blok pengelolaan obat alkes

98
BLOK PENGELOLAAN OBAT ALKES A. PENERIMAAN OBAT DAN ALKES Penerimaan obat/ alkes memiliki tujuan diantaranya: a. Dapat menjelaskan prosedur penerimaan obat/alkes sesuai dengan SOP. b. Dapat menjelaskan dokumen yang terkait proses penerimaan obat/alkes. c. Dapat menjelaskan prosedur bila obat/alkes yang diterima tidak sesuai dengan dokumen. d. Dapat melakukan evaluasi proses penerimaan, termasuk kelengkapan dokumen dan lead time (selisih waktu pesan dan waktu kedatangan obat/alkes). Kegiatan penerimaan obat/alkes a. Mengikuti proses penerimaan obat/alkes. b. Memeriksa kesesuaian dokumen dan persyaratan yang terkait dalam proses penerimaan obat/alkes (check list penerimaan barang). Mengukur waktu yang diperlukan oleh pemasok mulai dari SP dikeluarkan sampai dengan pengiriman barang (40 pemasok). 1. Penerimaan Obat/Alkes Sesuai SOP Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Hal yang perlu diperhatikan: 1

Upload: mayrie-el-qibthy

Post on 11-Dec-2015

245 views

Category:

Documents


41 download

TRANSCRIPT

Page 1: Blok Pengelolaan Obat Alkes

BLOK PENGELOLAAN OBAT ALKES

A. PENERIMAAN OBAT DAN ALKES

Penerimaan obat/ alkes memiliki tujuan diantaranya:

a. Dapat menjelaskan prosedur penerimaan obat/alkes sesuai dengan SOP.

b. Dapat menjelaskan dokumen yang terkait proses penerimaan obat/alkes.

c. Dapat menjelaskan prosedur bila obat/alkes yang diterima tidak sesuai dengan

dokumen.

d. Dapat melakukan evaluasi proses penerimaan, termasuk kelengkapan dokumen

dan lead time (selisih waktu pesan dan waktu kedatangan obat/alkes).

Kegiatan penerimaan obat/alkes

a. Mengikuti proses penerimaan obat/alkes.

b. Memeriksa kesesuaian dokumen dan persyaratan yang terkait dalam proses

penerimaan obat/alkes (check list penerimaan barang).

Mengukur waktu yang diperlukan oleh pemasok mulai dari SP dikeluarkan sampai

dengan pengiriman barang (40 pemasok).

1. Penerimaan Obat/Alkes Sesuai SOP

Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,

jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat

pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Hal yang perlu diperhatikan:

1. Harus mempunyai MSDS ( Material Safety Data Sheet) untuk bahan

berbahaya

2. Mempunyai certificate of origin untuk alkes.

3. Pabrik harus mempunyai sertifikat analisa produk.

4. Barang harus bersumber dari distributor utama.

5. Expired date minimal 2 tahun ( beberapa produk seperti vaksin, biosimilar

produk, ED minimal 6 bulan)

Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik

(Anonim, 2014). Penerimaan obat/alkes di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

dilakukan oleh petugas logistik farmasi di gudang farmasi RS PKU Muhammadiyah.

Telah dibuat SOP (Standart Operating Procedure) penerimaan perbekalan farmasi di

1

Page 2: Blok Pengelolaan Obat Alkes

gudang farmasi yang berisi intruksi kerja dalam menetapkan kegiatan dan tanggung

jawab petugas logistik farmasi dalam menerima perbekalan farmasi yang telah

diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian melalui pembelian langsung, tender,

konsinyasi, atau sumbangan. Tujuan dibuatnya SOP ini yaitu untuk menerima

perbekalan farmasi sesuai dengan SP dari pengadaan farmasi dan sebagai kontrol

paling awal terhadap kualitas perbekalan farmasi yang diterima di logistik farmasi.

SOP tersebut meliputi:

Tabel 1. SOP Penerimaan Obat/Alkes di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

No. Aktivitas Tanggung Jawab

1. Cek kelengkapan faktur dari distributor, meliputi :

cap perusahaan, tanda tangan penanggung jawab

distributor, harga, diskon, dan tanggal jatuh tempo

Petugas logistik farmasi

2. Cek faktur dengan barang meliputi : nama barang,

jumlah, kadaluarsa dan kemasan

Petugas logistik farmasi

3. Cross chek dengan surat pesanan yang dibuat dari

bagian pengadaan farmasi

Petugas logistik farmasi

4. Beri tanda tangan, cap, dan nomor register

penerimaan barang pada faktur yang sudah sesuai.

Catat tanggal dan jam pengiriman barang

Petugas logistik farmasi

5. Catat pada buku bermasalah untuk faktur yang

bermasalah (salah kirim, jumlah tidak sesuai,

rusak/kadaluarsa)

Petugas logistik farmasi

6. Serahkan barang pada petugas penyimpanan

barang untuk disimpan sesuai dengan ketentuan

Petugas logistik farmasi

7. Catat penerimaan barang pada masing-masing

kartu stok barang

Petugas logistik farmasi

8. Entry data faktur ke komputer Petugas logistik farmasi

2

Page 3: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Barang dipesan menggunakan Surat Pesanan yang dibuat oleh bagian

pengadaan di gudang farmasi kepada distributor. Surat pesanan dibuat setelah

dilakukan pengecekan terhadap obat-obat yang berada di gudang. Obat yang habis

atau hampir habis segera ditulis untuk segera dibuatkan surat pesanan agar segera

diadakan pembelian kepada distributor agar tidak terjadi kekosongan obat.

Pengambilan surat pesanan biasanya dilayani pagi hari. Kemudian distributor akan

mengirimkan barang pesanan ke logistic farmasi RS PKU Muhammadiyah. Pada

saat serah terima barang, petugas penerima barang harus memeriksa:

a. Tujuan pengiriman barang untuk memastikan bahwa barang-barang tersebut

memang ditujukan untuk rumah sakit tersebut.

b. Kesesuaian antara barang yang datang dengan yang tertera pada faktur, meliputi

jumlah, jenis, dan kemasannya.

c. Kesesuaian administrasi yaitu harga barang, diskon, dan jatuh tempo

pembayaran.

d. Verifikasi barang yang meliputi nama, dosis, nomor batch, tanggal kadaluarsa

dan kesesuaian jumlah dengan pemesanan.

e. Cek produk yang dikirim dengan surat pesanan meliputi : nama, brand, dosis,

ukuran kemasan, konsentrasi dan jumlah produk

f. Tanggal kadaluarsa dapat diliat pada faktur atau langsung pada kemasan

obat/alkes. Tanggal kadaluarsa yang dapat diterima di gudang farmasi PKU

Muhammadiyah Yogyakarta minimal > 2 tahun. Obat/alkes dapat diterima

ketika tanggal kadaluarsa kurang dari 2 tahun jika distribusi obat tersebut

termasuk fast moving atau adanya permintaan kebutuhan dari pasien.

Kesepakatan terhadap distributor dapat dilakukan untuk pengembalian

perbekalan farmasi yang mendekati tanggal kadaluarasa. Sesuai kesepakatan,

biasanya obat/alkes dapat dikembalikan 3 bulan sebelum tanggal kadaluarsa

dengan melampirkan copy faktur pembelian.

g. Untuk barang dengan kondisi khsusus seperti vaksin yang harus disimpan dalam

suhu 2-8oC, maka pengiriman juga menggunakan coolbox atau icebag yang

diberikan termometer di dalamnya dan penunjuk suhu di bagian luar wadahnya.

Hal ini untuk memastikan bahwa vaksin yang dikirim benar-benar dalam

kondisi yang baik/ tidak rusak. Untuk barang-barang seperti ini, distributor

biasanya akan menyertai dengan lembar suhu pengiriman barang yang nantinya

3

Page 4: Blok Pengelolaan Obat Alkes

akan diperiksa kesesuaiannya. Pada saat penerimaan barang maka untuk barang

dengan kondisi khusus yang harus disimpan dalam suhu dingin seperti vaksin ini

harus disegerakan dalam proses penerimaan agar dapat segera disimpan.

Apabila barang, faktur, dan SP sudah sesuai maka dapat dilakukan pengesahan

dengan menandatangani, pemberian nama terang, pencatatan tanggal dan jam

penerimaan barang pada faktur yang dilakukan oleh petugas penerima barang. Faktur

diberikan stempel RS PKU Muhammadiyah sebagai bukti barang telah diterima.

Faktur yang diberikan oleh distributor terdiri dari 4 rangkap, 2 rangkap untuk RS dan

2 rangkap lagi untuk PBF/distributor. Faktur yang di berikan di RS, 1 faktur sebagai

bukti untuk bagian keuangan dan 1 faktur lagi untuk bagian gudang sebagai arsip.

Faktur yang diterima di entry ke SIM (Sistem Informasi Manajemen) dan dicatat ke

buku penerimaan faktur oleh petugas penerima barang meliputi nama PBF, nomor

faktur, tanggal diterima barang, jumlah biaya pembelian obat, dan keterangan bila

ada. Barang yang telah diterima kemudian dilakukan penyimpanan sesuai dengan

ketentuan dengan mengisi kartu stock masing-masing barang dan stock di dalam

komputer atau SIM. Hal itu dilakukan untuk pengendalian barang, yaitu

menyesuaikan stok barang secara fisik, kartu stock dan yang tertera pada komputer.

Kemudian faktur dan surat pesanan direkap dalam satu dokumen secara berurutan.

Hal itu dilakukan untuk mempermudah pencarian SP atau faktur jika terjadi

kesalahan atau pada saat akan melakukan retur jika obat hampir kadaluarsa. Untuk

surat pesanan dan faktur OKT dan Narkotika disimpan dalam folder dokumen

terpisah.

Apabila antara barang, faktur, dan SP belum sesuai ( jenis, jumlah,

harga/diskon, waktu kadaluarsa, suhu pengiriman, jatuh tempo, dan lain-lain) maka

petugas penerima barang dapat menolak atau dapat menerima dengan syarat. Faktur

yang tidak sesuai kemudian dicatat. Petugas logistik membuat tanda terima retur

barang yang akan diberikan kepada distributor, kemudian pihak distributor akan

membuat kredit nota untuk pemotongan tagihan di faktur kredit bulan berikutnya

(biasanya jika terjadi salah kirim obat atau jumlahnya melebihi jumlah pemesanan

di SP). Untuk barang yang rusak, biasanya pihak distributor akan mengganti barang

tersebut. Sedangkan untuk ketidaksesuaian barang akibat kekosongan barang di

PBF yang bersangkutan, maka pihak PBF akan membuat surat penolakan

penyediaan barang pesanan.

4

Page 5: Blok Pengelolaan Obat Alkes

2. Dokumen dan Persyaratan yang Terkait dalam Proses Penerimaan Obat/Alkes

Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.

Dokumen yang terkait proses penerimaan perbekalan kesehatan yaitu surat pesanan,

buku penerimaan faktur, faktur, surat retur, kredit nota dan dokumen surat penolakan

yang merupakan dokumen yang berisi surat-surat penolakan penyediaan barang

pesanan dari PBF.

a. Surat Pesanan (SP)

Surat pesanan (SP), merupakan surat permintaan barang dari gudang Farmasi

RS PKU Muhammadiyah ke distributor, yang diberikan ketika pemesanan

barang. Berisi nomor permintaan obat, tanggal & jam pemesanan, nama

distributor, nama barang & jumlah yang dipesan, harga barang, serta tanda

tangan, nama dan cap RS.

b. Faktur

Faktur yaitu suatu bukti pengiriman barang dari distributor yang bersangkutan

kepada Gudang Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta dan diberikan

bersamaan dengan penerimaan barang di Gudang Farmasi, berisi nomor faktur,

tanggal dan jam faktur dibuat, nama barang, jumlah, nomor batch, harga obat,

expired date, tanda tangan dan cap distributor serta tanda tangan penerima di

Gudang Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta dan cap RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta. Faktur juga dapat digunakan sebagai bukti

penagihan dari PBF yang bersangkutan kepada Instalasi Rumah sakit jika sudah

jatuh tempo tanggal pembayarannya.

c. Buku Penerimaan Faktur

Buku penerimaan faktur merupakan buku untuk mendokumentasikan faktur

yang telah diterima oleh pihak gudang RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

setiap harinya. Buku ini berisi nama PBF, nomor faktur dan jumlah biaya

pembelian.

d. Surat Retur Barang

Surat retur barang adalah suatu surat dimana jika barang yang diterima oleh

petugas gudang tidak sesuai dengan yang tertera di Faktur/SP. Biasanya nama

barang, jumlah tidak sesuai atau adanya kecacatan pada barang yang diterima

oleh pihak gudang.

e. Credit Nota

5

Page 6: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Credit Nota (CN) merupakan nota yang dikeluarkan oleh PBF, rangkap 2

ditandatangani petugas gudang, 1 lembar dilampirkan pada penitipan faktur

untuk pemotongan tagihan pada bulan berikutnya, 1 lembar untuk arsip gudang.

Kredit nota dikeluarkan ketika terjadi ketidaksesuaian antara barang yang

diterima dengan faktur maupun SP, kredit nota dikeluarkan bersamaan dengan

surat retur.

Sementara dokumen yang terkait penyimpanan barang, pencatatan dan

pelaporan barang adalah:

a. Kartu stok

b. Kartu stok induk

c. Kartu rencana distribusi

d. Buku harian pengeluaran obat

e. Lembaran pemakaian dan lembar permintaan obat

f. Laporan mutasi obat

g. Laporan kegiatan distribusi

h. Laporan obat terlayani dan tidak terlayani

3. Pengukuran Lead Time

Lead time adalah jangka waktu antara pesanan pelanggan dan pengiriman

produk sampai ke pihak pelanggan. Untuk distributor yang berada satu wilayah

dengan pelanggan biasanya hanya memiliki beberapa jam lead time, sementara untuk

distributor yang berada di luar kota atau pulau biasanya memiliki lead time yang

lebih lama.

Lead time adalah waktu yang diperlukan oleh perusahaan untuk memenuhi

order, mulai dari datangnya order hingga produk yang dipesan sampai ke

tangan customer. Lead time berkaitan dengan kecepatan waktu distributor dalam

melakukan pengiriman barang yang telah dipesan oleh pihak rumah sakit, dari mulai

dilakukan pemesanan hingga barang diterima oleh petugas farmasi di gudang.

Pengukuran lead time bertujuan untuk menilai kinerja distributor dalam memenuhi

permintaan barang yang telah dipesan serta mengevaluasi kinerja distributor. Untuk

RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta menetapkan standar lead time untuk

distributor dalam kota selama 6 jam dihitung dari surat pesanan di cetak, sedangkan

6

Page 7: Blok Pengelolaan Obat Alkes

untuk distributor yang berada di luar kota bisa beberapa hari tergantung jauh

dekatnya wilayah distributor.

