skripsi pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan

PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KETATAUSAHAAN DI SMP DUA MEI

CIPUTAT

Disusun Oleh: SITI MUSYAROFAH NIM: 105018200736

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1431 H/ 2010 M

ABSTRAK

Siti Musyarofah Pelaksanaan Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di SMP Dua Mei Ciputat. Program Studi Manajemen Pendidikan, Jurusan Kependidikan Islam, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, Februari 2010.

Penelitian ini didasarkan pada fenomena yang sering terjadi di lapangan bahwa manajemen kearsipan di sekolah pada umumnya belum dilaksanakan dengan baik. Padahal pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik dapat menjadikan ketatausahaan di sekolah berjalan dengan lebih tertib dan rapi. Pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik juga berfungsi untuk memudahkan pegawai tata usaha dalam mengelola ketatausahaan di sekolah.

Pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan disekolah dapat dilihat melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan yang akan berdampak pada baik-tidaknya penyelenggaraan ketatausahaan di sekolah. Fungsi-fungsi manajemen kearsipan yang harus dilaksanakan meliputi fungsi perencanaan kearsipan, fungsi pengorganisasian kearsipan, fungsi penyusunan staf kearsipan, fungsi pengarahan kearsipan, dan fungsi pengawasan kearsipan. Semua fungsi-fungsi manajemen kearsipan tersebut harus dilaksanakan secara optimal oleh pihak sekolah agar dapat menciptakan manajemen kearsipan yang baik di sekolah.

Dalam penelitian ini, metode yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif yang menggambarkan objek penelitian secara verbal melalui data yang telah terkumpul melalui wawancara dengan kepala sekolah dan penyebaran angket kepada seluruh guru dan pegawai tata usaha di SMP Dua Mei dengan menggunakan Skala Likert.

Hasil yang diperoleh dari penelitian di SMP Dua Mei menunjukkan bahwa secara umum sekolah ini telah melaksanakan fungsi-fungsi manajemen kearsipan meskipun belum optimal. Berdasarkan hal itu maka hendaknya pihak sekolah mengundang ahli kearsipan untuk memberi saran dan masukan tentang bagaimana melaksanakan kearsipan yang baik. Selain itu, akan lebih baik lagi jika sekolah mengadakan pelatihan dan pengembangan untuk pegawai tata usaha sebagai orang yang langsung menangani masalah arsip di sekolah, agar mampu menciptakan ketatausahaan yang lebih baik.

i

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum, Wr.Wb.

Alhamdulillahhirabbil‘alamin, segala puji dan puja serta rasa syukur yang

teramat dalam penulis haturkan kehadirat Allah SWT, yang selalu memberikan

nikmat dan karunia kepada hambaNya. Salawat beserta salam semoga tercurah

kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta sahabat dan para pengikutnya.

Skripsi yang berjudul “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan dalam

Ketatausahaan di SMP Dua Mei Ciputat”, yang disusun sebagai salah satu tugas

akhir akademis sebagai persyaratan untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan

(S.Pd) dari Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan di Universitas Islam Negeri

Jakarta.

Sebelumnya penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang teramat dalam

kepada orang tua penulis, H. Alawi, Abah tercinta, terima kasih banyak atas kasih

sayang, do’a, motivasi, dan jerih payah yang telah diberikan tanpa pamrih kepada

penulis selama ini dan Ibu terkasih Almh. Hj. Yayah Hamdiyah semoga ini bisa

membuat ibu tersenyum disana.

Skripsi ini dibuat dengan kesungguhan pikiran dan tenaga, serta kerja keras

yang penulis miliki, walau demikian penulis sepenuhnya menyadari bahwa skripsi ini

masih jauh dari kata sempurna, akan tetapi mudah-mudahan skripsi ini bisa

memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan pembaca pada umumnya. Untuk itu

sebagai rasa hormat dan penghargan penulis menyampaikan banyak terima kasih

kepada:

1. Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah mengizinkan

penulis untuk menuntut ilmu di Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Rusdy Zakaria, M.Ed, M.Phil, Ketua Jurusan Kependidikan Islam, yang telah

mengizinkan penulis untuk menuntut ilmu di KI- Manajemen Pendidikan.

ii

iii

3. Drs.H. Muarif Syam, Ketua Program Studi Manajemen Pendidikan yang telah

membantu penulis khususnya dalam hal administrasi di Manajemen Pendidikan,

sehingga memudahkan penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

4. Drs. Syauki, M.Pd, Dosen Pembimbing Akademik, yang telah memberikan

motivasi kepada penulis.

5. Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd, Dosen Pembimbing Skripsi, yang telah

meluangkan banyak waktunya untuk meberikan bimbingan serta motivasi kepada

penulis sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi ini. Semoga ilmu yang

telah ibu berikan dapat bermanfaat bagi penulis.

6. Drs. Enjang Supyan, S.Pd, Kepala Sekolah beserta seluruh dewan guru dan staff

Tata Usaha SMP Dua Mei Ciputat yang telah meluangkan waktunya dan

membantu penulis dalam mengumpulkan data.

7. Teruntuk keluarga tersayang (para teteh dan aa, serta iie dan uwie) terimakasih

atas dorongan moril dan materil yang telah diberikan selama ini. Dan ponakan-

ponakanku yang lucu-lucu (Echa, Iwank, Nayla, Iqi, Alfa, Mia) yang selalu

menjadi penghibur bagi penulis.

8. Teman-teman seperjuangan KI-Manajemen Pendidikan angkatan 2005 dan teman

se’kosan khususnya Ummi, Lely, Solhah, Eti, Hikmah, Nana, Uni, Iyen, Qiqi dan

teman-teman lain yang tidak bisa disebutkan satu-persatu, terimakasih banyak

atas bantuan dan motivasi yang telah kalian berikan, semoga persahabatan kita

bisa kekal dan tidak terputus sampai disini.

Jakarta 02 Februari 2010

Penulis

DAFTAR ISI

ABSTRAK ………………………………………………………………… i

KATA PENGANTAR ……………………………………………………. ii

DAFTAR ISI ……………………………………………………………… iv

DAFTAR TABEL ………………………………………………………… vi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1

B. Identififkasi Masalah ............................................................... 4

C. Pembatasan Masalah ............................................................... 5

D. Perumusan Masalah ................................................................ 5

BAB II KAJIAN TEORI

A. Ketatausahaan ......................................................................... 6

1. Pengertian Ketatausahaan ................................................. 6

2. Ruang Lingkup Ketatausahaan ......................................... 7

B. Kearsipan ................................................................................ 8

1. Pengertian Kearsipan ....................................................... 8

2. Fungsi Kearsipan ............................................................... 12

C. Manajemen Kearsipan ............................................................. 13

1. Pengertian Manajemen Kearsipan ..................................... 13

2. Fungsi Manajemen Kearsipan .......................................... 14

3. Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan ............................. 20

4. Efektifitas Manajemen Kearsipan ..................................... 33

5. Kriteria Manajemen Kearsipan yang Efektif dan Efisien . 33

6. Kendala-kendala dalam Manajemen Kearsipan ............... 35

7. Faktor-faktor Manajemen Kearsipan yang Baik ............... 37

D. Kerangka Berfikir ................................................................... 39

iv

v

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................... 41

B. Waktu dan Tempat Penelitian ................................................. 42

C. Metodologi Penelitian ............................................................. 42

D. Sumber Data ............................................................................ 43

E. Teknik Pengolahan Data ......................................................... 43

F. Instrumen Penelitian ............................................................... 44

BAB VI HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Data ........................................................................ 47

B. Analisis Data .......................................................................... 68

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ............................................................................. 70

B. Saran ........................................................................................ 71

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

01 Daur Hidup Arsip .................................................................................... 20

02 Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Pegawai Tata Usaha .................. 44

03 Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Guru .......................................... 45

04 Kisi Kisi Instrumen Pedoman Wawancara ............................................. 46

05 Angket Pegawai Tata Usaha .................................................................... 47

06 Angket Guru ............................................................................................. 58

vi

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini setiap kegiatan organisasi baik pemerintah, maupun lembaga

pendidikan memerlukan adanya ketatausahaan yang tertib dan baik agar tujuan

organisasi bisa dicapai.

Setiap kantor, baik yang berukuran besar maupun kecil harus dikelola dan

ditata dengan baik agar mampu menciptakan pelayanan yang baik terhadap

informasi/keterangan yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional suatu

organisasi maupun lembaga pendidikan.

Tata usaha merupakan proses penyelenggaraan seluruh kegiatan

administrasi perkantoran di sekolah. Menurut Liang Gie, di Indonesia salah

satu kegiatan pokok dalam tata usaha adalah pekerjaan menyimpan warkat-

warkat pada tempat yang aman, yang dikenal dengan istilah kearsipan. Tugas-

tugas tata usaha selalu mencakup kegiatan kearsipan yang berisi pelayanan

data dan informasi hasil proses pengaturan arsip sehingga dapat memberikan

pelayanan yang cepat dan tepat bagi yang membutuhkannya. Untuk dapat

merealisasikannya sangat membutuhkan sistem kearsipan yang baik. Pegawai

kearsipan yang cakap dan pengadaan fasilitas kearsipan yang memadai

merupakan persyaratan yang dibutuhkan untuk mewujudkan sistem kearsipan

yang baik.

1

2

Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan, karena seseorang tidak

mungkin mengingat semua dokumen penting dan catatan yang kompleks. Hal

ini senada dengan pernyataan Liang Gie yang menyebutkan bahwa “People

Forget, Records Remember” (orang bisa lupa, arsip selalu ingat).1

Sesuai dengan Undang Undang no 7 tahun 1971 pasal 1 dan 3 tentang

ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan bahwa tujuan kersipan

adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan untuk

menyediakan bahan pertanggungjawaban sebagai bukti akuntabilitas kinerja

instansi pemerintah maupun swasta2, maka wajar kiranya jika sebuah lembaga

pendidikan sebagai tempat mencetak generasi penerus bangsa yang akan

membangun Indonesia juga ikut menyelenggarakan pengaturan kearsipan

dengan baik sebagai bentuk pertanggung jawaban nasional terhadap Undang

Undang yang telah ditetapkan.

Pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik, mutlak diperlukan oleh

sebuah lembaga pendidikan, karena kegiatan kearsipan mencakup proses

penyusunan dan penyimpanan surat-surat atau dokumen mulai dari sekolah itu

didirikan, pencatatan dan penerimaan siswa baru sampai siswa itu keluar atau

lulus, maupun pencatatan seluruh data personel tenaga pendidik dan

kependidikan di sekolah itu. Oleh karena itu manajemen kearsipan menjadi hal

yang sangat penting dan menjadi keharusan untuk terus ditingkatkan dalam

pelayanannya.

Penyelenggaraan kearsipan yang baik dan benar, selain merupakan asset

suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan

organisasi itu, karena dengan arsip atau dokumen yang teratur dan benar

pengambilan keputusan dapat dilakukan secara cepat dan tepat.

Terselenggaranya kearsipan yang baik dapat meminimalisir kesalahan

manajemen terhadap tersedianya informasi yang dibutuhkan oleh internal

1 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7,

h.116 2 Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta: Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 192-193

3

organisasi personel sekolah maupun mitra sekolah yang memerlukan

informasi.

Tetapi dalam kenyataannya, sering kali kita mendapati bahwa bidang

kearsipan belum mendapatkan perhatian yang mendalam, untuk itu sekolah

sebagai salah satu bentuk organisasi perlu untuk dapat meningkatkan dan

menyempurnakan pengelolaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi

dengan baik serta dapat berguna dalam pencapaian tujuan organisasi.

Sebagai sekolah yang bernaung di bawah Yayasan, SMP DUA MEI diberi

kewenangan untuk melaksanakan dan mengelola kegiatan adaministrasinya

secara mandiri. Hal ini tentunya menuntut semua masyarakat sekolah

(khususnya kepala sekolah, guru dan staff administrasi) agar mampu

mengelola kegiatan administrasinya dengan baik.

SMP DUA MEI merupakan salah satu sekolah yang diminati oleh banyak

orang. Banyaknya siswa yang belajar di sekolah ini menyebabkan pekerjaan

ketatausahaan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran bertambah

banyak dan kompleks. Hal ini tentu saja menyebabkan sekolah harus memiliki

tenaga administrasi yang profesional serta sarana dan prasarana yang lengkap

untuk mendukung terciptanya sistem manajemen kearsipan yang baik.

Dalam pelaksanaannya SMP DUA MEI mempekerjakan dua orang

pegawai tata usaha yang bertugas sebagai pengelola seluruh kegiatan

administrasi perkantoran di SMP DUA MEI. Latar belakang kedua pegawai

tata usaha yang bukan dari disiplin ilmu administrasi dan ketidakfahaman

mereka mengenai manajeman kearsipan membuat pelaksanaan administrasi

perkantoran di SMP DUA MEI berjalan dengan kurang tertib.

Hal ini terbukti dengan sulitnya mencari file yang berhubungan dengan

data kesiswaan. Padahal data kesiswaan merupakan file yang sangat penting

untuk dirawat karena akan berguna dalam jangka panjang.

Kelengkapan sarana prasarana penunjang administrasi perkantoran juga

mempengaruhi pelaksanaan administrasi perkantoran yang berhubungan

dengan manajemen kearsipan di SMP DUA MEI. Karena sarana dan prasarana

yang minim, maka sebagian file SMP disimpan di sarana penyimpanan file di

4

kantor Yayasan sehingga menyebabkan kesulitan pencarian data SMP karena

tidak jarang data dan dokumen SMP tercampur dengan dokumen Yayasan

DUA MEI.

Tidak adanya pemberian pelatihan dan motivasi dari pimpinan juga

menyebabkan pelaksanaan manajemen kearsipan di SMP DUA MEI berjalan

dengan tidak tertib.

Dari hasil pengamatan di lapangan, penulis juga menemukan bahwa tidak

ada orang yang bertanggung jawab dalam mengurusi dokumen administrasi

perkantoran di SMP DUA MEI.

Masalah ini bukan sepenuhnya kesalahan pegawai kearsipan saja, karena

manajemen kearsipan bertujuan untuk menyediakan data bila dibutuhkan dan

sebagai bahan akuntabilitas dan pertanggungjawaban lembaga terhadap

Negara maka menejemen kearsipan juga harus mendapat perhatian khusus dari

pimpinan lembaga.

Untuk mengetahui peranan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di

SMP DUA MEI, maka penulis akan menyusun laporan penelitian ini dengan

judul “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Dalam Ketatausahaan Di SMP

DUA MEI Ciputat”.

B. Identififkasi Masalah

Identifikasi masalah yang sesuai dengan permasalahan di atas adalah:

1. Apa latar belakang pendidikan pegawai tata usaha di SMP DUA MEI?

2. Bagaimana pemahaman pegawai tata usaha mengenai manajemen

kearsipan?

