pembelajaran qu-3.5 modul 5, semester tiga · pdf filepenyusunan yang digunakan dalam...

LEAR UNIT 1

Manajemen Sumber Daya

Modul 5, Semester Tiga

Pengembangan & Pendekatan Mutu

Unit

Pembelajaran

QU-3.5

PE N G E M B A N G A N MU T U & PE ND E K A TA N NY A BA H A N AJ A R MA H AS I S W A – S E M E S T E R 3

UN I T PE MB E L AJ A R AB Q U -3 .5 MA J A M E N E N SUM B E RD AY A ; BA RB AR A MAC E L I S / SA R A CO L O N A 2

ED I S I A R E V I S I 0 T GL . 5/12/2008

Pelatihan Internasional ILO – Turin (Italia)

Edisi pertama, 2008

Makalah ini disusun sebagai salah satu komponen ESDP, The Indonesian Entrepreneurial Skills Development Programme (Program Pengembangan Kemampuan Wirabisnis Indonesia) yang dibuat oleh ASPI (Asosiasi Politeknik Indonesia) yang didanai oleh Pemerintah Belsaudara.

Isi makalah ini boleh dikutip dengan bebas, selama sumbernya dituliskan. Permohonan untuk menterjemahkan makalah ini kedalam bahasa selain Bahasa Indonesia, harus dikirimkan ke the International Training Centre of ILO, Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin (Italia)

PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU .

SEMESTER 3. MODUL 3 : PENGEMBANGAN MUTU & PENDEKATANNYA

UNIT PEMBELAJARAN 5: Manajemen Sumber Daya

Penulis:Barbara Marcelis (CINOP), Sara Colonna (DELTA Programme)

Penyusunan yang digunakan dalam makalah-makalah yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan Internasional ILO, yang sesuai dengan peraturan PBB, dan penyajian materi yang ada di dalamnya, bukanlah pernyataan pendapat Pusat Pelatihan tersebut atas masalah apapun yang terkait dengan status hukum negara, daerah, atau wilayah manapun yang berada dalam kewenangannya, atau masalah apapun yang terkait dengan perubahan batas negara tersebut.

Pendapat atau pandang an apapun yang ada dalam artikel resmi yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab penulis, dan pendapat atau pandang an yang tercantum dalam artikel tersebut tidak berarti didukung atau dianjurkan oleh Pusat Pelatihan.

Perujukan pada nama perusahaan dan produk komersil serta proses tertentu tidak berarti adanya dukungan atau anjuran dari Dewan Buruh Dunia (ILO) atas perusahaan, produk atau proses tersebut. Dan tidak disebutkannya perusahaan, produk komersil atau proses tertentu tidak berarti perusahaan, produk atau proses tersebut tidak didukung oleh ILO.

DELTA (Distance Education and Learning Technology Applications/Aplikasi Teknologi Pendidikan dan Pembelajaran Jarak Jauh)

International Training Centre (Pusat Pelatihan Internasional) of the ILO

Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin, Italy

Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111

Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842

E-mail: [email protected]

Diterjemahkan oleh :

Dindin Sulaeman

Sinta A Majid




UNIT PEMBELAJARAN QU-3.5

Manajemen Sumber Daya

Tujuan Khusus Pembelajaran

1. Pendahuluan

2. Manajemen Sumber Daya

2.1. Sumber Daya Manusia

2.1.1. Uraian Kerja

2.1.2. Analisa Kerja

2.1.3. Kualifikasi vs Kesesuaian

2.2. Infrastruktur

2.3. Lingkungan Kerja

3. Daftar Tugas

Bibliography and webography




Tujuan Khusus Pembelajaran

Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu:

• Mendapatkan pandang an tentang apa sumber daya itu (secara

luas);

• Menjelaskan kelebihan-kelebihan personel ;

• Menyusun uraian kerja ;

• Menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan oleh tim untuk

melaksanakan berbagai tugas;

• Merefleksikan pekerjaan dan lingkungan belajar saudara sendiri.




1 Pendahuluan

Dalam penerapan Sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9000, pihak manajemen

diberikan tanggung jawab untuk menyediakan sumber daya yang cukup untuk

mengatur dan menjalankannya. Bagi banyak orang, pemikiran tentang manajemen

sumber daya hanya melibatkan manusia, misalnya, menentukan stakeholders dan

perwakilan manajemen. Namun dalam SMM ISO 9001, manajemen sumber daya

memiliki makna yang lebih dari sekedar hal ini saja. Memang, manajemen sumber

daya berarti menyediakan sumber daya manusia, namun manajemen sumber daya

juga berarti memberikan kelengkapan dan lingkungan yang tepat yang dibutuhkan

oleh orang-orang itu untuk melaksanakan pekerjaannya.

Yang disyaratkan adalah penentuan dan MANAJEMEN SUMBER DAYA yang sesuai dan cukup, baik sumber daya manusia maupun fasilitas yang berterima untuk tenaga kerja tersebut, dengan cara yang teratur dan dalam lingkungan yang tepat.

Perusahaan memiliki proses untuk menentukan kompetensi pegawai berdasarkan

kemampuan, pengalaman, pendidikan dan pelatihan yang dimiliki. Kegiatan

pelatihan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan. Dampak pelatihan dievaluasi dan

dilakukan pencatatan. Catatan pendidikan, kemampuan dan pengalaman yang

tepat akan disimpan.

Para pegawai perlu memahami relevansi dan kepentingan apa yang mereka

kerjakan dan bagaimana pekerjaan tersebut berkontribusi untuk memenuhi tujuan

mutu .

Lingkungan kerja yang tepat dibuat dan dipertahankan sehingga kesesuaian

dengan persyaratan produk bisa tercapai. Tujuannya adalah agar manajemen

menciptakan lingkungan dimana orang-orang bisa termotivasi, bukan menciptakan

sistem birokrasi dokumentasi yang menghambat inisiatif dan kreatifitas.




2 Manajemen sumber daya

Baca bab 6 Manajemen Sumber Daya dari buku ISO untuk SME dan interpretasi ISO.

Dalam SMM ISO 9001, diharuskan adanya sumber daya untuk bisa menjalankan

dan mengatur Sistem Manajemen Mutu. Sumber daya ini mencakup sumber daya

manusia, yaitu orang-orang yang berkualifikasi untuk melaksanakan tugasnya;

perlengkapan dan infrastuktur yang tepat untuk melaksanakan tugas tersebut; dan

lingkungan kerja yang diatur dengan tepat.

Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya – sumber daya yang

dibutuhkan

• untuk mengimplementasikan dan mempertahankan sistem manajemen mutu

dan terus meningkatkan efektifitasnya, dan

ISO 9001:2000

Sistem manajemen mutu

Menyediakan sumber daya

Menyediakan sumber daya

manusia

Menyediakan kelengkapan

dan infrastuk-tur yang tepat

Menyediakan lingkungan kerja yang

sesuai




• untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan

pelanggan .

Tujuan persyaratan ini adalah untuk memastikan penyediaan yang tepat waktu dan

ketersediaan sumber daya yang penting bagi implementasi dan perbaikan proses

sistem manajemen mutu dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Persyaratan ini

juga disebut manajemen sumber daya, yang juga merencanakan kebutuhan

sumber daya di masa depan. Dalam SMM ISO 9001 yang baru, digunakan tiga

pembagian sumber daya: sumber daya manusia, infrastruktur dan lingkungan

kerja.

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS1/7 “MANAJEMEN SUMBER DAYA” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

2.1 Sumber Daya Manusia

Orang-orang yang melaksanakan kerja yang bisa mempengaruhi mutu produk

haruslah berkompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan

pengalaman yang tepat.

Manusia adalah inti organisasi dan yang juga berarti inti dari sistem manajemen

mutu. Berdasarkan tanggung jawab dan kewenangan atas mutu produk yang

diberikan pada mereka, bisa ditentukan apakah para pegawai tersebut

membutuhkan pendidikan, pelatihan, kemampuan dan pengalaman lebih atau

tidak. Keempat komponen ini bersama-sama menjadi dasar kompetensi. Kapanpun

pegawai memiliki pengaruh atas mutu produk, organisasi akan menjadi lebih baik

dan kepuasan pelanggan juga meningkat.