Pengamatan lead time dilakukan terhadap 40 surat pesanan. Adapun waktu

untuk pengukuran lead time yakni dimulai pada tanggal 10 Agustus 2015 sampai

tanggal 15 Agustus 2015. Rumus yang digunakan untuk menghitung lead time

adalah :

Lead Time rata−rata= Total Lead TimeJumlah Pemasok

Hasil pengamatan lead time dapat dilihat pada lampiran

Total Lead Time = 156 jam 24 menit

Lead Time rata-rata = 3 jam 56 menit

Berdasarkan hasil perhitungan evaluasi lead time periode 10-15 Agustus 2015

dengan sampling 40 SP, diperoleh rata-rata lead time 3 jam 56 menit. Adapun

standar yang ditetapkan oleh Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

untuk lead time yaitu barang dikirim 6 jam berikutnya setelah pemesanan. Sehingga

berdasarkan evaluasi lead time periode 10-15 Agustus 2015 menunjukkan rata-rata

kinerja distributor dalam memenuhi permintaan barang yang telah dipesan telah

memenuhi standar yang ditetapkan oleh Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah

Yogyakarta, meskipun ada beberapa distributor yang mengirim barang lebih dari 6

jam setelah pemesanan.

B. PENYIMPANAN OBAT DAN ALKES

1. Penyimpanan Perbekalan Farmasi

Tujuan dari penyimpanan perbekalan farmasi adalah untuk memelihara mutu

sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga

ketersediaan, memudahkan pencarian dan pengawasan. Sistem penyimpanan

perbekalan kesehatan di Gudang Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

termasuk sistem semi fluid location. Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem

fluid location dan fixed location. Setiap barang selalu mendapatkan tempat yang

sama. Barang yang khusus diberikan tempat tersendiri. Dalam sistem ini, setiap item

ditandai dengan penempatan barang yang cocok supaya mempermudah dalam

mengambil stok.

7

Page 8: Blok Pengelolaan Obat Alkes

a. Penyimpanan Gudang Farmasi

Gudang farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta berada di lantai 2

sebelah selatan ruang Instalasi Gawat Darurat (IGD) pada bangunan yang

terpisah dengan unit pelayanan kesehatan lain. Posisi gudang yang dekat dengan

jalan raya juga memudahkan para pedagang besar farmasi (PBF) dalam

pengiriman barang. Terdapat tiga ruangan penyimpanan perbekalan kesehatan

di gudang farmasi RS PKU Muhammadiyah yaitu :

1) Ruangan luar untuk menyimpan alat kesehatan, nutrisi oral, produk re-

packing, bahan baku, serta bahan cair mudah terbakar. Di ruangan luar juga

terdapat kulkas yang berisi sedian obat yang harus disimpan pada suhu 2-

8oC.

2) Ruangan dalam I untuk menyimpan tablet branded, sirup. Di ruangan ini

juga terdapat lemari khusus tempat penyimpanan obat-obat narkotika dan

psikotropika.

3) Ruangan dalam II untuk menyimpan obat generik (tablet, sirup, injeksi, dan

sediaan topikal), sediaan parenteral, drops, tetes mata, tetes telinga, salep

dan krim.

Perbekalan kesehatan yang sudah diterima dibagian penerimaan kemudian

disimpan oleh petugas logistik di tempat yang telah ditentukan. Kecuali obat-

obat sitostatik, reagensia, dan gas medis. Dimana perbekalan tersebut hanya

diterima oleh petugas logistik dan kemudian langsung menyalurkan di depo-

depo yang membutuhkan. Penyimpanan obat di gudang farmasi RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta berdasarkan pada:

1) Bentuk sediaan, padat (tablet, kapsul); cair (sirup maupun serbuk untuk

sirup kering, drops, injeksi, tetes mata, tetes telinga, infus); semi padat

(salep, krim) diletakkan pada rak yang ada.

2) Jenis obat, yaitu obat generik dan obat merk dagang.

1) Alfabetis, penyimpanan obat diurut berdasarkan huruf depan nama obat

(dari A sampai Z) agar memudahkan pencarian. Penyusunan barang

(khususnya obat) disusun berdasarkan sistem kombinasi FIFO (First In

First Out) dan FEFO (First Expired First Out).

2) Stabilitas suhu penyimpanan, obat-obatan yang stabil pada suhu kamar

disimpan pada ruangan ber-AC dengan tetap mengontrol suhu ruangan

8

Page 9: Blok Pengelolaan Obat Alkes

(suhu antara 15oC – 30oC). Untuk obat yang stabil pada suhu dingin (misal

suppositoria, injeksi, vaksin) disimpan pada lemari pendingin (suhu antara

2oC – 8oC).

3) Alat kesehatan diletakkan berdasarkan jenisnya.

4) Obat narkotika dan OKT disimpan di lemari tersendiri.

5) Obat-obatan atau bahan yang berbahaya dan mudah terbakar disimpan

pada lemari tersendiri

6) Hasil Produksi/Repacking disimpan dalam lemari yang terpisah dengan

obat lain (tersendiri)

Penyimpanan di gudang farmasi tidak terdapat penempelan nama obat pada

masing-masing obat. Tetapi pada setiap baris rak terdapat daftar nama obat yang

terdapat pada baris tersebut. Pengendalian perbekalan kesehatan di gudang

farmasi dilakukan dengan penulisan transaksi penerimaan dan pengeluaran

barang pada kartu stok dan komputer. Kegiatan penyimpanan, pengambilan

serta pendistribusian hanya dilakukan oleh petugas logistik, kecuali jika

pengambilan dilakukan di luar jam kerja maka dapat dilakukan oleh petugas unit

kesehatan lain dengan mengikuti prosedur yang ada.

b. Penyimpanan Depo Rawat Inap

Sistem penyimpanan perbekalan farmasi di instalasi farmasi rawat inap

antara lain:

1) Berdasarkan golongan obat

Golongan obat paten dan generik dipisah dalam bagian rak berbeda. Serta

obat keras tertentu dan narkotika serta sitotoksik masing-masing disimpan

dalam lemari tersendiri yang terkunci.

2) Berdasarkan bentuk sediaan,

Penyimpanan obat dibedakan sesuai bentuk sediaan obat yaitu padat, semi

padat, cair, sediaan injeksi, dan drop.

3) Berdasarkan kelas terapi

- Disusun secara alfabetis dari A sampai Z dan berdasarkan FEFO dan

FIFO

- Sesuai stabilitas penyimpanan, untuk obat yang stabil pada suhu kamar

cukup disimpan pada ruangan ber AC yang telah terkontrol suhunya,

9

Page 10: Blok Pengelolaan Obat Alkes

obat yang stabil pada suhu dingin disimpan pada lemari pendingin yang

bersuhu 2-8°C.

- Obat infus dimana peletakannya tidak boleh langsung bersentuhan

dengan lantai, sehingga disimpan di dalam kardus.

- Alat kesehatan disimpan berdasarkan jenis dan fungsinya.

c. Penyimpanan Depo Rawat Jalan

Sistem penyimpanan perbekalan farmasi yang digunakan di farmasi rawat

jalan adalah sistem fixed location. Penyimpanan sediaan obat di rawat jalan

adalah:

1) Penempatan pada rak-rak berdasarkan bentuk sediaan obat, kelas terapi

yang disusun secara alphabetis, dan disimpan menggunakan FIFO dan

FEFO

2) Penataan sediaan padat golongan obat generik dengan sediaan padat obat

paten ditempatkan pada rak yang terpisah

3) Obat disimpan pada ruang/tempat dengan suhu yang sesuai, suhu dingin 2-

8°C dan suhu sejuk 15-25°C

4) Obat golongan narkotik dan psikotropik disimpan terpisah di lemari khusus

disertai kunci.

5) Obat fast-moving disimpan dekat dengan tempat etiket karena

mempermudah dalam melakukan pelayanan resep

6) Obat- obat high alert disimpan di tempat tersendiri yang terpisah dari obat

lain dan dilengkapi dengan stiker high alert.

7) Alkes disimpan dilemari khusus yang terpisah dari obat.

Obat/alkes disimpan di dalam rak tanpa kartu stok, sehingga untuk obat

masuk dan keluar langsung diinput dengan sistem komputerisasi.

2. Penyimpanan dan Penandaan Khusus

Di setiap unit baik gudang, rawat inap dan rawat jalan terdapat jenis obat yang

perlu penyimpanan khusus antara lain psikotropik, narkotik, LASA (Look A Like

Sound A Like), dan HAM (High Alert Medication)

10

Page 11: Blok Pengelolaan Obat Alkes

a. Psikotropik dan Narkotik

Penyimpanan obat narkotika dan psikotropik harus disimpan dalam lemari

khusus agar terhindar dari penyalahgunaan obat. Penyimpanan obat Narkotika di

gudang RSU PKU Muhammadiyah Yogyakarta sudah disimpan di lemari

narkotika 2 pintu, tidak mudah dipindahkan, dalam keadaan terkunci serta

mempunyai akses yang terbatas. Brankas khusus ini diletakkan di ruangan obat

paten tetapi terpisah dengan yang lain, dan dilengkapi dengan double lock. Obat-

obatan psikotropika diletakkan pada lemari psikotropika secara terpisah dengan

akses terbatas dan terjamin keamananya meskipun tidak memiliki persyaratan

khusus. Sedangkan untuk di rawat inap dan rawat jalan, lemari penyimpanan

narkotik dan psikotropik disertai kunci dan terpisah dari obat-obat yang lain.

b. HAM (High Alert Medication)

Obat High Alert adalah obat yang memiliki resiko tinggi dan dapat

menyebabkan kerugian yang signifikan pada pasien jika penggunaannya salah

atau tidak tepat. Obat–obatan yang termasuk dalam kategori high alert

medication biasanya obat-obatan yang mempunyai indek terapi sempit, memiliki

efek samping yang besar. Oleh karena itu perlu ada penandaan pada obat-obat

tersebut agar penggunaannya lebih diwaspadai. Penandaan ini dilakukan untuk

memastikan adanya double check pada obat-obatan tersebut mengingat bahaya

yang dapat ditimbulkan apabila terjadi kesalahan pada pemberian. Daftar HAM

yang ada di unit farmasi PKU Muhammadiyah dapat dilihat pada lampiran.

Di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta, label atau penandaan untuk obat-obat

HAM seperti gambar dibawah ini:

1) Rawat inap

Obat High Alert disimpan bersama obat lain dan ditandai dengan label

berwarna merah bertuliskan “HIGH ALERT” yang ditempel di tiap item

obatnya.

2) Rawat Jalan

11

Gambar 1. Label High Alert Medication

HIGH ALERT

Page 12: Blok Pengelolaan Obat Alkes

LASAA

Obat High Alert disimpan terpisah dari obat lain dan ditandai dengan label

berwarna merah bertuliskan “HIGH ALERT” yang ditempel di tempat

penyimpanan/rak dan pada masing-masing item obatnya. .

c. LASA (Look A Like Sound A Like)

LASA (Look Alike Sound Alike) atau biasa disebut dengan NORUM

(Nama obat, rupa dan ucapan mirip) adalah obat-obat yang berbahaya, ini

dikarenakan bentuk atau nama yang mirip jika dituliskan/diucapkan, dimana

jika mirip dituliskan maka interpretasi resep bisa keliru. Jika bunyi mirip dan

ketika order obat via lisan maka bisa menimbulkan kekeliruan. Begitu juga

kemasan mirip, ketika dalam keadaan darurat/emergency bisa menimbulkan

kesalahan dalam pengambilanobat dan akan berakibat fatal. Sehingga untuk

mencegah terjadinya salah pengambilan obat maka obat-obat LASA dalam

penyimpanannya dipisah atau di beri pembatas, dan di beri label LASA.

Disamping itu obat-obat LASA juga diberi penandaan berupa Tallman Letter

yaitu obat-obatan yang memliki nama hampir sama penulisan untuk huruf yang

berbeda ditulis dengan huruf kapital misalnya: carboPLATIN dengan

cisPLATIN, chlorPROMAZINE dengan chlorPROPAMIDE,

diphenHYDRAMIN dengan dimenHYDRINAT.

Obat-obat LASA di semua unit farmasi PKU Muhammadiyah

disimpan bersamaan dengan obat-obat lain. dan diberi jarak penyimpanan

antara obat LASA yang satu dengan yang lain atau disekat dengan obat lain

yang bukan LASA. Sama halnya dengan penandaan HAM, penandaan LASA

juga hanya dilakukan di Depo Rawat Inap dan Rawat Jalan. Penandaan LASA

ditempelkan pada kotak penyimpananya. Kegunaan dari penandaan ini agar

dilakukan double checking ketika akan diberikan kepada tenaga kesehatan lain

maupun pasien.

Label untuk obat-obat LASA di RS PKU Muhammadiyah dapat dilihat dalam

gambar:

Gambar 2. Label obat LASA

12

Page 13: Blok Pengelolaan Obat Alkes

3. Layout dan Tata Ruang Penyimpanan (Gudang Farmasi, Unit Rawat Jalan,

dan Unit Rawat Inap)

a. Gudang Farmasi

Gudang farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta berada di sebelah

selatan pintu masuk utama RS PKU Muhammadiyah dan IGD tepatnya berada

dilantai 2 di atas unit rawat jalan. Gudang membutuhkan perhatian khusus dalam

rumah sakit karena berhubungan dengan penjaminan kualitas dan keamanan

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tersedia di

RS PKU Muhammadiyah sebelum digunakan atau didistribusikan ke satelit

farmasi dan unit pelayanan lain di rumah sakit.

Tata ruang gudang farmasi di RS PKU Muhammadiyah sudah memenuhi

sebagian besar syarat yang dibutuhkan untuk tercapainya pengelolaan yang baik,

namun terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yakni Ruang transit barang

dan administrasi terlalu kecil dan sempit, terlalu dekat dengan pintu masuk

sehingga mengganggu jalannya aktivitas kerja petugas dari pengantar barang yang

masuk ke dalam gudang untuk mengantarkan barang jika ada lebih dari satu PBF

yang datang pada waktu bersamaan. Selain itu juga dapat mengganggu aktifitas

keluar masuknya obat jika waktu permintaan dari unit pelayanan lain dan waktu

datangnya obat dari PBF terjadi secara bersamaan. Ruangan agak sulit dijangkau

karena berada di lantai dua dengan jalur akses menggunakan tangga yang cukup

sempit sehingga menghambat proses keluar masuknya barang, meskipun hal ini

sudah diantisipasi dengan penggunaan lift barang. Ruangan produksi sediaan non

steril menjadi satu dengan ruang penyimpanan barang dan tas milik petugas,

namun karena produksi non steril tidak dilakukan setiap hari, sehingga hal ini

tidak terlalu begitu dipermasalahkan. Akan tetapi jika nantinya akan direncanakan

memproduksi sediaan /repacking yang lebih banyak lagi maka sangat disarankan

untuk dipisahkan antara ruang produksi dengan ruanng penyimpanan barang, tas,

dan atribut milik petugas. Kemudian kurangnya alat pemantau keamanan seperti

CCTV di dalam gudang farmasi. Hal ini perlu untuk mengantisipasi jika terjadi

sesuatu yang tidak diinginkan.