3. Bagaimana proses perencanaan kearsipan di SMP DUA MEI?

4. Bagaimana proses pengorganisasian kearsipan di SMP DUA MEI?

5. Bagaimana pengawasan kearsipan di SMP DUA MEI?

6. Bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di

SMP DUA MEI?

5

C. Pembatasan Masalah

Penelitian ini akan dibatasi pada bagaimana pelaksanaan manajemen

kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI yang mencakup

pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan antara lain proses

perencanaan kearsipan, pengorganisasian kearsipan, penempatan pegawai

kearsipan, dan proses pengawasan kearsipan.

D. Perumusan Masalah

Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana pelaksanaan

manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI Ciputat?

BAB II

KAJIAN TEORI

A. Ketatausahaan

1. Pengertian Tata usaha

Menurut Liang Gie, tata usaha merupakan segenap aktivitas

menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan

keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.1

Pengertian diatas menjelaskan bahwa kegiatan tata usaha merupakan

kegiatan mengelola administratif perkantoran yang berhubungan dengan

berkas-berkas atau dokumen kantor.

Warsidi memberikan pengertian tata usaha sebagai berikut:

Bila diambil perumusan tata usaha atau office work menurut George R. Terry, maka yang dimaksud adalah berupa pekerjaan kantor, meliputi penyimpanan keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan menyediakan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat dan menyampaikan berbagai fakta yang mendasar yang amat diperlukan untuk tindakan pengawasan (terhadap bawahan/pekerjaan) oleh pimpinan.2

Tata usaha menurut pengertian di atas merupakan kegiatan kantor yang

kegiatannya mencakup pengelolaan berbagai macam warkat kantor yang

1 The Liang Gie, AdministrasiPerkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7, h.16

2 Adi Warsidi, Buku Materi Pokok Administrasi Perkantoran, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999) Cet.2, h. 1.23

6

7

nantinya warkat tersebut akan di laporkan kepada pimpinan sebagai bahan

pertanggungjawaban kegiatan operasional kantor.

Jadi dapat disimpulkan bahwa tata usaha adalah pekerjaan perkantoran

yang berkaitan dengan pengelolaan warkat atau dokumen yang bertujuan

untuk memberikan keterangan bagi yang membutuhkan informasi yang

berhubungan dengan administrasi kantor, serta dapat digunakan oleh

pimpinan sebagai bahan pengawasan terhadap kinerja bawahan.

2. Ruang Lingkup Tata Usaha

Liang Gie menyebutkan bahwa ruang lingkup kegiatan tata usaha pada

intinya adalah tugas pelayanan yang berwujud 6 pola perbuatan:

1) Menghimpun.

Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala

keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana

sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

2) Mencatat.

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis

keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan

yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3) Mengolah.

Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan

dengan maksud menyajikannya, dalam bentuk yang lebih berguna.

4) Mengganda.

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak

jumlah yang diperlukan.

5) Mengirim.

Yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu

pihak ke pihak lain.

8

6) Menyimpan.

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat

tertentu yang aman.3

Adapun menurut Warsidi, bentuk kegiatan tata usaha ialah menerima

tamu, melayani telpon, menerima dikte, mengadakan korespondensi,

menyusun laporan, membimbing bawahan dalam pelaksanaan tugas

administratif/teknis, mengelola arsip, menyederhanakan sistem atau

metode kerja, merawat alat-alat atau perlengkapan kantor, memelihara

gedung dengan isi dan kelengkapannya, dan mengadakan perhitungan

keuangan serta penyampaian informasi kepada atasan.4

Berdasarkan teori di atas, dapat disimpulkan bahwa salah satu kegiatan

dalam ketatausahaan adalah kegiatan kearsipan yang berbentuk

melaksanakan korespondensi dan mengelola arsip. Oleh karena itu untuk

menciptakan sistem ketatausahaan yang baik maka harus menjalankan

pengelolaan kearsipan yang baik pula, karena kegiatan ketatausahaan

tidak bisa terlepas dari kegiatan kearsipan.

B. Kearsipan

1. Pengertian Kearsipan

Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata

usaha yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan

swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan

penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya.5

Dalam pembahasan kearsipan, sering kita mendengar istilah warkat.

Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan

3 The Liang Gie, AdministrasiPerkantoran Modern…, h. 16 4 Adi Warsidi, Buku Materi Pokok Administrasi Perkantoran…, h. 1.23 5Dian Anggraeni, Arsip dan Manajemen Kearsipan, dalam

http://dian4nggraeni.wordpress.com, 2/1/2010.

9

mengenai sesuatu hal atau perstiwa yang dibuat orang untuk membantu

ingatannya.6

Pengertian serupa dikemukakan oleh Suraja, warkat adalah catatan atau

rekaman mengenai suatu hal, barang, kondisi, peristiwa yang terjadi dalam

kehidupan perseorangan maupun kelompok yang dibuat dengan maksud untuk

membantu ingatan manusia.7

Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa warkat adalah

segala bertuk catatan atau rekaman yang berisi kegiatan manusia sehari-hari

yang bertujun untuk membantu ingatan manusia. Warkat bisa berbentuk bon

penjualan, kuitansi, surat izin, ijazah, akta tanah, dan lain sebagainya.

Anjuran terhadap pemeliharaan catatan juga tertulis dalam Al-Qur’an

Surat Al-Baqarah Ayat 282, yaitu:

⌧ ☺ ☺

”Hai orang-orang yang beriman, apabila kamu bermu'amalah tidak secara

tunai untuk waktu yang ditentukan, hendaklah kamu menuliskannya. dan

hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya dengan benar. dan

janganlah penulis enggan menuliskannya sebagaimana Allah

mengajarkannya,...8.”

Terlalu banyak kegiatan dan masalah yang dihadapi dalam kehidupan

sehari-hari, maka manusia mempunyai kecenderungan lupa, oleh sebab itu

manusia membutuhkan catatan dalam setiap transaksi yang mereka lakukan.

6 The Liang Gie, AdministrasiPerkantoran Modern…, h. 115 7 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006) h. 32 8 Yayasan Penyelenggara Penterjemah Al-Qur’an Departemen Agama, (Surabaya: Surya

Cipta Aksara: 1989) h.70

10

Selanjutnya, warkat-warkat yang sudah tercipta harus disimpan dengan

rapi agar bila warkat itu dibutuhkan bisa segera ditemukan kembali. Kegiatan

penyimpanan warkat itu biasa dikenal dengan istilah arsip.

Menurut Liang Gie arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan

secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.9

Pengertian ini sejalan dengan pengertian arsip yang dijelaskan oleh

Wiyasa yang menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan berkas baik berupa

tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, serta

disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan

kembali.10

Widjaja menjelaskan bahwa arsip adalah tulisan yang memberikan

keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang dapat

berwujud surat menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan

dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat.11

Selain pengertian arsip menurut para tokoh diatas, pengertian arsip di

Indonesia juga diatur dalam Undang Undang.

Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, Bab I Pasal 1 menegaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:

a. Naskah-nasakah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.12


h.118 10 Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta:

Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 79 11 A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Press,

1986) Cet.3, h.92. 12 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1989)

h.2

11

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya

organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi

organisasi13. Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah14, maka arsip harus

disimpan secara sistematis agar apabila dibutuhkan dapat segera ditemukan

kembali.

Kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,

pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta

penyimpanan warkat menurut sistem tertentu agar saat dibutuhkan dapat

dengan cepat dan tepat ditemukan kembali, dan bila arsip-arsip tersebut tidak

berguna lagi, maka harus dimusnahkan15.

Menurut Suradja, waktu penyimpanan arsip tidak dapat ditentukan secara

pasti (mutlak). Penentuannya didasarkan atas perkiraan yang logis dengan

memperhatikan beberapa penilaian arsip. Dengan demikian dalam melakukan

penilaian dan analisis harus melibatkan tenaga ahli dan menguasai seluruh

kegiatan penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, tata kerja,

kebijaksanaan administratif, organisasi, dan pengetahuan lainnya diluar

kebutuhan-kebutuhan organisasi. Suradja juga mengemukakan mengenai

jangka waktu penyimpanan arsip yang dapat dijadikan pedoman, yaitu jangka

waktu 4-5 minggu untuk warkat biasa, 5-6 tahun untuk warkat penting. Tetapi

jika ada surat perjanjian misalnya sewa rumah untuk untuk sepuluh tahun

maka warkat ini harus disimpan minimum sepuluh tahun.16

13 Artikel Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan, dalam

http://www.arrowairglobal.com, 2/1/2010 14 A.W. Wijaya, Administrasi Kearsipan..., h.102-103 15 Artikel Pengertian kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan, dalam

http://www.g-excess.com, 2/1/2010 16 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan..., h.145-146

http://www.arrowairglobal.com/

http://www.g-excess.com/

12

Jadi bisa diartikan arsip adalah segala bentuk warkat, berkas maupun

naskah yang disimpan secara sistematis yang bila dibutuhkan dapat segera

ditemukan kembali.

Arsip tercipta seiring dengan perkembangan kegiatan organisasi. Semakin

besar suatu organisasi maupun institusi, maka semakin banyak dan kompleks

juga arsip yang tercipta dalam organisasi itu.

Dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip dapat memiliki

kegunaan atau manfaat tertentu seperti untuk keperluan administrasi, hukum,

keuangan, dan pembuktian (dokumenter). Jika suatu arsip mempunyai nilai

guna atau manfaat tertentu, maka arsip tersebut harus disimpan sacara

sistematis, agar apabila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali.

2. Fungsi Kearsipan

Menurut Amsyah fungsi arsip terbagi dua, yaitu arsip dinamis dan

arsip stastis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara

langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada

umumnya atau penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan, sedangkan arsip

statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam

kegiatan perencanaan maupun pelayanan ketatausahaan sehari-hari.17

Wiyasa mengatakan arsip dinamis dapat dirinci lagi sebagai berikut: a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus

bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.

b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

c) Arsip in-aktif, yaitu arsip yang sudah kuang dipergunakan sehingga penemuannya yang cepat masih dapat ditawar atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.18

Dari paparan di atas, dapat dikatakan bahwa pada dasarnya dokumen-

dokumen yang telah diarsipkan tidak selamanya digunakan untuk

17 Zulkifly Amsyah, Manajemen Kerasipan ,(Jakarta: Gramedia, 1989) h.2 18 A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Pers,

1986) Cet.4, h.101-102

13

keperluan organisasi, karena arsip-arsip yang sudah digolongkan menjadi

arsip statis tersebut dipindahkan atau bahkan dapat dimusnahkan.

Untuk arsip dinamis yang sudah digolongkan kedalam arsip in-aktif,

maka arsip ini hanya berfungsi sebagai referensi karena sudah tidak

digunakan secara terus-menerus, sedangkan untuk arsip yang digolongkan

ke dalam arsip aktif berfungsi sebagai alat untuk melancarkan dan

memudahkan organisasi atau instansi dalam menjalankan kegiatannya

secara terus-menerus.

Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di kantor,

karena masih sering digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang

sudah tidak digunakan lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

C. Manajemen Kearsipan

1. Pengertian Manajemen Kearsipan

Agar kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan

pengelolaan sistem kearsipan agar tujuan organisasi itu dapat berjalan dengan

efektif dan efisien. Pengelolaan sistem kearsipan dikenal dengan istilah

manajemen kearsipan.

Menurut Amsyah pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan

pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan, dengan kata lain manajemen

kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan,

pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,

pemindahan dan pemusnahan terhadap arsip yang tercipta, jadi pekerjaan

tersebut meliputi siklus “kehidupan” arsip sejak lahir sampai mati.19

Jika arsip adalah himpunan tulisan atau catatan tertulis yang terjadi dalam

organisasi, maka pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan

penggunaan arsip disebut manajemen kearsipan. Jika manajemen kearsipan

kurang baik, maka akan sulit untuk mendapatkan kembali data-data dan surat-

surat yang tersimpan bila diperlukan sehingga pekerjaan akan memakan waktu

19 Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia, 1989) h.4

14

yang lama, bahkan akan menghambat dalam menentukan keputusan dan

membuat laporan.

Berdasarkan definisi para ahli di atas, penulis menyimpulkan manajemen

kearsipan adalah proses pengaturan perkantoran yang berhubungan dengan

segala bentuk surat atau dokumen maupun naskah yang bertujuan untuk

memudahkan penemuan kembali pada saat dokumen itu diperlukan. Oleh

karena itu dalam pelaksanaan manajemen kearsipan seorang manajer atau

pengelola kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam

proses pngurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran mudah dicapai dengan

efektif dan efisien.

2. Fungsi Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan dilakukan dengan melaksanakan fungsi-fungsi

manajemen yang bentuknya yaitu aktivitas-aktivitas perencanaan

kearsipan, pengorganisasian bidang kearsipan, penyusunan personalia

(staf) bagian kearsipan, pengarahan kerja pegawai kearsipan dan

pengawasan terhadap kegiatan pokok (operasional) kearsipan.20

Menurut teori di atas, fungsi-fungsi manajemen kearsipan antara lain:

1) Fungsi Perencanaan.

Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak untuk dapat

melaksanakan manajemen yang baik, dan apabila kita tidak

mengadakan perencanaan dengan baik, maka hal ini berarti

kemungkinan tindakan-tindakan yang kita lakukan benyak terjadi

kekeliruan sehingga akan menimbulkan pengorbanan yang besar atau

malahan tujuan yang telah kita tetapkan tidak akan tercapai.21 Oleh

karena itu dalam melakukan perencanaan, kita harus benar-benar

memikirkan hal-hal buruk atau kendala yang mungkin terjadi dalam

20 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan..., h.62-63 21 Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar dan Pengantar, (Jakarta: Ghalia

Indonesia, 1989) Cet. 3, h. 31-32

15

pelaksanaan kegiatan yang di rencanakan, serta memikirkan alternatif

yang bisa di lakukan untuk menghadapi kendala yang terjadi.

Fungsi perencanaan dalam bidang kearsipan dilakukan dengan

menyusun pola klasifikasi arsip, kode, dan indeks; menyusun pedoman

pemrosesan surat masuk dan keluar; menyusun jadwal retensi arsip;

dan perencanaan fasilitas atau perbekalan yang dibutuhkan untuk

melaksanakan aktivitas kearsipan.22

Alex Nitisemito menyimpulkan bahwa hal-hal yang harus

diperhatikan dalam pembuatan perencanaan adalah:

• Terlebih dahulu harus ditetapkan alternatif-alternatif

perencanaannya.

• Harus realistis dan ekonomis.

• Harus memperhatikan koordinasi yang baik, agar tidak terjadi

kesimpangsiuran informasi antara pegawai.

• Perencanaan yang baik perlu dilandasi pengalaman yang

cukup, pengetahuan yang luas dan mendalam serta intuisi yang

tajam.

