perancangan sistem informasi pengelolaan data...

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA SISWA DI SMPN 1 SALAM BABARIS

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Eko Rusdiono 10.12.4523

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA 2013

DESIGN DATA PROCESSING INFORMATION SYSTEM STUDENT IN SMPN 1 SALAM BABARIS

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA SISWA DI SMPN 1

SALAM BABARIS

Eko Rusdiono Heri Sismoro

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Junior High School (SMP) 1 Salam Babaris is one school that has problems in

terms of providing information. Because in this case making the report has been using a computer system, but the computer has not been used optimally so that making the report less varied so having some problems to get accurate information.

Problems experienced SMPN 1 Salam Babaris include: absence of specific applications for performance improvement in data processing and less diversity of the students reported that delays delivery of information.

How to overcome these problems, we need a way of processing the data of the students more effectively and efficiently, in order to assist in the presentation of information values among students by developing a special software for SMPN 1 Salam Babaris, which can help students score data processing, reducing accumulation of work, reducing errors.

Keywords: System, Application, Student Data Processing.

1

1. Pendahuluan

Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Salam Babaris merupakan salah satu

sekolah yang mempunyai masalah dalam hal pengelolaan data dan pemberian informasi.

Karena dalam hal ini pembuatan laporan telah menggunakan sistem komputer, tetapi

komputer belum digunakan secara maksimal sehingga pembuatan laporan kurang

bervariasi sehingga mengalami beberapa kendala untuk mendapatkan informasi yang

akurat. Masalah yang dialami SMPN 1 Salam Babaris antara lain: Belum adanya aplikasi

khusus untuk peningkatan kinerja dalam pengolahan data nilai siswa dan kurang

beragamnya laporan sehingga terjadi keterlambatan pemberian informasi. Cara

mengatasi masalah tersebut maka diperlukan suatu cara pengolahan data nilai siswa

yang lebih efektif dan efisien, untuk dapat membantu dalam penyajian informasi nilai

siswa antara lain dengan membangun suatu perangkat lunak khusus untuk SMPN 1

Salam Babaris, yang bisa membantu proses pengolahan data nilai siswa, mengurangi

penumpukan kerja dan mengurangi kekeliruan.

2. Landasan Teori 2.1. Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto H.M (Pengenalan Komputer, 813 ; 1995) “Suatu sistem

dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen

atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.

Menurut Gordon B. Davis (1995:28) mendefinisikan informasi sebagai “data

yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.

Menurut Robert A. Leitch sistem informasi adalah suatu system di dalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukungoperasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi

dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.2. Karakteristik Sistem

Untuk memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka perlu

membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Adapun karakteristik

sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem yaitu: Batasan

(Boundary), Lingkungan (Environment), Masukan (Input), Keluaran (Output),

Komponen (Component), Penghubung (Interface), Penyimpanan (Storage),

2

2.3. Perangkat Lunak yang digunakan 2.3.1. SQL Server 2005 Express

SQL Server 2005 Express merupakan edisi SQL Server 2005 gratis dari

Microsoft yang memiliki fitur paling minimum jika dibandingkan dengan edisi-edisi

lainnya (Rangga Praduwiratna, 2010:7). Tetapi, meski memiliki fitur minimum,

fitur-fitur tersebut sudah lebih dari cukup untuk membangun sebuah aplikasi yang

dapat mengolah data menjadi informasi yang berguna.

2.3.2. Microsoft Visual Basic 6.0

Kata “Visual” menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat

Graphical User Interface (GUI). Dengan cara ini kita tidak lagi menuliskan

instruksi program dalam kode-kode baris, tetapi secara mudah kita dapat

melakukan drag dan drop obyek-obyek yang akan kita gunakan.

Kata “Basic” merupakan bagian dari BASIC(beginners All Purpose

Symbilic Instruction Code), yaitu sebuah bahasa pemrograman yang dalam

sejarahnya sudah banyak digunakan oleh para programmer untuk menyusun

aplikasi.

