PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

PADA TOKO DIEACOMCELL PURWOBINAGUN PAKEM YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Arum Yulianti

08.12.2811

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

DESIGN OF SALES INFORMATION SISTEM AT THE STORE DIEACOMCELL

PURWOBINANGUN PAKEM YOGYAKARTA

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO DIEACOMCELL PURWOBINAGUN PAKEM YOGYAKARTA

Arum Yulianti

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Toko Dieacomcell Purwobinangun, Pakem Sleman Yogyakarta is a store that is engaged in the business penjulan goods Hp computer equipment and accessories, have the data and important information that must be managed well, kept secret, integrity, and availability, data access authority is needed so that important information is not accessible people who are not interested or can not be changed by a person not entitled. Information should be accurate, up to date, and is available when needed. The data have been preserved in books or papers so terkandang missing or incomplete data needed, otherwise the data will be easily stolen by others. Awareness of the importance of keeping the information has not been embedded in all civitas Dieacomcell Stores.

The development of current technology breakthroughs that gave birth to very

profitabel for many parties is a database which is a data storage area that is very effective to use, even almost all institutions now in desperate need of a database for storage of data. In this case I want to make a sales information system to assist the store Dieacomcell in the sale of goods, but also to assist in performing data storage. The program is also designed to produce a good report as required by the owner and to save time in processing the task while also reducing errors that may occur.

The results of analysis of the problems found much that was overlooked in the

activities of the sales transaction is not a restriction of access of data, because data can be accessed by anyone, but it also in making the report is still done by hand so there is a possibility of resulting data errors can occur. In doing customer service employees still takes a long time because they have to make a memorandum of sale manually.

Keywords: systems, analysis, information systems, management, sales information systems.

1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi dan komunikasi yang mendukung perkembangan

zaman terjadi begitu pesat dan dampak yang sangat luas bagi semua aspek kehidupan.

Majunya dunia bisnis didukung oleh pengolahan sistem informasi dan manajemen.

Dengan adanya sistem informasi yang lengkap, cepat dan akurat maka akan

sangat mendukung pihak manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan dan

langkah-langkah kedepan sehingga dapat mengurangi resiko kerugian atau bahkan

dapat memperkecil pengeluaran biaya. Sistem informasi penjualan sangatlah penting

bagi dunia bisnis, karena diharapkan sistem informasi ini akan dapat memberikan

informasi yang jelas dan spesifik mulai arus barang sampai arus transaksi penjualan

barang.

Pada penelitian di Toko Dieacomcell Purwobinangun Pakem, penulis melihat

masih kurang efisien pada sistem penjualan karena proses pengolahan data transaksi

penjualan yang belum dapat dilakukan dengan cepat serta laporan penjualan atau hasil

penjualan yang masih dilakukan dengan cara manual sehingga terkesan lambat hal ini

tentu saja akan memepengaruhi kualitas dan opersional perusahaan.

Berdasarkan uraian masalah diatas maka penulis ingin mengadakan penelitian

tentang perancangan sistem informasi penjualan pada Toko Dieacomcell Purwobinangun

pakem yogyakarta dengan tujuan dapat mengembangkan sistem penjualan yang sudah

ada menjadi sistem penjualan yang lebih baik, efisien dan tepat waktu.

1.2 Perumusan Masalah Rumusan masalah yang akan dibahas dalam karya tulis ini mengenai transaksi

penjualan barang yang dilakukan secara manual. Meskipun tersedia komputer sebagai

pengolah data, namun belum dimanfaatkan secara optimal. Berdasarkan latar belakang

dan pengamatan yang telah diuraikan penulis merumuskan masalah sebagai berikut :

Bagaimana membuat perancangan sistem informasi penjualan menjadi lebih cepat dan

efisien khususnya saat melakukan transaksi penjualan dan pembuatan laporan?

1.3 Batasan Masalah Untuk menganalisis masalah dalam penelitian ini, maka perlu dibuat suatu batasan

masalah agar persoalan yang dihadapi lebih terarah dan dapat dicari pemecahan

masalah yang optimal. Maka ruang lingkup pembahasan akan terbatas pada masalah: 1) Sistem ini dibuat hanya ditujukan untuk kepentingan pihak Toko

Dieacomcell.

