Alasan penilaian prestasi kerja

Perusahaan maupun organisasi menggunakan penilaian prestasi kerja bagi karyawan mempunyai maksud sebagai langkah administratif dan pengembangan. Perusahaan atau organisasi dapat menjadikan penilaian prestasi kerja sebagai acuan atau standar di dalam membuat keputusan berkenaan dengan kondisi pekerjaan karyawan, termasuk untuk promasi pada jenjang karir yang lebih tinggi, pemberhentian, dan penghargaan atau penggajian.

Sasaran penilaian prestasi kerja

Penilaian prestasi kerja merupakan sebuah proses formal untuk melakukan peninjauan ulang dan evaluasi prestasi kerja seseorang secara periodik. Dapat diartikan juga penilaian prestasi adalah suatu analisa yang adil dan jujur tentang nilai karyawan bagi organisasi.

Proses adalah suatu cara sistematis atau langkah-langkah yang diikuti dalam menghasilkan sesuatu. Dalam sebuah penilaian prestasi kerja terdiri dari kegiatan-kegiatan yaitu identifikasi, observasi, pengukuran, dan pengembangan hasil kerja karyawan dalam sebuah organisasi. Bukan saja kuantitas kerja tetapi juga watak, kelakuan dan kualifikasi-kualifikasi pribadi dari karyawan.

Penilaian prestasi kerja karyawan

Tanpa informasi tentang hasil kerjannya tersebut atau umpan balik(feed back).

Dapat disimpulkan bahwa penilaian prestasi kerja adalah penting dalam suatu organisasi dalam rangka pengembangan sumber daya manusia

Penilaian prestasi kerja dalam suatu organisasi antara lain sebagai berikut :

Peningkatan prestasi kerja: dengan adanya penilaian, baik manager maupun karyawan memperoleh umpan balik, dan mereka dapat memperbaiki pekerjaan mereka.

1. Kesempatan kerja yang adil: dengan adanya penilaian kerja yang akurat akan menjamin setiap karyawan akan memperoleh kesempatan menempati posisi pekerjaan sesuai dengan kemampuannya.

2. Kebutuhan-kebutuhan pelatihan pengembangan3. Melalui penilaian prestasi kerja akan dideteksi karyawan-karyawan yang kemampuan

rendah, dan kemudian memungkinkan adanya program pelatihan untuk meningkatkan kemampuan mereka.

4. Keputusan-keputusan promosi dan demosi hasil penilaian prestasi kerja terhadap karyawan dapat digunakan untuk mengambil keputusan untuk mempromosikan karyawan yang berprestasi baik, dan demosi untuk karyawan yang berprestasi kurang baik atau jelek.

Tujuan dan faktor penilaian prestasi kerja

Berdasarkan hasil dapat dikemukakan bahwa penilaian prestasi dilakukan untuk memperoleh informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan yang berkaitan

dengan kegiatan manager sumber daya manusia, penarikan dan seleksi, pengembangan SDM, perencanaan dan pengembangan karir, program-program kompensasi, promosi, demosi, pensiun dan pemecatan.

Faktor-faktor prestasi kerja yang perlu dinilai :

Kuantitas kerja:Hasil kerja sesuai dengan waktu kerja yang ada, yang perlu diperhatikan bukan hasil rutin tetapi beberapa cepat pekerjaan dapat diselesaikan.

Kualitas kerja:Mutu hasil kerja yang didasarkan pada standar yang ditetapkan. Biasanya diukur melalui ketepatan, ketelitian, keterampilan, kebersihan hasil kerja.

Keandalan:Dapat atau tidaknya karyawan diandalkan adalah kemampuan memenuhi atau mengikuti instruksi, inisiatif, hati-hati, kerajinan dan kerja sama.

