sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan...
TRANSCRIPT
SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN
ARSIP DINAMIS AKTIF DAN INAKTIF
KANTOR KECAMATAN TENGARAN
KABUPATEN SEMARANG
S K R I P S I
Disusun dan Diajukan untuk melengkapi syarat - syarat
Guna memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan
Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi
Oleh
Andri Purwantiningsih
162008028
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
2012
SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN
KATA PENGANTAR
Apabila kamu bersyukur maka pasti akan Kutambah (nikmat-Ku)
(QS Ibrahim [14]: 7)
Segala puji bagi Allah yang memelihara apa yang ada di langit dan apa
yang ada di bumi, Dialah yang Maha Bijaksana lagi Maha Mengetahui sehingga
dapat menuntun Penulis untuk menyelesaikan penelitian dan penyusunan skripsi
yang berjudul “Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif
Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang” dengan baik dan lancar.
Penyusunan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan dalam
memperoleh gelar Sarjana Pendidikan di Program Studi Pendidikan Ekonomi
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana.
Selama melaksanakan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis banyak
menerima bantuan, bimbingan, masukan, kritik, saran, dan dukungan dari
berbagai pihak yang sangat berarti bagi penulis. Maka pada kesempatan ini pula
perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Segenap pimpinan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah
memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis.
2. Segenap pimpinan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas
Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik
terbaik untuk penulis.
3. Dr. Bambang Ismanto, M.Si. selaku Ketua Program Studi Pendidikan
Ekonomi yang senantiasa memotivasi penulis dalam penyusunan skripsi.
4. Drs. Alex Ch D. Mira Kaho, M.Si. selaku dosen pembimbing skripsi yang
banyak memberikan waktu, tenaga dan pengetahuannya kepada penulis
dalam penyusunan skripsi dan menuntut ilmu di Pendidikan Ekonomi.
5. Arief Sadjiarto, SE, M.Pd selaku wali studi yang telah mendampingi dan
memberi arahan penulis selama kuliah di Pendidikan Ekonomi sehingga
penulis dapat menyelesaikan kuliah tepat waktu, sekaligus sebagai penguji
yang memberikan masukan dan koreksi yang sangat berharga
memperbaiki skripsi penulis.
6. Bapak Ibu dosen Pendidikan Ekonomi, Pak Harbangan, Pak Boetje, Pak
Kusjadi, Pak Alex, Pak Bambang, Pak Arief, Pak Giyarso, Ibu Entri, Ibu
Sri Muryani, Ibu Santy yang memberikan pendidikan yang bermakna bagi
penulis selama ada di Pendidikan Ekonomi.
7. Seluruh pegawai Kantor Kecamatan Tengaran yang telah membantu
penulis dalam menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan penulis
sampai penyusunan skripsi dapat diselesaikan dengan baik.
8. Ayah tercinta yang telah bekerja keras dan selalu memberikan dukungan,
motivasi, dan harapan besar sebagai semangat dan kekuatan penulis serta
Ibu yang selalu berdoa dan memberikan kasih sayang yang tak ternilai
harganya sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah di Pendidikan
Ekonomi. ”I Love U Mom & I Heart U Dad”
9. Imanuel Sri Murdadi, Sahabat, Penyemangat, dan Motivator terbaik yang
selalu memberikan dukungan dan kekuatan dalam segala hal.
10. Seluruh rekan-rekan seperjuangan Rina Purnomosari, Oki Wulan Maulida,
Dwi Kristianto, Siti Nur Khomariah, dan Tri Anggraeny terima kasih
untuk kerjasama, bantuan, kebersamaan, dan persahabatannya. Teman-
teman angkatan 2008 khususnya konsentrasi perkantoran dan teman-teman
PE 2008 pada umumnya yang telah memberikan motivasi dan
dukungannya.
11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang turut
memberikan dukungan selama penyusunan skripsi ini.
Penulis berharap semoga Tuhan memberikan berkat dan anugerah-Nya
kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis tersebut. Semoga skripsi ini
dapat berguna untuk pihak-pihak yang membutuhkan bahan dan sumber informasi
tentang sistem kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif.
Tak ada gading yang tak retak, begitu juga penulis menyadari bahwa
masih belum sempurnanya skripsi ini. Maka dari itu penulis sangat mengharapkan
adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak dalam rangka
penyempurnaan skripsi ini.
Salatiga, Agustus 2012
Penulis
MOTTO
Ilmu menginginkan untuk diamalkan.
Apabila orang mengamalkannya, maka ilmu itu tetap ada.
Namun sebaliknya, jika tidak diamalkan,
maka ilmu akan hilang dengan sendirinya.
(Sufyan ats-Tsauri).
Akan kuberikan ilmu yang kumiliki kepada siapapun,
asal mereka mau memanfaatkan ilmu yang telah kuberikan itu
(Imam Syafi’i)
Berusaha keras dan jangan pernah menyerah untuk menggapai mimpi,
Serahkan kepada Tuhan setelah semua usaha telah kamu lakukan
(Andri Purwantiningsih)
PERSEMBAHAN
Skripsi ini memberikan pengalaman dan pengetahuan yang sangat berharga,
Skripsi ini saya persembahkan bagi mereka yang berarti dalam hidup saya :
Bapak dan Ibu yang sangat aku cintai dan aku banggakan
Kakak dan adikku yang aku sayangi
Motivator dan penyemangat hidupku
Serta semua pihak yang telah membantu penyelesaian skripsi ini
ABSTRAK
Arsip merupakan sumber informasi, pusat ingatan dan bukti autentik yang sangat
penting bagi kelancaran kegiatan perkantoran. Manajemen kearsipan yang baik
diperlukan oleh semua kantor untuk memperlancar kegiatan perkantoran.
