microsoft office access 2007 -...

Modul Ms.Access 2007

Microsoft Office

ACCESS 2007

Materi Dasar

Metode Belajar Cepat Menguasai Access 2007

MODUL

Tutorial dan Lembar kerja


PENDAHULUAN

Microsoft Access merupakan program aplikasi database yang digunakan untuk merancang,

membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat. Ini dikarenakan oleh kemudahanya

dalam pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan

dengan desain yang lebih menarik. Database terdiri dari : Tables, Forms, Reports

MEMULAI MICROSOFT ACCESS 2007

Untuk menjalankan Microsoft Access 2007 dapat dilakukan dengan memilih tombol Start pada

taskbar, pilih All Programs, kemudian pilih Microsoft Office dan klik pilihan Microsoft Office Access

2007. Setelah menjalankan Microsoft Access 2007, Access akan menampilkan Getting Started With

Microsoft Office Access page seperti pada gambar.

KOMPONEN ACCESS 2007

Sebelum anda lebih jauh belajar Access 2007, sebaiknya mengenal dahulu mengenai komponen

untuk mempermudah pengoprasian.

1. Office Button

Tombol yang menampung perintah menu yang sering digunakan dalam access antara lain; New,

Open, Save, Save as, Close, Database dan perintah lainya.

2. Quick Access ToolBar.

Kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan Access

2007.misal; Save, Undo, Redo.

3. Title Bar Berfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program tersebut, selain itu

berfungsi untuk memilih posisi jendela program tersebut.

4. Minimize Tool Untuk meminimalkan jendela program Access 2007 sehingga tampilan berubah

menjadi sebuah ikon yang diletakan pada taskbar Windows XP.

MATERI DASAR MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

1 2 3 5

55

6 4

7


5. Maximixe Tool Berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program, sehingga tampilanya

memenuhi layar monitor.

6. Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 2007

7. Status Bar Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program Access 2007

misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.

Dalam Microsoft Access 2007, anda tidak menjumpai deretan menu pada menu bar. Karena dalam

program Access 2007, menu bar sudah digantikan dengan tampilan tab yang didalamnya terdapat

grup-grup. Dalam masing –masing grup terdapat beberapa tombol perintah.

Meskipun tidak menampilkan menu bar anda dapat menggunakan/ menekan tombol dialog yang

terdapat pada masing – masing grup atau dapat juga menggunakan Shortcut Menu (menu popup)

juga dengan menggunakan Shortcut Key (misal: Ctrl +S)

MENUTUP PROGRAM ACCESS 2007

Untuk menutup Access 2007, dapat dilakukan Klik tombol Office →Exit Access atau Close pada

sudut kanan atas jendela Access 2007.

PENGERTIAN TABEL,FIELD DAN RECORD

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa table yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.Tabel merupakan kumpulan beberapa record dan field sebagai ilustrasi adalah sebagai berikut :

Nim Nama Alamat Nilai UNAS Nilai UAS

01 Nina Jakarta 90 90

02 Devi Malang 80 70

03 Zatira Yogyakarta 80 80

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu table. Sedangkan Recods

adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

KETERANGAN :

Field Name : Fungsinya untuk memasukan nama- nama field dari suatu table. Data Type : Jenis tipe data yang dikenal pada Microsoft Access adalah :

Text Serangkaian huruf, angka, spasi dan tanda baca

Memo Serangkaian kata yang sangat panjang berupad ata campuran antara huruf, spasi dan tanda baca.

Number Data berupa angka untuk perhitungan matematika

Data/Time Data Berupa tanggal dan waktu

Currency Data berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematik

Auto Number Bilangan atau penemoran beraturan secara berurutan otomatis dan nilainya tidak dapat dirubah

Yes/No Data masukan yang berupa penyangkalan

OLE Object Digunakan untuk eksternal objek misalnya gambar, suara dsb.

Hyperlink Gabungan dari tek dan numeric yang disimpan dalam bentuk tek digunakan

Fields

Records


untuk menyimpan pointer ke situs web

Lookup Wizard Untuk memilih sebuah nilai dari table lain atau list box atau combo Box

Description :Keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name.

Primary Key : Untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang sama/dobel atau sebagai field index utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah table.(Gambar Kunci)

MEMULAI LEMBAR KERJA

Memulai lembar kerja baru dari getting started dipilih Blank

Database→File Name→Create

Create : Untuk Membuka jendela dokumen

.accdb : file ekstensi Access Database

PEMBUATAN TABEL

Setelah Buka jendela program(Create) selanjutnya kita memulai dengan membuat objects Tabel.