Tujuan umum dari penilaian kerja :

a. Penilaian kinerja bertujuan untuk memperbaiki pelaksaan pekerjaan para pekerja dengan memberikan bantuan agar setiap pekerja mewujudkan dan mempergunakan potensi dan yang dimilikinya secara maksimal dalam. melaksanakan missi organisasi atau perusahaan melalui pelaksanaan pekerjaan masing-masing

b. Penilaian kinerja bertujuan untuk menghimpun dan mempersiapkan informasi bagi pekerja dan para manager dalam membuat keputusan yang dapaat dilaaksanakan sesuai dengan bisnis organisasi/perusahaan tempat bekerja.

c. Penilaian kinerja secara umum bertujuan untuk menyusun inventarisasi SDM di lingkungan organisasi yang dapat digunakan dalam mendesain hubungan antara atasan daan bawahan, guna mewujudkan saling pengertian dan penghargaan.

Tujuan khusus dari penilaian kerja :

a. Penilaian kinerja menghasilkan informasi yang dapat digunakan sebagai kriteria dalam membuat tes yang validitasnya tinggi.

b. Penilaian kinerja berisis informasi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pekerjaan dalam meningkatkan prestasi kerja.

c. Penilaian kinerja memberikan informasi tentang spesifikasi jabatan, baik menurut pembidangan maupun berdasarkan penjenjangan dalam struktur perusahaan.

Walaupun diakui bahwa penilaian prestasi banyak manfaatnya, namun masih banyak pimpinan yang tidak bersedia melakukannya. Adapun yang menyebabkan antara lain :

1. Pimpinan enggan untuk memberikan nilai yang buruk kepada karyawan mereka, khususnya kepada kepada orang yang mereka sukai secara pribadi.

2. Pimpinan maupun bawahan menyadari bahwa penilaian yang buruk mempengaruhi karir seseorang.

3. Dalam kenyataan proses penilaian prestasi tidak dimanfaatkan untuk menentukan kebijakan dalam pemberian penghargaan.

Konflik penilaian prestasi kerja karyawan

Konflik adalah suatu pertentangan yang terjadi antara apa yang diharapkan oleh seseorang terhadap dirinya, orang lain, organisasi dengan kenyataan apa yang diharapkannya.

Menurut pendapat penulis berdasarkan kesimpulan dan pendapat beberapa ahli manajemen : Konflik adalah perbedaan pandangan tentang suatu peristiwa / masalah yang terjadi pada kehidupan sehari – hari baik itu konflik pribadi, politik, sosial, budaya yang dapat menimbulkan pemikiran yang positif atau negatif dalam penyelesaian masalahnya .

Penyebab – penyebab konflik antara lain :

1. Komunikasi : salah pengertian yang berkenaan dengan kalimat, bahasa yang sulit dimengerti, atau informasi yang mendua dan tidak lengkap, serta gaya individu manajer yang tidak konsisten.

2. Struktur : pertarungan kekuasaaan antar departemen dengan kepentingan–kepentingan atau sistem penilaian yang bertentangan, persaingan untuk memperebutkan sumber daya–sumber daya yang terbatas, atau saling ketergantungan dua atau lebih kelompok– kelompok kegiatan kerja untuk mencapai tujuan mereka.

3. Pribadi : ketidaksesuaian tujuan atau nilai–nilai sosial pribadi karyawan dengan perilaku yang diperankan pada jabatan mereka, dan perbedaan dalam nilai – nilai persepsi.

Konflik Dalam kehidupan organisasi ada 3 sudut pandang, yaitu :

1. Pandangan tradisional, berpendapat bahwa konflik merupakan sesuatu yang di inginkan dan berbahaya bagi kehidupan organisasi.

2. Pandangan perilaku, berpendapat konflik merupakan suatu kejadian atau peristiwa yang biasa terjadi dalam kehidupan organisasi, yang biasa bermanfaat ( konflik fungsional ) dan bisa pula merugikan organisasi ( konflik disfungsional ).

3. Pandangan Interaksi, berpendapat bahwa konflik merupakan suatu peristiwa yang tidak dapat terhindarkan dan sangat diperlukan bagi pemimpin organisasi.

