bab 4 perancangan sistem informasi akuntansi …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2011-2-00041-aksi...
TRANSCRIPT
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENJUALAN, PIUTANG DAGANG, DAN PENERIMAAN KAS PADA
PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION
4.1. Prosedur yang Diusulkan
Prosedur yang diusulkan untuk sistem informasi akuntansi penjualan, piutang
dagang, dan penerimaan kas pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution adalah
sebagai berikut:
4.1.1. Pemesanan
Kebijakan prosedur pemesanan:
Segmen pelanggan Plafon
Apotek pihak III 2.000.000
Rumah sakit/klinik dokter 20.000.000
PBF pihak III (diluar Kimia Farma) 10.000.000
Grosir 5.000.000
Toko obat 1.000.000
Modern market 1.000.000
Horeka 500.000
Spesialisasi (toko jamu) 500.000
Tradition market 500.000
Lain-lain 250.000
Toko kosmetik 500.000
105
Prosedur pemesanan:
A. Pemesanan Lewat Salesman
1. Salesman membuat perencanaan target omset dan kunjungan bulanan
setiap outlet.
2. Salesman melakukan kunjungan rutin ke outlet langganan/baru sesuai
jadwal.
3. Salesman melakukan pengecekan sesuai prosedur standar kunjungan
(menanyakan stok barang yang kosong, daftar harga terbaru, dan
pelayanan perusahaan).
4. Salesman melakukan penawaran ke outlet.
5. Meskipun outlet telah memesan barang lewat telepon, salesman tetap
melaksanakan standar kunjungan salesman.
6. Sebelum mengakhiri kunjungan, salesman memastikan pesanan yang
diperoleh sudah benar dan menerima surat pesanan (SP) eksternal.
7. Salesman meminta stempel/tanda tangan outlet pada form daftar
kunjungan salesman dan mengunjungi outlet lain sesuai jadwal.
8. Salesman menginformasikan kepada supervisor penjualan via telepon
atau fax SP eksternal (memperhatikan nama, jenis, ukuran, jenis
kemasan, jumlah barang, diskon, cara pembayaran dan masa
pembayaran).
9. Supervisor penjualan menerima dan memeriksa kebenaran dan keabsahan
SP eksternal, memeriksa minimal pesanan, dan saldo piutang.
a. Jika memenuhi syarat maka surat pesanan akan diproses.
b. Jika tidak, dikonfirmasi ke outlet lewat telepon.
106
10. Jika outlet mengajukan permohonan untuk mendapatkan penambahan
diskon, maka supervisor penjualan akan memasukkan data pada aplikasi
permohonan tambahan diskon yang akan ditujukan kepada bagian
penjualan kantor pusat.
11. Bagian penjualan kantor pusat menerima permohonan tambahan diskon
pada aplikasi approve tambahan diskon.
12. Bagian penjualan kantor pusat mengecek kembali permohonan tambahan
diskon.
a. Jika besarnya permohonan tambahan diskon sesuai dengan besarnya
tambahan diskon yang akan dibebankan kepada pemasok, maka
permohonan tambahan diskon akan disetujui.
b. Jika besarnya permohonan tambahan diskon tidak sesuai dengan
besarnya tambahan diskon yang akan dibebankan kepada pemasok,
maka bagian penjualan akan menyesuaikan besarnya permohonan
tambahan diskon yang diajukan.
13. Supervisor penjualan mengecek kembali pada aplikasi permohonan
tambahan diskon, apakah permohonan tambahan diskon sudah disetujui
oleh bagian penjualan kantor pusat.
14. Jika sudah diterima, maka akan supervisor penjualan membuatkan SP
internal dan memberikan diskon sesuai dengan permohonan tambahan
diskon yang telah disetujui.
15. Supervisor penjualan menyerahkan SP eksternal dan SP internal ke
supervisor logistik.
107
B. Pemesanan Lewat Salesman Telesales
1. Salesman teleorder (telesales) membuat perencanaan telepon bulanan
dengan memperhatikan outlet yang tidak masuk rencana kunjungan,
outlet pareto, outlet potensial tetapi pemesanannya masih kecil dan outlet
baru.
2. Setiap hari telesales menelepon secara rutin ke outlet.
3. Telesales melakukan prosedur standar sebagaimana layaknya kunjungan
salesman dengan menanyakan barang yang sudah menipis/kosong dan
menawarkan produk program/produk baru.
4. Telesales mencatat pesanan yang diterima pada dokumen sementara dan
setelah mendapatkan pesanan, meminta outlet agar menyiapkan surat
pesanan (SP) eksternal saat menerima barang.
5. Pesanan berupa dokumen sementara diserahkan kepada supervisor
penjualan untuk diperiksa kebenarannya.
6. Supervisor penjualan menerima pesanan yang diberikan oleh telesales.
7. Supervisor penjualan memeriksa minimal pesanan, saldo piutang dan
memeriksa pesanan.
a. Jika memenuhi syarat maka surat pesanan akan diproses.
b. Jika tidak, dikonfirmasi ke outlet lewat telepon.
8. Jika outlet mengajukan permohonan untuk mendapatkan penambahan
diskon, maka supervisor penjualan akan memasukkan data pada aplikasi
permohonan tambahan diskon yang akan ditujukan kepada bagian
penjualan kantor pusat.
108
9. Bagian penjualan kantor pusat menerima permohonan tambahan diskon
pada aplikasi approve tambahan diskon.
10. Bagian penjualan kantor pusat mengecek kembali permohonan tambahan
diskon.
a. Jika besarnya permohonan tambahan diskon sesuai dengan besarnya
tambahan diskon yang akan dibebankan kepada pemasok, maka
permohonan tambahan diskon akan disetujui.
b. Jika besarnya permohonan tambahan diskon tidak sesuai dengan
besarnya tambahan diskon yang akan dibebankan kepada pemasok,
maka bagian penjualan akan menyesuaikan besarnya permohonan
tambahan diskon yang diajukan.
11. Supervisor penjualan mengecek kembali pada aplikasi permohonan
tambahan diskon, apakah permohonan tambahan diskon sudah disetujui
oleh bagian penjualan kantor pusat.
12. Jika sudah diterima, maka supervisor penjualan akan membuatkan SP
internal dan memberikan diskon sesuai dengan permohonan tambahan
diskon yang telah disetujui.
13. Supervisor penjualan menyerahkan SP eksternal dan SP internal ke
supervisor logistik.
C. Pemesanan Langsung Dari Outlet Via Telepon/Fax
1. Supervisor penjualan menerima pesanan via telepon dari outlet atau dari
salesman.
109
2. Supervisor penjualan memeriksa minimal pesanan, saldo piutang, dan
meminta outlet menyerahkan surat pesanan (SP) eksternal saat menerima
barang.
3. Supervisor penjualan menginformasikan ke salesman bahwa pelanggan
tersebut sudah memesan via telepon/fax.
4. Jika outlet mengajukan permohonan untuk mendapatkan penambahan
diskon, maka supervisor penjualan akan memasukkan data pada aplikasi
permohonan tambahan diskon yang akan ditujukan kepada bagian
penjualan kantor pusat.
5. Bagian penjualan kantor pusat menerima permohonan tambahan diskon
pada aplikasi approve tambahan diskon.
6. Bagian penjualan kantor pusat mengecek kembali permohonan tambahan
diskon.
a. Jika besarnya permohonan tambahan diskon sesuai dengan besarnya
tambahan diskon yang akan dibebankan kepada pemasok, maka
permohonan tambahan diskon akan disetujui.
b. Jika besarnya permohonan tambahan diskon tidak sesuai dengan
besarnya tambahan diskon yang akan dibebankan kepada pemasok,
maka bagian penjualan akan menyesuaikan besarnya permohonan
tambahan diskon yang diajukan.
7. Supervisor penjualan mengecek kembali pada aplikasi permohonan
tambahan diskon, apakah permohonan tambahan diskon sudah disetujui
oleh bagian penjualan kantor pusat.
110
8. Jika sudah diterima, maka supervisor penjualan akan membuatkan SP
internal dan memberikan diskon sesuai dengan permohonan tambahan
diskon yang telah disetujui.
9. Supervisor penjualan menyerahkan SP eksternal dan SP internal ke
supervisor logistik.
4.1.2. Penyiapan Barang
Prosedur penyiapan barang:
1. Supervisor logistik menerima SP eksternal dan internal dari supervisor
penjualan.
2. Supervisor logistik menyerahkan SP kepada petugas gudang untuk disiapkan
barangnya.
3. Petugas gudang menyiapkan barang berdasarkan surat pesanan (nama
produk, kemasan, jumlah) dan tanggal kedaluwarsa terdekat.
4. Petugas gudang mencatat setiap pengambilan produk pada kartu barang
administrasi pencatatan gudang (APG), meliputi nama outlet, nomor surat
pesanan (SP), tanggal SP, jumlah, nomor batch, bulan dari tanggal
kedaluwarsa, dan saldo barang.
5. Petugas gudang menempatkan barang yang telah disiapkan sesuai dengan
sifat produk (membutuhkan ice pack atau tidak) dan jenis produk (narkotika-
psykotropika atau tidak).
6. Petugas gudang memberitahukan supervisor logistik atas surat pesanan yang
telah disiapkan barangnya dan menyerahkan kembali SP yang telah disiapkan
barangnya.
111
7. Supervisor logistik menerima kembali SP dan memeriksa kesesuaian fisik
barang yang disiapkan dengan informasi di dalam SP.
8. Supervisor logistik membuat surat keluar barang rangkap 2 berdasarkan SP
dan fisik barang.
9. Supervisor logistik mengarsip surat keluar barang lembar asli.
10. Supervisor logistik menyerahkan copy surat keluar barang, SP eksternal dan
internal kepada bagian pembuat faktur untuk dibuatkan fakturnya.
4.1.3. Pencetakan Faktur
1. Bagian pembuat faktur menerima copy surat keluar barang, SP eksternal dan
internal dari supervisor logistik.
2. Bagian pembuat faktur mencatat pada buku kreasi faktur.
3. Bagian pembuat faktur memasukkan data sesuai SP dan copy surat keluar
barang.
4. Setelah semua data dimasukkan, bagian pembuat faktur mengecek kembali
data dan minimal faktur.
5. Bagian pembuat faktur melakukan pencetakan faktur yang terdiri dari faktur
rangkap 8.
6. Bagian pembuat faktur mengarsip copy surat keluar barang.
7. Bagian pembuat faktur menyerahkan faktur serta SP eksternal dan internal ke
supervisor penjualan.
8. Supervisor penjualan memeriksa kembali kebenaran faktur.
a. Jika tidak benar, dikoreksi dan dikembalikan ke bagian pembuat faktur
untuk diedit dan dicetak ulang.
112
b. Jika benar, dilakukan validasi dengan menandatangani faktur
(memberikan SP dan faktur kepada kepala cabang untuk divalidasi).
9. Kepala cabang menerima dan mengecek SP eksternal dan internal serta
faktur.
10. Kepala cabang memvalidasi faktur.
11. Kepala cabang menyerahkan kembali SP eksternal dan internal serta faktur
ke supervisor penjualan.
12. Supervisor penjualan menerima kembali SP eksternal dan internal serta
faktur.
13. Supervisor penjualan mendistribusikan dokumen yang telah divalidasi:
a. Faktur asli diserahkan ke bagian inkaso.
b. SP internal dan eksternal, copy faktur lembar 2,3,4,5,7,8 ke supervisor
logistik.
c. Mengarsip copy faktur lembar ke 6.
14. Supervisor logistik menerima SP internal dan eksternal, copy faktur lembar
2,3,4,5,7,8 untuk pengiriman barang.
15. Bagian inkaso menerima faktur asli.
4.1.4. Pengiriman Barang
Prosedur pengiriman barang:
1. Supervisor logistik menerima SP internal dan eksternal, copy faktur lembar
2,3,4,5,7,8 untuk pengiriman barang dari supervisor penjualan.
2. Supervisor logistik mengarsip SP eksternal dan internal bersama dengan surat
keluar barang lembar asli.
113
3. Supervisor logistik mencatat di dokumen pengiriman barang (rangkap 3: asli
untuk supervisor logistik, copy lembar 1 dan 2 diserahkan ke pengantar
barang).
4. Supervisor logistik melakukan serah terima barang kepada pengantar barang.
5. Pengantar barang memeriksa kembali barang apakah sesuai dengan faktur
dan menandatangani dokumen pengiriman barang sebagai tanda serah terima
barang.
6. Pengantar barang mengemas barang yang akan dikirim per outlet, menyusun
letak barang dan dokumen (dokumen pengiriman barang dan copy faktur
lembar 2,3,4,5,7,8).
7. Pengantar barang mengantar barang ke outlet sesuai faktur dan melakukan
serah terima barang ke outlet.
8. Outlet menerima barang sesuai dengan faktur.
9. Outlet/penerima barang menulis tanggal dan jam terima barang, nama jelas,
menandatangani, dan memberi stempel outlet pada semua lembar faktur.
10. Pengantar barang menyerahkan copy faktur lembar ke 7 dan 8 kepada outlet
pembeli.
11. Pengantar barang meminta surat pesanan (SP) eksternal asli apabila
pemesanan berupa SP fax dan melalui telepon.
12. Pengantar barang mencatat realisasi pengiriman barang pada dokumen
pengiriman barang dan mencatat alasan apabila tidak terkirim.
13. Pengantar barang menyerahkan dokumen pengiriman barang dan copy faktur
lembar ke 2,3,4,5 dan SP eksternal asli kepada supervisor logistik.
114
14. Pengantar barang menyerahkan barang dan dokumen faktur yang tidak
terkirim ke gudang.
