PROFILEKUBANG (Kuda Terbang) Consultant adalah konsultan manajemen yang memiliki spesialisasi dalam pengembangan operasional kerja, khususnya dalam manajemen rantai pasokan. Sesuai dengan filosofi namanya, kami memiliki semangat untuk membantu para pelaku usaha, khususnya para pengusaha baru skala kecil dan menengah (UMKM) agar bisnis yang dijalankan bisa berkembang dan tumbuh tinggi, sehingga kemudian bisa mandiri dan mampu memenangkan persaingan bisnis dengan competitor lainnya.

Bidang konsultasi kami berikan terdiri dari: Pengembangan dan penerapan enam supply chain drivers (facilities, inventory, transportation, information, sourcingm pricing) Perancangan jaringan distribusi khususnya dalam hal transportasi, persediaan/inventory, fasilitas, dan informasi Perencanaan operasional dan strategi penjualan

Pada suatu kesempatan, Kubang Consultant telah melakukan kunjungan ke salah satu KUBE (Kelompok Usaha Bersama) yang ada di daerah Giripeni, Kulon Progo. KUBE adalah salah satu program pemerintah yang ada pada Kementerian Sosial RI khususnya di Direktorat Jenderal Pemberdayaan Sosial dan Penanggulangan Kemiskinan yang bertujuan untuk memberdayakan kelompok masyarakat miskin dengan pemberian modal usaha melalui program Bantuan Langsung Pemberdayaan Sosial (BLPS) untuk mengelola Usaha Ekonomi Produktif (UEP). KUBE Sejahtera XIV merupakan salah satu kelompok usaha yang ada di daerah Giripeni, Kulon Progo yang bergerak di bidang bisnis sablon. Bisnis sablon ini menggunakan alat sablon yang masih tradisional. KUBE Sejahtera XIV memiliki karyawan sebanyak 10 orang dengan system kerja secara gotong royong. Dalam kunjungan Kubang Consultant ke KUBE sablon di daerah Giripeni tersebut, kami melihat masih banyak sekali permasalahan yang menghambat perkembangan bisnis sablon KUBE ini, mulai dari pembelian bahan baku, proses produksi, hingga produk jadi sesuai dengan order konsumen. Untuk itu, pada kesempatan kali ini, Kubang Consultant akan memaparkan apa saja yang menjadi hambatan bagi KUBE sablon dalam menjalankan bisnisnya dan juga saran serta rekomendasi tindakan dan perubahan apa saja yang sebaiknya dilakukan oleh KUBE sablon yang ada di Giripeni, Kulon Progo tersebut. Untuk pemaparan awal, kami melaporkan analisis internal dan eksternal bisnis sablon KUBE yaitu dengan menggunakan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)

SWOT Analysis

STRENGTHS Memiliki kompetensi membuat banyak lini produkPara pekerja mengklaim mampu untuk membuat sablon dengan berbagai media, baik dengan media plastic, kain, keramik, maupun kaca, sehingga kompetensi yang dimiliki ini bisa mendukung proses kerja dari KUBE meskipun order yang datang dari konsumen sangat beragam. Harga kompetitifSemangat dari para pekerja untuk saling membantu dan bekerja sama, membuat KUBE sablon ini bisa terus survive meskipun dengan menetapkan harga yang kompetitif seperti pesaing-pesaing lain non-KUBE. Pengiriman dilakukan sendiriUntuk pengiriman barang kepada konsumen, KUBE sablon melakukan pengiriman secara mandiri tanpa harus melalui pihak luar. Jumlah pekerja yang mendukung membuat KUBE bisa dengan baik dan tepat waktu dalam melakukan pengiriman sehingga proses pengiriman bisa dilakukan dengan efisien.

