rancangan sistem informasi petty cash bimbingan belajar
TRANSCRIPT
42
JURNAL SISFOTEK GLOBAL ISSN : 2088 – 1762 Vol. 7 No. 1 / Maret 2017
Abstrak— LP3i Course Center (LCC) Cabang Tigaraksa
merupakan sebuah lembaga bimbingan belajar dan kursus yang
bergerak dibidang pendidikan. Sistem pengelolaan laporan petty
cash di dalamnya sudah terkomputerisasi, yaitu dengan
menggunakan bantuan aplikasi microsoft excel dan microsoft
word. Namun dalam penggunaannya masih ditemukan beberapa
kendala, seperti penginputan data yang berulang dan data-data
laporan petty cash tersebar diberbagai file, sehingga menyulitkan
staff administarsi keuangan, kepala cabang dan siswa dalam
mendapatkan informasi laporan keuangan lembaga dan data
pembayaran siswa. Diperlukan sebuah sistem baru untuk
mengatasi permasalahan tersebut yang diharapkan dapat
membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan oleh
pimpinan dan untuk mengukur sejauh mana tujuan lembaga
telah tercapai. Penelitian ini dimulai dari tahap menganalisa
sistem yang ada saat ini yang diperoleh dari wawancara langsung
dengan pihak terkait dan observasi. Sedangkan metode
perancangan menggunakan Unified Modelling Language (UML).
Penelitian ini telah menghasilkan sistem dengan berbasis web
dan tersedia database sistem yang dapat mempermudah
pengguna sistem dalam mengakses informasi.
Kata kunci— Sistem Informasi, Petty Cash, UML, Database.
I. PENDAHULUAN
LP3i Course Center (LCC) merupakan sebuah lembaga
bimbingan belajar yang bergerak di bidang pendidikan.
Bimbingan belajar LP3i Course Center (LCC) Cabang
Tigaraksa memberikan bimbingan belajar dari kelas I Sekolah
Dasar (SD) hingga kelas XII Sekolah Menengah Atas (SMA)
jurusan IPA dan IPS dan beberapa program kursus seperti
kursus komputer, bahasa ingris dan bahasa asing lainnya untuk
siswa-siswi sekolah atau karyawan.
Dalam pengolahan data laporan petty cash LP3i Course
Center (LCC) Cabang Tigaraksa telah menggunakan teknologi
komputer, namun masih terbatas pada penggunanan microsoft
word dan microsoft excel, dan masih ada beberapa pencatatan
menggunakan buku (ditulis secara manual). Pelayanan yang
diberikan kepada pimpinan tidak maksimal dikarenakan data
belum bersifat akurat dan belum terintegritasnya data dan pada
saat siswa ingin melakukan transaksi pembayaran belajar,
kasir sebagai aktor penerima pembayaran siswa harus
mengecek terlebih dahulu data dari buku besar. Hal ini
dirasakan oleh pihak LP3i Course Center (LCC) Cabang
Tigaraksa masih lambat dalam proses pembuatan laporan baik
pemasukan, petty cash, saldo akhir dan rekapitulasi serta
untuk mengetahui data pembayaran siswa. Resiko kesalahan
cukup besar, karena proses pembuatan laporan hanya memiliki
waktu 2 hari, dan data yang bertambah. Proses pengecekan
bukti transaksi data yang ada dibuku besar harus dicek ulang
dengan bukti transaksi yang ada sebelum diinput ke komputer
pada setiap form laporan dan data keseluruhan laporan
pemasukan diinput ulang pada form rekapitulasi bimbel dan
kursus serta input petty cash yang masih manual dengan
banyaknya data petty cash cabang sehingga data bisa saja
salah.
II. LANDASAN TEORI
A. Pengertian Sistem
Hamim Tohari (2014:2) sistem adalah “Kumpulan atau
himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terkait,
saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk
mencapai tujuan.”
B. Pengertian Petty Cash
Mulya (2013:178), Petty Cash (Kas Kecil) merupakan dana
yang dipersiapkan oleh perusahaan untuk memfasilitasi
pengeluaran rutin (pengeluaran sehari-hari) yang jumlahnya
relatif kecil, yang biasanya tidak dibayar dengan
menggunakan transfer bank atau dengan cek. Seperti biaya
listrik, biaya telepon, biaya materai, biaya iklan, biaya
perlengkapan, biaya peralatan, biaya parkir dan tol.
