“IMPLEMENTASI MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM

MENINGKATKAN ADMINISTRASI SEKOLAH BIDANG TATA

USAHA DI SMK PGRI 2 PONOROGO”.

SKRIPSI

OLEH :

ALFI NIAMAH

NIM : 211216060

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO

MARET 2020

ABSTRAK

Niamah, Alfi,2020. Implementasi Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Administrasi

Sekolah Bidang Tata Usaha (Penelitian Kualitatif di SMK PGRI 2 Ponorogo). Skripsi. Jurusan

Manajemen Pendidikan Islam, Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Ponorogo. Pembimbing

Dr.Muhammad Thoyib, M.Pd.

Kata Kunci : Manajemen Kearsipan, Administrasi Sekolah

Dalam pelaksanaan kegiatan sekolah, pengelolaan kearsipan adalah sumber informasi

dalam perencanaan, pengorganisasian, dan pengevaluasian yang akan dijadikan pedoman dalam

pengambilan keputusan. Dengan manajemen kearsipan, sekolah akan memiliki sentral

pengelolaan arsip sesuai dengan siklusnya, dan akan meminimalisir kehilangan atau kerusakan

arsip. Salah satu alasan pentingnya mengetahui manajemen kearsipan adalah sebagai upaya

peningkatan administrasi sekolah. Karena administrasi sekolah tanpa manajemen kearsipan tidak

akan mampu berjalan secara efektif dan efisien.

Berdasarkan uraian singkat diatas, peneli bermaksud akan mengadakan penelitian dengan

tujuan sebagai berikut : (1) Mengetahui tahap penciptaan arsip dan pengurusan arsip daalam

meningkatkan administrasi bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo. (2) Mengetahui tahap

penggunaan dan pemeliharaan arsip dalam meningkatkan administrasi bidang Tata Usaha di

SMK PGRI 2 Ponorogo. (3) Mengetahui tahap penentuan nasib akhir arsip dlam meningkatkan

administrasi bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo. (4) Mengetahui dampak penerapan

manajemen kearsipan dalam meningkatkan administrasi sekolah bidang Tata Usaha di SMK

PGRI 2 Ponorogo.

Pendekatan ini dilakukan melalui pendekatan kualitatif. Peneliti secara langsung akan

mengetahui keadaan lapangan yang terjadi, sesuai dengan rumusan masalah. Dalam

pengumpulan data peneliti menggunakan cara wawancara, observasi dan dokumentasi. Dan

teknik yang dipilih dalam analisis data adalah reduksi data, penyajian data, dan penarikan

kesimpulan.

Dari hasil penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut : 1) Tahap Penciptaan dan

Pengurusan Arsip. Secara singkat tahap penciptaan arsip dilakukan dari pihak internal dan

eksternal, dalam penciptaannya harus melalui persetujuan dari kepala sekolah, sedangkan

pengurusan arsip dilakukan oleh bagian Tata Usaha secara langsung. Dalam penciptaan arsip ini

kepala sekolah sebagai pengendali arsip yang paling utama di SMK PGRI 2 Ponorogo. 2) Tahap

Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip. secara singkat penggunaan arsip di SMK PGRI 2

Ponorogo diperbolehkan oleh semua pihak dengan perantara staff tata usaha, dan tidak

diperbolehkan dalam peminjaman arsip, sedangkan dalam pemeliharaan arsip dilakukan dengan

sistem penyimpanan arsip yaitu sistem numerik dn sistem masalah. Dalam penyimpanan

memerlukan sarana prasarana yang sesuai dengan standar. Dan memahami kerusakan arsip yang

diakibatkan oleh faktor dari dalam arsip dan faktor dari luar arsip. sedangkan upaya yang

dilakukan adalah pencegahan dan perbaikan. 3) Tahap Penentuan Nasib Akhir Arsip. Pada tahap

ini SMK PGRI 2 Ponorogo melakukan penilaian arsip untuk mengetahui nasib akhir arsip. Ada 2

Kemungkinan terhadap nasip arsip. Jika arsip masih diperlukan maka akan disimpan, namun

untuk arsip yang sudah tidak dapat digunakan akan dimusnahkan, secara dibakar atau dijual. 4)

Dampak implementasi manajemen kearsipan Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo dirasakan

oleh pengguna arsip. Pengguna arsip dengan mudah mencari arsip yang dibutuhkan. Dan bagian

lain di SMK PGRI 2 Ponorogo juga semakin mudah dalam bekerjasama melaksanakan kegiatan

sekolah. Hal ini menjadi bukti bahwa manajemen kearsipan meningkatkan administrasi sekolah

dengan melihat dampak – dampak yang diberikan.

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan kegiatan, semua lembaga baik pemerintahan maupun swasta, dalam

bidang pendidikan maupun beberapa bidang lain, pengelolaan kearsipan adalah salah satu

kegiatan pokok yang pasti ada untuk mendukung keberhasilan tujuan sekolah. Baik dalam

pengelolaan informasi maupun dalam pengelolaan administrasi. Namun hal ini juga menjadi

masalah saat ini, beberapa lembaga menganggap sepele mengenai pengelolaan kearsipan

tanpa memperhatikan kembali tentang pentingnya fungsi dari kearsipan tersebut. Beberapa

fungsi yang harus kita ketahui mengenai pentingnya kearsipan adalah : “Mendukung Proses

Pengambilan keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pengawasan, sebagai

alat pembuktian, sebagai memori organisasi, dan dapat digunakan untuk kepentingan publik

dan ekonomi.”1

Menurut Undang – undang nomor 43 tahun 2009, tentang kearsipan. Arsip adalah

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga

negara, pemerintahan, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.2

Salah satu pengelolaan kearsipan dalam sekolah adalah bidang Tata Usaha. Pengertian

tata usaha menurut The Liang Gie adalah serangkaian aktivitas penghimpunan, pencatatan,

1 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), 3.

2 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer

(Yogyakarta: Gava Media, 2015), 5.

1

2

pengolahan, pengadaan pengiriman dan penyimpanan berbagai macam keterangan yang

dibutuhkan dalam setiap organisasi.3

Sebagaimana yang kita ketahui, kearsipan adalah hal yang akan terus ada dalam

lembaga pendidikan. Mulai dari proses berdirinya lembaga pendidikan, sampai pada

pelaksanaan kegiatan pendidikan. Sehingga dalam pelaksanaannya banyak masalah atau

kendala yang terjadi. Sedangkan penyelenggaraan kearsipan yang baik merupakan suatu

asset dalam sekolah, sebagai bahan untuk pengambilan keputusan melalui dokumen dan

arsip yang ada, dengan terselenggaranya kearsipan yang baik dapat meminimalisir kesalahan

– kesalahan manajemen terhadap informasi yang di butuhkan.

Menurut Sedarmayanti mengemukakan bahwa pada umumnya setiap organisasi akan

menghadapi kendala dalam pengelolaan arsip, diantaranya beberapa masalah berikut.4

Kurangnya pengertian tentang pentingnya arsip oleh organisasi, kualifikasi persyaratan

pegawai yang menangani pekerjaan kearsipan tidak terpenuhi, bertambahnya volume arsip

secara terus – menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat

menampung arsip lagi, belum adanya pedoman tata kearsiapan yang berlaku secara baku,

belum dibakukannya atau dibudayakannya tentang pedoman tata cara peminjaman arsip

sehingga setiap pegawai meminjam arsip tanpa adanya peraturan yang jelas, penggunaan

arsip oleh pengguna atau oleh pihak yang membutuhkan dilakukan dalam jangka waktu

yang lama dan kadang – kadang tidak dikembalikan, tidak dapat atau sulit ditemukan

kembali arsip dengan cepat dan tepat jika diperlukan, belum adanya perencanaan mengenai

penyusutan arsip sehingga arsip semakin bertumpuk dan tidak dapat ditampung lagi, adanya

arsip yang diterima dan dikirim lepas dari pengawasan. Hal ini dimungkinkan karena

pimpinan organisasi kurang memerhatikan fungsi pengawasan terhadap arsip.

3 Diakses dari http://www.definisimenurutparaahli.com/pengertian-tata-usaha/, pada tanggal 20 Desember 2019,

pukul 14.47.

4 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 15-16.

3

Salah masalah yang terjadi karena pengelolaan arsip yang kurang baik adalah kejadian di

Jakarta Gedung C FISIP UI, Gedung yang menjadi tempat arsip, beberapa pusat kajian dan

sekretariat Departemen Sosiologi itu luluh lantak.Dari kejadian ini yang paling disesalkan

adalah musnahnya koleksi 3 ribu buku Sosiolog Iwan Gardono yang tersimpan di

Laboratorium Sosiologi. Sebagian besar dari buku-buku tersebut merupakan buku langka

yang sudah tidak diterbitkan lagi. Selain itu, laporan berbagai hasil penelitian dan juga arsip

yang tersimpan dalam gedung turut musnah dilalap api. Buku, arsip ataupun dokumen

merupakan harta tak ternilai. Musnahnya buku, arsip ataupun dokumen adalah musnahnya

'pemikiran' dan catatan peristiwa.5 Hal ini adalah salah satu akibat dari pengelolaan arsip

yang kurang baik, dengan manajemen kearsipan yang baik akan meminimalisir kehilangan

arsip akibat kebakaran. Karena hakikatnya dalam manajemen kearsipan memiliki cara yang

dapat di gunakan untuk pengelolaan arsip, misalnya alih media arsip.

Akibat lain yang dirasakan karena proses administrasi yang kurang baik, terjadi cerita tentang

murid yang belajar lesehan tanpa meja dan kursi di Kota Bekasi, di SDN Jatimulya 09 Tambun

Selatan, Kabupaten Bekasi. Tiga ruangan kelas di SDN Jatimulya 09 di Tambun Selatan, Kabupaten

Bekasi tidak dilengkapi dengan meja dan kursi. Ketiganya ditempati enam kelas (pagi dan sore),

yakni kelas 3D, 4A, 4C, 5B, 6A, dan 6B. Hal ini terjadi hanya karena masalah miskomunikasi dan

administrasi yang berbelit.6 Hal ini akan terjadi ketika kurang teroganisasinya kegiatan manajemen

kearsipan, dan kurangnya keahlian dari administator. Hal ini seharusnya tidak terjadi dengan adanya

manajemen kearsipan yang baik.

Dengan memperhatikan beberapa permasalahan umum yang sering terjadi dalam

kearsipan, dan mempertimbangkan pentingnya fungsi dari arsip, maka perlu sekali

pengetahuan mengenai pengelolaan dalam kearsipan. Pengelolaan kearsipan memiliki siklus

hidup arsip yang harus benar – benar diperhatikan. Menurut Read dan Ginn

5 https://news.detik.com/opini/d-2467399/kebakaran-di-kampus-apa-kabar-arsip-perguruan-tinggi diakses pada

tanggal 11 Maret 2020, pukul 10.00.

6 https://megapolitan.kompas.com/read/2019/09/18/07203501/ketika-masalah-administrasi-bikin-murid-sd-

belajar-lesehan-lebih-dari#source=clicktitle diakses pada tanggal 11 Maret 2020, pukul 10.30.

4

mengungkapkan, siklus arsip adalah masa hidup arsip, yang meliputi lima fase, yaitu

penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir. 7

Ketika sekolah sudah memiliki manajemen/ kearsipan yang baik maka akan

memudahkan dalam meningkatkan proses administrasi pendidikan maupun admnistrasi

sekolah. Sedangkan administrasi pendidikan menurut Calvin Grieder, dkk adalah

keseluruhan proses yang menggunakan dan mengikutsertakan semua sumber potensi yang

tersedia dan yang sesuai baik personal maupun material dalam usaha mencapai tujuan

bersama seefektif dan seefiesien mungkin.8 Dapat kita ambil sebuah kesimpulan bahwa

ketika kearsipan sudah terkelola dengan baik, maka akan mudah dalam penemuan data dan

informasi, sehingga proses menggunaan sumber potensi yang ada di sekolah tersebut dapat

terkelola dengan baik, secara tepat dan juga mudah. Sehingga manajemen kearsipan sangat

mempengaruhi peningkatan administrasi pendidikan atau sekolah.

SMK PGRI 2 Ponorogo adalah salah satu sekolah swasta yang menjadi favorit di

wilayah Ponorogo maupun beberapa daerah disekitar Ponorogo. SMK PGRI 2 Ponorogo

yang memiliki 2395 peserta didik, yang terdiri dari 2222 laki – laki, dan 173 perempuan.9

Dengan banyaknya peserta didik yang dimiliki, maka akan memiliki proses yang sangat

panjang dalam pendataan peserta didiknya, maka ketatausahaan yang rumit akan dimiliki

oleh sekolah ini.

Melalui wawancara dengan kepala TU, bapak Wahyu Setiono, S.Kom. Bidang tata

usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo memiliki anggota Tata Usaha seluruhnya yang terdiri dari

45 orang. Dan terdiri dari 11 orang di kantor TU, Dan sudah memiliki ruangan khusus serta

beberapa sarana penunjang penyimpanan arsip yang baik.10

Melalui observasi melalui

kegiatan magang 2 di SMK PGRI 2 Ponorogo, bahwa sekolah ini sudah memiliki SOP

7 Ibid., 13.

8 Syaiful Sagala, Administrasi Pendidikan Kontemporer (Bandung: Alfabet, 2013), 39.

9 Dokumen sekolah tahun 2019.

10 Wawancara dengan kepala TU, bapak Wahyu Setiono, S.Kom, tanggal 23 November 2019.

5

dalam pembuatan surat masuk dan surat keluar, serta SOP dalam penandatangan dokumen

oleh kepala sekolah dan beberapa SOP dalam permintaan data melalui Tata Usaha.

SMK PGRI 2 Ponorogo ini sudah mendapatkan akreditasi A sejak tahun 2006/2007

hingga sekarang. Dan pada tahun 2011 telah mendapatkan sertifikat ISO 9001: 2008 dari

TUV North. Serta pada tahun 2015 SMK PGRI 2 Ponorogo menjadi Sekolah Rujukan.

Selain itu dalam prakteknya SMK PGRI 2 Ponorogo juga sudah menggunakan

komputerisasi dalam pelaksanaan kearsipannya.

Dapat kita simpulkan bahwa pengelolaan kearsipan yang baik adalah langkah awal

dalam menciptakan administrasi pendidikan yang baik. karena melalui pengelolan arsip

yang baik akan memudahkan dalam mengelola sumber potensi yang dimiliki oleh

sekolah.Maka dari itu, untuk mengetahui manajemen kearsipan yang ada pada bidang Tata

Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo. Peneliti akan membuat laporan mengenai “Implementasi

Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Administrasi Sekolah Bidang Tata Usaha

di SMK PGRI 2 Ponorogo.”

B. Fokus Penelitian

Fokus penelitian ini digunakan untuk menghindari terjadinya persepsi lain mengenai

masalah yang akan di bahas oleh peneliti. Dengan melihat permasalahan Manajemen

Kearsipan yang sangat kompleks, peneliti membatasi permasalahan yang dianalisis dalam

Manajemen Kearsipan. Peneliti akan menganalisis mengenai unsur – unsur yang ada dalam

kearsipan, kearsipan yang akan diteliti adalah bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.

C. Rumusan Masalah

Berpegang teguh pada latar belakang masalah dan teori yang dikembangkan. Di sini

dikemukakan beberapa masalah yang akan dimiliki sebagai berikut;

6

1. Bagaimana tahap penciptaan arsip dan pengurusan arsip dalam meningkatkan

administrasi bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo?

2. Bagaimana tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip dalam meningkatkan administrasi

bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo?

3. Bagaimana tahap penentuan nasib akhir arsip dalam meningkatkan administrasi bidang

Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo ?

4. Bagaimana dampak penerapan manajemen kearsipan dalam meningkatkan administrasi

sekolah bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo ?

D. Tujuan Penelitian

Berdasarkan latar belakang masalah, fokus penelitian dan rumusan masalah, maka

tujuan penelitian yang ingin dicapai adalah :

1. Mengetahui tahap penciptaan arsip dan pengurusan arsip dalam meningkatkan

administrasi bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.

2. Mengetahui tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip dalam meningkatkan

administrasi bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.

3. Mengetahui tahap penentuan nasib akhir arsip dalam meningkatkan administrasi bidang

Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.

4. Mengetahui dampak penerapan manajemen kearsipan dalam meningkatkan administrasi

sekolah bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.

E. Manfaat Penelitian

Setelah diketahui tujuan dari penelitian di atas, suatu penelitian dapat dikatakan berhasil

apabila dapat memberikan manfaat yang berarti bagi lembaga pendidikan yang diteliti

maupun terhadap masyarakat. Maka hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat

sebagai:

7

1. Kegunaan secara Teoritis

a. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi dunia pendidikan.

Khususnya dalam bidang kajian manajemen kearsipan di lembaga pendidikan.

b. Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai wacana atau memperluas wawasan

dan pengetahuan tentang manajemen kearsipan dalam upaya untuk meningkatkan

kualitas administrasi pendidikan.

c. Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan rujukan peneliti selanjutnya

khusus yang meneliti tentang manajemen kearsipan dalam upaya meningkatkan

administrasi pendidikan sehingga masalah – masalah yang muncul dapat teratasi

secara benar, tepat, dan cepat.

2. Kegunaan Secara Praktis

a. Bagi penulis, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai rujukan yang dianggap lebih

kongkrit apabila penulis nantinya berkecimpung dalam dunia pendidikan, khususnya

dalam manajemen kearsipan.

b. Bagi para pegawai administrasi sekolah khususnya Tata Usaha, diharapkan

penelitian ini dapat menjadi suatu acuan untuk dapat bekerja lebih baik lagi dan

menyadari akan pentingnya manajemen kearsipan bagi lembaga sekolah.

c. Bagi Lembaga atau pihak sekolah, penelitian ini dapat menjadi bahan masukan

khususnya dalam upaya meningkatkan administrasi pendidikan.

F. Sistematika Pembahasan

Didalam penulisan skripsi ini diawali dengan halaman formalitas, yang terdiri

halaman sampul, halaman judul, halaman persetujuan, halaman pengesahan, halaman

persembahan, halaman moto, halaman abstrak, halaman kata pengantar dan halaman daftar

isi. Untuk memperoleh gambaran yang jelas dan menyeluruh dalam isi pembahasan isi

desain ini, maka secara global dapat dilihat pada sistematika penelitian di bawah ini:

8

1. BAB I Pendahuluan, didalamnya memuat latar belakang, fokus penelitian, rumusan

masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika pembahasan.

2. BAB II Kajian Teori dan atau Telaah Hasil Penelitian Terdahulu, dalam bab ini

mendiskripsikan kajian teori tentang konsep manajemen kearsipan, ruang lingkup

kearsipan, unsur – unsur manajemen kearsipan, konsep dasar administrasi sekolah dan

pengertian Tata Usaha, serta mencantumkan penelitian terdahulu yang relevan dengan

penelitian yang akan dilakukan peneliti.

3. BAB III Metode Penelitian, dalam bab ini membahas Metodologi penelitian dari

pendekatan penelitian dan jenis penelitian yang digunakan, lokasi penelitian,

kehadiran penelitian, sumber data, teknis pengumpulan data, teknik analisis data,

pengecekan keabsahan temuan, dan tahap-tahap penelitian.

