S U R A T KEPUTUSAN

PANDUAN FAILURE MODE ANALYSYS/ FMEABAB IDEFINISIANALISA MODUS KEGAGALAN DAN DAMPAKNYA( FAILURE MODE EFFECTS & ANALYSIS / FMEA )

Failure Mode Effects & Analysis / FMEA adalah suatu prosedur terstruktur untuk mengidentifkasi dan mencegah sebanyak mungkin mode kegagalan1. Metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasikan dan mencegah potensi kegagalan sebelum terjadi. Hal tersebut didesain untuk meningkatkan Keselamatan Pasien

2. Proses pro aktif dimana kesalahan dapat dicegah dan diprediksi

3. Mengantisipasi kesalahan akan meminimalkan dampak buruk

Secara umum definisinya adalah: metode perbaikan konerja dengan mengidentifikasi dan mencegah potensi kegagalan sebelum terjadi. Hal tersebut didesain untuk meningkatkan keselamatan pasien. BAB II

RUANG LINGKUPANALISA MODUS KEGAGALAN DAN DAMPAKNYA

( FAILURE MODE EFFECTS & ANALYSIS / FMEA )

1. Memilih proses yang berisiko tinggi dan membentuk tim2. Membuat diagram proses

3. Bertukar pikiran tentang modus kegagalan dan menetapkan dampaknya

4. Memprioritaskan modus kegagalan

5. Identifikasi akar masalah

6. Redesain proses

7. Analisis dan uji proses baru

8. Implementasi dan monitor perbaikan proses

BAB IIITATA LAKSANAANALISA MODUS KEGAGALAN DAN DAMPAKNYA

( FAILURE MODE EFFECTS & ANALYSIS / FMEA )Tata laksana analisis modus kegagalan dan dampak (failure mode effect and analysisi/FMEA) ada 8 tahap yaitu:Tahap 1. Pilih Proses yang berisiko tinggi dan Membentuk TimA. Pipih proses yang berisiko tinggi1. Proses yang berisiko tinggi meliputi:

a. Proses baru

Misalnya: - staf mengoperasikan alat/instrumen medis yang baru

Implementasi elektronik rekam medisb. Proses yang sedang berjalan

Misalnya: proses pengadaan, penyimpanan dan distribusi tabung gas medis (O2, N2O), redisain ruangan kamar operasi dllc. Proses klinis

MisalnyaL proses pengambilan darah di laboratorium

d. Proses non klinis

Misalnya: mengkomunikasikan hasil laborat kedokter atau identifikasi pasien yang berisiko jatuh

2. Proses yang berisiko tinggi biasanya memiliki satu atau lebih karakteristik

a. Variabel individu:1) Pasien: tingkat keparahan penyakit, keinginan pribadi pasien, proses pengobatan

2) Pemberi layanan: tingkat ketrampilan, cara pendekatan dalam pelaksanaan tugas

b. Kompleksitas:

1) Proses dalam layanan kedokteran sangat kompleks, terdiri puluhan langkah. Semakin banyak langkah dalam suatu proses, semakin tinggi probabilitas terjadinya kesalahan2) Teori Donald Berwick bahwa:

a) Bila proses terdiri dari 1 langkah, kemungkinan salah 1%

b) Bila proses 25 langkah, kemungkinan salah 22%

c) Bila proses 100 langkah, kemungkinan salah 63%

c. Tidak standar

Proses dilakukan menurut persepsi pemberi pelayanan berdasarkan kebiasaan atau prosedur yang sudah ketinggalan jaman.

Diperlukaan: SPO, Protokol atau Clinical Pathways untuk membatasi pengaruh dari variabel ini

d. Proses tanpa jeda1) Perpindahan satu langkah ke langkah lain dalam waktu berurutan tanpa jeda sehingga seringkali baru disadari terjadi penyimpangan pada langkah berikutnya. Misal: NORUM

2) Keterlambatan dalam suatu langkah akan mengakibatkan gangguan pada seluruh proses

3) Kesalahan dalam suatu langkah akan menyebabkan penyimpangan pada langkah berikut

