasional

Tenaga Kerja

Barang diterima costumer

Penyimpanan dalam gudang

Bahan Baku dari Supplier

Pengiriman Barang

Proses produksi

Bahan diterima

Informasi

Data

AIS

Modal

Modal

25