• Agar perencanaan dapat direalisasi oleh para pegawai dengan

baik, maka dalam membuat perencanaan perlu ada partisipasi

dari pegawai.

• Perlu memperhitungkan segala kemungkinan yang baik dan

yang buruk.

• Perlu memperhatikan fleksibilitas agar dapat menyesuaikan

dengan perubahan-perubahan yang mungkin timbul.

• Perencanaan harus dapat menjadi landasan dari fungsi-fungsi

manajemen yang lain, terutama fungsi pengawasan.

• Setiap perencanaan harus dapat mendayagunakan secara

maksimal fasilitas-fasilitas yang tersedia.

22 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.65

16

• Agar perencanaan yang dibuat dapat lebih baik dari

perencanaan sebelumnya, maka kedinamisan perencanaan

harus diperhatikan.

• Agar perencanaan yang dibuat dapat dipertanggung jawabkan,

maka perlu waktu yang cukup untuk memikirkan dan

mempertimbangkannya.

• Agar perencanaan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya,

maka perlu didasarkan atas hasil penelitian.23

Dengan perencanaan segala sesuatu dapat dikoordinasi, diarahkan,

dan dikontrol dengan mudah.24 Dengan dasar teori itu, maka proses

perencanaan adalah hal yang harus dilakukan dengan sebaik-baiknya.

2) Fungsi Pengorganisasian.

Secara umum pengorganisasian (organizing) diartikan sebagai

penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas

yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahan dan bagian-

bagiannya, pengelompokan aktivitas-aktivitas, penugasan kelompok

aktivitas-aktivitas kepada manajer-manajer, pendelegasian wewenang

untuk melaksanakannya, pengkoordinasian hubungan-hubungan

wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam

struktur organisasi.25

Adapun fungsi pengorganisasian kearsipan dilakukan dengan

melaksanakan pembagian kerja, menentukan hubungan kerja intern

unit kearsipan, dan antara unit kearsipan dengan unit pengolah di

dalam organisasi.26

3) Fungsi Penyusunan Staf.

23 Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar…, h. 55-56 24 Nur Kholis, Kiat Sukses Jadi Praktisi Pendidikan, (Jogjakarta: Palem, 2004) Cet.1,

h.33 25 A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen: Buku Panduan Mahasiswa,

(Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993) Cet.3, h.63 26 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.65

17

Fungsi manajemen dalam pengisian jabatan (staffing) didefinisikan

sebagai pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara

mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja yang

ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi

imbalan, dan melatih orang yang diperlukan.27

Proses staffing dapat dipandang sebagai sebuah prosedur langkah demi langkah yang berkesinambungan untuk menjaga agar organisasi selalu memperoleh orang-orang yang tepat dalam posisi yang tepat pada waktu yang tepat. Langkah-langkah tersebut adalah: 1. Perencanaan sumber daya manusia 2. Rekruitmen 3. Seleksi dan penempatan 4. Induksi dan orientasi 5. Pemindahan dan pemisahan 6. Latihan dan pengembangan 7. Penilaian prestasi.28

Jadi bisa disimpulkan bahwa penyusunan staf berfungsi untuk

menjamin bahwa perusahaan atau organisasi mendapatkan pegawai

yang tepat dan memiliki keahlian dibidang tertentu, untuk mengisi

jabatan atau pekerjaan tertentu.

Fungsi penyusunan staf dalam bidang kearsipan mencakup

pelaksanaan penentuan kebutuhan tenaga kerja dibidang kearsipan,

rekruitmen, seleksi, orientasi, penempatan, penggajian, penjaminan

kesejahteraan, pengembangan pegawai dan pemberhentian pegawai.29

4) Fungsi Pengarahan.

Fungsi pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh manajer

kearsipan kepada para pegawainya, memelihara komunikasi atau

hubungan kerja yang efektif, menggerakan dan mempengaruhi petugas

27 A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…, h.87 28 A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…, h.88 29 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.66

18

arsip agar mau bekerja menyumbangkan kemampuan yang dimiliki

untuk mencapai tujuan kearsipan.30

Berdasarkan teori di atas, dapat dikatakan fungsi pengarahan dalam

kearsipan diberikan oleh pimpinan kepada pegawai kerasipan dengan

cara memberikan motivasi dan memelihara komunikasi yang baik,

serta menggerakkan pegawai kearsipan agar mau dan mampu bekerja

dengan baik demi terciptanya sistem kearsipan yang baik dalam sebuah

organisasi atau lembaga.

5) Fungsi Pengawasan.

Pengawasan (controlling) adalah suatu upaya yang sistematis

untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan,

merancang sistem umpan balik informasi,membandingkan prestasi

yang terjadi dengan standar yang telah ditetapkan, kemudian

menentukan apakah terjadi penyimpangan dan mengukur signifikansi

tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan. Sedangkan fungsi

pengawasan adalah mengukur dan mengkoreksi prestasi kerja bawahan

guna memastikan, bahwa tujuan organisasi sedang dilaksanakan.31

Menurut Kadarman. langkah-langkah pengawasan adalah:

1. Menetapkan standar

2. Mengukur prestasi kerja

3. Membetulkan penyimpangan.32

Yohannes Suradja menjelaskan fungsi pengawasan dalam

kearsipan dilakukan dengan cara melaksanakan pengawasan sebelum

pelaksanaan pekerjaan (precontrol), pengawasan pada waktu

pelaksanaan pekerjaan (concurrent control), dan pengawasan setelah

pelaksanaan pekerjaan (feedback control) kearsipan. Semua fungsi

30 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.66 31 A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…, h.132 32 A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…, h.134

19

manajemen kearsipan tersebut merupakan tanggung jawab manajer

kearsipan dan kepala kantor suatu organisasi.33

Hal ini sejalan dengan penjelasan Chuck Wiliams yang

menyatakan bahwa dasar-dasar proses pengontrolan atau pengawasan

adalah:

1. Menentukan standar pelaksanaan yang jelas.

2. Membandingkan prestasi nyata dan prestasi yang diinginkan.

3. Mengambil tindakan perbaikan, jika diperlukan.

4. Merupakan proses yang dinamis dan berkesinambungan.

5. Terdiri dari tiga metode dasar, yaitu pengontrolan berdasarkan

umpan balik, pengontrolan yang terjadi bersamaan, dan

pengontrolan sebelum terjadi.34

Apabila pengawasan dilakukan dengan cara yang kurang baik,

maka kemungkinan terjadi penyimpangan dan kerugian akan semakin

besar, hal ini tentu akan mengakibatkan tidak tercapainya tujuan

organisasi. Oleh karena itu, pengawasan yang baik mutlak diperlukan

bagi setiap perusahaan/instansi yang menginginkan tercapainya tujuan

secara efektif dan efisien.35

Pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan berguna untuk

menunjang terciptanya sistem kearsipan yang baik. Oleh karena itu orang

yang mengelola sebuah sistem kearsipan haruslah orang yang memiliki

kemampuan dalam bidang kearsipan sehingga ia mampu melaksanakan

fungsi-fungsi manajemen kearsipan dengan optimal demi tercapainya

tujuan organisasi.

33 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.66 34 M. Sabarudin Napitupulu, Buku Manajemen Edisi Pertama, Terj. Dari Management

First Edition oleh Chuck Williams, (Jakarta: Salemba Empat, 2001) h. 274 35 Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar…, h. 107

20

3. Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan.

Manajemen kearsipan merupakan sebuah sistem yang mencakup

keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of a records)36. Oleh

karena itu ruang lingkup kearsipan merupakan segala kegiatan yang

terjadi dalam pengelolaan kearsipan.

Menurut Ricks & Gow, Daur Hidup Arsip terdiri dari:37

Tabel 1

Daur Hidup Arsip

Tabel 1

Tabel 1

Penciptaan Korespondensi Memo Petunjuk Formulir Laporan Gambar Kopian Output k

Penyusutan Pemindahan Penghancuran Pembuangan

Penyimpanan Aktif Inaktif Permanen Temporal

Pemeliharaan Penyimpanan Pengambilan/ Penyediaan kembali Menjaga kebersihan Memberi Pesitida Perbaikan

Distribusi Antar perusahaan Internal perusahaan Eksternal perusahaan

Penggunaan Pengambilan keputasan Dokumentasi Respons/tanggapan Keperluan hukum

36 Artikel dan bahan Kuliah: Record Management, dalam

http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm2.htm, 2/1/2010 37 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.22

http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm2.htm

21

Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (record

creation), yaitu penulisan surat, memo, laporan, gambar, film, rekaman

dan sebagainya yang kemudian didistribusikan atau disampaikan kepada

seseorang ataupun organisasi yang membutuhkan. Oleh penerima, warkat

(yang akan menjadi arsip) digunakan untuk keperluan tertentu diantaranya

untuk keperluan operasional maupun dasar tindakan tertentu seperti

sebagai bahan pertimbangan untuk memecahkan permasalahan yang

terjadi dalam organisasi. Setelah digunakan, warkat dipelihara, disimpan

dan disediakan kembali bila diperlukan. Kemudian warkat disimpan

menurut klasifikasinya. Lamanya penyimpanan arsip didasarkan pada

jadwal retensi arsip. Akhirnya, ketika masa penyimpanan arsip telah

lewat, maka dilakukan penyusutan arsip yang berupa penyimpanan dan

pemusnahan arsip.

Dari siklus daur hidup arsip seperti yang disampaikan di atas, maka

ruang lingkup manajemen kearsipan adalah sebagai berikut:

a. Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip adalah segala aktivitas membuat catatan yang

berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yang

terjadi dalam kehidupan seseorang atau organisasi.38

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses

penciptaan arsip, antara lain:

1) Penggunaan bahasa yang baik dan benar. Maksudnya

menggunakan pilihan kata dan bahasa yang tepat dan sesuai,

sehingga mampu mendeskripsikan peristiwa yang terkandung

dalam arsip itu.

2) Jika data dan informasinya menggunakan simbol-simbol atau

gambar tertentu, maka maksud dari simbol-simbol atau gambar

itu harus dideskripsikan dengan penjelasan yang jelas.

38 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.101

22

3) Jika data dan informasi yang disampaikan dalam bentuk

rekaman, maka pengambilan data dan informasinya harus

menggunakan media rekaman yang baik.39

b. Distribusi Arsip

Pendistribusian arsip merupakan kegiatan kedua setelah

penciptaan arsip dalam daur hidup arsip.

Pendistribusian arsip adalah rangkaian kegiatan penyampaian

atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan

penyimpanan terhadap warkat (surat, naskah, gambar, rekaman,

dan lain-lain).40

Seiring dengan beroperasinya suatu organisasi atau lembaga,

maka akan semakin banyak jenis surat yang didistribusikan dalam

organisasi atau lembaga itu.

Agar pendistribusian surat masuk dan keluar berjalan dengan

rapi, Suraja menjelaskan prosedur surat masuk dan keluar menurut

pola sederhana, pola lama dan pola baru.41

1) Prosedur Pengurusan Surat Masuk

a) Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Lama/Pola

Sederhana

a. Penerimaan oleh petugas dari pengirim atau pengantar

surat.

b. Pemeriksaan kebenaran alamat dan sifat surat yang

mungkin tercantum pada amplop. Apabila alamatnya

keliru harus diserahkan kembali kepada pengirim. Surat

yang bersifat rahasia tidak dibuka. Surat pribadi

langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Surat

dinas dibuka dan dibubuhi cap tanggal terima atau

39 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.101 40 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.114 41 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.117-143

23

stempel agenda, ditentukan pokok soalnya dan diberi

kode.

c. Pencatatan pada buku arsip atau pada buku agenda surat

masuk.

d. Pembubuhan nomor urut simpan pada surat.

e. Penentuan disposisi oleh sekretaris atau Kepala Tata

Usaha.

f. Penyerahan surat kepada pengolah untuk diproses

paling lama dua hari.

g. Penyimpanan. Setelah selesai diproses, surat disimpan

oleh Petugas Tata Arsip.

b) Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Baru

Pengurusan surat masuk terjadi di unit Kearsipan dan

atau Tata Usaha Pengolah.

Pengurusan surat masuk di unit Kearsipan terdiri dari:

a. Penerimaan surat, bertugas:

• Menerima surat yang disampaikan baik oleh

pengantar, petugas pos, telekom maupun oleh

perorangan.

• Meneliti kebenaran alamat surat.

• Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.

• Meyortir surat.

• Membuka sampul dan mengeluarkan surat dari

amplop, meneliti kelengkapan lampiran surat.

• Menyampaikan surat kepada pengarah.

• Menyampaikan surat rahasia (tertutup) pencatat.

b. Pengarahan surat, adalah kegiatan menentukan unit

pengolah yang akan menindaklanjuti atau memproses

surat sesuai isinya. Kegiatannya adalah:

• Membaca naskah surat dan menentukan surat itu

tergolong penting atau biasa.

24

• Menuliskan isi disposisi atau pengarahan pada

lembar disposisi.

• Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada

naskah surat penting.

• Menyampaikan naskah surat penting dan biasa

kepada pencatat.

c. Pencatatan surat, adalah penulisan keterangan unsur-

unsur yang tercantum didalam naskah surat dan naskah

lain yang disertakan di dalam Kartu Kendali atau

Lembar Pengantar. Tugasnya adalah:

• Mencantumkan nomor urut pada naskah surat.

• Mencatat naskah surat didalam kartu kendali

rangkap tiga atau lembar pengantar rangkap dua.

• Menyampaikan naskah surat kepada pengendali

beserta kartu kendali atau lembar pengantar.

d. Pengendalian surat, tugasnya adalah:

• Menerima surat beserta kartu kendali/lembar

pengantar dari pencatat.

• Meneliti kebenaran nomor kode surat dan

kelengkapan lampiran.

• Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali II

dan III kepada tata usaha dan unit pengolah.

• Menyampaikan naskah surat rahasia (tertutup) dan

surat biasa beserta lembar pengantar rangkap dua

kepada tata usaha pengolah.

• Menyusun (menyimpan) kartu kendali I dalam

almari katalog berdasarkan urutan nomor kode.

e. Penyimpanan, bertugas menyimpan kartu kendali II

dan lembar pengantar yang diterima kembali dari tata

usaha pengolah kedalam laci sebagai pengganti arsip

25

selama surat dan naskahya beserta kartu kendali III

masih disimpan di unit pengolah.

2) Prosedur Pengurusan Surat Keluar

a) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Lama/Pola

Sederhana

a. Pembuatan konsep surat oleh ketua, sekretaris, kepala

seksi atau petugas tata usaha.

b. Pemeriksaan konsep surat oleh sekretaris baik segi

kebenaran isi maupun bentuknya.

c. Persetujuan konsep surat dan pengetikan oleh petugas

tata usaha.

d. Pembacaan hasil pengetikan, pemeriksaan kelengkapan

surat, pengesahan dan penandatanganan oleh ketua atau

sekretaris, pembubuhan cap tanggal kirim, pelipatan

surat dan pemasukan kedalam amplop, pembubuhan

perangko, pemberian perekat pada amplop oleh petugas

tata usaha.

e. Pencatatan pada kartu arsip atau buku agenda surat

keluar.

f. Pencatatan pada karu ekspedisi dan diberikan kepada

petugas pengantar (ekspeditur) untuk dikirimkan.

g. Penyimpanan arsip.

b) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Baru.

