FORMAT ISIAN

PENYUSUNAN PROFIL

PENGELOLAAN OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN KESEHATAN

TAHUN 2011

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Instalasi Farmasi Provinsi/ Kab./Kota :……………….. ……………………………………….. 2. Alamat dan No. Telp./No. Fax. : .………………………………………….......................

3. Nama Penanggungjawab : ………………………………………………………...... 4. Pendidikan : ………………………………………………………...... 5. Status IFK : UPTD/Seksi Farmasi…….……………………………

I. Struktur Organisasi :

No Struktur Organisasi Keterangan

a Subdin……………………………………………………

b Seksi………………………………………………………

c UPTD……………………………………………………..

d Lain-Lain………………………………………………..

a. Apa peran dan fungsi Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Kabupaten/Kota? (lihat tupoksi kadinkes)

b. Apa peran dan fungsi IFK dalam pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota (lihat tupoksi Ka IFk .)

No. FUNGSI AdaTidak ada

Nama Jabatan P.Jawab langsung

1 Menetapkan daftar Obat dari daftar DOEN untuk diadakan, digunakan dan disediakan di unit PKD kabupaten/Kota

2 Merumuskan usulan Anggaran Obat untuk belanja obat untuk PKD di Kabupaten/Kota

3 Merumuskan jumlah kebutuhan obat, dengan menggunakan daftar obat diatas untuk disediakan melalui pengadaan

4 Merumuskan persyaratan teknis obat yang akan disediakan di kabupaten/kota melalui prosedur pengadaan

5 Melaksanakan pengadaan obat, untuk pelayanan pengobatan dasar di Kabupaten/Kota

6 Menyimpan dan menjaga mutu obat, yang akan didistribusikan ke unit PKD di Kabupaten/Kota

7. Memastikan tersedianya obat, untuk PKD di unit PKD melalui pelayanan distribusi yang merata dan teratur

8. Memastikan Penggunaan Obat, dilaksanakan sesuai dengan Pedoman pengobatan yang berlaku di unit PKD

9. Membina dan mengawasi pengelolaan obat, di unit Pelayanan Kesehatan Dasar

10. Membina dan mengawasi pelayanan pemberian obat dan informasi obat ke pasien

11. Membina dan mengawasi sistem Pencatatan dan pelaporan Obat, dapat berfungsi dengan baik dan sesuai dengan pedoman yang ada

II. Jumlah tenaga

No Pendidikan Jumlah Pelatihan yg. Telah diikuti

1 Apoteker

2 S1 Farmasi

3 Sarjana Kesehatan lainnya

4 D-3 Farmasi

5 SMF / AA

6 Sarjana Non-Kesehatan

III. Kegiatan IFK dalam peningkatan SDM di Puskesmas

No Kegiatan Ya Frekwensi Tidak Keterangan

1 Pertemuan

2 Pelatihan

3 Monitoring & Evaluasi

IV. Sarana dan Prasarana

No Sarana dan Prasarana Kondisi saat ini Kebutuhan Keterangan

A Gedung :

No Sarana dan Prasarana Kondisi saat ini Kebutuhan Keterangan

1 Luas tanah

2 Status Gedung Milik sendiri /Sewa

3 Kondisi bangunan

B Pengamanan :

