audit operasional pada fungsi penjualan skripsirepository.usd.ac.id/31251/2/142114016_full.pdf ·...

AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PENJUALAN

(Studi Kasus di PT Mitra Grafindo Mandiri)

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Agata Ria Apri Harsanti

NIM: 142114016

PROGRAM STUDI AKUNTANSI - JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

2018

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i



SKRIPSI

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:


NIM: 142114016

PROGRAM STUDI AKUNTANSI - JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI


2018


ii


iii


iv

LEMBAR PERSEMBAHAN

Every teacher once was a student.

Every winner once was a loser.

Every expert once was a beginner.

But all of them have crossed the bridge called

“LEARNING”

Kupersembahkan untuk :

Tuhan Yesus Kristus

Bunda Maria

Santo Antonius Padua

Santa Agata

Bapak Yohanes Suyono dan Ibu Chatarina Karsini

Kakak-kakakku yaitu Domi, Fika, Kresna, Dimas


v


FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul:



dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 17 Juli 2018 adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi

ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil

dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau symbol

yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulislain yang

saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat pada

bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari

tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak

sengaja, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai

hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata

melakukan tindakan menyalin, atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil

pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh

universitas batal saya terima.

Yogyakarta, 31 Juli 2018

Yang membuat pernyataan,



vi

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:

Nama : Agata Ria Apri Harsanti

NIM : 142114016

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada

perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:



beserta perangkat yang diberikan. Dengan demikian saya memberikan kepada

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan,

dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data,

mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau meda

lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu memberikan royalty kepada saya

selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini saya buat sebenarnya.


Yang menyatakan,



vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan rasa terima kasih kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang

Maha Esa atas limpahan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat

menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah

satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi,

Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan dan dukungan

dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc. Phd selaku Rektor Universitas Sanata

Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan

mengembangkan kepribadian kepada penulis.

2. A. Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan

mengembangkan kepribadian kepada penulis.

3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Ak., QIA., CA selaku Ketua Program Studi

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah

memberikan kesempatan untuk belajar kepada penulis.

4. Dra. YFM. Gien Agustinawansari, MM., Ak., CA selaku Dosen Pembimbing

Akademik yang telah membantu serta membimbing dalam proses belajar dan

pengembangan diri kepada penulis.

5. Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Akt., QIA., CA selaku Dosen Pembimbing

Skripsi yang telah membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.


viii

6. Seluruh dosen dan karyawan sekretariat Fakultas Ekonomi Universitas Sanata

Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk berbagi ilmu pengetahuan.

7. Segenap pimpinan PT Mitra Grafndo Mandiri yang telah memberikan izin

kepada penulis untuk melakukan penelitian.

8. Segenap karyawan PT Mitra Grafindo Mandiri yang telah banyak membantu

penulis dengan bersedia diwawancara dan mencarikan data yang dibutuhkan.

9. Bapak Yohanes Suyono dan Ibu Chatarina Karsini serta kakak-kakak yang

telah memberikan dukungan, doa, dan perhatian kepada penulis sehingga

skripsi ini dapat selesai.

10. Mikael Rendi Bagaskara dan keluarga yang telah memberikan doa, semangat,

dan perhatian sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

11. Teman-teman dikala suka maupun duka yaitu Endang, Intan, Ita, Shella,

Ulrich, Abi, Ratih, Hugo, Chika, Gita, Joe, Ello, serta teman-teman

seperjuangan kelas A angkatan 2014 dan MPAT kelas J yang selalu

menyemangati, dan menghibur selama proses penulisan skripsi.

12. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini memiliki banyak kekurangan, oleh karena

itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Semoga skripsi

ini dapat bermanfaat bagi pembaca.


Penulis



ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ........................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ................................................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ...................... v

HALAMAN LEMBAR PUBLIKASI ........................................................... vi

HALAMAN KATA PENGANTAR ............................................................. vii

HALAMAN DAFTAR ISI ........................................................................... ix

HALAMAN DAFTAR TABEL ................................................................... xii

HALAMAN DAFTAR GAMBAR ............................................................... xiii

ABSTRAK .................................................................................................... xiv

ABSTRACT .................................................................................................. xv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ......................................................... 1

B. Rumusan Masalah................................................................... 4

C. Batasan Masalah ..................................................................... 4

D. Tujuan Penelitian .................................................................... 4

E. Manfaat Penelitian .................................................................. 5

F. Sistematika Penulisan ............................................................. 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengauditan ............................................................................ 7

1. Definisi Pengauditan......................................................... 7

2. Jenis-jenis audit ................................................................ 8

B. Audit Operasional ................................................................... 10

1. Pengertian Audit Operasional ........................................... 10

2. Tujuan Audit Operasional ................................................ 11

3. Jenis Audit Operasional .................................................... 13


x

4. Ruang Lingkup Audit Operasional ................................... 13

5. Sasaran Audit Operasional ............................................... 14

6. Tahap-tahap Audit Operasional ........................................ 15

C. Efektivitas, Efisiensi, dan Ekonomisasi ................................. 17

1. Definisi Efektivitas, Efisiensi, dan Ekonomisasi .............. 17

2. Indikator Penentuan .......................................................... 18

D. Fungsi Penjualan..................................................................... 19

1. Definisi Penjualan............................................................. 19

2. Proses Penjualan ............................................................... 21

E. Audit Terkait Penjualan .......................................................... 22

F. Kerangka Berfikir Penelitian .................................................. 23

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian ....................................................................... 25

B. Subjek dan Objek Penelitian ................................................... 25

C. Waktu dan Tempat Penelitian................................................. 25

D. Teknik Pengumpulan Data ..................................................... 25

E. Teknik Analisis Data .............................................................. 27

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Profil Perusahaan .................................................................... 33

B. Visi dan Misi Perusahaan ....................................................... 34

C. Tujuan Perusahaan .................................................................. 34

D. Struktur Organisasi Perusahaan .............................................. 35

E. Job Description....................................................................... 35

F. Produk Perusahaan ................................................................. 40

G. Rekan Bisnis ........................................................................... 41

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Melaksanakan survei pendahuluan ......................................... 42

B. Merencanakan Audit Operasional .......................................... 44

C. Melaksanakan Audit Operasional ........................................... 51


xi

D. Mengevaluasi Hasil Audit ...................................................... 71

E. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit ............... 71

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan ............................................................................. 78

B. Keterbatasan Penelitian .......................................................... 78

C. Saran ....................................................................................... 78

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 80

LAMPIRAN .................................................................................................. 82


xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1 Tabel Check list ........................................................................... 29

Tabel 5.1 Tabel Program Audit – Organisasi Fungsi Penjualan ................. 46

Tabel 5.2 Tabel Program Audit – Pesanan Penjualan ................................. 47

Tabel 5.3 Tabel Program Audit – Pengiriman Barang ................................ 49

Tabel 5.4 Tabel Program Audit – Pencatatan Penjualan............................. 50

Tabel 5.5 Tabel Audit – Organisasi Fungsi Penjualan ................................ 52

Tabel 5.6 Tabel Audit – Pesanan Penjualan................................................ 59

Tabel 5.7 Tabel Audit – Pengiriman Barang .............................................. 64

Tabel 5.8 Tabel Audit – Pencatatan Penjualan ........................................... 68


xiii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Kerangka Berfikir Penelitian…………………………….. 24

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan………………………….. 35


xiv

ABSTRAK




NIM: 142114016

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2018

Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui hasil audit operasional pada

fungsi penjualan serta menganalisis adanya temuan dan memberikan rekomendasi

untuk menilai efektif, efisien, dan ekonomis pada fungsi penjualan di PT Mitra

Grafindo Mandiri.

Data yang diperoleh dengan cara observasi, pengisian check list,

wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data menggunakan analisis

deskriptif dengan melaksanakan survei pendahuluan, merencanakan audit

operasional, melaksanakan audit operasional, evaluasi hasil audit, dan melaporkan

hasil audit.

Hasil audit menunjukkan bahwa secara keseluruhan fungsi penjualan

sudah berjalan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Adapun beberapa hal yang

perlu diperbaiki oleh perusahaan yaitu: dibuatnya Standard Operating Procedures

(SOP) secara tertulis, pemisahan tugas dan tanggung jawab oleh karyawan,

pelaksanaan rapat evaluasi secara terjadwal, pembuatan daftar harga dan pedoman

potongan harga secara tertulis, dan dibuat nomor urut tercetak pada surat order

penjualan.

Kata kunci: Audit Operasional, Fungsi Penjualan, Efektif, Efisien, Ekonomis.


xv

ABSTRACT

OPERATIONAL AUDIT ON SALES FUNCTION

(Case Study at PT Mitra Grafindo Mandiri)


NIM: 142114016

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2018

The main objective of this research was to discover the result of

operational audit on sales function and to analyze the findings. It also provides the

recommendation to assess effectiveness, efficiency, and economy on sales

function at PT. Mitra Grafindo Mandiri.

The data were obtained by observation, check list filling, interview, and

documentation. The data analysis technique uses descriptive analysis. Steps in

analyzing were executing preliminary survey, planning an operational audit,

conducting operational audit, and reporting on audit result.

The results showed that sales function on the whole has been running

effectively, efficiently, and economically. There were few things that need to be

fixed by the company such as setting a written Standard Operating Procedure

(SOP), setting segregation of employee duty and responsibility, implementing of

scheduled evaluation meetings, preparing a written price lists and discounted price

guideline, and providing a printed serial number on sales order.

Keywords: Operational audit, sales function, effectiveness, efficiency, economy.


xvi


i

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam dunia bisnis, persaingan perdagangan semakin dinamis dan

mengalami perkembangan di segala bidang usaha. Para pelaku bisnis dituntut

untuk dapat mengikuti perkembangan zaman dan meningkatkan kualitas

pelayanan serta produk yang dihasilkan supaya dapat bertahan dalam

persaingan. Apabila perusahaan tidak mampu bertahan dalam persaingan dan

tidak mampu mengikuti perkembangan zaman, maka hal ini bisa menjadi

suatu ancaman yang harus diperhatikan dan diwaspadai oleh perusahaan.

Banyak perusahaan yang sudah berdiri selama puluhan tahun mampu

bertahan dalam persaingan, namun tidak sedikit perusahaan yang mengalami

kegagalan. Kegagalan dalam persaingan dikarenakan perusahaan tidak mampu

mengantisipasi berbagai macam perubahan yang terjadi pada masa sekarang

ataupun pada masa yang akan datang dan perusahaan belum mampu

menjalankan kegiatan operasional secara konsisten. Salah satu contohnya

yaitu Toko Seven-Eleven (Sevel). Menurut Medistiara (2017) yang dikutip

dari detik.com, Toko Sevel pada awal tahun 2017 telah menutup 30 gerai yang

tersebar di Jakarta. Alasan tutupnya 30 gerai tersebut menurut Tina Novita

selaku Corporate Secretary PT Modern Putra, karena pendapatan gerai Sevel

menurun selama 1 tahun terakhir. Hal tersebut disebabkan oleh situasi

ekonomi yang sedang melemah, terdapat daya saing yang tinggi antar

minimarket, dan melemahnya daya beli konsumen. Akibat penurunan


2

penjualan maka 30 gerai Sevel terpaksa ditutup karena tidak mencapai target

penjualan, sehingga perusahaan mengevaluasi kinerja toko yang tidak

mencapai target untuk mengurangi biaya operasional.

Perusahaan harus memiliki cara atau metode untuk dapat

memenangkan persaingan yang ketat yaitu dengan meningkatkan

produktivitas perusahaan. Kunci dari keberhasilan setiap perusahaan dalam

meningkatkan keuntungan dan mencapai tujuan tidak terlepas dari adanya

pengelolaan dan pengendalian yang terkontrol dengan baik guna menghindari

adanya pemborosan yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Banyak kendala dan faktor yang memengaruhi pencapaian tujuan oleh

perusahaan baik dari kondisi lingkungan, pasar, dan kondisi perusahaan

sehingga informasi yang relevan, terkini, lengkap, dan tepat sangat diperlukan

oleh perusahaan sebagai arahan dalam pengambilan keputusan untuk

mencapai tujuan yang diharapkan. Manajemen perusahaan juga perlu memiliki

kebijakan yang digunakan untuk mengantisipasi adanya berbagai

penyimpangan dalam menjalankan aktivitas operasional perusahaan.

Salah satu unsur terpenting dalam pendapatan perusahaan adalah

penjualan. Penjualan merupakan suatu fungsi dari pemasaran yang

menentukan dalam mencapai tujuan perusahaan. Penjualan yang telah

dilaksanakan oleh perusahaan dapat dikatakan efektif, efisien, dan ekonomis

(3E) dengan dilaksanakannya audit operasional pada fungsi penjualan di

perusahaan. Menurut Rob Reider (2002), Perusahaan dapat dikatakan efektif


3

apabila hasil pencapaian atau manfaat organisasi telah didasarkan pada sasaran

dan tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. Perusahaan dapat dikatakan

efisien apabila sumber daya yang digunakan berada pada batas minimum

dalam aktivitas organisasi. Perusahaan dapat dikatakan ekonomis apabila

penggunaan sumber daya dilakukan secara bijak tanpa merusak kualitas

produk.

Dalam mencapai penjualan yang efektif, efisien, dan ekonomis

diperlukan adanya suatu pengendalian dan pengawasan yang memadai.

Pengendalian tersebut dapat dilakukan dengan audit operasional. Agoes

(2012: 158) mengemukakan bahwa audit operasional adalah suatu

pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan

akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen

untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara

efektif, efisien, dan ekonomis. Menurut Bayangkara (2015: 5) tujuan audit

operasional adalah untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktivitas

yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang

diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program

dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Audit Operasional dijadikan sebagai

suatu alat bagi manajemen untuk mengukur dan mengevaluasi kegiatan yang

telah dilaksanakan dengan tujuan untuk mendeteksi, mencegah, dan

meminimalisasi ketidakefektifan, ketidakefisienan, dan ketidakekonomisan

yang terdapat pada fungsi penjualan.


4

Pelaksanaan aktivitas operasional perusahaan terkait dengan kinerja

dari masing-masing fungsi dalam perusahaan yang memiliki peranan penting,

salah satunya yaitu fungsi penjualan. Fungsi penjualan dilaksanakan oleh

divisi penjualan di mana dalam fungsi penjualan terdapat keterkaitan antara

fungsi persediaan, fungsi pengiriman, dan fungsi kas. Apabila dalam

pelaksanaan fungsi penjualan terdapat kendala pada salah satu atau

keseluruhan fungsi pendukung, maka kendala tersebut dapat menjadi suatu

indikasi kurangnya efisien, efektif, dan ekonomis pada fungsi penjualan.

PT Mitra Grafindo Mandiri yang digunakan sebagai obyek penelitian

merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang jasa percetakan. Audit

operasional akan sangat bermanfaat bagi perusahaan untuk meningkatkan

produktivitas kinerja sehingga diharapkan perusahaan semakin kompetitif dan

berkembang.

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimana hasil Audit

Operasional pada fungsi penjualan di PT Mitra Grafindo Mandiri?”

C. Batasan Masalah

Penelitian ini berfokus untuk menilai efektif, efisien, dan ekonomis pada fungsi

penjualan di PT Mitra Grafindo Mandiri.

D. Tujuan Penelitian

Sesuai dengan fungsi audit operasional, tujuan pada penelitian ini adalah

memberikan analisis dan rekomendasi atas hasil temuan yang didapat dari


5

pelaksanaan audit operasional terkait fungsi penjualan di perusahaan.

