Pert 01-02 Davenport & Perusak :

o Data, sekumpulan diskrit (elemen berbeda yg tdk bersambungan), fakta-fakta obyektif tentang peristiwa.

o Informasi, sebuah pesan dalam bentuk dokumen atau komunikasi yang terdengar/terlihat.

o Pengetahuan (knowledge) dianggap sebagai komoditas yang berharga yang tertanam dalam produk (khususnya yg hi-tech). Didefinisikan sebagai campuran nilai, informasi, dan wawasan ahli yang mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman baru dengan informasi. Berasal dan diterapkan pada pikiran seseorang. DI dalam organisasi umumnya tidak hanya tersimpan dalam bentuk dokumen atau repository tetapi juga rutinitas, proses & norma dalam organisasi.

Knowledge Management adalah proses menerapkan pendekatan sistematis untuk menangkap, merestrukturisasi, mengelola dan menyebarkan pengetahuan pada keseluruhan organisasi untuk dapat bekerja lebih cepat, menggunakan best practice, mengurangi biaya berulang dari suatu proyek ke proyek lainya.

Berdasarkan pada 2 aktivitas kritis yaitu :o Capture dan dokumentasi pengetahuan individu baik tacit maupun eksplisit

o Penyebarannya di dalam organisasi

Interdisciplinary Nature of KM

2 Tipe Knowldegeo Tacit, sulit untuk dijelaskan dalam kata-kata ataupun digambarkan. Contoh pengalaman, pemikiran,

komitmen, perbuatan. Sifatnya aktif. (sharing f2f, beradaptasi, mentoring)o Eksplisit, konten yang telah ditangkap dalam bentuk nyata yang sama seperti kata-kata, rekaman audio,

atau gambar. Contoh data, informasi, rekaman. Sifatnya pasif. (bikin SOP, guideline, transfer Knowlegde via produk atau dokumentasi)

Concept Analysis Technique : pendekatan analisis berdasarkan 3 konsep dimensi yaitu, list key atribut, ilustratif example & illustrative non example

Key atribut dari KMo Membuat knowledge baru

o Mengakses pengetahuan bernilai dari sumber eksternal

o Menggunakan pengetahuan untuk pengambilan keputusan

o Menanamkan knowledge dalam produk dan layanan

o Merepresentasikan knowledge dalam dokumen, db, software

o Fasilitasi pertumbuhan knowledge lewat budaya dan insentif

o Transfer knowledge yang ada ke bagian lain organisasi

o Mengukur nilai dari asset KM atau dampak KM

Fase perkembangan sejarah KMIndustry (1800) > transportasi (1850) > Komunikasi (1900) > Komputer/internet (1950) > virtualisasi (1980) > personalisasi (2000)

Aset Fisik -> Knowledge asseto Aset intelektual, diwakili dengan jumlah total apa yg karyawan organisasi ketahui dan tahu bagaimana

cara melakukanya. Nilainya kira2 sama dengan biaya saat menciptakan pengetahuan tersebut

3 Generasi KMo 1st Generation: “if we only knew what we know” IT

o 2nd Generation: “if we only knew who knows about….” PEOPLE

o 3rd Generation: “if we could only organize our knowledge….” CONTENT

3 Level Intellectual Capital :

3 Perspektif KMo Perspektif Bisnis : fokus pada mengapa, di mana, dan sejauh mana organisasi harus berinvestasi

dalam memanfaatkan pengetahuan. Strategi, produk dan jasa dll harus dipertimbangkan dari sisi pengetahuan.

o Manajemen Perspektif: fokus pada penentuan, pengorganisasian, pengarahan, memfasilitasi, dan pemantauan praktek-pengetahuan terkait dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai strategi bisnis

o Hands-on Perspektif : berfokus pada penerapan keahlian untuk melakukan pekerjaan eksplisit pengetahuan terkait dan tugas.

Operational

Tactical

Strategic

Technical integration Mainly Objective

Political Negotiation Mainly Subjective

Increasing Complexity

KM Penting Karena :o Globalisasi dari bisnis, banyak bahasa, budaya, dll

o Organisasi Pembelajar, untuk bisa kerja cepat & benar, bersaing dll butuh kemampuan

o Corporate Amnesia, pekerja sangat mobile dan tidak suka terikat

o Kemajuan teknologi, merubah ekspektasi seseorang jadi selalu ingin cepat, dll

FUNGSI KM bagi :o Individu :

menghemat waktu dengan problem solving & decision making yg cepat membangun ikatan dengan organisasi tetap up to date memberikan kesempatan & tantangan u/ berkontribusi

o COP :

mengembangkan kemampuan professional meningkatkan peer to peer mentoring memfasilitasi jaringan yang lebih efektif dan kolaborasi mengembangkan kode etik profesi adanya istilah umum

o Organisasi :

membantu menjalankan strategi pemecahan masalah yg cepat best practice peningkatan knowledge yg tertanam pada produk & layanan menyuburkan ide & dan peluang inovasi membangun memori organisasi & kemampuan bersaing.

