MODUL ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

KELAS XI SMK

ADMINISTRASI PERKANTORAN

KELOMPOK BISNIS MANAJEMEN

DISUSUN OLEH

NOVIE PURWANINGSIH,SPd.

SMK BINA BANGSA CILEDUG

JL. DR. SETIA BUDI NO.8 PARUNG SERAB

KOTA TANGERANG

2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah SWT atas tersusunnya modul administrasi kepegawaian ini

yang bersifat untuk kalangan sendiri. Modul ini bertujuan untuk mempermudah siswa dalam

dalam kegiatan belajar.

Modul ini disusun berdasarkan Kurikulum 2013 untuk tingkat XI SMK jurusan

Administrasi Perkantoran kelompok Bisnis Manajemen. Didalam modul ini membahas secara

umum mulai dari Perencanaan Kepegawaian sampai dengan Penilaian Pelaksanaan

Pekerjaan. Pembahasan ini berdasarkan dengan silabus Administrasi Kepegawaian (C3)

Kurikulum 2013 yang lebih menitikberatkan kepada pembentukan karakter.

Demikian, semoga modul ini benar-benar dapat memberikan motivasi belajar siswa

dan mempersiapkan siswa yang memiliki karakter yang kuat, cerdas, mandiri, kreatif,

inovatif, dan tanggap terhadap perkembangan dunia kerja dalam hal kepegawaian. Penulis

menyadari bahwa dalam penulisan modul ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu

Penulis menerima kritik dan saran yang membangun.

Tangerang, Agustus 2014

Penulis

BAB I

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di Amerika serikat

dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan

dalam bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen

kepegawaian (personnel management), baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam

bidang bisnis.

Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A.

Nigro meliputi :

1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian

termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan

dengan jelas dan tegas.

2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan

mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.

3. Penarikan tenaga kerja yang baik

4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan

penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.

5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai,

memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.

6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan

hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.

7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan

adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada

jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai

tingkat jabatan yang paling tinggi.

8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia

9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin

pegawai.

Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan

yang berhubungan dengan sumber-sumber manusia dari organisasi (1962:15). Fungsi-fungsi

atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian menurut Stahl meliputi :

1. Penentuan yurisdiksi

2. Pengusahaan tenaga kerja

3. Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar dari calon-calon yang lulus

dalam ujian

4. Pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan dari daftar calon-calon yang lulus

ujian, pengurusan masa percobaan dan prosedur-prosedur penempatan kembali dalam

jabatan-jabatan lama

5. Pembuatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas jabatan

6. Pengurusan daftar-daftar pembayaran

7. Penentuan kebijaksanaan yang luas dan prosedur yang distandarisasi tentang hal-hal

seperti masa percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti,

tingkah laku dan disiplin, pemberhentian dan keluhan-keluhan

8. Pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam

pengawasan, program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja,

lingkungan kerja, rekreasi, dan latihan jabatan.

9. Penyelenggaraan riset kepegawaian

10. Penyelenggaraan latihan jabatan

11. Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai

12. Pemeliharaan rencana yang membangun mengenai hubungan masyarakat

13. Pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan

kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan

A. Formasi Pegawai

Organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan, organisasi

harus menyesuaikan diri dengan perkembangan tugas pokok yang harus dilaksanakan.

Karena tugas pokok dapat berkembang dari waktu ke waktu, maka jumlah dan mutu pegawai

yang diperlukan harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas pokok. Perkembangan

tugas pokok dapat mengakibatkan makin besarnya jumlah pegawai yang diperlukan atau

sebaliknya.

Dalam penyelenggaraan pemerintahan secara berdaya guna dan berhasil guna, maka

diperlukan penyusunan formasi bagi satuan-satuan organisasi dengan tujuan agar satuan-

satuan organisasi negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai yang memadai sesuai dengan

beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi. Formasi masing-

masing satuan organisasi negara disusun berdasar analisis kebutuhan dan penyediaan pegawai

sesuai dengan jabatan yang tersedia dengan memperhatikan norma, standar dan prosedur

yang ditetapkan oleh pemerintah.

Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu satuan

organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.

B. Prinsip Penyusunan Formasi

Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

1. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.

2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi

dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.

3. selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai tidak

berubah.

C. Sistem Penyusunan Formasi

Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang lingkup.

Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama

bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan

system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai

berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.

D. Metode

Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun

demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat

memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda

beban kerja yang diidentifikasi dari :

Hasil kerja

Objek kerja

Peralatan kerja

Tugas per tugas jabatan

E. Analisa Kebutuhan Pegawai

Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan

berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis

kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai

secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program

yang telah ditetapkan.

Analisa kebutuhan pegawai dilakukan berdasarkan :

a. Jenis Pekerjaan :

Adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi

dalam melaksanakan tugas pokok, misal pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara,

penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain

b. Sifat Pekerjaan:

Adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penempatan formasi yaitu sifat pekerjaan

yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Sebagaimana

diketahui, ada pekerjaan yang penyelesaiannya dapat dilakukan dalam jam kerja saja,

misalnya pekerjaan tata usaha, perawatan pekarangan, dan yang serupa dengan itu,

tetapi ada pula pekerjaan yang harus dilakukan 24 jam terus menerus, seperti

pekerjaan pemadam kebakaran, penjaga mercu suar, dan yang sejenis dengan itu.

Pekerjaan yang harus dilakukan 24 jam terus menerus memerlukan pegawai yang

lebih banyak. Sebagai contoh, kalau satu mobil pemadam kebakaran memerlukan

pegawai sebanyak 5 orang dengan jam kerja sehari 8 jam, maka hal ini berarti setiap

mobil pemadam kebakaran memerlukan 3 x 5 orang = 15 orang pegawai.

c. Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang pegawai dalam jangka waktu

tertentu adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu

tertentu. Perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan organisasi dapat dilakukan

berdasarkan perhitungan atau berdasarkan pengalaman,misalnya perkiraan beban

kerja pengetikan, pengagendaan, dan yang sejenis dengan itu dapat didasarkan atas

jumlah surat yang masuk dan keluar rata-rata dalam jangka waktu tertentu. Apabila

sudah dapat diperkirakan beban kerja masing-masing satuan organisasi, maka untuk

dapat menentukan jumlah pegawai yang diperlukan perlu ditetapkan perkiraan

kapasitas seorang pegawai dalam jangka waktu tertentu. Sama halnya dengan

perkiraan beban kerja, maka perkiraan kapasitas pegawai untuk jenis tertentu dalam

jangka waktu tertentu dapat dilakukan berdasarkan perhitungan atau berdasarkan

pengalaman.

d. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan,

Misal jika ditentukan bahwa membersihkan ruangan dan merawat pekarangan harus

dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat

pegawai untuk membersihkan ruangan dan merawat pekarangan; tetapi apabila

ditentukan bahwa pembersihan ruangan dan perawatan pekarangan diborongkan

kepada pihak ketiga, maka tidak perlu diangkat pegawai untuk pekerjaan itu.

e. Peralatan yang tersedia atau diperkirakan akan tersedia dalam melaksanakan

pekerjaan sesuai dengan tugas pokok akan mempengaruhi penentuan jumlah pegawai

yang diperlukan, karena pada umumnya makin tinggi mutu peralatan yang digunakan

dan tersedia dalam jumlah yang memadai dapat mengakibatkan makin sedikit jumlah

pegawai yang diperlukan.

F. Pengadaan Pegawai

Pengadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah proses kegiatan utnuk mengisi

formasi yang lowong. Lowongan formasi dalam satuan organisasi negara pada

umumnya disebabkan oleh adanya PNS yang berhenti, meninggal dunia, mutasi

jabatan dan adanya pengembangan organisasi. Pengadaan dilaksanakan atas dasar

kebutuhan baik dalam arti jumlah dan mutu pegawai maupun kompetensi jabatan

yang diperlukan. Pengadaan PNS dilakukan mulai dari perencanaan, pengumuman,

pelamaran, penyaringan, pengangkatan calon PNS sampai dengan

pengangkatan menjadi PNS.

BAB II

DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

DAN PEMELIHARAANNYA

A. ISTILAH

• Tata naskah kepegawaian adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat / keputusan di

bidang kepegawaian yang dikeluarkan / ditetapkan oleh pejabat yang berwenang yang disusun

secara teratur, tertib, dan terus menerus dalam media yang ditetapkan sesuai dengan

keperluan.

• Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier orang

perseorangan, pegawai di Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah

• Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan karier PNS yang

disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi Kepegawaian dari instansi yang bersangkutan

• Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi sekurang-kurangnya

jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan

dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip

• Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara, merupakan satu kesatuan yang

tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip

Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-

badan Pemerintah Pusat dan Daerah.

B. DASAR HUKUM

1. UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan

2. Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 Tentang Arsip

3. Keputusan Bersama Kepala ARNAS dan Kepala BAKN No. 02 Tahun 2000 dan No. 22

Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat

Negara

C. PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN

Dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata

naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi manajemen

kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.

Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:

1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai

sampai dengan purna tugas

2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai

3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

D. MENYUSUN TAKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK

Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :

1. Menjaga kerapihan penyimpanan;

2. Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;

3. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;

4. Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan

kembali;

5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan

pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.

6. Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun

elektronik

E. KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN

PERSEORANGAN

1. Lamaran

2. Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)

3. Pengangkatan CPNS

4. Hasil Pengujian Kesehatan;

5. Pengangkatan PNS

6. Daftar Riwayat Hidup;

7. Kartu Pegawai (KARPEG);

8. Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);

9. Kartu Peserta Taspen;

10. Kartu Pegawai Elektronik (KPE);

11. Tanda Peserta Asuransi

12. DP 3 dari pertama sampai terakhir;

13. KGB dari pertama sampai dengan terakhir;

14. SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional)

15. SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;

16. SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;

17. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;

18. Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;

19. Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi

Lain dan SK Penarikan kembali dari perbantuan.

20. Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;

21. Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;

22. Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;

23. SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;

24. Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK

Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;

25. Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam dan Luar Negeri

26. Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;

27. Data / Mutasi keluarga PNS;

28. Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam jabatan organik

29. Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;

30. Inpassing bagi gaji maupun jabatan;

31. Penetapan Angka Kredit/fungsional;

32. Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;

33. Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;

34. Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri

35. SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang;

36. SK Meninggal Dunia/Hilang;

37. SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;

38. Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian sebagai PNS;

BAB III

PANGKAT DAN JABATAN

A. PANGKAT DAN KENAIKAN PANGKAT

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkatan seseorang Pegawai Negeri

Sipil berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai

dasar penggajian.

Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan

pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta sebagai dorongan kepada Pegawai

Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya. Agar kenaikan

pangkat dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan pangkat harus diberikan tepat

pada waktunya dan tepat kepada orangnya.

Susunan Pangkat dan Golongan Ruang Pegawai Negeri Sipil Susunan pangkat serta

golongan ruang Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut:

Pegawai Negeri Sipil / PNS memiliki golongan dan pangkat masing-masing yang secara

berkala dan berjenjang akan meningkat setiap 4 (empat) tahun sekali. Khusus bagi pegawai

fungsional seperti guru, dokter, dokter gigi, apoteker, dan lain sebagainya yang golongannya

dapat naik setiap 2 (dua) tahun sekali.

Struktur Golongan dan Pangkat PNS di Indonesia :

Golongan I :

Golongan Ia = Pangkat Juru Muda

Golongan Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1

Golongan Ic = Pangkat Juru

Golongan Id = Pangkat Juru Tingkat 1

Golongan II :

Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda

Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1

Golongan IIc = Pangkat Pengatur

Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1

Golongan III :

Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda

Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1

Golongan IIIc = Pangkat Penata

Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1

Golongan IV :

Golongan IVa = Pangkat Pembina

Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1

Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda

Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama Madya

Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama

Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negri Sipil / PNS baik di

pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan Nomor Induk Pegawai atau NIP yang

berjumlah 18 dijit angka (lama 9 digit), golongan dan pangkat sesuai dengan tingkat

pendidikan yang diakui sebagai mana berikut di bawah ini :

Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a

Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b

Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a

Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b

Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c

Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a

Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b

Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c

Periode kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil ditetapkan tanggal 1 April dan 1

Oktober setiap tahun, kecuali kenaikan pangkat anumerta dan kenaikan pangkat pengabdian.

Masa kerja untuk kenaikan pangkat pertama Pegawai Negeri Sipil dihitung sejak

pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil.

