p13 & 14 paket aplikasi : microsoft office access · pdf fileselanjutnya anda akan...

38
Program Studi DIII Farmasi POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA 1 Aplikom_Microsoft Office Access P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access 13.1. Tujuan Mahasiswa memahami dan terampil menggunakan paket aplikasi pengolahan basis data. 13.2. Pembahasan Membuka Aplikasi Microsoft Office Access Mengenal tools Microsoft Office Access Tabel Relasi dan Query tabel Form Report 13.3. Membuka Aplikasi Microsoft Office Access Agar dapat menjalankan Microsoft Office Power Acess, terlebih dahulu harus dipastikan bahwa aplikasi Microsoft Office sudah terinstall di komputer Anda. Membuka dan Menyimpan Database Untuk membuka aplikasi Micrsooft Word ikuti langkah-langkah berikut : 1. Buka start menu pada Microsoft Windows 7. 2. Kemudian klik menu : All Programs Microsoft Office Microsoft Power Access 2010. 3. Selanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 seperti pada gambar berikut.

Upload: vohanh

Post on 31-Jan-2018

215 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

1 Aplikom_Microsoft Office Access

P13 & 14

Paket Aplikasi : Microsoft Office Access

13.1. Tujuan

Mahasiswa memahami dan terampil menggunakan paket aplikasi pengolahan basis data.

13.2. Pembahasan

Membuka Aplikasi Microsoft Office Access

Mengenal tools Microsoft Office Access

Tabel

Relasi dan Query tabel

Form

Report

13.3. Membuka Aplikasi Microsoft Office Access

Agar dapat menjalankan Microsoft Office Power Acess, terlebih dahulu harus dipastikan bahwa

aplikasi Microsoft Office sudah terinstall di komputer Anda.

Membuka dan Menyimpan Database

Untuk membuka aplikasi Micrsooft Word ikuti langkah-langkah berikut : 1. Buka start menu pada Microsoft Windows 7. 2. Kemudian klik menu : All Programs Microsoft Office Microsoft Power Access 2010. 3. Selanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010

seperti pada gambar berikut.

Page 2: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

2 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 1 Pembuatan database baru

4. Secara default Anda akan berada pada folder My Document, jika Anda ingin merubahnya Anda dapat mencari dengan klik di folder mana yang akan menjadi tujuan penyimpanan file. Kemudian ketik “Database_Latihan” pada dialog File name sebagai nama database tersebut. Kemudian klik tombol Create.

5. Terakhir Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Power Access 2010 seperti pada gambar berikut.

Page 3: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

3 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 2 Interface Microsoft Access

Dengan begitu, Anda telah menyimpan sebuah database baru dengan nama “Database_Latihan” dalam folder Dokumen. Dokumen presentasi tersebut akan tersimpan dengan ekstensi *.occdb. Selanjutnya tutup database tersebut dengan klik tab File Close atau tombol silang di bagian paling atas sebelah kanan jendela Microsoft Office Access.

Membuka Database

Jika sebelumnya Anda telah membuat, menyimpan dan menutup database, maka sekarang bagaimana membuka database yang telah Anda simpan tadi ? untuk menjawab pertanyaan tersebut lakukan langkah-langkah berikut :

Catatan :

Pada saat membuka aplikasi Microsoft Office Access, maka secara otomatis Anda telah membuat

dan menyimpan sebuah database baru.

Page 4: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

4 Aplikom_Microsoft Office Access

1. Cari tempat penyimpanan dokumen presentasi tadi (My Document). 2. Kemudian cari file Microsoft Office Access tadi, selanjutnya klik ganda pada file

Microsoft Office Access “Database_Latihan” tersebut.

Gambar 8. 3 Membuka database

8.4 Mengenal Tools Microsoft Office Access

Sebelum menggunakan aplikasi Microsoft Office Access, sebaiknya Anda mengenal terlebih dahulu berbagai fitur yang disediakan oleh Microsoft Office Access. Fasilitas-fasilitas tersebut antara lain seperti :

1. Title Bar Berfungsi menunjukkan nama dokumen dan nama program yang sedang aktif.

2. Quick Access Toolbar Menyediakan beberapa tools yang paling sering digunakakn oleh pengguna (user). Quick Access Toolbar terletak di sebelah kiri dan paling atas dari jendela Microsoft Office Access yang aktif.

