7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

1/41

SISTEM INFORMASI: PERSPEKTIF AKUNTAN

LINGKUNGAN INFORMASIinformasi adalah salah satu sumber daya bisnis. Seperti sumber daya bisnis lainnya,bahan mentah, modal dan tenaga kerja, informasi merupakan sumber daya vital bagi

kelangsungan hidup organisasi bisnis kontemporer. Setiap hari dalam bisnis, arusinformasi dalam jumlah yang sangat besar mengalir ke pengambil keputusan danpemakai lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhar internal. Selain itu, informasimengalir keluar dari organisasi ke pemakai eksternal, sepert pelanggan, pemasok,dan para stakeholders yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan. Gambar 1-1menyajikan suatu tinjauan tentang arus informasi internal dan eksternal ini.

APAKAH SISTEM ITU?Bagi kebanyakan orang, istilah sistem menimbulkan gambaran mental tentangkomputer dan program. Kenyataannya, istilah ini memiliki makna yang lebih luas.Sebagian sistem muncul secara alami, sementara sebagian lain secara artifisial.Semua bentuk kehidupan, tanaman dan binatang, adalah contoh-contoh dari sistemalam. Sistem artifisial merupakan buatan manusia.

Elemen-elemen Sebuah Sistemanpa memperhatikan asal usulnya, semua sistem memiliki beberapa elemen yangsarna. Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yangsaling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untukmencapai tujuan yang sarna (common purpose).

Komponen Ganda. Sebuah sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian.!isalnya, sebuah yoyo yang terbuat dari satu bentuk kayu dan diikatkan denganbenang adalah sebuah sistem. anpa benang, yoyo tersebut bukan sebuah sistem.

Keterkaitan (relatedness). Suatu tujuan bersarna menghubungkan semua bagiandalarn suatu sistem. "alaupun fungsi setiap bagian bersifat independen satu samalain, semua bagian mendukung tujuan yang sarna. #ika suatu komponen tertentu

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

2/41

tidak memberikan kontribusi ke tujuan bersama, maka bagian itu bukan bagian darisistem tersebut. !isalnya, sepasang papan seluncur es dan bola voli, keduanyamerupakan komponen. $amun, mereka tidak memiliki tujuan yang sama dankarenanya tidak membentuk satu sistem.

Sistem versus Subsistem. %embedaan antara istilah sistem dan subsistemsemata-mata merupakan masalah perspektif. Suatu sistem disebut subsistem ketikaia dilihat dalam kaitannya dengan sistem yang lebih besar di mana dia menjadibagiannya. Sebaliknya, sebuah subsistem disebut sistem ketika ia menjadi fokusperhatian. Binatang, tumbuhan, dan bentuk kehidupan lainnya adalah sistem.erdapat juga subsistem dari ekosistem di mana mereka hidup. &ari perspektif yangberbeda, para binatang dibentuk dari subsistem-subsistem yang lebih kecil, sepertisubsistem sirkulasi dan subsistem pernapasan.

Tujuan.Sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi ia dapat jugamelayani beberapa tujuan. 'pakah suatu sistem memberikan pengukuran (aktu,

daya listrik, atau informasi, memberikan tujuan bagi justifikasi dasarnya. Ketikasebuah sistem tidak lagi dapat memenuhi tujuan, ia harus diganti.

Sebuah !nt!h untu" Sistem A#ti$isial %&uatan'Sebuah mobil adalah contoh dari sistem artifisial atau buatan dan memenuhi definisisistem yang dijelaskan di atas. )ntuk penyederhanaan, diasumsikan bah(a sistemmobil hanya melayani satu tujuan* sebagai alat pengangkutan. )ntuk memenuhitujuan itu dibutuhkan interaksi yang harmonis di antara ratusan bahkan ribuansubsistemnya. )ntuk penyederhanaan, Gambar 1-+ menggambarkan hanyasebagian dari subsistem tersebut.

Gambar 1-+ menjelaskan dua hal penting untuk studi sistem informasi* dekomposisisistem dan interdependensi saling ketergantungan di antara subsistem.

Dekomposisi Sistem. &ekomposisi adalah proses membagi sistem menjadi bagian-bagian subsistem yang lebih kecil. ni adalah cara yang nyaman untuk memaparkan,memandang dan memahami relasi di antara subsistem. &engan mendekomposisisuatu sistem, kita dapat menyajikan keseluruhan sistem sebagai suatu hierarki danmemandang hubungan antara subsistem subordinat dengan subsistem tingkat yanglebih tinggi. Setiap subsistem subordinat melakukan satu atau lebih fungsi tertentuuntuk membantu keseluruhan sistem tingkat yang lebih tinggi mencapai tujuannya.

Gambar 1-+ menunjukkan dekomposisi sebuah mobil menjadi empat subsistemutama* subsistem bahan bakar, subsistem mesin pendorong, subsistem listrik, dansubsistem rem. Setiap subsistem dengan caranya yang unik berkontribusi untukmencapai tujuan sistem, sebagai alat pengangkutan. Subsistem tingkat kedua iniselanjutnya didekomposisi menjadi dua atau lebih subsistem subordinat pada tingkatketiga. Setiap subsistem tingkat ketiga melakukan tugasnya untuk secara langsungmendukung sistem tingkat kedua.

Interdependensi SubsistemKemarnpuan suatu sistem untuk mencapai tujuannyabergantung pada efektivitas fungsi dan interaksi yang harmonis di antarasubsistemnya. #ika sebuah subsistem yang vital gagal atau rusak dan tidak lagi

dapat memeimhi tugasnya, keseluruhan sistem akan gagal memenuhi tujuannya.!isalnya, jika pemompa bahan bakar merupakan subsistem yang vital dalam sistem

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

3/41

bahan bakar rusak, maka sistem bahan bakar gagal memenuhi tujuannya. &engankegagalan sistem bahan bakar ini merupakan subsistem vital dari sebuah mobil,seluruh sistem gaga/. &i sisi lain, ketika sistem non-vital gagal, tujuan utama tetapdapat dipenuhi. !isalnya, jika radio sebuah subsistem dari sistem listrik rusak,mobil dapat tetap mengangkut penumpang.

Gamba# (-)

%ara desainer semua jenis sistem harus mengetahui konsekuensi kegagalan sebuahsubsistem dan menyediakan tingkat kontrol yang tepat. !isalnya, seorang desainersistem dapat menyediakan kontrol dengan merancang sistem pendukung (backupsystem atau sistem cadangan yang bekerja ketika sistem utama gaga/. Kontrolharus diberikan dengan dasar biaya-manfaat (cost-benefit basis). idak perlu danjuga tidak ekonomis untuk mem-backup setiap subsistem. $amun demikian, backupsangat diperlukan ketika konsekuensikonsekuensi negatif dihasikan dari kegagalansebuah subsistem. 0leh karena itu, sesungguhnya setiap mobil modem memilikibackup sistem rem, (alaupun hanya sedikit yang memiliki backup sistem stereo.

Seperti para desainer otomobil,para desainer sistem informasi harus mengidentifikasi

subsistem-subsistem yang kritikal, mengantisipasi biaya kegagalannya, danmendesain prosedur yang mengontrol efektivitas biayanya (cost-effective controlprocedures).

KERANGKA KER*A SISTEM INFORMASISistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana datadikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.Gambar 1- menunjukkan sistem informasi dari sebuah perusahaan manufakturyang didekomposisi menjadi subsistem-subsistemnya yang utama. %erhatikanbah(a dua kelas sistem utama muncul dari dekomposisi tersebut* sistem informasiakuntansi (SlA) dan sistem informasi manajemen (SlM). 2al yang harus ditekankanadalah bah(a Gambar 1- merupakan suatu tinjauan konseptual. Suatu sisteminformasi fisik tidak akan di organisasi dalam paket yang terpisah seperti itu. Sering

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

4/41

kali, aplikasi S! dan S' akan diintegrasikan untuk mencapai efisiensi operasional.

Gamba# (-+

ransaksi yang &iproses oleh Sistem nformasi

%embedaan antara subsistem S! dan S' berpusat pada konsep sebuah transaksi,seperti yang digambarkan dalam Gambar 1-3. Sistem informasi menerima input,disebut transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi outputinformasi yang akan didistribusikan kepada para pemakai informasi. ransaksi akandibagi menjadi dua kelas* transaksi keuangan dan transaksi non-keuangan.

ransaksi adalah sebuah peristi(a yang mempengaruhi atau penting bagi organisasidan diproses oleh sistem informasinya sebagai sebuah unit kerja. &efinisi inimencakup peristi(a keuangan dan non-keuangan. Karena transaksi keuangansangat penting khususnya bagi pemahaman akuntan akan sistem informasi.

T#ansa"si "euan,anadalah sebuah peristi(a ekonomi yang mempengaruhi aktiva

dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akun-akunnya, dan diukur dalamsatuan moneter.4ontoh* %enjualan produk ke para pelanggan, pembelian persediaan

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

5/41

dari para pemasok, dan pengeluaran serta penerimaan.

T#ansa"si n!n-"euan,an termasuk dalam semua peristi(a yang diproses olehsistem informasi organisasi yang tidak memenuhi definisi sempit dari transaksikeuangan. !isalnya, menambah seorang pemasok baru bahan mentah dalam daftar

para pemasok yang sah merupakan sebuah peristi(a yang dapat diproses olehsistem informasi perusahaan sebagai sebuah transaksi. 2asil dari proses tersebutdapat berupa keputusan untuk melakukan pemesanan baru kepada pemasok barutersebut.

ransaksi keuangan dan non-keuangan erat terkait dan sering kali diproses olehsistem fisik yang sarna. !isalnya, portofolio sistem manajemen yang mengumpulkandan menelusuri harga-harga stok transaksi non-keuangan. Ketika stok mencapaiharga batas (a threshold price), sistem akan otomatis melakukan pembelian ataumenjual pesanan transaksi keuangan.

Sistem In$!#masi A"untansiSubsistem-subsistem S' memproses transaksi keuangan dan non-keuangan yangsecara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. S' terdiri atastiga subsistem utama*

1 sistem em#!sesan t#ansa"si (transaction processing system), yangmendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesanuntuk para pemakai seluruh organisasi5

+ sistem ela!#an bu"u besa#."euan,an %general ledgerfinancial reportingsystem), yang menghasilkan laporan keuangan tradisional seperti laporan laba rugi,

neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak, dan laporan-laporan lainnya yangditetapkan oleh hukum.

sistem ela!#an mana/emen management reporting system), yangmenyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khususdan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran,laporan varian, dan laporan pertanggungja(aban.

Sistem In$!#masi Mana/emen%ihak manajemen sering kali memerlukan informasi yang melampaui kapabilitas S'.Ketika sebuah organisasi bertumbuh dalam ukuran dan kompleksitas, (ilayah-

(ilayah fungsional yang khusus memerlukan informasi tambahan untuk perencanaandan kontrol produksi, peramalan penjualan, perencanaan gudang persediaan, risetpasar, dan lain sebagainya. Sistem in$!#masi mana/emen %SIM' memprosestransaksi non-keuangan yang biasanya tidak diproses oleh S' tradisional. abel 1-1memberikan contoh tipikal dari aplikasi S! yang berkaitan dengan (ilayah-(ilayahfungsional sebuah perusahaan.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

6/41

abel 1-1

4ontoh 'plikasi S! dalam "ilayah-(ilayah 6ungsional

Fun,si !nt!h Ali"asi SIM

%roduksi Sistem %erencanaan dan Kontrol %roduksi Sistem

%enjad(alan %ekerjaan

Keuangan Sistem !anajemen %ortofolio Sistem%enganggaran !odal

%emasaran 'nalisis %asar %engembangan %roduk Bam 'nalisis%roduk

&istribusi 0rganisasi dan %enjad(alan Gudang%enjad(alan %engiriman%emuatan Kendaraan dan !odel-model 'lokasi

%ersonel Sistem !anajemen Sumber &aya !anusia7 Sistem penelusuran keahlian pekerjaan7 Sistem tunjangan pega(ai

Pe#ubahan Pe#an In$!#masi A"untansiSebagian keputusan manajemen memerlukan informasi yang menyatukan datakeuangan dan non-keuangan. !isalnya, seorang manajer pembelian, mengevaluasikinerja para pemasok, ingin mengetahui jumlah dan nilai keuangan pemesananpersediaan dari pemasok tertentu selama periode (aktu tertentu. Selain itu, manajertersebut juga ingin tahu jumlah pengiriman yang melampaui (aktu tunggu normal,dan setiap kondisi habisnya persediaan yang disebabkan oleh telatnya pengiriman.

nformasi yang terintegrasi seperti itu, jika dapat disediakan semuanya, secaratradisional dihasilkan dari aplikasi S' dan S! yang berfungsi secara independen.'plikasi S' akan memberikan data biaya pembelian, sementara (aktu pengirimandan data habisnya persediaan jika ada akan datang dari aplikasi S!. Keduarangkaian data ini kemudian akan diintegrasikan dan dilaporkan kepada manajer.ugas untuk memberikan para manajer informasi-informasi yang terintegrasi akanmenjadi tidak efisien dan mahal ketika sistem pendukung informasinya tidakterintegrasi. #uga, kurangnya koordinasi di antara sistem keuangan dan non-keuangan dapat menghasilkan informasi yang tidak dapat diandalkan, yang akhirnyaakan menghasilkan keputusan manajemen yang buruk.

