analisis audit operasional penjualan dan retur penjualan …

ANALISIS AUDIT OPERASIONAL PENJUALAN DAN RETUR

PENJUALAN PADA PT. SAPTA WARNA CEMERLANG

TAHUN 2017-2018

TUGAS AKHIR

Oleh :

CRISNA

20161300013

JURUSAN AKUNTANSI

KONSENTRASI PEMERIKSAAN AKUNTANSI

FAKULTAS BISNIS

UNIVERSITAS BUDDHI DHARMA TANGERANG

2020


PENJUALAN PADA PT. SAPTA WARNA CEMERLANG

TAHUN 2017-2018

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar

Ahli Madya Pada Jurusan Akuntansi Fakultas Bisnis

Universitas Buddhi Dharma Tangerang

Jenjang Pendidikan Diploma III

Oleh :

CRISNA

20161300013

FAKULTAS BISNIS

UNIVERSITAS BUDDHI DHARMA TANGERANG

2020

i


PENJUALAN PADA PT. SAPTA WARNA CEMERLANG TAHUN 2017-

2018

ABSTRAK

Penelitian ini membahas mengenai Analisis Audit Operasional Penjualan Dan

Retur Penjualan pada PT. Sapta Warna Cemerlang Tahun 2017-2018.

Penelitian ini mempunyai tujuan sebagai berikut : (1) untuk memberikan

analisis dan rekomendasi atas hasil temuan yang di dapat dari pelaksanaan audit

operasional terkait fungsi penjualan dan retur penjualan di PT. Sapta Warna

Cemerlang. (2) untuk menilai efektif, efisiensi, dan ekonomis pada fungsi

penjualan dan retur penjualan di PT. Sapta Warna Cemerlang (3) untuk

mengetahui cara menurunkan retur penjualan dengan adanya standar prosedur

yang ada di PT. Sapta Warna Cemerlang.

Dalam menganalisa dan memecahkan masalah, penulis menggunakan

metode analisis deksriptif kuantitatif yaitu penelitian tentang riset yang bersifat

deskriptif dan cenderung menggunakan analisis dengan pendekatan kuantitatif.

Hasil penelitian menunjukan (1) Proses audit operasional yang telah dilaksanakan

sesuai dengan indokator standar operasional prosedur tersebut dan hasil

operasional pada penjualan dan retur penjualan yang telah dilaksanakan di PT.

Sapta Warna Cemerlang, dapat ditarik kesimpulan bahwa aktivitas penjualan dan

retur penjualan belum cukup efisien karena terdapatnya hasil Checklist untuk

jawaban “tidak”. Dimana hal ini dianggap sebagai proses/tahapan yang tidak

bedasarkan praktik secara umum. Berdasarkan proses audit yang sudah

dilaksanakan, menurut penulis operasional diatas menyajikan secara wajar tetapi

penulis mendapat beberapa temuan dan membuat rekomendasi yang bertujuan

sebagai langkah pebaikan. (2) cara menurunkan retur penjualan dengan adanya

standar prosedur yang ada di PT. Sapta Warna Cemerlang, dengan menerapkan

Pengendalian kualitas, hal ini dilakukan dengan melakukan inspeksi atau

peninjauan langsung terhadap produk yang dihasilkan setiap harinya guna

meminimalisasi besarnya jumlah retur, serta melakukan pengujian terhadap

produk untuk mengetahui kualitas produk yang dihasilkan.

Kata Kunci : Audit operasional penjualan dan retur penjualan

ii

ANALYSIS OF SALES OPERATIONAL AUDIT AND SALES RETURN IN.

PT. SAPTA WARNA CEMERLANG IN 2017-2018

ABSTRACT

This study discusses the Analysis of Sales Operational Audit and Sales Returns at

PT. Sapta Warna Cemerlang 2017-2018.

This study has the following objectives: 1) To provide analysis and

recommendations on findings obtained from conducting operational audits

related to the sales function and sales returns at PT. Sapta Warna Cemerlang. (2)

To assess the effectiveness, efficiency and economy of the sales and sales returns function

at PT. Sapta Warna Cemerlang (3) To find out how to reduce sales returns with the

existing standard procedures at PT. Sapta Warna Cemerlang.

In analyzing and solving problems, the author uses quantitative descriptive

analysis methods, namely research on descriptive research and uses analysis

using quantitative. The results showed (1) The operational audit process that has

been carried out is by the standard operating procedure indicators and the

operational results on sales and sales returns that have been carried out at PT.

Sapta Warna Cemerlang, it can be concluded that sales activities and sales

returns are not efficient enough because there are Checklist results for "no"

answers. Where this is considered as a process/stage that is not based on general

practice. Based on the audit process that has been carried out, according to the

operational author above, it presents fairly but the writer gets some findings and

makes recommendations that are intended as a repair step. (2) how to reduce

sales returns with the standard procedures in PT. Sapta Warna Cemerlang, by

implementing quality control, this is done by conducting inspections or direct

observations of the products produced every day to minimize the number of

returns, as well as testing the product to determine the quality of the product

produced.

Keywords: Sales operational audit and sales returns

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga

penulis dapat menyelesaikan penelitian tugas akhir ini yang berjudul “Analisis

Audit Operasional Penjualan dan Retur Penjualan Pada PT. Sapta Warna

Cemerlang Tahun 2017-2018.” sebagai salah satu syarat kelulusan meraih gelar

Ahli Madya pada Fakultas Bisnis Jurusan Akuntansi di Universitas Buddhi

Dharma, Tangerang.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tidak dapat terselesaikan tanpa

bantuan dan bimbingan dari pihak lain. Untuk itu, pada kesempatan ini juga

penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah

memberikan bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga

terselesaikannya tugas akhir ini, terutama kepada:

1. Bapak Dr. Sofian Sugioko, M.M., CPMA. selaku Rektor Universitas Buddhi

Dharma, Tangerang.

2. Ibu Rr. Dian Anggraeni, S.E, M.Si. selaku Dekan Fakultas Bisnis Universitas

Buddhi Dharma, Tangerang.

3. Bapak Peng Wi, S.E., M.Akt. selaku Ketua Jurusan Akuntansi Diploma III

Fakultas Bisnis Universitas Buddhi Dharma, Tangerang.

4. Bapak Sutandi, S.E., M.Akt. selaku dosen pembimbing yang telah

memberikan arahan, bimbingan kepada penulis hingga terselesaikannya tugas

akhir ini.

iv

5. Seluruh Dosen dan Staff Universitas Buddhi Dharma, Tangerang yang telah

memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis.

6. Seluruh pihak staff dari PT. Sapta Warna Cemerlang yang telah membantu

penulis dalam mengisi kuesioner dan memperoleh data yang diperlukan untuk

melakukan penelitian.

7. Kedua orangtua, kakak, adik, serta keluarga besar yang selalu memberikan

banyak bantuan dan dukungan serta doa yang sangat berarti bagi penulis.

8. Crysvy, Carlten, Devi, Ade Armando, Sucy, Adith, Jeanne, Somanji, dan

teman-teman angkatan 2016 D3 Akuntansi yang tidak dapat penulis sebutkan

semua. Terima kasih atas dukungan semangat yang luar biasa dan

persahabatan yang indah dan tidak terlupakan.

9. Serta pihak-pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

Walaupun penulis telah berusaha sesuai kemampuan agar tugas akhir ini

bisa selesai dengan sebaik-baiknya, penulis menyadari masih banyak kekurangan

di dalamnya. Untuk itu dengan hati terbuka penulis menerima segala kritik dan

saran yang membangun agar lebih baik lagi dalam penulisan berikutnya. Akhir

kata penulis berharap tugas akhir ini dapat diterima dan bermanfaat bagi para

pembaca dan pihak yang memerlukannya.

Tangerang, 23 Desember 2019

Penulis,

(Crisna)

v

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL LUAR

JUDUL DALAM

LEMBAR PERSETUJUAN USULAN TUGAS AKHIR

LEMBAR PERSETUJUAN DOSEN PEMBIMBING

REKOMENDASI KELAYAKAN MENGIKUTI SIDANG TUGAS AKHIR

LEMBAR PENGESAHAN

SURAT PERNYATAAN

LEMBAR PERSETUJUAAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH

ABSTRAK ............................................................................................................. i

ABSTRACT ............................................................................................................ ii

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... v

DAFTAR TABEL ................................................................................................. viii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ x

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xi

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1

A. Latar Belakang Penulisan Tugas Akhir ............................................................. 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................................. 6

C. Tujuan Penulisan ............................................................................................... 6

D. Manfaat Penulisan ............................................................................................. 7

1. Manfaat Akademik ...................................................................................... 7

vi

2. Manfaat Praktek .......................................................................................... 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................... 8

A. Landasan Teori .................................................................................................. 8

1. Pengertian Audit ......................................................................................... 8

2. Tujuan dan Manfaat Audit .......................................................................... 10

3. Jenis-jenis Audit .......................................................................................... 11

4. Standar Audit Yang Berlaku Umum ........................................................... 12

5. Pengertian Audit Operasional ..................................................................... 14

6. Ruang Lingkup Audit Operasional ............................................................. 15

7. Jenis-jenis Audit Operasional ..................................................................... 16

8. Tujuan Audit Operasional ........................................................................... 17

9. Karakteristik Audit Operasional ................................................................. 19

10. Tahap-tahap Audit Operasional ................................................................ 20

11. Pengertian Penjualan ................................................................................. 23

12. Jenis-jenis Penjualan ................................................................................. 24

13. Tujuan Penjualan ...................................................................................... 25

14. Proses Penjualan ....................................................................................... 25

15. Audit Terkait Penjualan ............................................................................ 26

16. Pengertian Retur Penjualan ....................................................................... 27

17. Fungsi Yang terkait Dalam Retur Penjualan............................................. 28

B. Kerangka Pemikiran ........................................................................................ 30

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ......................................................... 31

A. Gambaran Umum Perusahaan ......................................................................... 31

vii

B. Metode Penulisan Laporan Tugas Akhir ........................................................ 39

C. Jenis dan Sumber Data .................................................................................... 40

1. Jenis Data .................................................................................................... 40

2. Sumber Data ................................................................................................ 40

D. Metode Pengumpulan Data ............................................................................. 41

E. Teknik Analisis Data ....................................................................................... 43

BAB IV ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ........................................... 48

A. Analisis Data ................................................................................................... 48

1. Merencanakan Audit Operasional ............................................................... 60

2. Melaksanakan Audit ................................................................................... 64

3. Analisis Retur Penjualan ............................................................................. 76

B. Pembahasan .................................................................................................... 82

1. Melakukan Audit Operasional Pada Fungsi Penjualan ............................... 82

2. Mengevaluasi Hasil Audit ........................................................................... 90

3. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit ................................... 91

4. Mengevaluasi Hasil Retur ........................................................................... 93

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 101

A. Kesimpulan ....................................................................................................... 101

B. Saran .................................................................................................................. 102

DAFTAR PUSTAKA

RIWAYAT HIDUP

SURAT KETERANGAN RESET

LAMPIRAN-LAMPIRAN

viii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel IV.1 SOP Perencanaan Penjualan ........................................................ 50

Tabel IV.2 SOP Penjualan Melalui Distributor ............................................. 52

Tabel IV.3 SOP Sistem Pengiriman Barang .................................................. 54

Tabel IV.4 SOP Sistem Retur Penjualan ....................................................... 56

Tabel IV.5 SOP Pemasaran ............................................................................ 58

Tabel IV.6 SOP ICQ Penjualan ..................................................................... 60

Tabel IV.7 Perbandingan Penjualan Rill Dengan SOP Yang Ditetapkan ...... 64

Tabel IV.8 Perbandingan Sistem Pengiriman Barang Dengan SOP Yang

Ditetapkan ...................................................................................................... 68

Tabel IV.9 Perbandingan Kegiatan Retur Penjualan Dengan SOP Yang

Ditetapkan ..................................................................................................... 71

Tabel IV.10 Perbandingan Kegiatan Pemasaran Dengan SOP Yang Ditetapkan

........................................................................................................................ 74

Tabel IV.11 Program Audit Fungsi Penjualan ............................................... 83

Tabel IV.12 Retur Penjualan Tahun 2017...................................................... 93

Tabel IV.13 Retur Penjualan Tahun 2018...................................................... 96

ix

Tabel IV.14 Retur Penjualan .......................................................................... 99

x

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar II.1 Kerangka Pemikiran ................................................................. 30

Gambar III.1 Struktur Organisasi .................................................................. 34

Gambar IV.1 Flowchart Proses Perencanaan Penjualan ................................ 51

Gambar IV.2 Flowchart Penjualan Melalui Distributor ................................. 53

Gambar IV.3 Flowchart Sistem Pengiriman Barang...................................... 55

Gambar IV.4 Flowchart Retur Penjualan ....................................................... 57

Gambar IV.5 Flowchart Pemasaran ............................................................... 59

Gambar IV.6 Grafik Retur Penjualan Tahun 2017 ........................................ 94

Gambar IV.7 Grafik Retur Penjualan Tahun 2018 ........................................ 97

Gambar IV.8 Grafik Retur Penjualan PerTahun ............................................ 99

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Surat Keterangan Izin Penelitian PT. Sapta Warna Cemerlang

Lampiran 2 : Struktur Organisasi Perusahaan

Lampiran 3 : SOP Perusahaan

Lampiran 4 : Retur Penjualan Perusahaan

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang penulisan

Saat ini dunia bisnis mengalami perkembangan yang sangat maju.

Persaingan bisnis semakin menikat dan setiap perusahaan dituntut untuk

mampu beradaptasi dalam mempertahankan kemajuan bisnisnya. Salah satu

kemajuan yang terpenting pada saat ini adalah adanya suatu sistem informasi

yang dapat menunjang seluruh aktivitas operasional perusahaan. Tentunya

sistem informasi tersebut harus membuat suatu informasi yang akurat, relevan,

dan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, operasional

penjualan dapat dijadikan sebagai alat pengendalian oleh para manajer

penjualan. Sebagai suatu operasional penjualan standar prosedur dapat

menunjukkan kelemahan-kelemahan dalam pelaksanaan penjualan, yang jika

telah di analisis secara layak mengenai sebab-sebabanya akan membuka jalan

untuk tindakan perbaikan.

Menurut Arens et al (2012,842) menyatakan bahwa:

“secara umum perusahaan cenderung berfokus pada proses operasional

mereka yang mengacu pada efektifitas dan efisiensi. Konsep efektifitas yang

dimaksudkan adalah seberapa jauh target yang telah ditetapkan dan telah di

capai perusahaan. Berikutnya konsep efesiensi yang dimaksudkan adalah

bagaimana perusahaan mengelola dan mengoptimalkan segala sumber daya

2

dengan maksimal untuk memperoleh hasil yang maksimal pula.” Sementara

itu, konsep ekonomi adalah suatu ukuran atau acuan dari kinerja sebuah

perusahaan. Ketiga konsep ini memang tidak tertulis sebagai sebuah peraturan,

karena telah menjadi prinsip yang sangat mendasar bagi organisasi untuk

dipatuhi dan di capai. semua prinsip yang telah dibicarakan sebelumnya,

sebenarnya bertujuan untuk memastikan suatu organisasi didalam mencapai

tujuannya dengan efektif. Sebelum menentukan strategi yang sesuai bagi

perusahaan, perlu dilakukan suatu evaluasi atau penilaian secara keseluruhan

terhadap aspek-aspek yang berkaitan, misalnya dari proses kegiatan

operasional. Evaluasi secara mendalam sangat penting, yang bertujuan untuk

menemukan akar suatu permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan.

Berdasarkan hal tersebut, kegiatan operasional dapat dianalogikan sebagai

jantung dari perusahaan, yang bertujuan untuk menghasilkan pendapatan

utama dan berperan besar dalam menjaga kelangsungan hidup sebuah

perusahaan. Untuk itu, seharusnya kegiatan operasional perlu mendapat

perhatian yang besar dan menjaga prioritas perusahaan.

Proses operasional merupakan suatu proses yang perlu dipantau dan

dievaluasi secara teratur, karena sifatnya yang kontinu. Namun sayangnya,

perusahaan cenderung kurang memperhatikan kegiatan ini, sehingga penilaian

dan pengevaluasian kinerja operasional hanya dilakukan secara sederhana.

Untuk itulah, audit operasional harus dilakukan, karena bersifat sistematis,

untuk menilai dan mengevaluasi proses operasional dengan tepat. Hal tersebut

3

mempunyai tujuan agar kualitas kegiatan operasional dapat terus ditingkatkan,

mengingat vitalnya peranan kegiatan operasional bagi perusahaan.

Salah satu unsur terpenting dalam suatu pendapatan perusahaan

merupakan penjualan. Penjualan merupakan suatu fungsi dari pemasaran yang

menentukan dalam mencapai tujuan perusahaan. Penjualan yang telah

dilaksanakan oleh perusahaan dapat dikatakan efektif, efisien, dan ekonomis

dengan dilaksanakannya audit operasional pada fungsi penjualan dan retur

penjualan di perusahaan. Setiap perusahaan mempunyai siklus penjualan yang

berbeda-beda, namun pastinya perusahaan memiliki tujuan tersendiri dengan

adanya sistem tersebut. Sistem akan berjalan maksimal apabila pada

operasional penjualan yang di terapkan dan menjadi pedoman bagi pengguna,

oleh sebab itu penerapan standar penjualan memiliki peran yang penting.

Dengan adanya operasional penjualan maka setiap karyawan akan memiliki

konsistensi kerja dan memahami tanggung jawab, wewenang, serta batasan-

batasan kerja di tiap-tiap divisi. Selain itu operasional penjualan akan

membantu karyawan memahami prosedur secara sistematis dan menyeluruh,

sehingga dapat mengurangi tingkat kesalahan proses kerja.