E. Manfaat Penelitian

Penelitian ini dapat bermanfaat bagi:

1. Perusahaan

Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi dan masukan

perbaikan terhadap proses penjualan yang berjalan di PT Mitra Grafindo

Mandiri sehingga proses penjualan menjadi semakin baik kedepannya.

2. Pembaca

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan pengetahuan kepada pembaca

mengenai pelaksanaan audit operasional pada fungsi penjualan.

3. Penulis

Penelitian ini dapat menjadi wadah bagi penulis untuk menerapkan ilmu

yang diperoleh selama masa perkuliahan khususnya ilmu tentang Audit

Operasional. Selain itu, penulis mendapatkan banyak pengetahuan baru

tentang pelaksanaan audit operasional pada fungsi penjualan.

4. Universitas Sanata Dharma

Penelitian ini dapat menambah daftar referensi kepustakaan di

perpustakaan Universitas Sanata Dharma.

F. Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan

Bab ini menguraikan latar belakang masalah, batasan masalah,

rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan

sistematika penulisan.


6

Bab II Tinjauan Pustaka

Bab ini akan menjelaskan teori-teori pendukung sebagai acuan

dalam penelitian ini.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini menguraikan jenis penelitian, subjek dan objek Penelitian,

teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.

Bab IV Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini menguraikan gambaran perusahaan yang dijadikan sebagai

objek penelitian. Gambaran perusahaan tersebut meliputi profil

perusahaan, visi dan misi perusahaan, tujuan perusahaan, struktur

organisasi perusahaan, Job Description, produk perusahaan, dan

rekan bisnis yang dimiliki perusahaan..

Bab V Analisis Data dan Pembahasan

Bab ini menjelaskan tahap-tahap pelaksanaan audit operasional

pada fungsi penjualan di PT Mitra Grafindo Mandiri.

Bab VI Penutup

Bab ini menjelaskan kesimpulan, keterbatasan penelitian, dan saran

atas hasil yang ditemukan pada saat penelitian.


7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengauditan

1. Definisi pengauditan menurut para ahli:

Menurut Sukrisno Agoes (2017: 4), Audit adalah pemeriksaan

yang dilakukan untuk secara kritis dan sistematis oleh pihak yang

independen terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh

manajemen beserta catatan pembukuan dan bukti pendukungnya, dengan

tujuan memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan tersebut.

Menurut Arens, Elder, dan Beasley (2014: 2), Auditing adalah

proses pengumpulan dan evaluasi bukti tentang informasi untuk

menentukan dan melaporkan derajat kesesuaian antara informasi itu

dengan kriteria yang telah ditetapkan. Audit harus dilakukan oleh pihak

yang independen dan kompeten.

Menurut Mulyadi (2002: 9), Auditing adalah proses yang

sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif

mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi

dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-

pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta

penyampaian hasil kepada pemakai yang berkepentingan.

Menurut Jusup (2010: 11), Pengauditan adalah suatu proses

sistematis untuk mendapatkan dan mengevaluasi bukti yang berhubungan

dengan asersi tentang tindakan-tindakan dan kejadian ekonomi secara

obyektif untuk menentukan tingkat kesesuaian antara asersi tersebut


http://www.gurupendidikan.com/pengertian-manajemen-dalam-organisasi-terlengkap/

http://www.gurupendidikan.com/9-pengertian-informasi-menurut-para-ahli/

8

dengan kriteria yang telah ditetapkan dan mengomunikasikan hasilnya

kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

2. Jenis- jenis audit:

Menurut Boynton, Johnson, dan Kell (2003: 6), audit dapat

dikelompokkan menjadi 3 jenis audit yang menunjukkan karakteristik

kunci yang tercakup dalam definisi auditing yaitu:

1. Audit Laporan Keuangan

Audit laporan keuangan (Financial statement audit) berkaitan

dengan kegiatan memperoleh dan mengevaluasi bukti tentang laporan-

laporan entitas dengan maksud agar dapat memberikan pendapat apakah

laporan-laporan terebut telah disajikan wajar sesuai dengan kriteria

yang telah ditetapkan. Hasil audit laporan keuangan tersebut

didistribusikan kepada para pengguna dalam spectrum yang luas,

seperti para pemegang saham, kreditur, kantor pemerintah dan

masyarakat umum melalui laporan auditor atas laporan keuangan. Audit

laporan keuangan diperlukan untuk memfungsikan pasar sekuritas

nasional. Secara signifikan, audit laporan keuangan dapat menurunkan

risiko investor dan kreditor dalam membuat berbagai keputusan

investasi dengan tidak menggunakan informasi yang bermutu rendah.

Selain itu logika audit yang dikembangkan untuk audit laporan

keuangan merupakan dasar di mana auditor dapat mengembangkan

lebih lanjut terkait audit kepatuhan, audit operasional, serta sejumlah

jasa atestasi dan assurance service.


9

2. Audit operasional

Audit Operasional (Operational audit) berkaitan dengan kegiatan

memperoleh dan mengevaluasi bukti-bukti tentang efisiensi dan

efektivitas kegiatan operasi entitas dalam hubungannya dengan

pencapaian tujuan tertentu. Audit jenis ini disebut juga sebagai audit

kinerja atau audit manajemen. Dalam suatu perusahaan bisnis, lingkup

audit ini dapat meliputi seluruh kegiatan dari (1) suatu departemen,

cabang, atau divisi, atau (2) suatu fungsi yang mungkin merupakan

fungsi lintas unit usaha, seperti pemasaran atau pengolahan data.

Kriteria atau tujuan yang digunakan untuk mengukur efisiensi dan

efektivitas dapat ditentukan oleh manajemen atau lembaga yang

berwenang. Pada sisi lain, auditor operasional dapat juga membantu

menyusun kriteria yang akan digunakan. Secara khas, laporan untuk

audit operasional tidak hanya memuat pengukuran efisiensi dan

efektivitas saja, namun juga memuat rekomendasi untuk peningkatan

kinerja.

3. Audit kepatuhan

Audit kepatuhan (compliance audit) berkaitan dengan kegiatan

memperoleh dan memeriksa bukti-bukti untuk menetapkan apakah

kegiatan keuangan atau operasi suatu entitas telah sesuai dengan

persyaratan, ketentuan, atau peraturan tertentu. Kriteria yang dtetapkan

dalam audit jenis ini dapat berasal dari berbagai sumber. Audit

kepatuhan juga harus didasarkan pada kriteria yang ditetapkan kreditur.


10

Laporan audit kepatuhan umumnya ditujukan kepada otoritas yang

menerbitkan kriteria tersebut dan dapat terdiri dari ringkasan temuan

atau pernyataan keyakinan mengenai derajat kepatuhan dengan kriteria

tersebut.

B. Audit Operasional

1. Pengertian Audit Operasional

Menurut IBK Bayangkara (2016: 2) Audit Operasional adalah

evaluasi terhadap efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan. Audit

operasional meliputi seluruh operasi internal perusahaan yang harus

dipertanggung jawabkan kepada berbagai pihak yang memiliki wewenang

yang lebih tinggi. Audit Operasional dirancang secara sistematis untuk

mengaudit aktivitas, program yang diselenggarakan, atau sebagian dari

entitas yang dapat diaudit untuk menilai dan melaporkan apakah sumber

daya telah digunakan secara efisien, serta apakah tujuan dari program dan

aktivitas yang telah direncanakan dapat tercapai dan tidak melanggar

ketentuan aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan.

Menurut Kumaat (2011: 45), audit operasional pada hakikatnya

bertujuan memberi gambaran yang lebih gamblang mengenai berbagai

pelaksanaan, peristiwa, atau masalah aktual di balik fakta yang

ditunjukkan oleh angka-angka keuangan seperti penjualan ke pelanggan

(yang membentuk sales receivables & revenues), pembelian dari pemasok

(yang tercatat pada trade payables maupun purchase expenses), dan

berbagai aktivitas operasi yang menimbulkan biaya/beban (expenses)


11

perusahaan. Audit operasional juga memberikan gambaran tentang lingkup

yang tidak berhubungan langsung dengan keuangan meliputi pengelolaan

fisik aset non keuangan (lebih tepatnya no liquid assets) seperti stok

inventory beserta penyimpanannya, pengendalian dan perawatan fisik fixed

assets, dan sebagainya; pengelolaan rutin aset lainnya yaitu aset yang

dikategorikan sulit diukur secara keuangan (intangible assets) yang hanya

dapat dinilai secara kualitatif. Sebagai contoh, kualitas pelayanan,

kecepatan distribusi informasi, tingkat kepuasan pelanggan, kompetensi

SDM, tingkat keandalan, dan utilisasi fasilitas kerja.

Menurut Akmal (2007: 34) Audit Operasional merupakan audit

yang ditujukan pada operasi, atau pengelolaan oleh manajemen, atau hasil

kerja manajemen yang tujuan utamanya adalah (1) untuk menilai

kecukupan dan keefektifan pengendalian manajemen. (2) Menilai

efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi operasi (3E). (3) Menilai dapat

diandalkannya informasi. (4) Menilai kepatuhan terhadap peraturan dan

perundangan yang berlaku.

Menurut Agoes (2012: 158), audit operasional adalah suatu

pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk

kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh

manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah

dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis.

2. Tujuan Audit Operasional

Menurut Agoes (2017: 184) tujuan audit operasional yaitu:


12

1. Menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi

dalam perusahaan.

2. Menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta

lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan

ekonomis

3. Menilai efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang

telah ditetapkan oleh top management

4. Dapat memberikan rekomendasi kepada top management untuk

memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan

pengendalian internal, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur

operasional perusahaan, dalam rangka meningkatkan efisiensi,

keekonomisan, dan efektivitas dari kegiatan operasi perusahaan.

Menurut Rob Reider (2000: 3) dalam Agoes (2012:169), audit operasional

selalu diarahkan pada suatu kombinasi 3 tujuan yaitu:

a. Menilai pelaksanaan

Beberapa pemeriksaan manajemen sering melibatkan suatu penilaian

terhadap pelaksanaan organisasi pada berbagai kebijakan yang

ditetapkan oleh manajemen atau terhadap kriteria pengukuran lainnya

yang dianggap tepat.

b. Identifikasi berbagai peluang untuk perbaikan

Berdasarkan hasil penilaian terhadap pelaksanaan, auditor dapat

merumuskan berbagai peluang untuk melaksanakan perbaikan.


13

Peningkatan kehematan, efisiensi, dan efektivitas merupakan kategori

utama dalam sasaran perbaikan.

c. Mengembangkan berbagai rekomendasi sebagai upaya perbaikan

tindak lanjut.

Sifat dan keluasan setiap rekomendasi yang dikembangkan dalam audit

operasional dapat berbeda-beda tergantung pada sifat permasalahan

dan kesempatan yang tersedia.

3. Jenis Audit Operasional

Menurut Arens dkk (2010: 825) dalam Agoes (2012:159) Audit

Operasional terdiri atas tiga kategori utama yaitu:

1. Audit Fungsional adalah kategori aktivitas dalam suatu bisnis yang

berhubungan dengan satu atau lebih fungsi dalam suatu organisasi,

misalnya tentang efisiensi dan efektivitas dari suatu fungsi.

2. Audit Organisasional menekankan pada seberapa efisiensi dan efektif

masing-masing fungsi berinteraksi dalam organisasi. Rencana

organisasi dan metode untuk mengoordinasi kegiatan-kegiatan sangat

penting dalam audit organisasional.

3. Penugasan khusus timbul atas permintaan manajemen, misalnya untuk

memeriksa penyebab tidak efektifnya sistem IT, menginvestigasi

kemungkinan fraud di suatu divisi dan memberikan rekomendasi untuk

mengurangi biaya produksi.

4. Ruang Lingkup Audit Operasional


14

Menurut Bayangkara (2015: 15), audit operasional dilaksanakan

untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi pengelolaan sumber daya,

serta efektivitas pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, audit

operasional diarahkan untuk menilai secara keseluruhan pengelolaan

operasional objek audit, baik fungsi manajerial (perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian) maupun fungsi-fungsi

bisnis perusahaan yang secara keseluruhan ditujukan untuk mencapai

tujuan perusahaan.

5. Sasaran Audit Operasional

Menurut Bayangkara (2015: 5) Sasaran dalam audit operasional

adalah kegiatan, aktivitas, program, dan bidang-bidang dalam perusahaan

yang diketahui atau diidentifikasi masih memerlukan perbaikan baik dari

segi ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas. Ada tiga elemen pokok dalam

sasaran audit:

1. Kriteria (Criteria)

Kriteria merupakan standar (pedoman, norma) bagi setiap individu/

kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya.

2. Penyebab (cause)

Penyebab merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukan oleh setiap

individu/ kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat

positif, program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan

efektivitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya bersifat negatif,


15

program/ aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas

yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan.

3. Akibat (effect)

Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria

yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif

menunjukkan program/aktivitas berjalan dengan tingkat pencapaian

yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Sementara akibat

positif menunjukkan bahwa program/aktivitas telah terselenggara

secara baik dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria

yang ditetapkan.

6. Tahap-tahap Audit Operasional

Menurut Boynton, Johnson, Kell (2003: 499), terdapat lima tahap

dalam audit operasional. Tahap-tahap audit operasional adalah sebagai

berikut:

1. Memilih Auditee

Pemilihan auditee dimulai dengan studi/survei pendahuluan

terhadap calon auditee dalam entitas untuk mengidentifikasi aktivitas

yang mempunyai potensi audit tertinggi dilihat dari segi perbaikan

efektivitas, efisiensi, dan kehematan operasi. Titik awal dari studi

pendahuluan ini adalah memperoleh pemahaman yang komprehensif

mengenai struktur organisasional entitas serta karakteristik operasinya.

Selanjutnya perhatian difokuskan pada aktivitas, unit, atau fungsi yang

akan diaudit.


16

2. Merencanakan Audit Operasional

Pada tahap ini auditor melakukan perencanaan audit operasional.

Landasan utama dari perencanaan audit adalah pengembangan progam

audit, yang harus dibuat sesuai dengan keadaan auditee yang ditemui

pada tahap studi pendahuluan audit. Seperti dalam audit laporan

keuangan, program audit berisi seperangkat prosedur yang dirancang

untuk memperoleh bukti yang berkaitan dengan satu atau lebih tujuan.

3. Melaksanakan Audit Operasional

Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup

dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan

selama studi pendahuluan. Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten

dalam tahap ini disajikan dalam suatu kertas kerja audit untuk

mendukung kesimpulan audit yang dibuat dan rekomendasi yang

diberikan.

4. Melaporkan Temuan

Tahapan ini bertujuan untuk mengomunikasikan hasil audit

termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang

berkepentingan. Dalam beberapa kasus, rekomendasi yang diberikan

mungkin hanya menyarankan perlunya studi lebih lanjut atas masalah

yang dihadapi. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen

tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak yang berwenang

untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang

ditemukan.


17

5. Melakukan Tindak Lanjut

Tahap tindak lanjut dalam audit operasional adalah tahap bagi auditor

untuk menindaklanjuti tanggapan auditee terhadap laporan audit. Pada

tahap tindak lanjut ini juga harus mencakup penentuan kelayakan

tindakan yang diambil oleh auditee dalam mengimplementasikan

rekomendasi. Standar Praktik 440 IIA menyatakan bahwa auditor

internal harus menindaklanjuti untuk memastikan bahwa tindakan

yang tepat telah diambil berdasarkan temuan yang dilaporkan.

C. Efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi

1. Definisi efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi menurut para ahli:

Menurut IBK Bayangkara (2015: 14):

Efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu

perusahaan untuk mencapai tujuannya.

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan

operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya

yang dimiliki. Efisiensi berhubungan dengan metode kerja (operasi).

Dalam hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi

adalah rasio antar output dan input. Seberapa besar output yang

dihasilkan dengan menggunakan sejumlah tertentu input yang dimiliki

perusahaan.

Ekonomisasi merupakan ukuran input yang digunakan dalam berbagai

program yang dikelola. Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh

sumber daya yang akan digunakan dalam operasi dengan pengorbanan


18

yang paling kecil, berarti perusahaan telah mampu memperoleh

sumber daya tersebut dengan cara yang ekonomis.

Menurut Agoes (2012: 9):

Efektivitas diartikan sebagai perbandingan masukan-keluaran dalam

berbagai kegiatan, sampai dengan pencapaian tujuan yang ditetapkan,

baik ditinjau dari kuantitas (volume) hasil kerja, kualitas hasil kerja,

maupun batas waktu yang ditargetkan.

Efisiensi diartikan sebagai bertindak untuk membuat pengorbanan

yang paling tepat dibandingkan dengan hasil yang dikehendaki.

Ekonomisasi diartikan sebagai cara penggunaan sumber daya

(masukan) secara hati-hati dan bijak agar diperoleh biaya yang paling

murah tanpa merusak mutu.

2. Indikator Penentuan

Menurut Rob Reider (2002) dalam Agoes (2012: 168) terdapat

beberapa hal yang dapat dipertimbangkan dalam penentuan ekonomis,

efisien, dan efektif yaitu:

a) Economy (pada biaya operasi)

Dalam menilai keekonomisan operasi dan alokasi terkait

penggunaan sumber daya, reviewer dapat mempertimbangkan

beberapa hal berikut ini:

1. Mengikuti praktik aktivitas operasional yang umum.

2. Ketepatan jumlah staf yang bertugas dalam menjalankan

fungsi-fungsi yang penting.


19

3. Ketepatan persediaan bahan di perusahaan.

4. Menggunakan peralatan yang dengan harga yang sesuai.

5. Mengurangi sumber daya yang tidak terpakai.

b) Efficiency (atas metode operasi)

Dalam menilai efisiensi terkait tanggung jawab dalam pengeluaran

biaya perusahaan yang minimum. Reviewer melihat dari beberapa

hal sebagai berikut:

1. Kesesuaian prosedur manual dengan komputerisasi.

2. Keefisienan sistem dan prosedur operasi.

3. Tidak terdapat duplikasi pekerjaan.

4. Tidak adanya tahapan kerja yang tidak penting.

c) Effectiveness (hasil dari operasi)

Dalam menilai efektivitas terkait pencapaian hasil atau manfaat

organisasi yang didasarkan pada sasaran dan tujuan organisasi.

Reviewer dapat melihat dari beberapa hal berikut ini:

1. Penilaian atas pencapaian sasaran, tujuan, dan rencana

organisasi.

2. Penilaian kecukupan sistem manajemen dalam mengukur

efektivitas.

3. Menentukan keluasan hasil yang ingin dicapai.

4. Mengidentifikasi faktor hasil kinerja yang memuaskan.

D. Fungsi Penjualan

1. Definisi Penjualan


20

Penjualan adalah tindak lanjut dari pemasaran dan merupakan

kegiatan yang sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.

Melalui penjualan ini perusahaan berhubungan dengan pihak lain, dimana

terjadi transaksi penyerahan barang dan perolehan kas yang setara dengan

nilai barang tersebut.

Mulyadi (2010: 202) mendefinisikan bahwa Penjualan adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa

dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi tersebut.

Kegiatan ini terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara

kredit maupun tunai. Dalam penjualan kredit, jika order dari pelanggan

telah dipenuhi dengan pengiriman barang, untuk jangka waktu tertentu

perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Dalam penjualan

tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli

jika perusahaan telah menerima kas darii pembeli.

Menurut William dan George (2000: 6) bahwa penjualan adalah

suatu kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan

jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran

yang berkaitan.

Menurut Arens, Elder, dan Beasley (2014: 6) menjelaskan bahwa

siklus penjualan berkaitan dengan keputusan dan proses penting dalam

pemindahan kepemilikan barang-barang dan jasa kepada pelanggan setelah

keduanya tersedia untuk dijual. Di mulai dari permintaan pelanggan dan


21

berakhir dengan konversi barang-barang atau jasa tersebut ke dalam uang

tunai.

Berdasarkan teori-teori tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa

penjualan adalah suatu pengalihan atau perpindahan hak kepemilikan atas

barang dan jasa dari penjual ke pembeli yang disertai dengan penyerahan

imbalan dari pihak penerima barang atau jasa sebagai timbal balik dari

penyerahan tersebut. Dalam siklus penjualan umumnya mencakup proses-

proses yang meliputi proses pesanan pelanggan, pemberian kredit,

penagihan, dan pelaporan penjualan. Untuk memperoleh hasil yang terbaik

dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan, aktivitas penjualan harus

direncanakan terlebih dahulu.

2. Proses Penjualan

Menurut Diana dan Lilis (2011: 98), proses bisnis dalam sebuah

kegiatan penjualan meliputi: (1) Konsumen memesan barang, (2)

Perusahaan mengirim barang yang dipesan ke konsumen, (3) Perusahaan

mengirim tagihan ke konsumen, (4) Perusahaan menerima pelunasan kas

dari konsumen. Tidak semua perusahaan memiliki proses bisnis yang

sama. Karakteristik barang yang dijual serta pilihan kegiatan usaha

mempengaruhi proses bisnis perusahaan tersebut. Sebagai contoh, jika

perusahaan memilih untuk menjual barang secara tunai, maka perusahaan

akan langsung menerima uang bersamaan dengan saat menyerahkan

barang ke konsumen sehingga keempat proses bisnis tersebut bisa terjadi

dalam waktu bersamaan. Apabila perusahaan menjual barang secara


22

kredit, maka perusahaan tidak bisa langsung menerima uang bersamaan

dengan saat menyerahkan barang ke konsumen, Sehingga perusahaan

akan mengalami keempat proses bisnis tersebut dalam waktu yang

berbeda. Proses bisnis yang berbeda akan menyebabkan dokumen yang

diperlukan juga berbeda. Jika dokumen berbeda, maka catatan yang akan

digunakan juga harus disesuaikan dengan rancangan dokumen tersebut.

E. Audit Terkait Penjualan

Manfaat audit operasional untuk penjualan dalam hubungannya untuk

meningkatkan efektivitas, efisiensi dan ekonomisasi (3E) perusahaan meliputi

seluruh aspek dan kegiatan yang bersangkutan dengan penjualan. Hal ini dapat

dilihat dari tujuan audit operasional dari aktivitas penjualan seperti yang

dikemukakan oleh Nugroho Widjayanto (2011: 121) yaitu: (1) Menilai

pelaksanaan kegiatan penjualan. (2) Mendeteksi adanya kelemahan dalam

kegiatan penjualan serta mencari upaya penanggulangannya. (3) Mencari

alternatif dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas penjualan. (4)

Mengembangkan rekomendasi bagi penanggulangan kelemahan dan

peningkatan prestasi.

Efektivitas penjualan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara

peningkatan kuantitas atau volume penjualan dengan melihat kemampuan

perusahaan dalam menyalurkan barang, kebijakan, strategi yang ditetapkan

perusahaan agar penjualan efektif. Penjualan efektif dapat tercapai melakukan

berbagai kegiatan pemasaran, pengembangan produk, penetapan harga dan

saluran distribusi, serta mempromosikannya secara efektif akan dapat


23

meningkatkan penjualan (Kumaat, 2011: 120). Dengan adanya analisa

pengujian atas aktivitas penjualan, akan didapat dua kemungkinan yaitu hal-

hal yang dapat mendukung dan hal-hal yang kurang mendukung dalam

peningkatan kelancaran operasi penjualan perusahaan. Auditor dapat

memberikan saran-saran untuk dapat mempertahankan prestasi atau

menanggulangi kelemahan yang ada dalam mencapai 3E penjualan. Dari

rekomendasi yang diberikan, perusahaan akan dapat segera mengambil

tindakan menanggulangi kelemahan dan meningkatkan prestasinya melalui

alternatif-alternatif yang direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan

dan analisa penjualan. Jadi audit operasional atas fungsi penjualan membantu

semua fungsi yang ada dalam perusahaan untuk mencapai efektivitas,

efisiensi, dan ekonomisasi penjualan dengan mengidentifikasi masalah secara

dini kemudian memberikan saran untuk memungkinkan diambilnya tindakan

korektif, sehingga diharapkan audit operasional dapat berperan dalam

meningkatkan kualitas penjualan.

F. Kerangka Berfikir Penelitian

Proses pertama yang akan dilakukan pada penelitian ini adalah

melaksanakan survei pendahuluan pada fungsi penjualan untuk melihat

karakteristik, struktur, dan fungsi penjualan sebagai pemahaman awal. Tahap

selanjutnya yaitu mengamati aktivitas penjualan yang terjadi dalam

perusahaan lalu dibandingkan dengan prosedur/kebijakan penjualan secara

umum.


24

Berdasarkan tahap tersebut, kemudian dilakukan proses audit

operasional dengan mengamati aktivitas penjualan yang ada dalam

perusahaan. Hasil dari proses audit ini berupa bukti atau temuan audit yang

kemudian dibuat dalam bentuk laporan. Dalam laporan hasil audit akan

diberikan rekomendasi guna perbaikan pada fungsi penjualan. Berikut ini

merupakan gambar alur proses berpikir dalam penelitian ini:

Gambar 2.1 Kerangka Berfikir Penelitian

Pelaksanaan Survei

Pendahuluan

Perencanaan Audit

Operasional pada

Fungsi Penjualan

Pelaksanaan Audit

Operasional pada

Fungsi Penjualan

Evaluasi Hasil Audit

Melaporkan Temuan

dan Memberikan

Rekomendasi


25

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis penelitian

Jenis penelitian yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah Studi

Kasus. Menurut Prastowo (2014: 129), metode studi kasus merupakan metode

penelitian yang dilakukan secara intensif, dan mendetail terhadap suatu kasus

yang memungkinkan untuk mengungkapkan atau memahami suatu hal.

B. Subyek dan Obyek Penelitian

Dalam penelitian ini, subyek penelitian adalah Manajer marketing dan

karyawan yang ada pada bagian penjualan. Obyek yang diteliti adalah bagian

penjualan pada PT Mitra Grafindo Mandiri.

C. Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian dilaksanakan pada bulan Februari-Maret 2018. Penelitian

dilaksanakan di PT Mitra Grafindo Mandiri yang berlokasi di Jl. Ki Hajar

Dewantara No. 108, Poncol, Ciputat - Tangerang Selatan, Banten.

D. Teknik Pengumpulan Data

1. Observasi

Observasi dilakukan sebagai tindakan awal untuk mempelajari

perusahaan dan untuk memproses penyusunan rencana audit. Data yang

diperoleh pada tahap observasi adalah berupa potensi-potensi kelemahan

yang dimiliki perusahaan pada fungsi penjualan sesuai pengamatan

auditor.


26

2. Wawancara

Wawancara merupakan prosedur pemeriksaan yang dilakukan

dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan

masalah yang diangkat oleh penulis dan diberikan kepada pihak

perusahaan yang memiliki wewenang. Wawancara akan langsung

dilaksanakan kepada manajer marketing dan karyawan bagian penjualan.

3. Check list

Check list merupakan pengumpulan data dengan cara membuat

sebuah daftar, di mana responden tinggal memberikan tanda check pada

kolom jawaban yang sesuai (Arikunto,2006: 152). Check list dalam

kegiatan audit yang dilaksanakan akan berdasarkan pada standar profesi

audit operasional dan juga berdasar pada SOP yang dimiliki perusahaan

atau acuan lain yang sesuai. Check list akan membantu auditor untuk

mengetahui sebaik apa pengendalian internal yang dimiliki perusahaan

pada fungsi penjualan. Hasil yang diharapkan oleh auditor terkait

pengendalian internal perusahaan pada fungsi penjualan yang diawali

dengan perusahaan menerima calon konsumen hingga penyerahan

barang/jasa kepada konsumen.

4. Dokumentasi

Dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk

melengkapi penelitian. Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan dan

dipelajari sebagai dasar dalam analisa. Dokumen dapat berupa sumber


27

tertulis, gambar (foto), dan karya-karya monumental, yang mana semua itu

memberikan informasi bagi proses penelitian.

E. Teknik Analisis Data

Untuk menjawab pertanyaan rumusan masalah mengenai

bagaimana hasil audit operasional pada fungsi penjualan di PT Mitra

Grafindo Mandiri, penulis perlu melakukan beberapa tahap pelaksanaan

audit operasional. Tahap-tahap tersebut meliputi:

1. Melaksanakan survei pendahuluan

Pelaksanaan audit operasional diawali dengan studi pendahuluan

pada fungsi penjualan untuk mengidentifikasi aktivitas yang memiliki

potensi dilaksanakannya audit operasional. Titik awal dari studi

pendahuluan ini adalah memperoleh pemahaman mengenai karakteristik

perusahaan, struktur perusahaan, dan fungsi penjualan dalam perusahaan

untuk memberikan pemahaman awal. Selain itu, penulis akan melihat

potensi-potensi kelemahan yang dimiliki perusahaan pada fungsi

penjualan. Potensi-potensi kelemahan tersebut dapat membantu untuk

menyusun perencanaan audit. Analisis data yang akan dilakukan pada

tahap ini adalah mendeskripsikan proses penjualan. Proses penjualan pada

PT Mitra Grafindo Mandiri dideskripsikan berdasarkan pengamatan

langsung terhadap proses penjualan dan hasil wawancara dengan

staf/bagian yang ada pada unit penjualan.

2. Merencanakan Audit Operasional


28

Tahap perencanaan audit yang cermat sangat penting dalam

menilai tingkat efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi audit operasional.

Penulis mengembangkan program audit yang disesuaikan dengan hasil

survei pendahuluan yang telah dilakukan sebelumnya. Tahap perencanaan

audit terbagi menjadi dua tahap yaitu:

a. Proses perumusan tujuan dan lingkup mana saja yang akan diaudit

dalam fungsi penjualan.

Analisis yang digunakan pada tahap ini adalah analisis

deskriptif yang berdasarkan pada hasil wawancara atau diskusi

dengan pihak auditee. Penulis memilih dua orang yang mewakili

perusahaan sebagai auditee. Dua orang tersebut meliputi Manajer

Marketing yang memiliki tanggung jawab untuk mengawasi dan

mengkoordinasikan proses/aktivitas penjualan, dan karyawan

penjualan yang bertugas untuk melaksanakan aktivitas penjualan di

perusahaan.

b. Penulisan program audit.

Penulisan program audit merupakan langkah yang akan

dilakukan dalam proses audit yang dimuat dalam kertas kerja

berbentuk tabel yang berisi judul program audit, periode audit dan

otorisasi. Program audit pada aktivitas penjualan terkait organisasi

fungsi penjualan, pesanan penjualan, pengiriman barang, dan

Pencatatan penjualan.

3. Melaksanakan Audit Operasional


29

Pada tahap ini penulis membuat check list yang berisi susunan

program audit. Check list ini digunakan untuk membandingkan antara

prosedur yang seharusnya dengan proses penjualan yang terjadi secara riil.

