bab iv audit operasional atas fungsi ...thesis.binus.ac.id/asli/bab4/2009-2-00513-ak bab 4.pdf56 1....
TRANSCRIPT
55
BAB IV
AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN
DAN PENGELOLAAN PIUTANG USAHA PADA
PT MOTO PRIMA
Dalam bab ini penulis akan membahas mengenai pelaksanaan audit operasional
pada PT. Moto Prima, dimana pembahasan tersebut akan dibatasi pada fungsi penjualan
baik penjualan kredit maupun penjualan tunai dan pengelolaan piutang usaha perusahaan.
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, dalam melaksanakan audit operasional
diperlukan persiapan dan perencanaan yang baik sehingga pada akhirnya dapat
mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan.
Pelaksanaan audit operasional atas penjualan dan pengelolaan piutang usaha ini
harus dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam
melaksanakan audit operasional ini antara lain survey pendahuluan dan evaluasi
(penelaahan dan pengujian) atas sistem pengendalian manajemen perusahaan. Penulis
juga akan menyusun audit program untuk tahap audit rinci yang merupakan kumpulan
dari prosedur audit yang akan dijalankan untuk mencapai tujuan audit.
IV.1. Tujuan Audit operasional atas Fungsi Penjualan dan Pengelolaan Piutang
Usaha
Tujuan audit operasional atas fungsi penjualan dan pengelolaan piutang usaha
pada PT. Moto Prima adalah sebagai berikut :
56
1. Untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan kredit dan penjualan tunai
perusahaan sudah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.
2. Untuk menilai apakah fungsi penjualan dan pengelolaan piutang usaha
perusahaan sudah efisien dan efektif.
3. Untuk mendeteksi adanya kelemahan dalam kegiatan penjualan kredit, penjualan
tunai dan pengelolaan piutang usaha perusahaan serta mengembangkan
rekomendasi guna mengatasi kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam
kegiatan fungsi penjualan dan pengelolaan piutang usaha.
IV.2. Program Kerja Audit
Program kerja audit atas fungsi penjualan dan pengelolaan piutang usaha yang
akan dilaksanakan yaitu :
1. Survey Pendahuluan, yang bertujuan untuk mendapatkan informasi umum
mengenai auditan, tentang kegiatan operasi auditan khususnya penjualan kredit,
penjualan tunai dan pengelolaan piutang usaha.
2. Evaluasi sistem pengendalian manajemen, tujuannya adalah untuk
mengidentifikasi adanya kelemahan pada sistem pengendalian manajemen dan
dampaknya terhadap perusahaan serta untuk mengembangkan TAO (Tentative
Audit Objective) menjadi FAO (Finding Audit Objective).
3. Pengembangan hasil temuan dan menetapkan unsur-unsur temuan seperti
kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi.
57
IV.3. Survei Pendahuluan
Dalam tahap survey pendahuluan ini, dapat diperoleh informasi mengenai
kegiatan penjualan perusahaan sebagai sumber pendapatan perusahaan dan bagaimana
pencatatan dan pengelolaan piutang yang dilakukan di perusahaan karena tahap survey
pendahuluan ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan untuk mendapatkan
gambaran mengenai kegiatan usaha perusahaan.
Prosedur Pemeriksaan
1. Mengumpulkan data dan informasi mengenai struktur organisasi perusahaan,
uraian tugas dari setiap bagian yang terkait dengan fungsi penjualan dan piutang
usaha serta prosedur penjualan dan penagihan piutang usaha.
2. Mempelajari struktur organisasi dan job description perusahaan.
3. Melakukan wawancara lisan terhadap pejabat perusahaan, yaitu dengan Manajer
Pemasaran dan Manajer Keuangan dan Akuntansi serta bagian terkait lainnya.
4. Mempelajari prosedur proses penjualan tunai dan penjualan kredit, pengelolaan
piutang usaha beserta proses penagihannya.
5. Mengamati pelaksanaan fungsi penjualan tunai dan penjualan kredit dan
pengelolaan piutang usaha yang berjalan dalam perusahaan.
Hasil Pemeriksaan
Dalam melaksanakan survey pendahuluan ini, penulis memperoleh beberapa
informasi mengenai kondisi dan keadaan perusahaan secara fisik, yaitu :
1. Kondisi kantor pusat yang berlokasi di Jl. RS. Fatmawati No. 15 A, Gandaria
Selatan Cilandak – Jakarta Selatan sangat memadai, dimana terdiri dari 3 lantai
untuk showroom, gudang dan ruang kantor. Juga terdapat beberapa showroom
58
lain, yakni di Auto Mall – Soedirman dan di Banjarmasin – Kalimantan Selatan,
dimana masing-masing showroom memiliki gudang dan bengkel. PT. Moto
Prima juga memiliki 1 buah gudang utama yang berkawasan di Kawasan Industri
dan Pergudangan BSD sektor 1 – Tangerang.
2. Produk-produk yang dijual oleh perusahaan adalah berupa kendaraan bermotor
(mobil dan motor) built-up, aksesoris dan suku cadang dari kendaraan bermotor
tersebut.
3. Setiap bulannya, tiap-tiap showroom dapat menjual lebih dari 30 motor, 2-3
penjualan mobil, dan puluhan penjualan aksesoris dan suku cadang kendaraan
bermotor.
4. Jumlah karyawan dari PT. Moto Prima adalah kurang lebih 100 orang karyawan.
IV.4. Penelaahan dan Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen
Tujuan dari tahap penelaahan dan pengujian sistem pengendalian manajemen ini
adalah untuk menguji dan mengevaluasi efisiensi dan efektifitas pengendalian yang
dilakukan oleh manajemen perusahaan.