Menurut Tata sutabri (2012,6) pada buku “Analisis Sistem Informasi,

pada dasarnya Sistem adalah sekelompok unsur yang berhubungan erat antara

satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai

tujuan tertentu. Sistem penjualan merupakan salah satu aspek penting dalam

kelangsungan proses bisnis perusahaan. Proses penjualan merupakan kegiatan

rutin yang pasti dilakukan oleh perusahaan dagang maupun perusahaan jasa

4

sehingga proses penjualan merupakan kegiatan yang penting bagi perusahaan.

Karena kegiatan penjualan sangat penting, perusahaan memerlukan

mekanisme kerja yang sangat baik. Selain itu, dalam suatu proses penjualan

membutuhkan suatu prosedur yang jelas dalam proses bisnis perusahaan.

Standar operasional prosedur (SOP) merupakan salah satu prosedur yang

diperlukan bagi perusahaan untuk dapat menghindari error dalam proses kerja

karena dengan adanya standar operasional prosedur, maka akan membantu

karyawan dalam mengerti proses tugas dan tanggung jawab dalam perusahaan.

Untuk perusahaan yang sudah mempunyai standar operasional prosedur, maka

tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat kembali standar operasional

prosedur yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan-peruabahan

yang diperlukan.

Objek penelitian ini adalah PT. Sapta Warna Cemerlang adalah sebuah

perusahaan yang bergerak di bidang plastik packaging manufacturing. Produk

yang dihasilkan PT. Sapta Warna Cemerlang adalah plastik kemasan.

Pelanggan utama dari PT. Sapta Warna Cemerlang adalah PT. Mayora Indah,

Tbk, PT. Torabika Eka Semesta, PT. Coca Cola. Sistem produksi yang ada di

PT. Sapta Warna Cemerlang adalah sistem Job Order, yaitu perusahaan hanya

memproduksi barang sesuai dengan jumlah pesanan dari pelanggan.

Kemudian untuk dapat mewujudkan perusahaan yang berkualitas baik dan

berdedikasi tinggi bagi masyarakat, maka PT. Sapta Warna Cemerlang

memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya seperti memberikan pelayanan

pengembalian barang dagang atau yang biasa disebut dengan retur penjulan

5

sesuai prosedur-prosedur yang terdapat di PT. Sapta Warna Cemerlang

tersebut.

Perusahaan melakukan penjualan suatu produk tidak jauh dari

permasalahan kerusakan atau kecacatan produk yang menyebabkan keluhan

pembeli karena produk tidak bisa digunakan. Pentingnya retur penjualan ini

didalam PT. Sapta Warna Cemerlang yaitu sebagai pedoman dalam

mengembalikan barang produk yang rusak atau cacat agar kualitas persediaan

barang di perusahaan terjamin dan para konsumen bisa lebih puas dengan

produknya. Retur penjualan diberikan kepada para konsumen untuk membantu

dalam pengembalian barang yang rusak atau cacat. Untuk menunjang

kelancaran penangganan retur barang, perlu ditetapkannya prosedur retur

barang yang efesien. Dengan kata lain, terdiri dari tahap demi tahap suatu

proses yang saling berhubungan.

Pelaksanaan aktivitas operasional perusahaan terkait dengan kinerja dari

masing-masing fungsi dalam perusahaan yang memiliki peran penting, salah

satunya yaitu fungsi penjualan dan retur. Fungsi penjualan dilkasanakan oleh

divisi penjualan di mana dalam fungsi penjualan terdapat keterkaitan antara

fungsi retur. Jika dalam pelaksanaan sebuah fungsi penjualan terdapat

hambatan pada salah satu atau keseluruhan fungsi pendukung, maka kendala

tersebut dapat menjadi suatu indikasi kurangnya efisien, efektif dan ekonomis

pada fungsi penjualan dan retur.

Pendapat diatas belum dapat dipastikan suatu kebenaranya secara tepat,

sebelum dilakukannya penelitian secara seksama. Oleh karena itu akan

6

dilakukan penelitian mengenai “ANALISIS AUDIT OPERASIONAL

PENJUALAN DAN RETUR PENJUALAN PADA PT. SAPTA WARNA

CEMERLANG TAHUN 2017-2018”.

B. Rumusan masalah

Berdasarkan dari latar belakang dalam penelitian ini masalah yang dapat

penulis kemukakan adalah:

1. Bagaimana Hasil operasional pada Fungsi Penjualan dan retur penjualan

di PT. Sapta Warna Cemerlang?

2. Bagaimana perusahaan menurunkan retur penjualan dengan adanya

standar prosedur yang ada di PT. Sapta Warna Cemerlang?

C. Tujuan Penulisan

Tujuan dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah :

1. Penelitian bertujuan untuk memberikan analisis dan rekomendasi atas

hasil temuan yang di dapat dari pelaksanaan audit operasional terkait

fungsi penjualan dan retur penjualan di PT. Sapta Warna Cemerlang.

2. Penelitian bertujuan untuk menilai efektif, efisiensi, dan ekonomis pada

fungsi penjualan dan retur penjualan di PT. Sapta Warna Cemerlang.

3. Penelitian bertujuan untuk mengetahui cara menurunkan retur penjualan

dengan adanya standar.prosedur yang ada di PT. Sapta Warna

Cemerlang.

7

D. Manfaat Penulisan

1. Manfaat akademik

Kegunaan penelitian ini sebagai bahan acuan untuk penelitian

selanjutnya yang berkaitan dengan analisis audit operasional penjualan

dan retur penjualan dan dapat digunakan sebagai referensi bagi para

pembaca yang melakukan proses penelitian serupa.

2. Manfaat praktek

Kegunaan penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi

dan masukan perbaikan terhadap proses penjualan yang berjalan di PT.

Sapta Warna Cemerlang sehingga proses penjualan menjadi semakin baik

kedepannya.

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Landasan Teori

1. Pengertian Audit

Audit memiliki peranan penting salam sebuah perusahaan atau

organisasi, dimana audit itu sendiri mempunyai pengertian sebagai suatu

ilmu yang digunakan untuk memberikan perlindungan dan pengamanan

dari segala tindak penyalahgunaan yang dilakukan oleh perusahaan. Proses

audit sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan karena audit bertujuan

untuk mengevaluasi dan memberikan pendapat mengenai kewajaran

laporan keuangan berdasarkan bukti – bukti yang diperoleh oleh seorang

yang independen dan kompeten dalam bidangnya.

Untuk memahami pengertian audit secara baik, berikut ini akan

dikemukakan definisi – definisi audit menurut pendapat beberapa ahli

akuntansi.

Menurut Sukrisno Agoes (2017,4) dalam bukunya yang berjudul

(Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik),

“Audit adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara tanggap dan

sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan

yang telah dibuat oleh manajemen, bersama catatan-catatan

pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk

dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan

tesebut”

9

Menurut Amin Widjaja Tunggal (2013,1) mengutip pengertian Audit

dari buku Accounting Review, Vol.47 sebagai berikut:

“Suatu proses sistematis untuk memperoleh serta mengevaluasi bukti

secara objektif mengenai asrsi kegiatan dan peristiwa ekonomi,

dengan tujuan menetapkan tingkat kesesuaian antara asersi tersebut

dengan kualifikasi yang telah ditetapkan sebelumnya serta

penyapaian hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan”

Menurut Sekar Mayangsari dan Puspa Wandanarum di dalam

bukunya, “Audit Pendekatan Sektor Public dan Private (2013,7) yang

menyatakan bahwa:

“Audit adalah suatu proses yang sistematis untuk memperoleh dan

menilai bukti-bukti secara objektif, yang berkaitan dengan asersi-

asersi tentang tindakan-tindakan dan kejadian-kejadian ekonomi

untuk menentukan tingkat kesesuaian antara asersi-asersi tersebut

dengan standar yang telah ditetapkan dan memberitahu hasilnya

kepada pihak-pihak yang berkepentingan"

Menurut Alvin A.Arens, Mark S.Beasley, dan Randal J.Elder

(2012,4) menyatakan bahwa:

“Auditing is the accumulation and evaluation of evidence about

information to determine and report on the degree of

correspondence between the information and established cretiria.

Auditing should be done by a competent, independent person.”

Menurut Whittington, O.Ray dan Kurt Pan (2012,4) menyatakan

bahwa:

“Audit merupakan pemeriksaan laporan keuangan perusahaan oleh

perusahaan akuntan public yang independen. Audit terdiri dari

penyelidikan mencari suatu catatan akuntansi dan bukti lain yang

bertujuan untuk mendukung laporan keuangan tersebut. Dengan

memperoleh pemahan tentang pengendalian internal perusahaan, dan

dengan memeriksa dokumen, mengamati aset, membuat bertanya

dalam dan diluar perusahaan, dan melakukan prosedur audit lain,

auditor akan menggumpulkan bukti yang dibutuhkan untuk

10

menentukan apakah laporan keuangan menyediakan dengan adil dan

cukup melengkapi gambaran posisi keuangan perusahaan dan

kegiatan selama periode yang diaudit”

Secara umum pengertian menurut beberapa ahli di bidang akuntansi

dapat diartikan bahwa audit adalah proses sistematis yang dilakukan oleh

seorang yang kompeten dan independen dengan mengumpulkan dan

mengevaluasi bahan bukti dan bertujuan memberikan pendapat.

2. Tujuan dan Manfaat Audit

Menurut Amin Widjaja Tunggal, dalam bukunya yang berjudul

“Accounting Review”, Vol. 47 (2013,12), menyatakan sebagai berikut:

A. Tujuan Audit

Umumnya setiap pelaksanaan audit dilandasi dengan tujuan yang

hendak dicapai dalam pelaksanaan audit. Secara garis besar atau

umum, tujuan audit atas laporan keuangan adalah untuk mendapatkan

pendapat auditor independent atas kewajaran posisi keuangan, hasil

usaha, arus kas perusahaan yang sesuai dengan Prinsip Akuntansi

Yang Berlaku Umum (PABU)

B. Manfaat Audit

Hasil dari audit yang dilakukan dapat dimanfaatkan untuk berbagai

keperluan, salah satu manfaat audit yang paling pokok adalah sebagai

dasar untuk pengambilan keputusan, dengan melakukan perbaikan

dan menciptakan efesiensi dan efektivitas fungsi organisasi.

11

3. Jenis–jenis Audit

Menurut Arum Ardianingsih (2018,4) yang dikutip dari buku Audit

Laporan Keuangan, jenis-jenis audit pada umunya dibagi 3 (tiga)

golongan, yaitu:

1. Audit Laporan Keuangan (Financial Statement Audit)

Audit ini dilakukan untuk menilai dan menentukan apakah laporan

keuangan telah disajikan oleh manajemen perusahaan, sesuai dengan

prinsip akuntansi berterima umum (terdiri dari laporan laba rugi, kas),

serta menentukan tingkat kesesuaian dengan kriteria/ketentuan yang

telah ditetapkan dan memastikan bahwa laporan keuangan tidak

mengandung salah saji material yang berpengaruh terhadap laporan

keuangan secara keseluruhan.

2. Audit Operasional (Operational Audit)

Audit ini biasanya melakukan pengujian secara sistematis,

terorganisasi, dan objektif atas suatu perusahaan untuk menilai

pemanfaatan sumber daya dalam memberikan pelayanan public secara

efisien dan efektif, dalam memenuhi harapan pemangku kepentingan

dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Tujuan audit operasional adalah mendapatkan keyakinan memadai

tentang laporan operasional yang diaudit, dengan melakukan pengujian

informasi operasional yang dilaporkan.

12

3. Audit Kepatuhan (Compliance Audit)

Audit ini merupakan pemeriksaan yang sistematis terhadap kegiatan,

program organisasi, dan seluruh atau sebagian aktivitas dengan tujuan

menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana digunakan

secara ekonomis dan efesien, apakah tujuan kegiatan/program telah

direncanakan dan dicapai secara efektif dengan tidak bertentangan

dengan peraturan yang berlaku

4. Standar Audit yang Berlaku Umum

Menurut Standar Profesi Akuntansi Publik (SPAP) SA seksi 150

(PSA) No. 01 standar audit yang telah ditetapkan dan disahkan oleh Ikatan

Akuntan Indonesia (IAI) adalah sebagai berikut:

A. Standar Umum

1) Audit harus dilakukan oleh seorang atau lebih yang memiliki

kemampuan dan pelatihan teknis yang cukup sebagai auditor.

2) Dalam semua hal yang berhubungan dengan perkaitan,

independensi dalam sikap intelektual harus dipertahankan oleh

auditor.

3) Dalam pelaksanaan audit dan meyusunan laporannya, auditor wajib

menggunakan kemampuan profesionalnya dengan cermat dan

seksama.

13

B. Standar Pekerjaan Lapangan

1) Pekerjaan harus dikerjakan sebaik-baiknya dan jika digunakan

asisten harus disupervisi dengan semestisnya.

2) Pengetahuan yang cukup atas pengendalian intern harus diperoleh

untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat, dan lingkup

pengujian yang akan dilakukan.

3) Bukti audit yang cukup harus diperoleh melalui inspeksi,

pengamatan, permintaan keterangan, dan konfirmasi sebagai dasar

mencukupi untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan

audit.

C. Standar Pelaporan

1) Laporan auditor harus menyatakan apakah laporan keuangan telah

disusun sesuai dengan standar akuntansi keuangan di Indonesia.

2) Laporan auditor harus membuktikan atau melaporkan, jika ada,

ketidakkonsistenan penerapan prinsip akuntansi dalam penyusunan

laporan keuangan periode berjalan dibandingkan dengan penerapan

prinsip akuntansi tersebut dalam periode sebelumnya.

3) Pengungkapan informasi dalam laporan keuangan harus dipandang

mencukupi, kecuali dinyatakan lain dalam laporan auditor.

4) Laporan auditor perlu memuat suatu pernyataan pendapat

mengenai laporan keuangan secara keseluruhan atau suatu asersi

bahwa pernyataan seperti itu tidak dapat diberikan. Apabila

pendapat secara keseluruhan tidak dapat diberikan, maka alasannya

14

harus dinyatakan. Dalam hal nama auditor yang berhubungan

dengan laporan keuangan, maka laporan auditor harus memuat

masukan yang jelas mengenai sifat pekerjaan audit yang

dilaksanakan, jika ada, dan tingkat tanggung jawab yang dipikul

oleh auditor (IAPI, 2011:150.1 & 150.2).

5. Pengertian Audit Operasional

Menurut Siti Kurnia Rahayu dan Ely Suhayati (2010,10) dalam

bukunya yang berjudul “Auditing Konsep Dasar dan Pedoman

Pemeriksaan Akuntan Publik”, menyatakan bahwa:

“Audit operasional menekankan pada ekonomi, efisien, dan

efektifitas yang mencangkup beraneka ragam aktivitas yang luas,

yang berhubungan dengan penampilan pada masa yang akan

datang.”

Menurut Sofyan Syarif Harapan (Edisi Rev. 2011,424) dalam

bukunya “Teori Akuntansi (Manajemen Sumber Daya Manusia)”,

mendefinisikan Audit operasional adalah sebagai berikut:

“Audit operasional adalah suatu proses mengidentifikasikan dan

mengukur data tentang sumber daya manusia dan menyampaikan

informasi kepada pihak yang berkepentingan dengan adanya

pemeriksaan terhadap kegiatan operasi perusahaan termasuk

kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan

oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasional telah

berjalan secara efektif, efisien, dan ekonomis.”

Sedangkan menurut Amin Widjaja Tunggal (2013,84) dalam

bukunya berjudul “Pokok-Pokok Auditing dan Jasa Asurance”,

mendefinisikan Audit Operasional adalah sebagai berikut:

15

“Audit operasional adalah suatu proses yang sistematis seperti dalam

laporan keuangan, audit operasional mencakup serangkaian langkah

atau prosedur yang terstruktur dan di organisasi aspek ini mencakup

perencanaan yang tepat, mendapatkan, dan secara objektif menilai

bukti yang berkaitan dengan aktivitas yang di audit.”

Dari definisi-definisi diatas, maka dapat diambil suatu kesimpulan

bahwa audit operasional merupakan penilaian yang terorganisasi untuk

meningkatkan efektivitas, efisien dan ekonomis dari adanya operasional

suatu perusahaan sehingga di perolehnya rekomendasi-rekomendasi guna

perbaikan manajemen yang di auditnya.

6. Ruang Lingkup Audit Operasional

Didalam suatu pelaksanaan pemeriksaan, tekanan terutama diarahkan

pada kegiatan yang diduga akan memerlukan perbaikan, dimana kegiatan-

kegiatan yang memerlukan perbaikan tersebut tidak terbatas pada masalah

akuntansi, catatan, dan dokumen saja melainkan meliputi keseluruhan

kegiatan, program, administrasi perusahaan baik untuk keseluruhan.

Manajemen yang melakukan pemeriksaan harus memahami ruang lingkup

dari pemeriksaan secara keseluruhan, baik yang berada di luar lingkup dari

pemeriksaan secara keseluruhan, baik yang berada di luar lingkup dari

akuntansi dan catatan keuangan, untuk benar-benar dapat memahami

segala operasional yang menjadi bahan riview. Ruang lingkup

pemeriksaaan operasional yang bersifat umum adalah suatu penilaian yang

dilakukan terhadapsetiap departemen yang ada di perusahaan sedangkan

ruang lingkup pemeriksaan operasional yang bersifat khusus adalah suatu

16

penilaian yang dilakukan terhadap bidang persoalan atau permasalahan

yang hanya dibatasi pada suatu departemen tertentu. Dengan demikian,

ruang lingkup pemeriksaan operasional mencangkup penilaian cara-cara

pelaksanaan kehiatan apakah menunjang unsur-unsur kehematan dan

efisiensi serta dapat efektif mencapai tujuan atau hasil yang telah

ditetapkan.