2) Input data terdiri atas :

Data customer, data supplier, data barang, data jenis barang dan data merk

barang.

Tabel login, tabel barang, tabel jenis barang, tabel merk barang, tabel supplier,

tabel customer, tabel penjualan, tabel detail penjualan, tabel pembelian, tabel

detail pembelian.

3) Laporan yang dihasilkan :

Laporan Pembelian, laporan pembelian perperiode, laporan pembelian

berdasarkan supplier.

Laporan penjualan, laporan penjualan perperiode, dan laporan penjualan per

konsumen.

Laporan barang .

Laporan Supplier.

Laporan Konsumen

Perancangan sistem informasi penjualan ini akan dirancang dengan menggunakan

bahasa pemograman Visual Basic 6.0 untuk perancangan sistem, SQL Server 2000

untuk pengolahan database.

1.4 Maksud Dan Tujuan Penelitian Adapun maksud dan tujuan dari penelitian ini adalah:

1) Sebagai syarat utama untuk menyelesaikan program study kelulusan Strata-1 Sistem

Informasi STMIK “AMIKOM” Yogyakarta.

2) Menjadikan penelitian ini sebagai lingkungan pembelajaran mahasiswa dengan

mempraktekkan ilmu yang telah didapat selama di bangku kuliah. Sehingga

diharapkan agar mahasiswa memiliki cukup bekal untuk mengaplikasikan pada dunia

kerja nyata nantiya.

1.5 Metode Penelitian

Adapun metode penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut :

1) Pengumpulan Data

a) Studi Literatur

Dalam studi ini, mengacu pada studi pustaka maupun referensi lain yang diperoleh

dari berbagai sumber, baik dari sumber buku maupun dari sumber media internet

sebagai acuan dalam pembuatan, perancangan dan pengembangan sistem yang

akan dibuat.

b) Metode Observasi

Melakukan pengamatan terhadap kinerja dan aktifitas yang dilakukan oleh Toko

Dieacomcell dalam segi pengolahan data.

c) Metode Wawancara/survey

Melakukan Tanya jawab terhadap pemilik dan sekaligus penanggung jawab penuh

Toko Dieacomcell , dalam rangka memperoleh informasi dan data yang dibutuhkan

guna kepentingan penelitian dan pencangan sistem.

1.6 Sistematika Penulisan Agar penyusunan skripsi ini lebih terarah pada permasalahan dan pembuatan

keteraturan dalam penulisan maupun penyusunanya maka dibuat dalam beberapa

bab, yang diuraikan sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN Bab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah,

perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat

penelitian, metode penelitian, sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan teori yang mencakup tentang pembuatan

maupun perancangan sistem dan interface, serta sistem

perangkat lunak yang akan digunakan.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini akan menguraikan analisa sistem yang diajukan, Data

Flow Diagram (DFD), The Entity Relationship Diagram (ERD)

perancangan database, dan perancangan user interface

(tampilan) serta perancangan Flowchart Program.

BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan tentang implementasi sistem bagi

pengguna yang telah dirancang sebelumnya serta pembahasan

sistem.

BAB V : PENUTUP Bab ini merupakan penutup dari pembuatan skripsi yang di

dalamnya terdapat kesimpulan penelitian serta saran yang

diberikan oleh peneliti.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu

yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya. Pendekatan sistem yang lebig menekankan pada prosedur

mendefinisikan sistem sebagai berikut :

Suatu sistem adalah suatau jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelelesaikan suatu sasaran yang tertentu 1.

Murdick dan Ros (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen

yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan besama2. Sementara

menurut Mc.Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-

elemen yang berintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu

tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya

berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme kontrol.

2.2 Konsep Dasar Informasi Beberapa definisi informasi antara lain :

1) Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi penerimanya.

2) Menurut Davis dalam Abdul Kadir (2003 : 31) informasi adalah data yang

telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

3) Menurut Jogiyanto (2005 : 8) Informasi adalah data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Dari berbagai pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi

merupakan hasil dari pengolahan data ke dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan

lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian (event) yang nyata

(fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolah data

kedalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang

menggambarkan suatu kejadian­kejadian yang nyata yang digunakan untuk

pengambilan keputusan.