Proses penilaian

Setelah penarikan atau pemilihan karyawan, kinerja karyawan dari periode ke periode di nilai oleh perusahaan untuk menentukan karyawan tersebut mendapatan nilai baik dalam bekerja atau tidak. Penilaian prestasi kerja (performance apprasial) adalah proses melalui mana organisasi – organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan – keputusan personalia dan memperbaiki umpan balik kepada para karyawan tentang pelaksanaan kerja karyawan. Kegunaan penilaian prestasi kerja digunakan untuk :

1. Perbaikan Prestasi Kerja

Umpan balik pelaksaanaan kerja memungkinkan karyawan, manejer dan departemen personalia dapat membetulkan kegiatan – kegiatan mereka untuk memperbaiki prestasi.

2. Penyesuaian – penyesuaian Kompensasi

Evaluasi prestasi kerja mebantu para pengambil keputusan dalam menentukan kenaikan upah, pemberian bonus, dan bentuk kopensasi lainnya

3. Keputusan -keputusan penempatan

Promosi, transfer dan demosi biasanya dilaksanakan pada prestasi kerja masa lalu atau antiisipasi. Promosi sering merupakan bentuk penghargaan terhadap prestasi kerja masa lalu.

4. Kebutuhan Latihan dan Pengembangan

Prestasi kerja yang jelek memungkinkan menunjukan kebutuhan latihan. Demikian juga, prestasi yang baik mungkin mencerminkan potensi yang harus dikembangkan.

5.  Perencanaan dan Penngembangaan Karier

Umpan balik prestasi mengarahkan keputusan – keputusan karier, yaitu tentang jalur karier tertentu  yang harus diteliti.

6.  Penyimpangan – Penyimpangan Proses Staffing

Prestasi yang baik atau jelek mencerminkan kekuatan atau kelemahan prosedur satffing departemen personalia

7.  Ketidak akuratan Informasi

Prestasi yang jelek mungkin menunjukan kesalahan – kesalahan dalam informasi analisa jabatan, rencana – rencana sumberdaya manusia atau kompenen – komponen lain sistem informasi manajemen personalia. Menggantungkan diri kepada informasi yang tidak akurat dapat menyebabkan keputusan – keputusan personalia yang diambil tidak tepat.

8.  Kesalahan Desain Pekerjaan

Prestasi kerja yang jelek mungkin merupakan suatu tanda kesalahan dalam desian pekerjaan. Penilaian prestasi membantu kesalahan – kesalahan tersebut.

9.  Kesempatan Kerja Yang Adil

Penilaian kerja secara akurat akan menjamin keputusan – keputusan penempatan internal diambil tanpa diskriminasi.

10.  Tantangan -tantangan Eksternal

Kadang – kadang prestasi kerja dipengaruhi oleh faktor – faktor diluar lingkungan kerja seperti keluaraga, kesehatan, kondisi, finansial atau masalah – masalah pribadi lainnya. Dengan penilaian prestasi departemen personalia mungkin dapat menawarkan bantuan.

PENILAIAN DAN PERIODE WAKTU PENILAIAN PRESTASI KERJA

PELAKU PENILAIAN PRESTASI KERJA

Pelaku penilai dalam prestasi kerja dapat beragam, mulai dari atasan langsung, penyelia, rekan kerja, tim penilai dari perusahaan, bahkan dari bawahan, dalam hal ini seorang manajer operasional dapat di nilai secara horizontal atas ke bawah dan bawah ke atas. Seorang atasan akan menilai kemampuan dan kinerja produktivitas pekerjaan dan bawahan akan memberikan input bagaimana seorang manajer operasional itu bekerja dan bagaimana dalam mengatasi masalah operasional sehari-hari.

Dalam melakukan penilaian terdapat syarat-syarat tertentu, syarat-syarat sebagai berikut

Jujur, adil, dan objektif, serta mempunyai kemampuan yang mendalam tentang aspek-aspek yang akan di nilai, penilai yang akan menilai prestasi kerja seorang manajer operasional harus memiliki kemampuan manajemen operasional yang baik sehingga dapat dengan tepat memberikan penilaian terhadap manajer operasional tersebut apakah baik atau buruk dalam aspek yang akan di nilai.

