RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BERBASIS WEB PADA SISTEM

INFORMASI PERGUDANGAN (Studi Kasus: PT.XYZ)

MUCHAMAD DESTA FADILAH

108093000044

1. Latar Belakang

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) yaitu bagian yang menyediakan informasi

bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, dan di gunakan untuk

memonitoring serta komunikasi perusahaan terhadap data yang diolah dengan

lingkungan bisnis (McNurlin dan Sprague, 2004). SIE diperusahaan saat ini

merupakan kunci keberhasilan suatu perusahaan (Haifeng, 2009). SIE sangat

berguna untuk para pengambil keputusan yang cepat agar tidak kehilangan

kesempatan dalam meraih rekan kerja dan negara yang sering melakukan

penelitian SIE hanya sebatas pada negara Jepang dan China, hampir seluruh

penelitian sebelumnya beroperasi dalam wilayah Top Management (Martinsons

dan Davison, 2007). SIE dibangun untuk memenuhi kebutuhan informasi yang

dibutuhkan seorang eksekutif, dengan teknologi Web-based yang berhasil

dikembangakan di KwaZulu-Natal (Averweg, 2001).

Pada penelitian kali ini, ruang lingkup SIE tidak sebatas membantu para

manager di tingkat atas, melainkan membantu memaksimalkan penyimpanan

barang dari gudang ke gudang lainnya, dengan pengolahan informasi

menampilkan sebuah grafik yang interaktif. Dengan memanfaatkan sistem

pergudangan seorang Manager pemasaran bisa melihat grafik penyimpanan

barang ke gudang-gudang secara efisien. Pada penelitian SIE faktor faktor

kesuksesan, dimana kesuksesan itu tergantung pada orang yang tepat (Poon dan

Wagner, 2001), merupakan hal yang relevan dalam penentuan kebijakan terkait

informasi internal dan eksternal perusahaan.

Penentu keputusan berada pada tingkat manajemen yang hampir setiap

permasalahan dapat terselesaikan tanpa bantuan sebuah Sistem Penujang

Keputusan (SPK), dengan memanfaatkan Instuisi dan kemampuan tapi dengan

memberikan hasil yang berbeda antara pemula dengan para ahli (Hung, dalam

SIE, 2003). Di negara Spanyol yang di teliti oleh Jose L. Salermon mengatakan

1

motivasi dan komunikasi merupakan hal penting dalam menjalani SIE dan itu

merupakan faktor penting yang ada dalam diri manusia (Jose, 2003).

Berdasarkan penelitian sebelumnya, dapat dirangkum dalm 5 kriteria yang

bisa di kategorikan kesuksesan dalam menjalani SIE, diantaranya: tingkat akses,

dalam mengembangkan SIE harus ada pembagian penggunaan dalam mengakses

sistem agar tidak terjadi salah prosedur dalam hal akses ke sistem SIE, manfaat,

sangat logis ketika sistem SIE dikembangkan untuk memberikan manfaat ke

pengguna terutama eksekutif, oleh sebab itu kebutuhan SIE harus dikembangkan

berdasarkan kebutuhan dari pengguna, kepuasan, tingkat kepuasan pengguna

terhadap SIE menjadi hal yang mutlak, ketika sistem memberikan manfaat maka

akan digunakan, begitu juga sebaliknya, berdampak positif, SIE yang baik

biasanya akan memberikan dampak yang baik terhadap penentu kebijakan yaitu

eksekutif, mental para manajer memberikan dampak positif terhadap kinerja

perusahaan, cenderung menyebar, manfaat lain dari SIE yaitu ketika sukses

dijalankan cenderung penggunaanya semakin meningkat dan pemanfaatan

aplikasi SIE tidak hanya pada satu bidang, melainkan menyebar ke setiap aplikasi

perusahaan terkait pengambilan keputusan (Poon dan Wagner, 2001) .

