communication management 2

Download Communication Management 2

Post on 05-Sep-2014

104 views

Category:

Documents

2 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

Rendy KR

Project Communication Management merupakan serangkaian proses yang digunakan untuk optimalisasi waktu pengerjaan proyek dengan menciptakan komunikasi yang efektif diantara project manager, team dan para stakeholdernya

Serangkaian proses yang terdapat dalam komunikasi manajemen proyek : Identify Stakeholder Plan Communication Distribute Information Manage Stakeholder Expectations Report Performance

Rizky Dian B/5210105002

Project charter Procurement documents Vendor list, purchase order, dll Enterprise environmental factors Struktur dan budaya perusahaan, peraturan dan hukum pemerintah, dll Organizational process assets Stakeholder register templates, pengalaman dan nama baik dari proyek sebelumnya

Stakeholder analysis Mengidentifikasi minat, ekspektasi dan pengaruh dari stakeholder dan hubungannya pada proyek Expert judgement Untuk memastikan indentifikasi dan mendaftar stakeholder, keputusan dan keahlian secara menyeluruh

Mengidentifikasi seluruh stakeholder potensial dan informasi lain yang relevan Mengidentifikasi imbas atau dukungan yang mungkin terjadi dari stakeholder, serta mengklasifikasikan untuk melakukan strategi pendekatan Menilai reaksi pada situasi yang berbeda untuk merencanakan tindakan mitigasi atas pengaruh baik positif maupun negatif pada proyek

Senior management Unit lain organisasi Stakeholder kunci yang teridentifikasi Manajer proyek Subject matter experts (SMEs) Grup dan konsultan industri Asosiasi profesional dan teknis

Stakeholder register Stakeholder management strategy

Berisi : Identification information Assessment information Stakeholder classification

Berisi : Stakeholder kunci Tingkat partisipasi yang diinginkan dalam proyek Grup stakeholder dan manajemennya

contoh

Andi Saputra/5210105013

Plan Communications adalah sebuah proses untuk menentukan kebutuhan informasi dari stakeholder sebuah proyek dan mendefinisikan pendekatan komunikasi terhadap stakeholder. Proses dari Plan Communications ini adalah untuk merespon kebutuhan informasi dan komunikasi dari stakeholder, misalnya siapa yang membutuhkan informasi apa, kapan informasi itu dibutuhkan, bagaimana cara penyampaiannya dan oleh siapa informasi itu akan disampaikan.

Ketika proyek memberikan sebuah informasi maka kebutuhan dan metode penyebaran informasi harus diberikan secara luas tapi bervariasi. Mengidentifikasikan kebutuhan informasi kepada stakeholder dan menentukan cara yang pas untuk pendistribusian informasi adalah merupakan sebuah factor penting untuk kesuksesan sebuah proyek. Communications Plan yang tidak tepat akan mengakibatkan masalah dalam proyek, seperti terlambatnya penyampaian informasi, memberikan informasi kepada pihak yang salah atau kurangnya informasi kepada salah satu pihak.

Communications Plan mengharuskan seorang manajer proyek untuk mendokumentasikan pendekatan komunikasi yang efektif dan efisien terhadap stakeholder. Komunikasi yang efektif berarti informasi harus disediakan dengan cara yang tepat, waktu yang tepat dan pengaruh yang baik. Komunikasi yang efisien berarti menyediakan informasi hanya kepada yang dibutuhkan. Dalam kebanyakan proyek, Communications Plan harus dilakukan di awal proyek, seperti saat pembuatan rencana manajemen proyek. Hal ini berarti Communication Plat bias mendapatkan Sumber Daya (Waktu dan Uang) yang tepat untuk menghasilkan komunikasi yang efektif.

Hasil dari Communications planning bisa dirubah setelah diriew secara periodik. Hal ini dimaksudkan agar memastikan penerapan perencanaan yang berkelanjutan.

1. Stakeholder Register Telah dibahas di Identify Stakeholders: Outputs 2. Stakeholder management Strategy Telah dibahas di Identify Stakeholders: Outputs 3. Enterprise Environtment Factors Semua faktor yang berhubungan dengan Perusahaan harus menjadi input dari proses ini, karena komunikasi harus berhubungan dengan Project Environment.

4.Organizational Process Assets Semua asset dari perusahaan bisa dijadikan input dari proses Communications Plan. Yang terpenting adalah informasi tentang perusahaan dan perkembangannya karena hal tersebut dapat menyediakan gambaran yang tepat untuk menentukan sebuah komunikasi yang efektif dan efisien.

1. Communication Reqwuirements Analysis Analisis tentang kebutuhan komunikasi mementukan informasi apa saja yang dibutuhkan untuk masingmasing stakeholders. Kebutuhan ini didistribusikan dari kombinasi tipe dan format dengan analisis dari setiap nilai informasi. Sumber daya yang digunakan nantinya diharapkan dapat dikeluarkan hanya untuk mengkomunikasikan hal-hal yang penting, jika tidak maka akan terjadi pemborosan dalam penggunaan sumber daya.

