Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 1

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 2

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

Cakupan Panduan :

Dasar-dasar Microsoft Access : Pengenalan

software berbasis data, Memulai Microsoft Access

Pengoerasian Microsoft Access : Menyiapkan

table, mengisi table, mengedit table, menampilkan

dan

menghapus table/record

Tujuan Tutorial :

Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan prosedur

pengoperasian program Microsoft Access.

Mempersiapkan aplikasi dan data masukan.

Menggunakan aplikasi pemasukan data.

Menggunakan aplikasi untuk meng-update

data. Menggunakan aplikas untuk men-delete

data. Mengecek hasil entry data.

Mengisi check list entry data.

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 3

1. PENDAHULUAN

Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih

yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.

Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft

Access diantaranya dapat melakukan proses pernyortiran pengaturan data, pembuatan

label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung

daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lai sebagainya.

2. MEMBUKA PROGRAM MS. OFFICE ACCESS 2007

1) Klik tombol Start

2) Arahkan ke All Programs

3) Arahkan ke Microsoft Office

4) Klik kiri Microsoft Office Access 2007

5) Muncul Template Categories, klik icon Blank Database untuk membuat database baru.

6) Klik icon Folder jika ingin merubah lokasi penyimpanan.

7) Isikan nama file database sesuai yang diinginkan (Contoh : LatAccess)

8) Kemudian klik tombol Create

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 4

9) Muncul tampilan awal table dalam bentuk Datasheet View.

3. MEMBUAT TABEL

Tabel dibuat untuk menyimpan data yang menjadi database.

1) Dari tampilan Datasheet View di atas, ubah kedalam tampilan Design View dengan

cara klik menu Home kemudian klik panah icon View lalu klik icon Design View.

2) Tampilan awal menjadi Design View. Isi File Name dan Data Type sesuai bentuk

table yang akan dibuat.

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 5

3) Tentukan Primary Key dengan cara klik Field Name yang akan dibuat, agar tidak ada

data yang sama pada Field tersebut.

Ketik seperti table di bawah :

Field Name Data Type Field Size

* No AutoNumber

Nama Text 50

Prog_pilihan1 Text 50

Prog_pilihan2 Text 50

PKn Number

B_ind Number

Matematika Number

B_Ing Number

IPA Number

IPS Number

Jumlah_Nilai Number

Jumlah_Bobot Number

Keterangan Text

4) Pada Prog_pilihan1 date type diganti dengan Lookup Wizard... maka akan muncul

seperti gambar dibawah ini dan atur sampai selesai.

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 6

5) Klik Datasheet View sehingga muncul dialog Save, kemudian klik tombol Yes.

6) Tampilan Table yang dibuat.

4. MEMBUAT QUERY

Query dibuat untuk menggabungkan lebih dari satu table dan untuk menghitung

beberapa field. Langkah-langkah membuat Query :

1) Klik menu Create

2) Klik icon Query Design

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 7

3) Akan muncul dialog Show Table, pilih table DAFTAR, keudian klik tombol Add.

4) Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari Table yang

sudah dibuat di atas.

5) Ketik rumus di field Jumlah_Nilai seperti gambar di bawah :

Jumlah_Nilai: ([PKn]+[B_Indo]+[Matematika]+[B_Ing]+[IPA]+[IPS])

6) Ketik rumus di field Jumlah_Bobot seperti gambar di bawah :

Jumlah_Bobot: (([PKn]+[B_Indo]+[IPS])+([Matematika]*4)+([B_Ing]*4)+([IPA]*4))

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 8

7) Simpan Query yang sudah dibuat.

5. MEMBUAT FORM

Form digunakan untuk data entry (memasukan data) yang akan tersimpan

dalam table atau query tergantung sumber (source) Form tersebut. Langkah membuat

Form sbb:

1) Pilih menu Create

2) Klik panah icon More Form

3) Klik Split Form, sehingga muncul dialog di bawah

4) Pada kotak Tables/Queries. Pilih Table:DAFTAR kemudian pindahkan semua field

Available field ke Selected Field dengan menekan tombol

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 9

5) Kemudian pilih Columnar dan klik tombol

6) Kemudian pilih Style yang diinginkan dan klik tombol

7) Terakhir klik tombol

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 10

8) Ubah tampilan ke Design View supaya bias di edit dengan cara pilih meu Home

kemuadian klik panah icon View, lalu klik icon Design View.

9) Untuk menambahkan Button kita bisa klik Button dan atur sesuai dengan pilihan yang

dikehendaki.