15. Supervisor logistik menerima dokumen pengiriman barang, SP eksternal asli
(jika baru diberikan oleh outlet) dan copy faktur lembar ke 2,3,4,5.
16. Supervisor logistik memeriksa dokumen pengiriman barang dan copy faktur.
17. Supervisor logistik menandatangani dokumen pengiriman barang.
18. Supervisor logistik menyerahkan copy dokumen pengiriman barang lembar
ke 3 kepada pengantar barang.
19. Supervisor logistik mengarsipkan dokumen pengiriman barang (asli dan copy
lembar ke 2) dan copy faktur lembar ke 5 bersama SP eksternal, SP internal
dan surat keluar barang lembar asli.
20. Supervisor logistik menyerahkan copy faktur lembar ke 2,3,4 kepada bagian
inkaso untuk penagihan.
21. Bagian inkaso menerima copy faktur lembar ke 2,3,4.
22. Bagian inkaso memeriksa keabsahan dokumen (nama penerima, tanda
tangan, stempel, tanggal dan jam terima).
23. Bagian inkaso menyatukan dan menyimpan copy faktur dengan faktur asli.
24. Bila ada kejanggalan maka konfirmasi ke supervisor tata usaha dan kepala
cabang.
4.1.5. Penjualan Cara Tunai
Prosedur penjualan cara tunai:
1. Salesman menerima surat pesanan (SP) eksternal dari outlet yang berminat
membeli secara tunai.
115
2. Salesman menyerahkan SP eksternal kepada supervisor penjualan.
3. Supervisor penjualan menerima dan memeriksa kebenaran dan keabsahan SP
eksternal, dan memeriksa minimal pesanan.
a. Jika memenuhi syarat maka surat pesanan akan diproses.
b. Jika tidak, dikonfirmasi ke outlet lewat telepon.
4. Jika outlet mengajukan permohonan untuk mendapatkan penambahan diskon,
maka supervisor penjualan akan memasukkan data pada aplikasi permohonan
tambahan diskon yang akan ditujukan kepada bagian penjualan kantor pusat.
5. Bagian penjualan kantor pusat menerima permohonan tambahan diskon pada
aplikasi approve tambahan diskon.
6. Bagian penjualan kantor pusat mengecek kembali permohonan tambahan
diskon.
a. Jika besarnya permohonan tambahan diskon sesuai dengan besarnya
tambahan diskon yang akan dibebankan kepada pemasok, maka
permohonan tambahan diskon akan disetujui.
b. Jika besarnya permohonan tambahan diskon tidak sesuai dengan besarnya
tambahan diskon yang akan dibebankan kepada pemasok, maka bagian
penjualan akan menyesuaikan besarnya permohonan tambahan diskon
yang diajukan.
7. Supervisor penjualan mengecek kembali pada aplikasi permohonan tambahan
diskon, apakah permohonan tambahan diskon sudah disetujui oleh bagian
penjualan kantor pusat.
116
8. Jika sudah diterima, maka supervisor penjualan akan membuatkan SP
internal dan memberikan diskon sesuai dengan permohonan tambahan diskon
yang telah disetujui.
9. Supervisor penjualan menyerahkan SP eksternal dan SP internal ke
supervisor logistik.
10. Supervisor logistik menerima SP eksternal dan internal dari supervisor
penjualan.
11. Supervisor logistik menyerahkan SP kepada petugas gudang untuk disiapkan
barangnya.
12. Petugas gudang menyiapkan barang berdasarkan surat pesanan (nama
produk, kemasan, jumlah) dan tanggal kedaluwarsa terdekat.
13. Petugas gudang mencatat setiap pengambilan produk pada kartu barang
administrasi pencatatan gudang (APG), meliputi nama outlet, nomor surat
pesanan (SP), tanggal SP, jumlah, nomor batch, bulan dari tanggal
kedaluwarsa dan saldo barang.
14. Petugas gudang menempatkan barang yang telah disiapkan sesuai dengan
sifat produk (membutuhkan ice pack atau tidak) dan jenis produk (narkotika-
psykotropika atau tidak).
15. Petugas gudang memberitahukan supervisor logistik atas surat pesanan yang
telah disiapkan barangnya dan menyerahkan kembali SP yang telah disiapkan
barangnya.
16. Supervisor logistik menerima kembali SP dan memeriksa kesesuaian fisik
barang yang disiapkan dengan informasi di dalam SP.
117
17. Supervisor logistik membuat surat keluar barang rangkap 2 berdasarkan SP
dan fisik barang.
18. Supervisor logistik mengarsip surat keluar barang lembar asli.
19. Supervisor logistik menyerahkan copy surat keluar barang, SP eksternal dan
internal kepada bagian pembuat faktur untuk dibuatkan fakturnya.
20. Bagian pembuat faktur menerima copy surat keluar barang, SP eksternal dan
internal dari supervisor logistik.
21. Bagian pembuat faktur mencatat pada buku kreasi faktur.
22. Bagian pembuat faktur memasukkan data sesuai SP dan copy surat keluar
barang.
23. Setelah semua data dimasukkan, bagian pembuat faktur mengecek kembali
data dan minimal faktur.
24. Bagian pembuat faktur melakukan pencetakan faktur yang terdiri dari faktur
rangkap 8.
25. Bagian pembuat faktur mengarsip copy surat keluar barang.
26. Bagian pembuat faktur menyerahkan faktur serta SP eksternal dan internal ke
supervisor penjualan.
27. Supervisor penjualan memeriksa kembali kebenaran faktur.
a. Jika tidak benar, dikoreksi dan dikembalikan ke bagian pembuat faktur
untuk diedit dan dicetak ulang.
b. Jika benar, dilakukan validasi.
28. Supervisor penjualan mengarsipkan copy faktur lembar ke 6.
29. Supervisor penjualan menyerahkan SP eksternal dan internal, faktur asli dan
copy faktur lainnya ke bagian inkaso.
118
30. Bagian inkaso menerima SP eksternal dan internal, faktur asli, copy faktur
lainnya.
31. Bagian inkaso membuat nota inkaso rangkap 4.
32. Bagian inkaso menyerahkan nota inkaso rangkap 4, SP eksternal dan internal,
faktur asli, copy faktur lembar ke 2,3,4,5,7,8 ke supervisor logistik.
33. Supervisor logistik menerima nota inkaso rangkap 4, SP eksternal dan
internal, faktur asli, copy faktur lembar ke 2,3,4,5,7,8 serta meminta
pengantar barang menandatangani nota inkaso.
34. Supervisor logistik menyerahkan nota inkaso asli dan copy faktur lembar ke 4
ke bagian inkaso.
35. Bagian inkaso menerima kembali nota inkaso asli yang telah ditandatangani
pengantar barang dan copy faktur lembar ke 4 untuk kontrol hasil
pembayaran.
36. Supervisor logistik menyiapkan barang sesuai dengan faktur dan
mencatatnya di kartu administrasi pencatatan gudang (APG).
37. Supervisor logistik memeriksa kembali barang yang telah disiapkan.
38. Supervisor logistik menyerahkan barang kepada pengantar barang
berdasarkan dokumen pengiriman barang serta menyerahkan copy nota
inkaso lembar ke 2,3,4, faktur asli, dan copy faktur lembar ke 2,3,5,7,8.
39. Supervisor logistik mengarsip SP eksternal dan internal serta dokumen
pengiriman barang asli.
40. Pengantar barang menerima barang berdasarkan dokumen pengiriman barang
dan copy nota inkaso lembar ke 2,3,4, faktur asli, dan copy faktur lembar ke
2,3,5,7,8.
119
41. Pengantar barang mengirimkan dan menyerahkan barang ke outlet.
42. Pengantar barang meminta outlet penerima menandatangani nota inkaso,
faktur, serta menuliskan nama jelas, stempel, jam dan tanggal terima.
43. Pengantar barang menerima pembayaran dari outlet, menandatangani faktur
dan nota inkaso sebagai tanda pelunasan, menerima copy nota inkaso lembar
ke 2 dan 3, copy faktur lembar ke 2,3,5, serta menyerahkan copy nota inkaso
lembar ke 4, faktur asli, dan copy faktur lembar ke 7 dan 8 ke outlet.
44. Pengantar barang menyerahkan copy faktur lembar ke 5 dan copy dokumen
pengiriman barang lembar ke 2 ke supervisor logistik.
45. Pengantar barang mencatat penerimaan uang pada nota inkaso.
46. Pengantar barang menyerahkan uang hasil pembayaran, copy nota inkaso
lembar ke 2 dan 3 dan copy faktur lembar ke 2 dan 3 ke kasir.
47. Supervisor logistik memeriksa, menandatangani dan menerima copy
dokumen pengiriman barang lembar ke 2 serta copy faktur lembar ke 5
termasuk pembayarannya.
48. Supervisor logistik mengarsip copy dokumen pengiriman barang lembar ke 2,
copy faktur lembar ke 5 yang disatukan dengan SP eksternal dan internal.
49. Kasir menerima hasil pembayaran, copy nota inkaso lembar ke 2 dan 3 dan
copy faktur lembar ke 2 dan 3, serta menandatangani penerimaan uang pada
nota inkaso.
50. Kasir mencatat penerimaan pembayaran pada voucher kas masuk (didukung
oleh copy nota inkaso lembar ke 2 dan copy faktur lembar ke 3).
120
51. Kasir mengembalikan ke bagian inkaso copy nota inkaso lembar ke 3 yang
telah ditandatangani dan copy faktur lembar ke 2 untuk diserahkan ke bagian
inkaso.
52. Bagian inkaso menerima copy nota inkaso lembar ke 3 dan copy faktur
lembar ke 2 dari pengantar barang.
53. Bagian inkaso memasukkan data pembayaran pada sistem aplikasi.
54. Bagian inkaso memeriksa data inkaso yang telah dimasukkan dan mencetak
laporan hasil penagihan.
55. Bagian inkaso menyerahkan laporan hasil penagihan ke supervisor tata
usaha.
56. Supervisor tata usaha menerima laporan hasil penagihan piutang.
57. Supervisor tata usaha memeriksa dan mencocokkan dengan penerimaan kasir
di voucher kas masuk.
58. Supervisor tata usaha menandatangani laporan hasil penagihan piutang dan
memvalidasi penerimaan pembayaran pada sistem aplikasi.
59. Supervisor tata usaha mencetak bukti kas masuk (BKM).
4.1.6. Penagihan Piutang
Prosedur penagihan piutang:
1. Bagian inkaso merencanakan dan mempersiapkan dokumen tagihan untuk
setiap penagih berdasarkan jadwal penagihan outlet dan tanggal jatuh tempo
faktur.
2. Bagian inkaso memasukkan data dokumen tagihan yang akan ditagih dalam
nota inkaso (NI) per penagih.
121
a. Jika sebelumnya outlet melakukan retur, maka bagian inkaso akan
mengurangi total tagihan sesuai dengan nota retur lalu supervisor tata
usaha akan memeriksa kembali data dokumen tagihan.
b. Jika tidak, selanjutnya supervisor tata usaha akan memeriksa kembali
data dokumen tagihan.
3. Supervisor tata usaha memeriksa kembali data dokumen tagihan.
4. Supervisor tata usaha memvalidasi data dokumen tagihan.
5. Bila supervisor tata usaha telah memvalidasi, lalu bagian inkaso akan
mencetak NI rangkap 4.
6. Bagian inkaso memeriksa kesesuaian dokumen tagihan dengan NI.
7. Bagian inkaso menyerahkan dan meminta kepada penagih menandatangani
NI sebagai bukti serah terima dokumen tagihan.
8. Penagih memeriksa kembali kelengkapan dan kesesuaian dokumen tagihan
dengan NI.
a. Bila belum lengkap/sesuai, meminta kekurangan yang diperlukan kepada
bagian inkaso.
b. Bila benar dan sesuai, menandatangani NI rangkap 4.
9. Penagih menyerahkan NI asli kepada bagian inkaso.
10. Penagih menerima copy NI lembar ke 2,3,4 beserta dokumen tagihan untuk
ditagihkan ke outlet.
11. Bagian inkaso menerima dan menyimpan NI asli sampai penagih
mempertanggungjawabkan hasil penagihannya.
12. Penagih menyusun dokumen tagihan berdasarkan rute perjalanan kunjungan
menagih ke outlet.
122
13. Penagih melakukan kegiatan penagihan ke outlet:
a. Menagih dan menerima hasil tagihan berupa bukti transfer.
b. Menandatangani bukti pembayaran yang diminta outlet (bila ada) atau
menandatangani pada lembar faktur dan copy nota inkaso serta menulis
tanggal, nama jelas sebagai bukti penerimaan pelunasan pembayaran dan
menyerahkan copy nota inkaso lembar ke 4.
c. Bila tidak berhasil menagih, maka menanyakan/meminta jadwal
pembayaran kembali kapan akan dibayar, menginformasikan
kemungkinan akan dipending surat pesanan (SP) berikutnya sampai ada
pembayaran, dan mencatat permasalahannya.
14. Outlet menyerahkan pembayaran berupa bukti transfer ke penagih dan
menerima copy nota inkaso lembar ke 4.
15. Outlet meminta tanda tangan, nama jelas dan tanggal pembayaran pada
dokumen tagihan sebagai bukti pembayaran.
16. Penagih mencatat hasil penagihan dan keterangan permasalahannya dalam
copy NI lembar ke 2,3.
17. Sekembalinya ke kantor, penagih merekap dan memeriksa hasil penagihan di
NI.
18. Penagih menghitung kembali dan menyerahkan hasil tagihan (uang tunai atau
bukti transfer) beserta copy NI lembar ke 2,3 ke kasir.