Audit operasional dibatasi oleh beberapa hal, diantaranya:

1. Waktu, berkaitan dengan ke komprehensifan audit.

2. Pengetahuan, auditor hanya sensitive terhadap masalah-masalah yang

sesuai latar belakang pendidikan dan pengalaman yang dimiliki.

3. Biaya dan data.

4. Standar, bidang yang berada diluar standar atau kriteria keefektifan

merupakan diluar ruang lingkup audit operasional.

5. Manusia, auditor tidak boleh menyinggung soal ketidakmampuan

seseorang dalam melakukan fungsinya, namun boleh menunjukkan

bahwa pekerjaan yang dilaksanakan tidak berjalan efektif.

7. Jenis – Jenis Audit Operasional

Menurut Amin Widjaja Tunggal (2012,22) dalam bukunya yang

berjudul “Pokok-Pokok Operasional dan Financial Auditing”, Audit

Operasional terdiri dari:

17

1. Audit Fungsional

Yang dimaksud dengan fungsional adalah kategori aktivitas dalam

suatu bisnis, misalnya fungsi penangihan atau fungsi produksi. Fungsi

dapat dikategorikan dan dibagi dalam banyak cara. Misalkan, fungsi

akuntansi dapat dibagi menjadi fungsi pengeluaran kas, penerimaan

kas, dan penggajian. Fungsi penggajian dapat dibagi fungsi penetapan

karyawan, pencatatan waktu, dan pembayaran gaji. Audit fungsional

mengurus satu atau lebih fungsi dalam suatu organisasi, misalnya

mengenai efektivitas dan efesiensi fungsi penggajian untuk suatu divisi

atau organisasi secara keseluruhan.

2. Audit Organisasional

Audit operasional dalam organisasi mengurus seluruh unit organisasi

seperti departemen, cabang, atau anak perusahaan. Audit

organisasional mengutamakan pada efektivitas dan efesiensi dalam

interaksi fungsi tersebut. strategi organisasi dan metode untuk

koordinasi aktivitas merupakan hal penting dalam audit ini.

3. Penugasan Khusus

Dalam audit operasional, penugasan khusus muncul atas permintaan

dari manajemen dengan bermacam-macam jenis audit, misalnya untuk

menentukan penyebab efesiensi sistem teknologi informasi (TI),

meneliti kemungkinan kecurangan dalam divisi, dan membuat

rekomendasi untuk mengurangi biaya produksi.

18

8. Tujuan Audit Operasional

Tujuan utama dari audit operasional menurut Amin Widjaja Tunggal

(2012,40), dalam bukunya yang berjudul “Pedoman Pokok Operasional

Auditing”, sebagai berikut:

1. Objek dari audit operasional merupakan menunjukkan kekurangan dan

ketidakberesan dalam setiap unsur yang diuji oleh auditor operasional

dan untuk menunjukkan perbaikan apa yang dimungkinkan untuk

memperoleh hasil yang terbaik dari operasi yang bersangkutan.

2. Untuk membantu manajemen mencari administrasi operasi yang paling

efesien.

3. Untuk menyusulkan kepada manajemen cara-cara dan alat-alat untuk

mencapai tujuan apabila manajemen organisasi sendiri kurang

pengetahuan tentang pengelolaan efisien.

4. Audit operasional bertujuan untuk mencapai efesiensi dari

pengelolaan.

5. Untuk membantu manajemen, auditor operasional berhubungan

dengan setiap fase dari aktivitas usaha yang dapat merupakan dasar

pelayanan kepada manajemen.

6. Untuk membantu manajemen pada setiap tngkat dalam pelaksanaan

yang efektif dan efesien dari tujuan dan tanggungjawab mereka.

Sedangkan menurut Amin Widjaja Tunggal (2012,52), dalam

bukunya yang berjudul “Pedoman Pokok Operasional Auditing”, manfaat

audit operasional, mencakup:

19

1. Memberi informasi informasi yang relevan dan tepat waktu dalam

pengambilan keputusan.

2. Membantu menjamin dalam pengevaluasian catatan, laporan dan

pengendalian.

3. Menetapkan ketaatan terhadap suatu ketaatan manajerial yang

ditetapkan, rencana-rencana, prosedur serta persyaratan peraturan

pemerintah.

4. Alokasi sumber daya yang efisien termasuk dalam memperkecil

pemborosan.

5. Identifikasi area permasalahan pada tahan awal untuk menentukan

tindakan preventif yang akan diambi.

6. Menilai suatu efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran

perusahaan yang telah ditetapkan.

7. Mempersiapkan tempat pelatihan untuk personil dalam seluruh fase

operasi perusahaan.

8. Komunikasi yang lebih baik.

9. Karakteristik Audit Operasional

Menurut Amin Widjaja Tunggal (2010,37), dalam bukunya yang

berjudul “Dasar-Dasar Audit Operasional”, Karakteristik audit operasional

adalah sebagai berikut:

1. Audit Operasional adalah prosedur yang bersifat investigative.

2. Mencakup semua aspek perusahaan.

20

3. Yang diaudit adalah seluruh perusahaan.

4. Penelitian dipusatkan pada prestasi.

5. Penilaian terhadap keefektifan berdasarkan pada bukti atau data yang

normal.

6. Tujuan yang penting bagi audit operasional yaitu memberikan

informasi kepada pimpinan efektif-tidaknya sebuah perusahaan, suatu

unit, atau suatu fungsi.

10. Tahap-Tahap Audit Operasional

Keberhasilan suatu audit operasional sangat ditentukan oleh

ketepatan pengambilan langkah pemeriksaan, oleh karena itu auditor harus

merencanakan tahap-tahap pemeriksaan yang akan dilaksanakan secara

sistematis agar dapat mengkoordinasikan pelaksanaan pemeriksaan

sehingga tujuan pemeriksaan tercapai. Audit operasional mempunyai lebih

banyak fase atau tahapan jika dibandingkan dengan audit keuangan.

Dalam suatu audit manejemen hasil akhir tidak hanya berupa sebuah

laporan audit, tetapi juga berupa rekomendasi untuk tindak lanjut.

Oktavia dan Ngumar dalam Bayangkara (2016,33) menjelaskan

tahap-tahap dari audit operasional sebagai berikut:

1. Audit Pendahuluan

Dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap

obyek yang dianut. Tujuan dari audit harus mengacu pada alasan

mengapa audit harus dilakukan pada obyek audit dan didasarkan pada

21

penugasan audit. Dalam merumuskan tujuan ini, auditor melakukan

dengan cara yakni dengan mengidentifikasi, mempertimbangkan dan

membahas tujuan audit tersebut. Tujuan audit yang kemudian telah

ditentukan auditor harus sesuai dengan yang diinginkan oleh

pemberian tugas.

2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap

pengendalian manajemen obyek audit, dengan tujuan menilai

efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian

tujuan perusahaan. Dengan hasil pemeriksanaan ini, auditor dapat lebih

mudah dapat diketahui hal-hal terjadinya kelemahan pada berbagai

aktivitas yang dilakukan.

3. Audit Lanjut

Pada audit lanjutan ini mempunyai suatu tujuan untuk memperoleh

bukti yang cukup mendukung tujuan audit yang sebenarnya, yang telah

ditetapkan berdasarkan hasil review dan pengujian pengendalian

manajemen. Karena tidak setiap kekurangan yang ditemukan oleh

auditor dapat dilaporkan, maka auditor harus mengembangkan unsur-

unsur temuannya agar dapat menyakinkan manajemen bahwa perlu

dilakukan tindakan korektif atas temuan kekurangan tersebut.

Pengembangan temuan audit meliputi:

22

a. Pernyataan Kondisi (Statement of Condition)

Kondisi yang ditemukan dilapangan selama melakukan observasi

harus tunjang dengan informasi yang memadai dan dinilai dengan

bukti yang cukup, kompeten dan relevan.

b. Kriteria (Criteria)

Auditor harus menentukan kriteria yang sesuai dengan kondisi

yang ditemukan, seperti standar perusahaan, prosedur kebijakan

yang diterapkan, serta peraturan menurut hokum yang berlaku.

c. Penyebab (Causes)

Auditor harus mengidentifikasi penyebab dari terjadinya

penyimpangan atau kekurangan yang ditemukan dari kriteria yang

telah ditetapkan.

d. Akibat (Effect)

Unsur ini diperlukan untuk menginformasikan dan meyakinkan

manajemen bahwa kondisi yang tidak diinginkan akan terjadi,

seperti kerugian serius apabila penyimpangan tidak segera

dikoreksi atau diperbaiki.

e. Rekomendasi (Recommendation)

Setelah tahap-tahap diatas dilakukan, audit akan memberikan

rekomendasi yang masuk akal dan dapat diterapkan di dalam

manajemen dan akan berdampak baik bagi perusahaan apabila

dijalankan.

23

4. Pelaporan

Bagian akhir dari audit ini adalah pelaporan hasil audit yang bertujuan

untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang

diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Laporan hasil

audit harus dibuat secara tertulis dan disajikan dengan bahasa yang

mudah dipahami. Laporan tersebut harus memuat tentang informasi

latar belakang, kesimpulan audit, dan disertai dengan temuan-temuan

audit sebagai bukti untuk mendukung suatu kesimpulan. Rekomendasi

harus disajikan dalam bahasa yang operasional dan mudah dimengerti

oleh pembaca laporan serta menarik untuk ditindak lanjuti.

5. Tindak Lanjut

Sebagai tahap akhir dari audit manajemen, tindak lanjut bertujuan

untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan

tindk lanjut (perbaikan) sesuai degan rekomendasi yang diberikan.

Pelaksanaan tindak lanjut atas rekomendasi yang diberikan auditor

merupakan suatu bentuk komitmen suatu manajemen.

Auditor juga perlu untuk memonitor dan mengendalikan tindak lanjut

serta melakukan sebuah komunikasi dengan manajemen mengenai

rekomendasi tersebut.

24

11. Pengertian Penjualan

Menurut Mulyadi (2016), didalam bukunya yang berjudul “Sistem

Akuntansi”, menyatakan bahwa:

“Penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau

jasa baik secara kredit maupun secara tunai”

Menurut Thamrin Addullah dan Francis (2016) menyatakan

bahwa:

“Penjualan adalah bagian dari promosi dan promosi adalah salah

satu bagian dari keseluruhan sistem pemasaran”

Secara umum pengertian menurut beberapa ahli dapat diartikan

bahwa penjualan adalah aktivitas atau bisnis menjual produk atau jasa.

Yang artinya Sejumlah total yang dikenakan kepada pelanggan untuk

barang atau jasa yang dijual, baik secara tunai maupun kredit. Dalam suatu

proses sebuah penjualan, penjual atau peyedia barang dan jasa

memberikan kepemilikan suatu komoditas kepada pembeli untuk satu

harga tertentu. Penjualan mampu dilakukan melalui berbagai metode,

seperti penjualan langsung dan melalui agen penjualan.

12. Jenis-jenis penjualan

Menurut Mulyadi (2016), didalam bukunya yang berjudul “Sistem

Akuntansi”, menyatakan bahwa Penjualan terdiri dari:

1. Penjualan tunai

25

Penjualan tunai adalah Penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan

dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga

barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan

kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang

kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai

kemudian dicatat oleh perusahaan.

2. Penjualan kredit

Penjualan kredit adalah kegiatan penjualan terdiri dari transaksi

penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam

transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi

dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu

tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan

penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem

penjualan kredit.

13. Tujuan Penjualan

Tujuan utama dari Penjualan menurut Menurut Mulyadi (2016),

didalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi”, menyatakan bahwa:

“Tujuan Penjualan adalah mendatangkan suatu keuntungan atau laba

dari produk-produk atau jasa yang dihasilkan oleh produsennya

dengan cara pengelolaan yang baik dan juga mengharapkan suatu

keuntungan yang sebesar-besarnya. Akan tetapi hal ini perlu

peningkatan kinerja dari pihak distributor dalam menjamin mutu dan

26

kualitas barang maupun jasa yang akan di jual. Mencapai suatu tujuan

yaitu dalam perusahaan setiap penjualan harus memiliki tujuan tujuan

penjualan yang dicapai”

14. Proses Penjualan

Menurut Diana dan Lilis (2011,98), di dalam bukunya yang berjudul

“ Sistem informasi akuntansi”, proses bisinis dalam sebuah kegiatan

penjualan meliputi:

1. Konsumen memesan barang.

2. Perusahaan mengirim barang yang dipesan ke konsumen.

3. Perusahaan mengirim tagihan ke konsumen.

4. Perusahaan menerima pelunasan kas dari konsumen.

Tidak semua perusahaan memliki proses bisnis yang sama. Kualitas

barang yang dijual serta pilihan kegiatan usaha dapat mempengaruhi

proses bisnis perusahaan tersebut. Contohnya seperti, jika perusahaan

memutuskan untuk menjual barang secara tunai, maka perusahaan akan

langsung menerima uang bersamaan dengan saat menyerahkan barang ke

konsumen sehingga keempat proses bisnis tersebut bisa terjadi dalam

waktu bersamaan. Apabila perusahaan menjual barang secara kredit, maka

perusahaan tidak bisa langsung menerima uang bersamaan dengan saat

menyerahkan barang ke konsumen, sehingga perusahaan akan mengalami

keempat proses bisnis tersebut dalam waktu yang berbeda. Alur proses

bisnis yang berbeda akan menyebabkan dokumen yang diperlukan juga

27

berbeda. Jika dokumen berbeda, maka catatan yang akan digunakan juga

harus disesuaikan dengan rancangan dokumen tersebut.

15. Audit Terkait Penjualan

Kegunaan audit operasional untuk penjualan dalam hubungannya

untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan ekonomi (3E) perusahaan

meliputi seluruh aspek dan kegiatan yang bersangkutan dengan penjualan.

Hal ini dapat dilihat dari tujuan audit operasional dari aktivitas penjualan

seperti yang di kemukakan oleh Nugroho Widjayanto (2011, 121) yaitu:

1. Menilai pelaksanaan kegiatan penjualan.

2. Menemukan adanya kelemahan dalam kegiatan penjualan serta

mencari upaya penanggulangannya.

3. Mengetahui alternatif lain dalam rangka meningkatkan efisiensi dan

efektivitas penjualan.

4. Mengembangkan rekomendasi bagi penanggulangan kelamahan dan

peningkatan reputasi.

16. Pengertian Retur Penjualan

Menurut Sofia Prima Dewi, Elizabeth Sugiarto Dermawan, Merry

Susanti (2017,106) mengutip pengertian Retur Penjualan dari buku

Pengantar Akuntansi sebagai berikut:

28

“Retur penjualan adalah menerima kembali sebagian atau seluruh

barang dagang yang telah dijual karena rusak atau cacat atau

spesifikasi tidak sesuai dengan pesanan”

Menurut Carl S. Warren, James M. Reeve, Jonathan E. Duchac, Ersa

Tri Wahyuni, Amir Abadi jusuf (2017,208) mengutip pengertian Retur

Penjualan dari buku Pengantar Akuntansi I edisi keempat sebagai berikut:

“Retur penjualan adalah barang yang terjual dapat dikembalikan oleh

pembeli kepada penjual karena barang rusak selama pengiriman,

cacat, atau tidak memenuhi ekspektasi pelanggan, penjual dapat

menurunkan harga awal barang (allowance)”

Menurut penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa retur penjualan

adalah pembatalan atau pengembalian barang yang dilakukan oleh

pelanggan di karena barang tersebut mengalami kerusakan, cacat atau

alasan lainnya sehingga mengakibatkan pembeli menerima suatu

penggantian barang atau pengurangan harga.

17. Fungsi Yang Terkait Dalam Retur Penjualan

Mengenai suatu fungsi yang terkait dalam retur penjualan adalah

terdiri dari bagian penjualan, penerimaan, gudang dan akuntansi. Tahapan

sistem retur penjualan adalah berikut:

1. Fungsi penjualan

Fungsi penjualan yaitu bertanggung jawab atas penerimaan mengenai

pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli.

2. Fungsi penerimaan

29

Fungsi penerimaan yaitu bertanggung jawab atas penerimaan barang

yang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang

diterima dari fungsi penjualan.

3. Fungsi gudang

Fungsi gudang yaitu bertanggung jawab atas penyimpanan kembali

barang yang sudah diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut

diperiksa oleh fungsi penerimaan.

4. Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi yaitu bertanggung jawab atas pencatatan transaksi

retur penjualan kedalam sebuah jurnal umum atau jurnal retur

penjualan dan pencatatan ini berkurangnya piutang dan bertambahnya

persediaan yang diakibatkan retur penjualan dalam kartu piutang dan

kartu persediaan.

Pada saat terjadinya proses transaksi retur penjualan ini, fungsi

penjualan bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai

pengembalian barang yang telah dibeli oleh pihak pembeli. Otorisasi

penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut dilakukan dengan

cara membuat memo kredit yang di kirimkan kepada fungsi penerimaan.

30

B. Kerangka Pemikiran

Gambar II.1

Kerangka Pemikiran

Teori

1. Sofyan Syarif Harapan (Edisi Rev. 2011,424) dalam bukunya “Teori Akuntansi (Manajemen Sumber Daya

Manusia)”, “Audit operasional adalah suatu proses mengidentifikasikan dan mengukur data tentang sumber

daya manusia dan menyampaikan informasi kepada pihak yang berkepentingan dengan adanya pemeriksaan

terhadap kegiatan operasi perusahaan termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah

ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasional telah berjalan secara efektif, efisien,

dan ekonomis.”