13

Page 14: Blok Pengelolaan Obat Alkes

b. Depo Farmasi Rawat Inap

Tata ruang farmasi rawat inap di RS. PKU Muhammadiyah Yogyakarta sudah

cukup baik untuk penyimpanan perbekalan farmasi. Penempatan obat berdasarkan

kelas terapi dan alfabetis yang sudah sesuai standar untuk penjaminan mutu obat.

Denah farmasi rawat inap dapat dilihatpadaLampiran.

c. Depo Farmasi Rawat Jalan

Deporawatjalan di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta berada di bagian

depan rumah sakit dan dibawah gudang farmasi. Tata ruang depo rawat jalan di

RS PKU Muhammadiyah sudah memenuhi syarat yang dibutuhkan dalam rangka

untuk mencapai pengelolaan yang baik, seperti penataan obat/alkes yang rapi,

penempatan obat pada suhu yang sesuai standar, dan adanya penandaan untuk obat

high alert.

d. Depo IGD (Instalasi Gawat Darurat)

Depo Instalasi Gawat Darurat terletak di sebelah utara unit instalasi rawat

jalan. Sistem penyimpanan sediaan tablet berada pada rak yang disusun

berdasarkan kelas terapi namun belum berdasarkan alfabetis. Oleh karena itu,

disarankan untuk metode penyimpanan di IGD selain berdasarkan kelas terapi

juga menggunakan sistem alfabetis untuk memudahkan dalam proses pencarian

obat. Sementara untuk penyimpanan sediaan obat khusus (vaksin dsb) sudah

ditempatkan dalam kulkas dan infus warm dengan suhu yang tepat.

14

Page 15: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Layout Gudang

Gambar 3. Layout gudang

Keterangan :

A1 Pintu Masuk Utama G Ruang Penyimpanan Sediaan Injeksi, Topikal, Suppositoria, dan Obat Generik

A2 Pintu Darurat H Rak Penyimpanan Alkes

B Rak Penyimpanan Faktur dan SP (berkas-berkas)

I Loker

C1 Meja Penerimaan Barang J Lemari Pendingin untuk penyimpanan sediaan

C2 Meja Kerja K Rak penyimpanan Pampers balita

15

Page 16: Blok Pengelolaan Obat Alkes

C3,C4,C5

Meja Komputer L Rak penyimpanan barang hasil produksi sendiri atau repacking

D1, D2, D3

Rak Penyimpanan Alat-Alat Kesehatan

M Lemari Penyimpanan Sediaan berbahaya dan mudah terbakar

E Ruang Produksi non Steril N Lemari Penyimpanan sediaan yang tidak boleh terkena sinar matahari Langsung

F Ruang Penyimpanan obat Branded, Psikitropika dan Narkotika, dan OKT

O Rak penyimpanan Bedak

P Rak Penyimpanan Susu

16

Page 17: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Layout Rawat Jalan

Gambar 4. Layout ruang penyimpanan rawat jalan

Keterangan :

A Ruang Tunggu Pasien F Meja Racik Obat

B Loket Administrasi, penyerahan Resep dan Kasir

G Lemari Pendingin untuk sediaan yang penyimpanan nya pada suhu dingin

C Tempat penyerahan obat H Lemari penyimpanan berkas-berkas

D Meja kerja apoteker sekaligus meja untuk konseling pasien

I Rak/lemari penyimpananobat (berdasarkan farmakologi dan alfabetis)

E Rak penyimpanan sediaan topikal (Salep, lotion, tetes mata)

17

Page 18: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Lemari Penyimpanan sediaan syrup

Meja penyiapan obat

Lemari Penyimpanan sediaan syrup

18

Page 19: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Layout Rawat Inap

Gambar 5. Layout ruang penyimpanan rawat inap

Keterangan :

A LoketAdministrasi, Penyerahan Resep dari perawat dan Penyerahan Obat oleh Apoteker

L Rak penyimpanan obat injeksi (berdasarkan kelas terapi dan alfabetis)

B Rak Penyimpanan berkas-berkas M Lemari Penyimpanan berkas-berkas (Arsip)

C, D Meja kerja/Meja Komputer untuk SIM Rumah Sakit

N Kulkas

E,F Rak penyimpanan obat (berdasar kelas terapi dan alfabetis)

O, T Rak Penyimpanan Alkes

G, Rak penyimpanan tablet (berdasar kelas Q Wastafel

19

Page 20: Blok Pengelolaan Obat Alkes

H, I terapi dan alfabetis)

J Rak Penyimpanan obat High Alert, LASA (berdasar kelas terapi dan alfabetis)

P Pintu masuk dan keluar Petugas

K Rak Penyimpanan Obat-obat Kanker

20

Page 21: Blok Pengelolaan Obat Alkes

4. Monitoring suhu , kelembapan , dan kondisi penyimpanan

Tabel 2. Suhu dan Penyimpanan dan kelembapan

Tanggal Pengukuran

Suhu Pengukurangudang rawat jalan rawat inap

branded injeksi alkes kulkas10.00 16.00

ruang kulkas10.00 16.00 10.00 16.00 10.00 16.00 10.00 16.00 10.00 16.00 10.00 16.00

10-Agu-15 suhu ᵒ C 18,1 21,8 20,8 24,1 23,1 25,6 3 5 25,4 26,8 26,3 28 1 1

 kelembapan % 67 65 61 56 51 45     54 53 62 60    

11-Agu-15 suhu ᵒ C 18,3 22,4 19,2 25,1 29,1 30,3 3 5 25,2 26,3 26,4 28,5 1 1

 kelembapan % 69 71 65 59 50 50     59 54 62 60    

12-Agu-15 suhu ᵒ C 19,6 20,4 21,4 22,4 26,4 24,8 7 6 26 27,5 26,7 27,6 1 1

 kelembapan % 72 59 61 50 58 47     53 54 60 53    

13-Agu-15 suhu ᵒ C 19,2 21,7 20,2 24,3 23 29,1 7 4 25,8 26,6 24,9 28,7 1 1

 kelembapan % 72 69 60 58 59 45     54 54 59 60    

14-Agu-15 suhu ᵒ C 18,2 21,3 20,7 24,7 23,2 28,7 3 7 27,1 27 26,5 28 1 1

 kelembapan % 73 67 61 53 59 45     59 51 62 55    

15-Agu-15 suhu ᵒ C 18 20,1 20,1 22,3 21,3 25,1 3 3 25,4 26,7 26,4 29 1 1

 kelembapan % 63 65 52 51 55 49     52 57 65 62    

21

Page 22: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Keterangan:

22

Suhu tidak sesuai Suhu sesuai

Page 23: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Dari data dapat terlihat bahwa terdapat suhu penyimpanan yang melewati batas. Suhu

penyimpanan untuk alkes dan TPN menurut SOP adalah berkisar antara 25-30 ᵒC, sedangkan

penyimpanan pada suhu 15-25 ᵒC digunakan untuk menyimpan tablet kapsul,sediaan

sirup,serbuk kering, serbuk injeksi, ampul dan vial,. Penyimpanan vaksin, insulin, anti bisa

ular, protein albumin pada suhu 2-8ᵒC.

Berdasarkan SOP suhu diatas maka penyimpanan yang dilakukan pada ruang rawat jalan

dan rawat inap (kecuali kulkas) tidak memnuhi persyaratan terlihat pada angka yang diblok

warna kuning. Suhu di ruangan penyimpanan tablet kaplet dll berkisar diatas 25 ᵒ C.

Ketidaksesuaian suhu ini dapat mengakibatkan ketidakstabilan dari obat oleh karena itu harus

segera dicari solusi dalam permasalahan ini. Pengatasan suhu dapat dilakukan dengan :

1. Penambahan jumlah AC (air conditioner) dalam ruang rawat inap dan ruang rawat

jalan.

2. Pengaturan ventilasi udara agar ruangan menjadi lebih dingin

3. Pencegahan adanya deathstock agar jumlah obat yang ada di rawat inap dan rawat

jalan tidak rusak karena suhu penyimpanan yang >25ᵒ C

Untuk kelembapan pada semua ruang, kelembapan tidak terlalu tinggi <70% sehingga

dapat dikatakan kelembapan terkontrol dan cukup kering untuk menyimpan obat serta

memenuhi persyaratan yang berlaku.

4. SOP suhu dan penyimpanan kulkas apabila listrik mati

SOP penanganan vaksin bila listrik padam

1. Jangan membuka pintu lemari es/freeser

2. Periksa termometer, pastikan suhu masih diantara 2-8ᵒ C untuk lemari es atau (-15ᵒ

C)-(-25ᵒC) untuk freezer

3. Hidupakan generator bila ada

4. Apabila suhu lemari es mendekati 8ᵒ C masukkan coldpacksecukupnya.

5. Apabila suhu freezer mendekati -15ᵒC masukkan coldpack secukupnya

6. Tindakan ini hanya berlaku 2x24 jam

7. Selamatkan vaksin dengan mengirim vaksin ke tempat lain yang bisa menyimpan

vaksin.

23

Page 24: Blok Pengelolaan Obat Alkes

5. Evaluasi Penyimpanan di Gudang, Depo Rawat Inap, dan Depo Rawat Jalan

Untuk menilai efektifitas dari sistem penyimpanan, diperlukan evaluasi

penyimpanan. Indikator mutu yang dapat digunakan untuk evaluasi penyimpanan

meliputi: kecocokan antara barang dan kartu stok, Turn Over Ratio (TOR),

Persentase obat yang sampai kadaluwarsa dan atau rusak, sistem penataan gudang,

persentase stok mati, dan persentase stok akhir (Quick, et al., 2012). Definisi

Indikator : Suatu cara untuk menilai penampilan kerja dengan menggunakan

instrument. Syarat Indikator yaitu dapat diukur, dapat diandalkan, benar spesifik,

berhubungan, dan tepat/sesuai waktu. Berikut adalah indikator mutu pada tahap

penyimpanan obat.

Tabel 3. Indikator Mutu Penyimpanan Obat

INDIKATOR PENYIMPANAN

KETERANGAN STANDAR/ TARGET

1. Kecocokan antara barang dan kartu stok

Digunakan untuk mengetahui ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan obat, membantu dalam perencanaan dan pengadaan obat sehingga tidak menyebabkan terjadinya akumulasi obat dan kekosongan obat.

100% cocok atau sesuai

2. TOR Untuk mengetahui kecepatan perputaran obat. TOR yang tinggi berarti mempunyai pengendalian persediaan yang baik, demikian pula sebaliknya, sehingga biaya penyimpanan akan menjadi minimal.

Jasa/RS : ≥ 12 kali

3. Persentase obat yang sampai kadaluwarsa dan atau rusak

Untuk menilai kerugian rumah sakit. ≤ 1%

4. Sistem penataan gudang

Untuk menilai sistem penataan gudang standar adalah FIFO dan FEFO.

Menilai sistem penataan obat di gudang

5. Persentase stok mati

stok mati merupakan istilah yang digunakan untuk menunjukkan item persediaan obat di gudang yang tidakmengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan.

≤ 1% atau ≤ 3%

6. Persentase nilai Nilai stok akhir adalah nilai yang 20-30%

24

Page 25: Blok Pengelolaan Obat Alkes

stok akhir menunjukkan berapa besar persentase jumlah barang yang tersisa pada periode tertentu, nilai persentese stok akhir berbanding terbalik dengan nilai TOR.

Evaluasi penyimpanan yang dilakukan selama PKPA di RS PKU Muhammadiyah

Yogyakarta meliputi: kesesuaian stok, death stok, obat yang hampir kadaluarsa, dan Turn

Over Ratio (TOR). Evaluasi dilakukan pada tanggal 10-15 Agustus 2015 pada

penyimpanan di gudang farmasi, depo rawat inap, dan depo rawat jalan RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta. Sasaran evaluasi yaitu untuk obat-obat tablet branded /

merk dagang.

a. Kesesuaian Stock

Evaluasi kesesuaian stok dilakukan dengan cara mencocokan stok fisik obat dengan

data stok di komputer untuk penyimpanan di depo rawat inap dan rawat jalan.

Sedangkan untuk penyimpanan gudang farmasi dengan mencocokan stok fisik, kartu

stok, dan data komputer. Evaluasi ini dilakukan untuk mengetahui ketelitian petugas

dan mempermudah dalam pengecekan barang atau obat, membantu dalam

perencanaan dan pengadaan barang atau obat sehingga tidak menyebabkan

terjadinya akumulasi barang atau obat dan kekosongan obat. Proses evaluasi

kesesuaian stok harus dilakukan pada waktu yang sama antara melihat fisik barang

dan kartu stok maupun data di komputer. Hal ini dilakukan untuk menghindari

kekeliruan karena adanya barang yang keluar atau masuk (adanya transaksi). Apabila

tidak dilakukan secara bersamaan maka bisa terjadi ketidakcocokan akan meningkat.

Ketidakcocokan akan menyebabkan terganggunya perencanaan pembelian barang

dan pelayanan terhadap pasien. Standar/ target kesesuaian stok untuk penyimpanan

yang efektif yaitu 100%. Persentase kesesuaian stok didapatkan dari rumus:

% Kesesuaian Stock= Jumla h Obat SesuaiJumla h Obat Branded

x 100 %

Rincian hasil evaluasi kesesuaian stok tablet branded gudang farmasi, depo

rawat inap dan rawat jalan RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta terlampir. Berikut

adalah perhitungan Persentase kesesuaian stok:

25

Page 26: Blok Pengelolaan Obat Alkes

1) Kesesuaian stok di gudang = 450523

x 100 %=86,04 %

2) Kesesuaian stok di rawat inap = 67

128x100 %=52,34 %

3) Kesesuaian stok di rawat jalan = 113291

x100 %=38,83 %

Hasil perhitungan diatas menunjukkan untuk penyimpanan di gudang farmasi,

dari 523 item tablet branded yang memiliki kesesuaian stok antara jumlah fisik, kartu

stok, dan data komputer yaitu sebesar 86,04 %. Target yang paling baik untuk

kesesuaian stok yakni 100% sesuai, namun hasil dari perhitungan kesesuaian stok

RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta tingginya kesesuaian stok di gudang, depo

rawat inap dan depo rawat jalan sudah melebihi 80%. Tingginya kesesuaian stok (>

80%) menunjukkan penyimpanan obat digudang farmasi RS PKU Muhammadiyah

sudah efektif dan efisien, serta ketelitian petugas yang tinggi.