1 Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi pendekatan terstruktur teori dan praktik

aplikasi bisnis, Andi 2005, halaman 1 2 Hanif Al Fatta, Analisis Perancangan Sistem Informasi, Andi 2007, halaman 3

Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau

diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan. Jadi ada suatu

proses transformasi data menjadi suatu informasi atau disebut juga sebagai proses

input, proses dan output Menurut Barry E. Cushing informasi dedifinisikan sebagai

informasi menunjukkan hasil dari pengolahan data yang diorganisasikan dan berguna

kepada orang yang menerimanya.

Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :

Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.

Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh

terlambat.

Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

2.3 Konsep Dasar Sistem informasi

Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data

dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai,

keadaaan atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi

adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis,1995). Mc

Leod (1995) mangatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data

yang memiliki arti.

Akhirnya Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat

untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi

penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna

pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian,

pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi

organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, sistem informasi

berdasarkan konsep (input, processing, output - IPO).

2.4 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang mampu menyediakan

informasi (merupakan proses dari hasil transaksi yang dilakukan) dimana satu sama lain

saling berinteraksi untuk mencapi tujuan manajemen yang ditetapkan.

Dalam suatu sistem informasi manajemen mempunyai karakteristik seperti:

1. Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah

mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas prosedur operasi, aturan

pengambilan keputusan dan arus informasi.

2. Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.

3. Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan

keputusan tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi

dan membuat kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk pengambilan keputusan).

2.5 Sistem Informasi Penjualan

Sistem informasi penjualan adalah sistem informasi yang menyangkut pengolahan

data penjualan. Dengan demikian sistem informasi penjualan mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung opersi, bersifat manajerial, dan kegiatan

strategi dari suatu sistem penjualan dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan.

3. Analisis dan pembahasan sistem 3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikan

dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sementara sistem desain diartikan

sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi

diimlementasikan. Dengan demikian, analisis dan desain sistem informasi dapat

didefinisikan sebagai proses organisasional kompleks dimana sistem informasi berbasis

computer diimplementasikan. Atau bisa diringkas sebagai berikut :

Analisis : mendefinisiskan maslah.

From requirements to specification.

Design : memecahkan masalah

From specification to implementation.

3.2 Mendefinisiskan Masalah

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan

dalam tahap analisis, masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataan

yang diinginkan untuk dipecahkan.

Masalah ini yang menyebabkan suatu sasaran didalam sistem dapat tercapai, oleh

karena itulah pada tahap analisis langkah pertama yang harus dilakukan oleh analisis

sistem adalah mngidentifikasikan terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi didalam

sistem. Permasalahan yang terjadi pada bagian sistem penjualan pada “Toko

Dieacomcell” antara lain :

1) Permasalahan yang timbul

Dari penyelenggaraan pengolahan data dalam sistem penjualan terjadi

beberapa masalah yang telah terjadi maupun berpotensial timbul masalah-masalah,

yang dicakup dalam laporan ini adalah beberapa masalah berdasarkan keadaan

sebenarnya :

Adapun masalah-masalah tersebut adalah sebagai berikut :

a. Dalam pencatatan data penjualan barang masih dilakukan secara manual,

sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan.

b. Lambatnya pencarian persediaan barang yang masih tersisa.

c. Kemudian dalam penulisan dan penyajian laporan juga masih dilakukan secara

manual.

2) Mengidentifikasi penyebab masalah

Beberapa masalah tersebut timbul karena beberapa faktor diantaranya sebagai

berikut :

a. Pencatatan-pencatatan dalam pengolahan persediaan dan transaksi penjualan

maupun pembelian masih dilakukan secara manual.

b. Belum adanya aplikasi berupa sistem penjualan yang digunakan untuk

pengolahan data.