)ntuk memperbaiki efisiensi operasional dan mendapatkan keuntungan kompetitifdalam pasar, banyak organisasi merekayasa kembali teknologi sistem informasinya(reengineered) untuk memasukkan kedua sistem, S' dan S! tersebut. indakan initelah mempengaruhi peran tradisional akuntan ketika kemudian mereka memilikitanggung ja(ab baru untuk menghasilkan data non-keuangan yang dapatdiandalkan.

Men,aa Membe0a"an SIA 0an SIM?

Berdasarkan perubahan-perubahan yang muncul dalam akuntansi, perlukahmembedakan antara S' dan S!8 #a(aban untuk pertanyaan ini adalah 9ya9.0rganisasi-organisasi yang dikelola secara publik harus menyediakan laporankeuangan untuk pihak-pihak eksternal yang berkepentingan. %ihak manajemen, para

akuntan, dan kantor akuntan publik memiliki tanggung ja(ab hukum atas desain,operasi, kontrol, dan audit dari aplikasi S' yang mempengaruhi laporan keuangan.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

7/41

%ada dasarnya, aplikasi S! juga penting bagi perusahaan. $amun demikian,standar hukum dan profesi yang mencirikan S' jelas membedakannya dari S!.&engan meningkatnya integrasi antara sistem keuangan dan non-keuangan, makamanajemen organisasi, profesional sistem dan para akuntan membutuhkan sebuahmodel konseptual yang merefleksikan perbedaan yang penting ini.

SU&SISTEMSIA

Sistem Pem#!sesan T#ansa"si %SPT'

Sistem %emrosesan ransaksi (transaction processing system) merupakan pusatdari seluruh fungsi sistem informasi dengan*

!engkonversi peristi(a ekonomi ke transaksi keuangan

!encatat transaksi keuangan dalam record akuntansi jurnal dan buku besar

!endistribusikan informasi keuangan yang utama ke personel operasi untuk

mendukung kegiatan operasi harian mereka.Sistem pemrosesan transaksi menangani peristi(a-peristi(a bisnis yang munculsecara berkala. %ada situasi seperti sekarang ini, sebuah perusahaan dapatberhadapan dengan ribuan transaksi. )ntuk dapat secara efisien menangani volumetransaksi sebesar itu, jenis-jenis transaksi yang sejenis dikelompokkan dalam siklustransaksi. S% terdiri atas tiga siklus transaksi* sikus pendapatan, sikluspengeluaran, dan siklus konversi. Setiap siklus menangkap dan memproses jenistransaksi keuangan yang berbeda.

Sistem Pela!#an &u"u &esa#.Keuan,an (General Ledger/Finanial !eportingS"stem)

Sistem buku besar SBB dan sistem pelaporan keuangan S%K adalah duasubsistem yang saling erat terkait. $amun demikian, karena interdependensioperasional mereka, keduanya dipandang sebagai suatu sistem tunggal yangintegratif SBB:%K. Besarnya input ke SBB datang dari siklus ;transaksi.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

8/41

dan laporan-laporan yang menggunakan data biaya lancar bukan yang historis.#enis pelaporan ini disebut pelaporan discretionary bebas untuk menentukankarena organisasi dapat memilih informasi apa yang ingin dilaporkan dan bagaimanamenyajikannya.

SE&UAHMO1ELUMUMUNTUKSIAGambar 1-> menyajikan m!0el umum untu" men,"a/i ali"asi SIA2 !odel inimerupakan model umum karena ia menggambarkan semua sistem informasi, tanpamemperhitungkan arsitektur teknologinya. ?lemen-elemen model umum ini adalahpemakai akhir, sumber data, kumpulan data, pemrosesan data, manajemendatabase, penghasil informasi dan umpan balik.

Gambar 1->!odel )mum untuk Sistem nformasi 'kuntansi

Pema"ai A"hi# ($nd %ser)Pema"ai a"hi# dibagi dalam dua kelompok umum* eksternal dan internal. %emakaieksternal meliputi para kreditur, para pemegang saham, para investor potensial,

agen-agen pembuat peraturan, otoritas pajak, para pemasok, dan pelanggan.%emakai internal adalah pihak manajemen di setiap tingkat organisasi, juga personeloperasi. Berla(anan dengan pelaporan eksternal, organisasi memiliki cukupkebebasan dalam memenuhi kebutuhan pemakai internal. "alaupun terdapatkonvensi-konvensi dan praktik-praktik yang telah diterima dengan baik, pelaporaninternal ditentukan terutama oleh apa yang membuat pekerjaan terselesaikan. %aradesainer sistem, termasuk para akuntan, harus menyeimbangkan keinginan parapemakai internal dengan kebutuhan hukum dan ekonomi. seperti misalnya kontrolyang cukup dan keamanan, pertanggungja(aban yang benar, dan biaya untukmenyediakan informasi dalam bentuk alternatif. #adi, pelaporan internal menghadapitantangan yang tidak terlalu terstruktur dan pada umumnya lebih sulit dari pelaporan

eksternal. &i sisi lain, pelaporan ini merupakan ladang yang terbuka untukpercobaan, penemuan, dan inovasi.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

9/41

1ata 3e#sus In$!#masi1ata adalah fakta, yang dapat atau tidak dapat diproses disunting, dirangkum, ataudiperbaiki dan tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Sebaliknya,in$!#masi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat ia lakukan

atau tidak dilakukan. nformasi sering kali didefinisikan sebagai data yang diproses.&efinisi ini tidak memadai. nformasi ditentukan oleh efeknya pada para pemakai,bukan oleh bentuk fisiknya. !isalnya, seorang agen pembelian menerima laporanharian daftar item-item persediaan bahan mentah pada tingkat yang rendah. =aporanini menyebabkan agen tersebut melakukan pemesanan yang lebih untuk persediaan.6akta dalam laporan ini memiliki kandungan informasi untuk agen pembelian. $amundemikian, laporan yang sama di tangan manajer personel semata-mata merupakankumpulan fakta, atau data, tidak menyebabkan tindakan apa pun dan tidak memilikikandungan informasi.

Kita dapat melihat dari contoh ini bah(a informasi bagi seseorang dapat merupakan

data bagi orang lain. #adi, informasi bukan sekadar fakta yang diproses dalam suatulaporan formal. nformasi memungkinkan para pemakainva melakukan tindakan yangmenyelesaikan konflik, mengurangi ketidakpastian, dan melakukan keputusan. Kitaharus memperhatikan bah(a tindakan tersebut tidak niscaya merupakan tindakanfisik. !isalnya, seorang agen pembelian yang menerima laporan yang menunjukkantingkat persediaan yang cukup akan merespons dengan tidak melakukan apa-apa.indakan agen itu untuk tidak melakukan apa-apa adalah suatu keputusan yangsadar, dipicu oleh informasi dan berbeda dengan tidak melakukan apa-apa karenatidak diberi informasi.

&istingsi antara data dan informasi memiliki implikasi yang luas dalammempelajari sistem informasi. #ika output dari sistem informasi gagal menyebabkan

pemakainya melakukan tindakan, sistem tersebut tidak memenuhi kebutuhanapapun dan telah gagal dalam memenuhi tujuan utamanya.

Sumbe# 1ataSumbe# 0ata adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi darisumber internal dan eksternal. !ransaksi keuangan eksternal merupakan sumberdata yang umum bagi kebanyakan organisasi. ermasuk dalam transaksi ini adalahpertukaran ekonomis dengan entitas bisnis lainnya dan individu dari luarperusahaan. !isalnya, penjualan barang-barang dan jasa, pembelian persediaan,penerimaan kas, dan pengeluaran kas termasuk gaji. !ransaksi keuangan internalmelibatkan pertukaran dan pergerakan sumber daya dalam organisasi. ermasuk

dalam transaksi ini adalah pergerakan bahan mentah ke persediaan dalam proses"%, aplikasi tenaga kerja dan overhead ke "%, transfer "% ke persediaanbarang jadi, serta penyusutan pabrik dan peralatan.

Pen,umulan 1ata

Pen,umulan 0ata merupakan tahap operasional pertama dalam sistem informasi.ujuannya adalah untuk memastikan bah(a data-data peristi(a yang memasukisistem itu sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan material. &alam banyak hal,tahap ini merupakan tahap penting dalam sistem. #ika transaksi yang salahmemasuki pengumpulan data tanpa terdeteksi, sistem mungkin akan memproseskesalahan dan menghasilkan output yang keliru dan tidak dapat diandalkan. 2al ini,akhirnya, dapat menghasilkan tindakan yang salah dan keputusan yang buruk daripihak pemakai.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

10/41

erdapat dua aturan yang mengatur desain prosedur pengumpulan data* relevan danefisiensi. Sistem informasi seharusnya hanya menangkap data-data yang relevan.ugas mendasar dari seorang sistem desainer adalah untuk menentukan apa yangrelevan dan apa yang tidak relevan. la melakukannya dengan menganalisis

kebutuhan pemakai. 'khirnya, hanya data yang memberi kontribusi pada informasiseperti yang didefinisikan sebelumnya yang relevan. ahap pengumpulan dataharus didesain untuk menyaring fakta-fakta yang tidak relevan dari sistem.

%rosedur pengumpulan data yang efisien didesain untuk mengumpulkan data hanyasekali. &ata-data ini kemudian dapat digunakan untuk banyak pemakai. !enangkapdata yang sama lebih dari satu kali dapat mengarah ke pemborosan dan tidakkonsisten. Sistem informasi memifiki pengumpulan, pemrosesan, dan kapasitaspenyimpanan data yang terbatas. &ata yang berlebihan akan membuat fasilitaskelebihan beban dan mengurangi efisiensi sistem secara keseluruhan. nkonsistensidi antara data-data yang berlebihan dapat menimbulkan tindakan yang tidak tepat

dan keputusan yang buruk.

Pem#!sesan 1ata

Sekali dikumpulkan, data biasanya perlu diproses untuk menghasilkan informasi.ugas dalam tahap em#!sesan 0ata bervariasi dari yang sederhana sampaikompleks. !isalnya, algoritma matematika seperti model program linear digunakanuntuk aplikasi penjad(alan produksi5 teknik-teknik statistik untuk peramalanpenjualan5 dan prosedur-prosedur untuk memposkan dan merangkumkan yangdigunakan dalam aplikasi akuntansi.

Mana/emen Database

"atabase organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non-keuangan. Kami menggunakan istilah database dalam arti umum. la dapat berupafiling cabinet atau sebuah disket komputer. anpa memperhatikan bentuk fisikdatabase, kita dapat menampilkan isinya dalam hierarki yang logis. ingkat-tingkatdalam hierarki data@atribut, record, dan file@diilustrasikan dalam Gambar 1-A.

