blok pengelolaan obat alkes
TRANSCRIPT
BLOK PENGELOLAAN OBAT ALKES
A. PENERIMAAN OBAT DAN ALKES
Penerimaan obat/ alkes memiliki tujuan diantaranya:
a. Dapat menjelaskan prosedur penerimaan obat/alkes sesuai dengan SOP.
b. Dapat menjelaskan dokumen yang terkait proses penerimaan obat/alkes.
c. Dapat menjelaskan prosedur bila obat/alkes yang diterima tidak sesuai dengan
dokumen.
d. Dapat melakukan evaluasi proses penerimaan, termasuk kelengkapan dokumen
dan lead time (selisih waktu pesan dan waktu kedatangan obat/alkes).
Kegiatan penerimaan obat/alkes
a. Mengikuti proses penerimaan obat/alkes.
b. Memeriksa kesesuaian dokumen dan persyaratan yang terkait dalam proses
penerimaan obat/alkes (check list penerimaan barang).
Mengukur waktu yang diperlukan oleh pemasok mulai dari SP dikeluarkan sampai
dengan pengiriman barang (40 pemasok).
1. Penerimaan Obat/Alkes Sesuai SOP
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,
jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat
pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Hal yang perlu diperhatikan:
1. Harus mempunyai MSDS ( Material Safety Data Sheet) untuk bahan
berbahaya
2. Mempunyai certificate of origin untuk alkes.
3. Pabrik harus mempunyai sertifikat analisa produk.
4. Barang harus bersumber dari distributor utama.
5. Expired date minimal 2 tahun ( beberapa produk seperti vaksin, biosimilar
produk, ED minimal 6 bulan)
Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik
(Anonim, 2014). Penerimaan obat/alkes di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
dilakukan oleh petugas logistik farmasi di gudang farmasi RS PKU Muhammadiyah.
Telah dibuat SOP (Standart Operating Procedure) penerimaan perbekalan farmasi di
1
gudang farmasi yang berisi intruksi kerja dalam menetapkan kegiatan dan tanggung
jawab petugas logistik farmasi dalam menerima perbekalan farmasi yang telah
diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian melalui pembelian langsung, tender,
konsinyasi, atau sumbangan. Tujuan dibuatnya SOP ini yaitu untuk menerima
perbekalan farmasi sesuai dengan SP dari pengadaan farmasi dan sebagai kontrol
paling awal terhadap kualitas perbekalan farmasi yang diterima di logistik farmasi.
SOP tersebut meliputi:
Tabel 1. SOP Penerimaan Obat/Alkes di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
No. Aktivitas Tanggung Jawab
1. Cek kelengkapan faktur dari distributor, meliputi :
cap perusahaan, tanda tangan penanggung jawab
distributor, harga, diskon, dan tanggal jatuh tempo
Petugas logistik farmasi
2. Cek faktur dengan barang meliputi : nama barang,
jumlah, kadaluarsa dan kemasan
Petugas logistik farmasi
3. Cross chek dengan surat pesanan yang dibuat dari
bagian pengadaan farmasi
Petugas logistik farmasi
4. Beri tanda tangan, cap, dan nomor register
penerimaan barang pada faktur yang sudah sesuai.
Catat tanggal dan jam pengiriman barang
Petugas logistik farmasi
5. Catat pada buku bermasalah untuk faktur yang
bermasalah (salah kirim, jumlah tidak sesuai,
rusak/kadaluarsa)
Petugas logistik farmasi
6. Serahkan barang pada petugas penyimpanan
barang untuk disimpan sesuai dengan ketentuan
Petugas logistik farmasi
7. Catat penerimaan barang pada masing-masing
kartu stok barang
Petugas logistik farmasi
8. Entry data faktur ke komputer Petugas logistik farmasi
2
Barang dipesan menggunakan Surat Pesanan yang dibuat oleh bagian
pengadaan di gudang farmasi kepada distributor. Surat pesanan dibuat setelah
dilakukan pengecekan terhadap obat-obat yang berada di gudang. Obat yang habis
atau hampir habis segera ditulis untuk segera dibuatkan surat pesanan agar segera
diadakan pembelian kepada distributor agar tidak terjadi kekosongan obat.
Pengambilan surat pesanan biasanya dilayani pagi hari. Kemudian distributor akan
mengirimkan barang pesanan ke logistic farmasi RS PKU Muhammadiyah. Pada
saat serah terima barang, petugas penerima barang harus memeriksa:
a. Tujuan pengiriman barang untuk memastikan bahwa barang-barang tersebut
memang ditujukan untuk rumah sakit tersebut.
b. Kesesuaian antara barang yang datang dengan yang tertera pada faktur, meliputi
jumlah, jenis, dan kemasannya.
c. Kesesuaian administrasi yaitu harga barang, diskon, dan jatuh tempo
pembayaran.
d. Verifikasi barang yang meliputi nama, dosis, nomor batch, tanggal kadaluarsa
dan kesesuaian jumlah dengan pemesanan.
e. Cek produk yang dikirim dengan surat pesanan meliputi : nama, brand, dosis,
ukuran kemasan, konsentrasi dan jumlah produk
f. Tanggal kadaluarsa dapat diliat pada faktur atau langsung pada kemasan
obat/alkes. Tanggal kadaluarsa yang dapat diterima di gudang farmasi PKU
Muhammadiyah Yogyakarta minimal > 2 tahun. Obat/alkes dapat diterima
ketika tanggal kadaluarsa kurang dari 2 tahun jika distribusi obat tersebut
termasuk fast moving atau adanya permintaan kebutuhan dari pasien.
Kesepakatan terhadap distributor dapat dilakukan untuk pengembalian
perbekalan farmasi yang mendekati tanggal kadaluarasa. Sesuai kesepakatan,
biasanya obat/alkes dapat dikembalikan 3 bulan sebelum tanggal kadaluarsa
dengan melampirkan copy faktur pembelian.
g. Untuk barang dengan kondisi khsusus seperti vaksin yang harus disimpan dalam
suhu 2-8oC, maka pengiriman juga menggunakan coolbox atau icebag yang
diberikan termometer di dalamnya dan penunjuk suhu di bagian luar wadahnya.
Hal ini untuk memastikan bahwa vaksin yang dikirim benar-benar dalam
kondisi yang baik/ tidak rusak. Untuk barang-barang seperti ini, distributor
biasanya akan menyertai dengan lembar suhu pengiriman barang yang nantinya
3
akan diperiksa kesesuaiannya. Pada saat penerimaan barang maka untuk barang
dengan kondisi khusus yang harus disimpan dalam suhu dingin seperti vaksin ini
harus disegerakan dalam proses penerimaan agar dapat segera disimpan.
Apabila barang, faktur, dan SP sudah sesuai maka dapat dilakukan pengesahan
dengan menandatangani, pemberian nama terang, pencatatan tanggal dan jam
penerimaan barang pada faktur yang dilakukan oleh petugas penerima barang. Faktur
diberikan stempel RS PKU Muhammadiyah sebagai bukti barang telah diterima.
Faktur yang diberikan oleh distributor terdiri dari 4 rangkap, 2 rangkap untuk RS dan
2 rangkap lagi untuk PBF/distributor. Faktur yang di berikan di RS, 1 faktur sebagai
bukti untuk bagian keuangan dan 1 faktur lagi untuk bagian gudang sebagai arsip.
Faktur yang diterima di entry ke SIM (Sistem Informasi Manajemen) dan dicatat ke
buku penerimaan faktur oleh petugas penerima barang meliputi nama PBF, nomor
faktur, tanggal diterima barang, jumlah biaya pembelian obat, dan keterangan bila
ada. Barang yang telah diterima kemudian dilakukan penyimpanan sesuai dengan
ketentuan dengan mengisi kartu stock masing-masing barang dan stock di dalam
komputer atau SIM. Hal itu dilakukan untuk pengendalian barang, yaitu
menyesuaikan stok barang secara fisik, kartu stock dan yang tertera pada komputer.
Kemudian faktur dan surat pesanan direkap dalam satu dokumen secara berurutan.
Hal itu dilakukan untuk mempermudah pencarian SP atau faktur jika terjadi
kesalahan atau pada saat akan melakukan retur jika obat hampir kadaluarsa. Untuk
surat pesanan dan faktur OKT dan Narkotika disimpan dalam folder dokumen
terpisah.
Apabila antara barang, faktur, dan SP belum sesuai ( jenis, jumlah,
harga/diskon, waktu kadaluarsa, suhu pengiriman, jatuh tempo, dan lain-lain) maka
petugas penerima barang dapat menolak atau dapat menerima dengan syarat. Faktur
yang tidak sesuai kemudian dicatat. Petugas logistik membuat tanda terima retur
barang yang akan diberikan kepada distributor, kemudian pihak distributor akan
membuat kredit nota untuk pemotongan tagihan di faktur kredit bulan berikutnya
(biasanya jika terjadi salah kirim obat atau jumlahnya melebihi jumlah pemesanan
di SP). Untuk barang yang rusak, biasanya pihak distributor akan mengganti barang
tersebut. Sedangkan untuk ketidaksesuaian barang akibat kekosongan barang di
PBF yang bersangkutan, maka pihak PBF akan membuat surat penolakan
penyediaan barang pesanan.
4
2. Dokumen dan Persyaratan yang Terkait dalam Proses Penerimaan Obat/Alkes
Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.
Dokumen yang terkait proses penerimaan perbekalan kesehatan yaitu surat pesanan,
buku penerimaan faktur, faktur, surat retur, kredit nota dan dokumen surat penolakan
yang merupakan dokumen yang berisi surat-surat penolakan penyediaan barang
pesanan dari PBF.
a. Surat Pesanan (SP)
Surat pesanan (SP), merupakan surat permintaan barang dari gudang Farmasi
RS PKU Muhammadiyah ke distributor, yang diberikan ketika pemesanan
barang. Berisi nomor permintaan obat, tanggal & jam pemesanan, nama
distributor, nama barang & jumlah yang dipesan, harga barang, serta tanda
tangan, nama dan cap RS.
b. Faktur
Faktur yaitu suatu bukti pengiriman barang dari distributor yang bersangkutan
kepada Gudang Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta dan diberikan
bersamaan dengan penerimaan barang di Gudang Farmasi, berisi nomor faktur,
tanggal dan jam faktur dibuat, nama barang, jumlah, nomor batch, harga obat,
expired date, tanda tangan dan cap distributor serta tanda tangan penerima di
Gudang Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta dan cap RS PKU
Muhammadiyah Yogyakarta. Faktur juga dapat digunakan sebagai bukti
penagihan dari PBF yang bersangkutan kepada Instalasi Rumah sakit jika sudah
jatuh tempo tanggal pembayarannya.
c. Buku Penerimaan Faktur
Buku penerimaan faktur merupakan buku untuk mendokumentasikan faktur
yang telah diterima oleh pihak gudang RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
setiap harinya. Buku ini berisi nama PBF, nomor faktur dan jumlah biaya
pembelian.
d. Surat Retur Barang
Surat retur barang adalah suatu surat dimana jika barang yang diterima oleh
petugas gudang tidak sesuai dengan yang tertera di Faktur/SP. Biasanya nama
barang, jumlah tidak sesuai atau adanya kecacatan pada barang yang diterima
oleh pihak gudang.
e. Credit Nota
5
Credit Nota (CN) merupakan nota yang dikeluarkan oleh PBF, rangkap 2
ditandatangani petugas gudang, 1 lembar dilampirkan pada penitipan faktur
untuk pemotongan tagihan pada bulan berikutnya, 1 lembar untuk arsip gudang.
Kredit nota dikeluarkan ketika terjadi ketidaksesuaian antara barang yang
diterima dengan faktur maupun SP, kredit nota dikeluarkan bersamaan dengan
surat retur.
Sementara dokumen yang terkait penyimpanan barang, pencatatan dan
pelaporan barang adalah:
a. Kartu stok
b. Kartu stok induk
c. Kartu rencana distribusi
d. Buku harian pengeluaran obat
e. Lembaran pemakaian dan lembar permintaan obat
f. Laporan mutasi obat
g. Laporan kegiatan distribusi
h. Laporan obat terlayani dan tidak terlayani
3. Pengukuran Lead Time
Lead time adalah jangka waktu antara pesanan pelanggan dan pengiriman
produk sampai ke pihak pelanggan. Untuk distributor yang berada satu wilayah
dengan pelanggan biasanya hanya memiliki beberapa jam lead time, sementara untuk
distributor yang berada di luar kota atau pulau biasanya memiliki lead time yang
lebih lama.
Lead time adalah waktu yang diperlukan oleh perusahaan untuk memenuhi
order, mulai dari datangnya order hingga produk yang dipesan sampai ke
tangan customer. Lead time berkaitan dengan kecepatan waktu distributor dalam
melakukan pengiriman barang yang telah dipesan oleh pihak rumah sakit, dari mulai
dilakukan pemesanan hingga barang diterima oleh petugas farmasi di gudang.
Pengukuran lead time bertujuan untuk menilai kinerja distributor dalam memenuhi
permintaan barang yang telah dipesan serta mengevaluasi kinerja distributor. Untuk
RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta menetapkan standar lead time untuk
distributor dalam kota selama 6 jam dihitung dari surat pesanan di cetak, sedangkan
6
untuk distributor yang berada di luar kota bisa beberapa hari tergantung jauh
dekatnya wilayah distributor.
Pengamatan lead time dilakukan terhadap 40 surat pesanan. Adapun waktu
untuk pengukuran lead time yakni dimulai pada tanggal 10 Agustus 2015 sampai
tanggal 15 Agustus 2015. Rumus yang digunakan untuk menghitung lead time
adalah :
Lead Time rata−rata= Total Lead TimeJumlah Pemasok
Hasil pengamatan lead time dapat dilihat pada lampiran
Total Lead Time = 156 jam 24 menit
Lead Time rata-rata = 3 jam 56 menit
Berdasarkan hasil perhitungan evaluasi lead time periode 10-15 Agustus 2015
dengan sampling 40 SP, diperoleh rata-rata lead time 3 jam 56 menit. Adapun
standar yang ditetapkan oleh Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
untuk lead time yaitu barang dikirim 6 jam berikutnya setelah pemesanan. Sehingga
berdasarkan evaluasi lead time periode 10-15 Agustus 2015 menunjukkan rata-rata
kinerja distributor dalam memenuhi permintaan barang yang telah dipesan telah
memenuhi standar yang ditetapkan oleh Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah
Yogyakarta, meskipun ada beberapa distributor yang mengirim barang lebih dari 6
jam setelah pemesanan.
