pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan … · 2015. 11. 12. · i...

i

PENGARUH KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN

DAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN

TERHADAP KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP

DI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

SKRIPSI Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan

pada Universitas Negeri Semarang

Oleh

Fauza Umami

NIM 7101411260

JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2015

v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Motto:

Kerja Keras + Berdo’a + Tawakal

(Fauza Umami)

Persembahan:

Kupersembahkan Skripsi ini Untuk:

1. Bapak Juhari dan Ibu Siti Rohmah,

meskipun kami jarang bertemu,

do’a Beliau yang menjadi

penyemangat dan selalu mengiringi

dalam setiap langkah ku.

2. Almamaterku

vi

PRAKATA

Puji dan syukur penyusun panjatkan kehadirat ALLAH SWT atas berkat dan

rahmat-Nya sehinga penyusun dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul

“Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan

terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Universitas Negeri Semarang”

dengan baik.

Penyusun memahami bahwa dalam penyusunan skripsi ini tidak akan dapat

terselesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segenap

kerendahan hati penyusun ucapkan terima kasih kepada:

1. Prof. Dr. Fathur Rokhman, M. Hum., Rektor Universitas Negeri Semarang

atas kesempatan yang telah diberikan kepada penyusun untuk melakukan

penelitian di Universitas Negeri Semarang.

2. Dr. Wahyono, M. M., Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang

yang telah memberikan kemudahan administrasi perijinan selama

pelaksanaan penelitian.

3. Dr. Ade Rustiana, M. Si., Ketua Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas

Ekonomi Universitas Negeri Semarang yang telah memberikan kemudahan

administrasi perijinan selama pelaksanaan penelitian.

4. Ismiyati, S. Pd., M. Pd., Dosen Pembimbing yang telah memberikan

bimbingan dan arahannya dengan penuh kesabaran dan tanggung jawab,

terima kasih atas ilmu, nasehat, dan nilai kehidupan yang telah diberikan.

5. Dra. Nanik Suryani, M. Pd., Dosen Penguji 1 yang telah memberikan kritik

dan saran demi lebih baiknya skripsi ini.

vii

6. Hengky Pramusinto, S. Pd., M. Pd., Dosen Penguji 2 yang telah memberikan

kritik dan saran demi lebih baiknya skripsi ini.

7. Seluruh Dosen Universitas Negeri Semarang yang telah mendidik dan

mengajar penyusun selama menjadi mahasiswa.

8. Petugas Kearsipan di unit kerja Universitas Negeri Semarang yang telah

memberikan data selama proses penelitian dan telah membantu penyusun

menjadi responden dalam pengisian kuesioner penelitian.

9. Nenekku Siti Fatimah yang selalu memberikan do’a dan perhatian.

10. Kakakku Dwi Tri Hartono, Khoirul Ansori, dan Sri Haryanti serta Adekku

Mohammad Jafar Aljazuli yang selalu memberikan do’a, perhatian, dan

dukungan selama ini.

11. Teman-teman seperjuangan PAP angkatan 2011 yang telah memberikan

semangat dan dukungannya.

12. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu yang telah

memberikan bantuan dan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini.

Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penyusun dan memberikan inspirasi

bagi pembaca dan peneliti-peneliti yang akan datang. Atas perhatiannya penyusun

menyampaikan terima kasih.

Semarang, Juli 2015

Penyusun,

viii

SARI

Umami, Fauza. 2015. “Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Sarana

Prasarana Kearsipan terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Universitas

Negeri Semarang”. Skripsi. Jurusan Pendidikan Ekonomi. Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Semarang. Pembimbing: Ismiyati, S.Pd., M.Pd.

Kata kunci: Pengelolaan Arsip, Kompetensi Petugas Kearsipan, Sarana

Prasarana Kearsipan.

Pengelolaan arsip merupakan proses pengendalian arsip secara efektif, efisien

dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta

penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis di Universitas Negeri Semarang telah

diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun

2013. Berdasarkan studi pendahuluan diketahui bahwa pengelolaan arsip belum

sesuai dengan pedoman pengelolaan kearsipan. Kelancaran pengelolaan arsip

diantaranya dipengaruhi oleh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana

kearsipan. Permasalahan dalam penelitian ini adalah adakah pengaruh kompetensi

petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran

pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.

Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh petugas kearsipan (arsip dinamis)

di unit kerja Universitas Negeri Semarang yang terdiri dari Fakultas, Lembaga,

Biro, Unit Pelaksana Tugas, dan Badan yang berjumlah 82 orang. Dalam

penelitian ini menggunakan sampling jenuh sehingga semua anggota populasi

digunakan sebagai sampel. Metode pengumpulan data menggunakan observasi,

wawancara, angket dan dokumentasi. Metode analisis data menggunakan

deskriptif persentase dan regresi linear berganda.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa persamaan regresi linier berganda adalah

Y = 7,641 + 0,883X1 + 0,739X2. Besarnya pengaruh secara simultan antara

kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran

pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang sebesar 33,3%. Variabel yang

memberikan pengaruh paling besar terhadap kelancaran pengelolaan arsip secara

parsial adalah sarana prasarana kearsipan yaitu sebesar 21,07%, sedangkan untuk

kompetensi petugas kearsipan memberikan pengaruh lebih kecil yaitu sebesar

7,84%.

Simpulan dari penelitian ini adalah ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan

dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di

Universitas Negeri Semarang. Saran dari penelitian ini adalah 1) Pimpinan unit

kerja sebaiknya memberikan kesempatan kepada semua petugas kearsipan untuk

mengikuti pelatihan kearsipan, 2) Pimpinan unit kerja yang belum menyediakan

ruang penyimpanan khusus arsip sebaiknya menyediakan ruang penyimpanan

khusus arsip agar petugas kearsipan lebih nyaman dalam bekerja dan pengamanan

arsip lebih terjaga.

ix

ABSTRACT

Umami, Fauza. 2015. “The Influence of Filing Officer Competence and Filing

Infrastructure toward The Success of Archive Management at Semarang State

University”. Final Project. Economics Education Department. Economics Faculty.

Semarang State University. Advisor: Ismiyati, S.Pd., M.Pd.

Keywords: Archive Management, Filing Officer Competence, Filling

Infrastructure.

Archive management is the process of controlling the archives effectively,

efficiently and systematically through the creation, the use, the maintenance, and

the archives depreciation. Records management at the Semarang State University

has been set in The Rector Regulation of Semarang State University No. 24 in

2013. Based on the preliminary observation, it showed that records management

was not suitable with the guidelines of the archives management. The success of

archive management was influenced by the filing officer competence and filling

infrastructure. The problem of this study was to know the influence of filing

officer competence and filing infrastructure toward the success of archives

management at Semarang State University.

The population of this study were all filling officers or records officers in each

unit of Semarang State University which were consisted of the Faculties,

Institutions, Bureaus, Executor units, and the other divisions; they were 82 people.

It was a saturated sampling study so all population were the samples. The data

were collected by questionnaires and documentation. Then, the data were

analyzed by percentage descriptive analysis and multiple linear regression.

The results of the study showed that the equation of multiple linear regression

was Y=7.641+0.883X1+0.739X2. The simultaneous influence of the filing officer

competence and filing infrastructure toward the success of archive management at

Semarang State University was 33.3%. The most influential variable toward the

success of archive management at Semarang State University was filling

infrastructure which partially influenced up to 21.07%. Whereas; the filling

officer competence gave lower influence for 7.84%.

Based on the result above, it can be concluded that there were the influence of

filing officer competence and filing infrastructure toward the success of archive

management at Semarang State University. Then, it is suggested for: 1) the leader

of each unit to give chance for the filling officers to follow the training, 2) the

leader of each unit to give the specific archives storage, so it will be better if they

provide specific archives storage to make the officers more comfortable in

working and securing archives.

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................. i

PERSETUJUAN PEMBIMBING .......................................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN KELULUSAN ........................................... iii

PERNYATAAN ........................................................................................ iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ........................................................... v

PRAKATA ................................................................................................ vi

SARI .......................................................................................................... viii

ABSTRACT ............................................................................................... ix

DAFTAR ISI ............................................................................................. x

DAFTAR TABEL .................................................................................... xiv

DAFTAR GAMBAR ................................................................................ xvi

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................ xvii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang .................................................................... 1

1.2 Perumusan Masalah ............................................................. 6

1.3 Tujuan Penelitian ................................................................ 7

1.4 Manfaat Penelitian .............................................................. 7

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Kelancaran Pengelolaan Arsip ........................................... 9

2.1.1 Pengertian Kelancaran Pengelolaan Arsip ................ 9

2.1.2 Nilai Guna Arsip ........................................................ 11

xi

2.1.3 Jenis-Jenis Arsip ........................................................ 13

2.1.4 Tujuan Pengelolaan Arsip ......................................... 14

2.1.5 Pengelolaan Arsip ...................................................... 16

2.2 Kompetensi Petugas Kearsipan .......................................... 28

2.2.1 Pengertian Kompetensi Petugas Kearsipan ............... 28

2.2.2 Tugas Petugas Kearsipan ........................................... 29

2.2.3 Syarat-Syarat Petugas Kearsipan ............................... 31

2.2.4 Pengembangan Petugas Kearsipan ............................ 33

2.3 Sarana Prasarana Kearsipan ............................................... 34

2.3.1 Pengertian Sarana Prasarana Kearsipan .................... 34

2.3.2 Sarana Prasarana Kearsipan ...................................... 34

2.3.3 Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Pemilihan

Sarana Prasarana Kearsipan ..................................... 39

2.4 Penelitian yang Relevan ..................................................... 40

2.5 Kerangka Berfikir ............................................................... 43

2.6 Hipotesis ............................................................................. 44

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Jenis dan Desain Penelitian .................................................. 46

3.2 Populasi dan Sampel Penelitian ........................................... 46

3.2.1 Populasi ..................................................................... 46

3.2.2 Sampel ....................................................................... 48

3.3 Variabel Penelitian .............................................................. 48

3.3.1 Variabel Terikat (Dependent) .................................... 48

xii

3.3.2 Variabel Bebas (Independent) ................................... 49

3.4 Metode Pengumpulan Data ................................................. 49

3.4.1 Metode Observasi ...................................................... 50

3.4.2 Metode Wawancara ................................................... 50

3.4.3 Metode Kuesioner (Angket) ...................................... 50

3.4.4 Metode Dokumentasi ................................................. 51

3.5 Metode Analisis Uji Instrumen ............................................ 52

3.5.1 Validitas ..................................................................... 52

3.5.2 Reliabilitas ................................................................. 55

3.6 Metode Analisis Data .......................................................... 56

3.6.1 Metode Analisis Deskriptif Persentase ...................... 57

3.6.2 Uji Asumsi Klasik ..................................................... 58

3.6.3 Analisis Regresi Linier Berganda .............................. 60

3.7 Uji Hipotesis ........................................................................ 61

3.7.1 Uji Simultan (Uji F) ................................................... 61

3.7.2 Uji Partial (Uji t) ......................................................... 62

3.8 Koefisiensi Determinasi ...................................................... 62

3.8.1 Koefisien Determinasi Simultan (R2) ......................... 62

3.8.2 Koefisien Determinasi Parsial (r2) ............................. 63

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian .................................................................... 64

4.1.1 Deskripsi Responden Penelitian ................................ 64

4.1.2 Analisis Deskriptif Persentase ................................... 65

xiii

4.1.3 Uji Asumsi Klasik ..................................................... 76

4.1.4 Analisis Regresi Linear Berganda ............................. 83

4.1.5 Uji Hipotesis .............................................................. 85

4.2 Pembahasan ......................................................................... 90

BAB V PENUTUP

5.1 Simpulan .............................................................................. 98

5.2 Saran ................................................................................... 98

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 100

LAMPIRAN-LAMPIRAN ...................................................................... 103

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Penelitian yang Relevan ........................................................... 40

Tabel 3.1 Populasi Petugas Kearsipan di Tiap Unit Kerja ....................... 47

Tabel 3.2 Hasil Validitas Uji Coba Instrumen ......................................... 54

Tabel 3.3 Hasil Reliabilitas Uji Coba Instrumen ..................................... 56

Tabel 3.4 Interval Skor dan Kriteria ........................................................ 58

Tabel 4.1 Distribusi Responden ............................................................... 64

Tabel 4.2 Deskriptif Persentase Variabel Kompetensi Petugas

Kearsipan .................................................................................. 66

Tabel 4.3 Deskriptif Persentase Indikator Ketelitian ............................... 67

Tabel 4.4 Deskriptif Persentase Indikator Kecerdasan ............................ 68

Tabel 4.5 Deskriptif Persentase Indikator Kecekatan .............................. 69

Tabel 4.6 Deskriptif Persentase Indikator Kerapian ................................ 69

Tabel 4.7 Deskriptif Persentase Variabel Sarana Prasarana Kearsipan .... 71

Tabel 4.8 Deskriptif Persentase Indikator Gedung .................................. 72

Tabel 4.9 Deskriptif Persentase Indikator Ruang .................................... 73

Tabel 4.10 Deskriptif Persentase Indikator Peralatan Pengelolaan Arsip .. 74

Tabel 4.11 Deskriptif Persentase Indikator Dokumentasi ......................... 74

Tabel 4.12 Deskriptif Persentase Indikator Informasi Publik .................... 75

Tabel 4.13 Uji Multikolinearitas ................................................................ 76

Tabel 4.14 Uji Normalitas .......................................................................... 79

Tabel 4.15 Uji Glejser ................................................................................ 80

xv

Tabel 4.16 Hasil Uji Linearitas Pengelolaan Arsip dengan Kompetensi

Petugas Kearsipan .................................................................... 82

Tabel 4.17 Hasil Uji Linearitas Pengelolaan Arsip dengan Sarana

Prasarana Kearsipan ................................................................. 83

Tabel 4.18 Analisis Regresi Linear Berganda ........................................... 84

Tabel 4.19 Uji Simultan (Uji F) .................................................................. 86

Tabel 4.20 Uji Parsial (Uji t) ...................................................................... 87

Tabel 4.21 Koefisien Determinasi (R2) ...................................................... 88

Tabel 4.22 Koefisien Determinasi Parsial (r2) ........................................... 89

xvi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Lingkaran Hidup Kearsipan (Menurut Abubakar) ................ 17

Gambar 2.2 Lingkaran Hidup Kearsipan (Menurut Sedarmayanti) .......... 18

Gambar 2.3 Kerangka Berpikir ................................................................. 44

Gambar 4.1 Grafik Histogram .................................................................. 77

Gambar 4.2 Grafik P-Plot .......................................................................... 78

Gambar 4.3 Uji Heteroskedastisitas dengan Scatterplot .......................... 81

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Ijin Observasi .......................................................... 104

Lampiran 2 Pedoman Observasi .......................................................... 105

Lampiran 3 Hasil Observasi ................................................................ 107

Lampiran 4 Surat Ijin Penelitian .......................................................... 130

Lampiran 5 Kisi-Kisi Angket Uji Coba Instrumen ............................. 131

Lampiran 6 Angket Uji Coba Instrumen Penelitian ............................ 132

Lampiran 7 Daftar Nama Responden Uji Coba Instrumen ................. 146

Lampiran 8 Tabulasi Hasil Uji Coba Instrumen .................................. 148

Lampiran 9 Validitas Uji Coba Instrumen ........................................... 150

Lampiran 10 Reliabilitas Uji Coba Instrumen ....................................... 159

Lampiran 11 Kisi-Kisi Angket Penelitian ............................................. 162

Lampiran 12 Angket Penelitian ............................................................. 163

Lampiran 13 Daftar Nama Responden Penelitian ................................. 176

Lampiran 14 Tabulasi Data Hasil Penelitian ......................................... 179

Lampiran 15 Tabulasi Data Semi Terbuka ............................................ 183

Lampiran 16 Analisis Deskriptif Variabel Kompetensi Petugas

Kearsipan........................................................................... 189

Lampiran 17 Analisis Deskriptif Variabel Sarana Prasarana

Kearsipan .......................................................................... 194

Lampiran 18 Uji Multikolinearitas ........................................................ 199

Lampiran 19 Uji Normalitas .................................................................. 200

xviii

Lampiran 20 Uji Heteroskedastisitas ..................................................... 202

Lampiran 21 Uji Linearitas .................................................................... 203

Lampiran 22 Uji Regresi Linear Berganda dan Uji Hipotesis ............... 204

Lampiran 23 Dokumentasi Pengambilan Data Penelitian ..................... 206

Lampiran 24 Surat Keterangan telah Melaksanakan Penelitian ............. 207

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta tidak lepas dari administrasi.