Kenaikan pangkat dilaksanakan berdasarkan sistem kenaikan pangkat reguler dan

sistem kenaikan pangkat pilihan. Kenaikan pangkat reguler diberikan kepada Pegawai Negeri

Sipil yang tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu dan diberikan

sepanjang tidak melampaui pangkat atasan langsungnya. Kenaikan pangkat reguler ini

diberikan sekurang-kurangnya telah 4 tahun dalam pangkat terakhir dan pangkat tertingginya

ditentukan oleh pendidikan tertinggi yang dimilikinya.

Kenaikan pangkat pilihan bagi Pegawai Negeri Sipil adalah yang menduduki jabatan

struktural, jabatan fungsional tertentu, atau jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan

dengan Keputusan Presiden, diberikan dalam batas jenjang pangkat yang ditentukan untuk

jabatan yang bersangkutan

B. JABATAN

1. Jabatan struktural Jabatan struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab,

wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka memimpin suatu satuan

organisasi negara.

Jabatan struktural di Pegawai Negeri Sipil Pusat adalah:

▪ Sekretaris Jenderal

▪ Direktur Jenderal

▪ Kepala Biro

▪ Staf Ahli

Jabatan struktural di Pegawai Negeri Sipil Daerah adalah:

▪ Sekretaris daerah

▪ Kepala dinas/badan/kantor,

▪ Kepala bagian

▪ Kepala bidang

▪ Kepala seksi

▪ Camat

▪ Sekretaris camat

▪ Lurah

▪ Sekretaris lurah

2. Jabatan fungsional Jabatan yang tidak secara tegas disebutkan dalam struktur organisasi pemerintah, tetapi

dari sudut pandang fungsinya diperlukan oleh organisasi pemerintah. Pangkat Pegawai

Negeri Sipil dalam jabatan fungsional berorientasi pada prestasi kerja, sehingga tujuan untuk

mewujudkan Pegawai Negeri Sipil sebagai aparatur negara yang berdaya guna dan berhasil

guna dalam melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan dapat dicapai.

Selain itu, ada pula yang membagi jenis-jenis jabatan sebagai berikut :

A. Jabatan Manajerial :

Jabatan yang secara jelas menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing,

actuating, controlling, decision making). Jabatan Manajerial adalah jabatan yang memiliki

bawahan.

Contoh :

Kepala Divisi, membawahi para Manager

Manager, membawahi para Staf dan Non Staf / Pelaksana

B. Jabatan Staf :

Jabatan yang tidak menjalankan fungsi-fungsi manajemen namun menuntut ketrampilan/skill

tertentu baik yang bersifat teknis maupun administratif.

Contoh :

Staf Simpan Pinjam, Staf Akunting, Staf Pemasaran, Kasir,

3. Jabatan Non Staf / Pelaksana :

Jabatan yang tidak menuntut ketrampilan khusus dan telah memiliki prosedur kerja yang jelas

dan baku.

Contoh :

Pramuniaga, Supir, Kurir, Petugas Keamanan, Pesuruh.

4. Jabatan Fungsional :

Jabatan yang menuntut ketrampilan/keahlian (expertise) khusus, namun tidak memiliki

bawahan.

Contoh :

Programmer, Sekretaris.

C. GRADE JABATAN

Pengertian Grade Jabatan

Grade Jabatan adalah tingkatan / level penggolongan jabatan yang disusun

berdasarkan berat ringannya tugas dan tanggung jawab jabatan-jabatan

didalam organisasi di suatu perusahaan.

Masing-masing Grade Jabatan terdiri dari jabatan-jabatan yang memiliki berat ringan

tugas dan tanggung jawab jabatan yang relatif sama.

Grade Jabatan di organisasi ini terdiri dari 10 Grade yang disusun dari Grade 1

(terendah) untuk jabatan Non Staff sampai dengan Grade 10 (tertinggi) untuk jabatan

Director.

Masing-masing Grade Jabatan memiliki persyaratan pendidikan dan pengalaman kerja

tertentu bagi karyawan yang berhak menduduki jabatan-jabatan Grade tersebut.

Grade Jabatan merupakan dasar dari promosi, transfer/ mutasi, demosi, penggolongan

gaji serta pemberian fasilitas-fasilitas kepada karyawan.

Persyaratan Grade Jabatan

Grade 1 (Non Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal :

pendidikan SLTA + pengalaman 0 tahun; atau SD/SLTP + pengalaman 2 tahun.