Pada menu Tab pilih Create →Table Design

Setelah field name dan Data Type sesuai

format yang diinginkan dan berikan Primary

Key selanjutnya disimpan(Save) mis: daftar

karyawan→ OK

MEMBUAT FORM

Untuk menghasilkan tampilan yang lebih kumunikatif, maka dibutuhkan suatu interface

yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program

aplikasi, salah satunya adalah form. Untuk membuat form otomatis caranya sangat mudah

karena field yang digunakan semua yang ada pada Tabel sebagai sumber datanya.

Pada menu Tab pilih Create →More Forms→Form Wizard

Untuk memindahkan semua field pilih >>

Kemudian Next selanjutnya pilih Layout form Misal:

Columnar→Next


Selanjutnya pilih Style form→Next dan isikan title untuk form misal : Daftar karyawan→Finish

Tombol Navigasi pada Form Wizard

Tombol “>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom

Selected Fields satu persatu

Tombol “>>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom

Selected Fields secara bersamaan

Tombol “<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available Fields

satu persatu

Tombol “<<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available

Fields secara bersamaan

MEMODIFIKASI FORM(PEMBUATAN HEADER DAN FOOTER) Pembuatan form dengan menggunakan fasilitas wizard tampilanya kurang sesuai dengan yang

dikehendaki. Anda dapat mendesainya dan mengatur sendiri sesuai keinginan. Atau dapat juga

anda menambahkan Header, footer,image, mengganti warna background, font. Dan untuk

mendesain form anda dapat gunakan salah satu jendela tampilan yaitu : Home→View→ :

Form View : Untuk mengisi dan melihat tampilan form yang telah dimodifikasi

Layout View : Untuk memodifikasi dan melakukan perubahan pada form.

Design View : Memberikan tampilan detail dari struktur form. Anda dapat melihat bagian

Header, Detail, dan Footer. Juga bisa menambahkan,Label, Garis , Image, persegi

panjang dan lainnya.

Logo : merupakan control yang berfungsi untuk menampung objek gambar yang terletak pada bagian Form Header. Aa Label : fungsinya hampir sama dengan Title hanya saja penempatan label dapat disembarang tempat area form.

PEMBUATAN REPORT

Report atau laporan merupakan bentuk olahan data yang didesain untuk dicetak ke media cetak atau printer. Access memudahkan pekerjaan pembuatan laporan karena menyediakan fasilitas Refort Wizard yang mampu digunakan untuk merancang berbagai bentuk Report. Anda dapat menampilkan semua field dan record dari sebuah table, form yang telah diisi serta memodifikasi laporan pada jendela Layout dan Design View.


Report Wizard digunakan sumber data dari table dan form yang telah dibuat. Langkah kerjanya klik

Create→Report Wizard sehingga akan tampil kotak dialog report wizard pertama

Gunakan tombol navigasi yang ada untuk memindahkan posisi nama

field dari kolom Available Fields ke kolom Selected Fields (caranya

seperti pembuatan Form)

Klik Next untuk

melanjukan proses. Anda

diminta untuk menentukan

nama field tertentu yang

dapat digunakan sebagai kunci pengelompokan untuk hasil

report yang diinginkan.

Klik Next untuk melanjutkan Proses. Pada kotak ini anda diminta

untuk menentukan nama field yang dapat digunakan sebagai kunci

pengurutan untuk masing –masing group untuk report. Pola

pengurutan secara Ascending(menaik) dan Descending(menurun)

Klik Next untuk memilih pola

atau bentuk tampilan report

pada bagian layout dengan

berbagai pilihan Portrait (halaman kertas tegak) dan Landscape

(kertas mendatar)

Pada kotak wizard tentukan

salah satu nama style untuk

report, Klik tombol Next.

Selanjutnya anda diminta

memberikan nama title untuk

report. Secara default nama

report akan disamakan

dengan nama table atau form sebagai sumber data pembuatan

report.Anda dapat mengganti nama report yang lebih komunikatif

dan mudah untuk diingat.Setelah itu Klik Finish untuk mengakhiri

pembuatan report dan laporan yang telah terbentuk pada gambar

dibawah ini:

MEMODIFIKASI REPORT

Memodifikasi report sama dengan memodifikasi Form yaitu :pada struktur Report(Header, Detail, Footer) dengan cara Home→View→ : Report View : Berfungsi untuk melihat tampilan report yang telah diisi dan dimodifikasi. Print Preview : Berfungsi untuk melihat batas pencetakan dokumen Layout View : Untuk melakukan perubahan pada Report Design View :Untuk memodifikasi Report(Header, Footer, warna, image dan lainya.

Pengisian (input data) dan perubahan data hanya dapat dilakukan pada Form yang telah dibuat.


DAFTAR PUSTAKA

Microsoft Office Access 2007.CV. Andi offset Yogyakarta, Tahun 2007. Tutorial Microsoft Access 2007, www. Rudytarigan.com

MODUL KKPI, Nana Turmono, S.Pd.

microsoft office access 2007 -...

Documents