software project management - project management knowledge

33
SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom Project Management Knowledge TIPS Dudy Fathan Ali, S.Kom (DFA) 2016 CEP - CCIT Fakultas Teknik Universitas Indonesia

Upload: dudy-ali

Post on 11-Apr-2017

206 views

Category:

Technology


19 download

TRANSCRIPT

Page 1: Software Project Management - Project Management Knowledge

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Project Management KnowledgeTIPS

Dudy Fathan Ali, S.Kom (DFA)2016

CEP - CCITFakultas Teknik Universitas Indonesia

Page 2: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Manajemen waktu di dalam manajemen proyek adalah proses yang diperlukan untuk mengatur serta mengontrol waktu yang dihabiskan untuk menyelesaian sebuah proyek.

Manajemen waktu di dalam proyek

2000 20030%

10%20%30%40%50%60%70%80%90%

Presentase Waktu Penyelesaian

Presentase Waktu Penye-lesaian

Source: The Standish Group, 2003.

Pada tahun 2003, CHAOS melakukan penelitian terhadap proyek-proyek IT dan hasilnya 50% dari proyek IT tersebut memiliki rata-rata waktu penyelesaian lebih tinggi 82% dibanding tahun 2000, dimana waktu penyelesaian mencapai poin terendah yaitu 62% (The Standish Group, 2003).

Page 3: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Manajemen waktu di dalam proyek

Manajemen waktu amatlah penting di dalam proses pembuatan proyek karena :

o Para manajer merasa bahwa menyelesaikan proyek tepat waktu adalah salah satu tantangan terbesar mereka

o Jadwal adalah masalah utama penyebab konflik di dalam proyek, terutama pada pertengahan masa pembuatan proyek.

o Waktu memiliki fleksibilitas yang sedikit, waktu akan terus berjalan tanpa memperdulikan apapun yang terjadi di dalam proyek.

Gaya kerja individual serta perbedaan kultur juga dapat menyebabkan konflik jadwal. Hal ini disebabkan karena beberapa individu lebih memilih mengikuti jadwal dan memprioritaskan deadlines, sedangkan ada beberapa yang tidak. Terkadang perbedaan kultur dari berbagai belahan dunia memiliki pandangan dan perilaku yang berbeda dalam menghadapi jadwal.

Page 4: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Manajemen waktu di dalam proyek

Proses Penjelasan Yang DihasilkanMenentukan kegiatan (Activity Definition)

Mengidentifikasi jadwal kegiatan yang harus dilakukan secara spesifik untuk memproduksi hasil-hasil proyek

Daftar kegiatan, daftar milestone

Mengurutkan kegiatan (Sequence Activities)

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan keterkaitan antar satu kegiatan dengan kegiatan lainnya

Diagram jadwal jaringan proyek

Perkiraan kebutuhan kegiatan(Estimate Activity Resources)

Mengestimasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas yang sudah terjadwal

Persyaratan sumber aktivitas, Struktur detil sumber

Perkiraan durasi kegiatan (Estimate Activity Durations)

Mengestimasi periode yangdibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dari setiap aktivitas

Perkiraan durasi setiap kegiatan

Membangun jadwal (Develop Schedule)

Menganalisis urutan kegiatan, durasinya, sumber daya yang dibutuhkan dan tantangan pemenuhan jadwal sampai terbentuknya jadwal pelaksanaan proyek

Jadwal proyek

Mengendalikan jadwal (Control Schedule)

Pengendalian jika terjadi perubahan jadwal proyek Ukuran kinerja kerja, permintaan-permintaan perubahan

Proses Manajemen Waktu

Page 5: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Penentuan Kegiatan

Input• Work Breakdown

Structure• Scope Statement• Historical Statement• Constraints• Assumptions• Expert Judgement

Tools & Techniques• Decomposition• Templates

Outputs• Activity List• Supporting Detail• Work Breakdown

Structure Updates

Input, Proses dan Output dari Proses Penentuan Kegiatan

Page 6: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Pengurutan Kegiatan

Mengurutkan kegiatan / aktivitas (Sequence Activities) adalah proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan atau relasi antar aktivitas. Proses ini melibatkan peninjauan ulang setiap aktivitas dan menentukan ketergantungannya. Tim proyek wajib menentukan ketergantungan ini agar dapat menentukan analisa jalur yang sesuai.

Ketergantungan dapat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:1. Ketergantungan Wajib

Ketergantungan yang melekat dalam sifat pekerjaan2. Ketergantungan Bebas

Ketergantungan yang ditentukan sendiri oleh tim proyek3. Ketergantungan Eksternal

Ketergantungan yang ditentukan oleh hubungan antara proyek dan aktivitas diluar proyek.

Page 7: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Pengurutan Kegiatan

Pengurutan aktifitas dapat digambarkan dengan:1. Network Diagram dan Critical Path Analysis2. Precedence Diagram

Network diagram adalah tampilah skematik antara hubungan yang logis atau urutan aktivitas dalam proyek. Dua format yang dipakai adalah panah (Arrows) dan metode precedence diagramming.