2. Menurut Menurut Mulyadi (2016), didalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi”, “Penjualan adalah

kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara tunai”

3. Menurut Sofia Prima Dewi, Elizabeth Sugiarto Dermawan, Merry Susanti (2017,106) mengutip pengertian

Retur Penjualan dari buku Pengantar Akuntansi, “Retur penjualan adalah menerima kembali sebagian atau

seluruh barang dagang yang telah dijual karena rusak atau cacat atau spesifikasi tidak sesuai dengan pesanan”

Rumusan Masalah :

1. Bagaimana Hasil operasional pada Fungsi Penjualan di PT. Sapta Warna Cemerlang?

2. Bagaimana cara mengendalikan retur penjualan dengan tepat untuk menghindari terjadinya kenaikan retur?

1.

Teknik Pengumpulan Data

Riset keputusan:

1. Buku-buku

2. Internet

3. Sumber-sumber lain

Riset Lapangan:

1. Observasi

2. Checklist

3. Dokumentasi

4. Wawancara

Analisis Data : Pelaksanaan pemeriksaan atas fungsi penjualan dan retur penjualan

pada PT. Sapta Warna Cemerlang

Hasil Penelitiaan

Kesimpulan

31

BAB III

OBJEK DAN METODE PENULISAN

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Profil Perusahaan

PT. Sapta Warna Cemerlang di dirikan pada tahun 1989 sebagai

sebuah perusahaan konversi plastik kemasan. Kantor pusat PT. Sapta

Warna Cemerlang yang beralamat di Perkantoran GRAHA MAS Jl.

Perjuangan Blok B-15 Kebon Jeruk, DKI Jakarta. Phones : (021) 5332459-

60, Fax : (021) 5332453. Pabrik PT. Sapta Warna Cemerlang yang

beralamat di Jl. Industri I Block B-10 Desa Pasir Jaya Km.8, Tangerang

Banten. Phones : (021) 5902162-63, 5900178, 5900177. Fax : (021)

5900178.

Perusahaan ini telah memperluas kemampuannya untuk membantu

setiap pelanggan untuk memenuhi permintaan pasar yang tumbuh dengan

optimal. Standar optimal produk kemasan yang dibuat dari

PET(Polyethylene Terephthalate), PP(Polypropylene), PE(Polyethylene),

PVC(Polyvinyl Chloride), dan banyak lainnya. Plastik ini dapat digunakan

dengan tepat untuk kemasan produk food grade.

PT. Sapta Warna Cemerlang memiliki sumber daya dan pengalaman

untuk membantu pelanggan mencapai tujuan mereka dengan

meningkatkan keberhasilan merek, dengan daya Tarik rak yang lebih

tinggi yang melampaui persaingan pasar. Tujuan perusahaan adalah

32

membuat produk pelanggan dipasarkan lebih cepat dengan kemampuan

untuk membantu konsumen dalam produksi penuh, jangka pendek khusus,

dan pengujian produk untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.

2. Visi dan Misi

a. Visi

Menjadikan leader pada seluruh perusahaan sejenis dan dibutuhkan di

semua bidang plastik kemasan dengan motto “pelanggan adalah mitra

keberhasilan”. Perusahaan berusaha untuk menjadi perusahaan

manufaktur kemasan plastik terkemuka dengan memberikan akses

penuh kepada pelanggan ke produk-produk unggulan, termasuk

konsultasi proses secara lengkap. Sepenuhnya memahami pasar khusus

memungkinkan perusahaan untuk mengembangkan opsi pengemasan

yang sesuai dengan kebutuhan konsumen saat ini, sementara pada saat

yang sama melakukan perbaikan untuk masa depan.

b. Misi

- Memberikan solusi yang paling handal untuk setiap persyaratan

pengemasan, fleksibilitas pada pasokan dan spesifikasi peregangan.

- Berusaha memberikan tingkat kepuasan pelangganSecara konstan

melebihi harapan pada setiap pelanggan dengan produk-produk

berkualitas tinggi dengan akurasi penuh dan pengiriman tepat

waktu.

33

- Melakukan peningkatan berkelanjutan untuk menjadi pilihan utama

pelanggan dan tepat teraman bagi karyawan untuk berkerja.

- membentuk, membuat, memelihara suasana kerja yang harmonis

dan terbuka di antara bawahan dan atasan.

- Mengutamakan disiplin, keselamatan kerja dan rasa aman serta

tertib dalam administrator.

- Menyiapkan dan membina tenaga kerja mandiri dan professional.

- Berusaha, mendengar, melihat, melakukan yang terbaik

3. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi yang tersusun dan tertata dengan baik sesuai

dengan bidangnya masing-masing akan memberikan dampak yang baik

bagi perusahaan. Adapun struktur organisasi PT. Sapta Warna Cemerlang

dapat digambarkan sebagai berikut:

35

Berikut ini akan diuraikan tugas dan tanggung jawab serta wewenang

masing-masing bagian seperti dalam struktur organisasi perusahaan adalah

sebagai berikut:

1. Komisaris

Komisaris mempunyai wewenang yang tertinggi dalam sebuah

perusahaan untuk mengatur dan mengawasi jalannya perusahaan.

Adapun beberapa tugas dan wewenang dari dewan komisaris, antara

lain:

- Menunjuk dan membentuk jajaran direktur yang akan

mengoperasikan perusahaan.

- Menentukan suatu tujuan dan kebijakan perusahaan berdasarkan

rencana para pemegang saham.

- Melakukan pengontrolan kinerja para jajaran direktur.

- Mengorganisasikan pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham.

2. Direktur

Direktur mempunyai tanggung jawab penuh terhadap segala

kegiatan perusahaan kepada pemegang saham dalam rapat umum

pemegang saham. Adapun tugas dan tanggung jawab direktur adalah

antara lain:

- Menentukan arah dan kebijakan perusahaan dengan menentukan

rencana dan cara kerja sesuai dengan pedoman yang telah

dilimpahkan oleh komisaris.

36

- Melakukan kerjasama dengan pihak luar (ekstern) ataupun

perusahaan untuk kepentingan perusahaan.

- Merencanakan, menyusun dan melaksanakan strategi operasional

untuk dapat pencapaian target yang telah ditetapkan dalam

sebuah rapat umum pemegang saham.

- Merencanakan, mengkoordinasi, mengarahkan dan mengevaluasi

serta mengendalikan jalannya perusahaan agar tetap sesuai

dengan kebijakan dan anggaran dasar perusahaan.

- Meningkatkan efesiensi dan efektivitas suatu kerjasama serta

meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang berada di

perusahaan.

3. Manager Operasi

Dalam melaksanakan tugasnya seorang Manager Operasi

mempunyai wewenang dalam menyelenggarakan dan mengendalikian

pengelolaan kegiatan operasional untuk tujuan dan sasaran

perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang, dengan

mengoptimalkan sumber-sumber daya yang ada secara profesional

dan memberi manfaat untuk perusahaan. Serta melakukan

pengawasan penjualan, pembelian dan produksi. Manager operasi

membawahi :

a. Penjualan, memiliki tugas dan wewenang:

- Mengkoordinir penjualan agar memenuhi target.

- Menyusun rencana penjualan.

37

- Mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar.

- Menganalisa laporan penjualan dan mengadakan evaluasi.

- Memberikan saran dalam rangka peningkatan penjualan.

- Memberikan kebijakan-kebijakan atas rencana penjualan.

b. Pembelian, memiliki tugas dan wewenang:

- Membuat pesanan pembelian dan daftar permintaan untuk

memesan bahan, barang, dan persediaan.

- Mengirimkan hal yang telah disusun pada poin satu kepada

supplier.

- Meninjau investaris dan pesanan sesuai kebutuhan.

- Berhubungan dengan supplier dalam jangka waktu harian.

- Memeriksa pengiriman pesanan.

- Melacak status pesanan.

- Mengurus barang-barang yang tidak ter-supply, dibawah

jumlah pesanan, lebih dari jumlah pesanan, atau rusak.

- Memastikan setiap faktur telah dikirim untuk pembayaran.

- Menghasilkan dan mengelola laporan yang masuk.

- Mengelola aktivitas pengadaaan.

c. Produksi, memiliki tugas :

- Melakukan perencanaan dan pengorganisasian jadwal

produksi.

- Menilai proyek dan sumber daya persyaratan.

38

- Memperkirakan, negosiasi dan menyetujui anggaran dan

rentang waktu dengan klien dan manager.

- Menentukan stradar kontrol kualitas.

- Menegosiasi rentang waktu atau jadwal yang diperlukan.

- Melakukan pemilihan, pemesanan, dan bahan pembelian.

- Mengorganisir perbaikan dan pemeliharaan rutin peralatan

produksi.

- Menjadi penghubung dengan pembeli, pemasaran dan staf

penjualan.

- Mengawasi pekerjaan staf junior.

4. Administrasi dan keuangan

Bagian akuntansi dan keuangan mempunyai tugas dan tanggung

jawab dalam melaksanankan masalah pembukuan ataupun pencatatan

transaksi yang bersifat keuangan bagi perusahan. Adapun tugas dan

tanggung jawab antara lain:

- Bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan pencatatan semua

data keuangan yang terdapat dalam perusahaan.

- Bertanggung jawab terhadap biaya-biaya proyek dengan

menyusun suatu anggaran.

- Bertanggung jawab terhadap bukti-bukti dan faktur penyusunan

laporan keuangan perusahaan.

- Menangani semua urusan yang berhubungan dengan pajak dan

lain-lain.

39

5. Umum dan Personalia

Bagian umum dan personalia mempunyai tugas dan tanggung

jawab dalam membantu pengeloaan perusahaan dengan baik. Dimana,

dengan pengelolaan yang baik, perusahaan akan lebih mudah

berkembang. Adapun tugas dan tanggung jawab dalam bagian umum

dan personalia antara lain:

- Melaksanakan kebijakan dalam bidang personalia.

- Mengelola bidang personalia termasuk dalam penerimaan,

penempatan, promosi, dan pemberhentian pegawai.

- Menangani masalah yang berhubungan dengan tenaga kerja,

seperti jaminan sosial dan kesejahteraan karyawan.

- Memberikan saran-saran kepada direktur sehubungan dengan

kesempurnaan dan kebijakan karyawan.

6. Staff / Karyawan

Staff atau karyawan merupakan tenaga pelaksanaan yang secara

langsung bertugas melakukan pekerjaan di lapangan sesuai bidangnya

dan keahliannya masing-masing. Semua pekerjaan operasional

lapangan menjadi tugas dan tanggung jawab smua para staff dan

karyawan.

B. Metode Penulisan Laporan Tugas Akhir

Metode penulisan tugas akhir ini bersifat studi pustaka. Dimana studi

pustaka merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk menghimpun

informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang menjadi objek

40

penelitian. Penulisan diupayakan saling terkait antara satu sama lain dan

sesuai dengan topik yang dibahas. Informasi diperoleh dari studi terhadap

berbagai literature, jurnal, buku terbitan, dan referensi yang mendukung

penelitian.

C. Jenis dan Sumber Data

1. Jenis Data

Data adalah semua fakta dan angka yang relatif dapat dijadikan

bahan untuk menyusun informasi. Mengenai Jenis data yang digunakan

dalam penelitian ini adalah:

1. Data kuantitatif

Data kuantitatif yaitu jenis data yang berupa laporan-laporan

tertulis atau berupa angka-angka yang diperoleh dari hasil observasi

untuk menentukaan jumlah yang dibutuhkan seperti retur penjualan.

2. Data kualitatif

Data kualitatif yaitu data yang diperoleh berupa keterangan-keterangan

atau analisa-analisa pembahasan suatu masalah yang berhubungan

dengan prosedur-prosedur perusahaan dimana dalam pengumpulan

data bukan dengan angka seperti prosedur penjualan dan dokumen-

dokumen lainya yang diperlukan penulis.

2. Sumber Data

Sumber data yang digunakan untuk memperoleh data-data yang

digunakan dalam penelitian adalah salah satu perusahaan konversi plastik

41

kemasan, yaitu PT. Sapta Warna Cemerlang. Jenis data yang digunakan

dalam penelitian ini adalah:

1. Data Primer

Data primer adalah data yang berasal dari sumber aslinya yang

diperoleh langsung dari obyek yang diteliti yaitu Pegawai PT. Sapta

Warna Cemerlang. Data primer dalam penelitian ini diperoleh melalui

wawancara dan tinjauan langsung dengan pihak perusahaan yang

berhubungan dengan objek penelitian.

2. Data Sekunder

Data sekunder yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung

dari sumbernya. Data ini diperoleh melalui instrumen penelitian yang

berupa dokumen-dokumen yang diperoleh dari PT. Sapta Warna

Cemerlang.

D. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data ini merupakan langkah yang paling strategis

dalam sebuah penelitian karena tujuan dari penelitian adalah untuk

mendapatkan sebuah data. Tanpa mengetahui adanya teknik pengumpulan

data, maka penelitian ini tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar

data yang ditetapkan. Pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam

penelitian ini adalah melalui Data Kualitatif, yaitu penelitian tentang riset

yang bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis. Dalam

penulisan ini data kualitatif berupa profil perusahaan, visi dan misi

42

perusahaan, struktur organisasi, prosedur dan retur penjualan. Survei dalam

penelitian ini dilakukan dengan cara:

1. Observasi

Observasi dilakukan sebagai tindakan awal untuk mempelajari

perusahaan dan untuk memproses penyusunan rencana audit yang akan

dilakukan di PT. Sapta Warna Cemerlang sebagai objek penelitian.

Berdasarkan hasil observasi yang ditentukan tindakan awal untuk

mempertimbangkan perencanaan kegiatan audit. Data yang diperoleh

pada tahap observasi adalah berupa fungsi penjualan sesuai dengan

pengamatan auditor dan hal yang dapat mempengaruhi retur penjualan.

2. Checklist

Checklist adalah pengumpulan data dengan cara membuat sebuah

daftar, dimana responden tinggal membutuhkan tanda check (√) pada

kolom yang sesuai. Checklist dalam kegiatan audit yang akan

dilaksanakan akan berdasar pada standar profesi audit operasional dan

juga berdasar pada SOP yang dimiliki perusahaan. Checklist akan

membantu auditor untuk mengetahui sebaik apa pengendalian internal

yang dimiliki perusahaan pada fungsi penjualan. Data yang ingin

diperoleh adalah prosedur penjualan dan retur penjualan perusahaan.

3. Dokumentasi

Teknik pengumpulan data yang dilakukan atas dokumen-dokumen

yang diperlukan. Dokumen tersebut dikumpulkan dan dipelajari sebagai

dasar dalam analisa. Dokumen yang akan ditelusuri adalah laporan dan

43

catatan yang berkaitan dengan penelitian ini yaitu fungsi penjualan dan

retur penjualan. Dokumen yang dikumpulkan merupakan dokumen yang

memberikan informasi terkaitan dengan prosedur atas fungsi penjualan

dan retur penjualan perusahaan.

4. Wawancara

Wawancara akan dilakukan untuk memperoleh tambahan data

mengenai gambaran perusahaan dan kegiatan operasi perusahaan.

Pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan masalah yang diangkat

oleh penulis akan diberikan kepada pihak perusahaan yang memiliki

wewenang di bagiannya. Wawancara akan langsung dilaksanakan kepada

pimpinan perusahaan dan manajer yang akan membidangi prosedur

penjualan dan retur penjualan.

E. Teknik Analisis Data

Untuk dapat menjawab pertanyaan rumusan masalah mengenai

bagaimana hasil operasional pada fungsi penjualan yang terdapat di PT. Sapta

Warna Cemerlang, penulis harus melakukan beberapa tahap dalam

pelaksanaan audit operasional. Tahap-tahap tersebut meliputi:

1. Melaksanakan survei pendahuluan

Pelaksanaan audit operasional diawali dengan studi pendahuluan

pada fungsi penjualan dan retur penjualan untuk mengidentifikasi

aktivitas yang memiliki potensi dilaksanakannya audit operasional. Titik

awal dari studi pendahulu ini adalah memperoleh pemahaman mengenai

karakteristik perusahaan, struktur perusahaaan, fungsi penjualan dan retur

44

penjualan dalam perusahaan untuk memberikan pemahaman awal. Selain

itu, penulis akan melihat potensi-potensi kelemahan yang dimiliki

peruahaan pada fungsi dan retur penjualan. Potensi-potensi kelemahan

tersebut dapat membantu untuk menyusun perencanaan audit. Analisis

data yanga kan di lakukan pada tahap ini adalah mendeskripsikan proses

dan retur penjualan. Proses dan retur penjualan pada PT. Sapta Warna

Cemerlang dideskripsikan berdasarkan pengamatan langsung terhadap

proses penjualan dan hasil wawancara dengan staf atau bagian yang ada

pada unit perusahaan.

2. Merencanakan Audit Operasional

Tahap perencanaan audit yang cermat sangat penting dalam

menilai tingkat efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi audit operasional.

Untuk mengembangkan program audit yang disesuaikan dengan hasil

survey pendahuluan yang telah dilakukan sebelumnya. Tahap

perencanaan audit terbagi menjadi dua tahap yaitu:

a. Proses perumusan tujuan dan lingkup mana saja yang akan diaudit

dalam fungsi penjualan dan retur.

Analisis yang digunakan pada tahap ini yaitu analisis deskriptif

yang berdasarkan pada hasil wawancara penulis terhadap PT. Sapta

Warna Cemerlang. Yang mewakilkan perusahaan sebagai audit aduit

yaitu menajer marketing yang memiliki tanggung jawab untuk

mengawasi dan mengkoordinasikan proses/ aktivitas penjualan dan

45

karyawan penjualan yang bertugas untuk melaksanakan aktivitas

penjualan di perusahaan.

b. Penulisam program audit.