2.1.1 Uraian kerja Uraian kerja adalah pernyataan tertulis yang menjabarkan:

• kewajiban (tugas),

• tanggung jawab,

• kontribusi dan hasil yang paling penting yang dibutuhkan dari sebuah posisi

kerja,




• kualifikasi kandidat yang dibutuhkan, dan

• laporan hubungan dan rekan kerja dalam pekerjaan tertentu.

Uraian kerja didasarkan pada informasi objektif yang didapat melalui analisis

kerja, pemahaman akan kompetensi dan kemampuan yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan pekerjaan yang dibutuhkan, dan kebutuhan organisasi untuk

menghasilkan pekerjaan.

Uraian kerja dengan jelas menentukan dan menjabarkan tanggung jawab untuk

posisi kerja tertentu. Uraian kerja juga mencakup informasi tentang kondisi kerja,

kelengkapan, perlengkapan yang digunakan, pengetahuan dan kemampuan yang

dibutuhkan, dan hubungan dengan posisi kerja lain.

Uraian kerja yang baik tidak membatasi pegawai, tetapi memungkinkan, membuat

mereka memperluas pengalaman, menumbuhkan kemampuan, dan meningkatkan

kemampuan untuk berkontribusi dalam organisasi.

Uraian kerja yang baik merupakan dokumen yang hidup dan bernyawa yang

diperbaharui setiap kali tanggung jawab berubah.

2.1.2 Analisis kerja Analisis kerja adalah proses yang digunakan untuk mengumpulkan informasi

tentang tugas, tanggung jawab, kemampuan yang dibutuhkan, hasil, dan

lingkungan kerja dari posisi kerja tertentu.

Analisis kerja mencakup kegiatan-kegiatan berikut:

• pengkajian tanggung jawab kerja pegawai,

• penelitian lewat Internet dan melihat contoh uraian kerja online atau offline

untuk bidang kerja lain yang serupa,

• analisis kewajiban, tugas, dan tanggung jawab kerja yang perlu dicapai oleh

pegawai yang ada di posisi kerja tersebut,

• penelitian dan berbagi informasi dengan perusahaan lain yang memiliki bidang

kerja serupa, dan

• menjabarkan hasil atau kontribusi yang paling penting yang dibutuhkan dari

posisi kerja tersebut.

Contoh Uraian kerja

Uraian kerja yang baik harus:




• menyajikan definisi jelas untuk analisis kerja – apa yang dilakukan oleh

pekerja dan bagaimana pekerja tersebut diharapkan melakukan pekerjaannya

• memberikan kajian menyeluruh atas tugas dan kewajiban yang berhubungan

dengan pekerjaan tersebut

• menyajikan pernyataan rangkuman

• menyatakan dengan jelas tingkat penyeliaan (supervisi)

Uraian kerja yang buruk tidak:

• menggunakan kalimat yang jelas dan sederhana, dan dengan demikian

menghilangkan kejelasan dan objektifitas

• memberikan definisi akurat untuk analisis kerja

• merinci dengan jelas semua tugas dan kewajiban yang diharapkan dari orang

yang menduduki posisi kerja tersebut

• membahas secara rinci kemampuan dan kualifikasi yang dibutuhkan dari

pelamar

Contoh uraian kerja

Berikut ini adalah sejumlah tanggung jawab uraian kerja yang biasa dari posisi-

posisi kerja lain. Perhatikan bahwa daftar tanggung jawab ini tidak terdiri dari

uraian kerja lengkap, saudara harus menambahkan/memperbaiki tanggung jawab-

tanggung jawab tersebut agar sesuai dengan situasi organisasi saudara, dan

kemudian tambahkan elemen-elemen uraian kerja lain yang dirinci diatas, yaitu

‘laporan pada’, ‘berdasarkan pada’, ‘tujuan kerja’ dan indikator skala.

Susun uraian kerja saudara sendiri karena adanya kebutuhan untuk memasukkan

suatu hal yang memang sesuai dengan persyaratan saudara sendiri. Judul kerja

sangat tidak jelas – khususnya peran-peran yang terkait dengan layanan

pelanggan, dan peran lain yang menghadapi bidang lain di dalam maupun diluar

organisasi – fungsi dan uraian yang bisa bermakna berbeda di organisasi yang

berbeda, dan memang sangat mudah terjadi kesalahan asumsi jika menggunakan

standar orang lain. Mulailah dengan memikirkan apa yang sebenarnya saudara

ingin lakukan oleh peran (posisi kerja) tersebut untuk organisasi saudara,

bukan apa yang mungkin dilakukan oleh peran tersebut untuk perusahaan lain.

Contoh uraian kerja




Uraian kerja Manajer/eksekutif/direktur pengembangan bisnis

Judul kerja ‘pengembangan bisnis’ bisa berarti berbagai hal. Di sejumlah

perusahaan, ‘pengembangan bisnis’ berarti posisi kerja manajemen akuntan dan

penjualan, dalam kasus ini,contoh merujuk pada uraian kerja manajer akuntan.

Uraian kerja pengembangan bisnis – dan khususnya cakupan tanggung jawab

strategis dan kewenangan – tergantung pada siapa yang menjadi atasan posisi

kerja tersebut, dan skala serta kompleksitas ‘bisnis’ (pasar, barang/jasa, wilayah,

dsb) yang akan dikembangkan. Berikut ini adalah contoh tanggung jawab tipikal

dari posisi kerja pengembang bisnis, atau seorang direktur bidang pengembangan

bisnis:

• Penelitian pasar dan teknologi

• Perumusan strategi

• Analisis dan pengembangan saluran distribusi

• Perencanaan dan manajemen pengembangan produk baru

• Pengembangan dan penilaian transfer teknologi, perizinan, kemitraan

• Perencanaan pemasaran dan periklanan serta promosi

• Perencanaan dan pengembangan organisasi penjualan

• Pengembangan impor/ekspor

• Perencanaan bisnis

• Peluncuran dan implementasi

Uraian kerja: Asisten administratif

Uraian kerja asisten administratif berbeda-beda, tergantung pada peran dan

organisasinya. Gunakan panduan berikut sebagai dasar untuk membuat uraian

kerja yang sesuai dengan situasi organisasi saudara.

• Ketik dan proses berbagai dokumen dan informasi elektronik menggunakan

komputer.

• Susun kelengkapan statistik dan finansial dan laporkan menggunakan lembar

tabel (spreadsheet).

• Atur, susun, dan perbaharui data-data yang relevan menggunakan aplikasi

database di komputer.




• Komunikasikan dan berikan informasi, untuk kalangan internal maupun

eksternal, menggunakan metode yang relevan untuk membantu dan

memungkinkan kerja organisasi dan layanan efektif bagi kelompok-kelompok

yang berhubungan.

• Analisis dan tafsirkan statistik finansial dan data lain untuk membuat laporan

yang relevan.

• Tafsirkan instruksi dan masalah yang muncul, dan kemudian lakukan tindakan

yang sesuai dengan kebijakan dan prosedur administratif.

• Teliti dan amati informasi untuk memungkinkan pengambilan keputusan

strategis oleh orang lain.

• Atur dan berpartisipasilah dalam rapat, konferensi dan kegiatan-kegiatan tim

proyek.

• Beri persetujuan pada keputusan, permohonan, pengeluaran dan rekomendasi

atas nama para manajer senior saat mereka tidak ada, sesuai dengan

panduan dan kebijakan yang disepakati.

• Selalu sesuaikan kegiatan dengan kebijakan dan prosedur yang telah dibuat

terkait dengan kesehatan dan keamanan kerja, serta manajemen mutu .

• Selalu sesuaikan kegiatan dengan prosedur-prosedur yang terkait dengan

penggunaan yang benar dan perawatan peralatan dan bahan yang menjadi

tanggung jawab peran tersebut.