WEAKNESSES ModalModal yang masih terbatas membuat terhambatnya proses kerja karena teknologi/alat yang masih sederhana. Selain itu, terbatasnya biaya dalam memasarkan produk juga berdampak pada kemampuan KUBE untuk menarik banyak konsumen, sehingga KUBE sablon ini masih belum bisa berkembang dengan baik. Proses produksi lamaAlat sablon yang masih tradisional membuat alur proses produksi menjadi panjang sehingga berdampak pada lamanya waktu pengerjaan. Berbeda dengan menggunakan alat sablon yang modern bisa memangkas proses produksi serta lama pengerjaan dari tiap tahapan. Tidak bisa melayani pesanan satuanMenggunakan alat sablon yang masih tradisional akan membutuhkan biaya yang besar apabila hanya memproduksi dalam jumlah yang sedikit. Biaya yang dikeluarkan akan menjadi lebih ekonomis apabila alat sablon digunakan untuk mengerjakan order dengan jumlah besar dan dengan desain yang homogen. Jumlah tenaga kerja yang tidak efektifBanyaknya tenaga kerja di KUBE sablon ini justru membuat proses produksi menjadi tidak efektif. Setiap pekerja mampu bekerja di semua tahapan proses produksi sehingga pekerjaan dilakukan secara gotong royong, namun tidak berpengaruh signifikan terhadap cepatnya waktu pengerjaan. Pencatatan masih sederhanaUntuk pencatatan order masuk, jumlah order, biaya yang dikeluarkan, dsb masih menggunakan metode pencatatan yang sederhana, dimana KUBE sablon ini menggunakan pencatatan manual, tidak menggunakan computer sehingga rawan dalam kesalahan pencatatan dan sulitnya dalam pengelompokan data.

OPPORTUNITIES Ada banyak KUBE dan fasilitas umumBanyaknya KUBE yang berada di daerah Kulon Progo dan juga fasilitas umum (seperti sekolah, kantor, dsb) menjadi peluang bagi KUBE sablon untuk bekerja sama secara B2B, sehingga order tetap menjadi bertambah dan juga profit menjadi besar dan konstan Government capital investment aidPerhatian pemerintah akan UMKM dengan program-program yang dijalankan setiap tahunnya tentunya akan sangat membantu untuk KUBE sablon ini dalam hal modal dan peningkatan kualitas sumber daya manusianya.

THREATS Banyaknya pesaing yang menggunakan teknologi yang lebih modernAlat sablon yang masih tradisional membuat KUBE sablon sulit untuk kompetitif dengan pesaing lain yang menggunakan alat printing yang modern karena kualitas dari alat sablon berdampak pada response time dan juga keefisienan dalam proses produksi. Pembelian bahan baku di JogjaMasih belum adanya toko/supplier yang menjual bahan baku untuk sablon di Kulon Progo, membuat KUBE sablon harus membeli bahan baku di Jogja, sehingga biaya transportasi menjadi besar dan berpengaruh pada besarnya biaya produksi. Lokasi kurang strategisTempat KUBE sablon yang jauh dengan KUBE lain, serta jauh dengan tempat usaha lain membuat KUBE sablon sulit untuk mendapatkan banyak konsumen dengan jangkauan yang dekat. Hal ini berdampak pada besarnya biaya pengiriman.

GAP ANALYSISTeoriGapRealita

Information Pengumpulan informasi yang baik dapat meningkatkan responsivitas dan efisiensi Bagan 1

Ada komputer, namun tidak dimanfaatkan untuk penyusunan database

Information Dalam bisnis sablon ini, proses pengumpulan informasi/pencatatannya masih sangat sederhana dan manual yaitu menggunakan buku tulis biasa. Hal ini sangat beresiko apabila catatan tersebut hilang dan tidak ada salinannya. Selain itu ketika akan melihat kembali database konsumen lama akan lebih panjang prosesnya karena harus scanning satu per satu. Padahal di tempat usaha tersebut memiliki sebuah komputer yang sangat berguna apabila dimanfaatkan dengan baik untuk pencatatan.

Demand forecasting Data historikal digunakan sebagai acuan untuk perencanaan produksi Dari pencatatan informasi dapat digunakan sebagai acuan untuk memproyeksikan permintaan. Proyeksi ini penting untuk merencanakan produksi sehingga tidak kewalahan ketika terjadi peak season.

Memiliki pelanggan tetap namun tidak memiliki kemampuan menganalisa peak/low demand dari pelanggan tersebut karena tidak ada demand forecasting

Demand forecasting Perusahaan tidak memiliki data sehingga perencanaan produksi hanya berdasarkan insting Masih tidak dapat melakukan proyeksi ataupun analisis lainnya karena tidak didukung dengan pencatatan informasi yang baik. Sehingga sering terjadi saat-saat dimana banyak karyawan yang menganggur dan juga sebaliknya, lembur yang berlebihan.