Penelitian ini dimulai pada tanggal 16 April 2012 dan berakhir pada 16 Juli
2012. Masalah penelitian ini adalah Bagaimanakah sistem manajemen kearsipan
arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten
Semarang. Tujuan penelitan ini untuk mengetahui sistem manajemen kearsipan
arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten
Semarang. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Sumber data
penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data diperoleh dari pengamatan,
wawancara, dan dokumentasi. Penelitian ini menggunakan prosedur analisis
model interaktif dari Miles dan Hubberman yang mencakup proses koleksi data,
reduksi data, penyajian data dan pengambilan kesimpulan. Hasil penelitian
menunjukkan Sistem penyimpanan arsip adalah gabungan/ kombinasi antara
sentralisasi dan desentralisasi. Arsip aktif dikelola secara desentralisasi oleh
masing – masing unit kerja dan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi oleh
seorang arsiparis. Penataan arsip dinamis aktif aktif dan inaktif belum sesuai
dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan tahun 2006 yang
diterbitkan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang. Tidak ada pegawai
khusus kearsipan, pegawai yang didaulat untuk menangani arsip adalah pegawai
dari seksi Tata Pemerintahan. Peralatan yang digunakan belum memadahi dan
tidak digunakan dengan maksimal. Ruangan penyimpanan arsip menjadi satu
dengan ruang kerja pegawai tanpa sekat apapun. Tidak ada pencatatan arsip
keluar, sehingga penemuan kembali arsip sulit. Pemusnahan belum pernah
dilakukan.
Kata kunci : system, arsip, dinamis
DAFTAR ISI
BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Penelitian 1
1.2. Permasalahan Penelitian 5
1.3. Tujuan Penelitian 6
1.4. Signifikansi Penelitian 6
1.5. Keterbatasan Penelitian 8
BAB II. LANDASAN TEORI
2.1. Arsip 9
2.1.1. Pengertian Arsip 9
2.1.2. Wujud Arsip 10
2.1.3. Penggolongan Arsip 10
2.1.4. Ruang Lingkup Kearsipan 11
2.1.5. Petugas Kearsipan 12
2.1.6. Peralatan Penyimpanan Arsip 13
2.1.7. Ruang Penyimpanan Arsip 15
2.2. Sistem 15
2.2.1. Sistem Kearsipan 17
2.2.2. Sistem Penyimpanan Arsip 19
2.3. Manajemen Kearsipan 20
2.3.1. Manajemen Arsip Dinamis Kertas 21
2.3.2. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas 21
2.3.3. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis 25
2.3.4. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip 29
2.3.5. Penemuan Kembali Arsip 32
2.3.6. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip 34
2.3.7. Manajemen Arsip Dinamis Elektronik 34
BAB III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Jenis dan Metode Penelitian 38
3.2. Tempat dan Waktu Penelitian 39
3.3. Sumber Data 39
3.4. Tekhnik Pengumpulan Data 40
3.5. Instrumen Penelitian 43
3.6. Metode Analisis Data 44
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Hasil Penelitian 47
4.1.1. Visi dan Misi Kantor Kecamatan Tengaran 47
4.1.2. Tugas Pokok Pegawai Kecamatan Tengaran 48
4.1.3. Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tengaran 48
4.1.4. Manajemen Kearsipan di Kantor Kecamatan
Tengaran 49
1. Sistem Penyimpanan Arsip di Kantor
Kecamatan Tengaran 49
2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip di Kantor
Kecamatan Tengaran 50
3. Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran 54
4. Ruang Kusus Arsip 60
5. Peralataan dan Perlengkapan Yang digunakan
Dalam Pengelolaan Arsip 60
6. Perawatan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran 68
7. Penemuan Kembali Arsip di Kantor Kecamatan
Tengaran 68
8. Pemusnahaan dan Penyerahan Arsip 70
4.2. Pembahasan 72
4.2.1. Sistem Manajemen Kearsipan 72
4.2.2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip 74
4.2.2.1. Pengurusan Naskah Dinas Penting 74
4.2.2.2. Pengurusan Naskah Dinas Biasa 77
4.2.2.3. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia 79
4.2.3. Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran 80
4.2.4. Ruang Penyimpanan Arsip 83
4.2.5. Peralatan dan Penyimpanan Arsip 83
4.2.6. Perawatan Arsip 84
4.2.7. Penemuan Kembali Arsip 84
4.2.8. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip 86
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan 87
5.2. Saran 89
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya 17
Tabel 3.1 Data, Jenis Data, dan Cara Pengumpulan Data 43
Tabel 6.1 Kegiatan Peneliti di Kantor Kecamatan Tengaran 91
Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti 109
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Subsistem Administrasi 16
Gambar 3.1 Analisis Data Kualitatif 43
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tengaran 48
Gambar 6.1 Penyajian Data 113
DAFTAR LAMPIRAN
Data Collection 91
Data Reduction 109
Data Display . 113
Keterangan Data Display 114
Conclution Drawing/ Verifying 115
Formulir Survey Arsip 116
Formulir Daftar Pertelaan Arsip Sementara 117
Formulir Daftar Pertelaan Arsip Yang Dimusnahkan/Diserahkan 118
Formulir Data Waktu Penyimpanan Arsip 119
Bagan Proses Naskah Dinas Masuk 116
Bagan Proses Naskah Dinas Penting Keluar 117
Bagan Proses Naskah Dinas Biasa Masuk 118
Bagan Proses Naskah Dinas Rahasia Masuk 119
Skema Penangan Arsip Daftar A (I) Sementara 125
Skema Penangan Arsip Daftar B (II) 126
Skema Penangan Arsip Daftar B (II) Dari Daftar A (I) 127
Foto – Foto 128
Surat Ijin / Rekomendasi Penelitian 131