Microsoft Office Access 2007

1. Pengertian Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2007 adalah

suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk

merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang

besar.

Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu

dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional.

Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.

Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti

menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Access

versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien. User

interface (UI) baru ini dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif

serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang ada.

2. Mengenal Elemen Dasar pada Access 2007

A. Office Button

Berisi Backstage yang bersi beberapa pilihan perintah untuk mengelola

database. Fasilitas ini hampir sama pada seluruh program Microsoft Office

2007.

Pada gambar di atas, terdapat beberapa Task Pane seperti ini:

a) New : Untuk membuat sebuah database baru.

b) Open : Untuk membuka database yang pernah Anda buat sebelumya.

c) Save : Untuk menyimpan secara langsung database anda.

d) Save As : Untuk menyimpan database Anda menjadi berbagai format

database lainnya/versi Microsoft Access sebelumnya (2000, 2003 dan

2007)atau bisa juga dalam bentuk PDF/XPS jika Anda telah mempunyai

add-ins nya .

e) Print : Fasilitas untuk mencetak database yang telah dibuat. Terdapat tiga

f) pilihan yakni Print (mencetak dengan sebelumnya menentukan properti-

properti printer dan halaman yang akan dicetak), Quick Print (mencetak

database secara langsung tanpa melakukan perubahan property-properti

pada printer) dan Print Preview (untuk mengatur sebelum database

dicetak).

g) Manage : Ini merupakan fasilitas untuk mengatur database yang telah

kita

h) buat. Terdapat tiga pilihan : Compact and Repair Database (untuk

melakukan maintenance atau juga merepair ), Back Up Database (fasilitas

untuk membackup database untuk mencegah terjadinya kehilangan

data), Database Properties (dari fasilitas ini akan memunculkan kotak

dialog yang dimana anda dapat menentukan properties pada database

yang sedang anda buat).

i) Email : Fasilitas ini memudahkan anda dalam mengirimkan database

melalui email.

j) Publish : Fasilitas ini digunakan setelah database yang dibuat telah selesai

atau final. Terdapat dua pilihan didalamnya Document Management

Server, (tempat menaruh document/database di server sehingga dapat

dengan mudah untuk diakses maupun dibagi ke user lainnya), Package

and Sign (ini digunakan untuk memberikan digital signature pada package

database yang telah Anda buat).

k) Close Database : Untuk keluar dari database.

B. Ribbon

Element ini merupakan interface baru yang ditawarkan dalam Microsoft

Office 2007. Element ini semakin mempermudah user dalam

mengolah/mengedit data. Pada Access 2007 terdapat empat tab yakni Home,

Create, External Data dan Database Tools.

Pada tab Home terdiri dari tujuh group :

a) Views: Group ini memudahkan pengguna dalam melihat/mengedit

Database-nya. Terdapat beberapa pilihan yang berbeda-beda tergantung

dengan objek Database yang dipilih atau yang sedang dikerjakan.

b) Clipboard : Berisi perintah-perintah dasar seperti Cut, Copy, Paste dan

Format

c) Font : Berisi pengaturan-pengaturan jenis huruf, ukuran, warna, perataan

dan sebagainya.

d) Rich Text : Berisi kumpulan untuk memperkaya format teks, seperti

pengaturan paragraph, Indentasi, Bullet and Numbering.

e) Record : Berisi perintah-perintah untuk pengolahan record.

f) Sort & Filter : Group ini sering digunakan karena berisi perintah untuk

melakukan penyaringan atau juga mengurutkan data berdasarkan kriteria

tertentu.

g) Find : Untuk berisi perintah untuk mencari dan juga dapat mengganti

data yang Anda cari dengan data yang lain.

Pada tab Create terdiri dari empat group :

a) Tables : Untuk membuat tabel data atau juga menentukan tipe tabel yang

akan kita buat.

b) Forms : Form merupakan Input bagi user ketika ingin memasukan data

baru. Di tab ini terdapat berbagai pilihan pengaturan form.

c) Reports : Atau laporan, penyajian akhir dalam bentuk laporan data-data.

Anda dapat membuat dan mengatur seperti apa report yang akan Anda

gunakan.

d) Other : Di group ini terdapat dua pilihan utama untuk pembuatan Query

dan Macro. Keduanya akan kita bahas tersendiri pada bab berikutnya.

Pada tab External Data juga terdiri dari empat group :

a) Import : Fasilitas ini dapat Anda gunakan ketika ingin memasukan

document lain dalam database anda.

b) Export : Kebailikan dari import, Anda dapat mengexport database yang

telah Anda buat ke program aplikasi lain.

c) Collect Data : Berhubungan dengan pengiriman database melalui E-mail.

d) SharePoint List : Dalam group ini kita dapat melakukan sinkronisasi

database dengan SharePoint.

