Pengertian Microsoft Access

      Microsoft Access adalah program pengolah data base yang canggih yang biasanya digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah yang misalnya, untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data keryawan, dan lain sebagainya. Mungkin pada saat ini banyka yang menganggap bahwa microsoft access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi perkembangan komputer tidak sesulit bayangan anda itu. Tapi anda mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga anda dapat melewatinya.

      Microsoft Access merupakan salah satu software pengolah database yang berjalan dibawah sistem windows. Microsoft Access merupakan salah satu produk Office dari Microsoft yang dapat menangani database dengan skala besar maupun kecil. Dalam pengolahan database, Microsoft Access ini memiliki sarana atau objek-objek yang dapat mempermudah pekerjaan bagi pengguna.

Microsoft Access   Merupakan progam aplikasi perangkat manajemen  yang luwes yang bisa di gunakan untuk mengurutkan, menyeleksi dan mengatur informasi penting yang diperlukan. Kemudahan penggunaannya menjadikan software ini banyak digunakan baik oleh pengguna komputer yang baru mengenal  maupun yang sudah berpengalaman.

sejarah:

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.

Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

pengunaan:

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang

menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.

Microsoft Office Access 2007

Dasar-Dasar Microsoft AccessMicrosoft Access merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Selain itu, microsoft access merupakan program aplikasi yang akan membantu dalam merancan, membuat dan megelola database. Program aplikasi ini mudah dipakai dan fleksibel serta diintegrasikan dengan program aplikasi lainnya                Memulai Microsoft AccessIkuti langkah berikut ini:1. Klik star>Program>Microsoft Access 20072. Klik Blank Database, tentukan lokasi penyimpanan dan nama database, klik tombol Create

Maka akan tampil area kerja Ms. Access 2007, seperti gambar dibawah ini:

Office Button : adalah pengganti menu file yang biasa anda temukan pada versi sebelumnyaQuick Access Toolbar  : adalah customizable yang berisi perintah-perintah penting seperti save, undo, redo dan masih banyak lagi perintah yang dapat anda tambahkan sendiri sesuai dengan keperluan.Ribbon : merupakan pengganti Toolbar yang sering anda temukan pada versi

sebelumnya.Database Object : merupakan objek-objek yang telah diaktifkan dan digunakan dalam sebuah database. Contohnya seperti : Table, Form, Report, Macro dll.Object Preview : Tampilan object yang anda aktifkan seperti table, form, report, dllView Shortcut : adalah fitur dalam Access 2007 yang berguna untuk mengubah tampilan objek dengan mode tertentu sesuai dengan objek yang digunakan. Contohnya: Design View, Layout View, DataSheet View, Form View dll.

Lembar Kerja Microsoft AccessPada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara :1. Blank Access Database2. Access database Wizards  Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools dan matikan Check Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.

Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access

Menutup Microsoft Access

Menutup MS Access berarti keluar dari program MS Access. Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini :

b. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4

  Membuat Tabel Baru   Menggunakan   Create Table in Design View : langkah-langkahnya 1. Aktifkan program aplikasi Ms. Access2. Klik Open untuk membuka file database3. Klik Tables yang ada pada Objects

 Klik 2 kali Create Table in Design View

Pada kotak dialog, lakukan pendefinisian struktur tabel dengan cara mengisi nama field (field name) dengan panjang maksimum 64 karakter, jenis data (data type) dan keterangan (description) jika ada

Catatan : Setelah mengisi field name, harus ditentukan field mana yang akan dijadikan Primary Key. Dapat dilakukan dengan cara klik menu Edit > Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key

 Jika perlu Field Property dapat disi. Tampilan Field Property berbeda-beda untuk setiap field tergantung jenis datanya. Berikut beberapa Field Property yang ada dalam Ms. Acceess :

Field Size : Isi dengan panjang dari nama-nama field Format : Tentukan bentuk tampilan data, digunakan untuk format tanggal, format

angka, format waktu dan lain-lain Input Mask : Tentukan pola data. Beberapa karakter yang dapat dipakai untuk

menyusun pola ialah :

Caption : Isi dengan judul pada pembuatan form, report dan sebagainya Default Value : Tentukan nilai dari sebuah bilangan secara otomatis Validation Rule : Tentukan batasan dan aturanpemasukan data pada sebuah filed Validation Text : Isi dengan pesan, bila terjadi kesalahan pemasukan data

berdasarkan pada Validation Rule Required : Isi Yes, Jika memerlukan data masukan; isi No, jika data akan

dikosongkan Allowed Zero Length : Isi Yes, jika data string boleh mempunyai panjang nol Index : Untuk menentukan pengurutan data

 contoh validasi pada Access

 contoh pendefinisian struktur table :

7. Setelah pendefinisian struktur tabel, simpan hasilnya dengan memilih dan mengklik File > Save (Ctrl+S) atau klik tombol toolbar Save.

 Pada kotak isian Tabel Name, ketik nama untuk tabel lalu klik OKKemudian tutup jendela pendefinisian dengan memilih dan mengklik File > Close atau klik tombol toolbar Close (X)

 Untuk membuka sebuah file database dapat dilakukan dengan langkah seperti berikut :• Aktifkan program aplikasi MS. Access• Jika aplikasi Ms. Access sudah terbuka, maka untuk membuka sebuah file database dengan memilih dan mengklik menu File > Open (Ctrl+0) atau klik tombol toolbar Open• Pada daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan folder tempat file tersimpan• Pada kotak isian File name, ketik nama file yang ingin dibuka atau klik 2 kali pada nama file yang diinginkan• Klik tombol perintah Open.

Untuk menutup sebuah file database dapat dilakukan dengan menggunakan salah satu langkah berikut :• Klik File > Close pada Menu Bar

• Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W(widyaschol's

Membuat Table Menggunakan DataSheet View

 langkah-langkahnya Masih pada jendela Ms. Acces 2007 yang aktif  Ketika anda mebuat database baru, sebuah tabel secara otomatis akan tampil

didalam Preview object Klik tombol Close untuk menutuk jendela tab Table 1 yang aktif, dengan cara

klik tombol Close yang terletak di sudut kanan atas.

 klik Create – Table dalam group Tables, seperti gambar dibawah ini:

Maka tabel baru akan tampil, untuk mengganti nama field pada tabel dengan cara double klik pada nama field tersebut, seperti gambar dibawah ini:

Field baru akan tampil disebelah kanan field Nama, lanjutkan dengan memberi nama field lainnya.

  klik Datasheet – View – Design View, seperti gambar dibawah ini:

Kotak dialog Save As akan tampil, simpan tabel klik Ok.

Anda dapat melihat keterangan tabel yang dibuat yaitu nama field, tipe data, penggunaan primary key dan lainnya.

 

Kembali ketampilan sebelumnya, klik Design – View – Datasheet View, seperti

gambar dibawah ini:

Masukan data kedalama Field-field yang telah disediakan.

Untuk menambah, mengedit atau pindah data record, dapat menggunakan fungsi record yang disediakan dibawah jendela object.

Trimakasih pak….