19. Kasir menerima copy NI lembar ke 2,3 dan hasil tagihan berupa bukti
transfer.
20. Kasir mencocokkan dengan copy NI lembar ke 2,3.
123
21. Kasir menandatangani copy NI lembar ke 2,3 dan mencatat dalam voucher
kas masuk, meminta penagih menandatangani sebagai bukti penyerahan hasil
tagihan.
22. Kasir menyerahkan copy NI lembar ke 2 yang sudah ditandatangani ke
penagih.
23. Penagih menerima copy NI lembar ke 2 yang telah ditandatangani kasir.
24. Penagih menyerahkan copy NI lembar ke 2 dan dokumen tagihan yang tidak
berhasil ditagih kepada bagian inkaso.
25. Bagian inkaso menerima copy NI lembar ke 2 dan dokumen tagihan yang
tidak tertagih.
26. Bagian inkaso menyalin dalam NI asli hasil tagihan yang tercatat dalam copy
NI lembar ke 2 dan yang tidak tertagih.
27. Bagian inkaso mencocokkan dan memeriksa kebenaran hasil tagihan bahwa
benar sudah diterima kasir dan memeriksa kebenaran dokumen yang kembali
a. Bila menemukan ketidakwajaran maka segera konfirmasi ke outlet.
b. Bila sesuai, menandatangani NI asli dan copy NI lembar ke 2 sebagai
bukti penerimaan.
28. Bagian inkaso mengarsip kembali dokumen tagihan yang tidak tertagih .
29. Bagian inkaso memasukkan data semua hasil penagihan pada sistem aplikasi
pembayaran piutang, dan mencetak laporan hasil penagihan piutang.
30. Bagian inkaso menyerahkan copy NI lembar ke 3 yang telah ditandatangani
kepada penagih.
31. Bagian inkaso menyerahkan laporan hasil penagihan piutang kepada
supervisor tata usaha.
124
32. Penagih menerima copy NI lembar ke 3 yang telah ditandatangani untuk
diarsip pada file penagih.
33. Supervisor tata usaha menerima laporan hasil penagihan piutang.
34. Supervisor tata usaha memeriksa dan mencocokkan dengan penerimaan kasir
di voucher kas masuk.
35. Supervisor tata usaha menandatangani laporan hasil penagihan piutang dan
memvalidasi penerimaan pembayaran pada sistem aplikasi.
36. Supervisor tata usaha mencetak bukti kas masuk (BKM).
125
4.2. Rancangan Sistem
4.2.1. Activity Diagram
a. Pemesanan
Gambar 4.1 Activity Diagram Prosedur Pemesanan Lewat Salesman
126
Gambar 4.2 Activity Diagram Prosedur Pemesanan Lewat Salesman Telesales
127
Gambar 4.3 Activity Diagram Prosedur Pemesanan Langsung Dari Outlet Via
Telepon/Fax
128
b. Penyiapan Barang
Gambar 4.4 Activity Diagram Prosedur Penyiapan Barang
129
c. Pencetakan Faktur
Gambar 4.5 Activity Diagram Prosedur Pencetakan Faktur
130
d. Pengiriman Barang
Gambar 4.6 Activity Diagram Prosedur Pengiriman Barang
131
e. Penjualan Cara Tunai
Gambar 4.7 Activity Diagram Prosedur Penjualan Cara Tunai
132
f. Penagihan Faktur Kredit
Gambar 4.8 Activity Diagram Prosedur Penagihan Faktur Kredit
133
4.2.2. Event Table
Event table dari rancangan sistem informasi yang diusulkan berdasarkan actor yang terlibat pada event yang terkait, sebagai
berikut :
Tabel 4.1 Event Table Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas yang
diusulkan pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution
No Event Trigger Source Use Case Response Destination 1. Supervisor penjualan
menerima pesanan Adanya outlet yang melakukan pemesanan
Supervisor penjualan
Menerima pesanan
Surat pesanan eksternal
Supervisor logistik
2. Supervisor penjualan mengajukan permohonan penambahan diskon
Adanya permohonan untuk penambahan diskon dari outlet
Supervisor penjualan
Menerima permohonan penambahan diskon
Permohonan penambahan diskon
Bagian penjualan kantor pusat
3. Bagian penjualan kantor pusat memverifikasi permohonan penambahan diskon
Adanya permohonan untuk penambahan diskon dari outlet
Bagian penjualan kantor pusat
Menyetujui permohonan penambahan diskon
Validasi Supervisor penjualan
4. Supervisor penjualan membuat surat pesanan internal sesuai dengan pesanan dari outlet
Adanya outlet yang melakukan pemesanan
Supervisor penjualan
Mencetak surat pesanan
Surat pesanan internal
Supervisor logistik
5. Supervisor logistik membuat surat keluar barang berdasarkan surat pesanan internal
Adanya surat pesanan internal
Supervisor logistik
Menyiapkan barang
Surat keluar barang
Supervisor logistik, Bagian pembuat faktur
134
6. Bagian pembuat faktur membuat faktur berdasarkan surat keluar barang
Adanya surat pesanan internal dan surat keluar barang
Bagian pembuat faktur
Mencetak faktur Faktur Bagian inkaso, Supervisor logistik, Supervisor penjualan, Outlet
7. Bagian inkaso membuat nota inkaso berdasarkan faktur
Adanya faktur Bagian inkaso
Membuat nota inkaso
Nota inkaso Supervisor tata usaha
8. Supervisor tata usaha memverifikasi pencetakan nota inkaso
Adanya pembuatan nota inkaso
Supervisor tata usaha
Menyetujui pencetakan nota inkaso
Validasi Bagian inkaso
9. Bagian inkaso mencetak nota inkaso berdasarkan faktur
Adanya validasi dari supervisor tata usaha
Bagian inkaso
Mencetak nota inkaso
Nota inkaso Bagian inkaso, Kasir, Penagih, Outlet
10. Kasir mencatat hasil penagihan dalam voucher kas masuk
Adanya hasil tagihan
Kasir Menerima hasil tagihan
Voucher kas masuk
Supervisor tata usaha
11. Bagian inkaso membuat laporan hasil penagihan piutang
Adanya hasil tagihan
Bagian inkaso
Mencetak laporan hasil penagihan piutang
Laporan hasil penagihan piutang
Supervisor tata usaha
12. Supervisor tata usaha membuat bukti kas masuk
Adanya laporan hasil penagihan piutang
Supervisor tata usaha
Mencetak bukti kas masuk
Bukti kas masuk
Kepala cabang, Manajer keuangan dan akuntansi
13. Bagian pembuat faktur membuat nota retur
Adanya tanda terima barang retur
Bagian pembuat faktur
Menerima retur barang
Nota retur Bagian inkaso, Supervisor logistik, Supervisor penjualan, Outlet
135
4.2.3. Use Case Diagram
Gambar 4.9 Use Case Diagram
136
4.2.4. Use Case Description
Use case description dari rancangan sistem informasi yang diusulkan, sebagai
berikut :
Tabel 4.2 Use Case Description menerima pesanan
Use Case : Menerima pesanan Main Flow :
1. Supervisor penjualan menerima surat pesanan eksternal atau pesanan dari salesman/telesales/outlet.
2. Supervisor penjualan memeriksa kebenaran dan keabsahan surat pesanan eksternal.
3. Supervisor penjualan memeriksa minimal pesanan. 4. Supervisor penjualan memeriksa saldo piutang. 5. Supervisor penjualan membuat surat pesanan
Exception Condition : Jika pesanan tidak memenuhi syarat, maka supervisor penjualan dapat: a. Melakukan konfirmasi kembali ke outlet lewat telepon. b. Tidak melayani pesanan.
Tabel 4.3 Use Case Description menerima permohonan penambahan diskon
Use Case : Menerima permohonan penambahan diskon Main Flow :
1. Supervisor penjualan menerima permohonan penambahan diskon dari outlet. 2. Supervisor penjualan memasukkan data permohonan penambahan diskon.
Exception Condition : -
Tabel 4.4 Use Case Description menyetujui permohonan penambahan diskon
Use Case : Menyetujui permohonan penambahan diskon Main Flow :
1. Bagian penjualan kantor pusat menerima permohonan penambahan diskon dari supervisor penjualan.
2. Bagian penjualan kantor pusat memeriksa data permohonan penambahan diskon. 3. Bagian penjualan kantor pusat menyetujui permohonan penambahan diskon.
Exception Condition : Jika permohonan penambahan diskon tidak sesuai, maka bagian penjualan dapat: a. Menyesuaikan atau mengubah besarnya permohonan penambahan diskon yang
137
diajukan.
Tabel 4.5 Use Case Description mencetak surat pesanan
Use Case : Mencetak surat pesanan Main Flow :
1. Supervisor penjualan menerima persetujuan untuk permohonan penambahan diskon dari bagian penjualan kantor pusat.
2. Supervisor penjualan memproses kembali surat pesanan. 3. Supervisor penjualan mencetak surat pesanan.
Exception Condition : -
Tabel 4.6 Use Case Description menyiapkan barang
Use Case : Menyiapkan barang Main Flow :
1. Supervisor logistik menerima surat pesanan dari supervisor penjualan. 2. Supervisor logistik menyerahkan surat pesanan ke petugas gudang agar barang
segera disiapkan. 3. Supervisor logistik membuat surat keluar barang. 4. Supervisor logistik mengarsip surat keluar barang
Exception Condition : -
Tabel 4.7 Use Case Description mencetak faktur
Use Case : Mencetak faktur Main Flow :
1. Bagian pembuat faktur menerima surat keluar barang dan surat pesanan. 2. Bagian pembuat faktur memasukkan data surat pesanan. 3. Bagian pembuat faktur memeriksa minimal faktur. 4. Bagian pembuat faktur mencetak faktur.
Exception Condition : -
Tabel 4.8 Use Case Description membuat nota inkaso
Use Case : Membuat nota inkaso Main Flow :
1. Bagian inkaso mempersiapkan dokumen tagihan. 2. Bagian inkaso memasukkan data dokumen tagihan.
138
Exception Condition : Jika sebelumnya outlet melakukan retur, maka: a. Bagian inkaso akan mengurangi total tagihan sesuai dengan nota retur.
Tabel 4.9 Use Case Description menyetujui pencetakan nota inkaso
Use Case : Menyetujui pencetakan nota inkaso Main Flow :
1. Supervisor tata usaha menerima dokumen tagihan dari bagian inkaso. 2. Supervisor tata usaha memeriksa kembali dokumen tagihan. 3. Supervisor tata usaha menyetujui pencetakan nota inkaso.
Exception Condition : -
Tabel 4.10 Use Case Description mencetak nota inkaso
Use Case : Mencetak nota inkaso Main Flow :
1. Bagian inkaso menerima persetujuan untuk pencetakan nota inkaso dari supervisor tata usaha.
2. Bagian inkaso mencetak nota inkaso Exception Condition :
-
Tabel 4.11 Use Case Description menerima hasil tagihan
Use Case : Menerima hasil tagihan Main Flow :
1. Kasir menerima hasil tagihan dan nota inkaso dari penagih. 2. Kasir menghitung kembali hasil tagihan. 3. Kasir menandatangani nota inkaso. 4. Kasir mencatat hasil tagihan dalam voucher kas masuk. 5. Kasir mengakhiri pencatatan hasil tagihan. 6. Kasir mencetak voucher kas masuk.
Exception Condition : -
Tabel 4.12 Use Case Description mencetak laporan hasil penagihan piutang
Use Case : Mencetak laporan hasil penagihan piutang Main Flow :
1. Bagian inkaso menerima nota inkaso dari penagih.
139
2. Bagian inkaso memeriksa kebenaran hasil tagihan. 3. Bagian inkaso menandatangani nota inkaso. 4. Bagian inkaso memasukkan data hasil penagihan. 5. Bagian inkaso mencetak laporan hasil penagihan piutang.
Exception Condition : Jika hasil tagihan tidak cocok, maka bagian inkaso dapat: a. Melakukan konfirmasi ke outlet.
Tabel 4.13 Use Case Description mencetak bukti kas masuk
Use Case : Mencetak bukti kas masuk Main Flow :
1. Supervisor tata usaha menerima laporan hasil penagihan piutang dari bagian inkaso.
2. Supervisor tata usaha mencocokkan dengan penerimaan kasir. 3. Supervisor tata usaha menandatangani laporan hasil penagihan piutang. 4. Supervisor tata usaha mencetak bukti kas masuk.
Exception Condition : -
Tabel 4.14 Use Case Description menerima retur barang
Use Case : Menerima retur barang Main Flow :
1. Bagian pembuat faktur menerima tanda terima barang retur dari supervisor penjualan.
2. Bagian pembuat faktur memasukkan data retur barang. 3. Bagian pembuat faktur memeriksa kembali data. 4. Bagian pembuat faktur mencetak nota retur.
