sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan...

16
SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN ARSIP DINAMIS AKTIF DAN INAKTIF KANTOR KECAMATAN TENGARAN KABUPATEN SEMARANG S K R I P S I Disusun dan Diajukan untuk melengkapi syarat - syarat Guna memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi Oleh Andri Purwantiningsih 162008028 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA 2012

Upload: vannhu

Post on 31-Mar-2018

245 views

Category:

Documents


10 download

TRANSCRIPT

Page 1: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN

ARSIP DINAMIS AKTIF DAN INAKTIF

KANTOR KECAMATAN TENGARAN

KABUPATEN SEMARANG

S K R I P S I

Disusun dan Diajukan untuk melengkapi syarat - syarat

Guna memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan

Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi

Oleh

Andri Purwantiningsih

162008028

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

2012

Page 2: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis
Page 3: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN

Page 4: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis
Page 5: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

KATA PENGANTAR

Apabila kamu bersyukur maka pasti akan Kutambah (nikmat-Ku)

(QS Ibrahim [14]: 7)

Segala puji bagi Allah yang memelihara apa yang ada di langit dan apa

yang ada di bumi, Dialah yang Maha Bijaksana lagi Maha Mengetahui sehingga

dapat menuntun Penulis untuk menyelesaikan penelitian dan penyusunan skripsi

yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif

Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang” dengan baik dan lancar.

Penyusunan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan dalam

memperoleh gelar Sarjana Pendidikan di Program Studi Pendidikan Ekonomi

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana.

Selama melaksanakan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis banyak

menerima bantuan, bimbingan, masukan, kritik, saran, dan dukungan dari

berbagai pihak yang sangat berarti bagi penulis. Maka pada kesempatan ini pula

perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Segenap pimpinan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah

memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis.

2. Segenap pimpinan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas

Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik

terbaik untuk penulis.

3. Dr. Bambang Ismanto, M.Si. selaku Ketua Program Studi Pendidikan

Ekonomi yang senantiasa memotivasi penulis dalam penyusunan skripsi.

Page 6: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

4. Drs. Alex Ch D. Mira Kaho, M.Si. selaku dosen pembimbing skripsi yang

banyak memberikan waktu, tenaga dan pengetahuannya kepada penulis

dalam penyusunan skripsi dan menuntut ilmu di Pendidikan Ekonomi.

5. Arief Sadjiarto, SE, M.Pd selaku wali studi yang telah mendampingi dan

memberi arahan penulis selama kuliah di Pendidikan Ekonomi sehingga

penulis dapat menyelesaikan kuliah tepat waktu, sekaligus sebagai penguji

yang memberikan masukan dan koreksi yang sangat berharga

memperbaiki skripsi penulis.

6. Bapak Ibu dosen Pendidikan Ekonomi, Pak Harbangan, Pak Boetje, Pak

Kusjadi, Pak Alex, Pak Bambang, Pak Arief, Pak Giyarso, Ibu Entri, Ibu

Sri Muryani, Ibu Santy yang memberikan pendidikan yang bermakna bagi

penulis selama ada di Pendidikan Ekonomi.

7. Seluruh pegawai Kantor Kecamatan Tengaran yang telah membantu

penulis dalam menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan penulis

sampai penyusunan skripsi dapat diselesaikan dengan baik.

8. Ayah tercinta yang telah bekerja keras dan selalu memberikan dukungan,

motivasi, dan harapan besar sebagai semangat dan kekuatan penulis serta

Ibu yang selalu berdoa dan memberikan kasih sayang yang tak ternilai

harganya sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah di Pendidikan

Ekonomi. ”I Love U Mom & I Heart U Dad”

9. Imanuel Sri Murdadi, Sahabat, Penyemangat, dan Motivator terbaik yang

selalu memberikan dukungan dan kekuatan dalam segala hal.

Page 7: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

10. Seluruh rekan-rekan seperjuangan Rina Purnomosari, Oki Wulan Maulida,

Dwi Kristianto, Siti Nur Khomariah, dan Tri Anggraeny terima kasih

untuk kerjasama, bantuan, kebersamaan, dan persahabatannya. Teman-

teman angkatan 2008 khususnya konsentrasi perkantoran dan teman-teman

PE 2008 pada umumnya yang telah memberikan motivasi dan

dukungannya.