Pengurusan surat beserta naskah keluar meliputi

kegiatan yang dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolah dan

Unit Kearsipan.

Tata Usaha tugasnya yaitu:

26

a. Mencatat naskah keluar pada kartu kendali rangkap

tiga.

b. Menyampaikan konsep surat atau naskah beserta kartu

kendali rangkap tiga kepada pengendali unit kearsipan.

c. Menyimpan kartu kendali lembar III menurut urutan

nomor kode.

d. Mengendalikan surat yang belum selesai

pengolahannya dan menyampaikan surat yang sudah

selesai pengolahannya kepada penyimpan.

Unit kearsipan tugasnya adalah:

1. Pengendali:

a. Memberikan nomor urut surat pada kartu kendali.

b. Menyimpan kartu kendali lembar I menurut urutan

nomor kode.

c. Menyampaikan kartu kendali lembar II kepada

penyimpan.

d. Pengembalian kartu kendali lembar III kepada

Tata Usaha Pengolah.

e. Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim

kepada Tata Usaha Pengolah.

2. Penyimpan, mempunyai tugas menyimpan kartu kendali

lembar II menurut urutan nomor kode sebagai

pengganti arsip selama naskah atau surat masih berada

di Unit Pengolah.

3. Pengirim:

a. Mengirim surat kepada sasaran sesuai alamat.

b. Menyampaikan konsep kepada Pegendali.

c. Penggunaan Arsip

27

Penggunaan arsip adalah penggunaan terhadap suatu surat atau

naskah yang telah diarsipkan, yang digunakan untuk mendapatkan

informasi yang dibutuhkan.

Agar efektifitas pengelolaan kearsipan dapat tecapai,

penggunaan surat (arsip) harus diperhatikan waktunya. Untuk surat

harus ditindaklanjuti paling lama tiga hari setelah penerimaan,

sedangkan untuk arsip yang dipinjam untuk pelaksanaan

operasional lembaga harus segera dikembalikan setelah selesai

digunakan.42

d. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang penting dalam

rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal yaitu menjamin

keselamatan arsip, agar bilamana dibutuhkan sewaktu-waktu arsip

dapat segera disediakan untuk membantu memberikan data yang

dibutuhkan.

Pemeliharan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan

untuk mengusahakan keselamatan arsip dengan cara

menyimpan,merawat, dan melindungi arsip dari berbagai faktor

yang dapat merusak dan memusnahkan arsip.

Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut tiga

aspek, yaitu:

1. Pemeliharaan terhadap wujud fisik arsip. Agar arsip tidak rusak

maka bentuk pemeliharaan yang harus diusahakan yaitu dengan

menyimpan arsip dengan baik: tidak berdesak-desakan, tidak

disimpan ditempat yang lebih kecil serta menjaga kebersihan

arsip.

2. Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan

hama dengan memberi kapur barus/kamper, melakukan

42 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.70-71

28

penyemprotan zat anti serangga dan fumigasi untuk membasmi

kuman yang dapat merusak arsip.

3. pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip dengan cara

membersihkan ruangan dengan peyedot debu (vacuum

cleaner), menjaga ruangan dan sekitarnya agar tidak ada

kesempatan bagi serangga untuk berkembang biak, serta

mencegah dan mengawasi kemungkinan terjadinya kebocoran

saluran air.43

Berdasarkan penjelasan diatas, pemeliharaan arip mutlak harus

dilaksanakan untuk menjamin kelestarian infomasi yang

terkandung dalam arsip tersebut. Oleh karena itu dapat di

simpulkan bahwa pemeliharaan arsip adalah hal yang penting

dilakukan, karena jika arsip tidak dipelihara dengan baik akan

berakibat pada tidak terjaminnya kelestarian suatu arsip sehingga

akan menyulitkan pekerjaan selanjutnya.

Dan supaya pemeliharaan dan pengamanan arsip dapat

terlaksana dengan efektif, maka setiap petugas kearsipan sebaiknya

diberikan pengetahuan mengenai bagaimana cara memelihara dan

menjaga arsip, agar mereka bisa menjaga dan memelihara arsip

dari kehancuran.

Untuk melaksanakan pemeliharaan dan pengamanan arsip dari

segi ruangan yang harus dilakukan adalah:

1. Lokasi gudang atau ruangan arsip harus bebas dari kesibukan

industri, sebab kotoran udara (sulphur dioxide) sebagai hasil

pembakaran minyak dan arang batu, sangat berbahaya untuk

kertas, maka dari itu, ruangan penyimpanan arsip perlu diberi

filter untuk menyaring udara.

2. Ruangan penyimpanan arsip perlu terpisah dari ruangan kantor

Unit Kerja lainnya, dengan tujuan dalam rangka petimbangan

security karena arsip bersifat rahasia dan pertimbangan efisiensi

43 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.178

29

karena ruangan penyimpanan arsip harus tahan api, air, dan

serangan serangga, jadi membutuhkan penanganan yang lebih

ekstra.

e. Penyimpanan Arsip

Untuk menjaga agar kearsipan di dalam organisasi dapat

mencapai tujuannya, yaitu menjamin keselamatan arsip dan

penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan, maka

petugas kearsipan harus melakukan penyimpanan arsip secara

tertib dan sistematis.

Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun

warkat-warkat secara sistematis, dengan menggunakan pelbagai

cara dan alat di tempat tertentu yang aman dan dapat ditemukan

kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan.44

Metode penyimpanan arsip dasar yang dikenal adalah:

1) Metode penyimpanan arsip menurut pokok masalah.

2) Metode penyimpanan arsip menurut urutan nama (orang,

wilayah, organisasi, barang)

3) Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan abjad.

4) Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal.

5) Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan nomor.45

Lebih lanjut Suraja juga menjelaskan prosedur penyimpanan

arsip, yaitu:

1) Mengindeks

2) Memberi kode

3) Mensortir

4) Mengurutkan arsip yang telah disortir dan dikelompokkan

44 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.154 45 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.157

30

5) Menyimpan arsip pada map/folder yang ada dalam laci filing

cabinet.46

Selain itu yang perlu diperhatikan juga ialah ruangan tempat

penyimpanan arsip. Nilai guna yang terkandung dalam arsip tidak

boleh berkurang, maka menyimpan arsip tidak boleh disembarang

tempat. Tempat penyimpanan arsip harus dalam kondisi yang baik,

sehingga dapat menjamin keselamatan arsip, di mana arsip-arsip

akan terhindar dari bahaya kerusakan dan gangguna keamanan, dan

dengan demikian arsip-arsip organisasi akan cenderung awet dan

tidak rusak. Oleh karena itu, ruangan penyimpanan arsip haruslah

terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan tikus atau

serangga, jamur, kebakaran, kebanjiran, kelembaban ataupun

kekeringan udara yang dapat merusak arsip.

f. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang

dilakukan dengan cara memindahkan, menyerahkan atau

memusnahkan arsip.47

Penyusutan arsip bertujuan untuk mengurangi bertumpuknya

arsip yang sudah tidak terpakai agar menyediakan tempat bagi

arsip baru. Penyusutan arsip menghindarkan pencampuradukkan

antara arsip-arsip aktif dan arsip-arsip inaktif, serta arsip-arsip

penting dan arsip-arsip biasa dan tidak penting.

Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus daur

hidup arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip, yaitu

pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan dan pemusnahan

arsip penting dilakukan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi

program kearsipan. Untuk menentukan kelayakan sebuah arsip

46 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.155-156 47 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.193

31

harus dipindahkan atau dimusnahkan harus melalui penilaian

terhadap nilai guna suatu arsip atau sesuai jadwal retensi arsip.

Menurut Basuki nilai guna arsip adalah nilai arsip yang

didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.48

Lebih lanjut Basuki menjelaskan bahwa ditinjau dari kepentingan

pengguna arsip, nilai guna arsip dibagi menjadi dua jenis, yaitu

nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer adalah nilai

guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan

lembaga pencipta arsip. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang

didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum diluar

lembaga pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti

pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna Primer terdiri dari:

1) Nilai guna adminstratif, adalah nilai guna arsip tersebut bagi

badan korporasi pencipta dalam melakukan tugasnya. Arsip

semacam ini meliputi bagan organisasi sebuah badan korporasi,

pernyataan garis haluan, dan pedoman pelaksanaan. Dari sini

akan diketahui perkembangan organisatoris sebuah badan

korporasi yang berguna pada pemakai dimasa mendatang.

2) Nilai guna fiskal, adalah nilai guna menyangkut penggunaan

uang untuk keperluan audit, atau operasional, data yang

diperlukan untuk menyusun laporan tahunan atau

menyelesaikan pajak, laporan keuangan dan ringkasan transaksi

finansial.

3) Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip bagi badan korporasi

menyangkut kepentingan hukum.

4) Nilai guna historis, adalah nilai guna berdasarkan kualitas isi

arsip yang merekam sebuah peristiwa yang berkaitan dengan

sebuah kegiatan yang terjadi dalam organisasi.

48 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama,

2003) h. 314-316

32

Sedangkan nilai guna Sekunder terdiri dari:

1) Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau

perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur serta pelaksanaan

fungsi dan kegiatannya.

2) Nilai guna informasional, menyangkut informasi untuk

kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan

badan korporasi penciptanya. Informasi yang digunakan

merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena,

masalah dan sejenisnya. Contohnya arsip toko buku berisi

penjualan buku untuk seorang tokoh dalam pengasingan, di sini

informasinya yang diutamakan menyangkut tokoh tersebut

bukannya tentang toko buku.

Selain dilihat dari nilai guna arsip, proses pemusnahan arsip

juga harus dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip yang berlaku

dalam organisasi itu.

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka

waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman

penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip

ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas.49

Sedangkan menurut Sedarmayanti jadwal retensi arsip adalah

suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan (retensi) arsip

beserta penetapan musnah atau disimpan permanen arsip

tersebut.50

Dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip perlu mendapatkan

persetujuan dari Kepala Arsip Nasional terlebih dahulu sebelum

Jadwal Retensi Arsip itu diberlakukan dalam kegiatan pemusnahan

organisasi.

49 Basir Barthos, Manajemen Kerasipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan

Tinggi, (Jakarta: PT Bumi Aksara: 2003) Cet. 4, h.103 50 Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran: Suatu Pengantar Edisi Revisi, (Bandung:

Mandar Maju, 2001) Cet.2, h.203

33

Arsip-arsip yang sudah tidak bernilai guna menurut yang

tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip kemudian dipindahkan atau

dimusnahkan.

Pemindahan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip dari

suatu tempat penyimpanan arsip aktif (Unit Pengolah) ke tempat

penyimpanan arsip inaktif atau ke tempat penyimpanan arsip statis

(Pusat Penyimpanan Arsip).51

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau

melenyapkan warkat atau arsip yang dipandang telah habis nilai

gunanya atau telah habis masa penyimpanannya sesuai dengan

jadwal retensi arsip.52

Hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan pemindahan dan

pemusnahan arsip adalah kegiatan ini harus selalu melalui

persetujuan dari pimpinan untuk menghindari kesalahan dalam

penyusutan arsip. Selain itu dalam kegiatan pemusnahan arsip

harus disaksikan oleh notaris dan pejabat yang terkait agar bisa di

pertanggungjawabkan.

4. Efektifitas Manajemen Kearsipan

Efektif dalam manajemen kearsipan berarti bahwa tujuan kerasipan

yaitu agar terjaminnya keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip

bila dibutuhkan, dapat tercapai, sedangkan efisien dalam hal ini berarti

bahwa arsip sebagai output dari sistem kearsipan dapat dipenuhi,yaitu

menjadi arsip yang memiliki nilai guna dan bila dibutuhkan dapat segera

ditemukan dengan cepat dan mudah, dan semua ini dapat dicapai dengan

biaya dan tenaga yang sesedikit mungkin.53

Jadi efektif dalam manajemen kearsipan adalah upaya untuk

meyelenggarakan sistem kearsipan agar berjalan dengan baik, ciri-cirinya

51 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.193-194 52 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.196 53 Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan…, h.62

34

adalah jika arsip itu dibutuhkan dapat segera disediakan dengan cepat dan

menggunakan tenaga dan biaya yang tidak banyak.

5. Kriteria Manajemen Kearsipan yang Baik.

Banyak kita temui situasi pelayanan administratif yang masih lamban

di tengah era modern seperti sekarang ini. Oleh karena itu, kantor-kantor

yang kegiatannya banyak berhubungan dengan pelayanan masyarakat

diharapkan mempunyai sistem kearsipan yang dapat berjalan efisien dan

efektif, jika tidak, pelayanan masyarakat yang diberikan niscaya akan

lamban dan tidak memuaskan.

Sistem kearsipan yang baik mempunyai kriteria tertentu, yaitu:

1) Tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi, yakni arsip

yang disimpan cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang

hilang, sehingga arsip yang benar dapat disediakan pada orang

yang membutuhkannya pada waktu yang cepat dan dengan

biaya yang serendah-rendahnya.

2) Dari aspek unsur-unsur input, sistem kearsipan dalam keadaan

baik apabila:

a. Data dan informasi yang tersedia memenuhi syarat benar,

lengkap, tepat dan relevan.

b. Pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi dan

harus cerdas, teliti, cekatan, dan rapih dalam melaksanakan

kerja dibidang kearsipan.

c. Peralatan yang ada harus lengkap macamnya, jumlahnya

mencukupi, keadaannya baik, dan mengikuti perkembangan

teknologi kearsipan.

d. Uang atau anggaran yang ada cukup untuk membiayai

semua unsur input, proses kerja kearsipan, pemeliharaan,

penyimpanan dan penyisunan arsip.

3) Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem

kearsipan yang baik ditandai dengan pelaksanaan penciptaan,

35

distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan

penyusutan naskah dapat berjalan dengan sesuai prosedur dan

metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin

dihasilkannya output yang benar.

4) Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi ciri-ciri

arsip sebagai arsip yang baik: sebagai sekumpulan warkat yang

mempunyai nilai-guna dan disimpan secara sistematis,

sehingga bila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali.54

Sedangkan menurut Wiyasa, ciri-ciri penyelenggaraan manajemen

kearsipan yang efektif dan efisien adalah:

• Berkas yang diarsipkan sedikit tapi benar-benar bermutu.

• Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah

melalui selektif yang cermat.

• Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.55

Dari beberapa penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen

kearsipan yang efektif memiliki beberapa ciri diantaranya: arsipnya

merupakan arsip yang memiliki nilai guna yang bermanfaat untuk

operasional organisasi; mudah ditemukan kembali apabila arsip tersebut

dibutuhkan; dalam pemeliharaannya tidak membutuhkan biaya yang besar.

6. Kendala-kendala dalam Manajemen Kearsipan

Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan-kegitan yang telah berlangsung

dan tempat untuk mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi

tindakan atau putusan yang akan datang dalam suatu organisasi, maka

arsip harus diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya. Karena jika tidak,

akan menimbulkan banyak kendala dan masalah dalam kegiatan kearsipan

organisasi itu.

54Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.25-26 55 Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta:

Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 44.

36

Kendala dan masalah yang dimaksud adalah:

1) Hambatan dari unsur-unsur input kearsipan seperti data dan informasi

yang tidak berkualitas, bahan intrinsik warkat seperti kertas, film,

disket, tinta yang tidak standar, peralatan yang tidak lengkap,

jumlahnya kurang, keadaannya tidak baik (rusak); keuangan organisasi

yang minim untuk belanja bidang kearsipan; dan sumber daya manusia

yang tidak kompeten.

2) Hambatan proses kearsipan yaitu penciptaan naskah, pendistribusian,

penggunaan, pemeliharaan penyimpanan dan penyusutan arsip tidak

dapat dilaksanakan dengan baik dan tertib; serta tdak sesuai prosedur

kearsipan yang benar.

3) Output sistem kearsipan yaitu arsipnya tidak memenuhi ciri-ciri arsip

yang baik, dimana arsipnya tidak tersimpan secara sistematis, sehingga

menyulitkan upaya penyimpanan dan penemuan kembali arsip ketika

dibutuhkan.

4) Kelemahan fungsi-fungsi manajemen kearsipan dan pelaksanaannya

seperti perencanaan kearsipan yang salah; pembagian kerja yang tidak

adil; serta tidak ada hubungan kerja yang efektif secara horizontal dan

vertikal antar pegawai dan pejabat yang bertanggung jawab terhadap

sistem kearsipan; rencana dan pelaksanaan manajemen sumber daya

manusia di bidang kearsipan yang buruk; lemahnya pemberian

motivasi dan pembinaan terhadap pegawai arsip; dan pengawasan

kearsipan yang tidak efektif.56

Kendala-kendala seperti yang tersebut diatas merupakan permasalahan

yang akan menghambat tercapainya efektifitas manajemen kearsipan. Oleh

karena itu sebisa mungkin seorang manajer kearsipan atau pegawai

kearsipan harus tanggap dan cepat mengidentifikasi masalah yang terjadi

dalam bidang kearsipan di organisasinya agar lebih cepat ditangani dan

diselesaikan.

56 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.27-28

37

Liang Gie memberikan beberapa cara yang bisa dipelajari dan

kemudian dipraktekkan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dalam

bidang kearsipan, yaitu:

a) Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi.

b) Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat. c) Penyusutan arsip secara teratur. d) Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan

dapat mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.57

7. Faktor-Faktor Manajemen Kearsipan yang Baik

Untuk membantu kelancaran dalam pengelolaan kearsipan, terutama

untuk mempermudah penemuan kembali suatu arsip, maka perlu

diperhatikan berbagai faktor kearsipan yang baik. Widjaja menyebutkan

beberapa faktor kearsipan yang baik yaitu:

a. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat

Sistem pemberkasan (Filying system) adalah suatu rangkaia tata cara

yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau

menyimpan warkat-warkat sehingga apabila diperlukan dapat

ditemukan kembali secara tepat. Cepat atau lambatnya penemuan

kembali dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau

tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip.

b. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat

Dalam kamus administrasi, fasilitas diartikan sebagai kebutuhan yang

diperlukan untuk menyelesaikan pkerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha

kerjasama manusia.

c. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat.

Syarat-syarat petugas tata usaha umumnya adalah :

Memiliki pegetahuan di bidang pengetahuan umum, terutama yang

menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip.


h.120

38

Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni, organisasi

beserta tugas-tugasnya dan pejabatnya.

Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.

Berkpribadian, yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian,

kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat

menyimpan rahasia organisasi.58

Teori di atas, menjelaskan bahwa faktor keberhasilan manajemen

kearsipan yang baik diantaranya ditentukan oleh sistem penyimpanan

arsip yang tepat, hal ini menjadi penting karena akan membantu dalam

penemuan kembali arsip dari tempat penyimpanannya secara mudah

dan cepat.

Selain itu, fasilitas kearsipan yang baik juga dapat mendukung

keberhasilan pengelolaan suatu arsip atau manajemen kearsipan.

Fasilitas tersebut diantaranya adalah kertas, mesin tik, komputer,

mesin stensil, stempel, map, folder, lemari, filing cabinet, dan

pencahayaan yang baik.

Ruang/tempat penyimpanan arsip juga mengambil peranan penting

dalam kegiatan kearsipan. Ruang penyimpanan arsip hendaknya selalu

dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman berbagai jenis

akibat kerusakan.59

Di samping itu, yang tak kalah pentingnya adalah petugas arsip itu

sendiri. Seseorang yang diberi tugas mengelola kearsipan harus

memiliki syarat-syarat tertentu agar dapat melaksanakan tugasnya

dengan baik.

Suparjati menyebutkan secara umum, syarat-syarat personel kantor

adalah sebagai berikut:

a. Syarat Pengetahuan.

58 A.W. Widjaja, Adminisrasi Kearsipan Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali Pers, 1986),

Cet.4, h.103-104. 59 Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 1989) h. 196

39

Personel kantor harus dapat melakukan

penggolongan/klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. Ia perlu

mengetahui matematika sederhana, tata bahasa indonesia, dan

sebaiknya bahasa inggris secukupnya, serta memiliki latar

belakang pendidikan formal.

b. Syarat Keterampilan.

Selain harus dapat membaca dan menulis dengan baik, dengan

berkembangnya teknologi dewasa ini, kemampuan menggunakan

aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya

aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel

kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara

cermat dan teliti.

c. Syarat Kepribadian.

Kepribadian yang harus dimiliki personel kantor, yakni (1)

loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; (2)

dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak

berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia; (3)

ketekunan dan kerajinan; (4) kerapian60

Berdasarkan teori diatas, dapat disimpulkan bahwa dalam

pelaksanaan manajemen kearsipan harus ditopang dengan adanya

sistem kearsipan yang tepat, fasilitas kearsipan yang memadai, serta

ruang penyimpanan arsip yang baik. Selain itu faktor penunjang

manajemen kearsipan yang paling penting adalah pegawai kearsipan

yang cakap. Agar dapat memberikan pelayanan kearsipan yang baik,

maka pegawai kearsipan perlu mendapatkan pelatihan dan penataran

tentang manajemen kearsipan.

60 Suparjati, dkk., Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 2004) Cet.1, h. 7-8

40

D. Kerangka Berfikir

Dalam suatu organisasi baik yang ruang lingkupnya besar maupun kecil

pasti memiliki data. Data tersebut digandakan dan diarsipkan agar tidak hilang

dan memudahkan dalam pencarian bila dibutuhkan. Arsip merupakan sumber

informasi dan pusat ingatan bagi seseorang maupun bagi suatu organisasi.

Arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan dokumen asli

sebagai bahan bukti resmi yang otentik yang bisa dipergunakan dipengadilan

atau keperluan-keperluan pembuktian lainnya menurut undang-undang.

Peranan arsip yang sangat urgen itu, maka arsip perlu dikelola agar tidak

rusak atau bahkan hilang. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan

pengurusan arsip dinamakan manajemen kearsipan, yaitu pekerjaan yang

meliputi pencatatan, pengendalian, pendistribusian, penyimpanan,

pemeliharaan, pengawasan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip.

Kegiatan kearsipan tersebut merupakan siklus kehidupan (daur hidup) suatu

arsip.

Kearsipan sangat penting peranannya karena apapun alasannya arsip

adalah hasil dari suatu proses komunikasi internal dan eksternal serta adanya

transaksi kegiatan administrasi. Namun, untuk menerapkan manajemen

kearsipan yang baik tidaklah mudah, dibutuhkan beberapa faktor pendukung

yang harus diperhatikan, diantaranya: sistem penyimpanan yang tepat, ruang

penyimpanan arsip yang baik, fasilitas kerasipan yang memadai, serta pegawai

kearsipan yang cakap.

Begitupun dalam organisasi yang berbentuk sekolah. Agar pencapaian

tujuan sekolah dapat berjalan dengan baik, maka sekolah perlu

menyelenggarakan manajemen sekolah dengan baik. Karena kegiatan

operasional sekolah sehari-hari pasti berkaitan dengan dokumen dan data yang

nantinya akan menjadi arsip, maka sekolah juga perlu melaksanakan

manajemen kearsipan beserta fungsi-fungsinya. Fungsi-fungsi itu diantaranya

adalah fungsi perencanaan kearsipan, fungsi pengorganisasian kearsipan, serta

fungsi pengarahan dan fungsi pengawasan kearsipan. Jika manajemen

kearsipan dapat terlaksana dengan baik, hal ini akan sangat membantu dalam

41

keagiatan ketatausahaan. Dengan begitu maka kegiatan ketatausahaan dalam

suatu sekolah akan berjalan lancar.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk:

1. Mengetahui pelaksanaan manajemen kearsipan di SMP DUA MEI

Ciputat.

2. Mengetahui SDM yang bekerja sebagai arsiparis di SMP DUA MEI

Ciputat.

3. Mendapatkan data dan kesimpulan tentang pelaksanaan manajemen

kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI Ciputat

Adapun manfaat penelitian ini adalah:

1. Secara teoritis, hasil penelitian ini diharapkan bisa mengembangkan kajian

ilmu pendidikan mengenai pelaksanaan manajemen kearsipan di sekolah.

2. Secara praktis, hasil penelitian ini bisa dijadikan sebagai bahan

masukan/kontribusi yang berarti bagi lembaga pendidikan khususnya

peagawai tata usaha dalam melaksanakan manajeman kearsipan di

sekolah.

41

42

B. Waktu dan Tempat Penelitian

Sekolah yang dijadikan tempat penelitian adalah SMP DUA MEI yang

terletak di Jl. H. Abdul Gani No.135 Ciputat, Jakarta Selatan.

Penelitian ini dilaksanakan mulai bulan Oktober 2009 sampai selesai.

C. Metodologi Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif yang

menggambarkan objek penelitian secara verbal melalui data yang telah

terkumpul dengan penyebaran angket kepada responden. Pengumpulan data

dilakukan dengan cara penelitian lapangan, yaitu peneliti terjun langsung ke

lokasi penelitian untuk mendapatkan data yang diperlukan.

Teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam penelitian ini

adalah:

1. Teknik Angket.

Teknik ini diberlakukan bertujuan untuk memperoleh data dari dua

orang pegawai tata usaha dan empat belas orang guru SMP tentang

pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan di SMP DUA MEI.

Angket yang digunakan dalam penelitian ini berbentuk angket tertutup

menggunakan Skala Likert, dengan alternatif jawaban: Selalu (SL) = 4,

Sering (SR) = 3, Kadang-Kadang (KD) = 2 dan Tidak Pernah (TP) = 1.

2. Teknik Wawancara.

Teknik ini digunakan untuk mewawancarai kepala sekolah.

Wawancara ini bertujuan untuk menanyakan perihal pengelolaan

manajemen kearsipan di SMP DUA MEI.

3. Teknik Dokumentasi

Teknik ini bertujuan untuk mendapatkan beberapa data yang

dibutuhkan untuk penyusunan skripsi ini.

43

D. Sumber Data

Sumber data dalam penelitian ini adalah seluruh personel sekolah, terdiri

dari empat belas orang guru mata pelajaran dan dua orang pegawai tata usaha,

serta kepala sekolah SMP DUA MEI Ciputat.

E. Teknik Pengolahan Data

Setelah data terkumpul, selanjutnya penulis melakukan analisis data untuk

mengambil sebuah kesimpulan akhir yang bersifat kualitatif. Proses analisis

data dimulai dengan menelaah seluruh data yang tersedia dari hasil angket

pegawai tata usaha dan angket guru, serta hasil wawancara dengan kepala

sekolah. Kemudian penulis mendeskripsikan hasil angket dan wawancara

dengan menghubungkan dengan teori-teori kearsipan.

Dalam penelitian ini teknik pengolahan data dilakukan dengan cara

sebagai berikut: memeriksa angket-angket tentang kebenaran dan

kelengkapannya kemudian membuat tabel-tabel untuk memasukkan jawaban-

jawaban responden, selanjutnya menganalisa data yang telah diolah secara

verbal sehingga hasil penelitian mudah difahami dan mengambil sebuah

kesimpulan akhir yang bersifat deskriptif.

Teknik yang digunakan adalah teknik analisis statistik persentase, artinya

setiap data dipersentasekan setelah ditabulasikan dalam jumlah frekuensi

jawaban responden untuk setiap aletrnatif jawaban.

Pedoman yang digunakan penulis dalam mencari persentase data adalah:

P =nf x100

Keterangan:

P = Angka persentase yang hendak dicari.

F = Frekuensi yang dicari persentasenya.

N = Number of cases (jumlah populasi yang ada).

100% = Bilangan tetap.

44

Dengan kategori persentase sebagai berikut:

76% - 100% = Sangat baik

51% - 75% = Baik

26% - 50% = Cukup Baik

0% - 25% = Kurang1

F. Instrumen Penelitian

Tabel 2

Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Pegawai Tata Usaha

Variabel Manajemen Kearsipan

Dimensi Indikator No. Item

• Perencanaan

penyelenggaraan

kearsipan

1. Penyusunan pola klasifikasi arsip.

2. Penyusunan pedoman pemrosesan

surat.

3. Penyusunan jadwal retensi arsip.

4. Perencanaan pengadaan fasilitas.

1

2

3

4, 13, 19, 20, 21

• Pengorganisasian

kearsipan

1. Penciptaan arsip dengan baik dan

benar.

2. Pendistribusian arsip dengan cepat

dan teliti.

3. Penyimpanan arsip secara sistematis.

4. Penyusutan arsip sesuai jadwal

retensi arsip.

5

6

7, 8, 9, 10, 22

11, 12

• Penyusunan

personalia

kearsipan

1. Proses seleksi.

2. Pelatihan dan pengembangan

pegawai.

15

14, 16, 23

• Pengarahan

kearsipan

1. Menjaga komunikasi yang baik. 18

• Pengawasan 1. Pengarahan terhadap tugas-tugas 17

1 Anas Sudijono, Pengantar Statistik Pendidikan, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada,

2005) Cet. 15, h.43

45

kearsipan kearsipan.

2. Program evaluasi kearsipan

3. Program pengawasan setelah

pelaksanaan kegiatan kearsipan.