Exception Condition : -
140
4.2.5. Domain Class Diagram
Gambar 4.10 Domain Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang
Dagang, dan Penerimaan Kas PT. Kimia Farma Trading & Distribution
141
4.2.6 First Cut Diagram
Gambar 4.11 First Cut Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang
Dagang, dan Penerimaan Kas PT. Kimia Farma Trading & Distribution
142
4.2.7 System Sequence Diagram
Berikut ini merupakan system sequence diagram sistem informasi akuntansi
penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang diusulkan untuk PT. Kimia Farma
Trading & Distribution :
Gambar 4.12 System Sequence Diagram menerima pesanan dan mencetak surat pesanan
(view sales order)
143
Gambar 4.13 System Sequence Diagram menerima pesanan dan mencetak surat pesanan
(sales order)
144
Gambar 4.14 System Sequence Diagram menerima permohonan penambahan diskon
(view tambahan diskon)
145
Gambar 4.15 System Sequence Diagram menerima permohonan penambahan diskon
146
Gambar 4.16 System Sequence Diagram menyetujui permohonan penambahan diskon
(view tambahan diskon)
Gambar 4.17 System Sequence Diagram menyetujui permohonan penambahan diskon
147
Gambar 4.18 System Sequence Diagram menyiapkan barang (view surat keluar
barang/SKB)
148
Gambar 4.19 System Sequence Diagram menyiapkan barang (surat keluar barang/SKB)
149
Gambar 4.20 System Sequence Diagram mencetak faktur (view invoice)
Gambar 4.21 System Sequence Diagram mencetak faktur (invoice)
150
Gambar 4.22 System Sequence Diagram membuat dan mencetak nota inkaso (view nota
inkaso)
Gambar 4.23 System Sequence Diagram membuat dan mencetak nota inkaso
151
Gambar 4.24 System Sequence Diagram menerima hasil tagihan (view voucher kas
masuk)
152
Gambar 4.25 System Sequence Diagram menerima hasil tagihan (voucher kas masuk)
153
Gambar 4.26 System Sequence Diagram mencetak laporan hasil penagihan (view
penerimaan piutang)
Gambar 4.27 System Sequence Diagram mencetak laporan hasil penagihan
154
Gambar 4.28 System Sequence Diagram mencetak bukti kas masuk (view bukti kas
masuk)
Gambar 4.29 System Sequence Diagram mencetak bukti kas masuk
155
Gambar 4.30 System Sequence Diagram menerima retur barang (view retur penjualan)
156
Gambar 4.31 System Sequence Diagram menerima retur barang
157
4.2.8 Data Access Sequence Diagram
Berikut ini merupakan data access sequence diagram sistem informasi akuntansi
penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang diusulkan untuk PT. Kimia Farma
Trading & Distribution :
Gambar 4.32 Data Access Sequence Diagram menerima pesanan dan mencetak surat
pesanan (view sales order)
158
Gambar 4.33 Data Access Sequence Diagram menerima pesanan dan mencetak surat
pesanan (sales order)
159
Gambar 4.34 Data Access Sequence Diagram menerima permohonan penambahan
diskon (view tambahan diskon)
160
Gambar 4.35 Data Access Sequence Diagram menerima permohonan penambahan
diskon
161
Gambar 4.36 Data Access Sequence Diagram menyetujui permohonan penambahan
diskon (view tambahan diskon)
162
Gambar 4.37 Data Access Sequence Diagram menyetujui permohonan penambahan
diskon
163
Gambar 4.38 Data Access Sequence Diagram menyiapkan barang (view surat keluar
barang/SKB)
164
Gambar 4.39 Data Access Sequence Diagram menyiapkan barang (surat keluar
barang/SKB)
165
Gambar 4.40 Data Access Sequence Diagram mencetak faktur (view invoice)
166
Gambar 4.41 Data Access Sequence Diagram mencetak faktur (invoice)
167
Gambar 4.42 Data Access Sequence Diagram membuat dan mencetak nota inkaso (view
nota inkaso)
168
Gambar 4.43 Data Access Sequence Diagram membuat dan mencetak nota inkaso
169
Gambar 4.44 Data Access Sequence Diagram menerima hasil tagihan (view voucher kas
masuk)
170
Gambar 4.45 Data Access Sequence Diagram menerima hasil tagihan (voucher kas
masuk)
171
Gambar 4.46 Data Access Sequence Diagram mencetak laporan hasil penagihan (view
penerimaan piutang)
172
Gambar 4.47 Data Access Sequence Diagram mencetak laporan hasil penagihan
173
Gambar 4.48 Data Access Sequence Diagram mencetak bukti kas masuk (view bukti kas
masuk)
174
Gambar 4.49 Data Access Sequence Diagram mencetak bukti kas masuk
175
Gambar 4.50 Data Access Sequence Diagram menerima retur barang (view retur
penjualan)
176
Gambar 4.51 Data Access Sequence Diagram menerima retur barang
177
4.2.9 Updated Class Diagram
Gambar 4.52 Updated Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang
Dagang, dan Penerimaan Kas PT. Kimia Farma Trading & Distribution
178
4.2.10 Package Diagram
Gambar 4.53 Package Diagram
179
4.2.11 User Interface
Berikut ini merupakan rancangan user interface sistem informasi akuntansi
penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang diusulkan untuk PT. Kimia Farma
Trading & Distribution :
Gambar 4.54 Tampilan Window “Login”
Ketika sistem pertama kali dijalankan, user interface yang muncul adalah form
login. Di dalam user interface ini, user harus mengisi NIK dan password yang dimiliki.
Apabila user menekan tombol ”login” dan data yang dimasukkan user sudah sesuai
dengan database karyawan, maka sistem akan menerima akses untuk masuk ke dalam
aplikasi.
180
Gambar 4.55 Tampilan “Message Box Login”
Namun apabila salah satu atau keduanya salah, maka akan muncul message box
seperti pada gambar 4.55 yang memberikan info bahwa user melakukan kesalahan entry
username atau password sehingga tidak dapat masuk ke dalam aplikasi. Bila user ingin
membatalkan login, maka dapat menekan tombol ”exit” .
181
Gambar 4.56 Tampilan Window “Menu Utama”
Jika user berhasil login, maka user interface seperti pada gambar 4.56 di atas
akan muncul, yang terdiri dari 4 bagian utama, yaitu “File”, “ Master”, “Transaksi”, dan
“Laporan” yang memiliki bagiannya masing-masing. Menu “File” terdiri dari submenu
“Ganti Password”, dan “Log Out”. Menu “Master” terdiri dari submenu “Pelanggan”
yang terdiri dari “Pelanggan”, “Kelompok Pelanggan, dan “Tipe Pelanggan”, submenu
182
“Barang” yang terdiri dari “Barang”, “Detail Barang”, “Grup Barang”, “Lini Barang”, “
Satuan Barang”, dan “ Kemasan Barang”, submenu “Cabang” terdiri dari “Cabang” dan
“Gudang”, submenu “Karyawan” terdiri dari “Karyawan” dan “Jabatan”, submenu
“Bank” terdiri dari “Bank” dan “Rekening”, submenu “Kendaraan” terdiri dari
“Kendaraan” dan “Tipe Kendaraan”, submenu “Diskon”, submenu “Limit Kredit”, dan
submenu “Lokasi” yang terdiri dari “Kelurahan”, “Kecamatan”, “Kota”, dan “Propinsi”.
Sedangkan untuk menu “Transaksi” terdiri dari ”Sales Order”, ”Pengajuan
Ekstra Diskon”, “Pengeluaran Barang”, “Pengiriman”, “Invoice”, “Retur Penjualan”,
“Inkaso”, “Pembayaran”, “VKM”, “BKM”, “Status Sales Order”, “Pengajuan Limit
Kredit”, dan “Invoice Jatuh Tempo”. Dalam menu “Laporan” terdiri dari “Daftar
Pengiriman Pending”, “Jurnal”, “Laporan Penerimaan Kas”, “Laporan Penjualan”,
“Laporan Retur Penjualan”, dan “Laporan Piutang”.
183
Gambar 4.57 Tampilan Window “Ganti Password”
Window yang ditampilkan pada gambar 4.57 dapat diakses oleh seluruh user
yang memiliki hak akses. Form ganti password digunakan apabila user ingin mengganti
password. Saat form ganti password dijalankan, maka NIK akan ter-generate secara
otomatis. User akan memasukkan password lama, password baru, dan konfirmasi. Jika
user ingin menyimpannya maka akan menekan tombol ”save”. Namun apabila user
ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel” atau menekan
tombol ”close” untuk keluar dari form ganti password.
184
Gambar 4.58 Tampilan Window “Bagian”
Form master bagian diakses oleh supervisor tata usaha untuk mendata
jabatan/bagian dari setiap karyawan. Untuk mendata jabatan/bagian yang baru maka
user menekan tombol ”add”, lalu kode bagian akan ter-generate secara otomatis dan
user akan mengisi kolom nama bagian. Selanjutnya, untuk menyimpannya, user
menekan tombol ”save”. Namun jika user ingin membatalkan pendataan, maka user
dapat menekan tombol ”cancel”. Jika user ingin mengubah data maka user dapat
menekan tombol ”edit”. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih
data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
185
Gambar 4.59 Tampilan Window “Karyawan List”
Form karyawan list diakses oleh supervisor tata usaha untuk mencari data dari
setiap karyawan. Untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian
terlebih dahulu dan memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”. Jika user
ingin menambahkan data karyawan yang baru, maka user dapat menekan tombol “add”
dan form karyawan akan muncul. Namun jika user ingin mengubah data maka user
dapat menekan tombol ”edit” lalu form karyawan akan muncul yang berisikan data
untuk di-edit. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang
akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
186
Gambar 4.60 Tampilan Window “Karyawan”
Window karyawan dapat diakses oleh supervisor tata usaha untuk mendata
karyawan baru atau untuk meng-edit data karyawan. Saat user mendata karyawan baru,
maka NIK akan ter-generate secara otomatis. Combo box bagian, cabang, dan kelurahan
dapat diketik oleh user serta data yang ditampilkan berupa nama untuk mempermudah
pencarian data yang diinginkan. Jika user ingin menyimpannya maka dapat menekan
tombol ”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat
menekan tombol ”cancel”.
187
Gambar 4.61 Tampilan Window “Cabang List”
Window cabang list seperti pada gambar 4.61 diakses oleh kantor pusat dan
digunakan untuk mencari data cabang. Untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih
kriteria pencarian terlebih dahulu dan memasukkan keyword, lalu menekan tombol
“search”. Jika user ingin menambahkan data cabang yang baru, maka user dapat
menekan tombol “add” dan form cabang akan muncul. Namun jika user ingin mengubah
data maka user dapat menekan tombol ”edit” lalu form cabang akan muncul yang
berisikan data untuk di-edit. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat
menekan tombol ”del”.
188
Gambar 4.62 Tampilan Window “Cabang”
Form cabang digunakan untuk mendata cabang baru atau untuk meng-edit data
cabang. Saat user mendata cabang baru, maka kode cabang akan ter-generate secara
otomatis. Combo box list gudang dan kelurahan dapat diketik oleh user serta data yang
ditampilkan berupa nama untuk mempermudah pencarian data yang diinginkan. User
dapat memilih tombol ”add” bila ingin menambahkan data gudang pada master cabang,
atau tombol ”del” untuk menghapus dr grid gudang. Jika user ingin menyimpannya
189
maka akan menekan tombol ”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan,
maka user dapat menekan tombol ”cancel”.
Gambar 4.63 Tampilan Window “Gudang List”
Window gudang list diakses oleh kantor pusat dan digunakan untuk mencari data
gudang. Untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian terlebih
dahulu dan memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”. Jika user ingin
menambahkan data gudang yang baru, maka user dapat menekan tombol “add” dan form
gudang akan muncul. Namun jika user ingin mengubah data maka user dapat menekan
tombol ”edit” lalu form cabang akan muncul yang berisikan data untuk di-edit. Apabila
diperlukan untuk menghapus data, user dapat menekan tombol ”del”.
190
Gambar 4.64 Tampilan Window “Gudang”
Window yang ditampilkan seperti pada gambar 4.64 digunakan untuk mendata
gudang baru atau untuk meng-edit data gudang. Saat user mendata gudang baru, maka
kode gudang akan ter-generate secara otomatis. Combo box kelurahan dapat diketik oleh
user dan data yang ditampilkan berupa nama kelurahan untuk mempermudah pencarian
data yang diinginkan. Jika user ingin menyimpannya maka akan menekan tombol
”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan
tombol ”cancel”.
191
Gambar 4.65 Tampilan Window “Propinsi”
Form master propinsi digunakan untuk untuk menyimpan data propinsi. Untuk
mendata propinsi yang baru maka user menekan tombol ”add”, lalu kode propinsi akan
ter-generate secara otomatis dan user akan mengisi kolom nama propinsi. Selanjutnya
untuk menyimpannya user menekan tombol ”save”. Namun jika user ingin
membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel”. Jika user ingin
mengubah data, maka user dapat menekan tombol ”edit”. Apabila diperlukan untuk
menghapus data, user dapat memilih data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu user
dapat menekan tombol ”del”.
192
Gambar 4.66 Tampilan Window “Kota”
Window kota digunakan untuk untuk menyimpan data kota. Untuk mendata kota
yang baru maka user menekan tombol ”add”, lalu kode kota akan ter-generate secara
otomatis. User akan mengisi kolom nama kota dan memilih nama propinsi. Combo box
propinsi dapat diketik oleh user dan data yang ditampilkan berupa nama propinsi untuk
mempermudah pencarian data yang diinginkan. Selanjutnya untuk menyimpannya user
menekan tombol ”save”. Namun jika user ingin membatalkan pendataan, maka user
dapat menekan tombol ”cancel”. Jika user ingin mengubah data maka user dapat
menekan tombol ”edit”. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih
data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
193
Gambar 4.67 Tampilan Window “Kecamatan”
Window kecamatan yang ditunjukkan seperti pada gambar 4.67 digunakan untuk
menyimpan data kecamatan. Untuk mendata kecamatan yang baru maka user menekan
tombol ”add”, lalu kode kecamatan akan ter-generate secara otomatis. User akan
mengisi kolom nama kecamatan dan memilih nama kota. Combo box kota dapat diketik
oleh user dan data yang ditampilkan berupa nama kota untuk mempermudah pencarian
data yang diinginkan. Selanjutnya untuk menyimpannya user menekan tombol ”save”.