Prosedur Pemeriksaan
Dalam tahap ini penulis menggunakan suatu daftar pertanyaan mengenai
pengendalian internal yaitu Internal Control Questionnaires (ICQ). Daftar pertanyaan
untuk pengendalian internal atas fungsi penjualan dan piutang usaha pada PT. Moto
Prima adalah sebagai berikut :
59
PT MOTO PRIMA
INTERNAL CONTROL QUESTIONNAIRES
No. Pertanyaan Y T TR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Penjualan
Apakah perusahaan membuat target penjualan?
Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price
list)?
Apakah penyimpangan dari daftar harga harus disetujui
oleh manajer pemasaran?
Apakah perusahaan mempunyai pedoman pemberian
potongan secara tertulis?
Apakah untuk setiap penjualan dibuat sales confirmation
kepada pelanggan dan ditandatangani?
Apakah order pembelian dari pelanggan harus disetujui
oleh manajer pemasaran mengenai harga, syarat kredit
dan syarat lainnya?
Apakah digunakan formulir pesanan penjualan yang
diberi nomor urut cetak (prenumbered)?
Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada surat
jalan – SJ (delivery order – DO)?
Apakah SJ :
a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak
x
x
x
x
x
x
x
x
60
10.
11.
12.
(prenumbered)?
b. Hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi?
c. Barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan
dengan SJ?
d. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan SJ dan
isinya?
e. Langsung dikirim kepada pembuat faktur?
f. Dikaitkan dengan faktur untuk menjamin SJ telah
dibuatkan fakturnya?
Apakah faktur penjualan :
a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak
(prenumbered)?
b. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan faktur?
c. Bagian akuntansi memeriksa ketepatan :
- Jumlah kuantitas yang dikirim?
- Harga?
- Perhitungan?
- Syarat kredit?
Apakah faktur yang batal tersimpan untuk pemeriksaan?
Apakah fungsi penjualan terpisah dari :
- Bagian keuangan?
- Bagian akuntansi?
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
61
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
- Bagian penyimpanan?
- Bagian kredit?
Apakah perusahaan selalu melakukan survey terhadap
pelanggan yang baru melakukan transaksi pertama kali
dengan perusahaan?
Apakah penyelesaian pesanan pelanggan selalu
diselesaikan tepat waktu?
Apakah perusahaan selalu melakukan pengecekan fisik
barang sebelum dikirim?
Apakah pengiriman barang selalu disetujui oleh manajer
keuangan dan akuntansi?
Apakah dibuat surat kontrak kerja dengan perusahaan jasa
Pengiriman untuk pesanan pelanggan?
Apakah penjualan tersebut di bawah ini prosedurnya sama
dengan penjualan kredit :
a. Penjualan tunai?
b. Penjualan Cash on Delivery (COD)?
c. Penjualan kepada karyawan?
d. Penjualan barang rusak?
Apakah nota kredit :
a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut
tercetak?
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
62
20.
21.
22.
23.
b. Diotorisasi oleh orang tertentu?
c. Blanko yang belum digunakan terkontrol dengan
baik?
Apakah dibuat daftar formulir-formulir :
a. Pesanan penjualan?
b. Surat jalan?
c. Faktur?
d. Nota kredit?
Bila “Ya”, apakah dicatat secara up-to-date?
Retur penjualan :
a. Apakah harus mendapatkan persetujuan manajer
pemasaran?
b. Apakah dibuat berita acara penerimaan kembali
barang?
c. Apakah barang yang dikembalikan dibukukan
dalam :
- Kartu gudang?
- Buku persediaan?
d. Apakah bagian akuntansi mencocokkan nota
kredit dengan berita acara penerimaan kembali
barang?
Apakah sistem informasi penjualan meliputi :
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
63
24.
25.
26.
27.
28.
29.
a. Anggaran penjualan?
b. Grafik tren penjualan?
c. Laporan tertulis penjualan?
d. Penjelasan atas penyimpangan-penyimpangan?
Apakah bagian penagihan terpisah dari fungsi akuntansi?
Apakah terdapat pengawasan terhadap pelaksanaan
prosedur penjualan oleh internal auditor?
Apakah prosedur penjualan tampak cukup efisien?
Piutang Usaha
Apakah dibuat kartu piutang?
Bila “Ya” :
a. Apakah secara bulanan atau kuartalan diadakan
pencocokkan buku besar piutang dengan kartu
piutang?
b. Apakah pengamanan fisik kartu piutang cukup?
c. Apakah hanya orang tertentu yang memegangnya?
Apakah pencatatan di kartu piutang :
a. Sering bergilir?
b. Terpisah dari yang mengerjakan buku besar?
Apakah akun piutang piutang per pelanggan secara
periodic diteliti mengenai :
a. Pelanggan yang sering terlambat?
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
64
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
b. Bukti adanya salah pembebanan?
c. Bukti adanya pelunasan sebagian-sebagian?
d. Bukti adanya penghapusan yang tidak dilaporkan?
e. Sesuatu ketidaklaziman?
Apakah setiap bulan dikirimkan rekening koran
(statement of account) kepada pelanggan?
Apakah piutang yang telah dihapuskan masih tetap
dilakukan usaha-usaha penagihannya?
Apakah proses penagihan piutang telah dilakukan
sebagaimana mestinya?
Apakah perselisihan dengan pelanggan ditangani oleh
bagian kredit atau atasan atau orang lain yang dikuasakan
dan tidak dilakukan oleh kasir atau petugas administrasi
piutang?
Bila perusahaan memberikan potongan yang lebih besar
dari biasanya, apakah harus mendapatkan persetujuan
khusus dari manajer pemasaran dan bagian penjualan?
Apakah koreksi atas faktur dan penghapusan piutang
harus disetujui manajer keuangan dan akuntansi?
Apakah bukti untuk penagihan atas piutang yang telah
dihapuskan selalu diamankan untuk mencegah
penyalahgunaan?