4. BAB IV Temuan Penelitian, dalam bab ini membahas tentang data umum yakni

mengenai gambaran umum dari SMK PGRI 2 Ponorogo yang berisi tentang profil

sekolah, sejarah singkat, visi, misi, tujuan, struktur organisasi, SDM sekolah serta

sarana prasarana. Dan deskripsi data khusus yang diperoleh baik dari hasil

pengamatan, wawancara, perekaman, maupun pencatatan.

5. BAB V Pembahasan, dalam bab ini, membahas mengenai Pembahasan hasil

penelitian dan analisis, merupakan pembahasan terhadap temuan-temuan dikaitkan

dengan teori penciptaan arsip, Mengetahui tahap penciptaan arsip dalam meningkatkan

administrasi bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo, tahap penggunaan dan

pemeliharaan arsip dalam meningkatkan administrasi bidang Tata Usaha di SMK

PGRI 2 Ponorogo, tahap penyusutan arsip dalam meningkatkan administrasi bidang

Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo dan dampak penerapan manajemen kearsipan

dalam meningkatkan administrasi sekolah bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2

Ponorogo.

9

6. BAB VI Penutup, Merupakan bab terakhir yang berisi penutup, meliputi kesimpulan

berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan serta saran yang diberikan

oleh penulis yang nantinya bisa dijadikan acuan atau pertimbangan dalam

pelaksanaan manajemen kearsipan di bidang tata usaha SMK PGRI 2 Ponorogo.

Setelah Bab VI, kemudian bagian terakhir dari skripsi ini berisi daftar pustaka dan

lampiran-lampiran, riwayat hidup, surat izin penelitian, surat telah melakukan penelitian,

pernyataan keaslian tulisan dan sebagainya.

10

BAB II

TELAAH HASIL PENELITIAN TERDAHULU DAN KAJIAN TEORI

A. Telaah Hasil Penelitian Terdahulu

Berdasarkan eksplorasi peneliti terdapat hasil peneliti yang mempunyai relevansi

dengan penelitian ini akan tetapi terdapat perbedaan tentang fokus dan hasil yang dikaji,

agar penelitian ini tidak dianggap mencontoh penelitian yang telah ada maka di sini akan

dijelaskan mengenai perbedaan, fokus penelitian serta hasilnya. Adapun penelitian tersebut

:

1. Penelitian M.Khoirul Umam (1311030096) tahun 2017, Program Studi Manajemen

Pendidikan Islam, Universitas Islam Negeri (UIN) Raden Intan Lampung dengan judul

“Implementasi Manajemen Kearsipan dalam ketatausahan di SMP Muhammadiyah

Gading Rejo Kabupaten Pringsewu.”

Hasil dari penelitian terdahulu ini bahwa kegiatan implementasi manajemen

kearsipan memiliki 5 tahapan yaitu penciptaan arsip, penggunan arsip, penyimpanan

arsip, pemindahan arsip dan pemusnahan. Dalam penelitian terdahulu ini, memiliki

persamaan dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti yaitu mengenai

pengimplementasian manajemen kearsipan dengan objek yang sama yaitu bagian Tata

Usaha, namun perbedaannya ada pada teori yang digunakan, dalam penelitian

terdahulu ini memiliki 5 proses dalam kearsipan yaitu penciptaan arsip, penggunaan

arsip, penyimpanan arsip, pemindahan arsip dan pemusnahan. Sedangkan untuk

penelitian yang akan dilakukan akan menggunakan teori Read dan Ginn

mengungkapkan, “ Siklus hidup arsip, yaitu meliputi lima fase, yaitu penciptaan,

distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir” serta dalam penelitian ini

akan mengaitkan dengan peningkatan kualitas administrasi sekolah.

10

11

2. Penelitian Pipit lifatul Masfufah (NIM 14170011) tahun 2018, Program Studi

Manajemen Pendidikan Islam, Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim

Malang dengan judul “Implementasi Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan

Kualitas Pelayanan Administrasi pada Seksi Pendidikan Madrasah Kantor

Kementerian Agama Kabupaten Malang”. Hasil dari penelitian terdahulu ini

implementasi manajemen kearsipan menggunakan fungsi dari manajemen itu sendiri

yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian.

Dalam penelitian terdahulu ini, memiliki persamaan dengan penelitian yang akan

dilakukan oleh peneliti yaitu mengenai pengimplementasian manajemen kearsipan,

namun penelitian ini memiliki objek yang berbeda yaitu pada penelitian terdahulu ini

membahas mengenai kualitas pelayanan administrasi pada semua seksi pendidikan di

kantor kementerian, sedangkan dengan penelitian yang akan dilakukan ini memiliki

objek khusus yaitu pada bidang Tata Usaha. Dan penelitian terdahulu ini juga

membahas upaya meningkatkan kualitas dalam pelayanan serta dampak implementasi

manajemen kearsipan dalam pelayanan administrasi. Namun dalam penelitian ini akan

fokus pada pengelolaan kearsipan menurut teori Read dan Ginn mengungkapkan, “

Siklus hidup arsip, yaitu meliputi lima fase, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan,

pemeliharaan, dan disposisi akhir” serta dalam penelitian ini akan mengaitkan dengan

peningkatan kualitas administrasi sekolah. Untuk mempermudah dalam pemahaman

maka peneliti membuat tabel mengeanai perbedaan penelitian terdahulu dnegan

penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti.

12

Tabel 1.1

Tabel Perbandingan Penelitian Terdahulu dengan Penelitian Sekarang

No

.

Nama

Peneliti

Tah

un

Judul Persamaan Perbedaan

1. M.Khoir

ul Umam

2017 “Implementasi

Manajemen

Kearsipan dalam

ketatausahan di

SMP

Muhammadiyah

Gading Rejo

Kabupaten

Pringsewu.”

Implementa

si

Manajemen

Kearsipan

Lebih mengaitkan

penelitian pada

peningkatan

administrsi sekolah.

Dalam penelitian

terdahulu

menggunakan

rumusan masalah

berupa fungsi dari

manejemen yaitu

perencanaa,

pengorganisasian,

pengawasan dan

implementasi

manajemen kearsipan.

2. Pipit

lifatul

Masfufa

h

2018

“Implementasi

Manajemen

Kearsipan dalam

Meningkatkan

Kualitas Pelayanan

Administrasi pada

Seksi Pendidikan

Madrasah Kantor

Kementerian Agama

Kabupaten

Malang”.

Implementa

si

Manajemen

Kearsipan

Memiliki objek

penelitian yang

berbeda dan rumusan

masalah yang berbeda.

Penelitian terdahulu

membahasa

implementasi dan

evaluasi, serta upaya

dan dampak dari

manajemen kearsipan.

13

B. Kajian Teori

Untuk memperkuat masalah yang akan diteliti maka penulis akan memberikan kajian

pustaka dengan cara mencari dan menemukan teori – teori yang relevan, sehingga dapat

dijadikan landasan dalam pelaksanaan penelitian.

1. Pengertian Manajemen

Manajemen kearsipan (Record Management) memiliki fungsi untuk menjaga

keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan,

penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan

pemusnahan arsip. Menurut Zulkifli Amsyah, Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah

untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan

arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya

yang efektif dan efisien.11

Menurut pendapat Suraja manajemen kearsipan mengandung arti yaitu rangkaian

kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam proses

pengurusan arsip. Manajemen kearsipan dilaksanakan dengan berdasarkan pada

fungsi-fungsi manajemen yang berupa :12

a. Aktivitas-aktivitas dari perencanaan kearsipan

b. Pengorganisasian bidang kearsipan

c. Penyusunan personalia (staf) bagian kearsipan

d. Pengarahan kerja dan pegawai kearsipan, dan pengawasan terhadap kegiatan

pokok (operasional) kearsipan

Menurut Ricks & Gow dalam Suraja aktivitas-aktivitas dari perencanaan

kearsipan dilakukan dengan melakukan penyusunan pola klasifikasi sebagai sarana

11

Arjun,“Manajemen Kearsian dalam Pengelolaan Arsip”, di akses dari

https://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip , pada tanggal 20 Desember 2019,

pukul 15.06. 12

Meirinawati dan Indah Prabawati, Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata Kelola Administrasi

Perkantoran yang Efektif dan Efisien Program Studi Ilmu Administrasi Negara, FIS, Universitas Negeri Surabaya,

Surakarta, 2015, NPAP “Pengembangan Ilmu dan Profesi Administrasi Perkantoran: Tantangan dan Peluang, 179.

14

penataan arsip, penyusunan pedoman pemprosesan surat dan naskah masuk maupun

keluar, penyusunan jadwal retensi arsip sebagai sarana penyusutan arsip dan

perencanaan fasilitas.13

Sedangkan pengorganisasian kearsipan dilakukan dalam

bentuk : 14

a. Melakukan pembagian kerja proses pengendalian surat dan naskah yang masuk

dan keluar, proses penataan dan penyusutan arsip

b. Menentukan hubungan kerja antar satuan organisasi dengan pegawai di unit

kearsipan

c. Menentukan hubungan kerja antara unit kearsipan dengan unit-unit pengolah

surat/naskah (satuan-satuan organisasi lain) di dalam organisasi.

Sedangkan menurut Suraja penyusunan personalia (staf) di bidang kearsipan,

mencakup pelaksanaan rekruitmen, seleksi, orientasi atau induksi, penempatan,

penggajian dan penjaminan kesejahteraan, pengembangan dan pemberhentian

pegawai yang mengurusi arsip organisasi. Masih menurut Suraja pelaksanaan fungsi

pengarahan di dalam pengurusan arsip mencakup pemberian motivasi kepada

pegawai arsip untuk memelihara dan meningkatkan moralitas kerjanya, menjaga

komunikasi yang efektif untuk membina solidaritas dan semangat korps antar

pegawai di bidang kearsipan dengan pegawai lain di dalam organisasi, dan

memenuhi dan menggerakkan pegawai, mempengaruhi dan membawa mereka untuk

berkonsentrasi pada pelaksanaan tugas-tugas kearsipan sebaik-baiknya sehingga

tujuan kearsipan dapat dicapai secara efektif dan efisien.15

Fungsi pengawasan dapat dilakukan dalam tiga bentuk menurut pendapat Ricks

dan Gow dalam Suraja yaitu:16

a. Pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan (precontrol).

13

Ibid., 179. 14

Ibid., 179 – 180. 15

Ibid., 179.

16

Ibid., 179 – 180.

15

b. Pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sedang berlangsung.

(concurrent control)

c. Pengawasan yang dilakukan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control).

Dengan adanya fungsi-fungsi pengawasan tersebut, maka diharapkan dapat

mengontrol jumlah warkat (arsip), memperbaiki kebijakan, prosedur dan metode

kerja kearsipan, meminimumkan duplikasi arsip, memperbaiki ketepatan data dan

informasi, meningkatkan efisiensi biaya pelaksanaan kegiatan kearsipan,

meningkatkan keselamatan arsip, meningkatkan kecepatan penemuan arsip,

mengontrol efisiensi penggunaan kearsipan, memperbaiki proses kerja kearsipan, dan

menjaga ciri-ciri arsip yang baik.17

Pada Hakikatnya manajemen arsip adalah sebuah totalitas kegiatan sebagai suatu

sistem yang terdiri atas unsur – unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk

daur hidup arsip (life cyle of record).18

Manajemen kearsipan adalah pekerjaan mengurus arsip yang meliputi catatan,

pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,

pemindahan, dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus

“kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati.19

Dan dapat disimpulkan kembali bahwa manajemen kearsipan adalah gabungan

dari kata manajemen dan kearsipan. Manajemen kearsipan adalah proses

pengelolaaan arsip sesuai dengan fungsi manajemen. Yaitu melalui perencanaan,

pengeorganisasian, penggerakan dan evaluasi pelaksanaan kearsipan.

17 Ibid., 179 – 180.

18

Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 11.

19

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama, 2018), 4.

16

2. Ruang Lingkup Kearsipan

a. Pengertian Arsip

Ketika kita membahas tentang kearsipan maka hal yang harus kita ketahui

pertama adalah arsip. Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche

,archea, dan archeon. Arche diartikan sebagai pemula, archea artinya dokumen

atau catatan. Archeon berarti tempat penyimpanan. 20

Sedangkan menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan

surat – surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan

arsip. Surat yang dapat dikatakan arsip apabila memenuhi syarat berikut : 21

1) Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi,

instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang.

2) Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan

dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan

cepat ditemukan apabila sewaktu – waktu diperlukan kembali.

Berdasarkan ISO 15489-1, dijelaskan arsip adalah informasi yang diciptakan,

diterima, disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau

perseorangan, dalam rangka memenuhi kewajiban hukumnya atau dalam rangka

transaksi bisnis. 22

b. Pengertian Kearsipan

Sedangkan kearsipan adalah kegiatan penataan dan pengelolaan arsip. Menurut

Terry adalah penempatan kertas – kertas dalam tempat – tempat penyimpanan yang

baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa

20 Armida Silvia Asriel, Manajemen Kearsipan (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2018), 5.

21

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer, 5

- 6.

22

Armida Silvia Asriel, Manajemen Kearsipan, 7.

17

sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan

mudah dan cepat. 23

Dan menurut Moekijat menyatakan bahwa kearsipan merupakan pekerjaan

kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat mengenai keputusan –

keputusan, pikiran – pikiran, kontrak – kontrak, saham – saham, dan transaksi –

transaksi harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan

pelayanan yang diperlukan. Untuk itu segala bentuk pelayanan terutama pelayanan

administrasi tidak dapat terlepas dari kegiatan kearsipan.24

Jadi dapat kita

simpulkan bahwa arsip adalah suatu benda. Sedangkan kearsiapan adalah kegiatan

pengaturan, pengelolan dan penyimpanan dokumen secara sistematis. Agar ketika

dibutuhkan mudah untuk didapatkan.

c. Jenis Arsip

Berdasarkan fungsi dan kegunaannya arsip dibedakan sebagai arsip dinamis

dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Yang

termasuk dalam arsip dinamis adalah : .25

1) Arsip Vital, yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi

keberlangsungan operasion; pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak

dapat /digantikan apabila hilang.

2) Arsip Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus

menerus.

3) Arsip Inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

23 Ibid., 10.

24

Ibid., 11.

25

Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 5.

18

Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak boleh dipergunakan lagi di dalam

fungsi – fungsi manajemen tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan

pendidikan dan penelitian. 26

3. Unsur – Unsur Manajemen Kearsipan

Pada hakikatnya manajemen arsip adalah sebuah totalitas kegiatan sebagai suatu

sistem yang terdiri atas unsur – unsur yang saling berkaiatan sehingga membentuk

daur hidup arsip (life cyle of record). Read dan Ginn mengungkapkan, “The record

life cycle is the life span of a record as expressed in the five phases of creation,

distribution, use, maintenance, and final disposition”. (Siklus hidup arsip adalah masa

hidup arsip, yang meliputi lima fase, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan,

pemeliharaan, dan disposisi akhir). Hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 27

a. Tahap Penciptaan. Pada tahap ini arsip diciptakan itu dibuat kemudian digunakan

sebagai media penyampain informasi, sebagai dasar perencanaan,

pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan, dan sebagainya. Arsip

dapat diciptakan dengan dua cara. Pertama, dari organisasi atau seseorang yang

berasal dari luar organisasi (eksternal). Kedua, dapat diciptakan secara internal

perusahaan.

b. Tahap pengurusan. Tahap pengurusan adalah penyampaian arsip atau

pengendalian pergerakan arsip dari unit kerja lain dalam organisasi, yaitu meliputi

kegiatan penyampaian arsip, pengendalian arsip terhadap perjalanan arsip.

c. Tahap Penggunaan. Pada tahap ini arsip dikategorikan sebagai arsip dinamis,

yaitu penggunaan arsip secara langsung dalam penyelenggaraan aktivitas sehari –

hari.

d. Tahan Pemeliharaan. Tahap pemeliharaan arsip adalah tahap perlindungan dan

pengamanan arsip, baik fisik maupun informasinya. Kegiatan pemeliharaan arsip

26 Armida Silvia Asriel, Manajemen Kearsipan, 9.

27

Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 13.

19

antara lain menyediakan prasarana dan sarana kearsipan disesuaikan dengan

standar kearsipan untuk pengelolan arsip dinamis berdasarkan bentuk dan media

arsip, penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk, media

arsip, suhu, dan kelembapan udara ruangan

e. Tahan Penentuan nasib akhir. Tahap penentuan nasib akhir arsip adalah tahap

penentuan terhadap keberadaan arsip dalam organisasi, apakah arsip tersebut

disimpan atau dimusnahkan.

Dalam undang – undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, siklus hidup arsip

disebutkan meliputi tiga tahap, yaitu : penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan

penyusutan. Yang dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Penciptaan arsip.

Penciptaan arsip adalah kegiatan untuk menghasilkan arsip, baik melalui

kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk

dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas organisasi maupun

kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar.

Kegiatan yang termasuk dalam penciptaan arsip, yaitu desain formulir,

manajemen korespondensi dan tata naskah, manajemen laporan, dan manajemen

produk hukum.28

Dalam daur hidup arsip, tata naskah merupakan tahapan awal proses

penciptaan arsip. Oleh karena itu penerapan tata naskah pada terhadap

pengelolaan informasi lain. 29

Tata Naskah adalah suatu kegiatan administrasi di

dalam memelihara dan menyusun data – data dari semua tulisan mengenai segi –

segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologi dalam sebuah berkas. 30

28 Ibid., 14.

29

Ibid., 43.

30

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer,

29.

20

Dalam korespondensi bentuk surat berperihal surat standar saat ini dalam pola

umum surat perihal dikenal beberapa bentuk, diantaranya : 31

a. Format resmi

b. Format balok atau lurus penuh

c. Format balok yang diubah atau lurus

d. Format setengah balok atau lurus

e. Format inden atau bentuk lekuk

f. Format paragraf menggantung.

Untuk menulis surat yang baik, pengonsep harus mengetahui permasalahan

yang akan ditulis, bahasa surat, kertas, dan bentuk surat. Selain itu perlu

diperhatikan pula kegiatan korespondensi yang dimulai dari penyusunan surat

hingga kegiatan surat siap didistribuasikan. Penyiapan naskah dinas meliputi

kegiatan : 32

1) Penyusunan Naskah

2) Pengklasifikasian informasi

3) Proses pengetikan

4) Pengadaan

5) Pendistribuasian.

b. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip.

Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan untuk menyajikan atau

pemanfaatan arsip bagi kepentingan organisasi dan kegiatan untuk menjaga

keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Yang termasuk dalam

kegiatan penggunaan dan pemeliharaan arsip, yaitu pengurusan surat, sistem

pemberkasan, manajemen arsip aktif, manajemen arsip inaktif, program arsip vital

dan program perawatan.

31 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 49.

32

Ibid., 75 - 76.