Uraian kerja Operator penerima telepon/resepsionis

Garis besar tujuan kerja (contoh): tujuan utama Operator Penerima Telepon adalah

menjawab panggilan telepon dengan cepat dan langsung menyambungkan

panggilan tersebut ke tujuan mereka tanpa penundaan. Menyapa pelanggan,

menjawab pertanyaan, mengumumkan panggilan telepon tersebut, atau

menyambungkan panggilan tersebut adalah tujuan sekunder. Kunci sebuah peran

adalah selalu melaksanakan tujuan primer (utama) sambil melaksanakan tujuan

sekunder kapanpun jika dimungkinkan, namun selalu dengan cara yang secara

positif mempengaruhi persepsi pelanggan atau pengalaman mereka

menelepon/berkunjung. Garis besar kewajiban:

• Menjawab sangat banyak panggilan telepon dan mempertahankan tingkat

tanggapan yang cepat sesuai dengan standar yang disepakati.




• Mencatat informasi panggilan yang diterima, kapanpun dibutuhkan dan

mempertahankan catatan yang akurat dan detil.

• Mempertahankan dan memperbaharui secara terus menerus, menggunakan

pengetahuan lokal dan sarana lokal, catatan ketersediaan staf yang mungkin

mendapat panggilan telepon.

• Mengumpulkan data dan melakukan tugas-tugas rutin lain yang diberikan dan

juga tugas umum untuk departemen lain sesuai yang dibutuhkan.

• Memesan dan mempertahankan pasokan kantor yang relevan untuk efektifitas

tugas personal.

• Mengoperasikan berbagai mesin kantor standar, termasuk komputer dan

berbagai programnya, telepon, faks, kalkulator, mesin penghancur kertas dan

mesin fotokopi.

• Berkomunikasi dan menjadi penghubung secara lisan dan tertulis antara

pelanggan /penyedia/pengunjung/penanya dengan staf yang relevan, dan

menafsirkan dan member tanggapan dengan jelas dan efektif pada

permintaan lisan yang disampaikan langsung atau lewat telepon, dan juga

pada instruksi lisan atau tertulis.

• Membangun dan mempertahankan hubungan kerja yang efektif dengan rekan

kerja, penyelia dan masyarakat umum.

• Melaksanakan tugas resepsionis dengan efisien, professional dan ramah.

• Mempertahankan tingkat kehadiran, ketepatan waktu, penampilan, dan

kesesuaian dengan prosedur kesehatan dan keselamatan yang relevan secara

konsisten dan professional.

• Mengejar pengembangan kemampuan dan pengetahuan yang dibutuhkan

untuk pelaksanaan kerja dengan efektif.

Uraian kerja Manajer mutu /direktur

• Susun dan laksanakan strategi dan rencana manajemen, mencakup sumber

daya, sistem, skala waktu, finansial, untuk mendukung, berkontribusi pada,

dan terintegrasi di dalam rencana bisnis tahunan dan strategi jangka panjang

organisasi.

• Susun dan pertahankan sistem untuk membangun standar yang terkait

dengan kegiatan dan produk.




• Susun dan pertahankan sistem untuk mengukur kinerja dibandingkan dengan

standar yang telah dibuat.

• Memonitor kinerja (di bidang yang relevan) sesuai dengan standar yang

disepakati dan mengambil tindakan yang dibutuhkan untuk

berkomunikasi/memberi saran/memberi bantuan sesuai dengan tingkat

kinerja.

• Memonitor dan menginformasikan/mengkomunikasikan/menerapkan standar

yang telah diciptakan/dipertahankan oleh badan-badan eksternal, dan

menyatukannya dengan sistem manajemen mutu internal.

• Susun dan terapkan strategi komunikasi yang dibutuhkan untuk semua

perbaikan dan kesadaran akan masalah-masalah mutu di semua bagian

perusahaan.

• Merencanakan dan mengatur kegiatan-kegiatan departemen (bagian) sesuai

dengan dana dan waktu yang disepakati.

• Memberikan laporan, sebagaimana mestinya, tentang perubahan standar

(baik di dalam maupun diluar) dan tentang kinerja dibandingkan dengan

standar tersebut.

• Berhubungan dan bekerjasama dengan badan-badan standar dan manajemen

mutu (misalnya BSI, Badan Pemerintah, HSE, dsb) Mengatur staf sesuai

dengan standar perusahaan (kedisiplinan, pelatihan, perkembangan, dan

sebagainya).

• Mengatur kinerja bagian disesuaikan dengan target dan dana yang tersedia

(disepakati), dan tidak bertentangan dengan kebijakan dan standar

perusahaan.

• Berhubungan dengan pelanggan dan penyedia jika dibutuhkan (jika

mempengaruhi/dipengaruhi oleh isu-isu mutu )

Uraian kerja Manajer/eksekutif bidang pembelian

Bidang-bidang tanggung jawab berikut kemungkinan tercakup dalam fungsi

pembelian. Bagaimana saudara membentuk bidang-bidang berikut menjadi uraian

kerja pembelian tergantung pada cakupan tanggung jawab bagian pembelian di

perusahaan saudara ; hubungan langsung bagian pembelian dengan bagian lain di

perusahaan; bagaimana fungsi pembelian saudara akan dilaksanakan, dan tingkat

otonomi, kewenangan dan laporan bidang kerja tersebut:




• Perencanaan dan kebijakan pembelian

• Perekrutan, pengembangan, pelatihan dan manajemen staf departemen

• Prioritas dan manajemen proyek pembelian

• Pengaturan sistem dan informasi pembelian dan layanan teknologi informasi

pembelian

• Pengaturan penyedia, hubungan, SLA (kesepakatan tingkat layanan) staf

pembelian

• Penentuan (jika tidak ada fungsi QA), pengawasan dan pengaturan mutu dan

sistem QA

• Hubungan proaktif yang efektif dengan bagian lain sebagaimana yang

dibutuhkan untuk meramalkan, merencanakan pemenuhan, dan pemberian

tuntutan akan mutu yang relevan.

• Hubungan proaktif yang efektif dengan bagian lain yang mengoperasikan,

mencari sumber daya, dan melayani sebagaimana yang dibutuhkan, misalnya

IT

• Negosiasi dan penyusunan kontrak pembelian

• Keputusan dan analisis kebijakan pembuatan atau pembelian

• Keputusan/rekomendasi dan evaluasi kebijakan penyewaan atau pembelian

• Penyusunan anggaran dan target penghematan

• Penyusunan dan perencanan cara mencapai akreditasi penyedia dan

manajemen tingkat layanan

• Pelaksanaan dan laporan yang dibutuhkna

• Evaluasi akuntansi dan justifikasi finansial misalnya modal v pendapatan

• Stragegi/pengembangan/manajemen outsourcing

• Negosiasi persyaratan pembayaran, optimalisasi dan manajemen

• Manajemen simpanan dan bahan

• Manajemen penyimpanan, distribusi, pengiriman (jika ada, atau hubungan

efektif dengan bagian/bidang kerja ini)

• Kesadaran, kesesuaian, dan komunikasi informasi peraturan pengepakan dan

pengiriman




• Kesesuaian kesehatan dan keselamatan kerja

• manajemen dan kesadaran hukum/impor/masalah perdagangan internasional

• (Jika direktur resmi) Melaksanakan tanggung jawab direktur perusahaan

berdasarkan standar hukum dan etika, seperti yang disebutkan dalam...

(apapun standar dan kebijakan direktur yang saudara gunakan).

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS2/7 “MENYUSUN URAIAN KERJA ” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Kesesuai dengan pekerjaan

Kualifikasi dan pengalaman adalah panduan penting tentang cara seseorang akan

bekerja dalam sebuah pekerjaan baru, namun kebanyakan orang akan bekerja

sebagai tim dan perlu diketahui bagaimana ‘orang tersebut sesuai’ – bagaimana

mereka berhubungan dan bekerja sama dengan orang lain di dalam tim. Ini adalah

faktor lain yang sama pentingnya dengan kualifikasi.