Atribut "ata. 'tribut data merupakan bagian berpotensi menjadi data yang bergunadalam database. Sebuah atribut merupakan karakteristik yang logis dan relevan darisebuah entitas tentang apa yang ditangkap sebuah perusahaan dari data. 'tribut-atribut yang ditunjukkan dalam Gambar 1-A adalah logis karena mereka semuasecara masuk akal berkaitan dengan suatu entitas umum@piutang dagang. Setiapatribut tersebut relevan karena ia menyumbang ke isi informasi dari seluruhrangkaian. Buktinya, tidak adanya satu atribut yang relevan akan mengurangi ataumenghancurkan kandungan informasi dari rangkaian tersebut. ambahan data yangtidak relevan dan tidak logis tidak akan menambah nilai kandungan informasirangkaian tersebut.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

11/41

!eord.Sebuah record merupakan satu rangkaian atribut yang lengkap untuk satuperisti(a dalam satu kelas entitas. !isalnya, nama, alamat dan saldo dari pelanggantertentu1 merupakan satu peristi(a atau record) dalam kelas piutang dagang. )ntukmenemukar. record khusus dalam database, kita harus mampu mengidentifikasinyasecara berbeda. Karenanya, setiap record dalam database harus unik setidaknyadalam satu atribut. #'lat untuk mengidentifikasi yang unik ini merupakanprimary keykunci utama. Karena tida ada atribut alami seperti nama pelanggan yang dapat

menjamin keunikan, kita biasanya membuat kunci-kunci buatan untuk record-recordtersebut. Kunci untuk record piutang dagang dalam Gambar 1-A adalah nomor akunpelanggan. ni merupakan satu-satunya alat untuk mengidentifikasi keunikan dalankelas tersebut. 'tribut lainnya memiliki nilai yang jugaj dapat muncul dalam recordlainnya. !isalnya, pelanggan yang banyak mungkin memiliki nama, jumlahpenjualan, batas kredit, dan saldo yang sama. !enggunakan salah satu atribut inisebagai kunci untuk menemukan suatu record dalam database yang besarmerupakan pekerjaan yang sulit. $amun demikian, atribut-atribut yang tidak unik inisering digunakan sebagai secondary keys kunci sekunder untukmengkategorisasikan data. !isalnya, atribut saldo dapat digunakan untukmenyiapkan satu daftar pelanggan dengan saldo yang lebih besar dari 1C,CCC.

File. Sebuah file merupakan satu rangkaian record yang lengkap dari sebuah kelasidentik. !isalnya, semua record piutang dagang dari organisasi membentuk filepiutang dagang. &engan cara yang sama, file-file dibentuk untuk kelas-kelas recordlainnya seperti persediaan. utang dagang, dan gaji. "atabase organisasi merupakankeseluruhan kumpulan file-file tersebut...

Tugas #anajemen Database (database management tasks). Manajemendatabase memiliki tiga tugas mendasar, yaitu penyimpanan, perbaikan $retrieval),danpenghapusan. ugas penyimpanan menetapkan kunci-kunci untuk record-recordyang baru dan menyimpannya dalam lokasi yang benar dalam database. %erbaikan

merupakan tugas untuk menempatkan dan menyarikan suatu record yang ada daridatabase untuk diproses. Setelah pemrosesan selesai, tugas penyimpanan

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

12/41

menyimpan kembali data yang sudah diperbarui itu untuk ditempatkan dalamdatabase. %enghapusan adalah tugas untuk memindahkan secara permanenrecord yang sudah usang atau berlebihan dari database.

Pen,hasil In$!#masi

Pen,hasil in$!#masi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat, danmenyajikan informasi untuk para pemakai. nformasi dapat berupa dokumenoperasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan yang terstruktur, atau pesan dilayar komputer. anpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang bergunamemiliki karakteristik berikut ini* relevan, tepat %aktu, akurat, lengkap, danmerupakan rangkuman.

Rele4an2 si sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. &engandemikian, laporan ini dapat mendukung keputusan manajef atau tugas petugasadministrasi. Kita telah menentukan bah(a hanva data yang relevan dengantindakan pemakai yang memiliki kandungan informasi. 0leh karena itu, sistem

informasi harus menyajikan hanya data yang relevan dalam laporannya. =aporanyang berisi data tidak relevan hanya memboroskan sumber daya dan tidak produktifbagi pemakai. &ata yang tidak relevan mengurangi perhatian dari pesan laporanyang sebenarnya dan dapat menghasilkan keputusan atau tindakan yang tidakbenar.

Teat 5a"tu2 )mur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukankegunaannya. nformasi harus tidak lebih tua dari periode (aktu tindakan yangdidukungnya. !isalnya, jika seorang manajer melakukan keputusan setiap hari untukmembeli persediaan dari seorang pemasok berdasarkan status laporan persediaan,maka informasi dalam laporan itu harus berumur tidak lebih dari sehari.

A"u#at2 nformasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. $amundemikian, materialitas merupakan suatu konsep yang sulit dikuantifikasi. !aterialitastidak memiliki nilai yang absolut5 ia merupakan konsep masalah-spesifik $problem-spesific concept). ni berarti bah(a, dalam beberapa kasus, informasi harus akuratsempurna. %ada kejadian lain, tingkat akurasi mungkin lebih rendah. Kesalahan-kesalahan material ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat menyebabkanpemakai melakukan keputusan yang buruk atau gagal melakukan keputusan yangdiperlukan. Kita kadang-kadang harus mengorbankan keakuratan yang absolut untukmemperoleh informasi yang tepat (aktu. Sering kali, informasi yang sempurna tidakdapat disediakan dalam kerangka (aktu keputusan pemakai. 0leh karena itu, dalam

menyiapkan informasi, para desainer sistem mencari keseimbangan antara informasiseakurat mungkin, tetapi tetap cukup tepat (aktu, agar berguna.

Len,"a2 idak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilankeputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. !isalnya, sebuah laporan harusmenyajikan semua perhitungan yang diperlukan dan menyajikan pesannya denganjelas dan tanpa ambigu.

Ran,"uman2 nformasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai.!anajer tingkat@lebih rendah cenderung memerlukan informasi yang sangat rinci.Semakin arus informasi mengalir ke atas melalui organisasi ke manajemen atas,

semakin ia dirangkumkan. $anti di bagian selanjutnya dalam bab ini, kita akan

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

13/41

melihat dengan lebih dekat efek dari struktur organisasi dan tingkat manajerialterhadap pelaporan informasi.

Uman &ali"Uman bali" adalah suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem sebagai

suatu sumber data. )mpan balik dapat bersif at internal atau eksternal dandigunakan untuk memulai atau mengubah suatu proses. !isalnya, status laporanpersediaan menandakan kepada petugas kontrol persediaan bah(a item-itempersediaan telah jatuh pada tingkat minimum yang diiDinkan, atau bahkan lebihrendah. )mpan balik internal dari informasi ini akan memulai proses pemesananuntuk mengisi persediaan. &engan cara yang sama, umpan balik eksternal tentangtingkat tertagihnya utang pelanggan dapat digunakan untuk menyesuaikan kebijakanpemberian kredit perusahaan

Tu/uan Sistem In$!#masi

Setiap organisasi harus menyesuaikan sistem inf ormasinya dengan kebutuhanpemakainya. 0leh karena itu, tujuan sistem informasi yang spesifik dapat berbedadari satu perusahaan ke perusahaan lain. $amun demikian, terdapat tiga tujuanutama yang umum bagi semua sistem. yaitu*

1. &ntuk mendukung fungsi kepengurusan (ste%ardship) manajemen.Kepengurusan merujuk ke tanggung ja(ab manajemen untuk mengatur sumberdaya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentangkegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangantradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. Secara internal, pihakmanajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan

pertanggungja(aban.2. &ntuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi

memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukantanggung ja(ab pengambilan keputusan.

3. &ntuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasimenyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu merekamelakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.

AKUISISISISTEMINFORMASIKami menyimpulkan bagian ini dengan diskusi singkat tentang bagaimana organisasi

memperoleh sistem informasi. Biasanya, mereka melakukannya dengan dua cara*1 mereka mengembangkan sistem yang dibakukan dari a(al melalui aktivitaspengembangan sistem in-house dan + mereka membeli sistem komersial yangsudah diprogram dari para pemasok perangkat lunak. 0rganisasi-organisasi besardengan kebutuhannya yang unik dan berubah secara berkala perlu terlibat dalampengembangan in-house. %roses formal yang dapat me(ujudkannya disebut si"lushi0u en,emban,an sistem (system development life cycle). %erusahaan-perusahaan yang lebih kecil dan firma-firma lebih besar yang membutuhkaninformasi terstandardisasi merupakan pasar utama dari perangkat lunak komersial.iga jenis perangkat lunak komersial adalah turnkey system, backbone system, danvendor-supported system.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

14/41

Turnke" s"stemsmerupakan sistem yang sudah selesai dan sudah diuji dan siapuntuk diimplementasikan. Biasanya, mereka merupakan sistem dengan tujuan-umum$general-purpose system) atau sistem yang dibakukan untuk industri spesifik. &alamkasus lain, pemakai akhir harus memiliki praktik bisnis standar yang memungkinkanpenggunaan sistem 'canned' atau sistem 'off-the-shelf. $amun, sistem turnkey yang

lebih baik memiliki opsi perangkat lunak built-in yang memungkinkan pemakainyamembakukan input, output, dan memprosesnya melalui pilihan-pilihan menu. $amundemikian, mengkonfigurasi sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai merupakantugas yang sulit. Sistem perencanaan sumber daya perusahaan $enterprise resourceplanning systems@*) seperti +racle, SA*, .". d%ards dan *eople Softmerupakan contoh-contoh pendekatan ini untuk mengimplementasikan sistem.Sistem ?

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

15/41

mencapai tingkat efisiensi operasi yang lebih tinggi.

Gamba# (-6

'rus anggung ja(ab, 0toritas, dan %ertanggungja(aban dalam 0rganisasi

erdapat beberapa cara untuk mensegmentasikan sebuah perusahaan. igapendekatan yang paling umum meliputi segmentasi dengan*

1. okasi eografis. Banyak organisasi memiliki kegiatan operasional yangmenyebar di seluruh negara dan dunia. !ereka melakukannya untuk

mendapatkan akses ke sumber daya, pasar, atau jalur distribusi. Salah satu carayang nyaman untuk mengatur kegiatan operasi ini adalah denganmengorganisasikan manajemen perusahaan di sekitar segmen geografis sebagaisuatu entitas kuasi-otonomi kuantitas setengah otonom.

2. alur *roduk. %erusahaan yang memproduksi produk dengan tingkat diversifikasitinggi sering mengorganisasi di sekitar jalur produk, menciptakan divisi terpisahuntuk tiap jalur produk. Segmentasi produk memungkinkan organisasi untukmengabdikan spesialisasi manajemen, tenaga kerja, dan sumber daya untukmensegmentasikan secara terpisah, hampir seolah-olah mereka merupakanperusahaan yang terpisah.

3. /ungsi 0isnis. Segmentasi fungsional membagi organisasi menjadi (ilayah-(ilayah tanggung ja(ab yang terspesialisasi berdasarkan tugas. "ilayah-(ilayahfungsional ini ditentukan menurut arus sumber daya utama di seluruhperusahaan. 4ontoh;-contoh segmen fungsi bisnis adalah pemasaran, produksi,keuangan, dan akuntansi.

Sebagian perusahaan menggunakan lebih dari satu metode segmentasi. !isalnya,konglomerat internasional dapat mensegmentasikan kegiatan operasionalnyapertama-tama secara geografis, kemudian menurut produk dalam tiap (ilayahgeografis, dan kemudian secara fungsional dalam tiap segmen produk.