Penulisan program audit merupakan langkah yang akan dilakukan

dalam proses audit yang dimuat dalam kertas kerja berbetuk table

yang berisi judul program audit, periode audit dan otorisasi. Program

audit pada aktivitas penjualan terkait organisasi fungsi penjualan,

pesanan penjualan, pengiriman barang dan pencatatan penjualan.

3. Melaksankan Audit Operasional

Pada tahap ini penulis membuat check list yang berisi susunan

program audit. Check list ini digunakan untuk membandingkan antara

prosedur yang seharusnya dengan proses penjualan yang terjadi secara ril.

Pada tahap ini penulis menggunakaan SOP penjualan secara tertulis.

Analisis data didasarkan pada fungsi penjualan, penulis

mengkombinasikan ICQ menurut Sukrisno Agoes dalam bukunya yang

berjudul “ Praktikum Audit” edisi 3 (2018) dan juga disesuaikan berdasar

hasil dari studi pendahuluan yang telah dilaksanakan oleh penulis.

Pernyataan yangtelah dibuat selanjutnya dikelompokkan kedalam

kelompok tabel efektif, efisien, dan konomis. Pada tahap ini penulis

menggunkan indikator penentuan dang mengitung total pernyataan dari

masing-masing kelompok ekeftif, efisien, dan ekonomis. Berdasarkan

ttotal pernyataan tersebut, jika jumlah jawaban “Ya” lebih besar dari

jumlah jawaban “Tidak” maka hasilnya dapat diinterprestasikan ke dalam

46

tingkat efektif, efisien, dan ekonomis. Hasil Check list selanjutnya

dideskripsikan untuk mengetahui proses penjualan perusahaan yang

terjadi dengan proses penjualan yang seharusnya.

Berikut ini akan dijabarkan indikator yang digunakan sebagai dasar

penentuan hasil pengauditan yaitu:

a. Ekonomi (pada biaya operasi)

Pada saaat menilai ekonomi pada biaya operasi dan alokasi terkait

penggunaan sumber daya, reviewer dapat mempertimbangkan

beberapa hal berikut:

1. Mengikuti praktik aktivitas operasional yang umum.

2. Ketepatan jumlah staf yang bertugas dalam menjalankan fungsi-

fungsi yang penting.

3. Ketepatan persediaan behan di perusahaan.

4. Menggunakan peralatan dengan harga yang sesuai.

5. Mengurangi sumber daya yang tidak terpakai.

b. Efisiensi ( atas metode operasi)

Dalam menilai efisiensi terkait tanggung jawab dalam pengeluaran

biaya perusahaan yang minimum. Reviewer melihat dari beberapa

hal sebagai berikut:

1. Kesesuaian prosedur manual dengan komputerisasi.

2. Keefisienan sistem dan prosedur operasi.

3. Tidak terdapat duplikasi pekerjaan.

4. Tidak adanya tahapan kerja yang tidak penting.

47

c. Efektivitas (hasil dari operasi)

Dalam menilai efektivitas terkait pencapaian hasil atau manfaat

organisasi yang didasarkan pada sasaran dan tujuan organisasi.

Reviewer dapat melihat dari beberapa hal sebagai berikut:

1. Penilaian atas pencapaian sasaran,tujuan, dan rencana

organisasi.

2. Penilaian kecukupan sistem menajemen dalam mengukur

efektivitas.

3. Menentukan keluasan hasil yang ingin dicapai.

4. Mengidentifikasi faktor-faktor hasil kinerja yang memuaskan.

4. Mengevaluasi Hasil Audit

Pada tahap ini penulis menggunakan analisis deskriptif atas temuan

yang di dapatkan pada tahap pelaksanaan audit. Adanya tahap ini

bertujuan untuk menggali atau mengindentifikasi lebih dalam terkait

adanya temuan atau hubungan yang tidak dikehendaki sehingga perlu

dilakukan analisis atas temuan tersebut. Rekomendasi juga diperlukan

untuk perbaikan.

5. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit

Analisis data yang akan dilakukan pada tahap ini yaitu membuat

suatu laporan audit operasional berdasarkan hasil dari pelaksanaan audit

operasional. Peneliti akan memberikan laporan hasil audit berdasarkan

apa yang dilakukan dan yang ditemukan selama melaksanakan tahapan-

tahapan audit operasional penjualan dan retur penjualan dan memberikan

rekomendasi perbaikan atas hasil temuan pelaksanaan audit tersebut.

48

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

A. Analisis Data

Pelaksanan audit operasional mulai dari tahap ini yang dilaksanakan

untuk mendapatkan informasi mengenai bagian atau fungsi yang akan di audit.

Penelitian dalam waktu yang relatif singkat mengenal latar belakang, aspek

kegiatan organisasi, program atau prosedur yang dipertimbangkan. Proses

pemeriksaan ini dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Mengumpulkan informasi mengenai latar belakang berdirinya

perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab

setiap bagian dalam penjualan, retur penjualan, serta standar

operasional prosedur (SOP) perusahaan.

2. Menggumpulkan data dan mendengarkan penjelasan mengenai

prosedur penjualan, retur penjualan, serta standar operasional

prosedur (SOP) perusahaan.

3. Melakukan pengamatan atas aktivitas penjualan, retur penjualan, serta

standar operasional prosedur (SOP) perusahaan.

4. Mempelajari tahap-tahap prosedur penjualan, retur penjualan, serta

standar operasional prosedur (SOP) perusahaan.

5. Menggumpulkan bukti-bukti tertulis mengenai prosedur-prosedur

yang ditetapkan perusahaan dan membuat ikhtisar atas temuan-

temuan penting.

49

6. Mengevaluasi hasil pengamatan yang dilakukan.

7. Meminta penjelasan atas kelemahan yang ditemui.

Maksud dari pemeriksaan ini terhadap kegiatan penjualan, retur

penjualan, serta standar operasional prosedur (SOP) perusahaan adalah

untuk dapat menganalisis ketaatan pada kebijaksanaan dan prosedur yang

telah digariskan serta mengukur efisiensi dan efektivitasnya. Dimana data-

data yang berkaitan dengan audit operasional penjualan dan retur

penjualan terhadap standar operasional prosedur (SOP).

Dari informasi-informasi yang didapat, maka penjelasan proses

penjualan di PT. Sapta Warna Cemerlang diperoleh dari wawancara dan

observasi sebagai dasar dari tahap audit operasional adalah sebagai

berikut:

PT. Sapta Warna Cemerlang merupakan perusahaan konversi plastik

kemasan. Untuk melaksanakan proses penjualan, PT. Sapta Warna

Cemerlang memiliki SOP yang harus dijalankan oleh customer. SOP yang

digunakan PT. Sapta Warna Cemerlang dalam proses penjualan adalah

sebagai berikut:

50

Tabel IV.1

SOP Perencanaan Penjualan

SOP Proses Perencanaan Penjualan

No. Keterangan

1 Manajer Penjualan membuat sebuah proses perencanaan penjualan produk.

2 Manajer Penjualan memberikan sebuah proses perencanaan penjualan

kepada Direktur Penjualan dan Pemasaran untuk segera diotorisasi.

Kemudian proses perencanaan penjualan yang telah diotorisasi dibuat

menjadi 2 rangkap.

3 Perencanaan pertama penjualan yang telah diotorisasi kemudian akan

diarsipkan. Salinan kedua perencanaan penjualan yang telah diotorisasi

oleh Direktur Penjualan dan Pemasaran kemudian diberikan kepada

Direktur Produksi untuk selanjutnya dilakukan proses produksi.

51

Gambar IV.1

Flowchart Proses Perencanaan Penjualan

Manajer Penjualan

Sumber: PT. Sapta Warna Cemerlang

Start

Membuat perencanaan

penjualan

Perencanaan Penjualan

(Sales Forecas)

Diotorisasi oleh

Direktur Penjualan

Dan Pemasaran

Perencanaan Penjualan 2

(telah diotorisasi)

Perencanaan Penjualan 1

(telah diotorisasi) D

Direktur Produksi

52

Tabel IV.2

SOP Penjualan Melalui Distributor

SOP Penjualan Melalui Distributor

No. Keterangan

1 Staf Penjualan menerima surat pesanan dari distributor.

2 Sebuah Pesanan dari distributor diterima melalui telepon, fax atau secara

langsung yang kemudian dicatat dalam pesanan penjualan.

3 Setelah itu Staf Penjualan melakukan verifikasi pesanan distributor

mencakup data distributor secara lengkap termasuk nama pesanan, alamat

penyerahan barang, kuantitas, nama produk, nomor surat pesanan, harga,

tanggal penyerahan barang, dll.

4 Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke dalam sistem komputer dan

menerbitkan sebuah dokumen pesanan penjualan (SO).

5 Kemudian Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 5

rangkap. Salinan pertama disimpan sebagai arsip perusahaan. Salinan kedua

diberikan pada staf produksi yang berfungsi sebagai Surat Permintaan

Pengadaan Barang. Salinan ketiga diberikan kepada staf utang dan piutang

untuk mendapat persetujuan kredit (jika proses penjulaannya secara kredit).

Salinan keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika

proses penjualannnya secara tunai). Salinan kelima diberikan kepada staf

pengiriman.

6 Bila barang yang telah dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang

tidak mencukupi, maka akan disimpan sebagai back pesanan (pesanan yang

belum terpenuhi).

53

7 Departemen penjualan melakuakan kontak langsung dengan distributor

mengenai pemenuhan pemasaran.

8 Proses penjualan secara tunai mewajibkan pelanggan membayar total

pembelian pada saat pemesanan dan barang pada saat dikirimkan

pemesanannya.

Gambar IV.2

Flowchart Penjualan Melalui Distributor

Staf Penjualan Staf Produksi Staf Utang dan Piutang Staf Pengiriman


Distributor

r

A

Verifikasi Order

Dari Distributor

Surat Pesanan 5 Penjualan





D



Staf Pencatatan

dan Penerimaan

Kas


A


54

Tabel IV.3

SOP Sistem Pengiriman Barang

SOP Sistem Pengiriman Barang

No. Keterangan

1 Staf penjualan mengirimkan Surat Perintah Pengeluaran Barang dan

salinannya dari proses pesanan penjualan ke gudang lalu staf persediaan dan

gudang akan melakukan pemeriksaan persediaan barang dagangan sebelum

dijual sesuai dengan pesanan distributor.

2 Staf penjualan juga akan mengirimkan Surat Perintah Pengiriman kepada

staf pengiriman sebagai suatu perintah pengiriman barang kepada

distributor.

3 Setelah itu, Staf pengiriman menerima barang dan salinan surat perintah

pengeluaran barang dari bagian gudang dengan mencocokkan semuanya.

4 Staf pengiriman menempelkan sebuah Slip Pengepakan ke dalam kotak

barang, untuk melengkapi dan mempersiapkan bukti pengiriman barang.

Slip pengepakan dibuat menjadi 2 rangkap untuk yang pertama dikirimkan

ke distributor dan yang ke dua sebagai arsip perusahaan bagian pengiriman.

Bukti surat pengiriman barang dibuat 4 rangkap untuk diberikan kepada staf

penjualan, staf akuntansi, distributor, dan arsip staf pengiriman.

5 Setelah barang sudah dikirimkan, kurir akan memberikan bukti pengiriman

barang kepada staf pengiriman lalu bukti tersebut diarsipkan. Kemudian

tugas staf pengiriman akan memberitahu staf akuntansi dengan

55

menggunakan salinan Bukti Pengiriman Barang dari kurir agar

mengirimkan invoice kepada distributor saat itu juga.

6 Bagian penjualan juga akan menerima salinan bukti pengiriman barang

untuk dapat dijadikan arsip perusahaan bagian penjualan.

Gambar IV.3

Flowchart Sistem Pengiriman Barang


56

Tabel IV.4

SOP Retur Penjualan

SOP Retur Penjualan

No. Keterangan

1 Staf Retur akan menerima barang yang dikembalikan dari distributor,

kemudian staf retur akan menghitung, memeriksa, dan menyiapkan Slip

uuntuk Retur Barang yang mendeskripsikan barang tersebut.

2 Saat menerima Slip Retur Barang, Staf penjualan akan menyiapkan Memo

kredit lalu kemudian mengirimkan memo kredit ke Staf utang dan piutang.

3 Lalu departemen keuangan, Staf utang dan piutang mengevaluasi kondisi

pengembalian barang tersebut dan membuat keputusan untuk memberikan

atau menolak pengembalian tersebut. Jika pengembalian itu akan diterima,

staf utang dan piutang akan mencatatnya di kredit sebagai pengurangan

tagihan.

4 Staf utang dan piutang akan mengirimkan sebuah memo kredit tersebut

yang akan diberikan ke bagian pengendalian persediaan untuk segera

dilakukan proses pembukuan.

5 Staf persediaan dan gudang akan menyesuaikan catatan persediaan dan

akan meneruskan memo kredit tersebut ke departemen keuangan, staf utang

dan piutang.

6 Staf persediaan dan gudang serta staf utang dan piutang akan memberikan

ringkasan informasi ke bagian akuntansi.

7 Kemudian staf akuntansi akan menerima voucher jurnal yang telah di

57

rangkum dari total nilai pengembalian persediaan kemudian ke staf

persediaan dan gudang, dan rangkuman akun dari staf utang dan piutang.

8

Staf akuntansi melakukan voucher jurnal dan memperbaharui general

ladger.

Gambar IV.4

Flowchart Retur Penjualan


58

Tabel IV.5

SOP Pemasaran

SOP Pemasaran

No. Keterangan

1 Staf promosi akan membuat sebuah proposal untuk pengajuan promosi

produk kepada manajer pemasaran.

2 Kemudian manajer peamasaran mengambil keputusan YES/NO, jika YES

dilanjutkan kepada direktur penjualan dan pemasaran, jika YES maka

dilanjutkan ke rapat dewan direksi, jika NO maka proposal promosi akan

disimpan dalam file bagian promosi.

3 Rapat Dewan Direksi akan mengambil keputusan YES/NO, jika YES

proposal promosi akan segera dilanjutkan ke staf pengeluaran kas bertujuan

untuk mendapatkan dana, jika NO Rapat Dewan Direksi akan segera

membuat pernyataan Rejected Project Document kepada bagian promosi,

Rejected Project Document akan di simpan oleh staf promosi dalam file

berdasarkan Date.

4 Kemudian manajer pemasaran akan segera memproses proposal dan

menyerahkan ke staf pengeluaran kas.

5 Manajer pemasaran akan mengajukan pengeluaran kas melalui cek dengan

prosedur pengeluaran kas bersamaan dengan cek. Setelah mendapatkan

persetujuan cek, staf promosi akan mulai membuat promosi produk. Cek

promosi akan dibayarkan ke dalam pihak yang bersangkutan oleh staf

pengeluaran kas.

59

6 Staf akuntansi akan mencatat kegiatan proses promosi ke dalam jurnal

Voucher dan kemudia menyimpan bukti journal voucher.

7 Setelah promosi produk yang dilakukan, bagian promosi menyiapkan

laporan pertanggungjawaban untuk akan disimpan dalam file berdasarkan

tanggal dan segera di serahkan kepada departemen penjualan dan

pemasaran.

Gambar IV.5

Flowchart Pemasaran


60

1. Merencanakan Audit Operasional

Tahap Perencanaan audit yang cermat sangat baik bagi efektivitas

dan efisiensi audit operasional. PT. Sapta Warna Cemerlang memiliki SOP

secara tertulis dalam menjalankan penjualan. Untuk menjalankan program

audit, penulis menggunakan SOP yang dimiliki PT. Sapta Warna

Cemerlang sebagai program audit untuk membandingkan antara ketetapan

SOP dengan kejadian rill pada penjualan.

Untuk menjalankan program audit operasional pada fungsi

penjualan, penulis mengkombinasikan ICQ menurut Sukrisno Agoes

dalam bukunya yang berjudul “ Praktikum Audit” edisi 3 (2018) dan juga

disesuaikan berdasar hasil dari studi pendahuluan yang telah dilaksanakan

oleh penulis. Berikut ini merupakan ICQ menurut Sukrisno Agoes (2018):

Tabel IV.6

SOP ICQ Penjualan

Y = YA T

= Tidak

TR = Tidak

Relevan

Y T TR

PENJUALAN

1 Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price list)? √

2 Apakah peyimpangan dari daftar harga harus disetujui oleh

pejabat perusahaan yang berwenang? √

61

3 Apakah perusahaan mempunyai pedoman pemberian

potongan yang tertulis? √

4 Apakah untuk setiap penjualan diminta surat pesanan

(purchase order) dari pembeli? √

5 Apakah order pembelian dari langganan harus disetujui oleh

pejabat perusahaan yang berwenang mengenai harga, syarat

kredit dan syarat lainnya? √

6 Apakah digunakan formulir order penjualan yang

prenumbered? √

7 Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada Delivery

Order (DO)?

8 Apakah DO:

a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak

(prenumbered)? √

b. Hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi? √

c. Barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan dengan

DO? √

d. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan DO dan isinya? √

e. Langsung dikirim kepada pembuat faktur? √

f. Dikaitkan dengan faktur, untuk menjamin DO telah

dibuatkan fakturnya? √

9 Apakah faktur penjualan:

a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak

(prenumbered)? √

b. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan faktur?

√

62

c. Bagian akuntansi memeriksa ketepatan:

- Jumlah kualitas yang dikirim?

√

- Harga?

√

- Perhitungan?

√

- Syarat Kredit?