Memaksimalkan stok persedian digunakan untuk memberikan pilihan

konsumen terhadap pilihan produk berupa produk pengganti yang mirip atau lebih

di kenal dengan pilihan pengganti konsumsi (Rajaraman dan Tang, 2001) dan (Lin

dan Hou, 2005). Produsen dalam memahami produksi barang, biasanya

memprediksi kebutuhan masa depan dengan perencanaan kebutuhan material

(PKM) dimana kebutuhan yang akan datang sudah di perkirakan melalui analis

secara bergulir, dan rencana produksi sesuai dengan hasil prediksi waktu rata-rata

dan model yang digunakan dengan kegiatan terpusat dengan metode waktu rata-

rata, data yang valid, dan keputusan ahli. Manager produksi hanya melihat hasil

dari peramalan dari prakiraan yang telah ditentukan dan hanya menentukan

barang ini layak di produksi atau tidak (Toktay dan Wein, 2001).

Penelitian kali ini menghubungkan SIE dengan sistem gudang dimana dalam

sistem gudang manajemen dapat melihat barang yang tersimpan pada setiap toko

atau autlet dan kinerja setiap outlet. Pada penelitian sebelumnya hampir

2

pengembangan sistem gudang masih terbatas pada keadaan barang di gudang lalu

di kirim ke tujuan, tanpa melihat kinerja dari masing masing gudang.

Hasil yang diharapkan dari SIE dapat menjembatani sistem pergudangan

dengan menggunakan web service. Aplikasi SIE ini menampilkan informasi

penyimpanan melalui grafik di setiap toko dan produk atau barang yang diminati

konsumen melalui delaer atau toko, sehingga keputusan dapat diambil oleh

manajemen pergudangan secara cepat dan tepat sehingga kinerja gudang

penyimpanan menjadi lebih efektif dan efisien (Watson et al. 2002).

Berdasarkan uraian yang saya jelaskan, penelitian ini diharapkan dapat

menambah pemanfaatan SIE dalam sistem pergudangan yang sudah ada sehingga

perusahaan akan lebih efektif dan efisien dalam manajemen penyimpanan. Oleh

karena itu, penelitian ini layak untuk di angkat dan diberi judul “Rancang Bangun

Sistem Informasi Eksekutif berbasis Web pada Sistem Informasi Pergudangan.

(Studi Kasus: PT. XYZ)”.

2. Pertanyaan Penelitian

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas, maka dapat

dirumuskan pertanyaan penelitian, sebagai berikut:

1. Bagaimana membuat sebuah rancangan sistem informasi yang terintegrasi

antara SIE dengan sistem informasi pergudangan?

2. Bagaimana membuat sebuah rancang bangun sistem informasi eksekutif yang

dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam sistem informasi

pergudangan?

3. Bagaimana menentukan metode yang tepat dalam dalam membangun sistem

informasi eksekutif pada sistem informasi pergudangan?

3. Ruang Lingkup

Penelitian ini akan di lakukan di Perusahaan dengan skala kecil – menengah

yang portabilitas pergudangan yang tinggi sehingga diperlukan sebuah aplikasi

untuk mengoptimalkan pergudangan barang-barang yang di produksi melalui

penampilan grafik yang dinamis. Penelitian dilakukan kurang lebih 6 (enam)

bulan.

3

4. Tujuan Penelitian

Tujuan umum penelitian SIE adalah untuk membuat Rancang Bangun Sistem

Informasi Eksekutif berbasis Web pada Sistem Informasi Pergudangan (Studi

Kasus: PT.XYZ). Sedangkan tujuan secara khusus penelitian ini akan

menghasilkan:

1. Pemantauan aktifitas pergudangan pada PT. XYZ.

2. Perancangan SIE yang terintegrasi secara web-server di PT. XYZ dengan

sistem informasi pergudangan.

5. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah:

1. Menjadi referensi bagi penelitian berikutnya, khususnya dalam membuat

sistem informasi eksekutif yang terintegrasi dengan sistem informasi

pergudangan.

2. Dapat memberikan pemahaman lebih jauh tentang penerapan sistem

informasi eksekutif.