Namun jika user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol
”cancel”. Jika user ingin mengubah data maka user dapat menekan tombol ”edit”.
Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang akan dihapus
terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
194
Gambar 4.68 Tampilan Window “Kelurahan”
Window kelurahan digunakan untuk menyimpan data kelurahan. Untuk mendata
kelurahan yang baru maka user menekan tombol ”add”, lalu kode kelurahan akan ter-
generate secara otomatis. User akan mengisi kolom nama kelurahan, kode pos dan
memilih nama kecamatan. Combo box kecamatan dapat diketik oleh user dan data yang
ditampilkan berupa nama kecamatan untuk mempermudah pencarian data yang
diinginkan Selanjutnya untuk menyimpan, user dapat menekan tombol ”save”. Namun
jika user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel”. Jika
user ingin mengubah data maka user dapat menekan tombol ”edit”. Apabila diperlukan
untuk menghapus data, user dapat memilih data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu
menekan tombol ”del”.
195
Gambar 4.69 Tampilan Window “Kelompok Pelanggan”
Window yang ditampilkan seperti pada gambar 4.69 diakses oleh kepala cabang
dan digunakan untuk menyimpan data kelompok pelanggan seperti rumah sakit, apotek,
toko obat, modern market, dll. Apabila user ingin mendata kelompok pelanggan yang
baru maka user menekan tombol ”add”, lalu kode kelompok pelanggan akan ter-
generate secara otomatis. User akan mengisi kolom kelompok pelanggan dan limit
kredit dasar. Selanjutnya untuk menyimpannya user menekan tombol ”save”. Namun
jika user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel”. Jika
user ingin mengubah data maka user dapat menekan tombol ”edit”. Apabila diperlukan
untuk menghapus data, user dapat memilih data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu
menekan tombol ”del”.
196
Gambar 4.70 Tampilan Window “Tipe Pelanggan”
User Interface yang tampil seperti pada gambar 4.70 diakses oleh supervisor
penjualan dan digunakan untuk mendata tipe pelanggan seperti wholeseller, retail, dll.
Apabila user ingin menambahkan data yang baru maka user menekan tombol ”add”,
lalu kode tipe pelanggan akan ter-generate secara otomatis dan user akan mengisi kolom
tipe pelanggan. Selanjutnya, untuk menyimpannya user menekan tombol ”save”.
Namun jika user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol
”cancel”. Jika user ingin mengubah data maka user dapat menekan tombol ”edit”.
Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang akan dihapus
terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
197
Gambar 4.71 Tampilan Window “Pelanggan List”
Form pelanggan list diakses oleh supervisor penjualan untuk mencari data dari
setiap pelanggan. Untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian
terlebih dahulu dan memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”. Jika user
ingin menambahkan data pelanggan yang baru, maka user dapat menekan tombol “add”
dan form pelanggan akan muncul. Namun jika user ingin mengubah data maka user
dapat menekan tombol ”edit” lalu form pelanggan akan muncul yang berisikan data
untuk di-edit. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang
akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
198
Gambar 4.72 Tampilan Window “Pelanggan”
Window pelanggan dapat diakses oleh supervisor penjualan untuk mendata
pelanggan baru atau untuk meng-edit data pelanggan. Kode pelanggan akan ter-generate
secara otomatis, dan limit kredit akan ter-generate sesuai limit kredit yang ditetapkan
berdasarkan kelompok pelanggan atau berdasarkan pengajuan limit kredit yang telah
disetujui. Combo box kelompok pelanggan dan tipe pelanggan dapat diketik oleh user
dan data yang ditampilkan berupa nama untuk mempermudah pencarian data yang
diinginkan. Jika user ingin menyimpannya maka dapat menekan tombol ”save”. Namun
apabila user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel”.
199
Gambar 4.73 Tampilan Window “Grup Barang”
User Interface yang tampil seperti pada gambar 4.73 diakses oleh supervisor
logistik dan digunakan untuk mendata grup barang seperti produk supplier lokal, produk
kimia farma, dll. Apabila user ingin menambahkan data yang baru maka user menekan
tombol ”add”, lalu kode grup barang akan ter-generate secara otomatis dan user akan
mengisi kolom grup barang. Selanjutnya, untuk menyimpannya user menekan tombol
”save”. Namun jika user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan
tombol ”cancel”. Jika user ingin mengubah data maka user dapat menekan tombol
”edit”. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang akan
dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
200
Gambar 4.74 Tampilan Window “Kemasan Barang”
Tampilan user interface seperti pada gambar 4.74 diakses oleh supervisor
logistik dan digunakan untuk mendata tipe kemasan barang yaitu kemasan besar, sedang
dan kecil. Apabila user ingin menambahkan data yang baru maka user menekan tombol
”add”, lalu kode kemasan barang akan ter-generate secara otomatis dan user akan
mengisi kolom kemasan barang. Selanjutnya, untuk menyimpannya user menekan
tombol ”save”. Namun jika user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat
menekan tombol ”cancel”. Jika user ingin mengubah data maka user dapat menekan
tombol ”edit”. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang
akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
201
Gambar 4.75 Tampilan Window “Lini Barang”
Tampilan user interface seperti pada gambar 4.75 diakses oleh supervisor
logistik dan digunakan oleh user untuk mendata lini barang antara lain obat, narkotika,
infus, vaksin, dll. Apabila user ingin menambahkan data yang baru maka user dapat
menekan tombol ”add”, lalu kode lini barang akan ter-generate secara otomatis dan user
akan mengisi kolom lini barang. Selanjutnya, untuk menyimpannya user menekan
tombol ”save”. Namun jika user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat
menekan tombol ”cancel”. Jika user ingin mengubah data, maka user dapat menekan
tombol ”edit”. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang
akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
202
Gambar 4.76 Tampilan Window “Satuan Barang”
Tampilan user interface seperti pada gambar 4.76 digunakan oleh supervisor
logistik untuk mendata satuan barang. Apabila user ingin menambahkan data yang baru
maka user dapat menekan tombol ”add”, lalu kode satuan barang akan ter-generate
secara otomatis dan user akan mengisi kolom satuan barang. Selanjutnya, untuk
menyimpannya user menekan tombol ”save”. Namun jika user ingin membatalkan
pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel”. Jika user ingin mengubah data
maka user dapat menekan tombol ”edit”. Apabila diperlukan untuk menghapus data,
user dapat memilih data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
203
Gambar 4.77 Tampilan Window “Diskon”
Tampilan user interface seperti pada gambar 4.77 digunakan oleh supervisor
logistik untuk mendata diskon. Apabila user ingin menambahkan data yang baru maka
user dapat menekan tombol ”add”, lalu kode diskon akan ter-generate secara otomatis
dan user akan mengisi kolom jumlah diskon. Selanjutnya, untuk menyimpannya user
menekan tombol ”save”. Namun jika user ingin membatalkan pendataan, maka user
dapat menekan tombol ”cancel”. Jika user ingin mengubah data maka user dapat
menekan tombol ”edit”. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih
data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
204
Gambar 4.78 Tampilan Window “Barang List”
Form barang list seperti pada gambar 4.78 diakses oleh supervisor logistik dan
digunakan untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian terlebih
dahulu dan memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”. Jika user ingin
menambahkan data barang yang baru, maka user dapat menekan tombol “add” dan form
barang akan muncul. Namun jika user ingin mengubah data maka user dapat menekan
tombol ”edit” lalu form barang akan muncul yang berisikan data untuk di-edit. Apabila
diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang akan dihapus terlebih
dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
205
Gambar 4.79 Tampilan Window “Barang”
Window barang seperti pada gambar 4.79 digunakan untuk mendata barang baru
atau untuk meng-edit data barang. Kode barang akan ter-generate secara otomatis.
Combo box grup barang, kemasan barang, satuan barang, lini barang, dan diskon jual
dapat diketik oleh user serta data yang ditampilkan berdasarkan nama untuk
mempermudah pencarian data yang diinginkan. Namun apabila data yang diinginkan
tidak tertera pada combo box, maka user dapat menambahkan data dengan menekan
tombol “add” dan form master yang ingin ditambahkan datanya akan muncul. Pada user
interface di atas, ditampilkan kolom pengisian diskon jual yang dirancang untuk
mengontrol pemberian diskon agar perusahaan terhindar dari kerugian.
206
Gambar 4.80 Tampilan Window “Message Box Master Barang”
Jika user ingin menyimpannya maka akan menekan tombol ”save”. Namun
apabila user memasukkan diskon melebihi batas margin yang telah ditentukan, maka
akan muncul message box seperti pada gambar 4.80 di atas sehingga data tidak dapat
disimpan dan user diharuskan mengisi kembali kolom diskon. Jika user ingin
membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel”.
207
Gambar 4.81 Tampilan Window “Detail Barang List”
Form detail barang list diakses oleh supervisor logistik dan digunakan untuk
mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian terlebih dahulu berdasarkan
kode barang, nama barang, dan tanggal masuk dengan memasukkan keyword, lalu
menekan tombol “search”. Jika user ingin menambahkan data detail barang yang baru,
maka user dapat menekan tombol “new” dan form detail barang akan muncul. Namun
jika user ingin mengubah data maka user dapat menekan tombol ”edit” lalu form detail
barang akan muncul yang berisikan data untuk di-edit. Apabila diperlukan untuk
menghapus data, user dapat memilih data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu
menekan tombol ”delete”.
208
Gambar 4.82 Tampilan Window “Detail Barang”
Window barang seperti pada gambar 4.82 digunakan untuk mendata detail barang
baru atau untuk meng-edit data detail barang. Kode barang akan dipilih oleh user.
Kemudia kolom nama barang dan kode barcode akan terisi secara otomatis. Kemudian
user mengisi kolom nomor batch dan memilih tanggal kadaluwarsa serta tanggal masuk
barang. Pada user interface di atas, ditampilkan kolom pengisian diskon jual yang
dirancang untuk mengontrol pemberian diskon agar perusahaan terhindar dari kerugian. .
Selanjutnya, untuk menyimpannya user menekan tombol ”save”. Namun jika user ingin
membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel”.
209
Gambar 4.83 Tampilan Window “Tipe Kendaraan”
Tampilan user interface seperti pada gambar 4.83 digunakan oleh supervisor tata
usaha untuk mendata tipe kendaraan. Apabila user ingin menambahkan data yang baru
maka user dapat menekan tombol ”add”, lalu kode tipe kendaraan akan ter-generate
secara otomatis dan user akan mengisi kolom tipe kendaraan. Selanjutnya, untuk
menyimpannya user menekan tombol ”save”. Namun jika user ingin membatalkan
pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel”. Jika user ingin mengubah data
maka user dapat menekan tombol ”edit”. Apabila diperlukan untuk menghapus data,
user dapat memilih data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
210
Gambar 4.84 Tampilan Window “Kendaraan”
User interface yang ditampilkan pada gambar 4.84 digunakan oleh supervisor
tata usaha untuk mendata kendaraan. Apabila user ingin menambahkan data yang baru
maka user dapat menekan tombol ”add”, lalu kode kendaraan akan ter-generate secara
otomatis dan user akan mengisi kolom nomor polisi, serta combo box tipe kendaraan
dapat diketik oleh user dan pencarian berdasarkan nama tipe kendaraan untuk
mempermudah pencarian data yang diinginkan. Selanjutnya, untuk menyimpannya user
menekan tombol ”save”. Namun jika user ingin membatalkan pendataan, maka user
dapat menekan tombol ”cancel” Jika user ingin mengubah data maka user dapat
menekan tombol ”edit”. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih
data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
211
Gambar 4.85 Tampilan Window “Bank List”
Form bank list seperti pada gambar 4.85 diakses oleh supervisor tata usaha dan
digunakan untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian terlebih
dahulu dan memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”. Jika user ingin
menambahkan data pelanggan yang baru, maka user dapat menekan tombol “add” dan
form bank akan muncul. Namun jika user ingin mengubah data maka user dapat
menekan tombol ”edit” lalu form bank akan muncul yang berisikan data untuk di-edit.
Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang akan dihapus
terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
212
Gambar 4.86 Tampilan Window “Bank”
Window bank seperti pada gambar 4.86 diakses oleh supervisor tata usaha dan
digunakan untuk mendata bank baru atau untuk meng-edit data bank. Kode bank akan
ter-generate secara otomatis. Combo box kelurahan dapat diketik oleh user dan
pencarian berdasarkan nama kelurahan untuk mempermudah pencarian data yang
diinginkan. Jika user ingin menyimpannya maka akan menekan tombol ”save”. Namun
apabila user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel”.
213
Gambar 4.87 Tampilan Window “Rekening List”
Form rekening list seperti pada gambar 4.87 diakses oleh supervisor tata usaha
dan digunakan untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian
terlebih dahulu dan memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”. Jika user
ingin menambahkan data rekening yang baru, maka user dapat menekan tombol “add”
dan form rekening akan muncul. Namun jika user ingin mengubah data maka user dapat
menekan tombol ”edit” lalu form rekening akan muncul yang berisikan data untuk di-
edit. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang akan
dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”del”.
214
Gambar 4.88 Tampilan Window “Rekening”
Window rekening list seperti pada gambar 4.88 diakses oleh supervisor tata
usaha dan digunakan untuk mendata rekening baru atau untuk meng-edit data rekening.