21

Dalam PP No 28 tahun 2012, kegiatan pengelolaan arsip yang termasuk dalam

pemeliharaan arsip adalah

1) Pemberkasan Arsip Aktif

Prinsip yang perlu diperhatikan dalam pemberkasan adalah pemberkasan

arsip harus berdasarkan klasifikais arsip.33

Klasifikasi Arsip, klasifikasi

pemberkasan atau skema klsifikasi adalah penggolangan tau pengelompokan

arsip menurut urusan atau masalah secara logis, kronologi, dan sistematis

berdsarkan fungsi dan kegiatan organisasi pencipta dn merupakan pedoman

untuk mengatur, penataan, dan penemuan kembali. Menurut Gunawan Ari

Wibowo cara menyusun klasifikasi arsip adalah sebagai berikut :34

a) Melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang

diciptakan dalam suatu fungsi organisasi.

b) Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan

kegiatan organisasi.

c) Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip

perkembangan dari umum ke khusus, yang terdiri atas pokok masalah, sub

masalah, dan sub – sub masalah.

d) Setelah penyusunan klasifikasi, kode klasifikasi ditarmbahkan untuk

mempermudah penyebutan klasifikasi.

Sistem pemberkasan arsip pada dasarnya dapat menggunakan sistem

pemberkasan : 35

a) Sistem Pemberkasan Alfabetis

b) Sistem Permberkasan Numerik

c) Sistem Pemberkasan Alpha- Numerik

33 Ibid., 155.

34

Ibid., 95-96.

35

Ibid., 31.

22

2) Penataan Arsip Inaktif,

Penataan arsip inaktif adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip

inaktif untuk kepentingan temu balik arsip, dengan tujuan untuk menyatukan

informasi, mengamankan informasi dan fisik arsip inaktif, serta memudahkan

penemuan kembali dan pelaksanaan penilaian arsip. Menurut ANRI No.26 tahun

2011, penataan arsip inaktif pada unit.kearsipan dilakukan dengan langkah –

langkah : pemeriksaan, pendeskripsian, penataan arsip dalam boks, penomoran

boks, penataan boks dalam rak arsip, penyusunan daftar arsip inaktif. 36

3) Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip juga dilakukan pada pemeliharaan arsip. Penyimpanan

Arsip adalah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan

kembali arsip dan penggunaannya dimasa yang akan datang. Penyimpanna arsip

merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga dan terpelihara. Maka

penyimpanan fisik arsip aktif sebaiknya mempertimbangkan prinsip dasar

sebagai berikut :37

a) Kondisi lingkungan, yaitu meliputi lokasi, kontrol lingkungan, dan

perlindungan.

b) Pengamanan, yaitu meliputi pemeliharaan, penanganan arsip, kemudahan

akses.

c) Proteksi, yaitu meliputi peralatan dan tempat penyimpnanan dapat dijamin

aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya, setiap peralatan dan

tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk menjamin

kebersihan.

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan

dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan

36 Ibid., 191 -192.

37

Ibid., 145- 146.

23

dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen

tersebut sewaktu – waktu dibutuhkan.38

Pada umumnya sistem penyimpanan

yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem

abjad (sistem nama), sistem numerik, sistem geografis dan sistem subjek, serta

sistem warna. 39

4) Alih Media Arsip.

Alih media Arsip adalah proses pengalihan media arsip dari satu bentuk

media ke bentuk media arsip lainnya, dengan menggunakan alat pemindai

(scanner) dalam rangka penyelamatan fisik dan informasi arsip.40

Adapun

tahapan yang dapat dilakukan dalam kegiatan alih media arsip, khususnya dari

media kertas ke media elektronik adalah : 41

a) Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialih media.

b) Melakukan scanning terhadap naskah/surat.

c) Membuat folder – folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan surat

atau naskah dinas yang telah di-scan.

d) Membuat hyperlink, yaitu menghubungkan antara daftar arsip dan arsip hasil

scan.

e) Membuat kelengkapan administrasi alih media, yang terdiri atas Surat

Keputusan Tim Alih Media, Berita Acara Persetujuan Alih Media, Berita

Acara Legalisasi Alih Media, Daftar Arsip Usul Alih Media, dan Daftar Alih

Media.

38 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer,

45.

39

Ibid., 45.

40

Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 411.

41

Ibid., 412.

24

c. Penyusutan Arsip.

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip karena frekuensi

penggunaannya sudah, menurun atau jarang digunakan dan sudah tidak bernilai

guna. Kegiatan ini dilakukan melalui pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan

penyerahan arsip. Yang termasuk dalam kegiatan ini antara lain survei atau

inventarisasi arsip, penilaian arsip, jadwal retensi arsip, pemindahan arsip inaktif,

pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. 42

Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan suatu penilaian yang jelas

terhadap arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Penilaian terhadap arsip

ini didasarkan pada nilai guna yang dimiliki oleh setiap jenis arsip. 43

Penilaian arsip

adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek fungsi dan subtansi

informasinya sert karakteristik fisik atau nilai instrinsiknya yang dilakukan melalui

langkah – langkah teknis pengaturan sistematis dan unit – unit informasi. 44

Kriteria

penilaian arsip adalah sebagai berikut :45

1) Nilai guna arsip.

2) Bobot informasi arsip.

3) Frekuensi penggunaan arsip.

4) Peraturan perundang – undangn yang berlaku.

5) Kepentingan lembga pencipta arsip.

6) Pertanggungjawaban nasional.

Dalam pasal 49 UU nomer 43 tahun 2009, tentang kearsipan, penyusutan arsip

adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : 46

42 Ibid., 14 -15.

43

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer,

91.

44

Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 257.

45

Ibid., 270 – 272.

46

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer,

85.

25

1) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengelolaaan ke unit kearsipan. Pemindahan

dan atau pemusnahan arsip dapat dilakukan berdasarkan: 47

a) Jadwal retensi, yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan

lama masing – masing jenis arsip yang disimpan pada file aktif, file in-aktif

dan kemudian dimusnahkan atau diabadikan. 48

Dalam PP No. 28 Tahun

2012, Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajid

dilakukan terhadap suatu jenis arsip. Berdasarkan Modul Manjemen

Jadwal Retensi Arsip, jadwal rentensi arsip adalah daftar yang mempunyai

unsur sekurang – kurangnya tiga hal berikut: 49

Jenis arsip, Jangka waktu

simpan, Keterangan nasib arsip.

b) Pemindahan masal menurut jangka waktu atau periode. Jangka tersebut

dapat 6 bulan, 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun, dan sebagainya tergantung pada

peraturan yang ada dikantor.

c) Pemindahan individual, yaitu pemindahan arsip yang dilakukan tanpa

berdasarkan waktu, tetapi berdasarkan selesainya sesuatu kegiatan.

2) Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan tidak memiliki nilai guna

dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan – perundang – undangan.

Adapun pemusnahan arsip umumnya terdiri dari langkah – langkah: 50

a) Seleksi, untuk memastikan arsip – arsip yang akan dimusnahkan.

b) Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan

c) Pembuatan berita acara pemusnahan arsip.

47 Ibid., 93.

48

Ibid., 92.

49

Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 240 – 242.

50

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer,

97.

26

d) Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi – saksi. Pemusnahan dapat

dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, proses kimiawi,

pembuburan. 51

Arsip yang dimusnahkan harus memiliki kriteria sebagi berikut: 52

a) Tidak memiliki nilai guna.

b) Telah habis masa retensinya dan berketerngan dimusnahkan berdasarkan

JRA.

c) Tidak ada peraturan perundang – undangan yang melarang.

d) Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

3) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Arsip

yang memiliki nilai kegunaan sebagai bahan pertanggung jawaban Nasional,

tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk menyelenggarakan administrasi sehari

– hari, telah melampui jangka waktu penyimpanannya ditetapkan sebagai

berikut: 53

a) Bagi arsip yang disimpan oleh lembaga – lembaga Negara atau badan –

badan pemerintahan di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip

Nasional Pusat.

b) Bagi arsip yang disimpan oleh badan – badan pemerintah ditingkat daerah,

harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah.

4. Konsep Dasar Administrasi Pendidikan/Sekolah

Menurut asal kata (etimologi), kata “administrasi” berasal dari bahasa latin yang

terdiri dari kata ad dan ministrare. Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to

dalam Bahasa Inggris, yang berarti “ke” tau “kepada”. Dan ministrate sama artinya

51 Ibid., 97 – 98.

52

Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan, 279

53

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer,

96.

27

dengan kata to serve atau to conduct yang berarti melayani, membantu, atau

mengarahkan. Dalam Bahasa Inggris “to administer” berarti pula mengatur, memelihara,

dan mengarahkan (tata usaha).54

Menurut Sondang P Siagian mengatakan administrasi adalah keseluruhan proses

pelaksanaan dari pada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya

dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya.55

Administrasi pendidikan sering kali diartikan secara sempit sebagai semata – mata

kegiatan ketatausahaan seperti penyelenggaraan surat menyurat, mengatur dan mencatat

penerimaan, penyimpanan, mendokumentasikan kegiatan, mempersiapkan laporan,

pengunaan dan pengeluaran barang - barang, mengurus neraca keuangan dan sebagainya.

Hanya saja yang perlu diingat bahwa kegiatan administrasi tidak hanya kegiatan mencatat

dalam pengertian tata usaha, tetapi administrasi lebih luas dari itu yang mengandung arti

institusional, fungsional, dan sebagai suatu proses/ kegiatan untuk mencapai tujuan

pendidikan yang di rencanakan, diorganisaskan, digerakkan dengan menggunakan

strategi, dan dilakukan pengawasan. 56

Menurut Djam’an Satori adalah administrasi pendidikan dapat diartikan sebagai

keseluruhan proses kerja sama dengan memanfaatkan semua sumber personil dan materil

yang tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara

efektif dan efisien. 57

Administrasi pendidikan pada prinsipnya merupakan suatu bentuk penerapan

manajemen atau administrasi dalam mengelola, mengatur, dan mengalokasikan

sumberdaya yang terdapat dalam dunia pendidikan. Fungsi administrasi pendidikan

merupakan alat untuk mengintegrasikan peranan seluruh sumberdaya guna tercapainya

54 Mulyono, Manajemen Administrasi & Organisasi Pendidikan (Jogjakarta: Ar-Ruzz Media, 2008), 41.

55

Ibid., 42.

56

Syaiful Sagala, Administrasi Pendidikan Kontemporer (Bandung: Alfabet, 2013), 37.

57

Uhar Suharsaputra, Administrasi Pendidikan (Bandung: Refika Aditama, 2013), 12.

28

tujuan pendidikan dalam suatu konteks sosial tertentu, ini berarti bahwa bidang – bidang

yang dikelola mempunyai kekhususan yang berbeda dari manajemen dalam bidang lain.58

Administrasi pendidikan juga merupakan suatu proses keseluruhan, kegiatan bersama

dalam bidang pendidikan meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,

pelaporan, pengkoordinasian, pengawasan, dan pembiayaan, dengan menggunakan atau

memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik personel, material, maupun spiritual, untuk

mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.59

Bertitik tolak dari definisi administrasi pendidikan, dapat dikatakan bahwa kegiatan

yang ada didalam administrasi pendidikan merupakan kegiatan yang sangat umum yang

dilakukan lembaga dalam menyelesiakan masalah pendidikan. Yaitu bukan hanya

lembaga sekolah saja namun juga lembaga – lembaga pendidikan lainnya.

Dengan demikian meskipun sebenarnya sukar untuk menarik garis perbedaan yang

jelas antara pengertian administrasi pendidikan dan administrasi sekolah, administrasi

pendidikan mengandung pengertian yang lebih luas daripada administrasi sekolah.

Administrasi sekolah merupakan bagian dari administrasi pendidikan. Administrasi

pendidikan meliputi kegiatan – kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan

pendidikan disuatu negara atau bahkan pendidikan pada umunya. Sedangkan administrasi

sekolah kegiatan – kegiatannya terbatas pada pelaksanaan pengelolaan pendidikan di

sekolah. 60

Departemen Pendidikan Nasional, sekarang berubah nama menjadi Kementrian

Pendidikan Nasional (Kemendiknas), mengemukakan enam bidang tugas administrasi

pendidikan. Ke enam bidang tugas dimaksud disajikan berikut ini:

a. Bidang Akademik

b. Bidang Kesiswaan

58 Ibid., 13.

59

Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan (Bandung: PT.Remaja Rosdakarya, 2012), 8.

60

Ibid., 8 -9.

29

c. Bidang Personalia

d. Bidang Keuangan

e. Bidang Sarana Prasarana

f. Bidang Hubungan Masyarakat. 61

5. Pengertian Tata Usaha

Tata usaha merupakan salah satu kegiatan adminisrasi pendidikan. Tata usaha

secara sistematis merupakan bagian manajemen, yaitu kegiatan yang menempatkan

sumberdaya sesuai bidangnya secara terstruktur. Secara umum inti dari kegiatan tata

usaha mencakup 6 pola fungsi, yaitu: 62

a. Menghimpun, yaitu mencari dan mengumpulkan segala data yang diperlukan

untuk digunakan.

b. Mencatat, yaitu membukukan segala yang dianggap sebagai data pendukung.

Seperti, mencatat surat masuk, surat keluar dan surat ekspedisi pada pengantar

surat, kartu kendali serta ke dalam buku agenda.

c. Mengelola, yaitu bermacam kegiatan mengerjakan keterangan – keterangan

dengan maksud memperbarui agar menjadi data yang valid. Seperti, mengelolah

buku induk kepegawaian dan peserta didik; mengelolah surat masuk dan surat

keluar; memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia.

d. Menggandakan, yaitu memperbanyak file atau berkas dengan tujuan

menjadikannya sebagai arsip atau pertinggal.

61 Sudarwan Danim dan Yunan Danim, Administrasi Sekolah dan Manajemen Kelas (Bandung: Cv.Pustaka

Setia, 2013), 41-43.

62

Chyntia Dewi Elviera, et.al, “Pengembangan Tata Usaha Sekolah Berbasis Teknologi Informasi” Program

Studi Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi – Universitas Negeri Medan, Medan, Jurnal Pendidikan, Sejarah,

dan Ilmu-ilmu Sosial, 2019, 2.

30

e. Mengirim, yaitu menyampaikan file atau berkas satu pihak kepada pihak lain.

Misalnya mengirim surat tugas dan surat edaran kepada yang diberi tugas maupun

kepada pejabat atau instansi lain.

f. Menyimpan, yaitu menaruh berbagai file atau berkas di tempat yang tertentu dan

aman. Misalnya menyimpan arsip surat masuk, surat keluar dan surat ekspedisi ke

dalam almari berkas berdasarkan golongan surat

.

31

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Pendekatan Penelitian dan Jenis Penelitian

Melihat Rumusan Masalah diatas, dalam penelitian ini peneliti menggunakan

pendekatan kualitatif. Penelitian kualitatif merupakan suatu strategi inquiry yang

menekankan pencarian makna, pengertian, konsep, karakteristik, gejala, simbol, maupun

deskripsi tentang suatu fenomena; fokus dan multimetode, bersifat alami dan holistik;

mengutamakan kualitas, menggunakan beberapa cara, serta disajikan secara naratif. Dari sisi

lain dan secara sederhana dapat dikatakan bahwa tujuan penelitian kualitatif adalah untuk

menemukan jawaban terhadap suatu fenomena atau pertanyaan melalui aplikasi prosedur

ilmiah secara sistematis dengan menggunakan pendekatan kualitatif. 63

Menurut Bogda dan Taylor mendefinisikan metodologi kualitatif sebagai prosedur

penelitian yang menghasilkan data deskripsi berupa kata – kata tertulis atau lisan dari orang

– orang dan perilaku yang dapat diamati. Pendekatan ini diarahkan pada latar dan individu

tersebut secara holistik dan utuh. Jadi dalam hal ini tidak boleh mengisolasikan individu atau

organisasi kedalam variabel atau hipotesis, tetapi perlu memandangnya sebagai bagian dari

sesuatu keutuhan.64

Denzi dan Lincoln menyatakan bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang

menggunakan latar belakang alamiah, dengan maksud menafsirkan fenomena yang terjadi

dan dilakukan dengan jalan melibatkankan berbagai metode yang ada dalam penelitian

63

Muri Yusuf, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan Penelitian Gabungan (Jakarta: Prenada Media,

2014), 329.

64

Lexy J.Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdarya, 2009) , 4.

31

32

kualitatif. Metode yang biasa dimanfaatkan adalah wawancara, pengamatan, dan

pemanfaatan dokumen.65

Jenis penelitian yang dipilih oleh peneliti adalah studi kasus. Studi kasus adalah suatu

proses pengumpulan data dan informasi secara, mendalam, mendetail, intensif, holistik, dn

sistematis tentang orang, kejadian, sosial setting (latar sosial), atau kelompok dengan

menggunakan berbagai metode dan teknik serta banyak sumber informasi untuk memahami

secara efektif bagaimana orang, kejadian, latar alami itu beroperasi atau berfungsi sesuai

dengan konteksnya.66

Berdasarkan pendapat Yin, VanWynsberghe & Khan, dn Creswell secara terperinci,

karakteristik penelitian studi kasus sebagai berikut:67

1. Menempatkan Objek penelitian sebagai kasus, keunikan penelitian studi kasus adalah

cara pandang terhadap objek penelitiannya sebagai kasus. Bahkan secara khusus, Stake

menyatakan bahwa penelitian studi kasus bukanlah suatu pilihan metode penelitian,

tetapi memilih kasus sebagai objek atau target penelitian. Pernyataan ini menekankan

bahwa peneliti studi kasus harus memahami bagaimana menempatkan objek atau target

penelitiannya sebagai kasus di dalam penelitiannya.

2. Memandang kasus sebagai fenomena yang bersifat kontemporer. Bersifat kontemporer,

berarti kasus tersebut sedang atau telah selesai terjadi, tetapi masih memiliki dampak

yang dapat dirasakan pada saat penelitian dilaksanakan, atau yang dapat menunjukkan

perbedaan dengan fenomena yang bisa terjadi.

3. Dilakukan pada kondisi kehidupan sebenarnya. Penelitian studi kasus menggunakan

pendekatan penelitian naturalistik. Dengan kata lain penelitian studi kasus

menggunakan salah satu karakteristik pendekatan penelitian kualitatif, yaitu meneliti

65 Umar Sidiq dan Moh.Miftahul Choiri, Metode Penelitian Kulitatif di Bidang Pendidikan (Ponorogo: CV.

Nata Karya, 2019), 4.

66

Muri Yusuf, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan Penelitian Gabungan, 339.

67

Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik (Jakarta: Bumi Aksara, 2015), 125 – 130.

33

objek pada kondisi yang terkait dengan kontekstualnya. Dengan kata lain, penelitian

studi kasus meneliti kehidupan nyata, yang dipandang sebagai kasus.

4. Menggunakan berbagai sumber data. Penggunaan berbagai sumber data dimaksudkan

untuk mendapatkan data dimaksudkan untuk mendapatkan data yang terperinci dan

komprehensif yang menyangkut objek yang diteliti. Dengan adanya berbagai sumber

data tersebut, peneliti dapat meyakinkan kebenaran dan keakuratan data yang diperoleh

dengan mengecek saling – silangkan antar data yang diperoleh.

5. Menggunakan teori sebagai acuan penelitian. Melalui pemanfaatan teori, peneliti studi

kasus dapat membangun teori yang langsung terkait dengan kondisi kasus yang diteliti.