Pemikiran bahwa orang yang tampak paling ideal mungkin sebenarnya bukanlah

pilihan ideal dikembangkan oleh psikolog Meredith Belbin, ahli teori peran tim dan

konsultan untuk ‘Memilih Tim Sempurna’.

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS3/7 “SESUAI DENGAN PEKERJAAN” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti




2.1.3 Kualifikasi versus Kesesuaian

Kriteria Entri Kualifikasi Kriteria Kinerja Kesesuaian

• Kualifikasi

• Pengalaman yang relevan

• Rujukan

• Keberterimaan saat wawancara

• Sikap

• Kemampuan beradaptasi

• Penilaian

• Perannya cocok dengan peran

kerja di sekitarnya

Ekspektasi hasil

COCOK/SESUAI TIDAK COCOK / SESUAI

BERKUALIFIKASI Sesuai ideal Tidak terlalu sesuai

TIDAK BERKUALIFIKASI

Sesuai mengejutkan Sama sekali tidak sesuai

Hasil yang diamati

COCOK/SESUAI TIDAK COCOK /

SESUAI

BERKUALIFIKASI

Kekecewaan

Calon ideal pergi ke la-dang yang lebih hijau

Masalah utama

Orang-orang ini enggan pindah dan jadi menyulitkan

TIDAK BERKUALIFIKASI

sesuai mengejutkan bekerja dengan sangat baik

Masuk ke pekerjaan ter-sebut secara tidak senga-ja, lalu puas dan bertahan

Tidak masalah

Orang-orang ini akan pergi sendiri

Kompetensi, kesadaran dan pelatihan

Organisasi harus secara alami menunjuk orang-orang bermutu untuk Sistem

Manajemen Mutu, tapi organisasi juga harus mendukung orang-orang itu.

Organisasi perlu memastikan bahwa tim yang bertanggung jawab atas efektifitas




Sistem Manajemen Mutu adalah orang-orang kompeten, sadar akan persyaratan

sistem tersebut, dan terlatih untuk menggunakannya. Hal ini bisa dilakukan dengan

tiga cara.

1. menilai kemampuan anggota tim. Penilaian kemampuan dirancang untuk

dijadikan dasar peningkatan tim, atau perbaikan.

2. Dari penilaian ini muncullah cara kedua: mengisi tiap celah/kesenjangan

kemampuan dengan memberikan pelatihan. Pelatihan ini bisa berupa

pelatihan Sistem Manajemen Mutu , pelatihan proses umum, pelatihan teknik,

atau gabungan ketiganya.

3. Cara ketiga untuk mempertahankan komptensi tim adalah dengan

mengevaluasi secara berkala kinerja anggotanya.

Untuk mencapai tujuan mutu , dibutuhkan personel yang kompeten, terutama

yang sadar-mutu. Standar tahun 1994 utamanya memperhatikan inventaris dan

memberikan kebutuhan pelatihan. Persyaratan ini terkait dengan peningkatan terus

menerus kesadaran akan mutu dan pandang an tentang bagaimana kesadaran ini

bisa berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS4/7 “PERSONEL KOMPETEN” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti




Meningkatkan mutu dengan pelatihan

Istilah dan definisi

Untuk tujuan Standar Internasional, diberikan istilah dan definisi dalam ISO 8402,

sebagai berikut

Kompetensi: penerapan pengetahuan, keahlian, dan perilaku dalam bekerja

Pelatihan: proses untuk memberikan dan meningkatkan pengetahuan, keahlian

dan perilaku untuk memenuhi persyaratan

Pelatihan: proses empat tahap

Proses pelatihan sistematis dan terencana bisa memberikan kontribusi penting

dalam membantu organisasi meningkatkan kapabilitasnya dan memenuhi tujuan

mutu nya.

Untuk meningkatkan kejelasan Standar Internasional ini saudara harus

menggunakan model proses berikut.

KEBUTUHAN

PELATIHAN

KEBUTUHAN LAIN

KEBUTUHAN TERKAIT

DENGAN KOMPETENSI KEBUTUHAN LAIN

ANALISIS KEBUTUHAN

ORGANISASI

PERLUNYA

PENINGKATAN

PELATIHAN




Siklus pelatihan

Untuk memilih dan mengimplementasikan penghilangan kesenjangan antara

kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang ada, manajemen harus

mengawasi tahap-tahap berikut:

• Menentukan kebutuhan pelatihan

• Merancang dan merencanakan pelatihan

• Memberikan pelatihan

• Mengevaluasi hasil pelatihan

Seperti yang digambarkan, output dari satu tahap akan menjadi input untuk tahap

berikutnya.

Pembelian barang dan jasa yang berhubungan dengan pelatihan

Manajemen bertanggung jawab untuk menentukan apa dan kapan pembelian dan

penyediaan (secara internal dan eksternal) sumber daya (barang dan jasa) yang

terkait dengan keempat tahap proses pelatihan, dan pengawasannya, harus

dilakukan.

Misalnya, sejumlah organisasi mungkin mendapatkan manfaat dari menggunakan

ahli eksternal untuk melaksanakan analisis kebutuhan pelatihannya.

PENGAWASAN

1. Menentukan kebu-tuhan pelatihan

4 Mengevaluasi hasil

2. Merancang dan merencanakan pelati-

han

3 Memberikan pelatihan




Keterlibatan personel

Keterlibatan personel yang kompetensinya akan ditingkatkan, sebagai bagian dari

proses pelatihan, bisa membuat personel tersebut lebih merasakan memiliki atas

proses itu, yang akan membuat mereka lebih bertanggung jawab dalam

memastikan keberhasilannya.

Menentukan kebutuhan pelatihan

Proses pelatihan harus dilaksanakan setelah analisis kebutuhan organisasi dilaksa-

nakan dan masalah-masalah yang terkait dengan kompetensi telah dicatat.

Organisasi harus menentukan kompetensi yang dibutuhkan untuk tiap tugas yang

mempengaruhi mutu produk, menilai kompetensi personel untuk melaksanakan

tugas tersebut, dan menyusun rencana untuk menghilangkan kesenjangan

kompetensi yang mungkin ada.

Penentuan tersebut harus bertujuan untuk:

• Menentukan kesenjangan antara kompetensi yang dibutuhkan dengan

kompetensi yang ada

• Menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai yang kompetensinya

tidak sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan

tugasnya, dan

• Mendokumentasikan (mencatat) kebutuhan pelatihan yang telah ditentukan

Analisis kesenjangan antara kompetensi yang ada dengan kompetensi yang

dibutuhkan harus disimpulkan untuk menentukan apakah kesenjangan tersebut

bisa dihilangkan dengan pelatihan atau membutuhkan tindakan lain.

Menentukan kebutuhan organisasi

Mutu organisasi dan kebijakan pelatihan, persyaratan manajemen mutu,

manajemen sumber daya dan rancangan proses harus dipertimbangkan saat

melaksanakan pelatihan sebagai input untuk memastikan bahwa pelatihan yang

dibutuhkan akan diarahkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Menentukan dan menganalisis persyaratan kompetensi

Persyaratan kompetensi harus didokumentasikan. Dokumentasi dikaji secara

berkala atau kapanpun diperlukan saat membuat penilaian kerja dan menilai

kinerja.




Penentuan kebutuhan masa depan organisasi bersifat relatif pada tujuan strategis

dan tujuan mutunya, mencakup kompetensi yang dibutuhkan dari personel, yang

bisa didapat dari berbagai sumber internal dan eksternal, seperti:

• Perubahan teknologi atau perubahan organisasional yang mempengaruhi

proses kerja atau berdampak pada sifat produk yang dikeluarkan oleh

organisasi;

• Data yang dicatat dari proses pelatihan yang sedang ataupun yang pernah

dilakukan;

• Persetujuan organisasi atas kompetensi personel untuk melaksanakan tugas

tertentu;

• Catatan perubahan atau fluktuasi musiman yang melibatkan personel

sementara;

• Sertifikasi internal atau eksternal yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas

tertentu;

• Permohonan dari pelanggan yang melihat peluang untuk pengembangan

kemampuan pribadi yang bisa berkontribusi pada pencapaian tujuan

organisasi;

• Hasil kajian proses dan tindakan perbaikan yang berasal dari keluhan

pelanggan atau laporan ketidaksesuaian;

• Keputusan, aturan, standar, dan arahan yang mempengaruhi organisasi,

kegiatannya, dan sumber daya;

• Penelitian pasar yang mengidentifikasi atau mengantisipasi persyaratan baru

dari pelanggan;

Mengkaji kompetensi

Harus dilakukan kajian berkala atas dokumen-dokumen yang mengindikasikan

kompetensi yang dibutuhkan untuk tiap proses dan catatan yang mendata

kompetensi tiap pegawai.

