presentasi kelompok-2 project scope management ti-36-gab

PROJECT SCOPE MANAGEMENT

IRFAN FERDYANSAH| GRANDHIA AGIL P | ADE SULAIMAN | NATHANIEL ARDY

DESTINA SURYA D | ADIGUNA PUTRA P

Mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan

bahwa proyek tersebut mencakup semua pekerjaan yang

diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, untuk

menyelesaikan proyek dengan sukses.

Project Scope Management

Proces menciptakan scope management plant yang

mendokumentasikan bagaimana ruang lingkup proyek akan

didefinisikan, divalidasi, dan dikendalikan

Proses penentuan, mendokumentasikan, dan

mengelola kebutuhan stakeholder dan persyaratan untuk memenuhi

tujuan proyek Proses pengembangan penjelasan rinci tentang proyek dan produk

Proses pengelompokan deliverable proyek dan pekerjaan proyek

menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah dikelola

Proses penerimaan deliverable proyek selesai

Proses pemantauan status proyek dan lingkup produk serta mengelola

perubahan pada scope baseline

Product ScopeFitur dan fungsi yang menjadi ciri produk, layanan, atau hasil;

Project ScopePekerjaan yang dilakukan

untuk memberikan produk, layanan, atau hasil dengan fitur dan fungsi yang ditentukan

Project Context

Plan Scope Management


proses menciptakan scope management plan yang mendokumentasikan bagaimana ruang lingkup proyek akan didefinisikan, divalidasi, dan

dikendalikan

Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia menyediakan panduan dan arahan tentang bagaimana

ruang lingkup akan dikelola sepanjang proyek.


Input• Project

Management Plan• Project Charter• Enterprise

enviromental factors

• Organizational process assets

Tool & Techniques• Expert judgment• Meeting

Outputs• Scope

Managenplan• Requirement

management plan

Plan Scope Management (INPUT)

• Project management planDigunakan untuk membuat Scope management plan dan mempengaruhi pendekatan yang akan dilakukan untuk perencanaan ruang lingkup proyek

• Project Charter Digunakan untuk menyediakan informasi context untuk membuat ruang lingkup proyek yang akan di kerjakan

• Enterprise environmental FactorsFaktor-faktor lingkungan baik internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi ruang lingkup proyek, termasuk : Budaya organisasi, infrastuktur, Personel Administration, dan kondisi marketplace

• Organizational process assetsAsset- Asset yang dimiliki oleh organisasi yang telah dikumpulkan sejak lama dan dapat mempengaruhi proses pembuatan plan Scope management, termasuk : Kebijakan dan Prosedur, Informasi sejarah dan pengetahuan dasar.

Tool & Techniques• Expert judgement

Ahli dalam bidang masing-masing yang dapat dimemberikan keterangan , masukan , pengetahuan , skill , pengalaman , untuk membantu dalam pembuatan project Scope management

• MeetingsTim proyek dapat membuatan suatu meeting untuk mengembangkan project Scope management

Plan Scope Management (Tools & Techniques)

Scope management planKomponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan di kerjakan , diawasi, dikontrol, dan diverifikasi, termasuk:•Proses untuk menyiapkan detail dari project scope statement•Proses yang memungkinkan penciptaan WBS dari detail project scope

statement•Proses yang menetapkan bagaimana WBS akan diperbaiki dan disetujui•Proses yang menentukan apa yang akan diperoleh ketika proyek sudah

selesai•Proses untuk mengontrol perubahan dari project scope management

akan di proses

Plan Scope Management (OUTPUT)

Requirements management planKomponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan akan sumber daya di analisa, didokumentasikan, dan diatur, termasuk:• Bagaimana agar aktivitas dapat dirancanakan, dilacak dan dilaporkan• Proses persyaratan pemrioritasan•Memperbaiki kegiatan manajemen seperti, bagaimana melakukan perubahan

produk, bagaimana damapak akan dianalisis, bagaimana kegiatan manajemen akan ditelusuri, dilacak dan dilaporkan kepada otoritas untuk menyetujui perubahan ini• Product metrics yang akan digunakan dan alasan mengapa meraka

menggunakanmya.• Traceability structure to reflect which requirement attributes will be captured on

the traceability matrix.

Plan Scope Management (OUTPUT)

Collect Requirements

Collect requirement adalah proses untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan dari Stakeholder, hal ini dilakukan dalam upaya pemenuhan tujuan dari proyek dan kebutuhan dari customer.