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
65
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
Apakah secara periodic dibuat analisis umur piutang
(aging analysis) dan yang sudah lama jatuh tempo
ditindaklanjuti?
Apakah catatan piutang di-update setiap hari?
Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang
penghapusan piutang?
Apakah surat pernyataan piutang dibuat oleh orang yang
tidak menangani catatan penerimaan kas?
Apakah surat pernyataan piutang dikirimkan oleh orang
yang tidak berhubungan dengan bagian piutang?
Apakah faktur dan surat jalan diikutsertakan dalam
melakukan penagihan piutang?
Apakah untuk penagihan dibuatkan bukti kuitansi?
Bila “Ya” :
a. Apakah kuitansi tersebut memiliki nomor urut
tercetak?
b. Apakah kuitansi dibuat setelah diperiksa lebih
dahulu ke masing-masing saldo piutang?
c. Apakah bagian akuntansi memperhatikan urutan
nomornya?
Apakah penerimaan berupa cek mundur/giro (post dated
cheque) diberikan ke bagian akuntansi?
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
66
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
Apakah hasil penagihan langsung diserahkan kepada kasir
dalam waktu yang tidak terlalu lama dan dalam jumlah
yang seharusnya diterima?
Apakah pelanggan melunasi hutangnya dengan cek/giro
selalu tepat waktu?
Apakah pelanggan yang tidak melunasi piutang pada saat
jatuh tempo dikenakan sangsi pinalti?
Apakah dibuat penyisihan atas piutang yang tidak dapat
ditagih?
Apakah sering dilakukan perputaran jabatan pada bagian
piutang?
Apakah pada cek mundur yang diterima telah
dicantumkan nama perusahaan/klien?
Apakah bagian akuntansi mengadakan jurnal khusus
untuk penerimaan cek mundur?
x
x
x
x
x
x
x
Tabel IV. 4. Internal Control Questionnaires (ICQ)
IV.4.1. Hasil Temuan Audit operasional atas Fungsi Penjualan dan
Pengelolaan Piutang Usaha
Berdasarkan hasil dari wawancara, hasil dari internal control questionnaires
(ICQ) dan program pemeriksaan atas penjualan kredit dan piutang usaha dapat
disimpulkan bahwa pengendalian intern perusahaan sudah cukup baik. Hal ini dapat
dilihat dari :
67
1. Penjualan dilakukan berdasarkan atas order penjualan yang telah diotorisasi oleh
manajer pemasaran, dan terdapat kebijakan dan prosedur penjualan serta
pengelolaan piutang usaha secara tertulis.
2. Telah digunakan formulir-formulir yang cukup memadai, misalnya :
- Bernomor urut tercetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan oleh
pihak-pihak yang berkepentingan.
- Nama formulir sudah tercantun dengan jelas. Hal ini mempermudah
untuk mengidentifikasikannya.
- Tembusan dari setiap formulir sudah memiliki warna yang berbeda
sehinggan mempermudah pendistribusian antara bagian di perusahaan.
3. Setiap pengiriman barang selalu berdasarkan pada delivery order sehingga
menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari
manajer keuangan dan akuntansi.
4. Setiap mendapat pesanan dari pelanggan, dilakukan pengecekan baik terhadap
status kredit maupun ketersediaan barang di gudang.
5. Bagian akuntansi melakukan rekonsiliasi bank setiap bulannya sehingga
perusahaan dapat melakukan koreksi dengan segera jika terjadi kesalahan serta
dibuatnya laporan keuangan dan laporan penjualan olah bagian akuntansi secara
periodik kepada pimpinan dan pemegang saham perusahaan.
6. Dilakukan pengecekan fisik terhadap laporan tertulis (stock opname) secara
berkala, baik di kantor maupun di gudang.
Walaupun sistem pengendalian intern perusahaan sudah cukup baik, dapat
diperoleh pula kelemahan-kelemahan atas pengendalian intern yang masih perlu
68
mendapat perhatian dan penyempurnaan dari pihak manajemen perusahaan. Kelemahan-
kelemahan yang masih terdapat pada PT. Moto Prima antara lain :
1. Sales confirmation (SC) tidak ditanda tangani oleh pelanggan ketika dealing
hanya dilakukan melalui telepon.
Ketika dilakukan observasi, penulis menemukan bahwa seringkali bagian
penjualan melakukan dealing dengan pelanggan melalui telepon dan sales confirmation
yang sudah disetujui oleh manajer pemasaran tidak ditanda tangani oleh pelanggan.
Setelah dilakukan wawancara kepada bagian penjualan tersebut untuk memastikan
kondisi tersebut, ternyata hal ini sudah sering dilakukan dalam menerima pesanan
pelanggan.
Menurut prosedur penerimaan pesanan yang telah ditetapkan perusahaan, SC
harus disetujui oleh pelanggan dengan cara membubuhkan paraf pada kolom yang sudah
tersedia. SC yang sudah diparaf tersebut digunakan sebagai bukti kesepakatan tertulis
antara pelanggan dengan perusahaan.
Kondisi ini dapat terjadi karena karyawan di bagian penjualan merasa prosedur
terlalu rumit dan bertele-tele. Mereka sama sekali tidak memahami apa yang ingin
dicapai control. Bagi mereka tanpa ada tanda tangan dari pelanggan, penjualan tetap
akan terjadi dan akan jauh lebih efektif bila tidak menunggu SC untuk diparaf.
Tentunya, pengendalian yang baik akan gagal diterapkan karena aspek perilaku
karyawan di bagian penjualan.
