1

KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PENJUALAN HANDPHONE PADA TOKO SX COM LEMPUYANGAN YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Yuni Purniati 09.02.7378 Ayu Novita Setyaningtyas 09.02.7415

kepada

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

2

3

COMPUTERIZED THE DATA PROCESSING OF MOBILE PHONE SALES AT SX COM STORE ON LEMPUYANGAN YOGYAKARTA

KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PENJUALAN HANDPHONE

PADA TOKO SX COM LEMPUYANGAN YOGYAKARTA

Yuni Purniati Ayu Novita Setyaningtyas

Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

At the present time data processing without the use of computerized systems is something that is somewhat lagging behind. Because without the use of computerized systems, which do will feel a lot of time and effort. By using a computerized system can accelerate the performance, effectiveness can work better and save time that the work was done manually are now using a computerized system that results can be more quickly and accurately so that a very significant performance increase.

Today many stores that utilizes computerized technology to help improve customer satisfaction. As with the SX Com Mobile Stores that are currently selling system is still using manual systems. Especially in the ordering of goods is a process that requires precision from all sides, as if in this process has an error will result in losses.

To examine these issues, the authors used the method of observation. Authors performed the data collection by interview and observation. From the analysis the authors found that the majority of employees are able to operate a computer. Thus it is proved that the role of information technology and computerization in business activities is very important for HP SX Com Store.

Keywords: Information Technology, Computerization, Sales

4

1. PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Sistem informasi penjualan pada suatu badan usaha merupakan salah

satu bagian dari pemasaran yang terdiri dari empat konsep utama yaitu produk,

harga, distribusi dan promosi. Sedangkan manajemen penjualan berperan

dalam mengadministrasikan fungsi penjualan.

Informasi penjualan merupakan suatu struktur yang berlanjut dan saling

terkait dari orang, peralatan dan prosedur yang ditujukan untuk

mengumpulkan, menjaring, menganalisa dan membagikan informasi yang

spesifik, tepat waktu dan berturut untuk digunakan oleh para pengambil

keputusan di bidang penjualan guna penyempurna perencanaan, pelaksanaan,

dan pengendalian penjualan-penjualan. Dari definisi tersebut maka perlu

adanya suatu manajemen penjualan yang terintregasi dalam Toko SX Com

yang akhirnya dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan.

Pengolahan data penjualan pada toko ini sudah tertata dengan rapi.

Namun dengan bertambahnya konsumen, serta pengolahan data secara

manual di toko tersebut, maka informasi penjualan haruslah membenahi

kinerjanya dan memperbaharui sistem dalam menangani pengolahan data

penjualan sehingga nantinya dapat mempermudah kinerja devisi penjualan toko

tersebut.

Informasi penjualan pada Toko SX Com dipergunakan untuk keperluan

interen yakni perlu tidaknya menambah persediaan barang serta pengambilan

keputusan yang lain. Maka penulis mengambil judul tugas akhir “Komputerisasi

Pengolahan Data Penjualan HP pada Toko SX Com Lempuyangan

Yogyakarta”.

1.2 Rumusan Masalah

Permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini antara lain :

1. Bagaimana merancang sistem komputerisasi penjualan pada toko

handphone SX COM Lempuyangan agar lebih efektif dan efisien?

2. Apakah dengan pembuatan aplikasi Pengolahan Data Penjualan dengan MS

SQL Server 2005 Express dan Microsoft Visual Basic 6.0 dapat

mempermudah pengolahan data di Toko SX COM yang berbasiskan

komputer dibandingkan cara manual yang digunakan sebelumnya?