Type Of Requirements

1. Kebutuhan bisnnis2. Kebutuhan stakehollder3. Kebutuhan solusi

a) Kebutuhan fungsionalb) Kebutuhan non-fungsiojnalc) Kebutuhan transisi

4. Kebutuhan proyek5. Kebutuhan kualitas

Diagram alur

Scope management plankomponen dari project management plan yang menjelaskan

mengenai Scope yang akan dikerjakan, ditingkatkan, diawasi, dikontrol, dan diverisifikasi.Requirements management

Requirements Management Plan adalah componen yang menjeaskan bagaimana kebutuhan dianalisa, didokumentasikan, dan diatur. Stakeholder management plan

Digunakan untuk mengerti kebutuhan dari stakeholder danleveling dari stakeholder untuk menilai dan mengadaptasi kebutuhan stakeholder.project charter

Digunakan untuk memberikan kebutuhan-kebutuhan proyek dan detail produk yang akan dibuat.Stakeholder register

Digunakan untuk mengidentifikasi siapa saja stakeholder yang bisa memberikan informasi tentang kebutuhan proyek dan produk secara detail.

Collect Requirements (INPUT)

InterviewFocus groupFacilitated workshopsGroup creatively techniques

BrainstormingNominal group techniquesThe delphy techniques Idea/mind mapingAfinity diagram

Quistionaires & surveys ObservationPrototypesBenchmarkingContext diagramDocument Analysis

Collect Requirements (Tools & Techniques)

Requirements documentationMendeskripsikan bagaimana kebutuhan individu disatukan dengan

kebutuhan bisnis dari proyek. Requirement Documentation tidak boleh ambigu harus jelas dan lengkap, serta dapat diterima oeh para stakeholder kunci.Requirement Documentation dapat berisi :

• Kebutuhan bisnis• Kebutuhan stakeholder• Kebutuhan solusi• Kebutuhan proyek

Kebutuhan transisiKebutuhan akan asumsi,depedensi,dan kendala

Collect Requirements (OUTPUT)

Requirements traceability matrixAdalah tabel yang menghubungkan kebutuhan dan jenisnya selama life-cycle proyek. Dapat berisi :

• Kebutuhan bisnis, oppryunities,sasaran dan tujuan

• Tujuan proyek• Project scope atau WBS

deliverable• Desain produk• Product development• Test strategy and test scnarios• Kebutuhan lebih rinci dan detil


sample taceability matrix


Define Scope

Define Scope

• Define scope merupakan sebuah proses mengembangkan deskripsi secara detail oleh suatu proyek atau produk. • Manfaat dari proses ini adalah batasan/lingkup dari suatu proyek.

Dengan mendifinisikan requirements mana yang akan termasuk atau tidak termasuk dalam lingkup proyek.

Inputs, Tools & Techniques, Outputs

• Inputs :Scope management planProject charterRequirements documentationOrganizational process assets

• Tools & Techniques :Expert judgmentProduct analysisAlternatives generationFacilitated workshops

• Outputs :Project scope statementProject documents update

Tidak seluruh requirements yang terdefinisi pada collect requirements akan termasuk dalam proyek, jadi proses define scope akan memilih final project requirements dari requirements documentation yang dikirim setelah proses collect requirements (pada proses sebelumnya).

• Scope management planScope management plan merupakan bagian dari project management plan yang menetapkan kegiatan untuk mengembangkan, memantau, dan mengontrol ruang lingkup dari proyek.\

• Project charterProject charter terdiri dari diskripsi proyek dan karakteristik dari produk secara menyeluruh, dan juga berisi tentang project approval requirements.

• Requirements documentationDigunakan untuk memilih requirements yang akan termasuk di dalam proyek

• Organizational process assetsOrganizational process assets dapat mempengaruhi bagaimana mendefinisikan ruang lingkup, berikut contohnya, tetapi tidak hanya terbatas pada hal-hal tersebut saja :Kebijakan, prosedur, dan template untuk project scope statementFile-file dari proyek-proyek sebelumnyaPembelajaran dari tahap atau proyek sebelumnya

Define Scope (INPUT)

Define Scope (Tools & Techniques)

• Expert judgmentExpert judgment sering digunakan untuk menganalisis informasi yang dibutuhkan untuk mengembangkan project scope statement. Hal tersebut dapat dilakukan oleh berbagai kalangan proyek, yang memiliki kemampuan dan pengetahuan yang spesifik. Beikut merupakan contohnya, namun tidak hanya terbatas pada contoh berikut ini :Unit lain di dalam organisasiKonsultan1. Stakeholders, termasuk sponsor dan kostumer2. Professional and technical associations3. Industry groups4. Para ahli yang termasuk dalam bidang tersebut