Hal ini menyebabkan terjadinya salah penanganan pesanan atau pesanan
pelanggan bersangkutan tidak diproses. Dari 10 Sales Confirmation yang diperiksa,
terdapat 2 transaksi yang terjadi salah penanganan (kesalahan bagian penjualan dalam
69
meng-input spesifikasi barang) dan tidak diproses, yang membuat krisis kepercayaan
dari pelanggan. Dampak negatif lainnya adalah dapat menimbulkan kerugian bagi
perusahaan seperti piutang tak tertagih karena adanya penyimpangan yang dilakukan
oleh bagian penjualan. Penyimpangan tersebut dapat berupa adanya penjualan fiktif.
Sebaiknya setiap dealing yang dilakukan melalui telepon juga harus disertai
dengan dokumen tertulis. Sales confirmation harus disetujui oleh manajer pemasaran
dan harus dikirimkan ke pelanggan untuk diparaf dan difax kepada bagian penjualan. Ini
merupakan salah satu bentuk pengendalian yang dijalankan perusahaan. Oleh sebab itu,
perusahaan melalui menejemennya harus mengkomunikasikan kepada karyawan
mengenai pelaksanaan control dan tujuannya.
2. Pimpinan perusahaan seringkali melakukan transaksi penjualan.
Dalam melakukan pemesanan barang, biasanya pelanggan lama yang sudah
mengenal para pemegang saham langsung melakukan transaksi penjualan dengan
pimpinan perusahaan. Transaksi tersebut tidak dibuatkan faktur penjualan dan hanya
disertai dengan pembuatan SPK (Surat Pesanan Kendaraan). Hal ini tentu saja
mengakibatkan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan tidak berjalan dengan efektif,
sehingga tidak ada pengawasan dalam transaksi tersebut.
Berdasarkan prosedur yang ada di dalam perusahaan, transaksi penjualan harus
dilakukan oleh bagian penjualan dengan persetujuan dari manager pemasaran.
Sedangkan salah satu tugas dari pimpinan perusahaan adalah menjaga kelancaran
kegiatan operasional perusahaan dalam mengawasi proses terjadinya penjualan dan
kelengkapan dokumen dari transaksi tersebut.
70
Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan tidak ingin mengecewakan
pelanggan yang sudah melakukan pembicaraan langsung mengenai barang yang akan
dipesan, sehingga pimpinan langsung memberikan harga dan besarnya potongan
penjualan yang akan diberikan.
Akibatnya, pengawasan dalam melakukan penjualan menjadi berkurang dan hal
ini juga menyulitkan bagian penjualan dalam membuat rekapitulasi penjualan di akhir
periode, karena bagian penjualan tidak mempunyai dokumen mengenai transaksi
penjualan tersebut.
Pimpinan perusahaan tentu saja dapat menerima pesanan secara langsung dari
pelanggan, akan tetapi sebaiknya pesanan tersebut di konfirmasikan kembali ke bagian
penjualan agar pesanan tersebut dapat dicatat dan kemudian dibuat semua dokumen
yang diperlukan. Dengan demikian prosedur dan kebijakan yang telah dibuat, dapat
dilakukan dengan sebagaimana mestinya.
3. Bagian penjualan tidak dipisahkan dari bagian kredit.
Dalam hal ini, diketahui bahwa bagian penjualan merangkap sebagai bagian
kredit dalam melaksanakan suatu transaksi penjualan.
Seharusnya ada pemisahan tugas antara bagian penjualan dan bagian kredit,
dimana kedua bagian tersebut mempunyai tugas dan fungsinya masing-masing.
Hal ini disebabkan karena perusahaan menginginkan dalam aktifitas
operasionalnya dapat lebih efisien dengan penghematan biaya tenaga kerja sehingga
dilakukannya perangkapan tugas antara kedua bagian ini. Selain itu, perusahaan
menganggap bahwa bagian penjualan lebih mengetahui kondisi pelanggan, sehingga
kedua bagian ini digabungkan begitu saja.
71
Akibat dari tidak terpisahnya kedua bagian ini adalah masing-masing bagian
tidak dapat menjalankan fungsinya secara optimal.
Untuk memperbaiki keadaan ini, penulis menyarankan untuk melakukan
pemisahan tugas antara bagian penjualan dan bagian kredit. Karena, dalam melakukan
transaksi penjualan fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk melakukan
penjualan sebanyak-banyaknya yang biasanya mengabaikan kemungkinan dapat ditagih
atau tidaknya piutang yang akan timbul. Oleh karena itu diperlukan pengecekan status
kredit pelanggan oleh bagian kredit sebelum dilakukan transaksi penjualan. Dengan
dipisahkannya kedua fungsi tersebut, kemungkinan risiko tidak tertagihnya piutang
dapat dikurangi.
4. Perusahaan tidak mengirimkan surat pernyataan piutang (statement of
account) secara periodik kepada pelanggan.
Berdasarkan dari hasil wawancara, diketahui bahwa perusahaan tidak
mengirimkan surat pernyataan piutang secara periodik kepada setiap debiturnya.
Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan cara memeriksa secara periodik
ketelitian dan kebenaran catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan
dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak di luar perusahaan. Untuk
dapat mengecek ketelitian catatan piutang perusahaan secara periodik perusahaan harus
membuat dan mengirimkan surat pernyataan piutang kepada setiap debiturnya 2 (dua)
bulan sekali sehingga debitur dapat mengetahui besar hutangnya kepada perusahaan.
Kondisi ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa data yang dimiliki
telah mencerminkan saldo piutang yang sebenarnya tanpa harus melakukan
pencocokkan catatan akuntansi piutang dengan setiap debiturnya.
72
Hal ini mengakibatkan pada saat dilakukan penagihan piutang, terjadi perbedaan
saldo piutang antara perusahaan dengan pelanggan. Dan juga hal tersebut menimbulkan
keterlambatan pembayaran piutang perusahaan. Dari sampling 15 transaksi, 9 transaksi
ditemukan bahwa pelanggan selalu terlambat membayar piutang sampai 3 bulan dari
tanggal jatuh tempo, sehingga berakibat terdapat penumpukkan penagihan kepada
pelanggan dan tidak dibayarnya piutang perusahaan yang akan sangat merugikan
perusahaan dan kelangsungan hidup perusahaan di masa yang akan datang dapat
terganggu.