5

1.3 Batasan Masalah

Pada sistem yang dirancang ini, mempunyai batasan masalah sebagai

berikut : menerapkan pada proses penjualan barang (transaksi penjualan

barang), pendataan pembeli, pendataan barang, pendataan pemasok,dan

pembelian barang oleh toko handphone serta penyusunan laporan-laporan

yang bersangkutan (laporan data pegawai, data pemasok, data pelanggan,

cetak faktur/nota, serta laporan transaksi). Sistem ini dipakai untuk user dalam

melakukan transaksi penjualan handphone, pembuatan laporan, dan mengecek

ketersediaan stok barang.

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Bagi penulis :

a. Sebagai syarat mendapatkan gelar Ahli Madya Komputer di STMIK

AMIKOM Yogyakarta.

b. Memadukan pengetahuan yang telah di dapat selama perkuliahan di

STMIK AMIKOM Yogyakarta dengan pengalaman yang di dapat

selama penelitian,

c. Membuktikan bahwa penulis mampu menerapkan ilmu teoritis

dengan realisasi yang ada selama penelitian

2. Bagi Toko SX Com

a. Menerapkan dan mengembangkan sistem informasi penjualan

sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kebijakan pada

Toko SX Com.

b. Sebagai landasan untuk perkembangan sistem penjualan yang lebih

baik di masa mendatang.

1.5 Metode Penelitian

Ada beberapa metode yang dilakukan oleh penulis untuk melakukan

penelitian dalam penyusunan tugas akhir diantaranya yaitu :

1.5.1 Metode Observasi

1.5.2 Metode Pengumpulan Data

1. Metode Interview

2. Metode Studi Kepustakaan

6

1.6 Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini dibahas tentang latar belakang masalah, rumusan

masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan penulisan tugas akhir,

metodologi serta sistematika penelitian.

BAB II DASAR TEORI

Bab ini menjelaskan tentang sistem secara umum dan dasar-dasar

manajemen pemasaran serta penjelasan tentang Visual Basic dan SQL

server 2005 express akan digunakan sebagai alat pengolahan database.

BAB III TUJUAN UMUM TOKO

Berisi tentang gambaran Toko SX Com secara umum beserta sistem

penjualan yang diterapkan pada toko tersebut.

BAB IV PEMBAHASAN

Dalam bab ini dijelaskan mengenai sistem yang diusulkan pada

perusahaan yang didalamnya terdapat rancangan database, rancangan

program beserta manual program.

BAB V PENUTUP

Berisi kesimpulan tentang penerapan sistem yang diusulkan serta saran

terhadap perbaikan sistem pada perusahaan.

1.7 Jadwal Penelitian

2 DASAR TEORI

2.1 Konsep Dasar

2.1.1 Konsep Dasar Sistem

Pendefinisian sistem terbagi menjadi dua kelompok pendekatan,

yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedur dan pendekatan

yang menekankan pada komponen atau elemennya.

2.1.2 Konsep Dasar Informasi

2.2 Siklus Informasi

2.2.1 Kualitas Informasi

Kualitas Informasi tergantung pada 5 hal, yaitu :

a. Akurat

7

b. Tepat Waktu

c. Relevan

d. Jelas

e. Lengkap

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.4 Komponen Sistem Informasi

Sistem Informasi terdiri dari 6 komponen yaitu komponen input,

komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen basis

data, dan komponen kendali.

2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Penjualan

Sistem informasi penjualan adalah suatu kumpulan informasi

yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang

bertanggungjawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi

data dalam suatu kesatuan proses yang saling terkait antar pembeli dan

bertujuan untuk mendapatkan keuntungan.

2.5 Konsep Dasar Database

2.5.1 Definisi Basis Data

Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang

disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu

sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data dengan cara-cara

tertentu sehingga mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali.

2.5.2 Tujuan Basis Data

Basis data bertujuan mengatur data sehingga diperoleh

kemudahan, ketepatan dan kecepatan pengambilan kembali.

2.5.3 Manfaat atau Keuntungan Sistem Basis Data

Beberapa manfaat atau keuntungansistem basis data, yaitu :

1. Mengurangi kerangkapan data

2. Mencegah ketidak konsistenan.

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari

pemakai yang tidak berwenang.