Begitu pula perguruan tinggi yang merupakan salah satu lembaga pendidikan.

Salah satu kegiatan dalam administrasi yakni tata usaha. “Tata usaha dirumuskan

sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,

mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan

dalam setiap organisasi” (The Liang Gie, 2007:16). “Pekerjaan menyimpan

warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan” (The Liang

Gie, 2007:18). Barthos (2009:2) menyimpulkan tentang kearsipan yakni sebagai

berikut:

Kearsipan meliputi segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan

pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke

dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun

non pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang

dapat dipertanggungjawabkan.

Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi perguruan tinggi.

Sebagaimana peranan kearsipan menurut Barthos (2009:2) yakni:

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber

informasi” dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”,

“pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,

pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-

tepatnya.

2

Sebagai lembaga pendidikan berbadan hukum, arsip dapat digunakan perguruan

tinggi untuk mengetahui perkembangan dan merencanakan masa depan perguruan

tinggi tersebut.

Mengingat peranan arsip yang sangat penting, maka pengelolaan arsip harus

dilakukan secara optimal agar dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat

dan tepat. Oleh karena pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan

tergantung pada informasi yang disajikan.

Kegiatan mengelola arsip menurut Amsyah (2005:4), “Pengelolaan arsip

meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,

pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan”. Inti pengelolaan arsip

meliputi kegiatan menyimpan warkat dengan sistem tertentu dan pada tempat

yang aman sehingga ketika dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah, cepat,

dan tepat. Kelancaran pengelolaan arsip akan membantu kelancaran kehidupan

dan perkembangan perguruan tinggi, karena berbagai keterangan dalam warkat-

warkat yang disimpan itu dapat dijadikan sebagai bahan penilaian dan penyusunan

program pengembangan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang telah diatur

dalam Peraturan Rektor, yakni Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang

Nomor 24 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas

Negeri Semarang. Halaman 15 dalam peraturan tersebut menjelaskan bahwa

pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan penciptaan, penggunaan,

dan pemeliharaan, serta penyusutan. Selain itu, adanya Peraturan Rektor

Universitas Negeri Semarang Nomor 26 Tahun 2013 pasal 1 tentang pedoman

3

pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang yang

menjelaskan bahwa klasifikasi disusun berdasarkan subjek. Ditambah lagi dengan

adanya Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013

tentang pedoman jadwal retensi arsip substantif dan fasilitatif di lingkungan

Universitas Negeri Semarang yang digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.

Peraturan rektor tersebut menjadi pedoman semua unit kerja Universitas Negeri

Semarang dalam pengelolaan kearsipan, sehingga terbentuk kesamaan dan

keseragaman di dalam pengelolaan kearsipan. Selain itu, pengelolaan kearsipan

dapat dilaksanakan dengan cermat, arsip dapat diketemukan dengan cepat, tepat,

aman, dan efisien, arsip dapat tersimpan atau tertata dengan baik, tidak mengalami

kerusakan atau hilang, dan yang bernilai guna sejarah dapat diselamatkan dan

dilestarikan.

Adapun permasalahan yang muncul berdasarkan studi pendahuluan adalah

pengelolaan arsip yang belum sesuai dengan pedoman pengelolaan kearsipan

(dapat dilihat pada hasil observasi pada lampiran 3 halaman 107). Hal ini dapat

dilihat dari belum adanya kesamaan dan keseragaman pola klasifikasi kearsipan

yang digunakan, misalnya Jurusan PG PAUD menggunakan sistem kronologis,

Jurusan Pendidikan Luar Sekolah menggunakan sistem nomor, Fakultas Ilmu

Pendidikan menggunakan sistem subjek, dan lain sebagainya. Pemeliharaan arsip

tidak dilakukan secara khusus dan berkala, sebagian besar di unit kerja hanya

membersihkan arsip menggunakan kemoceng tanpa diberi bahan-bahan pencegah

serangga dan dilakukan secara kondisional (dibersihkan jika sudah terlihat kotor).

Kurangnya keamaan arsip karena belum adanya rak yang khusus untuk

4

menyimpan arsip. Arsip yang ada di jurusan sebagian besar masih disimpan pada

rak dalam kondisi terbuka dan dijadikan satu untuk menyimpan barang-barang

yang lain seperti alat tulis kantor, buku, dan lain sebagainya. Penemuan kembali

arsip membutuhkan waktu lebih dari 5 menit bahkan adanya arsip yang tidak

dapat diketemukan (hal ini diperkuat dari hasil wawancara). Belum adanya

pencatatan dan penggunaan bukti tanda keluar arsip (kartu pinjam arsip), serta

ketentuan untuk jangka waktu pinjam arsip. Penyusutan arsip hanya berdasarkan

volume arsip, belum dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip. Pemusnahan

arsip dilaksanakan tanpa adanya saksi serta hanya sebagian kecil yang disertai

dengan berita acara.

Berdasarkan permasalahan di atas, diduga hal tersebut dipengaruhi oleh

kompetensi petugas kearsipan. Sebagaimana The Liang Gie (2007:150)

mengungkapkan, “Tetapi segi metode dan peralatan dalam bidang kearsipan itu

harus pula dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip

benar-benar menjadi sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan

perkembangan organisasi”. Faktor sumber daya manusia memiliki andil yang

cukup besar untuk kelancaran pengelolaan arsip, karena faktor sumber daya

manusia merupakan subjek atau faktor penggerak yang menentukan berhasil

tidaknya pelaksanaan pengelolaan arsip. Secanggih apapun sarana prasarana yang

dipakai, dan sebaik apapun sistem yang digunakan apabila tidak didukung dengan

petugas kearsipan yang cakap maka pelaksanaan pengelolaan arsip tidak akan

berjalan dengan lancar. Hal ini diperkuat oleh Sedarmayanti (2003:119) yang

mengungkapkan:

5

Segala sarana yang dimiliki oleh suatu organisasi, seperti peraturan, prosedur,

metode, struktur organisasi hanyalah merupakan benda mati dan hanya akan

ada manfaatnya apabila dikelola oleh pikiran yang mempunyai pengetahuan

luas, dan keterampilan yang tinggi, dengan disertai pula oleh disiplin dan

dedikasi yang besar.

Selain itu, berdasarkan hasil penelitian Ismiyati (2004:51) menunjukkan bahwa

ada pengaruh positif antara kemampuan petugas kearsipan terhadap kelancaran

pengelolaan arsip.

Petugas kearsipan yang dimaksud ialah petugas yang bertugas menjaga,

mengurus, serta memelihara arsip. “Untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang

baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yakni ketelitian, kecerdasan,

kecekatan, dan kerapian” (The Liang Gie, 2007:150). Itu artinya, tidak semua

orang dapat menjadi petugas kearsipan, diperlukan tenaga-tenaga terampil,

cekatan, dan penuh dedikasi untuk mengelola arsip.

Selain kompetensi petugas kearsipan, sarana dan prasarana kearsipan juga

diduga berpengaruh terhadap pengelolaan arsip. Sebagaimana Amsyah (2005:178)

menjelaskan:

Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan

diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi

setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya …. Keberhasilan dari

kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung dipengaruhi oleh

peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian

peralatan tersebut.

Sarana dan prasarana kearsipan yang mengikuti kemajuan dan perkembangan

zaman akan lebih menyempurnakan pelaksanaan tugas petugas kearsipan. Hal ini

diperkuat dengan hasil penelitian Masruri (2007:94) yang menyebutkan bahwa

dari variasi tiga variabel independen yaitu waktu, sarana prasarana serta dana,

sarana prasarana berpengaruh paling dominan terhadap pengelolaan arsip. Selain

6

itu, hasil penelitian Fajri dan Syahyuman (2012:416) menunjukkan bahwa

kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis diantaranya adalah fasilitas

kearsipan dan sumber daya manusia. Sarana dan prasarana kearsipan yang

dimaksud adalah peralatan yang dimiliki dan mempunyai pengaruh dalam

kegiatan kearsipan.

Universitas Negeri Semarang (UNNES) merupakan satuan pendidikan yang

menyelenggarakan pendidikan tinggi yang meliputi pendidikan akademik, vokasi

dan atau profesi. Sebagai perguruan tinggi yang berdiri sejak tahun 1965 yang

awalnya merupakan Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP), UNNES

memiliki 59 program studi dan 34 program studi diantaranya merupakan program

studi kependidikan. Tentu hal tersebut membuat UNNES memiliki banyak sekali

arsip.

Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk melakukan

penelitian tentang pengelolaan arsip dengan judul “Pengaruh Kompetensi

Petugas Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan terhadap Kelancaran

Pengelolaan Arsip di Universitas Negeri Semarang”.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah yang akan dikaji

dalam penelitian ini adalah:

1. Apakah ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana

kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri

Semarang?

7

2. Apakah ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan terhadap kelancaran

pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang?

3. Apakah ada pengaruh sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran

pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang?

1.3 Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan penelitian ini adalah:

1. Mengetahui ada tidaknya pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana

prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas

Negeri Semarang.

2. Mengetahui ada tidaknya pengaruh kompetensi petugas kearsipan terhadap

kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.

3. Mengetahui ada tidaknya pengaruh sarana prasarana kearsipan terhadap

kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.

1.4 Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat antara lain sebagai

berikut:

1. Manfaat Teoritis

Dapat menambah wawasan pengembangan ilmu pengetahuan yang

berhubungan dengan manajemen kearsipan dan memberikan sumbangan

konseptual bagi peneliti di masa-masa mendatang yang tertarik untuk

melakukan penelitian sejenis.

8

2. Manfaat Praktis

Secara praktis hasil penelitian ini dapat bermanfaat:

a. Bagi instansi yang bersangkutan dapat digunakan sebagai bahan masukan

yang positif dan sebagai kontribusi untuk lebih memperhatikan kompetensi

petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan dalam usaha

meningkatkan kelancaran pengelolaan arsip.

b. Bagi penulis dapat berguna sebagai sarana untuk berlatih dan

mengembangkan ilmu pengetahuan administrasi khususnya tentang

manajemen kearsipan melalui penelitian dengan membandingkan teori

yang diperoleh di bangku kuliah dengan praktik di lapangan sehingga

diperoleh pengalaman praktis.

c. Bagi pembaca dapat digunakan sebagai referensi untuk pengkajian bidang

kearsipan selanjutnya.

9

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Tinjauan tentang Kelancaran Pengelolaan Arsip

2.1.1 Pengertian Kelancaran Pengelolaan Arsip

Pengertian kelancaran dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Kelancaran

adalah keadaan lancarnya (sesuatu)”. Kelancaran yang dimaksud adalah kegiatan

pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Sedangkan pengertian pengelolaan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia

yakni sebagai berikut:

1. Proses, cara, perbuatan mengelola

2. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang

lain

3. Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi

4. Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam

pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.

Pengelolaan yang dimaksud adalah proses, cara, perbuatan mengelola arsip yang

meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,

pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan guna pencapaian tujuan

organisasi.

Mulyono dkk (2011:3), menjelaskan pengertian arsip sebagai berikut:

Menurut asal mula arsip dari bahasa Yunani “Archivum” yang artinya tempat

untuk menyimpan. Pada zaman itu tempat menyimpan dokumen masalah

pemerintahan berada di Balai Kota (Archeon). Dengan demikian, arsip yang

mengadopsi istilah “archief” dari bahasa Belanda yang ada kemiripan bahasa

Yunani “Archivum” mempunyai wayuh arti. Arsip dapat berarti bahan yang

disimpan atau tempat penyimpanan. Untuk istilah warkat yang dalam bahasa

Inggris disebut “records”, adalah catatan-catatan, rekaman, atau bentuk lain

yang merupakan bukti kegiatan suatu organisasi dan belum dimasukkan ke

tempat penyimpanan. Dalam bahasa Perancis arsip adalah “dossier” yang

10

berarti cataan baik dalam bentuk tulisan, rekaman, gambar atau bentuk lain

yang berwujud berkas terdiri dari beberapa lembar yang saling berhubungan.

Istilah “File” untuk orang Inggris yang berarti arsip yang berasal dari kata

Latin “Filum” berarti tali atau benang yang digunakan untuk mengikat

kumpulan lembaran surat, kuitansi atau laporan agar mudah disimpan.

Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun

2013 halaman 14:

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara.

Menurut The Liang Gie (2007:118), “Arsip adalah suatu kumpulan warkat

yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap

kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”. Sedangkan pengertian

arsip berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 2 adalah

sebagai berikut:

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.

Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman

15 menjelaskan, “Pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip

secara efektif, efisien, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan

pemeliharaan, serta penyusutan arsip”.

Sehingga dapat disimpulkan kelancaran pengelolaan arsip merupakan proses

mengelola kumpulan warkat secara efektif, efisien dan sistematis melalui

11

penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan guna pencapaian tujuan

organisasi.

2.1.2 Nilai Guna Arsip

Menurut Milton Reitzfeld dalam The Liang Gie (2007:117) menetapkan

adanya 7 nilai dari sesuatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka

waktu penyimpanannya, yaitu:

1. Values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)

2. Values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)

3. Values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)

4. Values for policy use (nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi)

5. Values for operating use (nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan

organisasi)

6. Values for historical use (nilai-nilai untuk kegunaan sejarah)

7. Values for research (nilai-nilai untuk keperluan penelitian).

Sesuatu warkat dapat mempunyai semacam nilai saja atau juga lebih daripada 1

kegunaan.

Suatu pendapat yang tidak jauh berbeda dikemukakan oleh Vernon B. Santen

dalam The Liang Gie (2007:117) yang dikenal dengan 1 istilah pengingat

“ALFRED”. Istilah ini merupakan kependekan dari nilai-nilai warkat berikut:

A - Administrative Value (nilai administrasi)

L - Legal Value (nilai hukum)

F - Fiscal Value (nilai dibidang keuangan)

R - Research Value (nilai penelitian)

E - Educational Value (nilai pendidikan)

D - Documentary Value (nilai dokumentasi).

Sementara itu Sulistyo (2003:31-33) menjelaskan arsip memiliki kegunaan

sebagai berikut:

1. Merupakan memori badan korporasi

Rekaman atau arsip merupakan sumber daya badan korporasi sekaligus

aset badan korporasi. Sebagai sumber daya, arsip dinamis menyediakan

informasi sedangkan sebagai aset menyediakan dokumentasi.