SEGMENTASIFUNGSIONAL

http://vrod.uk/http://vrod.uk/

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

16/41

Segmentasi menurut fungsi bisnis merupakan metode pengorganisasian yang paling umum. Untukmenggambarkannya, kita akan mengasumsikan sebuah perusahaan manufaktur yang menggunakansumber daya-sumber daya berikut ini: bahan baku, tenaga kerja, modal keuangan, dan informasi. Tabel1-2 menunjukkan hubungan antara segmen-segmen fungsional dan sumber dayanya.

udul fungsi dan bahkan fungsi itu sendiri sangat ber!ariasi di antara organisasi, bergantung pada

ukuran dan jalur bisnis tersebut. Suatu entitas yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat (public

utility) mungkin lingkup pemasarannya lebih sedikit dibandingkan dengan perusahaan manufaktur

mobil. Sebuah organisasi jasa mungkin tidak memiliki fungsi produksi formal dan sedikit pekerjaan

untuk mengatur persediaan. Sebuah perusahaan mungkin men!ebut sumber daya tenaga kerjanya

sebagaipersonel sementara yang lain menggunakan istilahsumber daya manusia (human resources).

"ngatlah !ariasi-!ariasi ini, kita nanti akan mendiskusikannya se#ara singkat area-area fungsional dari

perusahaan hipotetis seperti yang ditunjukkan dalam $ambar 1-%. &arena pentingnya mempelajari

sistem informasi ini, fungsi akuntansi dan jasa komputer dipaparkan se#ara terpisah dan lebih

mendetail.

Tabel (-)

Manajemen Bahan Baku

Tujuan dari manajemen bahan baku adalah untuk meren#anakan dan mengontrol persediaan bahan

baku perusahaan. Sebuah perusahaan manufaktur harus memiliki persediaan yang #ukup di tangan

untuk memenuhi kebutuhan persediaarmya dan tetap harus menghindari tingkat persediaan yangberlebih. Setiap dolar yang diin!estasikan dalam persediaan merupakan satu dolar yang tidak

memberikan pendapatan. Selanjutnya, persediaan yang menganggur dapat menjadi usang, hilang, atau

di#uri. "dealnya, sebuah perusahaan akan mengkoordinasi persediaan yang datang dari pemasok

sedemikian sehingga mereka langsung dipindahkan ke proses produksi. 'amun demikian, semata-

mata agar praktis, kebanyakan organisasi mempertahankan persediaan pengaman untuk menyimpan

persediaan itu selama (aktu tunggu, antara (aktu pemesanan persediaan dengan (aktu datangnya

persediaan. &ita lihat dalam $ambar 1-% bah(a manajemen bahan baku memiliki tiga subfungsi:

Pembelianbertanggung ja(ab untuk memesan persediaan dari para pemasok ketika tingkatpersediaan men#apai titik pemesanan kembali (reorder poin t). )akikat tugas ini ber!ariasi diant organisasi. *ada sebagian kasus, pembelian tidak lebih dari sekadar mengirimkan pemesan

pembelian ke pemasok yang ditunjuk. *ada kasus lainnya, tugas ini meliputi juga pengaju

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

17/41

pena(aran harga di antara pada pemasok yang berkompetisi. )akikat bisnis dan jenis persediamenentukan #akupan fungsi pembelian.

Penerimaan adalah tugas untuk menerima persediaan yang sebelumnya dipesan oleh bagianpembelian. +kti!itas penerimaan meliputi perhitungan dan penge#ekan kondisi fisik item-

item tersebut. &egiatan ini mungkin merupakan kesempatan pertama perusahaan, mungkinhanya satu-satunya, untuk mendeteksi pengiriman yang tidak lengkap dan barang dagangyang rusak sebelum mereka dipindahkan ke proses produksi.

Penyimpanan meliputi penga(asan fisik atas persediaan yang diterima dan mengeluarkanpersediaan tersebut ke proses produksi, sesuai kebutuhan.

Produksi

+kti!itas produksi mun#ul dalam siklus kon!ersi (conversion cycle) di mana bahan bakumentah, tenaga kerja, dan akti!a pabrik digunakan untuk men#iptakan produk jadi. +kti!itas-akti!itas spesifik ditentukan oleh sifat dasar produk yang dimanufaktur. Se#ara umum,

akti!itas-akti!itas tersebut dibagi menjadi dua kelas utama: 1 akti!itas manufaktur utamadan 2 akti!itas pendukung produksi. +kti!itas manufaktur utama membentuk dan merakit

bahan baku mentah menjadi produk jadi. +kti!itas pendukung produksi memastikan bah(aakti!itas manufaktur utama beroperasi se#ara efisien dan efektif. alam hal ini termasuk,tetapi tidak dibatasi, jenis-jenis akti!itas berikut ini:

Perencanaan produksi meliputi penjad(alan arus bahan baku, tenaga kerja, dan mesin-mesinagar memenuhi kebutuhan produkssi se#ara efisien. )al ini memerlukan informasi tentangstatus pesanan penjualan, persediaan bahan baku mentah, persediaan barang jadi, mesin, sertaketersediaan tenaga kerja.

Kontrol kualitas memonitor proses manufaktur pada berbagai titik untuk memastikan bah(aproduk jadi memenuhi standar kualitas perusahaan. &ontrol kualitas yang efektif akanmendeteksi masalah lebih #epat untuk memfasilitasi tindakan perbaikan. $agal melakukannyaakan menghasilkan pemborosan yang berlebihan dari bahan baku dan tenaga kerja.

Pemeliharaan menjaga mesin-mesin perusahaan dan fasilitas manufaktur lainnya dalammenjalankan pesanan. *roses manufaktur bergantung pada pabrik dan peralatannya dan tidak

bisa mentolerir kerusakan selama periode-periode pun#ak produksi. /leh karena itu, kun#ikegiatan pemeliharaan adalah pen#egahan0penjad(alan pemindahan peralatan dari kegiatanoperasi ke kegiatan pembersihan, dan perbaikan. anyak perusahaan manufaktur telahmengembangkan program pemeliharaan pre!entif. Untuk meren#anakan danmengkoordinasikan kegiatan-kegiatan ini, para teknisi pemeliharaan memerlukan informasi

yang ekstensif tentang sejarah pemakaian peralatan dan jad(al produksi yang akan datang.

Pemasaran

*asar perlu mengetahui dan memiliki akses ke produk-produk perusahaan. ungsipemasaranberkaitan dengan masalah-masalah strategis dari promosi produksi, iklan, dan riset pasar. *ada tingkatoperasional, pemasaran melakukan kegiatan-kegiatan setiap hari seperti memasukkan pesanan

penjualan.

Distribusiistribusi merupakan kegiatan untuk mengirimkan produk ke pelanggan setelah penjualan. &egiatanini merupakan langkah yang kritikal. &ebanyakan dapat melakukan kesalahan sebelum pelanggan

memiliki produk tersebut. *erbedaan yang terlalu jauh antara penerimaan pesanan dan pengisianpesanan, pengiriman yang salah, atau barang dagang yang rusak, dapat menimbulkan ketidakpuasan

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

18/41

pelanggan dan kehilangan penjualan. *ertama-tama, sukses bergantung pada pengisian pesanan se#araakurat di gudang, pengepakan barang se#ara benar, dan mengirim pesanan tersebut se#epatnya kepada

pelanggan.

Personel

*ega(ai yang kompeten dan dapat diandalkan merupakan sumber daya yang berharga bagi sebuahbisnis. Tujuan fungsi personel adalah dengan efektif mengatur sumber daya ini. ungsi. personel yangdikembangkan dengan baik meliputi perekrutan, pelatihan, pendidikan yang berkelanjutan, konseling,e!aluasi, relasi tenaga kerja dan administrasi kompensasi.

Keuanganungsi keuangan memanajemen sumber daya keuangan perusahaan melalui kegiatan perbankan dan

perbendaharaan, manajemen portofolio, e!aluasi kredit, pengeluaran kas, dan penerimaan kas. &arenahakikat siklus bisnis, kebanyakan perusahaan berada antara posisi kelebihan dana dan kekurangan kas.alam menanggapi pola arus kas ini, peren#anaan keuangan men#ari in!estasi yang menguntungkandalam saham dan akti!a-akti!a lainnya serta jalur kredit yang berbiaya rendah dari bank. ungsikeuangan juga mengadministrasi arus kas masuk dan keluar setiap hari perusahaan.

FUNGSIAKUNTANSIungsi akuntansi mengatur sumber daya informasi keuangan perusahaan. alam hal ini, fungsi inimemainkan dua peran penting dalam pemrosesan transaksi. *ertama, akuntansi menangkap danmen#atat efek-efek keuangan dari transaksi perusahaan. alam hal ini termasuk peristi(a-peristi(aseperti pergerakan bahan baku mentah dari gudang ke produksi, pengiriman produk jadi ke pelanggan,dan pembebanan ke(ajiban keuangan.

&edua, fungsi akuntansi mendistribusikan informasi transaksi ke personel-personel operasi untukmengkoordinasi tugas-tugas utama mereka. &egiatan akuntansi yang se#ara langsung memberikankontribusi ke operasi bisnis antara lain kontrol persediaan, akuntansi .biaya, penggajian, utang dagang,

piutang dagang, penagihan, akuntansi akti!a tetap, dan buku besar. &ita akan membi#arakan setiapkegiatan ini se#ara spesifik di bab-bab setelah ini. 'amun, untuk saat ini, kita perlu mempertahankan

pandangan yang luas terhadap akuntansi untuk memahami peran fungsionalnya dalam organisasi.

Nilai Informasi

'ilai informasi bagi seorang pemakai ditentukan oleh reliabilitas keandalan informasi tersebut.&ita telah melihat sebelumnya bah(a tujuan informasi adalah mengarahkan pemakai ketindakan yang diperlukan. +gar hal itu terjadi, informasi harus memiliki atribut-rele!an,lengkap, merupakan rangkuman, dan tepat (aktu. &etika atribut-atribut ini se#ara konsistendisajikan, informasi memiliki reliabilitas dapat diandalkan dan bernilai bagi pemakai."nformasi yang tidak dapat diandalkan tidak memiliki nilai. *aling tidak, ia telahmemboroskan sumber daya. "mplikasi yang lebih negatif dari informasi yang tidak dapatdiandalkan adalah bah(a ia dapat mengarahkan ke keputusan yang disfungsional. *erhatikan#ontoh berikut ini:

Seorang manajer pemasaran menandatangani sebuah kontrak dengan seorang pelangganuntuk menyediakan suatu produk dalam jumlah besar pada tanggal tertentu. "a melakukankeputusan ini berdasarkan informasi dari tingkat persediaan barang jadi. 'amundemikian, karena pen#atatan yang salah, informasi ini menjadi tidak benar. Tingkat

persediaan aktual dari produk tersebut tidak men#ukupi untuk memenuhi pesanan, dankuantitas yang diperlukan tidak dapat dimanufaktur pada tanggal yang ditentukan. $agal

untuk memenuhi syarat kontrak dapat mengakibatkan litigasi tuntutan hukum.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

19/41

&eputusan penjualan yang buruk ini merupakan hasil dari informasi yang #a#at. &eputusanyang efektif memerlukan informasi yang memiliki tingkat reliabilitas tinggi.

Independensi Akuntansi

&ebutuhan untuk memastikan reliabilitas informasi akuntansi menempatkan fungsi akuntansi

dalam posisi yang unik dalam organisasi. 4eliabilitas informasi terletak terutama pada konsepakuntansi independensi. Se#ara sederhana dikatakan, kegiatan aiuntansi harus terpisah danindependen dari (ilayah-(ilayah fungsional lainnya untuk mempertahankan penga(asansumber daya fisik. 5isalnya, akuntansi memonitor dan men#atat pergerakan bahan bakumentah ke produksi dan penjualan barang jadi ke pelanggan. +kuntansi mengotorisasi

pembelian bahan baku mentah dan pengeluaran pembayaran kas kepada para pemasok danpega(ai. +kuntansi mendukung fungsi-fungsi ini dengan informasi tetapi tidak se#ara aktifberpartisipasi dalam kegiatan fisiknya. &eputusan pemakai yang efektif memerlukaninformasi !ital seperti itu, yang diberikan oleh sumber independen, untuk memastikanintegritas informasi.