Page 8: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Pengurutan Kegiatan

Contoh AOA (Activity on Arrow) Network Diagram Untuk Proyek X

Perhatikan aturan: semua tanda panah harus mengarah dari kiri ke kanan, dan tidak ada tanda panah yang saling berpotongan.

Page 9: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Pengurutan Kegiatan

Contoh Precedence Diagramming Method (PDM) Untuk Proyek X

Page 10: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Pengurutan Kegiatan

Terdapat 4 ketergantungan dalam Microsoft Project, yaitu: • Finish-to-Start (FS) • Start-to-Start (SS)• Finish-to-Finish (FF)• Start-to-Finish (SF)

Page 11: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Pengurutan Kegiatan

Page 12: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Perkiraan Sumber Daya Kegiatan

Berikut adalah hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memperkirakan jumlah sumber daya:

1. Seberapa sulitkah untuk menyelesaikan aktivitas yang spesifik dalam proyek ini?

2. Bagaimanakah sejarah perusahaan/organisasi ini dalam melaksanakan aktivitas yang sama?

3. Apakah sumber daya yang diperlukan tersedia?

Sebelum mengestimasi / memperkirakan durasi tiap-tiap aktivitas, terlebih dahulu harus menentukan jumlah dan tipe sumber daya yang akan digunakan untuk tiap-tiap aktivitas.

Page 13: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Perkiraan Durasi Aktifitas

Metode estimasi 3-poin (three-point estimate) dilihat dari sudut pandang optimis, sudut pandang biasanya, dan sudut pandang pesimis. Sebagai contoh:

• Optimis : 3 minggu selesai

• Biasanya : 4 minggu selesai

• Pesimis : 5 minggu selesai

Orang yang melakukan / bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas / pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas, sedangkan para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.

Page 14: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Membangun Jadwal

Dengan menggunakan hasil proses manajemen waktu yang sebelumnya untuk membangun jadwal, maka akan lebih mudah dalam menentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuh aktivitas. Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu. Alat yang dapat digunakan antara lain: Gantt Charts, PERT analysis, Critical path analysis, dan Critical Chain Scheduling.

Page 15: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Gantt Chart

Contoh Gantt Chart pada Proyek X

Page 16: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Gantt Chart

Page 17: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Critical Path Method

Critical Path Method (CPM) adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total. Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan. Critical path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit.

Page 18: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Critical Path Method

Critical Path Method (CPM) adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan jalur kritis ini:1. Tertundanya pekerjaan di jalur kritis akan menunda penyelesaian

jalur proyek ini secara keseluruhan.2. Penyelesaian proyek secara keseluruhan dapat dipercepat dengan

mempercepat penyelesaian pekerajaan – pekerjaan di jalur kritis.3. Slack pekerjaan jalur kritis sama dengan 0 (nol). Hal ini

memungkinkan relokasi sumber daya dari pekerjaan non kritis ke pekerjaan kritis.

Page 19: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Contoh Perhitungan Critical Path Method

Activity Duration Predecessor

A 3 --

B 2 --

C 1 --

D 2 A

E 4 A

F 2 B

G 1 B

H 4 C

I 6 D

J 7 F, G

K 2 I, E

Page 20: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Contoh Perhitungan Critical Path Method

St 0

A 3

B 2

C 1

E 4

D 2

F 2

G 1

H 4

I 6

J 7

K 2

Fn 0

Perhitungan bobot jalur yang tersedia:• Jalur 1 = A-D-I-K• Jalur 2 = A-E-K• Jalur 3 = B-F-J• Jalur 4 = B-G-J• Jalur 5 = C-H

Page 21: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Contoh Perhitungan Critical Path Method

0 0

St 0

0 3

A 3

B 2

C 1

E 4

3 5

D 2

F 2

G 1

H 4

5 11

I 6

J 7

11 13

K 2

13 13

Fn 0

Perhitungan bobot jalur yang tersedia:• Jalur 1 = A-D-I-K = 13 Hari• Jalur 2 = A-E-K• Jalur 3 = B-F-J• Jalur 4 = B-G-J• Jalur 5 = C-H

Page 22: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Contoh Perhitungan Critical Path Method

0 0

St 0

0 3

A 3

B 2

C 1

3 7

E 4

3 5

D 2

F 2

G 1

H 4

5 11

I 6

J 7

11 13

K 2

13 13

Fn 0

Perhitungan bobot jalur yang tersedia:• Jalur 1 = A-D-I-K = 13 Hari• Jalur 2 = A-E-K = 9 Hari• Jalur 3 = B-F-J• Jalur 4 = B-G-J • Jalur 5 = C-H =

Page 23: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Contoh Perhitungan Critical Path Method

0 0

St 0

0 3

A 3

0 2

B 2

C 1

3 7

E 4

3 5

D 2

2 4

F 2

G 1

H 4

5 11

I 6

4 11

J 7

11 13

K 2

13 13

Fn 0

Perhitungan bobot jalur yang tersedia:• Jalur 1 = A-D-I-K = 13 Hari• Jalur 2 = A-E-K = 9 Hari• Jalur 3 = B-F-J = 11 Hari• Jalur 4 = B-G-J • Jalur 5 = C-H