12

2. Pengambilan keputusan manajemen

Untuk mengambil keputusan yang tepat, manajer harus memperoleh

informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang

diterima juga baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk

pengambilan keputusan bersumber pada arsip.

3. Menunjang litigasi

Bilamana sebuah badan korporasi menggugat badan korporasi lain, maka

arsip menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di

pengadilan.

4. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas

Dibutuhkan rancangan sistematis terhadap konsep arsip secara total, mulai

dari penciptaan sampai dengan pemusnahan, dalam upaya mengendalikan

volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan,

pemeliharaan, dan pemusnahan arsip yang semakin meningkat.

5. Efisiensi badan korporasi

Badan korporasi akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang

diperlukan tidak segera tersedia. Rancangan yang sistematis terhadap

manajemen arsip menyediakan sarana temu balik informasi guna

meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi.

6. Ketentuan hukum

Banyak badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja, pesanan dari

pemerintah sehingga badan korporasi tersebut harus beroperasi sesuai

dengan kebijakan dan prosedur pemerintah. Bilamana ada pemeriksaan,

badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja atau pesanan dari

pemerintah harus mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan

pemeriksa.

7. Rujukan historis

Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk

masa depan. Arsip melestarikan sejarah untuk generasi mendatang.

Sedangkan menurut Mulyono dkk (2011:5), warkat juga dapat dibedakan

menjadi 2 nilai guna sesuai dengan siapa yang memanfaatkan warkat tersebut.

“Secara otomatis warkat bernilai guna bagi organisasi yang menciptakan arsip

tersebut atau pemilik warkat (nilai guna primer). Disamping itu warkat juga dapat

dimanfaatkan oleh pihak lain di luar organisasi pencipta warkat yang

bersangkutan (nilai guna sekunder)”.

13

2.1.3 Jenis-Jenis Arsip


2013 halaman 14, jenis-jenis arsip meliputi:

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar

bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan

tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau

terus-menerus.

4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

5. Arsip konvensional adalah arsip berbasis kertas.

6. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat

dilhat/ atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang

memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi

yang digunakan pada saat penciptaannya.

7. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara

sebagai bukti transaksi, aktivitas dan fungsi lembaga atau individu yang

ditransfer, dan diolah dengan sistem komputer.

Sementara itu Mulyono dkk (2011:6-8) menjelaskan, Dalam rangka menata

arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam 4 golongan arsip. Empat golongan

arsip itu adalah:

1. Arsip tidak penting, yaitu (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya

sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Puak arsip

ini disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.

2. Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan

masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5

tahun. Puak arsip ini diberi tanda (B).

3. Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan

dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini

akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P).

4. Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat

dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk

arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V).

Sedangkan berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi,

dibedakan jenis arsip seperti berikut ini:

1. Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu secara langsung masih digunakan dalam

proses kegiatan kerja.

14

2. Arsip inaktif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak

langsung sebagai bahan informasi.

3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip statis, arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki

nilai guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan keterangan yang

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh ANRI/dan atau Lembaga Kearsipan.

Menurut Sedarmayanti (2003:9), berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan

menjadi:

1. Arsip dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan

secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

2. Arsip statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk

penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini

merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan

nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

Sedangkan arsip dinamis sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi:

1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi

kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu

organisasi/kantor.

2. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus

menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya

dipergunakan sebagai referensi saja.

2.1.4 Tujuan Pengelolaan Arsip


2013 halaman 18, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

1. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat

bukti yang sah.

2. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan

arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

3. Menjamin perlindungan kepentingan civitas akademika dan hak-hak

keperdataan melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan

terpercaya.

15

4. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara.

5. Menjamin keselamatan aset universitas dalam bidang pendidikan, budaya,

dan seni serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan,

6. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan

pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Sementara itu berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 3,

penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai

penyelenggara kearsipan nasional.

2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat

bukti yang sah.

3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan

arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan

rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan

terpercaya.

5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem

yang komprehensif dan terpadu.

6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.

7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,

politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri

bangsa; dan

8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan

pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.


2013 halaman 11, “Pengelolaan arsip dinamis bertujuan pokok untuk menjamin

ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah

dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas sebagai lembaga perguruan tinggi”.

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003:19):

“Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan

16

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”.

2.1.5 Pengelolaan Arsip

Amsyah (2005:4) menjelaskan bahwa:

Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi

pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,

pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi

suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip

yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi

perkantoran akan disimpan selama-lamanya diperkantoran yang bersangkutan

sebagai arsip abadi.

Menurut Abubakar (1985:19-22), lingkaran kehidupan kearsipan (Life Span of

Record) meliputi:

1. Tahap pencipta arsip

Merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya

berupa konsep, daftar, formulir, dan sebagainya.

2. Tahap pengurusan dan pengendalian

Merupakan tahap dimana surat masuk dan keluar diregistrasi atau

diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu, surat-surat

tersebut dikendalikan ke unit kerja yang akan membahas atau memproses

surat-surat tersebut.

3. Tahap referensi

Merupakan tahap dimana surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan

administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklasifikasikan, diindeks

(kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difilling

(penataan berkas) dan kalau diperlukan dicari kembali.

4. Tahap penyusutan

Merupakan tahap pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip

inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

5. Tahap pemusnahan

Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai

kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan arsip

sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada instansi masing-

masing.

6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan

Arsip aktif setelah diseleksi, maka akan terdapat 2 jenis arsip, yaitu arsip

aktif dan arsip inaktif. Arsip inaktif (arsip yang sudah menurun nilai

gunanya didaftar kemudian dipindahkan ke Unit kearsipan di instansi

masing-masing.

17

7. Tahap penyerahan ke arsip nasional RI/arsip nasional daerah

Arsip inaktif yang sudah menjadi statis diserahkan oleh setiap Lembaga

Negara Badan-Badan Pemerintah di Pusat Arsip Nasional RI.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut:

Gambar 2.1 Lingkaran Hidup Kearsipan (Life Span Of Record)

18

Sama halnya Sedarmayanti (2003:20), lingkaran hidup kearsipan (life span of

records) adalah sebagai berikut:

Gambar 2.2 Lingkaran Hidup Kearsipan (Life Span Of Records)

Keterangan gambar:

1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan

arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan

sebagainya.

2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap di mana surat

masuk/keluar dicatat sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-

surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.

3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses

kegiatan adminstrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan

diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip.

5. Tahap pemusnahan: Pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai

nilai guna lagi dapat dilakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan

Swasta.

19

6. Tahap penyimpanan di Unit Kearsipan, Arsip yang sudah menurun nilai

gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada

unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang

berlaku.

7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI/Arsip Nasional Daerah. Tahap ini

merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.


2013 halaman 15, “Pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip

secara efektif, efisien, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan

pemeliharaan, serta penyusutan arsip”.

1. Penciptaan arsip

Kegiatan ini merupakan awal dari proses kehidupan arsip, penciptaan arsip

dapat melalui:

a. Pembuatan


2013 halaman 27, “Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam

suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan

fungsi dan tugas Universitas Negeri semarang sebagai lembaga perguruan tinggi”.

Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri

Semarang Nomor 22 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di

Lingkungan Universitas Negeri Semarang.

b. Penerimaan


2013 halaman 28, “Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan

pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan atau individu)”.

20

Dalam penerimaan arsip, arsip harus dalam kondisi aman, tepat, lengkap, dan jelas

terbaca. Pemberkasan arsip dilakukan dengan tahapan:

1). Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip

dan keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, rusak, atau

tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan

dengan berkas lain yang sudah tersimpan.

2). Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu

dengan kelompok arsip yang lain.

3). Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata

tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip.

Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama

benda, nomor, dan atau masalah.

4). Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok subjek, sub subjek, dan

sub-sub subjek berupa gabungan huruf dan angka.

5). Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map,

peralatan penyimpan arsip lainnya dilaksanakan secara konsisten.

6). Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang

satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi.

7). Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok

subjeknya. (Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 35

Tahun 2009 BAB IV).

2. Penggunaan arsip

Tujuan utama dari penyimpanan arsip yakni agar mudah dalam penemuan

kembali arsip, sebagaimana The Liang Gie (2007:118) mengungkapkan:

“Aktivitas pokok di bidang kearsipan ialah menyimpan warkat, tetapi tujuannya

yang utama ialah menemukan kembali secara cepat sesuatu warkat yang

diperlukan”. Lebih lanjut The Liang Gie (2007:125) menjelaskan:

Syarat pokok penyimpanan warkat yang baik ialah kemungkinan

diketemukannya kembali secara cepat sesuatu warkat yang dibutuhkan. Kalau

warkat itu tak dapat segera diketemukan kembali atau bahkan tidak

diketemukan sewaktu dicari, arsip termaksud tidak ada gunanya. Arsip yang

kacau balau hanya merupakan setumpukan kertas yang tak bernilai, bahkan

dalam banyak hal arsip yang demikian itu lebih merupakan penghambat bagi

jalannya suatu organisasi.

21

Penggunaan arsip menyangkut:

a. Penyimpanan

Penyimpanan arsip yang tepat akan mempermudah dalam penemuan kembali

arsip, sebagaimana Mulyono dkk (2011:14) menyebutkan, “Penyimpanan arsip

perlu diatur agar sewaktu diperlukan harus dapat ditemukan dengan mudah dan

cepat”. Proses penyimpanan arsip menurut The Liang Gie (2007:137-138) adalah

sebagai berikut:

1). Pembacaan surat dan pembuatan tanda

Pembuatan tanda dengan cara menggarisbawahi pokok/inti dari isi surat

dengan pensil merah.

2). Pencatatan dalam kartu

Langkah selanjutnya adalah melakukan pencatatan pada kartu arsip.

3). Penyimpanan dalam berkas

Berkas yang lebih praktis ialah tanpa jepitan. Ini mengurangi waktu dan

tenaga dalam membuat lubang pada surat-surat dan memasangkannya

dalam jepitan. Apabila diperlukan hendaknya dibuatkan lembaran-

lembaran surat penunjuk. Ini akan memperkecil kemungkinan tidak

ditemukannya kembali sesuatu surat.

Lebih lanjut The Liang Gie (2007:120-122) menjelaskan, pada pokoknya

dikenal 5 macam sistem penyimpanan warkat:

1). Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic filling)

Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menurut abjad dari nama-

nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu.

Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang

berhubungan dengan seseorang langganan dapat diketemukan kembali

dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur-adukkan.

2). Penyimpanan menurut pokok soal

Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam

tiap-tiap warkat. Warkat-warkat yang telah dikelompok-kelompokkan

menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan

abjad judul-judul urusan itu.

3). Penyimpanan menurut wilayah

Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula

disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat

diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa, Kalimantan)

atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur,

22

Daerah Istimewa Yogyakarta). Disini dipakai pula sistem abjad untuk

mengatur urut-urutan nama-nama langganan itu, tetapi pengelompokan

utamanya adalah menurut pembagian wilayah.

4). Penyimpanan menurut nomor

Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan

menurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang

lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah

perusahaan.

5). Penyimpanan menurut tanggal

Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan warkat-warkat ialah menurut

urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. Sistem ini dapat

dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan sesuatu jangka

waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan.

The Liang Gie (2007:124-125) menjelaskan pemilihan sistem yang tepat yakni

sebagai berikut “Pemilihan mengenai sesuatu sistem bergantung pada macamnya

warkat dan tujuan utama yang diharapkan dari penyimpanan warkat-warkat itu”.

Penyimpanan arsip di lingkungan UNNES dilakukan berdasarkan pola

klasifikasi kearsipan yang ada di Universitas Negeri Semarang, yakni terdapat

pada Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 26 Tahun 2013

tentang Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri

Semarang.

b. Penemuan kembali

Abubakar (1985:74) mengungkapkan, “Tujuan yang utama dalam penemuan

kembali arsip atau disebut pula sistem penemuan kembali arsip (retrieval system)

adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut,

jadi bukan sistem semata-mata menemukan arsipnya”.

Pada umumnya oleh para ahli kearsipan telah diterima bahwa jangka waktu

yang baik dalam menemukan kembali sesuatu surat ialah tidak lebih dari pada

1 menit. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, alat perlengkapan yang baik,

dan pegawai yang mahir, pasti jangka waktu itu tidak akan dilampaui (The

Liang Gie, 2007:126).

23

Lebih lanjut Abubakar (1985:75) menjelaskan, supaya sistem penemuan

kembali arsip ini mudah dapat terlaksana, maka beberapa syarat haruslah ditaati,

yaitu:

1). Kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dulu dan sistemnya harus

mudah diingat.

Misalnya untuk berkas Kepegawaian sebaiknya ditata berdasarkan nama

pegawai tersebut, dan tidak berdasarkan Nomor pegawai. Sebab Nomor

tidak pernah disebut oleh si pemakai, kalau mereka membutuhkan berkas

pegawai tersebut.

2). Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, maka

disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal.

3). Kemudian sistem penemuan kembali harus logis, konsisten dan mudah

diingat.

4). Selanjutnya sistem penemuan harus disokong oleh peralatan dan

perlengkapan harus sesuai dengan penataan berkas.

5). Dan syarat yang terpenting adalah harus disokong oleh personil yang

terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka

bekerja, senang bekerja secara detail tentang informasi.

c. Peminjaman

Mulyono dkk (2011:32-33) menjelaskan pentingnya pencatatan arsip ketika

dipinjam dan bagaimana tata cara peminjaman arsip yang baik sebagai berikut:

Arsip yang disimpan baik berstatus arsip aktif maupun arsip inaktif dapat

digunakan sebagai bahan informasi dalam mengambil kebijakan baik untuk

unit kerja bersangkutan atau pun unit kerja lain dalam satu lembaga. Hal ini

terbuka kemungkinan, lembaga lain memanfaatkan informasi yang bersumber

dari arsip yang tidak ada di organisasinya. Oleh karena itu, peminjaman arsip

tidak mungkin dihindari.

Untuk mencegah hilangnya arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan

karena dipinjam oleh unit lain maupun oleh organisasi lain, maka diatur

pencatatan peminjaman dengan kartu pinjam arsip (out slip). Dengan

menggunakan kartu pinjam arsip pihak pengolah arsip mengetahui keberadaan

arsip apabila suatu saat ingin menggunakan dan ternyata tidak ada.

Peminjaman arsip dengan menggunakan kartu pinjam arsip (biasanya rangkap

3), dilakukan dengan cara sebagai berikut:

Kartu pinjam arsip dibuat rangkap 3 (putih-asli, jambon-duplikat, biru-

triplikat). Penggunaan ketiga lembar kartu pinjam arsip dirinci sebagai berikut:

1). Lembar asli digunakan sebagai pengganti arsip yang dipinjam, jadi

diletakkan di folder tempat arsip itu dipinjam.

24

2). Lembar kedua (duplikat) sebagai bukti peminjaman arsip dipegang oleh

pengolah unit kearsipan.

3). Lembar ketiga (triplikat) sebagai bukti untuk peminjaman arsip dibawa

oleh peminjam arsip beserta arsip yang dipinjam.

Semua peminjaman arsip baik internal maupun eksternal harus melalui

prosedur yang sama, yaitu dengan menggunakan “Kartu Pinjam Arsip”.

Dengan demikian dapat dihindarkan adanya kehilangan arsip atau setidak-

tidaknya ketidaktahuan keberadaan arsip dapat dihindarkan.