C. Pengertian Bimbingan Belajar
Aisyah (2015:34), “Bimbingan belajar adalah proses
pemberian bantuan dan seseorang atau sekelompok orang
kepada orang lain dalam menentukan pilihan, penyesuaian,
dan pemecahan permasalahan belajar yang dihadapi, terutama
berkaitan dengan perubahan tingkah laku sebagai akibat dan
pengalaman dan latihan.”
D. Pengertian Kursus
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Sistem
Pendidikan Nasional Nomor 20 Tahun 2003 Pasal 26 ayat (5)
yang berbunyi bahwa kursus dan pelatihan sebagai bentuk
pendidikan berkelanjutan untuk mengembangkan kemampuan
peserta didik dengan penekanan pada penguasaan
keterampilan, standar kompetensi, pengembangan sikap
kewirausahaan serta pengembangan profesional. Kursus dan
pelatihan dikembangkan melaui sertifikasi dan akreditasi yang
bertaraf nasional dan internasional.
E. Pengertian OOAD
Analisis berorientasi objek atau object oriented analysis
(OOA) adalah tahapan untuk menganalisis spesifikasi atau
Dedi1, Arnie R Mariana
2, Siti Husnia
3
1,2Dosen STMIK Bina Sarana Global,
3Mahasiswa STMIK Bina Sarana Global
Email : [email protected],
Rancangan Sistem Informasi Petty Cash
Bimbingan Belajar dan Kursus
43
JURNAL SISFOTEK GLOBAL ISSN : 2088 – 1762 Vol. 7 No. 1 / Maret 2017
kebutuhan akan sistem yang akan dibangun dengan konsep
berorientasi objek, apakah benar kebutuhan yang ada dapat
diimplementasikan menjadi sebuah sistem berorientasi objek.
Desain berorientasi objek atau Object Oriented Design
(OOD) adalah tahapan perantara untuk memetakan spesifikasi
atau kebutuhan sistem yang akan dibangun denga konsep
berorientasi objek ke desain pemodelan agar lebih mudah
diimplementasikan dengan pemrograman berorientasi objek.
Pemodelan berorientasi objek biasanya dituangkan dalam
dokumentasi perangkat lunak dengan menggunakan perangkat
pemodelan berorientasi objek, di antaranya adalah UML
(Unified Modeling Language). Kendala dan permasalahan
pembangunan sistem berorientasi objek biasanya dapat
dikenali dalam tahap ini.
OOA dan OOD dalam proses yang berulang-ulang
seringnya memiliki batasan yang samar, sehingga kedua
tahapan ini sering juga disebut OOAD (Object Oriented
Analysis and Design) atau dalam Bahasa Indonesia berarti
Analisis dan Desain Berorientasi Objek. Rosa A.S dan M.
Shalahuddin (2015:120).
III. ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
A. Gambaran Umum Objek Yang Diteliti
LP3i Course Center pada awalnya adalah sebuah divisi
Short Courses (Kursus Singkat) dari Lembaga Pendidikan dan
Pengembangan Profesi Indonesia (LP3i) yang didirikan pada
tahun 1989 oleh yayasan Lembaga Pendidikan dan
Pengembangan Profesi Indonesia (“Yayasan LP3i”), yang
kemudian mengikuti perkembangan usaha pendidikan dan
kondisi perundang-undangan yang berlaku di Republik
Indonesia.
Melihat perkembangan perusahaan dan kebutuhan pasar
yang demikian cepat dan kompleks maka LP3i memisahkan
divisi Short Courses (Kursus Singkat) tersebut menjadi LP3i
Course Center pada tanggal 28 Desember 2006, dengan
bentuk atau status badan hukum Perseroan Terbatas PT
Lentera Pendidikan dan Pengembangan Profesi Indonesia (PT
LP3i) yang didirikan berdasarkan Akta Pendirian Perseroan
Terbatas No. 31 Tanggal 25 Maret 2009.
LP3i Course Center tersebar diseluruh wilayah Indonesia
salah satu wilayah kerjasamanya adalah Master Franchase
(MF) Banten dan Jakarta Barat dan salah satu cabang nyayaitu
LP3i Course Center Cabang Tigaraksa yang memberikan
bimbingan belajar untuk kelas I Sekolah Dasar (SD) dan
Sekolah Menengah Atas (SMA) serta pelatihan kursus seperti
kursus komputer dan bahasa asing diantaranya: bahasa ingris,
bahasa jepang, bahasa mandarin dan bahasa jepang kemudian
ada juga pajak berevet A dan pajak Brevet B serta kursus
akuntansi.
