MANAGEMENT

Definisi secara umum :

= usaha atau kegiatan yang dilaksanakan secara effeisien dan

effektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan

menggunakan bantuan orang lain =

Definisi secara klasik :

= seni dan ilmu tentang perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan/penggerakan, koordinasi dan pengawasan usaha

dan sumber-sumber untuk kebaikan umum dalam rangka kerja

organisasi dan lingkungan ekonomi dari perusahaan =

Fungsi-fungsi management :

a. perencanaan

b. pengorganisasian

c. pengarahan / menggerakan

d. pengkoordinasian

e. pengawasan / pengendalian

Yang paling utama dari management adalah pembuatan

keputusan.

Menurut Luther Gulick fungsi management dikenal dengan

POSDCRB yakni :

a. Planning

b. Organizing

c. Staffing

d. Directing

e. Coordinating

f. Reporting

g. Budgeting

Proses penentuan keputusan adalah sebagai berikut :

a. mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah

b. melalukan analisa

c. memperkembangkan pemecahan masalah pengganti

d. menentukan terhadap pemecahan masalah yang terbaik

e. menyusun keputusan ke dalam aksi yang effektif

Berdasarkan penelitiam yang baru pengertian management

terdiri atas tiga langkah pokok yakni

a. Menetapkan sasaran yang dilakukan adalah :

1. mengumpulkan dan mengolah informasi yang masuk

2. menyusun sasaran dan menentukan keputusan

b. Pengarahan usaha untuk mencapai sasaran dilakukan

dengan:

1. mengorganisasi kelompok kerja dan mengkomunikasi

rencana

2. memberi petunjuk, memotivasi, mengarahkan dan

membina pelaksanaan

c. Mengukur hasil usaha dilakukan dengan :

1. mengukur dan mengevaluasi hasil yang dicapai dan

membandingkan dengan standar

2. menetapan tindakan perbaikan bila ada yang kurang

Fungsi perencanaan merupakan dasar dari pengorganisasian,

pengarahan, koordinasi dan pengawasan.

Perencanna yang baik harus berdasarkan fakta dilengkapi

dengan menyusun jadwal waktu dan pembiayaan (budgeting).

Fungsi pengorganisasian merupakan aktifitas dalam penentuan

dan perhitungan kegiatan dalam mencapai tujuan perusahaan.

Manager menentukan orang-orang yang mempunyai keahlian

khusus di bidangnya dan mengisi posisi-posisi serta tugas dan

tanggung jawab dalam tugas di posisi tersebut.

Fungsi staffing merupakan pekerjaan yang berkaitan satu sama

lain.

Fungsi pengarahan merupakan tugas mempersiapan

pengarahan terus menerus ke bawahannya, dan harus yakin

bahwa mereka mengetahui hasil-hasil yang di harapakan oleh

perusahaan.

Fungsi pengawasan merupakan tugas menentukan sejauh mana

pekerjaan telah dilaksanakan dan sejauh mana kemajuan telah

dicapai untuk mancapai tujuan, apakah ada penyimpangan dari

pola yang telah ditentukan ?

Fungi pelaporan / reporting perlu dijadikan fungsi tersendiri

karena menyangkut perkerjaan pengawasan

Fungsi pembaharuan / inovasi bila hal-hal terdahulu dilakukan

maka hanya akan terjadi hal-hal yang statis, jadi harus ada

usaha yang kreatif bukan yang rutin selalu.

Fungsi perwakilan / representative

PERENCANAAN MANAGEMENT

Mempunyai 5 karakteristik :

a. meliputi identifikasi personal dan organizational

b. erat kaitannya dengan kondisiyang relative pastidan

tidak pasti

c. bersifat intelektual

d. hal-hal menyangkut masa depan

e. bersifat menembus (pervassive) dan

berkesinambungan

Keuntungan dari perencanaan :

a. aktifitas-aktifitas dilakukan secara teratur dan dengan

tujuan tertentu.