B. Kehadiran Penelitian

Dalam penelitian kualitatif yang menjadi instrument utama dalam penelitian adalah

manusia atau peneliti itu sendiri, karena kedudukan seorang peneliti dalam penelitian

kualitatif adalah sebagai peran paling utama. Peneliti merupakan perencanaan, pelaksanaan,

pengumpulan data, analisis, penafsir data dan pada akhirnya peneliti sebagai pelapor

hasilnya. Sumber data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Unsur manusia sebagai instrumen kunci

2. Unsur informan yang terdiri dari : Staff TU, Guru, Pegawai dan lain lain

3. Unsur non manusia sebagai data pendukung penelitian

Menurut Bogda dan Biklen memaparkan dengan jelas bahwa manusia sebagai

instrumen kunci adalah peneliti sebagai alat pengumpul data utama.68

Dialah yang

mengadakan pengamatan atau wawancara tak terstruktur, sering hanya menggunakan

catatan. Tidak menggunakan alat – alat seperti tes atau angket seperti yang lazim digunakan

dalam penelitian kuantitatif. Hanya manusia sebagai instrumen dapat memahami makna

interaksi antar manusia, membaca gerak muka, menyelami perasaan dan nilai yang

68 Djunaidi Ghony dan Fauzan Almanshur, Metode Penelitian Kualitatif (Jogjakarta: Ar-Ruzz Media, 2012),

173.

34

terkandung dalam ucapan atau perbuatan responden. Walaupun digunakan alat rekam atau

kamera, peneliti tetap memegang peranan utama sebagai alat penelitian. 69

C. Lokasi Penelitian

Dalam penelitian ini, tempat yang digunakan dalam melakukan penelitian untuk

memperoleh data yang diinginkan. Penelitian ini bertempat di SMK PGRI 2 Ponorogo.

SMK PGRI 2 Ponorogo terletak di Jalan Soekarno Hatta Ponorogo, memiliki lokasi yang

strategis, tidak jauh dari perkotaan sehingga sangat mudah dijangkau dari semua jurusan.

SMK PGRI 2 Ponorogo, terletak di jalur utama dari Madiun, Pacitan, Magetan,

Trenggalek, Purwantoro. Sehingga banyak sekali siswa SMK PGRI 2 Ponorogo yang

berasal dari beberapa daerah tersebut. Karena didasarkan pada beberapa pertimbangan :

1. SMK PGRI 2 Ponorogo merupakan salah satu sekolah kejuruan swasta di Ponorogo

yang terus melakukan upaya pengembangan dan pembangunan untuk meningkatkan

kualitas pendidikan.

2. SMK PGRI 2 Ponorogo merupakan salah satu sekolah kejuruan swasta di Ponorogo

yang sudah memiliki pengelolaan kearsipan yang baik dengan perolehan akreditasi A.

3. SMK PGRI 2 Ponorogo merupakan sekolah yang memiliki Staff Tata Usaha yang

baik, dengan jumlah Staff di kantor sebanyak 11 orang.

D. Data dan Sumber Data

Sumber data dalam penelitian ini adalah subyek dari mana data dapat diperoleh. Sumber

data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata dan tindakan, selebihnya adalah data

tambahan seperti dokumen dan lain-lain.70

Sehingga beberapa sumber data yang

dimanfaatkan dalam penelitian ini meliputi:

69 Umar sidiq dan Moh.Miftachul Choiri, Metode Penelitian Kulitatif di Bidang Pendidikan, 13.

70

Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif , 157.

35

1. Sumber data utama (primer) yaitu sumber data yang di ambil peneliti melalui

wawancara dan observasi. Sumber data tersebut meliputi:.

a. Staff Tata Usaha sebagai orang yang melaksanakan secara langsung proses

manajemen kearsipan. Dari Staff Tata Usaha ini akan mendapatkan informasi

mengenai proses pelaksanaan manajemen kearsipan secara langsung, mulai dari

tahap penciptaan sampai pada tahap pemusnahan arsip.

b. Dewan Guru atau Pegawai sebagai orang yang ikut menjadi pengguna arsip.

Dari dewan guru dan pegawai peneliti akan mengetahui bagaimana efektifitas

penggunaan arsip, serta ketersediaan arsip yang telah diberikan oleh bagian Tata

Usaha.

2. Sumber data tambahan (sekunder), yaitu sumber data di luar kata-kata dan dan

tindakan yakni sumber data tertulis, antara lain:

a. Visi Misi Sekolah

b. Dokumen, dokumen dapat berupa buku keluar masuk surat, beberapa arsip

terdahulu dan beberapa dokumen yang dapat menunjang penelitian.

c. Foto, foto dapat berupa bukti fisik perkembangan sarana prasarana kearsipan

dari tahun ketahun dan juga berberapa bukti fisik pelaksanaan proses kearsipan

terdahulu.

d. Kajian, teori atau konsep yang berkenaan dengan manajemen kearsipan. Kajian,

teori dan konsep akan di dapat dari beberapa buku penunjang penelitian yang

akan dibaca dan dipahami oleh peneliti.

36

E. Prosedur Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Observasi.

Metode observasi atau pengamatan merupakan sebuah teknik pengumpulan data

yang mengharuskan peneliti turun langsung kelapangan mengamati hal – hal yang

berkaitan dengan ruang, tempat, pelaku, kegiatan, benda – benda, waktu, peristiwa,

tujuan, dan perasaan. Metode observasi merupakan cara yang sangat baik untuk

mengawasi perilaku subjek penelitian seperti perilaku dalam lingkungan atau ruangan,

waktu dan keadaan tertentu.71

Adapun observasi atau pengamatan yang digunakan oleh peneliti adalah

pengamatan terbuka, yaitu keberadaan pengamat diketahui oleh subjek yang diteliti, dan

subjek memberikan kesempatan kepada pengamat untuk mengamati peristiwa yang

terjadi dan subjek menyadari adanya orang yang mengamati apa yang subjek kerjakan.72

Contoh dalam pelaksanaan observasi terbuka ini adalah pengamatan peneliti

terhadap kinerja manajemen kearsipan yang ada di bidang Tata Usaha, dengan prosedur

sebelumnya bahwa peneliti telah memiliki izin dalam pelaksanaan pengamatan ini.

Sehingga subjek yang diteliti telah mengetahui keberadaan peneliti.

2. Wawancara

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian lebih menekankan pada

teknik wawancara, khususnya wawancara mendalam (depth interview). Penggunaan

metode ini didasarkan pada dua alasan. Pertama, dengan wawancara, peneliti menggali

tidak saja apa yang diketahui dan dialami subjek yang diteliti, tetapi apa yang

tersembunyi jauh didalam diri subjek peneliti. Kedua, apa yang ditanya kepada

71 Djunaidi Ghony dan Fauzan Almanshur, Metode Penelitian Kualitatif , 165.

72

Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik, 145.

37

informan bisa mencangkup hal – hal yang bersifat lintas waktu yang berkaitan dengan

masa lampau, masa kini, dan juga masa mendatang.73

Wawancara yang digunakan oleh peneliti adalah wawancara tidak terstruktur.

Wawancara tidak terstruktur dalam pelaksanaannya lebih bebas dibandingkan dengan

wawancara terstruktur karena dalam melakukan wawancara dilakukan secara alamiah

untuk menggali ide dan gagasan informan secara terbuka dan tidak menggunakan

pedoman wawancara. Pertanyaan yang diajukan bersifat fleksibel, tetapi tidak

menyimpang dari tujuan wawancara yang telah ditetapkan. Meskipun pertanyaan yang

diajukan oleh maksud dan tujuan penelitian, muatannya , runtutannya dan rumusan kata

– katanya terserah pada pewawancara. Singkatnya, wawancara tidak terstruktur

merupakan situasi terbuka yang kontras dengan wawancara standar atau terstruktur

yang tertutup.74

Dalam pelaksanaan wawancara ini, peneliti sudah memiliki pedoman atau acuan

dalam pelaksanaan wawancara, namun peneliti akan melakukan wawancara secara

ilmiah atau dengan perkataan yang disusun dengan bebas. Contoh wawancara yang

akan dilakukan adalah wawancara terhadap kepala sekolah mengenai pelaksanaan

manajemen kearsipan dan pengawasannya. Sedangkan peneliti juga akan

mewawancarai kepala TU dan beberapa staffnya mengenai proses pelaksanaan

manajemen kearsipan secara langsung. Dan peneliti juga akan mewawancarai beberapa

pihak guru, mengenai efektifitas penggunaan arsip yang ada di bidang Tata Usaha.

3. Dokumentasi.

Data dalam penelitian kualitatif pada umumnya diperoleh dari sumber manusia atau

human resources melalui observasi dan wawancara. Disamping itu, ada pula sumber

73 Djunaidi Ghony dan Fauzan Almanshur, Metode Penelitian Kualitatif , 176.

74

Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik, 163.

38

bukan manusia atau nonhuman resources, antara lain, buku harian, surat – surat, dan

dokumen resmi.75

Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu yang berbentuk tulisan,

gambar76

, atau karya monumental dari seseorng. Studi dokumen merupakan pelengkap

dari penggunaan metode observasi dan wawancra. Hasil penelitian akan lebih dapat

dipercaya jika didukung oleh dokumen. Beberapa contoh dokumentasi yang akan

digunakan adalah dokumentasi mengenai pembukuan surat masuk dan surat keluar,

dokumentasi arsip – arsip terdahulu yang tersimpan dalam almari kearsipan. Dan

beberapa dokumentasi lain yang mendukung penelitian.

F. Teknik Analisis Data

Analisis data mencakup kegiatan dengan data, mengorganisasikannya, memilih, dan

mengaturnya kedalam unit-unit, mensintesiskannya, mencari pola-pola, menemukan apa

yang penting dan apa yang dipelajari dan memutuskan apa yang dipaparkan kepada orang

lain.77

Miles dan Huberman mengemukakan tiga tahapan yang harus dikerjakan dalam

menganalisis data kualitatif yaitu:78

1. Reduksi data (data reduction). Mereduksi adalah memilah hal-hal pokok,

memfokuskan pada hal-hal yang penting dan mencari tema dan polanya. Data yang

telah direduksi akan memberika gambaran lebih jelas dan memudahkan untuk

melakukan pengumpulan data. Misalnya dalam proses wawancara tidak terstruktur

peneliti akan memberikan pertanyaan yang alami, sehingga infoman akan memberikan

pernyataan secara umum dan banyak. Sehingga peneliti harus mereduksi perkataan

informan, mana yang harus di ambil untuk data penelitian atau harus dihilangkan.

75 Ibid., 200.

76

Ibid., 176.

77

Ibid., 210.

78

Ibid., 210.

39

2. Paparan data (Data Display) pemaparan data sebagai sekumpulan informasi tersusun

dan memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.

Penyajian data digunakan untuk lebih meningkatkan pemahaman kasus dan sebagai

acuan mengambil tindakan berdasarkan pemahaman dan analisis sajian data. Hal ini

dilakukan peneliti setelah mendapatkan data, data yang ada disajikan dan

dispesifikasikan sehingga akan mengetahui data apa yang masih perlu untuk dicari

kembali.

3. Penarikan kesimpulan dan verifikasi (conclusion drawing/verifying). merupakan hasil

penelitian yang menjawab focus penelitian berdasarkan hasil analisis data. Simpulan

disajikan dalam bentuk deskriptif objek penelitian dengan berpedoman pada kajian

penelitian. Hal ini dilakukan peneliti untuk menyimpulkan hasil penelitian yang

dilakukan oleh peneliti yang disesuaikan dengan fokus penelitian yang dilakukan.

Reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan menjadi gambaran

keberhasilan secara berurutan sebagai rangkaian kegiatan analisis yang saling menyusul.79

G. Pengecekan Keabsahan Temuan

Data yang terkumpul merupakan modal awal bagi penelitian, dari data tersebut

kemudian dianalisis sebagai bahan masukan untuk penarikan kesimpulan. Melihat begitu

besarnya posisi data maka keabsahan data yang terkumpul menjadi sangat vital. Peneliti

dalam penelitian kualitatif harus berusaha mendapatkan data data yang valid (kredibel)

untuk itu dalam pengumpulan data peneliti perlu mengandalkan validitas data agar data yang

diperoleh tidak invalid (cacat).80

Dalam penelitian ini, peneliti melakukan pengecekan

keabsahan temuan mengggunakan dua cara yaitu :

79 Ibid., 212.

80

Ibid., 217.

40

1. Ketekunan pengamatan

Ketekunan pengamatan adalah teknik pemeriksaan keabsahan data berdasarkan

“seberapa tinggi derajat ketekunan peneliti di dalam melakukan kegiatan pengamatan”.

Ketekunan adalah sikap mental yang disertai dengan ketelitian dan keteguhan di dalam

melakukan pengalamatan untuk memperoleh data penelitian. 81

Meningkatkan

ketekunan itu ibarat mengecek soal – soal, atau yang telah dikerjakan, ada yang salah

atau tidak. Dengan meningkatkan ketekunan maka peneliti dapat melakukan

pengecekan kembali terhadap data yang telah ditemukan, selain itu peneliti dapat

memberikan diskripsi data yang akurat dan sistematis tentang yang diamati82

.

Contohnya adalah dengan mengecek kembali data yang diperoleh, dan mengkaitkan

kembali dengan tujuan penelitian agar dapat mengetahui kebenaran dari hasil yang

diperoleh.

2. Triangulasi

Sebagai alat analisis data perlu menggunakan triangulasi data. Triangulasi data

digunakan sebagai proses memantapkan derajat kepercayaan (kredibilitas/validitas) dan

konsistensi (reliabilitas) data, serta bermanfaat sebagai alat bantu analisis data

dilapangan. Traingulasi merupakan suatu cara mendapatkan data yang benar-benar

abash dengan menggunakan pendekatan metode ganda. Triangulasi sebagai tekhnik

pemeriksaan keabsahan data dengan cara memanfaatkan sesuatu yang lain dari luar data

itu sendiri, untuk keperluan pengecekan data atau sebagai pembanding terhadap data

tersebut. Menurut Denzin diktip dalam buku metode penelitian kualitatif, triangulasi

dibedakan menjadi empat macam, yaitu :

a) Triangulasi sumber, adalah menggali kebenaran informasi tertentu melalui berbagai

sumber memperoleh data. Triangulasi sumber berarti membandingkan (mencetak

ulang) informasi yang diperoleh melalui sumber yang berbeda.

81 Umar Sidiq dan Moh.Miftahul Choiri, Metode Penelitian Kulitatif di Bidang Pendidikan, 92.

82

Ibid., 93 – 94.

41

b) Triangulasi metode, adalahusaha mengecek keabsahan data, atau mengecek

keabsahan temuan penelitian. Traingulasi metode dilakukan dengan cara

membandingkan informasi atau data dengan cara yang berbeda. Sebagaimana

dikenal dalam penelitian kulitatif peneliti menggunakan metode wawancara,

observasi, dan survei. Untuk memperoleh kebenaran informasi yang handal dan

gambaran yang utuh, peneliti bisa menggunakan metode wawancara bebas dan

wawancara terstruktur.

c) Triangulasi peneliti, adalah menggunakan lebih dari satu peneliti dalam

mengadakan observasi atau wawancara. Triangulasi dengan memanfaatkan

penggunaan peneliti atau pengamat yang lainya membantu mengurangi

penyimpangan dalam pengumpulan data.

d) Triangulasi teoritik, adalah memnafaatkan dua teori atau lebih untuk diadu dan

dipadu. Untuk itu diperlukan rancangan dan pengumpulan data dan analisis data

yang lengkap, dengan demikian akan dapat memberikan hasil yang komprehensif.

Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan triangulasi sumber, yang mana akan

menggali kebenaran informasi melalui beberapa sumber yang berbeda. Peneliti akan

mengajukan pertanyaan pada beberapa pihak yang berbeda, seperti kepala sekolah, staff

Tata Usaha dan juga guru untuk mendapatkan sumber yang berbeda. Sehingga kebenaran

akan dapat dilihat dengan persamaan hasil.

H. Tahapan – Tahapan Penelitian

Tahapan – tahapan terdiri dari tahap pra lapangan, tahap pekerjaaan lapangan, dan tahap

analisis data.

1. Tahap Pra Lapangan

Merupakan langkah awal dalam penelitian. Hal – hal yang dilakukan pada tahap

persiapan adalah melakukan prasurvey di SMK PGRI 2 Ponorogo. Dikatakan

42

Prasurvey karena peneliti belum mengumpulkan data yang sebenarnya, tetapi hanya

melakukan orientasi di lapangan untuk memperlajari dan memahami perilaku orang

dalam konteks lingkunganya. 83

Diantaranya menyusun rancangan penelitian, memilih

lapangan penelitian, mengurus perizinan, menjajaki dan menilai lapangan, memilih dan

memanfaatkan informan, menyiapkan perlengkapan penelitiandan persoalan etika

penelitian.

2. Tahap Pekerjaan Lapangan

Penelitian kualitatif didefinisikan sebagai suatu proses penelitian untuk memahami

masalah – masalah manusia atau sosial dengan menciptakan gambaran menyeluruh dan

komplek yang disajikan dengan kata – kata, melaporkan pandangan terinci yang

diperoleh dari pada sumber informasi, serta dilakukan dalam latar (setting) yang

alamiah.84

Sehingga dalam penelitin ini memerlukan penelitian dalam lapangan untuk

memahami latar belakang penelitian dan persiapan diri, memasuki lapangan, berperan

serta sambil mengumpulkan data. Peneliti dalam analisis di lapangan, harus menetapkan

bentuk kajian yang ingin dilaksanakan. Hal ini berkaitan dengan rancangan yang akan

dipilih. 85

3. Tahap Analisis data

Ada dua hal penting yang perlu diperhatikan dalam analisis data kualitatif yaitu

penafsiran dan pemaknaan data. Analisis ini dilakukan sejak peneliti memasuki

lapangan. Jadi, ketika peneliti sudah berada di lapangan dan sudah memulai

mengumpulkan data, maka ketika itu pula sudah mulai dilakukan analisis. 86

83 Zainal Arifin, Penelitian Pendidikan Metode dan Paradigma Baru, (Bandung: PT.Remaja Rosdakarya,

2014), 162.

84

Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik, 83.

85

Ibid., 224.

86

Zainal Arifin, Penelitian Pendidikan Metode dan Paradigma Baru, 162.