B. PENYIMPANAN OBAT DAN ALKES
1. Penyimpanan Perbekalan Farmasi
Tujuan dari penyimpanan perbekalan farmasi adalah untuk memelihara mutu
sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga
ketersediaan, memudahkan pencarian dan pengawasan. Sistem penyimpanan
perbekalan kesehatan di Gudang Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
termasuk sistem semi fluid location. Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem
fluid location dan fixed location. Setiap barang selalu mendapatkan tempat yang
sama. Barang yang khusus diberikan tempat tersendiri. Dalam sistem ini, setiap item
ditandai dengan penempatan barang yang cocok supaya mempermudah dalam
mengambil stok.
7
a. Penyimpanan Gudang Farmasi
Gudang farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta berada di lantai 2
sebelah selatan ruang Instalasi Gawat Darurat (IGD) pada bangunan yang
terpisah dengan unit pelayanan kesehatan lain. Posisi gudang yang dekat dengan
jalan raya juga memudahkan para pedagang besar farmasi (PBF) dalam
pengiriman barang. Terdapat tiga ruangan penyimpanan perbekalan kesehatan
di gudang farmasi RS PKU Muhammadiyah yaitu :
1) Ruangan luar untuk menyimpan alat kesehatan, nutrisi oral, produk re-
packing, bahan baku, serta bahan cair mudah terbakar. Di ruangan luar juga
terdapat kulkas yang berisi sedian obat yang harus disimpan pada suhu 2-
8oC.
2) Ruangan dalam I untuk menyimpan tablet branded, sirup. Di ruangan ini
juga terdapat lemari khusus tempat penyimpanan obat-obat narkotika dan
psikotropika.
3) Ruangan dalam II untuk menyimpan obat generik (tablet, sirup, injeksi, dan
sediaan topikal), sediaan parenteral, drops, tetes mata, tetes telinga, salep
dan krim.
Perbekalan kesehatan yang sudah diterima dibagian penerimaan kemudian
disimpan oleh petugas logistik di tempat yang telah ditentukan. Kecuali obat-
obat sitostatik, reagensia, dan gas medis. Dimana perbekalan tersebut hanya
diterima oleh petugas logistik dan kemudian langsung menyalurkan di depo-
depo yang membutuhkan. Penyimpanan obat di gudang farmasi RS PKU
Muhammadiyah Yogyakarta berdasarkan pada:
1) Bentuk sediaan, padat (tablet, kapsul); cair (sirup maupun serbuk untuk
sirup kering, drops, injeksi, tetes mata, tetes telinga, infus); semi padat
(salep, krim) diletakkan pada rak yang ada.
2) Jenis obat, yaitu obat generik dan obat merk dagang.
1) Alfabetis, penyimpanan obat diurut berdasarkan huruf depan nama obat
(dari A sampai Z) agar memudahkan pencarian. Penyusunan barang
(khususnya obat) disusun berdasarkan sistem kombinasi FIFO (First In
First Out) dan FEFO (First Expired First Out).
2) Stabilitas suhu penyimpanan, obat-obatan yang stabil pada suhu kamar
disimpan pada ruangan ber-AC dengan tetap mengontrol suhu ruangan
8
(suhu antara 15oC – 30oC). Untuk obat yang stabil pada suhu dingin (misal
suppositoria, injeksi, vaksin) disimpan pada lemari pendingin (suhu antara
2oC – 8oC).
3) Alat kesehatan diletakkan berdasarkan jenisnya.
4) Obat narkotika dan OKT disimpan di lemari tersendiri.
5) Obat-obatan atau bahan yang berbahaya dan mudah terbakar disimpan
pada lemari tersendiri
6) Hasil Produksi/Repacking disimpan dalam lemari yang terpisah dengan
obat lain (tersendiri)
Penyimpanan di gudang farmasi tidak terdapat penempelan nama obat pada
masing-masing obat. Tetapi pada setiap baris rak terdapat daftar nama obat yang
terdapat pada baris tersebut. Pengendalian perbekalan kesehatan di gudang
farmasi dilakukan dengan penulisan transaksi penerimaan dan pengeluaran
barang pada kartu stok dan komputer. Kegiatan penyimpanan, pengambilan
serta pendistribusian hanya dilakukan oleh petugas logistik, kecuali jika
pengambilan dilakukan di luar jam kerja maka dapat dilakukan oleh petugas unit
kesehatan lain dengan mengikuti prosedur yang ada.
b. Penyimpanan Depo Rawat Inap
Sistem penyimpanan perbekalan farmasi di instalasi farmasi rawat inap
antara lain:
1) Berdasarkan golongan obat
Golongan obat paten dan generik dipisah dalam bagian rak berbeda. Serta
obat keras tertentu dan narkotika serta sitotoksik masing-masing disimpan
dalam lemari tersendiri yang terkunci.
2) Berdasarkan bentuk sediaan,
Penyimpanan obat dibedakan sesuai bentuk sediaan obat yaitu padat, semi
padat, cair, sediaan injeksi, dan drop.
3) Berdasarkan kelas terapi
- Disusun secara alfabetis dari A sampai Z dan berdasarkan FEFO dan
FIFO
- Sesuai stabilitas penyimpanan, untuk obat yang stabil pada suhu kamar
cukup disimpan pada ruangan ber AC yang telah terkontrol suhunya,
9
obat yang stabil pada suhu dingin disimpan pada lemari pendingin yang
bersuhu 2-8°C.
- Obat infus dimana peletakannya tidak boleh langsung bersentuhan
dengan lantai, sehingga disimpan di dalam kardus.
- Alat kesehatan disimpan berdasarkan jenis dan fungsinya.
c. Penyimpanan Depo Rawat Jalan
Sistem penyimpanan perbekalan farmasi yang digunakan di farmasi rawat
jalan adalah sistem fixed location. Penyimpanan sediaan obat di rawat jalan
adalah:
1) Penempatan pada rak-rak berdasarkan bentuk sediaan obat, kelas terapi
yang disusun secara alphabetis, dan disimpan menggunakan FIFO dan
FEFO
2) Penataan sediaan padat golongan obat generik dengan sediaan padat obat
paten ditempatkan pada rak yang terpisah
3) Obat disimpan pada ruang/tempat dengan suhu yang sesuai, suhu dingin 2-
8°C dan suhu sejuk 15-25°C
4) Obat golongan narkotik dan psikotropik disimpan terpisah di lemari khusus
disertai kunci.
5) Obat fast-moving disimpan dekat dengan tempat etiket karena
mempermudah dalam melakukan pelayanan resep
6) Obat- obat high alert disimpan di tempat tersendiri yang terpisah dari obat
lain dan dilengkapi dengan stiker high alert.
7) Alkes disimpan dilemari khusus yang terpisah dari obat.
Obat/alkes disimpan di dalam rak tanpa kartu stok, sehingga untuk obat
masuk dan keluar langsung diinput dengan sistem komputerisasi.
2. Penyimpanan dan Penandaan Khusus
Di setiap unit baik gudang, rawat inap dan rawat jalan terdapat jenis obat yang
perlu penyimpanan khusus antara lain psikotropik, narkotik, LASA (Look A Like
Sound A Like), dan HAM (High Alert Medication)
10
a. Psikotropik dan Narkotik
Penyimpanan obat narkotika dan psikotropik harus disimpan dalam lemari
khusus agar terhindar dari penyalahgunaan obat. Penyimpanan obat Narkotika di
gudang RSU PKU Muhammadiyah Yogyakarta sudah disimpan di lemari
narkotika 2 pintu, tidak mudah dipindahkan, dalam keadaan terkunci serta
mempunyai akses yang terbatas. Brankas khusus ini diletakkan di ruangan obat
paten tetapi terpisah dengan yang lain, dan dilengkapi dengan double lock. Obat-
obatan psikotropika diletakkan pada lemari psikotropika secara terpisah dengan
akses terbatas dan terjamin keamananya meskipun tidak memiliki persyaratan
khusus. Sedangkan untuk di rawat inap dan rawat jalan, lemari penyimpanan
narkotik dan psikotropik disertai kunci dan terpisah dari obat-obat yang lain.
b. HAM (High Alert Medication)
Obat High Alert adalah obat yang memiliki resiko tinggi dan dapat
menyebabkan kerugian yang signifikan pada pasien jika penggunaannya salah
atau tidak tepat. Obat–obatan yang termasuk dalam kategori high alert
medication biasanya obat-obatan yang mempunyai indek terapi sempit, memiliki
efek samping yang besar. Oleh karena itu perlu ada penandaan pada obat-obat
tersebut agar penggunaannya lebih diwaspadai. Penandaan ini dilakukan untuk
memastikan adanya double check pada obat-obatan tersebut mengingat bahaya
yang dapat ditimbulkan apabila terjadi kesalahan pada pemberian. Daftar HAM
yang ada di unit farmasi PKU Muhammadiyah dapat dilihat pada lampiran.
Di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta, label atau penandaan untuk obat-obat
HAM seperti gambar dibawah ini:
1) Rawat inap
Obat High Alert disimpan bersama obat lain dan ditandai dengan label
berwarna merah bertuliskan “HIGH ALERT” yang ditempel di tiap item
obatnya.
2) Rawat Jalan
11
Gambar 1. Label High Alert Medication
HIGH ALERT
LASAA
Obat High Alert disimpan terpisah dari obat lain dan ditandai dengan label
berwarna merah bertuliskan “HIGH ALERT” yang ditempel di tempat
penyimpanan/rak dan pada masing-masing item obatnya. .
c. LASA (Look A Like Sound A Like)
LASA (Look Alike Sound Alike) atau biasa disebut dengan NORUM
(Nama obat, rupa dan ucapan mirip) adalah obat-obat yang berbahaya, ini
dikarenakan bentuk atau nama yang mirip jika dituliskan/diucapkan, dimana
jika mirip dituliskan maka interpretasi resep bisa keliru. Jika bunyi mirip dan
ketika order obat via lisan maka bisa menimbulkan kekeliruan. Begitu juga
kemasan mirip, ketika dalam keadaan darurat/emergency bisa menimbulkan
kesalahan dalam pengambilanobat dan akan berakibat fatal. Sehingga untuk
mencegah terjadinya salah pengambilan obat maka obat-obat LASA dalam
penyimpanannya dipisah atau di beri pembatas, dan di beri label LASA.
Disamping itu obat-obat LASA juga diberi penandaan berupa Tallman Letter
yaitu obat-obatan yang memliki nama hampir sama penulisan untuk huruf yang
berbeda ditulis dengan huruf kapital misalnya: carboPLATIN dengan
cisPLATIN, chlorPROMAZINE dengan chlorPROPAMIDE,
diphenHYDRAMIN dengan dimenHYDRINAT.
Obat-obat LASA di semua unit farmasi PKU Muhammadiyah
disimpan bersamaan dengan obat-obat lain. dan diberi jarak penyimpanan
antara obat LASA yang satu dengan yang lain atau disekat dengan obat lain
yang bukan LASA. Sama halnya dengan penandaan HAM, penandaan LASA
juga hanya dilakukan di Depo Rawat Inap dan Rawat Jalan. Penandaan LASA
ditempelkan pada kotak penyimpananya. Kegunaan dari penandaan ini agar
dilakukan double checking ketika akan diberikan kepada tenaga kesehatan lain
maupun pasien.
Label untuk obat-obat LASA di RS PKU Muhammadiyah dapat dilihat dalam
gambar:
Gambar 2. Label obat LASA
12
3. Layout dan Tata Ruang Penyimpanan (Gudang Farmasi, Unit Rawat Jalan,
dan Unit Rawat Inap)
a. Gudang Farmasi
Gudang farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta berada di sebelah
selatan pintu masuk utama RS PKU Muhammadiyah dan IGD tepatnya berada
dilantai 2 di atas unit rawat jalan. Gudang membutuhkan perhatian khusus dalam
rumah sakit karena berhubungan dengan penjaminan kualitas dan keamanan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tersedia di
RS PKU Muhammadiyah sebelum digunakan atau didistribusikan ke satelit
farmasi dan unit pelayanan lain di rumah sakit.
Tata ruang gudang farmasi di RS PKU Muhammadiyah sudah memenuhi
sebagian besar syarat yang dibutuhkan untuk tercapainya pengelolaan yang baik,
namun terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yakni Ruang transit barang
dan administrasi terlalu kecil dan sempit, terlalu dekat dengan pintu masuk
sehingga mengganggu jalannya aktivitas kerja petugas dari pengantar barang yang
masuk ke dalam gudang untuk mengantarkan barang jika ada lebih dari satu PBF
yang datang pada waktu bersamaan. Selain itu juga dapat mengganggu aktifitas
keluar masuknya obat jika waktu permintaan dari unit pelayanan lain dan waktu
datangnya obat dari PBF terjadi secara bersamaan. Ruangan agak sulit dijangkau
karena berada di lantai dua dengan jalur akses menggunakan tangga yang cukup
sempit sehingga menghambat proses keluar masuknya barang, meskipun hal ini
sudah diantisipasi dengan penggunaan lift barang. Ruangan produksi sediaan non
steril menjadi satu dengan ruang penyimpanan barang dan tas milik petugas,
namun karena produksi non steril tidak dilakukan setiap hari, sehingga hal ini
tidak terlalu begitu dipermasalahkan. Akan tetapi jika nantinya akan direncanakan
memproduksi sediaan /repacking yang lebih banyak lagi maka sangat disarankan
untuk dipisahkan antara ruang produksi dengan ruanng penyimpanan barang, tas,
dan atribut milik petugas. Kemudian kurangnya alat pemantau keamanan seperti
CCTV di dalam gudang farmasi. Hal ini perlu untuk mengantisipasi jika terjadi
sesuatu yang tidak diinginkan.