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 60

Tahun 2012 Pasal 32, batas waktu peminjaman/penggunaan arsip aktif, inaktif,

audiovisual paling lama 5 (lima) hari kerja.

3. Pemeliharaan arsip

Untuk memelihara dan menjaga agar arsip-arsip tersebut terlindung dan terjaga

baik fisik maupun informasinya, maka arsip-arsip tersebut harus terhindar dari

segala kerusakan-kerusakan.

Kerusakan arsip dapat disebabkan dari dalam maupun dari luar. Kerusakan

yang disebabkan dari dalam yakni kertas, tinta, dan pasta/lem. Sedangkan

kerusakan yang disebabkan dari luar yakni kelembaban, udara yang terlampau

kering, sinar matahari, debu, kekotoran udara, jamur dan sejenisnya, rayap, dan

gegat (Barthos, 2009:50-56).

Barthos (2009:58-60) menjelaskan lagi, Pemeliharaan arsip dapat dilakukan

dengan cara sebagai berikut:

a. Membersihkan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur.

Sekurang-kuranngnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum

cleaner (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam

tidak ada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu-debu

dari satu tempat ke tempat lain.

b. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya

Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah

sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada

serangga, rayap, dan sejenisnya.

c. Penggunaan racun serangga

Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga

seperti D.D.T., Dieltrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Racun

25

serangga ini disemprotkan dengan menggunakan alat semprot biasa ke

arah dinding, lantai, dan alat-alat yang dibuat dari pada kayu. Harus

diperhatikan penyemprotan ini jangan sampai mengenai kertas-kertas

arsipnya, karena dapat merusakkan kertas. Disamping itu kapur baruspun

dapat dipergunakan mencegah serangga. Taruhlah kapur barus di rak-rak.

d. Mengawasi serangga anai-anai

Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium

arsenite. Sodium ini letakkanlah di celah-celah lantai. Rak, almari yang

dibuat daripada kayu, hendaknya dioles dengan Dieldrin. Cara mengolesi

dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis-garis yang ada pada

kayu.

e. Larangan makan dan merokok

Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat

penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi

serangga dan juga tikus-tikus. Demikian pula tidak diperkenankan

merokok, baik rokok putih maupun rokok kretek. Menyalakan dengan

korek atau membawa api dilarang. Alat pemadam kebakaran harus

ditempatkan di dalam ruangan penyimpanan dan ditempatkan di tempat

yang strategis. Untuk ini dapat dipergunakan gas CO2.

f. Rak penyimpanan arsip

Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana

jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. Hal ini

untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk

membersihkan lantai di bawah rak.

g. Meletakkan arsip

Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan, dan lain-lain hendaknya

diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang

tersebut jangan diletakkan secara berdesak-desakkan, dan jangan

diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya dari pada kertasnya

sendiri. Jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat. Lembaran kertas yang

terlepas dari bundelnya hendaknya dikembalikan pada asalnya.

Pergunakanlah klip plastik, akan tetapi kalau yang dipergunakan klip

logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu

berkarat. Klip yang berkarat akan dapat merusakkan kertas.

h. Membersihkan arsip

Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner.

Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya

hendaknya dipisahkan dengan lainnya. Demikian pula bila kita

menemukan arsip-arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera

diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.

i. Mengeringkan arsip yang basah

Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur

dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya,

kemudian keringkan dengan jalan menganginkan. Untuk membantu

mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas angin, kalau tidak ada

bukalah jendela-jendela dan pintu-pintu lebar-lebar. Dapat pula

26

dipergunakan kertas penyerap (blotting); taruhlah arsip yang basah

diantara dua kertas penyerap tersebut.

Bagi arsip-arsip yang terendam air, pindahkanlah keruangan yang lebih

luas dan keringkanlah seperti tersebut di atas.

j. Arsip-arsip yang tidak terpakai

Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara

yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak

bertaburan disana sini. Susunannya sama seperti ketika arsip itu

dipergunakan.

k. Arsip-arsip yang rusak atau sobek

Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/robek janganlah ditambal

dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat

merusakkan kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah

kertas yang sama dengan menggunakan perekat kanji.

Bagi arsip-arsip yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip

tersebut ke Arsip Nasional RI untuk diperbaiki.

Disamping memperhatikan hal-hal tersebut di atas, perlulah pula memasang

AC yang dipasang selama 24 jam terus menerus. AC ini selain berfungsi untuk

mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya

debu. “Pemasangannya harus konstan (tetap), sehingga keadaan udara tetap tidak

berubah-ubah. Keadaaan udara yang berubah-ubah akan merusakkan kertas,

apalagi kalau penggantian udara tersebut terjadi secara mendadak” (Barthos,

2009:57).

4. Penyusutan arsip


2013 halaman 16:

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan

arsip yang tidak mempunyai nilai guna, dan penyerahan arsip statis/permanen

ke pusat arsip universitas.

Menurut The Liang Gie (2007:144-147), Hal-hal yang harus diperhatikan

sebelum melakukan penyusutan arsip adalah:

27

a. Mengetahui bernilai atau tidaknya suatu arsip dengan angka pemakaian.

Ini ialah angka persentasi sebagai perbandingan antara jumlah permintaan

surat-surat untuk dipakai kembali dengan jumlah surat-surat dalam arsip.

Semakin besar persentasi dari angka pemakaian, semakin baik arsip ini,

karena hal itu berarti bahwa warkat-warkat yang disimpan itu masih

mempunyai faedah.

b. Nilai guna arsip sesuai dengan penggolongannya, yakni arsip vital (sangat

penting) yang wajib disimpan untuk selama-lamanya, arsip penting yang

disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun, arsip biasa yang disimpan dalam

jangka waktu 1-5 tahun, dan arsip tidak penting yang disimpan paling lama

dalam jangka waktu 1 tahun.

c. Jadwal Retensi Arsip.

Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang

berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis

arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu

jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang

dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip

(Peraturan Rektor UNNES Nomor 24 Tahun 2013 halaman 16).

Penyusutan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang telah diatur

dalam Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013

tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif Dan Fasilitatif Di Lingkungan

Universitas Negeri Semarang.

Dari pengertian penyusutan diatas, dapat diketahui bahwa penyusutan arsip

terdiri dari:

a. Pemindahan arsip, berarti memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke

Unit Arsip.

Menurut Amsyah (2005:215-217), Pemindahan arsip dilakukan dengan cara:

1). Petugas melakukan seleksi terhadap arsip-arsip yang akan dikeluarkan dari

file-nya. Kalau ada jadwal retensi, petugas dapat memilih berdasarkan

umur-umur yang ditentukan sesuai daftar. Kalau tidak, maka petugas dapat

memilih berdasarkan perkiraan sendiri atau meminta nasihat pada

atasannya.

2). Memilih arsip yang akan dikeluarkan. Untuk arsip yang ada di file

campuran, biasanya harus dipilih lebih teliti.

3). Petugas harus membuat Berita Acara Pemindahan Arsip beserta Daftar

Jenis Arsip yang diserahkan. Berita acara ditandatangani oleh pihak yang

28

menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita acara adalah surat

keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur

pemindahan arsip. Jadi pada proses transfer terdapat dua dokumen, yaitu

Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang diserahkan.

Daftar tersebut lazim juga disebut Daftar Pertelaan.

b. Penyerahan arsip, berarti nilai kegunaan arsip untuk penyelenggaraan

administrasi sehari-hari sudah tidak diperlukan lagi dan telah melampaui

jangka waktu penyimpanan, maka arsip tersebut diserahkan penyimpanan

selanjutnya di Arsip Nasional Pusat bagi arsip di Pemerintah Pusat dan di

Arsip Nasional Daerah bagi arsip-arsip di Pemerintah Daerah.

c. Pemusnahan arsip, yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik

arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Jadi

menghancurkan arsip secara total dengan cara total membakar habis, dicacah

atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi atau

bentuknya. Abubakar (1985:103) menjelaskan:

Perlu diperhatikan, bahwa setiap pelaksanaan pemindahan arsip inaktif ke Unit

Kearsipan dan penyerahan arsip inaktif ke Arsip Nasional selalu dibuatkan

Berita Acara dan dilengkapi daftar arsip. Dengan cara ini, maka pemindahan

dan penyerahan arsip inaktif selalu dapat dipertanggungjawabkan, demikian

pula pemusnahan arsip yang tidak berguna lagi bagi instansi penciptanya,

maupun generasi yang akan datang dimusnahkan dengan Berita Acara

pemusnahan dan setelah dinilai oleh suatu panitia pemusnahan serta disaksikan

oleh 2 pejabat dari bidang hukum atau perundang-undangan dan atau bidang

pengawasan dari lembaga-lembaga negara atau badan pemerintahan yang

bersangkutan.

2.2 Tinjauan Kompetensi Petugas Kearsipan

2.2.1 Pengertian Kompetensi Petugas Kearsipan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Kompetensi merupakan

kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan sesuatu)”. Kompetensi

yang dimaksud adalah kewenangan untuk melakukan pengelolaan arsip.

29

“Sedangkan petugas merupakan orang yang bertugas melakukan sesuatu”,

(Kamus Besar Bahasa Indonesia). Petugas yang dimaksud adalah orang yang

bertugas melakukan pengelolaan arsip, yang meliputi kegiatan pencatatan,

pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,

pemindahan, dan pemusnahan.


2013 halaman 16, “Arsiparis/pengelola arsip adalah seseorang yang memiliki

kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/

atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan

tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan”.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, “Kearsipan adalah hal-

hal yang berkenaan dengan arsip”. Kearsipan yang dimaksud adalah setiap

kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta yang ada kaitannya

dengan masalah arsip.

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa kompetensi petugas

kearsipan merupakan syarat-syarat yang harus dimiliki seseorang yang memiliki

kewenangan dibidang kearsipan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab

melaksanakan kegiatan pengelolaan kearsipan.

2.2.2 Tugas Petugas Kearsipan

Menurut Sedarmayanti (2003:19), tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya

adalah sebagai berikut:

1. Menerima warkat.

2. Mencatat warkat.

3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.

30

4. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem

tertentu.

5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

Sedangkan Abubakar (1985:4-6) menjelaskan, tugas pokok bidang kearsipan

dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Tugas pengaturan

Dalam hal ini termasuk pelayanan kepada masyarakat, pembinaan

pengawasan dan pemberian izin. Pelayanan dalam arsip dinamis, tidak

dilakukan untuk masyarakat, tetapi hanya untuk instansinya sendiri. Tetapi

kalau arsip dinamis tersebut sudah menjadi arsip statis dan disimpan di

Arsip Nasional RI maka barulah dapat diteliti dan terbuka untuk

masyarakat.

Pembinaan kearsipan termasuk pula didalamnya pengembangan atau

penelitian sistem kearsipan di seluruh Indonesia adalah tuas Arsip

Nasional RI dengan memberikan buku-buku petunjuk atau pedoman.

Tugas pemberian izin dilaksanakan oleh Arsip Nasional RI dalam hal

apakah arsip statis yang telah diserahkan oleh Lembaga-lembaga Negara

atau Badang Pemerintahan atau Badan Swasta ke Arsip Nasional RI sudah

terbuka untuk masyarakat setelah diadakan pertimbangan-pertimbangan

dalam bermacam segi.

2. Tugas pelaksanaan

Penertiban kearsipan dinamis dilaksanakan pula oleh Arsip Nasional RI

terutama sekali dalam penertiban sistem kearsipan.

3. Tugas pelaksanaan sebagai akibat pemilikan, dan

Arsip dinamis setelah menjadi arsip statis bukan milik Arsip Nasional RI

melainkan sebagai seakan-akan barang “titipan” yang diserahkan ke Arsip

Nasional RI, untuk disimpan atau dipelihara selanjutnya sebagai dokumen

Negara, kemudian Arsip Nasional RI bertanggung jawab sepenuhnya

terhadap arsip statis yang telah diserahkan tersebut.

4. Tugas pembangunan

Tugas Arsip Nasional RI dalam menyempurnakan, memperbaiki kearsipan

dinamis mengadakan pendidikan kader-kader atau ahli kearsipan,

penelitian pengembangan ilmiah di bidang kearsipan, sesuai dengan era

pembangunan dewasa ini di segala bidang.


2013, Unit kearsipan pada tingkat Biro, Fakultas, Lembaga, dan Unit pelaksana

teknis memiliki tugas dan fungsi:

31

1. Mengelola arsip inaktif dari unit kerja di lingkungannya.

2. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi.

3. Melakukan penyusutan arsip di lingkungannya.

4. Penyerahan arsip statis dari pencipta arsip kepada pusat arsip universitas.

5. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan

kearsipan di lingkungannya.

Sedangkan Pusat Arsip Universitas memiliki tugas:

1. Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan


2. Melakukan pembinaan kearsipan dengan koordinasi dengan lembaga

terkait.

3. Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:

a. Unit kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang.

b. Civitas akademika Universitas Negeri Semarang.

c. Perseorangan.

4. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 5

(lima) tahun yang berasal dari unit pengolah, satuan kerja dan unit

pencipta di lingkungan Universitas Negeri Semarang.

2.2.3 Syarat-Syarat Petugas Kearsipan

Untuk mengurus arsip dengan baik, diperlukan petugas yang memenuhi

persyaratan ketrampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan.

1. Ketrampilan

Seorang petugas arsip harus cekatan dalam menempatkan dan menemukan

kembali arsip, serta harus terampil dalam memilah golongan arsip

sehingga dapat menyajikan data tepat waktu.

2. Ketelitian

Petugas kearsipan harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai

sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tetapi

sebenarnya tidak sama. Arsiparis juga harus memiliki ketelitian untuk

menentukan deretan angka yang disajikan, sehingga diharapkan penyajian

informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan.

3. Kerapian

Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu

disikapi dengan keteraturan, ketertiban, dan keapikan. Kerapian dalam

menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan

kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang

diperlukan sehingga berdampak positif terhadap ketepatan penyajian

infomasi.

4. Kecerdasan

Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya pikir yang tajam

sehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi, petuga

tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan

32

terjadi. Seseorang yang memiliki kecerdasan biasanya bekerja tidak

semata-mata melaksanakan tetapi ikut andil memajukan organisasi

(Mulyono, dkk. 2011:39-40).

Sedangkan menurut The Liang Gie (2007:150-151), untuk dapat menjadi

petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yang

berikut:

1. Ketelitian

Pegawai itu dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama, atau

angka-angka yang sepintas lalu tampaknya sama. Untuk ini disamping

sikap jiwa yang cermat, ia harus pula mempunyai mata yang sempurna.

2. Kecerdasan

Untuk ini memang tidak perlu suatu pendidikan yang sangat tinggi. Tetapi

sekurang-kurangnya pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya

dengan baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal.

Selain itu daya ingatannya juga cukup tajam sehingga ia tak melupakan

sesuatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.

3. Kecekatan

Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia

dapat bekerja secara gesit. Lebih-lebih kedua tangannya, ia harus dapat

menggunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dari

berkasnya secara cepat.

4. Kerapian

Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas, dan tumpukan warkat

tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah dicari

kembali. Selain itu, surat-surat juga menjadi lebih awet, karena tidak

sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut atau robek.