4. Integritas dapat dipertahankan.

8

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.

6. Menyediakan recorvery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi.

8. Data bersifat mandiri (Data Independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data

harus akurat.

2.5.4 Sistem Basis Data

2.5.5 Bahasa Basis Data

Bahasa basis data merupakan sejumlah perintah yang

diformulasikan dan dapat dioperasikan user dan dikenali atau diproses

oleh DBMS untuk melakukan suatu aksi tertentu.

a. Data Definition Language (DDL)

b. Data Manipulation Language (DML)

2.6 Model-Model Data

Model-model data antara lain :

1. Object Basic Logical Model

2. Record Based Data Model

3. Physical Based Data Model

2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.7.1 Visual basic 6.0

2.7.2 SQL SERVER 2005 EXPRESS

3. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Toko HP SX Com

Berawal dari lulus SMA mendapat tawaran kerja di counter Visitel,

terdorong masalah ekonomi yang pas-pasan, sehingga muncul keinginan untuk

mengembangkan keterampilan yang didapatkan selama bekerja. Setelah

mendapatkan banyak pengalaman sekitar 5 tahun dan ketika kontrak kerja

habis, ada pemikirian untuk memulai membuka usaha kecil-kecilan. Diawali dari

membuka service hp di kost dengan peralatan yang sederhana dan belum

mempunyai karyawan.

9

Kemudian sekitar 1 tahun setelah membuka usaha di kost, pemilik usaha

barulah mulai mengembangkan usaha dengan modal sendiri yang didapat dari

kerja di Visitel dan usaha sendiri di kost, Pemilik toko pun mulai menyewa lahan

di Jl.Argolubang no 43 Baciro,Lempuyangan. Selain untuk menyewa, modal

juga digunakan untuk membeli peralatan service handphone dan perlengkapan

toko seperti etalase. Pada tanggal 18 Juni Toko SX Com resmi didirikan.

3.2 Visi Dan Misi Toko Handphone SX Com

a. Visi

Adapun visi dari Toko SX Com adalah sebagai berikut :

1. Menciptakan lapangan pekerjaan dan mengurangi pengangguran

2. Menjadi toko handphone yang menawarkan layanan terbaik dengan

harga kompetitif kepada konsumen.

b. Misi

Adapun misi dari toko SX COM adalah sbb:

1. Mengembangkan usaha yang lebih luas

2. Mencari konsumen yang sebanyak-banyaknya demi kelangsungan

toko agar tetap stabil.

3. Meningkatkan mutu pelayanan dibidang service handphone.

4. Memberikan layanan prima dan solusi yang bernilai tambah kepada

seluruh konsumen

5. Mempunyai kehidupan dan penghasilan yang lebih baik

3.3 Struktur Organisasi

Pimpinan

Bag.

Sales Counter

Bag.

Teknisi

Bag.

Admin

10

3.4 Tujuan dan Wewenang

Berikut adalah pembagian tugas yang ada di Toko HP SX Com :

1. Pemimpin

Pemilik modal

Bertanggungjawab penuh atas seluruh kegiatan yang ada dan

berlangsung di toko

Membimbing serta mengarahkan bawahannya

2. Bagian Admin dan Keuangan

Mencatat dan mengecek segala administrasi kegiatan toko

Mengatur keluar masuknya keuangan dalam toko

Memberikan informasi dan mencetak laporan-laporan counter

kepada pemimpin

Memberi harga jual jasa, asesoris, spare part, dan handphone

Menginputkan data-data yang dibutuhkan dalam kegiatan toko.

3. Bagian Teknisi

Tugas dari bagian Teknisi, berhubungan langsung dengan

handphone. Yaitu melakukan servis pada handphone dan memasang/

mengganti spare part.