13
b. Depo Farmasi Rawat Inap
Tata ruang farmasi rawat inap di RS. PKU Muhammadiyah Yogyakarta sudah
cukup baik untuk penyimpanan perbekalan farmasi. Penempatan obat berdasarkan
kelas terapi dan alfabetis yang sudah sesuai standar untuk penjaminan mutu obat.
Denah farmasi rawat inap dapat dilihatpadaLampiran.
c. Depo Farmasi Rawat Jalan
Deporawatjalan di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta berada di bagian
depan rumah sakit dan dibawah gudang farmasi. Tata ruang depo rawat jalan di
RS PKU Muhammadiyah sudah memenuhi syarat yang dibutuhkan dalam rangka
untuk mencapai pengelolaan yang baik, seperti penataan obat/alkes yang rapi,
penempatan obat pada suhu yang sesuai standar, dan adanya penandaan untuk obat
high alert.
d. Depo IGD (Instalasi Gawat Darurat)
Depo Instalasi Gawat Darurat terletak di sebelah utara unit instalasi rawat
jalan. Sistem penyimpanan sediaan tablet berada pada rak yang disusun
berdasarkan kelas terapi namun belum berdasarkan alfabetis. Oleh karena itu,
disarankan untuk metode penyimpanan di IGD selain berdasarkan kelas terapi
juga menggunakan sistem alfabetis untuk memudahkan dalam proses pencarian
obat. Sementara untuk penyimpanan sediaan obat khusus (vaksin dsb) sudah
ditempatkan dalam kulkas dan infus warm dengan suhu yang tepat.
14
Layout Gudang
Gambar 3. Layout gudang
Keterangan :
A1 Pintu Masuk Utama G Ruang Penyimpanan Sediaan Injeksi, Topikal, Suppositoria, dan Obat Generik
A2 Pintu Darurat H Rak Penyimpanan Alkes
B Rak Penyimpanan Faktur dan SP (berkas-berkas)
I Loker
C1 Meja Penerimaan Barang J Lemari Pendingin untuk penyimpanan sediaan
C2 Meja Kerja K Rak penyimpanan Pampers balita
15
C3,C4,C5
Meja Komputer L Rak penyimpanan barang hasil produksi sendiri atau repacking
D1, D2, D3
Rak Penyimpanan Alat-Alat Kesehatan
M Lemari Penyimpanan Sediaan berbahaya dan mudah terbakar
E Ruang Produksi non Steril N Lemari Penyimpanan sediaan yang tidak boleh terkena sinar matahari Langsung
F Ruang Penyimpanan obat Branded, Psikitropika dan Narkotika, dan OKT
O Rak penyimpanan Bedak
P Rak Penyimpanan Susu
16
Layout Rawat Jalan
Gambar 4. Layout ruang penyimpanan rawat jalan
Keterangan :
A Ruang Tunggu Pasien F Meja Racik Obat
B Loket Administrasi, penyerahan Resep dan Kasir
G Lemari Pendingin untuk sediaan yang penyimpanan nya pada suhu dingin
C Tempat penyerahan obat H Lemari penyimpanan berkas-berkas
D Meja kerja apoteker sekaligus meja untuk konseling pasien
I Rak/lemari penyimpananobat (berdasarkan farmakologi dan alfabetis)
E Rak penyimpanan sediaan topikal (Salep, lotion, tetes mata)
17
Lemari Penyimpanan sediaan syrup
Meja penyiapan obat
Lemari Penyimpanan sediaan syrup
18
Layout Rawat Inap
Gambar 5. Layout ruang penyimpanan rawat inap
Keterangan :
A LoketAdministrasi, Penyerahan Resep dari perawat dan Penyerahan Obat oleh Apoteker
L Rak penyimpanan obat injeksi (berdasarkan kelas terapi dan alfabetis)
B Rak Penyimpanan berkas-berkas M Lemari Penyimpanan berkas-berkas (Arsip)
C, D Meja kerja/Meja Komputer untuk SIM Rumah Sakit
N Kulkas
E,F Rak penyimpanan obat (berdasar kelas terapi dan alfabetis)
O, T Rak Penyimpanan Alkes
G, Rak penyimpanan tablet (berdasar kelas Q Wastafel
19
H, I terapi dan alfabetis)
J Rak Penyimpanan obat High Alert, LASA (berdasar kelas terapi dan alfabetis)
P Pintu masuk dan keluar Petugas
K Rak Penyimpanan Obat-obat Kanker
20
4. Monitoring suhu , kelembapan , dan kondisi penyimpanan
Tabel 2. Suhu dan Penyimpanan dan kelembapan
Tanggal Pengukuran
Suhu Pengukurangudang rawat jalan rawat inap
branded injeksi alkes kulkas10.00 16.00
ruang kulkas10.00 16.00 10.00 16.00 10.00 16.00 10.00 16.00 10.00 16.00 10.00 16.00
10-Agu-15 suhu ᵒ C 18,1 21,8 20,8 24,1 23,1 25,6 3 5 25,4 26,8 26,3 28 1 1
kelembapan % 67 65 61 56 51 45 54 53 62 60
11-Agu-15 suhu ᵒ C 18,3 22,4 19,2 25,1 29,1 30,3 3 5 25,2 26,3 26,4 28,5 1 1
kelembapan % 69 71 65 59 50 50 59 54 62 60
12-Agu-15 suhu ᵒ C 19,6 20,4 21,4 22,4 26,4 24,8 7 6 26 27,5 26,7 27,6 1 1
kelembapan % 72 59 61 50 58 47 53 54 60 53
13-Agu-15 suhu ᵒ C 19,2 21,7 20,2 24,3 23 29,1 7 4 25,8 26,6 24,9 28,7 1 1
kelembapan % 72 69 60 58 59 45 54 54 59 60
14-Agu-15 suhu ᵒ C 18,2 21,3 20,7 24,7 23,2 28,7 3 7 27,1 27 26,5 28 1 1
kelembapan % 73 67 61 53 59 45 59 51 62 55
15-Agu-15 suhu ᵒ C 18 20,1 20,1 22,3 21,3 25,1 3 3 25,4 26,7 26,4 29 1 1
kelembapan % 63 65 52 51 55 49 52 57 65 62
21
Keterangan:
22
Suhu tidak sesuai Suhu sesuai
Dari data dapat terlihat bahwa terdapat suhu penyimpanan yang melewati batas. Suhu
penyimpanan untuk alkes dan TPN menurut SOP adalah berkisar antara 25-30 ᵒC, sedangkan
penyimpanan pada suhu 15-25 ᵒC digunakan untuk menyimpan tablet kapsul,sediaan
sirup,serbuk kering, serbuk injeksi, ampul dan vial,. Penyimpanan vaksin, insulin, anti bisa
ular, protein albumin pada suhu 2-8ᵒC.
Berdasarkan SOP suhu diatas maka penyimpanan yang dilakukan pada ruang rawat jalan
dan rawat inap (kecuali kulkas) tidak memnuhi persyaratan terlihat pada angka yang diblok
warna kuning. Suhu di ruangan penyimpanan tablet kaplet dll berkisar diatas 25 ᵒ C.
Ketidaksesuaian suhu ini dapat mengakibatkan ketidakstabilan dari obat oleh karena itu harus
segera dicari solusi dalam permasalahan ini. Pengatasan suhu dapat dilakukan dengan :
1. Penambahan jumlah AC (air conditioner) dalam ruang rawat inap dan ruang rawat
jalan.
2. Pengaturan ventilasi udara agar ruangan menjadi lebih dingin
3. Pencegahan adanya deathstock agar jumlah obat yang ada di rawat inap dan rawat
jalan tidak rusak karena suhu penyimpanan yang >25ᵒ C
Untuk kelembapan pada semua ruang, kelembapan tidak terlalu tinggi <70% sehingga
dapat dikatakan kelembapan terkontrol dan cukup kering untuk menyimpan obat serta
memenuhi persyaratan yang berlaku.
4. SOP suhu dan penyimpanan kulkas apabila listrik mati
SOP penanganan vaksin bila listrik padam
1. Jangan membuka pintu lemari es/freeser
2. Periksa termometer, pastikan suhu masih diantara 2-8ᵒ C untuk lemari es atau (-15ᵒ
C)-(-25ᵒC) untuk freezer
3. Hidupakan generator bila ada
4. Apabila suhu lemari es mendekati 8ᵒ C masukkan coldpacksecukupnya.
5. Apabila suhu freezer mendekati -15ᵒC masukkan coldpack secukupnya
6. Tindakan ini hanya berlaku 2x24 jam
7. Selamatkan vaksin dengan mengirim vaksin ke tempat lain yang bisa menyimpan
vaksin.
23
5. Evaluasi Penyimpanan di Gudang, Depo Rawat Inap, dan Depo Rawat Jalan
Untuk menilai efektifitas dari sistem penyimpanan, diperlukan evaluasi
penyimpanan. Indikator mutu yang dapat digunakan untuk evaluasi penyimpanan
meliputi: kecocokan antara barang dan kartu stok, Turn Over Ratio (TOR),
Persentase obat yang sampai kadaluwarsa dan atau rusak, sistem penataan gudang,
persentase stok mati, dan persentase stok akhir (Quick, et al., 2012). Definisi
Indikator : Suatu cara untuk menilai penampilan kerja dengan menggunakan
instrument. Syarat Indikator yaitu dapat diukur, dapat diandalkan, benar spesifik,
berhubungan, dan tepat/sesuai waktu. Berikut adalah indikator mutu pada tahap
penyimpanan obat.
Tabel 3. Indikator Mutu Penyimpanan Obat
INDIKATOR PENYIMPANAN
KETERANGAN STANDAR/ TARGET
1. Kecocokan antara barang dan kartu stok
Digunakan untuk mengetahui ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan obat, membantu dalam perencanaan dan pengadaan obat sehingga tidak menyebabkan terjadinya akumulasi obat dan kekosongan obat.
100% cocok atau sesuai
2. TOR Untuk mengetahui kecepatan perputaran obat. TOR yang tinggi berarti mempunyai pengendalian persediaan yang baik, demikian pula sebaliknya, sehingga biaya penyimpanan akan menjadi minimal.
Jasa/RS : ≥ 12 kali
3. Persentase obat yang sampai kadaluwarsa dan atau rusak
Untuk menilai kerugian rumah sakit. ≤ 1%
4. Sistem penataan gudang
Untuk menilai sistem penataan gudang standar adalah FIFO dan FEFO.
Menilai sistem penataan obat di gudang
5. Persentase stok mati
stok mati merupakan istilah yang digunakan untuk menunjukkan item persediaan obat di gudang yang tidakmengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan.
≤ 1% atau ≤ 3%
6. Persentase nilai Nilai stok akhir adalah nilai yang 20-30%
24
stok akhir menunjukkan berapa besar persentase jumlah barang yang tersisa pada periode tertentu, nilai persentese stok akhir berbanding terbalik dengan nilai TOR.
Evaluasi penyimpanan yang dilakukan selama PKPA di RS PKU Muhammadiyah
Yogyakarta meliputi: kesesuaian stok, death stok, obat yang hampir kadaluarsa, dan Turn
Over Ratio (TOR). Evaluasi dilakukan pada tanggal 10-15 Agustus 2015 pada
penyimpanan di gudang farmasi, depo rawat inap, dan depo rawat jalan RS PKU
Muhammadiyah Yogyakarta. Sasaran evaluasi yaitu untuk obat-obat tablet branded /
merk dagang.
a. Kesesuaian Stock
Evaluasi kesesuaian stok dilakukan dengan cara mencocokan stok fisik obat dengan
data stok di komputer untuk penyimpanan di depo rawat inap dan rawat jalan.
Sedangkan untuk penyimpanan gudang farmasi dengan mencocokan stok fisik, kartu
stok, dan data komputer. Evaluasi ini dilakukan untuk mengetahui ketelitian petugas
dan mempermudah dalam pengecekan barang atau obat, membantu dalam
perencanaan dan pengadaan barang atau obat sehingga tidak menyebabkan
terjadinya akumulasi barang atau obat dan kekosongan obat. Proses evaluasi
kesesuaian stok harus dilakukan pada waktu yang sama antara melihat fisik barang
dan kartu stok maupun data di komputer. Hal ini dilakukan untuk menghindari
kekeliruan karena adanya barang yang keluar atau masuk (adanya transaksi). Apabila
tidak dilakukan secara bersamaan maka bisa terjadi ketidakcocokan akan meningkat.
Ketidakcocokan akan menyebabkan terganggunya perencanaan pembelian barang
dan pelayanan terhadap pasien. Standar/ target kesesuaian stok untuk penyimpanan
yang efektif yaitu 100%. Persentase kesesuaian stok didapatkan dari rumus:
% Kesesuaian Stock= Jumla h Obat SesuaiJumla h Obat Branded
x 100 %
Rincian hasil evaluasi kesesuaian stok tablet branded gudang farmasi, depo
rawat inap dan rawat jalan RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta terlampir. Berikut
adalah perhitungan Persentase kesesuaian stok:
25
1) Kesesuaian stok di gudang = 450523
x 100 %=86,04 %
2) Kesesuaian stok di rawat inap = 67
128x100 %=52,34 %
3) Kesesuaian stok di rawat jalan = 113291
x100 %=38,83 %
Hasil perhitungan diatas menunjukkan untuk penyimpanan di gudang farmasi,
dari 523 item tablet branded yang memiliki kesesuaian stok antara jumlah fisik, kartu
stok, dan data komputer yaitu sebesar 86,04 %. Target yang paling baik untuk
kesesuaian stok yakni 100% sesuai, namun hasil dari perhitungan kesesuaian stok
RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta tingginya kesesuaian stok di gudang, depo
rawat inap dan depo rawat jalan sudah melebihi 80%. Tingginya kesesuaian stok (>
80%) menunjukkan penyimpanan obat digudang farmasi RS PKU Muhammadiyah
sudah efektif dan efisien, serta ketelitian petugas yang tinggi.