B. Struktur Organisasi
Sumber: Data Sekunder 2016
Gambar 1. Struktur Organisasi LP3i Course Center (LCC) Cabang
Tiagaraksa
C. Tata laksana Sistem Yang Berjalan
Gambar 2. Activity Diagram Sistem Berjalan
Pada 2 diatas tata laksana sistem berjalan pada proses
transaksi pembayaran bimbel dan kursus kemudian pada
pembuatan laporan pemasukan, petty cash, rekapitulasi dan
saldo akhir.
D. Masalah yang Dihadapi
Adapun masalah yang dihadapi pada sistem berjalan saat ini
antara lain adalah:
1. Adanya kesalahan pada proses pengolahan data yang
disebabkan oleh input yang berulang.
2. Banyak kertas yang digunakan sehingga memerlukan
ruang peyimpanan yang besar.
44
JURNAL SISFOTEK GLOBAL ISSN : 2088 – 1762 Vol. 7 No. 1 / Maret 2017
3. Dalam pencarian data keuangan siswa harus terlebih
dahulu mencari data dari buku.
4. Sulitnya siswa dalam mengetahui data pembayaran siswa.
5. Proses pembuatan laporan pemasukan, petty cash,
rekapitulasi dan saldo akhir memerlukan waktu yang
cukup lama. Sedangkan laporan pemasukan tidak hanya
satu jenis sehingga terlambatnya penyerahan laporan
kepada kepala cabang.
E. Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk menyelesaikan permasalah diatas maka alternatif
pemecahan masalah antara lain sebagai berikut:
1. Merancang sistem informasi petty cash bimbingan belajar
dan kursus di LP3i Course Center (LCC) Cabang
Tigaraksa yang memiliki kemampuan untuk filter dan
pencarian data berdasarkan kategori yang sesuai dengan
keinginan pengguna. Sehingga dapat ditemukan kategori
pencarian sesuai pencarian pengguna.
2. Merancang sistem database yang sesuai dengan kebutuhan
pengguna sehingga data yang telah diinput dapat
mengurangi masalah tidak akuratnya data.
3. Merancang sistem informasi petty cash bimbingan belajar
dan kursus yang memiliki kemampuan untuk
menghasilkan laporan dengan lebih cepat yaitu dengan
cara mengambil data dari database yang berkaitan
kemudian menampilkannya sesuai dengan keinginan
pengguna.
IV. RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
A. Usulan Prosedur Yang Baru
Berdasarkan hasil analisa sistem yang ada atau yang sedang
berjalan di LP3i Course Center (LCC) Cabang Tigaraksa,
maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan usulan
sistem yang akan dibangun.
Sistem informasi yang dikembangkan ditujukan untuk staff
administrasi keuangan sebagai admin, juga kepala cabang dan
siswa atau orang tua sebagai user. Dimana masing-masing dari
pengguna sistem usulan memiliki hak akses yang berbeda
sesuai dengan kewenangannya dalam mengelola data maupun
menggunakan informasi yang dihasilkan sistem tersebut.
Dalam merancang usulan sistem yang baru pada penelitian
ini digunakan program Visual Paradigm for UML 8.0
Enterprise Edition untuk menggambarkan diagram-diagram
dalam Unified Modelling Language (UML). Pembuatan
perangkat lunaknya dibuat dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP dengan aplikasi database menggunakan
program MySQL. UML terdiri dari 4 (empat) diagram
perancangan yaitu diantaranya use case diagram, activity
diagram, sequence diagram, class diagram.
B. Diagram Rancang Sistem
Gambar 3. Use Case yang Diusulkan
Pada gambar 3 Use Case Diagram diatas, ada beberapa
aktor yang terlibat dalam sistem. Diantaranya adalah Admin
(Staff Administrasi Keuangan, Kepala Cabang dan Siswa).
Tabel 1. Deskripsi Aktor dalam Use Case
No.
Aktor
Deskripsi
1.
Admin (Staff
Administrasi
Keuangan)
Aktor yang mempunyai hak akses untuk
mengelola semua fitur yang ada di
dalam sistem usulan.
2.
Kepala
Cabang
Aktor yang mempunyai hak akses
untuk melihat semua laporan
keuangan yang berhubungan dengan
petty cash.
3.
Siswa
Aktor yang mempunyai hak akses
untuk melihat laporan pembayaran
siswa berdasarkan NIS pencarian.
Tabel 2. Deskripsi Use Case
No.
UseCase
Deskripsi
1.
