BUKU MANUAL

TUMBAS UNLIMITED SERIES

Office :Jl. Tendean No 103 Sumbersari – JemberTelp. 082140099440

1

DAFTAR ISI

HALAMAN DEPAN.....................................................................................................1DAFTAR ISI................................................................................................................21. PENDAHULUAN.....................................................................................................32. MENJALANKAN TUMBAS.....................................................................................43. PERSIAPAN AWAL................................................................................................5

A. Ganti Nama Perusahaan.............................................................................5B. Seting / Atur Penyimpanan Data..................................................................6C. Membuat Daftar Lokasi...............................................................................7E. Membuat Daftar Perkiraan...........................................................................7

4. BARANG.................................................................................................................9A. Entry Data Barang.......................................................................................9B. Data Barang / Grid.......................................................................................9C. Laporan BArang........................................................................................10D. Cetak Barcode / Barang............................................................................11

5. PEMBELIAN.........................................................................................................13A. Entry Faktur Pembelian.............................................................................13B. Entry Bayar Hutang...................................................................................14C. Laporan Pembelian...................................................................................15

6. PENGIRIMAN.......................................................................................................16A. Entry Faktur Kirim......................................................................................16B. Laporan Pengiriman..................................................................................16

7. PRIVE / PAKAI SENDIRI......................................................................................17A. Entry Faktur Prive / Pakai Sendiri..............................................................17B. Laporan Prive / Pakai Sendiri....................................................................17

8. PENJUALAN.........................................................................................................18A. Entry Faktur Penjualan..............................................................................18B. Entry Penerimaan Piutang.........................................................................19C. Laporan Penjualan....................................................................................20

9. KAS KELUAR / KAS MASUK...............................................................................21A. Kas Masuk.................................................................................................21B. Kas Keluar.................................................................................................21C. Laporan Kas..............................................................................................21

10. AKUNTANSI.......................................................................................................22A. Tutup Data Harian.....................................................................................22B. Entry Jurnal................................................................................................23C. Laporan Keuangan....................................................................................23

11. LAIN-LAIN...........................................................................................................24A. Seting Program..........................................................................................24B. Tutup Data Bulanan...................................................................................24C. Pantau Kas User.......................................................................................24D. Seting User / Operator...............................................................................25E. Ganti Password / Pin.................................................................................26F. Seting Print/Cetak......................................................................................26

2

Buka laporan tersimpan

Keluar / menutup dari laporan

Menyimpan laporan

Mencetak laporan

Memperbesar Tampilan Laporan

Akhir halaman

Halaman selanjutnya

Halaman sebelumnya

Awal halaman

Laporan layar standart

Laporan layar lebar

Laporan layar kecil

Memperbaiki laporan

Tampilkan laporan tanpa filter/saring data

Tampilkan laporan dengan Filter/Saring data

PENDAHULUAN

Panduan Teknis Umum Menjalankan Program Tumbas MX

Program aplikasi ini terdiri dari dua tampilan yaitu form dan laporan. Keduanya mempunyai menu tolbar dan cara pengoprasian berbeda. Berikut ini pengoprasian umum dan sering digunakan pada form dan laporan.

1. FormPada pojok kanan atas terdapat tiga button yang terlihat seperti gambar di bawah ini.

Keterangan :1. Button untuk mengecilkan /

menyembunyikan tampilan form.

2. Button untuk memperbesartampilan form.

3. button untuk menutup tampilanform.

2. LaporanPada tampilan laporan mempunyai banyak toolbar, berikut ini tampilan dan penjelasan tentang penggunakan menu toolbar.

Keterangan Laporan pada toolbar.

3

Bab

1

1 2 3

MENJALANKAN TUMBAS

1. Pastikan Tumbas dan data sudah tercopy ke komputer .2. Pilih sortcut / menu pemanggil program (TUMBAS US) dan tunggu sampai keluar

form login.3. Isi Nama User dan Password dan selalu diakhiri dengan Enter hingga tampak

form berikut.

4. Susunan menu program aplikasi Tumbas MX sebagai berikut :

A. Tumbas1. Ganti User / Operator2. Ganti Password / Sandi3. Chating Antar User4. Atur Alamat Data5. Atur Cetak Nota6. Update Program

B. Barang.................................1. Data Lokasi Barang2. Data Departemen 3. Data Barang4. Bahan Baku5. Kartu Stock Barang Daftar

Stock Barang6. Daftar Persediaan7. Daftar Stock8. Daftar Barang9. Cetak Barcode10.Entry Faktur Opname11.Laporan Entry Opname12.Utility Barang

C. Pembelian1. Entry Pesan Pembelian

2. Entry Terima Barang3. Entry Harga Beli4. Entry Faktur Beli5. Entry Harga Jual Per Fak Beli6. Entry Hutang Uang7. Entry Bayar Hutang8. Entry Pembatalan Faktur Beli9. Data Supplier 10.Laporan Pesan Beli11.Laporan Pembelian12.Rekap Pembelian13.Kartu Hutang Per Supplier14.Daftar Hutang15.Laporan Bayar Hutang