43

BAB IV

TEMUAN PENELITIAN

A. Deskripsi Data Umum

1. Profil Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo87

Tabel 4.1 Profil Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo

1 Nama Sekolah : SMK PGRI 2 Ponorogo

2 N P S N : 20510106

3 N S S : 402051118001

4 N D S : 4205220101

5 Alamat Sekolah

5.1 Jalan : Soekarno-Hatta Ponorogo

5.2 Kelurahan : Kertosari

5.3 Kecamatan : Babadan

5.4 Kabupaten : Ponorogo

5.5 Propinsi : Jawa Timur

5.6 Telepon : ( 0352 ) 461821

Faximile : ( 0352 ) 462659

KodePos : 63491

E-mail smkpgri2ponorogo@yahoo.com

6 Kelompok Sekolah : Model

7 Status Sekolah : Swasta

8 Daerah : Perkotaan

9 Lokasi : Strategis

10 Terletak pada Lintasan Perkotaan

11 Otonomi Daerah : Pemkab. Ponorogo

12 Jarak Ke Pusat Kota : 2 Km

13 Jarak Ke Pusat OTODA : 2 Km

14 Tanggal Berdiri : 01 Juli 1984

15 Piagam Jenjang

Akreditasi

15.1 Jenjang

Akreditasi : TERAKREDITASI A

15.2 Nomor SK : Mk.0032404 s/d Mk. 0032404

15.3 Tanggal : 25 Oktober 2016

15.4 Oleh : Ketua Badan Akreditasi Sekolah

Propinsi Jawa Timur

15.5 Ditandatangani

oleh :

Prof. DR. M. V. Roesminingsih,

S. Pd.

16 Perjalanan Perubahan

Sekolah

16.1 Terdaftar : 1984

16.2 Diakui : 1987

16.3 Disamakan : 2001

87 Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 01/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

43

44

16.4 Terakreditasi A : 2007

17 Organisasi

Penyelenggara : Yayasan

18 Bangunan : Milik Sendiri

19 Waktu Belajar : 06.45 – 15.15

20 Identitas Kepala

Sekolah

a. Nama Lengkap : SYAMHUDI ARIFIN, S.E.,

M.M.

b. Tempat/ Tanggal

Lahir : Ponorogo, 28 September 1978

c. Alamat Lengkap : Jalan Keramat Desa Ngunut Kec.

Babadan Kab. Ponorogo

d. No Handphone : 081217722278

21 Program Keahlian : 1. Teknik Pemesinan

: 2. Teknik Kendaraan Ringan

: 3. Teknik Sepeda Motor

: 4. Teknik Alat Berat

: 5. Teknik Perbaikan Bodi

Otomotif

: 6. Teknik Komputer dan Jaringan

: 7. Rekayasa Perangkat Lunak

: 8. Multimedia

9. Pengelasan

2. Sejarah Berdirinya Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo88

Berdiri tahun 1984 dengan nama STM PGRI Ponorogo yang beralamat di SD

Keniten I dan II dengan membuka jurusan: Mesin, Listrik dan Bangunan. Dalam

praktikum bekerjasama dengan ST Negeri Ponorogo (Sekarang SMP 5).

Tahun Pelajaran 1987 / 1988 melaksanakan Akreditasi dengan jenjang DIAKUI.

Tahun 1989/1990 pindahke ST Negeri. Tahun 1990/1991 STM PGRI Ponorogo telah

menempati gedung sendiri yang terletak di Jl. Soekarno Hatta Ponorogo. Dan

melaksanakan kegiatan belajar mengajar pagi dan siang hari sedang praktikum tetap

dilaksanakan di ST Negeri Ponorogo.

Tahun Pelajaran 1991/1992 menambah jurusan OTOMOTIF yang menerima 5 kelas

dan dalam kegiatan praktek bekerjasama dengan KLK (sekarang BLK-UKM Ponorogo)

di Karanglo Lor. Tahun 1992 STM PGRI Mendapat kepercayaan pemerintah

88 Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 02/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian

45

mendapatkan HIBAH dari IPTN (INDUSTRI PESAWAT TERBANG NURTANIU)

berupa Mesin Bor Radial, Mesin Honing dan Mesin Bor Kolom. Tahun Pelajaran

1994/1995 STM PGRI berganti nama dengan SMK PGRI 2 Ponorogo. Tahun Pelajaran

1998/1999 SMK PGRI 2 Ponorogo telah memiliki 26 Ruang Teori, 1 Bengkel

Otomotif, 1 Bengkel Pemesinan, 1 Bengkel Kerja bangku / kerja plat dan Las, serta 3

Bengkel Listrik. Tahun ini pula SMK PGRI 2 Ponorogo mendapatkan kepercayaan

mendapat bantuan imbal swadaya berupa bangunan bengkel mesin.

Tahun 2000/2001 SMK PGRI 2 PONOROGO telah terakreditasi dengan status

DISAMAKAN. Tahun 2002/2003 mendapat bantuan peralatan praktek dari

“AUSTRIA” senilai 2,4 milyar. Tahun 2005/2006 mendapat bantuan satu orang suka

relawan dari KOREA. Tahun 2006/2007 telah TERAKREDITASI : A. Tahun 2011

telah mendapatkan sertifikat ISO 9001: 2008, dari TUV North. Tahun 2015 SMK PGRI

2 Ponorogo menjadi Sekolah Rujukan.

3. Visi dan Misi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo.89

a. Visi Sekolah

“Beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, cerdas, terampil, kompeten,

professional, berkarakter unggul dan berbudaya lingkungan dan berbudaya

keselamatan kerja”

b. Misi Sekolah

Menyiapkan lulusan yang:

1) Beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

2) Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi masa

sekarang dan masa yang akan datang.

3) Mampu menguasai kompetensi sesuai paket keahlian.

89 Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 03/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

46

4) Bersertifikat kompetensi dan bersertifikat profesi.

5) Sehat jasmani dan rohani, berdisiplin tinggi dan berakhlak mulia.

6) Siap berkompetensi dan memilih karir untuk mengembangkan diri.

7) Mampu mengisi kebutuhan dunia usaha/ dunia industri dimasa sekarang maupun

mendatang.

8) Mempunyai daya dukung untuk melestarikan alam melalui tindakan pelestarian

dan pencegahan kerusakan lingkungan.

c. Tujuan

1) Menghasilkan lulusan yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha

Esa,

2) Menghasilkan lulusan yang mampu mengikuti perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi masa sekarang dan masa yang akan datang,

3) Menghasilkan lulusan yang mampu menguasai kompetensi sesuai paket

keahlian,

4) Menghasilkan lulusan yang bersetifikat kompetensi dan bersetifikat profesi,

5) Menghasilkan lulusan yang jasmani dan rohani, berdisiplin tinggi dan

berakhlak mulia,

6) Menghasilkan lulusan yang siap berkompetensi dan memilih karir untuk

mengembangkan diri,

7) Menghasilkan lulusan yang mampu mengisi kebutuhan dunia usaha/ dunia

industri dimasa sekarang maupun mendatang,

8) Menghasilkan lulusan yang mempunyai daya dukung untuk melestarikan alam

melalui tindakan pelestarian dan pencegahan kerusakan lingkugan

47

4. Struktur Organisasi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo90

Gambar 4.1 Struktur Organisasi SMK PGRI 2 Ponorogo.

5. Sumber Daya Manusia Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo91

a. Tenaga Pendidik / Pengajar SMK PGRI 2 Ponorogo

Seluruh tenaga pengajar di SMK PGRI 2 Ponorogo adalah berijasah S1 dan

memiliki sertifikat keahlian untuk pengajar teknik. Berikut ini data guru SMK PGRI

2 Ponorogo:

Tabel 4.2 Jumlah Guru SMK PGRI 2 Ponorogo

No Bidang Pengajaran Jumlah Guru Keterangan

1 Kelompok A 23

2 Kelompok B 31

3 Kelompok C 9

4 Teknik Pemesinan 9

5 Teknik Kendaraan Ringan 7

6 Teknik Sepeda Motor 8

7 Teknik Alat Berat 5

8 Teknik Informatika 7

90 Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 04/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

91

Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 05/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

48

b. Data Perkembangan Siswa Empat Tahun Terakhir

Tabel 4.3 Perkembangan Siswa

Tabel 4.4 Perkembangan Siswa pada Setiap Program Keahlian

NO

PROGRAM

KEAHLIAN

JUMLAH SISWA

2016/

2017

2017/

2018

2018/

2019

2019/

2020

1 TEKNIK

PEMESINAN 578 498 470 511

2

TEKNIK

KENDARAA

N RINGAN

747 695 681 688

3

TEKNIK

SEPEDA

MOTOR

296 201 170 185

4

TEKNIK

ALAT

BERAT

459 437 440 494

5

TEKNIK

PERBAIKAN

BODI

OTOMOTIF

32 61 114 157

6

TEKNIK

KOMPUTER

&

JARINGAN

204 186 155 175

7

REKAYASA

PERANGKA

T LUNAK

123 104 112 116

8 MULTIMEDI

A 20 19 24 51

9 PENGELASA

N 7 44

0

100

200

300

400

500

600

700

800

2015/2016 2016/2017 2017/2018 2018/2019

TPM

TKR

TSM

TAB

TPBO

TKJ

RPL

MM

49

JUMLAH 2459 2201 2173 2421

6. Sarana Prasarana di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 2 Ponorogo.92

SMK PGRI 2 Ponorogo memiliki fasilitas sebagai penunjang sarana pembelajaran

antara lain gedung teori, praktek dan laboratorium serta penunjang lainnya seperti

perpustakaan dan tempat ibadah. Status tanah yang dimiliki adalah Hak Milik. Luas

tanah kurang lebih 21.605 m2. Dengan perincian luas tanah yang sudah dibangun 13.505

m2

dan luas tanah yang masih kosong/ siap dikembangkan yaitu 8100 m2.

Tabel 4.5 Sarana Prasarana SMK PGRI 2 Ponorogo

No Nama Fasilitas Jumlah

1 Ruang Belajar 36 standar, 2 tidak standar

2 Bengkel Pemesinan 4 standar, 3 tidak standar

3 Bengkel Teknik

Kendaraan Ringan 7 standar, 1 ruang teori

4 Bengkel Teknik Sepeda

Motor 4 standar, 1 ruang teori

5 Bengkel Teknik Alat

Berat 4 standar

6 Laboratorium Teknik

Komputer dan Jaringan 2 standar

7 Laboratorium Rekayasa

Perangkat Lunak 1 standar, 1 tidak standar

8 Laboratorium

Multimedia 1 standar

9 Perpustakaan 1 standar

10 Ruang Guru 1 standar

11 Ruang Kepala Sekolah 1 standar

12 Ruang LSP 1 standar

13 Kantor Tata Usaha 1 standar

92 Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 06/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

50

14 Tempat Ibadah 1 standar

15 Kantin 6 standar

16 Ruang Kesiswaan 1 standar

17 Ruang Kurikulum 1 standar

18 Ruang BP 1 standar

19 Ruang OSIS 1 standar

20 Ruang Pramuka 1 Standar

B. Deskripsi Data Khusus

1. Tahap Penciptaan Arsip dalam Meningkatkan Administrasi Bidang Tata Usaha

SMK PGRI 2 Ponorogo.

Penciptaan arsip merupakan proses awal yang ada dalam kegiatan manajemen

kearsipan. Penciptaan arsip adalah proses menghasilkan atau mewujudkan suatu arsip,

menghasilkan arsip dapat dilakukan melalui beberapa cara. Yang mana proses ini

berusaha merekam kegiatan kearsipan, baik dalam lembaga itu sendiri maupun

merekam kearsipan yang diberikan oleh pihak luar sekolah. Kearsipan yang berasal dari

pihak luar sekolah biasanya berupa komunikasi dalam pelaksanaan kegiatan yang

membutuhkan jawaban berupa arsip, ataupun merupakan bentuk kerjasama yang

dilakukan oleh sekolah dengan instansi lain. Pernyataan ini adalah sebagaimana hasil

wawancara dengan Bapak Dwi Agung Nugroho sebagai Staff Tata Usaha SMK PGRI 2

Ponorogo yang merupakan praktisi dalam manajemen kearsipan sebagai berikut :

Penciptaan arsip yang ada disekolah ini, melalui dua cara yaitu : Penciptaan arsip

internal, yaitu : penciptaan arsip yang dilakukan langsung oleh pihak sekolah atau

Tata Usaha oleh persetujuan kepala sekolah. Proses penciptaan arsipnya :

(pembuatan surat – perihal yang diperlukan – tanda tangan kepala sekolah – rangkap

dua sebagai dokumentasi dan surat yang digunakan). Penciptaan arsip eksternal,

yaitu : penciptaan arsip yang mana arsip diciptakan dengan penerimaan arsip dari

pihak luar sekolah. Misalnya penerimaan surat dari sekolah atau institusi lain. Proses

penciptaan arsipnya: (menerima surat – memberikan ke kepala sekolah –

51

memberikan kepada yang bersangkutan – menggandakan surat – mengarsipkan yang

asli di TU dan memberikan gandaannya kepada yang bersangkutan).93

Kemudian bapak Andy Dwi Restyawan, S.T sebagai waka kurikulum atau yang

mewakili dari pihak dewan guru sebagai pengguna arsip menambahkan pendapatnya,

melalui wawancara sebagai berikut :

Penciptaan arsip diciptakan dengan adanya pembuatan surat - menyurat, atau

pengumpulan beberapa dokumen – dokumen dari guru, dan juga adanya beberapa

kegiatan yang menghasilkan pengarsipan. Seperti adanya kepanitian, kegiatan

sekolah, arsip ijazah, pembukuan nomer induk dan lain – lain.94

Hal ini sesuai dengan pendapat bapak Wahyu Setiono, S.Kom selaku kepala TU

bahwa : “Arsip diciptakan ketika diperlukan surat untuk kepentingan sesuatu kegiatan,

atau ada surat masuk. Dan ketika penerimaan siswa atau guru baru maka akan ada arsip

yang terciptakan”.95

Contoh dari penciptaan arsip untuk kepentingan kegiatan sekolah dengan adanya

surat surat keluar kepada Direktur PT.United Tractor Tbk, mengenai surat kunjungan

industri yang akan dilakukan oleh 45 siswa dari SMK PGRI 2 Ponorogo.96

Sedangkan

beberapa data yang diciptakan dalam kearsipan selain surat masuk dan surat keluar

adalah, adanya data jumlah pendidik/ pengajar, data jumlah perkembangan siswa 4

tahun terakhir yang akan digunakan sebagai informasi dalam pengambilan keputusan.

97Dari paparan dari pengertian penciptaan arsip dari beberapa pihak sekolah, bahwa

arsip dapat diciptakan atau direkam baik dari pihak dalam sekolah itu sendiri maupun

dari pihak luar sekolah. Dan arsip yang ada disekolah segala yang mendukung kegiatan

sekolah bukan hanya saja surat masuk dan surat keluar tetapi juga termasuk pada

dokumen – dokumen yang berasal dari guru maupun siswa.

93 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

94

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 09/W/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

95

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 05/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

96

Lihat Transkrip Observasi Nomor: 04/O/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

97

Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 05/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

52

Menurut bapak Dwi Agung Nugroho sebagai Staff Tata Usaha SMK PGRI 2

Ponorogo yang merupakan praktisi dalam manajemen kearsipan, melalui wawancara

bahwa yang berwenang menciptakan arsip adalah sebagai berikut : “Semua anggota TU

berwenang menciptakan arsip sesuai dengan kebutuhan masing – masing setelah

mendapatkan persertujuan dari kepala sekolah”.98

Sedangkan menurut Bapak Joni Saputro sebagai Staff Hubungan Industri sebagai

pengguna arsip yang ada di tata usaha SMK PGRI 2 Ponorogo mengenai orang yang

berwenang menciptakan arsip, melalui hasil wawancara mengungkapkan : “Setiap

bagian berhak membuat surat, hanya saja nomer surat harus minta kebagian TU, dan

memberikan arsip ke TU”.99

Dari beberapa pendapat ini selain bagian Tata Usaha yang berhak menciptakan

arsip. Setiap bagian berhak membuat surat, dengan meminta nomer surat kebagian TU,

dan kemudian memberikan arsip surat yang dibuat ke Tata Usaha sebagai arsip di

bidang tata usaha. Sebagaimana dalam observasi surat kunjungan industri yang dibuat

oleh bagian Hubungan Industri (HUBIN), tetap menggunakan kepala surat atas nama

SMK PGRI 2 Ponorogo, dengan nomer sesuai dengan pembukuan Tata Usaha, dan Tata

Usaha juga memiliki arsip ini karena peneliti mendapatkan arsip ini melalui Tata

Usaha.100

Kemudian Bapak Andy Dwi Restyawan, S.T sebagai waka kurikulum atau yang

mewakili dari pihak dewan guru sebagai pengguna arsip menambahkan pendapatnya

dalam wawancaranya :

Yang berwenang menciptakan arsip, jika arsip surat semua bagian berhak membuat,

hanya saja semua harus melalui persetujuan atau ttd dari kepala sekolah, namun

banyak arsip lain yang dapat diciptakan oleh semua orang seperti arsip dokumentasi

98 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

99

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 13/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

100

Lihat Transkrip Observasi Nomor: 04/O/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

53

foto, maupun arsip yang diciptakan guru seperti pengumpulan berkas – berkas

dokumentasi guru.101

Selain penciptaan arsip dari dalam sekolah, adalah penerimaan arsip dari luar

organisasi, sebagaimana yang diungkapkan Bapak Wahyu Setiono, S.Kom:

Penerimaan dari pihak luar, biasanya sama pak satpam langsung diarahkan ke TU,

misal ada keperluan dengan pihak lain nanti kita yang mengkonfirmasi dengan pihak

yang bersangkutan.Dari sini kita mengetahui bahwa dalam penerimaan arsip dari luar

semua harus melalui Tata Usaha, jika surat itu di memiliki kepentingan diluar pihak

TU maka akan disampaikan oleh TU setelah melalui pengarahan dari kepala sekolah. 102

Dari hal tersebut kita mengetahui bahwa penerimaan surat harus melalui tata usaha

dan dalam hal ini kepala sekolah juga berperan dalam penciptaan arsip. Menurut Bapak

Dwi Agung Nugroho sebagai Staff Tata Usaha SMK PGRI 2 Ponorogo yang

merupakan praktisi dalam manajemen kearsipan, melalui wawancara bahwa peran

kepala sekolah dalam manajemen kearsipan adalah sebagai berikut : “Kepala sekolah

berperan memberikan pertimbangan mengenai arsip atau surat yang akan dibuat atau

disahkan. Dan kepala sekolah bertanggung jawab terhadap keautentikan arsip yang

dikeluarkan oleh sekolah”. 103

Sebagaimana tercantum dalam setiap surat yang

dikeluarkan sekolah akan ada tanda tangan persetujuan, atau atas pengetahuan kepala

sekolah. Dari hal ini dapat diketahui bahwa sekolah tidak akan dapat mengeluarkan

surat tanpa persetujuan kepala sekolah.104

Dan Bapak Joni Saputra menambahkan dalam wawancaranya, bahwa peran kepala

sekolah : “Semua harus sepengetahuan kepala sekolah. Baik dalam penciptaan arsip,

maupun berperan menentukan surat masuk dari pihak luar ditujukan kepada siapa”.105

Dari kedua pendapat tersebut kita dapat mengetahui bahwa kepala sekolah yang

berhak menentukan siapa yang berwenang menerima surat yang masuk dari pihak luar,

101 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 09/W/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

102

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 05/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

103

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

104

Lihat Transkrip Observasi Nomor: 04/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

105

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 13/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

54

misalnya surat mengenai perlombaan maka kepala sekolah yang akan memilih bagian

kesiswaan yang bertanggungjawab terhadap keberlanjutan surat masuk tadi. Begitu juga

pendapat Bapak Andy Dwi Restyawan, S.T dalam wawancaranya : “Kepala sekolah

sebagai orang yang menyetujui atau mengesahkan arsip yang dikeluarkan oleh sekolah,

dan juga mempertimbangkan ketika ada surat atau arsip dari luar sekolah”.106

Selain pembuatan surat yang terfokus pada tata usaha, bagian lain dari tata usaha

seperti hubungan industri memerlukan penciptaan surat untuk kepentingan bagian

mereka, seperti pembuatan surat untuk PT. United Tractor,Tbk untuk kunjungan

industri. 107

Dari sini bapak Wahyu Setiono, S.Kom selaku ketua TU mengungkapkan :

“Yang menciptakan arsip secara umum kebanyakan dari TU, mengenai surat menyurat.