3.3 Analisis Kelemahan Sistem

Sistem yang baik adalah sistem yang mampu menyesuaikan dengan

perkembangan teknologi dan kebutuhan yang diperlukan. Sedangkan pada “Toko

Dieacomcell” masih menggunakan sistem yang konvensional. Kelemahan dari sistem ini

adalah :

a. Banyak kesalahan pada pengolahan data yang disebabkan oleh human error karena

dikerjakan manual (salah tulis, salah jumlah).

b. Permasalahan yang ada berdampak pada penyajian informasi yang dibutuhkan

pimpinan untuk pengambilan keputusan.

c. Lemahnya pengawasan manajemen dan keuangan karena masih menggunakan

sistem manual, sehingga data dapat dengan mudah dimanipulasi.

Untuk melakukan analisa maka dapat diukur dengan menggunakan analisis PIECES

(Performance, Information, Economic, Control, Effisiency, Service).

3.4 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis terhadap kebutuhan sistem bertujuan untuk memahami apa yang

dibutuhkan oleh sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem untuk memenuhi

kebutuhan sistem tersebut, atau mememutuskan bahwa pengembangan suatu sistem

baru sebenarnya tidak perlu dilakukan.

Kebutuhan sistem terdiri dari dua jenis yaitu :

1) Kebutuhan Fungsional (Fungtional Requirement)

Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja

yang nantinya akan dilakukan oleh sistem.

2) Kebutuhan Non Fungsional (Non Fungtional Requirement)

Kebutuhan non fungsional adalah jenis kebutuhan yang bersifat properti perilaku

yang dimiliki oleh sistem, meliputi teknologi, operasional, kinerja, keamanan, politik

dan budaya.

3.5 Analisis PIESES Alasan digunakannya analisis PIECES adalah :

a. Analisis PIECES ini digunakan karena untuk mendapatkan pokok-pokok

permasalahan yang lebih jelas dan spesifik.

b. Kemudian dari hasil analisis tersebut dirancang usulan-usulan untuk diterapkan

dalam sistem baru, hal ini juga untuk mengetahui alasan-alasan perubahan sistem

informasi yang lama dengan sistem informasi yang baru.

Kerangka kerja PIECES digunakan untuk mengidentifikasi masalah dalam

memecahkan masalah, metode pendekatan pada masing-masing kategori PIECES

adalah sebagai berikut :

a) Analisis Kinerja (Performance)

Kinerja suatu perusahaan sangat tergantung pada sumber daya manusia

dan sumber daya alat serta sarana dan prasarana yang ada pada lembaga

perusahaan. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan Response Time. Troughput

adalah jumlah atau banyaknya pekerjaan yang dapat dilakukan dalam satuan waktu

tertentu. Sedangkan Response Time adalah rata-rata waktu yang tertunda dan

pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menunggu pekerjaan tersebut.

b) Analisis Informasi (Information)

Laporan-laporan yang telah diproses akan digunakan sebagai informasi

yang sangat dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan. Analisis

informasi bertujuan untuk menganalisis kemampuan sistem informasi dalam

menghasilkan informasi yang bekualitas.

Kualitas suatu informasi (Quality Of Information) tergantung dari tiga hal

yaitu :

Akurat (Accurate)

Akurat juga berarti informasi harus jelas, bebas dari kesalahan-kesalahan

dan tidak biasa atau menyesatkan serta mencerminkan maksudnya. Pada sistem

lama penyimpanan data maupun arsip masih kurang baik, sehingga terkadang

ada data yang hilang atau terselip maka Informasi yang disampaikanpun kurang

lengkap, kurang jelas dan kurang akurat. Dengan adanya sistem baru semua

informasi akan menjadi lebih akurat, karena transaksi langsung dicetak

dikomputer sehingga tidak perlu membuka arsip-arsip yang tidak jelas tempat

penyimpanannya.

Tepat waktu (Up To Date)

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Pada

sistem yang lama dibutuhkan waktu yang lama dalam pencarian data atau

transaksi-transaksi keuangan yang sudah dilakukan karena harus membuka

arsip dan kertas-kertas bukti transaksi yang jumlahnya tidak sedikit dengan

urutan yang membingunggkan. Dengan kata lain informasi yang diperoleh tidak

tepat waktu (tidak efektif).