4. Bagian Sales Counter

Mempromosikan produk kepada konsumen

Mencari pelanggan sebanyak-banyaknya

3.5 Proses Penjualan

Berikut adalah aturan penjualan pada Toko HP SX Com:

1. Jika konsumen melakukan pembelian tanpa pemesanan

Konsumen datang ke counter atau toko kemudian melihat-lihat barang

kemudian menanyakan spesifikasi barang tersebut apakah barang

tersebut cocok, jika barang dan harga cocok maka konsumen dapat

memilih barang tersebut dan membayarnya.

2. Jika konsumen melakukan pemesanan barang

Konsumen dapat melakukan pemesanan barang via telepon. Penjual

akan memberikan harga dan diantar ke tempat tujuan pemesanan.

Dan pemesan melakukan pembayaran.

11

3.6 Sistem Penjualan SX COM

Sistem penjualan yang berjalan di SX COM ada dua macam cara

transaksinya yaitu pembayaran secara tunai dan kredit. Jika melakukan

pembayaran secara tunai, harga tersebut lebih murah daripada pembayaran

secara kredit. Sedangkan pembayaran secara kredit yaitu pembayaran yang

dilakukan oleh pembeli dengan tempo satu minggu sampai satu bulan. Tetapi

jika pembelian dalam partai yang besar biasanya tempo pembayaran hanya

dua minggu dan pembelian handphone dalam partai besar hanya khusus jika

handphone tersebut dijual kembali biasanya counter-counter. Dan harganya

lebih mahal jika dibandingkan pembayaran secara tunai.

3.7 Produk yang dijual

Produk yang dijual di Toko HP SX COM adalah accessories dan handphone.

4. PEMBAHASAN

4.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan

4.1.1 Flowchart yang Disusulkan

Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan

urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya.

12

4.2 DFD yang Diusulkan

Tujuan dari pembuatan DFD yang diusulkan adalah untuk

menerangkan asal dari data-data, tujuan serta hubungan antar masing-masing

sistem.

4.3 RELASI TABEL

4.4 ERD

4.5 Rancangan Database

1. Tabel Konsumen

Fungsi : untuk menginputkan data konsumen

2. Tabel Barang

Fungsi : untuk menginputkan data barang

3. Tabel Merk

Fungsi : untuk menginputkan data merk

4. Tabel seri

Fungsi : untuk menginputkan data seri

5. Tabel pembelian

Fungsi : untuk menginputkan data pembelian

6. Tabel detail_pembelian

Fungsi : untuk menginputkan data transaksi pembelian

7. Tabel penjualan

Fungsi : untuk menginputkan data penjualan

8. Tabel detail_penjualan

Fungsi : untuk menginputkan data transaksi penjualan

9. Tabel User

Fungsi : untuk menginputkan data user

10. Tabel retur penjualan

Fungsi : untuk menginputkan data retur penjualan

11. Tabel retur pembelian

Fungsi : untuk menginputkan data retur pembelian

12. Tabel trade in

Fungsi : untuk menginputkan data trade in

13

4.6 Form Tampilan Program

4.6.1 Form Login

Form ini digunakan untuk masuk ke menu utama dengan

mengisikan username dan password dengan benar.

4.6.2 Form Menu Utama

Form ini merupakan tampilan dari menu utama aplikasi

penjualan handphone. Menu-menu tersebut diantaranya adalah file,data,

transaksi, dan laporan.

4.6.3 Menu Data

Pada menu data terdapat submenu lain yang terdiri dari:

1. Form data user

Form ini digunakan untuk memasukkan data-data user.

Form ini terdiri dari id pengguna, nama petugas, alamat,

status admin atau sales counter atau lainnya. Form ini

secara otomatis dapat menyimpan data-data user. Pencarian

data pengguna berdasarkan nama user dan id user.