Sebaiknya perusahaan melalui bagian piutang mengirimkan surat pernyataan
piutang secara periodik kepada pelanggan minimal 2 (dua) bulan sekali dengan
mencantumkan saldo piutang beserta rincian faktur. Dengan dikirimkan surat pernyataan
piutang secara periodik kepada pelanggan akan memberikan keuntungan kepada
perusahaan yaitu catatan piutang akan memiliki tingkat keandalan yang tinggi dan
memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan perusahaan.
5. Proses penagihan piutang seringkali dilakukan oleh bagian penjualan.
Dalam pelaksanaan kegiatan, penagihan piutang yang seharusnya dilakukan oleh
bagian penagihan dilakukan oleh bagian penjualan. Hal ini diperbolehkan oleh
perusahaan, karena dianggap lebih efektif dan efisien apabila dilakukan oleh tenaga
penjualan, karena tenaga penjualan dianggap lebih mengetahui kondisi para pelanggan.
Untuk dapat menghasilkan kinerja yang baik di dalam perusahaan, seharusnya
terdapat pemisahan fungsi antara bagian penagihan dan bagian penjualan agar dapat
meminimalisasi kerugian-kerugian yang mungkin akan terjadi, seperti penggelapan uang
73
kas di perusahaan serta penumpukan beban kerja pada karyawan di masing-masing
bagian.
Perusahaan membiarkan hal ini dikarenakan perusahaan menganggap bahwa
bagian penjualan bertanggung jawab terhadap pelanggan, walaupun terdapat bagian
penagihan sendiri. Tetapi, bagian penjualan dan tenaga penjualan dianggap sebagai
“ujung tombak” perusahaan yang dapat memajukan maupun merugikan perusahaan.
Semua itu dengan pertimbangan sejauh tidak ada campur tangan dari karyawan di
bagian lain.
Akibat dari seringnya bagian penjualan merangkap jadi bagian penagihan adalah
terjadi kecurangan yang material terhadap perusahaan, dimana setelah ditagih oleh
bagian penjualan tanpa sepengetahuan bagian penagihan, piutang tersebut tidak
dilaporkan dan tidak dicatat dan uangnya diambil untuk kepentingan pribadi tanpa
disetor ke kasir. Jadi piutang yang bersangkutan tidak terdapat pelunasannya sehingga
menyebabkan perusahaan mengalami kerugian dan krisis kepercayaan dari pelanggan.
Oleh karena itu, sebaiknya bagian penagihan lebih memfokuskan terhadap
fungsinya di perusahaan, tanpa melibatkan bagian lain agar dapat mencegah terjadinya
kecurangan dan agar dapat menjalankan fungsinya secara maksimal.
6. Perusahaan tidak mempunyai kebijakan yang memadai dalam hal penjualan
kredit terutama dalam proses pengelolaan piutang perusahaan.
Di dalam perusahaan tidak terdapat kebijakan yang memadai untuk mendukung
kegiatan penjualan kredit terutama dalam proses penanganannya. Perusahaan memang
tidak mempunyai masalah untuk mencari dan mendapatkan pelanggan, tetapi perusahaan
74
tidak mempunyai kebijakan yang begitu detail pada tahap pengelolaan piutang, hanya
merupakan prosedur secara luas.
Perusahaan seharusnya memiliki kebijakan yang cukup untuk setiap kegiatan
operasionalnya agar semua kegiatan dapat diawasi dan dikendalikan oleh manajemen
perusahaan dan dari kebijakan tersebut manajemen perusahaan dapat mengevaluasi
apakah kegiatan operasional perusahaan sudah berjalan dengan efektif dan efisien.
Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap hal tersebut dapat
menyebabkan perusahaan kesulitan untuk mendapatkan dan mempertahankan
pelanggan.
Hal ini menyebabkan perusahaan mengalami kesulitan ketika harus melakukan
penagihan piutang kepada pelanggan, akibatnya banyak pelanggan yang terlambat
membayar piutangnya (kira-kira sebanyak 10% dari seluruh pelanggan per-bulan),
tertunggaknya piutang perusahaan lebih kurang 1 (satu) bulan dari waktu pembayaran
yang ditentukan sehingga banyak pelanggan yang melunasi piutangnya lewat dari jatuh
tempo.
Perusahaan sebaiknya membuat kebijakan-kebijakan yang memadai untuk setiap
kegiatan operasionalnya agar perusahaan terhindar dari kerugian yang material. Penulis
juga menyarankan agar perusahaan melakukan pemeriksaan khusus yang difokuskan
kepada penanganan piutang perusahaan. Tujuannya untuk mengetahui apakah ada
kecurangan dalam penanganan piutang perusahaan.
75
7. Pelanggan tidak menjalankan sangsi atas keterlambatan pembayaran piutang
yang telah jatuh tempo secara efektif.
Perusahaan memiliki kebijakan pemberian sangsi atas keterlambatan pembayaran
piutang yang telah jatuh tempo. Tetapi seringkali tidak diterapkan oleh bagian
penagihan.
Bagi perusahaan yang melakukan transaksi penjualan kredit, umumnya memiliki
kebijakan mengenai syarat pembayaran yang mencakup sistem punishment didalamnya,
karena hal tersebut diberlakukan dengan tujuan supaya pelanggan dapat segera melunasi
hutangnya pada saat jatuh tempo.
Hal ini disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa keterlambatan dalam
pembayaran piutang merupakan hal yang masih dapat diterima selama pelanggan
menunjukkan itikad baik untuk tetap memenuhi kewajibannya. Pemberlakuan
punishment dianggap dapat menyulitkan perusahaan dalam mempertahankan pelanggan.