Page 5: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

5 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 4 Quick Access Ribbon

3. Minimize, Maximixe, dan Close Tombol ini terletak di sebelah kanan dan paling atas dari jendela Microsoft Office Access yang aktif.

a. Minimize, merupakan tombol untuk mengecilkan tampilan jendela layar pada Microsoft Office Access di taskbar

b. Maximize, merupakan tombol untuk memperbesar tampilan jendela layar pada Microsoft Office Access

c. Close, merupakan tombol yang berfungsi untuk menutup jendela layar pada Microsoft Office Access

Gambar 8. 5 Tombol Minimize, Maximize dan Close

4. Ribbon Ribbon merupakan bagian yang berisi sejumlah tab yang berisi perintah-perintah (ikon/tombol kontrol) yang dibagi menjadi beberapa grub pada Microsoft Office guna melakukan pekerjaan. Untuk lebih jelasnya beberapa bagian (tab) yang terdapat pada ribbon Microsoft Office Access dijelaskan pada Tabel 8.1 berikut.

Page 6: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

6 Aplikom_Microsoft Office Access

Tabel 8.1 Bagian dari ribbon

Ribbon Keterangan

File Tab yang menyediakan menu atau perintah-perintah dasar untuk

menjalankan Microsoft Office Power Access, contohnya seperti Save, Save

As, Open, close, dan lain-lain.

Home Tab yang digunakan untuk mengatur format dari tulisan, shorting data,

record.

Create Tab yang digunakan untuk mengatur template, membuat tabel, membuat

query, membuat report, mambuat form.

External Data Tab yang digunakan untuk import dan export data.

Database Tools Tab yang digunakan untuk mengatur relasi antar tabel, analisis data

5. Area kerja

Merupakan area yang digunakan untuk membuat tabel, query, report dan form. 6. Scrool Bar

Merupakan tombol yang dapat digunakan untuk menggeser dokumen yang sedang aktif, baik secara vertikal maupun horizontal.

7. Taskpane Navigasi Terletak di jendela sebelah kiri dari Microsoft Office yang secara umum menunjukkan preview dari tabel, form, query yang sedang aktif.

Gambar 8. 6 Navigation

8. Tombol View dan Tombol Zoom

Page 7: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

7 Aplikom_Microsoft Office Access

Berada dibagian paling bawah sebelah kanan dari jendela Microsoft Office Access yang sedang aktif. Tombol View digunakan untuk mengatur layout tampilan dari area kerja dari Microsoft Office Access.

Gambar 8. 7 View

9. Status Bar Berada dibagian paling bawah sebelah kiri dari jendela Microsoft Office Acces yang sedang aktif. Status bar berfungsi menunjukkan informasi mengenai tabel, query, form yang sedang aktif.

Gambar 8. 8 Status bar

8.5 Tabel

Sebelum memulai membuat tabel dengan menggunakan Microsoft Office Access, terlebih

dahulu perhatikan contoh tabel berikut.

Tabel 8.2 Contoh tabel provinsi

ID_Prov Provinsi Kota

1 Banten Banten

2 DKI Jakarta Jakarta

3 Jawa Barat Bandung

4 Jawa Tengah Semarang

5 DI Yogyakarta Yogyakarta

6 Jawa Timur Surabaya

Page 8: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

8 Aplikom_Microsoft Office Access

Membuat Tabel Baru

Berdasarkan Tabel 8.2, untuk membuat tabel dengan menggunakan Microsoft Office

Access dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Pada tab Create Tables klik menu Table.

Gambar 8. 9 Menu Table

2. Selanjutnya anda akan melihat tabel baru dengan nama Table1 sebagai berikut.

Gambar 8. 10 Tabel baru

3. Selanjutnya ubah nama field “ID” menjadi “ID_Provinsi” dengan cara klik kanan tepat di

field “ID”, kemudian pilih menu Rename Field.

Page 9: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

9 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 11 Menu Rename Field

4. Setelah selesai merubah nama “ID” menjadi “ID_Prov”, selanjutnya tekan tombol Tab

atau Enter di keyboard, hasilnya terlihat seperti berikut.

Gambar 8. 12 Hasil pengeditan nama field

5. Jika ingin merubah format tipe data dari filed “ID_Prov”, klik field “ID_Prov” sehingga

menu Formats Data Type terlihat aktif. Kemudian klik combo box Data Tipe dan pilih

salah satu tipe data yang diinginkan.

Page 10: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

10 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 13 Menu Formating Data Type

6. Selanjutnya buat field baru dengan nama “Provinsi” dengan cara klik kanan field Click to

Add pilih tipe Text (sebagai format tipe data).

