Sistem Petty CashUniversitas Mercu Buana – Sistem Informasi

[Pick the date]

Dosen : Anita Ratnasari

Anggota Kelompok :

Kristiani (418111200)

Dessy Ratih Wulandari (41811120036)

Herlindra Candra Kirana (418111200)

Sistem Petty Cash ini membahas tentang pencatatan pengeluaran biaya operasional (Operational Expense) perusahaan yang sudah ada bukti pengeluarannya. Perusahaan yang dimaksud adalah perusahaan yang terdapat 1 kantor pusat (Head Office) dan memiliki banyak kantor cabang yang tersebar di berbagai kota di Indonesia. Contoh petty cash: biaya transportasi, biaya makan/snack untuk meeting, biaya fotocopy, Dinas Luar Kota (DLK), dll. Agar pengeluarannya tetap terkontrol, setiap transaksi petty cash harus mendapat persetujuan dari atasan dan dept.head karyawan yang melakukan transaksi petty cash serta persetujuan dari kantor pusat.

Petty Cash yang kami bahas ini juga mencakup transaksi Petty Cash Advance / Kas Bon, yaitu pengeluaran uang untuk transaksi yang belum ada bukti pengeluarannya.

PETTY CASH TRANSACTION

1. Petty Cash TransactionBiasanya transaksi petty cash dilakukan oleh karyawan tertentu, saat ia meng-klaim pengeluarannya, ia harus menyerahkan seluruh bukti pengeluaran, baik berupa bon atau kuitansi kepada kasir cabang, kemudian kasir akan mencatatnya ke dalam transaksi petty cash. Adapun data-data yang dicatat antara lain :

nama karyawan departemen asal karyawan tanggal transaksi deskripsi atau catatan transaksi cara pembayaran ke karyawan jenis-jenis transaksi petty cash & amount pengeluarannya

Khusus untuk Dinas Luar Kota (DLK), maka ada ketentuan :

Untuk setiap transaksi pengeluaran per harinya, tiap karyawan diberikan plafond uang berdasarkan grade karyawan tersebut. Contoh

Grade 1 Biaya penginapan / hotel : 300,000 Biaya UPD (makan, peralatan mandi) : 50,000 Biaya transportasi : 300,000Grade 2 Biaya penginapan / hotel : 400,000 Biaya UPD (makan, peralatan mandi) : 70,000 Biaya transportasi : 400,000Grade 3 Biaya penginapan / hotel : 450,000

1 Sistem Petty CashUniversitas Mercu Buana

Biaya UPD (makan, peralatan mandi) : 80,000 Biaya transportasi : 450,000dan seterusnya. Apabila melebihi plafond yang diberikan, maka perusahaan tidak mengganti rugi kelebihannya alias harus ditanggung sendiri oleh karyawan bersangkutan.

Untuk transaksi pengeluaran yang lain (snack meeting, fotocopy, dll) tidak ada plafond uang

Catatan tersebut lalu di print dalam bentuk Form Pengeluaran dan Laporan Detail Transaksi Pengeluaran. Form dan laporan ini diserahkan pada atasan dan dept.head karyawan tersebut untuk mendapatkan persetujuan. Apabila disetujui, maka akan dicatat bahwa saldo cabang berkurang. Saldo cabang ini dapat berupa cash on hand atau saldo di rekening cabang. Pengurangan saldo ini hanya sebagai catatan saja bahwa uang cabang berkurang karena adanya suatu pengeluaran, pada realnya uang yang diklaim karyawan belum diserahkan ke karyawannya.

2. Request Petty Cash ReimburseSecara periodik, kantor cabang mengajukan request reimburse petty cash nya pada kantor pusat yang tujuannya untuk meminta kantor pusat mentransfer sejumlah dana karena pengeluaran tersebut. Cabang harus menyertakan lampiran laporan petty cash beserta bukti-bukti pengeluaran saat request reimburse ini.

3. Transfer Dana oleh Kantor Pusat dan Reconcile Petty Cash ReimburseKemudian kantor pusat akan melakukan verifikasi untuk setiap transaksi petty cash yang dilakukan cabang, dan bisa saja ada transaksi petty cash yang ditolak karena alasan tertentu. Apabila transaksi nya disetujui oleh kantor pusat, maka kantor pusat memberikan reimburse Petty Cash dalam bentuk cek atau bank transfer kepada cabang, saldo kantor pusat akan berkurang dan jurnal akan dibentuk saat transfer dana ini. Kemudian, cabang melakukan harus reconcile petty cash, proses ini juga membentuk jurnal penerimaan dana dan saldo cabang akan bertambah. Setelah proses reconcile inilah, uang yang diklaim akan diserahkan pada karyawan

4. Petty Cash ReversalApabila kantor pusat menolak transaksi petty cash karena suatu alasan (misalnya kurang lengkapnya bukti pengeluaran), maka kasir cabang harus melakukan reversal transaksi petty cash nya karena anggapannya petty cash ini tidak valid dan perusahaan tidak memberikan uang yang di klaim karyawan. Pada proses reversal ini, saldo cabang yang sempat berkurang saat pencatatan di awal tadi, akan bertambah kembali.

2 Sistem Petty CashUniversitas Mercu Buana

KAS BON

1. Request Kas BonPada kegiatan operasional yang dimungkinkan ada pengeluaran, maka karyawan dapat melakukan kas bon dahulu yaitu meminta uang pada kasir cabang di awal hari sebelum melakukan operasionalnya. Pada request kas bon ini , kasir akan mencatat data-data berikut :

Nama karyawan Deskripsi atau catatan seperlunya Dan nominal uang yang di request

Pada proses ini, saldo cabang akan berkurang dan akan dibentuk jurnal.

2. Petty Cash TransactionSebetulnya, jenis-jenis pengeluaran pada kas bon ini sama dengan petty cash, bedanya adalah uang diberikan di muka, dan bisa saja pada real nya , total pengeluaran melebihi dari kas bon ataupun masih ada sisa kas bon yang tidak terpakai. Sehingga pencatatan pengeluaran kas bon ini juga dimasukkan kedalam petty cash transaction , dimana setelah operasional karyawan tersebut selesai, maka karyawan harus mendatangi kasir dengan membawa seluruh bukti pengeluaran, dan selanjutnya kasir mencatat semua transaksi pengeluaran yang benar-benar dilakukan ke dalam Petty Cash Transaction. Proses selanjutnya, prosedur nya sama dengan proses petty cash diatas.

3. Return Kas BonPada prakteknya, jika ada sisa uang kasbon, maka karyawan wajib menyerahkan sisanya pada kasir. Karena semua transaksi pengeluaran yang real telah dicatat dalam petty cash transaction, maka secara pembukuan return kas bon akan mencatat pengembalian kas bon secara utuh , yakni nominal nya sama dengan yang di request tadi, dimana nantinya akan dibentuk jurnal penutup dan menambah saldo cabang kembali.

3 Sistem Petty CashUniversitas Mercu Buana