Sedangkan kesesuaian stok di rawat jalan menunjukan hasil kesesuaian stok

antara data fisik dan data computer yakni sebesar 38,83 % dan untuk kesesuaian stok

di rawat inap menunjukan hasil kesesuaian stok antara data fisik dan data computer

yakni sebesar 42,34 %. Hal ini menandakan bahwa di depo rawat inap dan rawat

jalan kesesuaian stoknya tidak sesuai target. Ketidaksesuaian antara jumlah fisik dan

data komputer dapat disebabkan karena:

1) Petugas lupa mencatat jumlah barang yang keluar dan atau masuk di kartu stok.

2) Petugas lupa atau belum meng-entry data keluar dan atau masuknya barang di

komputer.

3) Kesalahan dalam meletakkan barang.

4) Kesalahan dalam meng-entry pengeluaran.

5) Komputer mengalami gangguan atau keterbatasan dalam sistem komputer.

b. Death Stock

Death stock atau stok mati merupakan angka yang menunjukkan item

persediaan barang di gudang yang sudah lama tidak keluar atau tidak mengalami

transaksi berturut-turut selama minimal 90 hari atau tiga bulan. Death stock akan

menganggu cash flow dan meningkatkan biaya penyimpanan serta memakan lebih

banyak tempat yang seharusnya dapat dimanfaatkan untuk penyimpanan obat-obat

yang lain. Selain itu juga menghindari terjadinya obat-obat tersebut mendekati ED

yang nantinya berdampak pada kerugian rumah sakit. Evaluasi death stock dilakakan

26

Page 27: Blok Pengelolaan Obat Alkes

dengan cara melihat tanggal terakhir pengeluaran/distribusi item obat pada komputer

untuk penyimpanan di depo rawat inap dan rawat jalan. Sedangkan untuk gudang

farmasi dilakukan dengan melihat tanggal obat keluar terakhir pada kartu stok dan

komputer. Indikator persentase obat death stock dengan standar/target yang

diterapkan sebesar ≤ 1% atau ≤ 3%. Sehingga semakin kecil persentase yang didapat

artinya jumlah obat yang death stock dapat dikendalikan. Persentase death stock

dapat didapatkan dari rumus:

% Deat h Stock= Jumlah Obat Deat hStockJumlahObat Branded

x100 %

Rincian hasil evaluasi death stock tablet branded gudang farmasi, depo rawat inap

dan rawat jalan RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta terlampir. Berikut adalah

perhitungan Persentase death stock stok:

1) Death stock di gudang = 29

523x100 %=5,5 %

2) Death stock di rawat inap = 84312

x100 %=26,92 %

3) Death stock di rawat jalan = 36291

x100 %=12,37 %

Dilihat dari nilai death stock dari gudang farmasi, rawat inap dan rawat jalan

yang memiliki persentase death stok > 1 % dan > 3 % menunjukkan bahwa obat

atau barang yang tidak mengalami transaksi berturut-turut selama minimal 90 hari

atau tiga bulan melebihi standar/ target. Tingginya nilai death stock dapat

berdampak pada tingginya biaya penyimpanan yang harus dikeluarkan. Persentase

death stock yang tinggi dapat disebabkan karena:

1) Peresepan dokter yang tidak patuh atau tidak mengacu pada formularium rumah

sakit, sehingga perlu adanya peningkatan sosialisasi penggunaan obat yang

sesuai dengan formularium rumah sakit.

2) Adanya jenis obat baru yang efek terapinya lebih baik.

3) Obat tersebut jarang digunakan atau sudah tidak digunakan lagi karena

perubahan pada formularium.

4) Kesalahan dalam tahap seleksi dan pengadaan,.

Penanganan untuk obat-obat death stock meliputi:

27

Page 28: Blok Pengelolaan Obat Alkes

1) Obat-obat yang mengalami death stock sebaiknya diberi tanda khusus sehingga

petugas mudah mengontrolnya.

2) Meminta kepada dokter untuk meresepkan obat-obat yang mengalami death

stock tersebut sesuai indikasi tanpa menghalangi penggunaan obat yang rasional

sehingga dibutuhkan komunikasi yang baik antara dokter dan apoteker melalui

rapat PFT yang diadakan oleh rumah sakit.

3) Mutasi antar depo yang perputaran obatnya lebih cepat (misal ke depo Rawat

Jalan, Rawat Inap, IBS, IGD).

4) Obat-obat death stock tersebut nantinya bisa dijadikan acuan pada proses seleksi

obat untuk formularium rumah sakit dimana obat-obat tersebut perlu

dipertimbangkan lagi manfaatnya dalam keperluan terapi

c. Obat Hampir Kadaluarsa

Penyimpanan dengan cara yang benar penting dilakukan untuk menjaga

stabilitas dari suatu obat. Stabilitas suatu obat memiliki batas waktu tertentu. Obat-

obat yang sudah habis masa stabilitasnya dikatakan bahwa obat tersebut telah

kadaluarsa atau Expired Date (ED). Pada kegiatan ini, kategori untuk obat yang

hampir kadaluarsa yaitu obat-obat yang mempunyai expired date dalam kurun waktu

1 tahun mendatang. Evaluasi ini dilakukan dengan cara melihat tanggal kadaluarsa

langsung pada kemasan tiap item obat. Indikator persentase obat hampir kadaluarsa

dengan standar atau target yang ditetapkan adalah kurang dari 1%. Semakin kecil

nilai persentase obat hampir kadaluarsa yang didapat artinya jumlah obat yang

hampir kadaluarsa semakin dapat dikendalikan dan menunjukkan proses distribusi

obat berjalan dengan baik dan lancar sehingga rumah sakit tidak mengalami

kerugian. Persentase death stock dapat didapatkan dari rumus:

%Obat Hampir ED= JumlahObat Hampir EDJumlahObat Branded

x100 %

Rincian hasil evaluasi obat hampir ED untuk tablet branded di gudang farmasi, depo

rawat inap dan rawat jalan RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta terlampir. Berikut

adalah perhitungan persentase obat hampir ED:

1) Obat hampir ED di gudang = 16

523x100 %=3,05 %

28

Page 29: Blok Pengelolaan Obat Alkes

2) Obat hampir ED di rawat inap = 11

312x100 %=3,52 %

3) Obat hampir ED di rawat jalan = 28

291x100 %=9,62%

Obat yang hampir kadaluarsa baik di gudang farmasi, depo rawat inap maupun

rawat jalan memiliki persentase > 1 %. Hal ini menunjukkan bahwa jumlah obat

yang hampir kadaluarsa di gudang, depo rawat inap dan rawat jalan melebihi standar

yang ada. Obat-obat yang hampir kadaluarsa tersebut perlu segera dilakukan

penanganan agar nantinya tidak menambah kerugian bagi RS. Penanganan untuk

obat-obat yang hampir kadaluarsa meliputi:

1) Obat tersebut harus lebih dahulu didistribusikan di logistik maupun di unit

pelayanan dan disegerakan untuk digunakan bila tidak dapat dikembalikan ke

supplier/ pemasok.

2) Mengembalikan perbekalan farmasi yang mendekati kadaluarsa ke pemasok/

supplier sesuai dengan MoU yang telah dibuat.

3) Meminta dokter untuk memprioritaskan penggunaan obat tersebut, sesuai

indikasi dengan tidak menghalangi pengobatan yang rasional.

d. TOR

Tujuan dalam manajemen persediaan obat di IFRS adalah tercapainya efisiensi

yaitu suatu keadaan dimana ketersediaan obat yang tidak menambah beban keuangan

baik biaya penyimpanan maupun biaya karena kelebihan persediaan. Efisiensi

persediaan diukur dengan besarnya nilai Turn over ratio (TOR). Perhitungan TOR

dilakukan untuk mengetahui berapa kali perputaran modal dalam 1 tahun. TOR yang

efisien untuk Rumah Sakit adalah 8-12 kali dalam setahun, namun TOR rumah sakit

yang paling baik adalah yang lebih dari 12.

Nilai TOR sangatlah penting dikendalikan untuk menghindari terjadinya stock

out dan juga penting dalam mengendalikan supayacash flow tidak lambat. Semakin

tinggi nilai TOR semakin efisien pengelolaan persediaan obat. Apabila TOR rendah,

berarti masih banyak stok obat yang belum keluar/ berputar sehingga mengakibatkan

penumpukan obat sehingga akan memperlambat cash flow. Risiko yang dihadapi

semakin besar akibat kerusakan barang yang tersimpan terlalu lama serta

meningkatkan biaya penyimpanan baik tempat maupun biaya perawatan. Namun jika

29

Page 30: Blok Pengelolaan Obat Alkes

nilai TOR terlalu tinggi, dikhawatirkan akan terjadi stock out dimana gudang tidak

dapat memenuhi permintaan dari depo-depo karena permintaan yang terlalu cepat.

. Data yang dibutuhkan untuk menghitung TOR meliputi: persediaan awal,

pembelian, persediaan akhir, dan persediaan rata-rata. Rumus umum Turn Over

ratio adalah :

Turn Over Ratio (TOR) = HargaPokok Penjualan

Rata−rata Nilai P ersediaan

- Harga Pokok Penjualan = (Stok Awal + Pembelian) – Stok Akhir

- Rata – rata Nilai Persediaan = (Stok Awal+Stok Ak h ir)

2

Berikut adalah hasil perhitungan TOR RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

semester 1 tahun 2014 (Januari – Juni 2014

Tabel 4. Data Pembelian Obat Semester I Tahun 2014

No

Bulan Gudang Farmasi

Rawat Jalan Rawat Inap PKU II

1 Januari 3.494.776.652 977.011.494 878.208.094 1.431.350.304

2 Februari . 3.532.410.604 962.642.096 997.448.473 1.610.496.902

3 Maret 4.805.118.556 1.104.447.336

975.949.830 1.471.129.230

4 April 4.270.593.187 1.128.827.350

993.752.977 1.414.398.692

5 Mei 4.163.953.627 1.077.132.893

925.334.639 1.497.244.151

6 Juni 4.833.207.193 1.137.699.166

886.299.860 1.648.609.609

Jumlah 25.108.518.119 6.387.760.335

6.387.760.335 19.163.281.005

30

Page 31: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Tabel 5. Data Stok Obat Semester I Tahun 2014

No Unit Stok Awal

(Stok Opname Januari 2014)

Stok Akhir

(Stok Opname Juni 2014)

1 Gudang Farmasi

894.857.185 932.664.818

2 Rawat Jalan 384.099.948 422.699.959

3 Rawat Inap 614.089.226 570.178.921

4 PKU II 532.244.055 438.467.206

Rumus :

(Stok opname Januari 2014+Pembelian semester I )−Stok Opname Juni 2014Stok Opname Januari 2014+Stok Opname Juni 2014

2

Gudang Farmasi

TOR = [ (894.857 .185+25.108 .518 .119 )−932.664 .818]

[ (894.857 .185+932.664 .818 )/2] =

25.070.710 .486913.761.001,5

= 27,43 x 2 = 54,86

Rawat Jalan

TOR = [ (384.099 .948+6.387 .760 .335 )−422.699.959 ]

[ (384.099 .948+422.699 .959 ) /2] =

6.363.160 .324403.399 .953,5

=

15,77 x 2 = 31,54

31

Page 32: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Rawat Inap

TOR = [ (614.089 .226+6.387 .760 .335 )−570.178 .921]

[ (614.089 .226+570.178 .921 ) /2] =

6.431.670 .640592.134 .073,5

=

10,86 x 2 = 21.72

PKU II

TOR = [ (532.244 .055+19.163 .281.005 )−438.467.206 ]

[ (532.244 .055+438.467.206 )/2] =

19.257 .057 .854485.355 .630,5

= 39,67 x 2 = 79,34

Hasil dari perhitungan TOR diatas dapat dilihat bahwa TOR yang paling tinggi

adalah PKU II, yaitu 79,34 kali. Artinya gudang melakukan perputaran modal

sebanyak 79,34 kali pada tahun 2014. Pada unit lain, seperti gudang, rawat inap dan

rawat jalan, nilai TOR sudah lebih dari 12. Sehingga dapat disimpulkan bahwa

pengelolaan stok yang ada di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta sudah cukup

efisien, baik pada gudang farmasi, rawat inap, rawat jalan, maupun Instalasi Farmasi

PKU II.

32

Page 33: Blok Pengelolaan Obat Alkes

BLOK DISTRIBUSI WARD FLOOR STOCK

I. PENDAHULUAN

Apoteker bertanggung jawab terhadap pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit yang menjamin seluruh

rangkaian kegiatan perbekalan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta memastikan kualitas,

manfaat, dan keamanannya. Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan,

perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,

pemusnahan dan penarikan, pengendalian, dan administrasi yang diperlukan bagi

kegiatan Pelayanan Kefarmasian.

Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

harus dilaksanakan secara multidisiplin, terkoordinir dan menggunakan proses yang

efektif untuk menjamin kendali mutu dan kendali biaya. Dalam ketentuan Pasal 15

ayat (3) Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan

bahwa Pengelolaan Alat Kesehatan, Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai

di Rumah Sakit harus dilakukan oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu. Alat

Kesehatan yang dikelola oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu berupa alat medis

habis pakai/peralatan non elektromedik, antara lain alat kontrasepsi (IUD), alat pacu

jantung, implan, dan stent.

Sistem satu pintu adalah satu kebijakan kefarmasian termasuk pembuatan

formularium, pengadaan, dan pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai yang bertujuan untuk mengutamakan kepentingan pasien

melalui Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Dengan demikian semua Sediaan Farmasi,

Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang beredar di Rumah Sakit

merupakan tanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit, sehingga tidak ada

33

Page 34: Blok Pengelolaan Obat Alkes

pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di

Rumah Sakit yang dilaksanakan selain oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit.

Dengan kebijakan pengelolaan sistem satu pintu, Instalasi Farmasi sebagai

satu-satunya penyelenggara Pelayanan Kefarmasian, sehingga Rumah Sakit akan

mendapatkan manfaat dalam hal:

a. pelaksanaan pengawasan dan pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,

dan Bahan Medis Habis Pakai;

b. standarisasi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

c. penjaminan mutu Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

d. pengendalian harga Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

e. pemantauan terapi Obat;

f. penurunan risiko kesalahan terkait penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai (keselamatan pasien);

g. kemudahan akses data Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

yang akurat;

h. peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit dan citra Rumah Sakit; dan

i. peningkatan pendapatan Rumah Sakit dan peningkatan kesejahteraan pegawai.