Pada tahap ini penulis tidak menggunakan SOP karena auditee belum

memiliki SOP Penjualan secara tertulis. Analisis data didasarkan pada

pelaksanaan kegiatan penjualan yang terjadi jika sesuai dengan pernyataan

pada check list maka diberikan tanda centang pada kolom “Ya”. Apabila

kegiatan penjualan yang terjadi tidak sesuai dengan pernyataan pada check

list maka diberikan tanda centang pada kolom “Tidak”. Kolom

“Keterangan” digunakan untuk memberikan penjelasan tambahan. Berikut

ini merupakan tabel Check list.

Tabel 3.1 Tabel Check list

Nama Perusahaan : Periode Audit :

Program yang di audit :

No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan

Diaudit Oleh:

Tanggal:

Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak

Sumber: Bayangkara, 2015: 120


30

Pernyataan yang telah dibuat selanjutnya dikelompokkan ke dalam

kelompok tabel efektif, efisien, dan ekonomis. Pada tahap ini penulis

menggunakan indikator penentuan dan menghitung total pernyataan dari

masing-masing kelompok efektif, efisien, dan ekonomis. Berdasarkan total

pernyataan tersebut, jika jumlah jawaban “Ya” lebih besar dari jumlah

jawaban “Tidak” maka hasilnya dapat diinterpretasikan ke dalam tingkat

efektif, efisien, dan ekonomis. Hasil check list selanjutnya dideskripsikan

untuk mengetahui proses penjualan perusahaan yang terjadi dengan poses

penjualan yang seharusnya.

Berikut ini akan dijabarkan indikator yang digunakan sebagai dasar

penentuan hasil pengauditan yaitu:

a) Economy (pada biaya operasi)

Dalam menilai keekonomisan operasi dan alokasi terkait penggunaan

sumber daya, reviewer dapat mempertimbangkan beberapa hal

berikut:

1. Mengikuti praktik aktivitas operasional yang umum.

2. Ketepatan jumlah staf yang bertugas dalam menjalankan fungsi-

fungsi yang penting.

3. Ketepatan persediaan bahan di perusahaan.

4. Menggunakan peralatan yang dengan harga yang sesuai.

5. Mengurangi sumber daya yang tidak terpakai.


31

b) Efficiency (atas metode operasi)

Dalam menilai efisiensi terkait tanggung jawab dalam pengeluaran

biaya perusahaan yang minimum. Reviewer melihat dari beberapa hal

sebagai berikut:

1. Kesesuaian prosedur manual dengan komputerisasi.

2. Keefisienan sistem dan prosedur operasi.

3. Tidak terdapat duplikasi pekerjaan.

4. Tidak adanya tahapan kerja yang tidak penting.

c) Effectiveness (hasil dari operasi)

Dalam menilai efektivitas terkait pencapaian hasil atau manfaat

organisasi yang didasarkan pada sasaran dan tujuan organisasi.

Reviewer dapat melihat dari beberapa hal berikut ini:

1. Penilaian atas pencapaian sasaran, tujuan, dan rencana

organisasi.

2. Penilaian kecukupan sistem manajemen dalam mengukur

efektivitas.

3. Menentukan keluasan hasil yang ingin dicapai.

4. Mengidentifikasi faktor-faktor hasil kinerja yang memuaskan.

4. Mengevaluasi Hasil Audit

Pada tahap ini penulis menggunakan analisis deskriptif atas temuan

yang didapatkan pada tahap pelaksanaan audit. Adanya tahap ini bertujuan

untuk menggali atau mengidentifikasi lebih dalam terkait adanya temuan


32

atau hubungan yang tidak dikehendaki sehingga perlu dilakukan analisis

atas temuan tersebut. Rekomendasi juga diperlukan untuk perbaikan.

5. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit

Analisis data yang dilakukan pada tahap ini yaitu membuat laporan

audit operasional berdasarkan hasil dari pelaksanaan audit operasional.

Peneliti akan memberikan laporan hasil audit berdasarkan apa yang

dilakukan dan yang ditemukan selama melaksanakan tahapan-tahapan

audit operasional pada fungsi penjualan dan memberikan rekomendasi

perbaikan atas hasil temuan pelaksanaan audit tersebut.


33

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Profil Perusahaan

PT Mitra Grafindo Mandiri adalah sebuah perusahaan yang

bergerak dalam bidang percetakan. Perusahaan ini didirikan sejak 24

Januari 1992 oleh Bapak Imam Supi’i berdasarkan akta No. 83, Notaris

Ny. Sumardilah Oriana Roosdilan, SH. Pada tanggal 8 Januari 1996

terdapat peubahan akta yang kemudian anggaran dasarnya dirubah dengan

akta No. 28 yang dibuat dihadapan Ny. Poerbaningsih Adi Warsito, SH

selaku Notaris dan telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman

Republik Indonesia yang tertuang dalam SK No. C2-2.29.HT.01.01TH.96.

Pada saat didirikan perusahaan ini merupakan perusahaan perorangan yang

beralamatkan di jalan Ciputat Raya No. 11, RT.10/ RW 1, Pondok Pinang,

Kebayoran Lama, Jakarta Selatan. Setelah kurang lebih delapan belas

tahun menempati lokasi tersebut dan dengan mempertimbangkan bahwa

lokasi tersebut sudah tidak memadai lagi, sehingga perusahaan

memindahkan aktivitas produksi dan administrasi ke lokasi baru yang

beralamat di jalan Ki Hajar Dewantara No. 108, Poncol-Ciputat,

Tangerang Selatan, Banten.

Dalam perjalanannya selama dua puluh tiga tahun, PT. Mitra

Grafindo Mandiri telah berhasil menempatkan diri sebagai perusahaan

percetakan yang mampu menghasilkan produk-produk offset printing yang

berkualitas.


34

PT. Mitra Grafindo Mandiri mempunyai komitmen yang kuat

untuk terus melakukan inovasi dengan dukungan teknologi yang terus

berkembang sehingga menghasilkan produk-produk berkualitas. Investasi

tidak hanya di bidang teknologi, kemampuan SDM juga terus ditingkatkan

dengan memberikan pelatihan-pelatihan tentang teknologi percetakan.

B. Visi dan Misi Perusahaan

PT Mitra Grafindo Mandiri memiliki visi yaitu menjadi perusahaan

percetakan yang dapat menjadi suatu ukuran pencapaian tertinggi bagi

perusahaan sejenis dalam Industri Percetakan Nasional, sedangkan untuk

misi dari PT. Mitra Grafindo Mandiri ialah membuka lapangan kerja

seluas-luasnya, menghasilkan produk yang berkualitas tinggi, dan

menjadikan pelanggan sebagai Rekan Bisnis yang setia dalam

pertumbuhan perusahaan dengan semangat kebersamaan.

C. Tujuan Perusahaan

Adapun tujuan didirikannya perusahaan percetakan PT Mitra

Grafindo Mandiri yaitu sebagai berikut:

1. Memenuhi kebutuhan masyarakat dan berbagai lembaga masyarakat

khususnya di Jakarta, seperti lembaga sosial, lembaga komersial,

Perguruan Tinggi, kantor pemerintah, dll dalam jasa percetakan.

2. Mendukung program pendidikan yang bertujuan untuk mencerdaskan

kehidupan bangsa Indonesia.


35

3. Memberikan kesempatan kerja pada masyarakat sekitar perusahaan,

sehingga dapat membuka lapangan pekerjaan sekaligus dapat

meningkatkan taraf hidup masyarakat.

D. Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini akan dijabarkan Struktur Organisasi yang terdapat pada

PT. Mitra Grafindo Mandiri:

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Mitra Grafindo Mandiri

E. Job Description

Berikut ini akan dideskripsikan tugas dan tanggung jawab masing-masing

bagian dalam perusahaan yaitu antara lain:

Direktur Utama

Manajer Kepegawaian &

bag. umum

Staf Kepegawaian

Staf Div. Umum

Manajer Keuangan

Staf Keuangan

Manajer

Marketing

Staf Penjualan

dan pemasaran

Manajer Produksi & pembelian

Staf gudang

Kurir

Operator Produksi

Staf pembelian

dan penerimaan

Komisaris


36

1. Komisaris

Komisaris adalah pihak yang menyediakan modal. Komisaris memiliki

hak untuk meminta laporan mengenai perkembangan perusahaan dan

kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh Direktur Utama.

2. Direktur Utama

Direktur Utama adalah seseorang yang ditunjuk dan dipercaya oleh

pemilik perusahaan untuk memimpin perusahaan. Tugas dan tanggung

jawab Direktur Utama yaitu sebagai berikut:

1) Memimpin seluruh kepala bagian/ manajer.

2) Menawarkan visi yang ingin dicapai oleh perusahaan.

3) Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan

lingkungan di luar perusahaan.

4) Melaksanakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,

pengkoordinasian dan pengawasan yang dibantu oleh para manajer

dari setiap divisi.

3. Tugas Manajer Kepegawaian dan divisi umum:

1) Bertanggung jawab atas divisi kepegawaian dan bagian umum.

2) Memberikan arahan kepada karyawan divisi kepegawaian dan umum.

4. Tugas staf Kepegawaian:

1) Melakukan perekrutan karyawan baru yang sesuai kualifikasi dari

setiap divisi.


37

2) Mengelola SDM dan memberi pelatihan untuk meningkatkan

kemampuan dan kualitas.

5. Tugas staf divisi umum:

1) Memenuhi kebutuhan kantor, serta pengamanan fasilitas kantor dan

asset perusahaan.

2) Melakukan pengurusan perijinan yang dibutuhkan perusahaan.

3) Melakukan pencatatan dan pelaporan asset perusahaan.

6. Tugas Manajer Keuangan yaitu sebagai berikut:

1) Bersama dengan Manajer marketing menyusun konsep harga jual,

potongan penjualan dan metode pembayaran.

2) Melakukan pengawasan demi efisiensi dan efektifitas perusahaan

dengan memperhatikan laporan keuangan.

3) Mengatur dan mengawasi aliran kas masuk dan kas keluar, baik

melalui kas perusahaan maupun bank.

4) Menyusun gagasan guna pemanfaatan dana dan sumber dana yang

terbengkalai supaya lebih produktif.

7. Tugas Staf Keuangan yaitu sebagai berikut:

1) Mengelola kewajiban-kewajiban yang berkaitan dengan perpajakan,

asuransi.

2) Mengurus penyelenggaraan akuntansi.

3) Melakukan penagihan atas piutang yang telah melampaui waktu

pembayaran.


38

4) Melakukan cross check dengan customer jika menemukan selisih

antara harga jual di faktur dengan data di komputer.

5) Membuat laporan penjualan di akhir bulan dan tagihan customer.

8. Tugas Manajer Marketing yaitu sebagai berikut:

1) Menyelenggarakan administrasi atau pencatatan mengenai data

customer.

2) Mengikuti dan mempelajari situasi pasar agar tetap mampu memenuhi

permintaan pasar dan sebagai bahan pertimbangan dalam

meningkatkan mutu dan pelayanan.

3) Menyusun program pemasaran terpadu yang meliputi produk, harga,

dan promosi dengan memperhatikan wilayah pemasaran.

4) Bersama dengan manajer keuangan menetapkan kebijakan harga,

potongan harga dan sistem pembayaran.

9. Tugas staf penjualan dan pemasaran yaitu sebagai berikut:

1) Melakukan penjualan dengan mencari customer dan melakukan

promosi.

2) Menjalin komunikasi dengan customer untuk menjaga hubungan baik.

3) Menyusun laporan penjualan.

4) Mengawasi pelaksanaan pemesanan ke bagian produksi sesuai rencana

pemesanan yang telah disepakati.

10. Tugas Manajer Produksi & pembelian yaitu sebagai berikut:

1) Mengatur proses produksi termasuk pengaturan tenaga kerja, material,

dan kebutuhan lainnya.


39

2) Mengatur aktivitas pembelian bahan baku produksi.

3) Melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap pekerjaan-

pekerjaan produksi dan aktivitas pembelian.

4) Menyusun laporan produksi secara terperinci menurut jenis produksi

dan pemakaian materialnya.

5) Bekerjasama dengan Direktur Utama dan Manajer Marketing dalam

meningkatkan mutu produk guna meningkatkan hasil penjualan.

11. Tugas Operator produksi yaitu sebagai berikut:

1) Merencanakan dan mengendalikan proses produksi pesanan customer

sesuai permintaan dan waktu yang telah disepakati.

2) Melakukan pemeriksaan spesifikasi kualitas bahan baku, dan file

materi desain.

3) Memastikan segala aktivitas produksi dilaksanakan berdasarkan SOP.

12. Tugas staf pembelian yaitu sebagai berikut:

1) Mencari calon supplier ataupun menjaga kerja sama dengan supplier

yang sudah ada.

2) Berkoordinasi dengan staf gudang mengenai persediaan.

3) Membuat laporan pembelian.

4) Bekerja sama dengan departemen produksi untuk memastikan

kelancaran operasional perusahaan.

13. Tugas staf gudang yaitu sebagai berikut:

1) Memproses permintaan bahan produksi.

2) Membuat catatan administrasi persediaan bahan.


40

3) Menyiapkan barang yang akan dikirim kepada customer berdasarkan

surat jalan yang diterima oleh bagian administrasi.

4) Melakukan koordinasi dengan manajer pembelian terkait persediaan.

14. Tugas Kurir yaitu sebagai berikut:

1) Melakukan pengiriman pesanan kepada customer secara tepat waktu

dan berdasarkan surat jalan yang telah diberikan oleh bagian

administrasi.

2) Memberikan faktur penjualan kepada customer pada saat menyerahkan

barang.

F. Produk Perusahaan

1. Hasil Produksi

PT Mitra Grafindo mandiri memproduksi dua jenis produk, yaitu

produk cetakan dan produk buku. Produk yang dihasilkan adalah:

a. Produk Cetakan

Jenis cetakan yang dihasilkan dari produk tersebut adalah:

1) Berbagai jenis kartu seperti kartu nama, kartu undangan,

kartu ucapan.

2) Blangko, kop surat, kwitansi, faktur, map, amplop, paper

bag yang digunakan oleh bank, sekolah, perguruan tinggi,

instansi pemerintah, kantor, toko.

3) Brosur, kalender, poster, leaflet, stiker, cover CD, voucher.

4) Label, box untuk merk berbagai macam produk.

5) Booklet, agenda, bulletin, majalah, tabloid.


41

b. Produk buku

Jenis buku yang diterbitkan oleh PT. Mitra Grafindo Mandiri

adalah:

1) Buku-buku pelajaran untuk tingkat SD hingga SMA.

2) Buku cerita dan mewarnai untuk anak-anak.

G. Rekan Bisnis

1. PT. Bangun Satya Wacana

2. Info Bank

3. Universitas Multimedia Nusantara

4. Departemen Perhubungan Darat

5. PT. Duta Derek Indonesia

6. PT. Elex Media Komputindo

7. PT. Gramedia

8. PT. Balebat Dedikasi Prima

9. PT. Monica Hijau Lestari

10. Dan lain-lain


42

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Melaksanakan Survei Pendahuluan

Pada tahap survei pendahuluan ini, penulis melakukan pengamatan dan

wawancara dengan manajer marketing mengenai cakupan penelitian dan

sasaran yang ingin dicapai dalam penelitian. Selain itu, penulis juga mencari

informasi terkait dengan proses penjualan yang terdapat di PT Mitra Grafindo

Mandiri.

