MANAJEMEN STRESS

TUGAS KELOMPOK PERILAKU KEORGANISASIAN

Anggota Kelompok :

Nova

Andreas

Radittiya

Yohanes

Yuniawati

Febryana Purwita

Rina Yanti Bataviana

STEIN

JAKARTA

2009

Daftar Isi

BAB I : Perumusan Masalah

BAB II : Analisis Masalah

1. Bagian Produksi

2. Bagian keuangan

3. Bagian Pemasaran

BAB III : Solusi & kesimpulan

BAB I

PERUMUSAN MASALAH

Tujuan dari pembatasan masalah adalah agar kelompok penulis dapat mengkaji ruang

lingkup penelitian lebih terfokus pada faktor-faktor yang dianggap sebagai kendala penyebab

timbulnya permasalahan sehingga ulasan yang dihasilkan dapat lebih spesifik lagi.

Masalah yang menjadi pilihan untuk diteliti dalam penelitian ini adalah masalah yang

terjadi pada bagian fungsional PT. ABC diantarannya :

1. Keseluruhan staff & karyawan Bagian Produksi1, Bagian Keuangan, dan Bagian

Pemasaran PT. ABC.

2. Analisis & solusi yang dilakukan berdasarkan Teori perilaku keorganisasian dan

informasi yang didapat dari media internet.

Tabel Fungsional PT. ABC

1 Bagian produksi hanya memiliki 1 Staff

DIRUTGeneral Manajer

ProduksiGeneral Manajer

Keuangan

General Manajer

Pemasaran

Manajer Produksi

Supervisor

Staff 1

Manajer keuangan

Supervisor

Staff 1-5

Manajer Pemasaran

Supervisor

Staf 1-5

Dalam proses operasional PT.ABC timbul kendala – kendala pada tingkat individu dan tingkat organisasi dimana Struktur organisasi mempengaruhi bagaimana informasi dikomunikasikan dan keputusan tersebut misalnya rendahnya produktivitas, karyawan yang malas/tidak masuk kerja. Kelambanan dalam penyelesaian unjuk rasa dan dipihak lain banyaknya desakan faktor lingkungan yang mempengaruhi efektifitas organisasi, seperti: Tuntutan konsumen akan produk yang berkualitas tinggi, persaingan yangbersifat global, fluktuasi ekonomi, tuntutan gaya hidup dll.

Pertanyaan yang timbul diantarannya :

1. Mengapa pekerjaan di GM. Produksi selalu terlambat ?2. Mengapa Staff bagian produksi selalu absen ?3. Apa akar masalahnya ?4. Mengapa produktivitas GM. Keuangan dan pemasaran rendah ?5. Bagaimana mengatasi permasalahan- permasalahan tersebut ?

Untuk menyelesaikan permasalahan diatas maka diperlukan analisis akar permasalahan sehingga dapat menghubungkan variabel – variabel yang berkaitan antar tiap bagian fungsional baik secara individu maupun organisasi sehingga proses fungsional tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Adapun langkah – langkah yang dilakukan untuk menganalisa akar permasalahan diantarannya :

1. Menjabarkan akar permasalahan di tiap2 bagian fungsional PT.ABC2. Permasalahan dan tekanan tanggung jawab yang diterima tiap2 individu dari level

staff hingga level GM. PT. ABC.3. Merumuskan kejadian yang terjadi dalam organisasi dianalisis dalam hubungannya

dengan perilaku seseorang dan interaksi kepribadian dalam suatu situasi. Masing-masing orang dalam organisasi memiliki sikap, kepribadian, nilai dan pengalaman yang berbeda-beda yang mempengaruhinya dalam berperilaku.

4. Mendeskripsikan “ sosok masalah “ dalam tabel5. Memilih solusi sesuai teori perilaku keorganisasian sehingga permasalahan –

permasalahan dapat terselesaikan.