Penilai harus mengetahui tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh yang dinilai. Penilai manajer operasional harus mengetahui apa tugas dan tanggung jawab manajer operasional agar penilaian sesuai tanpa adanya kelebihan atau kekurangan aspek yang di nilai.

Untuk penilai yang berada posisinya sebagai atasan, sudah pasti memiliki kewenangan dalam memberikan penilaian baik dan buruk nya seorang manajer operasional

Selain syarat-syarat, secara umum ada yang dikenal sebagai penilai formal dan penilai informal.

Penilai informal biasanya adalah penilai dari pihak eksternal, seorang manajer operasional dapat di katakan baik bila toko cabang retail yang dia kelola di nilai baik oleh konsumen atau masyarakat dan rekan-rekan yang berhubungan dengan toko retail tersebut. Penilaian mereka bisa dikatakan objektif dan bermanfaat bagi pengembangan dan penilaian formal dalam menentukan kebijaksanaan selanjutnya.

Sedangkan penilaian informal berasal dari seseorang atau tim yang mempunyai wewenang menilai suatu karyawan di dalam dia bekerja di perusahaan dan di lingkungan dia tinggal (di luar kerja). Hasil penilaian ini yang akan menghasilkan penilaian prestasi kerja yang berpengaruh langsung dalam karir pekerjaan.

PERIODE WAKTU PENILAIAN PRESTASI KERJA

Waktu penilaian dibagi menjadi dua, dilakukan secara formal dan informal

Formal : penilaian secara periodik ( biasanya 3, 6 hingga 12 bulan sekali). Informal : penilaian secara terus-menerus.

METODE-METODE DAN UKURAN-UKURAN PENILAIAN PRESTASI KERJA KARYAWAN

Metode penilaian prestasi kerja pada dasarnya di bagi menjadi dua, yaitu metode tradisional dan metode modern.

Metode Tradisional

Metode ini merupakan metode tertua dan paling sederhana untuk menilai prestasi karyawan dan diterapkan secara tidak sistematis maupun dengan sistematis. Yang termasuk ke dalam metode tradisional adalah : rating scale, employee comparation, check list, freeform essay, dan critical incident.

a. Rating Scale

Metode yang banyak digunakan dalam metode penilaian, dimana penilaian dilakukan oleh penyelia atau atasan untuk mengukur karakteristik. Misalnya kontribusi terhadap tujuan kerjanya. Seorang atasan yang akan menilai manajer operasional akan menilai bagaimana seorang manajer operasional tersebut kinerja dalam pekerjaan nya.

b. Employee Comparation

Metode ini merupakan cara penilaian dengan membandingkan kinerja seorang karyawan dengan karyawan lainya. Metode ini terbagi atas alternation ranking, paired comparation, dan porced comparation.

- Alternation Ranking

Metode ini mengurutkan pegawai dengan peringkat (ranking) karyawan dari mulai yang terendah sampai yang tertinggi atau dari mulai bawahan hingga atasan tertinggi dan berdasarkan kemampuan yang dimiliki

- Paired Comparation

Metode ini adalah metode penilaian dengan cara seorang karyawan di bandingkan dengan seluruh karyawan lainnya, sehingga terdapat berbagai alternatif keputusan yang akan di ambil. Metode ini dapat digunakan untuk jumlah karyawan yang sedikit.

- Porced Comparation

Metode ini sama dengan paired comparation tetapi digunakan untuk jumlah karyawan yang banyak

c. Check List

Dengan Metode ini penilai sebenarnya tidak menilai tetapi hanya memberikan masukan informasi bagi penilaian yang dilakukan oleh bagian personalia. Penilai tinggal memilih kalimat-kalimat atau kata-kata yang menggambarkan prestasi kerja dan karakteristik setiap individu karyawan, baru melaporkannya kepada bagian personalia untuk menetapkan bobot nilai, indeks nilai, dan kebijaksanaan selanjutnya bagi karyawan bersangkutan.

d. Freeform Essay

Dengan metode ini seorang penilai di haruskan membuat karangan yang berkenaan dengan orang/karyawan yang sedang dinilai

e. Critical Incident

Metode pencatatan kejadian yang kritis adalah Penilaian Prestasi Kerja yang menggunakan pendekatan dengan menggunakan catatan-catatan yang menggambarkan perilaku karyawan yang sangat baik atau yang sangat buruk.