D. Pengiriman1. Entry Faktur Kirim Barang2. Entry Faktur Prive3. Entry Produksi4. Entry Faktur Kirim Ke Cabang5. Entry Faktru Terima dari Pusat6. Data PKS (Pakai Sendiri)7. Data Cabang8. Lap. Kirim /Transfer Barang

4

Bab

2

9. Lap. Detail Prive10.Laporan Produksi11.Laporan Detail Kirim Cabang12.Laporan Detail Terima Dari

PusatE. Penjualan

1. Entry Pesan Penjualan2. Show Pesan Penjualan3. Entry Pembatalan Pesan Jual4. Entry Faktur Jual5. Entry Pembatalan Faktur Jual 6. Entry Terima Piutang Uang7. Entry Terima Piutang8. Entry Pemakaian Poin9. Data Customer10.Data Sales11.Laporan Pesan Jual12.Laporan Penjual13.Rekap Penjualan14.Poin Penjualan15.Kartu Piutang Customer16.Daftar Piutang17.Lap. Terima Piutang

F. Kas/Bank1. Entry Kas 2. Entry Kas Besar 3. Daftar Cheque / Giro4. Data Bank5. Kartu Kas6. Laporan Transaksi Kas7. Karut Bank8. Lap. Cheque / Giro Belum

Cair

9. Lap. Checque / Giro Cair / Blong

G. Akuntansi1. Entry Jurnal2. Kepala Perkiraan3. Jenis Perkiraan4. Seting No. Perk. Jurnal5. Daftar Jurnal6. Buku Besar7. Neraca Saldo8. Laporan R/L per Tanggal9. Laporan R/L per Bulan10.Neraca per Tanggal11.Neraca per Bulan12.R/L Non Akutansi13.Rekap Transaksi Harian

H. Utility1. Tutup Data GLUlang2. Tutup Data Harian3. Tutup Data Bulanan 4. Perbaiki Data5. Backup Data6. Restore Data7. Hapus Temporary Tidak

Terpakai8. Repaier Database 9. Pantau Kas User10.Data Armada11.Seting Program12.Seting User/Operator13.Seting Menu Program14.SQL Statement

5

PERSIAPAN AWAL

A. GANTI NAMA PERUSAHAAN1. Pilih menu Utility, Sub Menu Seting Program dan Tab Nama Usaha hingga

tampak form berikut :

2. Ganti Nama Usaha dan Alamatnya. Untuk menyimpan tekan keluar3. Keluar dari program dan jalankan kembali

B. SETING / ATUR PENYIMPANAN DATA1. Pilih menu Tumbas, Sub Menu Seting Alamat Data hingga tampak form berikut :

2. Keterangan - Kode Data : menentukan Kode data (missal GX200903.MDB)

- Server : isi dengan nama server atau IP Address server (missal : 192.168.0.1 atau localhost).- Driver Isi MySQL- User Data : isi dengan nama user waktu pembuatan MySQL- Password : isi dengan password waktu pembuatan MySQL- Tempat Gambar : untuk menentukan folder gambar barang disimpan- Tempat Tema : untuk menentukan folder tema / image tumbas

6

Bab

3

- Tempat Laporan : untuk menentukan tempat file laporan akan diambil (file berinisial FR3)

- Tempat Master : untuk menentukan tempat folder sumber update Tumbas- Otomatis Bakup : jika ditandai. Program akan membuat bakupan secara

periodic berdasar isian bakup setiap (menit, jam, hari).- Maximal Bakup : untuk menentukan berapa banyak akan dibikin urutan

bakup (missal 2 tiap jam maka jam pertama bakup ambil dari data asli jadi bakup utama, jam ke 2 dibuat lagi diambil dari bakup utama jadi bakup ke 1 dan bakup utama diambil dari data asli, jam ke 3 bakup utama jadi akan bakup ke 2 dan bakup utama diambil dari data asli, dan jam ke 3 bakup 1 dibuang diganti dengan bakup utama dan bakup utama dari data asli, dan seterusnya).

