BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat pesat. Perkembangan sudah

menyentuh pada semua lini dan aspek kehidupan. Segala sesuatu sudah berubah

menjadi era digital atau komputerisasi. Begitu pula dengan perkembangan teknologi

yang sudah merambah pada pengelolaan dokumen. Pengelolaan dan penyimpanan

dokumen yang dahulu menggunakan cara cara manual sekarang diganti dengan

penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara komputerisasi. Cara pengarsipan yang

manual dengan membutuhkan banyak tempat diganti dengan penyimpanan arsip secara

elektronik berupa data komputer.

Tetapi tidak semua dokumen bisa disimpan hanya dengan komputer atau soft

copynya saja. Banyak dokumen dokumen penting yang harus dalam bentuk hard copy

atau dengan harus berbentuk cetak. Hal ini mengakibatkan perlunya sebuah pengelolaan

dokumen tersebut agar aman dan dapat dengan mudah dicari ketika dibutuhkan.

Dokumen dokumen yang bersifat resmi dan penting memerlukan pengelolaan dan

perawatan yang efektif dan efisien. Penyimpanan di media elektronik bisa saja dapat

dengan mudah dicuri oleh orang lain degan semakin majunya teknologi. Dokumen

berupa arsip yang mempunyai kekuatan hukum dan penting seperti surat kepemilikan

barang atau surat perjanjian dan juga surat resmi antar lembaga tentu saja harus

disimpan dalam bentuk asli.

Berdasarkan hal tersebut diperlukan sebuah manajemen yang baik untuk

merawat dan mengelola dokumen dokumen atau arsip tersebut. Sebelum mempelajari

bagaimana mengelola, menyimpan dan merawat arsip yang dimiliki diperlukan sebuah

dasar pengetahuan dan keahlian dalam memanage kearsipan. Untuk itu konsep dasar

mengenai manajemen kearsipan perlu dipahami agar dasar dasar mengenai bagaimana

dan apa yang dimaksud dengan kearsipan berikut cara mengelola mulai dari arsip

tersebut diperoleh, dirawat sampai dimusnahkan dapat dimengerti dan dilaksanakan

dengan baik dan benar.

1

BAB II

KONSEP-KONSEP DASAR MANAJEMEN KEARSIPAN

A. Pengertian Manajemen

Istilah manajemen berasal dari kata kerja to manage yang berarti kontrol. Dalam

bahasa Indonesia dapat diartikan menjadi mengendalikan, menangani atau mengelola.

Manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen sebagai ilmu artinya

manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang menekankan kepada

konsep konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan. Manajemen sebagai seni artinya

kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni menciptakan (kreatif). Secara

umum pengertian manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan dalam rangka

pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang lain untuk

bekerja. (Yayat M. Heruhito, 2001:1)

Luther Gulick(1930) menyatakan fungsi manajemen adalah POSDCROB,

singkatan dari Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting,

Budgeting. (Yayat M. Heruhito, 2001:19)

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan

pengendalian kegiatan organisasi dan proses sumber daya organisasi lainnya untuk

mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. (Alam S. 2007:127)

Dari beberapa pendapat tentang pengertian manajemen dari para ahli dapat

disimpulkan manajemen adalah mengelola dan mengorganisasi sumber daya yang ada

agar menjadi lebih baik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan

menggerakan orang lain. Mengelola atau mengatur ini bisa dilakukan dalam segala

bidang antara lain dalam bidang kearsipan dokumen dokumen baik itu dilembaga

maupun bukan lembaga.

B. Pengertian Arsip

Istilah arsip sering disamakan dengan dokumen atau surat. Pengertian

sebenarnya antara arsip dan surat berbeda. Surat merupakan salah satu arsip. Dalam UU

no 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 dinyatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi

2

informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,

dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang

disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Istilah warkat diserap dari kosa kata bahasa

Arab, warqat yang artinya surat. Saat ini istilah warkat berkembang menjadi setiap

lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti dan kegunaan. Berdasar pengertian

ini, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi 3 syarat, yaitu:

a) Warkat memiliki kegunaan

b) Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan

c) Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.

Menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 mengenai Ketentuan-ketentuan

Pokok Kearsipan , rumusan arsip adalah sebagai berikut:

1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara

dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintah;

2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta

dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak apa pun dari arsip,

adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil-

hasil rekaman, film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud berkelompok ialah

bahwa naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain

yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.