Tapi bagian lain bisa membuat arsip tapi harus konfirmasi dengan nomer surat yang da

di TU.”108

Dari sini kita mengetahui cara pembuatan surat bisa dengan mengurus surat

langsung ke ruang TU, kemudian menyampaikan surat yang diperlukan kebagian tata

usaha,dan akan dibuatkan surat sesuai dengan kebutuhannya. Atau dengan meminta

nomer surat kebagian TU dan membuat sendiri surat yang dibutuhkan kemudian

memberikan arsipnya kebagian Tata Usaha setelah mendapat persetujuan dari kepala

sekolah.

Selain penciptaan arsip, pengurusan arsip adalah tahap setelahnya. Pengurusan ini

dapat berupa pendistribusian surat yang ada di tata usaha. Menurut Bapak Dwi Agung

Nugroho: “Pendistribusian arsip dilakukan secara langsung dari pihak TU.”109

Menurut

106 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 09/W/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

107

Lihat Transkrip Observasi Nomor: 04/O/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

108

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 05/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

109

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

55

Lia Fitri Puspitasari sebagai seorang siswa : “Biasanya kalau surat langsung dari tata

usaha yang membagikan”.110

Dari sini kita mengetahui dari kedua pendapat ini bahwa penyampaian surat

diberikan secara langsung oleh pihak TU kepada yang bersangkutan. Kemudian Bapak

Joni Saputra menambahkan : “Tergantung arsip yang dibagikan, kalau ke guru biasanya

langsung dari TU, tapi jika kesiswa bisa melalui walikelas atau ketua kelas”.111

Dari pendapat ini kita mengetahui, penyampaian surat dilakukan jika surat yang

ditunjukkan langsung kepada guru atau pihak sekolah lain di sampaikan langsung oleh

staff tata usaha, namun jika surat atau edaran yang diberikan kepada siswa biasanya

melibatkan walikelas atau ketua kelas112

untuk menyampaikan surat atau edarannya.

Dan dalam pengendalikan surat yang masuk ke sekolah maupun surat yang

dikeluarkan dari sekolah, sangat diperlukan peran dari kepala sekolah karena menurut

bapak Dwi Agung Nugroho dalam wawancaranya mengungkapkan : “ Kepala sekolah

berperan memberikan pertimbangan mengenai arsip atau surat yang akan dibuat atau

disahkan. Dan kepala sekolah bertanggung jawab terhadap keautentikan arsip yang

dikeluarkan oleh sekolah. semua arsip harus melalui persetujuan atau tanda tangan

sekolah”. 113

Begitu pula dengan pendapat bapak Wahyu Setiono, S.Kom : “Peran kepala

sekolah adalah meninjau, menyetujui, dan memberikan arahan saat ada surat masuk dari

instansi lain”.114

Dalam hal ini kita mengetahui, bahwa semua surat yang keluar dan

masuk ke sekolah harus melalui persetujuan dan pertimbangan dari kepala sekolah.

Dengan tujuan tidak lain adalah mengendalikan arsip yang ada di tata usaha.

110 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 17/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

111

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 12/W/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

112

Lihat Transkrip Observasi Nomor: 03/O/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

113

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

114

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 05/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

56

Dalam Tahap penciptaan arsip ini kita dapat mengetahui bahwa penciptaan arsip

dilakukan dengan dua cara, internal dan ekternal. Penciptaan internal dilakukan oleh

pihak sekolah yaitu pihak tata usaha dan dari bagian – bagian lain seperti bagian

kurikulum atau bagian hubungan industri. Pembuatan surat oleh tata usaha, bisa

langsung melakukan penciptaan arsip setelah ada persetujuan kepala sekolah dan

langsung diarsipkan di bidang tata usaha. Namun jika bagian lain yang menciptakan

arsip harus meminta nomer pada bagian tata usaha, membuat surat, meminta

persetujuan kepala sekolah, memberikan arsip pada tata usaha, dan mengarsipkan untuk

bagiannya.

Sedangkan dalam pengurusan arsip ada dua kegiatan yaitu, pendistribusian arsip

dan pengendalian arsip. Pendistribusian arsip dilakukan melalui dua cara, yaitu jika

surat/arsip ditunjukkan untuk guru atau pegawai akan diserahkan langsung oleh bagian

tata usaha, dan jika surat/arsip ditunjukkan untuk siswa maka akan diserahkan melalui

wali kelas atau ketua kelas. Sedangkan dalam pengendalian arsip dilakukan melalui

pertimbangan dan persetujuan kepala sekolah dalam mengeluarkan arsip atau menerima

arsip. Hal ini dapat dilihat melalui bentuk naskah surat yang terdapat tanda tangan

kepala sekolah dan stempel. Ini menjadi salah satu cara kepala sekolah mengendalikan

arsip. Tanpa kepala sekolah surat tidak akan dapat dikeluarkan.115

Adapun Tahap Penciptaan Arsip yang terlaksana di SMK PGRI 2 Ponorogo

digambarkan sebagai berikut :

115 Lihat Transkrip Observasi Nomor: 04/O/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

57

Penciptaan

Arsip

Eksternal

(Pihak Luar

Sekolah)

Internal

(Dari Pihak

Sekolah)

Pembuat

Arsip

Bentuk Arsip

-Surat Keluar

-Arsip Data

Siswa

-Arsip Data

Guru

Bagian Lain

(Waka Kurikulum,

HUBIN dll)

1. Meminta No

Surat ke TU

2. Membuat Surat

3. Meminta ttd

Kepala sekolah

4. Menyerahkan

Arsip Ke TU

5. Mengarsipkan

di bagainnya.

Bentuk

Arsip

-Sertifikat

dari Luar

organisasi

-Surat Masuk

kepentingan

lain dari luar

instansi

Tata Usaha

1. Membuat

Surat

2. Meminta

persetujuan

KS

3. Diarsipkan

di bagian

Tata Usaha

Diserahkan

Ke Tata

Usaha

Diserahkan

Kepala

Sekolah

Diserahkan

kepada

bagian yang

berkepentin

gan

Gambar 4.1 Proses Penciptaan Arsip

di SMK PGRI 2 Ponorogo

58

Dan adapun Tahap Pengurusan Arsip yang terlaksana di SMK PGRI 2 Ponorogo

digambarkan sebagai berikut :

Pengurusan

Arsip

Pendistribusian

Arsip

Pengendalian

Arsip

Diserahkan

Kepada

Guru /

Pegawai

Siswa

Diserahkan

Melalui

Langsung

Pihak TU

Melalui

walikelas/

Ketua Kelas

Kepala

Sekolah

Mempertimbangkan

Menyetujui

Gambar 4.2. Proses Penggurusan Arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo

59

2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip dalam Meningkatkan Administrasi

Bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.

Penggunaan arsip adalah kegiatan menggunakan arsip yang ada, untuk kepentingan

tertentu, dengan memanfaatkan arsip sesuai dengan kegunaaannya. Sedangkan

pemeliharaan arsip adalah kegiatan menyimpan, menjaga, dan merawat arsip dari

kehilangan, keauntentikan maupun kerusakan. Sebagaimana beberapa hal mengenai

penggunaan dan pemeliharaan arsip yang ada di SMK PGRI 2 Ponorogo ini, melalui

beberapa wawancara dengan pihak sekolah. Menurut bapak Dwi Agung Nugroho

melalui wawancara : “ Yang diperbolehkan menggunakan arsip yang ada di TU, adalah

bagian TU itu sendiri tanpa diperbolehkan pihak lain mencari cari arsip dibagian TU.

Namun jika ada guru yang memerlukan data di bagian TU bisa menggunakannya

namun harus bersama anggota TU tidak bisa mencari secara langsung”.116

Selanjutnya bapak Andy Dwi Restyawan, S.T menambahkan bahwa, :

Sebenarnya semua pihak sekolah bisa menggunakan arsip yang ada di TU,

disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingannya menggunakan arsip tersebut.

Penggunaan arsip ini dilakukan dibagian TU, tanpa meminjam keluar TU, jika

mungkin ada pihak guru yang kadang memerlukan dokumentasi tentang dirinya,

misalnya meminjam dokumen ijazahnya, atau arsip pribadinya yang ada di TU, bisa

mengcopy yang ada di TU, dan mengembalikan kembali tanpa membawa keluar dari

TU. Ditakutkan kehilangan. 117

Dari sini, kita dapat menyimpulkan bahwa semua pihak dapat menggunakan arsip

yang ada di Tata Usaha, dengan perantara Tata Usaha. Dan seperti yang kita ketahui,

arsip adalah hal yang sangat signifikan bagi lembaga, karena kepentingannya sebagian

arsip akan mempengaruhi keberlangsungan kegiatan sekolah. maka setiap lembaga akan

memiliki kebijakan dalam peminjaman arsip yang ada di Tata Usaha. Di SMK PGRI 2

Ponorogo ini, bapak Dwi Agung Nugroho mengungkapkan dalam wawancaranya, :

“Tidak, tidak diperbolehkan meminjam arsip dari pihak TU, untuk dibawa keluar dari

116 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 02/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

117

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 10/W/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

60

ruangan TU. Yang bisa dilakukan hanya meminjam untuk dibuka didalam ruang

TU”.118

Dari sini kita mengetahui peminjaman arsip diperbolehkan, karena terkadang guru

juga memimjam arsip pribadinya di Tata Usaha, tetapi peminjaan hanya di dalam Tata

Usaha, jika benar – benar memerlukan bisa digandakan tanpa membawa arsip dari

bidang Tata Usaha. Hal ini terjadi saat bagian sarana prasarana akan membuat proposal

perbaikan atau penambahan sarana prasarana yang ada di tata usaha dalam penambahan

meja dan bangku di sekolah, maka sarana prasarana membutuhkan data siswa untuk

menyesuaikan kebutuhan meja dan bangku, maka bagian sarana prasarana hanya boleh

mengcopy data siswa yang ada untuk pertimbangan proposalnya. 119

Selain penggunaan arsip, pemeliharaan arsip adalah salah satu kegiatan manajemen

kearsipan. Pemeliharaan arsip ini bisa meliputi dari perlindungan arsip dari penataan,

penyimpanan, perawatan dan segala hal yang bersangkutan dengan pemeliharaan arsip.

Baik pemeliharaan dari segi fisik arsip maupun informasi arsip.

Dalam Pemeliharaan arsip yang sangat berpengaruh adalah cara dalam

penyimpanan arsip itu sendiri, di bagian Tata usaha SMK PGRI 2 Ponorogo ini melalui

wawancara dengan bapak Dwi Agung Nugroho selaku staff Tata Usaha menyampaikan

: “Proses penyimpanan arsip adalah dengan memeriksa arsip – penyortiran arsip –

memeriksa nomer arsip – menata sesuai dengan nomer arsip”.120

Kemudian bapak Wahyu Setiono, S.Kom memberikan sedikit tambahan :

Penyimpanan arsip dengan memeriksa arsip atau memahami keperluan arsip,

kemudian disortir perlu penyimpanan atau tidak, kemudian memeriksa nomer arsip

dan menata arsip sesuai dengan nomer arsip. Dan menyimpan arsip sesuai dengan

kegunaannya. Arsip yang sering dibutuhkan akan di letakkan di depan dan arsip yang

118 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 052W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

119

Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 05?D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

120

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 02/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

61

sekiranya akan jarang digunakan maka diletakkan di bagian belakang agar mudah

ditemukan.121

Dari dua pendapat ini, kita mengetahui penyimpanan arsip dilakukan dengan sistem

pernomeran, dan penyimpanan disesuaikan dengan intensitas penggunaannya. Hal ini

dapat dilihat dengan adanya penamaan map arsip yang berbeda – beda sesuai dengan

kegunaanya.122

Selain cara penyimpanan yang mempengaruhi pemeliharaan arsip,

sarana prasana juga sangat berpengaruh terhadap pemeliharaan arsip, menurut Bapak

Wahyu Setiono,S.Kom. mengungkapkan: “Alhamdulillah, sarana prasarana sudah

mendukung dalam pemeliharaan arsip, almari sudah terbuat dari besi, sudah ada

ruangan sendiri untuk TU, dan sudah banyak map penyimpanan arsip yang

mempermudah penyimpanan maupun pemeliharaan”.123

Dari pendapat ini dapat diketahui sarana prasarana yang ada dibagian tata usaha

sudah mendukung proses penyimpanan arsip, dengan bahan almari yang sudah sesuai

standar maupun ruang khusus untuk bagian tata usaha. 124

Dalam pemeliharaan tentu akan mengalami kerusakan arsip, yang mana juga akan

membutuhkan proses perbaikan arsip. Beberapa faktor yang menyebabkan kerusakan

arsip menurut Bapak Dwi Agung Nugroho sebagai berikut: “Faktor yang

mempengaruhi kerusakan arsip adalah : waktu penggunaan yang lama, kelembapan

udara, seringnya pemakaian, hama tikus”.125

Dalam menghadapi kerusakan – kerusakan yang diakibatkan oleh beberapa faktor ini

maupun menghadapi bencana yang mungkin terjadi, maka memerlukan usaha untuk

menghadapinya, namun menurut Bapak Joni Saputra adalah dengan adanya alih media

meski dalam pendapatnya belum meliputi seluruh arsip hanya beberapa arsip yang

121 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 06/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

122

Lihat Transkrip Observasi Nomor: 05/O/06-03/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

123

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 06/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

124

Lihat Transkrip Observasi Nomor: 01/O/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

125

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 02/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

62

penting. Sebagaimana dalam wawancaranya : “Data base atau alih media. Bisa untuk

menghadapi bencana”.126

Sedangkan dalam perawatan atau perbaikan secara fisik maka bapak Dwi Agung

Nugroho menyampaikan dalam wawancaranya sebagai berikut : ”Jika terjadi kerusakan

arsip, misalnya kertasnya sudah terlalu lusuh, maka bisa mengcopy untuk menjaga

hilangnya arsip dengan tetap menyimpan arsip lama, namun jika ada penggunaan bisa

digunakan yang copy-an”.127

Kemudian bapak Andy Dwi Restyawan, S.T juga

menambahkan pendapatnya :” Perawatan dilakukan dengan menjilid arsip setiap

kepentingannya, misalnya buku induk pertahun dan lain – lain, mungkin melaminating

surat – surat penting dan memasukkan pada wadah yang tahan air. Jika ada kerusakan

mungkin di fotocopyy kembali atau diprint kembali”.128

Demikianlah beberapa kegiatan yang ada dalam pemeliharaan arsip yang ada di

SMK PGRI 2 Ponorogo ini. Perawatan dilakukan dengan beberapa kegiatan seperti

menjilid, menata dalam tempat yang tahan air dan memperbaiki arsip – arsip yang

perlu dicetak ulang. Dari beberapa data yang didapatkan, Secara umum penggunaan

arsip dapat digunakan oleh semua pihak yang ada di sekolah, dengan ketentuan bagian

lain menggunakan arsip dengan perantara staff tata usaha, dan untuk peminjaman

arsip tidak diperbolehkan, jika benar – benar memerlukan dapat menggandakan arsip

dengan persertujuan staff tata usaha. Sedangkan dalam pemeilharaan arsip dilakukan

melalui proses penyimpanan yang mempertimbangkan sistem yang digunakan serta

sarana prasarana yang digunakan, serta mempertimbangkan faktor – faktor yang

mengakibatkan kerusakan arsip dan cara perawatan arsip. Adapun Tahap Penggunaan

Arsip yang terlaksana di SMK PGRI 2 Ponorogo digambarkan sebagai berikut

126 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 14/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

127

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 02/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

128

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 06/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

63

Penggunaan

Arsip

Semua Pihak

diperbolehka

n

Peminjaman

Arsip

Bagian Lain

Melalui Perantara Tata

Usaha

Tata Usaha

Dapat Secara langsung

Menggunakan

Tidak diperbolehkan, Jika

memerlukan bisa

menggandakan dengan

persetujuan Staff. Tata Usaha

Gambar 4.3. Tahap Penggunaan Arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo

64

Adapun Tahap Pemeliharaan Arsip yang terlaksana di SMK PGRI 2 Ponorogo digambarkan

sebagai berikut :

Pemeliharaan

Arsip Penyimpanan

Arsip

Sistem Penyimpanan

1. Sistem Penomeran

2. Disesuaikan

dengan

kegunaanya

Sarana Prasarana yang

memenuhi standar

Kerusakan Arsip

1. Waktu yang

lama

2. Kelembaban

udara

3. Hama

Perawatan Arsip

1. Menjilid

2. Menata pada

tempat arsip

tahan air

3. Mencetak ulang

Gambar 4.4. Tahap Pemeliharaan Arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo

65

3. Tahap Penentuan Nasip Arsip dalam dalam Meningkatkan Administrasi Bidang

Tata Usaha SMK PGRI 2 Ponorogo.

Dalam daur hidup arsip, tahap terakhir adalah penentuan nasib akhir dari arsip.

Penentuan nasib akhir dipengaruhi banyak hal, dan nasib akhir arsippun berbeda – beda.

Arsip dapat disusutkan, diserahkan kepihak lain ataupun sampai dimusnahkan. Semua

itu tergantung pada penilaian arsip, penilaian arsip inilah yang akan menentukan nasib

arsip.

Di SMK PGRI 2 Ponorogo ini terdapat proses penilaian arsip. Menurut Bapak

Wahyu Setiono, S.Kom: “Penilaian arsip kurang lebih dilakukan 3 tahun sekali”.129

Namun bapak joni memiliki pendapat lain bahwa menurutnya: “Penilaian kembali

biasanya pertahun atau awal semester”.130

Dari hal ini, kita dapat mengambil titik tengah, bahwa penilaian secara umum

dilakukan 3 tahun sekali, namun untu beberapa arsip ada yang bisa dilakukan penilaian

setiap semester maupun pertahun, agar tidak terlalu menumpuk.

Setelah penilaian arsip dilakukan, maka akan menentukan nasib akhir dari arsip itu,

salah satu kemungkinannya adalah penyusutan arsip. Menurut bapak Dwi Agung

Nugroho dalam wawancaranya : “Penyusutan arsip dilakukan dengan mengurangi arsip

arsip yang sekiranya sudah tidak digunakan kembali”. 131

Begitu juga pendapat bapak

Joni Saputra: “Penyusutan dilakukan dengan penyortiran mana yang masih dibutuhkan

dan sudah tidak dibutuhkan”.132

Dari sini kita mengetahui bahwa penyusutan arsip dilakukan dengan cara

penyusutan arsip yang dilakukan dengan memilah –milah mana yang sudah tidak

diperlukan dan mana yang masih diperlukan dengan tujuan tidak memenuhi ruangan

129 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 07/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

130

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 15/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

131

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 03/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

132

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 15/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

66

TU. Selain melalui penyusutan arsip maka akan ada kegiatan pemusnahan arsip yaitu

menghancurkan bukti fisik dari arsip tersebut. Di SMK PGRI 2 Ponorogo ini ada dua

cara pemusnahan arsip yang pertama adalah dengan pembakaran dan yang kedua adalah

dengan penjual ke rosok atau dikilokan. Hal ini sesuai dengan argumen yang diberikan

oleh Bapak Dwi Agung Nugroho dalam wawancaranya : “Pemusnahan arsip dilakukan

dengan 2 hal Arsip penting jika ingin dimusnahkan adalah dengan membakar, Arsip

yang biasa dan tidak terlalu penting bisa dijual kiloan”.133

Dari data yang didapat, kita dapat mengetahui bahwa Penentuan Arsip Akhir

dilakukan dengan penilaian arsip kembali, sehingga akan terjadi penyusutan arsip. Arsip

yang masih dibutuhkan akan disimpan kembali, sedangkan untuk arsip yang sudah

tidak digunakan akan di musnahkan melalui dua cara, di bakar atau dijual kertas.