FUNGSI*ASAKOMPUTER

&embali ke $ambar 1-%, (ilayah terakhir untuk didiskusikan adalah fungsi jasa komputer(computer service function). Seperti akuntansi, fungsi jasa akuntansi berkaitan dengan sumberdaya informasi. &egiatan-kegiatannya dapat diorganisasikan dalam sejumlah #ara yang

berbeda. Salah satu strukrur yang ekstrim adalah pendekatan pemrosesan data terpusat (cen-tralized data processing); pada titik ekstrim yang lain adalah pendekatan pemrosesan datadistribusi (distributed data processing). &ebanyakan struktur organisasi terletak di antarakedua ekstrim ini dan menerapkan elemen-elemen dari kedua pendekatan.

Pemrosesan Data Terpusat

i ba(ah model pemrosesan data terpusat, semua pemrosesan data dilakukan oleh satu ataulebih komputer besar yang ditempatkan di bagian tengah yang melayani semua pemakai dalamorganisasi. $ambar 1-6 menggambarkan pendekatan ini di mana kegiatan jasa komputer

dikonsolidasikan dan diatur sebagai sumber daya organisasi yang digunakan bersama. *emakai akhir

berkompetisi untuk sumber daya ini menurut kebutuhan. ungsi jasa komputer biasanya diperlakukan

sebagai sebuah pusat biaya yang biaya operasionalnya dibebankan kembali ke pemakai akhir. $ambar

1-% mengilustrasikan sebuah fungsi jasa komputer terpusat. $ambar 1-17 menunjukkan (ilayah-

(ilayah operasi jasa komputer se#ara lebih rin#i. Termasuk dalam hal ini adalah administrasi

database, pemrosesan data, serta pengembangan dan pemeliharaan sistem. ungsi kun#i dari setiap

(ilayah ini dijelaskan kemudian.

Gamba# (-7

%endekatan %emrosesan &ata erpusat

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

20/41

Administrasi Database.*erusahaan yang diorganisasi se#ara terpusat mempertahankan sumber daya

data mereka pada lokasi sentral yang digunakan bersama oleh semua pemakai akhir. alam

pengaturan pemakaian bersama data ini, satu kelompok independen0 administrasi database0yang

dipimpin oleh administrator databasebertanggung ja(ab atas keamanan dan integritas database. &itaakan mengkaji konsep database dan peranan administrator database dalam ab 6.

Pemrosesan Data. &elompok pemrosesan data mengatur sumber daya komputer yang digunakan

untuk melakukan pemrosesan transaksi hari demi hari. ungsi ini terdiri atas fungsi-fungsi organisasi

berikut: kontrol data, konversi data, operasi komputer, danperpustakaan data.

Sebagian organisasi memiliki kelompok data kontrol sebagai penghubung antara pemakai akhir dan

pemrosesan data. &ontrol data bertanggung ja(ab untuk menerima sekumpulan dokumen transaksi

untuk pemrosesan dari pemakai akhir dan kemudian mendistribusikan output komputer dokumen atau

laporan kembali ke pemakai tersebut. ungsi konversi data merekam data transaksi dari kertas

dokumen ke media magnetik kaset atau disket untuk dapat disesuaikan dengan pemrosesankomputer. okumen orisinil dikembalikan kepada pemakai. ile-file transaksi magnetik yang

diproduksi dalam langkah ini kemudian diproses oleh komputer pusat, yang di manajemen oleh group

operasi komputer (computer operations group). +plikasi akuntansi biasanya dijalankan menurut jad(al

yang ketat yang dikontrol oleh komputer pusat.

Perpustakaan data adalah suatu ruang yang berdekatan dengan pusat komputer, yang menjadi tempat

penyimpanan aman bagi file-file data off-line, seperti kaset magnetik dan paket disket yang dapat

dipindahkan. Seorang petugas perpustakaan data adalah orang yang bertanggung ja(ab untuk

menerima, menyimpan, mengambil kembali, dan menga(asi akses kontrol file-file data ke

perpustakaan. *etugas perpustakaan mengeluarkan kaset untuk operator komputer dan melakukan

penga(asan terhadap file-file tersebut ketika pemrosesan selesai dilaksanakan. *ada tahun-tahunbelakangan ini trend ke arah pemrosesan real-time (aktu nyata dan meningkatnya pemakaian akses

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

21/41

langsung didiskusikan dalam ab 2 mengurangi atau menghapus peran petugas perpustakaan data

dalam banyak organisasi.

Gamba# (-(8

0rganisasi 6ungsi #asa Komputer dalam Sebuah Sistem erpusat

Pengembangan dan Pemeliharaan Sistem.&ebutuhan pemakai akan sistem informasi dipenuhi oleh

dua fungsi yang saling terkait: sistem pengembangan dan sistem pemeliharaan. Sistem pengembangan

bertanggung ja(ab untuk menganalisis kebutuhan pemakai dan mendesain sistem yang baru untuk

memuaskan kebutuhan-kebutuhan tersebut. *artisipasi dalam sistem pengembangan terdiri atas

profesional sistem, pemakai akhir, danstakeholders.

Profesional sistem meliputi analis sistem, desainer database, dan programmer yang mendesain danmembangun sistem. *rofesional sistem mengumpulkan fakta-fakta tentang masalah pemakai,

menganalisis fakta, dan memformulasi solusi. *roduk dari usaha mereka dalah sistem informasi yang baru.

Pemakai akhir (end user) adalah mereka !ang dituju oleh pembangunan suatu sistem. 5ereka adalah paramanajer yang menerima laporan dari sistem dan personel operasi yang bekerja se#aralangsung dengan sistem sebagai bagian dari tanggung ja(ab mereka sehari-hari.

takeholders adalah para indi!idu di dalam dan di mar perusahaan yang berkepentingandalam sistem tersebut, tetapi bukan merupakan pemakai akhir. Termasuk dalam kelompok iniadalah para akuntan, auditor internal, auditor eksternal, dan lain-lain yang menga(asi

pengembangan sistem.

Sekali sebuah sistem bam telah didesain dan diimplementasikan, kelompok pemelfharaansistem mengasumsikan tanggung ja(ab untuk menjaganya tetap mutakhir (up to date)bagi

pemakai akhir. Selama hidup sistem tersebut sering kali beberapa tahun, antara %7 dan 67persen dari total biayanya akan dapat diatributkan ke kegiatan pemeliharaan.

Pemrosesan Data Distribusi

Selama bertahun-tahun, skala ekonomi menguntungkan komputer-komputer yang besar dan

kuat dan pendekatan pemrosesan terpusat. *erkembangan akhir-akhir ini dalam sistem yangtidak mahal, kuat, dan ke#il telah mengubah gambar ini se#ara dramatis. Sebagai alternatif

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

22/41

terhadap model terpusat adalah -pemrosesan data distribusi (P!!). Topik * #ukup luas,menyentuh topik-topik yang berkaitan dengan perhitungan pemakai akhir, perangkat lunakkomersial, jaringan kerja, dan otomatisasi kantor. Se#ara sederhana dikatakan, *melibatkan pengorganisasian kembali fungsi jasa komputer ke unit-unit pemrosesaninformasi-"P# (information processing units) yang lebih ke#il, yang kemudian didistribusikan

ke pemakai akhir dan ditempatkan di ba(ah kontrol mereka. Tingkat di mana jasa komputerdidistribusikan akan ber!ariasi bergantung pada filosofi dan tujuan dari manajemenorganisasi. U*" dapat didistribusikan sesuai dengan fungsi bisnis, lokasi geografis, ataukeduanya. Setiap atau semua kegiatan jasa komputer yang disajikan kembali dalam $ambar1-17 dapat didistribusikan. $ambar 1-11 menunjukkan struktur organisasi yang baru,mengikuti distribusi semua tugas pemrosesan data ke (ilayah pemakai akhir.

*erhatikan bah(a fungsi jasa komputer pusat telah dihilangkan dari struktur organisasi.8ilayah operasional indi!idual yang sekarang melaksanakan peran ini. *ada tahun-tahunterakhir, * telah menjadi kelayakan ekonomi dan operasional yang memiliki operasi bisnisre!olusioner. 'amun, * merupakan #ampuran dari kekuatan dan kelemahan. Sebagian hal

yang lebih penting didiskusikan di bab selanjutnya.

Kelemahan PDD.&ita harus menanamkan dalam pikiran bah(a kelemahan * dapat jugadideskripsikan sebagai kekuatan pendekatan terpusat. iskusi ini akan terfokus pada isu-isu

penting yang memba(a implikasi kontrol yang harus diketahui oleh para akuntan. )ilangnyakontrol merupakan salah satu kelemahan * yang paling serius. 5asalah potensial lainnyameliputi penggunaan sumber daya yang tidak efisien, kerusakan jejak audit, pemisahan tugasyang tidak ef ektif, meningkatnya potensi kesalahan pemrograman dan kegagalan sistem, sertakurangnya standar. 5asalah-masalah spesifik akan dibahas di ba(ah ini.

alah mana$emen (mismanagement) terhadap sumber daya organisasi. Sebagian berargumentasibah(a ketika sumber daya organisasi melampaui batas jumlah, misalkan 9 persen dari total

anggaran operasi, mereka harus dikontrol dan dimonitor se#ara terpusat. asa pemrosesaninformasi seperti operasional komputer, pemrograman, kon!ersi data, dan manajemendatabase) me(akili pengeluaran yang signifikan bagi banyak organisasi. 5ereka yangmenentang * berargumentasi bah(a tanggung ja(ab distribusi untuk sumber daya initidak dapat dihindari akan mengarah ke salah manajemen (mismanagement) dan utilisasipenggunaan yang tidak optimal.

Ketidakcocokan Perangkat Keras (%ard&are) dan Perangkat 'unak (oft&are).5endistribusikan tanggung ja(ab pembelian perangkat keras dan perangkat lunak kemanajemen pemakai dapat menghasilkan keputusan yang tidak terkoordinasi dan buruk.ekerja se#ara independen, pengambil keputusan dalam menetapkan sistem operasi,

kebijakan teknologi, programspreadsheet, prosesor kalimat, dan paket database yang tidaksama dan tidak #o#ok. &etidak#o#okan perangkat keras dan perangkat lunak dapatmenurunkan dan mengganggu komunikasi di antara unit-unit organisasi.

ugas yang erlebihan. &egiatan-kegiatan pengembangan sistem otomatis yangdidistribusikan di seluruh perusahaan dapat mengakibatkan di#iptakannya kembali roda disetiap (ilayah pemakai. 5isalnya, aplikasi program yang di#iptakan oleh seorang pemakai,yang dapat digunakan dengan sedikit atau tanpa perubahan sama sekali oleh pemakai lainnya,akan didesain kembali dari a(al dan bukannya dipakai bersama. emikianjuga, data yangumum bagi banyak pemakai dapat di#iptakan kembali di setiap U*", menghasilkan tingkatkelebihan data yang tinggi. )al ini juga berpengaruh pada keakuratan dan konsistensi data.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

23/41

Konsolidasi kegiatan-kegiatan yang tidak cocok. istribusi fungsi jasa komputer ke (ilayahpemakai indi!idual dapat menghasilkan di#iptakannya unit-unit yang sangat ke#il yang tidakmemungkinkan pemisahan yang perlu dilakukan atas fungsi-fungsi yang tidak #o#ok.5isalnya, dengan U*" tunggal, orang yang sama dapat memprogram aplikasi, danmengoperasikan peralatan komputer. Situasi ini menunjukkan pelanggaran mendasar atas

kontrol internal. 'amun demikian, men#apai pemisahan yang memadai di antara tugas-tugasyang ada tidak selalu mungkin dilakukan di lingkungan pendekatan distribusi.