24

25

Tabel 3

Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Guru



• Perencanaan

penyelenggaraan

kearsipan

1. Kelengkapan peralatan arsip

2. Ruang penyimpanan arsip

3. Rak penyimpanan arsip

8

11

14


kearsipan

1. Penciptaan arsip dengan baik dan

benar.

2. Pendistribusian arsip dengan cepat

dan teliti.

3. Penyimpanan arsip secara

sistematis.

1, 2, 6, 9, 10

3

4, 7

• Pengarahan

kearsipan

1. Pemberian motivasi.

2. Menjaga komunikasi yang baik.

13

5, 15, 16

• Pengawasan

kearsipan

1. Evaluasi program kearsipan

2. Program pengawasan pelaksanaan

kegiatan kearsipan.

12

17

46

Tabel 4

Kisi Kisi Instrumen Penelitian Pedoman Wawancara



• Perencanaan

penyelenggaraan

kearsipan

1. Penyusunan pola klasifikasi arsip.

2. Penyusunan jadwal retensi arsip.

3. Perencanaan pengadaan fasilitas.

4

5

3


kearsipan

1. Penyimpanan arsip secara sistematis. 9

• Penyusunan

personalia

kearsipan

1. Pelaksanaan rekruitmen.

2. Pelatihan dan pengembangan

pegawai.

1

2

• Pengarahan

kearsipan

1. Menggerakkan pegawai

2. Pemberian motivasi.

6

7

• Pengawasan

kearsipan

1. Pengarahan terhadap tugas-tugas

kearsipan.

2. Program evaluasi kearsipan

3. Program pengawasan setelah

pelaksanaan kegiatan kearsipan.

8

9

10

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Data

Dalam pengumpulan data dan penelitian, penulis menggunakan metode

angket, wawancara dan observasi. Angket yang penulis sebarkan sebanyak 14

angket, yang di bagikan kepada seluruh guru SMP DUA MEI dan 2 angket

yang disebarkan kepada dua orang pegawai tata usaha SMP DUA MEI.

Angket-angket tersebut mencakup pernyataan perihal fungsi-fungsi

manajemen kearsipan. Seluruh pernyataan itu dijawab oleh responden dengan

memberikan cheklist (√ ) pada salah satu pilihan jawaban yang tersedia.

Agar hasil penelitian ini dapat dimengerti oleh penulis khususnya dan oleh

pembaca pada umumnya seluruh angket yang sudah ditabulasi menjadi nilai

angka, kemudian dianalisis sebagai berikut:

Tabel 5

Istrumen Penelitian

Angket Pegawai Tata Usaha

1. Saya dilibatkan dalam perencanaan penyusunan pola klasifikasi surat.

No. Item Alternatif Jawaban F P

Selalu 1 50% 1

Sering - 0%

47

48

Kadang-Kadang 1 50%

Tidak Pernah - 0%

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu, dan 50%

menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata

usaha yang selalu dilibatkan dalam perencanaan penyusunan pola klasifikasi

surat.

2. Saya dilibatkan dalam penyusunan pemrosesan surat masuk dan keluar.


Selalu 1 50%

Sering - 0%

Kadang-Kadang 1 50%

Tidak Pernah - 0%

2

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebanyak 50% responden yng menjawab selalu dan 50%

responden yang menjawabkadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang

pegawai tata usaha yang dilibatkan dalam penyusunan pemrosesan surat

masuk dan surat keluar.

3. Saya dilibatkan dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip.


Selalu 1 50%

Sering - 0%

Kadang-Kadang 1 50%

Tidak Pernah - 0%

3

Jumlah 2 100%

49

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu dan 50%


usaha yang selalu dilibatkan dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip.

4. Saya memberikan saran dalam perencanaan pengadaan fasilitas kearsipan.


Selalu - 0%

Sering 1 50%

Kadang-Kadang 1 50%

Tidak Pernah - 0%

4

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, 50% responden menjawab sering dan 50% menjawab

kadang-kadang. Dengan demikian seorang pegawai tata usaha sering

memberikan saran dalam pengadaan fasilitas kearsipan, sedangkan pegawai

tata usaha yang lain mengaku hanya kadang-kadang saja memberikan saran

tentang pengadaan fasilitas kearsipan.

5. Saya merasakan kemudahan dalam proses penciptaan warkat/surat.


Selalu - 0%

Sering 1 50%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah 1 50%

5

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebanyak 50% responden menjawab sering merasakan

kemudahan dalam penciptaan warkat/surat, sedangkan 50% menjawab tidak

pernah merasakan kemudahan dalam penciptaan warkat/surat.

6. Saya merasakan kemudahan dalam pendistribusian arsip.

50


Selalu 1 50%

Sering 1 50%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

6

Jumlah 2 100%


responden menjawab sering. Dengan demikian semua pegawai tata usaha

selalu merasakan kemudahan dalam pendistribusian arsip.

7. Saya merasakan kemudahan dalam proses penyimpanan arsip.


Selalu - 0%

Sering 2 100%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

7

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab sering. Dengan

demikian semua pegawai tata usaha sering merasakan kemudahan dalam

proses penyimpanan arsip.

8. Sebelum menyimpan surat, saya mensortirnya terlebih dahulu.


Selalu - 0%

Sering 2 100%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

8

Jumlah 2 100%

51


demikian semua pegawai tata usaha sering mensortir surat terlebih dahulu

sebelum surat itu disimpan.

9. Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat, saya

melakukan pemberian kode pada arsip.


Selalu - 0%

Sering 2 100%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

9

Jumlah 2 100%


demikian, semua pegawai tata usaha sering memberikan kode pada arsip,

untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

10. Surat yang masuk dan keluar dipisahkan menurut kepentingannya,

kemudian diberikan kode dan nomor surat untuk memudahkan penemuan

kembali.


Selalu - 0%

Sering 1 50%

Kadang-Kadang 1 50%

Tidak Pernah - 0%

10

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab sering dan 50%


usaha yang memisahkan surat menurut kepantingannya, sedangkan pegawai

52

tata usaha yang lain kadang-kadang memisahkan surat menurut

kepentingannya.

11. Saya melakukan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.


Selalu - 0%

Sering 1 50%

Kadang-Kadang 1 50%

Tidak Pernah - 0%

11

Jumlah 2 100%



usaha yang melakukan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip,

sedangkan pegawai tata usaha yang lain kadang-kadang melakukan

penyusutan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.

12. Arsip yang sudah tidak berguna dimusnahkan dengan cara di bakar.


Selalu 1 50%

Sering - 0%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah 1 50%

12

Jumlah 2 100%


menjawab tidak pernah. Dengan demikian hanya seorang pegawai tata usaha

yang selalu membakar arsip yang sudah tidak berguna. Sedangkan pegawai

tata usaha yang lain tidak pernah membakar arsip yang sudah tidak berguna.

53

13. Saya menyimpan arsip pada tempat yang tersedia.


Selalu 1 50%

Sering 1 50%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

13

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebanyak 50% responden menjawab selalu, dan 50%

menjawab sering. Dengan demikian, semua pegawai tata usaha mengaku

bahwa telah menyimpan arsip pada tempat yang tersedia.

14. Saya belajar tentang manajemen keasipan.


Selalu - 0%

Sering - 0%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah 2 100%

14

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab tidak pernah.

Dengan demikian semua pegawai tata usaha mengaku tidak pernah belajar

tentang manajemen kearsipan.

15. Sekolah mengadakan seleksi dalam penerimaan pegawai tata usaha.


Selalu - 0%

Sering 1 50%

15

Kadang-Kadang - 0%

54

Tidak Pernah 1 50%

Jumlah 2 100%


menjawab tidak pernah. Dengan demikian hanya satu orang pegawi tata usaha

yang bekerja melalui proses seleksi, sedangkan pegawai tata usaha yang lain

tidak melalui proses seleksi.

16. Saya diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan secara berkala.


Selalu - 0%

Sering - 0%

Kadang-Kadang 1 50%

Tidak Pernah 1 50%

16

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab kadang-kadang, dan

50% menjawab tidak pernah. Dengan demikian satu orang pegawai tata usaha

mengaku kadang-kadang diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan, sedangkan

pegawai tata usaha tidak pernah diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan.

17. Kepala Sekolah memberikan pengawasan mengenai tugas kearsipan.


Selalu 1 50%

Sering 1 50%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

17

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu, dan 50%

menjawab sering. Dengan demikian semua pegawai tata usaha mengaku

55

bahwa kepala sekolah selalu memberikan pengawasan mengenai tugas

kearsipan.

18. Saya berkonsultasi dengan kepala sekolah jika terjadi masalah dalam

kearsipan.


Selalu 1 50%

Sering - 0%

Kadang-Kadang 1 50%

Tidak Pernah - 0%

18

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% menjawab selalu, dan 50% menjawab

kadang-kadang. Dengan demikian seorang pegawai kearsipan mengaku selalu

berkonsultasi tentang masalah kerasipan dengan keapala sekolah. Sedangkan

pegawai kearsipan yang lain mengaku kadang-kadang berkonsultasi dengan

kepala sekolah tentang masalah kearsipan.

19. Alat tulis kantor yang dibutuhkan untuk pembuatan arsip tersedia.


Selalu 2 100%

Sering - 0%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

19

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebanyak 100% responden menjawab selalu. Dengan

demikian semua pegawai kearsipan mengaku bahwa sekolah memiliki

peralatan kearsipan yang memadai sesuai dengan kebutuhan.

56

20. Lemari arsip di sekolah dalam keadaan baik.


Selalu 2 100%

Sering - 0%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

20

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebanyak 100% responden menjawab selalu. Dengan

demikian semua pegawai tata usaha mengakui bahwa lemari arsip yang ada

masih baik.

21. Saya dapat mengoperasikan komputer dengan baik.


Selalu 2 100%

Sering - 0%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

21

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, 100% responden menjawab selalu. Dengan demikain

semua pegawai kearsipan mampu mengoperasikan komputer dengan baik.

22. Saya memberikan anti serangga/jamur untuk merawat arsip.


Selalu - 0%

Sering 1 50%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah 1 50%

22

Jumlah 2 100%

57

Dari tabel di atas, sebanyak 50% menjawab sering, dan 50% menjawab

tidak pernah. Dengan demikian, hanya satu orang pegawai tata usaha yang

sering memberikan anti serangga untuk merawat arsip, sedangkan pegawai

tata usaha yang lain tidak pernah memberikan anti serangga untuk merawat

arsip.

23. Saya mengikuti pelatihan kearsipan yang diadakan sekolah.


Selalu - 0%

Sering - 0%

Kadang-Kadang 2 100%

Tidak Pernah - 0%

23

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab kadang-kadang.

Dengan demikain semua pegawai tata usaha mengaku kadang-kadang

mengikuti pelatihan kearsipan yang diadakan sekolah.

24. Evaluasi kegiatan kearsipan dilakukan setiap satu semester.


Selalu - 0%

Sering - 0%

Kadang-Kadang 2 100%

Tidak Pernah - 0%

24

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab kadang-kadang.

Dengan demikian, semua pegawai tata usaha mengaku bahwa evaluasi

kegiatan kearsipan kadang-kadang dilakukan setiap satu semester.

58

25. Kepala sekolah melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan

kearsipan.


Selalu 2 100%

Sering - 0%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

25

Jumlah 2 100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab selalu. Dengan

demikian, semua pegawai tata usaha mengaku bahwa kepala sekolah selalu

melalukan pengawasan terhadap pelaksanaan kearsipan.

Tabel 6

Istrumen Penelitian

Angket Guru

1. Pegawai kearsipan mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik

dan benar.


Selalu 11 78,6%

Sering 3 21,4%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

1

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, sebesar 78,6% responden yang menjawab selalu,

sedangkan 21,4% menjawab sering. Dengan demikian, menurut semua guru,

pegawai kearsipan mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik dan

benar.

59

2. Pegawai arsip bisa membuat catatan yang lengkap dan teliti.


Selalu 7 50%

Sering 7 50%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

2

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, 50% reponden menjawab selalu dan 50% menjawab

sering. Ini berarti semua guru mengakui bahwa pegawai kearsipan bisa

membuat catatan yang lengkap dan teliti.

3. Pegawai kearsipan dapat mengklasifikasi surat dengan cepat dan rapi.


Selalu 7 50%

Sering 6 42,9%

Kadang-Kadang 1 7,1%

Tidak Pernah - 0%

3

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, 50% responden menjawab selalu, 42,9% menjawab

sering dan 7,1% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian sebagian besar

guru mengakui bahwa pegawai kearsipan dapat mengklasifikasi surat dengan

cepat dan rapi.

4. Pegawai kearsipan mampu menyimpan arsip secara sistematis, sehingga

mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.


Selalu 10 71,4% 4

Sering 4 28,6%

60

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, 71,4% menjawab selalu, dan 28,4% menjawab sering.

Dengan demikian, sebagian besar guru mengakui bahwa pegawai kearsipan

mampu menyimpan arsip secara sistematis.

5. Pegawai kearsipan ramah dalam melakukan pelayanan.


Selalu 11 78,6%

Sering 3 21,4%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

5

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, sebesar 78,6% menjawab selalu, dan 21,4% menjawab

sering. Dengan demikian, sebagian besar guru berpendapat bahwa pegawai

kearsipan bersikap ramah dalam melakukan pelayanan.

6. Pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam melakukan tugasnya.


Selalu 6 42,9%

Sering 8 57,1%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

6

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, sebesar 42,9% responden menjawab selalu, dan 57,1%

menjawab sering. Dengan demikian sebagian besar guru beranggapan bahwa

pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam melakukan tugasnya.

61

7. Pegawai kearsipan mampu menata arsip dengan cepat dan sedikit

kesalahan.


Selalu 6 42,9%

Sering 6 42,9%


Tidak Pernah - 0%

7

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, sebesar 42,9% menjawab selalu, 42,9% menjawab

sering, dan 14,2% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian sebagian

besar guru berpendapat bahwa pegawai kearsipan mampu menata arsip dengan

cepat dan sedikit kesalahan.

8. Ketersediaan alat tulis kantor di sekolah lengkap.


Selalu 7 50%

Sering 6 42,9%


Tidak Pernah - 0%

8

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, 50% responden menjawab selalu, 42,9% responden

menjawab sering, dan 7,1% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian,

sebagian beasar guru berpendapat bahwa sarana dan prasarana kearsipan yang

ada di sekolah sudah lengkap.

62

9. Pegawai kearsipan menggunakan komputer untuk mempercepat tugas

kearsipan.


Selalu 12 85,7%

Sering 2 14,3%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

9

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, sebesar 85,7% responden menjawab selalu, dan 14,3%

responden menjawab sering. Dengan demikian sebagian besar guru

berpendapat bahwa pegawai kearsipan menggunakan komputer untuk

mempercepat tugasnya.

