PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA

CREAMYWORKS INVITATIONS AND PAPERWORKS

MAKALAH

Disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Knowledge Management

Oleh:

Nita Octivany Butar-Butar 10513185

Kristian Alexsander 10510460

Rini Tresnawati 10514924

Chandra M. Silitonga 10510370

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASIFAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA2015

1

Kata Pengantar

Segala puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas

segala rahmat dan kasih sayang-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini

dengan judul “Penerapan Knowledge Management Pada Creamyworks Invitations

and Paperworks”. Makalah ini kami sajikan untuk memenuhi salah satu tugas

matakuliah Knowledge Management pada Program S1 Program Studi Sistem

Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

Terima kasih banyak pada Bapak Harisson DS, ST, MT selaku dosen

Knowledge Management yang telah meluangkan waktu dan pikiran untuk

membimbing, memberikan saran, petunjuk dan dukungan serta kritik kepada kami

untuk mengarahkan dalam penyelesaian Tugas ini.

Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini jauh dari kesempurnaan

yang semuanya adalah karena keterbatasan kami. Kami berharap semoga tugas ini

dapat bermanfaat bagi seluruh pembaca.

Bandung, Juni 2015

Penulis,

2

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................... i

DAFTAR ISI................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang...................................................................................... 4

1.2. Rumusan Masalah................................................................................. 5

BAB II PEMBAHASAN

2.1. Landasan Teori..................................................................................... 6

2.2. Konsep Knowledge Management......................................................... 11

2.3. Pendekatan Terhadap Knowledge Management................................... 12

2.3.1. Pendekatan Proses terhadap KM............................................... 12

2.3.2. Pendekatan Praktis terhadap KM.............................................. 13

2.3.3. Pendekatan Campuran............................................................... 13

2.4. Peran KM pada Creamyworks Invitations and Paperworks................. 14

2.5. Perkembangan Manajemen Creamyworks Invitations and Paperworks yang

Berbasis KM dalam Era Globalisasi..................................................... 14

BAB III PENUTUP

3.1. Kesimpulan........................................................................................... 16

DAFTAR PUSTAKA

3

BAB IPENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Saat ini knowledge management menjadi salah satu perhatian utama sebuah

organisasi. Knowledge semakin disadari sebagai asset bisnis untuk menanamkan

kualitas pada praktek bisnis mereka. Dikarenakan lingkungan juga menuntut suatu

organisasi untuk dapat bersaing dengan lawan bisnisnya dengan cara yang cerdas

sehingga organisasi tersebut dapat bergerak cepat dalam membaca, merespon setiap

situasi bisnis dengan efektif dan efisien, untuk mencapai keunggulan kompetitif dari

lawan bisnisnya. KM juga berperan penting menciptakan suatu budaya pembelajaran

dalam organisasi, di mana saat knowledge worker mempelajari sesuatu dan dia

mendapatkan sebuah knowledge yang dapat menciptakan sebuah knowledge baru dan

knowledge tersebut dapat di turunkan kembali kepada knowledge worker yang lain di

dalam organisasi. Knowledge management bukanlah tentang bagaimana cara

mengelola atau mengorganisir buku atau jurnal, mencari pelanggan di internet atau

mengatur sirkulasi materi. Namun, masing-masing kegiatan tersebut dapat menjadi

bagian dari spektrum dan proses knowledge management. Begitu juga yang dirasakan

oleh Creamyworks Invitations and Paperworks.

Creamyworks Invitations and Paperworks adalah salah satu usaha kecil

menengah (UKM) yang didirikan oleh 3 orang wanita fresh graduate dari jurusan

4

advertising sebuah Universitas swasta di kota Jakarta. Perusahaan ini bergerak

dibidang design dan printing undangan dan dekorasi pesta yang berbahan baku

kertas. Creamyworks Invitations and Paperworks memiliki peluang baik dalam

persaingan dengan lawan bisnis yang bergerak di bidang undangan yang lainnya. Hal

itu dikarenakan beberapa keunggulan yang miliki oleh Creamyworks Invitations and

Paperworks. Terutama pada kualitas kertas dan desain-desain yang kreatif.

Creamyworks juga mengintegrasikan karakteristik kepemimpinan mereka, budaya,

pendekatan sumber daya manusia, struktur dan proses dalam menjalankan usahanya.

Prinsip yang diterapkan oleh Creamyworks tidak jauh dari pengembangan knowledge

management.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, makan dapat dirumuskan masalah

sebagai berikut:

1. Apakah Creamyworks Invitations and Paperworks sudah memiliki knowledge

management yang baik yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah

yang ada?

2. Apakah pemanfaatan knowledge management memberikan manfaat dan

pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan?