Gambar 8. 14 Pemilihan tipe data

7. Setelah field dengan nama “Field1” aktif, ubah namanya menjadi “Provinsi” kemudian

tekan tombol Enter di keyboard.

8. Selanjutnya buatlah field baru dengan nama “Kota” dengan cara yang sama pada

langkah 6 dan 7, hasilnya dapat dilihat seperti berikut.

Page 11: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

11 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 15 Penambahan kolom Provinsi

Menyimpan Tabel

Tabel “Table1” yang barusan Anda buat tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen di dalam database. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Klik tab File Save, atau dengan cara klik kanan tepat di jendela Table1 Save.

Gambar 8. 16 Menu Save

2. Selanjutnya Anda akan mendapati jendela konfirmasi Save As. Di text field Table Name isikan dengan nama “Tb_Provinsi” atau dapat diganti yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian klik tombol OK.

Page 12: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

12 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 17 Dialog Save As

Design View

Design view digunakkan untuk melihat desain tabel (table properties) yang telah dibuat

tadi dalam model desain. Di sini Anda akan lebih leluasa untuk merubah jenis tipe data maupun

nama field-nya, untuk lebih jelasnya langkah-langkahnya sebagai berikut.

1. Klik kanan tepat di jendela Tb_Provinsi Design View.

Gambar 8. 18 Menu Design View

2. Selanjutnya Anda akan melihat jendela table properties dari tabel Tb_Provinsi seperti

berikut ini.

Page 13: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

13 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 19 Properties tabel Tb_Provinsi

Input Data

Setelah membuat dan menyimpan tabel ke dalam database, yang harus dilakukan

terhadap tabel yang telah dibuat tadi adalah mengisi tabel tersebut dengan data. Untuk itu

lalakukan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Klik di bawah nama field ID_Prov, sehingga field ID_Prov akan terlihat aktif seperti

berikut.

Gambar 8. 20 Aktivasi penambahan data

2. Selanjutnya tekan tombol Tab atau tombol Enter di keyboard, sehingga posisi field yang

aktif akan berpindah ke field Provinsi, kemudian isikan dengan nama provinsi Banten

seperti berikut.

Gambar 8. 21 Penambahan data

Page 14: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

14 Aplikom_Microsoft Office Access

3. Selanjutnya lengkapi data-data provinsi seperti berikut.

Gambar 8. 22 Hasil penambahan data

4. Langkah terakhir simpan kembali tabel “Tb_Provinsi” tersebut.

Hapus Data

Jika terdapat data-data yang tidak diperlukan di dalam tabel, Anda dapat melakukan

operasi untuk menghapus data-data yang dirasa tidak diperlukan tersebut. Untuk melakukan

penghapusan data dari tabel lakukan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Select data yang akan dihapus dari tabel, misalnya data ke enam “Jawa Timur”.

2. Selanjutnya klik kanan pada bagian kiri record dan klik Delete Record.

Gambar 8. 23 Menu Delete Record

Page 15: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

15 Aplikom_Microsoft Office Access

3. Selanjutnya akan terlihat jendela konfirmasi Microsoft Access, kemudian klik tombol Yes

(jika benar-benar yakin untuk menghapus data tersebut dari tabel).

Gambar 8. 24 Konfirmasi Microsoft Access

4. Hasilnya akan terlihat data “Jawa Timur” akan hilang dari tabel seperti berikut.

Gambar 8. 25 Hasil penghapusan data

Edit Data

Selain input data, Anda juga dapat melakukan pengeditan data yang telah diinputkan di

dalam tabel. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Sebelumnya pastikan data yang akan di edit, misalnya data “Jawa Timur” akan di edit

menjadi Jatim”.

2. Klik kolom yang terdapat data “Jawa Timur” seperti berikut.

Page 16: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

16 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 26 Aktivasi pengeditan data

3. Setelah kolom tersebut aktif, tekan tombol Backspace di keyboard untuk menghapus

data dan kemudian ketikkan “Jatim” untuk menggantinya. Selanjutnya tekan tombol

Enter di keyboard jika sudah selesai melakukan pengeditan.

Gambar 8. 27 Edit data

Pengurutan Data

Pengurutan data (shorting) merupakan salah satu operasi yang sering dilakukan dalam

suatu database, biasanya digunakan untuk melakukan pengurutan data dari data terkecil ke

data terbesar atau sebaliknya. Untuk melakukan pengurutan data dapat dilakukan dengan

langkah-langkah sebagai berikut.