- Tempat Bakup : untuk menentukan tempat bakup akan disimpan3. Keluar dari program dan jalankan kembali.

|C. MEMBUAT DAFTAR LOKASIDaftar Lokasi dipakai untuk menentukan letak/posisi barang (misal gudang,

toko dan lain-lain), daftar lokasi juga dapat dibuat untuk unit-unit usaha. untuk membuatnya sebagai berikut :

1. Pillih menu Barang, Sub Menu Data Lokasi Barang, hingga tampak form berikut :

7. Untuk menampilkan / menyembunyikan Detail data tekan button Detail8. Tambah data tekan button Tambah atau tekan F9

a. Kode : isi dengan kode lokasib. Nama : isi dengan nama lokasic. Ket : isi dengan keterangan lain-laind. Akhiri dengan pilih button Simpan atau tekan F11 untuk simpan data,

tetapi untuk membatalkan/tidak menyimpan data pilih button Batal atau tekan F12

9. Koreksi/memperbaiki data. Cari data yang akan dikoreksi, pilih button Koreksi atau F10. selanjutnya seperti tambah data

10.untuk menghapus tekan button Hapus11.Pencarian/Pengurutan Data. Letakkan pointer/cursor di grid pada kolom

yang akan dicari atau diurutkan (missal Nama Lokasi) ketikkan kata yang akan dicari (huruf yang diketik akan tampak di atas grid) dan posisi pointer/kursor akan mengikuti hasil ketikan.

7

E. MEMBUAT DAFTAR PERKIRAANPersiapan ini dilakukan jika menggunakan akuntansi, khususnya untuk

membuat jurnal harian (Tutup Data Harian / membuat jurnal harian) karena jurnal akan diambil dari perkiraan-perkiraan yang ditentukan dalam seting ini, ada dua seting yang perlu diatur yaitu :a. Daftar Perkiraan

1. Pillih menu Akuntansi, Sub Menu Seting Perkiraan, hingga tampak form berikut :

2. Untuk menampilkan / menyembunyikan Detail data tekan button Detail3. Tambah data tekan button Tambah atau tekan F9

a. No. Perk. : isi dengan Nomor Perkiraan / Rekening akuntansib. Uraian : isi dengan uraian / penjelasan perkiraan / rekening c. Akhiri dengan pilih button Simpan atau tekan F11 untuk simpan data,

tetapi untuk membatalkan/tidak menyimpan data pilih button Batal atau tekan F12

4. Koreksi/memperbaiki data. Cari data yang akan dikoreksi, pilih button Koreksi atau F10. selanjutnya seperti tambah data

5. untuk menghapus tekan button Hapus6. Pencarian/Pengurutan Data. Letakkan pointer/cursor di grid pada kolom

yang akan dicari atau diurutkan (missal No. Perk) ketikkan kata yang akan dicari (huruf yang diketik akan tampak di atas grid) dan posisi pointer/kursor akan mengikuti hasil ketikan.

b. Seting / Atur Perkiraan Tutup Data

1. Pillih menu Akuntansi, Sub Menu Seting No. Perk. Jurnal, hingga tampak form berikut :

8

2. Pilih baris dari perkiraan yang akan diisi / diganti. Tekan button sehingga muncul Browse / Daftar Perkiraan yang telah diisi sebelumnya. Pilih No. Perkiraan yang sesuai. Akhiri dengan Enter atau tekan button Ambil.

3. Selanjutnya tekan Button Ganti4. Lakukan hal yang sama untuk perkiraan-perkiraan yang lain.

9

6.

BARANG

Data barang dalam usaha retail merupakan data yang sangat mutlak dan harus valid, karena data ini merupakan data master yang dipakai hampir seluruh transaksi dari pembelian hingga penjualan. Data barang dalam aplikasi ini dapat dientry sesuai dengan kebutuhan, artinya semua field tidak harus diisi. Untuk menambah atau memperbaiki data barang langkah-langkanya seperti berikut :

A. ENTRY DATA BARANG

1. Pilih menu Barang, Sub menu Entry Data Barang, sehingga muncul form berikut :

2. Untuk menampilkan / menyembunyikan Detail data tekan button Detail3. Tambah data tekan button Tambah atau tekan F9

Masukkan kode barang sesuai dengan kebutuhan. Ketikkan nama barang secara lengkap dan usahakan berbeda dengan

nama barang yang lain pada kolom Nama. Isi Barcode dengan barcode barang, atau samakan dengan kode barang

jika tidak ada Isi kolom – kolom satuan, isi, dan harga jual sesuai dengan keinginan

kita. Misalnya :

Satuan Isi Harga Jual1 2 3

Terkecil Batang - - 700 600 500

1 (satu) Pak 20 Batang 8500 8000 7800

1 (satu) Pres 10 Pak 85000 80000 780001 (satu) Ball 20 Pres 1700000 1600000 1560000

Masukkan harga beli pokok pada kolom Harga Pokok.

10

Bab

4

Masukkan harga beli terakhir apabila terjadi kenaikan harga barang. Masukkan stok minimal (batasan stok barang harus order lagi) Isi kolom – kolom yang lain sesuai dengan kebutuhan. Klik Simpan untuk menyimpan atau button Batal jika tidak ingin

menyimpan.4. Koreksi/memperbaiki data. Cari data yang akan dikoreksi, pilih button Koreksi

atau F10. selanjutnya seperti tambah data5. untuk menghapus tekan button Hapus6. Pencarian/Pengurutan Data. Letakkan pointer/cursor di grid pada kolom yang

akan dicari atau diurutkan (missal No. Perk) ketikkan kata yang akan dicari (huruf yang diketik akan tampak di atas grid) dan posisi pointer/kursor akan mengikuti hasil ketikan.