11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang turut

memberikan dukungan selama penyusunan skripsi ini.

Penulis berharap semoga Tuhan memberikan berkat dan anugerah-Nya

kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis tersebut. Semoga skripsi ini

dapat berguna untuk pihak-pihak yang membutuhkan bahan dan sumber informasi

tentang sistem kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif.

Tak ada gading yang tak retak, begitu juga penulis menyadari bahwa

masih belum sempurnanya skripsi ini. Maka dari itu penulis sangat mengharapkan

adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak dalam rangka

penyempurnaan skripsi ini.

Salatiga, Agustus 2012

Penulis

Page 8: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

MOTTO

Ilmu menginginkan untuk diamalkan.

Apabila orang mengamalkannya, maka ilmu itu tetap ada.

Namun sebaliknya, jika tidak diamalkan,

maka ilmu akan hilang dengan sendirinya.

(Sufyan ats-Tsauri).

Akan kuberikan ilmu yang kumiliki kepada siapapun,

asal mereka mau memanfaatkan ilmu yang telah kuberikan itu

(Imam Syafi’i)

Berusaha keras dan jangan pernah menyerah untuk menggapai mimpi,

Serahkan kepada Tuhan setelah semua usaha telah kamu lakukan

(Andri Purwantiningsih)

Page 9: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

PERSEMBAHAN

Skripsi ini memberikan pengalaman dan pengetahuan yang sangat berharga,

Skripsi ini saya persembahkan bagi mereka yang berarti dalam hidup saya :

Bapak dan Ibu yang sangat aku cintai dan aku banggakan

Kakak dan adikku yang aku sayangi

Motivator dan penyemangat hidupku

Serta semua pihak yang telah membantu penyelesaian skripsi ini

Page 10: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

ABSTRAK

Arsip merupakan sumber informasi, pusat ingatan dan bukti autentik yang sangat

penting bagi kelancaran kegiatan perkantoran. Manajemen kearsipan yang baik

diperlukan oleh semua kantor untuk memperlancar kegiatan perkantoran.

Penelitian ini dimulai pada tanggal 16 April 2012 dan berakhir pada 16 Juli

2012. Masalah penelitian ini adalah Bagaimanakah sistem manajemen kearsipan

arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten

Semarang. Tujuan penelitan ini untuk mengetahui sistem manajemen kearsipan

arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten

Semarang. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Sumber data

penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data diperoleh dari pengamatan,

wawancara, dan dokumentasi. Penelitian ini menggunakan prosedur analisis

model interaktif dari Miles dan Hubberman yang mencakup proses koleksi data,

reduksi data, penyajian data dan pengambilan kesimpulan. Hasil penelitian

menunjukkan Sistem penyimpanan arsip adalah gabungan/ kombinasi antara

sentralisasi dan desentralisasi. Arsip aktif dikelola secara desentralisasi oleh

masing – masing unit kerja dan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi oleh

seorang arsiparis. Penataan arsip dinamis aktif aktif dan inaktif belum sesuai

dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan tahun 2006 yang

diterbitkan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang. Tidak ada pegawai

khusus kearsipan, pegawai yang didaulat untuk menangani arsip adalah pegawai

dari seksi Tata Pemerintahan. Peralatan yang digunakan belum memadahi dan

tidak digunakan dengan maksimal. Ruangan penyimpanan arsip menjadi satu

dengan ruang kerja pegawai tanpa sekat apapun. Tidak ada pencatatan arsip

keluar, sehingga penemuan kembali arsip sulit. Pemusnahan belum pernah

dilakukan.