3. Dapat memberikan pemahaman lebih jauh tentang proses-proses bisnis yang

dapat diterapkan pada sistem informasi eksekutif.

4. Dengan SIE diharapkan akan meningkatkan kinerja sistem informasi

pergudangan pada perusahaan PT. XYZ.

6. Metodologi Penelitian

1. Metode Observasi

Teknik pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan oleh

pengumpul data (Sugiarti, 2010).

2. Metode Wawancara

Teknik pengumpulan data dengan cara tatap muka dan tanya jawab (Sugiarti,

2010).

3. Metode Survei

Teknik pengumpulan data melalui jawaban kepada sumber data dengan

menggunakan daftar pertanyaan (Sugiarti, 2010).

4

4. Metode Studi Pustaka

Pencarian data sekunder dengan jalan mengadakan studi kepustakaan dan

rekaman dokumen (Sonhaji, 1994).

5. Metode pengembangan sistem berorientasi objek (Whitten et al. 2004).

7. Jadwal Penelitian

Gambar 1 Jadwal Penelitian

Gambar 2 Jadwal Penelitian (Ganchart)

5

9. Kerangka Berfikir

10. Kajian Teori

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

lebih berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data kenyataannya

yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-

kejadian (event) adalah kejadian yang terjadi pada saat tertentu (Jogiyanto, 2001).

Sistem Informasi Eksekutif ialah bagian yang menyediakan informasi bagi

eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan yang relevan dengan faktor

keberhasilan kebutuhannya (McNurlin dan Sprague, 2004). Secara umum, SIE

6

dikembangkan seperti mainframe program berbasis komputer. Tujuannya adalah

untuk melindungi sekumpulan data dan untuk menyediakan kinerja penjualan atau

statistik riset pemasaran untuk membuat keputusan.

Metode pengembangan yang digunakan dalam penelitian ini didukung

dengan pemodelan yang berorientasi objek dengan tools UML (Unified Modelling

Language) (Whitten et al. (2004)). UML adalah salah satu alat bantu yang sangat

handal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi obyek. Hal ini di

sebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang

memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi

mereka dalam bentuk yang baku, mudah di mengerti, serta di lengkapi dengan

mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan

rancangan mereka dengan yang lain (Munawar, 2005).

11. Daftar Pustaka

Andrew. Yao, S.-K. P. dan Wedel, T. (2010). “Developing an Efficient warehousing operation system: An Expert System Approach”. Academy of Information and Management Sciences Journal, 13. 19-30.

Allison, I. K. (2006). “Executive Information System implementation in organisations in South Africa and Spain: A comparative analysis”. Computer Standards dan Interfaces, 28, 625-634.

Averweg, R. C. (2001). “Impact of Intranets on Executive Information Systems Implementation in Organisations in Kwazulu-Natal”. Information Services Journal, 43, 321-330.

Beck, Kent. (2000). “Extreme Programming Explained”. USA: Addison Wesley.Bruce A. Walters, J. J. J. dan Klein, G. (2003). “Strategic information and

strategic decision making: the EIS/ CEO interface in smaller manufacturing companies”. Information dan Management, 40, 487-495.

Cheung, W. dan Babin, G. (2006). “A metadatabase-enabled executive information system (Part A): A flexible and adaptable architecture”. Science Direct: Elvisier, 42, 1589 – 1598.

Cheung, W. dan Babin, G. (2006). “A metadatabase-enabled executive information system (Part B): Methods for dynamic multidimensional data analysis”. Science Direct: Elvisier, 42, 1599 – 1612.

Delone, W. H. dan McLean, E. R. (2003). “The DeLone and McLean Model of Information Systems Success: A Ten-year Update”. Journal of Management Informations Systems, 19, 9-30.

David, Bedford. Brown, T. M. dan Sivabalan., P. (2008). “Balanced Scorecard Design and Performance Impacts: Some Australian Evidence”. Journal of Management Informations Systems, 6. 221-232.

7

Ford, L. (2008). “A New Intelligent Tutoring System”. Journal of Educational Technology, 39, 311-318.