Teori – teori yang digunakan dalam menentukan dan menyelesaikan permasalahan diantarannya :

1. Perilaku Individual dan pembelajaran dalam organisasi2. Pondasi motivasi pegawai dan implikasinya3. Manajemen stress dalam konsekuensi perilaku di tempat kerja4. Teori Kerja Sama, Williams et al. (2002) 5. Teori Mengatasi Resistensi Dalam Perubahan, Kotter & Schlesinger (1979) 

BAB II

Bagian Produksi Perilaku Individu & Organisasi Akar permasalahan

1. Output yang dihasilkan sering mengalami keterlambatan.

2. Kinerja kerja yang kurang tepat dan tidak maksimal

1. Target dan sasaran sering mengalami keterlambatan

2. Strategi operasional tenaga kerja tidak memadai

3. Tidak menerapkan team based decision dan pengambilan keputusan yang berat.

1. Cukup sulit melakukan kendali karena peran supervisor menjadi semu

2. Pengambilan keputusan yang serba salah dan tanggung jawab akan staff yang dimiliki.

1. Seringnya absen dalam pekerjaan

2. Tetap bekerja di organisasi karena bila rasio mundur hanya karena belum mendapat pekerjaan

1. Tidak menyiapkan rencana yang tepat dalam menghadapi situasi darurat/kontinjensi

2. Aplikasi teori harapan rasio outcome tidak sesuai dengan input yg diterima mis: gaji, pengakuan dan lingkungan kerja

3. Pengambilan keputusan yang tidak sesuai dengan operasional.

1. Tidak menerapkan rewards punish dan mekanisme kontrol desain pekerjaan sehingga efesiensi kerja tidak tertutupi.

2. Kurangnya staff yang dibutuhkan sehingga pengkoordinasian dan penjadualan tidak tercapai.

3. Tidak adanya motivasi kerja team

1. Tekanan yang diterima dari atasan sehingga motivasi kerja berkurang

2. Sasaran dan target yang harus dicapai tanpa jumlah staff yang memadai sehingga proses supervisi menjadi semu.

1. Beban kerja dan tekanan yang berlebihan dari atasan

2. Tanggung jawab kerja yang berat akan target dan sasaran yang harus dicapai

3. Tidak adanya motivasi kerja dari atasan sehingga beban mental yang diterima tidak sesuai dengan gaji yang diterima.

4. Lingkungan kerja yang tidak mendukung

5. Tidak adanya tantangan berkompetensi antar staff.

ANALISIS MASALAH

Produktivitas bagian Produksi tidak maksimun dan sering terlambat

Analisis masalah pada bagian keuangan dan pemasaran.

Manajer Produksi

Supervisor

Staff 1

General Manajer bagian Produksi

Mengapa produktivitas GM. Keuangan dan pemasaran rendah ?

1. Output yang dihasilkan sangat rendah

2. Pertumbuhan lingkungan kerja yang lambat

1. Motivasi kerja internal tinggi tetapi kepuasan kerja rendah

2. Efektivitas kerja tinggi tetapi tidak efisien

3. Menerapkan team based decision

1. Dalam melakukan kendali peran supervisor menjadi aktif

2. Tanggung jawab akan staff yang dimiliki lebih banyak dibandingkan dengan bagian produksi.

1. Lingkungan kerja yang berkompetensi tetapi tidak maksimal

2. Tetap bekerja di organisasi karena bila rasio mundur hanya karena belum mendapat pekerjaan

1. Tidak menerapkan strategi rotasi kerja sehingga produktivitas rendah dan tidak fleksibilitas

2. Sirklus kerja bagian produksi yang sering terlambat sehingga laba dan produk yang dijual sering mengalami hambatan

3. Pengambilan keputusan yang tidak efektif dengan operasional.

1. Terlalu banyaknya staff yang di-handle sehingga hasil kerja tidak efisien dan fasilitas harus yang disediakan.

2. Kurangnya Perluasan Tugas untuk staff Sehingga produktivitas rendah.

3. Tidak adanya umpan balik akan kepuasan dan kinerja kerja

1 Beban tanggung jawab akan staff lebih tinggi daripada bagian produksi

2 Konsekuensi kinerja kerja staff tidak seluruhnya termonitoring

1. Lingkungan kerja yang terlalu sehat sehingga menimbulkan kebosanan dan mengakibatkan kontribusi kepada perusahaan tidak maksimal/rendah

2. Tanggung jawab kerja yang telah ditentukan sehingga perluasan tugas akan kemampuan tidak berkembang dan terhambat pada 1 ketrampilan saja.