Adapun Tahap Penciptaan Arsip yang terlaksana di SMK PGRI 2 Ponogo

digambarkan sebagai berikut :

133 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 03/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

Penentuan Nasib

Akhir Arsip

Penilaian Arsip

Dilakukan -+ 3 Tahun

sekali

Penyusutan Arsip

Disimpan

Jika Masih dibutuhkan Dimusnahkan

Jika sudah tidak diperlukan

Dibakar

Untuk Arsip Penting

Dijual

Untuk Arsip yang

kurang penting

Gambar 4.5. Tahap Penentuan Nasib Akhir Arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo

67

4. Dampak Penerapan Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Administrasi

Bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.

Banyak lembaga pendidikan yang sudah melaksanakan manajemen kearsipan, dari

tahap penciptaan arsip sampai pada penentuan nasib akhir dari arsip. Dari sini akan

mendapatkan perbedaan sekolah yang sudah menggunakan manajemen kearsipan

dengan sekolah yang belum memiliki pengelolaan kearsipan yang baik.

Salah satu orang yang akan merasakan dampak dari manajemen kearsipan adalah

pengguna arsip. Karena pengguna arsip adalah orang yang merasakan perbedaan

signifikan. Sebagaimana yang diungkapkan oleh Bapak Wahyu Setiono, S.Kom:

“Dampak yang dirasakan, khususnya pengguna arsip adalah semakin mudahnya

pengurusan dan penggunaan arsip yang ada di TU. Tidak perlu susah mencari arsip jika

sewaktu – waktu membutuhkan data yang ada di TU”.134

Begitu juga yang di ungkapkan oleh Bapak Joni Saputra: “Dengan manajemen

kearsipan, pengguna arsip akan lebih mudah dalam mengurus arsip. Pengguna arsip

lebih mudah mendapatkan arsip yang diinginkan”.135

Begitu juga Bapak Andy Dwi

Restyawan, S.T. menambahkan : “Pengguna arsip seperti saya, atau guru – guru lain.

Tentu merasakan dampak yang baik. semakin mudah dalam permintaan arsip dan data

yang ada di bagian tata usaha juga lengkap”.136

Seperti hal tersedia data bagian lain di

tata usaha, seperti jumlah siswa dan guru137

, jumlah sarana prasarana138

dan

kelengkapan profil sekolah 139

yang dapat digunakan oleh semua pihak.

Dari ketiga pendapat ini, kita dapat mengetahui bahwa manajemen kearsipan benar

– benar memberikan dampak positif terhadap administrasi yang ada di sekolah. Selain

134 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 06/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

135

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 16/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

136

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 12/W/18-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

137

Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 05/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

138

Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 06/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

139

Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 01/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

68

dampak positif yang dirasakan oleh para pengguna arsip, manajemen kearsipan ini juga

memiliki pengaruh terhadap kinerja bagian lain, dalam mencapai tujuan sekolah bagian

lain akan saling membutuhkan satu dan lainnya, khususnya dalam hal data atau arsip,

sebagaimana yang diungkap oleh Bapak Dwi Agung Nugroho dalam wawancaranya,

mengungkapkan :

Iya, tentu manajemen kearsipan mempengaruhi kinerja bidang lain. Karena otak

dari arsip atau pusat arsip ada di TU. Semua bagian akan memerlukan data yang

ada di TU. Jika datanya TU bagus maka akan mudah dalam pelaksanaan bagian

lain. Kalau data dari TU Valid misal mengenai jumlah siswa maka bagian lain akan

mudah menjalankan tugasnya.140

Kemudian Bapak Wahyu Setiono, S.Kom juga menegaskan dalam wawancanya

sebagai berikut : “Sangat, sangat mempengaruhi. Karena pusat perjalanan arsip yang

ada di bagian – bagian lain adalah TU. Semua arsip yang ada dibidang lain juga

diarsipkan di TU. Jadi jika sewaktu – waktu ada arsip yang kurang lengkap atau

mungkin hilang maka di TU ada arsipnya”.141

Dari pendapat – pendapat tersebut, manajemen kearsipan sangatlah berpengaruh

dalam bagian – bagian lain yang ada di sekolah, berpengaruh terhadap pelaksanaan dan

pengelolaannya. Dengan melihat dampak positif yang diberikan dari manajemen

kearsipan maka akan terjadi pula pengaruh terhadap administrasi sekolah. Karena pada

hakikatnya tata usaha adalah pusat arsip yang ada disekolah. Ketika manajemen

kearsipan baik, maka administrasi sekolahpun juga akan mengikutinya. Sebagaimana

yang diungkapkan oleh Bapak Joni Saputra dalam wawancaranya sebagai berikut :

“Tentu, karena manajemen kearsipan sangat berperan dalam administrasi sekolah.

Kalau manajemen kearsipannya baik maka administrasinya juga akan baik”.142

Begitu juga Bapak Wahyu Setiono, S.Kom :

140 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 04/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

141

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 08/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

142

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 16/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

69

Iya memperngaruhi, meski nama manajemen kearsipan masih jarang terdengar tapi

kami sudah melaksanakan kegiatan manajemen arsip sebenarnya. Dan itu sangat

mempengaruhi administrasi sekolah. Karena dengan adanya manejemen kearsipan

ini, administrasi lebih mudah dan lebih terstruktur sehingga memudahkan sekolah

dalam menjalankan visi maupun misinya.143

Dalam hal ini, kita mengetahui implementasi manajemen kearsipan yang ada di

SMK PGRI 2 Ponorogo ini, sudah berpengaruh terhadap pelaksanaan administrasi

yang ada disekolah ini, dan mampu memberikan pengaruh yang baik terhadap bagian

– bagian lain yang ada di sekolah. Sehingga proses administrasi sekolah lebih mudah

sehingga pengelolaan admnistrasi sekolah juga akan semakin efektif dan efisien. Hal

ini dapat dilihat dari perkembangan sejarah sekolah yang sudah mendapatkan

akreditasi A, Sertifikat ISO 9001:2008 dari TUV North, dan menjadi sekolah

rujukan.144

Adapun Proses Implementasu Arsip yang terlaksana di SMK PGRI 2

Ponorogo digambarkan sebagai berikut :

143 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 08/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

144

Lihat Transkrip Dokumentasi Nomor: 02/D/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

70

Penciptaan Arsip

Bagian Hubungan

Industri (HUBIN)

Meminta surat kepada

TU mengenai

“Surat Tugas Guru

untuk menjadi

pembimbing Praktek

Kerja.”

Pengurusan Arsip

TU menyerahkan surat

langsung kepada guru

yang bersangkutan.

Penggunaan Arsip

Guru memerlukan

surat tugas untuk bukti

laporan kinerja guru

Pemeliharaan Arsip

TU masih menyimpan

arsip asli untuk

kerasipan sekolah di

almari arsip

Penentuan Nasip

Arsip

Arsip masih

digunakan untuk

kepentingan yang akan

datang maka masih

“disimpan”

Dampak yang dirasakan

1. Guru mudah nendapatkn arsip yang

dibutuhkan melalui tata uasaha.

2. Manajemen kearsipan sangat memperngaruhi

bidang satu dengan bidang lain, misalnya,

Jika bagian lain, seperti bagian HUBIN

Membutuhkan untuk pendataan pembimbing

prakerin dapat meminta arsip ketata uasaha.

Begitu juga bagian personalia bisa

mengethaui kinerja guru selain dalam

pembelajaran. Karena pusat data ada di Tata

Usaha.

Peningkatan Administrasi sekolah

yang dirsakan

Dengan adanya manajemen

kaersipan, pihak sekolah lebih

mudah mendapatkan data/arsip yang

diinginkan melalui tata usaha,

sehingga akan mudah dalam

pelaksanaan kegiatan sekolah, dari

sini dapt diketahui pengelolaan

administrsi sekolah lebih baik lebih

efisien untuk mencapai tujuan

pendidikan.

Gambar 4.6. Implementasi Manajemen Kearsipan di SMK PGRI 2 Ponorogo

71

BAB V

PEMBAHASAN

A. Tahap Penciptaan dan Pengurusan Arsip dalam Meningkatkan Administrasi Bidang

Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.

Manajemen kearsipan adalah kegiatan pengurusan arsip dari tahap penciptaan arsip,

pengurusan, pemeliharaan sampai pada pemusnahaan arsip. Salah satu yang sangat perlu

diperhatikan adalah tahap penciptaan arsip, karena pada tahap ini akan sangat berpengaruh

pada tahap selanjutnya dan akan sangat berperan terhadap kegiatan – kegiatan yang

memerlukan arsip.

Penciptaan arsip adalah proses perekaman informasi, baik berupa surat maupun

dokumen lainnya yang akan dimanfaatkan informasinya untuk kepentingan yang akan

datang. Dalam penciptaan arsip tentu disebabkan oleh beberapa macam alasan. Penciptaan

ini terjadi karena adanya macam – macam kegiatan atau keperluan, baik dari organisasi

maupun individu di sekolah untuk melaksanakan fungsinya. Sehingga arsip yang

diciptakan memiliki tujuan, informasi dan fungsi yang berbeda, dan mengakibatkan bentuk

fisik arsip akan berbeda – beda pula. Dapat berbentuk surat, sertifikat, data, audio maupun

video.

Dalam hal ini SMK PGRI 2 Ponorogo memiliki dua cara penciptaan arsip145

, pertama

adalah penciptaan arsip dari dalam sekolah. Yaitu berupa pembuatan arsip seperti surat –

menyurat yang ada di tata usaha maupun bagian lain, yang dijadikan sarana komunikasi

formal, Arsip juga berupa profil sekolah yang akan menjadi sumber infomasi mengenai

visi, misi, tujuan dan gambaran umum dari sekolah, dan data – data sekolah lain yang

memungkinkan untuk diarsipkan sebagai sumber informasi yang akan dibutuhkan dalam

pelaksanaan kegiatan sekolah. Seperti hal nya pengarsipan kegiatan dalam video yang

145 Lihat Transkrip Wawancara Nomor 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

71

72

diarsipkan secara umum melalui akun youtube sekolah. Kedua, adalah arsip yang

diciptakan oleh pihak luar sekolah. Misalnya surat masuk dari luar sekolah ataupun

beberapa arsip yang diberikan instansi lain kesekolah yang memiliki kepentingan informasi

bagi sekolah.

Hal ini secara teori telah dijelaskan pada pendapat Read dan Ginn mengenai tahap

penciptaan arsip, bahwa Arsip dapat diciptakan dengan dua cara. Pertama, dari organisasi

atau seseorang yang berasal dari luar organisasi (eksternal). Kedua, dapat diciptakan secara

internal perusahaan.146

Atau dengan kata lain Tahap penciptaan arsip dapat terjadi secara

intern dan ekstern, secara intern arsip dibuat atau dicptakan sendiri oleh lingkungan dalam

perusahaan, sedangkan secara ekstern arsip yang diciptakan yang diterima dari pihak lain

baik secara perorang, kelompok, maupun organisasi lain. 147

Dengan demikian, dalam kegiatan penciptaan arsip ini secara internal di SMK PGRI 2

Ponorogo diciptakan umumnya oleh anggota Tata Usaha. Karena tata usaha merupakan

pusat kearsipan yang ada di sekolah. Sehingga semua arsip akan terfokus pada tata usaha.

Namun mengingat kegiatan sekolah yang tidak hanya berjalan dalam waktu yang singkat,

dan tidak hanya memiliki satu atau dua kegiatan sehingga penciptaan arsippun tidak dapat

disentralisasikan,dan terjadilah desentralisasi dalam penciptaan arsip.

Penciptaan arsip secara desentralisasi di SMK PGRI 2 Ponorogo ini memiliki prosedur

yang tetap menjaga keberadaan Tata Usaha sebagai sentral kearsipan, yaitu :148

1. Sebelum membuat surat, meminta nomer surat kebagian Tata Usaha.

2. Membuat surat dibagian masing – masing sesuai dengan kebutuhan bagian.

3. Memintakan tanda tangan sebagai wujud persetujuan kepala sekolah mengenai

penciptaan arsip.

146 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, “Manajemen Kearsipan”, 13.

147

Armida Silvia Asriel, “Manajemen Kearsipan”, 78.

148

Lihat Transkrip Wawancara Nomer 01/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian

73

4. Menggandakan arsip yang sudah disetujui kepala sekolah, sebagai arsip untuk bagian

masing – masing dan juga arsip di Tata Usaha.

Dan penciptaan arsip secara eksternal di SMK PGRI 2 Ponorogo ini, salah satunya

adalah dengan penerimaan surat dari instansi lain. Penerimaan surat ini terfokus pada tata

usaha, sehingga semua surat yang masuk harus melalui tata usaha. Dan jika surat

ditunjukkan kepada bagian lain maka tata usaha akan menyampaikan terlebih dahulu surat

yang masuk kepada kepala sekolah, dan menunggu arahan kepala sekolah untuk

penyerahan surat kebagian yang berkepentingan.149

Dengan demikian, SMK PGRI 2

Ponorogo sudah melakukan penciptaan arsip secara internal maupun ekstenal.

Setelah arsip diciptakan baik secara internal maupun eksternal, maka hal setelahnya

adalah tahap pengurusan arsip. Secara teori Read dan Ginn tahap pengurusan adalah

penyampaian arsip atau pengendalian pergerakan arsip dari unit kerja lain dalam

organisasi, yaitu meliputi kegiatan penyampaian arsip, pengendalian arsip terhadap

perjalanan arsip.150

Teori tersebut sesuai dengan deskripsi data sebelumnya. Secara teori

tahap pengurusan data yang pertama adalah penyampaian arsip, sedangkan penyampaian

arsip yang ada di SMK PGRI 2 Ponorogo adalah proses pendistribusian arsip yang

disampaikan langsung oleh staff tata usaha kepada penerima surat atau arsip, namun

apabila surat yang diberikan ditunjukkan pada siswa, dan secara menyeluruh maka ada

beberapa kesempatan melibatkan walikelas atau ketua kelas dalam penyampaian

suratnya.151

Sedangkan pengendalian arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo ini adalah melalui

peran kepala sekolah dalam mengawasi penciptaan arsip. Yang dilakukan dalam tindakan

kepala sekolah yang selalu mempertimbangkan dan mengarahkan mengenai surat yang

masuk dan surat keluar. Sehingga tidak akan ada penyalah gunaan arsip dan ketidak

149 Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 13/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

150

Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, “Manajemen Kearsipan, 13.

151

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 13/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

74

kerkendalian dalam penciptaan arsip. Salah satu bentuk pengendalian yang tertulis adalah

adanya tanda tangan atas nama kepala sekolah dalam arsip.152

B. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip dalam Meningkatkan Administrasi

Bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.

Arsip adalah sumber informasi yang akan dijadikan sebagai pedoman dalam

perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, maupun evaluasi pelaksanaan kegiatan

pendidikan. Melihat fungsinya yang sangat signifikan menjaga keuntetikan arsip adalah hal

yang perlu diperhatikan. Hal ini sesuai dengan UU No.43 tahun 2009 bahwa penggunaan

dan pemeliharaan arsip bagi kepentingan organisasi dan kegiatan untuk menjaga

keauntentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.153

Sehingga di SMK PGRI 2

Ponorogo ini memiliki kebijakan dalam penggunaan arsip yang ada di bagian tata usaha.

Dalam penelitian ini peneliti menggunakan, teori Read dan Ginn bahwa Tahap

penggunaan arsip dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu penggunaan arsip secara

langsung dalam penyenggaraan aktivitas sehari – hari.154

Dalam pelaksanaanya,

penggunaan arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo khususnya di bagian tata usaha, hanya

diperbolehkan oleh anggota dari tata usaha. Tanpa memperbolehkan pihak lain untuk ikut

campur dalam pengelolaan arsip. Jika ada pihak lain yang membutuhkan arsip maka dapat

menyampaikan pada pihak tata usaha dan akan disediakan jika arsip itu ada dan

diperbolehkan.155

Begitu pula dengan peminjaman arsip, peminjaman arsip sangatlah

rentan dengan kerusakan dan kehilangan sehingga dalam peminjaman arsip ini sangat tidak

diperbolehkan, jika menghendaki untuk peminjaman arsip maka dapat menggadakan arsip

dengan persetujuan bagian tata usaha.

152 Lihat Transkrip Observasi Nomor: 04/O/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

153

Ibid., 14 – 15.

154

Ibid., 13.

155

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 02/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitiaan.

75

Tahap selanjutnya adalah tahap pemeliharaan arsip. Sesuai dengan Teori Read dan

Ginn kegiatan pemeliharaan arsip antara lain menyediakan prasarana dan sarana kearsipan

disesuaikan dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis berdasarkan bentuk

dan media arsip, dan penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk,

suhu, dan kelembapan udara ruangan. 156

Sarana Prasarana sudah diperhatikan oleh Staff Tata Usaha SMK PGRI 2 Ponorogo

karena keadaan sarana prasarana sangat mempengaruhi keamanan, keterjagaaan, dan

keterpeliharaan arsip.157

Di SMK PGRI 2 Ponorogo sudah memiliki ruangan dengan

kondisi yang baik,dan strategis, berada di dekat kantor kepala sekolah dan berada di dekat

gerbang masuk yang mudah dijangkau oleh tamu atau pihak luar yang hendak

menyampaikan surat. Dalam pemilihan ruangan dan penggunaan AC juga memperhatikan

kelembapan lingkungannya, agar tidak menyebabkan kerusakan pada arsip. Begitu pula

dalam pemilihan bahan sarana prasarana berusaha untuk menyesuikan dengan standarnya.

Seperti dalam pemilihan almari yang seharusnya lemari arsip berbentuk seperti lemari

biasa yang terdiri atas susunan rak – rak biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau

jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran158

.

SMK PGRI 2 Ponorogo juga memiliki almari yang terbuat dari bahan baja yang tahan

hama dan api sesuai dengan standar sarana prasarana dan dalam pemilihan ordner (map

besar), maupun beberapa keperluan arsip lain selalu memilih bahan dengan kualitas baik.