Berikut ini merupakan penjelasan proses penjualan di perusahaan

percetakan Mitra Grafindo Mandiri:

Proses penjualan diawali dari customer melakukan pemesanan barang

ke bagian penjualan dengan menyerahkan file materi desain pesanan dan

melakukan pengisian data pada formulir kalkulasi order. Formulir kalkulasi

order berisi pilihan jenis bahan kertas, bentuk cetakan, kuantitas pesanan, dan

jumlah harga. Pada formulir kalkulasi order, bagian penjualan perlu melihat

tingkat kesulitan desain pesanan dan menyesuaikan dengan persediaan bahan

baku yang ada di gudang. Ketika pesanan dianggap sudah sesuai dengan

kemampuan produksi, maka selanjutnya dilakukan kesepakatan harga, tenggat

waktu pengiriman barang jadi dan tujuan pengiriman berdasarkan formulir

kalkulasi order. Kemudian customer diberikan surat order penjualan oleh

bagian penjualan. Selanjutnya bagian penjualan menyerahkan formulir

pesanan kepada bagian produksi beserta file materi desain cetakan.


43

Pada bagian produksi, staf desain menerima file materi desain cetakan

untuk memperbaiki desain cetakan yang disesuaikan dengan bahan yang

digunakan. Sedangkan operator produksi meminta bahan baku ke bagian

gudang dengan menyerahkan surat permintaan bahan. Lalu bagian gudang

memberikan surat pengiriman bahan beserta bahan produksi yang diminta.

Apabila kebutuhan produksi seluruhnya sudah terpenuhi maka proses produksi

dapat langsung dilakukan.

Setelah proses produksi selesai dikerjakan, kemudian bagian produksi

menyerahkan hasil produksi/barang jadi ke bagian gudang, lalu bagian gudang

membuat laporan barang jadi yang diserahkan kepada bagian penjualan.

Sebelum barang keluar dari gudang dan siap untuk dikirim, bagian gudang

perlu mencocokkan fisik barang dengan daftar pesanan yang terdapat di surat

order penjualan agar tidak terjadi kesalahan ketika barang diserahkan kepada

costumer.

Ketika barang telah siap dikirim, bagian gudang menyerahkan barang

kepada kurir, bagian penjualan memberikan surat jalan, dan bagian keuangan

menyerahkan faktur penjualan untuk diserahkan kepada customer. Kurir perlu

melihat kesesuaian antara surat jalan dengan fisik barang yang akan dikirm

supaya tidak terjadi kesalahan pengiriman. Saat barang telah sampai kepada

customer, kurir menyerahkan barang, beserta faktur penjualan dan surat jalan

untuk ditanda tangani. Faktur penjualan disimpan oleh customer sebagai arsip

sedangkan surat jalan diberikan kepada kurir. Setelah itu, kurir menyerahkan

surat jalan yang telah ditanda tangani ke bagian penjualan. Dalam proses


44

pembayaran, customer diberikan tenggat waktu selama dua minggu setelah

barang dterima dan dapat melakukan pembayaran dengan Giro Bilyet, Cek,

Wesel, ataupun transfer bank. Kemudian bagian keuangan melakukan

pencatatan penjualan secara komputerisasi.

B. Merencanakan Audit Operasional

Tahap perencanaan audit yang cermat sangat penting baik bagi

efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi audit operasional. Penulis

mengembangkan program audit yang disesuaikan dengan hasil survei

pendahuluan yang telah dilakukan sebelumnya. Tahap perencanaan audit

terbagi menjadi dua tahap yaitu:

a. Proses perumusan tujuan dan lingkup mana saja yang akan diaudit dalam

fungsi penjualan.

Tujuan dilaksanakannya audit operasional atas fungsi penjualan

ialah untuk menilai apakah divisi-divisi yang terkait dengan fungsi

penjualan telah melaksanakan atau menaati peraturan, kebijakan,

prosedur, ataupun standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan terkait

dengan proses penjualan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Lingkup

audit sebatas pada organisasi fungsi penjualan, proses pesanan

penjualan, pengiriman barang dan pencatatan penjualan. Periode waktu

dilakukannya audit adalah bulan Februari hingga Maret 2018.


45

b. Penulisan program audit.

Pada tahap ini, program audit operasional atas fungsi penjualan

akan dibagi ke dalam empat bagian. Bagian pertama ialah organisasi

fungsi penjualan. Program audit ini bertujuan untuk memberikan

penilaian atas aktivitas organisasi dalam melaksanakan proses penjualan.

Bagian kedua ialah pesanan penjualan. Bagian ketiga ialah pengiriman

barang. Bagian keempat ialah pencatatan penjualan. Program audit ini

bertujuan untuk memberikan penilaian terkait dengan proses pesanan

barang oleh customer hingga pencatatan atas pelunasan pembayaran,

apakah sesuai dengan prosedur atau standar yang telah ditetapkan oleh

perusahaan.

Untuk menjalankan program audit operasional atas fungsi

penjualan, penulis menjabarkan program yang di audit berdasarkan

panduan menurut buku Sukrisno Agoes (2017) dan Boynton (2003)

dengan modifikasi dari penulis. Sedangkan pada pernyataan Check list

penulis mengombinasikan ICQ dari Agoes (2017: 271) dan juga

disesuaikan dari hasil survei pendahuluan yang telah dilaksanakan oleh

penulis.

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit organisasi fungsi

penjualan.


46

Tabel 5.1 Program Audit Fungsi Penjualan

Nama Organisasi : PT Mitra

Grafindo Mandiri

Periode Audit : Februari-Maret

2018

Program yang di audit : Organisasi Fungsi Penjualan


Efektif

1.

Perusahaan memiliki standar/

prosedur secara tertulis dalam

melakukan aktivitas pada fungsi

penjualan

2. Terdapat pembagian tugas pada

bagian penjualan

3. Terjalin hubungan baik antara

karyawan bagian penjualan

dengan bagian lainnya

Efisien

4.

Bagian penjualan terpisah dari

bagian Keuangan

5.


bagian pemasaran

6.

Perusahaan mengadakan rapat

evaluasi terkait penjualan secara

rutin/ berkala

7.

Terdapat pembatasan akses

terhadap data penjualan

8.

Terdapat pembatasan

penggunaan rekening bank

perusahaan

Ekonomis

9.

Semua dokumen terkait

penjualan dibuat rangkap


47

Lanjutan tabel 5.1: Tabel Program Audit – Organisasi Fungsi Penjualan

10.

Semua kebijakan telah

dikomunikasikan dengan baik

antara manajer marketing dengan


Diaudit Oleh:

Agata Ria Apri H

Tanggal: 20 Februari 2018

Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit pesanan penjualan.


Nama Perusahaan : PT Mitra

Grafindo Mandiri


2018

Program yang di audit : Pesanan Penjualan


Efektif

1.

Persetujuan kredit dilakukan

berdasarkan prosedur kebijakan

kredit yang telah ditetapkan

2.

Perusahaan memiliki website

sebagai sarana pemasaran produk

dan kegiatan pemesanan barang

3.

Pemberian potongan harga

mendapat otorisasi oleh manajer

marketing terkait jumlah potongan

Efisien

4.

Perusahaan menggunakan daftar

harga (price list) secara tertulis


48

Lanjutan tabel 5.2: Tabel Program Audit – Pesanan Penjualan

5.




6.

Penyimpangan dari daftar harga

harus disetujui oleh pejabat

perusahaan yang berwenang

7.

Perusahaan mempunyai pedoman

pemberian potongan harga secara

tertulis

Ekonomis

8.

Surat order penjualan dibuat

rangkap

9.

Digunakan surat order penjualan

dengan nomor urut tercetak

10.

Pesanan customer selalu

dibuatkan surat order penjulan

Diaudit Oleh:

Agata Ria Apri H


Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak


49

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit pengiriman barang.


Nama Organisasi : PT Mitra Grafindo

Mandiri


2018

Program yang di audit : Pengiriman Barang


Efektif

1.

Pengiriman barang dilakukan tepat

waktu

Efisien

2.

Terdapat otorisasi dari bagian

gudang atas barang yang keluar

dari gudang

3.

Setiap pengiriman barang selalu

dibuatkan surat jalan

4.

Setiap pengiriman barang

didasarkan pada Delivery Order

(DO)

Ekonomis

5.

Barang yang akan dikirim selalu

diperiksa terlebih dahulu sesuai

rincian yang ada dalam pesanan

penjualan

6.

Karyawan gudang melakukan

pengecekan atas barang yang

diterima dari bagian produksi

terkait mutu, spesifikasi &

kuantitas

Diaudit Oleh:

Agata Ria Apri H


Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak


50

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit pencatatan penjualan:



Grafindo Mandiri


2018

Program yang di audit : Pencatatan Penjualan


Efektif

1.

Perusahaan tetap melayani

pembayaran tunai (bukan via

bank)

2.

Terdapat konfirmasi atas bukti

penerimaan pembayaran oleh

customer yang melakukan

pembayaran via bank

Efisien

3.

Pencatatan atas penjualan sudah

terkomputerisasi

4.

Faktur penjualan diotorisasi oleh

manajer Keuangan

5.

Jumlah yang ditagih sudah sesuai

dengan yang tercatat

6.

Jumlah yang diterima sudah

sesuai dengan yang tercatat

Ekonomis

7.

Setiap transaksi penjualan selalu

dibuatkan faktur penjualan

8.

Faktur penjualan menggunakan

nomor urut tercetak


51

Lanjutan Tabel 5.4: Tabel Program Audit – Pencatatan Penjualan

9.

Terdapat bukti transaksi untuk

transaksi tunai (bukan via bank)

Diaudit Oleh:

Agata Ria Apri H


Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak

C. Melaksanakan Audit Operasional

Pada tahap pelaksanaan audit operasional, penulis melakukan

perbandingan antara kegiatan yang terjadi pada fungsi penjualan dengan

prosedur/ aturan penjualan yang telah ditentukan melalui tabel check list. Pada

saat ini PT Mitra Grafindo Mandiri belum memiliki SOP untuk divisi

penjualan dan dalam proses pelaksanaannya hanya mengikuti standar secara

umum serta kebijakan yang telah dibuat oleh perusahaan. Berikut ini

dijabarkan hasil dari pelaksanaan audit operasional yang terbagi ke dalam 4

program audit yaitu:

1. Program audit Organisasi fungsi penjualan

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit organisasi fungsi

penjualan:


52


Nama Organisasi : PT Mitra

Grafindo Mandiri


2018

Program yang di audit : Organisasi Fungsi Penjualan


Efektif

1.

Perusahaan memiliki standar/

prosedur secara tertulis dalam

melakukan aktivitas pada fungsi

penjualan

√

Prosedur dibuat

secara lisan oleh

manajer

marketing

2.

Terdapat pembagian tugas pada

bagian penjualan

√

3.

Terjalin hubungan baik antara


dengan bagian lainnya

√

Efisien

4.


bagian Keuangan

√

5.


bagian pemasaran

√

Termasuk dalam

satu manajemen

6.

Perusahaan mengadakan rapat

evaluasi terkait penjualan secara

rutin/ berkala

√

Rapat dilakukan

secara insidental

7.

Terdapat pembatasan akses

terhadap data penjualan

√

8.

Terdapat pembatasan

penggunaan rekening bank

perusahaan

√

Ekonomis

9.

Semua dokumen terkait

penjualan dibuat rangkap

√


53

Lanjutan Tabel 5.5: Tabel Program Audit – Organisasi Fungsi Penjualan

10.

Semua kebijakan telah

dikomunikasikan dengan baik

antara manajer marketing dengan


√

Diaudit Oleh:

Agata Ria Apri H


Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak

7

3

Berdasarkan hasil check list yang telah dilakukan pada organisasi

fungsi penjualan, terdapat 7 jawaban “Ya” dan 3 jawaban “Tidak”. Dari

hasil check list ini dapat dinilai bahwa organisasi fungsi penjualan dapat

dikatakan efektif, efisien, dan ekonomis dalam pelaksanaan fungsi

penjualan.

Organisasi fungsi penjualan dapat dikatakan efektif karena divisi

penjualan membagi masing-masing karyawan untuk mengelola dan

menangani 3 sampai 4 customer perusahaan dari awal pemesanan hingga

barang sampai kepada customer. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan

customer dalam berkomunikasi dengan perusahaan terkait dengan aktivitas

pemesanan barang. Perusahaan menerapkan kebijakan ini untuk

mendukung dalam pencapaian tujuan perusahaan melalui pelayanan yang

diberikan kepada customer. Pada pernyataan lain yaitu terjalinnya

hubungan dan komunikasi yang baik antara karyawan pada bagian


54

penjualan dengan karyawan bagian lain untuk mendukung kelancaran

operasi perusahaan. Dengan adanya komunikasi yang baik antar divisi/

bagian maka aktivitas operasi akan berjalan secara baik sehingga rencana-

rencana perusahaan dapat terlaksana dengan lancar. Tetapi, perusahaan

belum memiliki SOP untuk aktivitas penjualan dan hanya memiliki SOP

secara keseluruhan aktivitas perusahaan dan SOP untuk kegiatan produksi.

Kegiatan operasional pada fungsi penjualan dilaksanakan berdasarkan

arahan/ instruksi secara lisan oleh manajer dalam pelaksanaan dan

pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepada setiap

karyawan. Hal tersebut juga tidak terlepas dari peran manajer sebagai

pengawas dan penanggung jawab.

Organisasi fungsi penjualan sudah efisien karena berdasarkan hasil

jawaban “Ya” dapat diamati bahwa perusahaan telah melaksanakan

pemisahan tugas, fungsi dan wewenang antara bagian penjualan dengan

bagian keuangan. Pemisahan fungsi ini bertujuan baik, yaitu membantu

manajemen dalam melakukan pengendalian internal atau pengawasan atas

aliran kas perusahaan. Perusahaan menetapkan pembatasan akses terhadap

data penjualan. Data penjualan hanya dapat diakses oleh manajer

marketing dan manajer keuangan sesuai perannya sebagai pihak yang

bertanggung jawab atas data penjualan. Selain pembatasan akses,

perusahaan juga menetapkan adanya pembatasan penggunaan rekening

perusahaan yang hanya dapat dikendalikan oleh divisi keuangan dibawah


55

pengawasan manajer keuangan. Pada jawaban “Tidak”, masih terdapat

metode operasi pada organisasi fungsi penjualan yang kurang efisien yaitu

terkait dengan tidak adanya pemisahan fungsi penjualan dengan bagian

pemasaran. Hal ini dikarenakan fungsi penjualan dan pemasaran memiliki

hubungan yang saling terkait dan juga antara bagian penjualan dan bagian

pemasaran berada dalam satu lingkup manajemen dan dipimpin oleh

manajer yang sama yaitu manajer marketing. Aktivitas ini menjadi kurang

efisien karena bagian penjualan dituntut untuk dapat melaksanaan kedua

fungsi yaitu penjualan dan pemasaran secara seimbang dan memberikan

hasil yang memuaskan. Selain itu, terdapat aktivitas lain yang kurang

efisien yaitu tidak diadakannya rapat secara rutin yang berhubungan

dengan penjualan (perencanaan. Metode pemasaran, permintaan pasar,

indeks penjualan). Rapat yang diadakan merupakan rapat yang tidak

terencana atau terjadi ketika terdapat suatu masalah yang memerlukan

pemecahan solusi secara cepat. Rapat ini pun juga bersifat internal yang

diwakili oleh manajer masing-masing divisi dan direktur utama. Dengan

tidak dilaksanakannya rapat secara terjadwal maka dapat dilihat bahwa

pola komunikasi dan fokus perhatian yang diberikan oleh perusahaan

masih kurang.