Metode kajian kompetensi meliputi:

• Wawancara/kuesioner dengan pegawai, penyelia, manajer

• Observasi

• Diskusi kelompok




• Masukan dari ahli di bidang tersebut

Menentukan kesenjangan kompetensi

Perbandingan kompetensi yang ada dengan kompetensi yang mereka perlukan

harus dibuat untuk menentukan dan mencatat kesenjangan-kesenjangan

kompetensi.

Menentukan solusi untuk menutup kesenjangan kompetensi

Solusinya bisa diperoleh melalui pelatihan atau tindakan lain organisasi, seperti

merancang ulang proses, rekrutmen personel yang sudah terlatih, outsourcing,

peningkatan sumber daya lain, rotasi kerja atau modifikasi prosedur kerja.

Menentukan spesifikasi kebutuhan pelatihan

Jika solusi pelatihan dipilih untuk menghilangkan kesenjangan kompetensi,

kebutuhan pelatihan harus dispesifikasi dan didokumentasikan.

Spesifikasi kebutuhan pelatihan harus mencatat tujuan dan ekspektasi hasil

pelatihan. Input untuk spesifikasi kebutuhan pelatihan harus disediakan oleh daftar

persyaratan kompetensi, hasil pelatihan sebelumnya, dan kesenjangan kompetensi

saat ini serta permohonan tindakan perbaikan.

Dokumen (catatan) ini harus menjadi bagian dari spesifikasi rencana pelatihan dan

harus mencakup catatan tujuan organisasi yang akan dijadikan input untuk

perancangan dan perencanaan, dan untuk pengawasan proses pelatihan.

Merancang dan merencanakan pelatihan

Tahap perancangan dan perencanaan menjadi dasar untuk spesifikasi rencana

pelatihan.

Tahap ini mencakup:

• Perancangan dan perencanaan tindakan harus dilakukan untuk mengatasi

kesenjangan kompetensi

• Penentuan kriteria untuk mengevaluasi hasil pelatihan dan mengawasi proses

pelatihan

Menentukan batasan




Item-item relevan yang membatasi proses pelatihan harus ditentukan dan didata.

Item-item ini mencakup:

• persyaratan hukum yang ditentukan oleh hukum yang berlaku

• persyaratan kebijakan, mencakup kebijakan yang menyangkut sumber daya

manusia, yang diterapkan oleh organisasi

• pertimbangan finansial

• persyaratan waktu dan penjadwalan

• ketersediaan, motivasi dan kemampuan individu yang akan diberikan

pelatihan

• faktor-faktor seperti ketersediaan sumber dari dalam perusahaan untuk

melaksanakan pelatihan, atau ketersediaan pelaksana pelatihan yang memiliki

reputasi bagus, dan

• batasan atas sumber daya lain yang tersedia

Daftar batasan harus digunakan dalam memilih metode pelatihan dan pelaksana

pelatihan dan juga harus digunakan untuk pengembangan spesifikasi rencana

pelatihan.

Metode pelatihan dan kriteria pemilihan

Kemungkinan metode pelatihan mencakup:

• Kursus dan workshop di dalam maupun di luar kota

• Kerja magang

• Pelatihan dan konseling dalam pekerjaan

• Pelatihan sendiri

• Pembelajaran jarak jauh

Kriteria untuk pemilihan metode, atau gabungan metode, yang tepat, harus

ditentukan dan didokumentasikan.

Kriteria ini mencakup:

• Tanggal dan tempat

• Fasilitas

• Biaya




• Tujuan pelatihan

• Kelompok sasaran peserta pelatihan

• Durasi pelatihan dan rangkaian implementasi

• Bentuk penilaian, evaluasi dan sertifikasi

Spesifikasi rencana pelatihan

Spesifikasi rencana pelatihan harus dibuat untuk bernegosiasi dengan calon

penyedia proses pelatihan khusus, misalnya penyampaian isi pelatihan yang

spesifik.

Spesifikasi rencana pelatihan sesuai untuk menciptakan pemahaman yang jelas

tentang kebutuhan organisasi, persyaratan pelatihan, dan tujuan pelatihan yang

menentukan apa yang bisa dicapai oleh peserta pelatihan sebagai hasil pelatihan

tersebut.

Kriteria dan metode yang dibuat untuk evaluasi hasil pelatihan digunakan untuk

menilai hal-hal berikut:

• Kepuasan peserta pelatihan

• Penguasaan pengetahuan, kemampuan dan perilaku oleh peserta pelatihan

• Kinerja peserta saat bekerja

• Kepuasan manajemen peserta pelatihan

• Dampak terhadap organisasi peserta pelatihan

• Prosedur untuk mengawasi proses pelatihan

Penyediaan pelatihan

Peran organisasi dalam mendukung dan memfasilitasi pelatihan mencakup:

• Dukungan bagi pelatih dan peserta pelatihan

• Pengawasan mutu pelatihan yang diberikan

CATATAN Pelatih adalah orang yang melaksanakan metode pelatihan (yang

melatih)

Organisasi bisa mendukung penyedia pelatihan dalam mengawasi pelaksanaan

pelatihan




Keberhasilan kegiatan-kegiatan ini dipengaruhi oleh efektifitas interaksi antara

organisasi, penyedia pelatihan dan peserta pelatihan.

Memberikan dukungan

Dukungan pelatihan mencakup:

• Kelengkapan, perlengkapan, dokumentasi, piranti lunak, akomodasi

pelatih/peserta pelatihan yang relevan

• Kesempatan yang tepat dan relevan bagi peserta pelatihan untuk menerapkan

kompetensi yang dikembangkan

• Memberikan umpan balik (masukan) tentang pengerjaan tugas

Dukungan setelah pelatihan

Dukungan setelah pelatihan mencakup:

• Informasi umpan balik dari peserta pelatihan

• Informasi umpan balik dari pelatih

• Informasi umpan balik untuk manajer dan orang-orang yang terlibat dalam

proses pelatihan

Mengevaluasi hasil pelatihan

Tujuan evaluasi adalah untuk mengkonfirmasi bahwa tujuan pelatihan dan tujuan

organisasi telah terpenuhi, dengan kata lain, pelatihan tersebut efektif.

Input untuk evaluasi hasil pelatihan adalah spesifikasi kebutuhan pelatihan dan

spesifikasi rencana pelatihan, dan catatan dari pelaksanaan pelatihan.

Hasil pelatihan tidak bisa dianalisis sepenuhnya sampai peserta pelatihan bisa

diamati dan diuji dalam pekerjaan nyata.

Dalam periode waktu tertentu setelah peserta menyelesaikan pelatihan,

manajemen organisasi harus memastikan bahwa evaluasi telah dilaksanakan untuk

memverifikasi tingkat kompetensi yang dicapai.

Evaluasi harus dilaksanakan dalam jangka pendek dan jangka panjang:

• Dalam jangka pendek, harus didapatkan informasi umpan balik (masukan)

dari peserta pelatihan tentang metode pelatihan, sumber daya yang




digunakan, dan pengetahuan dan keahlian yang didapat sebagai hasil

pelatihan tersebut

• Dalam jangka panjang, kinerja kerja dan produktifitas peserta pelatihan

harus dinilai

Mengumpulkan data dan mempersiapkan laporan evaluasi

Laporan evaluasi mungkin mencakup:

• Spesifikasi kebutuhan pelatihan

• Kriteria evaluasi dan uraian sumber, metode dan jadwal evaluasi

• Analisis data yang dikumpulkan dan interpretasi hasil analisis tersebut

• Kajian biaya pelatihan

• Kesimpulan dan rekomendasi untuk perbaikan

• Kemunculan ketidaksesuaian mungkin mengharuskan prosedur tindakan

perbaikan

Memonitor dan meningkatkan proses pelatihan

Tujuan utama pengawasan (monitor) adalah untuk memastikan bahwa proses

pelatihan, sebagai bagian dari sistem mutu organisasi, diatur dan

diimplementasikan sesuai yang dibutuhkan untuk memberikan bukti objektif bahwa

proses tersebut efektif dalam memenuhi persyaratan pelatihan organisasi.