Visual Basic 6.0. adalah bahasa pemrograman yang cukup popular.

Visual Basic merupakan bahasa pemrograman event-driven yang berasal dari

basic. Even driven artinya program menunggu sampai adanya respon dari

pemakai berupa kejadian tertentu misalnya tombol diklik atau menu pilihan.

3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1. Gambaran Umum

3.1.1. Sejarah

SMPN 1 Salam Babaris pada mulanya adalah SMPN 2 Tapin Selatan,

yang didirikan pada tahun 1983 dan diresmikan pada 6 April 1984 oleh Dinas

Pendidikan . Berdasarkan surat keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan

Republik Indonesia Nomor : 0178/1984, tanggal : 6 April 1984 terhitung mulai 18

Mei 2008, dirubah menjadi SMPN 1 Salam Babaris dan diresmikan oleh

Mendepdiknud pada hari kamis 18 Mei 2008, pukul 09.00 WITA s.d Selesai di

Lapangan Upacara SMPN 1 Salam Babaris.

3.2. Analisis Sistem 3.2.1. Identifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah dimulai dengan mengkaji subjek permasalahan

yang ada. Adapun masalah yang dialami SMPN 1 Salam Babaris antara lain :

3

Belum adanya aplikasi khusus untuk peningkatan kinerja dalam pengolahan data

nilai siswa dan kurang beragamnya laporan sehingga terjadi keterlambatan

pemberian informasi. Selain itu juga menyebabkan terjadinya pemborosan waktu

dan tenaga.

Beberapa data sudah disimpan dikomputer, tetapi penyimpanannya

masih belum rapi. Hal ini sangat menyulitkan saat dilakukan pencarian data.

Raport siswa masih ditulis manual oleh wali kelas, hal ini dirasa masih banyak

kekurangannya, yaitu :

1. Waktu yang dibutuhkan terlalu lama, mulai dari proses memasukkan

nilai siswa dari setiap mata pelajaran sampai dengan pembuatan

laporan akhir

2. Adanya pemborosan ruang untuk penyimpanan data dengan jumlah

yang banyak

3. Keamanan data yang kurang karena media penyimpanan yang

digunakan mudah rusak dan mudah diakses oleh banyak orang.

Dengan adanya masalah tersebut maka untuk perawatannya

membutuhkan tenaga yang extra dan juga pemborosan kertas karena setiap

penyimpanan data menggunakan kertas.

3.2.2. Analisis Kelemahan Sistem

Untuk mengetahui kelemahan sistem maka diperlukan analisis yang

terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan PIECES, yaitu analisis kinerja

(Performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), pengendalian

(Control), efisiensi (Effeciency), dan pelayanan (Services). 3.2.2.1. Performance (Kinerja)

Dalam analisis ini, kinerja sistem dirasa masih kurang efektif dan

efisien jika dilihat dari hasil Troughput (Tp) dan respon time (Tr) yang

diberikan pengerjaan raport siswa. Semua yang dilakukan masing

menggunakan sistem manual sehingga prosesnya menjadi lama.

Troughput merupakan jumlah pekerjaan yang mampu dilakukan oleh

sistem dalam waktu tertentu. Sedangkan respon time merupakan

keterlambatan rata-rata antara satu transaksi dengan tanggapan yang

diberikan terhadap transaksi tersebut. Berikut ini perhitungan mengenai

analisis perbandingan Tp dan Tr pada sistem ini:

Lama kerja : 6 jam

Jumlah permintaan pembuatan laporan : 3 bagian (misal a)

Waktu yang diperlukan : 30 menit (misal b)

4

Troughput (Tp) : a*b = 3*30 = 90 menit = 1,5 jam (misal c)

Sisa waktu = 6 jam – 1,5 jam = 4,5jam atau 270 menit

Respontime (Tr) : 270 menit

Dari analisis menunjukkan bahwa Tp >Tr, maka kinerja kurang efektif.