Hal ini menunjukkan lenturnya kebijakan penagihan piutang perusahaan dalam
menyikapi penundaan pembayaran piutang oleh pelanggan.
Akibatnya, terdapat pelanggan yang belum melunasi piutangnya. Setelah
dilakukan sampel akan hal tersebut dan hasil terhadap 15 kuitansi transaksi yang
diperiksa, setidaknya ada 3 (tiga) lembar kuitansi yang pembayarannya telah melebihi
jatuh tempo dalam periode 1 bulan pemabayaran yang memiliki jangka waktu
keterlambatan antara 2 sampai 3 bulan. Kwitansi I berisi transaksi sebesar Rp.
32.150.000,- dengan uang muka sebesar Rp. 10.000.000,- , kwitansi II dengan nilain
transaksi sebesar Rp. 36.000.000,- dengan uang muka Rp. 18.750.000,- dan kwitansi III
dengan transaksi sebesar Rp. 64.300.000,- dengan uang muka sebesar Rp. 20.000.000,-.
76
Untuk menyiasati banyaknya keterlambatan pembayaran piutang ini, perusahaan
seharusnya memberlakukan sangsi yang telah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan
yang berupa pembayaran denda keterlambatan sebesar 0,5% per hari atau apabila lebih
dari 1 (satu) bulan akan ada penarikan unit kendaraan bermotor yang telah dibeli oleh
pelanggan. Bisa juga, perusahaan dapat menetapkan kebijakan baru mengenai syarat
pembayaran piutang untuk memancing customer untuk segera melunasi hutangnya.
Dengan diberlakukannya kebijakan sangsi tersebut, diharapkan tidak ada lagi
keterlambatan pembayaran piutang dan pelanggan membayar hutangnya tepat waktu
sehingga dapat meningkatkan kolektifitas piutang perusahaan.
8. Tidak dibuatnya penyisihan atas piutang yang tidak dapat ditagih.
Berdasarkan hasil wawancara dan ICQ, diketahui bahwa perusahaan tidak
membuat penyisihan atas piutang yang berpotensi tidak dapat ditagih.
Piutang harus disajikan di dalam laporan keuangan dengan nilai tunai yang dapat
direalisasi, sebesar jumlah bruto tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak
dapat diterima. Sebagian besar perusahaan menetapkan jumlah piutang dagangnya yang
diestimasikan akan tidak tertagih. Perusahaan dapat membentuk akun penyisihan atas
piutang tidak tertagih agar perusahaan mengakui kerugian yang akan mungkin terjadi.
Alasan tidak dibuatnya penyisihan piutang yang berpotensi tidak dapat ditagih
karena perusahaan menganggap bahwa pelanggan mampu membayar setiap piutangnya
sehingga akun penyisihan atas piutang tak tertagih tidak perlu dibentuk dan bila ada
pelanggan yang dianggap akan tidak membayar piutang, manajemen tetap
mengusahakan untuk tetap menagih piutang tersebut.
77
Dengan tidak dibuatnya penyisihan piutang yang berpotensi tidak dapat ditagih,
mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian yang cukup material dan piutang yang
tercantum dalam laporan keuangan belum tentu dapat direalisasikan sepenuhnya.
Akibatnya, ketika dana yang seharusnya dapat dialokasikan untuk pembayaran hutang
dan kebutuhan operasional perusahaan dari pelunasan piutang tidak diperoleh,
perusahaan jadi menggunakan kas-nya sehingga modal kerja perusahaan menjadi
berkurang.
Perusahaan hendaknya membuat penyisihan atas piutang yang tidak tertagih agar
dapat dilakukan penilaian atas piutang sehingga perusahaan dapat meminimalkan
kerugian dengan adanya akun penyisihan atas piutang tak tertagih dan juga dapat
mengetahui pelanggan yang tingkat kolektifitasnya kurang baik. Estimasi jumlah akun
penyisihan ini dapat didasarkan jumlah piutang dagang yang dimiliki perusahaan pada
akhir periode dikalikan dengan persentase tertentu.
9. Tidak ada kebijakan mengenai perputaran jabatan.
Perusahaan tidak melakukan perputaran jabatan. Karyawan yang menangani
penagihan piutang dan melakukan input ke dalam kartu piutang selama kurang lebih 3
(tiga) tahun dilakukan oleh orang yang sama, demikian juga dengan bagian yang
lainnya.
Perputaran jabatan yang dilakukan secara rutin tentunya dapat menjaga
independensi dari setiap karyawan dalam menjalankan tugasnya, sehingga dapat
menghindari persekongkolan di antara karyawan.
Perusahaan menganggap bahwa perputaran jabatan dapat mempersulit kegiatan
operasional perusahaan karena waktu yang dibutuhkan dalam merekrut karyawan baru
78
dan belum tentu juga karyawan itu memiliki loyalitas seperti karyawan yang sudah ada
dan sudah bekerja di perusahaan selama bertahun-tahun.
Walaupun sejauh ini tidak ditemukan adanya kecurangan (fraud) yang dilakukan
karyawan oleh manajemen, tidak dipungkiri dengan tidak adanya perputaran jabatan ini
menimbulkan kejenuhan dalam situasi kerja sejumlah karyawan di bagian penjualan.
Dan karyawan jadi hanya dapat melakukan satu jenis pekerjaan saja, jadi sewaktu terjadi
ketidakhadiran karyawan, lowongan dan pengunduran diri, karyawan yang lain tidak
dapat menggantikan posisi tersebut sehingga kegiatan operasional perusahaan menjadi
tidak efisien dan efektif.