Rumah Sakit harus menyusun kebijakan terkait manajemen pengunaan Obat

yang efektif. Kebijakan tersebut harus ditinjau ulang sekurang-kurangnya sekali

setahun. Peninjauan ulang sangat membantu Rumah Sakit memahami kebutuhan dan

prioritas dari perbaikan sistem mutu dan keselamatan penggunaan Obat yang

berkelanjutan.

Rumah Sakit perlu mengembangkan kebijakan pengelolaan Obat untuk

meningkatkan keamanan, khususnya Obat yang perlu diwaspadai (high-alert

medication). High-alert medication adalah Obat yang harus diwaspadai karena sering

menyebabkan terjadi kesalahan/kesalahan serius (sentinel event) dan Obat yang

berisiko tinggi menyebabkan Reaksi Obat yang Tidak Diinginkan (ROTD). Kelompok

Obat high-alert diantaranya:

a. Obat yang terlihat mirip dan kedengarannya mirip (Nama Obat Rupa dan Ucapan

Mirip/NORUM, atau Look Alike Sound Alike/LASA).

b. Elektrolit konsentrasi tinggi (misalnya kalium klorida 2meq/ml atau yang lebih pekat,

kalium fosfat, natrium klorida lebih pekat dari 0,9%, dan magnesium sulfat =50% atau lebih

pekat).

c. Obat-Obat sitostatika.

34

Page 35: Blok Pengelolaan Obat Alkes

A. Kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

meliputi:

1. Pemilihan

Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai ini berdasarkan:

a. formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi

b. standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang telah

ditetapkan

c. pola penyakit

d. efektifitas dan keamanan

e. pengobatan berbasis bukti

f. mutu

g. harga

h. ketersediaan di pasaran

Formularium Rumah Sakit disusun mengacu kepada Formularium Nasional.

Formularium Rumah Sakit merupakan daftar Obat yang disepakati staf medis, disusun

oleh Tim Farmasi dan Terapi (TFT) yang ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit.

Formularium Rumah Sakit harus tersedia untuk semua penulis Resep, pemberi

Obat, dan penyedia Obat di Rumah Sakit. Evaluasi terhadap Formularium Rumah

Sakit harus secara rutin dan dilakukan revisi sesuai kebijakan dan kebutuhan Rumah

Sakit.

Penyusunan dan revisi Formularium Rumah Sakit dikembangkan berdasarkan

pertimbangan terapetik dan ekonomi dari penggunaan Obat agar dihasilkan

Formularium Rumah Sakit yang selalu mutakhir dan dapat memenuhi kebutuhan

pengobatan yang rasional.

Tahapan proses penyusunan Formularium Rumah Sakit:

a. membuat rekapitulasi usulan Obat dari masing-masing Staf Medik Fungsional (SMF)

berdasarkan standar terapi atau standar pelayanan medik;

b. mengelompokkan usulan Obat berdasarkan kelas terapi;

c. membahas usulan tersebut dalam rapat Tim Farmasi dan Terapi (TFT), jika diperlukan

dapat meminta masukan dari pakar;

35

Page 36: Blok Pengelolaan Obat Alkes

d. mengembalikan rancangan hasil pembahasan Tim Farmasi dan Terapi (TFT), dikembalikan

ke masing-masing SMF untuk mendapatkan umpan balik;

e. membahas hasil umpan balik dari masing-masing SMF;

f. menetapkan daftar Obat yang masuk ke dalam Formularium Rumah Sakit;

g. menyusun kebijakan dan pedoman untuk implementasi; dan

h. melakukan edukasi mengenai Formularium Rumah Sakit kepada staf dan melakukan

monitoring.

Kriteria pemilihan Obat untuk masuk Formularium Rumah Sakit:

a. mengutamakan penggunaan Obat generik;

b. memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang paling menguntungkan penderita;

c. mutu terjamin, termasuk stabilitas dan bioavailabilitas;

d. praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan;

e. praktis dalam penggunaan dan penyerahan;

f. menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh pasien;

g. memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang tertinggi berdasarkan biaya

langsung dan tidak lansung; dan

h. Obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman (evidence based medicines)

yang paling dibutuhkan untuk pelayanan dengan harga yang terjangkau.

Dalam rangka meningkatkan kepatuhan terhadap formularium Rumah Sakit,

maka Rumah Sakit harus mempunyai kebijakan terkait dengan penambahan atau

pengurangan Obat dalam Formularium Rumah Sakit dengan mempertimbangkan

indikasi penggunaaan, efektivitas, risiko, dan biaya.

2. Perencanaan Kebutuhan

Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan

periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat

jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.

Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan

menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar

36

Page 37: Blok Pengelolaan Obat Alkes

perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi

metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:

a. anggaran yang tersedia;

b. penetapan prioritas;

c. sisa persediaan;

d. data pemakaian periode yang lalu;

e. waktu tunggu pemesanan; dan

f. rencana pengembangan.

3. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan

perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan,

jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu.

Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan,

penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana,

pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak,

pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran.

Untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan maka jika proses

pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di luar Instalasi Farmasi harus melibatkan

tenaga kefarmasian.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai antara lain:

a. bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa;

b. bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS);

c. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus mempunyai Nomor

Izin Edar; dan

d. expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain).

Rumah Sakit harus memiliki mekanisme yang mencegah kekosongan stok Obat yang secara

normal tersedia di Rumah Sakit dan mendapatkan Obat saat Instalasi Farmasi tutup.

37

Page 38: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Pengadaan dapat dilakukan melalui:

a. Pembelian

Untuk Rumah Sakit pemerintah pembelian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,

dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan ketentuan pengadaan barang dan

jasa yang berlaku.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah:

1) kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai, yang meliputi

kriteria umum dan kriteria mutu Obat;

2) persyaratan pemasok;

3) penentuan waktu pengadaan dan kedatangan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai; dan

4) pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.

b. Produksi Sediaan Farmasi

Instalasi Farmasi Rumah Sakit dapat memproduksi sediaan tertentu apabila:

1) Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran;

2) Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri;

3) Sediaan Farmasi dengan formula khusus;

4) Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking;

5) Sediaan Farmasi untuk penelitian; dan

6) Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat baru (recenter

paratus).

Sediaan yang dibuat di Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan mutu dan terbatas hanya

untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di Rumah Sakit tersebut.

c. Sumbangan/Dropping/Hibah

Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap

penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai sumbangan/dropping/ hibah.

38

Page 39: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Seluruh kegiatan penerimaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai dengan cara sumbangan/dropping/hibah harus disertai dokumen

administrasi yang lengkap dan jelas. Agar penyediaan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat membantu pelayanan kesehatan,

maka jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus

sesuai dengan kebutuhan pasien di Rumah Sakit. Instalasi Farmasi dapat memberikan

rekomendasi kepada pimpinan Rumah Sakit untuk mengembalikan/menolak

sumbangan/dropping/hibah Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai yang tidak bermanfaat bagi kepentingan pasien Rumah Sakit.

4. Penerimaan

Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,

jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat

pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan

barang harus tersimpan dengan baik.

5. Penyimpanan

Setelah barang diterima di Instalasi Farmasi perlu dilakukan penyimpanan

sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas dan

keamanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai

dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan kefarmasian yang dimaksud meliputi

persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban, ventilasi, dan

penggolongan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.

Komponen yang harus diperhatikan antara lain:

a. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan Obat diberi label yang secara

jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan dibuka, tanggal kadaluwarsa dan

peringatan khusus;

b. elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali untuk kebutuhan

klinis yang penting;

39

Page 40: Blok Pengelolaan Obat Alkes

c. elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan pasien dilengkapi dengan

pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan pada area yang dibatasi ketat

(restricted) untuk mencegah penatalaksanaan yang kurang hati-hati; dan

d. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang dibawa oleh pasien

harus disimpan secara khusus dan dapat diidentifikasi.

Instalasi Farmasi harus dapat memastikan bahwa Obat disimpan secara benar

dan diinspeksi secara periodik.

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang harus disimpan

terpisah yaitu:

a. bahan yang mudah terbakar, disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda khusus bahan

berbahaya

b. gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaaan untuk

menghindari kesalahan pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan tabung gas medis kosong

terpisah dari tabung gas medis yang ada isinya. Penyimpanan tabung gas medis di ruangan

harus menggunakan tutup demi keselamatan.

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk

sediaan, dan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

dan disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out

(FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen.

Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang

penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak

ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah

terjadinya kesalahan pengambilan Obat.

Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan Obat emergensi

untuk kondisi kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus mudah diakses dan

terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.

Pengelolaan Obat emergensi harus menjamin:

a. jumlah dan jenis Obat sesuai dengan daftar Obat emergensi yang telah ditetapkan;

b. tidak boleh bercampur dengan persediaan Obat untuk kebutuhan lain;

c. bila dipakai untuk keperluan emergensi harus segera diganti;

d. dicek secara berkala apakah ada yang kadaluwarsa; dan

e. dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.

40

Page 41: Blok Pengelolaan Obat Alkes

6. Pendistribusian

Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka

menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien dengan tetap

menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu. Rumah Sakit harus

menentukan sistem distribusi yang dapat menjamin terlaksananya pengawasan dan

pengendalian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di unit

pelayanan.

Sistem distribusi di unit pelayanan dapat dilakukan dengan cara:

a. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock)

1) Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai untuk

persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola oleh Instalasi Farmasi.

2) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang disimpan di ruang

rawat harus dalam jenis dan jumlah yang sangat dibutuhkan.

3) Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola (di atas jam

kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan kepada penanggung jawab ruangan.

4) Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stock kepada petugas

farmasi dari penanggung jawab ruangan.

5) Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan interaksi Obat pada

setiap jenis Obat yang disediakan di floor stock.

b. Sistem Resep Perorangan

Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai berdasarkan Resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui

Instalasi Farmasi.

c. Sistem Unit Dosis

Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai berdasarkan Resep perorangan yang disiapkan dalam unit dosis tunggal atau

ganda, untuk penggunaan satu kali dosis/pasien. Sistem unit dosis ini digunakan untuk

pasien rawat inap.

d. Sistem Kombinasi

41

Page 42: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai bagi pasien rawat inap dengan menggunakan kombinasi a + b atau b + c

atau a + c.

Sistem distribusi Unit Dose Dispensing (UDD) sangat dianjurkan untuk pasien rawat inap

mengingat dengan sistem ini tingkat kesalahan pemberian Obat dapat diminimalkan sampai

kurang dari 5% dibandingkan dengan sistem floor stock atau Resep individu yang mencapai

18%.

Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien

dengan mempertimbangkan:

a. efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada; dan

b. metode sentralisasi atau desentralisasi.

7. Pemusnahan dan Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai

Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai bila:

a. produk tidak memenuhi persyaratan mutu;

b. telah kadaluwarsa;

c. tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan

ilmu pengetahuan; dan

d. dicabut izin edarnya.

Tahapan pemusnahan Obat terdiri dari:

a. membuat daftar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang akan

dimusnahkan;

b. menyiapkan Berita Acara Pemusnahan;

c. mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait;

d. menyiapkan tempat pemusnahan; dan

42

Page 43: Blok Pengelolaan Obat Alkes

e. melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta peraturan yang

berlaku.

Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Badan Pengawas Obat dan

Makanan (BPOM). Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai dilakukan oleh BPOM atau pabrikan asal. Rumah Sakit harus mempunyai

sistem pencatatan terhadap kegiatan penarikan.

8. Pengendalian

Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Pengendalian

penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat

dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi

(TFT) di Rumah Sakit.

Tujuan pengendalian persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai adalah untuk:

a. penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;

b. penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi;

c. memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan

kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta pengembalian

pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

Cara untuk mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai adalah:

a. melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving);

b. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut

(death stock);

c. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.

9. Administrasi

Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk

memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu.

Kegiatan administrasi terdiri dari:

a. Pencatatan dan Pelaporan

43

Page 44: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi,

Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang meliputi perencanaan kebutuhan,

pengadaan, penerimaan, pendistribusian, pengendalian persediaan, pengembalian,

pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai. Pelaporan dibuat secara periodik yang dilakukan Instalasi Farmasi dalam

periode waktu tertentu (bulanan, triwulanan, semester atau pertahun).

Jenis-jenis pelaporan yang dibuat menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku.

Pencatatan dilakukan untuk:

1) persyaratan Kementerian Kesehatan/BPOM;

2) dasar akreditasi Rumah Sakit;

3) dasar audit Rumah Sakit; dan

4) dokumentasi farmasi.

Pelaporan dilakukan sebagai:

1) komunikasi antara level manajemen;

2) penyiapan laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di Instalasi Farmasi; dan

3) laporan tahunan.

b. Administrasi Keuangan

Apabila Instalasi Farmasi Rumah Sakit harus mengelola keuangan maka perlu

menyelenggarakan administrasi keuangan.

Administrasi keuangan merupakan pengaturan anggaran, pengendalian dan

analisa biaya, pengumpulan informasi keuangan, penyiapan laporan, penggunaan

laporan yang berkaitan dengan semua kegiatan Pelayanan Kefarmasian secara rutin

atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan.

c. Administrasi Penghapusan

Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap Sediaan

Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak terpakai karena

kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan

44

Page 45: Blok Pengelolaan Obat Alkes

penghapusan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai kepada

pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.

B. Manajemen Risiko Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai

Manajemen risiko merupakan aktivitas Pelayanan Kefarmasian yang dilakukan

untuk identifikasi, evaluasi, dan menurunkan risiko terjadinya kecelakaan pada pasien,

tenaga kesehatan dan keluarga pasien, serta risiko kehilangan dalam suatu organisasi.

Manajemen risiko pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai dilakukan melalui beberapa langkah yaitu:

1. Menentukan konteks manajemen risiko pada proses pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.

2. Mengidentifikasi Risiko

Beberapa risiko yang berpotensi terjadi dalam pengelolaan Sediaan Farmasi,

Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara lain:

a. ketidaktepatan perencanaan kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai selama periode tertentu;

b. pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tidak melalui

jalur resmi;

c. pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang

belum/tidak teregistrasi;

d. keterlambatan pemenuhan kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai;

e. kesalahan pemesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

seperti spesifikasi (merek, dosis, bentuk sediaan) dan kuantitas;

f. ketidaktepatan pengalokasian dana yang berdampak terhadap pemenuhan/ketersediaan

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

g. ketidaktepatan penyimpanan yang berpotensi terjadinya kerusakan dan kesalahan dalam

pemberian;

h. kehilangan fisik yang tidak mampu telusur;

i. pemberian label yang tidak jelas atau tidak lengkap; dan

j. kesalahan dalam pendistribusian.