1 Alarm

2 Tralis

3 Pagar

4 Pemadam kebakaran

C Transportasi

1 Kenderaan roda 4

2 Kenderaan roda 2

D Perlengkapan dan Penyimpanan

1 Rak

2 Pallet

3 Lemari obat

4 Lemari Narkotika & OKT

5 Lemari Vaksin/ Cold Chain

6 Lemari es

7 Kereta dorong

8 Air Conditioner (AC)

9 Exhaust Fan

10 Kipas Angin

11 Termometer ruangan

12 Hand-forklift

13 Generator

14 Tangga

15 Troley

16 Pompa air

E. Pengolahan Data

No Sarana dan Prasarana Kondisi saat ini Kebutuhan Keterangan

1 Komputer / Lap top

2 Soft-ware

3 Printer

F. Peralatan Komunikasi

1 Telepon

2 Faksimile

V. Sumber Anggaran Pengadaan Obat :

No SUMBER Usulan Realisasi Usulan Realisasi

2010 2010 2011 2011

1 APBD II (DAU)

2 APBD I

3 ASKES

4 Buffer Stok Kab/Kota (DAK)

5 Program TB

6 Program KIA

7 Program Malaria

8 Program Gizi

9 Program lain………..

a. Bagaimana proses usulan anggaran belanja obat untuk PKD tersebut mulai dari draft hingga tercapainya persetujuan alokasi anggarannya ?………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Siapa yang mengusulkan alokasi anggaran belanja obat untuk PKD di kab/kota yang bersumber dari APBD maupun yang tidak bersumber dari APBD Kab/kota ?…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

c. Apakah anggaran operasional untuk pengelolaan obat disediakan oleh Pemda ? ya tidak

Berapa persen (%), bila dibanding dengan anggaran pengadaan obat : …………

d. Berapa rata-rata anggaran pemakaian obat setiap bulan dalam tahun 2011 ( pemakaian rata-rata per bulan x harga obat ) = Rp.

………………………............................................................................................................ e . Anggaran obat ( data tahun lalu )

f . Penggunaan biaya operasional diperuntukkan , antara lain :…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

VI. SARANA KESEHATAN DI KAB/KOTA

No U R A I A N Jumlah sarana

Keterangan

1 Jumlah Kecamatan

2 Jumlah Unit Pelayanan Kesehatan

3 Jumlah Unit Pelayanan Kesehatan dengan perawatan

4 Jumlah Unit Pelayanan Kesehatan Pembantu (Pustu)

5 Jumlah Poilindes

6 Jumlah Rumah sakit Pemerintah

7 Jumlah Rumah sakit swasta

8 Jumlah Apotek

9 Jumlah Toko obat

10 Jumlah PBF

11 Jumlah Industri Farmasi

VII. JUMLAH KUNJUNGAN KE UPK DI KAB/KOTA

No U R A I A N Jumlah 2 tahun lalu (Th………….)

Jumlah 1 tahun lalu (Th….......)

1 Jumlah Penduduk miskin

2 Jumlah Kunjungan di UPK

3 Jumlah Kunjungan berobat di UPK

VIII. SEPULUH ( 10 ) PENYAKIT TERBANYAK YANG DILAPORKAN

IX. Perencanaan

a. Kebutuhan Obat PKD

1. Apakah kegiatan proses perencanaan kebutuhan obat untuk PKD dilakukan secara periodik dengan jadwal yang tertentu ? kalau ya dilakukan setiap bulan ………………………….Dan kalau tidak, kapan proses perencanaan kebutuhan obat dilakukan, ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...........................................................................................................................................

2. Unit organisasi mana sajakah yang terlibat dalam perencanaan untuk pengadaan obat PKD di Kab/kota……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...........................................................................................................................................

3. Ketentuan atau pedoman apa saja yang dijadikan acuan dalam proses perencanaan kebutuhan obat PKD ?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...........................................................................................................................................

4. Apa masalah dan kendala utama yang dihadapi dalam merumuskan rencana dan perkiraan kebutuhan obat PKD ?......................................................................................................................................................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

b. Kebutuhan Obat Program1. Siapa yang bertanggungjawab untuk mengkoordinir kegiatan pengelolaan obat

program di kab/kota ?........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2. Unit organisasi mana sajakah yang terlibat dalam perencanaan untuk pengadaan obat program di kab/kota ?........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3. Apakah kegiatan proses perencanaan kebutuhan obat program dilakukan secara periodik dengan jadwal yang tertentu ?, bila ya, dilakukan setiap bulan …………………Dan bila tidak, kapan proses perencanaan kebutuhan obat program dilakukan ?........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

4. Ketentuan atau pedoman apa yang digunakan untuk membuat perencanaan kebutuhan obat program ? ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

5. Apa masaalah dan kendala utama yang dihadapi dalam merumuskan rencana dan perkiraan kebutuhan obat program ?

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

....

c. Tim Perencanaan Obat Terpadu (TPOT)

1. Apakah telah terbentuk Tim Perencanaan Obat Terpadu (TPOT)………….ya/tidak, bila ya ditetapkan tahun……….

2 Dalam operasionalnya, apakah Tim Perencanaan Obat Terpadu (TPOT) masih aktif sampai sekarang, …….ya / tidak,

bila ya, kegiatan apa saja yang dilakukan :

No Kegiatan Ya Tidak Keterangan

1 Perencanaan

2 Pengadaan

3 Penyimpanan

4 Pendistribusian

5 Pengendalian Penggunaan

6 Pencatatan & Pelaporan

7 Monitoring & Evaluasi

X. PENGADAAN

1. Peraturan dan ketentuan mana yang digunakan oleh Dinas Kesehatan untuk melaksanakan pengadaan obat di Kab/Kota ?...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2. Berapa jumlah seluruh pemasok yang ada di kab/Kota ?....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3. Apakah dilakukan audit atas pelaksanaan pengadaan obat di kab/kota ?................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

4. Apa masalah dan kendala utama dalam hal pengadaan obat di kab/kota ? ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

XI. PENERIMAAN BARANG

1. Dalam pencatatan penerimaan barang, apakah No.batch dan tanggal kedaluwarsa setiap produk dicatat di dokumen bukti penerimaan barang ?.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Bagaimana IFK memastikan bahwa persyaratan teknis barang dipenuhi oleh pemasok ?

Dokumen CoA………………Apakah semua batc dalam CoA sesuai dg produk yang diterima

Label&penandaan ………………………apakah semua penandaan dan label sesuai dg persyaratan

Isi dan ukuran kemasan………………….apakah semua kemasan memenuhi persyaratan ukuran dan isi kemasan

Sampling pemeriksaan fisik……………………dilaksanakan sampling pada seluruh item atau tidak

Sampling uji laboratorium……………………………….jumlah item yang disampling

2. Apakah tersedia anggaran pemerintah untuk pemeriksaan mutu ? apabila tidak, maka anggaran tersebut dibebankan kepada……………………………………………….........................

3. Apakah hasil pemeriksaan mutu dari laboratorium diterima oleh IFK ? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………

4. Bila hasil pemeriksaan tidak sesuai upaya apa yang dilakukan ?......................................................................................................................................................................................................................................................................................................

5. Apabila klaim ke pemasok, apakah klaim tersebut dikabulkan dan apakah hasil klaim sesuai dengan persyaratan produk ?.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

6. Apakah ada mekanisme pengembalian obat dari UPK ? apabila ya, dalam keadaan bagaimana Puskesmas boleh mengembalikan obat ke IFK ?........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

7. Apakah ada ruangan khusus untuk melakukan penerimaan sementara (karantina) sebelum obat tersebut dinyatakan dapat diterima di IFK ?.......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

8. Apakah volume barang yang diterima di IFK dapat ditampung dalam gudang hingga saat ini ? apabila tidak, bagaimana mengatasinya ? .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

XII. PENYIMPANAN1. Apakah tersedia Pedoman Pengelolaan Gudang, dan apabila ya, apakah isi

tersebut dapat diterapkan ?..................................................................................................................................……………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Apakah dana untuk pengelolaan gudang memadai ? bila tidak, menurut pendapat anda berapa % yang dapat dipenuhi ………………………………………………………….............................

3. Apakah produsen obat menyertakan persyaratan penyimpanan untuk masing-masing obatnya ? bila ya, informasi apa saja yang diberikan………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

4. Apakah ada ketentuan mengenai jumlah penumpukan barang yang diperkenankan untuk mencegah kerusakan pada kemasan ?…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5. Apakah ada gudang atau ruangan khusus untuk menyimpan obat yang rusak dan atau kedaluwarsa ?....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

6. Pencatatan apa saja yang dilakukan di gudang ?…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………………………

7. Apakah dilakukan penyesuaian antara catatan dalam kartu barang dengan jumlah fisik obat yang ada di gudang ?...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

8. Apa masalah dan kendala utama dalam penyimpanan dan pengelolaan obat di gudang ?............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

9. Bagaimana kebijakan dalam membangun persediaan di IFK ?a. Persediaan cadangan di IFK …………………………………….bulanb. Persediaan cadangan yang dibangun di UPK……………………bulanc. Pelayanan distribusi ke UPK……………………….…………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………..………….………………………………………….……………………………………………………..

10.Apabila persediaan obat di gudang kosong apa yang harus dilakukan ?............................................................................................................................................................................................................................................................................................................

11. Apabila ada KLB sehingga obat tidak mencukupi, apa yang dilakukan ?………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

XIII. DISTRIBUSI

1. Apakah distribusi obat ke UPK dilakukan melalui LPLPO ? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Bagaimana UPK melakukan distribusi obat ke Apotek UPK, Pustu, Poskesdes atau unit pelayanan lain di UPK ?.......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3. Bagaimana distribusi obat program dilakukan ke UPK, apakah push sistem, pull sistem atau ada mekanisme lainnya ?..........................................................................................................................................................................................................................................................................................

4. Obat program apa saja yang tidak disimpan dan didistribusikan melalui IFK ?......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

5. Apakah obat tersebut diambil oleh UPK atau dikirimkan oleh IFK ?

................................................................................................................................

................................................................................................................................

................................................................................................................................

.......................................

6. Biaya distribusi ke UPK, apabila dilakukan oleh IFK dalam setahun sesuai dengan program yang ada di kab/kota adalah Rp……………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………………….

7. Berapa tenaga yang disediakan untuk melayani permintaan UPK…………..orang

8. Apakah anda mengawasi/memantau LPLPO yang diserahkan oleh UPK setiap bulan ?…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

9. Dari hasil pemantauan/pengamatan anda apakah semua UPK menyerahkan

LPLPO sesuai dengan ketentuan waktu penyerahan yang berlaku di kab/kota ? apabila tidak, berapa persen yang terlambat …………………………….%

10. Dari hasil pemantauan anda/pengamatan, apakah LPLPO yang diserahkan oleh semua UPK ke IFK diisi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di kab/kota ? apabila tidak berapa persen yang salah mengisi …………………………….%

11. Apakah IFK memiliki catatan tertulis mengenai No.Batch dan kedaluwarsa obat yang disimpan ? apabila ya, bagaimana proses memelihara agar data tersebut senantiasa dimutakhirkan ?......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

12.Apakah ada obat yang disimpan di IFK yang tidak memiliki tanggal kedaluwarsa ?

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..........................

13. Dalam 6 bulan terakhir pernahkah terjadi kekosongan obat di IFK ?....................................................................................................................................

apabila ya, isilah tabel dibawah ini

No

Produk Mulai kosong tanggal Terisi kembali tanggal

14. Apakah masalah dan kendala utama dalam pengendalian persediaan dan distribusi di kab/kota ?

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................

15. Selain LPLPO, apakah IFK menerima laporan pengelola obat yang lain dari UPK ? kalau ya, laporan apa saja ?

No

Nama Laporan IsiWaktu penerimaan

laporan (tgl/bln)

1

2

3

4

16. Apakah masalah dan kendala utama dalam sistem informasi pengelolaan obat ?............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Kepala Instalasi Farmasi Prov/Kab/Kota…………………………………

……………………………………….NIP.