Pada 28 Februari – 2 Maret 1957 diadakan Seminar Dokumentasi/Arsip

Kementrian-kementrian di Jakarta. Dalam seminar ini dirumuskan pengertian arsip

sebagaimana berikut ini:

3

a) Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi,

transaksi tindak tanduk dokumenter (dokumentaire handeling), yang disimpan

sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan

tindakan-tindakan selanjutnya.

b) Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan, penyimpanan serta

pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan

maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun ke luar dengan satu sistem

tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Dari beberapa pengertian arsip tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip adalah

informasi dari suatu aktifitas yang terekam dalam suatu media (kertas,video,kaset,media

elektronik,dan lain sebagainya) yang memiliki kepentingan dan berlangsung di dalam

suatu lembaga,instansi atau perseorangan, baik itu berbentuk tunggal atau jamak. Arsip

tersebut harus dikelola dengan baik agar mudah mencari kembali jika diperlukan.

Informasi yang terkandung dalam arsip harus dikelola dan dirawat secara teratur agar

tetap mudah diakses dan didapatkan.

Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu arsip

otentik dan arsip tidak otentik. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda

tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi

arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

Sedang arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli

dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran (print-out)

komputer, dan media komputer seperti disket, dan sebagainya. (Pudji Muljono, 2010:2)

Deserno dan Kynaston(2005), menggolongkan dokumen arsip menjadi dua

berdasarkan penggunaannya, yaitu:

a. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal

12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang

masih bekerja, dokume pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang

sedang berjalan, dan korespodensi yang dilakukan organisasi dengan

pihak luar.

b. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi

akif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali

4

dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki niai kesinambungan

bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu

tertentu sesuai jadwal retensi dokumen. (Badri M.Sukoco, 2007:84)

Dari pendapat ahli diatas arsip atau dokumen dapat dibedakan menjadi arsip

otentik dan tidak otentik, serta arsip dokumen akrtif dan inaktif. Penggolongan arsip

tersebut berdasarkan isi, tujuan dan lama waktu arsip tersebut. Selain itu masih ada

penggolangan arsip berdasarkan tempat dan waktu penyimpanan serta benda arsip

tersebut.

C. Fungsi Arsip

Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip

dinamis dan arsip statis.

1. Arsip dinamis,

Dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelengggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

Arsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori :

a. Arsip dinamis administratif : meliputi dokumentasi prosedur, formulir

ataupun borang dan korespondensi. Contoh : pendoman staff, dll

b. Arsip dinamis akuntasi : meliputi laporan, formulir dan korespondensi

terkait. Contoh tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan

penagihan nasabah, dll.

c. Arsip dinamis proyek : meliputi korespondensi, nota, dokumentasi

pengembangan produk, dsb yang berkaitan dengan proyek tertentu.

d. Berkas kasus : meliputi arsip dinamis pasien, nasabah, anggota dll,

asuransi, kontrak dan lain-lain.

Bentuk dari arsip dinamis adalah sebagai berikut:

1) Kertas, mikro film, ataupun elektronik

2) Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto

3) Data dari sistem bisnis, dukumen yang diolah melalui word processor,

spreadsheet, berita elektronik, citra digital

5

4) Audio, video

5) Dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya)

6) Arsip dinamis tidak terstruktur (tulisan, surat), terstruktur (formulir)

2.  Arsip Statis

Merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Umumnya arsip

statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang

disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan

perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip.

Fungsi arsip statis adalah:

a. Sebagai memori perusahaan atau perorangan

Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan.

Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya

karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk

merekam kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga

instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali "ingatannya".

Misalnya dapat mengetahui kapan Sk restruktur organisasi perpustakaan

dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan

sesuatu, serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang

diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa

masa lampau.

b. Untuk pembuktian

Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk

mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili

perkara pidana maupun perdata,semua pihak memerlukan arsip dinamis

untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai

contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang

bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang

tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari

arsip terutama arsip statis.

6

c. Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah

Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun

kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku

untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti

memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak

terekam, misalnya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan.

Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli.

Tanpa arsip asli, peneliti mengandalkan pada desas-desus, tradisi,

ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi

yang tepat, yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga

informasi yang terekam tersedia bagi pemakai.

d. Untuk keselamatan manusia

Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani manusia

pada kasus tertentu.

e. Untuk kepentingan masyarakat

Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip

kedokteran dapat melacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam

upaya mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca

menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca.

f. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan

Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari

awal sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat kembali

ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa

lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis, orang tua dapat

menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak

terpacu untuk mengikutinya. Jadi, arsip statis berfungsi sebagai

inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk

memperoleh cerita yang otentik.

g. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat

Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan

masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan

7

usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan-

masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan

keamanan Arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik

ataupun menjatuhkan lawan politik.

h. Untuk menelusur silsilah

Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya

keturunan bangsawan ataupun mengklaim gelar. Mempersiapkan sejarah

peringatan lembaga atau perorangan Perusahaan maupun lembaga

pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu

peristiwa. Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk

memahami umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan

menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis

penting bagi masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting dalam

masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis

memberikan jasa penting bagi keseluruhan arsip dinamis.