Tabel 3.2 Analisis Performance

Parameter Sistem Lama Sistem yang akan diusulkan

Kinerja 1. Beban kerja dalam

mengerjakan raport siswa

memerlukan waktu yang lama

karena ditulis manual.

2. Pencarian data akademik

memerlukan waktu lama

karena harus mencari secara

manual

1. Pembuatan raport siswa lebih

mudah karena pengguna hanya

perlu memilih nomor induk siswa,

mengisi nilai, kemudian mencetak

raportnya.

2. Pencarian data akademik lebih

mudah dengan adanya fasilitas

pencarian data. Penggunaan

hanya harus memasukkan kata

kunci pencarian.

3.2.2.2. Information (Informasi)

Informasi yang berkualitas berpengaruh pada penentuan

keputusan. Hasil analisis informasi terhadap sistem yang sedang

berjalan pada SMPN 1 Salam Babaris dapat disimpulkan sebagai

berikut:

Tabel 3.3 Analisis Information


Akurat 1. Informasi yang dihasilkan tidak

akurat karena tidak data

pengecekan ulang dan

kesalahan dalam perhitungan

nilai raport, sehingga data tidak

dapat dipercaya

2. Keamanan data tidak terjamin

karena pencatatan dilakukan

secara manual. Resiko

dokumen hilang sangat besar

1. Dengan sistem

terkomputerisasi, maka data

yang dihasilkan akurat dan

mengurangi kesalahan dalam

perhitungan nilai raport.

2. Keamanan informasi sangat

terjamin, karena dilengkapi

sistem login.

Relevan 1. Informasi yang dihasilkan kurang

relevan, karena ditangani oleh

1. Pengelolaan data akademik

berupa nilai raport dapat

5

pihak-pihak yang benar-benar

ahli dalam bidangnya

terorganisir dengan baik dengan

bantuan komputer, sehingga

informasi dapat tersedia dengan

cepat dan tepat sesuai dengan

kebutuhan.

Tepat waktu 1. Proses penghitungan nilai raport

berlangsung lama sehingga

sering terjadi keterlambatan

dalam menghasilkan laporan

(informasi) yang dibutuhkan oleh

pihak yang bersangkutan (tidak

tepat waktu).

1. Pengelolaan data akademik

yang berbasis komputerisasi

mempercepat pembuatan

laporan nilai raport dan

penyajian informasi yang

dibutuhkan.

3.2.2.3. Economy (Ekonomi)

Analisis ekonomi sangat erat kaitannya dengan biaya dan

manfaat. Sebuah sistem informasi yang baik, apabila diterapkan sebuah

organisasi harus memiliki manfaat yang lebih besar daripada biaya yang

digunakan untuk mendapatkan sistem informasi tersebut.

Tabel 3.4 Analisis Economy


Biaya dan

Keuntungan

1. Pada sistem yang lama,

membutuhkan biaya

operasi cenderung

banyak

2. Biaya variabelnya dapat

berupa biaya ATK, biaya

copy dokumen laporan,

dan biaya listrik yang

digunakan pada saat

pengolahan data

dikomputer.

1. Dengan penerapan sistem

baru, diharapkan biaya ATK

dapat dikurangi dengan

drastis, cukup kertas saja

untuk mencetak laporan.

Tidak hanya itu, biaya listrik

juga dapat berkurang,

karena pengolahan data

melalui sistem ini akan lebih

cepat.

3.2.2.4. Control (Pengendalian) Meningkatkan pengendalian dan pengawasan untuk mendeteksi

dan menghindari apabila terjadi penyalahgunaan sistem. Keamanan data

dan informasi perlu dijaga agar tidak hilang atau digunakan oleh pihak

6

yang tidak berwenang. Dari hasil analisis dapat disimpulkan sebagai

berikut:

Tabel 3.5 Analisis Control


Perawatan 1. Pengendalian terhadap

data masih kurang.

Pencatatan data secara

manual masih sangat rentan

terhadap hilangnya data.