Metode Modern

Merupakan metode perkembangan dari metode tradisional dalam menilai prestasi karyawan. Yang termasuk dalam metode modern ini adalah : assesment centre, MBO dan human asset accounting.

a. Management by Objective

Management By Objectives (MBO) yang diperkenalkan oleh Peter Drucker adalah sistem yang menggambarkan kajian tentang target/sasaran yang hendak dicapai berdasarkan kesepakatan antarasupervisor dan

bawahannya. Kajian tentang bagaimana baiknya bawahan berprestasi selalu ditinjau ulang dan dilakukan secara periodik. Uji coba selalu dibuat untuk menuliskan target/sasaran dari segi kuantitas. Para ahli percaya bahwa target/sasaran dapat dan selayaknya ditetapkan secara kuantitatif.

Persyaratan Pelaksanaan Metode MBO

Untuk melaksanakan penilaian dengan metode MBO, secara umum terdapat sejumlah ketentuan yang harus dilaksanakan yaitu :

1. Supervisor dan bawahan sama-sama menyetujui elemen target pekerjaan bawahan yang akan dinilai periode tertentu (6 bulan atau 1 tahun).

2. Bawahan sungguh-sungguh melakukan kegiatan untuk mencapai masing-masing target.

3. Selama periode tersebut bawahan secara periodik mereview perkembangan pekerjaan ke arah target yang akan dicapai.

4. Pada akhir periode, supervisor dan bawahan sama-sama mengevaluasi hasil pencapaian target.

• Keuntungan MBO

Keuntungan terbesar dari metode MBO adalah teredianya target/sasaran panilaian kinerja yang merupakan kesepakatan antara supervisor dan bawahannya. Pada tingkat individu, MBO dapat menjadikan pegawai melakukan kontrol diri, membangun kepercayaan diri, memotivasi diri, memperbaiki kinerja, mengembangkan masa depan dan mempunyai pengetahuan penuh tentang kriteria yang akan dievaluasi.

Pada tingkatan sehubungan interpersonal, MBO dapat meningkatkan hubungan antara bawahan dengan atasan, memperbaiki komunikasi, dan menyediakan kerangka kerja (framework) yang lebih baik. Pada tingkat organisasi, perbaikkan kinerja kerja secara keseluruhan, teridentifikasinya potensi manajemen dan kebutuhan pengembangan, koordinasi sasaran/target yang lebih baik, dan terkuranginya duplikasi serta overlapping tugas dan aktivitas merupakan keuntungan yang bisa didapat dari metode MBO.

• Kelemahan MBO

Pendekatan MBO bukanlah metode yang paling sempurna. MBO efektif bila sistematis dapat menyatukan setting target yang dibuat oleh individu dan organisasi. Target yang dihasilkan bersama antara supervisor dan bawahan dengan sendirinya berbeda dengan target yang telah ditetapkan organisasi. Dengan demikian MBO juga merupakan autocritic organisasi.

Salah satu kelemahan MBO adalah : membutuhkan waktu yang cukup lama hingga terkesan terjadi pemborosan waktu. Beberapa masalah yang mungkin timbul akibat diterapkannya metode MBO adalah:

1. Terlalu banyak tekanan pada ukuran tujuan kuantitatif dapat membawa pada pengabaian tanggung jawab penting lainnya.

2. Tekanan pada kuantitas mungkin akan mengorbankan kualitas.

3. Jika evaluasi didasarkan pada kesepakatan hasil yang dicapai, maka bawahan secara sengaja atau tidak sengaja menset target yang rendah sebagai hasil yang mereka capai.

