microsoft office access 2007 · pdf file• menggunakan aplikasi untuk meng-update data....

MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian

SMK Negeri 1 Cikande 27 Modul Microsoft Office Access 2007

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

Cakupan Panduan :

• Dasar-dasar Microsoft Access : Pengenalan software

berbasis data, Memulai Microsoft Access

• Pengoerasian Microsoft Access : Menyiapkan table,

mengisi table, mengedit table, menampilkan dan

menghapus table/record

Tujuan Tutorial

• Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan prosedur

pengoperasian program Microsoft Access.

• Mempersiapkan aplikasi dan data masukan.

• Menggunakan aplikasi pemasukan data.

• Menggunakan aplikasi untuk meng-update data.

• Menggunakan aplikas untuk men-delete data.

• Mengecek hasil entry data.

• Mengisi check list entry data.



PENDAHULUAN

Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih yang

digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.

Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft Access

diantaranya dapat melakukan proses pernyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta

laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan,

pendataan data karyawan, dan lai sebagainya.

MEMBUKA PROGRAM MS. OFFICE ACCESS 2007

1. Klik tombol Start

2. Arahkan ke All Programs

3. Arahkan ke Microsoft Office

4. Klik kiri Microsoft Office Access 2007

5. Muncul Getting Stared with Microsoft Office Access, klik icon Blank Database untuk

membuat database baru.



6. Muncul dialog Blank Database, isi kotak File Name sesuai nama database yang diinginkan

(contoh : PPDB-Kelas-Tahun)

7. Klik icon Folder jika ingin merubah lokasi penyimpanan.

8. Kemudian klik tombol Create

9. Muncul tampilan awal table dalam bentuk Datasheet View.

Tampilan menu Home :



Tampilan menu Create :

Tampilan menu External Data :

Tampilan menu Database Tools :

MEMBUAT TABEL

Tabel dibuat untuk menyimpan data yang menjadi database.

1. Dari tampilan Datasheet View di atas, ubah kedalam tampilan Design View dengan cara

klik menu Home kemudian klik panah icon View lalu klik icon Design View.

2. Tampilan awal menjadi Design View. Isi Field Name dan Data Type sesuai bentuk table

yang akan dibuat.



Ketik seperti table di bawah :

Field Name Data Type Description

No AutoNumber

* No_pendf Text

Nama Text

Prog_pilihan Text

PKn Number

B_ind Number

Mtk Number

B_ing Number

IPA Number

IPS Number

Jml_nilai Number

Jml_bbt Number

Ket Text

3. Tentukan Primary Key dengan cara klik Field Name yang akan dibuat, agar tidak ada data

yang sama pada Field tersebut.



4. Klik Datasheet View sehingga muncul dialogperintah menyimpan, kemudian klik tombol

Yes.

5. Tampilan Table yang dibuat.

MEMBUAT QUERY

Query dibuat untuk menggabungkan lebih dari satu table dan untuk menghitung beberapa field.

Langkah-langkah membuat Query :

1. Klik menu Create

2. Klik icon Query Design



3. Akan muncul dialog Show Table, pilih table DAFTAR, kemudian klik tombol Add.

4. Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari Table yang sudah

dibuat di atas.

5. Ketik rumus di field Jml_nilai seperti gambar di bawah :



6. Ketik rumus di field Jml_bbt seperti gambar di bawah :

7. Simpan Query yang sudah dibuat.

MEMBUAT FORM

Form digunakan untuk data entry (memasukan data) yang akan tersimpan dalam table atau query

tergantung link (hubungan) Form tersebut. Langkah membuat Form sbb:

1. Pilih menu Create

2. Klik panah icon More Form

3. Klik Form Wizard, sehingga muncul dialog di bawah

4. Pada kotak Tables/Queries. Pilih Table:DAFTAR kemudian pindahkan seua field Available

field ke Selected Field dengan menekan tombol



5. Pilih layout yang diinginkan, kemudian klik tombol

6. Pilih styale yang diinginkan, kemudian klik tombol



7. Terakhir klik tombol

8. Tampilan Form yang dibuat dalam bentuk Form View.

9. Ubah tampilan ke Design View supaya bisas di edit dengan cara pilih menu Home

kemuadian klik panah icon View, lalu klik icon Design View.



UBAH TAMPILAN FORM

Gunakan menu Design, kemudian klik tool Label lalu klik di Form jika ingin membuat label di Form.

Tampilan Form berubah.