b. pekerjaan yang tidak produktif diperkecil atau

dihilangkan

c. dapat menjadi alat pengukur hasil-hasil yang dicapai

d. memberikan landasanpokok untuk fungsi-fungsi

lainnya, terutama fungsi pengawasan

Kelemahan dari perencanaan :

a. mempunyai keterbatasan dalam hal ketepatan informasi

dan fakta-fakta mengenai masa yang akan dating

b. memerlukan biaya yang cukup banyak

c. mempunyai hambatan psikologis

d. menyumbat atau menghambat timbulnya inisiatif

e. menyababkan terhambatnya tindakan-tindakan yang

perlu diambil

Untuk memperkecil ketidakpastian yang berhubungan dengan

masa depan maka dapat dibuat rencana dengan menggunakan

premis-premis.

Premis adalah asumsi-asumsi (angapan-angapan dasar) yang

melatar belakangi dan mempengaruhi perencanaan.

Pilihan premis tergantung dari : kepandaian, pengamatan serta

poengalaman si pembuat rencana.

Premis-premis perencanaan yang perlu diketahui a.l :

a. ramalan ekonomi

b. ramalan teknologi

c. faktor-faktor social

d. pengawasan pemerintah dan tindakan fiscal

e. permintaan akan hasil industri

f. sikap dan tingkah laku konsumen / masyarakat / public

Klasifikasi perencanaan managerial :

a. sasaran / objective

b. kebijaksanaan / policy

c. prosedur / procedure

d. metode / methode

e. standar

f. anggaran / budget

g. program

h. faktor teknis / techno factor

Pelaksanaan perencanaan :

a. menjelaskan masalah

b. memperoleh informasi yang lengkap tentang aktifitas

yang berbelit-belit

c. menganalisa dan menggolongkan informasi

d. menetukan dasar-dasar perkiraan serta hambatan

perencanaan

e. menetukan rencana pengganti

f. memilih rencana yang diusulkan

g. menyusun urutan dan waktu secara terperinci untuk

rencana yang diusulkan

h. memeriksa kemajuan-kemajuan dari rencana yang

diusulkan

Macam-macam strategi yang dapat dipergunakan dalam bidang

perencanaan a.l. :

a. pendekatan sedikit demi sedikit

b. memilih orang yang tepat dalam mengajukan suatu

rencana

c. gerak cepat

d. tindakan untuk mengalihkan perhatian

e. menggunakan taktik keras bila diperlukan

f. menggeser tanggung jawab

g. waktu merupakan pembantu yang baik

h. usahakan supaya dicapai tujuan bila waktu sedang

menguntungkan

i. mengusahakan untuk mengumpulkan pendapat

orang lain

j. memecah bela dalam arti positif

PENGORGANISASIAN

Sebagai pembagian pekerjaan di antara orang-orang yang

usahanya dikoordinasikan untuk mencapai sasara-sasaran

khusus.

Sebagai dinamika dari pembagian kerja, maka organisasi

merupakan proses dari adanya kegiatan berbagai orang sesuai

dengan fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing yang

bekerja bersama –sama untuk mencapai atau mewujudkantujuan

tertentuyang disepakati bersama.

Seorang manager yang ingin bertindak dengan hasil gfuna

sejogyanya telah menguasai :

a. tindakan apa yang harus dilakukan

b. siapa pembantunya

c. kepada atasan mana ia harus membuat dan menyampaikan

laporannya

d. siapa saja bawahan yang harus melaporkan kepadanya

e. pengetahuan tentang suborganisasinya

f. saluran komunikasi resmi yang dipergunkanuntuk

melancarkan kegiatan organisasi

Definisi organizing :

Pengoranisasian / organizing adalah suatu langkah untuk

menetpakan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam

kegiatan yang dipandang perlu seperti bantuk fisik yang tepat

bagi suatu kerja manager, ruang kerja bagian administrasi,

ruangan laboratorium dll, penetapan tugas dan wewenang

seseorang, pendelegasian wewenang san seterussny adalam

rangka untuk mencapai tujuan.