Transportation Transportasi yang cepat memungkinkan supply chain lebih responsif akan tetapi akan mengurangi efisiensi. Dengan lebih responsif maka akan membuat turnover produksi menjadi lebih cepat. Produsen akan dengan mudah menerima pesanan dalam jumlah banyak. Bagan 2Alur bahan baku menjadi produk jadi melalui proses panjang dan menambah biaya transportasi.

Transportation Dalam usaha sablon ini, alur produksi lebih panjang karena bahan baku dari supplier diproses di tempat usaha dan kemudian dikirim lagi ke supplier yang lain untuk proses selanjutnya. Hal ini akan menambah waktu dan biaya tranportasi, mengingat letak usaha yang ada di pedesaan sedangkan supplier ada di kota.

Inventory Inventory ada karena tidak ada kecocokan antara supply dan demand. Selain itu, inventory digunakan agar tercipta economies of scale dalam pembelian bahan baku. Inventory juga digunakan agar perusahaan lebih responsif dalam menghadapi demand.

Dalam usaha ini, produsen tidak menggunakan inventory sehingga responsivitas terhadap demand rendah Inventory Dalam usaha ini juga memiliki pelanggan tetap dari produsen tempe untuk memproduksi bungkus tempe dari plastik yang sudah disablon. Namun untuk bahan baku plastik masih di-supply dengan periode harian. Hal ini membuat produksi pada lini produk yang lain terganggu karena pengiriman bahan baku plastik tidak menentu tiap harinya. Sedangkan untuk bahan baku lain, mereka membelinya di Jogja saat ada pesanan saja.

Pricing ( fixed vs menu pricing) Perusahaan harus menentukan akan menggunakan fixed price atau menggunakan harga yg bervariasi tergantung atribut tertentu. Penetapan harga akan berpengaruh terhadap profit.

Kesalahan metode costing dan dasar penetapan harga belum pasti

Pricing (tawar menawar) Penetapan harga dalam usaha ini menggunakan metode tawar menawar dan konsumen memiliki bargaining position yang lebih tinggi daripada produsen. Akibatnya seringkali harga sangat rendah dan hanya menghasilkan sedikit profit bagi produsen. Ditambah lagi karena pencatatan yang masih sederhana akan ada kemungkinan bahwa produsen melakukan kesalahan dalam menetapkan biaya produksinya.

Bagan 1

Dalam supply chain decision making framework diatas, perusahaan dapat memilih akan lebih responsif atau lebih ke arah efisiensi.Bagan 2

Dalam distribution network Direct Shipping diatas, dapat dilihat bahwa alur distribusinya langsung dari pihak produsen kepada konsumen.