Pada tab Database Tools terdiri dari lima group :

a) Macro : Berisi rangkain perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan

secara otomatis. Di group ini kita dapat menggunakan Visual Basic dalam

pembuatan perintahnya.

b) Show/Hide : Berisi pembuatan Relationships (hubungan antar tabel) dan

juga perintah lainnya.

c) Analyze : Anda juga dapat menganalisa performa dari database yang

Anda buat pada group ini dan juga menganalisa keefektifan penggunaan

tabel.

d) Move Data : Database yang telah Anda buat dapat digunakan (move)

menjadi SQL Server atau Database Access. Tentunya dalam mengubah

database Anda menjadi SQL Server dibutuhkan Program SQL Server pada

komputer kita.

e) Database Tools : Salah satu fitur advance yang ada pada Access 2007

seperti kita dapat memberikan melakukan enkripsi database dengan

menggunakan password dan juga fitur-fitur advance lainnya.

3. Komponen Utama (Object)

A. Table

Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk

menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas :

- Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

- Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang

menempati bagian baris.

B. Query ( SQL / Structured Query Language )

Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database.

Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan

data. Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau

mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi

antar tabel dan sebagainya.

DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi

database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta

mengambil informasi yang diperlukan dari database.

C. Form

Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input),

menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

D. Report

Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan

mencetak data secara efektif.

4. Membuka Microsoft Access & Membuat Database (New Project)

Langkah-langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database :

a) Click Start → All Program → Microsoft Office → Microsoft Access 2007

b) Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access seperti gambar di bawah

ini,

c) Lalu click Blank Database untuk membuat database.

d) Membuat database Buku.accdb kemudian click tombol create.

5. Membuat Table

Langkah-langkah untuk membuat tabel :

a) Click tab Create pada jendela.

b) Click Table Design pada ribbon Tables.

c) Masukkan nama field beserta tipe datanya, kemudian simpan tabel

(Ctrl+S).

d) Kemudian click ribbon View pada tab Home, lalu pilih Datasheet View

untuk masukkan data ke dalam tabel.

6. Table Relationship

Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel.

Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Untuk

membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key dan

foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak.

Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat

relationship antar tabel. Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data

elemen menjadi tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.

Ada beberapa macam relationship:

Primary Key

Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya

mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap

kejadian dari suatu entitas.

Contoh Kasus :

NIM dalam tabel Mahasiswa merupakan nilai unik yang tidak mungkin

bersifat ganda. Karena setiap mahasiswa memiliki NIM yang berbeda antara

mahasiswa yang satu dengan mahasiswa yang lain.

Foreign Key

Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan

hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan

pada tabel anak.

Contoh Kasus :

UKDW memiliki banyak fakultas yaitu Teknik, Biologi, Ekonomi, Teologi.

Dimana satu fakultas dapat dimiliki oleh banyak mahasiswa (One to Many).

Relationship antar tabel dapat digambarkan sbb :

Pada Gambar diatas terdapat relationship antara tabel Mahasiswa dan

Fakultas. Masing-masing tabel memiliki primary key. NIM merupakan

primary key pada tabel. Mahasiswa sedangkan ID_Fakultas merupakan

primary key pada tabel Fakultas dan foreign key pada tabel Mahasiswa.

Langkah-langkah untuk membuat Database Relationship (dalam hal ini, akan

dibuat table relationship untuk tabel buku dan tabel penerbit) :

a) Click tab Database Tools pada jendela

b) Click Relationship pada ribbon Show/Hide

c) Kemudian akan muncul tab Relationship pada object tab dan kotak dialog

Show Table, kemudian pilih tab Tables

d) Click tabel Buku dan Penerbit lalu click button Add, kemudian hubungkan

ID_Penerbit pada tabel Penerbit dengan ID_Penerbit pada tabel Buku.

e) Kemudian akan muncul kotak dialog Edit Relationship. Click checkbox

Enforce Referential Integrity, lalu click button Create.

f) Setelah Click button create, muncul relasi tabel seperti gambar dibawah ini.

7.

Membuat Form

Form adalah komponen utama yang terintegrasi secara khusus dan berfungsi

sebagai menginputkan data, mengedit dan menampilkan data, mengontrol

application flow, dan mencetak informasi.

Langkah-langkah untuk membuat form :

a) Click tab Create pada jendela

b) Click More Form pada ribbon Forms, kemudian pilih Form Wizard. Sehingga

akan muncul kotak dialog Form Wizard.

c) Memilih tabel yang atribut-atributnya akan digunakan.

d) Click > atau >> untuk memilih atribut-atribut yang akan ditampilkan dalam

form.

e) Memilih bentuk layout form kemudian click next.

f) Memilih style form kemudian click next.

g) Kemudian simpan form dengan nama Buku, lalu click finish. Lalu akan

tampilan Form View sbb :

1

h) Untuk

mengatur tampilan form dapat dilakukan pada tampilan Design View. Click

tab Home, kemudian pada ribbons Views click Design View.

2

Gambar diatas menunjukkan tampilan Design View yang digunakan untuk

mengubah susunan form sesuai dengan keinginan user. Pada Design View

user dapat menambahkan tools (misal : tombol navigasi, textbox, check box,

list box).

Langkah-langkah untuk membuat tombol navigasi form buku seperti gambar di

bawah ini:

Langkah –

langkah untuk

membuat tombol navigasi :

a) Membuka form yang akan di edit, kemudian pilih Design View.

b) Pilih Button pada ribbon Controls

c) Kemudian akan muncul kotak dialog Command Button Wizard

d) Memilih categories dan action sesuai kebutuhan user, kemudian click next.