*empeker$akan profesional berknalitas. 5anajer pemakai akhir (end-user managers) mungkinmemiliki pengetahuan yang kurang untuk menge!aluasi dapat diper#aya atau tidaknyaseorang teknisi dan pengalaman-pengalaman yang rele!an dari para kandidat yang melamaruntuk posisi profesional komputer. uga, jika unit organisasional yang dimasuki pega(ai baruitu ke#il, kesempatan untuk pertumbuhan personal, pendidikan yang berkelanjutan, dan

promosi dapat menjadi terbatas. Untuk alasan-alasan ini, manajer U*" kadang-kadangmengalami kesulitan untuk menarik personel yang berkualitas tinggi. 5asalah ini menjadi

besar di (ilayah akuntan dan profesional. 4isiko kesalahan pemrograman dan kegagalan

sistem meningkat langsung dengan pega(ai yang tidak kompeten.

Kurangnya standar. &arena distribusi tanggung ja(ab dalam lingkungan *, standar untukmengembangkan dan mendokumentasikan sistem, memilih bahasa program, membeli

perangkat keras dan lunak, dan menge!aluasi kinerja, dapat diterapkan se#ara tidak merataatau justru sama sekali tidak ada. 5ereka yang menentang * berargumentasi bah(a risikoyang berkaitan dengan desain dan sistem pemrosesan data dapat ditolerir hanya jika standar-standar seperti itu diterapkan se#ara konsisten. )al ini memerlukan standar yang dapatdipaksakan se#ara terpusat. anyak !ang dapat dikatakan untuk argumentasi ini. alam kajiankita tentang audit dan kepastian sistem informasi dalam ab 1;, kita akan melihat bagaimanaaplikasi standar berperan penting dalam e!aluasi auditor akan kontrol internal.

Kekuatan P!!. )al yang paling umum dikatakan dengan * berkaitan denganpenghematan biaya, meningkatkan kepuasan pemakai, dan memperbaiki efisiensi operasional."su-isu spesifik didiskusikan di ba(ah ini:

Pengurangan biaya. i masa lalu, men#apai skala ekonomi merupakan pembenaran prinsipuntuk pendekatan terpusat. *emrosesan data !ang ekonomis memerlukan komputer yang

berdaya tinggi, mahal, dan besar. &ebutuhan banyak dan ber!ariasi sehingga sistem terpusatharus memuaskannya dengan komputer-komputer yang tingkat pembakuannya tinggi danmenerapkan sistem operasional yang kompleks.

&omputer mikro dan komputer mini yang berdaya tinggi namun tidak mahal, dapat

menjalankan fungsi-fungsi khusus dengan efektif, telah mengubah nilai ekonomis pemrosesandata se#ara dramatis. Selain itu, unit penyimpanan data biaya, yang dulunya merupakan

pembenaran untuk data konsolidasi di lokasi sentral, tidak lagi dijadikan pertimbangan utama.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

24/41

dipengaruhi se#ara negatif. Siruasi ini juga dapat menimbulkan manajemen yang kurangagresif dan kurang efektif.

ika kapabilitas pemrosesan informasi menjadi kritikal bagi kesuksesan operasi bisnis, makatidak seharusnyakah manajemen diberi kontrol atas sumber daya tersebut= +rgumentasi ini

mela(an argumen yang disebutkan sebelumnya mengenai keuntungan sentralisasi sumberdaya organisasi. *endukung * berargumentasi bah(a manfaat dari perbaikan sikapmanajemen lebih penting dari tambahan biaya yang mun#ul karena pendistribusian sumberdaya tersebut.

*eningkatkan kepuasan pemakai. 5ungkin hal yang paling sering dikatakan dengan manfaat* adalah meningkatkan kepuasan pemakai. )al ini berasal dari tiga (ilayah kebutuhanyang sering kali tidak dipuaskan dalam pendekatan terpusat: 1 seperti yang dikatakansebelumnya, para pemakai ingin mengontrol sumber daya yang mempengaruhi profitabilitasmereka 2 para pemakai menginginkan profesional sistem analis, programmer, dan operator

komputer yang bertanggung ja(ab atas situasi spesifik mereka dan 3 para pemakai inginterlibat se#ara lebih aktif dalam mengembangkan dan mengimplementasikan sistem merekasendiri. *ara pendukung * berargumentasi bah(a menyediakan dukungan yang lebihdibakukan0layak hanya dalam lingkungan distributif0se#ara langsung bermanfaat bagimoral dan produkti!itas pemakai.

Pendukung. +rgumentasi terakhir tentang kekuatan * adalah kemampuan untukmendukung (back up) fasilitas komputer dengan melindunginya dari musibah-musibah

potensial seperti api, banjir, sabotase, dan gempa bumi. Salah satu solusi adalah membangunkapasitas yang berlebih di setiap U*". ika suatu musibah menghan#urkan satu situs,transaksinya dapat diproses oleh U*" yang lain. )al ini memerlukan koordinasi yang dekat di

antara pengambil keputusan untuk memastikan bah(a mereka tidak mengimplementasikanperangkat keras dan perangkat lunak yang tidak #o#ok satu sama lain dalam situs-situsmereka.

Perluna Analisis ang !ati"hati

* memba(a nilai prestise tertentu yang, selama analisis pro dan kontranya, dapatmenenggelamkan pe.rtimbangan penting akan manfaat ekonomis dan kelayakanoperasionalnya. Sebagian organisasi telah pindah ke * tanpa sepenuhnyamempertimbangkan apakah struktur organiasi distributif akan men#apai tujuan bisnis merekadengan lebih baik. Sebagian inisiatif * telah terbukti tidak efektif, dan bahkan tidak

produktif (counterproductive), karena pengambil keputusan melihat keunggulan nilai dalam

sistem ini lebih bersifat simbolik daripada nyata. Sebelum mengambil langkah yang agresif,pengambil keputusan harus menilai nilai sebenarnya dari * untuk organisasi mereka. *araakuntan memiliki kesempatan dan ke(ajiban untuk berperan penting dalam analisis ini.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

25/41

E3OLUSI MO1EL- MO1EL SISTEM INFORMASISelama lima puluh tahun terakhir, sistem informasi akuntansi telah disajikan dalam sejumlahmodel atau pendekatan yang berbeda. Setiap model yang baru berkembang karena kelemahandan keterbatasan model sebelumn!a. Satu hal yang menarik dalam e!olusi ini adalah model-model yang lebih tua tidak segera diganti oleh teknik-teknik yang baru. adi, pada titik-titiktertentu, berbagai generasi sistem memasuki organisasi-organisasi yang berbeda dan bahkandapat hadir bersama-sama dalam satu perusahaan. Seorang akuntan modern harus mengenai

dengan baik bentuk-bentuk operasional semua pendekatan S"+ yang dihadapinya. uku initerutama mengkaji se#ara mendalam lima model: proses manual, sistem file mendatar (flatfile), pendekatan database, model 4>+ (resources, events, and agents), dan model >4*(enterprise resource -planning). Setiap model ini akan dibahas se#ara singkat di ba(ah ini.

MO1ELPROSESMANUAL

5odel proses manual adalah bentuk yang paling tua dan tradisional dari sistem akuntansi. Sistem

manual membentuk peristi(a-peristi(a fisik, sumber daya, dan personel yang men#irikan kebanyakan

proses bisnis. alam hal ini termasuk tugas-tugas seperti pengambilan pesanan, penyimpanan bahan

baku di gudang, barang-barang yang dimanufaktur untuk dijual, pengiriman barang-barang ke

pelanggan, dan menempatkan pesanan pada pemasok. Se#ara tradisional, dalam model ini termasukjuga tugas fisik memelihara pen#atatan. Sering kali pemeliharaan record manual digunakan untuk

mengajar prinsip-prinsip akuntansi kepada murid-murid bisnis. 'amun demikian, pendekatan ini

semata-mata merupakan bantuan pelatihan. *ada saat ini record manual jarang digunakan dalam

praktik.

+kan tetapi, ada juga nilainya mempelajari model proses manual sebelum menguasai sistem yang

berdasarkan komputer. *ertama, mempelajari sistem manual membantu membangun hubungan

penting antara S"+ dan bidang akuntansi lainnya. idang S"+ sering kali merupakan satu-satunya

bidang akuntansi di mana para murid melihat dari mana asalnya data tersebut, bagaimana mereka

dikumpulkan, serta bagaimana dan di mana informasi digunakan untuk mendukung operasional setiap

hari. engan mengkaji arus informasi, tugas kun#i, dan penggunaan record akuntansi tradisional

dalam pemrosesan transaksi, fokus para murid ditransformasi ke perspektif proses bisnis.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

26/41

&edua, logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti ketika ia tidak diselubungi oleh teknologi.

"nformasi yang diperlukan untuk memi#u dan mendukung peristi(a-? peristi(a seperti penjualan,

penyimpanan dalam gudang, dan pengiriman, sangat mendasar dan tidak bergantung pada teknologi

yang mendasari sistem informasi. 5isalnya, nota pengiriman, memberi informasi tentang proses

penagihan dari produk-produk yang telah dikirimkan, melayani tujuan tersebut baik diproses dan

diproduksi se#ara manual maupun elektronik. Sekali murid-murid memahami tugas-tugas yangdiperlukan untuk dikerjakan, mereka lebih baik dilengkapi dengan teknologi untuk mempelajari #ara-

#ara yang berbeda dan lebih baik dalam melakukan tugas-tugas tersebut.

Terakhir, prosedur manual memf asilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan

fungsi-fungsi, penga(asan, !erifikasi independen, jejak audit, dan kontrol akses. &arena hakikat

manusia terletak pada banyak isu-isu kontrol internal, kita tidak akan lebih jauh melihat pentingnya

aspek ini dari sisi sistem informasi.

Model Flat File

*endekatanflat file sering kali berkaitan dengan sistem yang disebut sebagai sistem #arisan (legacy

systems). Sistem ini merupakan sistem kerangka utama dalam sistem mainframe besar (largemainframe systems) yang diterapkan pada akhir 16@7 sampai 16%7-an. /rganisasi-organisasi masa

sekarang masih se#ara luas menggunakan sistem ini. *ada akhirnya, sistem ini akan digantikan dengan

sistem manajemen database modern, tetapi untuk sementara ini para akuntan harus tetap berurusan

dengan teknologi sistem (arisan.

$lat file model menjelaskan suaru lingkungan di mana file-file data indi!idual tidak berkaitan dengan

file-file lainn!a. *emakai akhir dalam lingkungan ini memiliki file data mereka sendiri, dan tidak

menggunakannya bersama-sama dengan pemakai lainnya. &arenanya, pemrosesan data dilakukan oleh

aplikasi yang berdiri sendiri, bukan oleh sistem yang terintegrasi.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

27/41

Gambar 1-1+!odel 6ile !endatar (/lat /ile)

&etika para pemakai majemuk memerlukan data yang sama untuk tujuan yang berbeda, mereka harusmemperoleh rangkaian data terpisah yang distrukturisasi untuk kebutuhan mereka yang spesifik.$ambar 1-12 menggambarkan bagaimana data penjualan pelanggan dapat disajikan kepada tiga

pemakai yang berbeda dalam organisasi retail barang-barang tahan lama. ungsi akuntansimemerlukan data penjualan pelanggan yang diorganisir dengan angka akun dan distrukturisasi untukmenunjukkan saldo saat ini. "ni digunakan untuk penagihan pelanggan, pemeliharaan piutang dagang,dan persiapan laporan keuangan. *emasaran memerlukan data historis penjualan pelanggan yangdiorganisir dengan kun#i-kun#i demografis. 5ereka menggunakannya untuk promosi produk baru danuntuk penjualan produk. &elompok ser!is produk memerlukan data penjualan pelanggan yangdiorganisir menurut produk dan distrukturisasi untuk menunjukkan bagaimana tanggal-tanggal jad(alser!is. "nformasi-informasi tersebut digunakan untuk kontak setelah penjualan dengan para pelanggan,untuk menjad(alkan pemeliharaan pre!entif dan untuk mengajukan permohonan penjualan

persetujuan ser!is. .