4) Kesalahan biasanya terjadi pada perpindahan langkah atau adanya langkah yang diabaikan. Kesalahan pada satu langkah akan segera diikuti oleh kesalahan berikutnya, terutama karena koreksi tidak sempat dilakukan

e. Proses yang sangat tergantung pada intervensi petugas

1) Ketergantungan yang tinggi akan intervensi seseorang dalam proses dapat menimbulkan variasi kesalahan. Misalnya penulisan resep dengan singkatan dapat menimbulkan medication error

2) Sangat tergantung pada pendidikan dan pelatihan yang memadai sesuai dengan tugas dan fungsinya

f. Kultur garis komando (herarchical culture)

Suatu proses akan menghadapi risiko kegagalan lebih tinggi dalam unit kerja dengan budaya hirarki dibandingkan dengan unit kerja yang budayanya berorientasi tim.

Hal ini karena:

1) Staf enggan berkomunikasi dan berkolaborasi satu dengan yang lain

2) Perawat enggan bertanya kepada dokter atau petugas farmasi tentang medikasi, dosis serta elemen perawatan lainnya

g. Keterbatasan waktu

Proses yang memiliki keterbatasan waktu cenderung meningkatkan risiko kegagalan.3. Pertimbangkan

a. Yang paling tinggi potensi risikonya

b. Yang paling saling berkaitan dengan proses lain

c. Kelemahan orang untuk memperbaiki

B. Membentuk Tim

1. Komposisi Tim

a. Multididiplin dan multipersonal

1) Berbagai macam profesi yang terkait dilibatkan menjadi anggota tim

2) Beberapa karakter seperti: orang yang memiliki kewenangan memutuskan, orang yang penting untuk penerapan perubahan yang mungkin diperlukan, pemimpin yang memiliki pengetahuan-dipercaya-dihormati, orang dengan pengetahuan yang sesuaib. Jumlahnya tidak lebih dari 10 orang (idealnya 4-8 orang)

2. Pembagian Peran Tim

a. Team Leader

1) Pemimpin yang memiliki pengetahuan, dipercaya dan dihormati

2) Mempunyai kemampuan membuat keputusan

3) Orang yang memiliki critical thinking saat perubahan akan dilaksanakan

b. Fasilitator

1) Fungsi fasilitator dapat dirangkap oleh team leader2) Orang yang ditunjuk sebagai fasilitator bukan berasal dari area yang dianalisis

3) Memandu tim dalam proses diskusi

4) Memilah temuan atau masukan yang tidak penting

5) Memastikan bahwa anggota tim menyelesaikan setiap langkah dan mendokumentasikan hasil

6) Mengarahkan tim untuk fokus pada masalah yang sedang dibicarakan

7) Anggota tim merasa nyaman dengan adanya fasilitator

c. Expert

1) Petugas yang menguasai dan ahli dalam bidang yang dianalisis2) Dengan keahliannya diharapkan memberikan masukan berupa perubahan proses

d. Perwakilan dari disiplin ilmu terkait

e. Notulen

1) Bertanggung jawab mencatatdan membagikan notulen

2) Fungsi notulen dapat dirangkap oleh anggota secara bergantian. Fungsi notulis dapat menghambat kemampuannya dalam mengemukakan pendapat, sehingga perlu bergantian

3) Membuat dokumentasi

Tahap 2. Membuat Alur Proses

Pilih salah satu diagram/mapping proses

1. Mapping proses juga dikenal sebagai Flowchart, menggambarkan semua langkah dalam proses2. Mapping proses membantu Tim mengidentifikasi masalah yang dapat diperbaiki

3. Tool ini sangat mendasar yang sebaiknya digunakan pada langkah awal karena dapat memberikan pandangan yang jelas tentang proses

4. Tim sebaiknya memulai dengan Process Map level tinggi (5-12 langkah). Kemudian memilih proses yang mempunyai masalah yang paling besar

Contoh:

a. Detaile

Process Map paling umum digunakan

b. High-Level

Process Map tercepat, paling sederhana dan detil

c. High-Low (Top-Down)Menambahkan pada kedalaman pada high-level Process Map, namun tanpa mapping yang detil

Tahap 3. Brainstorm Potensial Modus Kegagalan dan DampaknyaDalam tahap 3, proses harus menggunakan alat bantu berupa:

1. Failure Mode

a. Jenis potensi kegagalan dalam proses untuk memenuhi persyaratan atau tujuan proses

b. Berasal dari proses yang tidak sempurna

c. Menyebabkan dampak

d. Contoh: tidak berfungsi, fungsi menurun, fungsi menyimpang, jauh, salah identifikasi dll

2. Efek

a. Akibat dari kegagalan yang mengganggu/merugikan

b. Dirasakan pasien

c. Contoh: keterlambatan penanganan, kematian, cacat, kerusakan jaringan, tidak dapat diperbaiki, melanggar ketentuan, kerugian finansial

Contoh diagram 1 proses

NoSub ProsesFailure ModeEffect

1Print charge slip & etiketCharge slip & etiket berbeda dengan resepDampak pada pasien: salah obat, salah harga, terapi irasional

Dampak pada pengunjung

Dampak pada staf: komplain pasien, sangsi atasan

Peralatan/fasilitas

Charge slip & etiket buramDampak pada pasien: salah minum obat

Dampak pada pengunjung

Dampak pada staf: komplain dari pasien

Tahap 4. Hitung Skala Prioritas Kegagalan1. Seberapa parah efek yang ditimbulkan2. Tingkat kefatalan dampak menggunakan alat bantu berupa tabel severity

3. Seberapa sering potensi penyebab terjadi

4. Tingkat kemungkinan terjadi menggunakan alat bantu berupa tabel Occurence

5. Seberapa mudah potensi penyebab terdeteksi

Kemampuan deteksi dari sistem yang ada menggunakan tabel detection

RISK PRIORITY NUMBER (RPN)

Sering digunakan untuk mengkalkulasi kritisnya keadaan sebagai suatu a risk priority number (RPN), juga disebut Criticality Index (CI), berdasarkan derajat Severity, Probability dan Deteksi

1. Modus kegagalan dengan nilai RPN yang tinggi, otomatis menjadi perhatian untuk diatasi/menjadi PRIORITAS2. Memilih skala peringkat:

a. JCI tidak secara spesifik menentukan Skala mana yang harus digunakan dalam menilai modus kegagalan

b. Skala yang dipilih adalah skala 1-10

A. Severity

1. Yaitu efek pada pelanggan

2. Nilai 10 adalah ekstrem (komplain) dan nilai 1 adalah pelanggan tidak nyaman

3. Contoh skala 1-10

RatingDeskripsiDefinisi

1Dampak minor atau tidak adaTidak akan disadari oleh orang yang mengalami dan tidak mempengaruhi proses

2

3Dapat mempengaruhi orang yang mengalai dan akan sedikit berpengaruh pada proses

4

5Dampak moderatDapat mempengaruhi orang yang mengalai dan menyebabkan dampak serius pada proses

6Cedera ringanAkan berpengaruh pada orang dan menyebabkan dampak serius pada proses

7

8Cedera beratAkan menyebabkan cedera serius pada orang dan menyebabkan dampak serius pada proses

9

10Bencana cacat seumur hidup, meninggalSangat berbahaya: kegagalan akan menyebabkan kematian pada orang yang dilayani dan menyebabkan dampak serius pada proses

B. OccuranceContoh skala 1-10

RatingDeskripsiKemungkinanDefinisi

1Sangat jarang dan hampir tidak ada1 dalam 10.000Tidak ada/sedikit diketahui terjadinya, sangat tidak mungkin kondisi akan pernah terjadi

2

3Kemungkinan rendah1 dalam 5.000Mungkin, tapi tidak diketahui datanya, kondisi terjadi dalam kasus terisolasi, tetapi kemungkinannya rendah

4

5Kemungkinan moderat1 dakam 200Didokumentasikan, tetapi jarang, kondisi tersebut memiliki kemungkinan cukup besar terjadi

6

7Kemungkinan tinggi1 dalam 100Didokumentasikan dan sering, kondisi tersebut terjadi sangat teratur dan/selama jangka waktu yang wajar

8

9Yakin terjadi1 dalam 20Didokumentasikan, hampir pasti, kondisi tersebut pasti akan terjadi selama periode panjang yang spesifik untuk langka/ hubungan tertentu