1. Sebelumnya pastikan field yang datanya akan diurutkkan, misalnya field “Provinsi”.

2. Klik kanan tanda panah pada field “Provinsi”.

Page 17: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

17 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 28 Shorting data

3. Selanjutnya pilih mode pengurutan, misalnya Sort A to Z (data akan diurutkan secara

ascending dari abjad A ke Z) atau Sort Z to A (data akan diurutkan secara descending

dari dari abjad Z ke A).

4. Hasilnya akan terlihat seperti berikut.

Gambar 8. 29 Hasil penyotingan data

Page 18: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

18 Aplikom_Microsoft Office Access

8.6 Relasi dan Query Tabel

Relasi tabel dalam suatu database digunakan untuk merelasikan dua buah tabel atau lebih.

Sebelum memulai membuat relasi, sebagai contoh terlebih dahulu buatlah tabel fakultas (Tb_Fakultas),

prodi (Tb_Prodi) dan mahasiswa (Tb_Mhs) dengan struktur berikut.

Gambar 8. 30 Struktur tabel Tb_Fakultas

Gambar 8. 31 Stuktur tabel Tb_Prodi

Gambar 8. 32 Struktur tabel Tb_Mhs

Membuat Relasi Tabel

Untuk membuat relasi antar tabel dalam suatu database, dapat dilakukan dengan

langkah-langkah sebagai berikut.

1. Pada tab menu Create Queries Query Design.

Page 19: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

19 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 33 Menu Query Design

2. Setelah jendela Show Table terlihat, select semua tabel yang akan direlasikan kemudian

klik tombol Add.

Gambar 8. 34 Jendela Show Table

3. Selanjutnya akan terlihat jendela query seperti berikut.

Page 20: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

20 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 35 Relasi antar tabel

Menyimpan Relasi Tabel

Relasi “Query1” yang barusan Anda buat tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Klik tab File Save, atau dengan cara klik kanan tepat di jendela Query1 Save.

Gambar 8. 36 Menu Save

2. Selanjutnya Anda akan mendapati jendela konfirmasi Save As. Di text file Query Name isikan dengan nama “Query_1” atau dapat diganti yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian klik tombol OK.

Page 21: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

21 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 37 Dialog Save As

Menghapus Relasi Tabel

Untuk menghapus relasi yang telah dibuat, dapat dilakukan dengan langkah-langkah

sebagai berikut.

1. Sebelumnya tentukan terlebih dahulu relasi yang akan dihapus, misalnya relasi antar

tabel “Tb_Mhs” dengan tabel “Tb_Provinsi”.

2. Klik kanan garis yang menghubungkan kedua tabel tersebut, kemudian pilih menu

Delete.

Gambar 8. 38 Menu Delete

Mengedit Query

Query merupakan fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Office Access (database pada

umumnya), untuk menampilkan data-data dalam suatu database yang melibatkan beberapa

tabel secara bersamaan.

Page 22: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

22 Aplikom_Microsoft Office Access

Setelah tabel fakultas (Tb_Fakultas), prodi (Tb_Prodi) dan mahasiswa (Tb_Mhs) dibuat,

selanjutnya isikan data untuk masing-masing tabel dengan data sebagai berikut.

Tabel 8.3 Contoh tabel fakultas

ID_Fak Fakutas

FTI Teknologi Informasi

FPSI Psikologi

FE Ekonomi

FIKOM Komunikasi

FKES Kesehatan

Tabel 8.4 Contoh tabel program studi

ID_Prodi Prodi ID_Fak

55201 Teknik Informatika FTI1

57201 Sistem Informasi FTI1

15401 Kebidanan FKES

48401 Farmasi FKES

13462 Rekam Medis & Info Kesehatan FKES

Tabel 8.5 Contoh tabel mahasiswa

NIM Nama ID_Prodi Alamat ID_Provinsi

10111024 Sunarto 55201 Gunung Kidul 5

10111071 Annisa Retno Sari 55201 Sleman 5

11122016 Alzea Arafat 57201 Kuningan 3

11111034 Nunung Nurhayati 55201 Majalengka 3

Page 23: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

23 Aplikom_Microsoft Office Access

11111051 Winandini Bayu Mukti 55201 Temanggung 4

2007131060 Siti Aisyah 15401 Sleman 5

2009131008 Ika Sulistyawati 15401 Bantul 5

Untuk mengedit query yang akan digunakan untuk menampilkan data laporan misalnya,

dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Di jendela bagian bawah relasi yang telah dibuat tadi, terdapat jendela konfigurasi untuk

mengatur field yang akan ditampilkan ke dalam query yang dapat dipilih dari beberapa

tabel sekaligus. Untuk itu klik dialog Field, sehingga akan terlihat combo box dengan

pilihan banyak field. Selanjutnya klik field “Tb_Mhs.NIM” (yang berarti field NIM yang

berada pada tabel Tb_Mhs).