Komponen Utama KM :

Pert 03-04 KM Cycle :

Wiig : Berfokus pada 3 kondisi yaitu memiliki produk/jasa, memiliki SDM, capital, dan fasilitas, memiliki kapabilitas

Containers

Contents

Communities

Mc Elroy : Siklus pengetahuan yang berisi mengenai proses produksi dan integrasi pengetahuan

Bukowitz and William : Proses manejemen pengetahuan mengenai bagaimana organisasi memperluas, mengolah, dan menjalankan strategi berdasarkan pengetahuan

Meyer and Zack : Memberikan beberapa analogi seperti produk penyimpanan pengetahuan dan sistem untuk memproses informasi

Integrated KM Cycle : Melibatkan 3 tahap penting yaitu knowledge capture / creation, sharing and dissemination, acquisition and application

KM Cycle Processes• Knowledge Capture• Knowledge Creation• Knowledge Codification • Knowledge Sharing• Knowledge Access• Knowledge Application• Knowledge Re-Use

Pert 05-06

MAJOR THEORETICAL KM MODELS : Model KM harus memiliki karakteristik sebagai berikut : Memberikan pendekatan yang holistik (pertimbangan antara people, process, organization, dan technology) Telah banyak di diskusikan secara mendalam oleh para ahli Telah di implementasikan dan di uji coba sehingga memiliki reabilitas dan validalitas

The von Krogh and Roos Model of Organizational Epistemologyberfokus pada pengetahuan individual dan pengetahuan sosial dan menggunakannya sebagai pendekatan untuk mengelola pengetahuan organisasi

The Nonaka and Takeuchi Knowledge Spiral Model four modes of knowledge conversion :

1. Dari tacit ke tacit : Sosialisasi (Mentoring, coaching)2. Dari tacit ke explicit : externalisasi (video tape,

know-how)3. Dari explicit ke explicit : kombinasi (evaluasi,

laporan)4. Dari explicit ke tacit : internalisasi (bekerja dengan

cara baru)

Knowledge Spiral : Pengetahuan bukan merupakan suatu proses yang bertahap tetapi merupakan proses interaksi antara tacit dan explicit di antara 4 kuadran

1. Belajar sendiri dari sosialisasi2. Menerjemahkannya sehingga dapat di komunikasikan (externalisasi)3. Pengetahuan kemudian di standarisasi (kombinasi)4. Member kemudian belajar untuk menambah pengetahuan tacit (internalisasi)5. Kembali lagi ke sosialisasi

The Choo Sense-making KM Model• Fokus kepada bagaiamana elemen informasi dipilih dan kemudian di jalankan dalam organisasi

The Wiig Model for Building and Using KnowledgePengetahuan akan berguna dan bernilai jika disimpan dan di kelolaBerfokus pada 4 dimensi penting :

1. Completeness, 2. Connectedness, 3. Congruency, and 4. Perspective and purpose.

5 tingkat internalisasi :

3 bentuk pengetahuan dan 4 tipe pengetahuan di gabungkan dalam KM Matrix :

The Boisot I-Space KM ModelMenjelaskan 2 poin penting :

Semakin mudah data dapat di strukturkan menjadi informasi, semakin dapat disebarkan Semakin sedikit data yang telah terstrukturkan sehingga membutuhkan konteks untuk penyebaran, semakin

dapat disebarkan

3 dimensi kubus :(1) Codified—uncodified; (2) Abstract— concrete; and (3) Diffused—undiffused

Complex Adaptive System Models of KMProses kunci dari ICAS model :

1. Understanding.2. Creating new ideas.3. Solving problems.4. Making decisions.5. Taking actions to achieve desired results.

The European Foundation for Quality Management (EFQM) KM ModelModel yang memiliki keterkaitan sangat erat dengan proses KM dan hasil yang di ekspektasikan oleh

organisasi

The Inukshuk KM Model

Pert 07-08 Knowledge Capture and Codification

Tacit Knowledge Capture

Tacit Knowledge Capture at Individual and Group LevelsYang harus dilakukan knowledge enigneer untuk menangkap pengetahuan tacit :

1. Menganalisasi informasi dan aliran pengetahuan2. Bekerja dengan para ahli untuk mendapatkan informasi3. Desain dan mengimplementasikan expert system

Yang harus dapat para ahli berikan :1. Menjelaskan pentingnya pengetahuan dan caranya2. Bersikap introspektif dan sabar3. Memiliki skill komunikasi

Parsaye , 3 pendekatan untuk mengakuisisi pengetahuan dari individual dan grup :1. Interviewing experts.2. Learning by being told.3. Learning by observation.

Teknik tacit knowledge capture lainnya : Ad hoc sessions. Road maps.