Organisasi fungsi penjualan juga dapat dikatakan ekonomis karena

aktivitas penjualan telah dilaksanakan sesuai dengan acuan/kriteria yang

ditetapkan oleh perusahaan dan mengikuti praktik terkait penjualan secara


56

umum. Karyawan yang ada pada fungsi penjualan bekerja sesuai dengan

tugasnya masing-masing dan bertanggung jawab kepada manajer

marketing. Dokumen-dokumen yang terkait dengan fungsi penjualan

dibuat dalam dua hingga empat rangkap untuk memudahkan dalam

pengarsipan dokumen. Kebijakan terkait aktivitas penjualan telah

dikomunikasikan dengan baik oleh manajer marketing kepada karyawan

bagian penjualan, dapat dilihat dari kesesuaian tahapan-tahapan yang

direncanakan dengan realisasinya dan ketepatan dalam penggunaan

persediaan.

Berdasarkan pelaksanaan audit operasional pada program audit

organisasi fungsi penjualan, penulis telah menemukan temuan / bukti audit

yang mendukung adanya rekomendasi untuk perbaikan/ koreksi bagi

perusahaan yang akan penulis jabarkan sebagai berikut:

a) Kriteria

1) Terdapat SOP/ Prosedur Operasional yang formal/ secara tertulis

pada aktivitas penjualan sehingga tetap sesuai dengan kebijakan

perusahaan dan tidak terdapat perbedaan penafsiran dari setiap

karyawan.

2) Dibuat pemisahan tugas, fungsi dan wewenang pada setiap bagian

sehingga masing-masing bagian dapat bekerja sesuai kapasitasnya

dan menanggulangi adanya kecurangan.


57

3) Diadakan rapat evaluasi secara rutin yang membahas tentang

aktivitas penjualan.

b) Kondisi

1) Belum terdapat SOP/ Prosedur Operasional yang formal untuk

proses penjualan. Hingga saat ini, pelaksanaan aktivitas penjualan

hanya berasal dari arahan yang diberikan oleh manajer marketing

secara lisan yang didasarkan pada kebijakan perusahaan dan

prosedur secara umum.

2) Belum terdapat pemisahan tugas, wewenang, dan tanggung jawab

pada bagian penjualan dan pemasaran.

3) Rapat yang terlaksana pada aktivitas penjualan bersifat rapat

mendesak yaitu rapat yang terjadi apabila terdapat permasalahan

yang membutuhkan solusi secara cepat, atau adanya kebijakan baru

yang diberikan oleh perusahaan.

c) Sebab

1) Penyampaian prosedur/ kebijakan secara lisan sudah cukup baik

menurut manajer marketing karena pada dasarnya prosedur

penjualan merupakan prosedur yang umum bagi perusahaan.

2) Fungsi penjualan dan pemasaran merupakan fungsi yang saling

terkait dan perusahaan merasa belum memerlukan tambahan SDM

baru karena tugas dan fungsi tersebut mampu dijalankan secara

bersamaan.


58

3) Perusahaan belum berencana melakukan pengembangan jenis

produk.

d) Akibat

1) Tidak semua karyawan dapat langsung memahami prosedur/

kebijakan yang disampaikan secara lisan sehingga kesalahan

persepsi dapat terjadi.

2) Karyawan divisi marketing harus mampu membagi waktu dan

porsi dalam melaksanakan masing-masing tugas yaitu pemasaran

dan penjualan.

3) Perusahaan menjadi tidak mengetahui tentang keadaan divisi

penjualan secara mendalam, dan tidak adanya proses evaluasi atas

penjualan secara keseluruhan.

e) Rekomendasi

1) Perusahaan membuat prosedur penjualan yang formal dan secara

lisan sehingga dapat memudahkan karyawan memahami dan

meringankan tugas manajer marketing.

2) Dibuat pemisahan tugas dengan melakukan pemecahan/ pemekaran

karyawan pada divisi penjualan sehingga setiap karyawan fokus

mengerjakan satu pekerjaan.

3) Dibuat rapat evaluasi yang khusus membahas aktivitas penjualan

dan tidak hanya melibatkan manajer tetapi karyawan juga turut

dilibatkan.

2. Program Audit pesanan penjualan


59

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit pesanan penjualan:



Grafindo Mandiri


2018

Program yang di audit : Pesanan Penjualan


Efektif

1.

Persetujuan kredit dilakukan

berdasarkan prosedur kebijakan

kredit yang telah ditetapkan

√

2.

Persetujuan kredit diotorisasi oleh

manajer marketing

√

3.

Pemberian potongan harga

mendapat otorisasi oleh manajer

marketing terkait jumlah potongan

√

Efisien

4.

Perusahaan menggunakan daftar

harga (price list) secara tertulis

√

Informasi harga

disampaikan

secara lisan

5.




√

Perusahaan belum

memiliki website

6.

Penyimpangan dari daftar harga

harus disetujui oleh pejabat

perusahaan yang berwenang

√

7.

Perusahaan mempunyai pedoman

pemberian potongan harga secara

tertulis

√

Pedoman

pemberian

potongan harga

disampaikan

secara lisan

Ekonomis

8.

Surat order penjualan dibuat

rangkap

√


60

Lanjutan Tabel 5.6: Tabel Program Audit – Pesanan Penjualan

9.

Digunakan surat order penjualan

dengan nomor urut tercetak

√

Surat Order

Penjualan

diurutkan

berdasarkan

tanggal transaksi

10.

Pesanan customer selalu dibuatkan

surat order penjulan

√

Diaudit Oleh:

Agata Ria Apri H


Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak

6

4

Berdasarkan hasil check list yang telah dilaksanakan pada fungsi

penjualan untuk program audit pesanan penjualan, terdapat jumlah

jawaban “Ya” sebanyak 6 jawaban dan jawaban “Tidak” sebanyak 4

jawaban dari total 10 pernyataan. Dari hasil check list ini dapat dinilai

bahwa proses/aktivitas pesanan penjualan sudah dilaksanakan dengan

cukup efektif dan ekonomis tetapi belum efisien.

Proses pesanan penjualan sudah efektif karena berdasarkan hasil

jawaban “Ya” terkait Persetujuan kredit dilakukan berdasarkan prosedur

kebijakan kredit yang telah ditetapkan. Perusahaan menerapkan kebijakan

atas kredit dan adanya otorisasi dalam pemberian kredit merupakan bentuk

pengawasan atas kredit yang diberikan kepada customer dengan tujuan

untuk menilai apakah kebijakan tersebut tepat, pemberian kredit tepat

sasaran dan realisasinya sesuai dengan perencanaan. Hal yang sama juga


61

diterapkan pada proses pemberian potongan harga. Pemberian potongan

harga harus mendapat otorisasi oleh manajer marketing terkait jumlah

potongan dengan tujuan sebagai bentuk pengendalian dan pengawasan dari

adanya kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan.

Program audit Pesanan Penjualan memperlihatkan kurangnya efisien

karena tidak adanya daftar harga dan pedoman pemberian potongan harga

yang tertulis. Harga yang ditetapkan hanya berdasarkan kesepakatan yang

dibuat antara bagian penjualan dengan customer yang disesuaikan dengan

kebijakan perusahaan walaupun penyimpangan dari ketetapan harga sudah

melalui persetujuan dari pejabat perusahaan yang berwenang. Sama halnya

dengan pemberian potongan harga yang hanya dilakukan berdasarkan

kesepakatan dan pemberian potongan harga biasanya diberikan kepada

customer yang intensitas pembeliannya cukup intensif atau pemesanan

yang dilakukan secara repeat order. Hal tersebut berakibat bagi karyawan

penjualan di mana karyawan harus menguasai informasi data harga

sehingga tidak terjadi kesalahan dalam memberikan informasi kepada

customer. Lalu pada proses pemesanan barang dan pemasaran produk,

hingga saat ini perusahaan belum memiliki website atau situs yang dapat

diakses oleh customer sehingga proses pemesanan hanya dapat dilakukan

secara offline.

Proses pesanan penjualan juga dapat dikatakan ekonomis karena

prosedur yang diberikan perusahaan dalam melakukan pemesanan barang


62

tidak menyulitkan customer. Hal tersebut dapat dilihat ketika customer

melakukan pemesanan pada formulir kalkulasi order, selanjutnya bagian

penjualan membuat surat order penjualan untuk customer. Selanjutnya

terkait Surat Order penjualan dibuat hanya berdasarkan tanggal dibuatnya

surat dan tidak menggunakan nomor urut tercetak hingga terasa

menyulitkan dalam pengarsipan dokumen dan dapat terjadi duplikasi

dokumen.Surat Order penjualan dibuat empat rangkap, rangkap pertama

diberikan kepada customer, rangkap kedua diberikan kepada bagian

gudang, rangkap ketiga diserahkan kepada bagian keuangan dan rangkap

keempat sebagai arsip bagian penjualan.


pesanan penjualan, penulis telah menemukan temuan/bukti audit yang

mendukung adanya rekomendasi untuk perbaikan/koreksi bagi perusahaan

yang akan penulis jabarkan sebagai berikut:

a) Kriteria

1. Daftar harga dan pedoman pemberian potongan harga dibuat secara

tertulis untuk memudahkan customer dan bagian penjualan dalam

bertransaksi, dan menimbulkan rasa percaya bagi customer.

2. Surat Order penjualan menggunakan nomor urut tercetak.

b) Kondisi

1. Tidak dibuat daftar harga dan pedoman pemberian potongan harga

secara tertulis.


63

2. Surat Order Penjualan hanya diurutkan berdasarkan tanggal

transaksi dan tidak dibuat nomor urut tercetak.

c) Sebab

1. Penentuan harga dan potongan harga yang diberikan kepada

customer dihasilkan dari kesepakatan yang dibuat oleh bagian

penjualan dan customer.

2. Penggunaan tanggal pada format surat order penjualan dianggap

sudah cukup membantu dalam pengarsipan dokumen.

d) Akibat

1. Apabila tidak dilakukan pengawasan dan pengendalian internal

dapat terjadi manipulasi harga oleh bagian penjualan.

2. Dengan hanya menggunakan tanggal pada Surat Order penjualan

dapat menimbulkan kekeliruan karena transaksi dalam satu hari

bisa lebih dari satu transaksi untuk pesanan dari customer yang

berbeda sehingga dapat terjadi kesalahan. Pengarsipan dokumen

juga dirasa menjadi cukup sulit.

e) Rekomendasi

1. Daftar harga dan pedoman pemberian potongan harga dibuat secara

tertulis.

2. Surat Order Penjualan diberikan nomor urut tercetak untuk

meminimalisasi terjadinya kesalahan pencatatan dan pengarsipan

dokumen.

3. Program Audit pengiriman barang


64

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit pengiriman barang:


Nama Organisasi : PT Mitra Grafindo

Mandiri


2018

Program yang di audit : Pengiriman Barang


Efektif

1.

Pengiriman barang dilakukan tepat

waktu

√

Efisien

2.

Terdapat otorisasi dari bagian

gudang atas barang yang keluar

dari gudang

√

3.

Setiap pengiriman barang selalu

dibuatkan surat jalan

√

4.

Setiap pengiriman barang

didasarkan pada Delivery Order

(DO)

√

Ekonomis

5.

Barang yang akan dikirim selalu

diperiksa terlebih dahulu sesuai

rincian yang ada dalam pesanan

penjualan

√

6.

Karyawan gudang melakukan

pengecekan atas barang yang

diterima dari bagian produksi

terkait mutu, spesifikasi &

kuantitas

√

Pemeriksaan

barang hanya

dilakukan ketika

barang keluar

dari gudang

Diaudit Oleh:

Agata Ria Apri H


Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak

5

1


65


penjualan untuk program audit atas aktivitas pengiriman barang, terdapat

jumlah jawaban “Ya” sebanyak 5 jawaban dan jawaban “Tidak” sebanyak

1 jawaban dari total 6 pernyataan. Dari hasil check list ini dapat dinilai

bahwa proses/aktivitas pengiriman barang sudah dilaksanakan secara

efektif dan efisien namun belum ekonomis.

Proses pengiriman barang dapat dikatakan efektif karena

Pengiriman barang selalu dilaksanakan secara tepat waktu sesuai

kesepakatan tanggal pengiriman namun apabila terjadi kendala yang

menghambat proses pengiriman maka bagian penjualan akan langsung

menghubungi customer untuk menginformasikan keterlambatan

pengiriman dan maksimal pengiriman ditambah satu/ dua hari dari tanggal

yang telah ditetapkan sebelumnya.

Proses pengiriman barang dapat dikatakan efisien dapat dilihat dari

hasil jawaban pada proses pengiriman barang yang sudah sesuai dengan

prosedur pengiriman secara umum di mana didasarkan pada dokumen

pengiriman atau dalam perusahaan adalah dokumen tanda terima barang .

Bagian penjualan mengeluarkan dokumen tanda terima barang yang dibuat

dua rangkap yaitu untuk bagian pengiriman (kurir) dan bagian penjualan

untuk diarsipkan. Dalam proses pengiriman, kurir menerima dokumen

tanda terima barang yang dijadikan sebagai surat jalan dari bagian

penjualan dan bagian keuangan membuat faktur penjualan yaitu berupa


66

kwitansi untuk diserahkan kepada customer. Surat jalan tersebut dilihat

kesesuaiannya oleh kurir dengan informasi pengiriman. Ketika barang

akan keluar dari gudang untuk dikirim, bagian gudang melakukan otorisasi

atas barang dengan membuat pencatatan atas barang yang keluar dari

gudang dan memeriksa terlebih dahulu untuk melihat kesesuaian data

antara fisik barang dengan surat order penjualan supaya tidak terjadi

kesalahan ketika barang sudah sampai kepada customer. Setelah barang

sampai kepada customer, pihak customer memeriksa kesesuaian barang

dengan surat order penjualan. Jika sudah sesuai maka customer

menandatangani surat jalan dan kurir menyerahkan faktur penjualan

kepada customer.

Proses pengiriman dianggap belum ekonomis karena dari hasil

check list untuk jawaban “Tidak”, penulis membuat analisis terkait

karyawan gudang tidak memeriksa barang yang diterima dari bagian

produksi sebelum barang ditempatkan di gudang. Proses pemeriksaan

barang hanya dilakukan satu kali yaitu ketika barang akan dikirimkan

kepada customer, di mana hal ini dianggap sebagai proses/ tahapan yang

tidak berdasarkan praktik secara umum.


pengiriman barang, penulis telah menemukan temuan/bukti audit yang

mendukung adanya rekomendasi untuk perbaikan/koreksi bagi perusahaan

yang akan penulis jabarkan sebagai berikut:


67

a) Kriteria

Bagian gudang melakukan pemeriksaan atas barang yang diterima dari

bagian produksi ketika akan masuk ke gudang, disesuaikan dengan

surat order penjualan.

b) Kondisi

Bagian gudang langsung menempatkan barang tanpa memeriksa atas

barang yang diterima dari bagian produksi.

c) Sebab

Bagian gudang memeriksa barang ketika barang tersebut akan

dikirimkan kepada customer.

d) Akibat

Jika jumlah pesanan yang ada pada dokumen order penjualan dan fisik

barang tidak sesuai ketika dilakukan pemeriksaan sebelum barang

dikirim maka tidak dapat diketahui apakah kesalahan tersebut berasal

dari bagian produksi atau bagian gudang itu sendiri.

e) Rekomendasi

Sebagai bentuk pengendalian, bagian gudang melakukan pemeriksaan

jumlah barang yang diterima dari bagian produksi dan disesuaikan

dengan data order penjualan sebelum barang ditempatkan di gudang.