Login Aktor yang mempunyai hak akses
untuk mengelola semua fitur yang ada
di dalam sistem usulan.
2.
Home Halaman utama yang ditampilkan
sistem ketika user berhasil login
45
JURNAL SISFOTEK GLOBAL ISSN : 2088 – 1762 Vol. 7 No. 1 / Maret 2017
3. Halaman
Akses
Bimbel
Sistem menampilkan master siswa
bimbel yang bisa input pendaftaran
bimbel dan input pembayaran dan
cetak transaksi bimbel, selanjutnya
ada master kelas bimbel dan jenis
pembayaran untuk kelola data kelas
dan jenis pembayaran serta ada master
kelola user untuk menambah,
mengedit dan menghapus data user.
Dan rekapitulasi laporan transaksi
bimbel.
4. Halaman
Akses
Kursus
Sistem menampilkan master siswa
kursus yang bisa input pendaftaran
bimbel dan input pembayaran dan
cetak transaksi kursus, selanjutnya ada
master pelajaran untuk kelola data
pelajaran kursus serta ada master
kelola user untuk menambah,
mengedit dan menghapus data user.
Dan rekapitulasi laporan transaksi
kursus.
5.
Laporan
Keuangan
Sistem menampilkan laporan transaksi
harian bimbel dan kursus dan revisi
input transaksi bimbel dan kursus.
6. Petty Cash Sistem menampilkan form input petty
cash, data petty cash dan laporan petty
cash berdasarkan periode waktu
laporan.
7. Saldo
Akhir
Sistem menampilkan laporan saldo
akhir dan cetak laporan saldo ahir
berdasarkan bulan.
8. Logout Fungsi untuk mengakhiri penggunaan
sistem.
Activity Diagram (diagram aktivitas) adalah diagram yang
menggambarkan aliran fungsionalitas dari sistem. Pada tahap
pemodelan bisnis, diagram aktifitas dapat digunakan untuk
menunjukkan aliran kerja bisnis (business work flow). Dapat
juga digunakan untuk menggambarkan aliran kejadian (flow of
events).
Gambar 4. Activity Diagram Sistem yang Diusulkan
Pada gambar 4 berikut tahapan Activity Diagram yang
diusulkan:
1. Admin input petty cash melalui halaman akses utama
dengan klik icon menu petty cash
2. Admin dapat meihat data petty cash yang sudah diinput
3. Admin dapat melakukan pencarian transaksi petty cash
berdasarkan nomor bukti transaksi
4. Admin dapat melihat laporan petty cash berdasarkan
periode yang input kemudian klik view
5. Admin dapat mencetak laporan petty cash pada browser
Pada setiap sequence diagram terdapat aksi aktor yang
pertama sekali adalah terhadap interface. Sequence diagram
digunakan untuk menggambarkan interaksi antar objek dalam
waktu yang berurutan. Tetapi pada dasarnya sequence
diagram digunakan dalam lapisan abstraksi model objek.
Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang
dikirim antar objek, juga interaksi antar objek, dan
menunjukkan sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam
eksekusi sistem. Komponen utama squence diagram terdiri
atas objek yang dituliskan dengan kotak segi empat bernama,
pesan diwakili oleh garis dengan tanda panah, dan waktu yang
ditunjukkan dengan proses vertikal. Berikut adalah sequence
diagram.
Gambar 5. Sequence Diagram Petty Cash
Pada gambar 5 dapat dilihat bahwa ada 3 kelas yang saling
berinteraksi, yaitu :
1. Halaman Akses Utama
2. Form Input Petty Cash
3. Print
Class merepresentasikan sesuatu yang ditangani oleh
sistem, dengan melihat karakteristik sistem aplikasi sales
beserta proses – proses yang terjadi maka dapat dibuat Class
Diagram berikut ini :
46
JURNAL SISFOTEK GLOBAL ISSN : 2088 – 1762 Vol. 7 No. 1 / Maret 2017
Gambar 6. Class Diagram yang Diusulkan
Pada gambar 6 terdapat 4 tabel master yaitu tb_siswa,
kelas, matpel, dan jenisserta tabel transaksi yaitu bimbel,
kursus, pengeluaran dan konsolidasi.