5

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Landasan Teori

Knowledge atau pengetahuan adalah informasi atau maklumat yang diketahui

atau disadari oleh seseorang. Dalam pengertian lain, pengetahuan adalah berbagai

gejala yang ditemui dan diperoleh manusia melalui pengamatan akal. Pengetahuan

muncul ketika seseorang menggunakan akal budinya untuk mengenali benda atau

kejadian tertentu yang belum pernah dilihat atau dirasakan sebelumnya.

Faktor-faktor yang mempengaruhi pengetahuan adalah:

1. Pendidikan, adalah sebuah proses pengubahan sikap dan tata laku seseorang

atau kelompok dan juga usaha mendewasakan manusia melalui upaya

pengajaran dan pelatihan, maka jelas dapat kita kerucutkan sebuah visi

pendidikan yaitu mencerdaskan manusia.

2. Media yang secara khusus didesain untuk mencapai masyarakat yang sangat

luas. Jadi contoh dari media massa ini adalah televisi, radio, koran, dan

majalah.

3. Informasi, Pengertian informasi menurut Oxford English Dictionary, adalah

"that of which one is apprised or told: intelligence, news". Kamus lain

menyatakan bahwa informasi adalah sesuatu yang dapat diketahui, namun ada

pula yang menekankan informasi sebagai transfer pengetahuan. Sedangkan

6

informasi sendiri mencakup data, teks, gambar, suara, kode, program

komputer, basis data.

Pengertian manajemen menurut James AF Stoner, yang dialih bahasakan oleh

T. Hani Handoko, Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan

sumber daya- sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang

telah ditetapkan.

Menurut Melayu SP. Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia adalah

ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien

membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.

Menurut Achmad S. Rucky, Manajemen Sumber Daya Manusia adalah

penerapan secara tepat dan efektif dalam proses akusis, pendayagunaan,

pengemebangan dan pemeliharaan personil yang dimiliki sebuah organisasi secara

efektif untuk mencapai tingkat pendayagunaan sumber daya manusia yang optimal

oleh organisasi tersebut dalam mencapai tujuan-tujuannya.

Manajemen Pengetahuan (Knowledge management) adalah kumpulan

perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisis,

mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman.

Pengertian dan pengalaman semacam itu terbangun atas pengetahuan, baik yang

terwujudkan dalam seorang individu atau yang melekat di dalam proses dan aplikasi

nyata suatu organisasi. Fokus dari KM adalah untuk menemukan cara-cara baru untuk

7

menyalurkan data mentah ke bentuk informasi yang bermanfaat, hingga akhirnya

menjadi pengetahuan. (Davenport, T; De Long, D. 1999)

Cut Zurnali (2008) mengemukakan istilah Knowledge Management pertama

sekali digunakan oleh Wiig pada tahun 1986, saat menulis buku pertamanya

mengenai topik Knowledge Management Foundations yang dipublikasikan pada

tahun 1993. Akhir-akhir ini, konsep knowledge management mendapat perhatian

yang luas. Hal ini menyatakan secara tidak langsung proses pentransformasian

informasi dan intellectual assets ke dalam enduring value. Knowledge management

merupakan kekhususan organisasi (organization-specific), ketika perhatian dasarnya

adalah ekploitasi dan pengembangan organizational knowledge assets kepada tujuan-

tujuan organisasi selanjutnya. Knowledge management bukan merupakan sesuatu

yang lebih baik (better things), tapi untuk mengetahui bagaimana mengerjakan

sesuatu dengan lebih baik (things better).

Secara umum Manajemen Pengetahuan (knowledge management) dapat

didefinisikan suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau

perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan

pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi.

Kegiatan manjemen pengetahuan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan

ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama,

peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.

Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia

8

(SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi

perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis.

Pada umumnya, motivasi organisasi untuk menerapkan manajemen

pengetahuan antara lain:

a. Membuat pengetahuan terkait pengembangan produk dan jasa menjadi

tersedia dalam bentuk eksplisit

b. Mencapai siklus pengembangan produk baru yang lebih cepat

c. Memfasilitasi dan mengelola inovasi dan pembelajaran organisasi

d. Mendaya-ungkit keahlian orang-orang di seluruh penjuru organisasi

e. Meningkatkan keterhubungan jejaring antara pribadi internal dan juga

eksternal

f. Mengelola lingkungan bisnis dan memungkinkan para karyawan untuk

mendapatkan pengertian dan gagasan yang relevan terkait pekerjaan mereka

g. Mengelola modal intelektual dan aset intelektual di tempat kerja

Tujuan dari Knowledge Management adalah untuk mengimplementasikan

tindakan agar dapat memasok landasan pengetahuan organisasional yang untuk

selanjutnya dapat mempromosikan pencapaian dari proses ketika landasan dari model

konseptual knowledge management ditujukan. Menurut Cut Zurnali (2008), Model

Konseptual Knowledge Management menyajikan enam phase dari pelajaran

pengetahuan yaitu:

1. Penciptaan arti atau visi bersama dari tujuan pengembangan pengetahuan;

2. Penyediaan informasi;

9

3. Penginduksian pemrosesan internal bagi penciptaan pengetahuan individual;

4. Pengkonversian pengetahuan individual ke dalam pembelajaran kelompok;

5. Penyebaran pengetahuan ke level organisasional lainnya; dan

6. Pengaplikasian pengetahuan secara praktis.

Menurut (Nonaka dan Takeuchi, 1995), implementasi Knowledge

Management atau Manajemen Pengetahuan juga akan memberikan pengaruh positif

terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung,

beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi

perusahaan antara lain:

1. Penghematan waktu dan biaya.

Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka

perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk

konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan

biaya.

2. Peningkatan aset pengetahuan.

Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan

untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di

lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan

inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan

kompetensinya.

3. Kemampuan beradaptasi.

10

Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan

lingkungan bisnis yang terjadi.

4. Peningkatan produktfitas.

Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk

yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan

meningkat.

2.2. Konsep Knowledge Management

Berdasarkan pendapat-pendapat Denise (2007), Nonaka and Takeuchi (1995),

Sarvary (1999), Choo (1998), Davenport et al. (1998), dan Zarifian (1999), Cut

Zurnali (2008) mencoba mengungkap model konseptual sistem knowledge

management. Model yang dikemukakan memperhitungkan pengetahuan individual

(individual knowledge) sebagai starting point bagi penciptaan pengetahuan

keorganisasian . Dan sejak informasi telah menjadi bahan dasar (raw material) dari

pegangan pengetahuan individual, maka ia merupakan landasan dasar dari organisasi

pengetahuan (knowledge organization). Cut Zurnali (2008) menambahkan bahwa

pengetahuan individual yang muncul merupakan kombinasi dari informasi,

interpretasi, refleksi, dan pengalaman dalam sebuah konteks yang pasti (certain

context). Selanjutnya perlu dipertimbangkan juga pentingnya mengaitkan informasi

baru dengan pengetahuan yang ada.

Oleh sebab itu, menurut Cut Zurnali (2008), pengetahuan individual

diciptakan ketika informasi berjalan melalui proses internal yang mencakup

interpretasi, refleksi dan menghubungkan informasi baru dengan pengetahuan yang

11

ada pada individu sehingga dapat diaplikasikan ke dalam situasi atau konteks baru.

Agar mendorong individu memproses informasi untuk menciptakan pengetahuan,

maka setiap proses pembelajaran harus punya arti. Sebuah sudut pandang yang jelas

dari pengetahuan untuk dikembangkan merupakan sebuah keharusan untuk

menstimulasi komitmen pada penciptaan dan pengoperasian pengetahuan tersebut.

Pandangan bersama bekerja sebagai sebuah "mental map" yang menuntun para

individu dalam tiga area yang berkorelasi, yaitu:

1. The world in which they live (dunia tempat mereka hidup);

2. The world in which they must live (dunia tempat mereka harus hidup); dan

3. Knowledge that needs to be developed in order to follow the pathway between

these two worlds (pengetahuan yang perlu untuk dikembangkan agar untuk

mengikuti lorong antara kedua dunia tempat mereka hidup dan dunia tempat

mereka harus hidup).

2.3. Pendekatan Terhadap Knowledge Management

Pendekatan terhadap Knowledge Management (KM) secara fundamental ada

dua yaitu pendekatan proses dan pendekatan praktis. Pendekatan lain ( ketiga ) adalah

kombinasi dari keduanya.

2.3.1. Pendekatan proses terhadap KM

Pendekatan proses yaitu pendekatan terhadap Knowledge Management (KM)

dengan mencoba menuliskan atau mencatatkan knowledge organisasi melalui

berbagai teknologi, proses, pengaturan yang formal. Organisasi yang mengadopsi

pendekatan proses akan mengatur bagaimana knowledge dikumpulkan, disimpan dan

12

didistribusikan di dalam organisasi. Pendekatan proses seringkali memanfaatkan

teknologi informasi (TI), seperti intranet, datawarehousing, knowledge repositories,

aplikasi-aplikasi DSS (decision support systems), dan groupware (aplikasi untuk

kerja kelompok) untuk meningkatkan kualitas dan kecepatan dalam knowledge

creation dan distribusi knowledge dalam organisasi. 