45

Page 46: Blok Pengelolaan Obat Alkes

3. Menganalisa Risiko

Analisa risiko dapat dilakukan kualitatif, semi kuantitatif, dan kuantitatif.

Pendekatan kualitatif dilakukan dengan memberikan deskripsi dari risiko yang terjadi.

Pendekatan kuantitatif memberikan paparan secara statistik berdasarkan data

sesungguhnya.

4. Mengevaluasi Risiko

Membandingkan risiko yang telah dianalisis dengan kebijakan pimpinan

Rumah Sakit (contoh peraturan perundang-undangan, Standar Operasional Prosedur,

Surat Keputusan Direktur) serta menentukan prioritas masalah yang harus segera

diatasi. Evaluasi dapat dilakukan dengan pengukuran berdasarkan target yang telah

disepakati.

5. Mengatasi Risiko

Mengatasi risiko dilakukan dengan cara:

a. melakukan sosialisasi terhadap kebijakan pimpinan Rumah Sakit;

b. mengidentifikasi pilihan tindakan untuk mengatasi risiko;

c. menetapkan kemungkinan pilihan (cost benefit analysis);

d. menganalisa risiko yang mungkin masih ada; dan

e. mengimplementasikan rencana tindakan, meliputi menghindari risiko, mengurangi risiko,

memindahkan risiko, menahan risiko, dan mengendalikan risiko.

II.PEMBAHASAN

A. DISTRIBUSI WARD FLOOR STOCK

1. Tujuan Pembelajaran

Dapat menjelaskan sistem distribusi Ward Floor Stock (kelebihan dan

kekurangan)

Dapat menjelaskan jenis obat yang bisa disediakan sebagai ward floor stock

Dapat menjelaskan peran tenaga farmasi dalam system distribusi ward floor

stock

Dapat melakukan pengendalian inventory perbekalan farmasi di ruangan

2. Kegiatan

46

Page 47: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Mengamati proses distribusi ward floor stock dan jenis obat/alkes di Kamar

Operasi dan IGD

Ikut melakukan proses monitoring perbekalan farmasi di ruangan IGD dan

Kamar Operasi

3. Dasar Teori

Pendistribusian merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah

sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat

jalan serta untuk menunjang pelayanan medis (Anonim, 2006). Ward Floor Stock

adalah sistem distribusi dimana obat atau alkes disimpan langsung di ruangan dengan

macam dan jumlah obat yang telah ditentukan. Sistem ini memungkinkan perbekalan

farmasi tersedia bila diperlukan misal untuk persediaan obat-obat emergency.Ward

floor stock berfungsi untuk mendapatkan sistem stok obat yang aman dan efisien di

area keperawatan. Salah satu kriteria obat yang efektif untuk didistribusikan secara

ward floor stock adalah obat-obat yang digunakan untuk kepentingan emergensi (Hite,

2012).

Prinsip perencanaan Ward Floor Stock :

a. Obat yang disediakan harus sesuai dengan Formularium Rumah Sakit yang ada

b. Obat yang disediakan adalah obat-obat yang memang banyak dibutuhkan di IGD

(Alat Kesehatan emergency)

c. Jumlah persediaan disesuaikan dengan jumlah stock maksimum dan minimum

Keuntungan Ward Floor stock :

a. Selalu ada persediaan obat obatan yang siap pakai untuk pasien, terutama obat

obatan yang sifatnya life saving.

b. Dapat mengurangi kemungkinan adanya pengembalian obat yang tidak habis

dipakai ke instalasi farmasi.

c. Mengurangi jumlah transaksi pesanan obat.

d. Mengurangi jumlah kebutuhan personil farmasi

Kekurangan Ward Floor Stock :

a. Meningkatkan kemungkinan terjadinya medication errors, misalnya obat tertukar

terutama pada saat penyerahan obat karena dilakukan oleh perawat dan bukan

farmasis.

47

Page 48: Blok Pengelolaan Obat Alkes

b. Meningkatkan persediaan obat di pos perawatan sehingga besar kemungkinan

terjadinya penumpukan stok obat di pos perawatan, hal ini akan membutuhkan

ruangan yang lebih besar.

c. Memperbesar kemungkinan kebocoran obat karena tidak ada pengawasan dari

farmasis.

d. Meningkatkan kemungkinan terjadinya kerusakan obat karena cara penyimpanan

yang tidak benar.

e. Meningkatkan kebutuhan modal tambahan untuk fasilitas penyimpanan obat.

Mengakibatkan waktu dan beban kerja perawat meningkat karena harus

menangani obat-obatan selain merawat pasien

4. Pembahasan

a. Instalasi Gawat Darurat (IGD)

Alur pengadaan obat yang dilakukan di IGD adalah:

- PerencanaanPerencanaan dilakukan setahun sekali 1 thn yaitu pada akhir tahun dan alat

kesehatan. Metode yang diterapkan adalah metode konsumsi tahun lalu + 10%, serta diakukan penyesuaian terhadap standar obat IGD. Macam dan item obat merujuk formularium, selain formula standar obat IGD

- Pengadaan

Waktu pengadaan terjadwal sesuai hari ada 2 waktu yaitu selasa-jum’at order

gudang. Membuat daftar permintaan barang ke gudang Farmasi setiap hari selasa dan

jumat. Permintaan disesuaikan dengan jumlah stok minimum dan maksimum tiap item

obat. Stok minimum ditentukan dengan cara 2x konsumsi per hari dan stok

maksimum 4x konsumsi per hari. Pengiriman barang ke IGD dengan bukti pengiriman

dan bukti serah terima barang yang ditanda tangan penanggung jawab IGD dan

penanggung jawab gudang. Daftar Permintaan barang diterima di gudang dan

dilakukan penyiapan serta dokumentasi oleh pihak gudang. Barang diterima oleh TTK

dan barang yang datang segera didata pada kartu stok. Kemudian dicek pengeluaran

barang setiap paginya dan dicatatat pada kartu stok sebagai bukti pengeluaran selama

satu hari Apabila terdapat kekurangan maka dapat dilakukan order tambahan.Apabila

persediaan di gudang habis, maka pihak IGD dapat melakukan permintaan ke Instalasi

Farmasi Rawat Inap sesuai ketentuan berlaku. Untuk alkes dapat dilakukan

pemesanan 3 hari

48

Page 49: Blok Pengelolaan Obat Alkes

- Penyimpanan.Terdapat Gudang Kecil untuk menyimpan obat-obatan. Stok dilakukan perhari.

Penyimpanan yang dilakukan pada suhu dingin yaitu serum, ABU, anti rabies. Terdapat pula ruang resusitasi yang terdapat obat-obat life saving, dan alkes.

Penyimpanan psikotropik dan narkotik disimpan di lemari 1 pintu terkunci, Untuk penyimpanan narkotik sebaiknya disimpan dengan lemari 2 pintu. Terdapat pula infus warmer yang digunakan untuk menghangatkan infus agar siap dgunakan. Suhu infus warmer adalah 30ᵒC Penjelasannya akan dibahas sebagai berikut :

Setelah barang-barang yang dipesan dari gudang telah datang, maka dilakukan

pengecekan antar kedua belah pihak untuk melihat kelengkapan barang yang telah

dipesan.Setelah itu, dilakukan prosedur penyimpanan. Berdasarkan tempat

penyimpanannya bisa dibedakan menjadi:

a. Suhu ruangan biasa

Obat-obat yang disimpan pada suhu ruangan biasa adalah obat-obat yang

berupa tablet serta injeksi. Obat-obat ini memang disarankan untuk disimpan di

suhu ruangan.Metode yang digunakan untuk penyimpanannya adalah two bin

system yaitu menyediakan 2 tempat penyimpanan yang berbeda untuk tujuan

yang berbeda pula. Tempat penyimpanan I digunakan untuk kebutuhan sehari-

hari, sedangkan tempat penyimpanan II digunakan sebagai cadangan serta

stock apabila kebutuhan sehari-hari meningkat. Setiap paginya TTK

berkewajiban untuk memperkirakan kebutuhan harian obat yang akan

digunakan, kebutuhan tersebut diambilkan dari tempat penyimpanan II dan

disimpan di penyimpanan I. Apabila malam harinya ternyata persedian di

penyimpanan I habis maka perawat dapat lagsung mengambil dari persediaan

di tempat penyimpanan II dengan syarat melaporkannya ke TTK pada keesok

harinya.

b. Infus warmer

Infus warmer digunakan untuk menyimpan infuse agar infuse tetap hangat

sesuai suhu normal tubuh. Infus warmer ini diset agar suhu maksimal adalah 30

C, apabila suhu mencapai 30 maka infuse warmer akan otomatis mati dan

menyala kembali setelah suhu kembali normal. Penggunaan infuse hangat ini

ditujukan untuk pasien-pasien yang memerlukan tindakan resusitasi, seperti

pasien hiperglikemik.

c. Kulkas

49

Page 50: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Kulkas ditujukan untuk penyimpanan vaksin maupun obat-obatan yang harus

disimpan pada suhu sejuk yaitu berkisar antara 2-8 C agar tidak rusak. Obat-

obatan yang disimpan di kulkas seperti Tetagam (anti tetanus tanpa skin test),

ATS (anti tetanus dengan skin test), Insulin iv.

d. Lemari Narkotik dan Psikotropik

Lemari narkotika dan psikotropika diletakkan dalam 1 lemari lemari 1

pintu .Pengeluaran narkotika dan psikotropika harus ditulis juga di rekam

medis dan dilengkapi dengan resep.Dalam pemusnahannya maupun

pelaporannya dijadikan satu dengan instalasi farmasi rawat jalan.

e. Troley Emergency

Troley emergency adalah troli yang digunakan untuk menyimpan obat-obat life

saving sepertiepinefrin, atropin, cedocard, lidokain, dan lainnya.Troley ini

diletakan di ruang resusitasi dan setiap pagi jumlahnya selalu dicek dan

dilengkapi.

Dalam pengendalian jumlah obat-obatan yang ada di dalam Instalasi Gawat darurat

maka dilakukan pengisiam kartu stock. Pengisian kartu ini dilakukan oleh TTK setiap

paginya karena TTK yang bertugas di IGD hanya satu orang dan shift pagi saja. Cara

pengisian kartu stock yaitu dengan cara melihat jumlah obat yang tersisa dalam

penyimpanan I serta mencocokan dengan rekam medis pasien untuk melihat kebutuhan

obatnya. Kelemahan dari sistem ini adalah tingginya kebocoran karena tidak ada

pengawasan langsung dari TTK.Selain itu karena kesibukan dari perawat maka

seringkali obat-obatan yang digunakan tidak tercatat dalam rekam medis sehingga

membutuhkan penelusuran lebih lanjut untuk melihat dimana kebocoran obat itu terjadi.

Pada pengelolaan obat, hal yang penting dilakukan pada distribusi ward floor stock

adalah mengelola obat-obat yang mendekati kadaluarsa (expired date). Stock opname

dilakukan tiga bulan sekali dengan pembuatan laporan dan sebelum tanggal kadaluarsa

obat harus segera diinformasikan kepada pihak gudang farmasi untuk tindakan

selanjutnya, bisa juga melalui koordinasi dengan dokter sehingga obat-obatan yang

hampir ED itu digunakan terlebih dahulu untuk menangani kasus. Pelaporan yang

dilakukan di IGD ada 4 macam yaitu pelaporan stock opname yang dilakukan tiap 3

bulan, pelaporan obat ED yang berbarengn dengan stock opname, pelaporan narkotik dan

psikotropik tiap bulan serta pelaporan kekayaan IGD dari alkes serta obat-obatan yang

dilaporkan tiap akhir bulan.

50

Page 51: Blok Pengelolaan Obat Alkes

- Distribusi.

Distribusi dari UGD ke pasien berdasarkan hasil diagnosa. Distribusi bis adalam bentuk paket injeksi dan obat. Distribusi obat tidak menggunakan resep dokter kecuali psikotropik dan narkotik.

Untuk rawat jalan maka dilihat list tata laksana kemudian dientri di komputer dan setelah mengurusi administrasi kemudian dapat pulang. Untuk rawat inap, tata laksana ditulis material yang dibutuhkan.

- UseAlur obat dari IGD ke pasien adalah sebagai berikut : Pasien yang datang ke

IGD yang membutuhkan obat-obatan serta tindakan di catat dalam lembar merah.

Dalam lembar merah tersebut sudah terdapat jenis tindakan serta obat-obat apa saja

yang telah digunakan. Tugas dari TTK adalah mencatat alat kesehatan serta obat-

obatan yang digunakan di setiap tindakan serta mencocokannya dengan jumlah barang

yang keluar dari tempat penyimpanan.

Selain itu dilakukan perhatian pada bentuk sediaan yaitu:

Pantoprazole > di Infus iv idmixturePantoprazol + NaCl 100 CcmisalnyaCeftriakson diencerkan

- Pelaporan:Stok opname dilakukan 3 bulan sekali yang berupa : Stock opname 3 bulan sekali yaitu:

- Jumlah Obat- ED 3 bulan kedepan- Psikotropik +Narkotik 1 bulan- Keuangan akhir bulan

Ketersedian obat-obatan di Instalasi Gawat Darurat cukup banyak sehingga

untuk memudahkan obat dikelompokan berdasarkan kegawatdaruratannya yaitu :

a. Life Saving

Obat yang diperlukan pada keadaan gawat darurat untuk menyelamatkan jiwa atau

mencegah terjadinya kematian dan kecacatan seumur hidup.Obat ini ditempatkan

di troli khusus emergensi yang memiliki roda agar secara teknis mudah

51

Page 52: Blok Pengelolaan Obat Alkes

digerakanuntuk mempercepat pelayanan kegawat daruratan. Troli emergensi

diletakkan di ruang resusitasi karena memang ruang tersebut yang paling banyak

menggunakan obat-obat life saving.