2. Akses terhadap proses

pencatatan dan pembentukan

laporan masih dapat

dicampuri pihak lain

1. Dalam sistem yang baru,

akan ada pengaturan hak-hak

pengguna, yaitu dengan

menggunakan user dan

password. Sehingga keamanan

data dan informasi dapat dijaga

karena tidak dapat diakses oleh

sembarang orang.

2. Dengan adanya sistem baru,

maka pengguna akan lebih

mudah dalam mengontrol dan

mengoreksi kesalahan informasi

dan laporan.

3.2.2.5. Eficiency (Efesiensi)

Analisis efisiensi berkaitan dengan peningkatan efisiensi yaitu

penghematan sumber daya yang ada diperusahaan.

Tabel 3.6 Analisis Eficiency


Waktu 1. Proses pencatatan dalam

sistem lama tidak efisien

dalam waktu dan tenaga

2. Penggunaan waktu dan

tenaga yang tidak efisien

dapat berimbas pada

efisiensi biaya operasional

1. Dengan adanya sistem

yang baru, dapat

ditingkatkan efisiensi waktu

dan tenaga.

2. Bila data yang perlu dicatat

bertambah banyak, sistem

informasi ini akan semakin

terlihat tingkat efisiensinya.

3.2.2.6. Service (Pelayanan)

Sistem baru yang dibuat harus dapat memberikan pelayanan

optimal kepada pengguna dan dapat dijadikan acuan dalam operasional

sekolah tersebut.

7

Tabel 3.7 Analisis Service


Kehandalan Pelayanan informasi data

akademik harus menunggu lama,

karena proses masih dilakukan

secara manual sehingga

menyebabkan proses data

memakan waktu lama.

Pelayanan pada proses pencatatan

data akademik dan pencetakan

laporan data-data akademik serta

raport siswa dapat lebih cepat

karena pemrosesan data dilakukan

dengan komputer, sehingga dalam

proses yang singkat.

3.3. Perancangan Sistem

Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan

rancangan secara rinci terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Rancangan

sistem secara umum dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran secara

umum kepada pengguna terutama sistem yang telah dibuat.

3.3.1. Flowchart Sistem yang diusulkan

Gambar 3.2 Flowchart yang diusulkan

8

3.3.2. Data Flow Diagram

Raport Siswa

Tata Usaha Wali KelasSistem Informasi Akademik SMPN 1

Salam Babaris

Data SiswaData OrtuData KelasData MatpelData PenggunaData Nilai

Laporan Data SiswaLaporan Data OrtuLaporan Data GuruLaporan Data KelasLaporan Data MatpelRaport Siswa

Kepala sekolah

Laporan data siswa, Laporan data guru,Laporan data ortu,Laporan data kelas,Laporan data Matpel,Raport Siswa

Gambar 3.3 DFD level 0

Tata Usaha

1

Guru

9

Pengguna

8

Kelulusan

7

Kenaikan Kelas

6

Nilai

5

Siswa

4

Ortu

3

Mapel

2

Kelas

1

9

8

7

6

5

4

3

2

Guru

Kelas

Mapel

Ortu

Siswa

Nilai

NilaiDet

Kenaikan_Kelas

Kelulusan

Pengguna

10

Pembuatan Laporan

Tata Usaha

Wali Kelas

Laporan Data SiswaLaporan Data OrtuLaporan Data GuruLaporan Data KelasLaporan Data MapelRaport Siswa

Raport Siswa

Data Guru

Data Kelas

Data Mapel

Data Ortu

Data Siswa

Data Nilai

Kenaikan Kelas

Kelulusan

Data Pengguna

Laporan Data SiswaLaporan Data OrtuLaporan Data GuruLaporan Data KelasLaporan Data Mapel

Raport SiswaKepala Sekolah

Gambar 3.4 DFD level 1

9

3.3.3. Rancangan Basis Data

Gambar 3.5 Relasi Antar Tabel

3.3.4. Rancangan Menu Utama .: SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMPN 1 SALAM BABARIS :.

File ProfilPengaturanLaporanInput Data

“SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMPN 1 SALAM BABARIS” ------------- Selamat Datang, nama user