10) Maka tampilannya akan seperti dibawah ini.

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 11

6. MASUKAN RUMUS KE TEXT BOX

Text Box Jumlah_nilai dan Jumlah_bbt dalam kondisi Form View masih terlihat

kosong, untuk itu kita ketikkan rumus di text box tersebut. Dengan cara :

1) Pastikan tampilan Form dalam bentuk Design View

2) Klik Property Sheet di menu Design, sehingga muncul dialog Property Sheet di

sebelah kanan monitor.

3) Ubah Selection type ke field Jumlah_nilai atau Jumlah_bbt.

4) Klik text box Control Source, kemudian klik tombol

5) Untuk Jumlah_nilai dan jumlah_Bobot, buat rumus di Expression Builder seperti

rumus di bawah.

Jumlah_Nilai Jumlah_Bobot

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 12

Untuk Memilih Perintah

Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut

Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai meilintasi beberapa sel yang ingin dipilih

Sebuah kolom Klik pada posisi selector kolom

Beberapa kolom Drag drop pointer pada posisi selector kolom

Sebuah record Klik pada posisi selector baris

Beberapa record Drag drop pointer pada posisi selector baris

Semua record Klik tombol Select All yag ada pada selector baris Pilih perintah Select All Record dari menu Edit

Tekan kombinasi tombol Ctrl+A

7. MEMASUKAN DATA (INPUT DATA)

Melalui jendela Datasheet View dari sebuah table dapat melakukan proses editing

dengan meyuting data yaitu proses penambahan data record, memindahkan data record,

menyalin data record maupun menghapus data record. Prosedur yang harus dilakukan

adalah sebagai berikut :

1) Pada jendela database pilih salah satu nama form yang data table-nya ingin anda

masukkan.

2) Pastikan form dan table dalam tampilan Datasheet View.

3) Gunakan tombol Tab/Enter untuk berpindah dari field satu ke field yang lain.

4) Setelah selesai memasukan data di form klik button Save record dan untuk

menambah klik button Add Record, maka kita dapat melihat data pada query seperti

di bawahnya.

8. MENGUBAH DATA

1) Memilih Field dan Record

Beberapa cara melakukan editing data pada sebuah jendela Datasheet View

pada daftar sebagai berikut:

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 13

Pindah Ke Klik

Awal Record

First Record

Akhir Record

Last Record

Record sebelumnya

Previous Record

Record berikutnya

Next Record

2) Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunaka fasilitas yang ada diperintag

Go To, perhatikan table berikut :

Record baru New Record

Record tertentu

Tekan tombol F5 atau ketik nomor

Record yang Anda inginkan dan lanjutkan

dengan menekan tombol enter

3) Menambah Field

Dengan langkah sebagai berikut:

a. Buka File Database yang sudah dibuat

b. Pilih table yang sudah dibuat

c. Ubah ke tampilan Design View

d. Klik field Ket lalu klik kanan dan klik kiri Insert Row.

e. Ketik field baru (contoh Asal_skl) caranya sama seperti membuat field pertama

kali.

f. Kemudian ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

4) Untuk menampilkan di query, dengan langkah sbb:

a. Buka nama query yang sudah dibuat.

b. Ubah ke tampilan Design View

c. Tempatkan pointer di field Ket.

d. Klik tombol Insert Columns di menu Design, sehingga berubah menjadi tampilan

di bawah.

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 14

e. Masukan field Asal_skl

f. Tampilan Design View berubah seperti di bawah.

g. Ubah

h. Kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

Wawan Kurniawan

Panduan Microsoft Office Access Page 15

LATIHAN – LATIHAN

1. Buatlah table di Microsoft Office Access!

Tabel 1

No Kode_brg Nama_brg Stok_awal Brg_msk Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket

Tabel 2

No NIM Nama_siswa Tmt_lhr Tgl_lhr Nama_ortu Asal_skl Thn_lulus Ket

Tabel 3

No NIM Nama_siswa Agama PKN B_Ind Penjas Seni_Budaya Jml Ket

Tabel 4

No NIM Nama_siswa B_ing Mtk Kimia Ipa Ips KKPI Jml Ket

Tabel 5

No NIM Nama_siswa pdil kml gtl abc xyz Jml Ket

2. Buatlah query dari table di atas!

3. Buatlah form dari table di atas!

4. Buatlah report dari table di atas!

5. Gabungkanlah Table 3, 4 dan 5 menggunakan Query!