Kode rekening akan ter-generate secara otomatis. Form master rekening dapat
digunakan untuk mendata rekening baik dari supplier atau pelanggan. Combo box
supplier dan pelanggan dapat diketik oleh user dan pencarian berdasarkan nama untuk
mempermudah pencarian data yang diinginkan. Jika user ingin menyimpannya maka
akan menekan tombol ”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan, maka
user dapat menekan tombol ”cancel”.
215
Gambar 4.89 Tampilan Window “Kriteria Limit Kredit”
User interface yang ditampilkan seperti pada gambar 4.89 diakses oleh kepala
cabang dan digunakan untuk menyimpan point kriteria penilaian limit kredit yang
berfungsi untuk menilai limit kredit yang dianjurkan untuk ditetapkan bagi masing-
masing pelanggan. Penilaian terdiri dari 3 kriteria, yaitu lama kerjasama, range
penjualan per bulan, dan ketepatan membayar. Jika user ingin menyimpannya maka
akan menekan tombol ”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan, maka
user dapat menekan tombol ”cancel”.
216
Gambar 4.90 Tampilan Window “Pengajuan Limit Kredit List”
Form rekening list seperti pada gambar 4.90 diakses oleh supervisor tata usaha
dan digunakan untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian
terlebih dahulu dan memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”. Jika user
ingin menambahkan pengajuan limit kredit yang baru, maka user dapat menekan tombol
“new” dan form pengajuan limit kredit akan muncul. Namun jika user ingin mengubah
data maka user dapat menekan tombol ”edit” lalu form pengajuan limit kredit akan
muncul yang berisikan data untuk di-edit. Jika user yang mengakses adalah kepala
cabang, maka untuk menyetujui pengajuan, user memilih tombol ”verifikasi” lalu form
pengajuan limit kredit beserta datanya akan muncul. Apabila diperlukan untuk
menghapus data, user dapat memilih data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu
menekan tombol ”delete”.
217
Gambar 4.91 Tampilan Window “Pengajuan Limit Kredit”
Window pengajuan limit kredit seperti pada gambar 4.91 diakses oleh supervisor
tata usaha dan digunakan untuk mendata pengajuan limit kredit baru atau untuk meng-
edit data pengajuan. Nomor pengajuan akan ter-generate secara otomatis. Combo box
pelanggan dapat diketik oleh user dan pencarian berdasarkan nama untuk mempermudah
pencarian data yang diinginkan. Limit kredit dasar akan muncul berdasarkan kelompok
pelanggan dan limit kredit dianjurkan akan muncul berdasarkan perhitungan kriteria
limit kredit setelah user memilih kode pelanggan. Selain itu, form ini pun diakses oleh
kepala cabang untuk memberikan persetujuan untuk pengajuan, apakah pengajuan
ditolak atau diterima. Jika user ingin menyimpannya maka akan menekan tombol
”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan
tombol ”cancel”.
218
Gambar 4.92 Tampilan Window “Tambahan Diskon List”
Form tambahan diskon list seperti pada gambar 4.92 diakses oleh supervisor
penjualan untuk pengajuan tambahan diskon, dan diakses pula oleh kantor pusat untuk
penyetujuan dari pengajuan tambahan diskon. User interface yang ditampilkan seperti
pada gambar di atas digunakan untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria
pencarian terlebih dahulu dan memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”.
Jika user ingin menambahkan pengajuan limit kredit yang baru, maka user dapat
menekan tombol “new” dan form pengajuan tambahan diskon akan muncul. User pun
dapat melihat data pengajuan tambahan diskon secara lengkap bila dibutuhkan, dengan
cara memilih tombol “view”. Namun jika user ingin mengubah data maka user dapat
menekan tombol ”edit” lalu form pengajuan tambahan diskon akan muncul yang
berisikan data untuk di-edit. Jika user yang mengakses adalah kantor pusat, maka untuk
menyetujui pengajuan, user memilih tombol ”verifikasi” lalu form pengajuan tambahan
diskon beserta datanya akan muncul. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user
dapat memilih data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”delete”.
219
Gambar 4.93 Tampilan Window “Tambahan Diskon”
Window tambahan diskon seperti pada gambar 4.93 diakses oleh supervisor
penjualan dan digunakan untuk mendata pengajuan tambahan diskon baru atau untuk
meng-edit data pengajuan tambahan diskon. Nomor registrasi akan ter-generate secara
otomatis dan user akan memilih nomor sales order sehingga pilihan pada kolom nama
barang akan tampil sesuai dengan sales order yang telah dibuat sebelumnya. Combo box
nama barang dapat diketik oleh user untuk mempermudah pencarian data yang
diinginkan. User memilih tombol ”add“ untuk memasukkan barang yang dipilih ke
dalam grid barang. Namun apabila user ingin mengubah data, dapat memilih tombol
“edit” atau tombol “del” untuk menghapus data. Jika user ingin menyimpannya maka
dapat menekan tombol ”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan, maka
user dapat menekan tombol ”cancel”.
220
Gambar 4.94 Tampilan Window “Sales Order List”
Form sales order list seperti pada gambar 4.94 diakses oleh supervisor penjualan
dan digunakan untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian
terlebih dahulu berdasarkan nomor sales order, nomor retur, dan periode dengan
memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”. User pun dapat melihat data
sales order secara lengkap bila dibutuhkan, dengan cara memilih tombol “view”. Jika
user ingin menambahkan data sales order yang baru, maka user dapat menekan tombol
“new” dan form sales order akan muncul. Namun jika user ingin mengubah data maka
user dapat menekan tombol ”edit” lalu form sales order akan muncul yang berisikan
data untuk di-edit. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data
yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”delete”. Untuk mencetak sales
order, maka user dapat memilih tombol ”print”.
221
Gambar 4.95 Tampilan Window “Sales Order”
Window sales order seperti pada gambar 4.95 diakses oleh supervisor penjualan
dan digunakan untuk mendata sales order baru atau untuk meng-edit data sales order.
Nomor sales order akan ter-generate secara otomatis dan apabila sales order yang akan
didata merupakan sales order yang terjadi dikarenakan adanya retur barang, maka
nomor retur dapat dipilih oleh user. Combo box nama pelanggan dapat diketik oleh user
untuk mempermudah pencarian data yang diinginkan. User dapat memilih barang yang
di order dari kolom nama barang dan memilih ekstra diskon serta memasukkan jumlah
ekstra diskon yang diberikan sesuai dengan pengajuan ekstra diskon apabila telah
disetujui oleh kantor pusat. Pada tampilan tersebut, terlihat bahwa diskon tidak dapat
dimasukkan lagi oleh user. Hal tersebut dibuat untuk menyelesaikan masalah mengenai
pemberian diskon yang tidak terkontrol. User memilih tombol ”add“ untuk
memasukkan barang yang dipilih ke dalam grid barang. Namun apabila user ingin
mengubah data, dapat memilih tombol “edit” atau tombol “del” untuk menghapus data.
222
Jika user ingin menyimpannya maka dapat menekan tombol ”save”. Namun apabila
user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel”.
Gambar 4.96 Tampilan Window “Message Box Sales Order”
Namun apabila pelanggan melakukan order melebihi batas limit kredit atau sisa
limit kredit yang dimilikinya tidak mencukupi, maka akan muncul message box seperti
ada gambar 4.96. Sistem ini dibuat agar pelanggan tidak melakukan order melebihi
batas limit kredit yang dimilikinya.
223
Gambar 4.97 Tampilan Window “Surat Keluar Barang List”
Form surat keluar barang list diakses oleh supervisor logistik dan digunakan
untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian terlebih dahulu
berdasarkan nomor surat keluar barang (SKB), nomor sales order, dan periode dengan
memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”. User pun dapat melihat data SKB
secara lengkap bila dibutuhkan, dengan cara memilih tombol “view”. Jika user ingin
menambahkan data SKB yang baru, maka user dapat menekan tombol “new” dan form
SKB akan muncul. Namun jika user ingin mengubah data maka user dapat menekan
tombol ”edit” lalu form SKB akan muncul yang berisikan data untuk di-edit. Apabila
diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang akan dihapus terlebih
dahulu, lalu menekan tombol ”delete”. Untuk mencetak SKB, maka user dapat memilih
tombol ”print”.
224
Gambar 4.98 Tampilan Window “Surat Keluar Barang”
Window surat keluar barang diakses oleh supervisor logistik dan digunakan
untuk mendata surat keluar barang (SKB) baru atau untuk meng-edit data SKB. Nomor
SKB akan ter-generate secara otomatis dan user akan memilih nomor sales order yang
akan dibuatkan SKB. Jika user telah memilih nomor sales order, maka user akan
memasukkan nomor batch sesuai dengan barang yang disiapkan dan memilih nama
gudang. Hal tersebut dilakukan guna memecahkan masalah mengenai nomor batch yang
tertera di faktur tidak sesuai dengan nomor batch pada barang, yang menyebabkan
kesulitan saat terjadi retur barang. User memilih tombol ”add“ untuk memasukkan
barang yang dipilih ke dalam grid barang. Namun apabila user ingin mengubah data,
dapat memilih tombol “edit” atau tombol “del” untuk menghapus data. Jika user ingin
225
menyimpannya maka dapat menekan tombol ”save”. Namun apabila user ingin
membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel”.
Gambar 4.99 Tampilan Window “ Invoice Penjualan List”
Form invoice penjualan list diakses oleh bagian pembuat faktur dan digunakan
untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian terlebih dahulu
berdasarkan nomor invoice, nomor surat keluar barang (SKB), dan periode dengan
memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”. User pun dapat melihat data
invoice penjualan secara lengkap bila dibutuhkan, dengan cara memilih tombol “view”.
Jika user ingin menambahkan data invoice penjualan yang baru, maka user dapat
menekan tombol “new” dan form invoice penjualan akan muncul. Namun jika user ingin
mengubah data maka user dapat menekan tombol ”edit” lalu form invoice penjualan
akan muncul yang berisikan data untuk di-edit. Apabila diperlukan untuk menghapus
data, user dapat memilih data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol
”delete”. Untuk mencetak invoice penjualan, maka user dapat memilih tombol ”print”.
226
Gambar 4.100 Tampilan Window “ Invoice Penjualan”
Window invoice penjualan diakses oleh bagian pembuat faktur dan digunakan
untuk mendata invoice penjualan yang baru atau untuk meng-edit data invoice penjualan.
Nomor invoice akan ter-generate secara otomatis dan user akan memilih nomor SKB
yang akan dibuatkan invoice-nya lalu nomor sales order akan muncul sesuai dengan
nomor SKB yang dipilih. Barang yang telah dipesan oleh pelanggan pun akan otomatis
tampil pada grid data pesanan. Jika user ingin menyimpannya maka dapat menekan
tombol ”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat
menekan tombol ”cancel”.
227
Gambar 4.101 Tampilan Window “Status Sales Order”
Window status sales order diakses oleh bagian supervisor penjualan, bagian
pembuat faktur dan supervisor logistik untuk melihat status sales order telah diproses
maupun yang masih pending. Grid akan menampilkan list sales order yang masih
pending atau belum tuntas diproses SKB maupun invoice-nya. Apabila telah diproses
seluruhnya maka tidak akan muncul kembali di dalam grid. Hal ini memudahkan user
dalam pengecekan status masing-masing pesanan. Selain itu user pun dapat mencari data
berdasarkan kriteria pencarian nomor sales order, nomor SKB, nomor invoice, atau
berdasarkan status lalu menekan tombol ”search”.
228
Gambar 4.102 Tampilan Window “Pengiriman List”
Form pengiriman list diakses oleh supervisor logistik dan digunakan untuk
mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian terlebih dahulu berdasarkan
nomor pengiriman, nomor invoice, dan periode dengan memasukkan keyword, lalu
menekan tombol “search”. Jika user ingin menambahkan data invoice penjualan yang
baru, maka user dapat menekan tombol “new” dan form pengiriman akan muncul.
Namun jika user ingin mengubah data maka user dapat menekan tombol ”edit” lalu
form pengiriman akan muncul yang berisikan data untuk di-edit. Apabila diperlukan
untuk menghapus data, user dapat memilih data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu
menekan tombol ”delete”.
229
Gambar 4.103 Tampilan Window “Pengiriman”
Window pengiriman diakses oleh supervisor logistik dan digunakan untuk
mendata pengiriman barang yang baru atau untuk meng-edit data pengiriman. Nomor
pengiriman akan ter-generate secara otomatis dan user akan memilih nomor invoice,
lalu nomor SKB akan muncul sesuai dengan nomor invoice yang dipilih. Pada user
interface ini, supervisor logistik akan memberikan status untuk pengiriman barang
apakah sudah terkirim atau belum terkirim. Jika user ingin menyimpannya maka dapat
menekan tombol ”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan, maka user
dapat menekan tombol ”cancel”.
230
Gambar 4.104 Tampilan Window “Retur Jual List”
Form retur jual list diakses oleh supervisor penjualan dan bagian pembuat faktur
yang digunakan untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian
terlebih dahulu berdasarkan nomor retur, nomor invoice, dan periode dengan
memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”. User pun dapat melihat data retur
jual secara lengkap bila dibutuhkan, dengan cara memilih tombol “view”. Jika user ingin
menambahkan data retur penjualan yang baru, maka user dapat menekan tombol “new”
dan form retur jual akan muncul. Namun jika user ingin mengubah data maka user dapat
menekan tombol ”edit” lalu form retur jual akan muncul yang berisikan data untuk di-
edit. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang akan
dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”delete”. Untuk mencetak retur jual,
maka user dapat memilih tombol ”print”.