Sedangkan kesesuaian stok di rawat jalan menunjukan hasil kesesuaian stok
antara data fisik dan data computer yakni sebesar 38,83 % dan untuk kesesuaian stok
di rawat inap menunjukan hasil kesesuaian stok antara data fisik dan data computer
yakni sebesar 42,34 %. Hal ini menandakan bahwa di depo rawat inap dan rawat
jalan kesesuaian stoknya tidak sesuai target. Ketidaksesuaian antara jumlah fisik dan
data komputer dapat disebabkan karena:
1) Petugas lupa mencatat jumlah barang yang keluar dan atau masuk di kartu stok.
2) Petugas lupa atau belum meng-entry data keluar dan atau masuknya barang di
komputer.
3) Kesalahan dalam meletakkan barang.
4) Kesalahan dalam meng-entry pengeluaran.
5) Komputer mengalami gangguan atau keterbatasan dalam sistem komputer.
b. Death Stock
Death stock atau stok mati merupakan angka yang menunjukkan item
persediaan barang di gudang yang sudah lama tidak keluar atau tidak mengalami
transaksi berturut-turut selama minimal 90 hari atau tiga bulan. Death stock akan
menganggu cash flow dan meningkatkan biaya penyimpanan serta memakan lebih
banyak tempat yang seharusnya dapat dimanfaatkan untuk penyimpanan obat-obat
yang lain. Selain itu juga menghindari terjadinya obat-obat tersebut mendekati ED
yang nantinya berdampak pada kerugian rumah sakit. Evaluasi death stock dilakakan
26
dengan cara melihat tanggal terakhir pengeluaran/distribusi item obat pada komputer
untuk penyimpanan di depo rawat inap dan rawat jalan. Sedangkan untuk gudang
farmasi dilakukan dengan melihat tanggal obat keluar terakhir pada kartu stok dan
komputer. Indikator persentase obat death stock dengan standar/target yang
diterapkan sebesar ≤ 1% atau ≤ 3%. Sehingga semakin kecil persentase yang didapat
artinya jumlah obat yang death stock dapat dikendalikan. Persentase death stock
dapat didapatkan dari rumus:
% Deat h Stock= Jumlah Obat Deat hStockJumlahObat Branded
x100 %
Rincian hasil evaluasi death stock tablet branded gudang farmasi, depo rawat inap
dan rawat jalan RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta terlampir. Berikut adalah
perhitungan Persentase death stock stok:
1) Death stock di gudang = 29
523x100 %=5,5 %
2) Death stock di rawat inap = 84312
x100 %=26,92 %
3) Death stock di rawat jalan = 36291
x100 %=12,37 %
Dilihat dari nilai death stock dari gudang farmasi, rawat inap dan rawat jalan
yang memiliki persentase death stok > 1 % dan > 3 % menunjukkan bahwa obat
atau barang yang tidak mengalami transaksi berturut-turut selama minimal 90 hari
atau tiga bulan melebihi standar/ target. Tingginya nilai death stock dapat
berdampak pada tingginya biaya penyimpanan yang harus dikeluarkan. Persentase
death stock yang tinggi dapat disebabkan karena:
1) Peresepan dokter yang tidak patuh atau tidak mengacu pada formularium rumah
sakit, sehingga perlu adanya peningkatan sosialisasi penggunaan obat yang
sesuai dengan formularium rumah sakit.
2) Adanya jenis obat baru yang efek terapinya lebih baik.
3) Obat tersebut jarang digunakan atau sudah tidak digunakan lagi karena
perubahan pada formularium.
4) Kesalahan dalam tahap seleksi dan pengadaan,.
Penanganan untuk obat-obat death stock meliputi:
27
1) Obat-obat yang mengalami death stock sebaiknya diberi tanda khusus sehingga
petugas mudah mengontrolnya.
2) Meminta kepada dokter untuk meresepkan obat-obat yang mengalami death
stock tersebut sesuai indikasi tanpa menghalangi penggunaan obat yang rasional
sehingga dibutuhkan komunikasi yang baik antara dokter dan apoteker melalui
rapat PFT yang diadakan oleh rumah sakit.
3) Mutasi antar depo yang perputaran obatnya lebih cepat (misal ke depo Rawat
Jalan, Rawat Inap, IBS, IGD).
4) Obat-obat death stock tersebut nantinya bisa dijadikan acuan pada proses seleksi
obat untuk formularium rumah sakit dimana obat-obat tersebut perlu
dipertimbangkan lagi manfaatnya dalam keperluan terapi
c. Obat Hampir Kadaluarsa
Penyimpanan dengan cara yang benar penting dilakukan untuk menjaga
stabilitas dari suatu obat. Stabilitas suatu obat memiliki batas waktu tertentu. Obat-
obat yang sudah habis masa stabilitasnya dikatakan bahwa obat tersebut telah
kadaluarsa atau Expired Date (ED). Pada kegiatan ini, kategori untuk obat yang
hampir kadaluarsa yaitu obat-obat yang mempunyai expired date dalam kurun waktu
1 tahun mendatang. Evaluasi ini dilakukan dengan cara melihat tanggal kadaluarsa
langsung pada kemasan tiap item obat. Indikator persentase obat hampir kadaluarsa
dengan standar atau target yang ditetapkan adalah kurang dari 1%. Semakin kecil
nilai persentase obat hampir kadaluarsa yang didapat artinya jumlah obat yang
hampir kadaluarsa semakin dapat dikendalikan dan menunjukkan proses distribusi
obat berjalan dengan baik dan lancar sehingga rumah sakit tidak mengalami
kerugian. Persentase death stock dapat didapatkan dari rumus:
%Obat Hampir ED= JumlahObat Hampir EDJumlahObat Branded
x100 %
Rincian hasil evaluasi obat hampir ED untuk tablet branded di gudang farmasi, depo
rawat inap dan rawat jalan RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta terlampir. Berikut
adalah perhitungan persentase obat hampir ED:
1) Obat hampir ED di gudang = 16
523x100 %=3,05 %
28
2) Obat hampir ED di rawat inap = 11
312x100 %=3,52 %
3) Obat hampir ED di rawat jalan = 28
291x100 %=9,62%
Obat yang hampir kadaluarsa baik di gudang farmasi, depo rawat inap maupun
rawat jalan memiliki persentase > 1 %. Hal ini menunjukkan bahwa jumlah obat
yang hampir kadaluarsa di gudang, depo rawat inap dan rawat jalan melebihi standar
yang ada. Obat-obat yang hampir kadaluarsa tersebut perlu segera dilakukan
penanganan agar nantinya tidak menambah kerugian bagi RS. Penanganan untuk
obat-obat yang hampir kadaluarsa meliputi:
1) Obat tersebut harus lebih dahulu didistribusikan di logistik maupun di unit
pelayanan dan disegerakan untuk digunakan bila tidak dapat dikembalikan ke
supplier/ pemasok.
2) Mengembalikan perbekalan farmasi yang mendekati kadaluarsa ke pemasok/
supplier sesuai dengan MoU yang telah dibuat.
3) Meminta dokter untuk memprioritaskan penggunaan obat tersebut, sesuai
indikasi dengan tidak menghalangi pengobatan yang rasional.
d. TOR
Tujuan dalam manajemen persediaan obat di IFRS adalah tercapainya efisiensi
yaitu suatu keadaan dimana ketersediaan obat yang tidak menambah beban keuangan
baik biaya penyimpanan maupun biaya karena kelebihan persediaan. Efisiensi
persediaan diukur dengan besarnya nilai Turn over ratio (TOR). Perhitungan TOR
dilakukan untuk mengetahui berapa kali perputaran modal dalam 1 tahun. TOR yang
efisien untuk Rumah Sakit adalah 8-12 kali dalam setahun, namun TOR rumah sakit
yang paling baik adalah yang lebih dari 12.
Nilai TOR sangatlah penting dikendalikan untuk menghindari terjadinya stock
out dan juga penting dalam mengendalikan supayacash flow tidak lambat. Semakin
tinggi nilai TOR semakin efisien pengelolaan persediaan obat. Apabila TOR rendah,
berarti masih banyak stok obat yang belum keluar/ berputar sehingga mengakibatkan
penumpukan obat sehingga akan memperlambat cash flow. Risiko yang dihadapi
semakin besar akibat kerusakan barang yang tersimpan terlalu lama serta
meningkatkan biaya penyimpanan baik tempat maupun biaya perawatan. Namun jika
29
nilai TOR terlalu tinggi, dikhawatirkan akan terjadi stock out dimana gudang tidak
dapat memenuhi permintaan dari depo-depo karena permintaan yang terlalu cepat.
. Data yang dibutuhkan untuk menghitung TOR meliputi: persediaan awal,
pembelian, persediaan akhir, dan persediaan rata-rata. Rumus umum Turn Over
ratio adalah :
Turn Over Ratio (TOR) = HargaPokok Penjualan
Rata−rata Nilai P ersediaan
- Harga Pokok Penjualan = (Stok Awal + Pembelian) – Stok Akhir
- Rata – rata Nilai Persediaan = (Stok Awal+Stok Ak h ir)
2
Berikut adalah hasil perhitungan TOR RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
semester 1 tahun 2014 (Januari – Juni 2014
Tabel 4. Data Pembelian Obat Semester I Tahun 2014
No
Bulan Gudang Farmasi
Rawat Jalan Rawat Inap PKU II
1 Januari 3.494.776.652 977.011.494 878.208.094 1.431.350.304
2 Februari . 3.532.410.604 962.642.096 997.448.473 1.610.496.902
3 Maret 4.805.118.556 1.104.447.336
975.949.830 1.471.129.230
4 April 4.270.593.187 1.128.827.350
993.752.977 1.414.398.692
5 Mei 4.163.953.627 1.077.132.893
925.334.639 1.497.244.151
6 Juni 4.833.207.193 1.137.699.166
886.299.860 1.648.609.609
Jumlah 25.108.518.119 6.387.760.335
6.387.760.335 19.163.281.005
30
Tabel 5. Data Stok Obat Semester I Tahun 2014
No Unit Stok Awal
(Stok Opname Januari 2014)
Stok Akhir
(Stok Opname Juni 2014)
1 Gudang Farmasi
894.857.185 932.664.818
2 Rawat Jalan 384.099.948 422.699.959
3 Rawat Inap 614.089.226 570.178.921
4 PKU II 532.244.055 438.467.206
Rumus :
(Stok opname Januari 2014+Pembelian semester I )−Stok Opname Juni 2014Stok Opname Januari 2014+Stok Opname Juni 2014
2
Gudang Farmasi
TOR = [ (894.857 .185+25.108 .518 .119 )−932.664 .818]
[ (894.857 .185+932.664 .818 )/2] =
25.070.710 .486913.761.001,5
= 27,43 x 2 = 54,86
Rawat Jalan
TOR = [ (384.099 .948+6.387 .760 .335 )−422.699.959 ]
[ (384.099 .948+422.699 .959 ) /2] =
6.363.160 .324403.399 .953,5
=
15,77 x 2 = 31,54
31
Rawat Inap
TOR = [ (614.089 .226+6.387 .760 .335 )−570.178 .921]
[ (614.089 .226+570.178 .921 ) /2] =
6.431.670 .640592.134 .073,5
=
10,86 x 2 = 21.72
PKU II
TOR = [ (532.244 .055+19.163 .281.005 )−438.467.206 ]
[ (532.244 .055+438.467.206 )/2] =
19.257 .057 .854485.355 .630,5
= 39,67 x 2 = 79,34
Hasil dari perhitungan TOR diatas dapat dilihat bahwa TOR yang paling tinggi
adalah PKU II, yaitu 79,34 kali. Artinya gudang melakukan perputaran modal
sebanyak 79,34 kali pada tahun 2014. Pada unit lain, seperti gudang, rawat inap dan
rawat jalan, nilai TOR sudah lebih dari 12. Sehingga dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan stok yang ada di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta sudah cukup
efisien, baik pada gudang farmasi, rawat inap, rawat jalan, maupun Instalasi Farmasi
PKU II.
32
BLOK DISTRIBUSI WARD FLOOR STOCK
I. PENDAHULUAN
Apoteker bertanggung jawab terhadap pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit yang menjamin seluruh
rangkaian kegiatan perbekalan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta memastikan kualitas,
manfaat, dan keamanannya. Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan,
perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pemusnahan dan penarikan, pengendalian, dan administrasi yang diperlukan bagi
kegiatan Pelayanan Kefarmasian.
Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
harus dilaksanakan secara multidisiplin, terkoordinir dan menggunakan proses yang
efektif untuk menjamin kendali mutu dan kendali biaya. Dalam ketentuan Pasal 15
ayat (3) Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan
bahwa Pengelolaan Alat Kesehatan, Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai
di Rumah Sakit harus dilakukan oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu. Alat
Kesehatan yang dikelola oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu berupa alat medis
habis pakai/peralatan non elektromedik, antara lain alat kontrasepsi (IUD), alat pacu
jantung, implan, dan stent.
Sistem satu pintu adalah satu kebijakan kefarmasian termasuk pembuatan
formularium, pengadaan, dan pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai yang bertujuan untuk mengutamakan kepentingan pasien
melalui Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Dengan demikian semua Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang beredar di Rumah Sakit
merupakan tanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit, sehingga tidak ada
33
pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di
Rumah Sakit yang dilaksanakan selain oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
Dengan kebijakan pengelolaan sistem satu pintu, Instalasi Farmasi sebagai
satu-satunya penyelenggara Pelayanan Kefarmasian, sehingga Rumah Sakit akan
mendapatkan manfaat dalam hal:
a. pelaksanaan pengawasan dan pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai;
b. standarisasi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;
c. penjaminan mutu Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;
d. pengendalian harga Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;
e. pemantauan terapi Obat;
f. penurunan risiko kesalahan terkait penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai (keselamatan pasien);
g. kemudahan akses data Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang akurat;
h. peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit dan citra Rumah Sakit; dan
i. peningkatan pendapatan Rumah Sakit dan peningkatan kesejahteraan pegawai.
Rumah Sakit harus menyusun kebijakan terkait manajemen pengunaan Obat
yang efektif. Kebijakan tersebut harus ditinjau ulang sekurang-kurangnya sekali
setahun. Peninjauan ulang sangat membantu Rumah Sakit memahami kebutuhan dan
prioritas dari perbaikan sistem mutu dan keselamatan penggunaan Obat yang
berkelanjutan.