Dasar bentuk pengorganisasian :

a. pekerjaan

b. tempat bekeja

c. hubungan–hubungan yang terjalin dalam menjalankan

pekerjaan di tempay kerja

d. orang-orangnya sendiri

Bagaimana melakukan pengorganisasian :

a. mengetahui tujuan

b. membagi habis pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan

bagian

c. mengolongkan kegiatan ke dalam satuan-satuan yang

praktis

d. menentukan kewajiban yang harus dilaksanakan dan

menentukan / menyediakan alat-alat serta tempat / ruang

fisik yang diperlukan

e. penugasan personil yang cakap

f. mendelegasikan wewenang

Definisi wewenang :

Adalah kekuasan atau hak untuk memerintah atau untuk

meminta orang lain berbuat sesuatu.

Kondisi sumber wewenang bisa berasal dari :

a. karena jabatan atau hubungan oragnisasi yang diadakan

b. karena putusan undang-undang

c. karena kepatuhan seseorang yang diberikan melalui

popularitas, kebiasaan atau lamanya hubungan kerja

d. karena pengakuan atas kecakapan atau pengetahuan

mengenai suatu situasi

Persoalan kearah pendelegasikan wewenang :

Guna mengatasi kesulitan dalam pendelegasian wewenang ada

sejumlah tindakan yang dapat diikuti :

a. adakan suasana kerja yang bebas dari rasa takut

b. berikan penjelasan yang tepat bersamaan dengan

tindakan yang diambil

c. tentukan keputusan dan tugas-tugas yang harus

didelegasikan

d. pilihlan dengan bijaksana orang yang akan menerima

pelimpahan / pendelegasian wewenang

e. berikan wewenang untuk melaksanakan pekerjaan yang

penuh dan utuh

f. barikan bantuan bagi si penerima wewenang, bila

mereka memerlukan nasihat atau ingin berkonsultasi.

Struktur organisasi

Macam-macam organisasi :

a. organisasi formil

b. oragnisasi informal

Jenis organisasi formil :

a. organisasi lini / organisasi militer / organisasi langsung

b. organisasi fungsionil

c. organisasi lini dan fungsionil

d. oragnisasi lini dan staf

e. organisasi lini, staf dan fungsionil

a. Organisasi lini:

Susunan organisasi ini secara garis atau langsung, disebut

puka organisasi militer, organisasi ini mengutamakan displin

dan esensinya system militer.

Susunan ini garis arah dan garis instruksinya vertical

susunan seperti berikut :

Direktur

Kepala bagian Kepala bagian Kepala bagian Kepala bagian

Resep & profesi penjualan bebas pembelian adm/keuangan

pekerja pekerja pekerja pekerja

Sistem ini merupakan system one man one bos, setiap pejabat

harus menguasai semua masalah.

Keunutngan sistem ini ialah tiap pejabat dapat cepat

bertindakdan tidak mungkin terjadi back passing.

Kerugiannya ialah : dalam organisasi ini tidak terdapat

leadership khusus.

Organisasi ini hanya sesuai untuk perusahaan yang :

a. relative masih kecil

b. terdapat pimpinan dan pejabat yang mumpuni

c. mengutamakan wewenang sepenuhnya

b. Organisasi fungsionil

Dalam system ini digunakan tenaga ahli untuk memimpin dan

melayani para pelaksana, pekerja bertanggung jawab kepada

beberapa atasan.

Masing-masing pengawas mengawasi pekerja menurut

keahlianya masing-masing, kepemimpinannya bersifat

kolektif.

Contoh system ini adalah sebagi berikut :

Direktur Umum

Apoteker A Apoteker B Apoteker C Apoteker D

fungsi profesi fungsi penjualan fungsi keuangan fungsi personil

bebas

pekerja pekerja pekerja pekerja

Keuntungan sistem ini digunakan tenaga yang

berpengetahuan dan khusus di dalam bidangnya, ia dapat

memberi pimpinan dan petunjuk kepada para kepala pekerja.

Kerugiannya ialah disiplin dapat menjadi lemah, karena

banyak kepala, terutama bila koordinasinya kurang baik.

Sistem ini terdapat pada perusahaan yang telah berkembang

dan memerlukan keahlian khusus.

c. Organisasi lini dan fungsionil

Sistem ini merupakan campuran antara lini dan fungsionil,

merupakan organisasi garis dengan ditambah tenaga-tenaga

ahli yang mempunyai kekuasaan memerintah dan memimpin.