Menurut Abubakar (1997:6), “Hal yang universal dan pokok dalam masalah ini

adalah tantangan untuk mengusahakan agar manusia/pegawai filing/kearsipan

ini dengan antusias bekerja di unit filing/keasipan, tidak rendah diri, sehingga

fungsi dari unit filing/kearsipan dapat lebih efektif dan efisien”. Lebih lanjut

lagi, Abubakar (1997:35) menjelaskan, Satu hal yang perlu mendapat perhatian

mulai saat ini, supaya petugas-petugas dibidang record/filling kearsipan ini

tidak bersikap:

1. Apatis

2. Mengalah kepada keadaan

3. Mendongkol dalam hatinya

4. Menyeleweng, yaitu memanfaatkan keadaan untuk kepentingan pribadinya

dan merugikan kantor/instansi itu sendiri.

33

2.2.4 Pengembangan Petugas Kearsipan

Mengingat pentingnya arsip, banyaknya tugas yang dilakukan petugas

kearsipan, serta tidak mudahnya pengelolaan arsip selain harus memenuhi syarat-

syarat menjadi petugas kearsipan yang baik pengembangan petugas kearsipan juga

penting untuk dilakukan agar selalu siap menghadapi beban kerja yang secara

kuantitatif dan kualitatif akan mengalami perkembangan pula. Sebagaimana

menurut Sedarmayanti (2003:120):

Kemampuan teknis atau keterampilan untuk melaksanakan tugas dengan

sebaik-baiknya sangat diperlukan oleh setiap pegawai dibidang kearsipan.

Namun kemampuan tersebut belum merupakan jaminan terpenuhinya syarat

sebagai seorang pegawai kearsipan yang baik, sebab hasil guna dan daya guna

pegawai termaksud tidak hanya tergantung atau dinilai dari sikap dan

keterampilan yang dimilikinya saja.

“Pengembangan adalah keseluruhan usaha untuk memperbaiki pelaksanaan

pekerjaan, melalui cara memberi informasi, mempengaruhi sikap atau menambah

kecakapan, agar yang bersangkutan dapat bekerja dengan lebih efisien”

(Sedarmayanti, 2003:120). Dengan adanya pengembangan, diharapkan “petugas

kearsipan akan memiliki pengetahuan atau informasi baru, dapat menerapkan

pengetahuan lama dengan cara baru, atau mempunyai minat yang lebih besar

untuk menerapkan apa yang diketahuinya” (Sedarmayanti, 2003:120).

“Pengembangan pegawai di bidang kearsipan, dalam realisasinya dapat

dilakukan baik oleh dirinya sendiri, maupun atas prakarsa organisasi yaitu dengan

cara melalui pendidikan dan latihan” (Sedarmayanti, 2003:120). Hal ini juga

sejalan dengan pendapat The Liang Gie (2007:152) yang menyatakan bahwa

“…maka perlulah pimpinan organisasi mengusahakan penataran-penataran untuk

meningkatkan mutu kecakapan dan pengetahuan para pegawai arsipnya”.

34

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengembangan petugas kearsipan

merupakan salah satu langkah penting yang tidak dapat diabaikan begitu saja

sebagai akibat dari perkembangan tugas yang harus dijalaninya.

2.3 Sarana Prasarana Kearsipan

2.3.1 Pengertian Sarana Prasarana Kearsipan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Sarana merupakan segala sesuatu

yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan;alat;media”.

Sedangkan “Prasarana merupakan segala sesuatu yang merupakan penunjang

utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek, dan

sebagainya)”.

Dapat disimpulkan, yang dimaksud sarana prasarana kearsipan adalah segala

peralatan dan perlengkapan, serta fasilitas yang digunakan baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk menunjang jalannya kegiatan pengelolaan arsip.

2.3.2 Sarana Prasarana Kearsipan


2013 halaman 64, “Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis meliputi

gedung, ruang, dan peralatan pengelolaan arsip, dokumentasi, dan informasi

publik”.

1. Gedung

Berdasarkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 25 Tahun 2013 BAB III,

gedung tempat menyimpan arsip yang baik adalah sebagai berikut:

“Gedung yang menyimpan arsip harus tahan api/kebakaran kurang lebih

selama 3 jam dengan lokasi yang mudah terjangkau. Hal ini dimaksudkan

apabila terjadi kebakaran arsip masih bisa diselamatkan. Ventilasi yang baik

35

memungkinkan sirkulasi udara. Sistem pengamanan fisik juga harus tersedia

seperti pagar tembok dan pintu”.

2. Ruang

Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memperhatikan beberapa

ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman. Menurut Mulyono dkk

(2011:38), hal yang perlu diperhatikan dalam memilih ruang yang akan digunakan

yaitu:

a. Luas ruang untuk seorang arsiparis (petugas arsip) minimal berukuran 4x4

m = 16m persegi;

b. Desain ruang harus dirancang agar penghawaan (ventilasi) cukup dan sinar

matahari tidak menyebabkan ruangan sangat panas (udara kering) atau

sebaliknya udara menjadi lembab (karena sinar matahari sangat kurang);

c. Ruang tempat penyimpanan arsip perlu dipasang hygrometer (alat

pengukur kelembaban udara);

d. Selain hygrometer, diruangan perlu dipasang thermometer supaya setiap

saat dapat diketahui kondisi udara di ruang penyimpanan.

3. Peralatan pengelolaan arsip

Berdasarkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 35 Tahun 2009 halaman 21,

peralatan pengelolaan arsip yang diperlukan adalah sebagai berikut:

a. Sekat, berfungsi:

1). Sebagai penunjuk atau pemisah antara arsip yan satu dengan arsip

yang lain berdasarkan permasalahan.

2). Memperlihatkan hubungan antara masalah, sub masalah, dan sub-sub

masalah.

3). Untuk membedakan tingkat urusan.

4). Untuk membedakan berkas yang satu dengan yang lain.

b. Folder, berfungsi:

1). Untuk menyimpan arsip, sehingga arsip dapat dihimpun dalam satu

tempat, berdasarkan kesamaan masalah.

2). Pada folder terdapat tab untuk mencantumkan judul (indeks) atau

kode klasifikasi.

c. Filling cabinet, digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif, disusun

vertikal, laci-laci filling cabinet dari atas ke bawah.

d. Kotak (boks) karton, untuk menyimpan arsip inaktif.

e. Rak arsip kayu atau besi, untuk tempat kotak (boks) arsip inaktif.

f. Almari besi/rool opack untuk tempat kotak (boks) arsip inaktif.

36

g. Komputer, digunakan untuk pengelolaan arsip secara komputerisasi.

Selain berbentuk fisik, arsip juga dibuat dalam bentuk data komputer.

Arsip atau dokumen discan untuk dijadikan data komputer.

Sementara itu Sedarmayanti (2003:44-65) menjelaskan, peralatan dan

perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip antara lain adalah:

1. Filling Cabinet

Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar, untuk menyimpan

arsip secara vertikal. Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan: tab,

sekat atau guide, hang map (map gantung), schnelhecter map, folder

(sampul arsip), tickler file (berkas penyekat).

2. Ordner

Adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip,

dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah

diperforator/dilubangi pinggirnya.

3. Letter Tray (Baki Surat)

Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau mental, untuk

meletakkan/menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja.

4. Safe Keeping Document (Brankas)

Adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi

dengan kunci pengaman.

5. Rak Buku (Lemari terbuka)

Adalah rak untuk menyiman buku-buku, seperti di perpustakaan atau

untuk menyimpan ordner dan sejenisnya.

6. Lemari Arsip

Adalah lemari yang terbua dari kayu atau mental, berfungsi untuk

menyimpan berbagai macam bentuk arsip.

7. Visible Record Cabinet

Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong

kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki,

kemudian tersusun dalam suatu cabinet.

8. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact)

Adalah lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat

digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama

lain dengan ringan dan mudah.

9. Rotary Filling System

Adalah sistem file bertingkat (vertikal), yang dilengkapi dengan sistem

kode, angka, abjad dan warna, serta berpola tingkatan bentuknya bundar

dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila teradi

kekeliruan (karena tampak dari sistem nada/harmoni yang terpotong).

10. Compact Rotary Filling

Adalah sistem file bertingkat semacam Rotary Filling System, hanya

berada atau dimasukkan dalam lemari.

37

11. Mobiplan Filling System

Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-

lain secara vertikal (digantungkan).

12. Vertical Plan Filing System

Adalah lemari (terbuat dari besi plat) untuk menyimpan gambar dengan

sistem penyimpanan yang vertikal (digantungkan).

13. Dataplan Tray Filling System (Kardek)

Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk

menyimpan arsip secara horizontal, vertikal, ataupun kombinasi antara

horizontal dan vertikal.

14. Retrix

Adalah alat penyimpan arsip yang dilengkapi dengan sisem pencari letak

nomor arsip yang dibutuhkan, sehingga bila nomor arsip yang dibutuhkan

telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan

muncul/diambil diantara permukaan arsip lainnya.

15. Memory Writer (Mesin tik elektronik)

Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data

dengan kapasitas terbatas.

16. Microfilm

Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada

film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan

penggunaan.

17. Computer

Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan

secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta data

menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.

18. Desk Tray

Adalah tempat untuk menyimpan arsip, yang dapat diletakkan di atas meja

atau di atas peralatan lainnya.

19. Rollafile Trolley

Adalah tempat untuk menyimpan map (arsip), yang dapat dengan mudah

dipindahkan, karena mempunyai roda di bawahnya.

4. Dokumentasi

“Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengelolaan dan penyimpanan

informasi Bidang pendidikan dan Kebudayaan” (Permendikbud Nomor 60 Tahun

2012). Pendokumentasian kegiatan kedinasan dilakukan untuk merekam aktivitas

dan peristiwa kedinasan yang dilakukan oleh unit organisasi di lingkungan

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan melalui penciptaan arsip foto, rekaman

38

suara, video atau film, dan jenis rekaman lain sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi.

5. Informasi publik

Informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim dan penyelenggaraan

negara, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan

penyelenggaraan badan publik lainnya serta informasi lain yang berkaitan dengan

kepentingan publik. Pada dasarnya arsip (arsip dinamis aktif) adalah arsip

“tertutup”, artinya tidak semua orang dapat mengetahui isinya. Jadi dalam

peminjaman arsip, terutama arsip dinamis perlu diatur secara ketat. Peminjaman

arsip hanya dapat dilakukan secara selektif, terutama peminjam lembaga lain.

Kalau arsip sudah berstatus inaktif sifat kerahasiaan arsip sudah mulai berkurang.

Dengan demikian pihak-pihak lain yang ingin memanfaatkan sebagai informasi

atau digunakan bahan penelitian maka di unit ini terbuka kesempatan. Dalam

Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman

38-39 menjelaskan, “Penggunaan arsip aktif dan inaktif diperuntukkan bagi

kepentingan internal Universitas Negeri Semarang dan publik. Penggunaan arsip

dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip di

lingkungan perguruan tinggi”.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sarana prasarana

kearsipan dalam penelitian meliputi sarana prasarana yang diperlukan dalam

pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis, yakni gedung, ruang penyimpanan,

peralatan pengelolaan arsip, dokumentasi, dan informasi publik.

39

2.3.3 Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Pemilihan Sarana Prasarana

Kearsipan

Sukoco (2007:99-101) menjelaskan bahwa ada beberapa hal yang patut

dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain:

1. Jenis dokumen yang akan disimpan, misalnya apakah dokumen yang akan

disimpan terbuat dari kertas, kartu, bentuk micro, ataukah media lain

dimana masing-masing media mempunyai perlakuan khusus dalam

perawatannya.

2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan. Peralatan yang bersifat mobile

agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan

dan dimanfaatkan oleh pengguna.

3. Kebutuhan ruangan. Lazimnya kantor sebuah perusahaan atau organisasi

harus menempati lokasi yang strategis guna mendapatkan citra yang bagus

dimata stakeholders-nya.

4. Pertimbangan keamanan, yang tentunya berbeda antara satu organisasi

dengan organisasi dokumen lain.

5. Biaya peralatan. Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan

peralatan tersebut di Indonesia.

6. Biaya operasional penyimpanan, termasuk biaya personil yang bertugas

menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara,

dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan peralatan.

7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur. Bila

pemakainya banyak dapat disiasati dengan mendistribusikan atau

mendesentralisasikan penyimpanan dokumen sehingga penyimpan dan

pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.

Amsyah (2005:178-179) juga menjelaskan sebelum memutuskan pilihan

terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria yang perlu

dipertimbangkan yaitu:

1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah,

berat, komposisi fisik, dan nilainya.

2. Frekuensi penggunaan arsip.

3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif.

4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi).

5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan

untuk perluasannya.

6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif.

7. Bentuk organisasi.

8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.

40

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003:43), beberapa kriteria yang perlu

dipertimbangkan sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang

akan dibeli yaitu:

1. Biaya yang tersedia.

2. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan.

3. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan (ukuran, jumlah, berat, nilai, dan

sebagainya).

4. Frekuensi penggunaan arsip.

5. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.

2.4 Penelitian yang Relevan

Untuk memperkuat latar belakang dan landasan teori yang telah dipaparkan

sebelumnya, maka berikut disajikan penelitian terdahulu yang relevan:

Tabel 2.1

Penelitian yang Relevan

No. Nama Hasil Penelitian

Perbedaan Penelitian

Terdahulu dengan

Penelitian Ini

1 Ismiyati

(2004)

Ada pengaruh positif

antara kemampuan

petugas kearsipan

terhadap kelancaran

pengelolaan arsip di

Badan Arsip Daerah

Provinsi Jawa Tengah

Semarang. Besarnya

sumbangan yang

diberikan variabel

kemampuan petugas

kearsipan terhadap

kelancaran pengelolaan

arsip sebesar 39,6%.

1. Variabel bebas

a. Penelitian terdahulu

1) Kemampuan

petugas kearsipan

b. Penelitian ini

1) Kompetensi

petugas kearsipan

2) Sarana prasarana

kearsipan

2. Indikator

a. Variabel

Kompetensi petugas

kearsipan

b. Variabel kelancaran

pengelolaan arsip

3. Metode pengumpulan

data pada penelitian ini

menggunakan angket

41

semi terbuka dan

dokumentasi

4. Metode Analisis Data


menggunakan

regresi linear

sederhana

b. Penelitian ini

menggunakan

regresi linear

berganda

2 Muhammad

Masruri (2007)

Waktu, sarana prasarana,

dan dana secara bersama-

sama berpengaruh

terhadap pengelolaan

arsip dinamis aktif

pegawai pada Setda

Kabupaten Rembang.

Dari ketiga variabel yang

dimasukkan dalam

model, sarana prasarana

berpengaruh paling

dominan terhadap

pengelolaan arsip

dinamis di Setda

Rembang sebesar

63,9511%. Sedangkan

untuk waktu sebesar

13,3831% dan dana

sebesar 22,6618%.

1. Variabel bebas


1) Waktu

2) Sarana prasarana

3) Dana

b. Penelitian ini

1) Kompetensi

petugas kearsipan

2) Sarana prasarana

kearsipan

2. Indikator

a. Sarana prasarana

kearsipan

b. pengelolaan arsip


data


menggunakan cek

list, dokumentasi,

dan observasi

b. Penelitian ini

menggunakan

observasi,

wawancara, angket

semi terbuka , dan

dokumentasi

4. Metode analisis uji

hipotesis


42

Menggunakan

Sumbangan Relatif

(SR)

b. Penelitian ini

menggunakan uji

simultan dan uji

parsial

3 Hamdani Fajri

dan

Syahyuman

(2012)

Kendala-kendala dalam

pengelolaan arsip

dinamis aktif di

Perpustakaan Umum

Daerah Pesisir Selatan

diantaranya adalah

kurangnya fasilitas

kearsipan, terbatasnya

pegawai pengelola arsip

dinamis aktif dan

kurangnya pengetahuan

pegawai pengelola arsip

tentang kearsipan.