Gambar 8. 39 Konfigurasi query

2. Selanjutnya tambahkan field-fiel lain yang dibutuhkan untuk melengkapi query, sebagai

contoh misalnya :

a. Tb_Mhs.Nama (field Nama yang berada pada tabel Tb_Mhs)

b. Tb_Prodi.Prodi (field Prodi yang berada pada tabel Tb_Prodi)

c. Tb_Fak.Fakultas (field Fakultas yang berada pada tabel Tb_Fak)

d. Tb_Provinsi.Provinsi (field Provinsi yang berada pada tabel Tb_Provinsi)

Page 24: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

24 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 40 Hasil konfigurasi query

Menampilkan Data Dengan Query

Untuk melihat hasil dari pembuatan query tadi. Dapat dilakukan dengan langkah-

langkah sebagai berikut.

1. Klik ganda Query pada jendela Navigation atau klik menu Datasheet View yang terletak

di bagian bawah jendela query.

Gambar 8. 41 Menu Datashet View

2. Hasilnya akan terlihat seperti berikut ini.

Gambar 8. 42 Record query

8.8 Form

Form dapat digunakan untuk membuat formulir yang dapat digunakan sebagai input, delete,

edit data atau yang lainnya dengan tampilan yang lebih menarik. Di samping lebih menarikm,

penggunaan form juga ditujukan agar struktur dari database / tabel tidak diketahui oleh pengguna.

Page 25: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

25 Aplikom_Microsoft Office Access

Form Design

Untuk membuat form dari suatu tabel dapat dilakukan dengan langnkah-langkah

sebagai berikut.

1. Sebelum membuat form, tentukan terlebih dahulu tabel yang akan dibuat form,

misalnya tabel fakultas (Tb_Fakultas).

2. Pada tab menu Create Forms Form Design.

3. Selanjutnya setelah jendela form baru terlihat, klik menu Add Existing Field untuk

menampilkan tabel yang akan dibuatkan form.

Gambar 8. 43 Menu Form Design dan Add Existing Fields

4. Selanjutnya klik Show all tables di jendela Field List, dan klik tanda “+” pada tabel

fakultas (Tb_Fakultas), sehingga terlihat seperti berikut.

Gambar 8. 44 Jendela Field List

Page 26: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

26 Aplikom_Microsoft Office Access

5. Selanjutnya klik field “ID_Fak” dan drag ke arah area kerja form, lakukan hal yang sama

untuk field “Fakultas”.

Gambar 8. 45 Menggeser field

6. Hasilnya akan terlihat seperti berikut ini.

Gambar 8. 46 Hasil penggeseran field

7. Selanjutnya tambahkan komponen Label untuk memberikan judul terhadap form

tersebut. Klik menu Design Controls Klik Label dan tulis judul yang sesuai dengan

kebutuhan, misalnya “Form Fakultas”.

Gambar 8. 47 Manu Label

Page 27: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

27 Aplikom_Microsoft Office Access

8. Hasil penambahan Label terlihat seperti berikut.

Gambar 8. 48 Hasil penambahan Label

9. Selanjutnya tambahkan komponen Button untuk memberikan kontrol/operasi terhadap

form tersebut. Klik menu Design Controls Klik Button.

Gambar 8. 49 Menu Button

10. Setelah jendela Command Button Wizard terlihat, pilih :

a. Categories : Record Operations

b. Actions : Add New Record

Kemudian klik tombol Next.

Page 28: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

28 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 50 Jendela Command Button Wizard

11. Pilih radio button Text, dan klik tombol Finish.

Gambar 8. 51 Jendela Command Button Wizard

12. Hasil penambahan komponen button akan terlihat seperti berikut.

Page 29: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

29 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 52 Hasil penambahan button

13. Selanjutnya tambahkan operasi-operasi yang lain seperti Save Record dan Delete Record

seperti berikut.

Gambar 8. 53 Hasil akhir penambahan button

14. Untuk melihat hasil dari pembuatan form tadi. Klik menu View yang terletak di menu

Home Views.

Page 30: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

30 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 54 Menu View

15. Hasil akhir dari pembuatan form tadi adalah seperti berikut.

Gambar 8. 55 Hasil akhir pembuatan form

Menyimpan Form

Form “Form1” yang barusan Anda buat tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Klik tab File Save, atau dengan cara klik kanan tepat di jendela Form1 Save.