Hendel, I. dan Nevo, A. (2008). “Sales and Consumer Inventory”. The RAND Journal of Economics, 37, 543-561.

Hung, S.-Y. (2003). “Expert versus novice use of the executive support systems: an empirical study”. Journal of Management Informations Systems, 40, 177-189.

Haifeng C. (2009). Design and Realization of Online Employment Management System Based on Data Mining. Proc. Int. Conf. Education Technology and Computer ICETC, 208-211.

Jose L. Salmeron, P. L. dan Martinez, F. J. (2001). “Executive information systems in major companies: Spanish case study”. Computer Standards dan Interfaces, 23, 195-207.

Lin, L. C. dan Hou, K. L. (2005). “An Inventory System with Invesment to Reduce Yield Variablitiy and Setup Cost”. The Journal of The Operational Research Society, 56, 67-74.

Liming Liu, X. L. dan Yao, D. D. (2005). “Analysis and Optimization of Multistage Inventory-Queue System”. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 50, 365-380.

Mark Xu. Vincent Ong. Y. D. dan Mathews, B. (2010). “Intelligent agent systems for executive information scanning, filtering and interpretation: Perceptions and challenges”. Information Processing and Management, 47, 186-201.

Martinsons, M. G. dan Davison, R. M. (2006). “Strategic Decision making and support systems: Comparing American, Japanese and Chinese management”. Decision Support Systems: elsevier, 43, 284-300.

Munawar. 2005. “Permodelan visual dengan UML.” Graha Ilmu:JakartaNatale, S. M. dan Diamante, T. (2005). “The Five Stages of Executive Coaching:

Better Process Makes Better Practice”. Journal of Business Ethics, 59, 361-374.

Netessine, S. dan Rudi, N. (2003). “Centralized and Competitive Inventory Models with Demand Substitution”. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 51, 329-335.

Poon, P. dan Wagner, C. (2001). “Critical success factors revisited: success and failure cases of information systems for senior executives”. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 30, 393–418.

P, Priya. dan Iyakutti, D. K. (2011). “Web based Multi Product Inventory Optimization using Genetic Algorithm”. International Journal of Computer Applications, 25, 23-28.

Rossen. Iliev, L. K. dan Bournaski, E. (2010). “Web-Based Decision Support System in Regional Water Resources Management”. International Conference on Computer Systems and Technologies, 97, 323-328.

R. Teunter, E. v. d. L. dan Vlachos, D. (2004). “Inventory Strategies for Systems with Fast Remanufacturing”. The Journal of The Operational Research Society, 55, 475-484.

Salmeron, J. L. (2003). “EIS success: keys and difficulties in major companies”. International Journal of Technovation, 23, 35-39.

Salmeron, J. L. (2002). “EIS evolution in large Spanish business”. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 40, 41-50.

8

Sanjay K. Singh, H. J. W. dan Watson, R. T. (2002). “EIS support for the strategic management process”. Journal of Business Ethics, 33, 71-85.

Sugiarti, Yuni. (2010). “Metodologi Penelitian: Dibidang Komputer dan Teknologi Informasi”. Banten: Dinas Pendidikan Provinsin Banten.

Susan Cohen Kulp, H. L. L. dan Ofek, E. (2004). “Manufacturer Benefits from Information Integration with Retail Customers”. Management Science, 50, 431-444.

Suresh P. Sethi, H. Y. dan Zhang, H. (2003). “Inventory Models with Fixed Costs, Forecast Updates, and Two Delivery Modes”. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 51, 321-328.

Sun, D. dan Queyranne, M. (2002). “Production and Inventory model using Net Present value”. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 50, 528-537.

Teubner, R. A. (2007). “Strategic information systems planning: A case study from the financial services industry”. Journal of Strategic Information Systems, 16, 105-125.

Toktay, L. B. dan Wein, L. M. (2001). “Analysis of a Forecasting-Production-Inventory System with Stationary Demand”. Institute for Operations Reseach and the Management Sciences, 47, 1268-1281.

9