C. Rancangan Tampilan
h. Tampilan Halaman Login
Gambar 7. Tampilan Login
Pada gambar 7 adalah untuk masuk ke halaman login ini
user harus ketik http://localhost/myproject/LBS/ pada adress
bar di browser.
i. Tampilan Halaman Utama
Gambar 8. Tampilan Halaman Utama
Untuk masuk ke halaman utama akses admin, admin harus
terlebih login. Di halaman akses admin terdapat menu akses
bimbel, menu akses kursus, menu akses laporan keuangan,
menu akses petty cash dan menu akses saldo akhir.
j. Tampilan Halaman Akses Bimbel
Gambar 9. Tampilan Halaman Akses Bimbel
Padagambar 9 terdapat halaman akses setelah admin klik
menu bimbel, maka muncullah halaman aksess bimbel yaitu
terdapat master siswa bimbel, master kelas, master user,
master jenis pembayaran dan rekapitulasi bimbel.
k. Tampilan Halaman Akses Kursus
Gambar 10. Tampilan Akses Kursus
Pada gambar 10 terdapat halaman akses setelah admin klik
menu kursus, maka muncullah halaman akses kursus yaitu
terdapat master siswa kursus, master pelajaran, master user
dan rekapitulasi kursus.
l. Tampilan Input pendaftaran Bimbel
Gambar 11. Tampilan Input Pendaftaran Bimbel
Pada gambar 11 adalah form input pendaftaran bimbel dan
data pembayaran bimbel kemudian view pemabayaran dan
cetak bukti transaksi.
47
JURNAL SISFOTEK GLOBAL ISSN : 2088 – 1762 Vol. 7 No. 1 / Maret 2017
m. Tampilan Input Pendaftaran Kursus
Gambar 12. Tampilan Input Pendafataran Kursus
Pada gambar 12 adalah form input pendaftaran bimbel dan data
pembayaran bimbel kemudian view pemabayaran dan cetak bukti
transaksi.
n. Tampilan Input Pembayaran Bimbel
Gambar 13. Tampilan Input Pembayaran Kursus
Pada gambar 13 tampilan input pembayaran transaksi bimbel sebagai
output untuk laporan pemasukan.
o. Tampilan Input Petty Cash
Gambar 14. Tampilan Input Petty Cash
Pada gambar 13 adalah form input petty cash dan data petty cash
serta view laporan berdasarkan periode.
p. Tampilan Laporan Keuangan
Gambar 15. Tampilan Laporan Keuangan
Pada gambar 15 merupakan tampilan laporan keuangan dari
transaksi harian bimbel dan kursus.
q. Tampilan Laporan Saldo Akhir
Gambar 4.16. Tampilan Laporan Saldo Akhir
Pada gambar 16 merupakan laporan saldo akhir dari pemasukan
transaksi bimbel dan kursus kemudian ada pengeluaran dari petty
cash dan menjadi laporan saldo akhir cabang.
V. KESIMPULAN
Untuk membuat sistem informasi petty cash, dilakukan
dengan tahap perumusan masalah, pengumpulan data, analisis,
dan perancangan. Dengan selesainya seluruh kegiatan
penelitian, analisis sistem dan perancangan sistem, maka
penulis mengambil kesimpulan
1. Sistem petty cash saat ini berjalan sebagian masih
menggunakan pencatatan manual meski dalam pembuatan
laporan sudah menggunakan microsoft excel.
2. Sistem administrasi keuangan yang berjalan saat ini di
LP3i Course Center Cabang Tigaraksa bisa dikatakan
masih kurang efektif. Hal tersebut ditandai dengan masih
banyaknya permasalahan yang dihadapi dalam proses
pembuatan laporan petty cash dengan menggunakan sistem
yang ada
3. Sistem dirancang dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan database MySQL, serta pemodelan
berbasis objek dengan menggunakan Visual Paradigm for
UML 8.0 Enterprise Edition.
48
JURNAL SISFOTEK GLOBAL ISSN : 2088 – 1762 Vol. 7 No. 1 / Maret 2017
DAFTAR PUSTAKA
[1] H. Tohari. Analisa serta Perancangan Sistem Informasi Melalui
Pendekatan UML,: Andi, Yogyakarta, 2014. [2] H. Mulya, Memahami Akuntansi Dasar, Mitra Wacana Media, Jakarta,
2013.
[3] S. Aisyah. Perkembangan peserta Didik dan Bimbingan Belajar. Deepublish Publisher, Yogyakarta, 2015.
[4] Republik Indonesia.Undang-Undang Dasar Sistem Pendidikan
Nasional. Jakarta: Sekretariat Negara, 2003.
[5] Rosa A.S dan M. Shalanuddin. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur
dan Berorientasi Objek. Informatika Bandng, Bandung, 2014.