B. BAHAN BAKUFitur ini dipergunakan untuk membuat paket produksi sehingga tidak perlu entry berulang-ulang pada waktu produksi. Juga bisa dipakai untuk proses potong stock otomatis untuk bahan baku yang diperlukan.

1. Pilih menu Barang, Sub menu Bahan Baku, sehingga muncul form berikut :

2. Untuk menampilkan / menyembunyikan Detail data tekan button Detail3. Tambah data tekan button Tambah atau tekan F9

Masukkan kode barang sesuai dengan kebutuhan. Isi kolom kode dengan kode barang bahan baku yang diperlukan. Isi kolom jumlah dengan komposisi yang diperlukan untuk satu unit Kode

Barang. Klik Simpan untuk menyimpan atau button Batal jika tidak ingin

menyimpan.a. Koreksi/memperbaiki data. Cari data yang akan dikoreksi, pilih button Koreksi

atau F10. selanjutnya seperti tambah datab. untuk menghapus tekan button Hapusc. Pencarian/Pengurutan Data. Letakkan pointer/cursor di grid pada kolom yang

akan dicari atau diurutkan (missal No. Perk) ketikkan kata yang akan dicari (huruf yang diketik akan tampak di atas grid) dan posisi pointer/kursor akan mengikuti hasil ketikan.

C. LAPORAN BARANGDalam menu ini terdapat beberapa laporan/daftar yang berhubungan dengan

data barang, tetapi laporan-laporan tersebut mayoritas dipengaruhi oleh data-

11

data lain seperti pembelian dan penjualan. Laporan barang yang tersedia diantaranya :1. Laporan Stock Barang . Laporan ini menampilkan (Kode, Nama Barang, Sat,

Isi, Stock Awal, Pembelian, Penjualan dan Stock Akhir). Data yang ditampilkan berdasar data keseluruhan transaksi tanpa melihat lokasi barang

2. Laporan Stock Barang / Lokasi , Laporan ini menampilkan (Kode, Nama Barang, Sat, Isi, Stock). Data yang ditampilkan hanya berdasarkan Lokasi barang yang dipilih.

3. Kartu Stock Barang , Laporan dapat juga dipanggil saat menampilkan brows barang atau Data Barang Grid. Laporan ini akan menampilkan data perincian keluar-masukknya barang dan tanggal yang telah ditentukan.

4. Daftar Asset HBT . Laporan ini menampilkan data stock dan harga beli terakhir (HBT) dan hasil perkalian stock dengan HBT tersebut. Serta total keseluruhan untuk mengetahui total barang yang masih ada.

5. Daftar Asset Harga Beli . Laporan ini sama dengan poin 4, bedanya pada harga yang ditampilkan dari harga rata-rata

6. Laporan/Daftar lain-lain

D. CETAK BARCODE / BARANGMenu ini digunakan untuk mencetak barcode (temple dibarang) dan label

(temple di rak) setiap barang. Untuk memanggil pilih menu Barang dan sub menu Cetak Barcode hingga tampak form berikut

.1. Pilih barang yang akan dibuatkan barcode lalu tekan enter atau >

sehingga pindah ke sebelah kiri atau tekan >> untuk memindahkan semua barang

2. Jumlah terisi otomatis berdasar stock atau jumlah beli, dapat dikoreksi sesuai dengan jumlah yang diinginkan

3. Untuk menghapus pilih kode barang yang akan dihapus lalu tekan < jika hanya satu barang. Tekan << untuk semua data

4. Button Label, digunakan untuk mencetak label untuk rak barang.5. Button Barcode, digunakan untuk mencetak barcode barang.

12

PEMBELIAN

Menu ini dipakai untuk aktifitas berhubungan dengan pengadaan barang, pembayaran hutang serta laporan-laporan dari kedua transaksi tersebut.

A. ENTRY FAKTUR PEMBELIANMenu ini digunakan untuk memasukkan transaksi pembelian dari suplier

dan juga retur barang kepada suplier.1. Pilih Menu Pembelian, Sub menu Entry Faktur Beli, sehingga muncul form

berikut :

Catatan : untuk menampilkan entry data retur pembelian beri tanda pada kotak retur ( ) sehingga judul faktur akan berubah.

2. Cara pengisian sebagai berikut : Masukkan nomor faktur pada kolom No. Faktur. Pastikan tanggal sudah benar. Masukkan kode suplier atau dapat juga isikan tanda titik (.) kemudian

tekan enter untuk melihat daftar suplier. Masukkan kode barang atau dapat juga isikan tanda titik (.) kemudian

tekan enter untuk melihat daftar barang. Setelah barang dimasukkan maka tampilan grid akan tampak seperti di bawah ini.