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

28/41

&elebihan data yang ditunjukkan dalam #ontoh ini memberi kontribusi pada tiga masalah signifikan

dalam lingkungan flat file+ penimpanan data, pembaruan data, dan informasi mata uang.

5asalah-masalah ini dan yang lainnya yang berkaitan dengan flat files didiskusikan dalam bagian

berikut ini.

Penimpanan DataSebuah sistem informasi yang efisien menangkap dan menyimpan data hanya sekali dan

menjadikannya sumber data tunggal yang tersedia bagi semua pemakai yang memerlukannya. alam

lingkungan flat file, hal ini tidak mungkin. Untuk memenuhi kebutuhan data pri!at para pemakai,

organisasi harus membuat prosedur biaya pengumpulan majemuk dan penyimpanan majemuk.

Sebagian biasanya menggunakan data yang dapat diduplikasi menjadi selusin, ratusan, atau bahkan

ribuan kali.

Pembaruan Data

/rganisasi-organisasi yang memiliki sejumlah besar data yang disimpan dalam file-file memerlukan

pembaruan periodik untuk men#erminkan perubahan. 5isalnya, perubahan nama dan alamatpelanggan harus direfleksikan dalam file induk yang benar. &etika para pemakai mempertahankan

file-file yang terpisah, semua perubahan harus dibuat se#ara terpisah untuk setiap pemakai. )al ini

menambah se#ara signifikan tugas-tugas dan biaya manajemen data.

Peredaran Informasi

erla(anan dengan masalah melakukan pembaruan majemuk adalah masalah kegagalan memperbarui

(update) untuk semua file pemakai yang dipengaruhi oleh perubahan status. ika pembaruan informasi

tidak se#ara benar disebarkan, perubahan tidak akan direfleksikan pada sebagian data pemakai,

akibatnya menghasilkan keputusan berdasarkan informasi yang sudah ketinggalan jaman.

Ketergantungan Tugas"Data (Task-Data Dependency)

5asalah lain dari pendekatanABaffile adalah ketidakmampuan pemakai untuk mendapatkan tambahan

informasi ketika kebutuhannya berubah. 5asalah ini disebut task-data dependen#y ketergantungan

tugas-data. 4angkaian informasi pemakai dibatasi oleh data yang ia miliki dan kontrol. *ara pemakai

bertindak se#ara independen, dan bukan sebagai anggota komunitas. alam lingkungan yang seperti

itu, menjadi sulit membangun sebuah mekanisme pemakaian data bersama-sama se#ara formal

(formal sharing of data). /leh karena itu, kebutuhan informasi baru #enderung dipuaskan oleh

perolehan file data baru juga. )al ini memerlukan (aktu, menghambat kinerja, menambah kelebihan

data, dan mendorong biaya manajemen data menjadi lebih tinggi.

Flat Files Membatasi Integrasi Data

*endekatanABflf file merupakan model dengan pandangan tunggal (single-vie& model). ile-filedistrukturisasi, diformat, dan diatur untuk sesuai dengan kebutuhan spesifik dari pemilik atau pemakaiutama data. 'amun demikian, strukturisasi seperti itu dapat mengesampingkan atribut data yang

berguna untuk pemakai lain, jadi menghambat keberhasilan integrasi data di dalam organisasi.5isalnya, karena fungsi akuntansi merupakan pemakai utama data akuntansi, data-data seringditangkap, diformat, dan disimpan untuk mengakomodasi pelaporan keuangan dan $++* prinsip-

prinsip akuntansi yang diterima umum. 'amun, struktur ini dapat menjadi tidak berguna bagipemakai lain non-akuntansi di dalam organisasi yang menggunakan data akuntansi tersebut, sepertipemasaran, keuangan, produksi, dan fungsi rekayasa teknologi. *emakai-pemakai ini diberikan tigapilihan: 1 tidak menggunakan data akuntansi untuk mendukung keputusan mereka 2 memanipulasidan mengubah struktur data yang ada untuk disesuaikan dengan kebutuhan spesifik mereka atau 3

mendapatkan tambahan rangkaian data khusus serta memun#ulkan biaya dan masalah operasionalberkaitan dengan kelebihan data.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

29/41

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

30/41

perlu mengeluarkan jutaan dolar untuk menulis kembali program-program yang ada. Tentusaja, aplikasi database sebelumnya memiliki independensi yang pada dasarnya sama dengan

flat file. aktor lain yang membatasi integrasi adalah model database terstruktur pada saat itu.5odel ini tidak fleksibel dan tidak memungkinkan pembagian data seperti yang ditemukandalam sistem database modern. Sementara tingkat integrasi tertentu di#apai dengan jenis

database ini, keuntungan utama dan segera bagi organisasi adalah pengurangan kelebihandata.

'amun demikian, integrasi yang sesungguhnya tidak mungkin terjadi sampai datangnyamodel database relasional (relational database model). *endekatan database yang fleksibelini memungkinkan desain aplikasi sistem yang terintegrasi, yang mampu mendukungkebutuhan informasi pemakai majemuk dari rangkaian tabel"tabel database umum. 'amun,kita harus memperhatikan bah(a model database relasional hanya memungkinkan mun#ulnyaintegrasi integrasi itu sendiri tidak dijamin. esain sistem yang buruk dapat mun#ul di setiapmodel. *ada kenyataannya, saat ini kebanyakan organisasi menggunakan suatu databaserelasional yang menjalankan aplikasi yang didesain se#ara tradisional dan tidak menggunakan

teknologi relasional sepenuhnya. ua model tersisa yang akan didiskusikan 4>+ dan >4*menggunakan teknologi database relasional se#ara lebih efektif.

$ambar 5odel atabase

MO1ELREA

4>+ adalah kerangka akuntansi untuk membuat model esources, /vents, dan 0gents yangkritikal dalam organisasi dan relasi di antara mereka. Sekali sudah dispesifikasi, data akuntansi

dan non-akuntansi tentang fenomena ini dapat diidentifikasi, ditangkap, dan disimpan dalam

sebuah database relasional. ari tempat penyimpanan, perspektif pemakai dapat dikonstruksi

untuk memenuhi kebutuhan semua pemakai dalam organisasi. &etersediaan perspektif yang

majemuk memungkinkan data-data transaksi digunakan se#ara fleksibel dan memungkinkan

pengembangan sistem informasi akuntansi yang mempromosikan integrasi, bukan yang

menghalanginya.

5odel 4>+ diajukan pada tahun 16%2 sebagai model teoritis untuk akuntansi.2 &emajuan

teknologi database telah memfokuskan diri pada pembaruan 4>+ sebagai alternatif praktis dari

kerangka kerja akuntansi klasik. >lemen-elemen kun#i dari model 4>+ dirangkumkan sebagai

berikut.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

31/41

%umber Daa (Resorces)

Sumber daya ekonomi adalah akti!a dari organisasi. 5ereka didefinisikan sebagai objek-objek

yang jarang sekaligus dikendalikan oleh perusahaan. efinisi ini berangkat dari model tradisional

karena definisi ini tidak memperhitungkan piutang dagang. Sebuah akun piutang dagang adalahsebuah record buatan yang digunakan semata-mata unruk menyimpan dan mentransmisi data.

&arena akun ini bukan merupakan elemen yang esensial dalam sistem, ia tidak perlu dimasukkan

dalam database. 5elainkan, piutang dagang diambil dari perbedaan antara penjualan ke

pelanggan dengan kas yang diterima dari pembayaran penjualan.

Peristi#a (!"ents)

*eristi(a-peristi(a ekonomi merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan sumber daya.

5ereka dapat dihasilkan dari kegiatan-kegiatan seperti produksi, pertukaran, konsumsi, dan

distribusi. *eristi(a-peristi(a ekonomi merupakan elemen informasi yang kritikal dari sistem

akuntansi dan harus ditangkap se#ara rin#i untuk menyediakan database yang lengkap.

Agen (Agents)

+gen-agen ekonomi adalah para indi!idu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam

peristi(a ekonomi. 5ereka merupakan pihak-pihak dari dalam dan luar organisasi dengan

kekuasan yang tak terbatas untuk menggunakan atau membuang sumber daya ekonomi. Eontoh

dari agen-agen ini antara lain petugas penjualan, pekerja produksi, petugas pengiriman,

pelanggan, dan para pemasok.

5odel 4>+ mensyaratkan bah(a fenomena akuntansi di#irikan dengan #ara yang konsisten denganpengembangan perspektif pemakai majemuk. ata bisnis tidak harus di pra-format atau se#ara

artifisial dibatasi dan harus men#erminkan semua aspek yang rele!an dengan peristi(a-peristi(aekonomi yang mendasarinya. engan demikian, prosedur dan database 4>+ distrukturisasi di sekitar

peristi(a-peristi(a bukannya di seputar produk-produk akuntansi seperti jurnal, buku besar, akun-akun, dan akuntansi berpasangan (double-entry accounting). i ba(ah model 4>+, organisasi bisnismenyiapkan laporan keuangan se#ara langsung dari database peristi(a. *eristi(a penjualan dan

penerimaan kas dari perusahaan retail rekaan berikut ini dapat digunakan untuk menggambarkanperbedaan inheren antara akuntansi klasik dan 4>+:

1 Sept.: ijual 9 unit produk F21 G H37 per unit dan 17 unit produk C33 G H27 per unit kepadapelanggan Smith Total penjualan I H397. iaya per unit persediaan adalah H1@ dan H12, berturut-turut Total harga pokok penjualan I H2;7

37 Sept.: 5enerima H277 kas dari pelanggan Smith, nomor #ek J91.

alam flat file atau sistem database non04>+, kedua peristi(a tersebut akan di#atat dalam

rangkaian akun klasik seperti yang ditunjukkan dalam $ambar 1-1J. )al ini melibatkan perangkuman

peristi(a-peristi(a untuk mengakomodasi struktur akun. 'amun, rin#ian transaksi-transaksi tersebut

tidak ditangkap di ba(ah pendekatan ini.

Gamba# (-(+

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

32/41

+3>A Smith >C +CC 1>C

File Ha#,a P!"!" Pen/ualan

$omor'kun

&ebit Kredit

+E3 +EC

File Pen/ualan

$omor'kun

Kredit

3FE> >C

&ambar '"'(!atabase *eristi(a dalam Sistem 4>+

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

33/41

Sistem akuntansi 4>+ akan menangkap transaksi-transaksi ini dalam serangkaian tabel database yangsaling berkaitan, yang menekankan peristi(a-peristi(a daripada akun-akun. )al ini digambarkandalam $ambar 1-19. Setiap tabel berkaitan dengan sebuah aspek terpisah dari transaksi tersebut. ata

tentang pelanggan, faktur, item-item spesifik yang dijual, dan "ain-lain, dapat ditangkap untukpenggunaan dan pemakai majemuk. Tabel-tabel database tersebut dihubungkan dengan atribut-atributumum yang disebut kun#i primer0&* (primary keys) dan kun#i asing0&+ (foreign keys) yangditanamkan yang memungkinkan integrasi. erla(anan dengan itu, file-file dalam sistem tradisionaladalah independen satu sama lain dan karenanya tidak dapat mengakomodasi pengumpulan datase#ara rin#i seperti itu. +kibatnya, sistem tradisional harus merangkumkan data-data peristi(a dengankerugian hilangnya fakta-fakta penting.

ecord akuntansi tradisional termasuk jurnal, buku besar, dan akun-akun tidak hadir sebagai file-

file atau tabel-tabel se#ara fisik di ba(ah model 4>+. Untuk tujuan pelaporan keuangan,

pandangan-pandangan dan gambaran-gambaran record akuntansi tradisional dikonstruksi dari

tabel-tabel peristi(a. 5isalnya, jumlah saldo piutang dagang Smith diambil dari Ktotal penjualan

jumlah unit terjual L )arga ual dikurang penerimaan kas umlah I 397 - 277 I 197M. ika

perlu atau diinginkan, ayat jurnal dan jumlah buku besar dapat diambil dari tabel-tabel ini.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

34/41

5isalnya, akun kontrol harga pokok penjualan adalah umlah unit terjualLiaya per unit

dijumlah untuk semua transaksi untuk periode tersebut.

