dr. Rasmi Zakiah OktarlinaBagian Farmasi

Fakultas Kedokteran Unila

Kepala Puskesmas Petugas Gudang Obat Petugas Kamar Obat Petugas Kamar Suntik Petugas Obat Puskesmas Pembantu Petugas Lapangan Puskesmas Keliling/

Posyandu

Bertanggung jawab atas pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan pelaporan di puskesmas

Mengawasi dan membina pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan pelaporan

Mengajukan permintaan obat kepada Kadinkes Kota/Kabupaten/ Ka.GFK

Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat ke Kadinkes/ GFK

Melaporkan semua obat yang hilang, rusak, daluwarsa dan obat yang tidak dibutuhkan ke Kadinkes Kota/Kabupaten / GFK

Mengembalikan obat yang tidak dibutuhkan, rusak dan daluwarsa ke Kadinkes Kota/Kabupaten / GFK

Terdiri dari: Kartu stok obat Buku catatan harian penerimaan &

pemakaian obat Buku catatan harian penerimaan resep Laporan pemakaian dan lembar permintaan

obat (LPLPO) Laporan obat rusak/ daluwarsa Surat pernyataan obat hilang

Mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, daluwarsa

Hanya berisi catatan mutasi untuk satu jenis obat

Merupakan dokumen negara yang harus disimpan dan dipelihara secara tertib oleh petugas gudang obat.Masa simpan 10 tahun/ sesuai UU perbendaharaan negara

Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun LPLPO dan sebagai data pembanding keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan

Jumlah obat yang tersedia Jumlah obat yang diterima Jumlah obat yang keluar Jumlah obat rusak/ hilang/ daluwarsa Jangka waktu kekosongan obat Neraca pemasukan dan pengeluaran obat

(Stok awal + penerimaan = stock akhir + pengeluaran)

Pengisian formulir LPLPO Menentukan jenis dan jumlah permintaan

obat Mengendalikan neraca pemasukan &

pengeluaran obat

(Kamar obat, kamar suntik, Pustu, Pusling, Posyandu)

Fungsi: Mencatat penerimaan dan pemakaian obat Sumber data untuk menyusun LPLPO

Nama Obat:…………..

Tgl/Th Penerimaan Pemakaian Sisa Keterangan

Jumlah

Jumlah penerimaan obat dalam satu bulan

Jumlah pemakaian obat dalam satu bilan Jumlah sisa stok obat

Fungsi:Untuk mencatat jumlah penerimaan resep setiap

hari

Informasi yang didapat Jumlah total penerimaan resep dalam satu

bulan Jumlah resep umum PHB dan resep gratis

Manfaat Informasi:Untuk mengisi format LPLPO subunit

Tgl/Th

Jumlah Resep

JumlahUmum PHB Gratis

Jumlah

Fungsi: Melaporkan data pemakaian obat bulanan dan

mengajukan permintaan obat Permintaan obat oleh subunit pelayanan

kesehatan/ setiap awal bulan bersama dengan pelaporan data obat

Permintaan obat oleh puskesmas ke Ka Dinkes Kota/Kabupaten / GFK

Permintaan tambahan obat untuk mengatasi kekosongan obat dapat diajukan setiap saat, diluar jadwal distribusi rutin Data penerimaan dan pengeluaran obat diperoleh dari

stok Jumlah permintaan obat disesuaikan dengan kebutuhan

Untuk pelaporan dan permintaan obat dari Puskesmas ke Dinkes LPLPO Puskesmas dibuat dalam rangkap tiga

Lembar 1 (asli) Dinkes Kota/Kabupaten Lembar 2 GFK

Lembar 3 arsip Puskesmas

Untuk pelaporan dan permintaan obat dari subunit ke Puskesmas/ gudang obat puskesmas dibuat dalam rangkap dua

Lembar 1 Puskesmas IndukLembar 2 arsip subunit

Kartu stok Buku catatan harian penerimaan dan

pemakaian obat Buku catatan harian penerimaan resep

Informasi yang didapat Jenis dan jumlah sisa stok/ stok awal Jenis dan jumlah persediaan obat Perbandingan sisa stok dengan pemakaian

perbulan Perbandingan pemakaian dengan 1000

kunjungan resep Perbandingan antara jumlah persediaan

dengan jumlah pemakaian perbulan

Mengendalikan tingkat stok di masing-masing unit/ subunit

Perencanaan distribusi Perencanaan kebutuhan obat Memantau pola penggunaan obat

Informasi yang didapat :Jenis dan jumlah obat rusak/daluwarsa.

Manfaat Informasi : Memperbarui catatan mutasi obat dalam

kartu stok pada satuan kerja yang melaporkan dan yang menerima kembali obat rusak/daluwarsa.

Mengetahui persediaan obat yang betul-betul dapat dipakai.

Sebagai informasi awal untuk menelusuri penyebab kerusakan obat.

LAPORAN OBAT RUSAK/DALUWARSA

SATUAN KERJA : (a) ………………………………

TANGGAL : (b) ………………………………

NO Jenis Obat No Batch/No. Lot

Tanggal

Daluwarsa

Jumlah Keterangan

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Yang menerima,

(………………….)

Melaporkan/menyerahkan Obat

( c )

(………………………….)

Fungsi :Dipergunakan oleh kepala puskesmas, petugas pengelola apabila terjadi obat hilang di wilayah kerjanya.

Surat pernyataan dibuat rangkap tiga :Lembar 1 Dinkes Kota/Kabupaten Lembar 2 Gudang farmasi kab/kodyaLembar 3 Arsip puskesmas

LAMPIRAN DAFTAR OBAT HILANG

Lokasi : (a)……………………………Tanggal : (b)……………………………

No NAMA OBAT NO BATCH/ NO.LOT

JUMLAH KET

(1) (2) (3) (4) (5)

Informasi yang didapat :Jenis dan jumlah obat yang hilang.Sebab-sebab terjadinya obat hilang.

Manfaat InformasiMasukan untuk langkah-langkah

pengamanan

Tujuan :Kepala puskesmas wajib melaksanakan pengawasan terhadap obat yang diterima, disimpan, didistribusikan, dan yang digunakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Maksud :

Mencegah secara dini terjadinya penyimpangan atau ketidakcocokan antara obat yang diterima, disimpan dan dikeluarkan di puskesmas tanpa menunggu stok opname pada akhir bulan/akhir tahun.

Semua jenis dan jumlah obat yang diterima dari GFK sudah dicatat pada kartu stok dan disimpan di dalam gudang.

Penyimpangan obat di gudang sudah sesuai dengan aturan.

Jumlah obat yang disimpan sesuai/cocok dengan yang tercatat pada kartu stok.

Obat yang dikirim ke subunit melalui format LPLPO sub unit sudah dicatat pada kartu stok.

Penerimaan dan Penyimpanan Obat Periksa dengan cara mencocokkan jenis

dan jumlah obat yang diterima/dicatat pada kartu stok berdasarkan data dari GFK. (Dokumen LPLPO)

Periksa terhadap obat yang lama disimpan/bbrp jenis obat bandingkan jumlah obat dengan yang dicatat di kartu stok.

Berdasarkan hasil pemeriksaan dan terdapat kecocokan, beri paraf dan tanggal diperiksa pada LPLPO.

Tutup kartu stok dengan memberi garis, paraf, dan tanggal sebagai bukti sudah dilakukan pemeriksaan.