Masukkan jumlah barang yang akan dibeli. Apabila di kita tekan enter, maka akan mucul pesan untuk menentukan satuan yang kita gunakan. Tampilan formnya seperti di bawah ini.

13

Bab

5

Tentukan besar diskon pada kolom – kolom diskon. Tekan button Bayar atau tekan F9 sehingga muncul form pembayaran Tentukan besar prosentase potongan dari suplier. Tentukan besar PPn. Masukkan besar pembayaran transaksi, apabila pembayaran kurang dari

total pembelian, maka akan terjadi hutang kepada suplier secara otomatis.Misalnya : ( Total Transaksi 1.000.000 yang kita bayarkan 500.000 maka

hutang kita 500.000 atau yang kita bayarkan 0 maka hutang kita 1.000.000)

Masukkan jatuh tempo pada kolom termin untuk menentukan tanggal jatuh tempo.

Saat muncul pesan data akan disimpan pilih simpan.

B. ENTRY BAYAR HUTANGMenu ini digunakan untuk melakukan pembayaran hutang kepada supplier, baik

tunai atau sebagian. Baik satu faktur atau lebih. Untuk memanggil seperti berikut :

1. Pilih Menu Pembelian, Sub menu Entry Bayar Hutang, sehingga muncul form berikut :

2. Cara pengisian sebagai berikut : Pastikan tanggal sudah benar. Masukkan kode suplier atau dapat juga mengisikan tanda titik (.) kemudian

tekan enter untuk menampilkan daftar suplier. Masukkan no pembelian pada suplier atau dapat juga mengisikan tanda

titik (.) kemudian tekan enter untuk menampilkan daftar hutang. Pilih salah satu transaksi pembelian yang dikendaki untuk malakukan pembayaran.

Tentukan jumlah pembayaran yang akan dilakukan. Tekan button bayar. Isi total pembayaran

14

Untuk pembelian barang per satuan pcs

Untuk pembelian barang per satuan lusin

Saat muncul pesan data akan disimpan pilih simpan.C. LAPORAN PEMBELIAN

Dalam menu ini terdapat beberapa laporan/daftar yang berhubungan dengan data pembelian dan pembayaran hutang, diantaranya :1. Laporan Faktur Pembelian . Laporan ini menampilkan (NoBeli, Tanggal,

Supplier, Total Beli, dan Total Bayar). Untuk melihat nomor-nomor faktur yang keluar serta total pembeliaanya.

2. Laporan Detail Pembelia , Laporan ini menampilkan laporan pembelian secara detail termasuk didalamnya barang-barang yang dibeli. Laporan ini menampilkan data pembelian secara utuh seperti data entry.

3. Rekap Pembelian / Barang , Laporan ini menampilkan rekapitulasi pembelian yang dikelompokkan berdasar barang dari tanggal yang sudah ditentukan.

4. Memori Harga . Laporan ini berisi history harga pada setiap supplier dan setiap barang.

5. Daftar Hutang . Laporan ini menampilkan informasi hutang perusahaan baik per supplier atau keseluruh atau juga per jatuh tempo yang ditentukan berdasar filter.

6. Laporan Bayar Hutang . Laporan ini menampilkan informasi hutang-hutang yang telah dibayar baik lunas, sebagian, satu faktur atau lebih dari satu faktur.

15

PENGIRIMAN

Pengiriman / transfer barang dipergunakan untuk memindahkan stock barang dari lokasi barang satu ke lokasi barang yang lain.

A. ENTRY FAKTUR KIRIM

1. Pilih Menu Pengiriman, Sub menu Entry Faktur Kirim Barang, sehingga muncul form berikut :

2. Cara pengisian sebagai berikut : Pastikan Tanggal sudah benar. Masukkan Lokasi Asal dan Lokasi Tujuan Masukkan kode barang atau dapat juga isikan tanda titik (.) kemudian

tekan enter untuk melihat daftar barang. Setelah barang dimasukkan. (sama dengan pembelian).

Tekan button Simpan atau tekan F9 untuk menyimpan faktur.

B. LAPORAN PENGIRIMANDalam menu hanya ada laporan/daftar pengiriman yang berhubungan

dengan data pengiriman barang yaitu Laporan Faktur Pengiriman.

16

Bab

6

PRIVE / PAKAI SENDIRI

Proses ini dipergunakan untuk mengurangi stock barang dagangan tetapi tidak dimasukkan dalam penjualan karena barang tersebut dipakai sendiri, dari proses ini akan menjadi biaya jika diproses tutup harian.