(http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip diunduh tanggal 16

februari 2012)

Dari uraian tersebut diperoleh bahwa arsip dibedakan menurut fungsinya

menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Kedua fungsi arsip ini memilki tujuan

penggunaan yang berbeda. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara rutin

dipergunakan sebagai bahan acuan. Sedangkap arsip statis adalah arsip yang sudah tidak

digunakan tetapi sebagai dokumen yang disimpan.

Penggolongan arsip juga berdasarkan tempat waktu dan sifat arsip tersebut,

Penggolongan tersebut yaitu:

1. Menurut Tempat Penyimpanannya

a) Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang

dipusatkan penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip umum.

b) Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip

yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip

ini disebut juga arsip khusus

8

2. Menurut Bendanya

a) Arsip primer yaitu arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan

karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.

b) Arsip sekunder yaitu arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan,

atau microfilm.

3. Menurut Lamanya Penyimpanan

a) Arsip abadi merupakan arsip yang kegunaannya berlangsung untuk

waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain-lain.

b) Arsip tidak abadi merupakan arsip yang kegunaannya hanya untuk

sementara waktu atau hanya pada saat itu saja.

(http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20978/4/Chapter

%20II.pdf diunduh tanggal 18 Februari 2012)

D. Pengertian Manajemen Kearsipan

Arsip yang dimiliki sebuah lembaga maupun perseorangan memerlukan sebuah

penanganan agar tetap awet dan mudah digunakan. Diperlukan manajemen yang baik

untuk mengelola arsip yang ada.

Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut

manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang

meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,

pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. (Zulkifli Amsyah, 2005:4)

Menurut E. Martono(1987), Manajemen kearsipan sering disebut juga

menajemen warkat, tata kearsipan atau dalam bahasa Inggrisnya disebut “Record

Management”. Pengertian Manajemen kearsipan pada prinsipnya adalah pengelolaan

arsip dari sejak pembuatan sampai tidak digunakan lagi. Drs. E. Martono mengatakan

“Record Management secara singkat disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah

seluruh mata rantai aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat

tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai guna

yang permanent”. (http://forumkuliah.wordpress.com/2009/04/17/manajemen-arsip-

dinamis/)

9

Sedangkan Odger(2005) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses

pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk

kertas maupun media elektronik. Adapun Charman(1998) mendefinisikan sebagai

proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan

pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan. (Badri M. Sukoco, 2007:82)

Pudji Muljono(2010:3), dalam artikel online menyatakan bahwa kegiatan

manajemen kearsipan meliputi suatu siklus “kehidupan” arsip sejak lahir sampai “mati”.

Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi

perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran yang bersangkutan sebagai

arsip abadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di perkantoran tetapi

mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke

Arsip Nasional untuk disimpan sebagai arsip statis.

Dari beberapa pendapat ahli mengenai pengertian manajemen kearsipan tersebut

diperoleh kesimpulan manajemen kearsipan adalah aktifitas atau kegiatan yang

berhubungan dengan mengelola dan mengorganisasi arsip, warkat, dokumen dan lain-

lain. Manajemen kearsipan dilakukan mulai dari arsip tersebut ada sampai arsip tersebut

dimusnahkan. Manajemen kearsipan diperlukan agar semua arsip yang dimilki dapat

dikelola dengan baik dan dapat dengan mudah diakses ketika dibutuhkan. Pengelolaan

kearsipan diperlukan keahlian, pengetahuan dan tanggung jawab untuk melakukan

pengelolaan kearsipan dengan segala kemampuan yang dimiliki. Sehingga tujuan dapat

tercapai secara efektif dan efisien melalui manajemen kearsipan yang baik.

Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas sentralisasi, azas

desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

1) Azas sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang

dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau

Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang

sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.

2) Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja

mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat

menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang

bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang

10

terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi

sangat sesuai diterapkan.

3) Azas kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan azas

sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka

mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi

yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam

penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara

desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi.

Pengelolaan kearsipan tidak sepenuhnya tergantung pada satu azas saja. Tetapi

sering digunakan campuran dari azas azas tersebut. Hal ini disesuaikan dengan situasi

dan kondisi lembaga maupun sistem yang ada. Tidak menutup kemungkinan berbeda

arsip berbeda pula cara penanganannya. Sehingga diperlukan sistem yang memang

cocok dengan kondisi dan sifat arsip tersebut.