Pengawasan mencakup pengkajian keseluruhan proses pelatihan di keempat

tahapnya.

Pengawasan harus dilaksanakan oleh personel kompeten yang mungkin independen

dari fungsi dimana mereka terlibat secara langsung.

Metode untuk monitor (pengawasan) mencakup:

• Konsultasi

• Observasi

• Pengumpulan data

Metode yang akan dipakai harus ditentukan dalam tahap spesifikasi rencana

pelatihan.




Validasi proses pelatihan

Input untuk pengawasan mencakup catatan-catatan dari semua tahap proses

pelatihan. Berdasarkan catatan-catatan ini, bisa dilakukan pengkajian dari berbagai

tahapan tersebut untuk mencari masalah ketidak sesuaian yang bisa diberikan

tindakan perbaikan dan pencegahan. Input ini bisa dikumpulkan terus menerus

untuk dijadikan dasar validasi proses pelatihan, dan untuk memberikan usulan

perbaikan.

Secara keseluruhan, kajian proses pelatihan harus mengidentifikasi peluang lebih

jauh untuk meningkatkan efektifitas tiap tahap proses pelatihan.

Perlu dilakukan pencatatan berbagai kegiatan evaluasi dan pengawasan yang

dilakukan, hasil yang didapat, dan tindakan yang direncanakan.

Menentukan kebutuhan pelatihan Input Proses Output Catatan

Menentukan kebutuhn organisasi

Kebijakan mutu

Kebijakan pelatihan

Persyaratan manajemen mutu

Desain proses

Mempertimbangkan

semua input saat

melaksanakan

pelatihan

Keputuhan untuk

melaksanakan

proses pelatihan

Keputusan untuk

melaksanakan

proses pelatihan

Menentukan dan menganalisis persyaratan kompetensi

Perubahan teknologi atau perubahan organisasional

yang mempengaruhi proses kerja atau berdampak pada

sifat produk yang diberikan oleh organisasi

Data yang tercatat dari proses pelatihan yang sedang

atau pernah dilakukan

Persetujuan organisasi atas kompetensi personel untuk

melaksanakan tugas tertentu

Catatan perubahan atau fluktuasi musiman yang

melibatkan personel sementara

Sertifikasi internal atau eksterna yang dibutuhkan

untuk pelaksanaan tugas tertentu

Permohonan dari pegawai yang mengidentifikasi

peluang perkembangan personal yang berkontribusi

pada tujuan organisasi

Hasil kajian proses dan tindakan perbaikan yang dibuat

karena adanya keluhan pelanggan atau laporan

ketidaksesuaian

Keputusan, aturan, standar, dan arahan yang

mempengaruhi organisasi, kegiatan dan sumber

dayanya

Penelitian pasar untuk mengidentifikasi atau

mengantisipasi persyaratan baru dari pelanggan

Mendokumentasi

persyaratan

kompetensi

Persyaratan

kompetensi

Daftar persyaratan

kompetensi

Mengkaji kompetensi

Catatan kompetensi

Data tentang persyaratan tugas dan pelaksanaan tugas

Mengkaji

kompetensi yang

Mengetahui

kompetensi yang

Daftar kompetensi

yang ada




dari:

- wawancara/kuesioner dengan pegawai, penyelia,

manajer

- observasi

- diskusi kelompok

- input dari ahli bidang tersebut

ada ada

Menentukan kesenjangan kompetensi

Daftar kompetensi yang dibutuhkan dan daftar

kompetensi yang ada

Menentukan

kesenjangan

kompetensi

Mengetahui

kesenjangan

kompetensi

Daftar kesenjangan

kompetensi

Mengidentifikasi solusi untuk menghilangkan kesenjangan kompetensi

Daftar kesenjangan kompetensi Mengidentifikasi

dan memilih

pelatihan sebagai

solusi

Pelatihan yang

dipilih sebagai

solusi

Pelatihan yang

dipilih sebagai

solusi

Menentukan spesifikasi kebutuhan pelatihan

Daftar persyaratan kompetensi

Daftar kesenjangan kompetensi

Hasil pelatihan sebelumnya

Permohonan tindakan perbaikan

Dokumen tujuan

pelatihan dan hasil

pelatihan yang

diharapkan

Spesifikasi

kebutuhan

pelatihan

Dokumen

spesifikasi

kebutuhan

pelatihan

Merancang dan merencanakan pelatihan Input Proses Output Catatan

Menentukan batasan

Persyaratan peraturan

Persyaratan kebijakan

Pertimbangan finansial

Persyaratan waktu dan penjadwalan; sumber daya

pelatihan dan ketersediaan pelatih yang bagus

Ketersediaan, motivasi dan kemampuan individu yang

akan dilatih

Faktor-faktor logistik lain

Menentukan

batasan

Mengetahui

batasan pelatihan

Daftar batasan

Metode pelatihan dan kriteria pemilihan

Spesifikasi kebutuhan

pelatihan

Daftar sumber daya,

batasan dan tujuan

Daftar pilihan metode

pelatihan

Kriteria pemilihan metode

pelatihan

Menentukan metode

pelatihan

Mengetahui metode

pelatihan

Daftar metode pelatihan


Tujuan dan persyaratan

organisasi

Spesifikasi kebutuhan

pelatihan, tujuan pelatihan,

kelompok target sasaran

pelatihan atau target

personel

Garis besar metode dan isi

Menentukan spesifikasi

rencana pelatihan

Spesifikasi rencana

pelatihan

Dokumen spesifikasi

rencana pelatihan




pelatihan

Persyaratan jadwal

Persyaratan sumber daya

dan finansial

Kriteria untuk mengevaluasi

hasil pelatihan

Memonitor prosedur

Memilih pelaksana pelatihan

Informasi tertulis tentang

calon pelaksana pelatihan

Laporan evaluasi

Spesifikasi rencana

pelatihan

Identifikasi batasan

Memilih pelaksana pelatihan Menentukan pelaksana

pelatihan

Kesepakatan atau kontrak

resmi yang menentukan

kepemilikan, peran dan

penanggung jawab atas

proses pelatihan

Memberikan pelatihan

Input Proses Output Catatan

Memberikan dukungan

Pendukung pra-pelatihan

Spesifikasi kebutuhan pelatihan



Briefing pelatih

dan peserta

latihan

Laporan briefing Laporan briefing

pra-pelatihan

Pendukung pelatihan

Kelengkapan sarana,

perlengkapan, dokumentasi,

piranti lunak atau

akomodasi

Kesempatan untuk

menerapkan kompetensi

Kesempatan untuk umpan

balik tentang kinerja tugas

Memberikan pendukung

pelatihan pada pelatih dan

peserta pelatihan

Laporan pendukung

pelatihan

Laporan pendukung

pelatihan

Dukungan setelah pelatihan

Laporan briefing pra-

pelatihan

Laporan pendukung

pelatihan

Mendapatkan informasi

umpan balik dari pelatih an

peserta pelatihan

Memberikan informasi

umpan balik kepada

manajer dan pegawai lain

yang terlibat dalam proses

pelatihan

Laporan informasi umpan

balik

Laporan informasi umpan

balik di akhir pelatihan

Mengevaluasi hasil pelatihan


Mengumpulkan data dan mempersiapkan laporan evaluasi

- Spesifikasi untuk

kebutuhan pelatihan

- Spesifikasi rencana

pelatihan

- Catatan dari pelaksanaan

pelatihan

Mengumpulkan data dan mengevaluasinya

berdasarkan kriteria yang telah ditentukan

Menganalisis data dan menafsirkan hasil

analisis, kajian pendanaan, verifikasi

pencapaian kompetensi tertentu

Merekomendasikan tindakan perbaikan

Laporan evaluasi Laporan evaluasi

Catatan pelatihan




Pengawasan dan peningkatan proses pelatihan


Validasi proses pelatihan

Keputusan untuk melaksanakan pelatihan

Daftar kompetensi yang dibutuhkan dan yang

tersedia


Spesifikasi kebutuhan pelatihan


Kesepakatan atau kontrak resmi Kontrak resmi yang

menentukan kepemilikan dan tanggung jawab atas

proses pelatihan

Catatan dari pelaksanaan pelatihan

Laporan evaluasi

Memberikan bukti

objektif bahwa proses

pelatihan memang

efektif dalam

memenuhi

persyaratan pelatihan

organisasi tersebut

melalui konsultasi,

observasi, dan

pengumpulan data

Menentukan masalah-

masalah kesesuaian

agar bisa diambil

tindakan perbaikan

dan pencegahan

Laporan

pengawasan

Laporan

pengawasan

Permohonan untuk

tindakan perbaikan

dan pencegahan

2.2 Infrastruktur

Organisasi harus menentukan, menyediakan dan mempertahankan infrasturktur

yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk.

Infrastruktur mencakup,

• bangunan, ruang kerja dan bangunan-bangunan pendukung yang terkait,

• perlengkapan proses (baik perangkat keras maupun piranti lunak), dan

• layanan-layanan pendukung (seperti transportasi dan komunikasi).

Infrastruktur memfasilitasi proses sistem manajemen mutu dan memiliki dampak

pada mutu produk. Dengan menspesifikasi infrastruktur yang benar tepat waktu,

serta penyediaan dan perawatannya, kita bisa menjamin kesesuaian produk dan

pemenuhan persyaratan. Contoh infrastruktur adalah:

• Pabrik, bidang, mesin dan kelengkapan kerja;

• Komputer dan programnya, misalnya untuk manajemen logistik;

• Teknologi informasi dan komunikasi, per fasilitas.

Infrastruktur ini membutuhkan investasi dari organisasi. Tapi hal ini memang

diperlukan untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu memang didukung

dengan kerangka kerja yang dibutuhkan untuk mendukung misinya.




Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS5/7 “INFRASTRUKTUR” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti




2.3 Lingkungan kerja

Lingkungan kerja

Organisasi harus menentukan dan mengatur lingkungan kerja yang dibutuhkan

untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk.

Mutu produk adalah salah satu hal yang bergantung pada lingkungan kerja

dimana produk tersebut dibuat (misalnya inspeksi visual tanpa pencahayaan yang

cukup). Menciptakan dan mengatur lingkungan kerja yang sesuai akan

berkontribusi pada realisasi proses, dan dengan demikian bisa memenuhi

persyaratan. Bagian ini hanya berfokus pada persyaratan penting lingkungan kerja

yang bertujuan untuk memenuhi persyaratan produk.

Jabarkan lingkungan kerja di Politeknik saudara

Apa yang terlintas di pikiran saudara saat kami menyebutkan:

• Lingkungan yang ramah?

• Lingkungan meditatif?

• Lingkungan pesta?

.................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

Mungkin saudara membayangkan berbagai jenis tempat, berbagai sudut pandang,

dengan jenis perabot tertentu, perlengkapan tertentu, dengan karakteristik

pencahayaan yang tenang. Atau saudara mungkin membayangkan orang-orang

yang saudara temui dalam lingkungan-lingkungan ini: ramah dan penuh

pengertian, di lingkungan yang ramah; pendiam dan penyendiri di lingkungan

meditative; bersemangat dan komunikatif di lingkungan pesta.

Ini berarti bahwa sebuah lingkungan terkait dengan kesiapan menerima jumlah

orang tertentu, dengan karakteristik tertentu, dengan tujuan tertentu. Dalam

mempersiapkan ini, sejumlah aspek perlu diingat: mulai dari ruangan yang

dibutuhkan untuk menerima semua orang itu dengan aman dan nyaman, sampai

cara penataan yang tepat agar orang-orang itu bisa mengobrol berkelompok, bisa




berpasangan atau menyendiri; agar orang-orang merasa terdorong untuk berdansa

atau mengintrospeksi diri.

Sama dengan hal ini, saat memikirkan tentang lingkungan kerja/belajar, kita harus

memperhatikan hal yang sama: memastikan pencapaian tujuan ini berdasarkan

pada strategi yang telah ditentukan, dalam iklim yang mendorong dan kolaboratif,

yang memfasilitasi komunikasi.

Saat merancang lingkungan kerja, perlu diingat adanya kebutuhan untuk

memperhatikan ketersediaan sumber daya finansial dan fisik yang dibutuhkan dan

kapabilitas personel untuk menggunakannya.

Ruangan fisik

Ruangan fisik untuk belajar/mengajar harus ditentukan berdasarkan metode dan

media yang dipilih serta jumlah peserta didik. Dimensinya harus memungkinkan

sejumlah orang yang diperkirakan tersebut terakomodasi dengan nyaman, bekerja

secara kolektif, sendiri-sendiri atau berkelompok (sesuai kebutuhan). Dalam

banyak situasi, dibutuhkan pemisahan tempat untuk menyampaikan teori dan

kegiatan praktek saat pelaksanaan keduanya di lingkungan yang sama tidak

memungkinkan.

Ruangan ini harus memiliki pencahayaan dan sistem ventilasi yang bagus. Lebih

disukai jika ruangan tersebut berada di daerah yang mudah dijangkau, dekat

dengan restoran atau tempat makan lain (jika tidak ada kantin di tempat itu

sendiri) dan, jika mungkin, dekat dengan layanan-layanan lain yang mungkin

dibutuhkan oleh partisipan (hotel, agen perjalanan, halte bis, pangkalan taksi,

stasiun kereta, dsb).

Tempat yang dipilih tersebut tidak boleh memiliki hambatan/penghalang apapun

yang membuat tempat tersebut sulit dicapai oleh orang yang memiliki cacat fisik.

Perabot dan perlengkapan

Perabot yang tersedia harus cukup untuk menampung jumlah partisipan dan sesuai

dengan strategi belajar/mengajar yang diproyeksikan. Jika ada rencana untuk

memberikan tugas kelompok kecil, dibutuhkan perabot yang bisa dipindah-

pindahkan dengan mudah.

Semua perlengkapan yang dibutuhkan harus dispesifikasi: proyektor video, OHP,

komputer lengkap dengan program yang dibutuhkan, dsb. Saudara harus




memastikan bahwa tempat dimana pelatihan akan diberikan tersebut memiliki

soket listrik serta komponen-komponen lain yang dibutuhkan untuk membuat

perlengkapan tersebut berfungsi.

Perabot harus disesuaikan agar orang-orang yang memiliki cacat fisik bisa berpartisipasi.

Keselamatan kerja

Faktor-faktor berikut bisa jadi bahaya utama bagi kesehatan dan keselamatan di

lingkungan belajar:

• listrik (tersetrum);

• bahaya api (kebakaran);

• jatuh karena lantai tidak rata atau masalah lain; bangunan atau bagian

ruangan yang menghalangi gerakan orang

• pengaturan sarana kesehatan yang tidak memadai

Untuk berjaga-jaga, harus selalu dipikirkan tindakan dan sarana pencegahan:

pemasangan tsaudara dan aturan keamanan.

Kenyamanan fisik

Tempat dimana orang-orang harus menghabiskan banyak waktu berkonsentrasi

harus memiliki kondisi yang memastikan kenyamanan fisik orang-orang tersebut:

• mudah dijangkau,

• memudahkan pergerakan (yang berhubungan dengan ukuran tempat dan

penempatan perabot);

• kenyamanan posisi (ditentukan oleh jenis perabot dan penempatannya untuk

semua kelompok dihubungkan dengan titik pusat dimana presentasi akan

dilakukan);

• kenyamanan suara;

• kenyamanan suhu.