A. ENTRY FAKTUR PRIVE / PAKAI SENDIRI

1. Pilih Menu Pengiriman, Sub menu Entry Faktur Prive, sehingga muncul form berikut :

2. Cara pengisian sebagai berikut : Pastikan Tanggal sudah benar. Masukkan Lokasi Asal barang Masukkan kode (PKS – Pakai Sendiri) yang menggunakan. Masukkan kode barang atau dapat juga isikan tanda titik (.) kemudian

tekan enter untuk melihat daftar barang. Setelah barang dimasukkan. (sama dengan pembelian).

Tekan button Simpan atau tekan F9 untuk menyimpan faktur.

B. LAPORAN PRIVE / PAKAI SENDIRIDalam menu hanya ada laporan/daftar prive yang berhubungan dengan data

pakai sendiri barang yaitu Laporan Detail Prive.

17

Bab

7

PENJUALAN

Menu ini dipakai untuk aktifitas berhubungan dengan penjualan barang baik tunai maupun kredit, penerimaan pembayaran piutang oleh customer serta laporan-laporan dari kedua transaksi tersebut.

A. ENTRY FAKTUR PENJUALANMenu ini digunakan untuk memasukkan transaksi penjualan pada

customer dan juga retur barang dari customer.

1. Pilih Menu Penjualan, Sub menu Entry Faktur Jual, sehingga muncul form berikut :

Keterangan :1. Kolom ini digunakan untuk memasukkan kode customer atau dapat

juga dengan mengisikan tanda titik (.) kemudian tekan enter untuk menampilkan form daftar customer.

2. Grid lajur daftar barang yang akan dijual.3. Menampilkan form isi penerimaan piutang, apabila ada customer yang

akan membayar hutang.4. Mengubah form penjualan menjadi form retur penjualan, dan

tampilannya akan berubah seperti di bawah ini.

18

12

3

4 5

Bab

8

5. Opsi ini digunakan untuk menentukan jenis harga jual kepada kustomer. Khusus pada point H3 dan H4 harga bisa dirubah – rubah sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini contoh tampilannya.

2. Cara pengisian sebagai berikut : Pastikan tanggal sudah benar Masukkan lokasi barang yang akan dijual Masukkan kode customer atau tekan tanda titik (.) kemudian akan muncul

tampilan form daftar customer, pilih salah satu customer yang dimaksud dengan cara double klik pada lajur grid yang dimaksud.

Tentukan opsi harga jual. Masukkan kode barang pada kolom kode, atau tekan sembarang angka

kemudian enter maka akan menampilkan daftar barang. Tentukan jumlah pembelian barang. Bila sudah maka tekan F9 atau button bayar. Maka akan muncul tampilan

berubah seperti di bawah ini.

Masukkan jumlah pembayaran yang dilakukan oleh customer. apabila pembayaran kurang dari total penjualan, maka akan terjadi piutang secara otomatis.Misalnya : ( Total Transaksi 1.000.000 yang kita bayarkan 500.000 maka piutang

500.000 atau yang kita bayarkan 0 maka piutang kita 1.000.000) Jika terjadi piutang Masukkan termin pembayaran untuk mendapat tanggal jatuh

tempo pembayaran. Saat muncul pesan data akan disimpan pilih simpan. Setelah simpan, maka akan muncul tampilan pilihan apakah nota akan di cetak

atau tidak. Tekan button ok untuk mencetaknya.B. ENTRY PENERIMAAN PIUTANG

Menu ini digunakan untuk melakukan penerimaan pembayaran piutang dari customer, baik tunai atau sebagian. Baik satu faktur atau lebih. Untuk memanggil seperti berikut :1. Pilih Menu Penjualan, Sub menu Entry Terima Piutang, sehingga muncul form

berikut:

19

2. Cara pengisian sebagai berikut : Pastikan tanggal sudah benar. Masukkan kode customer atau dapat juga mengisikan tanda titik (.)

kemudian tekan enter untuk menampilkan daftar suplier. Masukkan no penjualanpada customer atau dapat juga mengisikan tanda

titik (.) kemudian tekan enter untuk menampilkan daftar piutang. Pilih salah satu transaksi penjualan yang dikendaki untuk malakukan pembayaran.

Tentukan jumlah pembayaran yang akan dilakukan. Pilih Button Bayar atau tekan F9 untuk simpan. Saat muncul pesan data

akan disimpan pilih simpan.C. LAPORAN PENJUALAN

Dalam menu ini terdapat beberapa laporan/daftar yang berhubungan dengan data pembelian dan penerimaan pembayaran piutang, diantaranya :1. Laporan Faktur Penjualan . Laporan ini menampilkan (NoJual,

Tanggal,Customer, Total Jual, dan Total Bayar). Untuk melihat nomor-nomor faktur yang keluar serta total penjualannya.

2. Laporan Detail Penjualan , Laporan ini menampilkan laporan penjualan secara detail termasuk didalamnya barang-barang yang dijual. Laporan ini menampilkan data penjualan secara utuh seperti data entry.