Maka dengan adanya sistem baru waktu yang dibutuhkan lebih sedikit

untuk mencari data yang dibutuhkan karena hanya dengan memasukkan kode

atau tanggal langsung dapat dicari, sehingga waktu yang dibutuhkan tidak lebih

dari lima menit, informasi yang disajikan akan lebih efektif.

Relevan (Relevance)

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat sesuai dengan kebutuhan

pemakainya. Pada sistem lama yang terdapat pada “Toko Dieacomcell”

pengurutan waktu penataan arsip sering tidak sesuai dengan urutan yang benar,

maka informasi yang dapat diperoleh kurang relevan. Sedangkan dengan

pemakaian sistem baru informasi yang ditampilkan menjadi lebih relevan karena

pengurutan data lebih baik.

c) Analisis Ekonomi (Economy)

Analisis ekonomi adalah penilaian terhadap sistem dalam pengurangan

biaya dan keuntungan yang didapat dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan

memberikan penghematan biaya operasional dan meningkatkan keuntungan

perusahaan.

Secara ekonomis sistem yang ada saat ini membutuhkan biaya opersional

yang tidak sedikit seperti untuk memebeli peralatan tulis, buku laporan,

penyimpanan arsip, gaji karyawan “Toko Dieacomcell” tidak seimbang dengan

manfaat yang didapat.

d) Analisi Pengendalian (Control)

Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan,

misalnya dengan membuat back up data. Selain itu, sistem yang digunakan harus

dapat digunakan untuk mengamankan data dari akses yang tidak diinginkan.

Dan dari hasil pengamatan dilapangan bahwa sistem pada “Toko

Dieacomcell” yang sedang berjalan kurang dalam segi keamanannya, karena tidak

adanya pembatasan hak akses atas informasi yang ada. Laporan-laporan dari

dokumen-dokumen yang ada masih diletakkan secara terbuka dan sembarangan

dikantor, sehingga orang lain dapat dengan mudah mengakses informasi yang ada.

e) Analisis efisien (Effisiency)

Analisis efisisensi berhubungan dengan sumber daya yang ada, guna

meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah

pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi

manusia, informasi, waktu, biaya dan peralatan.

Pemakaian waktu dan sumber daya manusia yang tidak tepat dapat

menyebabkan pemborosan. Pada sistem lama dibutuhkan waktu yang lama untuk

mengolah data-data dan pembuatan laporan.

f) Analisis Pelayanan (Service)

Layanan merupakan salah satu aspek yang sangat penting didalam

kelangsungan suatu perusahaan. Oleh karena itu layanan terhadap karyawan harus

ditingkatkan secara maksimal supaya bisnis berjalan dengan lancar. Dalam sistem

lama pelayanan terhadap karyawan masih kurang baik, karena pada saat terjadinya

penjualan, karyawan harus membuat atau menginputkan data dua kali yaitu untuk

pembuatan nota jual yang diberikan kepada konsumen dan untuk arsip perusahaan

karna dilakukan secara manual, selain itu juga data yang dibutuhkan harus dengan

cepat tersedia jika pimpinan perusahaan membutuhkannya.

4. Implementasi dan Pembahasan Sistem 4.1 Pengertian Implementasi

Tahap implementasi sistem (System Implementation) adalah tahap meletakan

sistem supaya siap dioperasikan. Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah

sebagai berikut :

4.2 Rencana Implementasi

Supaya kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang diterapkan,

maka perlu jadwal rencana kegiatan implementasi. Dengan demikian, rencana

implementsi merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana

implementasi dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu.

4.3 Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan,

kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut :

1. Pengetesan program

2. Instalasi Hardware dan Software

3. Pemilihan dan pelatihan personil

4. Pengetesan sistem

5. Konversi sistem

6. Pemeliharaan

4.4 Pengetesan Program Sebelum program diterapakan, maka program harus bebas dari kesalahan-

kesalahan. Oleh karena itu program harus dites untuk menemukan kesalahan-kesalahan

yang mungkin terjadi. Pada pengetesan program, masing-masing program yang telah

berjalan dengan benar dan baik bukan berarti program tersebut juga akan berjalan

dengan program yang lainnya dalam sistem dengan baik. Kumpulan dari semua program

yang telah diintegrasi perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat

menerima input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat

memberikan output dengan program yang lainnya.