Page 24: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Contoh Perhitungan Critical Path Method

0 0

St 0

0 3

A 3

0 2

B 2

C 1

3 7

E 4

3 5

D 2

2 4

F 2

2 3

G 1

H 4

5 11

I 6

4 11

J 7

11 13

K 2

13 13

Fn 0

Perhitungan bobot jalur yang tersedia:• Jalur 1 = A-D-I-K = 13 Hari• Jalur 2 = A-E-K = 9 Hari• Jalur 3 = B-F-J = 11 Hari• Jalur 4 = B-G-J = 10 Hari• Jalur 5 = C-H

Page 25: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Contoh Perhitungan Critical Path Method

0 0

St 0

0 3

A 3

0 2

B 2

0 1

C 1

3 7

E 4

3 5

D 2

2 4

F 2

2 3

G 1

1 4

H 4

5 11

I 6

4 11

J 7

11 13

K 2

13 13

Fn 0

Perhitungan bobot jalur yang tersedia:• Jalur 1 = A-D-I-K = 13 Hari• Jalur 2 = A-E-K = 9 Hari• Jalur 3 = B-F-J = 11 Hari• Jalur 4 = B-G-J = 10 Hari• Jalur 5 = C-H = 4 Hari

Page 26: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Contoh Perhitungan Critical Path Method

0 0

St 0

0 3

A 3

0 2

B 2

0 1

C 1

3 7

E 4

3 5

D 2

2 4

F 2

2 3

G 1

1 4

H 4

5 11

I 6

4 11

J 7

11 13

K 2

13 13

Fn 0

Kesimpulan:Jalur A-D-I-K adalah Critical Path untuk Proyek X dengan waktu terlama pengerjaan proyek yaitu 13 hari.

Page 27: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Latihan Mandiri

Buatlah perhitungan Critical Path Method dengan data pada tabel disamping. Buatlah diagram skema langkah-langkah yang harus dijalankan.

Page 28: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Menggunakan Analisa Critical Path Untuk Mempersingkat Jadwal Proyek

Terdapat 3 teknik yang biasa dipakai untuk mempersingkat jadwal proyek:1. Mempersingkat (Shortening) durasi tiap-tiap aktivitas atau tugas-

tugas penting dengan cara menambah sumber daya lebih atau mengganti lingkupnya.

2. Menggabungkan (Crashing) kegiatan-kegiatan agar memperoleh jumlah terbesar dari jadwal yang sudah dimampatkan untuk biaya kenaikan yang paling sedikit.

3. Pelacakan cepat (Fast Tracking) aktivitas-aktivitas dengan cara menjalankan aktivitas-aktivitas secara bersamaan atau saling melengkapi.

Page 29: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Menggunakan Analisa Critical Path Untuk Mempersingkat Jadwal Proyek

Penggabungan (Crashing) dan Pelacakan Cepat (Fast-tracking)

Page 30: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Teknik Evaluasi Program dan Peninjauan Ulang

PERT adalah teknik analisa Network Diagram yang digunakan untuk mengestimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian tingkat tinggi mengenai estimasi durasi aktivitas individual. PERT menggunakan 3 poin estimasi untuk perhitungannya.

(Waktu Optimis + 4x Waktu Biasanya + Waktu Pesimis) / 6

Rumus PERT :

Contoh:Waktu Optimis : 8 HariWaktu Biasanya : 10 HariWaktu Pesimis : 24 Hari

Maka:

(8 + 4 * 10 + 24) / 6 = 12 Hari Kerja

Kesimpulan, 12 hari kerja akan digunakan pada Network Diagram menggantikan 10 hari kerja.

Page 31: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Pengendalian Jadwal

Melakukan rapat yang membahas kemajuan proyek dengan para stakeholders dan mengatakan keadaan dengan jelas dan jujur dalam mengkomunikasikan isu-isu yang berkaitan dengan jadwal juga merupakan salah satu cara mengendalikan jadwal.

Metode dan teknik-teknik yang digunakan dapat berupa:1. Laporan kemajuan proyek.2. Sistem kontrol perubahan jadwal.3. Perangkat lunak manajemen proyek, termasuk bagan perbandingan

jadwal, seperti pelacakan Gantt Chart.4. Analisa perbedaan, seperti analisa float atau slack.5. Manajemen kinerja, seperti nilai yang diperoleh.

Page 32: Software Project Management - Project Management Knowledge

Project Time Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Cek Realitas Jadwal

Berikut adalah cara yang dapat dilaksanakan untuk mengecek kebenaran / realitas jadwal:1. Meninjau ulang perancangan jadwal (Draft Schedule) atau

estimasi tanggal penyelesaian proyek pada proyek inti.2. Menyiapkan jadwal yang lebih detil dengan anggota tim.3. Memastikan bahwa jadwal realistis dan dapat di ikuti.4. Selalu memberi tahu pada manajemen tingkat atas jauh-jauh

hari jika ada masalah dengan penjadwalan.

Page 33: Software Project Management - Project Management Knowledge

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Terima KasihDudy Fathan Ali S.Kom

[email protected]