STRATEGIES AND ALTERNATIVES

Berdasarkan analisis kami pada KUBE Sejahtera, unit bisnis sablon, kami menemukan beberapa permasalahan yang ada disana dan juga memberi solusi atas masalah tersebut.1. FasilitasDi bisnis sablon tersebut, hanya ada satu mesin sablon yang masih tradisional. Hal tersebut akan berdampak buruk saat peak season karena saat ada permintaan yang banyak, KUBE tidak dapat menerima dan memenuhi permintaan tersebut, hal ini merupakan potential loss. Berdasarkan data yang kami dapatkan, mayoritas anggota masih beranggapan bahwa usaha ini merupakan usaha iseng-iseng yang dianggap kurang menjanjikan. Kondisi ini dapat disebabkan oleh pandangan anggota KUBE SABLON yang terbatas pada kemampuan dari fasilitas (kondisi internal) yang kurang mendukung dan belum sepenuhnya melihat pasar potensialnya (bagian hilir) yang sangat mungkin untuk dimasuki oleh KUBE SABLON tersebut. Adapun potensi pasar yang mendasari penambahan fasilitas adalah sebagai berikut: Program pemberdayaan masyarakat yang sedang dikembangkan oleh pemerintah yang secara langsung menjadi sumber pemodalan bagi KUBE SABLON Pengembangan program pemberdayaan turut meningkatkan pasar bagi KUBE SABLON untuk dapat melayani usaha lain, seperti kemasan, kaos untuk kegiatan di sekitarSolusiSolusi dari permasalahan ini adalah dengan penambahan jumlah mesin sablon. Dengan penambahan mesin dapat meningkatkan produktivitas KUBE, dengan adanya peningkatan produktivitas ini diharapkan terjadi peningkatan pada omzet KUBE pula, sehingga pandangan anggota yang awalnya hanya sebagai bisnis iseng-iseng dapat beralih menjadi salah satu usaha yang dapat menjadi sumber pendapatan bagi keluarga.Sampai saat ini, pasar masih dapat dilayani dengan mesin tradisional. Namun, dalam penambahan mesin juga perlu ditambahkan kualitas dari sumberdaya manusia sebagai pengguna mesin dan sumber inovasi. SDM merupakan hal yang sangat fundamental, yang apabila diberikan perbaikan terlebih dahulu dapat berpengaruh pada perbaikan kinerja rantai pasokan. Salah satu program yang yang kami canangkan adalah TEGAR BERLATIH, program ini merupakan program pelatihan ditujukan untuk peningkatan kapasitas anggota KUBE (SDM) dan memperbaiki performa pekerja. Menurut Soeprihanto (2001) menyatakanbahwa Pelatihan adalah kegiatan untuk memperbaiki kemampuan karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dari keterampilan operasional dalam menjalankan suatu pekerjaan, dan dapat dikatakan juga bahwa pelatihan merupakan suatu proses pembinaan pengertian dan pengetahuan terhadap sekelompok fakta, aturan serta metode yang terorganisasikan dengan mengutamakan pembinaan kejujuran dan keterampilan operasional.Program ini dilaksakan intensif satu minggu sekali dalam tiga bulan, waktu yang cukup singkat namun proses monitoring dapat dilakukan dengan intensif. Adapun materi dari pelatihan ini adalah sebagai berikut:1. Pelatihan Teknik Sablon2. Pelatihan Akuntansi sederhana3. Pelatihan Pencatatan InformasiMingguKegiatan

1Penggunaan mesin sablon

2Pengembangan media/produk

3Penggunaan software desain

4Penggunaan software desain

5Pelatihan system pengeringan setelah cetak

6Metode pemilihan warna

7Metode pengukuran bahan

8Pencatatan Keuangan Aktivitas Usaha

9Pencatatan Keuangan Aktivitas Usaha

10Pencatatan Arus Informasi Aktivitas Usaha

11Pelatihan program pemasaran (mock-up)

12Pelatihan program pemasaran

2. Inventory KUBE memiliki pelanggan tetap yaitu produsen tempe yang ada di Giripeni. Dan produsen tempe tersebut selalu memesan plastik pembungkus tempe setiap harinya. Stock inventory plastik dilakukan setiap hari, namun waktu pengirimannya tidak tentu.Hal ini dapat mengakibatkan keterlambatan produksi sablon plastik pembungkus tempe karena waktu pengiriman plastik yang tidak pasti.