10Selalu terjadi1 dalam 10

C. DetectionMenggunakan skala 1-10

RatingDeskripsiKemungkinanDefinisi

1Pasti terdeteksi1 0 dan 10Hampir selalu terdeteksi dengan segera

2

3Kemungkinan rendah7 dan 10Mungkin terdeteksi

4

5Kemungkinan moderat5 dan 10Kemungkinan sedang terdeteksi

6

7Kemungkinan tinggi2 dan 10Tidak akan terdeteksi dengan mudah

8

9Hampir pasti tidak tyerdeteksi0 dan 10Tidak mungkin terdeteksi tanpa upaya serius

10Tidak ada upaya deteksiTidak ada mekanisme deteksi atau proses baru

PRIORITASKAN MODUS KEGAGALAN1. Modus kegagalan harus dilakukan prioritas sesuai dengan prioritas tindakan2. Jika modus kegagalan menggunakan RPN, mungkin dapat memilih Cut of Point untuk menentukan prioritas

a. Nilai dibawah cutof point tidak memerlukan tindakan segera kecuali tersedia waktu

b. Nilai di atas cutof point, harus dilakukan eksplorasi

Risk Priority Number (RPN)

Failure ModeSeverityFrequencyDetectabilityRPN

2Choose Incorrect Medication1077490

6No double Check1077490

4Error due to Baker Cells1086480

1Poor flow of Refilling Process7106420

CoP

10Dispense not documented in computer7106360

5Labeled incorrecly763168

7Ilegible initials4104160

9No double check of bag contents773147

3Count incorrect quality2710140

8Prescriptionbagged incorectly44116

Tabel RPN dan CriticalityNoSub ProsesFailure ModeeffectSPotensial causeODRPN

1Print charge slip & etiketCharge slip & etiket berbeda dengan resepDampak pada pasien: salah obat, salah harga, terapi irasional9Petugas salah input37189

Dampak pada pengunjung

Dampak pada staf: komplain pasien, sangsi atasan

Peralatan / fasiltas

Charge slip & etiket buramDampak pada pasien: salah minum obatTinta mesin printer hampir habis4136

Dampak pada pengunjung

Dampak pada staf: komplain pasien

Target RPN = 150Maka:

1. Di bawah 150 risiko diterima oleh rumah sakit

2. Di atas atau sama dengan 150 maka risiko akan dikontrol atau dieleminasi dengan rencana tindak lanjut

Tahap 5. Identifikasi Akar Masalah Modus Kegagalan

Dalam konteks FMEA: RCA digunakan untuk menganalisa kemungkinan salah dalam proses dan sistem Desainnya adalah kegagalan dimasa datang dapat dicegah. Kalaupun tidak dapat dicegah, pasien harus diproteksi terhadap dampak kegagalan tersebut atau dampak di mitigasi. Alat bantu yang dapat digunakan untuk analisa akar penyebab:

1. Brainstorming

Analisa akar penyebab: jika diinginkan ide/solusi yang tidak terbatas untuk menemukan akar masalah dari semua pihak dalam proses perbaikan

Tujuan: untuk menghasilkan beberapa ide-ide dalam waktu minimum melalui proses kreatif dalam kelompok

2. Cause dan Effect Diagram

Analisa akar penyebab: ketika masalah memiliki beberapa penyebab

Tujuannya: untuk menampilkan gambaran yang jelas dari beberapa hubungan sebab akibat antara hasil dan faktor yang mempengaruhi.Menggunakan 5 faktor yaitu = 5 M + 1 E

1 Tulang mencakup Why sebanyak 5 kali

Diagram Fish Bone

Tahap 6. Redesain Proses

See

Triage Nurse

ED

Registrasi

See

Physician

See

ED Nurse

See

Triage Nurse

ED

Registrasi

Enter Brief history History History or Get Lab Final

Personal Check vital Send for Lab Physical X-ray diagnostic

Risk Priority Number = Severity x Occurence x Detection

See

Physician

Again

See

Diagnostic

See

ED Nurse

See

Physician

See

Physician

Again

See

Diagnostic