231
Gambar 4.105 Tampilan Window “Retur Jual”
Window sales order seperti pada gambar 4.105 diakses oleh supervisor penjualan
dan bagian pembuat faktur yang digunakan untuk mendata retur penjualan baru atau
untuk meng-edit data retur penjualan. Nomor retur akan ter-generate secara otomatis
dan user dapat memilih nomor invoice yang akan dibuatkan nota returnya. User dapat
memilih barang yang berada di dalam grid data pesanan dan menekan tombol “add”
untuk memasukkan data tersebut ke dalam grid data retur barang. Namun apabila user
ingin mengubah data, dapat memilih tombol “edit” atau tombol “del” untuk menghapus
232
data. Jika user ingin menyimpannya maka dapat menekan tombol ”save”. Namun
apabila user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan tombol ”cancel”.
Gambar 4.106 Tampilan Window “ Invoice Jatuh Tempo”
Form invoice jatuh tempo diakses oleh bagian inkaso yang digunakan untuk
mencari invoice sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian terlebih dahulu
berdasarkan periode, invoice yang belum tertagih, atau invoice yang jatuh tempo lalu
menekan tombol “search”. Dengan user interface ini, user dimudahkan dalam
pembuatan nota inkaso dengan cara memilih invoice yang akan dibuatkan nota inkaso
terlebih dahulu, lalu memilih tombol “nota inkaso” dan form nota inkaso pun akan
tampil. Selain itu user interface ini pun berfungsi sebagai reminder pembuatan nota
inkaso sehingga penagihan dilakukan tepat waktu.
233
Gambar 4.107 Tampilan Window “Nota Inkaso”
Window sales order seperti pada gambar 4.107 diakses oleh bagian inkaso yang
digunakan untuk mendata nota inkaso yang baru atau untuk meng-edit data nota inkaso.
Nomor nota inkaso akan ter-generate secara otomatis dan user dapat memilih nomor
invoice yang akan dibuatkan nota inkasonya. Jika user ingin menyimpannya maka dapat
menekan tombol ”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan, maka user
dapat menekan tombol ”cancel”.
234
Gambar 4.108 Tampilan Window “Cetak Nota Inkaso”
Form cetak nota inkaso diakses oleh bagian inkaso dan supervisor tata usaha
yang digunakan untuk mencari data nota inkaso yang akan ditagih pada list invoice jatuh
tempo. Selain itu, user pun dapat mencari data nota inkaso belum tertagih, atau mencari
nota inkaso berdasarkan periode yang diinginkan dengan menekan tombol “search”.
User interface ini digunakan pula oleh supervisor tata usaha untuk memverifikasi
pencetakan nota inkaso dengan menekan tombol “verifikasi” sehingga tidak ada
penyalahgunaan nota inkaso untuk menghindari terjadinya lapping. Apabila supervisor
tata usaha telah memverifikasi, maka bagian inkaso dapat mencetak nota inkaso dengan
menekan tombol “print nota inkaso”. Bagian inkaso pun dapat memperbaharui status
nota inkaso apabila sudah tertagih dengan menekan tombol “tertagih”.
235
Gambar 4.109 Tampilan Window “Voucher Kas Masuk List”
Form voucher kas masuk list diakses oleh kasir yang digunakan untuk mencari
data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian terlebih dahulu lalu menekan tombol
“search”, maka grid yang tampil pada user interface akan terisi dengan data dari
voucher kas masuk yang dicari. Kolom total penerimaan kas pun akan terisi sesuai
dengan total voucher kas masuk yang dicari oleh user. User pun dapat mengubah data
dengan menekan tombol ”edit” lalu form voucher kas masuk akan muncul yang
berisikan data untuk di-edit. Apabila diperlukan untuk mencetak voucher kas masuk,
maka user dapat memilih tombol ”print”.
236
Gambar 4.110 Tampilan Window “Voucher Kas Masuk”
Window voucher kas masuk seperti pada gambar 4.110 diakses oleh kasir yang
digunakan untuk mendata voucher kas masuk yang baru atau untuk meng-edit data
voucher kas masuk. Nomor voucher kas masuk (VKM) akan ter-generate secara
otomatis dan user dapat memilih nomor nota inkaso yang telah diterima pembayarannya
pada hari tersebut, lalu memilih tombol ”add“ untuk memasukkannya ke dalam grid
voucher kas masuk. Namun apabila user ingin mengubah data, dapat memilih tombol
“edit” atau tombol “del” untuk menghapus data. Jika user ingin menyimpannya maka
dapat menekan tombol ”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan, maka
user dapat menekan tombol ”cancel”.
237
Gambar 4.111 Tampilan Window “Penerimaan Piutang List”
Form penerimaan piutang list diakses oleh bagian inkaso yang digunakan untuk
mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian terlebih dahulu berdasarkan
nomor pembayaran, nomor nota inkaso, dan periode dengan memasukkan keyword, lalu
menekan tombol “search”. Jika user ingin menambahkan data retur penjualan yang baru,
maka user dapat menekan tombol “new” dan form penerimaan piutang akan muncul.
Namun jika user ingin mengubah data maka user dapat menekan tombol ”edit” lalu
form penerimaan piutang akan muncul yang berisikan data untuk di-edit. Apabila
diperlukan untuk menghapus data, user dapat memilih data yang akan dihapus terlebih
dahulu, lalu menekan tombol ”delete”. Untuk mencetak retur jual, maka user dapat
memilih tombol ”print”.
238
Gambar 4.112 Tampilan Window “Penerimaan Piutang”
Window penerimaan piutang seperti pada gambar 4.112 diakses oleh bagian
inkaso yang digunakan untuk mendata penerimaan atau pembayaran piutang yang baru
atau untuk meng-edit data. Nomor pembayaran akan ter-generate secara otomatis dan
user dapat memilih nomor nota inkaso yang akan dibuatkan bukti penerimaan atau
pembayaran piutangnya. Jika user ingin menyimpannya maka dapat menekan tombol
”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan, maka user dapat menekan
tombol ”cancel”.
239
Gambar 4.113 Tampilan Window “Bukti Kas Masuk List”
Form bukti kas masuk list diakses oleh supervisor tata usaha yang digunakan
untuk mencari data sesuai kriteria, user memilih kriteria pencarian terlebih dahulu
berdasarkan nomor bukti kas masuk, nomor voucher kas masuk, dan periode dengan
memasukkan keyword, lalu menekan tombol “search”. User pun dapat melihat data retur
jual secara lengkap bila dibutuhkan, dengan cara memilih tombol “view”. Jika user ingin
menambahkan data bukti kas masuk yang baru, maka user dapat menekan tombol “new”
dan form bukti kas masuk akan muncul. Namun jika user ingin mengubah data maka
user dapat menekan tombol ”edit” lalu form bukti kas masuk akan muncul yang
berisikan data untuk di-edit. Apabila diperlukan untuk menghapus data, user dapat
memilih data yang akan dihapus terlebih dahulu, lalu menekan tombol ”delete”. Untuk
mencetak bukti kas masuk, maka user dapat memilih tombol ”print”.
240
Gambar 4.114 Tampilan Window “Bukti Kas Masuk”
Window bukti kas masuk seperti pada gambar 4.114 diakses oleh supervisor tata
usaha yang digunakan untuk mendata bukti kas masuk yang baru atau untuk meng-edit
data bukti kas masuk. Nomor bukti kas masuk (BKM) akan ter-generate secara otomatis
dan user dapat memilih nomor voucher kas masuk (VKM). Lalu kolom total penerimaan
kas akan terisi secara otomatis dan grid pada window bukti kas masuk akan
menampilkan data dari voucher kas masuk. Jika user ingin menyimpannya maka dapat
menekan tombol ”save”. Namun apabila user ingin membatalkan pendataan, maka user
dapat menekan tombol ”cancel”.
241
Gambar 4.115 Tampilan Window “Daftar Pengiriman Pending”
Form seperti pada gambar 4.115 digunakan untuk menampilkan dan mencetak
daftar pengiriman yang pending atau belum terkirim. User dapat memilih periode
tanggal yang diinginkan. Tombol “view” untuk melihat daftar pengiriman pending,
sedangkan tombol “print” untuk mencetak daftar pengiriman pending.
Gambar 4.116 Tampilan Window “Jurnal”
Form seperti pada gambar 4.116 digunakan untuk menampilkan dan mencetak
jurnal umum, jurnal penjualan, dan jurnal penerimaan kas. berdasarkan periode tanggal
yang diinginkan. User dapat memilih menampilkan jurnal berdasarkan pilihan yang
242
tersedia pada form. Tombol “view” untuk melihat jurnal, sedangkan tombol “print”
untuk mencetak jurnal.
Gambar 4.117 Tampilan Window “Laporan Penerimaan Kas”
Form seperti pada gambar 4.117 digunakan untuk menampilkan dan mencetak
laporan penerimaan kas. User dapat memilih periode tanggal yang diinginkan. Tombol
“view” untuk melihat laporan penerimaan kas, sedangkan tombol “print” untuk
mencetak laporan penerimaan kas.
Gambar 4.118 Tampilan Window “Laporan Penjualan”
243
Form seperti pada gambar 4.118 digunakan untuk menampilkan dan mencetak
laporan penjualan. User dapat memilih laporan penjualan berdasarkan periode tanggal
yang diinginkan atau laporan penjualan berdasarkan nama barang. Tombol “view” untuk
melihat laporan penjualan, sedangkan tombol “print” untuk mencetak laporan penjualan.
Gambar 4.119 Tampilan Window “Laporan Retur Penjualan”
Form seperti pada gambar 4.119 digunakan untuk menampilkan dan mencetak
laporan retur penjualan. User dapat memilih laporan retur penjualan berdasarkan periode
tanggal yang diinginkan atau laporan retur penjualan berdasarkan nama barang. Tombol
“view” untuk melihat laporan retur penjualan, sedangkan tombol “print” untuk
mencetak laporan retur penjualan.
244
Gambar 4.120 Tampilan Window “Laporan Piutang”
Form seperti pada gambar 4.120 digunakan untuk menampilkan dan mencetak
laporan piutang. User dapat memilih laporan piutang berdasarkan periode tanggal yang
diinginkan. Tombol “view” untuk melihat laporan piutang, sedangkan tombol “print”
untuk mencetak laporan piutang.
245
4.2.12 Print Out
Gambar 4.121 Rancangan Formulir “Sales Order”
Rancangan formulir sales order seperti pada tampilan gambar 4.121 dihasilkan
apabila adanya pemesanan dari pelanggan atau sales order. Formulir tersebut
menampilkan keterangan no.sales order, tanggal sales order, kode pelanggan, nama
pelanggan, alamat baris ke 1-3, no.telp, fax, no.retur, tipe sales order, tipe bayar, data
pesanan pelanggan, dan total pesanan pelanggan. Sales order akan ditandatangani oleh
supervisor logistik dan supervisor penjualan.
246
Gambar 4.122 Rancangan Formulir “Sales Order Narkotika”
Rancangan formulir sales order seperti pada tampilan gambar 4.122 dihasilkan
apabila adanya pemesanan dari pelanggan atau sales order khusus untuk jenis obat
narkotika. Perbedaan tampilan sales order narkotika dengan sales order biasa yaitu
adanya keterangan ”N9”. ormulir tersebut menampilkan keterangan no.sales order,
tanggal sales order, kode pelanggan, nama pelanggan, alamat baris ke 1-3, no.telp, fax,
no.retur, tipe sales order, tipe bayar, data pesanan pelanggan, dan total pesanan
247
pelanggan. Sales order khusus narkotika tersebut akan ditandatangani oleh supervisor
logistik dan supervisor penjualan.
Gambar 4.123 Rancangan Formulir “Surat Keluar Barang”
Rancangan formulir surat keluar barang seperti yang ditampilkan pada gambar
4.123 dihasilkan berdasarkan pengeluaran barang sesuai pesanan pelanggan yang terjadi
di gudang. Formulir tersebut menampilkan keterangan mengenai surat keluar barang
yang mengacu pada sales order dan keterangan barang yang dikeluarkan dari gudang.
Surat keluar barang tersebut akan ditandatangani oleh supervisor logistik dan bagian
pembuat faktur.
248
Gambar 4.124 Rancangan Formulir “ Invoice Penjualan”
Rancangan formulir invoice penjualan seperti pada tampilan gambar 4.124
dihasilkan berdasarkan surat keluar barang dan sales order yang telah dibuat
sebelumnya. Formulir tersebut menampilkan keterangan no.invoice, tanggal, jatuh
tempo, keterangan No.SKB dan No.SO. Selain itu ditampilkan keterangan mengenai
data pelanggan yaitu kode, nama, alamat baris ke1-3, no.telp, da no.fax. Data pesanan
pelanggan beserta total tagihan tertera pada formulir ini. Invoice akan ditandatangani
oleh pelanggan yang menerima barang, kepala cabang, supervisor penjualan dan bagian
pembuat faktur.
249
Gambar 4.125 Rancangan Formulir “Retur Penjualan”
Rancangan formulir retur penjualan seperti pada tampilan gambar 4.125
dihasilkan apabila terjadi retur barang dari pelanggan. Formulir tersebut dibuat
berdasarkan data invoice. Formulir retur penjualan menampilkan keterangan yaitu
no.retur, tanggal, no.invoice, tanggal invoice, kode pelanggan, nama pelanggan, alamat
pelanggan baris ke 1-3, serta data barang yang diretur mengacu pada invoice. Formulir
tersebut akan ditandatangani oleh pelanggan yang melakukan retur penjualan, supervisor
penjualan dan bagian pembuat faktur.