Kata kunci : system, arsip, dinamis

Page 11: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

DAFTAR ISI

BAB I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah Penelitian 1

1.2. Permasalahan Penelitian 5

1.3. Tujuan Penelitian 6

1.4. Signifikansi Penelitian 6

1.5. Keterbatasan Penelitian 8

BAB II. LANDASAN TEORI

2.1. Arsip 9

2.1.1. Pengertian Arsip 9

2.1.2. Wujud Arsip 10

2.1.3. Penggolongan Arsip 10

2.1.4. Ruang Lingkup Kearsipan 11

2.1.5. Petugas Kearsipan 12

2.1.6. Peralatan Penyimpanan Arsip 13

2.1.7. Ruang Penyimpanan Arsip 15

2.2. Sistem 15

2.2.1. Sistem Kearsipan 17

2.2.2. Sistem Penyimpanan Arsip 19

2.3. Manajemen Kearsipan 20

2.3.1. Manajemen Arsip Dinamis Kertas 21

2.3.2. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas 21

Page 12: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

2.3.3. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis 25

2.3.4. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip 29

2.3.5. Penemuan Kembali Arsip 32

2.3.6. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip 34

2.3.7. Manajemen Arsip Dinamis Elektronik 34

BAB III. METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Jenis dan Metode Penelitian 38

3.2. Tempat dan Waktu Penelitian 39

3.3. Sumber Data 39

3.4. Tekhnik Pengumpulan Data 40

3.5. Instrumen Penelitian 43

3.6. Metode Analisis Data 44

BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Hasil Penelitian 47

4.1.1. Visi dan Misi Kantor Kecamatan Tengaran 47

4.1.2. Tugas Pokok Pegawai Kecamatan Tengaran 48

4.1.3. Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tengaran 48

4.1.4. Manajemen Kearsipan di Kantor Kecamatan

Tengaran 49

1. Sistem Penyimpanan Arsip di Kantor

Kecamatan Tengaran 49

2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip di Kantor

Kecamatan Tengaran 50

Page 13: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

3. Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran 54

4. Ruang Kusus Arsip 60

5. Peralataan dan Perlengkapan Yang digunakan

Dalam Pengelolaan Arsip 60

6. Perawatan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran 68

7. Penemuan Kembali Arsip di Kantor Kecamatan

Tengaran 68

8. Pemusnahaan dan Penyerahan Arsip 70

4.2. Pembahasan 72

4.2.1. Sistem Manajemen Kearsipan 72

4.2.2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip 74

4.2.2.1. Pengurusan Naskah Dinas Penting 74

4.2.2.2. Pengurusan Naskah Dinas Biasa 77

4.2.2.3. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia 79

4.2.3. Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran 80

4.2.4. Ruang Penyimpanan Arsip 83

4.2.5. Peralatan dan Penyimpanan Arsip 83

4.2.6. Perawatan Arsip 84

4.2.7. Penemuan Kembali Arsip 84

4.2.8. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip 86

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan 87

5.2. Saran 89

Page 14: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya 17

Tabel 3.1 Data, Jenis Data, dan Cara Pengumpulan Data 43

Tabel 6.1 Kegiatan Peneliti di Kantor Kecamatan Tengaran 91

Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti 109

Page 15: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Subsistem Administrasi 16

Gambar 3.1 Analisis Data Kualitatif 43

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tengaran 48

Gambar 6.1 Penyajian Data 113

Page 16: Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan …repository.uksw.edu/bitstream/123456789/2554/1/T1_162008028_Judul.… · yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis

DAFTAR LAMPIRAN

Data Collection 91

Data Reduction 109

Data Display . 113

Keterangan Data Display 114

Conclution Drawing/ Verifying 115

Formulir Survey Arsip 116

Formulir Daftar Pertelaan Arsip Sementara 117

Formulir Daftar Pertelaan Arsip Yang Dimusnahkan/Diserahkan 118

Formulir Data Waktu Penyimpanan Arsip 119

Bagan Proses Naskah Dinas Masuk 116

Bagan Proses Naskah Dinas Penting Keluar 117

Bagan Proses Naskah Dinas Biasa Masuk 118

Bagan Proses Naskah Dinas Rahasia Masuk 119

Skema Penangan Arsip Daftar A (I) Sementara 125

Skema Penangan Arsip Daftar B (II) 126

Skema Penangan Arsip Daftar B (II) Dari Daftar A (I) 127

Foto – Foto 128

Surat Ijin / Rekomendasi Penelitian 131