1. Jenis penelitian


menggunakan

penelitian kualitatif

dengan metode

deskriptif

b. Penelitian ini

menggunakan

penelitian kuantitatif

dengan hubungan

sebab akibat


data


melalui observasi

dan wawancara

b. Penelitian ini

menggunakan

observasi,

wawancara, angket

semi terbuka dan

dokumentasi

Dari tabel di atas dapat diketahui perbedaan antara penelitian terdahulu yang

relevan dengan penelitian ini. Perbedaan tersebut dapat dilihat dari variabel

penelitian, indikator, metode pengumpulan data, serta metode analisis data yang

digunakan. Penelitian terdahulu belum dijumpai adanya pengaruh kompetensi

petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran

pengelolaan arsip, sehingga penelitian ini merupakan penggabungan antar variabel

43

bebas satu yaitu kompetensi petugas kearsipan, variabel bebas dua yaitu sarana

prasarana kearsipan terhadap variabel terikat yaitu kelancaran pengelolaan arsip.

2.5 Kerangka Berfikir

Arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi perguruan tinggi, diantaranya

sebagai sumber informasi, pusat ingatan, alat bukti yang sah, dan lain sebagainya.

Mengingat peranan arsip yang sangat penting, maka pengelolaan arsip harus

dilaksanakan sebaik mungkin agar arsip mampu menyajikan informasi yang tepat,

cepat, dan lengkap. Informasi yang disajikan tersebut sebagai bahan pengambilan

keputusan pimpinan.

Pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang telah diatur dalam Peraturan

Rektor Nomor 24 Tahun 2013. Dalam peraturan tersebut menjelaskan bahwa

pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip secara efektif,

efisien, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta

penyusutan arsip.

Banyak sekali faktor yang mempengaruhi kelancaran pengelolaan arsip dalam

organisasi, diantaranya yakni kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana

kearsipan. Kompetensi petugas kearsipan memiliki andil yang cukup besar untuk

kelancaran pengelolaan arsip karena petugas kearsipan merupakan subjek yang

menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan pengelolaan arsip.

Sehubungan dengan hal tersebut petugas kearsipan dituntut memiliki beberapa

kompetensi atau persyaratan tertentu, yakni ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan

kerapian. Petugas kearsipan yang memenuhi kompetensi tersebut akan memberi

dampak positif bagi kelancaran pengelolaan arsip dalam organisasi.

44

Selain kompetensi petugas kearsipan, sarana prasarana kearsipan juga penting

untuk diperhatikan. Sarana prasarana kearsipan yang memenuhi standar dan

mengikuti kemajuan perkembangan zaman akan lebih menyempurnakan

pelaksanaan tugas petugas kearsipan. Sarana prasarana tersebut meliputi gedung,

ruang, dan peralatan pengelolaan arsip, dokumentasi, dan informasi publik.

Secara sistematis kerangka berfikir dapat digambarkan dalam bagan sebagai

berikut:

Gambar 2.3 Kerangka Berfikir

2.6 Hipotesis

“Hipotesis yang berasal dari kata hipo berarti kurang atau lemah dan tesis atau

thesis yang berarti teori yang disajikan sebagai bukti. Jadi hipotesis adalah

Kompetensi Petugas

Kearsipan (X1):

1. Ketelitian

2. Kecerdasan

3. Kecekatan

4. Kerapian

(The Liang Gie,

2007:150-151)

Sarana Prasarana

Kearsipan (X2):

1. Gedung

2. Ruang

3. Peralatan

Pengelolaan Arsip

4. Dokumentasi

5. Informasi Publik

(Peraturan Rektor

UNNES Nomor 24

Tahun 2013:64)

Kelancaran Pengelolaan

Arsip (Y) :

1. Penciptaan

2. Penggunaan

3. Pemeliharaan

4. Penyusutan

(Peraturan Rektor

UNNES Nomor 24

Tahun 2013:15)

45

pernyataan yang masih lemah kebenarannya dan masih perlu dibuktikan

kenyataannya” (Narbuko dan Achmadi, 2013:28). Sedangkan menurut Sugiyono

(2010:96), “Hipotesis dapat dinyatakan sebagai jawaban teoritis terhadap rumusan

masalah penelitian, belum jawaban yang empiris dengan data”.

Berdasarkan landasan teori dan kerangka berfikir, maka hipotesis dalam

penelitian ini adalah:

H1 : Ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana


Semarang.

H2 : Ada pengaruh positif kompetensi petugas kearsipan terhadap kelancaran

pengelolaan arisp di Universitas Negeri Semarang.

H3 : Ada pengaruh positif sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran


46

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Jenis dan Desain Penelitian

Penelitian ini termasuk jenis penelitian kuantitatif, karena data penelitian

berupa angka-angka dan analisis menggunakan statistik. Sebagaimana Sugiyono

(2010:14) menjelaskan tentang metode penelitian kuantitatif:

Metode penelitian kuantitatif dapat diartikan sebagai metode penelitian yang

berlandaskan pada filsafat positivisme, digunakan untuk meneliti pada populasi

atau sampel tertentu, teknik pengambilan sampel pada umumnya dilakukan

secara random, pengumpulan data menggunakan instrumen penelitian, analisis

data bersifat kuantitatif/statistik dengan tujuan untuk menguji hipotesis yang

telah ditetapkan.

3.2 Populasi dan Sampel Penelitian

3.2.1 Populasi

“Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas: obyek/subyek yang

mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk

dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya” (Sugiyono, 2010:117).

Universitas Negeri Semarang memiliki kampus utama di daerah Sekaran

Gunungpati, sedangkan kampus lainnya terletak di Ngaliyan Semarang, Kelud

Semarang, Bendan Ngisor Semarang, dan Kemandungan Tegal. Populasi dalam

penelitian ini adalah seluruh petugas kearsipan (arsip dinamis) di Universitas

Negeri Semarang yang berada di daerah Sekaran yang berjumlah 82 orang. Data

populasi didapat peneliti dari hasil observasi di unit kerja Universitas Negeri

47

Semarang yang terdiri dari Fakultas, Lembaga, Biro, Unit Pelaksana Tugas, dan

Badan. Data populasi dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 3.1

Populasi Petugas Kearsipan di Tiap Unit Kerja

No. Unit Kerja Jumlah Populasi

Petugas Kearsipan

1. Fakultas

a. Fakultas Ilmu Pendidikan

b. Fakultas Bahasa dan Seni

c. Fakultas Ilmu Sosial

d. Fakultas Matematika dan Ilmu

Pengetahuan Alam

e. Fakultas Tehnik

f. Fakultas Ilmu Keolahragaan

g. Fakultas Ekonomi

h. Fakultas Hukum

8

9

8

7

9

8

8

1

2. Lembaga

a. Lembaga Penelitian dan Pengabdian

Kepada Masyarakat (LP2M)

b. Lembaga Pengembangan Pendidikan

Profesi (LP3)

1

1

3. Biro

a. Biro Administrasi Akademik

Kemahasiswaan dan Kerjasama

(BAAKK)

b. Biro Administrasi Umum dan

Kepegawaian (BAUK)

c. Biro Administrasi Perencanaan dan

Keuangan (BAPK)

4

7

3

4. Unit Pelaksana Tugas (UPT)

a. Perpustakaan

b. Pusat Hubungan Masyarakat

c. Unit Layanan Pengadaan

1

1

1

5. Badan

a. Badan Pengawas

b. Badan Penjaminan Mutu

c. Badan Pusat Teknologi Informasi dan

Komunikasi (BPTIK)

d. Badan Pengembang Konservasi

2

1

1

1

Jumlah 82

48

3.2.2 Sampel

“Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh

populasi tersebut” (Sugiyono, 2010:118). Dalam penelitian ini menggunakan

sampling jenuh, “Sampling jenuh adalah teknik pengambilan sampel bila semua

anggota populasi digunakan sebagai sampel. Istilah lain sampel jenuh adalah

sensus, dimana semua anggota populasi dijadikan sampel” (Sugiyono, 2010:124-

125). Semua anggota populasi digunakan sebagai sampel karena jumlah populasi

dalam penelitian ini 82 petugas. “Maka apabila subjeknya kurang dari 100 lebih

baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan penelitian populasi”

(Suharsimi, 2006:134).

3.3 Variabel Penelitian

“Variabel penelitian adalah suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, obyek

atau kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk

dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya” (Sugiyono, 2010:61). Adapun

variabel-variabel dalam penelitian ini adalah:

3.3.1 Variabel Terikat (Dependent)

“Variabel terikat merupakan variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi

akibat, karena adanya variabel bebas” (Sugiyono, 2010:61). Dalam penelitian ini

yang menjadi variabel terikat adalah kelancaran pengelolaan arsip. Indikator

kelancaran pengelolaan arsip dalam penelitian ini meliputi:

1. Penciptaan

2. Penggunaan

3. Pemeliharaan, dan

49

4. Penyusutan


3.3.2 Variabel Bebas (Independent)

“Variabel bebas adalah merupakan variabel yang mempengaruhi atau yang

menjadi sebab perubahannya atau timbulnya variabel dependen (terikat)”

(Sugiyono, 2010:61). Dalam penelitian ini yang menjadi variabel bebas adalah

kompetensi petugas kearsipan (X1) dan sarana prasarana kearsipan (X2).

1. Kompetensi petugas kearsipan (X1):

a. Ketelitian

b. Kecerdasan

c. Kecekatan, dan

d. Kerapian

(The Liang Gie, 2007:150-151).

2. Sarana prasarana kearsipan (X2):

a. Gedung

b. Ruang

c. Peralatan pengelolaan arsip

d. Dokumentasi, dan

e. Informasi publik


3.4 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data merupakan cara untuk memperoleh bahan-bahan

keterangan atau kenyataan yang benar untuk mengungkapkan data-data yang

50

diperlukan dalam penelitian ini, baik data pokok maupun data penunjang. Metode

pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

3.4.1 Metode Observasi

Suharsimi (2006:156-157) menjelaskan pengertian observasi sebagai berikut:

“Observasi atau yang disebut pula dengan pengamatan, meliputi kegiatan

pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek dengan menggunakan seluruh alat

indra…. Di dalam artian penelitian observasi dapat dilakukan dengan tes,

kuesioner, rekaman gambar, rekaman suara”. Observasi ini digunakan untuk

memperoleh data tentang pengelolaan arsip terkait pengurusan surat masuk dan

surat keluar, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, penemuan kembali arsip,

peminjaman arsip, serta pengembalian arsip di masing-masing unit kerja

Universitas Negeri Semarang pada saat studi pendahuluan. Data yang diperoleh

berfungsi sebagai pendukung latar belakang dalam penelitian yang dilakukan.

3.4.2 Metode Wawancara

Pengertian wawancara menurut Suharsimi (2006:155) adalah: “Interviu yang

sering juga disebut dengan wawancara atau kuesioner lisan, adalah sebuah dialog

yang dilakukan oleh pewawancara (interviewer) untuk memperoleh informasi dari

terwawancara (interviewee)”. Dalam penelitian ini wawancara digunakan untuk

memperkuat studi pendahuluan tentang pengelolaan arsip khususnya terkait

dengan penemuan kembali arsip di unit kerja Universitas Negeri Semarang.

3.4.3 Metode Kuesioner (Angket)

Sugiyono (2010:199), “Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang

dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis

51

kepada responden untuk dijawabnya”. Angket atau kuesioner ini untuk

mendapatkan data tentang kelancaran pengelolaan arsip, kompetensi petugas

kearsipan, dan sarana prasarana kearsipan di Universitas Negeri Semarang.

Angket yang digunakan dalam penelitian ini adalah angket semi terbuka,

dimana angket berisi sejumlah pernyataan tertulis yang telah disediakan alternatif

jawaban, responden diberikan kesempatan untuk memberikan jawaban sesuai

dengan persepsi masing-masing. Responden memberi tanda (X) pada pilihan yang

paling sesuai dengan kondisi ditempatnya bekerja, kemudian memberikan

penjelasan atas pilihannya tersebut.

Skala yang digunakan dalam penelitian ini adalah Skala Likert. “Skala Likert

digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau

sekelompok orang tentang fenomena sosial” (Sugiyono, 2010:134). Skala yang

digunakan dalam penelitian ini berisi empat pilihan pernyataan dengan ketentuan

sebagai berikut:

1. Alternatif pilihan A diberi skor 4

2. Alternatif pilihan B diberi skor 3

3. Alternatif pilihan C diberi skor 2

4. Alternatif pilihan D diberi skor 1

3.4.4 Metode Dokumentasi

“Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang

berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat,

lengger, agenda, dan sebagainya” (Suharsimi, 2006:231). Metode ini digunakan

52

untuk memperoleh daftar nama dan jumlah petugas kearsipan yang ada di setiap

unit kerja di Universitas Negeri Semarang.

3.5 Metode Analisis Uji Instrumen

Kualitas data hasil penelitian salah satunya dipengaruhi oleh kualitas instrumen

penelitian. Kualitas instrumen penelitian berkenaan dengan validitas dan

reliabilitas instrumen. Dengan menggunakan instrumen yang valid dan reliabel

dalam pengumpulan data, maka diharapkan hasil penelitian akan menjadi valid

dan reliabel.

Data penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah data try out

terpakai (uji coba terpakai). Sebagaimana yang dijelaskan Hadi (2000:97),

“Dalam try out atau uji coba terpakai hasil uji cobanya langsung digunakan untuk

menguji hipotesis penelitian dan tentu saja hanya data dari butir-butir yang sahih

saja yang dianalisis”. Jadi try out terpakai merupakan istilah yang digunakan

untuk proses penelitian yang menggunakan sampel yang sama dengan sampel

dalam uji validitas dan reliabilitasnya. Peneliti menggunakan uji coba terpakai

karena sampel penelitian terbatas yang memiliki karakteristik yang sama dengan

sampel penelitian yang sebenarnya. Sampel yang terbatas disebabkan oleh karena

permasalahan yang diteliti hanya terdapat di Universitas Negeri Semarang.

3.5.1 Validitas

“Validitas merupakan derajad ketepatan antara data yang terjadi pada obyek

penelitian dengan daya yang dapat dilaporkan oleh peneliti. Dengan demikian data

yang valid adalah data “yang tidak berbeda” antara data yang dilaporkan oleh

peneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada obyek penelitian”

53

(Sugiyono, 2010:363). Instrumen yang valid berarti alat ukur yang mampu

mengukur apa yang seharusnya diukur.

Pengujian validitas dalam penelitian ini dilakukan terhadap 30 responden.

“Disarankan agar jumlah responden untuk uji coba, minimal 30 orang. Dengan

jumlah minimal 30 orang ini, distribusi skor (nilai) akan lebih mendekati kurva

normal” (Arikunto dalam Umar, 2003:110). Perhitungan uji validitas dilakukan

dengan program SPSS for Windows release 16. ”Uji signifikansi dilakukan

dengan membandingkan nilai r hitung dengan r tabel untuk degree of freedom (df)

= n-2, dalam hal ini n adalah jumlah sampel. Jika r hitung lebih besar dari r tabel

dan nilai positif maka butir atau pertanyaan atau indikator tersebut dinyatakan

valid” (Ghozali, 2011:53). Pada penelitian ini jumlah sampel (n) = 30 dan

besarnya degree of freedom (df) dapat dihitung 30-2 = 28 dan alpha = 0,05 didapat

r tabel = 0,361.