250
Gambar 4.126 Rancangan Formulir “Nota Inkaso”
Rancangan formulir nota inkaso seperti pada tampilan gambar 4.126 digunakan
untuk penagihan kepada pelanggan. Formulir tersebut menampilkan keterangan
mengenai no.nota inkao, tanggal penagihan, kode pelanggan, nama pelanggan, alamat
pelanggan baris 1-3, total tagihan yang mengacu pada invoice, dan total retur penjualan
apabila sebelumnya pelanggan melakukan retur. Nota inkaso akan ditandatangani oleh
pelanggan, penagih, bagian inkaso, supervisor tata usaha dan kasir.
251
Gambar 4.127 Rancangan Formulir “Bukti Penerimaan Piutang”
Rancangan formulir bukti penerimaan piutang seperti pada tampilan gambar
4.127 dihasilkan apabila bagian inkaso telah menerima pembayaran dari pelanggan
berdasarkan nota inkaso. Formulir tersebut menampilkan keterangan no.pembayaran,
tanggal pembayaran, no.nota inkaso, no.invoice, data pelanggan yaitu kode, nama dan
alamat baris ke 1-3, serta total pembayaran yang diterima dari pelanggan beserta
252
keterangan jenis pembayaran, nama bank dan no.referensinya. Bukti penerimaan piutang
akan ditandatangani oleh kepala cabang dan bagian inkaso.
Gambar 4.128 Rancangan Formulir “Voucher Kas Masuk”
Rancangan formulir voucher kas masuk seperti pada tampilan gambar 4.128
dihasilkan apabila kasir telah menerima pembayaran dari pelanggan berdasarkan nota
inkaso. Formulir tersebut menampilkan keterangan nomor dan tanggal voucher kas
masuk, rincian pembayaran yang diterima, serta total penerimaan kas yang telah
diterima oleh kasir pada hari tersebut. Voucher kas masuk akan ditandatangani oleh
kepala cabang dan kasir.
253
Gambar 4.129 Rancangan Formulir “Bukti Kas Masuk”
Rancangan formulir bukti kas masuk seperti pada tampilan gambar 4.129
dihasilkan apabila supervisor tata usaha telah memeriksa penerimaan pembayaran dari
pelanggan melalui kasir telah sesuai jumlahnya dengan penerimaan pembayaran pada
bagian inkaso. Formulir tersebut menampilkan keterangan mengenai total pembayaran
yang diterima dari pelanggan pada hari tersebut dan keterangan terbilang total
penerimaan kas baris ke 1-2. Bukti kas masuk akan ditandatangani oleh kepala cabang
dan supervisor tata usaha.
254
Gambar 4.130 Rancangan Formulir “Daftar Pengiriman Pending”
Rancangan formulir daftar pengiriman pending seperti pada tampilan gambar
4.130 menampilkan informasi mengenai daftar invoice yang belum terkirim. Informasi
yang ditampilkan yaitu no.sales order, no.invoice, dan data pelanggan. Daftar
pengiriman pending ditandatangani oleh kepala cabang dan supervisor logistik.
255
Gambar 4.131 Rancangan Formulir “Laporan Penjualan berdasarkan Periode”
Rancangan laporan penjualan seperti pada tampilan gambar 4.131 menampilkan
informasi mengenai data penjualan berdasarkan periode yang diinginkan oleh user.
Keterangan yang ditampilkan dimulai dari tanggal periode, tanggal invoice, no,invoice,
kode pelanggan, nama pelanggan, total invoice, no.retur, tanggal retur, total retur, dan
total penjualan perusahaan pada periode tanggal tersebut. Laporan penjualan akan
ditandatangani oleh kepala cabang dan supervisor penjualan.
256
Gambar 4.132 Rancangan Formulir “Laporan Penjualan berdasarkan Produk”
Rancangan laporan penjualan seperti pada tampilan gambar 4.132 menampilkan
informasi mengenai data penjualan berdasarkan produk. Keterangan yang ditampilkan
dimulai dari kode barang dan nama barang yang ditetapkan, no.sales order, no.invoice,
kode pelanggan, nama pelanggan, qty, total invoice, no.retur, qty, total retur, dan total
penjualan perusahaan khusus untuk produk tersebut. Laporan penjualan akan
ditandatangani oleh kepala cabang dan supervisor penjualan.
257
Gambar 4.133 Rancangan Formulir “Laporan Retur Penjualan berdasarkan Periode”
Rancangan laporan retur penjualan seperti pada tampilan gambar 4.133
menampilkan informasi mengenai data retur penjualan berdasarkan periode yang
diinginkan oleh user. Keterangan yang ditampilkan dimulai dari tanggal periode,
no.retur, tanggal retur, no,invoice, kode pelanggan, nama pelanggan, total retur, dan total
retur penjualan yang terjadi di perusahaan pada periode tanggal tersebut. Laporan retur
penjualan akan ditandatangani oleh kepala cabang dan supervisor penjualan.
258
Gambar 4.134 Rancangan Formulir “Laporan Retur Penjualan berdasarkan Produk”
Rancangan laporan retur penjualan seperti pada tampilan gambar 4.134
menampilkan informasi mengenai data retur penjualan berdasarkan produk yang
diinginkan oleh user. Keterangan yang ditampilkan dimulai dari kode barang dan nama
barang yang ditetapkan, no.retur, no,invoice, kode pelanggan, nama pelanggan, qty, total
retur, dan total retur penjualan yang terjadi di perusahaan khusus untuk produk tersebut.
Laporan retur penjualan akan ditandatangani oleh kepala cabang dan supervisor
penjualan.
259
Gambar 4.135 Rancangan Formulir “Laporan Piutang”
Rancangan laporan piutang seperti pada tampilan gambar 4.135 menampilkan
informasi mengenai data piutang berdasarkan periode yang diinginkan oleh user.
Keterangan yang ditampilkan dimulai dari tanggal periode, no,invoice, tanggal invoice,
tanggal jatuh tempo, total tagihan, no.retur, tanggal retur, total retur, total piutang, dan
total piutang yang dimiliki oleh perusahaan pada periode tanggal tersebut. Laporan
piutang akan ditandatangani oleh kepala cabang dan supervisor tata usaha.
260
Gambar 4.136 Rancangan Formulir “Laporan Penerimaan Kas”
Rancangan laporan penerimaan kas seperti pada tampilan gambar 4.136
menampilkan informasi mengenai data penerimaan kas yang diterima perusahaan
berdasarkan periode yang diinginkan oleh user. Keterangan yang ditampilkan dimulai
dari tanggal periode, no,invoice, no.nota inkaso, kode pelanggan, nama pelanggan, total
bayar, dan total penerimaan kas yang telah diterima oleh perusahaan pada periode
tanggal tersebut. Laporan penerimaan kas akan ditandatangani oleh kepala cabang dan
supervisor tata usaha.
261
Gambar 4.137 Rancangan Formulir “Jurnal Penjualan”
Rancangan jurnal penjualan seperti pada tampilan gambar 4.137 menampilkan
informasi mengenai jurnal khusus untuk penjualan berdasarkan periode tanggal yang
diinginkan oleh user. Keterangan yang ditampilkan dimulai dari tanggal periode, tanggal
invoice, no,invoice, nama pelanggan, ref, total penjualan, PPN, dan total piutang. Jurnal
penjualan akan ditandatangani oleh kepala cabang dan supervisor tata usaha.
262
Gambar 4.138 Rancangan Formulir “Jurnal Umum”
Rancangan jurnal umum seperti pada tampilan gambar 4.138 menampilkan
informasi mengenai jurnal umum berdasarkan periode tanggal yang diinginkan oleh
user. Keterangan yang ditampilkan dimulai dari tanggal periode, tanggal invoice,
no,invoice, nama akun, saldo debet dan saldo kredit. Jurnal umum akan ditandatangani
oleh kepala cabang dan supervisor tata usaha.
263
Gambar 4.139 Rancangan Formulir “Jurnal Penerimaan Kas”
Rancangan jurnal penerimaan kas seperti pada tampilan gambar 4.139
menampilkan informasi mengenai jurnal khusus untuk penerimaan kas berdasarkan
periode tanggal yang diinginkan oleh user. Keterangan yang ditampilkan dimulai dari
tanggal periode, no,invoice, no.nota inkaso, kode pelanggan, nama pelanggan, total kas,
PPN, total piutang, total penjualan dan total penerimaan kas yang diterima oleh
perusahaan. Jurnal penerimaan kas akan ditandatangani oleh kepala cabang dan
supervisor tata usaha.
264
4.3 Rencana Pengaturan Implementasi
4.3.1 Spesifikasi Hardware dan Software
Sistem informasi akuntnasi penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas pada
PT. Kimia Farma Trading & Distribution akan dikembangkan dengan menggunakan
arsiterktur client–server. Masing-masing client akan menggunakan platform PC
(Personal Computer) yang terhubung ke server melalui WAN. Spesifikasi hardware dan
software yang digunakan, yaitu:
Tabel 4.15 Spesifikasi Hardware dan Software
Spesifikasi Client Server
Processor INTEL Core 2 duo INTEL Core i3
Motherboard Asus X79 Motherboard Asus M478 Pro
Motherboard
Memory RAM DDR2 2 GB DDR2 4GB
Hard Disk Drive 320 GB 500 GB
CDRom Samsung DVD -
Monitor LED Acer 17 inch LED Acer 17 inch
Keyboard dan Mouse Optical Optical
Printer HP Laser Jet Pro P1002 -
Operating System Microsoft Windows 7 Microsoft Windows 7
Aplikasi Pembangunan
Software
Microsoft Visual Studio 2005
Bahasa Pemrograman VB.Net
Database Server Microsoft SQL Server 2000
265
4.3.2 Rencana Implementasi
Rencana implementasi sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dagang,
dan penerimaan kas pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution sebagai berikut :
Tabel 4.16 Gantt Chart Rencana Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan,
Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas pada PT. Kimia Farma Trading &
Distribution
No Task Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Perencanaan Implementasi
2 Mempersiapkan Database
3 Testing 4 Instalasi Sistem 5 Pelatihan User
6 Masuk ke Sistem baru
4.4 Hak Akses Karyawan pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang
Dagang, dan Penerimaan Kas
Berikut ini penjelasan mengenai hak akses karyawan pada sistem untuk masing-
masing bagian pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution:
1. Kepala Cabang
Kepala cabang memiliki hak akses sebagai berikut:
a. Login
b. Ganti password
c. Master: Kelompok Pelanggan, Karyawan List, Pelanggan List, Barang List,
Detail Barang List
266
d. Form: Kriteria Limit Kredit, Pengajuan Limit Kredit, Pengajuan Limit Kredit
List, Tambahan diskon List, Sales Order List, Surat Keluar Barang List, Invoice
Penjualan List, Pengiriman List, Retur Jual List, Cetak Nota Inkaso, Voucher Kas
Masuk List, Penerimaan Piutang List, Bukti Kas Masuk List, Status Sales Order
e. Laporan: Penjualan, Retur Penjualan, Piutang, Penerimaan Kas, Daftar
Pengiriman Pending
- Jurnal
2. Supervisor Tata Usaha
Supervisor tata usaha memiliki hak akses sebagai berikut:
a. Login
b. Ganti password
c. Master: Bagian, Karyawan, Karyawan List, Propinsi, Kota, Kecamatan,
Kelurahan, Tipe Kendaraan, Kendaraan, Bank, Bank List, Rekening, Rekening
List
d. Form: Pengajuan Limit Kredit, Pengajuan Limit Kredit List, Cetak Nota Inkaso,
Bukti Kas Masuk, Bukti Kas Masuk List, Penerimaan Piutang, Penerimaan
Piutang List
e. Laporan: Penerimaan Kas, Piutang
f. Jurnal
3. Supervisor Penjualan
Supervisor penjualan memiliki hak akses sebagai berikut:
a. Login
267
b. Ganti password
c. Master: Propinsi, Kota, Kecamatan, Kelurahan, Tipe Pelanggan, Pelanggan,
Pelanggan List, Barang List
d. Form: Tambahan diskon, Tambahan Diskon List, Sales Order, Sales Order List,
Status Sales Order
e. Laporan: Penjualan, Retur Penjualan
4. Supervisor Logistik
Supervisor logistik memiliki hak akses sebagai berikut:
a. Login
b. Ganti password
c. Master: Grup Barang, Kemasan Barang, Lini Barang, Satuan Barang, Diskon,
Barang, Barang List, Detail Barang List, Detail Barang
d. Form: Surat Keluar Barang, Surat Keluar Barang List, Pengiriman, Pengiriman
List, Status Sales Order
e. Laporan: Daftar Pengiriman Pending
5. Bagian Pembuat Faktur
Bagian pembuat faktur memiliki hak akses sebagai berikut:
a. Login
b. Ganti password
c. Form: Invoice Penjualan, Invoice Penjualan List, Retur Jual, Retur Jual List,
Surat Keluar Barang List, Sales Order List, Status Sales Order
268
6. Bagian Inkaso
Bagian inkaso memiliki hak akses sebagai berikut:
a. Login
b. Ganti password
c. Master: Rekening List
d. Form: Invoice Jatuh Tempo, Nota Inkaso, Cetak Nota Inkaso, Penerimaan
Piutang, Penerimaan Piutang List, Invoice Penjualan List, Retur Jual List
7. Kasir
Kasir memiliki hak akses sebagai berikut:
a. Login
b. Ganti password
c. Master: Rekening List
d. Form: Voucher Kas Masuk, Voucher Kas Masuk List
8. Kantor Pusat
Kantor pusat memiliki hak akses sebagai berikut:
a. Login
b. Ganti password
c. Master: Cabang, Cabang List, Gudang, Gudang List
d. Form: Tambahan Diskon, Tambahan Diskon List