Alur InventorySolusi Pembelian bahan plastik dan tinta sablon dapat dilakukan seminggu sekali . Hal ini berarti menerapkan sistem inventory continuous, untuk menjamin keberadaan produk yang memiliki turnover tinggi. Pembelian bahan kain untuk pesanan sablon kaos, tas, baju, dan lainnya dilakukan secaraperiodicatau berkala. Untuk mengurangi risiko kerusakan produk dan penimbunan produk. Hal ini dikarekan kondisi fasilitas gedung yang terbuka dan rawan, serta biaya pembelian produk-produk tersebut yang masih tergolong mahal.3. SDMJumlah pekerja disana sangat banyak, memang hal ini adalah salah satu syarat KUBE. Jumlah pekerja yang banyak dan pesanan produk yang tidak begitu banyak menyebabkan pekerja tidak produktif. Untuk itu diperlukan perbaikan dari segi organisasi, sehingga peran dari setiap anggota dapat ditingkatkan. Solusi Untuk mengatasi permasalahan ini, maka dapat menggunakan sistem shiftkerja. Mengingat bahwa pekerjaan utama dari setiap anggota bukanlah sebagai pekerja di KUBE maka hal ini dapat menjadi sumber permasalahan dari pembagian kerja. Terlebih ketika ada musim panen, mayoritas dari anggota akan berfokus pada pekerjaan bertani. Kondisi ini menyebabkan keberlangsungan usaha menjadi terancam. Untuk itu diperlukan model pembagian kerja yang sederhana berdasarkan waktu luang yang dimiliki oleh masing-masing anggota. Dengan adanya sistem shift dan pembagian kerja yang jelas dapat membantu anggota dalam sistem pembagian hasil kerja, sehingga gesekan-gesekan seperti pembagian hasil yang tidak rata dapat teratasi. Pembuatan sistem pembagian kerja dalam kelompok usaha salah satu penyebab KUBE ini masih stagnan, dikarekan tidak ada bagian dalam organisasi yang berfokus pada pengembangan bisnis dan kesejahteraan anggota. Adapun bentuk pembagian divisi tersebut adalah sebagai berikut Divisi Operasional mengatur mengenai pembagian kerja dan pencatatan shift Divisi Pemasaran mengembangkan produk dan pasar Divisi Keuangan mencatat aktivitas keuangan usaha Divisi TEGAR MENABUNGBerdasarkan hasil wawancara yang kami lakukan, pendapatan setiap bulan yang dihasilkan lalu dibagi untuk semua anggota adalah sebesar Rp 20.000. Tidak jarang pendapatan yang dihasilkan setiap hari habis untuk dikonsumsi seperti pembelian rokok. Adanya divisi TEGAR MENABUNG merupakan salah satu program yang kami canangkan agar pendapatan yang dihasilkan oleh anggota tidak habis untuk konsumsi saja, namun juga untuk pengembangan usaha ataupun kebutuhan keluarga dalam jangka panjang. 4. Transportation Dalam proses produksi, transportasi merupakan hal yang krusial mengingat bahwa keberadaan KUBE ini jauh dari banyak fasilitas. Saat melakukan pengambilan barang mentah dan pengiriman pesanan yang sudah selesai, modal transportasi yang digunakan adalah motor. Namun kerap kali, permasalahan yang harus dihadapi adalah pembagian motor siapa yang harus digunakan. Karena dengan tidak jelasnya pembagian penggunaan motor dapat menyebabkan permasalahan ketidakompakan dalam kelompok usaha. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya penurunan motivasi untuk bekerja dalam KUBE

Dalam distribution network Direct Shipping diatas, dapat dilihat bahwa alur distribusinya langsung dari pihak produsen kepada konsumen. Di KUBE ini juga begitu, dimana produk yang sudah jadi dikirimkan langsung kepada pemesan menggunakan motor.SolusiPenggunaan sepeda motor untuk distribusi ini dapat disesuaikan dengan shift kerja, dengan begitu akan lebih terstruktur serta penggunaan bensin juga dapat dicatat dan dihitung dalam pencatatan akuntansi sederhana.InformationSalah satu potensi yang dimiliki oleh KUBE adalah kepemilikan komputer yang dapat digunakan sebagai sarana pencatatan. Namun, ada kenyataannya proses pencatatan masih dilakukan dibuku sederhana dan informasi masih belum diolah dengan baik . Hal ini menjadi kelemahan bagi KUBE untuk merancang perencanaan strrategi seperti jumlah persediaan, pelanggan, dan pencatatan arus kas KUBE.SolusiKeberadaan informasi sangatlah penting, informasi dapat meningkatkan reposivitas dan efisiensi perusahaan dalam menanggapi pasar. Adapun informasi penting yang menjadi sumber database KUBE adalah sebagai berikut: Informasi barang yang banyak dipesan sebagai sumber data persediaan dan pemasaran seperti pricing. Informasi pelanggan sebagai sumber data dalam hal pelayanan seperti pemberian diskon dan pengetahuan tentang selera. Informasi jadwal kerja sebagai sumber pembagian hasil kerja Informasi keuangan KUBE sebagai sarana kelancaran usaha dan evaluasi bagi kemajuan KUBE. Perlu adanya sistem costing yang digunakan untuk mencatat pengeluaran dan pemasukan dari penjualan. Dan sebaiknya hal tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan komputer karena akan lebih mudah dan terstruktur Informasi pengerjaan sebagai sarana KUBE dalamm mengkomunikasikan kepada pelanggan mengenai waktu pengerjaan, guna meningkatkan customer satisfaction Informasi katalog sebagai sara pemasaran guna meningkatkan potensi pasar.