3. Rekap Penjualan / Barang , Laporan ini menampilkan rekapitulasi penjualan yang dikelompokkan berdasar barang dari tanggal yang sudah ditentukan.

4. Memori Harga . Laporan ini berisi history harga jual pada setiap customer dan setiap barang.

5. Daftar Piutang . Laporan ini menampilkan informasi piutang perusahaan baik per customer atau keseluruh atau juga per jatuh tempo yang ditentukan berdasar filter.

6. Laporan Terima Piutang . Laporan ini menampilkan informasi piutang-piutang yang telah dibayar baik lunas, sebagian, satu faktur atau lebih dari satu faktur.

D. LAPORAN R/L PENJUALANLaporan R/L Penjualan merupakan laporan yang menginformasikan data

rugi/laba penjualan yang diambbil dari harga jual dikurangi HPP ( Harga Pokok Pembelian dapat diambil dari Harga Beli Terakhir atau Harga Beli Rata-Rata ). Laporan ini terdapat dalam menu Akuntansi dengan sub menu sebagi berikut :1. Laporan R/L Penjualan . Laporan ini menampilkan data R/L secara

menyeluruh setiap item barang yang dijual, sehingga kita dapat melihat rugi/laba dari masing-masing barang yang terjual.

2. Rekap R/L Per Barang , Laporan ini menampilkan rekapitulasi R/L penjualan per barang dalam periode tertentu.

20

KAS KELUAR / KAS MASUK

Fasilitas ini dipergunakan untuk mengeluarkan kas (uang tunai) atau penerimaan kas, kas tersebut tidak diperoleh dari hasil penjualan atau proses pembelian barang dagangan. Dari penerimaan kas selain penjualan seperti penerimaan hadiah, penjualan kardus bekas, terima bunga bank dan lain-lain. Dari pengeluaran kas siperti pembayaran biaya-biaya (gaji pegawai, listrik, dll).

A. KAS MASUK

1. Pilih Menu Kas/Bank, Sub Menu Kas Masuk, sehingga tampil form berikut :

2. Cara pengisian sebagai berikut : Pastikan tanggal sudah benar, dan masukkan keterangan pendapatan kas

dengan jelas. Masukkan kode perkiraan atau dapat juga mengisikan tanda titik (.)

kemudian tekan enter untuk menampilkan daftar rekening, pilih salah satu yang dikendaki.

Tentukan jumlah penrimaan, jika ditermanya lebih dari satu perkiraan dapat dientry di baris berkutnya. Sehingga G. Total sama dengan kas yang diterima.

Pilih Button Simpan atau tekan F9 untuk simpan.

B. KAS KELUARCara kerja kas keluar sama dengan kas masuk

C. LAPORAN KAS Dalam menu hanya ada laporan/daftar kas yang berhubungan dengan data

kas masuk dan kas keluar yaitu Laporan Kas.

21

Bab

9

AKUNTANSI

Fasilitas ini dapat digunakan secara otomatis atau berdiri sendiri, adapun proses dan laporan yang disediakan diantaranya.

A. TUTUP DATA HARIAN

Proses ini dipergunakan untuk membuat jurnal otomatis dari data pembelian, penjualan, pakai sendiri dan kas tunai. Dari proses ini akan tercipta jurnal sebegai berikut

PembelianPersediaan subtotal-potongan+ppn

Kas bayarBank transfer + giroHutang (subtotal-potongan+ppn) – (bayar+transfer+giro)

Bayar HutangHutang total

Kas bayarBank transfer + giro

PenjualanKas bayarBank transfer + giroVoucher voucherHutang (subtotal-potongan) – (bayar+transfer+giro+voucher)

Penjualan subtotal-potongan HPP hargapokokrata*jumlah*isi

Persediaan hargapokokrata*jumlah*isiTerima Piutang

Kas bayarBank transfer + giroVoucher voucher

Piutang totalKas Masuk

Kas total kas yang masuk …… diambil dari entry kas

Kas Keluar…… diambil dari entry kas

Kas total kas yang keluarUntuk melaksanakan tutup data harian, sebagai berikut :1. Pilih menu Utility, sub menu Tutup Data Harian. 2. Tentukan tanggal tutup data, tekan Ok, untuk melihat hasilnya di daftar

jurnal

22

Bab

10

B. ENTRY JURNAL1. Pilih Menu Akuntansi, Sub menu Entry Jurnal, sehingga tampil form berikut :

2. Cara pengisian sebagai berikut :

Pastikan tanggal sudah benar, dan masukkan No. Referensi (dapat entry Nomor Bukti) dan keterangan jurnal.

Masukkan kode perkiraan atau dapat juga mengisikan tanda titik (.) kemudian tekan enter untuk menampilkan daftar rekening, pilih salah satu yang dikendaki. Dan sekaligus entry nilainya.