Contoh sebagai berikut :

Direktur Umum

Pengawas

Ahli prosessing Ahli produksi

Mandor pelaksanaan

pekerja

d. Organisasi lini dan staf

Merupakan modifikasi dari system lini dan fungsionil, tenaga

ahli tak mempunyai wewenang membimbing dab

mengarahkan secara langsung, fungsi mereka sebagai

penasehat.

Organisasi ini secara murni hanya dapat diterapkan pada

perusahaan yang relative kecil, untuk yang lebih besar tenaga

ahli dapat berhubungan langsung dengan pelaksana tetapi

sifatnya memberi saran.

MANAGEMENT / ORGANISASI

MASUKAN PPROSES KELUARAN

4 P 3P Produk / Jasa

- manusia - perencanaan

- material - pengorganisasian

- mata uang - pengawasan

- mesin / alat

DINAMIKA ORGANISASI

Tindakan mengorganisasikan adalah tindakan dinamis,

artinya mengatur pembagian kerja, penunujukan

personalianya dan menyediakan faktor-faktor fisik..

Dorongan timbulnya perubahan organisasi disebabkan oleh :

1. pekerjaan dalam organisasi mendorong adanya

perubahan.

2. pergantian personalia

3. perubahan atas produk, pelayanan, cara kerja.

4. gagasan kearah perbaikan.

Kelemahan organisasi :

Banyak faktor yang ada; ketidak mampuan manager mengikuti

perubahan organisasi :

1. perubahan lokasi

2. produk

3. kebijaksanaan keuamgan

4. orang-orang yang salah posisi

5. wewenang tidak didelegasikan secara rata dan seimbang

SIAPA YANG MEMPIMPIN PERUBAHAN ?

1. manager

2. pantia yang ditunjuk

3. bagian organisasi yang ada didalam organisasi itu sendiri

4. konsultan dari luar

KAPAN DILAKSANAKAN ?

1. dapat dilaksanakan dalam jangka pendek / singkat

2. tidak mendadak, tunggu waktu yang tepat, waktunya lama

3. kompromi waktu

PENDEKATAN APA YANG DIPERLUKAN UNTUK MEMPERBAIKI

ORGANISASI ?

1.. Packaged approach

-pendekatan ini dimaksudkan untuk menganalisis organisasi

apakah ada poenyimpangan yang melebihi ukuran dari suatu

organisasi yang berhasil mguna / efektif sebagaimana

diharuskan.

2. Means and resources approach

- pendekatan ini untuk menanalisis bagaimana organisasi itu

memperthankan kelangsungan hidupnya dan bagaimana pula

mencapai tujuannya.

3. Informal approach

- pendekatan ini dimaksudkan untuk mengetahui kemungkinan-

kemungkinan adanya wilayah kegiatan yang tidak terjangkau

oleh upaya penyempurnaan.

4. Comparison approach

- pendekatan ini dilakukan dengan cara membandingkan

organisasi tersebut dengan organisasi yang serupa dengan

sikap yang sadar dan hati-hati sehingga terjaga bahwa cara

pembandingan tersebut dapat dipercaya keabsahannya.

5. Ideal approach

- pendekatan ini dimaksudkan untuk menyajikan suatu bentuk

organisasi yang ideal dengan persyaratan-persyaratan yang

diasumsikan, jadi organisasi belum ada, tetapi sudah digagas

modelnya.

6. Quantitative approach

- pendekatan ini menggunakan cara dengan mengukur jumlah /

angka terhadap orang dan barang yang diperlukan bagi suatu

organisasi yang berhasil guna.

Cara ini agak sukar.

ANALISA ORGANISASI

Tindakan untuk melakukan analisis organisasi lebih mendekati

ketepatam, lebih individualerperincidari pada cara pendekatan

yang dijelaskan tadi.