Tabel 7. Obat-Obat life saving di IGD

No Golongan

Nama Obat Stok minimum Stok maksimum1. Life saving  1 Atropin sulfas inj 30 60  2 Cordarone inj 2 5  3 Kalmethasone inj 10 30  4 Dextrosa 40 % 10 20  5 Dobutamin inj 1 1  6 Dopamin inj 2 5  7 Ephineprin inj 20 50  8 Fargoxin inj 3 5  9 Meylon 3 5  10 Cedocard inj 3 5  11 CPG tablet 20 50  12 Cedocard 5 tablet 10 50  13 Ascardia 160 tablet 20 50  14 Aspilet 80 tablet 10 20  15 Digoxin tablet 10 20  16 Morphin inj 1 2  17 Stesolid inj 3 5

  18 Stesolid rect. 5 mg 3 5

  19 Stesolid rect. 10 mg 3 5

b. Regular Emergency

Obat yang umum digunakan sebagai terapi simptomatik seperti analgetik,

antispasmodic, anti hipertensi serta lain-lain.Obat-obat ini digunakan untuk

mengurangi keluhan yang dirasakan secara cepat seperti Antrain Injeksi yang

digunkan untuk mengurangi rasa sakit.Yang termasuk kedalam golongan obat

regular emergensi meliputi :

Tabel 8. Obat-Obat regular emergency di IGD

2 Regular emergency Nama Obat Stok minimum Stok maksimum  1 Cepezet inj 2 5

52

Page 53: Blok Pengelolaan Obat Alkes

  2 Pethidin inj 2 5  3 Alinamin F inj 5 10  4 Aminophyllin inj 5 24  5 Amoxan 1 g inj 2 3  6 Anti Bisa Ular inj 1 2

  7Antrain inj/Novalgin 20 50

  8Asam tranexamat inj 5 15

  9 ATS 1500 10 20  10 Brainact 500 inj 5 15  11 Scopamin inj 10 20  12 Ca Gluconas 10% 2 5  13 Ceftriaksone 1 g inj 5 15  14 Ergotika inj 5 20  15 Furosemide inj 10 30  16 Ikadryl inj 10 30  17 Kanamycin 1 g inj 5 15  18 Ketessse inj 5 20  19 Ketorolax inj 25 60  20 Lasix inj 10 30  21 Lidocain inj 50 150  22 Miloz 5 mg inj      23 Voltaren inj      24 Bricasma inj    

  25Verorub inj/anti rabies    

  26 Phenobarbital inj      27 Narfoz inj 10 30  28 Ondansentron inj 15 30  29 Paramidon inj 3 6  30 Phenytoin inj 5 15  31 Pirasetam 3 g inj 5 10  32 Plasminex 500 inj 5 15  33 Rantin inj 15 30  34 Ranitidin inj 15 30  35 Citicholin 500 inj 10 15  36 Tetagam Inj      37 Tomit inj 10 30  38 Torasic inj 10 30  39 Tramadol inj 10 20  40 Vitamin k inj 5 20  41 Asering inf 40 80  42 NaCL 100 mg inf 5 10  43 NaCl 500 mg inf 20 40  44 Dextrose 5 % 10 30  45 Farmandol inf 1 3

53

Page 54: Blok Pengelolaan Obat Alkes

  46Haemacel inf/ Fimahaes 1 2

  47 KAEN 3A inf 3 5  48 KAEN 3B inf 3 5  49 Manitol 250 mg 3 10  50 Piracetam 12 g 1 3  51 Metronidazol inf 1 2  52 Ringer Lactat inf 30 80  53 D 1/4 S inf 3 5  54 D1/2 S inf 3 5  55 Fabivent nebules 5 15  56 Flixotide nebules 25 50  57 Ventolin nebules 30 60  58 Pulmicort respules 5 15

  59Propyretic 160 suppo 5 15

  60 Profenid suppo 5 15

3. Alat kesehatan (alkes) dan barang habis pakai

Alat kesehatan adalah adalah alat-alat kesehatan yang digunakan untuk melayani

pelayanan kegawatdaruratan yang ada di IGD, sedangkan barang habis pakai

adalah barang yang langsung habis atau yang ditujukan untuk sekali pemakaian

untuk melayani pasien di IGD. Namun untuk beberapa salep seperti Ikamecetin

ZM, Ikamecetin ZM, serta KY Jelly pemakaiannya digunakan berulang karena

kebutuhan setiap pasiennnya hanya sedikit. Berikut adalah alat-alat kesehatan

serta barang medis habis pakai yang tersedia di Instalasi Gawat Darurat.

Tabel 9. Alat kesehatan di IGD

3Alkes/Bahan Habis Pakai Nama Obat Stok minimum Stok maksimum

  1 Ikamicetin ZK 2 5  2 Ikanicetin ZM 1 3  3 KY Jelly 1 3  4 Thrombopop gel 1 3  5 NRM Dewasa 3 6  6 NRM Anak 3 5  7 Cervical Collar XL 1 1  8 Cervical Collar L 1 1  9 Cervical Collar M 1 2  10 Cervical Collar 5 1 1  11 Coban/Elastomul 2 4

54

Page 55: Blok Pengelolaan Obat Alkes

  12 Combopack infuse 5 15  13 Condom M 5 10  14 Darvantulle 1 2  15 Kertas EKG 2 4  16 Electrode 20 70  17 ET no. 7,5 2 5  18 ET no.7 2 5  19 ET no. 6,5 1 2  20 ET no. 6 1 2  21 ET no. 5,5 1 2  22 ET no.5 1 1  23 ET no. 4,5 1 1  24 ET no. 4 1 1  25 ET no. 3,5 1 1  26 ET no. 3 1 1  27 ET no. 2,5 1 1  28 Folley cath. 8 2 5  29 Folley cath. 10 2 5  30 Folley cath. 12 2 5  31 Folley cath. 14 2 5  32 Folley cath. 16 10 20  33 Folley cath. 18 5 10  34 Feeding tube no.8 1 2  35 Feeding tube no.10 1 2  36 NGT no.12 2 5  37 NGT no.14 2 5  38 NGT no 16 2 8  39 NGT no. 18 2 5  40 Mayo no 00 1 1  41 Mayo no. 0 1 1  42 Mayo no.1 1 1  43 Mayo no.2 2 5  44 Mayo no. 3 2 5  45 Mayo no.4 1 1  46 Handscoen steril 7,5 10 50  47 Handscoen non steril 200 500  48 Infuset Adult 70 150  49 Infuset Paed 10 50  50 Tranfusi set 50 100  51 Injection plug 1 5  52 IV cath no. 20 30 70  53 IV cath no. 22 50 150  54 IV cath no. 24 30 70  55 IV cath no. 26 3 5  56 IV cath no. 14 2 5  57 Spuit 10 ml 50 150  58 Spuit 5 ml 50 150

55

Page 56: Blok Pengelolaan Obat Alkes

  59 Spuit 3 ml 100 300  60 Spuit Insulin 25 100  61 Micromisk Adult 3 6  62 Mikromisk Paed 3 6  63 Urine Bag 10 30  64 Masker dispo 25 100  65 Pampers L 3 6  66 Perfusor syringe 1 3  67 Perfusor tubing 1 3  68 Fixomol 1 3  69 Leucoplast 1 3  70 Jarum 25 50 100  71 Leucocrep besar 3 6  72 Leucocrep sedang 4 12  73 Leucocrep kecil 4 12  74 Otilon TT 1 1  75 Cendo pantocain TT 1 1  76 Catgut plain 3-0 1 1  77 Catgut plain 2-0 1 1  78 Catgut plain 4-0 1 1  79 Silk 4-0 1 1  80 Silk 3-0 1 1  81 Silk 2-0 1 1  82 Dermalon 5-0 2 5  83 Dermalon 4-0 5 15  84 Dermalon 3-0 5 15  85 Mess 23 25 100  86 Alkohol 70% 1000 2000  87 Perhidrol 3% 1000 2000  88 Povidon iodin 500 1000  89 Glycerin 500 1000  90 Softaman 500 1000  91 Hibiscrup 500 1500  92 Alkohol swab 2 5  93 Suction cath no. 12 1 2  94 Suction cath no. 14 1 2

  95Thorasic chrocard+suction con. Tube    

  96 Jarum mani 28/24      97 Pehacain inj      98 Arm Silling      99 Feeding tube no. 5    

Tabel 10. Daftar obat dan alkes pada ruang resusitasi dan emergency kit di IGD

4. Trolley emergency

56

Page 57: Blok Pengelolaan Obat Alkes

4.

Trolley emergency dan alkes ruang resusitasi Nama Obat Jumlah Keterangan

  1 mayo      2 laringscope      3 Trache suction      4 NRM      5 Tracheostomy      6 Ambu bag set      7 Infus pump      8 Syringe      9 Monitor ekg      10 Ventilator      11 CPR Board      12 Set partus      13 set neonatus      14 set tracheostomy      15 O2    

  16Psikotropik dan narkotik    

  17 epinephrine inj 25 ampul

obat-obat emergency

  18 Atropine inj 25 ampul  19 cordarone 150 mg 5 ampul  20 cedocard 5 ampul  21 lidocain 10 ampul  22 Calcium Gluconas 5 ampul  23 Dextrose 40% 5 bh  24 Meylon 5 bh  25 Ascardia 160 mg 20 tab  26 Cedocard 5 mg 20 tab

  27Xylocaine pum spray 1 bh

  28 Blue sensor 20 bh  29 Spuit 3 ml 3 bh  30 Spuit 5 ml 3 bh  31 Spuit 10 ml 3 bh  32 Handschoon 5 bh  33 Masker 5 bh  34 kacamata 1 Bh

Layout IGD

57

Page 58: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Gambar 6. Layout IGD

Keterangan :

B1-B7 : Bed

D : Ruang resusitasi

A1,A2,A3 :Pintu keluar masuk

C1, C2 : Meja administrasi

F : Infus warmer

G1,G2 : Gudang

b. Ward Foor Stock bangsal di ruang keperawatan

1). Ruang zam-zam

Tabel 11. Daftar obat dan alkes pada ruang perwata zam-zam

INVENTORI PERSEDIAAN OBAT/ALKESDi Ruang Zam-Zam

Tanggal 14 Agustus 2015

Obat EmergencyJumlah di

data Jumlah fisiksesuai/tidak

sesuai ED data ED fisikEpineprin 3 0 Tidak sesuai Mar-16 Mar-16Atropin sulfat 6 5 Tidak sesuai Feb-16 Mar-16Dextrose 40 % 4 7 Tidak sesuai Jul-15 Mar-17Diphenhidramin 3 3 Sesuai Jul-15 Mei-17

58

Page 59: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Dexamethason 3 3 Sesuai Nov-17 Mei-17       

Life saving drugJumlah di

data Jumlah fisiksesuai/tidak

sesuai ED data ED fisikLidocain 3 0 Tidak sesuai Feb-16  Furosemid 3 3 Sesuai Okt-17 Feb-19Aminophylin 2 2 Sesuai Mei-16 Mei-16       

Alkes emergencyJumlah di

data Jumlah fisiksesuai/tidak

sesuai ED data ED fisikGuedel 2/3/4 1 2 Tidak sesuai Mar-15 Mar-19Endotrachea 6,5/7/7,5 1 3 Tidak sesuai Sep-16 Sep-16Suction catheter 12 2 2 Sesuai Agu-17 Agu-17Nasal O2 dewasa 1 0 Tidak sesuai    Ambu bag 1 1 Sesuai    Spuit 3 cc 1 1 Sesuai Des-18 Jan-20Spuit 5 cc 1 1 Sesuai Mei-18 Mei-18       

OtherJumlah di

data Jumlah fisiksesuai/tidak

sesuai ED data ED fisikPethidin inj/clopedin 1 1 Sesuai Feb-19 Feb-19Aqua pro injeksi 50 ml 1 1 Sesuai Agu-16 Agu-16Tomit injeksi 2 2 Sesuai Des-15 Des-15Novalgin inj/Antrain 2 0 Tidak sesuai Agu-16 Agu-16Rantin inj 2 1 Tidak sesuai Okt-16 Feb-17

2). Ruang mudzalifah

Tabel 12. Daftar obat dan alkes pada ruang perwatan mudzalifah

INVENTORI PERSEDIAAN OBAT/ALKESDi Ruang Mudzalifah

Tanggal 14 Agustus 2015

Obat EmergencyJumlah di

dataJumlah

fisik sesuai/tidak sesuaiED data

ED fisik

Epineprin 5 2 Tidak sesuai Jan-17Jan-

17

Atropin sulfat 5 5 Sesuai Jun-18Apr-

18Dextrose 40 % 4 4 Sesuai Jul-15 Jul-18

59

Page 60: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Diphenhidramin 2 2 Sesuai Jul-15Mei-

17

Dexamethason 2 2 SesuaiNov-

17Mei-

17       

Life saving drugJumlah di

dataJumlah

fisik sesuai/tidak sesuaiED data

ED fisik

Lidocain 3 0 Tidak sesuaiFeb-

16  

Furosemid 3 3 SesuaiOkt-

17Feb-

19

Aminophylin 2 2 SesuaiMei-

16Mei-

16

Dopamin 1 1 SesuaiApr-

15Apr-

17       

Alkes emergencyJumlah di

dataJumlah

fisik sesuai/tidak sesuaiED data

ED fisik

Guedel 2/3/4 1 4 Tidak sesuaiAgu-

15Mar-

19

Endotrachea 6,5/7/7,5 1 1 SesuaiSep-

16Sep-

16

Suction catheter 12 2 2 SesuaiMar-

18Mar-

18Nasal O2 dewasa 1 0 Tidak sesuai    Ambu bag 1 1 Sesuai    

Spuit 3 cc 2 1 Tidak sesuaiNov-

16Nov-

18

Spuit 5 cc 1 1 SesuaiAgu-

19Agu-

19Selang inhalasi 0 1 Tidak sesuai    

OtherJumlah di

dataJumlah

fisik sesuai/tidak sesuaiED data

ED fisik

Aqua pro injeksi 50 ml 1 2 Tidak sesuaiFeb-

17Sep-

17

Neo K 2 2 SesuaiAgu-

16Agu-

16

Ketorolac 2 2 SesuaiMei-

17Okt-

17

Ranitidine 2 2 Sesuai Jun-16Okt-

17

Tomit injeksi 2 2 SesuaiDes-

16 Jul-16

Novalgin inj/Antrain 2 2 Sesuai Jul-18Agu-

18

Phytomenadion 0 2 Tidak sesuaiAgu-

16Agu-

16

3). Ruang shofa

60

Page 61: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Tabel 13. Daftar obat dan alkes pada ruang perwatan shofa

INVENTORI PERSEDIAAN OBAT/ALKESDi Ruang Shofa

Tanggal 14 Agustus 2015

Obat EmergencyJumlah di

dataJumlah

fisiksesuai/tidak

sesuai ED data ED fisikEpineprin 5 3 Tidak sesuai Apr-16 Apr-16Atropin sulfat 4 0 Tidak sesuai    Dextrose 40 % 2 2 Sesuai Mar-18 Mar-18Diphenhidramin 2 6 Tidak sesuai Feb-17 Agu-18Dexamethason 2 4 Tidak sesuai Jul-17 Mar-18       

Life saving drugJumlah di

dataJumlah

fisiksesuai/tidak

sesuai ED data ED fisikLidocain 5 5 Sesuai Jul-17 Jul-17Furosemid 3 3 Sesuai Jun-16 Okt-18Aminophylin 2 2 Sesuai Okt-16 Okt-16Dopamin 1 1 Sesuai Apr-15 Nov-16

Alkes emergencyJumlah di

dataJumlah

fisiksesuai/tidak

sesuai ED data ED fisikGuedel 2/3/4 1 2 Tidak sesuai Apr-15 Jun-17Endotrachea 6,5/7/7,5 1 2 Tidak sesuai Nov-16 Nov-16Suction catheter 12 2 2 Sesuai Feb-16 Agu-17Nasal O2 dewasa 1 1 Sesuai    Ambu bag 1 1 Sesuai    Spuit 3 cc 1 1 Sesuai Mei-17 Mei-17Spuit 5 cc 1 1 Sesuai Des-18 Sep-16       

OtherJumlah di

dataJumlah

fisiksesuai/tidak

sesuai ED data ED fisikAqua pro injeksi 50 ml 1 1 Sesuai Feb-16 Des-16Novalgin inj/Antrain 2 1 Tidak sesuai Jun-17 Sep-18Rantin inj 2 0 Tidak sesuai    Tomit injeksi 2 2 Sesuai Sep-16 Jul-16

Keterangan :

61

Tidak Sesuai Sesuai

Page 62: Blok Pengelolaan Obat Alkes

Dari data diatas dapat dilihat terdapat banyaknya item yang sesuai maupun

item yang tidak sesuai, oleh karena perlu dilakukan pengatasan atas hal tersebut terdapat

adanya kelemahan dalam penggunaaan ward floor stock ini.