MASUKAN RUMUS KE TEXT BOX

Text Box Jml_nilai dan Jml_bbt dalam kondisi Form View masih terlihat kosong, untuk itu kita

ketikkan rumus di text box tersebut. Dengan cara :

1. Pastikan tampilan Form dalam bentuk Design View

2. Klik icon Property Sheet di menu Design, sehingga muncul dialog Property Sheet di

sebelah kanan monitor.

3. Ubah Selection type: text Box ke field Jml_nilai atau Jml_bbt.

4. Klik text box Control Source, kemudian klik tombol



5. Untuk Jml_nilai, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.

6. Untuk Jml_bbt, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.

MEMASUKAN DATA (INPUT DATA)

Melalui jendela Datasheet View dari sebuah table dapat melakukan proses editing dengan

meyuting data yaitu proses penambahan data record, memindahkan data record, menyalin data

record maupun menghapus data record.

Prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela database pilih salah satu nama form yang data table-nya ingin anda

masukkan.

2. Pastikan form dan table dalam tampilan Datasheet View.

3. Jangan memulai input data dari field AutoNumber.

4. Gunakan tombol Tab untuk berpindah dari field satu ke field yang lain.



Setelah selesai memasukan data di form maka kita dapat melihat data pada query seperti di

bawah.

MENGUBAH DATA

A. Memilih Field dan Record

Beberapa cara melakukan editing data pada sebuah jendela Datasheet View pada daftar sebagai

berikut:

Untuk Memilih Perintah

Sebuah sel • Klik pada posisi sel tersebut

Beberapa sel • Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut

sampai meilintasi beberapa sel yang ingin

dipilih

Sebuah kolom • Klik pada posisi selector kolom

Beberapa kolom • Drag drop pointer pada posisi selector kolom

Sebuah record • Klik pada posisi selector baris

Beberapa record • Drag drop pointer pada posisi selector baris

Semua record • Klik tombol Select All yag ada pada selector

baris

• Pilih perintah Select All Record dari menu Edit

• Tekan kombinasi tombol Ctrl+A



B. Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunaka fasilitas yang ada diperintag Go To,

perhatikan table berikut :

Pindah Ke Klik

Awal Record First Record

Akhir Record Last Record

Record sebelumnya Previous Record

Record berikutnya Next Record

Record baru New Record

Record tertentu Tekan tombol F5 atau ketik nomor

Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan

menekan tombol enter

C. Menambah Record

Menambah record sama dengan mengedit record yaitu membuka kembali table, query atau form

tetapi kita langsung posisikan posisikan pada record yang kosong.

D. Menambah Field

Dengan langkah sebagai berikut:

1. Buka file database yang sudah dibuat

2. Pilih table yang sudah dibuat

3. Ubah ke tampilan Design View

4. Klik field Ket lalu klik kanan kemudian klik kiri Insert Row.

5. Ketik field baru (contoh Asal_skl) caranya sama seperti membuat field pertama kali.

6. Kemudian ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

Field Name Data Type Description

No AutoNumber

* No_pendf Text

Nama Text

Prog_pilihan Text

PKn Number

B_ind Number

Mtk Number

B_ing Number



IPA Number

IPS Number

Jml_nilai Number

Jml_bbt Number

Asal_skl Text Tambahan

Ket Text

Untuk menampilkan di query, dengan langkah sbb:

1. Buka nama query yang sudah dibuat.

2. Ubah ke tampilan Design View

3. Tempatkan pointer di field Ket.

4. Klik tombol Insert Columns di menu Design, sehingga berubah menjadi tampilan di

bawah.

5. Masukan field Asal_skl



6. Tampilan Design View berubah seperti di bawah.

7. Ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

MEMBUAT REPORT

Report dibuat agar database dapat dicetak dengan tampilan sesuai yang diinginkan.

Langkah pembuatan Report hampir sama dengan pembuatan Form yaitu sebagai berikut:

1. Pastikan menu Create terbuka.

2. Klik icon Report Wizard, seperti gambar di bawah.

3. Muncul dialog Report Wizard, pilih Table atau Query yang akan dibuat Report dengan

cara mengganti text box Table/Query.



4. Pindahkan field dari Available Fields ke Selected Fields dengan cara menekan tombol

5. Langsung klik tombol Next jika menginginkan posisi tampilan database sejajar.

6. Apabila ingin mengubah urutan label Report, misalkan no_pendf ingin diurutan pertama,

jika tidak ada langsung Next.



7. Atur layout Report, Posisi kertas dan beri centang jika menginginkan lebar Report sesuai

lebar kertas.