Rumah Sakit perlu mengembangkan kebijakan pengelolaan Obat untuk
meningkatkan keamanan, khususnya Obat yang perlu diwaspadai (high-alert
medication). High-alert medication adalah Obat yang harus diwaspadai karena sering
menyebabkan terjadi kesalahan/kesalahan serius (sentinel event) dan Obat yang
berisiko tinggi menyebabkan Reaksi Obat yang Tidak Diinginkan (ROTD). Kelompok
Obat high-alert diantaranya:
a. Obat yang terlihat mirip dan kedengarannya mirip (Nama Obat Rupa dan Ucapan
Mirip/NORUM, atau Look Alike Sound Alike/LASA).
b. Elektrolit konsentrasi tinggi (misalnya kalium klorida 2meq/ml atau yang lebih pekat,
kalium fosfat, natrium klorida lebih pekat dari 0,9%, dan magnesium sulfat =50% atau lebih
pekat).
c. Obat-Obat sitostatika.
34
A. Kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
meliputi:
1. Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai ini berdasarkan:
a. formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi
b. standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang telah
ditetapkan
c. pola penyakit
d. efektifitas dan keamanan
e. pengobatan berbasis bukti
f. mutu
g. harga
h. ketersediaan di pasaran
Formularium Rumah Sakit disusun mengacu kepada Formularium Nasional.
Formularium Rumah Sakit merupakan daftar Obat yang disepakati staf medis, disusun
oleh Tim Farmasi dan Terapi (TFT) yang ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit.
Formularium Rumah Sakit harus tersedia untuk semua penulis Resep, pemberi
Obat, dan penyedia Obat di Rumah Sakit. Evaluasi terhadap Formularium Rumah
Sakit harus secara rutin dan dilakukan revisi sesuai kebijakan dan kebutuhan Rumah
Sakit.
Penyusunan dan revisi Formularium Rumah Sakit dikembangkan berdasarkan
pertimbangan terapetik dan ekonomi dari penggunaan Obat agar dihasilkan
Formularium Rumah Sakit yang selalu mutakhir dan dapat memenuhi kebutuhan
pengobatan yang rasional.
Tahapan proses penyusunan Formularium Rumah Sakit:
a. membuat rekapitulasi usulan Obat dari masing-masing Staf Medik Fungsional (SMF)
berdasarkan standar terapi atau standar pelayanan medik;
b. mengelompokkan usulan Obat berdasarkan kelas terapi;
c. membahas usulan tersebut dalam rapat Tim Farmasi dan Terapi (TFT), jika diperlukan
dapat meminta masukan dari pakar;
35
d. mengembalikan rancangan hasil pembahasan Tim Farmasi dan Terapi (TFT), dikembalikan
ke masing-masing SMF untuk mendapatkan umpan balik;
e. membahas hasil umpan balik dari masing-masing SMF;
f. menetapkan daftar Obat yang masuk ke dalam Formularium Rumah Sakit;
g. menyusun kebijakan dan pedoman untuk implementasi; dan
h. melakukan edukasi mengenai Formularium Rumah Sakit kepada staf dan melakukan
monitoring.
Kriteria pemilihan Obat untuk masuk Formularium Rumah Sakit:
a. mengutamakan penggunaan Obat generik;
b. memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang paling menguntungkan penderita;
c. mutu terjamin, termasuk stabilitas dan bioavailabilitas;
d. praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan;
e. praktis dalam penggunaan dan penyerahan;
f. menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh pasien;
g. memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang tertinggi berdasarkan biaya
langsung dan tidak lansung; dan
h. Obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman (evidence based medicines)
yang paling dibutuhkan untuk pelayanan dengan harga yang terjangkau.
Dalam rangka meningkatkan kepatuhan terhadap formularium Rumah Sakit,
maka Rumah Sakit harus mempunyai kebijakan terkait dengan penambahan atau
pengurangan Obat dalam Formularium Rumah Sakit dengan mempertimbangkan
indikasi penggunaaan, efektivitas, risiko, dan biaya.
2. Perencanaan Kebutuhan
Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan
periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat
jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.
Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan
menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar
36
perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi
metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:
a. anggaran yang tersedia;
b. penetapan prioritas;
c. sisa persediaan;
d. data pemakaian periode yang lalu;
e. waktu tunggu pemesanan; dan
f. rencana pengembangan.
3. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan
perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan,
jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu.
Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan,
penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana,
pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak,
pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran.
Untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan maka jika proses
pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di luar Instalasi Farmasi harus melibatkan
tenaga kefarmasian.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai antara lain:
a. bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa;
b. bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS);
c. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus mempunyai Nomor
Izin Edar; dan
d. expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain).
Rumah Sakit harus memiliki mekanisme yang mencegah kekosongan stok Obat yang secara
normal tersedia di Rumah Sakit dan mendapatkan Obat saat Instalasi Farmasi tutup.
37
Pengadaan dapat dilakukan melalui:
a. Pembelian
Untuk Rumah Sakit pemerintah pembelian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan ketentuan pengadaan barang dan
jasa yang berlaku.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah:
1) kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai, yang meliputi
kriteria umum dan kriteria mutu Obat;
2) persyaratan pemasok;
3) penentuan waktu pengadaan dan kedatangan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai; dan
4) pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.
b. Produksi Sediaan Farmasi
Instalasi Farmasi Rumah Sakit dapat memproduksi sediaan tertentu apabila:
1) Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran;
2) Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri;
3) Sediaan Farmasi dengan formula khusus;
4) Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking;
5) Sediaan Farmasi untuk penelitian; dan
6) Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat baru (recenter
paratus).
Sediaan yang dibuat di Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan mutu dan terbatas hanya
untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di Rumah Sakit tersebut.
c. Sumbangan/Dropping/Hibah
Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap
penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai sumbangan/dropping/ hibah.
38
Seluruh kegiatan penerimaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai dengan cara sumbangan/dropping/hibah harus disertai dokumen
administrasi yang lengkap dan jelas. Agar penyediaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat membantu pelayanan kesehatan,
maka jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus
sesuai dengan kebutuhan pasien di Rumah Sakit. Instalasi Farmasi dapat memberikan
rekomendasi kepada pimpinan Rumah Sakit untuk mengembalikan/menolak
sumbangan/dropping/hibah Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai yang tidak bermanfaat bagi kepentingan pasien Rumah Sakit.
4. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,
jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat
pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan
barang harus tersimpan dengan baik.
5. Penyimpanan
Setelah barang diterima di Instalasi Farmasi perlu dilakukan penyimpanan
sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas dan
keamanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai
dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan kefarmasian yang dimaksud meliputi
persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban, ventilasi, dan
penggolongan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.
Komponen yang harus diperhatikan antara lain:
a. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan Obat diberi label yang secara
jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan dibuka, tanggal kadaluwarsa dan
peringatan khusus;
b. elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali untuk kebutuhan
klinis yang penting;
39
c. elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan pasien dilengkapi dengan
pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan pada area yang dibatasi ketat
(restricted) untuk mencegah penatalaksanaan yang kurang hati-hati; dan
d. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang dibawa oleh pasien
harus disimpan secara khusus dan dapat diidentifikasi.
Instalasi Farmasi harus dapat memastikan bahwa Obat disimpan secara benar
dan diinspeksi secara periodik.
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang harus disimpan
terpisah yaitu:
a. bahan yang mudah terbakar, disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda khusus bahan
berbahaya
b. gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaaan untuk
menghindari kesalahan pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan tabung gas medis kosong
terpisah dari tabung gas medis yang ada isinya. Penyimpanan tabung gas medis di ruangan
harus menggunakan tutup demi keselamatan.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk
sediaan, dan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
dan disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out
(FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen.
Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak
ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah
terjadinya kesalahan pengambilan Obat.
Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan Obat emergensi
untuk kondisi kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus mudah diakses dan
terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.
Pengelolaan Obat emergensi harus menjamin:
a. jumlah dan jenis Obat sesuai dengan daftar Obat emergensi yang telah ditetapkan;
b. tidak boleh bercampur dengan persediaan Obat untuk kebutuhan lain;
c. bila dipakai untuk keperluan emergensi harus segera diganti;
d. dicek secara berkala apakah ada yang kadaluwarsa; dan
e. dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.
40
6. Pendistribusian
Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien dengan tetap
menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu. Rumah Sakit harus
menentukan sistem distribusi yang dapat menjamin terlaksananya pengawasan dan
pengendalian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di unit
pelayanan.
Sistem distribusi di unit pelayanan dapat dilakukan dengan cara:
a. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock)
1) Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai untuk
persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola oleh Instalasi Farmasi.
2) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang disimpan di ruang
rawat harus dalam jenis dan jumlah yang sangat dibutuhkan.
3) Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola (di atas jam
kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan kepada penanggung jawab ruangan.
4) Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stock kepada petugas
farmasi dari penanggung jawab ruangan.
5) Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan interaksi Obat pada
setiap jenis Obat yang disediakan di floor stock.
b. Sistem Resep Perorangan
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai berdasarkan Resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui
Instalasi Farmasi.
c. Sistem Unit Dosis
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai berdasarkan Resep perorangan yang disiapkan dalam unit dosis tunggal atau
ganda, untuk penggunaan satu kali dosis/pasien. Sistem unit dosis ini digunakan untuk
pasien rawat inap.
d. Sistem Kombinasi
41
Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai bagi pasien rawat inap dengan menggunakan kombinasi a + b atau b + c
atau a + c.
Sistem distribusi Unit Dose Dispensing (UDD) sangat dianjurkan untuk pasien rawat inap
mengingat dengan sistem ini tingkat kesalahan pemberian Obat dapat diminimalkan sampai
kurang dari 5% dibandingkan dengan sistem floor stock atau Resep individu yang mencapai
18%.
Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien
dengan mempertimbangkan:
a. efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada; dan
b. metode sentralisasi atau desentralisasi.
7. Pemusnahan dan Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai
Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai bila:
a. produk tidak memenuhi persyaratan mutu;
b. telah kadaluwarsa;
c. tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan
ilmu pengetahuan; dan
d. dicabut izin edarnya.
Tahapan pemusnahan Obat terdiri dari:
a. membuat daftar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang akan
dimusnahkan;
b. menyiapkan Berita Acara Pemusnahan;
c. mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait;
d. menyiapkan tempat pemusnahan; dan
42
e. melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta peraturan yang
berlaku.
Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Badan Pengawas Obat dan
Makanan (BPOM). Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai dilakukan oleh BPOM atau pabrikan asal. Rumah Sakit harus mempunyai
sistem pencatatan terhadap kegiatan penarikan.
8. Pengendalian
Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Pengendalian
penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat
dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi
(TFT) di Rumah Sakit.
Tujuan pengendalian persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai adalah untuk:
a. penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;
b. penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi;
c. memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta pengembalian
pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
Cara untuk mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai adalah:
a. melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving);
b. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut
(death stock);
c. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
9. Administrasi
Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk
memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu.
Kegiatan administrasi terdiri dari:
a. Pencatatan dan Pelaporan
43
Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang meliputi perencanaan kebutuhan,
pengadaan, penerimaan, pendistribusian, pengendalian persediaan, pengembalian,
pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai. Pelaporan dibuat secara periodik yang dilakukan Instalasi Farmasi dalam
periode waktu tertentu (bulanan, triwulanan, semester atau pertahun).
Jenis-jenis pelaporan yang dibuat menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku.
Pencatatan dilakukan untuk:
1) persyaratan Kementerian Kesehatan/BPOM;
2) dasar akreditasi Rumah Sakit;
3) dasar audit Rumah Sakit; dan
4) dokumentasi farmasi.
Pelaporan dilakukan sebagai:
1) komunikasi antara level manajemen;
2) penyiapan laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di Instalasi Farmasi; dan
3) laporan tahunan.
b. Administrasi Keuangan
Apabila Instalasi Farmasi Rumah Sakit harus mengelola keuangan maka perlu
menyelenggarakan administrasi keuangan.
Administrasi keuangan merupakan pengaturan anggaran, pengendalian dan
analisa biaya, pengumpulan informasi keuangan, penyiapan laporan, penggunaan
laporan yang berkaitan dengan semua kegiatan Pelayanan Kefarmasian secara rutin
atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan.
c. Administrasi Penghapusan
Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak terpakai karena
kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan
44
penghapusan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai kepada
pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.
B. Manajemen Risiko Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai
Manajemen risiko merupakan aktivitas Pelayanan Kefarmasian yang dilakukan
untuk identifikasi, evaluasi, dan menurunkan risiko terjadinya kecelakaan pada pasien,
tenaga kesehatan dan keluarga pasien, serta risiko kehilangan dalam suatu organisasi.
Manajemen risiko pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai dilakukan melalui beberapa langkah yaitu:
1. Menentukan konteks manajemen risiko pada proses pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.
2. Mengidentifikasi Risiko
Beberapa risiko yang berpotensi terjadi dalam pengelolaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara lain:
a. ketidaktepatan perencanaan kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai selama periode tertentu;
b. pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tidak melalui
jalur resmi;
c. pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
belum/tidak teregistrasi;
d. keterlambatan pemenuhan kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai;
e. kesalahan pemesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
seperti spesifikasi (merek, dosis, bentuk sediaan) dan kuantitas;
f. ketidaktepatan pengalokasian dana yang berdampak terhadap pemenuhan/ketersediaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;
g. ketidaktepatan penyimpanan yang berpotensi terjadinya kerusakan dan kesalahan dalam
pemberian;
h. kehilangan fisik yang tidak mampu telusur;
i. pemberian label yang tidak jelas atau tidak lengkap; dan
j. kesalahan dalam pendistribusian.
45
3. Menganalisa Risiko
Analisa risiko dapat dilakukan kualitatif, semi kuantitatif, dan kuantitatif.
Pendekatan kualitatif dilakukan dengan memberikan deskripsi dari risiko yang terjadi.
Pendekatan kuantitatif memberikan paparan secara statistik berdasarkan data
sesungguhnya.
4. Mengevaluasi Risiko
Membandingkan risiko yang telah dianalisis dengan kebijakan pimpinan
Rumah Sakit (contoh peraturan perundang-undangan, Standar Operasional Prosedur,
Surat Keputusan Direktur) serta menentukan prioritas masalah yang harus segera
diatasi. Evaluasi dapat dilakukan dengan pengukuran berdasarkan target yang telah
disepakati.
5. Mengatasi Risiko
Mengatasi risiko dilakukan dengan cara:
a. melakukan sosialisasi terhadap kebijakan pimpinan Rumah Sakit;
b. mengidentifikasi pilihan tindakan untuk mengatasi risiko;
c. menetapkan kemungkinan pilihan (cost benefit analysis);
d. menganalisa risiko yang mungkin masih ada; dan
e. mengimplementasikan rencana tindakan, meliputi menghindari risiko, mengurangi risiko,
memindahkan risiko, menahan risiko, dan mengendalikan risiko.
II.PEMBAHASAN
A. DISTRIBUSI WARD FLOOR STOCK
1. Tujuan Pembelajaran
Dapat menjelaskan sistem distribusi Ward Floor Stock (kelebihan dan
kekurangan)
Dapat menjelaskan jenis obat yang bisa disediakan sebagai ward floor stock
Dapat menjelaskan peran tenaga farmasi dalam system distribusi ward floor
stock
Dapat melakukan pengendalian inventory perbekalan farmasi di ruangan
2. Kegiatan
46
Mengamati proses distribusi ward floor stock dan jenis obat/alkes di Kamar
Operasi dan IGD
Ikut melakukan proses monitoring perbekalan farmasi di ruangan IGD dan
Kamar Operasi
3. Dasar Teori
Pendistribusian merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah
sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat
jalan serta untuk menunjang pelayanan medis (Anonim, 2006). Ward Floor Stock
adalah sistem distribusi dimana obat atau alkes disimpan langsung di ruangan dengan
macam dan jumlah obat yang telah ditentukan. Sistem ini memungkinkan perbekalan
farmasi tersedia bila diperlukan misal untuk persediaan obat-obat emergency.Ward
floor stock berfungsi untuk mendapatkan sistem stok obat yang aman dan efisien di
area keperawatan. Salah satu kriteria obat yang efektif untuk didistribusikan secara
ward floor stock adalah obat-obat yang digunakan untuk kepentingan emergensi (Hite,
2012).
Prinsip perencanaan Ward Floor Stock :
a. Obat yang disediakan harus sesuai dengan Formularium Rumah Sakit yang ada
b. Obat yang disediakan adalah obat-obat yang memang banyak dibutuhkan di IGD
(Alat Kesehatan emergency)
c. Jumlah persediaan disesuaikan dengan jumlah stock maksimum dan minimum
Keuntungan Ward Floor stock :
a. Selalu ada persediaan obat obatan yang siap pakai untuk pasien, terutama obat
obatan yang sifatnya life saving.
b. Dapat mengurangi kemungkinan adanya pengembalian obat yang tidak habis
dipakai ke instalasi farmasi.
c. Mengurangi jumlah transaksi pesanan obat.
d. Mengurangi jumlah kebutuhan personil farmasi
Kekurangan Ward Floor Stock :
a. Meningkatkan kemungkinan terjadinya medication errors, misalnya obat tertukar
terutama pada saat penyerahan obat karena dilakukan oleh perawat dan bukan
farmasis.
47
b. Meningkatkan persediaan obat di pos perawatan sehingga besar kemungkinan
terjadinya penumpukan stok obat di pos perawatan, hal ini akan membutuhkan
ruangan yang lebih besar.
c. Memperbesar kemungkinan kebocoran obat karena tidak ada pengawasan dari
farmasis.
d. Meningkatkan kemungkinan terjadinya kerusakan obat karena cara penyimpanan
yang tidak benar.
e. Meningkatkan kebutuhan modal tambahan untuk fasilitas penyimpanan obat.
Mengakibatkan waktu dan beban kerja perawat meningkat karena harus
menangani obat-obatan selain merawat pasien
4. Pembahasan
a. Instalasi Gawat Darurat (IGD)
Alur pengadaan obat yang dilakukan di IGD adalah:
- PerencanaanPerencanaan dilakukan setahun sekali 1 thn yaitu pada akhir tahun dan alat
kesehatan. Metode yang diterapkan adalah metode konsumsi tahun lalu + 10%, serta diakukan penyesuaian terhadap standar obat IGD. Macam dan item obat merujuk formularium, selain formula standar obat IGD
- Pengadaan
Waktu pengadaan terjadwal sesuai hari ada 2 waktu yaitu selasa-jum’at order
gudang. Membuat daftar permintaan barang ke gudang Farmasi setiap hari selasa dan
jumat. Permintaan disesuaikan dengan jumlah stok minimum dan maksimum tiap item
obat. Stok minimum ditentukan dengan cara 2x konsumsi per hari dan stok
maksimum 4x konsumsi per hari. Pengiriman barang ke IGD dengan bukti pengiriman
dan bukti serah terima barang yang ditanda tangan penanggung jawab IGD dan
penanggung jawab gudang. Daftar Permintaan barang diterima di gudang dan
dilakukan penyiapan serta dokumentasi oleh pihak gudang. Barang diterima oleh TTK
dan barang yang datang segera didata pada kartu stok. Kemudian dicek pengeluaran
barang setiap paginya dan dicatatat pada kartu stok sebagai bukti pengeluaran selama
satu hari Apabila terdapat kekurangan maka dapat dilakukan order tambahan.Apabila
persediaan di gudang habis, maka pihak IGD dapat melakukan permintaan ke Instalasi
Farmasi Rawat Inap sesuai ketentuan berlaku. Untuk alkes dapat dilakukan
pemesanan 3 hari
48
- Penyimpanan.Terdapat Gudang Kecil untuk menyimpan obat-obatan. Stok dilakukan perhari.
Penyimpanan yang dilakukan pada suhu dingin yaitu serum, ABU, anti rabies. Terdapat pula ruang resusitasi yang terdapat obat-obat life saving, dan alkes.
Penyimpanan psikotropik dan narkotik disimpan di lemari 1 pintu terkunci, Untuk penyimpanan narkotik sebaiknya disimpan dengan lemari 2 pintu. Terdapat pula infus warmer yang digunakan untuk menghangatkan infus agar siap dgunakan. Suhu infus warmer adalah 30ᵒC Penjelasannya akan dibahas sebagai berikut :
Setelah barang-barang yang dipesan dari gudang telah datang, maka dilakukan
pengecekan antar kedua belah pihak untuk melihat kelengkapan barang yang telah
dipesan.Setelah itu, dilakukan prosedur penyimpanan. Berdasarkan tempat
penyimpanannya bisa dibedakan menjadi:
a. Suhu ruangan biasa
Obat-obat yang disimpan pada suhu ruangan biasa adalah obat-obat yang
berupa tablet serta injeksi. Obat-obat ini memang disarankan untuk disimpan di
suhu ruangan.Metode yang digunakan untuk penyimpanannya adalah two bin
system yaitu menyediakan 2 tempat penyimpanan yang berbeda untuk tujuan
yang berbeda pula. Tempat penyimpanan I digunakan untuk kebutuhan sehari-
hari, sedangkan tempat penyimpanan II digunakan sebagai cadangan serta
stock apabila kebutuhan sehari-hari meningkat. Setiap paginya TTK
berkewajiban untuk memperkirakan kebutuhan harian obat yang akan
digunakan, kebutuhan tersebut diambilkan dari tempat penyimpanan II dan
disimpan di penyimpanan I. Apabila malam harinya ternyata persedian di
penyimpanan I habis maka perawat dapat lagsung mengambil dari persediaan
di tempat penyimpanan II dengan syarat melaporkannya ke TTK pada keesok
harinya.
b. Infus warmer
Infus warmer digunakan untuk menyimpan infuse agar infuse tetap hangat
sesuai suhu normal tubuh. Infus warmer ini diset agar suhu maksimal adalah 30
C, apabila suhu mencapai 30 maka infuse warmer akan otomatis mati dan
menyala kembali setelah suhu kembali normal. Penggunaan infuse hangat ini
ditujukan untuk pasien-pasien yang memerlukan tindakan resusitasi, seperti
pasien hiperglikemik.
c. Kulkas
49
Kulkas ditujukan untuk penyimpanan vaksin maupun obat-obatan yang harus
disimpan pada suhu sejuk yaitu berkisar antara 2-8 C agar tidak rusak. Obat-
obatan yang disimpan di kulkas seperti Tetagam (anti tetanus tanpa skin test),
ATS (anti tetanus dengan skin test), Insulin iv.
d. Lemari Narkotik dan Psikotropik
Lemari narkotika dan psikotropika diletakkan dalam 1 lemari lemari 1
pintu .Pengeluaran narkotika dan psikotropika harus ditulis juga di rekam
medis dan dilengkapi dengan resep.Dalam pemusnahannya maupun
pelaporannya dijadikan satu dengan instalasi farmasi rawat jalan.
e. Troley Emergency
Troley emergency adalah troli yang digunakan untuk menyimpan obat-obat life
saving sepertiepinefrin, atropin, cedocard, lidokain, dan lainnya.Troley ini
diletakan di ruang resusitasi dan setiap pagi jumlahnya selalu dicek dan
dilengkapi.
Dalam pengendalian jumlah obat-obatan yang ada di dalam Instalasi Gawat darurat
maka dilakukan pengisiam kartu stock. Pengisian kartu ini dilakukan oleh TTK setiap
paginya karena TTK yang bertugas di IGD hanya satu orang dan shift pagi saja. Cara
pengisian kartu stock yaitu dengan cara melihat jumlah obat yang tersisa dalam
penyimpanan I serta mencocokan dengan rekam medis pasien untuk melihat kebutuhan
obatnya. Kelemahan dari sistem ini adalah tingginya kebocoran karena tidak ada
pengawasan langsung dari TTK.Selain itu karena kesibukan dari perawat maka
seringkali obat-obatan yang digunakan tidak tercatat dalam rekam medis sehingga
membutuhkan penelusuran lebih lanjut untuk melihat dimana kebocoran obat itu terjadi.
Pada pengelolaan obat, hal yang penting dilakukan pada distribusi ward floor stock
adalah mengelola obat-obat yang mendekati kadaluarsa (expired date). Stock opname
dilakukan tiga bulan sekali dengan pembuatan laporan dan sebelum tanggal kadaluarsa
obat harus segera diinformasikan kepada pihak gudang farmasi untuk tindakan
selanjutnya, bisa juga melalui koordinasi dengan dokter sehingga obat-obatan yang
hampir ED itu digunakan terlebih dahulu untuk menangani kasus. Pelaporan yang
dilakukan di IGD ada 4 macam yaitu pelaporan stock opname yang dilakukan tiap 3
bulan, pelaporan obat ED yang berbarengn dengan stock opname, pelaporan narkotik dan
psikotropik tiap bulan serta pelaporan kekayaan IGD dari alkes serta obat-obatan yang
dilaporkan tiap akhir bulan.
50
- Distribusi.
Distribusi dari UGD ke pasien berdasarkan hasil diagnosa. Distribusi bis adalam bentuk paket injeksi dan obat. Distribusi obat tidak menggunakan resep dokter kecuali psikotropik dan narkotik.
Untuk rawat jalan maka dilihat list tata laksana kemudian dientri di komputer dan setelah mengurusi administrasi kemudian dapat pulang. Untuk rawat inap, tata laksana ditulis material yang dibutuhkan.
- UseAlur obat dari IGD ke pasien adalah sebagai berikut : Pasien yang datang ke
IGD yang membutuhkan obat-obatan serta tindakan di catat dalam lembar merah.
Dalam lembar merah tersebut sudah terdapat jenis tindakan serta obat-obat apa saja
yang telah digunakan. Tugas dari TTK adalah mencatat alat kesehatan serta obat-
obatan yang digunakan di setiap tindakan serta mencocokannya dengan jumlah barang
yang keluar dari tempat penyimpanan.
Selain itu dilakukan perhatian pada bentuk sediaan yaitu:
Pantoprazole > di Infus iv idmixturePantoprazol + NaCl 100 CcmisalnyaCeftriakson diencerkan
- Pelaporan:Stok opname dilakukan 3 bulan sekali yang berupa : Stock opname 3 bulan sekali yaitu:
- Jumlah Obat- ED 3 bulan kedepan- Psikotropik +Narkotik 1 bulan- Keuangan akhir bulan
Ketersedian obat-obatan di Instalasi Gawat Darurat cukup banyak sehingga
untuk memudahkan obat dikelompokan berdasarkan kegawatdaruratannya yaitu :
a. Life Saving
Obat yang diperlukan pada keadaan gawat darurat untuk menyelamatkan jiwa atau
mencegah terjadinya kematian dan kecacatan seumur hidup.Obat ini ditempatkan
di troli khusus emergensi yang memiliki roda agar secara teknis mudah
51
digerakanuntuk mempercepat pelayanan kegawat daruratan. Troli emergensi
diletakkan di ruang resusitasi karena memang ruang tersebut yang paling banyak
menggunakan obat-obat life saving.