2. Form data konsumen

Form ini digunakan untuk memasukkan data-data

konsumen. Agar dapat menemukan data konsumen dengan

cepat, hanya membuka satu from yaitu ketik nama

konsumen di pencarian data dan ketik id konsumen pada

pencarian id, maka secara otomatis data konsumen dapat

dengan mudah ditemukan. Jika menggunakan manual,maka

pencarian data konsumen harus membuka beberapa berkas

dan membutuhkan waktu kira-kira 5 menit.

3. Form data merek

Form ini digunakan untuk memasukkan data merek

handphone. Agar dapat menemukan data merek dengan

cepat, ketik nama merk yang diinginkan di pencarian data

merk dan ketik id merek pada pencarian data id, maka

secara otomatis data merek yang dapat dengan mudah

ditemukan. Jika menggunakan manual, maka pencarian data

merek harus membuka beberapa berkas dan membutuhkan

waktu kira-kira 5 menit.

14

4. Form data jenis seri

Form ini digunakan untuk memasukkan data seri

handphone. Agar dapat menemukan data seri dengan cepat,

ketik nama seri yang diinginkan di pencarian data seri dan

ketik id seri pada pencarian data id, maka secara otomatis

data seri yang dapat dengan mudah ditemukan. Jika

menggunakan manual, maka pencarian data seri harus

membuka beberapa berkas dan membutuhkan waktu kira-

kira 5 menit.

5. Form data barang

Form ini digunakan untuk memasukkan data barang

handphone. Agar dapat menemukan data barang dengan

cepat, ketik imei yang diinginkan di pencarian data barang

dan ketik nama barang pada pencarian data barang, maka

secara otomatis data barang yang dapat dengan mudah

ditemukan. Jika menggunakan manual, maka pencarian data

barang harus membuka beberapa berkas dan membutuhkan

waktu kira-kira 15 menit selain itu jika menggunakan manual

status barang yang sudah laku dan masih ada harus mencari

satu per satu di buku manual. Setelah itu baru dapat

diketahui stok barang yang masih ada.

4.6.4 Menu Transaksi

Pada menu transaksi terdapat submenu lain yang terdiri dari:

1. Form transaksi pembelian

Form ini digunakan untuk melakukan proses pembelian

handphone.

2. Form transaksi penjualan

Form ini digunakan untuk melakukan proses penjualan

handphone. Pembayaran dapat dilakukan dengan kredit.

3. Form retur penjulan

Form ini digunakan untuk memasukkan data barang pada

penggantian atau pengembalian barang dari pembeli karena

barang tersebut cacat atau rusak.

15

4. Form retur pembelian

Form ini digunakan untuk memasukkan data barang pada

penggantian barang kepada sulplier.

4.6.5 Menu Laporan

Pada menu transaksi terdapat submenu lain yang terdiri dari

1. Form laporan data user

Form ini digunakan untuk mengetahui siapa saja user

tersebut dan dapat digunakan untuk mencetak laporan data

user secara langsung dan disetujui oleh pimpinan.

2. Form laporan data konsumen

Form ini digunakan untuk mengetahui data-data

konsumen yang telah dimasukkan dari menu data konsumen

dan dapat digunakan untuk mencetak laporan data

konsumen secara langsung dan disetujui oleh pimpinan.

3. Form laporan data merek

Form ini digunakan untuk mengetahui data-data merek

yang telah dimasukkan dari menu data merek handphone

dan dapat digunakan untuk mencetak laporan data merek

secara langsung disetujui oleh pimpinan.

4. Form laporan data seri

Form ini digunakan untuk mengetahui data seri

handphone dan yang telah dimasukkan dari menu data seri

handphone dan dapat digunakan untuk mencetak laporan

data seri secara langsungdisetujui oleh pimpinan.

5. Form laporan data stok barang

Form ini digunakan untuk mengetahui data stok barang

yang telah dimasukkan dari menu data barang dan dapat

digunakan untuk mencetak laporan data stok barang secara

langsung dan disetujui oleh pimpinan.