Dalam pemeliharaan arsip menjaga keauntentikan arsip akan dipengaruhi oleh sistem

pemberkasan yang terjadi dalam penyimpanan arsip. Sedangkan penyimpanan arsip sering

kali diartikan secara mudah dengan meletakkanya dalam almari arsip, padahal

penyimpanan arsip inilah yang akan mempergaruhi penemuan kembali arsip. Menurut read

dan Ginn mempublikasikan tiga sistem dalam penyimpanan arsip (filling system), yaitu

156 Ibid., 13.

157

Lihat Transkrip Observasi Nomor: 01/0/31-01/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

158

Armida Silvia Asriel, “Manajemen Kearsipan”, 100.

76

alphabetic, numeric, and subject filling systems159

. Di SMK PGRI 2 Ponorogo ini secara

umum memilih sistem penyimpanan arsip numeric.160

Yaitu dengan melakukan

penyimpanan arsip dengan mengurutkan nomer masuk surat. Hal ini biasanya digunakan

dalam penyimpanan surat menyurat. Namun ada sebagian arsip yang menggunakan sistem

masalah (subject filiing system) misalnya dalam penyimpanan berkas siswa maupun berkas

guru, dan tidak ada penyimpanan secara sistem abjad (alphabetic filling system).

Dan beberapa arsip yang berbentuk film atau video lebih banyak diarsipkan melalui

akun youtube resmi dari SMK PGRI 2 Ponorogo dengan mana akun “Official SMK PGRI

2 Ponorogo” yang sudah memiliki 3,29 rb subscriber.161

Dalam akun ini juga terdapat arsip

– arsip soal ujian yang disampaikan secara langsung oleh guru mata pelajaran sebagai

tugas ujian. Dalam penyimpanan arsip ini, SMK PGRI 2 Ponorogo sudah mulai melakukan

usaha untuk melakukan alih media arsip, yaitu mengarsipkan arsip yang berbentuk kertas

menjadi arsip dalam bentuk digital. Meski program ini belum terjadi pada seluruh bidang

kearsipan, namun sudah dimulai dari arsip – arsip yang penting. Sehingga kemungkinan

kerusakan atau kehilangan arsip akan terminimalisir, termasuk juga dalam antisipasi jika

terjadi bencana.

Hal yang perlu mendapat perhatian lebih selain prosedur dalam penyimpanannya

adalah mengenai faktor – faktor penyebab kerusakan arsip. Secara umum kerusakan arsip

dikelompokkan menjadi dua, yaitu faktor internal dam faktor eksternal. 162

Begitu pula

SMK PGRI 2 Ponorogo memiliki beberapa faktor dalam kerusakan arsip,

1. Faktor internal, yaitu faktor dari dalam arsip itu sendiri. Yang disebabkan oleh

lamanya waktu pemakaian sehingga mengakibatkankan kerusakan. Bisa disebabkan

dari kertas yang digunakan memiliki kualitas yang kurang baik, atau tinta polpen yang

mudah luntur karena kualitas tintanya.

159 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, “Manajemen Kearsipan”, 146.

160

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 02/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

161

Lihat Transkrip Observasi Nomor: 07/O/06-03/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

162

Ibid., 344.

77

2. Faktor eksternal, yaitu faktor kerusakan arsip yang dipengaruhi oleh kelembapan

udara, debu yang berlebih, intensitas penggunaan yang sering, dan hama. Meskipun

hama jarang terjadi, namun pernah mempengaruhi kerusakan arsip.

Untuk menghadapi beberapa faktor kerusakan arsip, maka diperlukannya perawatan

atau pemeliharaan arsip. menurut perka ANRI No.23/2011 Preservasi arsip statis dapat

dilaksanakan dengan dua cara, yaitu preservasi preventif dan preservasi kuratif.163

SMK

PGRI 2 Ponorogo melakukan kedua cara tersebut, yaitu :

1. Preservasi Preventif, yaitu sebagai upaya pencegahan sebelum terjadinya kerusakan

dengan cara mempertimbangkan sarana prasarana, menjaga kebersihan dan

mengendalikan hama yang mungkin akan muncul.

2. Preservasi Kuratif yaitu, dengan cara menggandakan kembali arsip yang sudah rawan

rusak, atau mencetak kembali arsip yang ada di file sekolah. Selain pencegahan –

pencegahan yang dilakukan di SMK PGRI 2 Ponorogo sudah melakukan alih media

pada beberapa dokumen pentingnya sebagai upaya menghadapi bencana.

C. Tahap Penentuan Nasib Akhir Arsip dalam Meningkatkan Administrasi Bidang Tata

Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.

Arsip memiliki siklus yang akan terus berputar sesuai dengan intensitas penggunaan.

Ketika intensitas penggunaan sudah mulai berkurang maka akan ada penentuan nasib akhir

arsip, dalam penentuan nasib akhir arsip memerlukan proses penilaian arsip yang akan

membantu dalam menentukan kebijakan yang akan diberikan terhadap arsip. Penilaian arsip

yang dilakukan di SMK PGRI 2 Ponorogo ini dilakukan 3 tahun sekali164

dan sudah

memiliki jadwal retensi arsip namun belum teraplikasikan dengan baik.

Sesuai dengan teori Read dan Ginn bahwa tahap penentuan nasib akhir arsip adalah

tahap penentuan keberadaan arsip dalam organisasi, apakah arsip tersebut disimpan atau

163 Ibid., 350.

164

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 03/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian,

78

dimusnahkan.165

Dalam penentuan nasib akhir ini SMK PGRI 2 melakukan 2 cara dalam

penentuannya.

1) Disimpan, arsip akan disimpan jika arsip masih memiliki kegunaan dan masih memiliki

manfaat untuk organisasi,

2) Dimusnahkan, jika arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo sudah tidak memiliki manfaat untuk

organisasi dan sudah tidak digunakan lagi, adapun cara pemusnahanya memiliki 2 cara,

yaitu untuk arsip dalam kategori penting, dan dapat mempengaruhi keselamatan sekolah

maka akan dihancurkan dengan cara dibakar untuk menghindari penyalahgunaan arsip.

sedangkan untuk arsip biasa yang tidak terlalu penting bisa dijual lembaran kertas

ketempat barang bekas.

Dan dalam teori UU No.43 tahun 2009 tentang kearsipan, kegiatan penentuan nasib

akhir arsip ini dilakukan melalui cara penyusutan arsip. kegiatan ini dilakukan melalui

pemindahan arsip, pemusnahan dan penyerahan arsip. Dalam hal ini SMK PGRI 2

Ponorogo tidak memiliki kegiatan penyerahan arsip terhadap pihak manapun, karena

sekolah tidak melakukan kerjasama apapun dengan pihak luar dalam pengurusan arsip.166

D. Dampak Penerapan Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Administrasi

Sekolah Bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo.

Manajemen kearsipan masih terdengar asing di telinga beberapa orang, namun secara

praktisi hampir seluruh sekolah sudah melaksanakan manajemen kearsipan. Penerapan

manajemen kearsipan di setiap sekolah tentu akan berbeda dan memiliki ketentuan masing

– masing. Ketentuan ini yang diharapkan dapat meningkatkan kualitas administrasi

pendidikan, untuk mencapai tujuan pendidikan yang diinginkan.

Dalam penelitian mengenai administrasi pendidikan atau administrasi sekolah peneliti

menggunakan teori dari Djam’an Satori. Bahwa Menurut Djam’an satori administrasi

165 Ibid., 13.

166

Lihat TranskripWawancara Nomor: 07/W/17-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

79

pendidikan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses kerja sama dengan memanfaatkan

semua sumber personil dan materil yang tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan

pendidikan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.167

Dalam hal ini, manajemen kearsipan yang telah terlaksana di SMK PGRI 2 Ponorogo

ini memiliki dampak yang positif. Salah satu dampaknya dirasakan oleh para pengguna

arsip, yaitu orang yang sering menggunakan arsip yang ada dibagian tata usaha. Pengguna

arsip merasakan bahwa dengan adanya manajemen kearsipan ini mempermudah

pengurusan arsip dan pelayanan arsip168

. karena dengan adanya manajemen kearsipan,

arsip yang ada di Tata Usaha lebih tertata, dan tersimpan secara rapi sehingga mudah

dalam menemukan arsip. Dan arsip benar – benar terjaga keauntentikan dan keamanannya.

Pengguna kearsipan yang ada disekolah tidak lain adalah warga sekolah, yaitu terdiri

dari komite, guru, siswa maupun pegawai sekolah. Karena bagian – bagian inilah yang

akan mengelola keberlangsungan kegiatan di sekolah. Dalam pengelolaan sekolah akan

memerlukan kerjasama dan saling ketergantungan antar satu bagian dengan bagian lain.

Tidak lain khususnya mengenai data baik data personil maupun data – data materil.

Dengan adanya manajemen kearsipan ini Tata Usaha SMK PGRI 2 Ponorogo mampu

mengarsipan kumpulan – kumpulan arsip hampir dari seluruh bagian dengan adanya

peraturan penggandaan arsip kebagian Tata Usaha. Tentu semua ini akan mempermudah

proses kerjasama dengan kelengkapan data yang dimiliki dan kesatuan sumber yang

dimiliki sehingga, tujuan sekolah akan mudah tercapai secara efektif dan efisien.

Salah satu contoh penerapan manajemen kersipan dalam administrasi sekolah

adalah dengan munculnya kebijakan – kebijakan baru yang di ambil dari arsip yang ada.

Misalnya, SMK PGRI 2 Ponorogo memiliki arsip bahwa peserta didik lakI- -laki lebih

banyak dari pada peminat peserta didik perempuan. Sehingga SMK PGRI 2 Ponorogo

167 Uhar Suharsaputra, “Administrasi Pendidikan” (Bandung: Refika Aditama, 2013), 12.

168

Lihat Transkrip Wawancara Nomor: 16/W/20-02/2020 dalam Lampiran Hasil Penelitian.

80

memiliki perencanaan (planning) untuk meningkatkan minat peserta didik perempuan

untuk masuk ke SMK PGRI 2 Ponorogo ini. Yaitu dengan memberikan dispensasi biaya

administrasi sekolah (organizing) bagi peserta didik perempuan, sehingga dapat menambah

minat. Dan akan dievaluasi (evalution) pula melalui hasil arsip pada penerimaan siswa

setiap tahunnya untuk dijadikan evaluasi perencanaan kedepannya. Hal ini salah satu

contoh pengembangan arsip yang ada di Tata Usaha yang dapat meningkatkan administrasi

pendidikan di SMK PGRI 2 Ponorogo.

Dalam hal ini dapat dikatakan SMK PGRI 2 Ponorogo sudah menerapkan pengelolaan

administrasi pendidikan dengan memanfaatkan manajemen kearsipan. Bahkan dapat

dikatakan manajemen kearsipan mampu meningkatkan pengelolaan, dan mempermudah

proses pendapatan sumber informasi yang dibutuhkan dalam administrasi sekolah.

Sehingga dengan adanya peningkatan ini akan mempermudah sekolah dalam mencapai

tujuan, maupun visi misi sekolah. Hal ini dapat dilihat dengan mudahnya guru

mendapatkan data yang dibutuhkan untuk mempeningkatkan jabatannya. Begitu pula siswa

yang mudah mendapatkan data – datanya untuk melanjutkan kejenjang selanjutnya.

81

BAB VI

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa implementasi manajemen kearsipan

dalam meningkatkan administrasi sekolah bidang tata usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo

adalah sebagai berikut :

1. Tahap penciptaan arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo, yaitu penciptaan secara internal dan

eksternal. Penciptaan internal diciptakan langsung oleh pihak sekolah. Misalnya

pembuatan surat tugas untuk guru. Dan penciptaan eksternal arsip didapatkan dari pihak

luar sekolah. Misalnya surat masuk dari instansi lain. Tahap pengurusan arsip di SMK

PGRI 2 Ponorogo dengan penyampaian arsip secara langsung dari tata usaha, atau wali

kelas sesuai dengan keperluan. Misalnya, Surat undangan rapat akan diberikan Staff Tata

Usaha langsung kepada guru. Dalam penciptaan dan pengurusan arsip kepala sekolah

adalah pihak pengendali arsip, yang akan memeriksa dan mempertimbangkan arsip agar

tidak ada penyalahgunaan arsip. Misalnya adanya tanda tangan kepala sekolah dalam

semua arsip.

2. Tahap penggunaan arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo memiliki kebijakan diperbolehkan

menggunakan arsip melalui pihak tata usaha. Misalnya guru membutuhkan data siswa

yang valid dapat meminta pada Staff Tata Usaha untuk menyediakan. Dalam peminjaman

arsip tidak diperbolehkan, namun dapat menggandakan arsip jika memang diperlukan.

Misalnya guru memerlukan arsip SK Guru, arsip ini tidak dapat dipinjam namun dapat

digandakan. Pada tahap Pemeliharaan arsip, SMK PGRI 2 Ponorogo sudah menyediakan

sarana prasana dengan standar yang ada. Mulai dari standar ruangan sampai pada almari

penyimpan arsip. Dalam pemeliharaannya, melakukan penyimpanan arsip melalui system

81

82

numeric, dan sistem masalah (subject filiing system), misalnya mengelompokkan buku

induk siswa. Dan arsip dalam bentuk video disimpan melalui akun youtube. Dan

memiliki progrm alih media arsip dalam beberapa arsip penting. Di SMK PGRI 2

Ponorogo memiliki 2 faktor kerusakan arsip, yaitu: faktor internal yang diakibatkan oleh

arsip itu sendiri, misalnya dari kertas, dan faktor eksternal yang diakibatkan oleh luar

arsip seperti kelembapan udara. Dalam menghadapi kerusakan arsip dilakukan

pencegahan dengan 2 cara, yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan seperti

melaminating dan memperbaiki setelah kerusakan, seperti mencetak kembali arsip.

3. Tahap penentuan nasib akhir arsip di SMK PGRI 2 Ponorogo melakukan dua tahap yaitu

menyimpan kembali dan memusnahkan. Arsip yang memiliki nilai guna akan disimpan,

misalnya data yang masih digunkan. Dan arsip yang sudah tidak diperlukan, misal sudah

habis masa kegunaannya. Dalam pemusnahannya SMK PGRI 2 Ponorogo melakukan

pemusnahan dengan membakar dan menjual.

4. Dampak manajemen kearsipan di SMK PGRI 2 Ponorogo berhasil membantu

meningkatkan proses administrasi sekolah. Melalui menajemen kearsipan di bidang tata

usaha, mempermudah bagian – bagian lain dalam pengelolaan kegiatan sekolah.

Sehingga proses adminitrasi sekolah lebih efektif dan efisien. Dengan meningkatnya

administrasi sekolah akan memudahkan sekolah mencapai tujuan sekolah sesuai dengan

visi, misi yang diharapkan sekolah. Misalnya sekolah mendapatkan dana BOS maka

bagian tata usaha sudah memiliki survey data. Hal ini akan sangat mempermudah

administrasi sekolah secara efektif dan efisien.

B. SARAN

1. Untuk pengelola arsip bagian tata usaha dalam melakukan penciptaan arsip dan

prosedur penggunaan sudah baik. Akan tetapi agar penciptaan arsip lebih terstruktur,

83

ada baiknya membuat buku tamu untuk pengunjung. Sehingga ketika ada pihak luar

yang memasukkan arsip akan lebih jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

2. Untuk pengelola arsip bagian tata usaha dalam penggunaan arsip dan pemeliharaan

arsip sudah baik. Akan tetapi dalam memaksimalkan pemeliharaan arsip akan lebih

baik, dengan membuat sistem penyimpanan yang lebih spesifik dan penataan arsip

yang lebih teroganisir. Serta lebih memaksimalkan sarana yang diperlukan agar proses

penyimpanan arsip lebih terdukung.

3. Untuk pengelola arsip bagian tata usaha dalam penentuan nasib arsip sudah baik. Akan

tetapi apabila lebih memaksimalkan pembuatan JRA akan memudahkan proses

penentuan nasib arsip. Dan dalam pemusnahannya harus berhati – hati ketika arsip

harus dijual kepenjualan barang bekas.

4. Untuk pengelola arsip bagian tata usaha dalam meningkatkan administrasi sekolah

sudah sangat baik. Akan tetapi jika persatuan arsip yang ada dapat diiringi dengan

kekompakan pengelolaan sekolah akan lebih meningkatkan kualitas sekolah.

DAFTAR PUSTAKA

Ali, Sambas Muhidin dan Hendri Winata. Manajemen Kearsipan. Bandung: CV. Pustaka

Setia, 2016.

Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama, 2018.

Arifin, Zainal. Penelitian Pendidikan Metode dan Paradigma Baru. Bandung: PT.Remaja

Rosdakarya, 2014.

Danim, Sudarwan dan Yunan Danim. Administrasi Sekolah dan Manajemen Kelas. Bandung:

CV. Pustaka Setia, 2013.

Ghony, Djunaidi dan Fauzan Almanshur. Metode Penelitian Kualitatif. Jogjakarta: Ar-Ruzz

Media, 2012.

Gunawan, Imam. Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik. Jakarta: Bumi Aksara, 2015.

J.Moleong, Lexy. Metode Penelitian Kualitatif . Bandung: Remaja Rosdarya, 2009.

Mulyono. Manajemen Administrasi & Organisasi. Jogjakarta: Ar-Ruzz Media, 2008.

Purwanto, Ngalim. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: PT.Remaja Rosdakarya,

2012.

Sagala, Syaiful. Administrasi Pendidikan Kontemporer. Bandung: Alfabet, 2013.

Sidiq, Umar dan Moh.Miftahul Choiri, Metode Penelitian Kulitatif di Bidang Pendidikan.

Ponorogo: CV. Nata Karya, 2019.

Silvia, Armida Asriel. Manajemen Kearsipan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2018.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis

Komputer. Yogyakarta: Gava Media, 2015.

Suharsaputra, Uhar. Administrasi Pendidikan. Bandung: Refika Aditama, 2013.

Yusuf, Muri. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan Penelitian Gabungan. Jakarta:

Prenada Media, 2014.

Chyntia Dewi Elviera, et.al, “Pengembangan Tata Usaha Sekolah Berbasis Teknologi

Informasi” Program Studi Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi – Universitas Negeri

Medan, Medan, Jurnal Pendidikan, Sejarah, dan Ilmu-ilmu Sosial, 2019, 2.

Meirinawati dan Indah Prabawati, Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata Kelola

Administrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien Program Studi Ilmu Administrasi Negara,

FIS, Universitas Negeri Surabaya, Surakarta, 2015, NPAP “Pengembangan Ilmu dan Profesi

Administrasi Perkantoran: Tantangan dan Peluang,.

Arjun,“Manajemen Kearsian dalam Pengelolaan Arsip”, di akses dari

https://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip , pada tanggal 20

Desember 2019, pukul 15.06.

http://www.definisimenurutparaahli.com/pengertian-tata-usaha/, di akises pada tanggal pada

tanggal 20 Desember 2019, pukul 14.47.

https://news.detik.com/opini/d-2467399/kebakaran-di-kampus-apa-kabar-arsip-perguruan-tinggi

diakses pada tanggal 11 Maret 2020, pukul 10.00.

https://megapolitan.kompas.com/read/2019/09/18/07203501/ketika-masalah-administrasi-bikin-

murid-sd-belajar-lesehan-lebih-dari#source=clicktitle diakses pada tanggal 11 Maret 2020,

pukul 10.30.

Dokumen sekolah tahun 2019.