Grade 2 (Senior Non Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan SLTA + pengalaman 2 tahun; atau SD/SLTP + pengalaman 4

tahun.

Grade 3 (Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal

: pendidikan S1Plus + pengalaman 0 tahun; atau D3 Plus + pengalaman 2 tahun; atau

SLTA Plus + pengalaman 4 tahun.

Grade 4 (Senior Staff) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 Plus + pengalaman 0 tahun; atau S1 Plus + pengalaman 3

tahun; atau D3 Plus + pengalaman 4 tahun; atau SLTA Plus + pengalaman 6 tahun.

Grade 5 (Junior Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 Plus + pengalaman 2 tahun; atau S1 Plus + pengalaman 5

tahun; atau D3 Plus + pengalaman 6 tahun; atau SLTA Plus + pengalaman 8 tahun.

Grade 6 (Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal :

pendidikan S2 + pengalaman 4 tahun; atau S1 + pengalaman 7 tahun; atau D3 +

pengalaman 8 tahun.

Grade 7 (Senior Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 + pengalaman 6 tahun; atau S1 + pengalaman 9 tahun; atau

D3 + pengalaman 10 tahun.

Grade 8 (General Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 + pengalaman 8 tahun; atau S1+ pengalaman 12 tahun.

Grade 9 (General Manager) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S2 + pengalaman 10 tahun; atau S1 + pengalaman 14 tahun.

Grade 10 (Director) : Jabatan-jabatan pada grade ini menuntut persyaratan minimal

: pendidikan S2 + pengalaman 12 tahun; atau S1 + pengalaman 14 tahun.

D. PENGERTIAN SISTEM KARIR

Sistem yang mengatur pergerakan/perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan

lain didalam organisasi suatu perusahaan.

TUJUAN DAN MANFAAT SISTEM KARIR

Menyiapkan karyawan untuk dapat dipromosikan.

Mempertahankan karyawan yang handal dan mengurangi tingkat turnover.

Menarik calon-calon karyawan yang potensial.

Memotivasi karyawan untuk tumbuh dan berkembang.

Mengurangi penumpukkan karyawan.

Memotivasi karyawan agar berprestasi pada tingkat yang optimal.

Menjaga kontinuitas proses suksesi karyawan yang mendukung perencanaan

karyawan.

Membantu rencana tindakan yang positif.

E. PROMOSI, TRANSFER DAN DEMOSI

Karir organisasional karyawan di suatu perusahaan dapat dilakukan melalui tindakan

Promosi, Transfer dan Demosi jabatan, yaitu :

Promosi Jabatan :

Perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang lebih tinggi.

Transfer Jabatan :

Perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang sama.

Demosi Jabatan :

Perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang lebih

rendah.

PERSYARATAN PROMOSI, TRANSFER DAN DEMOSI

Promosi Jabatan :

Prestasi 3 tahun terakhir minimal “Baik”.

Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan persyaratan lain dari

jabatan promosi.

Lulus psikotes dan tes pengetahuan jabatan promosi.

Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang ditentukan untuk menduduki jabatan

promosi.

Transfer Jabatan

Prestasi 3 tahun terakhir minimal “Cukup”.

Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, XX

pelatihan & persyaratan lain dari jabatan transfer.

Lulus psikotes & tes pengetahuan jabatan transfer.

Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang yang ditetapkan untuk menduduki

jabatan transfer.

Demosi Jabatan :

Prestasi 3 tahun terakhir “Kurang/Kurang Sekali”.

Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan persyaratan lain dari

jabatan demosi.

Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang ditetapkan untuk menduduki jabatan

demosi.

BAB IV

PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN

DP3 atau Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan masih merupakan hal yang patut

mendapat perhatian, mengingat fungsi DP3 sebenarnya sangat penting untuk menilai

akuntabilitas personal (pribadi). Namun sangat disayangkan, sampai saat ini eksisitensi DP3

sebagai tolok ukur keberhasilan pegawai (PNS) kurang berarti bahkan masih sebatas

formalitas.

Dari hasil pengamatan penulis dan masukan/pendapat berbagai kalangan (PNS,

Pengamat PNS, Akademisi), pada umumnya menilai kehadiran dan eksistensi DP3 sebagai

fungsi ukuran kinerja pegawai tidak memiliki dampak/efek (impact) terhadap

aktivitas/kinerja/pengembangan karier pegawai maupun pada kinerja unit kerjanya. Artinya,

DP3 tidak secara riil difungsikan dan diimplementasikan secara tepat, benar dan obyektif

kepada PNS.