Log outKeluar

SiswaGuruKelasMata PelajaranKenaikan KelasNilaiPengguna

Data SiswaData Orang Tua/WaliData GuruData Mata PelajaranData Kelas

Ubah Password About sekolah

Data per SiswaData per Kelas

Gambar 3.6 Rancangan Menu Utama

10

4. Implementasi 4.1. Implementasi Sistem

Tahap implementasi sistem (System Implementation) adalah tahap meletakkan

sistem supaya siap dioperasikan. Ini adalah langkah awal untuk menentukan jangka

waktu yang diperlukan dalam tahap implementasi.

4.2. Kegiatan Implementasi 4.2.1. Pemrograman

Pemrograman merupakan tahap implementasi dimana dilakukan

pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat

sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah

direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa

pemrograman Visual Basic 6.0 sedangkan database yang digunakan adalah

Windows SQL Server 2005.

4.2.2. Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari

kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu program harus ditest untuk menemukan

kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap form

dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai.

4.2.3. Instalasi Hardware and Software

Instalasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak yang digunakan dalam

Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Siswa ini akan di install oleh

tata usaha dan kepala sekolah.

4.2.4. Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem dilakukan setelah Instalasi Hardware dan Software.

Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah memastikan bahwa elemen-

elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai yang

diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan

atau kelemahan yang mungkin masih terjadi. Pengetesan sistem juga termasuk

pengetesan program secara menyeluruh.

4.2.5. Pengujian Sistem 4.2.5.1. Uji Black Box

Pengujian yang dilakukan untuk antar muka perangkat lunak.

Pengujian ini dilakukan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja

11

dengan baik dalam arti masukan yang diterima dengan benar dan keluaran

yang dihasilkan benar-benar tepat, pengintegrasian dari eksternal data

berjalan dengan baik. Salah satu bentuk Black Box Testing adalah testing

validasi. Testing ini dinyatakan berhasil jika fungsi-fungsi yang ada pada

perangkat lunak sesuai dengan apa yang diharapkan.

4.2.5.2. Uji White Box White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam

modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis

apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output

yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program,

variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu

persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.

4.2.6. Pelatihan Personil Sumber daya yang akan menempati posisi baru perlu dilatih untuk hal-hal

yang belum mereka pahami dan hal yang baru dibandingkan sistem yang lama.

4.2.7. Konversi Sistem

Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan sistem selesai

dengan hasil baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem

merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan,

diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama.

4.2.8. Pemeliharaan Sistem

Tahap pemeliharaan sistem harus terus dilakukan selama sistem masih

berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan

sistem perangkat keras dan perangkat lunak. Dengan adanya sistem

pemeliharaan maka sistem tersebut dapat dikontrol, sehingga ketika

dioperasikan tidak akan mengalami hambatan.

4.2.9. Manual Program

Perancangan pada manual program dilakukan apabila penyusunan dan

perancagnan database aplikasi input dan output data telah selesai. Dengan

perancangan manual form seperti ini diharapkan pengolahan dan pemasukan

data akan lebih sempurna.

12

5. Kesimpulan

Penggunaan Sistem Informasi Pengelolaan Data Siswa yang baru diharapkan

dapat membantu menyelesaikan masalah, menghasilkan informasi dan mepercepat

kinerja dari karyawan.

Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Jogiyanto H.M. 2005. Sistem Teknologi Informasi Edisi II. Yogyakarta : Penerbit Andi

Offset. Jogiyanto H.M. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Penerbit

Andi Offset. Lipschutz, Martin. 1990. Teori dan Soal-Soal Pengolahan Data. Jakarta : Penerbit

Erlangga. Rudyanto, M. Arief. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Sunyoto,Andi.2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta : Penerbit Andi Offset.

perancangan sistem informasi pengelolaan data...

Documents