Pastikan jumlah debet dan kredit sama agar dapat disimpan. Pilih Button Simpan atau tekan F9 untuk simpan.

C. LAPORAN KEUANGANLaporan-laporan dalam akuntansi diantaranya adalah Jurnal, Buku Besar

dan Laporan Keuangan (Neraca Saldo, Rugi/Laba dan Neraca).1. Untuk menampilkan Jurnal. Pilih menu Akuntansi, sub menu Daftar Jurnal,2. Untuk Neraca Saldo. Pilih menu Akuntansi, sub menu Neraca Saldo,3. Untuk Rugi/Laba. Pilih menu Akuntansi, sub menu Laporan Rugi/Laba, dan 4. Untuk Neraca, Pilih menu Akuntansi, sub menu Neraca Akhir.

23

LAIN-LAIN

A. SETING PROGRAMSeting program dipergunakan untuk mengatur program agar sesuai dengan kebutuhan perusahan yang bersangkutan, seperti mengganti nama perusahaan, bentuk nota/faktur dan sebagainya.

B. TUTUP DATA BULANANTutup data bulanan dilakukan setiap awal bulan/awal penggunaan Tumbas

untuk memotong data setiap bulan agar data yang dibuka tidak terlalu besar. Dalam tumbas table di simpan dengan nama GX200904.MDB (GX merupakan kode yang ditentukan dalam alamat data, 2009 tahun data dan 04 merupakan bulan data tersebut). Untuk proses tutup data bulanan langkahnya sebagai berikut.

1. Pilih menu Utility. sub menu Tutup Data Bulanan, muncul peringatan (Clien/User Lain Harus Tutup) pilih OK selanjutnya muncul form berikut :

2. Cara pengisian sebagai berikut :o Untuk pemakaian pertama di Data Asal tandai Data Kosong, sedangkan

untuk pemakaian selanjutnya Bulan dan Tahun isi dengan bulan dan tahun dari data yang akan ditutup.

o Bulan dan Tahun dari Data tujuan isi dengan bulan dan tahun yang akan dating, jika tatup bulanan ini dilakukan di akhir tahun Tutup Tahunan diberi tanda agar tutup neraca dilaksanakan (Rugi/Laba tahun berjalan dipindah ke Rugi/Laba Ditahan untuk periode berikutnya).

o Pilih Tutup Data. Jika proses sudah selesai Tumbas secara otomatis akan ditutup.

C. PANTAU KAS USERFasilitas ini dipergunakan untuk melihat total uang / kas yang ada dikasir,

data ini diperoleh dari data penjualan, terima piutang, kas masuk dan kas keluar yang telah dientry dari user bersangkutan, dengan fasilitas ini juga data dicetak slip setoran user/kasir.

24

Bab

11

1. Pilih menu Utility, sub menu Pantau Kas User, sehingga muncul form berikut :

2. untuk cetak slip setoran pilih user/operator yang akan dicetak. Selanjutnya pilih Cetak Setoran

D. SETING USER / OPERATOR

1. Pilih menu Utility, sub menu Seting User/Operator, sehingga tampil form berikut :

2. Tambah User Barua. Pilih Tambah atau tekan F9b. Isi Nama User, Nama Lengkap serta tandai fasilitas yang boleh

dilakukan dan jangan lupa isi Lokasi Awalc. Tekan Simpan atau tekan F11.d. Tandai menu yang boleh dibuka oleh user bersangkutan dengan doble

click (jika sudah ada tandanya doble click lagi untuk menghilangkan). 3. Koreksi

a. Pilih user yang akan dikoreksi dengan tekan tanda b. Tekan Koreksi atau tekan F10c. Ganti data yang akan diperbaikid. Tekan Simpan atau F11

25

4. Hapusa. Pilih user yang akan dihapus seperti koreksib. Tekan Hapusc. Tekan Ok jika ada pertanyaan data akan dihapus.

Tambahan : Jika user boleh melihat harga beli di barang klik kiri(centang) kotak.Jika user tidak boleh retur Pembelian/Penjualan klik kiri(centang) kotak.Jika Harga Jual Di Penjualan Boleh Dikoreksi oleh user klik

kiri(centang) kotak.

E. GANTI PASSWORD / PIN1. Pilih menu Tumbas, sub menu Ganti Password, sehingga tampil form berikut :

2. Masukkan password yang lama pada kolom password lama.3. Masukkan password baru sebanyak dua kali pada kolom yang telah

disediakan.4. Tekan Ganti sehingga form ganti password tertutup.

F. SETING PRINT/CETAK 1. Pilih menu Utility, Sub Menu Seting Program, sehingga tampil form berikut :

2. Pilih Tab menu Print/Cetak.3. Ketik Pesan yang di inginkan.4. Jika selesai klik/tekan Keluar.

26