4. Memungkinkan adanya tendensi mengadopsi target/tujuan yang dianggap penting oleh bawahan yang dominan.

5. Penyedia (supervisor) dapat mengasumsikan tidak ada Latihan dan Bimbingan.

• Tim MBO

Dalam membangun dan mengembangkan target/sasaran, program MBO kebanyakan menggunakan sistem one-on-one antara supervisor dengan bawahan. Pada kebanyakan instansi, sistem one-on-onetidak dapat dilaksanakan pada kebanyakan pekerjaan yang sifatnya interpenden, terutama pada tingkat manajer dan supervisor. Baik manajer maupun supervisor kesulitan bila harus melakukan one-on-one pada seluruh bawahannya untuk membangun dan mengkaji ulang target/sasaran yang hendak dicapai. Di samping memakan waktu yang cukup lama, juga akan mengganggu kegiatan kerja. Karenanya pada kabanyakan instansi, metode MBO ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan tim untuk mengkaji ulang target-target tersebut. proses MBO dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

b. Assesment Centre

Merupakan lembaga pusat penilaian prestasi kerja, dimana lembaga tersebut berfungsi melakukan penilaian prestasi kerja terhadap karyawan suatu perusahaan. Lembaga ini biasanya telah memiliki berbagai bentuk metode penilaian karyawan yang telah ditandarisasi, seperti tes psikologi, diskusi, wawancara, simulasi.

c. Human Asset Accounting

Dalam metode ini, faktor pekerja dinilai sebagai individu modal jangka panjang sehingga sumber tenaga kerja dinilai dengan cara membandingkan terhadap variabel-variabel yang dapat mempengaruhi

keberhasilan perusahaan. Jika biaya untuk tenaga kerja meningkat laba pun akan meningkat. Maka peningkatan tenaga kerja tersebut berhasil.

HUBUNGAN PENILAIAN PRESTASI KERJA KARYAWAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN SUMBER DAYA LAINYA.

Hubungan yang erat dari penilaian prestasi kerja tentu di fungsi pengembangan, hal tersebut di karenakan tujuan dari pengembangan yang meningkatkan keterampilan karyawan secara teori, konsep dan moral. Selain di fungsi pengembangan di bagian perencanaan berhubungan dalam merencanakan tenaga kerja secara efektif yang akan berkaitan dengan pengorganisasian tenaga kerja dan pengarahan hingga pengendalian tenaga kerja tersebut, dari hasil penilaian prestasi kerja, dapat di telusuri bagaiman kinerja dan produktivitas tenaga kerja tersbut apakah baik atau buruk sehingga dapat di arahkan dan di kendalikan sesuai tujuan.

Penilaian prestasi kerja akan berkaitan dengan kompensasi, jika prestasi kerja menuju arah yang positif, maka kompensasi atau pemberian balas jasa akan sesuai dengan penilaian yang positif tersebut. Sebaliknya, jika buruk maka kompensasi pun sesuai dengan hasil penilaian prestasi kerja.

Penilaian prestasi kerja dapat berpengaruh terhadap fungsi pengitegrasian, dalam penilaian prestasi kerja dapat di telusuri atau di nilai apakah karyawan tersebut dapat memberikan kerja sama dan keuntungan bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri. Di fungsi pemeliharan, penilaian prestasi kerja dapat mengukur bagaimana kondisi karyawan tersebut sehingga dapat di awasi pemilharaan kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan tersebut.

Dalam hal penilaian prestasi kerja, kedisiplinan merupakan salah satu indikator atau penilaian dari prestasi kerja, tentu saja kedisiplinan karyawan menjadi hal yang fundamental dalam prestasi kerja.

Pemberhentian dalam penilaian prestasi kerja dapat dilihat apakah prestasi kerja karyawan tersebut masih di butuhkan atau tidak, salah satu faktor dalam pemberhentian dapat berasal dari penialain prestasi kerja.