Hasil pengujian validitas uji coba instrumen dapat dilihat pada tabel 3.2

sebagai berikut:

54

Tabel 3.2

Hasil Validitas Uji Coba Instrumen

Variabel Indikator No.

Item r hitung r tabel Keterangan

Kelancaran

Pengelolaan

Arsip (Y)

Penciptaan 1 0,558 0,361 Valid

2 0,657 0,361 Valid

Penggunaan

3 0,486 0,361 Valid

4 0,775 0,361 Valid

5 0,549 0,361 Valid

6 0,506 0,361 Valid

7 0,790 0,361 Valid

Pemeliharaan

8 0,513 0,361 Valid

9 0,499 0,361 Valid

10 0,524 0,361 Valid

Penyusutan

11 0,409 0,361 Valid

12 0,752 0,361 Valid

13 0,559 0,361 Valid

14 0,792 0,361 Valid

15 0,791 0,361 Valid

Kompetensi

Petugas

Kearsipan

(X1)

Ketelitian 16 0,532 0,361 Valid

17 0,505 0,361 Valid

Kecerdasan

18 0,614 0,361 Valid

19 0,501 0,361 Valid

20 0,291 0,361 Tidak Valid

Kecekatan 21 0,275 0,361 Tidak Valid

22 0,769 0,361 Valid

Kerapian 23 0,608 0,361 Valid

24 0,249 0,361 Tidak Valid

Sarana

Prasarana

Kearsipan

(X2)

Gedung 25 0,245 0,361 Tidak Valid

26 0,614 0,361 Valid

Ruang 27 0,667 0,361 Valid

28 0,662 0,361 Valid

Peralatan

Pengelolaan

Arsip

29 0,585 0,361 Valid

30 0,539 0,361 Valid

31 0,621 0,361 Valid

Dokumentasi 32 0,697 0,361 Valid

33 0,713 0,361 Valid

Informasi Publik 34 0,045 0,361 Tidak Valid

35 0,469 0,361 Valid

Sumber: Lampiran 9 Halaman 150

55

Perhitungan hasil uji validitas instrumen kepada 30 responden di atas,

diperoleh hasil bahwa angket variabel kelancaran pengelolaan arsip dari 15 butir

pernyataan semuanya valid. Angket variabel kompetensi petugas kearsipan dari 9

butir pernyataan terdapat 3 butir pernyataan yang tidak valid, yaitu butir nomor

20, 21, dan 24. Dan untuk angket variabel sarana prasarana kearsipan dari 11 butir

pernyataan terdapat 2 butir pernyataan yang tidak valid, yaitu butir nomor 25 dan

34.

Butir pernyataan yang diketahui tidak valid tersebut kemudian dibuang atau

tidak digunakan, karena setiap indikator sudah terwakili oleh butir pernyataan

yang valid. Indikator kecerdasan sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 18

dan 19, indikator kecekatan sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 22,

indikator kerapian sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 23, indikator

gedung sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 26, dan indikator informasi

publik sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 35. Sedangkan hasil uji

validitas yang valid yakni sejumlah 30 butir pernyataan penomorannya diurutkan

kembali dan digunakan untuk pengambilan data penelitian.

3.5.2 Reliabilitas

“Reliabilitas berkenaan dengan derajad konsistensi dan stabilitas data atau

temuan. Karena reliabilitas berkenaan dengan derajad konsistensi, maka bila

peneliti lain mengulangi atau mereplikasi dalam penelitian pada obyek yang sama

dengan metode yang sama maka akan menghasilkan data yang sama” (Sugiyono,

2010:364).

56

Penelitian ini untuk mencari reliabilitas instrumen menggunakan pengukuran

sekali dan kemudian hasilnya dibandingkan dengan pertanyaan lain atau

mengukur korelasi antar jawaban pertanyaan. “SPSS memberikan fasilitas untuk

mengukur reliabilitas dengan uji statistik Cronbach Alpha (). Suatu konstruk

atau variabel dikatakan reliabel jika memberikan nilai Cronbach Alpha > 0.70

(Nunnally, 1994 dalam Ghozali, 2011:48).

Hasil reliabilitas uji coba instrumen dapat dilihat pada tabel 3.3. sebagai

berikut:

Tabel 3.3

Hasil Reliabilitas Uji Coba Instrumen

No. Variabel Cronbach’s

Alpha

Cronbach’s

Alfa yang

disyaratkan

Keterangan

1 Kelancaran Pengelolaan

Arsip 0,902 0,70 Reliabel

2 Kompetensi Petugas

Kearsipan 0,725 0,70 Reliabel

3 Sarana Prasarana

Kearsipan 0,818 0,70 Reliabel

Sumber: Lampiran 10 Halaman 159

Hasil perhitungan menunjukkan hasil nilai Cronbach’s Alpha pada variabel

kelancaran pengelolaan arsip (Y) sebesar 0,902, variabel kompetensi petugas

kearsipan (X1) sebesar 0,725, dan variabel sarana prasarana kearsipan (X2)

sebesar 0,818. Berdasarkan hasil perhitungan tersebut dapat disimpulkan bahwa

instrumen tersebut reliabel dan dapat digunakan untuk penelitian.

3.6 Metode Analisis Data

Sugiyono (2010:207) mendefinisikan pengertian analisis data adalah sebagai

berikut:

57

Analisis data merupakan kegiatan setelah data dari seluruh responden atau

sumber data lain terkumpul. Kegiatan dalam analisis data adalah

mengelompokkan data berdasarkan variabel dan jenis responden, mentabulasi

data berdasarkan variabel dari seluruh responden, menyajikan data tiap variabel

yang diteliti, melakukan perhitungan untuk menjawab rumusan masalah, dan

melakukan perhitungan untuk menguji hipotesis yang telah diajukan.

Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis

deskriptif persentase dan regresi linear berganda.

3.6.1 Metode Analisis Deskriptif Persentase

“Statistik deskriptif adalah statistik yang digunakan untuk menganalisis data

dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul

sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat kesimpulan yang berlaku untuk

umum atau generalisasi” (Sugiyono, 2010:207-208). Lebih lanjut lagi Sugiyono

(2010:208) menjelaskan, “Termasuk dalam statistik deskriptif antara lain adalah

penyajian data melalui tabel, grafik, diagram lingkaran, pictogram, perhitungan

modus, median, mean (pengukuran tendensi sentral), perhitungan desil, persentil,

perhitungan penyebaran data melalui perhitungan rata-rata dan standar deviasi,

perhitungan persentase”.

Teknik ini digunakan untuk mendiskripsikan masing-masing variabel agar

lebih mudah memahaminya. Menurut Ali (2013:201) rumus yang digunakan

adalah sebagai berikut:

Keterangan:

n : Nilai yang diperoleh

N : Jumlah seluruh nilai

58

Panjang kelas interval p ditentukan oleh aturan:

p = rentang

dimana, rentang = skor tertinggi – skor terendah

(Sudjana, 2005:47)

Penentuan tabel kategori sebagai berikut:

a. Skor tertinggi = 4 (sangat baik)

b. Skor terendah = 1 (tidak baik)

c. Jumlah kelas = 4 (sangat baik sampai tidak baik)

d. Jarak interval = (4-1)/4 = 0,75

Interval skor dan kriteria dari penentuan tabel kategori di atas dapat dilihat

pada tabel 3.4. sebagai berikut:

Tabel 3.4

Interval Skor dan Kriteria

Interval Skor Kriteria

>3,25 s/d 4 Sangat Baik

>2,50 s/d 3,25 Baik

>1,75 s/d 2,50 Kurang Baik

1 s/d 1,75 Tidak baik

3.6.2 Uji Asumsi Klasik

Sebelum menentukan persamaan atau model regresinya, maka persamaan

regresi harus memenuhi uji asumsi klasik terlebih dahulu karena akan dijadikan

sebagai alat prediksi. Adapun pengujian asumsi klasik meliputi:

59

A. Uji Multikolinearitas

“Uji multikolinearitas bertujuan untuk menguji apakah model regresi

ditemukan adanya korelasi antar variabel bebas (independent). Model regresi yang

baik seharusnya tidak terjadi korelasi diantara variabel independen” (Ghozali,

2011:105). Dalam penelitian ini cara yang digunakan untuk mendeteksi ada atau

tidaknya multikolinearitas di dalam model regresi adalah dengan melihat nilai

tolerance dan variance inflation factor (VIF). Jika nilai tolerance lebih dari 0,01

dan VIF kurang dari 10 maka tidak terjadi multikolinearitas.

B. Uji Normalitas

Ghozali (2011:160), “Uji normalitas bertujuan untuk menguji apakah dalam

model regresi, variabel pengganggu atau residual memiliki distribusi normal”.

Ada dua cara untuk mendeteksi apakah residual berdistribusi normal atau tidak,

yaitu: analisis grafik dan analisis statistik. Analisis grafik yaitu dengan melihat

tampilan grafik histogram maupun grafik normal plot. Ghozali (2011:163)

mengemukakan bahwa, “Jika data menyebar disekitar garis diagonal dan

mengikuti arah garis diagonal atau grafik histogramnya menunjukkan pola

distribusi nomal, maka model regresi memenuhi asumsi normalitas”. Sedangkan

analisis statistik dapat dilakukan dengan uji statistik non-parametrik Kolmogorov-

Smirnov (K-S). Data berdistribusi normal jika nilai sig>0,05.

C. Uji Heteroskedastisitas

“Uji Heteroskedastisitas bertujuan menguji apakah dalam model regresi terjadi

ketidaksamaan variance dari residual satu pengamatan ke pengamatan yang lain.

Model regresi yang baik adalah yang Homoskedastisitas atau tidak terjadi

60

Heteroskedastisitas” (Ghozali, 2011:139). Cara yang digunakan untuk mendeteksi

ada atau tidaknya heteroskedastisitas dalam penelitian ini yakni dengan

menggunakan Uji Glejser. Jika probabilitas signifikansinya > 0,05 maka tidak

terjadi heteroskedastisitas dalam persamaan regresi tersebut. Selain itu dengan

melihat Grafik Plot antara nilai prediksi variabel terikat (dependent) yaitu ZPRED

dengan residualnya SRESID. “Jika tidak ada pola yang jelas, serta titik-titik

menyebar di atas dan di bawah angka 0 pada sumbu Y, maka tidak terjadi

heteroskedastisitas” (Ghozali, 2011:139).

D. Uji Linearitas

Ghozali (2011:166) menjelaskan, “Uji linearitas digunakan untuk melihat

apakah spesifikasi model yang digunakan sudah benar atau tidak. Apakah fungsi

yang digunakan dalam suatu studi empiris sebaiknya berbentuk linear, kuadrat,

atau kubik”. Pengujian terhadap linearitas dapat dilakukan melalui nilai

signifikansi linearity. Data dikatakan linear jika nilai signifikansi < 0,05.

3.6.3 Analisis Regresi Linier Berganda

Analisis regresi linier berganda merupakan analisis yang terdiri dari satu

variabel dependen dan dua atau lebih variabel independen. Analisis ini untuk

mengetahui arah hubungan antara variabel kompetensi petugas kearsipan (X1) dan

sarana prasarana kearsipan (X2) dengan variabel kelancaran pengelolaan arsip (Y),

untuk memprediksi besarnya pengaruh variabel kompetensi petugas kearsipan

(X1) dan sarana prasarana kearsipan (X2) terhadap variabel kelancaran

pengelolaan arsip (Y), serta untuk memprediksi variabel kelancaran pengelolaan

arsip (Y) dengan menggunakan variabel kompetensi petugas kearsipan (X1) dan

61

sarana prasarana kearsipan (X2). Persamaan regresi linear berganda adalah sebagai

berikut:

Y = +b1X1+b2X2

Keterangan:

Y : Kelancaran Pengelolaan arsip

: Koefisien Regresi (konstanta)

b1 : Koefisien regresi untuk kompetensi petugas kearsipan

b2 : Koefisien regresi untuk sarana prasarana kearsipan

X1 : Kompetensi petugas kearsipan

X2 : Sarana prasarana kearsipan

3.7 Uji Hipotesis

3.7.1 Uji Simultan (Uji F)

“Uji statistik F pada dasarnya menunjukkan apakah semua variabel

independent atau bebas yang dimasukkan dalam model mempunyai pengaruh

secara bersama-sama terhadap variabel dependent atau terikat” (Ghozali,

2011:98). Uji simultan yang digunakan dalam penelitian ini untuk mengetahui

apakah semua variabel bebas mempunyai pengaruh terhadap variabel terikat yaitu

melalui alat bantu SPSS for Windows release 16 dengan cara membandingkan

antara nilai signifikan hitung dengan signifikan = 5%, apabila perhitungan

signifikan < dari (5%) maka Ho ditolak dan Ha diterima. Artinya semua

variabel bebas secara bersama-sama mempunyai pengaruh terhadap variabel

terikat.

62

3.7.2 Uji Partial (Uji t)

“Uji statistik t pada dasarnya menunjukkan seberapa jauh pengaruh satu

variabel penjelas/independen secara individual dalam menerangkan variasi

variabel dependen” (Ghozali, 2011:98). Uji parsial yang digunakan dalam

penelitian ini dengan menggunakan alat bantu SPSS for Windows release 16,

dengan membandingkan antara nilai signifikan hitung masing-masing variabel

bebas terhadap variabel terikat dengan nilai signifikan = 5%. Apabila

perhitungan signifikan hitung masing-masing variabel bebas (X1, X2) < (5%)

maka Ho ditolak dan Ha diterima, artinya secara parsial variabel bebas

berpengaruh terhadap variabel terikat.

3.8 Koefisien Determinasi

3.8.1 Koefisiensi Determinasi Simultan (R2)

Ghozali (2011:97), “Koefisien determinasi (R2) pada intinya mengukur

seberapa jauh kemampuan model dalam menerangkan variasi variabel dependen”.

Koefisien determinasi simultan (R2) digunakan untuk mengetahui besarnya

pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap

kelancaran pengelolaan arsip dari hasil penelitian. Jika R2 yang diperoleh

mendekati 1, maka dapat dikatakan semakin kuat model tersebut dalam

menerangkan variasi variabel bebas terhadap variabel terikat, sebaliknya jika R2

mendekati nol, maka semakin lemah variasi variabel bebas menerangkan variabel

terikat. Perhitungan koefisien determinasi secara simultan yang dilakukan dengan

SPSS for Windows release 16 dapat dilihat dari besarnya R adjusted square.

63

3.8.2 Koefisiensi Determinasi Parsial (r2)

Koefisien determinasi parsial (r2) digunakan untuk mengetahui sejauh mana

sumbangan dari masing-masing variabel bebas jika variabel lainnya konstan.

Pengaruh secara parsial dalam penelitian ini dapat diketahui dari besarnya r2 yang

diperoleh dari hasil kuadrat partial correlation pada tabel coefficient hasil

perhitungan dengan menggunakan program SPSS for Windows Release 16.

98

BAB V

PENUTUP

5.1 Simpulan

Simpulan yang dapat diambil dari penelitian yang telah dilakukan adalah

sebagai berikut:

1. Ada pengaruh antara kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana


Semarang.