10. Saya merasa puas terhadap pelayanan pegawai kearsipan.


Selalu 7 50%

Sering 6 42,9%


Tidak Pernah - 0%

10

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, 50% responden menjawab selalu, 42,9% menjawab

sering, dan 7,1% menjawab kadang-kadang. Ini berarti sebagian besar guru

merasa puas terhadap pelayanan pegawai kearsipan.

11. Ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan dan keutuhan

arsip.


11 Selalu 9 64,3%

63

Sering 4 28,6%


Tidak Pernah - 0%

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, sebesar 64,3% responden menjawab selalu, 28,6%

menjawab sering dan 7,1% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian

sebagian besar guru berpendapat bahwa ruang penyimpanan arsip yang

tersedia, dapat menjamin keamanan dan keutuhan arsip.

12. Jika ada masalah kearsipan, saya mendiskusikannya dengan pegawai

kearsipan.


Selalu 6 42,9%

Sering 3 21,4%


Tidak Pernah - 0%

12

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, 42,9% responden menjawab selalu, 21,4% menjawab

sering, dan 35,7% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian, sebagian

besar guru berpendapat bahwa mereka tidak segan berdiskusi dengan pegawai

kearsipan jika ada masalah tentang kearsipan.

13. Saya memberi saran/masukan kepada pegawai kearsipan.


Selalu 4 28,6%

Sering - 0%

13


64

Tidak Pernah 1 7,1%

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, 28,6% responden menjawab selalu, 64,3% responden

menjawab kadang-kadang, dan 7,1% menjawab tidak pernah. Dengan

demikian, sebagian besar guru kadang-kadang memberikan saran kepada

pegawai kearsipan.

14. Rak penyimpanan arsip yang tersedia sesuai dengan kebutuhan.


Selalu 5 35,7%

Sering 7 50%


Tidak Pernah - 0%

14

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, sebanyak 35,7% menjawab selalu, 50% menjawab

sering, dan 14,3% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian sebagian

besar guru menganggap bahwa rak penyimpanan arsip yang tersedia sudah

sesuai dengan kebutuhan.

15. Kerja sama antara kepala sekolah dengan seluruh pegawai tata usaha

berjalan dengan baik.


Selalu 11 78,6%

Sering 3 21,4%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

15

Jumlah 14 100%

65

Dari tabel di atas, sebesar 78,6% menjawab selalu, dan 21,4% menjawab

sering. Dengan demikian kebanyakan guru berpendapat bahwa kerjasama

antara kepala sekolah dengan pegawai kearsipan berjalan dengan lancar.

16. Kepala sekolah memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat

tentang kearsipan.


Selalu 14 100%

Sering - 0%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

16

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, seluruh responden menjawab selalu (100%). Dengan

demikian semua guru berpendapat bahwa kepala sekolah selalu memberikan

kesempatan untuk menyampaikan pendapat tentang kearsipan.

17. Kepala sekolah memberikan pengawasan dalam masalah kearsipan.


Selalu 13 92,9%

Sering 1 7,1%

Kadang-Kadang - 0%

Tidak Pernah - 0%

17

Jumlah 14 100%

Dari tabel di atas, 92,9% responden menjawab selalu, dan 7,1% menjawab

sering. Dengan demikian sebagian besar guru berpendapat bahwa kepala

sekolah selalu memberikan pengawasan kepada seluruh personel sekolah.

66

Adapun hasil wawancara dengan kepala sekolah adalah sebagai

berikut:

1. Berapa orang pegawai tata usaha yang bekerja di sekolah ini, dan

apakah syarat/prosedur yang diberlakukan dalam merekrut pegawai

kearsipan?

Pegawai tata usaha yang ada di SMP DUA MEI berjumlah dua

orang, yaitu Ahmad Murtarsyidin dan Esti Wijayanti. Esti Wijayanti

bertugas sebagai tenaga tata usaha bagian keuangan yang menangani

masalah pemasukan dan pengeluaran keuangan sekolah, sedangkan

Ahmad Murtarsyidin bertugas untuk menangani tugas ketatausahaan

secara umum, termasuk menangani kegaitan kearsipan di SMP DUA

MEI.

Dalam proses seleksi, persyaratan yang harus dimiliki jika ingin

bekerja sebagai pegawai tata usaha di sekolah ini adalah minimal harus

berpendidikan SMK dengan jurusan sekretaris atau akuntansi, dan

harus berpengalaman di bidang tata usaha.

2. Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatihan dan

pengembangan dalam rangka peningkatan kualitas di bidang

kearsipan?

Baru-baru ini Yayasan DUA MEI telah menyelenggarakan

pelatihan untuk seluruh pegawai tata usaha di DUA MEI. Pelatihan itu

merupakan pelatihan yang diselenggarakan oleh Yayasan DUA MEI

bekerja sama dengan mitra sekolah, yang bertujuan untuk

memudahkan penyelenggaraan sistem ketatausahaan di Yayasan SMP

DUA MEI melalui Online System.

3. Dalam pemilihan fasilitas kearsipan, apakah sudah disesuaikan dengan

anggaran dan kebutuhan sekolah?

67

Kepala sekolah mengakui bahwa pengadaan fasilitas kearsipan di

SMP DUA MEI sudah disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran

yang tersedia.

4. Siapa saja yang terlibat dalam proses pembuatan pola klasifikasi arsip

dan pedoman pemrosesan surat?

Dalam pembuatan pola klasifikasi dan pedoman pemrosesan surat,

kepala sekolah melibatkan pegawai tata usaha. Caranya adalah kepala

sekolah memberikan arahan kepada pegawai tata usaha tentang apa

saja yang harus dikerjakan kaitannya dengan klasifikasi dan

pemrosesan surat.

5. Apakah dalam proses pembuatan Jadwal Retensi Arsip melibatkan ahli

kearsipan?

Sekolah ini tidak melibatkan ahli kearsipan dalam penyusunan

Jawal Retensi Arsip. Semua kegiatan penyusutan dilakukan dengan

pertimbangan berdasarkan kira-kira.

6. Apakah kepala sekolah memberikan pembinaan terhadap kinerja

pegawai kearsipan?

Pembinaan terhadap kinerja pegawai tata usaha hanya dilakukan

oleh pembina dari rayon yang datang ke sekolah setiap enam bulan

sekali.

7. Apakah kepala sekolah memberikan motivasi kepada pegawai

kearsipan?

Kepala sekolah memberikan motivasi kepada pegawai tata usaha

dalam bentuk diskusi dengan wakil kepala sekolah bidang kurikulum.

Diskusi ini dilakukan untuk mensukseskan proses Akreditasi sekolah

yang beberapa waktu lagi akan dilaksanakan di SMP DUA MEI.

68

8. Siapakah yang bertanggung jawab dalam terhadap kelancaran kegiatan

kearsipan?

Kepala sekolah memberikan wewenang sepenuhnya tentang

masalah kearsipan pada pegawai tata usaha. Jadi yang bertanggung

jawab terhadap kelancaran kegiatan kearsipan di SMP DUA MEI

adalah pegawai tata usaha umum, yaitu Ahmad Murtarsyidin.

9. Apakah kepala sekolah juga bertanggung jawab dalam pemeliharaan

kearsipan?

Kepala sekolah ikut bertanggung jawab terhadap pemeliharaan

kearsipan yang baik. Karena beliau berpendapat bahwa arsip adalah

dokumen penting untuk bahan pertanggungjawaban kepada Yayasan

DUA MEI.

10. Bagaimanakah bentuk pengawasan yang dilakukan kepala sekolah

terhadap pelaksanaan kearsipan?

Bentuk pengawasan yang dilakukan kepala sekolah terhadap

pelaksanaan kearsipan adalah dengan menginventarisir dan

mengurutkan surat masuk dan keluar dalam jangka satu bulan sekali.

B. Analisis Data.

Dari data-data yang telah dikumpulkan, dapat dilihat bahwa fungsi

perencanaan kearsipan sudah dilaksanakan di SMP DUA MEI, hal ini dapat

dilihat dari data pegawai tata usaha maupun data guru yang berpendapat

bahwa perencanaan kearsipan yang terdiri dari perencanaan sarana prasarana

kearsipan dan perencanaan fasilitas kearsipan sudah baik dan disesuaikan

dengan kebutuhan sekolah. Hanya saja dalam penyusunan Jadwal Retensi

Arsip yang akan akan digunakan, sekolah ini menyusunnya hanya berdasarkan

perkiraan saja, hal ini disebabkan karena sekolah ini tidak mengikutsertakan

ahli kearsipan dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip yang akan digunakan di

SMP DUA MEI.

69

Menurut data yang terkumpul, SMP DUA MEI telah mampu

melaksanakan fungsi pengorganisasian arsip dengan baik. Hal ini terbukti dari

data pegawai tata usaha yang mampu mengorganisir arsip dengan baik dan

data guru yang memperlihatkan hampir semua guru berpendapat bahwa

pegawai tata usaha telah mampu mengorganisir arsip dengan baik.

Berdasarkan data di atas juga diketahui bahwa pegawai tata usaha di SMP

DUA MEI belum mendapatkan pelatihan tentang kearsipan secara berkala.

Padahal pelatihan dan pengembangan kearsipan merupakan salah satu

indikator dari fungsi penempatan staf dalam manajemen kearsipan.

Fungsi pengawasan kearsipan juga belum dilaksanakan dengan maksimal.

Kepala sekolah sebagai manajer tertinggi di sekolah belum dapat memberikan

pengawasan yang maksimal terhadap pelaksanaan manajemen kearsipan di

SMP DUA MEI. Hal ini dapat dilihat dari data pegawai tata usaha, yaitu

sebesar 100% mengatakan bahwa pengawasan terhadap kegiatan kearsipan

dilaksanakan kadang-kadang. Evaluasi program kearsipan juga tidak rutin

dilaksanakan. Selain itu pembinaan kearsipan juga hanya dilakukan oleh rayon

yang datang setiap enam bulan sekali.

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisis data yang telah dilakukan, maka

penulis mengambil beberapa kesimpulan, sebagai berikut:

1. Fungsi perencanaan kearsipan sudah dilaksanakan di SMP DUA MEI,

hanya saja belum menyeluruh seperti dalam penyusunan Jadwal Retensi

Arsip yang disusun hanya berdasarkan perkiraan saja.

2. SMP DUA MEI telah mampu melaksanakan fungsi pengorganisasian arsip

dengan baik.

3. SMP DUA MEI belum mampu melaksanakan salah satu fungsi dalam

manajemen kearsipan yaitu fungsi penetapan staf kearsipan. Hal ini

disebabkan karena SMP DUA MEI belum pernah mengikutsertakan

pegawai tata usahanya dalam program pelatihan dan pengembangan

kearsipan, selain itu sekolah ini juga tidak menyelenggarakan kegiatan

pelatihan kearsipan secara berkala.

4. Fungsi pengawasan kearsipan di SMP DU MEI juga belum dilaksanakan

dengan maksimal. Hal ini terbukti karena pelaksanaan evaluasi program

kearsipan tidak rutin dilaksanakan, selain itu kepala sekolah juga belum

dapat memberikan pengawasan dan pembinaan terhadap kegiatan

klearsipan.

70

71

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan berkenaan dengan

kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Pihak sekolah diharapkan mengundang ahli kearsipan dalam perencanaan

pelaksanaan kearsipan dan penyusunan Jadwal Retensi Arsip yang akan

digunakan dalam kegiatan penyusutan arsip.

2. Ruangan penyimpanan arsip di SMP DUA MEI masih menyatu dengan

ruangan tata usaha Yayasan. Mengingat arsip berisikan dokumen-

dokumen penting bagi sekolah, maka sebaiknya ruangan arsip terpisah

dari ruangan lain agar terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan, selain

itu akan lebih baik lagi jika dilengkapi AC dan alat pengukur suhu dan

kelembaban udara, agar terhindar dari hal-hal yang dapat merusak arsip.

3. Pihak sekolah mengadakan pelatihan dan pengembangan tentang

kearsipan, agar pelaksanan manajemen kearsipan dapat berjalan lebih

maksimal demi terciptanya ketatausahaan yang baik.

4. Fungsi arsip menurut UU no.7 th.1971 adalah sebagai bukti

pertanggungjawaban nasional akuntabilitas kinerja suatu instansi, maka

hendaknya kepala sekolah memberikan pengawasan dan melaksanakan

evaluasi terhadap kegiatan kearsipan secara rutin.

DAFTAR PUSTAKA Amsyah, Zulkifly, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

1989 Anggraeni, Dian, “Arsip dan Manajemen Kearsipan”, dari

http://dian4nggraeni.wordpress.com, 2/1/2010 Artikel “Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan”,

dari http://www.arrowairglobal.com, 2/1/2010 Artikel “Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan”,

dari http://www.g-excess.com, 2/1/2010 Artikel dan Bahan Kuliah: “Record Management”, dari

http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm2.htm, 2/1/2010 Barthos, Basir, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan

Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, Cet.4, 2003 Basuki, Sulistyo, Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

2003. Gie, The Liang, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Liberty,

Cet.7,2000 Kadarman, A.M., dkk., Pengantar Ilmu Manajemen: Buku Panduan Mahasiswa,

Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993 Cet.3,1993 Kholis, Nur, Kiat Sukses Jadi Praktisi Pendidikan, Jogjakarta: Palem, Cet.1,

2004 Napitupulu, M. Sabarudin, Buku Manajemen Edisi Pertama, Terj. Dari

Management First Edition oleh Chuck Williams, Jakarta: Salemba Empat, 2001.

Nitisemito, Alex Soemadji, Manajemen: Suatu Dasar dan Pengantar, Jakarta:

Ghalia Indonesia, Cet.3, 1989 Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran: Suatu Pengantar Edisi Revisi, Bandung:

Mandar Maju, Cet.2, 2001 Sudijono, Anas, Pengantar Statistik Pendidikan, Jakarta: Raja Grafindo Persada,

Cet. 15, 2005

http://www.arrowairglobal.com/

http://www.g-excess.com/


Suraja, Yohannes, Manajemen Kearsipan, Malang: Dioma, 2006. Suparjati, dkk., Tata Usaha dan Kearsipan, Yogyakarta: Kanisius, Cet.1, 2000 Warsidi, Adi, Buku Materi Pokok Administrasi Perkantoran, Jakarta: Universitas

Terbuka, Cet. 2, 1999 Widjaja, A.W., Adminisrasi Kearsipan Suatu Pengantar Jakarta: Rajawali Pers,

Cet. 4, 1986 Wiyasa, Thomas, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis,

Jakarta: Pradnya Paramita, Cet.1, 2003 Yayasan Penyelenggara Penterjemah Al-Qur’an Departemen Agama, (Surabaya:

Surya Cipta Aksara, 1989.

UJI REFERENSI

DAFTAR REFERENSI SKRIPSI PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN

DALAM KETATAUSAHAAN DI SMP DUA MEI

CIPUTAT

SITI MUSYAROFAH NIM: 105018200736

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 2010

DAFTAR REFERENSI

No No.