Tabel Sistem Costing

Tabel Pencatatan Order5. Response timedan proses produksiKami menilai tingkat response time yang dimiliki masih rendah. Hal ini dikarenakan proses yang terjadi dalam bisnis masih sangat lama. Seperti waktu distribusi, mengingat lokasi usaha jauh dari tempat pembelian bahan mentah. Awalnya pekerja membeli kain untuk produksi di Jogja, memotong kain itu sesuai ukuran, menjahitnya, lalu baru menyablon kain tersebut sesuai pesanan. Lagi-lagi dalam prosesnya tidak ada perhitungan biaya transportasi dan juga memunculkan pemborosan waktu. Biaya transportasi kerap kali menjadi biaya yang seolah-olah tidak tampak namun bersifat merugikan seperti penggunaan motor yang tidak dibagi secara adil.

Bagan 1SolusiUntuk mengatasi masalah ini maka mengubah alur aktivitas tersebut sehingga dapat memotong aktivitas-aktivitas yang tidak menambah nilai. Kondisi ini disebebakan karena anggota tidak pernah melakukan analisis aktivitas dan biaya, sehingga aktivitas usaha yang mereka kerjakan seolah-olah menghasilkan profit yang besar padahal terdapat pengeluaran-pengeluaran yang bersifat terselubung. Dalam program yang telah kami canangkan yaitu TEGAR BERLATIH didalamnya juga terdapat pelatihan yang bersifat manajerial, salah satunya adalah analisis rantai nilai aktivitas. Dari alur yang sebelumnya telah digambarkan pada bagan 1 dapat diperbaiki dan perbandingannya dapat dilihat di bagan 2.

Bagan 2Customer ExperienceSalah satu penyebab sulitnya usaha ini berkembang adalah rendahnya pengetahuan masyarakat mengenai hasil produksi dari KUBE tersebut. Banyak pelanggan yang tidak mengetahui mengenai hasil produksi dari sablon tersebut, seperti kualitas warna, kualitas kain, dan sebagainya. Hal ini dapat menyebabkan pelanggan merasa kesulitan dalam memperkirakan produk pesanannya ketika sudah dikerjakan. SolusiCustomer experience berfokus pada bagaimana KUBE melalui pelayanannya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. keberadaan katalog produk dan mockup diperlukan untuk memberi gambaran pada pelanggan dan juga dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan akan produk yang berkualitas. Adanya mockup dapat mendorong pekerja dalam memproduksi untuk mempertahankan kualitas seperti yang sudah dijanjikan. Hal ini dapat meningkatkan kemampuan dan motivasi dalam menghasilkan produk.6. MarketingPemasaran memiliki peran yang penting bagi KUBE dalam mempertahankan keberlangsungan usaha. Pelaku UMKM mengalami kesulitan dalam hal pemasaran produk-produknya. Sampai saat ini pemasaran masih terbatas dari mulut ke mulut sehingga nilai keuntungan menjadi lebih kecil bagi UMKM. Pemasaran produk masih terbatas dan belum banyak traksaksi dari luar Giripeni. Karena terbatasnya promosi maka menyebabkan belum banyak transaksi dariluar Giripeni. Kesulitan dalam mempromosikan produk-produk UMKM karena anggota tidak mengetahui strategi untuk memasarkan produk selain word of mouth. Lokasi unit bisnis sablon di KUBE Sejahtera ini dapat dikatakan kurang strategis karena jauh dan akses menuju kesana susah (tidak ada petunjuk). Maka untuk mendapatkan konsumen di Giripeni ini sangat susah.SolusiUntuk meningkatkan marketing dan penjualannya, dapat dilakukan dengan cara pemasaran word of mouth serta pembuatan katalog produk untuk meyakinkan dan memberi jaminan akan produk yang baik.Pemasaran juga dapat ditingkatkan dengan turut aktif dalam kegiatan-kegiatan yang ada di sekitar, tidak jarang kegiatan memerlukan aksesori yang memerlukan cetakan/sablon.Pemasangan banner agar mempermudah masyarakat mengetahui mengenai keberadaan toko sablon.