Tabel 7. Obat-Obat life saving di IGD
No Golongan
Nama Obat Stok minimum Stok maksimum1. Life saving 1 Atropin sulfas inj 30 60 2 Cordarone inj 2 5 3 Kalmethasone inj 10 30 4 Dextrosa 40 % 10 20 5 Dobutamin inj 1 1 6 Dopamin inj 2 5 7 Ephineprin inj 20 50 8 Fargoxin inj 3 5 9 Meylon 3 5 10 Cedocard inj 3 5 11 CPG tablet 20 50 12 Cedocard 5 tablet 10 50 13 Ascardia 160 tablet 20 50 14 Aspilet 80 tablet 10 20 15 Digoxin tablet 10 20 16 Morphin inj 1 2 17 Stesolid inj 3 5
18 Stesolid rect. 5 mg 3 5
19 Stesolid rect. 10 mg 3 5
b. Regular Emergency
Obat yang umum digunakan sebagai terapi simptomatik seperti analgetik,
antispasmodic, anti hipertensi serta lain-lain.Obat-obat ini digunakan untuk
mengurangi keluhan yang dirasakan secara cepat seperti Antrain Injeksi yang
digunkan untuk mengurangi rasa sakit.Yang termasuk kedalam golongan obat
regular emergensi meliputi :
Tabel 8. Obat-Obat regular emergency di IGD
2 Regular emergency Nama Obat Stok minimum Stok maksimum 1 Cepezet inj 2 5
52
2 Pethidin inj 2 5 3 Alinamin F inj 5 10 4 Aminophyllin inj 5 24 5 Amoxan 1 g inj 2 3 6 Anti Bisa Ular inj 1 2
7Antrain inj/Novalgin 20 50
8Asam tranexamat inj 5 15
9 ATS 1500 10 20 10 Brainact 500 inj 5 15 11 Scopamin inj 10 20 12 Ca Gluconas 10% 2 5 13 Ceftriaksone 1 g inj 5 15 14 Ergotika inj 5 20 15 Furosemide inj 10 30 16 Ikadryl inj 10 30 17 Kanamycin 1 g inj 5 15 18 Ketessse inj 5 20 19 Ketorolax inj 25 60 20 Lasix inj 10 30 21 Lidocain inj 50 150 22 Miloz 5 mg inj 23 Voltaren inj 24 Bricasma inj
25Verorub inj/anti rabies
26 Phenobarbital inj 27 Narfoz inj 10 30 28 Ondansentron inj 15 30 29 Paramidon inj 3 6 30 Phenytoin inj 5 15 31 Pirasetam 3 g inj 5 10 32 Plasminex 500 inj 5 15 33 Rantin inj 15 30 34 Ranitidin inj 15 30 35 Citicholin 500 inj 10 15 36 Tetagam Inj 37 Tomit inj 10 30 38 Torasic inj 10 30 39 Tramadol inj 10 20 40 Vitamin k inj 5 20 41 Asering inf 40 80 42 NaCL 100 mg inf 5 10 43 NaCl 500 mg inf 20 40 44 Dextrose 5 % 10 30 45 Farmandol inf 1 3
53
46Haemacel inf/ Fimahaes 1 2
47 KAEN 3A inf 3 5 48 KAEN 3B inf 3 5 49 Manitol 250 mg 3 10 50 Piracetam 12 g 1 3 51 Metronidazol inf 1 2 52 Ringer Lactat inf 30 80 53 D 1/4 S inf 3 5 54 D1/2 S inf 3 5 55 Fabivent nebules 5 15 56 Flixotide nebules 25 50 57 Ventolin nebules 30 60 58 Pulmicort respules 5 15
59Propyretic 160 suppo 5 15
60 Profenid suppo 5 15
3. Alat kesehatan (alkes) dan barang habis pakai
Alat kesehatan adalah adalah alat-alat kesehatan yang digunakan untuk melayani
pelayanan kegawatdaruratan yang ada di IGD, sedangkan barang habis pakai
adalah barang yang langsung habis atau yang ditujukan untuk sekali pemakaian
untuk melayani pasien di IGD. Namun untuk beberapa salep seperti Ikamecetin
ZM, Ikamecetin ZM, serta KY Jelly pemakaiannya digunakan berulang karena
kebutuhan setiap pasiennnya hanya sedikit. Berikut adalah alat-alat kesehatan
serta barang medis habis pakai yang tersedia di Instalasi Gawat Darurat.
Tabel 9. Alat kesehatan di IGD
3Alkes/Bahan Habis Pakai Nama Obat Stok minimum Stok maksimum
1 Ikamicetin ZK 2 5 2 Ikanicetin ZM 1 3 3 KY Jelly 1 3 4 Thrombopop gel 1 3 5 NRM Dewasa 3 6 6 NRM Anak 3 5 7 Cervical Collar XL 1 1 8 Cervical Collar L 1 1 9 Cervical Collar M 1 2 10 Cervical Collar 5 1 1 11 Coban/Elastomul 2 4
54
12 Combopack infuse 5 15 13 Condom M 5 10 14 Darvantulle 1 2 15 Kertas EKG 2 4 16 Electrode 20 70 17 ET no. 7,5 2 5 18 ET no.7 2 5 19 ET no. 6,5 1 2 20 ET no. 6 1 2 21 ET no. 5,5 1 2 22 ET no.5 1 1 23 ET no. 4,5 1 1 24 ET no. 4 1 1 25 ET no. 3,5 1 1 26 ET no. 3 1 1 27 ET no. 2,5 1 1 28 Folley cath. 8 2 5 29 Folley cath. 10 2 5 30 Folley cath. 12 2 5 31 Folley cath. 14 2 5 32 Folley cath. 16 10 20 33 Folley cath. 18 5 10 34 Feeding tube no.8 1 2 35 Feeding tube no.10 1 2 36 NGT no.12 2 5 37 NGT no.14 2 5 38 NGT no 16 2 8 39 NGT no. 18 2 5 40 Mayo no 00 1 1 41 Mayo no. 0 1 1 42 Mayo no.1 1 1 43 Mayo no.2 2 5 44 Mayo no. 3 2 5 45 Mayo no.4 1 1 46 Handscoen steril 7,5 10 50 47 Handscoen non steril 200 500 48 Infuset Adult 70 150 49 Infuset Paed 10 50 50 Tranfusi set 50 100 51 Injection plug 1 5 52 IV cath no. 20 30 70 53 IV cath no. 22 50 150 54 IV cath no. 24 30 70 55 IV cath no. 26 3 5 56 IV cath no. 14 2 5 57 Spuit 10 ml 50 150 58 Spuit 5 ml 50 150
55
59 Spuit 3 ml 100 300 60 Spuit Insulin 25 100 61 Micromisk Adult 3 6 62 Mikromisk Paed 3 6 63 Urine Bag 10 30 64 Masker dispo 25 100 65 Pampers L 3 6 66 Perfusor syringe 1 3 67 Perfusor tubing 1 3 68 Fixomol 1 3 69 Leucoplast 1 3 70 Jarum 25 50 100 71 Leucocrep besar 3 6 72 Leucocrep sedang 4 12 73 Leucocrep kecil 4 12 74 Otilon TT 1 1 75 Cendo pantocain TT 1 1 76 Catgut plain 3-0 1 1 77 Catgut plain 2-0 1 1 78 Catgut plain 4-0 1 1 79 Silk 4-0 1 1 80 Silk 3-0 1 1 81 Silk 2-0 1 1 82 Dermalon 5-0 2 5 83 Dermalon 4-0 5 15 84 Dermalon 3-0 5 15 85 Mess 23 25 100 86 Alkohol 70% 1000 2000 87 Perhidrol 3% 1000 2000 88 Povidon iodin 500 1000 89 Glycerin 500 1000 90 Softaman 500 1000 91 Hibiscrup 500 1500 92 Alkohol swab 2 5 93 Suction cath no. 12 1 2 94 Suction cath no. 14 1 2
95Thorasic chrocard+suction con. Tube
96 Jarum mani 28/24 97 Pehacain inj 98 Arm Silling 99 Feeding tube no. 5
Tabel 10. Daftar obat dan alkes pada ruang resusitasi dan emergency kit di IGD
4. Trolley emergency
56
4.
Trolley emergency dan alkes ruang resusitasi Nama Obat Jumlah Keterangan
1 mayo 2 laringscope 3 Trache suction 4 NRM 5 Tracheostomy 6 Ambu bag set 7 Infus pump 8 Syringe 9 Monitor ekg 10 Ventilator 11 CPR Board 12 Set partus 13 set neonatus 14 set tracheostomy 15 O2
16Psikotropik dan narkotik
17 epinephrine inj 25 ampul
obat-obat emergency
18 Atropine inj 25 ampul 19 cordarone 150 mg 5 ampul 20 cedocard 5 ampul 21 lidocain 10 ampul 22 Calcium Gluconas 5 ampul 23 Dextrose 40% 5 bh 24 Meylon 5 bh 25 Ascardia 160 mg 20 tab 26 Cedocard 5 mg 20 tab
27Xylocaine pum spray 1 bh
28 Blue sensor 20 bh 29 Spuit 3 ml 3 bh 30 Spuit 5 ml 3 bh 31 Spuit 10 ml 3 bh 32 Handschoon 5 bh 33 Masker 5 bh 34 kacamata 1 Bh
Layout IGD
57
Gambar 6. Layout IGD
Keterangan :
B1-B7 : Bed
D : Ruang resusitasi
A1,A2,A3 :Pintu keluar masuk
C1, C2 : Meja administrasi
F : Infus warmer
G1,G2 : Gudang
b. Ward Foor Stock bangsal di ruang keperawatan
1). Ruang zam-zam
Tabel 11. Daftar obat dan alkes pada ruang perwata zam-zam
INVENTORI PERSEDIAAN OBAT/ALKESDi Ruang Zam-Zam
Tanggal 14 Agustus 2015
Obat EmergencyJumlah di
data Jumlah fisiksesuai/tidak
sesuai ED data ED fisikEpineprin 3 0 Tidak sesuai Mar-16 Mar-16Atropin sulfat 6 5 Tidak sesuai Feb-16 Mar-16Dextrose 40 % 4 7 Tidak sesuai Jul-15 Mar-17Diphenhidramin 3 3 Sesuai Jul-15 Mei-17
58
Dexamethason 3 3 Sesuai Nov-17 Mei-17
Life saving drugJumlah di
data Jumlah fisiksesuai/tidak
sesuai ED data ED fisikLidocain 3 0 Tidak sesuai Feb-16 Furosemid 3 3 Sesuai Okt-17 Feb-19Aminophylin 2 2 Sesuai Mei-16 Mei-16
Alkes emergencyJumlah di
data Jumlah fisiksesuai/tidak
sesuai ED data ED fisikGuedel 2/3/4 1 2 Tidak sesuai Mar-15 Mar-19Endotrachea 6,5/7/7,5 1 3 Tidak sesuai Sep-16 Sep-16Suction catheter 12 2 2 Sesuai Agu-17 Agu-17Nasal O2 dewasa 1 0 Tidak sesuai Ambu bag 1 1 Sesuai Spuit 3 cc 1 1 Sesuai Des-18 Jan-20Spuit 5 cc 1 1 Sesuai Mei-18 Mei-18
OtherJumlah di
data Jumlah fisiksesuai/tidak
sesuai ED data ED fisikPethidin inj/clopedin 1 1 Sesuai Feb-19 Feb-19Aqua pro injeksi 50 ml 1 1 Sesuai Agu-16 Agu-16Tomit injeksi 2 2 Sesuai Des-15 Des-15Novalgin inj/Antrain 2 0 Tidak sesuai Agu-16 Agu-16Rantin inj 2 1 Tidak sesuai Okt-16 Feb-17
2). Ruang mudzalifah
Tabel 12. Daftar obat dan alkes pada ruang perwatan mudzalifah
INVENTORI PERSEDIAAN OBAT/ALKESDi Ruang Mudzalifah
Tanggal 14 Agustus 2015
Obat EmergencyJumlah di
dataJumlah
fisik sesuai/tidak sesuaiED data
ED fisik
Epineprin 5 2 Tidak sesuai Jan-17Jan-
17
Atropin sulfat 5 5 Sesuai Jun-18Apr-
18Dextrose 40 % 4 4 Sesuai Jul-15 Jul-18
59
Diphenhidramin 2 2 Sesuai Jul-15Mei-
17
Dexamethason 2 2 SesuaiNov-
17Mei-
17
Life saving drugJumlah di
dataJumlah
fisik sesuai/tidak sesuaiED data
ED fisik
Lidocain 3 0 Tidak sesuaiFeb-
16
Furosemid 3 3 SesuaiOkt-
17Feb-
19
Aminophylin 2 2 SesuaiMei-
16Mei-
16
Dopamin 1 1 SesuaiApr-
15Apr-
17
Alkes emergencyJumlah di
dataJumlah
fisik sesuai/tidak sesuaiED data
ED fisik
Guedel 2/3/4 1 4 Tidak sesuaiAgu-
15Mar-
19
Endotrachea 6,5/7/7,5 1 1 SesuaiSep-
16Sep-
16
Suction catheter 12 2 2 SesuaiMar-
18Mar-
18Nasal O2 dewasa 1 0 Tidak sesuai Ambu bag 1 1 Sesuai
Spuit 3 cc 2 1 Tidak sesuaiNov-
16Nov-
18
Spuit 5 cc 1 1 SesuaiAgu-
19Agu-
19Selang inhalasi 0 1 Tidak sesuai
OtherJumlah di
dataJumlah
fisik sesuai/tidak sesuaiED data
ED fisik
Aqua pro injeksi 50 ml 1 2 Tidak sesuaiFeb-
17Sep-
17
Neo K 2 2 SesuaiAgu-
16Agu-
16
Ketorolac 2 2 SesuaiMei-
17Okt-
17
Ranitidine 2 2 Sesuai Jun-16Okt-
17
Tomit injeksi 2 2 SesuaiDes-
16 Jul-16
Novalgin inj/Antrain 2 2 Sesuai Jul-18Agu-
18
Phytomenadion 0 2 Tidak sesuaiAgu-
16Agu-
16
3). Ruang shofa
60
Tabel 13. Daftar obat dan alkes pada ruang perwatan shofa
INVENTORI PERSEDIAAN OBAT/ALKESDi Ruang Shofa
Tanggal 14 Agustus 2015
Obat EmergencyJumlah di
dataJumlah
fisiksesuai/tidak
sesuai ED data ED fisikEpineprin 5 3 Tidak sesuai Apr-16 Apr-16Atropin sulfat 4 0 Tidak sesuai Dextrose 40 % 2 2 Sesuai Mar-18 Mar-18Diphenhidramin 2 6 Tidak sesuai Feb-17 Agu-18Dexamethason 2 4 Tidak sesuai Jul-17 Mar-18
Life saving drugJumlah di
dataJumlah
fisiksesuai/tidak
sesuai ED data ED fisikLidocain 5 5 Sesuai Jul-17 Jul-17Furosemid 3 3 Sesuai Jun-16 Okt-18Aminophylin 2 2 Sesuai Okt-16 Okt-16Dopamin 1 1 Sesuai Apr-15 Nov-16
Alkes emergencyJumlah di
dataJumlah
fisiksesuai/tidak
sesuai ED data ED fisikGuedel 2/3/4 1 2 Tidak sesuai Apr-15 Jun-17Endotrachea 6,5/7/7,5 1 2 Tidak sesuai Nov-16 Nov-16Suction catheter 12 2 2 Sesuai Feb-16 Agu-17Nasal O2 dewasa 1 1 Sesuai Ambu bag 1 1 Sesuai Spuit 3 cc 1 1 Sesuai Mei-17 Mei-17Spuit 5 cc 1 1 Sesuai Des-18 Sep-16
OtherJumlah di
dataJumlah
fisiksesuai/tidak
sesuai ED data ED fisikAqua pro injeksi 50 ml 1 1 Sesuai Feb-16 Des-16Novalgin inj/Antrain 2 1 Tidak sesuai Jun-17 Sep-18Rantin inj 2 0 Tidak sesuai Tomit injeksi 2 2 Sesuai Sep-16 Jul-16
Keterangan :
61
Tidak Sesuai Sesuai
Dari data diatas dapat dilihat terdapat banyaknya item yang sesuai maupun
item yang tidak sesuai, oleh karena perlu dilakukan pengatasan atas hal tersebut terdapat
adanya kelemahan dalam penggunaaan ward floor stock ini.