2.3.2. Pendekatan praktis terhadap KM

Kebalikan dari pendekatan proses, pendekatan praktis yaitu pendekatan

terhadap Knowledge Management (KM) yang menganggap bahwa sebagian besar

knowledge organisasi adalah tacit knowledge sehingga penerapan teknologi, proses,

pengaturan formal tidaklah cocok untuk memindahkan pengetahuan jenis ini.

Daripada mengembangkan suatu sistem formal untuk mengelola knowledge, inti dari

pendekatan ini adalah membangun suatu environment sosial atau komunitas praktis

yang perlu untuk mempermudah proses berbagi dan mengkomunikasikan tacit

knowledge.

2.3.3. Pendekatan Campuran

Banyak organisasi menggunakan pendekatan campuran antara pendekatan

proses dan pendekatan praktis. Pada awal proses pengembangan, ketika belum jelas

bagaimana cara untuk mengambil tacit knowledge dari sumbernya, pendekatan

praktis digunakan sehingga knowledge-base hanya menyimpan explicit knowledge

yang relatif mudah untuk dicatat. Tacit knowledge yang disimpan di knowledge-base

pada mulanya adalah informasi kontak mengenai para ahli dan jenis keahliannya.

Informasi seperti itu dicatat sehingga karyawan dalam organisasi bisa menemukan

13

nara sumber ahli. Dari sini kemudian kumpulan best practices (pengalaman) secara

perlahan bisa ditangkap dan dikelola sehingga knowledge-base akan berisi tacit

knowledge yang semakin lama semakin banyak. Akhirnya pendekatan proses bisa

dicapai. Tetapi apabila environment berubah sangat cepat, hanya beberapa best

practices saja yang akan terbukti bermanfaat.

2.3. Peranan KM pada Creamyworks Invitations and Paperworks

Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan knowledge management di

dalam kegiatan perusahaannya, seperti Creamyworks Invitations and Paperworks. Hal

ini dikarenakan semakin dirasa pentingnya penerapan knowledge management pada

suatu perusahaan. Berikut peranan KM pada Creamyworks Invitations and

Paperworks:

1. Pengetahuan yang ada pada perusahaan tidak hilang

2. Membantu perusahaan dalam persaingan yang kompetitif

3. Masalah yang ada dapat diselesaikan dengan cepat

4. Efisiensi biaya dalam perusahaan

5. Membantu menentukan strategi yang akan diambil oleh perusahaan

6. Meningkatkan kinerja dari perusahaan.

2.5. Perkembangan Manajemen Creamyworks Invitations and Paperworks

yang Berbasis KM dalam Era Globalisasi

Era globalisasi dengan perkembangan teknologinya yang semakin canggih,

telah membawa efek yang sangat signifikan dalam kehidupan organisasi. Perubahan

secara cepat terjadi di segala sendi sehingga kondisi ini mengakibatkan perlunya

14

penerapan strategi baru agar bisa menyikapi perubahan tersebut secara bijak dan tetap

survive di tengah kompetisi yang semakin ketat. Untuk itu knowledge menjadi kunci

dalam merespon hal tersebut. Biasanya dapat dilakukan dengan sharing saat training

sehingga dapat meningkatkan kinerja organisasi.

Knowledge management yang dijalankan pada Creamyworks Invitations and

Paperworks membuat perubahan dalam lingkungan kerja. Dengan adanya sharing

terbuka dapat memberikan masukan-masukan dan berbagi pengalaman pada setiap

anggota organisasi. Dengan adanya sharing tersebut diharapkan dapat memberikan

dampak positif guna mencapai visi dan misi perusahaan.

15

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Knowledge management kini telah menjadi sesuatu yang peranannya tak bisa

diremehkan lagi dalam berbagai segmen kehidupan, khususnya pada suatu organisasi

agar eksistensinya tetap terjaga di tengah kompetisi yang semakin ketat. Oleh sebab

itulah implementasi dari knowledge management ini perlu diperhatikan agar bisa

bekerja secara optimal dalam meningkatkan efesiensi, efektivitas, kompetensi serta

kapabilitas organisasi yang bersangkutan. Dan untuk mencapai hal tersebut, maka

individu-individu di dalam organisasi harus peka terhadap keadaan dan mau

membudayakan adanya knowledge sharing, karena knowledge management akan

susah diimplementasikan jika knowledge sharing tidak menjadi suatu kebiasaan yang

mengakar dari sebuah organisasi.

16

DAFTAR PUSTAKA

http://eka-w-fisip11.web.unair.ac.id/artikel_detail-86861-Umum-Implementasi%20Knowledge%20Management%20pada%20Organisasi.html

https://www.academia.edu/9576750/PERAN_KNOWLEDGE_MANAGEMENT_DALAM_BIDANG_PERBANKAN

https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_pengetahuan

http://beritati.blogspot.com/2013/02/seri-knowledge-management-4.html

17