Analisis organisasi adalah serangakaian tindakan yang terdiri :

1. identifikasikan semua material myang berkaitan

dengan organisasi

2. ulas semua itu dan mengarah pada tujuan pokok

3. rancangankan syarat-syaratuntuk tugas

sebagaiman diharapkan bagi setiap anggota

managemen

4. analisis tiap manager menurut kualifikasinya dan

kaitkan dengan latar belakang pendidikannya ,

pengalamannya, pengetahuannya, ketrampilannya

sesuai dengan standar

5. membandingkan syarat-syarat yang diminta untuk

tiap anggota managemen dengan kualifikasi yang

dimiliki oleh tiap individu

6. catat syarat-syarat yang tak terpenuhi oleh

manager dengan pensil

7. catat dengan tinta kualifikasi yang muncul, yang

tak diperlukan bagi tugasnya sebagai seorang

manager

8. berikan saran perbaikan untuk syarat-0syarat yang

tak dapat dipenuhi oleh seorang manager,

sehingga memadai atau dapat diterima dan dapat

pula dfilakukan

9. analisis tindakan-tindakan yang tidak perlu

dilakukan, kemudian memberi gantinya yang lain

yang sesuai.

10. ajukan berbagai pola organisasi dan jabarkan

pula posisi-posisis yang diperlukan bagi

organisasi tersebut, manfaatkan personalianya

sesuai untuk posisi itu, jangan sebutkan ntipe

orangnya, melainkan berdasarkan pendidikannya,

pengalamannya, penegtahuannya dan

ketrampilannya.

PENGGUNA DAN PEMILIHAN ANGGOTA MANAGEMEN

1. ambil dari perusahaan lain

2. mencari dari dalam perusahaan

3. tenaga tamatan universitas atau sekolah khusus

4. melalui iklan

5. melalu kiantot tenaga kerja

PENGAWASAN

Merupakan evaluasi dari suatu pekerjaan yang sudah

direncanakan ; dilakukan terhadap :

1. pengawasan terhadap kualitas

- pengawasan terhadap suatu keluaran apa sudah sasuai

perencanaan / belum

- apakah masukan dan keluaran telah memenuhi syarat yang

ditentukan

2. pengawasan terhadap kuantitas

- penyediaan barang / stok

- pesanan barang sesuai jadwal

- penjualan sesuai sasaran

- keseimbangan aktifitas pekerjaan

3. pengawasan terhadap waktu

- apakah distribusi barang tepat waktu ?

4. pengawasan terhadap biaya

- apakah biaya eksplotasi masih dapat ditekan ?

- apakah masih ada pemborosan ?

Direktur Umum

Staf ahli Staf ahli Staf ahli Staf ahli

Pengawas

Ahli Mandor pelaksana Ahli

Pekerja

e. Organisasi lini staf dan fungsionil

Merupakan campuran system tiga diatas tetapi titik beratnya

pada system lini.

Tenaga ahli merupakan staf penasehat yang dapat pula ambil

bagian dalam komando dan pengarahan, tetapi ikut

bertanggung jawab pada bidangnya.

Contoh :

Direktur Umum

Staf ahli Staf ahli

Pengawas

Tenaga ahli Mandor pelaksana Tenaga ahli

Pekerja

Organisasi Informil

Disini pembentukan pimpinan diantara mereka sendiridan

secara resmi memberi laporan, menyampaikan rasa

kesukarannya , rasa gembira, kebutuhannyaatau memerlukan

bimbimgandan perlindungan.

Ini terjadi karena :

a. organisasi formil tidak sesuai dengan kebutuhan

b. memelihara hubungan secara pribadi

c. adanya pejabat yang mempunyai keprobadian yang lebih

menarik disbanding pejabat yang lain

d. ada keinginan keahlian atau tenaga yang tidak tersalur

melalui saluran resmi

e. kepemimpinan formil tidak mampu menangani persoalan

yang timbul, baik menyangkut kepentingan pribadi maupun

kedinasan

P E N G A W A S A N

Pengawasan dapat diartikan :

sebagai suatu proses untuk menerapkan pekerjaan apa yang susah

dilaksanakan, menilainya, dan bila mana perlu mengkoreksi dengan maksud

supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.