Unsur-unsur yang dinilai dalam melaksanakan penilaian pelaksanaan pekerjaan adalah :

1. kesetiaan;

2. prestasi kerja;

3. tanggungjawab;

4. ketaatan;

5. kejujuran;

6. kerjasama;

7. prakarsa; dan

8. kepemimpinan.

Evaluasi kinerja atau performance appraisal pada dasarnya merupakan proses yang

digunakan instansi untuk mengevaluasi job performance atau kinerja seorang pegawai dalam

melaksanakan tugas.

Adapun fungsi dari penilaian pelaksanaan kerja merupakan :

1. Alat yang paling baik untuk menentukan apakah karyawan telah memberikan hasil kerja

yang memadai dan melaksanakan aktivitas kinerja sesuai standar kinerja;

2. Satu cara untuk penilaian kinerja dengan menilai kelemahan dan kekuatan karyawan;

3. Alat yang baik untuk menganalisi kinerja karyawan dan membuat rekomendasi

perbaikan.

Tolok ukur keberhasilan kinerja seseorang dapat diukur dengan indikator kinerja

sebagai berikut :

tupoksi unit organisasi/bagian/bidang,

tugas dan tanggungjawab sesuai tupoksi,

tugas-tugas yang mendapat prioritas

sistem pertanggungjawaban dari hasil tugas dan pekerjaan

Pengukuran kinerja merupakan pembandingan antara:

tupoksi dengan realisasinya,

wewenang, tugas dan tanggungjawab personal (bawahan/atasan) dengan realisasinya,

realisasi dengan ukuran DP3 dan LAKP (laporan akuntabilitas instansi pemerintah)

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekrjaan (DP3) Pegawai Negeri Sipil dilaksanakan

untuk memperoleh informasi yang akurat dan objektif dalam pembinaan pegawai negeri sipil

berdasarkan sistem karier dan prestasi kerja. Penilaian terhadap Kinerja Pegawai dalam suatu

organisasi penting dilakukan karena pemikiran-pemikiran sebagai berikut:

a. Setiap pegawai ingin memperoleh kesempatan untuk mengembangkan kemampuan

kinerjanya sampai tingkat yang setinggi-tingginya.

b. Setiap pegawai ingin memperoleh penghargaan apabila ia dinilai dapat melaksanakan tugas

dengan baik.

c. Setiap pegawai mendapat perlakuan yang adil dan objektif dalam penilaian pelaksanaan

pekerjaannya.

d. Setiap pegawai ingin mengetahui sejauhmana ia telah mampu berprestasi/memberikan

sumbangan terhadap organisasi.

e. Penilaian pelaksanaan pekerjaan yang tepat dan objektif dapat mendorong pegawai untuk

meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya dalam pelaksanaan tugasnya.

Pencapaian Kinerja Pegawai dapat pula di pengaruhi oleh faktor-faktor lain yang

meliputi faktor kemampuan (ability)dan faktor motifasi (motivation). Hal ini sesuaI dengan

pendapat Keith Davis (1964:484) yang merumuskan bahwa:

· Human Performance = Ability + Motivation

· Motifation = Attitude + Situation

· Ability = Knowledge + Skill.

Selanjutnya, Sedarmayanti (2000:153) menyebutkan, “Manajemen kinerja hendaknya

disertai dengan kesesuaian memberikan imbal jasa kepada karyawan sebagai alat untuk

mengakui pencapaian dan mendorong mencapai hasil yang lebih baik”

DP3 merupakan salah satu instrumen penilaian terhadap pencapaian kinerja pegawai,

dalam pelaksanaannya ditemukan kondisi-kondisi yang menimbulkan opini terhadap layak

atau tidaknya DP3 dipertahankan sebagai metode penilaian untuk mengukur kinerja pegawai.

Metode-metode baru, sebagai substitusi dari DP3 untuk menilai kinerja pegawai yang

dianggap lebih akurat dan mampu untuk menilai prestasi kerja pegawai, mulai

dipertimbangkan untuk digunakan sebagai instrumen penilaian untuk mengukur kinerja

pegawai.