√

10 Apakah faktur yang batal tersimpan untuk pemeriksaaan? √

11 Apakah fungsi penjualan terpisah dari:

- Bagian keuangan? √

- Bagian akuntansi? √

- Bagian penyimpanan? √

12 Apakah penjualan tersebut dibawah ini prosedurnya sama

dengan penjualan kredit:

a. Penjualan tunai? √

b. Penjualan Cash on Delivery (COD)? √

c. Penjualan kepada karyawan? √

d. Penjualan barang B/S? √

13 Bila tidak, apakah prosedur cukup meyakinkan bahwa:

a. Hasil penjualan benar diterima dengan baik? √

b. Dibukukan sebagaimana seharusnya? √

14 Apakah Nota Kredit:

a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak? √

b. Diotorisasi oleh orang tertentu? √

c. Blanko yang belum digunakan terkontrol dengan baik? √

63

15 Apakah dibuat daftar formulir-formulir:

Order penjualan, DO, faktur, dan nota kredit? √

16 Bila ya, apakah dibina secara up to date? √

17 Retur penjualan:

a. Apakah harus mendapatkan persetujuan pejabat perusahaan

yang berwenang? √

b. Apakah dibuat berita acara penerimaan kembali barang? √

c. Apakah barang yang dikembalikan dibukukan dalam:

- Kartu gudang? √

- Buku persediaaan? √

d. Apakah bagian akuntansi mencocokkan nota kredit dengan

berita acara penerimaan kembali barang? √

18 Apakah sistem informasi penjualan meliputi:

a. Budget penjualan? √

b. Grafik trend penjualan? √

c. Laporan tertulis penjualan? √

d. Penjelasan atas penyimpangan-penyimpangan? √

19 Apakah prosedur penjualan tampak cukup efisien? √

Sumber: Sukrisno Agoes (2018)

64

2. Melaksanakan Audit

a. Membandingkan kegiatan penjualan rill dengan SOP yang sudah

ditetapkan

PT. Sapta Warna Cemerlang sudah menerapkan penggunaan SOP

terkait dengan proses penjualan. Berikut ini merupakan hasil

perbandingan yang di analisa antara kejadian riil pada penjualan dengan

SOP yang sudah ditetapkan. Checklist di bawah ini akan diisi sendiri

oleh penulis berdasarkan suatu kejadian sesungguhnya ketika penulis

melakukan penelitian.

Tabel IV.7

Perbandingan kegiatan penjualan Riil dengan SOP yang ditetapkan

Nama Perusahaan : PT. Sapta Warna Cemerlang

Priode Audit :

Juni-juli 2019

Program yang diaudit: Prosedur Proses Penjualan

No. Pernyataan YA TDK Keterangan

1 Manajer Penjualan membuat sebuah proses

perencanaan penjualan produk. √

2 Manajer Penjualan memberikan sebuah proses

perencanaan penjualan kepada Direktur Penjualan

dan Pemasaran untuk segera diotorisasi.

Kemudian proses perencanaan penjualan yang

telah diotorisasi dibuat menjadi 2 rangkap.

√

65

3 Perencanaan pertama penjualan yang telah

diotorisasi kemudian akan diarsipkan. Salinan

kedua perencanaan penjualan yang telah diotorisasi

oleh Direktur Penjualan dan Pemasaran kemudian

diberikan kepada Direktur Produksi untuk

selanjutnya dilakukan proses produksi.

√

Diaudit Oleh: Catatan:

CRISNA

Tanggal: 24 juni 2019

66


Priode Audit :

Juni-juli 2019

Program yang diaudit: Prosedur Penjualan Melalui Distributor


1 Staf Penjualan menerima surat pesanan dari

distributor. √

2 Sebuah Pesanan dari distributor diterima melalui

telepon, fax atau secara langsung yang kemudian

dicatat dalam pesanan penjualan.

√

3 Setelah itu Staf Penjualan melakukan verifikasi

pesanan distributor mencakup data distributor

secara lengkap termasuk nama pesanan, alamat

penyerahan barang, kuantitas, nama produk,

nomor surat pesanan, harga, tanggal penyerahan

barang, dll.

√

4 Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke

dalam sistem komputer dan menerbitkan sebuah

dokumen pesanan penjualan (SO).

√

5 Kemudian Dokumen Pesanan Penjualan ini

selanjutnya disalin menjadi 5 rangkap. Salinan

pertama disimpan sebagai arsip perusahaan.

Salinan kedua diberikan pada staf produksi yang

berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan

√

67

Barang. Salinan ketiga diberikan kepada staf utang

dan piutang untuk mendapat persetujuan kredit

(jika proses penjulaannya secara kredit). Salinan

keempat diberikan kepada staf pencatatan dan

penerimaan kas (jika proses penjualannnya secara

tunai). Salinan kelima diberikan kepada staf

pengiriman.

6 Bila barang yang telah dipesan tidak tersedia atau

persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan

disimpan sebagai back pesanan (pesanan yang

belum terpenuhi).

√

7 Departemen penjualan melakuakan kontak

langsung dengan distributor mengenai pemenuhan

pemasaran.

√

8 Proses penjualan secara tunai mewajibkan

pelanggan membayar total pembelian pada saat

pemesanan dan barang pada saat dikirimkan

pemesanannya.

√


CRISNA


68

Berdasarkan Checklist prosedur proses penjualan, pelaksanaan

SOP penjualan semua dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan

perusahaan diberikan dengan tidak adanya jawaban dari tiga pertanyaan

yang ada dari kegiatan Prosedur Proses Penjualan dan delapan

pertanyaan yang ada melalui Prosedur Penjualan Melalui Distributor.

Kegiatan penjualan juga dapat dikatakan ekonomis karena aktivitas

penjualan telah dilaksanakan sesuai dengan acuan/ kriteria yang

ditetapkan oleh perusahaan dan mengikuti praktik terkait penjualan

secara umum. Karyawan yang ada pada kegiatan penjualan bekerja

sesuai dengan tugasnya masing-masing dan bertanggung jawab kepada

manajer marketing. Dokumen yang berhubungan dengan proses

kegiatan penjualan dibuat dalam dua hingga empat rangkap untuk

memudahkan dalam pengarsipan dokumen.

Tabel IV.8

Perbandingan sistem pengiriman barang dengan SOP yang ditetapkan


Priode Audit :

Juni-juli 2019

Program yang diaudit: Prosedur sistem pengiriman barang


1 Staf penjualan mengirimkan Surat Perintah

Pengeluaran Barang dan salinannya dari proses

pesanan penjualan ke gudang lalu staf persediaan

dan gudang akan melakukan pemeriksaan

√

69

persediaan barang dagangan sebelum dijual

sesuai dengan pesanan distributor.

2 Staf penjualan juga akan mengirimkan Surat

Perintah Pengiriman kepada staf pengiriman

sebagai suatu perintah pengiriman barang kepada

distributor.

√

3 Setelah itu, Staf pengiriman menerima barang

dan salinan surat perintah pengeluaran barang

dari bagian gudang dengan mencocokkan

semuanya.

√

4 Staf pengiriman menempelkan sebuah Slip

Pengepakan ke dalam kotak barang, untuk

melengkapi dan mempersiapkan bukti

pengiriman barang. Slip pengepakan dibuat

menjadi 2 rangkap untuk yang pertama

dikirimkan ke distributor dan yang ke dua

sebagai arsip perusahaan bagian pengiriman.

Bukti surat pengiriman barang dibuat 4 rangkap

untuk diberikan kepada staf penjualan, staf

akuntansi, distributor, dan arsip staf pengiriman.

√

70

5 Setelah barang sudah dikirimkan, kurir akan

memberikan bukti pengiriman barang kepada

staf pengiriman lalu bukti tersebut diarsipkan.

Kemudian tugas staf pengiriman akan

memberitahu staf akuntansi dengan

menggunakan salinan Bukti Pengiriman Barang

dari kurir agar mengirimkan invoice kepada

distributor saat itu juga.

√

6 Bagian penjualan juga akan menerima salinan

bukti pengiriman barang untuk dapat dijadikan

arsip perusahaan bagian penjualan.

√


CRISNA


Berdasarkan hasil checklist, proses sistem pengiriman barang yang

dapat dilaksanakan dengan baik karena memenuhi kondisi untuk

melakukan proses SOP tersebut. Agar dapat mempermudah dalam

pengolahan data lebih efektif dan efisien.

Proses pengiriman barang dapat dikatakan efektif karena

pengiriman barang selalu dilaksanakan secara tepat waktu sesuai

kesepakatan tanggal pengiriman namun apabila terjadi kendala yang

71

menghambat proses pengiriman maka bagian penjualan akan langsung

menghubungi customer untuk menginformasikan keterlambatan

pengiriman dan maksimal pengiriman ditambah satu / dua hari dari

tanggal yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses pengiriman barang

dapat dikatakan efisien dapat dilihat dari hasil jawaban pada prosedur

sistem pengiriman barang yang sudah sesuai dengan prosedur

pengiriman secara umum dimana didasarkan pada dokumen pengiriman

atau dalam perusahaan adalah bukti pengiriman barang. Sistem

pengiriman barang ini diharapkan dapat memperkecil terjadinya

kesalahan dalam waktu yang cepat.

Tabel IV.9

Perbandingan kegiatan retur penjualan dengan SOP yang ditetapkan


Priode Audit :

Juni-juli 2019

Program yang diaudit: Prosedur Retur Penjualan


1 Staf Retur akan menerima barang yang

dikembalikan dari distributor, kemudian staf retur

akan menghitung, memeriksa, dan menyiapkan

Slip uuntuk Retur Barang yang mendeskripsikan

barang tersebut.

√

2 Saat menerima Slip Retur Barang, Staf penjualan √

72

akan menyiapkan Memo kredit lalu kemudian

mengirimkan memo kredit ke Staf utang dan

piutang.

3 Lalu departemen keuangan, Staf utang dan

piutang mengevaluasi kondisi pengembalian

barang tersebut dan membuat keputusan untuk

memberikan atau menolak pengembalian tersebut.

Jika pengembalian itu akan diterima, staf utang

dan piutang akan mencatatnya di kredit sebagai

pengurangan tagihan.

√

4 Staf utang dan piutang akan mengirimkan sebuah

memo kredit tersebut yang akan diberikan ke

bagian pengendalian persediaan untuk segera

dilakukan proses pembukuan.

√

5 Staf persediaan dan gudang akan menyesuaikan

catatan persediaan dan akan meneruskan memo

kredit tersebut ke departemen keuangan, staf

utang dan piutang.

√

6 Staf persediaan dan gudang serta staf utang dan

piutang akan memberikan ringkasan informasi ke

bagian akuntansi.

√

73

7

Kemudian staf akuntansi akan menerima voucher

jurnal yang telah di rangkum dari total nilai

pengembalian persediaan kemudian ke staf

persediaan dan gudang, dan rangkuman akun dari

staf utang dan piutang.

√

8 Staf akuntansi melakukan voucher jurnal dan

memperbaharui general ladger.

√


CRISNA


Hasil checklist menunjukan dari 8 pernyataan mengenai

perbandingan kegiatan retur penjualan jawaban semuanya YA.

Dilaksanakannya SOP dikarenakan apakah kegiatan retur tersebut

sudah ataukah belum memenuhi syarat untuk dilaksanakannya SOP

tersebut. Memo kredit merupakan suatu dokumen yang bersumber

(source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut kedalam

kartu piutang dan jurnal retur penjualan. Dokumen tersebut kemudian

dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi

penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.

Prosedur pembuatan memo kredit bertujuan untuk memberikan perintah

kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut

74

dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang

kepada pembeli.

Tabel IV.10

Perbandingan kegiatan Pemasaran dengan SOP yang ditetapkan


Priode Audit :

Juni-juli 2019

Program yang diaudit: Prosedur Pemasaran


1 Staf promosi akan membuat sebuah proposal untuk

pengajuan promosi produk kepada manajer

pemasaran.

√

2 Kemudian manajer peamasaran mengambil

keputusan YES/NO, jika YES dilanjutkan kepada

direktur penjualan dan pemasaran, jika YES maka

dilanjutkan ke rapat dewan direksi, jika NO maka

proposal promosi akan disimpan dalam file bagian

promosi.

√

75

3 Rapat Dewan Direksi akan mengambil keputusan

YES/NO, jika YES proposal promosi akan segera

dilanjutkan ke staf pengeluaran kas bertujuan untuk

mendapatkan dana, jika NO Rapat Dewan Direksi

akan segera membuat pernyataan Rejected Project

Document kepada bagian promosi, Rejected

Project Document akan di simpan oleh staf

promosi dalam file berdasarkan Date..

√

4 Kemudian manajer pemasaran akan segera

memproses proposal dan menyerahkan ke staf

pengeluaran kas.

√

5 Manajer pemasaran akan mengajukan pengeluaran

kas melalui cek dengan prosedur pengeluaran kas

bersamaan dengan cek. Setelah mendapatkan

persetujuan cek, staf promosi akan mulai membuat

promosi produk. Cek promosi akan dibayarkan ke

dalam pihak yang bersangkutan oleh staf

pengeluaran kas.

√

6 Staf akuntansi akan mencatat kegiatan proses

promosi ke dalam jurnal Voucher dan kemudian

menyimpan bukti journal voucher.

√

7 Setelah promosi produk yang dilakukan, bagian

promosi menyiapkan laporan pertanggungjawaban

√

76

untuk akan disimpan dalam file berdasarkan

tanggal dan segera di serahkan kepada departemen

penjualan dan pemasaran.


CRISNA


Dari hasil checklist, proses prosedur pemasaran yang ada dapat

dilaksanakan karena memenuhi kondisi untuk melakukan proses SOP

tersebut. Prosedur Pemasaran ini bertujuan untuk sebagai alat ukur hasil

pemasaran berdasarkan standar prestasi yang telah ditentukan dan juga

sebagai tercapainya kepuasan konsumen. Sebagai dasar logis dalam

mengambil keputusan pemasaran, proses pemasaran dapat

meningkatkan kemampuan dalam beradaptasi bila terjadi perubahan

dalam pemasaran. Dengan adanya prosedur Pemasaran maka

perusahaan akan memiliki standar prestasi kerja para anggotanya.

Dengan demikian, perlu pengawasan kegiatan para anggota akan lebih

mudah dipantau untuk mendapatkan mutu dan kualitas kerja yang

selektif.

3. Analisis Retur Penjualan

Retur berasal dari kata return yang berarti kembali. Konsumen

dapat melakukan pengembalian barang atau produk yang sudah di pesan

77

atau di beli dari produsen dikarenakan adanya suatu produk yang tidak

sesuai dengan yang diinginkan oleh mereka. Produk yang tidak sesuai

akan dapat dikatakan sebagai produk cacat. Produk ini mempunyai

beberapa kriteria yang tidak sesuai dengan keinginan dari konsumen

sehingga konsumen merasa tidak puas terhadap kualitas tersebut. Apabila

retur penjualan tidak ditangani lebih serius oleh pihak produsen, produsen

tersebut nantinya akan mengalami kerugian yang begitu besar. Kerugian

itu berupa penambahan biaya produksi untuk mengganti barang yang

dikembalikan oleh konsumen, apabila konsumen menghendaki produk

yang baru untuk retur barang mereka. Oleh karena itu, untuk menghindari

penambahan biaya produksi sebaiknya produsen memperbaiki proses

produksinya agar tidak menghasilkan produk cacat kembali yang

merupakan faktor utama terjadinya retur.

Produk cacat merupakan produk yang dihasilkan tidak sesuai

dengan standar kualitas yang sudah ditentukan. Standar kualitas yang baik

menurut konsumen adalah produk tersebut dapat digunakan sesuai dengan

kebutuhan mereka. Apabila konsumen sudah merasa bahwa produk

tersebut tidak dapat digunakan sesuai kebutuhan mereka maka produk

tersebut akan dikatakan sebagai produk cacat. Dengan adanya sebuah

sistem retur penjualan, menyebabkan tagihan atau piutang dari pihak

penjual kepada pihak pembeli menjadi berkurang. Menurut pengamatan,

Prosedur retur penjualan di PT. Sapta Warna Cemerlang menurut Standar

Operasional Prosedur (SOP) meliputi beberapa tahap, yaitu:

78

1. Pengembalian barang

Pada tahap ini proses pengembalian barang dari konsumen yang

komplain dikarenakan barang yang di terima tidak sesuai dengan yang

diharapkan. Ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi

olekonsumen yang complain, antara lain:

a. Retur dapat delakukan jika barang cacat atau kesalahan barang

yang tidak sesuai degan yang dipesan.

b. Retur hanya bisa dilakukan 1 kali dalam satu pemesanan dan

dalam jangka waktu kurang lebih 30 hari setelah menerima

barang.

c. Retur hanya bisa dilakukan jika barang yang di terima

mengalami cacat/rusak, kesalahan barang yang dipesan.

d. Barang yang di retur harus tetap memiliki label merek, dan

belum pernah digunakan. Karena rusak/cacat yang disebabkan

pemakaian, baik yang disengaja maupun tidak, tidak dapat di

retur.

e. Retur barang karena cacat/rusak hanya dapat ditukar dengan yang

sama persis saja.

Jika persyaratan diatas sudah dipenuhi, maka konsumen dapat

mengembalikan barang ke kantor cabang perusahaan dan kemudian

kantor cabang membuat form pengembalian barang (FPB) dan barang

itu akan dilaporkan ke kantor pusat yang berada di Kebon Jeruk, DKI

79

Jakarta. Dengan memakai form pengembalian barang (FPB) yang

mencantumkan:

- Nama Barang

- Kemasan

- Jumlah

- No. batch dan ED (Expiring Date)

- Ex. Invoice

- Ex. Principal

- Keterangan peyebab pengembalian barang

Pada tahap pengembalian barang ini, menurut pengamatan

penulis, konsumen yang komplain ke PT. Sapta Warna Cemerlang

karena disebabkan beberapa faktor seperti kesalahan pengiriman dan

produk cacat pada kemasan yang rusak diakibatkan oleh pemindahan

dari suatu tempat ke tempat yang lain. Dan kemungkinan

mengakibatkan barang di dalamnya akan rusak atau berdampak

negatif.

