manajemen kearsipan

Manajemen Kearsipan

1 Group :Bintang Wibowo Mukti, Aditya Stievano

Maulana, Ulya Kisti Fauzia, SitiKhodijah, Setyoning Asyiyatu Tiva

Kosma D2 manajemenDakwah

IAIN Sunan Ampel Surabaya

Semester 4

1• apa pengertian, peranan, jenis, dan fungsi arsip?

2• apakah manajemen arsip?

3• ada berapa pola manajemen arsip?

4• bagaimanakah lifecycle arsip?

• Bahasa– (Belanda) disebut archief

– (Inggris) disebut archive

– Yunani Arche berarti permulaan.

Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan.

Arti, Peran, Jenis, Fungsi

Arsip’s lifecyclePola kearsipanManajemen Arsip

Pengertian

• Secara IstilahKBBI

Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan(pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpandalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disketkomputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi.

Bashir Barthos

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun baganyang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.

Oxford DictionaryArchive berarti public record; place in which these are kept.(dokumen umum; dokumen yang

dijaga).

Kamus Administrasi Perkantoran (The Liang Gie)

arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali


Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip

Pengertian

• Secara IstilahUndang-Undang No.7 Tahun 1971

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.



Pengertian



Peran

pusat ingatan

sumber informasi

alat pengawasanPerancanaan

Penganalisaan

Pengembangan

PerumusanKebijaksanaan

Pengambilankeputusan

PembuatanLaporan

Pertanggungjawaban

Penilaian



Jenis (berdasarkan Fungsi)

ArsipDinamis

ArsipStatis

arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi, disimpan.



Fungsi

Manajemen kearsipan adalah prosespengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baikdalam bentuk kertas maupun media elektronik.



Manajemen Arsip



Pola Manajemen Arsip

life cycle model

Records Continuum Model

mengelola dokumen kertas secara manual

mengelola arsip elektronis



Arsip’s Lifecycle penciptaan

pengurusan dan

pengelolaan

referensi

penyusutanpemusnahan

penyimpanan dan

penjagaan

penyerahan ke Arsip Nasional

Penciptaan

• Ketika sebuah organisasi menjalankanaktivitasnya, maka ia akan membuatarsip, yaitu berupa dokumen, pembuatanformulir, dll.



Pengurusan dan pengelolaan

• surat masuk atau ke luardiregistrasi atau diagenda sesuaisistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebutdiarahkan atau dikendalikan keUnit kerja, yang akan membahasatau memproses surat-surattersebut.



Referensi

• surat-surat tersebut digunakan dalamkegiatan administrasi sehari-hari, dansurat tersebutdiklarisifikasikan, diindeks (kalauperlu digunakan tunjuk silang), selesaidigunakan difilling (penataanberkaas) dan kalau perlu dicarikembali atau ditemukan kembali.



Penyusutan

• Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsipdengan cara memindahkan arsip inaktif



Pemusnahan

• menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta idak memiliki nilaiguna, penghancuran tersebut harus di lakukansecara total yaitu dengan cara membakarhabis, di cacah atau dengan cara lain sehinggatidak dapat di kenal lagi baik isi maupunbentuknya

• Arsip yang dimusnahkan memiliki jangkaretensi selama 10 tahun



Penyimpanan dan penjagaan



Sistem Senralisasi

Sistem Desentralisasi

Sistem Kombinasi

Penyerahan ke Arsip Nasional



• Arsip-arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasionaldibuatkan daftar yang berisi antara lain:

• Nama departemen atau instansi yang akanmengirimkan

• Kode dan pokok masalah• Kode dan masalah• Jenis fisik arsip (photo, mikro film, dan lain-lain)• Tahun, bulan, tanggal berkas• System penyimpanannya• Jumlah berkas

Mengelola Arsip Elektronis(Continuum Model)



• 1. Memindahkan dokumen

• 2. Menyimpan dokumen

• 3. Mengindeks Dokumen

• 4. Mengontrol akses

• 5. Retensi Dokumen

DAFTAR PUSTAKA• Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern. Jakarta:

Penerbit Djambatan• Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi

Aksara • E, Martono. 1991. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing

dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta: Karya Utama• Martono, Boedi. 1990. Sistem Kearsipan Praktis:

Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka SinarHarapan

• Peraturan Pemerintah Nomor 34/1979 • Sukuco,Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi

Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga• Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan dengan

Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya Offset

• Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Press

manajemen kearsipan

Documents