• Product AnalysisUntuk proyek yang memiliki produk sebagai hasil dari output yang akan disampaikannya, maka Product analysis menjadi tool yang sangat diperlukan. Product analysis terdiri dari teknik-teknik seperti breakdown product, systems analysis, requirements analysis, systems engineering, value engineering, dan value analysis.• Alternatives GenerationAlternative generation adalah teknik yang digunakan untuk mengembangkan sebagai banyak pilihan alternative yang mungkin dilakukan, mengidentifikasi pendekatan yang berbeda untuk menjalankan dan melakukan pekerjaan proyek. Berbagai teknik dapat digunakan seperti brainstorming, latheral thinking, analysis of alternatives, dll.• Facilitated workshopsPartisipasi pemain kunci dari berbagai kalangan dalam proyek dapat membantu untuk mencapai cross-functional dan pemahaman umum dari tujuan proyek dan batasan-batasannya.

Define Scope (Tools & Techniques)

• Project scope statement

Project scope statement adalah deskripsi ruang lingkup proyek, point utama, asumsi, dan batasan. Project scope statement mendokumentasikan seluruh lingkupan, termasuk lingkup proyek dan produk. Ini menggambarkan secara rinci, hasil produk dari suatu proyek dan pekerjaan yang diperlukan untuk membuatnya. Hal ini memungkinkan ti proyek untuk melakukan perencanaan yang lebih rinci, panduan kerja tim proyek, dan menyediakan dasar untuk mengevaluasi apakah permintaan untuk perubahan atau pekerjaan tambahan masih terdapat dalam lingkup/batasan proyek tersebut.

Project scope statement mengacu pada hal-hal berikut ini:

1. Product scope description

2. Acceptance criteria

3. Deliverable

4. Project exclusion

5. Constraints

6. Assumptions

Define Scope (Outputs)

• Project documents updateDokumen-dokumen yang mungkin dapat diupdate adalah sebagai berikut :1. Stakeholder register2. Requirements documentation3. Requirements traceability matrix

Define Scope (Outputs)

Create WBS

proses pengelompokan deliverable proyek dan pekerjaan proyek menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah dikelola.

Create WBS

Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia menyediakan visi terstruktur dari apa yang akan disampaikan

WBS adalah dekomposisi hirarkis dari total ruang lingkup pekerjaan yang harus dilakukan oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan keperluan deliverables

Sebuah paket pekerjaan dapat digunakan untuk kelompok kegiatan di mana pekerjaan dijadwalkan dan diperkirakan, dipantau, dandikontrol

Create WBS (INPUT)

1. Scope Management Planmenentukan cara membuat WBS dari pernyataan lingkup proyek rinci dan bagaimana WBS akan dipertahankan dan disetujui.

2. Project Scope Statementmenjelaskan pekerjaan yang akan dilakukan dan pekerjaan yang dikecualikan. Ini juga daftar dan menggambarkan pembatasan internal atau eksternal tertentu atau keterbatasan yang dapat mempengaruhi pelaksanaan proyek

3. Requirements Documentationpenting untuk memahami apa yang perlu diproduksi sebagai hasil dari proyek dan apa yang perlu dilakukan untuk memberikan proyek dan produk akhir

Create WBS (INPUT)

4. Enterprise Environmental FactorsIndustri-standard WBS tertentu, relevan dengan sifat proyek, dapat berfungsi sebagai sumber referensi eksternal untuk penciptaan WBS. Misalnya, proyek-proyek rekayasa mungkin referensi ISO / IEC15.288 pada Sistem Teknik - Sistem Proses Siklus Hidup, untuk membuat WBS untuk proyek baru

5. Organizational Process AssetsAset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses pembuatan WBS termasuk, tetapi tidak terbatas pada:• Kebijakan, prosedur, dan template untuk WBS;• Proyek file dari proyek-proyek sebelumnya;• Pelajaran dari proyek-proyek sebelumnya

Create WBS (Tools & Techniques)