2. Pemeriksaaan Form pengembalian barang (FPB)

Pada tahap pemeriksaan Form FPB, setelah form FPB dibuat

oleh bagian Supervisor logistik yang berada di kantor pusat.

Pengirimannya ini melalui fax. Tetapi akan terlebih dahulu form FPB

akan dapat diserahkan ke bagian Branch Manager untuk diperiksa

kebenarannya.

80

Berdasarkan pengamatan, dalam tahap ini sering mengalami

kendala yaitu kantor pusat sering telat member pemberitahuan apakah

form FPB tersebut sudah diterima atau belum. Dari kendala tersebut,

bagian Supervisor logistik di kantor cabang harus menanyakan lagi ke

kantor pusat dan memastikan kalau form FPB telah diterima.

3. Pembuatan Rekapitulasi

Pada tahap pembuatan rekapitulasi, setelah form FPB dikirim ke

kantor pusat kemudian form FPB akan diterima oleh bagian distribusi

yang berada di kantor pusat kemudian bagian distribusi membuat

rekapitulasi. Yang dimaksud rekapitulasi yaitu rincian tentang barang-

barang yang akan di retur. Setelah rekapitulasi dibuat kemudian hasil

rekapitulasi tersebut akan dilaporkan ke bagian manager logistik di

kantor pusat untuk dapat persetujuan FPB. Pada prosedur tahapan ini

pelaksanaannya sangat lancar dan tidak ada kendala sedikitpun.

4. Pengiriman Barang

Pada tahap proses pengiriman barang, tahapan ini segera akan

dilakukan setelah Form pengembalian barang (FPB) disetujui oleh

manager logistik yang berada dikantor pusat, kemudian bagian

Supervisor logistik mendapat informasi dari kantor pusat untuk

mengirimkan barang yang diretur tersebut ke kantor pusat dengan

menggunakan FPB yang telah disetujui tadi. Pengiriman barang ini

dilakukan melaui fax.

81

Berdasarkan terjadinya sebuah pengamatan, dalam tahap

pengiriman barang sering kali terjadi kendala yaitu pengiriman tidak

tepat waktu karena pada fax tersebut pengirimannya kendala ditunda

sehingga membuat kantor pusat menunggu barang tersebut. Apabila

pengiriman sering terlambat maka pembuatan nota retur juka akan

lama. Jadi bagian Supervisor logistik masih harus memastikan apakah

barang tersebut sudah diterima oleh kanto pusat.

5. Pencocokan Barang

Pada tahap pencocokan barang, setelah Supervisor logistic

megirim barang tersebut ke kantor pusat, tahap selanjutnya transit-in.

dikantor pusat akan menerima barang pengembalian tersebut

kemudian mencocokkannya dengan Form pengembalian barang

(FPB) sesuai no. batch dengan barang tersebut. No. batch yaitu nomor

produksi / registrasi keluaran dari pabrik. Bila sudah cocok, barang

yang telah diterima oleh kantor pusat tersebut akan dikonfirmasikan

ke kantor cabang. Kemudian Transit-in dikantor pusat membuat

laporan ke manager logistik agar menerbitkan nota retur.

Berdasarkan pengamatan, pada waktu mengkonfirmasikan

barang tersebut ke kantor cabang kadang terjadi kendala yaitu dalam

pemberitahuannya sering telat sehingga juga akan menghambat

pembuatan nota retur.

82

6. Persetujuan Nota Retur

Yang dimaksud persetujuan nota retur yaitu meminta persetujuan

ke bagian manager logistic untuk menerbitkan nota retur. Persetujuan

nota retur dilakukan jika ada kebenaran tentang isi nota retur itu yang

isinya antara lain keadaan barang yang akan di retur, jumlah barang,

apakah akan diretur, waktu untuk retur barang (30 hari sebelum

tanggal kadaluarsa). Setelah ada keberadaan tersebut kemudian

bagian manager logistik yang berada dikantor pusat akan memberikan

persetujuan nota retur dan bagian manager logistik akan

memerintahkan transit-out untuk menerbitkan nota retur untuk dikirim

ke kantor cabang.

7. Penerbitan Nota Retur

Pada tahap penerbitan nota retur, setelah bagian manager logistic

memberikan persetujuan kemudian transit-out yang berada dikantor

pusat akan menerbitkan nota retur dengan rangkap 4 yang akan

diserahkan ke kantor cabang. Rangkap 4 tersebut antara lain:

1. Asli untuk cabang yang bersangkutan

2. Copy 1 untuk Transit-In

3. Copy 2 untuk Transit-Out

4. Copy 3 untuk bagian keuangan

Kantor pusat akan menyerahkan nota retur ke kantor cabang

disertai dengan barang yang sudah diganti dengan barang yang baru

yang masa ED (Tanggal Kadaluarsa) nya lebih panjang.

83

8. Penerimaan nota retur ke konsumen

Pada tahap terakhir, setelah nota retur dan barang diterima oleh

kantor cabang kemudian barang dan nota retur tersebut akan di

serahkan kembali kepada customer yang komplain. Cara

mengembalikan barang yang diretur kepada customer yaitu melalui

pengantar barang yang akan menyerahkan barang tersebut ke

customer yang komplain.

B. Pembahasan

1. Melakukan audit operasional pada fungsi penjualan

Tabel di bawah ini merupakan hasil checklist dari program audit

pada fungsi penjualan PT. Sapta Warna Cemerlang yang disusun

berdasarkan acuan dan hasil dari studi pendahuluan. Checklist berikut

ini akan diisi penulis berdasarkan hasil audit yang telah dilaksanakan

oleh penulis.

Tabel IV.11

Program Audit Fungsi Penjualan

Nama Perusahaan : PT. Sapta Warna Cemerlang Priode Audit :

Juni-juli 2019

Program yang diaudit: Fungsi Penjualan

No. Pernyataan Y T TR KETERANGAN

1 Apakah perusahaan menggunakan daftar

harga (price list)?

√

Harga yang ditetapkan

sesuai dengan

kesepakatan antara

bagian penjualan dan

customer.

84

2 Apakah peyimpangan dari daftar harga

harus disetujui oleh manajer pemasaran?

√

Sudah tersedia daftar

harga khusus untuk

penyimpangan di luar

order produk yang

ditentukan dalam rapat

kerja.

3 Apakah perusahaan mempunyai pedoman

pemberian potongan yang tertulis? √

Pedoman pemberian

potongan harga

disampaikan secara

lisan.

4 Apakah untuk setiap penjualan diminta surat

pesanan (purchase order) dari pembeli? √ √

Mengisi permintaan

pesanan memlalui email

perusahaan.

5 Apakah order pembelian dari langganan

harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang

berwenang mengenai harga? √

Semua harga merujuk

pada daftar harga yang

sudah ditentukan.

6 Apakah digunakan formulir order penjualan

yang prenumbered? √ √

Diurutkan berdasarkan

tanggal terjadinya

transaksi.

7 Apakah setiap pengiriman barang didasarkan

pada Delivery Order (DO)? √

8 Setiap pengiriman barang selalu dibuatkan

surat jalan. √

9 Semua dokumen terkait penjualan dibuat

rangkap √

10 Apakah DO:

a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut

tercetak (prenumbered)? √

b. Hanya orang tertentu yang berhak

mengotorisasi? √

c. Barang yang dikirim terlebih dahulu

dicocokkan dengan DO? √

d. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan

DO dan isinya? √

e. Langsung dikirim kepada pembuat faktur? √

f. Dikaitkan dengan faktur, untuk menjamin

DO telah dibuatkan fakturnya? √

11 Apakah faktur penjualan:


tercetak (prenumbered)? √

b. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan

faktur? √

85

c. Bagian akuntansi memeriksa ketepatan:

Jumlah kualitas yang dikirim? √

- Harga? √

- Perhitungan? √

- Syarat Kredit? √

12 Apakah faktur yang batal tersimpan untuk

pemeriksaaan? √

13 Apakah fungsi penjualan terpisah dari:

- Bagian keuangan? √

- Bagian akuntansi? √

- Bagian penyimpanan? √

14 Apakah penjualan tersebut dibawah ini

prosedurnya sama dengan penjualan kredit:

a. Penjualan tunai? √

b. Penjualan Cash on Delivery (COD)? √

c. Penjualan kepada karyawan? √

d. Penjualan barang B/S? √

15 Bila tidak, apakah prosedur cukup

meyakinkan bahwa:

a. Hasil penjualan benar diterima dengan

baik? √

b. Dibukukan sebagaimana seharusnya? √

16 Apakah Nota Kredit:


tercetak? √ √

b. Diotorisasi oleh orang tertentu? √

c. Blanko yang belum digunakan terkontrol

dengan baik? √

17 Apakah dibuat daftar formulir-formulir:

√

Daftar otomatis dibuat

ke dalam sistem Order penjualan, DO, faktur, dan nota

kredit?

18 Bila ya, apakah dibina secara up to date? √

19 Retur penjualan:

a. Apakah harus mendapatkan persetujuan

pejabat perusahaan yang berwenang? √

b. Apakah dibuat berita acara penerimaan

kembali barang? √

c. Apakah barang yang dikembalikan

dibukukan dalam:

- Kartu gudang? √

86

- Buku persediaaan? √

d. Apakah bagian akuntansi mencocokkan

nota kredit dengan berita acara

penerimaan kembali barang? √

20 Apakah sistem informasi penjualan meliputi:

a. Budget penjualan? √

b. Grafik trend penjualan? √

c. Laporan tertulis penjualan? √

d. Penjelasan atas penyimpangan-

penyimpangan? √

21 Apakah prosedur penjualan tampak cukup

efisien? √

22 Apakah karyawan gudang melakukan

pengecekan atas barang yang diterima dari

bagian produksi terkait mutu, spesifikasi, &

kualitas

√

Pemeriksaan barang

hanya dilakukan ketika

barang keluar dari

gudang

Diaudit oleh : Jumlah Catatan:

Crisna Jawaban

Ya Tdk

Tdk Relevan

40 4 3


Berdasarkan hasil Check list yang telah di laksanakan pada fungsi

penjualan dan retur penjualan untuk program audit pencatatan

penjualan dan retur, terdapat jumlah jawaban “Ya” sebanyak 40

jawaban, “Tidak” 4 jawaban dan 3 jawaban dari jumlah jawaban

“Tidak relevan” dari total 47 pertanyaan.

Perusahaan telah memiliki pengendalian internal yang cukup baik

terkait fungsi penjualan. Penjualan dilakukan berdasarkan atas order

penjualan yang telah diotorisasi oleh manajer pemasaran, dan terdapat

87

kebijakan prosedur penjualan. Pengendalian internal tersebut

membantu perusahaaan untuk mengurangi kecurangan yang bisa

terjadi baik untuk perusahaan maupun customer. Pemberian potongan

harga harus mendapat otorisasi oleh manajer marketing terkait jumlah

potongan dengan tujuan sebagai bentuk pengendalian dan pengawasan

dari adanya kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan.

Program audit pesanan penjualan memperlihatkan kurangnya

efisien karena tidak adanya daftar harga dan pedoman pemberian

potongan harga yang tertulis. Harga yang ditetapkan hanya

berdasarkan kesepakatan yang dibuat antara bagian penjualan dengan

customer yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan walaupun

penyimpangan dari ketetapan harga sudah melalui persetujuan dari

pejabat perusahaan yang berwenang. Sama halnya dengan pemberian

potongan harga yang hanya dilakukan berdasarkan kesepakatan dan

pemberian potongan harga biasanya diberikan kepada customer yang

intensitas pembeliannya cukup intensif atau pemesanan yang dilakukan

secara repeat order. Hal tersebut berakibat bagi karyawan penjualan

dimana karyawan harus menguasai informasi data harga sehingga tidak

terjadi kesalahan dalam memberikan informasi kepada customer.

Upaya untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan pada

perusahaan dibuktikan dengan adanya pemisahan tugas untuk bagian

penjualan dengan bagian keuangan. Pemisahan ini bertujuan baik,

yaitu membantu manajemen dalam melakukan pengendalian internal

88

atau pengawasan atas aliran kas perusahaan. Bagian penjualan di PT.

Sapta Warna Cemerlang menjadi wewenang bagian custumer.

Proses pesanan penjualan juga dapat dikatakan ekonomis karena

prosedur yang diberikan perusahaan dalam melakukan pemesanan

barang tidak menyulitkan customer. Hal tersebut dapat dilihat ketika

customer melakukan pemesanan pada formulir kalkulasi order,

selanjutnya bagian penjualan membuat surat order penjualan untuk

customer. Selanjutnya terkait surat order penjualan dibuat hanya

berdasarkan tanggal dibuatnya surat dan tidak menggunakan nomor

urut tercetak hingga terasa menyulitkan dalam pengarsipan dokumen

dan dapat terjadi duplikasi dokumen. Dokumen proses pesanan

penjualan ini selanjutnya akan disalin menjadi 5 rangkap. Salinan

pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada staf

produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang.

Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat

persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan

keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika

melakukan penjualan secara tunai). Salinan kelima diberikan kepada

staf pengiriman.

Proses pengiriman barang dagang dapat dikatakan efektif karena

pengiriman barang selalu dilaksanakan secara tepat waktu sesuai

kesepakatan tanggal pengiriman namun apabila terjadi kendala yang

menghambat proses pengiriman maka bagian penjualan akan langsung

89

menghubungi customer untuk menginformasikan keterlambatan

pengiriman dan maksimal pengiriman ditambah satu/ dua hari dari

tanggal yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses pengiriman

dianggap belum ekonomis karena dari hasil Checklist untuk jawaban

“tidak”, penulis membuat analisis terkait karyawan gudang tidak

memeriksa barang yang diterima dari bagian produksi sebelum barang

ditempatkan digudang. Proses pemeriksaaan barang hanya dilakukan

satu kali yaitu ketika barang akan dikirimkan kepada customer, dimana

hal ini dianggap sebagai proses/ tahapan yang tidak bedasarkan praktik

secara umum.

Proses pencatatan penjualan dapat dikatakan efisien karena bagian

keuangan telah melakukan pencatatan penjualan secara

terkomputerisasi. Dokumen faktur penjualan yang dikirim kepada

customer telah diberi nomor urut tercetak dan sudah diotorisasi telebih

dahulu oleh manajer keuangan sebelum dikirimkan kepada customer

dengan memperhatikan kesesuaian dan ketepatan antara jumlah yang

ditagih dengan yang tercatat dalam surat order penjualan. Ketika

perusahaan telah menerima pembayaran, bagian keuangan juga

memperhatikan kesesuaian jumlah yang diterima dengan jumlah yang

tercatat. Hal ini merupakan bentuk pengawasan atas terjadinya

kesalahan pencatatan oleh karyawan dan melihat adanya kesesuaian

antara prosedur manual dan komputerisasi.

90

Proses pencatatan penjualan dapat dikatakan ekonomis karena

karyawan pada bagian keuangan telah melaksanakan proses pencatatan

penjualan sesuai dengan praktik penjualan secara umum dan mengikuti

prosedur/ kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan. Hal tesebut terkait

dengan faktur penjualan yang dibuat atas setiap transaksi penjualan.

Dokumen ini dipakai sebagai dasar untuk menggunkan nomor urut

tercetak. Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi penggunaan

formulir yang digunakan sebagai media atas otorisasi terjadinya

transaksi keuangan dalam perusahaan sehingga penggunaan dokumen

tersebut dapat dipertanggung jawabkan.

Menurut proses pelaksaaan audit operasional yang ada pada

program audit pencatatan penjualan, penulis tidak menemukan temuan

/ bukti audit yang mendukung adanya rekomendasi untuk perbaikan/

koreksi bagi perusahaan karena pengendalian pengendalian internal

atas suatu aktivitas pencatatan penjualan yang kemudian dirasa sudah

baik dan sesuai dengan prosedur/ kebijakan yang ditetapkan

perusahaan.

2. Mengevaluasi Hasil Audit

Pada proses audit operasional yang telah dilaksanakan penulis di

PT. Sapta Warna Cemerlang, kondisi yang terjadi belum cukup efisien

karena terdapatnya hasil 4 Checklist untuk jawaban “tidak”.

Perusahaan tidak menggunakan daftar harga (price list), Harga yang

91

ditetapkan sesuai dengan kesepakatan antara bagian penjualan dan

customer. Hal ini dapat mengakibatkan kecurangan yang terjadi di

perusahaan pada bagian penjualan. Pedoman pemberian potongan

tidak dibuat secara tertulis tetapi pedoman pemberian potongan harga

disampaikan secara lisan oleh pejabat perusahaan yang berwenang.

Setiap penggiriman barang tidak selalu pada Delivery Order (DO)

karena jika ada permintaan khusus dari customer ingin mempercepat

pengiriman dikarenakan urgent. Selain itu, karyawan gudang tidak

melakukan pengecekan atas barang yang diterima dari bagian produksi

terkait mutu, spesifikasi, & kualitas karena Proses pemeriksaaan

barang hanya dilakukan satu kali yaitu ketika barang akan dikirimkan

kepada customer, dimana hal ini dianggap sebagai proses/ tahapan

yang tidak bedasarkan praktik secara umum.

3. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit

Audit operasional bertujuan untuk membantu perusahaan

menemukan kelemahan atau kekurangan yang terjadi atas pengelolaan

berbagai aktivitas yang dimiliki perusahaan. Laporan ini akan

menyajikan sebuah hasil temuan yang didapatkan oleh peneliti selama

melakukan penelitian. Berikut akan disajikan laporan hasil audit

operasional pada fungsi penjualan dan retur penjualan pada PT. Sapta

Warna Cemerlang:

92

Ringkasan Laporan Hasil Audit Operasional

Pada Fungsi Penjualan dan Retur Penjualan

Audit Operasional pada fungsi penjualan dan retur penjualan telah di

laksanakan di PT. Sapta Warna Cemerlang. Proses Audit dilaksanakan pada

bulan Juni-juli 2019. Pelaksanaan audit bertujuan untuk menilai efektif,

efisien, dan ekonomis pada fungsi penjualan dan retur penjualan. Ruang

lingkup dalam pelaksanaan audit ini adalah proses pemesanan barang hingga

pencatatan atas penjualan. Sasaran audit adalah bagian penjualan dan retur di

PT. Sapta Warna Cemerlang.

Program audit yang dilaksanakan meliputi lima bagian, yaitu organisasi

fungsi penjualan, pesanan penjualan, pengiriman barang, pencatatan penjualan

dan retur penjualan. Program audit berbentuk check list yang dibuat

berdasarkan paduan dari buku Sukrisno Agoes dengan hasil dari ssurvei

pendahuluan. Penulis juga melakukan konfirmasi hasil check list dengan

mewawancari beberapa bagian penjualan.

Berdasarkan proses audit yang sudah dilaksanakan, menurut penulis

operasional diatas menyajikan secara wajar tetapi penulis mendapat beberapa

temuan dan membuat rekomendasi yang bertujuan sebagai langkah pebaikan.

Temuan audit meliputi tidak adanya penggunaan daftar harga (price list),

pedoman pemberian potongan harga tidak dibuat secara tertulis, pengiriman

barang tidak didasarkan pada Delivery Order (DO), dan karyawan gudang

tidak melakukan pengecekan atas barang yang diterima dari bagian produksi

terkait mutu, spesifikasi, & kualitas. Rekomendasi yang diberikan meliputi,

pembuatan daftar harga, pedoman pemberian potongan harga secara tertulis,

Pedoman pemberian pengiriman barang harus didasarkan pada Delivery Order

(DO), dan adanya pembagian tugas karyawan gudang untuk melakukan

pengecekan atas barang yang diterima dari bagian produksi terkait mutu,

spesifikasi, & kualitas.

Tangerang, 26 Juli 2019

Hormat Saya,

Crisna

93

4. Mengevaluasi Hasil Retur

Di bawah ini analisis retur penjualan di PT. Sapta Warna

Cemerlang untuk perhitungan per bulan tahun 2017-2018:

Tabel IV.12

Retur Penjualan tahun 2017

RETUR PENJUALAN 2017

BULAN QTY RETUR 2017 KENAIKAN/

PENURUNAN PERSENTASE

JAN 112,900 0 0%

FEB 269,549 156,649 139%

MAR 127,771 -141,778 -53%

APR 574,615 446,844 350%

MEI 353,448 -221,167 -38%

JUN 140,315 -213,133 -60%

JUL 282,424 142,109 101%

AGST 302,688 20,264 7%

SEPT 368,659 65,971 22%

OKT 462,654 93,995 25%

NOV 224,914 -237,740 -51%

DES 102,800 -122,114 -54%

TOTAL 3,322,738

94

0

100,000

200,000

300,000

400,000

500,000

600,000

JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGST SEPT OKT NOV DES

JML

QTY

PERBANDINGAN


Gambar IV.6

Grafik Retur Penjualan Tahun 2017

Sumber: Data Primer diolah 2019

Berdasarkan grafik perkembagan retur penjualan di lihat dari

perbulannya tahun 2017 diatas dapat dijelaskan bahwa jumlah quantity

setiap perbulannya menunjukan sebuah kondisi yang fluktuatif. Dari

data tersebut dimana quantity retur penjualan pada bulan januari

jumlahnya sebesar 112,900. sedangkan pada bulan februari mengalami

kenaikan jumlah quantity sebesar 269,549 denagn selisih kenaikan

sebesar 156,649 dan persentase kenaikan sebesar 139%, tetapi juga

mengalami penurunan jumlah quantity pada bulan Maret sebesar

127,771 dengan persentase sebesar 53% dan selisih penurunan sebesar

141,778. Kemudian pada bulan april mengalami kenaikan jumlah

quantity kembali sebesar 574,615 dengan persentase kenaikan sebesar

350% dan selisih kenaikan sebesar 446,844, namun mengalami

95

penurunan jumlah quantity kembali pada bulan mei sebesar 353,448

dengan persentase 38% dan selisih penurunan jumlah quantity

penjualan sebesar 221,167 dan pada bulan juni sebesar 140,315 dengan

persentase 60% dan selisih penurunan jumlah quantity penjualan

sebesar 213,133. Kemudian megalami kenaikan jumlah quantity

penjualan kembali pada bulan juli sebesar 282,424 dengan persentase

kenaikan sebesar 101% dan selisih kenaikan sebesar 142,109, pada

bulan agustus sebesar 302,688 dengan persentase 7% dan selisih

kenaikan sebesar 20,264, bulan September sebesar 368,659 dengan

persentase 22% dan selisih kenaikan sebesar 65,971, dan bulan oktober

sebesar 462,654 dengan persentase 25% dan selisih kenaikan sebesar

93,995 . Pada bulan november Quantity retur penjualan mengalami

penurunan dimana pada bulan november sebesar 224,914 dengan

persentase 51% dan selisih penurunan sebesar 237,740, dan bulan

desember sebesar 102,800 dengan persentas 54% dan selisih

penurunan sebesar 122,114.

96

Tabel IV.13

Retur Penjualan tahun 2018


BULAN OTY RETUR KENAIKAN/

PENURUNAN PERSENTASE

JAN 104,537 0 0%

FEB 256,713 152,176 146%

MAR 135,927 -120,786 -47%

APR 586,342 450,415 331%

MEI 339,854 -246,488 -42%

JUN 137,564 -202,290 -60%

JUL 274,198 136,634 99%

AGST 293,872 19,674 7%

SEPT 396,407 102,535 35%

OKT 449,179 52,772 13%

NOV 214,204 -234,975 -52%

DES 109,362 -104,842 -49%

TOTAL 3,298,159

Menurut Horne (2013:122) tingkat pertumbuhan suatu

pertumbuhan persentase dihitung dengan rumus sebagai berikut:

Rumus:

Persentase Perbandingan = (Penjualan Bulan Yang Bersangkutan-Penjualan Bulan Lalu)

x100% Penjualan Bulan Lalu

97

0

100,000

200,000

300,000

400,000

500,000

600,000

JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGST SEPT OKT NOV DES

JML

QTY

PERBANDINGAN


Gambar IV.7

Grafik Retur Penjualan Tahun 2018


Berdasarkan grafik perkembagan retur penjualan di lihat dari

perbulannya tahun 2018 diatas dapat dijelaskan bahwa jumlah quantity

setiap perbulannya menunjukan sebuah kondisi yang fluktuatif. Dari

data tersebut dimana quantity retur penjualan pada bulan januari

jumlahnya sebesar 104,537. sedangkan pada bulan februari mengalami

kenaikan jumlah quantity sebesar 256,713 denagn selisih kenaikan

sebesar 152,176 dan persentase kenaikan sebesar 146%, tetapi juga

mengalami penurunan jumlah quantity pada bulan Maret sebesar

135,927 dengan persentase sebesar 47% dan selisih penurunan sebesar

120,786. Kemudian pada bulan april mengalami kenaikan jumlah

quantity kembali sebesar 586,342 dengan persentase kenaikan sebesar

98

331% dan selisih kenaikan sebesar 450,415, namun mengalami

penurunan jumlah quantity kembali pada bulan mei sebesar 339,854

dengan persentase 42% dan selisih penurunan jumlah quantity

penjualan sebesar 246,488 dan pada bulan juni sebesar 137,564 dengan

persentase 60% dan selisih penurunan jumlah quantity penjualan

sebesar 202,290. Kemudian megalami kenaikan jumlah quantity

penjualan kembali pada bulan juli sebesar 274,198 dengan persentase

kenaikan sebesar 99% dan selisih kenaikan sebesar 136,634, pada

bulan agustus sebesar 293,872 dengan persentase 7% dan selisih

kenaikan sebesar 19,674, bulan September sebesar 396,407 dengan

persentase 35% dan selisih kenaikan sebesar 102,535, dan bulan

oktober sebesar 449,179 dengan persentase 13% dan selisih kenaikan

sebesar 52,772 . Pada bulan november Quantity retur penjualan

mengalami penurunan dimana pada bulan november sebesar 214,204

dengan persentase 52% dan selisih penurunan sebesar 234,975, dan

bulan desember sebesar 109,362 dengan persentas 49% dan selisih

penurunan sebesar 104,842.

99

Tabel IV.14

Retur Penjualan

RETUR PENJUALAN

TAHUN 2018 TAHUN 2017 PERSENTASE

TOTAL 3,298,159 3,322,738 99%

Gambar IV.8

Grafik Retur Penjualan PerTahun


Berdasarkan grafik perkembagan retur penjualan pertahun diatas

dapat dijelaskan bahwa jumlah Quantity retur penjualan pada tahun

2017-2018 lebih rendah di bandingkan tahun 2017, hal ini disebabkan

karena perusahaan sudah menerapkan standar operasional yang baik

dan dapat mempengaruhi penurunan retur yang ada di perusahaan.

Dengan cara melakukan pengendalian kualitas di setiap saat agar

produknya tetap berkualitas dan tidak mengalami retur. Pengendalian

3,280,000

3,290,000

3,300,000

3,310,000

3,320,000

3,330,000

TAHUN 2018 TAHUN 2017

JLM

QTY

PERBANDINGAN

RETUR PER TAHUN

100

kualitas ini dilakukan dengan melakukan inspeksi atau peninjauan

langsung terhadap produk yang dihasilkan setiap harinya guna

meminimalisasi besarnya jumlah retur, serta melakukan pengujian

terhadap produk untuk mengetahui kualitas produk yang dihasilkan.

Pengendalian kualitas bukan hanya berarti bahwa kualitas produk yang

akan dikendalikan melainkan mengendalikan proses produksi agar retur

yang dihasilkan tidak mengalami peningkatan kembali. Pengendalian

kualitas itu sendiri bertujuan untuk meningkatkan kualitas produk yang

dihasilkan sebuah perusahaan dengan cara mengurangi faktor

kesalahan, cacat produk, kegagalan, dan ketidak sesuaian spesifikasi.

101

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil pembahasan, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa

analisis audit operasional penjualan dan retur penjualan pada PT. Sapta Warna

Cemerlang dapat disimpulkan bahwa:

1. Proses audit operasional yang telah dilaksanakan sesuai dengan indokator

standar operasional prosedur tersebut dan hasil operasional pada

penjualan dan retur penjualan yang telah dilaksanakan di PT. Sapta

Warna Cemerlang, dapat ditarik kesimpulan bahwa aktivitas penjualan

dan retur penjualan belum cukup efisien karena terdapatnya hasil

Checklist untuk jawaban “tidak”. Pedoman pemberian potongan tidak

dibuat secara tertulis tetapi pedoman pemberian potongan harga

disampaikan secara lisan oleh pejabat perusahaan yang berwenang. Setiap

penggiriman barang tidak selalu pada Delivery Order (DO) karena jika

ada permintaan khusus dari customer ingin mempercepat pengiriman

dikarenakan urgent. Selain itu, karyawan gudang tidak melakukan

pengecekan atas barang yang diterima dari bagian produksi terkait mutu,

spesifikasi, & kualitas karena Proses pemeriksaaan barang hanya

dilakukan satu kali yaitu ketika barang akan dikirimkan kepada customer,

dimana hal ini dianggap sebagai proses/ tahapan yang tidak bedasarkan

praktik secara umum.

102

2. Retur penjualan atas standar operasional prosedur perusahaan juga sudah

dilakukan dengan melihat terjadinya penurunan yang terjadi pada tahun

2018 sebesar 3,298,159, hal ini disebabkan karena perusahaan sudah

menerapkan standar operasional yang baik dan dapat mempengaruhi

penurunan retur yang ada di perusahaan dengan cara melakukan

pengendalian kualitas di setiap saat agar produknya tetap berkualitas dan

tidak mengalami retur. Pengendalian kualitas ini dilakukan dengan

melakukan inspeksi atau peninjauan langsung terhadap produk yang

dihasilkan setiap harinya guna meminimalisasi besarnya jumlah retur,

serta melakukan pengujian terhadap produk untuk mengetahui kualitas

produk yang dihasilkan. Pengendalian kualitas bukan hanya berarti bahwa

kualitas produk yang akan dikendalikan melainkan mengendalikan proses

produksi agar retur yang dihasilkan tidak mengalami peningkatan

kembali.

B. Saran

Saran yang dapat menjadi rekomendasi dari peneliti melalui temuan dari

penelitian ini, diantaranya:

1. Bagi perusahaan

Dari hasil analisis audit operasional dan retur penjualan di PT. Sapta

Warna Cemerlang sudah dilakukan dengan baik dalam menjalankan

operasional penjualan dan retur di perusahaan, namun yang harus di

perhatikan pada proses penjualan sehingga produk yang telah di hasilkan

103

setiap harinya tidak mengalami retur yang cukup banyak. Maka perlu

juga dalam pengawasan produk yang dihasilkan sehingga kualitas yang di

hasilkannya baik. Harus di pertahankan dan di tingkatkan dalam

menjalankan operasional yang ada sehingga perusahaan dapat

mencapainya tujuan yang diinginkan.

2. Bagi Peneliti Selanjutnya

a. Penulis berharap pada penelitian selanjutnya, responden yang dapat

diwawancarai merupakan seluruh karyawan pada divisi/bagian yang

terkait dengan topik penelitian.

b. Pada pelaksanaan audit dapat dilakukan penelusuran secara langsung

atas dokumen atau bukti audit

c. Dalam menggunakan indicator penentuan, penelitian selanjutnya

diharapkan membuat indicator penentuan efektif, efisien, dan

ekonomis secara rinci sehingga hasil penelitian mudah dipahami oleh

pembaca.

DAFTAR PUSTAKA

Agoes, Sukrisno. 2017. Auditing: Penunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh

kantor Akuntansi Publik. Jakarta: Salemba Empat.

Arens, Alvin A, Randal J.Elder, Mark S.Beasley. 2012. Auditing and Assurance

Service: An Integrated Approach,13th Edition. pearson: Prentice Hall.

Ardianingsih, Arum. 2018. Audit Laporan Keuangan. Jilid 1. Jakarta : Bumi

Angkasa

Addullah, Thamrin dan Francis Tantri. 2016. Manajemen Pemasaran. Depok:

PT. Raja Grafindo Persada.

Dewi, Sofia Prima, Elizabeth Sugiarto Dermawan dan Merry Susanti. 2017.

Pengantar Akuntansi. Bogor: In Media.

Dian, Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi: perancangan, proses,

dan penerapan. Yogyakarta: Andi

Harapan, Sofyan Syarif. 2011. Teori Akuntansi (Manajemen Sumber Daya

Manusia). Jakarta: Raja Grafindo.

Institut Akuntan Publik Indonesia. 2011. Standar Profesional Akuntan Publik.

Jakarta. Salemba Empat.

Kurnia, Siti Rahayu dan Ely Suhayati. 2010. Auditing: Konsep Dasar dan

Pedoman Pemeriksaan Akuntan Publik. Jakarta: Graha Ilmu.

Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Mayangsari, Sekar dan Puspa Wandanarum. 2013. Auditing: Pendekatan Sektor

Publik dan Privat Cetakan Ke I. Jakarta: Penerbit Media Bangsa Tunggal,

Amin Widjaja. 2013. Accounting Review, Vol.47. Jakarta : Harvarindo.

Oktavia, R.N, & Ngumar, S. 2016. Penerapan Audit Operasional Dalam Upaya

Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Fungsi Pemasaran. Jurnal Ilmu &

Riset Akuntansi, Vol 5, 12.

Whittington, O. Ray dan Kurt Pan. 2012. Principle of Auditing and Other

Assurance Service, 18th Edition, Mc-Graw-Hill. New York, NY.

Widjayanto, Nugroho. 2011. Pemeriksaan Operasional Perusahaan. Jakarta:

Harvarindo

Sutabri, Tata. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi

Tunggal, Amin Widjaja. 2013. Pedoman Pokok Operasional Auditing. Jakarta :

Harvarindo.

Tunggal, Amin Widjaja. 2013. Dasar-Dasar Audit Operasional. Jakarta:

Harvarindo.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

PERSONAL DATA

Nama : Crisna

Tempat, Tanggal Lahir :Tangerang, 30 Maret 1999

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Buddha

Kewarganegaraan : Indonesia

Alamat : Jl. Kp. Cikahuripan RT 04 RW 06 Kecamatan

Neglasari-Tangerang

Nomor Telepon : 085880761923

Email : [email protected]

IPK : 3,49

ACADEMIC FORMATION

SD : SD Sewan Kebon 2 , Tangerang (2004 s/d 2010)

SMP/MTS : SMP Dharma Widya, Tangerang (2010 s/d 2013)

SMA/SMK/MA : SMK Dharma Widya, Tangerang (2013 s/d 2016)

EXPERIENCE SKILL

PT. Bina Inplasco sebagai Staff Admin

Tangerang, 23 Desember 2019

Crisna

analisis audit operasional penjualan dan retur penjualan …

Documents