Perusahaan sebaiknya melakukan perputaran jabatan untuk menghindari
kebosanan dan kejenuhan dalam bekerja. Dalam perputaran jabatan ini, setiap karyawan
pasti akan mendapatkan pelatihan dan orientasi mengenai pekrjaannya yang baru. Jadi
saetiap karyawan tidak hanya selalu mengerjakan pekerjaan yang monoton dan dapat
melakukan pada ragam atau tingkat pekerjaan tertentu.
10. Tidak adanya internal auditor di perusahaan.
Perusahaan tidak memiliki bagian internal audit yang independen untuk
melaksanakan pemeriksaan terhadap laporan keuangan dan pelaksanaan sistem dan
prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
Dalam setiap pengendalian intern yang baik, harus ditunjuk sebuah tim internal
audit yang independen yang memiliki otoritas untuk melakukan penilaian atas kebijakan
manajemen dan untuk menilai apakah prosedur yang telah ditetapkan perusahaan telah
dilakukan sebagaimana mestinya.
79
Hal ini disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa setiap pekerjaan yang
dilakukan oleh setiap karyawan sudah sangat baik dan apabila ada kesalahan hanya perlu
dikoreksi dan diperiksa oleh masing-masing atasannya.
Bila setiap pemeriksaan tidak dilakukan oleh pihak yang independen, dapat
menyebabkan diragukannya kebenaran dari laporan yang dibuat karena data-data yang
ada bisa saja dimanipulasi dan akhirnya merugikan perusahaan. Dengan tidak adanya
internal audit di perusahaan, manajemen akan mengalami kesulitan dalam mengetahui
apakah kegiatan operasional perusahaan telah sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang
telah ditetapkan.
Perusahaan sebaiknya menunjuk bagian internal audit yang bertugas untuk
membantu manajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan melakukan
analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai setiap kegiatan yang diperiksanya,
sehingga setiap kebijakan yang benar-benar ada dapat terkendali. Karena sudah pernah
terjadi kecurangan yang dilakukan karyawan, yaitu tidak disetornya uang hasil penjualan
ke bank oleh bagian kasir. Tetapi setelah dilakukan konfirmasi dengan pelanggan,
bagian penjualan dan bagian akuntansi, telah dilakukan pembayaran ke bagian kasir.
IV.5. Prosedur Pemeriksaan Rinci atas Fungsi Penjualan dan Pengelolaan Piutang
Usaha
Prosedur audit dalam suatu pemeriksaan akuntansi merupakan langkah-langkah
audit yang harus direncanakan dan dilaksanakan dengan baik guna mendapatkan bukti-
bukti audit yang diperlukan auditor dalam melakukan pemeriksaan. Berdasarkan temuan
hasil evaluasi pengendalian intern diatas, dapat disajikan prosedur audit atas fungsi
80
penjualan dan pengelolaan piutang usaha yang dapat digunakan dalam pelaksanaan audit
terinci, sebagai berikut :
IV.5.1. Prosedur Pemeriksaan atas Penerimaan Pesanan
Tujuan Pemeriksaan
Untuk mengetahui apakah semua pesanan dari pelanggan sudah ditangani
menurut prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan, mulai dari tahap penerimaan
pesanan sampai pemenuhan pesanan tersebut.
Prosedur Pemeriksaan
1. Dapatkan informasi mengenai kebijakan dan prosedur penerimaan pesanan
pelanggan baik secara tertulis maupun tidak tertulis.
2. Pelajari kebijakan tersebut apakah pengelolaan dan pemrosesan data pesanan
pelanggan tersebut telah berjalan secara efektif dan efisien.
3. Periksa apakah selalu dilakukan pengecekan keberadaan barang di gudang
sebelum penjualan dilakukan.
4. Memeriksa apakah setiap pesanan dilengkapi dengan surat pesanan dari
pelanggan dan periksa apakah data yang diperlukan sudah lengkap dan jelas
mengenai :
a. Nomor dan tanggal surat pesanan.
b. Nama barang, jenis barang, harga dan jumlah barang yang dipesan.
c. Nama, alamat dan tujuan pengiriman.
d. Tanggal pengiriman pesanan dan status pembayaran.
e. Ruang untuk paraf pihak yang berwenang atau yang bertanggung jawab
atas transaksi tersebut.
81
5. Memeriksa apakah semua pesanan akan diproses apabila sudah mendapat
persetujuan kredit.
6. Memeriksa transaksi pesanan pelanggan untuk mengetahui adanya pesanan yang
sudah dipenuhi atau belum atau terdapat pesanan yang terlambat diproses.
7. Jika ada pesanan pelanggan yang belum diproses, selidiki alasan penundaan
proses pesanan pelanggan.
8. Bila ada, pastikan terdapat pihak yang bertanggung-jawab atas permasalahan
yang terjadi.
9. Membuat rekomendasi atas hasil pemeriksaan.
IV.5.2. Prosedur Pemeriksaan atas Persetujuan Kredit
Tujuan Pemeriksaan
1. Untuk mengetahui apakah semua transaksi penjualan kredit yang terjadi
mendapatkan persetujuan kredit dari manajer pemasaran dan persyaratan apa
yang harus dipenuhi oleh pelanggan.
2. Untuk mengetahui apakah perusahaan mempunyai kebijakan dan prosedur
tertulis mengenai pengelolaan piutang dan penagihannya sehinnga dapat
diketahui apakah jangka waktu pelunasan piutang sudah cukup baik yang
berhubungan dengan tingkat kolektivitas piutang perusahaan.
Prosedur Pemeriksaan
1. Mempelajari dengan cermat pedoman persetujuan kredit dan batas kredit yang
ditetapkan oleh perusahaan.
2. Selidiki apakah penanganan atas persetujuan kredit diotorisasi dengan baik dan
benar.