4>+ merupakan sebuah model konseptual, bukan sistem fisik. 'amun, banyak dari prinsip-

prinsipnya ditemukan dalam sistem database yang sudah maju. +plikasi yang paling penting dari

filosofi 4>+ dilihat dalam perkembangan sistem >4*, yang akan didiskusikan setelah ini.

SISTEMERP

)nterprise resour*e planning0)+P peren#anaan sumber daya perusahaan merupakan sebuah

model sistem informasi yang memampukan suatu organisasi untuk mengotomatiskan dan

mengintegrasikan proses-proses bisnis kun#inya. >4* meme#ahkan dua hambatan fungsional

tradisional dengan memfasilitasi pemakaian data bersama, arus informasi, dan dengan

memperkenalkan praktik-praktik bisnis umum di antara semua pemakai organisasi. *enerapan

sistem >4* dapat menjadi pelaksanaan yang besar-besaran, dan memerlukan (aktu beberapa

tahun. &arena kompleksitas dan ukurannya, hanya sedikit organisasi yang mau atau mampu

untuk berkomitmen pada sumber daya keuangan dan fisik yang diperlukan dan pada risiko dalam

mengembangkan sistem >4* in-house. /leh karena itu, se#ara !irtual semua >4* merupakanproduk komersial. *emimpin pasar yang diakui adalah S+*, /ra#le, aan, .. >d(ards N Eo.,

dan *eopleSoft "n#.

*aket-paket >4* dijual ke organisasi-organisasi klien dalam modul-modul yang mendukung

proses standar. Sebagian modul-modul >4* yang sudah dikenal umum adalah:

5anajemen +kti!a+kuntansi &euanganSolusi "ndustri-Spesifik*emeliharaan *abrik*eren#anaan *roduksi

5anajemen &ualitas*enjualan dan istribusi5anajemen *ersediaan

Salah satu masalah dengan modul-modul yang terstandardisasi adalah bah(a mereka mungkin tidakselalu memenuhi kebutuhan organisasi se#ara tepat. 5isalnya, sebuah perusahaan manufaktur tekstildi "ndia mengimplementasikan sebuah paket >4* hanya untuk menemukan bah(a modifikasi yang

ekstensif, tidak diharapkan, dan mahal harusdilakukan untuk sistemnya. >4* tidak mengiOinkanpemakainya menetapkan harga yang berbeda untuk jenis kain yang sama. *erusahaan manufakturtersebut membebankan satu harga untuk konsumsi domestik, tetapi harga lain empat kali lebih tinggiuntuk produk ekspor. 'amun, sistem >4* tertentu tersebut tidak memberikan jalan untuk menetapkandua harga pada item yang sama dalam mempertahankan pen#atatan persediaan yang akurat.

/rganisasi yang berharap dapat mengimplementasikan >4* dengan sukses akan perlu memodifikasi

proses bisnisnya agar sesuai dengan >4*, memodifikasi >4* agar sesuai dengan bisnis mereka, atau

yang lebih disenangi, memodifikasi keduanya. Sering kali, tambahan aplikasi perangkat lunak perlu

dihubungkan dengan >4* untuk menangani fungsi bisnis yang unik, khususnya rugas-tugas industri

tertentu. +plikasi-aplikasi ini, sering kali disebut bolt-ons, tidak selalu didesain untuk berkomunikasi

dengan paket >4*. *roses pen#iptaan satu kesatuan yang harmonis dapat sangat kompleks dan

kadang-kadang gagal, menghasilkan kerugian yang signifikan bagi organisasi tersebut. *aket >4*

sangat mahal, tetapi penghematannya dalam efisiensi juga signifikan. 5anajemen organisasi harus

sangat hati-hati dalam memutuskan, jika memang ada, apakah >4* merupakan solusi terbaik bagi

mereka.

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

35/41

>!olusi model-model informasi sistem yang diterangkan dalam bagian ini memberikan kerangka

yang diperlukan untuk buku ini. ab 2 sampai % berkaitan dengan proses bisnis, keamanan,

ke#urangan, kontrol, dan berbagai isu lainnya yang berkaitan dengan sistem tradisional manual, flat

file, dan sistem database sebelumnya. ab 6 sampai 12 mengkaji sistem database yang lebih maju,

yaitu model 4>+, >4* dan teknologi lainnya yang ada.

PERAN AKUNTAN

agian terakhir dari bab ini berkaitan dengan hubungan akuntan dengan sistem informasi. *ara

akuntan pertama-tama terlibat dengan tiga #ara: sebagaipemakai sistem, sebagai desainer sistem, dan

sebagai auditor sistem.

AKUNTANSE&AGAIPEMAKAI

alam kebanyakan organisasi, fungsi akuntansi merupakan pemakai tunggal yang paling besar dari

jasa komputer. Semua sistem yang memproses transaksi keuangan dalam berbagai #ara

mempengaruhi fungsi akuntansi. Sebagai pemakai akhir, para akuntan harus memberikan gambaranyang jelas tentang kebutuhan mereka kepada para profesional yang mendesain sistem mereka.

5isalnya, akuntan harus menspesifikasi peraturan-peraturan akuntansi dan teknik-teknik yang

digunakan, persyaratan kontrol internal-, dan algoritma-algoritma khusus seperti model penyusutan.

*artisipasi akuntan dalam pengembangan sistem harus aktif, bukannya pasif. *enyebab prinsip dari

kesalahan desain yang menghasilkan kegagalan sistem adalah absennya keterlibatan pemakai.

AKUNTANSE&AGAI1ESAINERSISTEM

+presiasi terhadap tanggung ja(ab akuntan untuk suatu desain sistem memerlukan perspektif historis

yang mendahului komputer sebagai alat informasi bisnis. Se#ara tradisional, para akuntan

bertanggung ja(ab untuk aspek-aspek kun#i dari sistem informasi, termasuk menilai kebutuhaninformasi pemakai, mendefinisikan isi dan format output laporan, menspesif ikasi sumber data,memilik peraturan akuntansi spesifik, dan menentukan kontrol yang diperlukan untuk menjaga

integritas dan efisiensi sistem informasi.

Sistem tradisional ini bersif at fisik, dapat diobser!asi, dan tidak ambigu bermakna dua. *rosedur

untuk pemrosesan informasi adalah manual, dan media untuk mentransmisi dan menyimpan data

adalah kertas. engan adanya komputer, prosedur manual dapat diganti dengan program komputer,

dan record-record disimpan se#ara magnetis. *eran yang dimainkan oleh para akuntan dalam era baru

ini adalah menjadi subjek yang penuh kontro!ersi. &urangnya keahlian komputer, para akuntan

biasanya tidak yakin dengan status mereka dan tidak mau mempelajari kemajuan teknologi tersebut.

anyak akuntan melepaskan tanggung ja(ab tradisional mereka ke generasi baru profesional

komputer yang mun#ul dalam organisasin!a. *ara programmer komputer, sering kali dengan tanpa

pelatihan akuntansi dan bisnis, diasumsikan bertanggung ja(ab penuh atas desain sistem informasi

akuntansi. +kibatnya, banyak sistem melanggar prinsip-prinsip akuntansi dan kurang kontrol yang

diperlukan. &egagalan sistem yang besar dan ke#urangan komputer menandakan periode ini dalam

sejarah akuntansi. *ada pertengahan 16;7-an, untuk menanggapi masalah ini, profesi akuntansi mulai

menilai kembali tanggung ja(ab profesional dan hukum akuntan untuk sistem yang berdasarkan

komputer.

*ada masa sekarang, kita mengakui bah(a tanggung ja(ab desain sistem dibagi di antara akuntan dan

profesional komputer sebagai berikut: fungsi akuntansi bertanggung ja(ab untuk sistem konseptual,

7/26/2019 SIA BAB 1 Rev

36/41

dan fungsi komputer bertanggung ja(ab untuk sistem fisik-nya. Untuk menggambarkan distingsi

antara sistem konseptual dan sistem fisik, perhatikan #ontoh berikut ini:

epartemen kredit dari sebuah bisnis retail memerlukan informasi tentang akun-akun yang tidak

bertanggung ja(ab dari departemen piutang dagang. "nformasi ini mendtikung keputusan yang

dibuat oleh manajer kredit berkaitan dengan kela!akan kredit para pelanggan.

esain dari sistem konseptual melibatkan kriteria-kriteria spesifik untuk mengidentifikasi pelanggan

yang melanggar dan informasi yang perlu dilaporkan. +kuntan menentukan hakikat informasi yang

diperlukan, sumber-sumbernya, tujuannya, dan peraturan akuntansi yang perlu diterapkan. %istem

fisik merupakan media dan metode untuk menangkap dan menyajikan informasi tersebut. *ara

profesional komputer menentukan teknologi yang paling ekonomis dan efektif untuk menjalankan

tugas tersebut. /leh karenanya, desain sistem harus merupakan upa!a kolaborasi. &arena keunikan

setiap sistem dan kerentanan sistem untuk mengalami kesalahan yang serius bahkan ke#urangan,

keterlibatan para akuntan dalam desain sistem harus ditingkatkan. *ada bab-bab terakhir, kita akan

melihat bah(a partisipasi aktif para akuntan sangat mempengaruhi kesuksesan sebuah sistem.

AKUNTANSE&AGAIAU1ITORSISTEM

Auditing adalah salah satu bentuk pengujian independen yang dilakukan oleh seorang ahli0 auditor

0yang menunjukkan pendapatn!a tentang kejujuran (fairness) sebuah laporan keuangan. &eyakinan

publik kepada reliabilitas laporan keuangan yang dihasilkan se#ara internal terletak pada !alidasi yang

dilakukan oleh seorang auditor ahli dan independen. asa ini sering kali disebut sebagai fungsi

pembuktian (attest fmiction). *ara auditor membentuk opini mereka berdasarkan proses sistematik

yang akan dijelaskan dalam ab 1;.

+udit dilakukan baik oleh auditor internal maupun eksternal. +uditing eksternal sering disebut sebagai

Dauditing independenD karena dilakukan oleh perusahaan akuntansi publik !ang bersertifikat E*+

yang independen dari manajemen organisasi. +uditor eksternal me(akili kepentingan stakeholderspihak ketiga dalam organisasi, seperti pemegang saham, kreditur, dan agen-agen pemerintah.

Auditing )ksternal

Se#ara historis, tanggung ja(ab akuntan eksternal sebagai seorang auditor sistem terbatas pada

fungsi pembuktian yang disebutkan sebelumnya. *ada tahun-tahun belakangan ini, peran ini telah

diperluas ke konsep yang lebih luas, yakni kepastian (assurance).

Assrance. 0ssurance service adalah jasa profesional, termasuk fungsi pembuktian, yang

didesain untuk meningkatkan kualitas informasi, baik keuangan maupun non-keuangan, yang

digunakan oleh para pengambil keputusan. 8ilayah assurance service dengan sengaja tidakterikat sehingga tidak membatasi pertumbuhan jasa di masa datang yang saat ini tidak dapat

diramalkan. 5isalnya, assurance service, ditujukan untuk membantu para pihak membuat

keputusan yang lebih baik dengan meningkatkan informasi. "nformasi dapat datang sebagai hasil

sampingan fungsi pembuktian, atau dapat dihasilkan se#ara independen.

>!olusi profesi akuntansi diharapkan mengikuti model jasa assurance. Semua perusahaan jasa

profesional 1ig ive1 sekarang telah menamakan kembali fungsi audit tradisional mereka

sebagai 10ssurance ervice1. Unit organisasi yang bertanggung ja(ab untuk melakukan audit

teknologi informasi T" dinamakan sebagai *ana$emen isiko #, *ana$emen isiko istem

#nformasi, atau*ana$emen isiko istem 2perasional (*2) dan biasanya merupakan salah

satu di!isi dari assurance services.

7/26/2019 S