4. Program Audit Pencatatan penjualan

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit pencatatan penjualan:


68



Grafindo Mandiri


2018

Program yang di audit : Pencatatan Penjualan


Efektif

1.

Perusahaan tetap melayani

pembayaran tunai (bukan via

bank)

√

2.

Terdapat konfirmasi atas bukti

penerimaan pembayaran oleh

customer yang melakukan

pembayaran via bank

√

Efisien

3.

Pencatatan atas penjualan sudah

terkomputerisasi

√

4.

Faktur penjualan diotorisasi oleh

manajer Keuangan

√

5.

Jumlah yang ditagih sudah sesuai

dengan yang tercatat

√

6.

Jumlah yang diterima sudah

sesuai dengan yang tercatat

√

Ekonomis

7.

Setiap transaksi penjualan selalu

dibuatkan faktur penjualan

√

8.

Faktur penjualan menggunakan

nomor urut tercetak

√

9.

Terdapat bukti transaksi untuk

transaksi tunai (bukan via bank)

√

Diaudit Oleh:

Agata Ria Apri H


Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak


69


penjualan untuk program audit pencatatan penjualan, terdapat jumlah

jawaban “Ya” sebanyak 9 jawaban dan jawaban “Tidak” sebanyak 0

jawaban dari total 9 pernyataan. Dari hasil check list ini dapat dinilai

bahwa proses/ aktivitas pencatatan penjualan sudah dilaksanakan secara

efektif, efisien, dan ekonomis.

Proses pencatatan penjualan dapat dikatakan efektif karena

berdasarkan analisis, perusahaan tetap melayani pembayaran atas pesanan

dilakukan secara tunai (bukan via bank). Perusahaan menyediakan fasilitas

pembayaran secara tunai dengan membayar langsung ke bagian keuangan

sesuai jumlah yang tertera dalam faktur penjualan dan bagian keuangan

menyerahkan tanda terima pembayaran yang sudah ditanda tangani dan

diberi cap. Ketika customer melakukan pembayaran via bank maka

perusahaan melakukan konfirmasi atas kas yang telah diterima melalui

email/ pesan singkat (SMS) kepada customer. Hal ini merupakan bentuk

pelayanan yang diberikan oleh perusahaan kepada customer dan dapat

memberikan kepuasan bagi customer maupun perusahaan.

Proses pencatatan penjualan dapat dikatakan efisien karena bagian

keuangan telah melakukan pencatatan penjualan secara terkomputerisasi.

Dokumen Faktur penjualan yang dikirimkan kepada customer telah diberi

nomor urut tercetak dan sudah diotorisasi terlebih dahulu oleh manajer

keuangan sebelum dikirimkan kepada customer dengan memperhatikan


70

kesesuaian dan ketepatan antara jumlah yang ditagih dengan yang tercatat

dalam surat order penjualan. Ketika perusahaan telah menerima

pembayaran, bagian keuangan juga memperhatikan kesesuaian jumlah

yang diterima dengan jumlah yang tercatat. Hal ini merupakan bentuk

pengawasan atas terjadinya kesalahan pencatatan oleh karyawan dan

melihat adanya kesesuaian antara prosedur manual dan komputerisasi .

Proses pencatatan penjualan dapat dikatakan ekonomis karena

karyawan pada bagian keuangan telah melaksanakan proses pencatatan

penjualan sesuai dengan praktik penjualan secara umum dan mengikuti

prosedur/ kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan. Hal tersebut terkait

dengan faktur penjualan yang dibuat atas setiap transaksi penjualan.

Dokumen ini dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.

Lalu terkait faktur penjualan yang menggunakan nomor urut tercetak.

Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi penggunaan formulir

yang digunakan sebagai media atas otorisasi terjadinya transaksi keuangan

dalam perusahaan sehingga penggunaan dokumen tersebut dapat

dipertanggung jawabkan. Pada pernyataan terakhir terkait bukti transaksi

atas transaksi tunai (bukan via bank) digunakan sebagai dasar pencatatan

ke dalam catatan akuntansi yang didasarkan atas dokumen sumber dan

dokumen pendukung yang lengkap sehingga informasi yang tercantum

dianggap sah.


71


pencatatan penjualan, penulis tidak menemukan temuan / bukti audit yang

mendukung adanya rekomendasi untuk perbaikan/ koreksi bagi perusahaan

karena pengendalian internal atas aktivitas pencatatan penjualan dirasa

sudah baik dan sesuai dengan prosedur/ kebijakan yang ditetapkan

perusahaan.

D. Mengevaluasi Hasil Audit

Pada proses audit operasional yang telah dilaksanakan oleh penulis di PT

Mitra Grafindo Mandiri, kondisi yang menjadi perhatian selama proses audit

pada fungsi penjualan adalah tidak adanya SOP/ prosedur tertulis yang dibuat

oleh perusahaan untuk aktivitas penjualan. Prosedur/ kebijakan yang telah

ditetapkan perusahaan dilaksanakan oleh manajer marketing secara lisan.

Tidak adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab pada bagian

penjualan dan pemasaran. Rapat evaluasi yang diadakan oleh perusahaan

terkait aktivitas penjualan tidak dilaksanakan secara rutin/ berkala. Selain itu,

daftar harga dan pedoman pemberian potongan tidak dibuat secara tertulis dan

surat order penjualan tidak diberi nomor urut tercetak.

E. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit

Audit Operasional bertujuan untuk membantu perusahaan menilai

tingkat efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi pada fungsi penjualan serta

memberikan rekomendasi perbaikan atas pengelolaan berbagai aktivitas yang

dimiliki perusahaan. Berdasarkan hasil pelaksanaan audit pada fungsi


72

penjualan, maka dapat disimpulkan bahwa aktivitas pada fungsi penjualan di

PT Mitra Grafindo Mandiri secara umum sudah dilaksanakan sesuai dengan

indikator penentuan efektif, efisien, dan ekonomis. Berikut ini dijabarkan hasil

dari penerapan 3E pada perusahaan yaitu:

a) Efektif

Pada keempat program audit yang telah dilaksananakan di PT

Mitra Grafndo Mandiri untuk kelompok efektif, dihasilkan jawaban

“Ya” sebanyak 8 jawaban yang mana lebih besar dari jawaban “Tidak”

yaitu sebanyak 1 jawaban dari total 9 pernyataan. Fungsi penjualan

dapat dikatakan efektif karena dalam aktivitas penjualan yang terjadi

sudah sesuai dengan prosedur dan kriteria yang telah ditetapkan oleh

perusahaan. Terdapat pembagian tugas pada bagian penjualan dengan

tujuan untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi customer.

Terjalinnya hubungan dan komunikasi yang baik antara karyawan

bagian penjualan dengan bagian lain untuk mendukung kelancaran

operasi perusahaan.

Prosedur kebijakan kredit dan pemberian potongan harga sudah

diterapkan oleh perusahaan dengan adanya otorisasi atas kredit dan

otorisasi atas pemberikan potongan harga terkait jumlah potongan yang

diberikan. Hal tersebut merupakan bentuk pengendalian dan

pengawasan dari adanya kecurangan yang dapat dilakukan oleh

karyawan. Proses pengiriman barang juga dirasa sudah efektif karena


73

pengiriman barang dilaksanakan secara tepat waktu sesuai kesepakatan

tanggal pengiriman.

Pada proses pencatatan penjualan, perusahaan tetap melayani

pembayaran secara tunai dan juga untuk pembayaran via bank,

perusahaan melakukan konfirmasi atas pembayaran yang telah diterima.

Hal ini sebagai bentuk pelayanan yang diberikan perusahaan kepada

customer. Dokumen-dokumen yang digunakan, diarsipkan serta

didistribusikan kepada pihak terkait oleh fungsi penjualan sudah sesuai

dengan prosedur perusahaan dan karyawan tidak melewatkan atau

melakukan penyimpangan atas tahapan-tahapan penjualan yang

diinstruksikan oleh manajer marketing. Manajer marketing pada

aktivitas penjualan juga sudah berperan dengan baik karena telah

melaksanakan tugas yaitu melakukan pengawasan dari adanya

kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.

b) Efisien

Pada keempat program audit yang telah dilaksanakan di PT Mitra

Grafndo Mandiri untuk kelompok efisien, dihasilkan 11 jawaban “Ya”

dan lebih besar dari jawaban “Tidak” yaitu sebanyak 5 jawaban dari

total 16 pernyataan sehingga fungsi penjualan dapat dikatakan efisien.

Hal ini dikarenakan perusahaan telah melaksanakan pemisahan tugas,

fungsi, dan wewenang antara bagian penjualan dan keuangan sebaga

bentuk pengendalian atau pengawasan aliran kas perusahaan. Terdapat


74

pembatasan akses terhadap data penjualan dan pembatasan penggunaan

rekening perusahaan sehingga manajer keuangan dapat melakukan

pengawasan dengan lebih baik.

Pada proses pesanan penjualan, perusahaan sudah menerapkan

adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang terkait penyimpangan

dari ketetapan harga. Tahapan-tahapan yang dilakukan oleh karyawan

pada aktivitas pengiriman barang telah sesuai dengan prosedur

pengiriman yang didasarkan pada dokumen pengiriman dan tidak ada

tahapan yang terlewat ataupun menyimpang dari prosedur. Hal tersebut

dapat dilihat pada aktivitas barang keluar gudang untuk dikirim, bagian

gudang melakukan pemeriksaan kesesuaian antara data dan fisik barang

dan melakukan pencatatan atas barang yang keluar dari gudang.

Pada proses pencatatan penjualan, bagian keungan telah melakukan

pencatatan penjualan secara terkomputerisasi dan karyawan tidak

melewatkan atau melakukan penyimpangan atas tahapan-tahapan yang

diinstruksikan. Dokumen-dokumen yang digunakan juga telah

diarsipkan serta didistribusikan kepada pihak terkait oleh fungsi

penjualan sudah sesuai dengan prosedur perusahaan. Hal ini merupakan

bentuk pengawasan atas terjadinya kesalahan pencatatan oleh karyawan

dan melihat adanya kesesuaian antara prosedur manual dan

komputerisasi.


75

c) Ekonomis

Pada keempat program audit yang telah dilaksanakan di PT Mitra

Grafndo Mandiri untuk kelompok ekonomis, dihasilkan 8 jawaban “Ya”

dan lebih besar dari jawaban “Tidak” yaitu 2 jawaban dari total 10

pernyataan sehingga fungsi penjualan dapat dikatakan ekonomis. Hal ini

dapat dilihat dari penggunaan sumber daya manusia yang telah sesuai

dengan fungsi dan tugasnya. Karyawan yang ada pada fungsi penjualan

bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing dan bertanggung jawab

kepada manajer marketing. Dokumen-dokumen yang terkait dengan fungsi

penjualan dibuat dalam dua hingga empat rangkap untuk memudahkan

dalam pengarsipan dokumen.

Kebijakan terkait aktivitas penjualan telah dikomunikasikan dengan

baik oleh manajer marketing kepada karyawan bagian penjualan. Prosedur

yang diberikan perusahaan dalam melakukan pemesanan barang tidak

menyulitkan customer. Hal tersebut dapat dilihat ketika customer

melakukan pemesanan pada formulir kalkulasi order. Selanjutnya terkait

Surat Order penjualan. Surat Order penjualan dibuat empat rangkap,

rangkap pertama diberikan kepada customer, rangkap kedua diberikan

kepada bagian gudang, rangkap ketiga diserahkan kepada bagian keuangan

dan rangkap keempat sebagai arsip bagian penjualan.

Pada proses pencatatan penjualan, karyawan pada bagian keuangan

telah melaksanakan proses pencatatan penjualan sesuai dengan praktik


76

penjualan secara umum dan mengikuti prosedur/ kriteria yang ditetapkan

oleh perusahaan. Hal tersebut terkait dengan faktur penjualan yang dibuat

atas setiap transaksi penjualan. Dokumen ini dipakai sebagai dasar untuk

mencatat timbulnya piutang. Lalu terkait faktur penjualan yang

menggunakan nomor urut tercetak. Nomor urut tercetak digunakan untuk

mengawasi penggunaan formulir yang digunakan sebagai media atas

otorisasi terjadinya transaksi keuangan dalam perusahaan sehingga

penggunaan dokumen tersebut dapat dipertanggung jawabkan.

Pada pernyataan terakhir terkait bukti transaksi atas transaksi tunai

(bukan via bank) digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam catatan

akuntansi yang didasarkan atas dokumen sumber dan dokumen pendukung

yang lengkap sehingga informasi yang tercantum dianggap sah.

Selanjutnya, dibuat Laporan hasil audit berdasarkan atas bukti audit yang

ditemukan pada proses audit yang dilakukan. Laporan ini akan menyajikan

hasil temuan yang didapat serta rekomendasi yang berguna untuk perbaikan

dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Berikut ini merupakan

ringkasan laporan hasil audit operasional pada fungsi penjualan di PT Mitra

Grafindo Mandiri.


77

Ringkasan Laporan Hasil Audit Operasional

Pada Fungsi Penjualan

Audit Operasional pada fungsi penjualan telah dilaksanakan di PT Mitra

Grafindo Mandiri. Proses Audit dilaksanakan pada bulan Februari-Maret 2018.

Pelaksanaan audit bertujuan untuk menilai efektif, efisien, dan ekonomis pada

fungsi penjualan. Ruang lingkup dalam pelaksanaan audit ini adalah proses

pemesanan barang hingga pencatatan atas penjualan. Sasaran audit adalah bagian

penjualan di PT Mitra Grafindo Mandiri.

Program audit yang dilaksanakan meliputi empat bagian, yaitu organisasi

fungsi penjualan, pesanan penjualan, pengiriman barang, pencatatan penjualan.

Program audit berbentuk check list yang dibuat berdasarkan panduan dari buku

Sukrisno Agoes dan Boynton yang dikombinasikan dengan hasil dari survei

pendahuluan. Penulis juga melakukan konfirmasi hasil check list dengan

mewawancarai manajer marketing serta mendokumentasikan bukti-bukti audit.

Berdasarkan proses audit yang sudah dilaksanakan, penulis mendapat

beberapa temuan dan membuat rekomendasi yang ditujukan sebagai langkah

perbaikan. Temuan audit meliputi Standard Operating Procedures (SOP) yang

tidak terdapat pada aktivitas penjualan, terdapat adanya perangkapan tugas pada

bagian penjualan untuk aktivitas penjualan dan pemasaran, daftar harga dan

pedoman pemberian potongan harga tidak dibuat secara tertulis, Surat Order

Penjualan tidak dibuat menggunakan nomor urut tercetak, rapat evaluasi

dilaksanakan secara incidental/ tidak terjadwal. Rekomendasi yang dapat

diberikan meliputi, pembuatan Standard Operating Procedures (SOP) pada

aktivitas penjualan sesuai dengan kondisi dan situasi yang memungkinkan

diterapkan di PT Mitra Grafindo Mandiri, adanya pembagian tugas dan tanggung

jawab untuk aktivitas penjualan dan pemasaran, pembuatan daftar harga dan

pedoman pemberian potongan harga secara tertulis, membuat nomor urut tercetak

pada dokumen surat order penjualan, membuat dan melaksanakan rapat evaluasi

secara rutin/berkala.