Kenyamanan kognitif (pikiran)

Sejak awal kita membahas topik ini, lingkungan belajar, serta lingkungan lainnya,

tidak terbatas pada tempat dan perabot saja. Segala hal yang menyangkut

lingkungan tersebut, termasuk aspek-aspek non fisik, harus diatur sedemikian rupa




hingga bisa membantu pembelajaran. Untuk alasan inilah kami membicarakan

tentang pentingnya memastikan ‘kenyamanan kognitif’.

Kenyamanan kognitif (pikiran) terkait dengan:

• jumlah waktu yang dihabiskan orang untuk berada dalam lingkungan

belajar/mengajar;

• tuntutan akan perhatian yang dibutuhkan;

• jeda atau interupsi;

• keseimbangan antara berbagai jenis kegiatan pembelajaran (aplikasi, terarah,

kreatif, produksi individual, produksi kelompok, kontekstualisasi);

• cara mencapai iklim komunikasi dan kerjasama antar partisipan dan antara

partisipan dengan pelatih;

• cara mencapai tingkat aktifitas dan motivasi yang dibutuhkan oleh strategi

yang dipakai.

Semua aspek ini harus dinilai dengan cermat agar tidak memiliki hambatan yang

menghambat pencapaian tujuan pembelajaran.

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS6/7 “LINGKUNGAN KERJA” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS7/7 “LINGKUNGAN BELAJAR” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Baca Artikel 1, “DEWA-DEWA MANAJEMEN” yang bisa saudara temukan di Bagian Bacaan di akhir unit pembelajaran ini.




3 Daftar Tugas

Ref. N. Judul Tugas Perkiraan Waktu Pembelajaran

QU 3.5-AS1/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “MANAJEMEN SUMBER DAYA”

20’

QU3.5-AS2/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “MENYUSUN URAIAN KERJA ”

30’

QU 3.5-AS3/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “SESUAI DENGAN PEKERJAAN”

10’

QU 3.5-AS4/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “PERSONEL KOMPETEN”

20’

QU3.5-AS5/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “INFRASTRUKTUR”

30’

QU3.5-AS6/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “LINGKUNGAN KERJA”

30’

QU3.5-AS7/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “LINGKUNGAN BELAJAR”

30’




QU 3.5-AS 1/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “MANAJEMEN SUMBER DAYA” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 20’

Tujuan pembelajaran: mengidentifikasi berbagai jenis sumber daya dan fungsinya dalam organisasi.

Latihan pembelajaran

Berikan beberapa contoh sumber daya dalam organisasi.

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Apa saja sumber daya yang dibutuhkan untuk pekerjaan:

• Guru;

• Montir motor

• Supir Truk

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Catatan

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................




QU 3.5-AS 2/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “MENYUSUN URAIAN KERJA ” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 20’

Tujuan pembelajaran: menyusun uraian kerja sesuai dengan kriteria yang ada dalam analisis kerja.

Saudara bekerja di bagian SDM di sebuah perusahaan swasta, tugas saudara

adalah menyusun uraian kerja untuk rekrutmen pegawai yang paling memenuhi

persyaratan internal perusahaan.

Bayangkan uraian kerja sebagai ‘snapshot’ kerja. Uraian kerja harus

mengkomunikasikan dengan jelas dan tepat tanggung jawab dan tugas apa yang

ada dalam pekerjaan tersebut dan juga harus mengindikasikan kualifikasi utama

untuk pekerjaan tersebut – persyaratan dasar (kemampuan khusus) – dan, jika

mungkin, atribut yang mendasari kinerja yang bagus.

Ikuti kategori-kategori berikut untuk menyusun uraian kerja yang bagus:

• Judul posisi kerja

• Bagian

• Melaporkan kepada (kepada siapa orang tersebut melaporkan

pekerjaannya/siapa atasan langsungnya)

• Tanggung Jawab Keseluruhan

• Bidang utama tanggung jawab

• Berkonsultasi dengan (orang-orang yang bekerja bersama pegawai tersebut

secara berkala)

• Persyaratan pemberian kerja

• Kualifikasi (kemampuan dan pengalaman penting yang dibutuhkan)




QU 3.5. AS3/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “SESUAI DENGAN PEKERJAAN” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 10’

Tujuan pembelajaran: Bahas aturan rekrutmen dan terapkan pada evolusi profesional staf


‘Menyesuaikan dengan pekerjaan’ adalah yang tercantum dalam persyaratan ini.

Nyatakan dalam kata-kata saudara sendiri kenapa kita perlu memiliki personel

yang berkualifikasi untuk mengisi sebuah posisi kerja?

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Catatan

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................




QU 3.5-AS4/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “PERSONEL KOMPETEN” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 20’

Tujuan pembelajaran: mengevaluasi personel berdasarkan kriteria pemilihan berbasis kompetensi.


Diskusi kelompok: Apa yang perlu saudara lakukan untuk memastikan bahwa

saudara memiliki orang yang tepat untuk suatu pekerjaan? Gunakan buku

interpretasi standar !

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Kapan seseorang dikatakan kompeten untuk suatu pekerjaan?

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Komentar: dengan memiliki personel yang berkualifikasi dan kompeten, kita bisa

mengetahui bahwa pekerjaan tersebut akan dilakukan dengan benar. Membuat

sebuah kursi akan dilakukan dengan lebih benar oleh seorang tukang kayu, bukan

oleh koki.

Catatan

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................




QU3.5-AS5/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “INFRASTRUKTUR” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’

Tujuan pembelajaran: menilai kesesuaian infrastruktur dalam organisasi.


Menurut saudara apakah fasilitas-fasilitas sekolah sudah memadai? Dari sudut

pandang peserta didik, dari sudut pandang guru.

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Catatan

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................




QU 3.5-AS 6/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “LINGKUNGAN KERJA” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’

Tujuan pembelajaran: membuat perbandingan antara lingkungan kerja efektif dan kondusif, dengan kebalikannya.


Berikan contoh lingkungan kerja yang buruk dan lingkungan kerja yang bagus.

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Di industri manakah lingkungan kerja sangat penting bagi kinerja pekerjaan? Beri 5

contoh dengan penjelasan.

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

Catatan

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................




QU 3.5-AS7/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “LINGKUNGAN BELAJAR” PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’

Tujuan pembelajaran: membuat perbandingan antara lingkungan belajar efektif dan kondusif, dengan kebalikannya.

Cobalah mengingat lingkungan belajar yang saat itu saudara anggap tidak sesuai

(tidak cukup). Identifikasi karakter-karakter lingkungan belajar tersebut yang

harusnya bisa ditingkatkan untuk membuatnya menjadi lingkungan belajar yang

lebih sesuai untuk pencapaian tujuan pembelajaran. Kami tidak mengetahui apa

saja pengalaman saudara, tapi kami berani menyatakan bahwa saudara pernah

mengalami masalah terkait dengan ruangan secara fisik, perabot, perlengkapan dan

keamanannya; bahwa saudara tidak terlalu memperhatikan kenyamanan fisik

maupun kenyamanan pikiran. Atau saudara mengalami jenis masalah lain yang

belum kami sebutkan namun menunjukkan betapa pentingnya analisis semua detail

yang mungkin, untuk memastikan terciptanya lingkungan belajar yang benar-benar

disukai.

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................

...............................................................................................................




BIBLIOGRAPHY and WEBOGRAPHY

Beaumant, L., R. ISO 9001: the standar d interpretation. The international standar

d fot Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third

revision.

Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM – management, 3, Delft.

Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-

management 4.

Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer,

Deventer.

Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk).

Kluwer, Deventer.

Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann.

KAM –management 5, ISO 9001 for SME, 2003, Delft.

McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books.

Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier.

Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standar d, Switzerland.

ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality

press, Milwaukee, Wisconsin.

Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin.

Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organization and Management, a practice

oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten.

Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.

pembelajaran qu-3.5 modul 5, semester tiga · pdf filepenyusunan yang digunakan dalam...

Documents