Learning histories. Action learning. E-learning. Belajar dari pembicara bisnis dan perbandingan best practice

Key Knowledge Acquisition Phases

Tacit Knowledge Capture at the Organizational LevelMalhotra (2000), 4 tahapan akuisisi pengetahuan pada level organisasi :1. Grafting : Migrasi pengetahuan antar organisasi2. Vicarious learning : Satu organisasi mengamati prosedur dan teknik organisasi lain3. Experiential learning : Akuisisi pengetahuan dengan cara melakukan dan berlatih di dalam 1 organisasi4. Inferential processes : Akuisisi pengetahuan melalui kejadian tertentu

Explicit Knowledge CodificationDapat dilakukan melalui beberapa teknik :

• Cognitive mapping : Representasi dari mental model, yaitu bagaimana proses pikiran manusia

• Decision trees : Berbentuk flowchart, yang memberikan jalan alternatif yang mengidentifikasi dampak dari pengambilan keputusan yang berbeda

• Knowledge taxonomies : Konsep seperti blok-blok dari bangunan yang berisi pengetahuan

• Task analysis

Pert 11-12 CoP : Sekelompok orang yang memiliki identitas yang sama yang tergabung untuk berlatih dalam satu grup

The Value Added by Communities of Practice• Membantu mendorong jalannya strategi• Memulai unit bisnis yang baru• Memberikan solusi masalah dengan cepat• Mentransferkan best practice• Mengembangkan skill profesional• Membantu perusahaan merekrut dan mempertahankan bakat

Social Network Analysis (SNA) adalah pemetaan dan pengukuran relasi antar orang, grup, organisasi, komputer, dan informasi

Types of Communities : Joint enterprise : komunitas yang mengikat antar anggota, ikatannya adalah mengapa mereka mau

berinteraksi satu sama lain Mutual engagement : Bagaimana anggota menjadi bagian dari komunitas. Mereka tidak tergabung secara

langsung tetapi karena memiliki suatu pekerjaan atau mengenal seseorang Shared repertoire : Yaitu tempat kerja yang dapat digunakan oleh anggota untuk berkomunikasi.

Common Characteristics of COPs : Goal yang sama, komitment, virtual workspace

Roles and Responsibilities in CoPs– Kim (2000) lists the key roles as

1. Visitors : mengunjungi sesekali tetapi bukan anggota2. Novices: anggota baru yang baru mulai mempelajari CoP3. Regulars : anggota yang secara berkala berinteraksi dengan yg lain4. Leaders: anggota yang memiliki waktu dan tenaga untuk mengoperasikan CoP5. Elders : anggota yang dihargai dalam CoP dan mengelola sejarah dari CoP

– Nickols (2000) defines more official community roles:1. A Champion : Mendukung pada level yang tertinggi, berbagi, mempromosikan, dan

memberikan dampak2. A Sponsor : Jembatan antara CoP dan organisasi, sebagai penyedia dana3. A facilitatior : Memberikan fasilitas agar anggota dapat saling berinteraksi dengan baik4. A Practice Leader : Memberikan langkah strategis, inovasi, dan best practice5. A Knowledge service center or office (KSO) : Integrator dalam CoP yang menghapus

duplikasi6. Members : anggota dalam CoP yang berinteraksi, belajar, dan ikut serta

mempromosikan CoP

Pert 13-14 Knowledge Application

Penggunaan aktual dari suatu KM yang telah dibuat dan di simpan

Knowledge Application at the Individual LevelBloom’s Taxonomy of Learning Objectives

Membagi pengetahuan ke dalam skema hirarki antara psychomotor skil, affective domain (attitude), dan cognitive domain (knowledge).

Task Analysis and ModelingApa yang harus dilakukan oleh knowledge worker kepada beberapa aksi

Electronic Performance Support Systems (EPSS) : alat elektronik yang terintegrasi yang dapat digunakan oleh karyawan untuk mengakses informasi, software, panduan dll secara online agar dapat mengerjakan pekerjaan dengan dukungan dan ganggung yang minimal dari orang lain.

Knowledge Application at Group and Organization Levels

Key characteristics of a KMS are support for: 1. Komunikasi antara berbagai macam user2. Koordinasi aktivitas user3. Kolaborasi antar grup untuk kreasi, modifikasi, dan diseminasi produk4. Mengontrol proses untuk memastikan integritas

KMS memiliki fungsi dukungan untuk informasi, yaitu :1. Acquiring and indexing, capturing, and archiving, 2. Finding and accessing, 3. Creating and annotating, 4. Combining, collating, and modifying, 5. Tracking.

Knowledge Reuse3 peran :

• Knowledge Producer : orang yang memproduksi dan mendokumentasikan pengetahuan• Knowledge Intermediary : Mempersiapkan pengetahuan untuk digunakan kembali• Knowledge reuser : menggunakan kembali, mengerti, dan melakukan

Knowledge Repositories Davenport et al. (1998) :

- External knowledge (gathered from competitive intelligence, demographic, or statistical data from data reseller, and other public sources)

- Internal knowledge repositories (Informal: Transcript of group discussions, e-mails, or the other forms of internal communications)

Zack (1999) mengklasifikasikan repositori berdasarkan isinya:- General knowledge (e.g. Published scientific literature)- Specific knowledge (which includes knowledge of the local context of the organization)