Solusi untuk mengatasi kelemahan tersebut antara lain dengan menyediakan tempat

penyimpanan obat yang satu dengan yang lain diberi pembatas yang jelas dan mudah

dibaca sehing ga kemungkinan terjadi kesalahan obat dapat diperkecil. Selain itu, dapat

dilakukan perencanaan pengadaan yang lebih teliti lagi dan meningkatkan frekuensi

pengecekan stok obat dipos perawatan sehingga tidak terjadi penumpukan stok obat, serta

dapat dilakukan pelatihan kepada perawat tentang cara penyimpanan obat yang baik

disertai pembuatan protap (protokol tetap).

Cara mengendalikan agar obat yang didistribusikan dengan Ward Floor Stock tidak

hilang:

1.      Administrasi yang tertib dan teratur untuk setiap barang yang keluar dan masuk

dicatat dalam kartu stok untuk memudahkanchecking.

2.      Ada tenaga yang bertanggung jawab dan berkompeten terhadap tugasnya.

3.      Dilakukan pemerikasaan atau checking yang teratur oleh tenaga farmasis untuk

menyesuaikan jumlah barang yang digunakan dengan jumlah barang dikartu stok.

c. Ward Floor Stock bangsal di ruang Instalasi Bedah Sentral (I BS )

Sistem pendistribusian perbekalan farmasi ke ruang OK dilakukan dengan ward

floor stock. Di kamar operasi diterapkan metode penyimpanan First In First Ou

t(FIFO)dan First Expired First Out (FEFO). Untuk obat narkotika dan OKT disimpan

dalam tempat penyimpanan terpisah dalam almari yang terpisah dengan obat lain

sedangkan alkes disimpan sesuai jenisnya.

Pengadaan perbekalan farmasi di ruang OK dilakukan 3 kali dalam seminggu yaitu

pada hari Senin, Rabu dan Jumat sore.. Kegiatan pengadaan barang dilakukan satu hari

sebelumnya di sore hari dengan mendata kebutuhan obat di ruang OK. Pihak OK

mengirimkan kebutuhan perbekalan farmasi berupa form permintaan rutin kepada

gudang farmasi. Petugas ruang OK menyerahkan surat pesanan barang ke bagian

gudang. Pihak gudang melakukan penyiapan barang yang diminta pihak OK dan

disesuaikan dengan jumlah barang yang terdapat digudang. Pihak gudang akan meng-

entry data ke komputer untuk melakukan mutasi barang. Barang yang telah siap akan

disitribusikan ke ruang OK dalam suatu box/troli. Petugas ruang OK akan melakukan

62

Page 63: Blok Pengelolaan Obat Alkes

pengecekan barang dan jumlah sesuai dengan lembar permintaan yang telah dibuat.

Apabila jumlah barang yang diminta tidak sesuai dengan bukti pengiriman dan bukti

serah terima barang, maka akan dilakukan konfirmasi ke pihak gudang. Petugas ruang

OK melakukan stok barang dan obat-obat disimpan di tempat penyimpanan dengan

urutan alfabetis yaitu disimpan berdasarkan penyusunan huruf dari A sampai Z.

Penyimpanan obat dipisah antara alkes dan obat yang disusun secara alfabetis untuk

memudahkan pengambilan obat.

Pemantauan obat yang ada di kamar operasi dilakukan dengan sistem pencatatan

berupa daftar obat dan pencatatan pemakaian yang dilakukan oleh apoteker secara

berkala yang dibantu oleh Asisten Apoteker (AA). Penyimpanan obat di ruang OK

dibagi dalam beberapa kelompok berdasarkan suhu penyimpanan dan bentuk sediaan.

Penyimpanan obat berdasar suhu dibagi menjadi dua yaitu suhu ruang (15-25oC) dan

lemari pendingin (2-8oC). Penyimpanan berdasar bentuk sediaan dapat dikelompokkan

sebagai berikut:

1). Injeksi

2). Infus

3). Topikal

4). Inhalasi

5). Alkes

Distribusi obat dan alat kesehatan di kamar operasi adalah sebagai berikut:

1) Dokter bedah dan anestesi memberi instruksi untuk melakukan persiapan tindakan

operasi, selanjutnya perawat akan menulis instruksi tersebut di lembar permintaan

(obat dan alkes).

2) Perawat atau TTK mengambil dan menyiapkan obat atau alkes.

3) Dokter atau perawat melakukan tindakan medis ke pasien.

4) Perawat atau TTK melakukan penataan tindakan medis beserta obat atau alkes yang

telah digunakan.

Tabel 14. Aalat-alat kesehatan dan infus pada ruang Instalasi Bedah Sentral

No Nama Barang No Nama Barang No Nama Barang1 TENSOPLAST STK 41 - CROMIC 2. 81 KA-EN 3B2 TRICOFIX 42 - BYOSIN 2/0 82 KA-EN Mg

3STERI - STRIP 12X100mm 43 - BYOSIN 3/0

83 NaCl 3 %

63

Page 64: Blok Pengelolaan Obat Alkes

4STERI - STRIP 6X100mm 44 - BYOSIN 6/0

84 NaCl 10 %

5BRAUN PISAU BEDAH 11 45 - SAFILL 2/10

85 Manitol

6BRAUN PISAU BEDAH 15 46

- SAFILL 3/0 HR 26

86 BSS

7BRAUN PISAU BEDAH 23 47 - PGA 8/0

87 Urine bag

8BRAUN PISAU BEDAH 30 48

- POLYSORB 4/0

88 Alkohol

9 - SPUIT TIP 50'' 49- POLYSORB 5/0

89 Formalin

10 - SPUIT 50cc 50 - CHROMIC 2 90 Braumol

11 - SPUIT 20cc 51 - CHROMIC 1

91 Sarung tangan latex dengan berbagai ukuran

12 - AQUA 25cc 52 - CHROMIC 092 Sofban dengan

berbagai ukuran

13 - SPUIT 1cc 53 - CHROMIC 2/093 Gypsona dengan

berbagai ukuran14 - SPUIT 2.5cc 54 - CHROMIC 3/0 94 IV cath 1415 - SPUIT 5cc 55 - PLAIN 0 95 IV cath 1816 - SPUIT 10CC 56 - PLAIN 2/0 96 IV cath 20

17- HAND SCOEND NO 6,5 57 - PLAIN 3/0

97 IV cath 22

18- HAND SCOEND NO 7,0 58 - PLAIN 3/0 o

98 IV cath 24

19- HAND SCOEND NO 7,5 59 - PLAIN 4/0

99 IV cath 26

20- HAND SCOEND NO 8,0 60

- DERMALON 2/0

100 Drop mata

21 - ELASTIS 61- DERMALON 3/0

101 Electrode

22 - FIMANES 62- DERMALON 4/0

102 NGT 3,5

23 - VOLUVEN 63- DERMALON 5/0

103 NGT 5

24 - METRONIDAZOL 64- DERMALON 6/0

104 NGT 8

25 - POL 65 - NYLON 10/0 105 NGT 1226 - BONWAX 66 - SILK 106 NGT 1427 - PERBAN 67 - SOPSILK 2/0 107 NGT 1628 - SURGIEELL 68 - SOPSILK 3/0 108 NGT 1829 - GELITASPON 69 - SOPSILK 4/0 109 Colostomy bag30 - SPINOCAN 23 70 - DAFILO 0 110 NRM31 - SPINOCAN 25 71 - DAFILO 2/0 111 Nasal O2

32 - SPINOCAN 26 72- SURGIPRO 7/0

112 infuset paed

33 - SPINOCAN 27 73- POLYSORB 1 Cl 936

113 Infuset adult

64

Page 65: Blok Pengelolaan Obat Alkes

34 - PAKET SC 74- POLYSORB 0 Cl 933

114 tranfusi set

35 - EKTERPASI 75- POLYSORB 2/0

36 - APP 76- POLYSORB 3/0

37 - HERNIA  77  Dextran38 - OP-SITE  78  Glucose 5%39 - NYLON 2/0  79  KA-EN 1 B40 - CROMIC 2.0  80  KA-EN 3 A

Tabel 15. Daftar obat-obatan pada ruang Instalasi Bedah Sentral

No Nama Obat No Nama Obat No Nama Obat1 Catapress 11 Gentamicin 21 Ketorolac2 Sedacum 12 Bupivacain 22 Antrain

3Asam traneksamat 13 VIT K 23 Norfuz

4 Ketamin 14 Epinephrin 24 Dexamethason5 Colsancetin 15 Furosemid 25 Difenhidramin6 Alinamin F 16 Farsix 26 Recofol7 Dopamin 17 Tramadol 27 Neostigmin8 Tramus 18 Lidokain 28 Ondansetron9 Amynophillin 19 Ranitidin 29 Bupivan

10 VIT C 20 Tomit    

Tabel 16. Daftar obat-obatan dan alat kesehatan pada Emergency kit di ruang Instalasi

Bedah Sentral

65

Page 66: Blok Pengelolaan Obat Alkes

no Nama Jumlah no nama jumlah no nama jumlah

1 Needle 23 2 11Dexamethasone 2 21

Spuit 10 1

2 Needle 18 2 12 Electrode 3 22Spuit 50 1

3 IV cath 18 1 13 Cornela BD 1 23Iv cath 14 1

4 IV cath 20 1 14 Alcohol swap 5 24Aqua 25 1

5 IV cath 22 1 15 Betadin plester 3 25Spatel kayu 2

6Furosemide inj 2 16 Transfusi set 1    

7Aminophyllin inj 1 17 Infusion adult 1    

8 Dopamin inj 1 18 Infusion paed 1    9 Ephedrin inj 2 19 Spuit 2,5 1    

10 Atropin inj 2 20 Spuit 5 1      

Tabel 17. Daftar obat pada suhu penyimpanan di kulkas di Instalasi Bedah Sentral

No Nama Obat

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10

11.

Ecron

Tramus

Deltalife

Hypobat 100

Recofol

Metvell

Adona

Marcain

Induxin

Pospargin

Ephinephrine

66

Page 67: Blok Pengelolaan Obat Alkes

12.

13.

Cyntocinon

Provic

Layout IBS

Gambar 7. Layout IBS

Keterangan :

67

Page 68: Blok Pengelolaan Obat Alkes

A : tempat alkes

B : Tempat benang

C : Lemari penyimpanan

D : Kulkas

E : Meja administrasi

F : infus dan alat

G : infus

H : Lemari penyimpanan emergency kit dan obat obatan.

68

Page 69: Blok Pengelolaan Obat Alkes

B. Distribusi PF dari Gudang ke unit lain

1. Tujuan

Dapat melakukan monitoring dan jaminan ketersediaan obat di unit pelayanan secara

kontinyu

2. Data Persentase dilayani dan tidak dilayani

Tabel 19.Persentase obat yang dilayani dan tidak dilayani

Pengambilan waktu sampel IGD sesuai dengan pengadaannya setiap hari Selasa dan

hari Jum’at sedangkan pengadaan pada IBS yaitu pada hari Senin, Rabu, dan Jum’at.

Pengambilan data pada rawat jalan, rawat inap, dan PKU 2 dilakukan selama 5 hari. Dari data

tersebut persentase rawat jalan dan IGD memiliki jumlah persentase terlayani yang tinggi

yaitu 92,77 dan 92,65. Sedangkan persentase terlayani paling kecil dalam minggu ini adalah

pada unit Instalasi Bedah sentral. Nilai persentase terlayani rawat inap dan PKU gamping

adalah 84,44 % sedangkan persentase nilai terlayani Rawat inap sebesar 88,56 %.

Terjadinya persentase tidak terlayani bisa diakibatkan oleh beberapa hal diantaranya

stok yang sedang kosong dan ketidaksesuaian permintaan terhadap formularium rumah sakit,

selain itu juga bisa dikarenakan pada unit tertentu tidak memiliki standar obat tertentu. Pada

IGD yang memiliki Standar Obat IGD memiliki nilai persentase terlayani yang besar.

Persentase terlayani dapat ditingkatkan dengan memperbaiki sistem pengadaan lebih baik

lagi, atau dapat pula dikarenakan pada unit tertentu memiliki permintaan pada minggu ini

yang tidak sesuai dengan formularium ataupun unit tersebut mungkin dapat membuat standar

obat unit tersebut.

Ketidakterlayani obat juga bisa disebabkan oleh beberapa hal, yaitu :tidak

terdeteksinya obat yang hampir habis, hanya ada persediaan kecil untuk obat/alkes tertentu,

69

Depo TerlayaniTidak

TerlayaniRawat Jalan 92,77 7,23Rawat Inap 88,56 11,44PKU Gamping 84,44 15,56IBS 76,15 23,85IGD 92,65 7,35

Page 70: Blok Pengelolaan Obat Alkes

barang yang dipesan belum datang, PBF mengalami kekosongan atau bisa juga karena

pemesanan tidak sesuai dengan formularium dan masalah dana.

Hal ini bisa diperbaiki dengan melakukan stokopname secara berkala, memiliki PBF

cadangan jika memungkinkan. Mengumpulkan dan menganalisis data yang diperlukan untuk

peningkatan ketersediaan, seperti : data alokasi dana, permintaan, sisa stok, obat hilang atau

rusak, lead time dan stok pengaman.

70