Footnote

Halaman

Skripsi

Halaman

Referensi

Paraf

Pembimbing

BAB I

1 1. The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000), Cet.7

2 116

2 2. Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta: Pradnya Paramita, 2003) Cet.1

2 192-193

BAB II


6 16

4 2. Adi Warsidi, Buku Materi Pokok Administrasi Perkantoran, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999), Cet.2

6 1.23

5 3. The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern…,

8 16

6 4. Adi Warsidi, Buku Materi Pokok

Administrasi Perkantoran…,

8 1.23

7 5. Dian Anggraeni, “Arsip dan Manajemen kearsipan” dalam http://dian4nggraeni.wordpress.com

8

8 6. The Liang Gie, Administrasi

Perkantoran Modern…,

9 115

9 7. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006)

9 32

10 8. Yayasan Penyelenggara Penterjemah Al-Qur’an Departemen Agama, (Surabaya, Surya Cipta Aksara: 1989)

9 70

http://dian4nggraeni.wordpress.com/


10 118

12 10. Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta: Pradnya Paramita, 2003), Cet.1

10 79

13 11. A.W. Widjaja, Administrasi

Kearsipan Suatu Pengantar,

(Jakarta: Rajawali Press, 1986)

Cet.3

10 92

14 12. Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1989)

10 2

15 13. Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan dalam http://www.arrowairglobal.com

11

16 14. A.W. Wijaya, Administrasi Kearsipan...,

11 102-103

17 15. Pengertian Kearsipan dan beberapa Peranan Penting dari Kearsipan dalam http://www.g-excess.com

11

18 16. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan...,

11 145-146

19 17. Zulkifly Amsyah, Manajemen Kerasipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1989)

12 2

20 18. A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar,

12 101-102

(Jakarta: Rajawali Pers, 1986), Cet.4

21 19. Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia, 1989)

13 4

22 20. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006)

14 62-63

23 21. Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar Dan Pengantar, (Jakarta: Ghalia Indonesia, 1989) Cet.3

14 31-32

24 22. Yohannes Suraja, Manajemen

Kearsipan…,

15 65

25 23. Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar…,

16 55-56

26 24. Nur Kholis, Kiat Sukses Jadi

Praktisi Pendidikan, (Jogjakarta:

Palem, 2004) Cet.1

16 33

27 25. A.M. Kadarman, dkk.,

Pengantar Ilmu Manajemen: Buku

Panduan Mahasiswa, (Jakarta:

Gramedia Pustaka Utama, 1993)

Cet.3

16 63

28 26. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…,

16 65

29 27.A.M. Kadarman, dkk.,

Pengantar Ilmu Manajemen…,

17 87

30 28. A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen…,

17 88


17 66


17 66


18 132


18 134


18 66

36 34. M. Sabarudin Napitupulu, Buku Manajemen Edisi Pertama, Terj. Dari Management First Edition oleh Chuck Williams, (Jakarta: Salemba Empat, 2001)

19 274

37 35. Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar…,

19 107

38 36. Artikel dan bahan Kuliah:

Record Management dalam

http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm2.h

tm

20

39 37. Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan...,

20 22


Karsipan…,

21 101


Karsipan…, h.101

21 101


Karsipan…,

22 114




Karsipan…,

22 117-143


Karsipan…,

27 70-71


Karsipan…,

28 178


Karsipan…,

29 154


Karsipan…,

29 157


Karsipan…,

29 155-156


Karsipan…,

30 193

50 48. Sulistyo Basuki, Manajemen

Arsip Dinamis, (Jakarta: Gramedia

Pustaka Utama, 2003)

30 314-316

51 49. Basir Barthos, Manajemen

Kerasipan Untuk Lembaga Negara,

Swasta, dan Perguruan Tinggi,

(Jakarta: Bumi Aksara: 2003) Cet. 4

32 103

52 50. Sedarmayanti, Manajemen

Perkantoran: Suatu Pengantar

Edisi Revisi, (Bandung: Mandar

Maju, 2001) Cet. 2

32 203


Karsipan…,

32 193-194


Karsipan…,

33 196

55 53. Yohannes Suraja, Manajemen 33 62

Karsipan…,


Karsipan…,

35 25-26

57 55. Thomas Wiyasa, Tugas

Sekretaris dalam Mengelola Surat

dan Arsip Dinamis, (Jakarta:

Pradnya Paramita, 2003), Cet.1

35 44


Kearsipan…,

36 27-28

59 57. The Liang Gie, Administrasi

Perkantoran Modern, (Yogyakarta:

Liberty, 2000) Cet. 7

37 120

60 58. A.W. Widjaja, Adminisrasi

Kearsipan Suatu Pengantar

(Jakarta: Rajawali Pers, 1986), Cet.

4

38 103-104

61 59. Zulkifly Amsyah, Manajemen

Kearsipan (Jakarta: PT Gramedia,

1989)

38 196

62 60. Suparjati, dkk., Tata Usaha dan

Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius,

2004), Cet.I

39 7-8

BAB III

64 1. Anas Sudijono, Pengantar Statistik Pendidikan, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2005), Cet.15

44 43

Gambaran Umum SMP DUA MEI

SMP DUA MEI berdiri sejak tanggal 2 Mei pada tahun 1986 dengan SK

Pendirian: SK Kakanwil Depdikbud Provinsi Jabar No. 1516/I.02/07/R.86

Tgl.27 Oktober 1986. Secara geografis sekolah ini terletak di Jl. H. Abdul

Gani No.135 Ciputat, Jakarta Selatan.

Kepala sekolah yang pernah menjabat di sekolah ini antara lain:

a. Dra. Hj. Hanik Chalawati (1986-1992)

b. Drs. Syahrudin Ahmad (1992-1998)

c. Usep Fanji, S.Pd (1998-2000)

d. Enjang Supyan, S.Pd (2000-Sekarang).

Struktur organisasi SMP DUA MEI adalah sebagai berikut:

Wakil Kepala Sekolah Bagian Kurikulum

Wakil Kepala Sekolah Bagian Kesiswaan

Tata Usaha

Kepala Sekolah Enjang Supyan, S.Pd

Pembina Yayasan Drs. H. Enggus Subarman

Ketua Umum Drs. H. Hendi Subarman, MM.

Pembina Osis Wali Kelas

Siswa

1. Visi, Misi dan Tujuan SMP DUA MEI

a) DUA MEI memiliki Visi “Bermutu, Berakhlak dan Berbudi Pekerti

Luhur”.

Visi tersebut mencerminkan cita-cita sekolah yang:

a. Berorientasi kedepan dengan memperhatikan potensi kekinian.

b. Sesuai dengan harapan masyarakat.

c. Ingin mencapai mutu.

d. Mendorong semangat dan komitmen seluruh warga sekolah.

e. Mendorong adanya perubahan yang lebih baik.

f. Mengarahkan langkah-langkah misi sekolah.

b) Misi SMP DUA MEI

a. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan pendidikan yang

berdasarkan akhlak mulia.

b. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan pendidikan dan

tenaga pendidik yang berbudi pekerti luhur, jujur, profesional,

terampil, tangguh dan kompeten di bidangnya.

c. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan standar proses

pembelajaran yang aktif, kreatif, dan menyenangkan.

d. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan fasilitas pendidikan

yang lengkap up to date dan canggih.

e. Bermutu dalam mewujudkan peningkatan standar kelulusan dan

prestasi non akademik.

f. Bermutu dalam peningkatan kelembagaan serta manajemen.

g. Bermutu dalam mewujudkan standar pembiayaan.

h. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan standar penilaian

pendidikan.

i. Mendorong lulusan yang bermutu, berprestai, berakhlak mulia, dan

bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

c) Tujuan SMP DUA MEI.

Adapun tujuan SMP DUA MEI adalah:

a. Mempersiapkan peserta didik dalam melanjutkan ke jenjang yang

lebih tinggi.

b. Mempersiapkan peserta didik sebagai bagian dari anggota

masyarakat yang mandiri dan berguna.

c. Meningkatkan perilaku akhlak mulia bagi peserta didik.

d. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan

minat dan bakat peserta didik.

Tujuan sekolah ini secara bertahap akan dimonitoring, dievaluasi

dan dikendalikan dalam kurun waktu tertentu untuk mencapai Standar

Kompetensi Lulusan Sekolah Menenganh Pertama yang dibakukan

secara Nasional. Berdasarkan SKL Nasional yang telah di tetapkan,

maka SMP DUA MEI merinci SKL tersebut sebagai profil

siswa/siswinya sebagai berikut:

a. Mampu menampilkan kebiasaan sopan santun dan berbudi pekerti

luhur sebagai cerminan akhlak mulia dan iman taqwa.

b. Mampu mengaktualisasikan diri dalam berbagai seni olah raga,

sesuai dengan pilihannya.

c. Mampu mendalami cabangpengetahuan yang dipilihnya.

d. Mampu melanjutkan ke jenjang SMA/SMK terbaik sesuai dengan

pilihannya.

e. Mampu bersaing dalam mengikuti berbagai kompetensi akademik

maupun non akademik di tingkat gugus, kota, provinsi dan

nasional.

f. Mampu memiliki kecakapan hidup nasional, social, environmental

dan pravocasional.

ANGKET PEGAWAI TATA USAHA Petunjuk Pengisian:

Mohon bacalah setiap pernyataan dibawah ini dengan seksama, kemudian berikan jawaban anda dengan cara memberi tanda cheklist (√ ) pada kolom yang tersedia, dengan pilihan jawaban: SL : Selalu SR : Sering KD : Kadang-kadang TP : Tidak Pernah

Setiap orang dapat mempunyai jawaban yang berbeda. Tidak ada jawaban yang dianggap salah karena itu adalah pilihan yang paling sesuai dengan diri anda.

Atas perhatian dan partisipasi anda, saya ucapkan terima kasih. No Pernyataan SL SR KD TP 1 Saya dilibatkan dalam perencanaan

penyusunan pola klasifikasi surat.

2 Saya dilibatkan dalam penyusunan pemrosesan surat masuk dan keluar.

3 Saya dilibatkan dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip.

4 Saya memberikan saran/masukan dalam perencanaan pengadaan fasilitas kearsipan.

5 Saya merasakan kemudahan dalam proses penciptaan warkat/surat.

6 Saya merasakan kemudahan dalam pendistribusian arsip.

7 Saya merasakan kemudahan proses penyimpanan arsip.

8 Sebelum menyimpan surat, saya mensortirnya terlebih dahulu.

9 Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat, saya melakukan pemberian kode pada arsip.

10 Surat yang masuk dan keluar dipisahkan menurut kepentingannya, kemudian diberikan kode dan nomor surat untuk memudahkan penemuan kembali.

11 Saya melakukan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.

12 Arsip yang sudah tidak berguna dimusnahkan dengan cara di bakar.

13 Saya menyimpan arsip pada tempat yang tersedia.

14 Saya belajar tentang manajemen keasipan.

15 Sekolah mengadakan seleksi dalam penerimaan pegawai tata usaha.

16 Saya diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan secara berkala.

17 Kepala Sekolah memberikan pengarahan mengenai tugas kearsipan.

18 Saya berkonsultasi dengan kepala sekolah jika terjadi masalah dalam kearsipan.

19 Alat tulis kantor yang dibutuhkan untuk pembuatan arsip tersedia.

20 Lemari arsip di sekolah dalam keadaan baik. 21 Saya dapat mengoperasikan komputer dengan

baik.

22 Saya memberikan anti serangga/jamur untuk merawat arsip.

23 Saya mengikuti pelatihan kearsipan yang diadakan sekolah.

24 Evaluasi kegiatan kearsipan dilakukan setiap satu semester.

25 Kepala sekolah melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan kearsipan.

ANGKET GURU Petunjuk Pengisian:

Mohon bacalah setiap pernyataan dibawah ini dengan seksama, kemudian berikan jawaban Bapak/Ibu guru dengan cara memberi tanda cheklist (√ ) pada kolom yang tersedia, dengan pilihan jawaban: S : Selalu SR : Sering KD : Kadang-kadang TP : Tidak Pernah

Setiap orang dapat mempunyai jawaban yang berbeda. Tidak ada jawaban yang dianggap salah karena itu adalah pilihan yang paling sesuai dengan diri anda.

Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu guru, saya ucapkan terima kasih.

No Pernyataan SL SR KD TP

1 Pegawai kearsipan mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik dan benar.

2 Pegawai arsip bisa membuat catatan yang lengkap dan teliti.

3 Pegawai kearsipan dapat mengklasifikasi surat dengan cepat dan rapi.

4 Pegawai kearsipan mampu menyimpan arsip secara sistematis, sehingga mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.

5 Pegawai kearsipan ramah dalam melakukan pelayanan.

6 Pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam melakukan tugasnya.

7 Pegawai kearsipan mampu menata arsip dengan cepat dan sedikit kesalahan.

8 Ketersediaan alat tulis kantor di sekolah lengkap.

9 Pegawai kearsipan menggunakan komputer untuk mempercepat tugas kearsipan.

10 Saya merasa puas terhadap pelayanan pegawai kearsipan.

11 Ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan dan keutuhan arsip.

12 Jika ada masalah kearsipan, saya mendiskusikannya dengan pegawai kearsipan.

13 Saya memberi saran/masukan kepada pegawai kearsipan.

14 Rak penyimpanan arsip yang tersedia sesuai dengan kebutuhan.

15 Kerja sama antara kepala sekolah dengan

seluruh pegawai kearsipan berjalan dengan baik.

16 Kepala sekolah memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat tentang kearsipan.

17 Kepala sekolah melakukan pengawasan dalam masalah kearsipan.

Pedoman Wawancara Kepala Sekolah: 1. Berapa orang pegawai tata usaha yang bekerja di sekolah ini, dan apakah

syarat/prosedur yang diberlakukan dalam merekrut pegawai kearsipan? 2. Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatihan dan pengembangan

dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan? 3. Dalam pemilihan fasilitas kearsipan, apakah sudah disesuaikan dengan

anggaran dan kebutuhan sekolah? 4. Siapa saja yang terlibat dalam proses pembuatan pola klasifikasi arsip dan

pedoman pemrosesan surat? 5. Apakah dalam proses pembuatan Jadwal Retensi Arsip melibatkan ahli

kearsipan? 6. Apakah kepala sekolah memberikan pembinaan terhadap kinerja pegawai

kearsipan? 7. Apakah kepala sekolah memberikan motivasi kepada pegawai kearsipan? 8. Siapakah yang bertanggung jawab dalam terhadap kelancaran kegiatan

kearsipan? 9. Apakah kepala sekolah juga bertanggung jawab dalam pemeliharaan

kearsipan? 10. Bagaimanakah bentuk pengawasan yang dilakukan kepala sekolah terhadap

pelaksanaan kearsipan?

skripsi pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan

Documents