82
3. Memeriksa apakah persetujuan kredit dari semua sales order yang ada telah
diotorisasi oleh manajer pemasaran.
4. Memeriksa apakah persyaratan pelanggan telah diidentifikasikan dengan jelas.
5. Memeriksa apakah perusahaan memiliki bagian kredit tersendiri.
6. Membuat rekomendasi atas hasil pemeriksaan.
IV.5.3. Prosedur Pemeriksaan atas Pembuatan Surat Jalan dan Faktur
Tujuan Pemeriksaan
Untuk memastikan bahwa pembuatan faktur dan surat jalan sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan perusahaan dan sales order yang ada.
Prosedur Pemeriksaan
1. Mempelajari dengan seksama setiap ketentuan pelaksanaan prosedur pembuatan
surat jalan dan faktur.
2. Periksa apakah surat jalan dan faktur tersebut dibuat berdasarkan sales order
yang telah diotorisasi dan didalamnya beberapa hal, yaitu :
- Nama dan alamat pelanggan
- Harga satuan produk, jumlah produk dan total harga.
- Nomor dan tanggal pembuatan surat jalan dan faktur.
3. Memeriksa apakah harga jual dan syarat pembayaran yang tercantum dalam
faktur penjualan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
4. Memeriksa penomoran faktur.
5. Memeriksa apakah faktur penjualan sudah diotorisasi oleh manajer akuntansi dan
keuangan.
6. Memeriksa apakah surat jalan bernomor urut tercetak.
83
7. Memeriksa apakah surat jalan tersebut sudah diotorisasi oleh bagian keuangan
dan bagian gudang serta telah ditanda tangani oleh pelanggan.
8. Membuat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan
dikemukakan.
IV.5.4. Prosedur Pemeriksaan atas Pengiriman Pesanan
Tujuan Pemeriksaan
1. Untuk mengetahui apakah pesanan yang dikirimkan sesuai dengan surat jalan
dan faktur penjualan yang telah diotorisasi.
2. Untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan telah dikirimkan tepat waktu dan
diterima pelanggan dalam keadaan baik.
3. Untuk memastikan bahwa perusahaan jasa pengiriman dan pengangkutan yang
digunakan telah memenuhi persyaratan hukum dan perusahaan.
Prosedur Pemeriksaan
1. Dapatkan dan mempelajari dengan teliti mengenai prosedur pengiriman pesanan
perusahaan.
2. Periksa apakah sebelum dilakukan pengiriman barang, dilakukan pengecekan
terhada barang yang akan dikirim.
3. Periksa apakah pengiriman yang dilakukan telah sesuai dengan surat jalan dan
faktur penjualan.
4. Periksa apakah surat jalan telah diotorisasi sebagai bukti bahwa barang telah
dikeluarkan dari gudang dan telah siap untuk dikirimkan.
5. Memeriksa apakah terdapat surat kontrak kerja jangka panjang dengan
perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman.
84
6. Memeriksa apakah surat jalan telah ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti
bahwa pesanan telah diterima dan periksa apakah pengiriman telah dilakukan
dengan tepat waktu.
7. Periksa apakah ada pengiriman yang mengalami kesalahan atau tidak lengkap
dokumen pengirimannya.
8. Pastikan terdapat pihak yang bertanggung-jawab atas kesalahan tersebut.
9. Membuat rekomendasi atas hasil pemeriksaan.
IV.5.5. Prosedur Pemeriksaan atas Pencatatan Piutang
Tujuan Pemeriksaan
1. Untuk mengetahui apakah pencatatan piutang telah sama dengan jumlah pesanan
yang dipesan oleh pelanggan dan dicatat sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan oleh perusahaan.
2. Untuk menilai apakah pemrosesan dan pencatatan piutang tersebut sudah
berjalan dengan efektif dan mengetahui apakah ada kesalahan pencatatan
piutang.
Prosedur Pemeriksaan
1. Mempelajari dengan teliti mengenai prosedur pencatatan piutang perusahaan.
2. Memeriksa bahwa pencatatan piutang perusahaan jumlahnya sama dengan
jumlah yang terdapat pada purchase order dari pelanggan.
3. Memeriksa dokumen yang mendukung timbulnya piutang (faktur penjualan,
memo kredit dan dokumen lainnya).
4. Periksa apakah dibuat aging schedule secara berkala dan selalu melakukan
pemeriksaan setiap periodenya.
85
5. Memeriksa apakah bagian piutang membuat daftar piutang dan mengirimkan
tagihan secara rutin ke palanggan.
6. Mengevaluasi hasil pemeriksaan dan memberikan rekomendasi.
IV.5.6. Prosedur Pemeriksaan atas Penagihan Piutang
Tujuan Pemeriksaan
Untuk mengetahui apakah penagihan piutang telah dilakukan secara efektif
sesuai dengan prosedur dari perusahaan dan memastikan apakah semua piutang
pelanggan telah dibayarkan dengan tepat waktu dan sebagaimana mestinya.
Prosedur Pemeriksaan
1. Mengetahui dan mempelajari ketentuan dan prosedur penagihan piutang yang
telah ditetapkan oleh perusahaan.
2. Periksa apakah faktur dan invoice telah dikirimkan sesuai waktu yang telah
ditentukan.
3. Pastikan ada bagian khusus yang bertugas melakukan penagihan piutang ke
pelanggan.
4. Memeriksa apakah ada sangsi yang dikenakan oleh perusahaan jika terjadi
keterlambatan atas pembayaran hutangnya.
5. Memastikan jika tanda terima pembayaran baik berupa uang atau cek/giro
maupun bukti pelunasan telah diterima sebagaimana mestinya.
6. Periksa apakah bagian penagihan piutang sudah menyetorkan seluruh
pembayaran pelanggan ke kasir perusahaan.
7. Memberikan rekomendasi atas hasil pemeriksaan.