E. Tujuan Manajemen Kearsipan

Tujuan Kearsipan sesuai dengan Undang Undang no 17 tahun 1971 pasal 3

adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk

menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan

pengelolaan arsip menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang

cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi

biaya operasional yang dikeluarkan. Bank Dunia (2005) menjelaskan bahwa tujuan

pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah:

1) Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan

digunakan sepanjang ada nilai kegunaan.

2) Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam

format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan

pada saat yang tepat. (Badri M. Sukoco, 2007:82)

11

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai

penyelenggara kearsipan nasional,

b) menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti

yang sah.

c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

d) menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat

melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem

yang komprehensif dan terpadu

f) menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara

g) menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,

budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa,

dan

h) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan

pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Tujuan akhir dari manajemen kearsipan adalah menyederhanakan jenis dan

volume arsip serta mendayagunakan pemakaiannya bagi peningkatan profesionalisme

bisnis dengan pengeluaran biaya yang serendah rendahnya. (Zulkifli Amsyah, 2005:3)

Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan dari Manajemen Kearsipan adalah

mengelola pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi penyimpanan, pencatatan,

pengendalian, pendistribusian, dan lain-lain. Sehingga mampu menyediakan arsip yang

tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin.

12

BAB II

KESIMPULAN

A. Pengertian manajemen

Manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen sebagai ilmu

artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang menekankan

kepada konsep konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan. Manajemen sebagai seni

artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni menciptakan (kreatif).

Jadi manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan dengan memanfaatkan sumber

daya yang ada untuk mencapai tujuan.

B. Pengertian arsip

Arsip adalah informasi dari suatu aktifitas yang terekam dalam suatu media

(kertas,video,kaset,media elektronik,dan lain sebagainya) yang memiliki kepentingan

dan berlangsung di dalam suatu lembaga,instansi atau perseorangan, baik itu

berbentuk tunggal atau jamak. Arsip tersebut harus dikelola dengan baik agar mudah

mencari kembali jika diperlukan. Informasi yang terkandung dalam arsip harus

dikelola dan dirawat secara teratur agar tetap mudah diakses dan didapatkan.

Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu arsip

otentik dan arsip tidak otentik. Sedangkan dari penggunaan dibedakan menjadi

dokumen aktif dan dokumen inaktif.

C. Fungsi arsip

Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip

dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengggarakan kehidupan kebangsaan pada

umumnya atau arsip yang dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

administrasi Negara. Sedangkan arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan

secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi

negara. Penggolongan arsip menurut tempat penyimpanannya yaitu Arsip sentral dan

13

Arsip unit. Menurut Bendanya dibedakan menjadi Arsip primer dan Arsip sekunder.

Menurut lamanya penyimpanan dibedakan Arsip abadi dan Arsip tidak abadi.

D. Pengertian manajemen kearsipan

Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut

manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan, aktifitas atau kegiatan

yang berhubungan dengan mengelola dan mengorganisasi arsip atau pengurusan arsip,

warkat, dokumen dan lain-lain yang meliputi pencatatan, pengendalian dan

pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan

pemusnahan. Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas sentralisasi, azas

desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

E. Tujuan manajemen kearsipan

Tujuan manajemen kearsipan untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut

bagi kegiatan pemerintah. Tujuan pengelolaan arsip menekankan pentingnya

penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan

keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang

dikeluarkan.

14

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2010. Pengertian Arsip. Artikel online http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip diunduh tanggal 16 februari 2012

Anonim. 2009. Manajemen Arsip Dinamis. Artikel online http://forumkuliah.wordpress.com/2009/04/17/manajemen-arsip-dinamis/ diunduh tanggal 16 februari 2012

Anonim. 2011. Manajemen Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip. Artikel online http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html diakses tanggal 17 februari 2012 \

Anonim. 2010. Manajemen kearsipan. Artikel online http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20978/4/Chapter%20II.pdf diunduh tanggal 18 Februari 2012

Alam S,. 2007. Ekonomi untuk SMA dan MA Kelas XII. Jakarta: Esis

Basir, Barthos.2007.Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT Bumi Aksara

Badri M. Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga

Pudji Muljono . 2010. Manajemen Arsip Dengan Sistem Modern . Artikel online http://repository.ipb.ac.id/bitstream/handle/123456789/33842/KPMpjm-Artik8-Manajemen%20arsip.pdf diunduh tanggal 16 februari 2012

Yayat M. Herujito . 2001 . Dasar Dasar Manajemen. Jakarta: GrasindoZulkifli Amsyah. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

15