3. Munculnya budaya gosip/isu akibat pekerjaan yang sama dan membosankan.

4. Staff yang berlebihan tidak menjamin memiliki mutu dan ketrampilan yang dibutuhkan.

BAB III

SOLUSI & KESIMPULAN

Manajer pemasaran

dan keuangan

Supervisor pemasaran &

keuangan

Staff 1-5 pada keuangan dan

pemasaran

General Manajer bagian Produksi & bagian Keuangan

1. Solusi Untuk mengatasi permasalahan diatas maka harus dibuat toleransi hari ijin bagi staff bagian produksi dalam setahun dan memberikan bonus dan imbalan gaji yang sesuai kinerja kerja dan peraturan harus dipertegas, dengan standar tinggi dan bonus tinggi, Jika tidak dapat menyesuaikan maka harus mundur. Selain itu kerja sama dengan bagian keuangan dan produksi harus dilakukan terutama pada rotasi kerja dan perluasan kerja sehingga jumlah input yang dimiliki seimbang dengan jumlah output yang telah ditentukan waktunya misalnya menambah tenaga kerja, dengan melakukan desain dan strategi ini maka rancangan kerja akan tepat waktu dan tidak terlambat. Khusus bagian produksi Perubahan biasanya tidak berjalan tanpa adanya kerja sama dari semua pihak. Teori kerja sama menjelaskan mengapa manusia mau bekerja sama dan bagaimana memperoleh kerja sama. Ada beberapa penjelasannya mengapa manusia mau melakukan kerja sama : Motivasi memperoleh rewards atau kuatir akan mendapatkan punishment. Motivasi kesetiaan terhadap profesi, pekerjaan, Motivasi moral, karena dengan bekerja sama dapat diterima secara moral sehingga manajer dan supervisor & staff harus bekerja sama secara maksimal dengan saling memberikan umpan balik yang positif sehingga pekerjaan tepat waktu dan staff termotivasi karena atasan langsung bekerja bersama2 dengan staff. GM bagian produksi juga harus menyiapkan rencana cadangan pada situasi darurat bila produksi terlambat dengan bekerja sama dengan bagian fungsional lainnya. Produktivitas bagian keuangan dan produksi selain melakukan rotasi kerja juga harus memberdayakan staff mereka sehingga memberikan kontribusi dan umpan balik yang positif dengan memberikan pelatihan- pelatihan guna meningkatkan ketrampilan skill karyawan mereka menjadi lebih efisien dan efektif. Adapun 6 strategi yang dapat dilakukan yaitu : komunikasi, partisipasi, fasilitasi, negosiasi, manipulasi, dan paksaan (wajib).

2. Kesimpulan

Variabel individual, korganisasian dan psikologikal secara serempak mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap perilaku kerja karyawan. Perilaku kerja karyawan terbentuk dari kondisi karyawan secara individual, keorganisasian tempat mereka bekerja dan psikologikal mereka selama bekerja. Perilaku kerja karyawan sangat dipengaruhi oleh gabungan dari berbagai faktor psikologokal karyawan yaitu persepsi karyawan terhadap suatu pekerjaan sikap karyawan dalam bekerja, kepribadian yang terbentuk dari sifat bawaan, dan tempat mereka bekerja, kemampuan mereka belajar dari pengalaman pribadi atau orang lain dan motivasi kerja karyawan tersebut.