6. Form laporan pembelian

Form ini digunakan untuk mengetahui data pembelian

barang dari suplier yang telah dimasukkan dari transaksi

pembelian barang dan dapat digunakan untuk mencetak

16

laporan transaksi pembelian barang secara langsung dan

disetujui oleh pimpinan.

7. Form laporan penjualan

Form ini digunakan untuk mengetahui data penjualan

barang ke customer yang telah dimasukkan dari menu data

transaksi penjualan dan dapat digunakan untuk mencetak

laporan penjualan barang secara lansung dan disetujui oleh

pimpinan.

8. Form laporan laba

Form ini digunakan untuk mengetahui data laba

penjualan setiap bulan dan tiap tahun, dan disetujui oleh

pimpinan. Form ini dapat digunakan untuk mencetak laporan

laba secara langsung.

9. Form laporan retur beli

Form ini digunakan untuk melihat data pengembalian

barang tiap bulan kepada supplier yang telah dimasukkan

dari data transaksi retur beli dan digunakan untuk mencetak

laporan retur beli secara langsung dan disetujui oleh

pimpinan.

10. Form laporan retur jual.

Form ini digunakan untuk melihat data pengembalian

barang tiap bulan dari customer yang telah dimasukkan dari

data transaksi retur jual dan digunakan untuk mencetak

laporan retur jual secara langsung dan disetujui oleh

pimpinan.

5. PENUTUP

5.1 KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian di Toko SX COM, maka dapat ditarik

kesimpulan yaitu:

1. Permasalahan operasional dalam Toko Handphone SX Com

Lempuyangan Yogyakarta ini terletak pada pengolahan data yang

masih manual. Dalam pencatatan data, transaksi maupun

laporannya masih dilakukan secara manual sehingga menyebabkan

lambatnya pelayanan terhadap customer ditambah pencarian data

17

yang kurang cepat sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan

customer.

2. Dengan adanya sistem komputerisasi yang dibuat ini, diharapkan

dapat membantu pihak toko handphone dalam mengatasi

permasalahan yang ada dan mempermudah dalam melakukan

transaksi penjualan.

3. Sistem informasi penjualan pada SX COM ini dapat digunakan untuk

melakukan penyimpanan dan pengolahan data-data pada toko

handphone, diantaranya adalah data pegawai, data customer, data

pemasok, data barang, transaksi pembelian, retur pembelian,

transaksi penjualan serta pembuatan laporan-laporan dan mencetak

nota penjualan.

5.2 SARAN

1. Untuk admin dan pengembang sistem agar dapat mengembangkan

sistem ini dengan lebih baik dan sempurna agar kedepannya dapat

berkembang lebih baik lagi dan berkualitas.

2. Kepada pihak SX Com yang akan menerapkan sistem ini agar dapat

menindak lanjuti sistem informasi penjualan. Apabila akan

diterapkan, maka pihak Toko Handphone dapat memberikan

masukan ataupun kritikan apabila saat menjalankan sistem terdapat

kekurangan, demi pengembangan sistem selanjutnya agar dapat

diperbaiki dan dikembangkan.

3. Menambahkan foto sampel barang dan menambahkan barcode

pada barang tersebut untuk mempermudah dalam proses transaksi

penjualan.

18

Daftar Pustaka

Gordon B. Davis,1995, Sistem Informasi Manajemen,,cetakan ke-9,Jakarta: PT.

Gramedia

Jerry FitzGerald, Ardra F.FitzGerald, Warren D.Stalling, Jr. 1981. Fundamentals of

System Analysis. New York : John willey & Sons

Jogiyanto, H.M. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Struktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis). Yogyakarta: Andi Offset

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Penerbit Andi.

Sunyoto, Andi. 2006. Sistem Pengolahan Basis Data MS-SQL server+SQL. Yogyakarta:

Penerbit Andi

Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi, konsep dasar, Analisis Desain dan

Implementasi. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu