PENGELOLAAN OBAT DAN

ADMINISTRASI APOTEK

Heru Sasongko, S.Farm.,Apt.

Kegiatan administrasi di apotek

(standar pelayanan kefarmasian) • Administrasi umum

pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika,

psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan

yang berlaku.

• Administrasi pelayanan

pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan

pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat

Kelengkapan administrasi apotek

Blangko pesanan obat

Blangko kartu stok

Blangko salinan resep

Blangko faktur dan blangko nota penjualan

Buku pembelian dan penerimaan serta buku penjualan

dan penerimaan obat

Buku yang bersangkut paut dengan pembukuan

keuangan

Buku pencatatan narkotika dan psikotropika

Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika

Form laporan obat narkotika dan psikotropika

Alat tulis dan kertas sesuai dengan kebutuhan

Macam laporan yang dibuat apotek

• Laporan pemakaian narkotika dan psikotropika dan obat-

obat yang sering disalahgunakan per bulan

• Laporan statistika resep dan penjualan obat generik

berlogo per bulan

• Laporan daftar hadir tenaga kesehatan

• Laporan jumlah tenaga farmasi per tiga bulan

• Laporan perpajakan per tahun

• Laporan keuangan

Laporan keuangan Apotek • Laporan harian

- buku penjualan obat OTC, OWA, Resep

• Laporan bulanan

- buku kas bulanan

- buku tuslah

- buku embalase

- laporan neraca dan rugi laba

- laporan pajak

• Laporan tahunan

- laporan pajak tahunan (SPT)

- laporan neraca dan rugi-laba

Penyimpanan sediaan farmasi

Berdasarkan sifat khusus obat (pengaruh suhu

penyimpanan, sifat mudah terbakar,dll.)

Berdasarkan golongan obat (obat bebas, keras,

psikotropika dannarkotika)

Berdasarkan jenis nama obat (generik atau obat

bermerk dagang)

Berdasarkan efek farmakologis

Berdasarkan bentuk sediaan

Alfabetis

Berdasarkan prinsip First Expired Date First Out

(FEFO).

Berdasarkan prinsip First In First Out (FIFO).

Tempat penyimpanan obat

• Disimpan dalam wadah tertutup rapat untuk obat

yang mudah menguap (ether, halotane)

• Disimpan terlindung dari cahaya (tablet, kaplet,

sirup)

• Disimpan dengan zat pengering/penyerap lembab

(kapsul)

• Disimpan pada suhu 15-30° C (tablet, kaplet, sirup)

• Disimpan pada suhu 5-15° C (minyak atsiri, salep

mata, krim, ovula, suppositoria, tingtur)

• Disimpan di tempat dingin suhu 0-5 ° C (vaccina)

Prinsip penataan perbekalan farmasi

• Obat golongan narkotika, disimpan di ruang peracikan, di

lemari khusus narkotika

• Obat golongan psikotropika, disimpan di ruang

peracikan, di lemari khusus terpisah dengan sediaan

farmasi yang lain

• Obat golongan Keras, disimpan di ruang peracikan,

dikelompokkan :

- obat bentuk padat (tablet, kaplet, kapsul, pil)

- obat bentuk semi padat (salep, cream, pasta, jelly)

- obat cairan (sirup)

- obat injeksi (vial, ampul, infus)

- lemari pendingin (vaccin, suppositoria, ovula, injeksi)

• Obat HV/OTC, disimpan di ruang penjualan obat

bebas, di bagian depan, perlu diperhatikan :

- desain lemari/rak (fungsional dan estetika)

- estetika (seni keindahan dalam menata dan

mendesain rak/lemari obat OTC, agar menarik bagi

konsumen)

- tata letak/lay out (susunan barang memberi

kenyamanan dan kemudahan untuk diakses)

- tanda (petunjuk tempat golongan obat sesuai

fungsinya)

Pengelolaan sediaan farmasi yang rusak dan

ED • “sediaan farmasi yang karena suatu hal tidak bisa digunakan lagi

atau dilarang digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar

atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan Menteri”

(kepmenkes 1332/2002)

• Sediaan farmasi yang dimaksud :

- sediaan farmasi ED

- sediaan farmasi yang rusak

- sediaan farmasi yang dilarang oleh pemerintah

• Cara :

- dibakar, ditanam, atau cara lain

- dilakukan oleh APA atau apoteker pengganti dibantu minimal satu

karyawan apotek

- dibuat berita acara pemusnahan dan dilaporkan ke Dinkes

Pengelolaan Narkotika

Apotek maupun rumah sakit mendapatkan obat narkotika dari PBF.