4.5 Pemilihan dan Pelatihan Personil

Pemilihan personil yang sangat penting karena personil-personil tersebut yang

nantinya akan terlibat langsung dengan program aplikasi yang telaha dibangun oleh

analis dan programmer untuk memenuhi kebutuhan. Jika personil tidak mendapatkan

latihan yang baik maka program aplikasi tidak dapat dijalankan dan itu berari program

aplikasi yang telah dirancang tidak bermanfaat bagi “Toko Dieacomcell” dan akan

mengakibatkan kerugian bagi pihak toko yang telah mengeluarkan dana untuk

mendapatkan proogam tersebut.

Setiap personil yang terlibat diberi pengertian dan pengetahuan tentang sistem

informasi yang akan dijalankan dan mengenai wewenang dan tugas masing-masing.

Pemilihan personil dimaksudkan untuk memilih personil yang tepat yang akan terlibat

langsung denga sistem informasi yang akan dijalankan. Pemilihan personil dapat

dilakukan perubahan dengan melakukan perekrutan personil baru atau personil lama.

Personil dalam sistem harus memilik pengetahuan yang cukup tentang sistem yang ada

serta posisi dan tugas-tugas mereka.

a) Pelatihan karyawan

Personil-personil yang akan menduduki posisi baru perlu dilatih untuk hal-hal yang

belum mereka pahami. Pendidikan untuk personil ini lebih ditekankan pada

bagaimana mengoperasikan sistem ini. Beberapa pendekatan yang dapat dilakukan

untuk melakukan pelatihan dan pendidikan, yaitu sebagai berikut :

1. Ceramah

Pendekatan ini memungkinkan pemberi ceramah untuk memberikan pendidikan

kepada beberapa orang sekaligus pada saat yang sama. Pendekatan ini baik

jika personil-personil yang mengikutinya cukup banyak dan mempunyai tugas

yang seragam dan tingkat pendidikan yang setingkat.

2. Pelatihan prosedur (Procedural Training)

Kegiatan ini dilakukan dengan memberikan petunjuk, cara kerja tertulis dengan

menjelaskan kegiatan masing-masing personil tersebut. Personil-personil ini

dapat mengajukan pertanyaan- pertanyaan baik secara berkelompok maupun

perorangan tentang tugas-tugasnya diprosedur tertulis.

3. Pelatihan tutorial (Totorial Training)

Pendekatan pelatihan ini ditujukan untuk masing-masing personil secara tatap

muka. Pendekatan ini baik untuk tugas-tugas yang rumit dan vital yang

membuktikan bimbingan-bimbingan langsung.

4. Simulasi (Simulation)

Pendekatan pelatihan ini dilakukan dengan membuat suatu simulasi yang

mewakili lingkungan kerja personil.

5. Latihan langsung di pekerjaaan (On The Job Training)

Pendekatan pelatihan ini dilakukan dengan meletakkan personil langsung

pada posisi pekerjaannya. Personil-personil yang dilatih diberi penjelasan-

penjelasan dan instruksi-instruksi tentang apa saja yang harus dikerjakan dan

bagaimana harus mengerjakannya yang langsung dipraktekkan pada situasi

kerja yang sebenarnya.

Pendekatan yang akan dipakai dalam pelatihan kepada personil-personil

yang akan menggunakan sistem baru pada “Toko Dieacomcell” adalah

pelatihan prosedural dan latihan langsung dipekerjaan.

4.6 Pengetesan Sistem (Testing Sistem)

Penetesan sistem dilakukan setelah instalasi program . pengetesan dilakukan

untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tuuan

utama dari pengetesan sistem ini adalah memastikan bahwa elemen-elemen atau

komponen-komponen dari sistem telah berfungsi dengan yang diharapkan. Pengetesan

perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahan yang mungkin

masih terjadi. Pengetesan sistem termasuk juga pengetesan program secara

menyeluruh.