Tujuan utama dari pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang

direncanakan menjadi kenyataan.

Sistem pengawasan harus mengandung prinsip-prinsip sbb:

1. dapat menjelaskan sifat-sifat dan kebutuhan dari kegiatan-kegiatan yang

harus diawasi.

2. dapat dengan segera menunjukan penyimpangan-penyimpangan.

3. fleksibel

4. dapat merefleksikan pola organisasi

5. ekonomis

6. dapat dimengerti

7. dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.

Suatu sistim pengawasan disebut efektif bilamana sistem pengawasan itu

memenuhio prinsip fleksibiltas.

Jenis-jenis pengawasan :

1. Waktu pengawasan :

a. pengawasan preventif : sebelum ada penyelewengan

b. pengawasan represif : pengawasan setelh rencana sudah

berjalan.

2. Obyek pengawasan : dibedakan dibidang-bidang :

a. produksi

b. keuangan

c. waktu

d. manusia dengan kegiatannya.

Dapat pula dibedakan menurut BEISHLINE :

a. kontrol administratif

b. kontrol operatif

3. Subjek pengawasan :

a. pengawasan intern : formal oleh orang yang berwenang

b. pengawasan ekstern : orang dari luar organisasi

4. Cara mengumpulkan data/fakta untuk pengawasan :

a. personal inspection

b. oral report / laporan lisan

c. written report / laporan tertulis

d. control by exception

Cara-cara mengawasi :

Supaya pengawasan efektif haruslah terkumpul fakta-fakta dan cara

pengumpulan fakta-fakta sbb :

1. Peninjauan pribadi

2. Lisan

3. Tertulis

4. Laporan & pengawasan yang bersifat khusus

Cara membuat laporan guna pengawasan

Karena ada kelemahan pada laporan tertulis yakni :

1. Tidak dapat menggambarkan semua kejadian dari aktivitas keseluruhan.

2. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga bersifat berlebihan.

Oleh karena itu harus dibuat suatu laporan yang distandariser.

Ada tujuh landasan pokok yang harus diperhatikan menurut James

Williamson yakni :

1. Jelas

2. Lengkap

3. Ringkas

4. Sopan

5. Tulus

6. Mengandung kepribadian

7. Teliti.

Menurut John C. Johnson ada lima hal pokok dalam menyusun laporan

yakni :

1. Periksa semua fakta-fakta sebelum membuat laporan

2. Aturlah keterangan-keterangan sebaik mungkin

3. Laporan harus singkat tapi jelas

4. Pergunakan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti

5. Cantumkanlah badan-badan yang dapat membantru atasan untuk

mendapatkan gambaran yang lebih jelas.

Untuk menjawab pertanyaan bila laporan disusum, maka Johnson

menjawab empat hal sbb :

1. Bilamana pelapor mengambil keputusan penting yang secara langsung

berpengaruh terhadap atasannya walaupun pengambilan keputusan itu

adalah wewenang dan tanggung jawab pelapor sendiri.

2. Bilamana pelapor memerlukan bantuan dalam rangka pengambilan suatu

putusan penting atau dalam pemecahan suatu masalah yang sulit.

3. Jika pelapor meramalkan akan timbul kesulitan-kesulitan.

4. Jika terjadi peristiwa yang luar bisas yang perlu diketahui atasan.

Proses pengawasan

Terdiri dari tiga fase :

1. Menetapkan alat ukur (standar) :

Dapat digolongkan tiga golongan yaitu :

A. Standar fisik :

a. Kualitas hasil produksi

b. Kuantitas hasil produksi

c. Waktu

B. Standar bentuk uang :

a. Standar biaya

b. Standar penghasilan

c. Standar investasi

2. Menetapakan penilaian (evaluate)

ada dua hal yang harus ada yakni ;

a. Standar atau alat pengukur

b. Actual result atau hasil pekerjaan bawahan.

3. Mengadakan tindakan perbaikan (corrective action)

penyimpanan mungkin terjadi karena :

a. Kekurangan faktor produksi

b. Tidak cakapnya kabag penjualanm

c. Sikap bagain penjualan yang apatis dsb.