Kimia Farma sebagai distributor tunggal

Pemesanan dilakukan dengan menggunakan SP Narkotika rangkap

4 (empat) ditandatangani oleh APA dan dilengkapi dengan SIK (Surat

Ijin Kerja) serta stempel Apotek

Satu lembar SP (Surat Pesanan ) hanya untuk satu jenis obat

narkotika,

Tiga lembar SP (Surat Pesanan) dikirim ke PBF dan satu lembar

untuk arsip apotek.

11/23/2012 11

Penyimpanan

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia N0. 28/Menkes/Per/1978 :

• Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain

yang kuat.

• Harus mempunyai kunci ganda yang berlainan.

• Dibagi 2 masing-masing dengan kunci yang berlainan.

Bagian 1 digunakan untuk menyimpan morfin, petidin,

dan garam-garamnya serta persediaan narkotika.

Bagian 2 digunakan untuk menyimpan narkotika yang

digunakan sehari-hari.

Penyimpanan

• Lemari khusus tersebut berupa lemari dengan ukuran

lebih kurang 40x80x100 cm3, lemari tersebut harus dibuat

pada tembok atau lantai.

• Lemari khusus tidak dipergunakan untuk menyimpan

bahan lain selain narkotika, kecuali ditentukan oleh

MenKes.

• Anak kunci lemari khusus harus dipegang oleh pegawai

yang diberi kuasa.

• Lemari khusus harus diletakkan di tempat yang aman dan

yang tidak diketahui oleh umum.

Pemusnahan narkotika

Sesuai dengan Pasal 17 Kepmenkes No. 280 tahun 1981

tentang Ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan Apotek

Pemusnahan dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek

atau Apoteker Pengganti bersama-sama dengan

sekurang-kurangnya petugas apotek yang bersangkutan,

Disaksikan oleh petugas yang ditunjuk Kepala Balai

Pemekriksaan Obat dan Makanan Setempat

Berita acara pemusnahan dilakukan sesuai dengan

bentuk yang telah ditentukan dalam rangkap lima yang

ditandatangani oleh Apoteker Pengelola atau Apoteker

Pengganti dan Petugas Balai Pemeriksaan Obat dan

Makanan Setempat.

Berita acara

Memuat :

Nama, jenis, sifat dan jumlah

Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan

dan tahun dilakukan pemusnahan

Tandatangan dan identitas lengkap pelaksana

dan pejabat yang menyaksikan pemusnahan.

Lemari penyimpan narkotik

Prinsip pengelolaan psikotropika

• Cara pemesanan : dengan SP khusus

• Cara penyimpanan : disimpan pada lemari khusus terpisah dengan obat lainnya, bentuk dan ukuran sesuai dengan peraturan yang berlaku

• Cara penyerahan : sesuai dengan persyaratan dokumen sesuai peraturan :

- apotek, RS, puskesmas, balai pengobatan : dengan SP khusus narkotika

- dokter, pasien : dengan resep asli, lengkap dengan nama-alamat pasien dan dokter

• Cara pencatatan : resep dipisah, buku catatan penggunaan narkotik-psikotropik

• Cara pelaporan : laporan internal ke apotek dan Dinkes

• Cara pemusnahan : ada berita acara dan saksi dari pemerintah, dilaporkan ke Dinkes

SP narkotika

SP Psikotropika

SP obat

Blangko kartu stok

Blangko salinan resep

Kuitansi

Laporan penggunaan narkotika

Laporan penggunaan psikotropika dan obat yang

sering disalahgunakan

Laporan statistik resep dan penjualan

OGB

Tenaga kefarmasian

Faktur

Buku catatan pelayanan OWA

Retur obat

Buku defecta

Surat setoran pajak

SPT

Laporan neraca

Laporan rugi laba

Laporan Kas bulanan