1. DecompositionDekomposisi adalah teknik yang digunakan untuk membagi dan mengelompokkan project scope dan project delivirables menjadi lebih kecil, bagian yang lebih mudah dikelolaDekomposisi dari total project work ke dalam work packages umumnya melibatkan kegiatan sebagai berikut:• Mengidentifikasi dan menganalisis deliverables dan

kerja terkait;• Penataan dan mengorganisir WBS;• Decomposing WBS tingkat atas ke tingkat yang

lebih rendah komponen rinci;• Mengembangkan dan menetapkan kode identifikasi

untuk komponen WBS;• Memverifikasi bahwa tingkat dekomposisi

deliverables sesuai

Create WBS (Tools & Techniques)

2. Expert JudgmentSering digunakan untuk menganalisis informasi yang dibutuhkan untuk menguraikan proyek deliverables menjadi bagian-bagian yang lebih kecil untuk menciptakan WBS yang efektif.

Struktur WBS dapat diciptakan melalui berbagai pendekatan:Beberapa metode populer termasuk pendekatan topdown, penggunaan pedoman organisasi-spesifik, dan penggunaan WBS template

WBS struktur dapat disajikan dalam berbagai bentuk, seperti;• Menggunakan fase siklus hidup proyek sebagai tingkat

kedua dekomposisi, dengan produk dan proyek deliverables dimasukkan di tingkat ketiga,

• Menggunakan point utama sebagai tingkat kedua dekomposisi

• Memasukkan subkomponen yang dapat dikembangkan oleh organisasi luar tim proyek, seperti kerja kontrak

Create WBS (OUTPUT)

1. Scope BaselineVersi menyetujui scope statement, struktur rincian kerja (WBS), dan assosiated WBS dictionary , yang dapat diubah hanya melalui prosedur pengendalian perubahan formal dan digunakan sebagai dasar untuk perbandingan.Ini adalah komponen dari rencana manajemen proyek. Komponen scope baseline meliputi:• Project Scope Statement• WBS• WBS Dictionary

adalah dokumen yang memberikan penyampaian rinci, aktivitas, dan penjadwalan informasi tentang masing-masing komponen dalam WBS. Informasi dalam kamus WBS mungkin termasuk, namun tidak terbatas pada: Kode pengenal akun,○○ Deskripsi kerja, Asumsi dan kendala, Organisasi yang Bertanggung Jawab, Schedule Milestone, Terkait jadwal kegiatan, Resources diperlukan, Perkiraan biaya, Persyaratan Kualitas, Penerimaan Kriteria Referensi Teknik Informasi Agreement

Create WBS (OUTPUT)

2. Project Documents Update

Dokumen proyek yang dapat diperbarui meliputi, tetapi tidak terbatas pada, persyaratan dokumentasi, yang mungkin perlu diperbarui untuk menyertakan perubahan disetujui. Jika permintaan perubahan disetujui hasil dari proses Buat WBS, maka dokumentasi persyaratan mungkin perlu diperbarui untuk menyertakan perubahan persetujuan.

Validate Scope

Validate Scope

• Vallidate scope adalah proses untuk meresmikan penerimaan dari poyek yang telah selesai. Keuntungan utama dari proses ini adalah membawa objektifitas dalam penerimaan proses dan meningkatkan peluang penerimaan produk akhir, servis, dan hasil dengan memvalidasi semuanya

Validate Scope (INPUT)

• 5.5.1.1 Project Management Plan• 5.5.1.2 Requirements Documentation• 5.5.1.3 Requirements Traceability Matrix• 5.5.1.4 Verified Deliverable• 5.5.1.5 Work Performance Data

Validate Scope (Tools & Techniques)

• 5.5.2.1 Inspection• 5.5.2.2 Group Decision-Making Technique\

Validate Scope (OUTPUT)

• 5.5.3.1 Acceptance Deliverables• 5.5.3.2 Change Request• 5.5.3.3 Work Performance Information• 5.5.3.4Project Documents Update

Control Scope

Project Management Plan

Requirements Documentation

Requarement Traceability

Work Performane Data

Organizational Process Assets

Control Scope (INPUT)

Project Managemnt Plan

• Scope Baseline• Scope Management Plan• Change Management Plan• Configuration Manangement Plan• Requirement Management Plan


Project Management Plan

Requirements Documentation

Requarement Traceability

Work Performane Data

Organizational Process Assets


Variance Analysis

Control Scope (Tools & Techniques)

Work Performance Information

• Scope Baseline Updates• Other Baseline Updates

Change Requests

Project Management Plan Update

Project Document Update

Organizational Process Assets Update

Control Scope (OUTPUT)