Solusi untuk mengatasi kelemahan tersebut antara lain dengan menyediakan tempat
penyimpanan obat yang satu dengan yang lain diberi pembatas yang jelas dan mudah
dibaca sehing ga kemungkinan terjadi kesalahan obat dapat diperkecil. Selain itu, dapat
dilakukan perencanaan pengadaan yang lebih teliti lagi dan meningkatkan frekuensi
pengecekan stok obat dipos perawatan sehingga tidak terjadi penumpukan stok obat, serta
dapat dilakukan pelatihan kepada perawat tentang cara penyimpanan obat yang baik
disertai pembuatan protap (protokol tetap).
Cara mengendalikan agar obat yang didistribusikan dengan Ward Floor Stock tidak
hilang:
1. Administrasi yang tertib dan teratur untuk setiap barang yang keluar dan masuk
dicatat dalam kartu stok untuk memudahkanchecking.
2. Ada tenaga yang bertanggung jawab dan berkompeten terhadap tugasnya.
3. Dilakukan pemerikasaan atau checking yang teratur oleh tenaga farmasis untuk
menyesuaikan jumlah barang yang digunakan dengan jumlah barang dikartu stok.
c. Ward Floor Stock bangsal di ruang Instalasi Bedah Sentral (I BS )
Sistem pendistribusian perbekalan farmasi ke ruang OK dilakukan dengan ward
floor stock. Di kamar operasi diterapkan metode penyimpanan First In First Ou
t(FIFO)dan First Expired First Out (FEFO). Untuk obat narkotika dan OKT disimpan
dalam tempat penyimpanan terpisah dalam almari yang terpisah dengan obat lain
sedangkan alkes disimpan sesuai jenisnya.
Pengadaan perbekalan farmasi di ruang OK dilakukan 3 kali dalam seminggu yaitu
pada hari Senin, Rabu dan Jumat sore.. Kegiatan pengadaan barang dilakukan satu hari
sebelumnya di sore hari dengan mendata kebutuhan obat di ruang OK. Pihak OK
mengirimkan kebutuhan perbekalan farmasi berupa form permintaan rutin kepada
gudang farmasi. Petugas ruang OK menyerahkan surat pesanan barang ke bagian
gudang. Pihak gudang melakukan penyiapan barang yang diminta pihak OK dan
disesuaikan dengan jumlah barang yang terdapat digudang. Pihak gudang akan meng-
entry data ke komputer untuk melakukan mutasi barang. Barang yang telah siap akan
disitribusikan ke ruang OK dalam suatu box/troli. Petugas ruang OK akan melakukan
62
pengecekan barang dan jumlah sesuai dengan lembar permintaan yang telah dibuat.
Apabila jumlah barang yang diminta tidak sesuai dengan bukti pengiriman dan bukti
serah terima barang, maka akan dilakukan konfirmasi ke pihak gudang. Petugas ruang
OK melakukan stok barang dan obat-obat disimpan di tempat penyimpanan dengan
urutan alfabetis yaitu disimpan berdasarkan penyusunan huruf dari A sampai Z.
Penyimpanan obat dipisah antara alkes dan obat yang disusun secara alfabetis untuk
memudahkan pengambilan obat.
Pemantauan obat yang ada di kamar operasi dilakukan dengan sistem pencatatan
berupa daftar obat dan pencatatan pemakaian yang dilakukan oleh apoteker secara
berkala yang dibantu oleh Asisten Apoteker (AA). Penyimpanan obat di ruang OK
dibagi dalam beberapa kelompok berdasarkan suhu penyimpanan dan bentuk sediaan.
Penyimpanan obat berdasar suhu dibagi menjadi dua yaitu suhu ruang (15-25oC) dan
lemari pendingin (2-8oC). Penyimpanan berdasar bentuk sediaan dapat dikelompokkan
sebagai berikut:
1). Injeksi
2). Infus
3). Topikal
4). Inhalasi
5). Alkes
Distribusi obat dan alat kesehatan di kamar operasi adalah sebagai berikut:
1) Dokter bedah dan anestesi memberi instruksi untuk melakukan persiapan tindakan
operasi, selanjutnya perawat akan menulis instruksi tersebut di lembar permintaan
(obat dan alkes).
2) Perawat atau TTK mengambil dan menyiapkan obat atau alkes.
3) Dokter atau perawat melakukan tindakan medis ke pasien.
4) Perawat atau TTK melakukan penataan tindakan medis beserta obat atau alkes yang
telah digunakan.
Tabel 14. Aalat-alat kesehatan dan infus pada ruang Instalasi Bedah Sentral
No Nama Barang No Nama Barang No Nama Barang1 TENSOPLAST STK 41 - CROMIC 2. 81 KA-EN 3B2 TRICOFIX 42 - BYOSIN 2/0 82 KA-EN Mg
3STERI - STRIP 12X100mm 43 - BYOSIN 3/0
83 NaCl 3 %
63
4STERI - STRIP 6X100mm 44 - BYOSIN 6/0
84 NaCl 10 %
5BRAUN PISAU BEDAH 11 45 - SAFILL 2/10
85 Manitol
6BRAUN PISAU BEDAH 15 46
- SAFILL 3/0 HR 26
86 BSS
7BRAUN PISAU BEDAH 23 47 - PGA 8/0
87 Urine bag
8BRAUN PISAU BEDAH 30 48
- POLYSORB 4/0
88 Alkohol
9 - SPUIT TIP 50'' 49- POLYSORB 5/0
89 Formalin
10 - SPUIT 50cc 50 - CHROMIC 2 90 Braumol
11 - SPUIT 20cc 51 - CHROMIC 1
91 Sarung tangan latex dengan berbagai ukuran
12 - AQUA 25cc 52 - CHROMIC 092 Sofban dengan
berbagai ukuran
13 - SPUIT 1cc 53 - CHROMIC 2/093 Gypsona dengan
berbagai ukuran14 - SPUIT 2.5cc 54 - CHROMIC 3/0 94 IV cath 1415 - SPUIT 5cc 55 - PLAIN 0 95 IV cath 1816 - SPUIT 10CC 56 - PLAIN 2/0 96 IV cath 20
17- HAND SCOEND NO 6,5 57 - PLAIN 3/0
97 IV cath 22
18- HAND SCOEND NO 7,0 58 - PLAIN 3/0 o
98 IV cath 24
19- HAND SCOEND NO 7,5 59 - PLAIN 4/0
99 IV cath 26
20- HAND SCOEND NO 8,0 60
- DERMALON 2/0
100 Drop mata
21 - ELASTIS 61- DERMALON 3/0
101 Electrode
22 - FIMANES 62- DERMALON 4/0
102 NGT 3,5
23 - VOLUVEN 63- DERMALON 5/0
103 NGT 5
24 - METRONIDAZOL 64- DERMALON 6/0
104 NGT 8
25 - POL 65 - NYLON 10/0 105 NGT 1226 - BONWAX 66 - SILK 106 NGT 1427 - PERBAN 67 - SOPSILK 2/0 107 NGT 1628 - SURGIEELL 68 - SOPSILK 3/0 108 NGT 1829 - GELITASPON 69 - SOPSILK 4/0 109 Colostomy bag30 - SPINOCAN 23 70 - DAFILO 0 110 NRM31 - SPINOCAN 25 71 - DAFILO 2/0 111 Nasal O2
32 - SPINOCAN 26 72- SURGIPRO 7/0
112 infuset paed
33 - SPINOCAN 27 73- POLYSORB 1 Cl 936
113 Infuset adult
64
34 - PAKET SC 74- POLYSORB 0 Cl 933
114 tranfusi set
35 - EKTERPASI 75- POLYSORB 2/0
36 - APP 76- POLYSORB 3/0
37 - HERNIA 77 Dextran38 - OP-SITE 78 Glucose 5%39 - NYLON 2/0 79 KA-EN 1 B40 - CROMIC 2.0 80 KA-EN 3 A
Tabel 15. Daftar obat-obatan pada ruang Instalasi Bedah Sentral
No Nama Obat No Nama Obat No Nama Obat1 Catapress 11 Gentamicin 21 Ketorolac2 Sedacum 12 Bupivacain 22 Antrain
3Asam traneksamat 13 VIT K 23 Norfuz
4 Ketamin 14 Epinephrin 24 Dexamethason5 Colsancetin 15 Furosemid 25 Difenhidramin6 Alinamin F 16 Farsix 26 Recofol7 Dopamin 17 Tramadol 27 Neostigmin8 Tramus 18 Lidokain 28 Ondansetron9 Amynophillin 19 Ranitidin 29 Bupivan
10 VIT C 20 Tomit
Tabel 16. Daftar obat-obatan dan alat kesehatan pada Emergency kit di ruang Instalasi
Bedah Sentral
65
no Nama Jumlah no nama jumlah no nama jumlah
1 Needle 23 2 11Dexamethasone 2 21
Spuit 10 1
2 Needle 18 2 12 Electrode 3 22Spuit 50 1
3 IV cath 18 1 13 Cornela BD 1 23Iv cath 14 1
4 IV cath 20 1 14 Alcohol swap 5 24Aqua 25 1
5 IV cath 22 1 15 Betadin plester 3 25Spatel kayu 2
6Furosemide inj 2 16 Transfusi set 1
7Aminophyllin inj 1 17 Infusion adult 1
8 Dopamin inj 1 18 Infusion paed 1 9 Ephedrin inj 2 19 Spuit 2,5 1
10 Atropin inj 2 20 Spuit 5 1
Tabel 17. Daftar obat pada suhu penyimpanan di kulkas di Instalasi Bedah Sentral
No Nama Obat
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10
11.
Ecron
Tramus
Deltalife
Hypobat 100
Recofol
Metvell
Adona
Marcain
Induxin
Pospargin
Ephinephrine
66
12.
13.
Cyntocinon
Provic
Layout IBS
Gambar 7. Layout IBS
Keterangan :
67
A : tempat alkes
B : Tempat benang
C : Lemari penyimpanan
D : Kulkas
E : Meja administrasi
F : infus dan alat
G : infus
H : Lemari penyimpanan emergency kit dan obat obatan.
68
B. Distribusi PF dari Gudang ke unit lain
1. Tujuan
Dapat melakukan monitoring dan jaminan ketersediaan obat di unit pelayanan secara
kontinyu
2. Data Persentase dilayani dan tidak dilayani
Tabel 19.Persentase obat yang dilayani dan tidak dilayani
Pengambilan waktu sampel IGD sesuai dengan pengadaannya setiap hari Selasa dan
hari Jum’at sedangkan pengadaan pada IBS yaitu pada hari Senin, Rabu, dan Jum’at.
Pengambilan data pada rawat jalan, rawat inap, dan PKU 2 dilakukan selama 5 hari. Dari data
tersebut persentase rawat jalan dan IGD memiliki jumlah persentase terlayani yang tinggi
yaitu 92,77 dan 92,65. Sedangkan persentase terlayani paling kecil dalam minggu ini adalah
pada unit Instalasi Bedah sentral. Nilai persentase terlayani rawat inap dan PKU gamping
adalah 84,44 % sedangkan persentase nilai terlayani Rawat inap sebesar 88,56 %.
Terjadinya persentase tidak terlayani bisa diakibatkan oleh beberapa hal diantaranya
stok yang sedang kosong dan ketidaksesuaian permintaan terhadap formularium rumah sakit,
selain itu juga bisa dikarenakan pada unit tertentu tidak memiliki standar obat tertentu. Pada
IGD yang memiliki Standar Obat IGD memiliki nilai persentase terlayani yang besar.
Persentase terlayani dapat ditingkatkan dengan memperbaiki sistem pengadaan lebih baik
lagi, atau dapat pula dikarenakan pada unit tertentu memiliki permintaan pada minggu ini
yang tidak sesuai dengan formularium ataupun unit tersebut mungkin dapat membuat standar
obat unit tersebut.
Ketidakterlayani obat juga bisa disebabkan oleh beberapa hal, yaitu :tidak
terdeteksinya obat yang hampir habis, hanya ada persediaan kecil untuk obat/alkes tertentu,
69
Depo TerlayaniTidak
TerlayaniRawat Jalan 92,77 7,23Rawat Inap 88,56 11,44PKU Gamping 84,44 15,56IBS 76,15 23,85IGD 92,65 7,35
barang yang dipesan belum datang, PBF mengalami kekosongan atau bisa juga karena
pemesanan tidak sesuai dengan formularium dan masalah dana.
Hal ini bisa diperbaiki dengan melakukan stokopname secara berkala, memiliki PBF
cadangan jika memungkinkan. Mengumpulkan dan menganalisis data yang diperlukan untuk
peningkatan ketersediaan, seperti : data alokasi dana, permintaan, sisa stok, obat hilang atau
rusak, lead time dan stok pengaman.
70