5. Penutup 5.1 Kesimpulan

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan

program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai

berikut :

1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga

mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada perusahaan. Dengan

dibuatnya sistem baru keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena

pengolahan data dan pencarian data, dan pembuatan laporan sudah dilakukan

secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi berkualitas.

2. Aplikasi sistem komputerisai penjualan ini dapat digunakan untuk membantu kinerja

karyawan “Toko Dieacomcell” yang berkepentingan dalam mengolah data transaksi

penjualan maupun pembelian dimana karyawan tersebut hanya menginputkan data

saja dan proses pengolahan dilakukan oleh komputer sehingga akan meminimalkan

tingkat kesalahan yang biasanya terjadi dalam sistem manual.

3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sistem yang selama

ini berjalan diperusahaan tersebut, tetapi dengan sistem ini diterapkan dapat

mendukung kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tesebut menjadi lebih

efisien.

5.2 Keunggulan Keunggulan dari aplikasi sistem penjualan pada Toko Dieacomcell adalah sebagai

berikut:

1. Sistem dapat memperbaiki pola kerja yang sebelumnya dilakukan secara manual

menjadi terkomputerisasi.

2. Sistem yang dibuat secara terkomputerisasi dapat digunakan untuk mendata data

barang, data konsumen, data pemasok, melakukan transaksi pembelian dan

transaksi penjualan

3. Komputerisasi Sistem Informasi penjualan ini dapat menghasilkan laporan barang,

pemasok, konsumen, penjualan, pembelian dan nota jual untuk konsumen.

5.3 Kelemahan Kelemahan pada sistem informasi penjualan pada Toko Dieacomcell antara lain

sebagai berikut:

1. Sistem informasi penjualan pada Toko Dieacomcell tidak menagani dari penggajian

pegawai, dan perhitungan laporan keuangan hal ini terkait dari batasan masalah

dalam pembuatan sistem ini.

2. Sistem informasi penjualan pada Toko Dieacomcell masih bersifat standalone

belum bersifat client – server.

5.4 Saran Berdasarkan hasil kesimpulan diatas, sebagai pertimbangan bagi Toko

Dieacomcell, Pakem Sleman dalam meningkatkan kinerja, penulis mencoba untuk

memberikan saran berkaitan dengan sistem informasi penjualan pada Toko Dieacomcell,

antara lain :

1. Pengembang melengkapi dengan sistem yang berkaitan dengan penggajian

kepegawaian dan beberapa sistem lain yang berkaitan dengan kebutuhan toko yang

semakin berkembang.

2. Pengembang bisa menjadikan sistem menjadi bersifat client – server sehingga

dapat diakses dari beberapa media seperti web dan mudah dalam melakukan

monitoring.

3. Sistem informasi penjualan berbasis komputer yang penulis usulkan dapat

diterapkan dan dapat membantu dalam pengolahan data penjualan, serta dapat

menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu dalam mengambil

keputusan.

4. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem pengolahan data penjualan dan

pembelian yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan sistem yang

terkomputerisasi.

Demikian kesimpulan dan saran yang penulis berikan. Untuk peneliti berikutnya supaya

dapat lebih sistem yang penulis usulkan agar lebih disempurnakan lagi. Semoga sistem

yang diusulkan dapat membantu Toko Dieacomcell, Pakem slemanyogyakarta.

DAFTAR PUSTAKA

Andi, Sunyoto. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan

microsoft SQL. Penerbit C.V ANDI OFFSET Yogyakarta

Bunafit, Nugroho dan Indah Indriyanna.2009. Sistem Penjualan Retail Mini

Market dengan Visual Basic 6.0. Penerbit ALIF Media Yogyakarta

Hanif, Al Fatta. 2007. Analisis Perancangan Sistem Informasi. Penerbit C.V

ANDI OFFSET Yogyakarta

Jogianto. 2005. ANALISIS & DESAIN SISTEM INFORMASI: Pendekatan

Terstruktur,Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit C.V ANDI OFFSET

Yogyakarta

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Penerbit C.V

ANDI OFFSET Yogyakarta

M. Rudyanto, Arief. 2006. Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-

SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Penerbit C.V ANDI OFFSET Yogyakarta