Page 31: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

31 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 56 Menu Save

2. Selanjutnya Anda akan mendapati jendela konfirmasi Save As. Di text file Form Name isikan dengan nama “FormFakultas” atau dapat diganti yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian klik tombol OK.

Gambar 8. 57 Dialog Save As

Operasi Data Dengan Form

Setelah membuat dan menyimpan form, selanjutnya Anda dapat mengoperasikan input,

edit, maupun delete data dari form tersebut. Di tambah anda juga sudah menambahkan

beberapa button untuk operasi tersebut. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut.

Page 32: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

32 Aplikom_Microsoft Office Access

1. Klik tombol Add Record, sehingga field ID_Fak dan Fakultas Kosong, atau klik jika belum

menambahkan button operasi seperti yang dicontohkan sebelumnya, anda juga dapat

menggunakan menu New (Blank) Record yang berada di bagian bawah form.

Gambar 8. 58 Penambahan record

2. Selanjutnya tambahkan sebuah record baru dan klik tombol Save Record.

8.9 Report

Report Design

Untuk membuat report dari suatu tabel atau query dapat dilakukan dengan langkah-

langkah sebagai berikut.

1. Sebelum membuat report, tentukan terlebih dahulu tabel atau query yang akan dibuat

form, misalnya tabel fakultas (Tb_Fakultas).

2. Pada tab menu Create Reports Report Design.

3. Selanjutnya setelah jendela report baru terlihat, klik menu Add Existing Field untuk

menampilkan tabel atau query yang akan dibuatkan report.

Page 33: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

33 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 59 Menu Report Design dan Add Existing Fields

4. Selanjutnya klik Show all tables di jendela Field List, dan klik tanda “+” pada tabel

fakultas (Tb_Fakultas), sehingga terlihat seperti berikut.

Gambar 8. 60 Jendela Field List

5. Selanjutnya klik field “ID_Fak” dan drag ke arah area kerja report, selanjutnya hapus

“ID_Fak” yang berada di sebelah kiri dengan menggunakan tombol Delete di keyoard.

Page 34: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

34 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 61 Menggeser field

6. Selanjutnya tambahkan field “Fakultas”, sama dengan langkah sebelumnya.

7. Selanjutnya tambahkan komponen Label pada bagian Page Header untuk memberikan

judul terhadap report tersebut. Klik menu Design Controls Klik Label dan tulis judul

yang sesuai dengan kebutuhan, misalnya “Daftar Fakultas”. Kemudian tambahkan juga

dua buah komponen Label baru untuk memberi nama pada masing-masing field.

Gambar 8. 62 Menu Label

8. Selanjutnya geser Page Footer mendekati Detail dengan menggunakan mouse. Hasil

penambahan Label terlihat seperti berikut.

Page 35: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

35 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 63 Hasil penambahan label

9. Untuk melihat hasil dari pembuatan report tadi. Klik menu View yang terletak di menu

Home Views.

Gambar 8. 64 Menu View

10. Hasil akhir dari pembuatan form tadi adalah seperti berikut.

Page 36: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

36 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 65 Hasil akhir report

Menyimpan Report

Report “Report1” yang barusan Anda buat tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Klik tab File Save, atau dengan cara klik kanan tepat di jendela Report1 Save.

Gambar 8. 66 Menu Save

2. Selanjutnya Anda akan mendapati jendela konfirmasi Save As. Di text file Report Name isikan dengan nama “ReportFakultas” atau dapat diganti yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian klik tombol OK.

Page 37: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

37 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 67 Jendela Save As

Mencetak Report

Bagian akhir dari penggunaan Microsoft Office Access adalah mencetak report yang telah dibuat menggunakan printer.

Untuk mencetak report dengan menggunakan Microsoft Office Access (dengan syarat report yang akan dicetak telah disiapkan), dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut.

1. Klik tab menu File Print klik Print.

Gambar 8. 68 Menu Print

2. Setelah jendea Print terlihat, pilih printer yang akan digunakan dan pastikan sudah dalam keadaan aktif. Kemudian klik tombol OK.

Page 38: P13 & 14 Paket Aplikasi : Microsoft Office Access · PDF fileSelanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010 ... bawah sebelah kiri dari jendela

Program Studi DIII Farmasi

POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA

38 Aplikom_Microsoft Office Access

Gambar 8. 69 Jendela Print