Perhitungan dari petensi jalur komunikasi dirumuskan n(n1) dengan2

Dengan n adalah jumlah stakeholder yang ada. Contoh jika ada 10 stakeholder maka perhitungannya adalah 10(10 1) = 45 2

Informasi biasanya digunakan untuk menentukan kebutuhan komunikasi sebuah proyek meliputi : Organization charts Project Organization dan Stakeholder Responsibility Relationship Departemen, Sub Departemen dan Speciality yang terlibat dalam proyek. Pembagian SDM yang terlibat dalam proyek dan lokasinya. Kebutuhan informasi internal, seperti komunikasi antar departemen. Kebutuhan informasi eksternal, seperti Komunikasi dengan public, media atau pihak ketiga. Informasi untuk stakeholder dari Stakeholder Register dan Stakeholder Management Strategy.

2. Communication Technology Metode yang digunakan mendistribusikan informasi diantara stakeholder yang ada sangat beragam, seperti perbedaan pemberian informasi terhadap level kewenangan dari stakeholder. Factor yang mempengaruhi perbedaan ini adalah: Urgensi dari kebutuhan organisasi. Teknologi yang mendukung. Kemampuan dari SDM yang ada. Durasi dari proyek. Project Environtment.

Sender mengirimkan informasi kepada Receiver Receiver menerima informasi, tapi tidak menutup kemungkinan adanya Noise (hal yang mengakibatkan informasi menjadi tidak tepat) Receiver, berdasarkan informasi sebelumnya, mengirimkan informasi balasan kepada Sender. Sender menerima informasi balasan dari Receiver, yang juga tidak menutup kemungkinan adanya Noise yang terjadi.

Ada beberapa metode komunikasi yang digunakan untuk mendistribusikan informasi kepada stakeholder, yaitu : Interactive CommunicationTerjadi antara dua (2) pihak dalam pertukaran informasi. Hal ini dinilai lebih efisien untuk menjamin kesepahaman antara kedua belah pihak mengenai informasi yang ditukarkan. Contoh : Rapat, Teleepon atau Video Conference.

Push CommunicationMengirimkan kepada pihak yang terkait tentang informasi yang dirasa perlu diketahui. Contoh Surat, Memo atau Press Release.

Pull CommunicationMenerima informasi dalam jumlah besar atau kepada banyak pihak. Contoh Website, e-learning atau repositories.

Communication Management Plan Communication Management Plan dapat bersifat formal ataupun non-formal, besifat detail atau secara gambaran luas, dan berdasaran kebutuhan dari proyek. Comunication Management Plan biasanya menyediakan: 1.Kebutuhan komunikasi dari stakeholder. 2.Rencana komunikasi yang akan didistribusikan, termasuk bahasa, format, konten, dan level kedetailan. 3.Penjadwalan dan Frekuensi dan pendistribusian informasi. 4.Pihak yang bertanggung jawab atas pendistribusian informasi. 5.Pihak yang bertanggung jawab atas penggesahan informasi.

Pihak yang akan menerima pendistribusian informasi. Metodelogi dan teknologi pendistribusian informasi. Sumber daya yang digunakan untuk pendistribusian informasi. Proses eskalasi pengidentifikasian penjadwalan dan rantai manajemen untuk proses eskalasi. Metode untuk perubahan dan penerimaan rencana manajemen komunikasi sebagai progress proyek. Glosarry dari terminology. Diagram alur dari distribusi informasi dalam pryek. Batasan komunikasi.

Communication Management Plan juga berisi guidelines dan template untuk rapat status proyek, rapat tim proyek, electronic meeting, dan email. Dapat juga dibantu oleh website proyek atau software sebagai pendukung komunikasi.

Project Document Update Update dari dokumen proyek meliputi tapi tidak terbatas pada: Project Schedule. Stakeholder Register Stakeholder management Stategy

Olivia Renanda

Distribusi informasi adalah proses untuk membuat informasi yang relevant untuk stakeholders dari proyek sesui dengan perencaanaan. Yang menjadi fokus disini adalah pad proses eksekusi dimana juga mencakup implementasi dari communication management plan, serta merespond dengan baik permintaan akan informasi yang diluar perkiraan.

Sender-receiver models Choice of mediaMemilih media yang paling tepat sesuai dengan situasi

Writting styleMemperhatikan kalimat aktif dan pasif, struktur penulisan kalimat, serta pemilihan kata.

Meeting Management TechniqueMentuapkan agenda dan mengatasi konflik

Presentation TechniqueMemperhatikan bahasa tubuh serta bantuan desain visual untuk membantu imajinasi

Facilitation TechniquesMembangun kesepakatan dan mengatasi hambatan

1. Project Management PlanPMP berisi comunication management plan

2. Performance ReportPerformance report digunakan untuk mendistribusikan informasi dari performa dan status proyek, harus dibuat sebelum rapat proyek dan sesuai dengan keadaan saat ini. Sebuah forecast akan diupdate dan diterbitkan kembali berdasarkan perngukuran performa kerja saat proyek dilaksanakan. Informasi ini akan mencakup performa proyek sebelumnya yang dapat mempengaruhi proyek dimasa akan datang, seperti estimasi penyelesaian proyek dan estimasi untuk menyelesaikan. Forecast dari informasi umumnya didapatkan menggunakan metode earn value namun juga bisa menggunakan metode lain seperti analogi dengan proyek sebelumnya, melalukan