8. Pilih Style yang diinginkan, lalu klik tombol Next.

9. Simpan Report, lalu klik tombol Finish.



10. Tampilan awal Report yang dibuat, klik tombol Close Print Preview jika ingin keluar atau

mengubah tampilan report.

11. Edit Report seperti menambahkan Report Header dan Report Footer.

12. Kembali ubah ke tambilan Datasheet View, sehingga tampilan seperti di bawah.

Report dapat di Print (cetak) dengan cara mengubah terlebih dahulu ketampilan Print Preview,

lalu klik icon Print.

SMK Negeri 1 Cikande 46 Latihan Microsoft Office Access 2007

LATIHAN 1

Buatlah table di Microsoft Office Access!

Tabel 1

No Kode_brg Nama_brg Stok_awal Brg_msk Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket

1 BB001 Susu 456 411 302 Rp 10.000

2 BB002 Coklat 756 456 423 Rp 7.500

3 BB003 Permen 674 647 423 Rp 500

4 BB004 Kacang 833 678 324 Rp 3.500

Tabel 2

No Nisn Nama_siswa Tmt_lhr Tgl_lhr Nama_ortu Asal_skl Thn_lulus Ket

1 99..001 ASEP Serang 21/09/1994 Anton SMPN 2010 L

2 99..002 NUR Serang 23/05/1994 Usep SMPS 2010 L

3 99..003 JAKI Lebak 25/12/1994 Jaka MTs 2010 L

4 99..004 ZENI Cilegon 01/01/1994 Dedi MTsN 2010 L

Tabel 3

No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket

1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7

2 99..002 NUR 4 5 6 7 7

3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8

4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 4

No Nisn Nama_siswa B_ing mtk kimia ipa ips kkpi Jml Ket

1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7

2 99..002 NUR 4 5 6 7 7

3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8

4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 5

No Nisn Nama_siswa pdil kml gtl abc xyz Jml Ket

1 99..001 ASEP 4 5 6 7 7

2 99..002 NUR 6 7 6 6 8

3 99..003 JAKI 6 7 8 5 6

4 99..004 ZENI 6 7 7 6 7


LATIHAN 2

Buatlah Table dan Query di Microsoft Office Access!

Tabel 1

No Kode_brg Nama_brg Stok_awal Brg_msk Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket

1 BB001 Susu 456 411 302 Rp 10.000

2 BB002 Coklat 756 456 423 Rp 7.500

3 BB003 Permen 674 647 423 Rp 500

4 BB004 Kacang 833 678 324 Rp 3.500

Tabel 2

No Nisn Nama_siswa Tmt_lhr Tgl_lhr Nama_ortu Asal_skl Thn_lulus Ket

1 99..001 ASEP Serang 21/09/1994 Anton SMPN 2010 L

2 99..002 NUR Serang 23/05/1994 Usep SMPS 2010 L

3 99..003 JAKI Lebak 25/12/1994 Jaka MTs 2010 L

4 99..004 ZENI Cilegon 01/01/1994 Dedi MTsN 2010 L

Tabel 3


1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7

2 99..002 NUR 4 5 6 7 7

3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8

4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6


LATIHAN 3

Buatlah Table dan Form di Microsoft Office Access!

Tabel 1


1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7

2 99..002 NUR 4 5 6 7 7

3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8

4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 2


1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7

2 99..002 NUR 4 5 6 7 7

3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8

4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6


LATIHAN 4

Buatlah Table dan Report di Microsoft Office Access!

Tabel 1


1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7

2 99..002 NUR 4 5 6 7 7

3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8

4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 2


1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7

2 99..002 NUR 4 5 6 7 7

3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8

4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 3


1 99..001 ASEP 4 5 6 7 7

2 99..002 NUR 6 7 6 6 8

3 99..003 JAKI 6 7 8 5 6

4 99..004 ZENI 6 7 7 6 7


LATIHAN 5

1. Buatlah Table dan Query dari Ketiga Tabel di atas di Microsoft Office Access!

Tabel 1


1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7

2 99..002 NUR 4 5 6 7 7

3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8

4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 2


1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7

2 99..002 NUR 4 5 6 7 7

3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8

4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 3


1 99..001 ASEP 4 5 6 7 7

2 99..002 NUR 6 7 6 6 8

3 99..003 JAKI 6 7 8 5 6

4 99..004 ZENI 6 7 7 6 7

2. Buatlah form dari query yang dibuat!

3. Buatlah report dari query yang dibuat!

microsoft office access 2007 · pdf file• menggunakan aplikasi untuk meng-update data....

Documents