Yogyakarta, 11 April 2018

Hormat saya,

Agata Ria Apri H


78

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil audit operasional pada fungsi penjualan yang telah

dilaksanakan di PT Mitra Grafindo Mandiri, penulis menarik kesimpulan

bahwa pelaksanaan aktivitas penjualan sudah berjalan secara efektif, efisien,

dan ekonomis. Hal ini dapat dilihat dari hasil check list untuk seluruh

program audit yang terbagi ke dalam kelompok efektif, efisien, dan

ekonomis, yang mana jumlah jawaban “Ya” lebih besar dari jawaban

“Tidak”. Secara keseluruhan aktivitas penjualan telah dilaksanakan sesuai

dengan prosedur perusahaan walaupun masih terdapat beberapa hal yang

perlu diperbaiki oleh perusahaan.

B. Keterbatasan Penelitian

Dalam proses pelaksanaan audit operasional pada fungsi penjualan,

penulis memiliki keterbatasan yaitu:

1. Penulis tidak mendapat akses penuh untuk mengamati laporan penjualan.

C. Saran

Berikut ini merupakan saran yang dapat diberikan oleh penulis:

1. PT Mitra Grafindo Mandiri:

a. Setiap departemen/divisi memiliki Standard Operational Procedure

(SOP) tertulis yang rinci atau detail sesuai dengan kondisi perusahaan.

b. Dibuatnya daftar harga dan pedoman pemberian potongan harga secara

tertulis.


79

c. Dilaksanakannya rapat evaluasi atas penjualan secara rutin/berkala.

2. Penelitian selanjutnya:

a. Penulis berharap pada penelitian selanjutnya, responden yang dapat

diwawancarai merupakan seluruh karyawan pada divisi/bagian yang

terkait dengan topik penelitian.

b. Pada pelaksanaan audit dapat dilakukan penelusuran secara langsung

atas dokumen atau bukti audit.

c. Dalam menggunakan indikator penentuan, peneliti selanjutnya

diharapkan membuat indikator penentuan efektif, efisien, dan

ekonomis secara rinci sehingga hasil penelitian mudah dipahami oleh

pembaca.


80

DAFTAR PUSTAKA

Agoes, Sukrisno. 2017. AUDITING : Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh

Akuntan Publik. Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.

Agoes, Sukrisno dan Jan Hoesada. 2012. Bunga Rampai Auditing. Edisi 2.

Jakarta: Salemba Empat.

Akmal. 2007. Pemeriksaan Intern (Internal Audit). Yogyakarta: Indeks.

Arens, Alvin A., Randal J. Elder dan Mark S. Beasley. 2014. Auditing and

Assurance Services, Edisi 15. Jakarta: Erlangga.

Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Edisi

Revisi VI. Jakarta: PT Rineka Cipta.

Bayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Edisi 2.

Jakarta: Salemba Empat.

Boynton, Wiliam C., Raymond N. Johnson dan Walter G. Kell. 2003. Modern

Auditing. Edisi Ketujuh. Jakarta: Erlangga.

Diana dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem informasi Akuntansi: perancangan,

proses, dan penerapan. Yogyakarta: Andi.

Elder, Randal J. dkk. 2011. Jasa Audit dan Assurance : Pendekatan Terpadu

(Adaptasi Indonesia). Jakarta: Salemba Empat.

George H. Bodnar dan William S. Hopwood, 2000. Sistem Informasi Akuntansi

(Adaptasi Indonesia). Edisi keenam. Jakarta: Salemba Empat.

Jogiyanto. 2010. Metodologi Penelitian Bisnis : Salah Kaprah dan Pengalaman-

Pengalaman. Edisi Pertama.Yogyakarta: BPFE.

Jusup, Al. Haryono. 2010. Auditing (Pengauditan). Buku I. Yogyakarta: STIE

YKPN.

Kumaat, Valery. G. 2011. Internal Audit. Jakarta: Erlangga.

Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart. 2014. Accounting Information

System. Edisi ke 13. Jakarta: Salemba Empat.


81

Medistiara, Yulida. 2017. “Ini 30 Alasan Gerai Seven Eleven Tutup Tahun Ini”.

https://finance.detik.com/berita-ekonomi-bisnis/3435533/ini-alasan-30-

gerai-seven-eleven-tutup-tahun-ini diakses pada 1 November 2017.

Mulyadi. 2002. Auditing. Edisi Enam. Jakarta: Salemba Empat.

_______. 2010. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Prastowo, Andi. 2014. Memahami metode-metode penelitian: Suatu Tinjauan

Teoretis dan Praktis. Cetakan ke III. Yogyakarta: Ar- Ruzz Media.

Putranti, Chatarina Astia. 2017. “Pengauditan Internal pada Penerimaan Kas”.

Skripsi Dipublikasikan. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta.

Purwaningsih, Melania Yuni. 2015. “Audit Operasional Fungsi Produksi”. Skripsi

Dipublikasikan. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta.

Reider, Rob. 2002. Operational Review: Maximum Result at Efficient Costs. Edisi

Ke-3. New York. John Wiley & Sons, Inc.

Setiawan, Petrus Anang. 2017. “Audit Operasional pada Fungsi Penjualan

Perusahaan E-Commerce”. Skripsi Dipublikasikan. Universitas Sanata

Dharma, Yogyakarta.

Sunyoto, Danang. 2014. Auditing (Pemeriksaan Akuntansi). Jakarta: BUKU

SERU.

Widjayanto, Nugroho. 2011. Pemeriksaan Operasional Perusahaan. Jakarta:

Harvarindo.


https://finance.detik.com/berita-ekonomi-bisnis/3435533/ini-alasan-30-gerai-seven-eleven-tutup-tahun-ini

https://finance.detik.com/berita-ekonomi-bisnis/3435533/ini-alasan-30-gerai-seven-eleven-tutup-tahun-ini

82

LAMPIRAN


83

Lampiran 1- Laporan Hasil Audit Operasional

Laporan Audit Operasional Fungsi Penjualan

Yogyakarta, 11 April 2018

Perihal: Laporan Hasil Audit Operasional

Kepada

Yth. Pimpinan PT Mitra Grafindo Mandiri

di Tangerang

Saya telah melakukan audit atas fungsi penjualan pada PT Mitra Grafindo

Mandiri untuk periode Februari-Maret 2018. Audit Operasional yang saya

lakukan mencakup fungsi penjualan yang terjadi di PT Mitra Grafindo Mandiri.

Audit ini dimaksudkan untuk menilai efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi pada

fungsi penjualan yang dilakukan dan akan memberikan saran perbaikan atas

kelemahan yang ditemukan pada saat pelaksanaan audit. Melalui audit ini juga

diharapkan dapat mewujudkan perbaikan guna memberikan nilai tambah bagi

perusahaan.

Sesuai hasil audit, aktivitas pada fungsi penjualan sudah dilaksanakan

secara efektif, efisien, dan ekonomis namun masih terdapat kekurangan yang

terjadi dan berpotensi menimbulkan kerugian dan penurunan kualitas pelayanan.

Hasil audit Operasional akan disajikan dalam bentuk laporan audit yang

meliputi:

Bab I : Informasi Latar Belakang

Bab II : Ruang Lingkup Audit

Bab III : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab IV : Rekomendasi

Dalam melaksanakan audit saya telah memperoleh banyak bantuan,

dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik pimpinan, manajer, hingga

staf yang berkaitan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu saya

mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik.

Hormat saya,



84


Bab I

Informasi Latar Belakang

PT Mitra Grafindo Mandiri merupakan perusahaan percetakan yang telah

berdiri selama dua puluh tiga tahun. Dalam perjalanannya, perusahaan telah

berhasil menempatkan diri sebagai perusahaan percetakan yang mampu

menghasilkan produk-produk offset printing yang berkualitas.

Tujuan perusahaan adalah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan

berbagai lembaga masyarakat dalam jasa percetakan, mendukung program

pendidikan melalui buku yang dihasilkan oleh perusahaan, memberikan

kesempatan kerja pada masyarakat sekitar perusahaan sehingga dapat membuka

lapangan pekerjaan.

Tujuan audit operasional fungsi penjualan adalah untuk menilai

kesesuaian pelaksanaan aktivitas penjualan berdasarkan prosedur/standar/

kebijakan dari perusahaan dan menilai serta memberikan saran/rekomendasi atas

kelemahan atau kekurangan yang terdapat dalam pelaksanaan aktivitas penjualan.


85


Bab II

Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan rumusan masalah dalam penelitian yang telah saya

laksanakan, audit yang dilaksanakan hanya meliputi fungsi penjualan pada

periode Februari - Maret 2018. Audit Operasional mencakup empat aspek yaitu

Organisasi fungsi penjualan, pesanan penjualan, pengiriman barang, dan

pencatatan penjualan.


86


Bab III

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama pelaksanaan audit, saya

dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1. Belum terdapat SOP (Standard Operating Procedures) secara tertulis/

formal yang mengatur seluruh aktivitas penjualan yang terjadi di

perusahaan. Pelaksanaan aktivitas hanya didasarkan pada kebijakan

manajer marketing yang suatu saat posisinya dapat berganti.

2. Terdapat perangkapan tugas antara karyawan penjualan dan pemasaran.

3. Daftar harga dan pedoman pemberian potongan harga tidak dibuat secara

tertulis dan hanya diinformasikan secara lisan oleh staf penjualan.

4. Tidak ada nomor urut tercetak pada surat order penjualan.

5. Rapat evaluasi terkait penjualan dilaksanakan secara insidental dan tidak

terjadwal.

Kriteria:

1. SOP yang terdapat dalam perusahaan merupakan prosedur/ kebijakan/

acuan yang sesuai standar berlaku umum.

2. Adanya pembagian tugas antara karyawan penjualan dan pemasaran

sehingga karyawan lebih fokus dalam mengerjakan satu bagian dan

hasilnya dapat lebih memuaskan.

3. Daftar harga dan pedoman pemberian potongan dibuat secara tertulis dan

karyawan penjualan hanya perlu memperlihatkan daftar dan pedoman

tersebut kepada customer.

4. Surat Order penjualan dibuat dengan nomor urut tercetak sehingga

memudahkan bagian penjualan dalam melakukan pengarsipan dokumen

dan mudah terdeteksi apabila terjadi hal yang tidak diinginkan.

5. Dilaksanakan rapat evaluasi secara rutin/berkala.

Penyebab:

1. Belum ada perencanaan mengenai pembuatan SOP karena penyampaian

prosedur secara lisan oleh manajer marketing sudah cukup efektif dan

pada dasarnya prosedur penjualan merupakan prosedur yang umum

dengan tambahan kebijakan dari perusahaan.

2. Fungsi penjualan dan pemasaran merupakan fungsi yang saling

berhubungan dan perusahaan merasa belum memerlukan tambahan SDM

baru karena tugas dan fungsi tersebut bisa dijalankan secara bersamaan.


87

3. Penentuan harga dan potongan harga yang diberikan kepada customer

dihasilkan dari kesepakatan yang dibuat oleh bagian penjualan dan

customer.

4. Penggunaan tanggal pada format surat order penjualan dianggap sudah

cukup membantu dalam pengarsipan dokumen.

5. Perusahaan merasa aktivitas penjualan belum memiliki kendala yang

berarti dan juga perusahaan belum berencana mengembangkan jenis

produk.

Akibat:

1. Karyawan tidak dapat langsung memahami prosedur/kebijakan yang

disampaikan secara lisan sehingga kesalahan persepsi dapat terjadi dan

kebijakan mudah berubah apabila terjadi pergantian posisi manajer.

2. Masing-masing karyawan perlu bekerja lebih keras karena mengerjakan

dua pekerjaan sekaligus.

3. Dapat terjadi manipulasi angka/kesalahan penghitungan yang dilakukan

oleh karyawan.

4. Dengan hanya menggunakan tanggal pada format surat order penjualan

dapat menimbulkan kekeliruan dan juga menyulitkan karyawan

melakukan pengarsipan dokumen.

5. Kegiatan evaluasi terkait aktivitas penjualan kurang mendapat perhatian

oleh perusahaan.


88


Bab IV

Rekomendasi

Atas keseluruhan kelemahan dan kekurangan yang terjadi, maka diberikan

rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil

manajemen untuk memperbaiki kelemahan dan kekurangan tersebut.

Rekomendasi:

1. Kelemahan pada prosedur dan kebijakan

Rekomendasi:

1. Membuat Standard Operating Procedure (SOP) pada aktivitas

penjualan sesuai dengan kondisi dan situasi yang memungkinkan

diterapkan di PT Mitra Grafindo Mandiri.

2. Membuat daftar harga dan pedoman pemberian potongan secara

tertulis atau formal yang dapat langsung diketahui oleh customer.

3. Membuat dan melaksanakan rapat evaluasi secara rutin atau terjadwal.

2. Kelemahan pada sumber daya manusia atau karyawan

Rekomendasi:

A. Melakukan pemisahan tugas dan wewenang sesuai kemampuan

karyawan dan tingkat kesulitan pekerjaan sehingga karyawan dapat

fokus dan lebih professional.

5. Kelemahan pada dokumen transaksi penjualan

Rekomendasi:

1. Membuat nomor urut tercetak dan juga tanggal pada surat order

penjualan untuk memudahkan karyawan melakukan pengarsipan

dokumen dan supaya tidak terjadi duplikasi dokumen.


89

Lampiran 2 – Contoh formulir Pemesanan


90

Lampiran 3 – Contoh Surat Order Penjualan


91

Lampiran 4 – Contoh Surat jalan / Tanda terima barang

Lampiran 5 – Contoh Kwitansi / Faktur penjualan


92

Lampiran 6 – Surat Keterangan Penelitian


93

Lampiran 7 – Daftar Pertanyaan Wawancara

1. Berapa jumlah karyawan yang ada pada bagian penjualan?

2. Apakah perusahaan memiliki prosedur atau kebijakan secara tertulis

untuk aktivitas penjualan?

3. Produk apa saja yang dihasilkan oleh perusahaan?

4. Apakah perusahaan memiliki daftar harga secara tertulis?

5. Apakah perusahaan memiliki pedoman potongan harga secara tetulis?

6. Apakah perusahaan memberikan diskon yang sama untuk setiap

customer?

7. Apakah kegiatan penjualan dalam perusahaan hanya dilakukan oleh

bagian penjualan?

8. Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi pemasaran?

9. Apakah perusahaan memiliki daftar customer secara tertulis?

10. Apakah barang yang dipesan customer selalu diterima tepat waktu?

11. Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan dengan baik antara

manajer marketing dengan seluruh karyawan pada bagian penjualan?

12. Apakah perusahaan mengadakan rapat evaluasi terkait aktivitas

penjualan secara rutin?

13. Apakah peran manajer marketing sebagai pengarah dan penanggung

jawab kegiatan penjualan telah dilaksanakan dengan baik?

14. Apa sistem pembayaran yang digunakan oleh perusahaan?

15. Bagaimana metode pembayaran piutang yang diterapkan oleh

perusahaan?


94

16. Bagaimana bentuk pemisahan tugas pada bagian penjualan?

17. Apakah Sales Order dibuat berdasarkan Formulir kalkulasi order dan

berlaku untuk semua penjualan?

18. Apakah Sales Order diotorisasi oleh manajer marketing?

19. Apakah dibuat Laporan Penjualan untuk diserahkan kepada pimpinan

perusahaan?

20. Apa saja tahapan/proses yang terdapat dalam aktivitas penjualan di

perusahaan?


audit operasional pada fungsi penjualan skripsirepository.usd.ac.id/31251/2/142114016_full.pdf ·...

Documents