2. Ada pengaruh positif kompetensi petugas kearsipan terhadap kelancaran


3. Ada pengaruh positif sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran


5.2 Saran

Berdasarkan temuan pada pembahasan, saran yang dapat diajukan dari

penelitian yang telah dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Pimpinan unit kerja sebaiknya memberikan kesempatan kepada semua petugas

kearsipan untuk mengikuti pelatihan kearsipan sehingga semua petugas

kearsipan mempunyai pemahaman dalam bidang kearsipan secara menyeluruh.

2. Sarana prasarana kearsipan perlu ditingkatkan pada indikator ruang

penyimpanan arsip. Pimpinan unit kerja yang belum menyediakan ruang

penyimpanan khusus arsip sebaiknya menyediakan ruang penyimpanan khusus

arsip. Sebagai tindak lanjut ketersediaan ruang, penyusutan arsip harus

99

dilakukan sesuai prosedur. Sebaiknya dalam ruang penyimpanan arsip juga

terpasang alat thermometer dan hygrometer untuk mengatur suhu dan

kelembaban udara, sehingga fisik arsip lebih terjaga.

100

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1985. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali.

Jakarta:Djambatan.

______________. 1997. Cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan Efisien.

Jakarta:Djambatan.

Ali, Mohammad. 2013. Penelitian Kependidikan Prosedur dan Strategi.

Bandung:Angkasa.

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta:Gramedia Pustaka

Utama.

Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta,

dan Perguruan Tinggi. Jakarta:Bumi Aksara.

Fajri, Hamdani dan Syahyuman. 2012. “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan”.

Dalam Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Vol. 1 No. 1

September 2012, Seri E Padang:Universitas Negeri Padang.

Ghozali, Imam. 2011. Aplikasi Analisis Multivariate dengan Program IBM SPSS

19. Semarang:Badan Penerbit Universitas Diponegoro.

Hadi, Sutrisno. 2000. Metodologi Penelitian. Yogyakarta:Andi Yogyakarta

http://kbbi.web.id

Ismiyati. 2004. Pengaruh Kemampuan Petugas Kearsipan terhadap Kelancaran

Pengelolaan Arsip di Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah Semarang.

Skripsi. Semarang:Universitas Negeri Semarang.

Masruri, Muhammad. 2007. “Faktor-Faktor yang Berpengaruh terhadap

Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif pada Subbagian Umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Rembang”. Dalam Jurnal Fokus Ekonomi, Vol. 2 No. 1 Juni 2007.

Hal 85-95 Kudus:Universitas Muria Kudus.

Mulyono, Sularso., Partono, dan Agung Kuwantoro. 2011. Manajemen

Kearsipan. Semarang:UnnesPress.

Narbuko, Cholid dan Abu Achmadi. 2013. Metode Penelitian:Memberkan Bekal

Teoretis pada Mahasiswa tentang Metodologi Penelitian Serta Diharapkan

Dapat Melaksanakan Penelitian dengan Langkah-Langkah yang Benar.

Jakarta:Bumi Aksara.

101

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60

Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi Serta Informasi

Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 35 Tahun 2009 tentang

Pedoman Tata Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri Semarang.


Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Negeri Semarang.


Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan



Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas Negeri Semarang.


Pedoman Pengelolaan Arsip Statis di Lingkungan Universitas Negeri

Semarang.


Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri

Semarang.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung:Mandor Maju.

Sudjana. 2005. Metoda Statistika. Bandung:Tarsito.

Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitatif,

Kualitatif dan R&D). Bandung:Alfabeta.

Suharsimi, Arikunto. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik.

Jakarta:Rineka Cipta.

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta:Erlangga.

Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan

Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.

The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat (Dengan

tambahan). Yogyakarta:Liberty.

102

Umar, Husein. 2003. Metode Riset Bisnis: Panduan Mahasiswa untuk

Melaksanakan Riset Dilengkapi Contoh Proposal dan Hasil Riset Bidang

Manajemen dan Akuntansi. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

103

LAMPIRAN-LAMPIRAN

104

Surat Ijin Observasi

Lampiran 1

105

PEDOMAN OBSERVASI

1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar

a. Alur pengurusan surat masuk

b. Alur pengurusan surat keluar

c. Banyaknya orang yang mengurusi surat masuk dan surat keluar

d. Latar belakang pendidikan

e. Kolom-kolom yang ada di buku agenda

f. Pemakaian buku ekspedisi, baik surat masuk maupun surat keluar

g. Kolom-kolom yang ada pada buku ekspedisi

2. Penyimpanan Arsip

a. Tata cara arsip disimpan

b. Langsung disimpan/ada rentangan waktu

c. Sistem penyimpanan arsip

d. Tata cara perawatan arsip (disemprot, kabur barus, atau apa)

e. Ventilasi, kelembaban udara, penerangan

f. Pemeliharaan arsip (berapa kali arsip dibersihkan)

g. Asas penyimpanan (sentralisasi, desentralisasi, atau kombinasi)

h. Tata cara pemeliharaan ruangan arsip

i. Cara penempatan arsip

j. Tindakan preventif

3. Penyusutan dan Pemindahan Arsip

a. Tata cara pemindahan

b. Kalau sudah penuh disini, langkah selanjutnya apa

Lampiran 2

106

c. Berapa lama perlu pemindahan

d. Cara penyusutan (dibakar/bagaimana)

e. Ada tidaknya saksi pada saat pembakaran arsip

f. Langkah-langkah sebelum dilakukan penyusutan dan pemindahan arsip

g. Prosedur pemusnahan arsip

h. Cara pemusnahan

4. Penemuan Kembali Arsip

a. Tanya ke pengguna/user (mahasiswa, dosen, dan lain-lain)

b. Berapa lama waktu peminjaman arsip

c. Penemuan kembali arsip memakai acuan apa

5. Peminjaman Arsip

a. Meminjam arsip harus menggunakan apa

b. Rentang waktu maksimal meminjam arsip

c. Bukti peminjaman arsip

d. Sanksi bagi orang yang telat mengembalikan

e. Bagaimana jika arsip hilang

f. Siapa saja yang diperbolehkan meminjam arsip

6. Pengembalian Arsip

a. Prosedur mengembalikan arsip

b. Bukti sudah mengembalikan arsip

c. Ada tidaknya pengecekan arsip setelah dikembalikan

107

Hasil Observasi

LOKASI HASIL

Jurusan PG PAUD

FIP


a. Latar belakang pendidikan petugas arsip adalah

pendidikan administrasi perkantoran

b. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh satu

orang

c. Pengurusan SM dan SK tidak dicatat baik

dalam buku agenda maupun kartu kendali

d. Instruksi atau perintah dari Ketua Jurusan

diberikan secara lisan, lembar disposisi hanya

diberikan pada surat yang ada kaitannya dengan

dekan

2. Penyimpanan arsip

a. Sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem

kronologis

b. Pengarsipan dilakukan secara berkala, yakni

satu bulan sekali

c. Ruang arsip jadi satu dengan ruang Ketua

Jurusan

d. Perawatan arsip dan pemeliharaan ruangan arsip

tidak dilakukan secara khusus, namun bersifat

kondisional

e. Tidak ada tindakan preventif yang dilakukan

f. Asas penyimpanan menggunakan asas

sentralisasi

3. Penyusutan/Pemindahan arsip

a. Pemindahan dari arsip aktif ke arsip inaktif

dilakukan setiap satu bulan sekali

b. Penyusutan dilakukan setiap lima tahun sekali

Lampiran 3

108

c. Sebelum dilakukan pemindahan dan penyusutan

arsip, terlebih dahulu dilakukan penyortiran

arsip

d. Surat yang sifatnya biasa, seperti surat

undangan penyusutannya langsung di buang ke

tempat sampah

4. Penemuan Kembali arsip

a. Penemuan kembali arsip memakai acuan sistem

tanggal

5. Peminjaman arsip

a. Jarang dan bahkan hampir tidak pernah ada

yang meminjam arsip

b. Banyaknya berkas/dokumen di meja pimpinan

membuat surat-surat yang seharusnya

diarsipkan tercampur dengan dokumen yang

lain

Jurusan Pendidikan

Luar Sekolah FIP


a. Pendistribusian maupun alur penerimaan surat

terlebih dahulu harus melalui tingkat fakultas

b. Pengurusan SM dan SK menggunakan buku

agenda tunggal

c. Pendistribusian surat memakai buku ekspedisi


a. Sistem penyimpanan arsip memakai sistem

nomor

b. Penyimpanan arsip dilakukan seminggu sekali

c. Tidak ada perlakuan khusus dalam merawat

arsip

d. Ruang arsip dilengkapi dengan AC

e. Pembersihan arsip dilakukan satu minggu sekali

menggunakan sapu dan kemoceng

109

3. Penyusutan Arsip

a. Penghapusan arsip dilakukan dengan cara

dihancurkan


a. Penemuan kembali arsip berselang satu hari

setelah permintaan arsip yang diinginkan

5. Peminjaman Arsip

a. Peminjaman arsip harus menyertakan KTM

(bagi mahasiswa) dan identitas dosen (bagi

dosen)

b. Rentang waktu peminjaman arsip berkisar 5-7

hari

c. Peminjaman arsip disertai bukti peminjaman

arsip/kartu pinjam arsip

d. Arsip yang dipinjamkan berupa kopian arsip


a. Pengembalian arsip langsung diberikan kepada

petugas arsip dengan menunjukkan bukti

peminjaman arsip

b. Adanya denda bagi keterlambatan

pengembalian arsip

c. Adanya pengecekan arsip pada saat

pengembalian arsip

Fakultas Ilmu

Pendidikan


a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh dua

orang pegawai

b. Latar belakang pendidikan petugas arsip

diploma administrasi umum dan SMP

c. Penanganan SM dan SK menggunakan buku

ekspedisi dan buku agenda yang sesuai dengan

SOP FIP

110


a. Penyimpanan arsip berdasarkan klasifikasi

subjek surat

b. Pengurusan arsip dilakukan secara langsung

pada saat menerima surat

c. Penyimpanan arsip menggunakan asas

desentralisasi di masing-masing jurusan

d. Perawatan arsip tidak dilakukan secara khusus

e. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan

membersihkan ruangan arsip setiap hari serta

memberinya kapur barus

3. Penyusutan/Pemindahan Arsip

a. Penyusutan arsip menggunakan jadwal retensi

arsip

b. Pemindahan arsip dilakukan ke tempat yang

kosong

c. Penghancuran arsip dilakukan menggunakan

mesin penghancur kertas tanpa ada saksi


a. Penemuan kembali arsip membutuhkan waktu

kurang lebih 10 menit

b. Acuan yang dipakai menggunakan subjek surat

5. Peminjaman Arsip

a. Tidak menggunakan aturan tertentu

b. Peminjaman arsip hanya untuk pihak intern

c. Arsip yang dipinjamkan berupa fotokopian

d. Tidak adanya sangsi bagi peminjam arsip

e. Fakultas hanya menangani peminjaman arsip

terkait kepegawaian, kegiatan akademik

dikelola masing-masing jurusan

111


a. Tidak perlu adanya pengembalian arsip

b. Proses peminjaman dan pengembalian arsip

tidak dipersulit

Jurusan Teknologi

Pendidikan FIP


a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh satu

orang

b. Latar belakang pendidikan petugas arsip SMA

jurusan IPS

c. Jurusan TP belum mengenal buku agenda dan

buku ekspedisi


a. Penyimpanan arsip langsung diproses kemudian

langsung disimpan pada ordner

b. Perawatan arsip cukup dibersihkan

menggunakan kemoceng setiap hari

c. Sistem penyimpanan yang digunakan yakni

sistem kronologis

3. Penyusutan Arsip

a. Penyusutan arsip dilakukan secara fleksibel,

sesuai jumlah arsip yang tersimpan

b. Pemusnahan arsip dilakukan dengan

menyerahkan pada cleaning servis untuk dijual

c. Pemusnahan arsip hanya untuk surat biasa


a. Penemuan kembali arsip berdasarkan perkiraan

tanggal

b. Pihak yang membutuhkan arsip ialah

mahasiswa, dosen, TU jurusan lain, serta TU

fakultas

c. Penemuan kembali arsip membutuhkan waktu

112

4-5 menit

5. Peminjaman Arsip

a. Peminjaman arsip dilakukan dengan

menyerahkan KTM dan nomer hp

b. Rentang waktu peminjaman satu hari

c. Tidak adanya bukti peminjaman arsip

d. Tidak ada penanganan khusus jika arsip

terlambar dikembalikan atau hilang


a. Adanya pengecekan surat saat pengembalian

b. Cara penempatan kembali arsip ditumpuk di

atas, tidak diletakkan pada tempat semula

c. Kondisi alat-alat kearsipan masih cukup layak

digunakan

Fakultas Teknik 1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar

a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh tiga

orang

b. Latar belakang pendidikan petugas arsip yakni

D3 kearsipan, dan SMA (dua orang)

c. Pengurusan SM dan SK sudah menggunakan

buku agenda dan buku ekspedisi


a. Penyimpanan arsip dilakukan setelah

mendapatkan disposisi

b. Perawatan arsip dilakukan dengan memberikan

kapur barus dan membersihkannya satu bulan

sekali

c. Arsip berada dalam satu ruangan dengan ruang

TU fakultas

d. Untuk arsip dekan diletakkan di ruang dekan

113

3. Penyusutan Arsip

a. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara

dihancurkan dan biasanya dilakukan satu tahun

sekali

b. Penyusutan arsip dilihat dari penting tidaknya

arsip tersebut, belum ada jadwal retensi arsip

c. Penghancuran arsip dilakukan tanpa adanya

saksi

4. Peminjaman Arsip

a. Peminjaman arsip dilakukan dengan

meninggalkan KTM

b. Rentang waktu peminjaman maksimal satu

minggu

c. Arsip yang dipinjamkan merupakan kopian

arsip

d. Tidak ada denda jika telat mengembalikan arsip


a. Pengembalian arsip akan dicek kelengkapannya

terlebih dahulu

b. Jika sudah lengkap KTM mahasiswa yang

bersangkutan dikembalikan

Fakultas Ilmu

Keolahragaan


a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh 5 orang,

dengan 4 orang berada pada jurusan masing-

masing dan satu kepala bagian administrasi

umum


sarjana pendidikan ekonomi administrasi

perkantoran (UNNES)

c. Tidak adanya buku agenda dan buku ekspedisi

d. Lembar disposisi untuk surat yang ditujukan

114

pada dekan, sedangkan untuk surat yang

ditujukan kepala jurusan cukup diberi memo


a. Penyimpanan arsip menggunakan sistem

desentralisasi

b. Penyimpanan arsip akan langsung dilakukan

setelah surat selesai diproses

c. Sistem penyimpanan yang digunakan yakni

sistem kronologis (tanggal)

d. Tidak menggunakan filling cabinet, namun

ditumpuk di meja kerja. Ketika sudah tidak

muat akan diletakkan di gudang

e. Penyimpanan arsip dijadikan satu dengan ruang

kerja

f. Tidak ada perawatan khusus untuk arsip, cukup

dibersihkan dengan menggunakan kemoceng

dan disapu

g. Ruang arsip memiliki ventilasi yang cukup baik

dan ada AC nya

3. Penyusutan Arsip

a. Tidak ada jadwal retensi khusus

b. Arsip yang sudah tidak digunakan dan sudah

memenuhi laci maka akan dipindah ke gudang

c. Arsip yang sudah dikumpulkan di gudang

setelah beberapa tahun akan dibakar bersama-

sama secara masal di rektorat

d. Tidak ada jadwal khusus untuk pembakaran

arsip

e. Arsip penting disimpan selama fakultas masih

berdiri


115

a. Tidak ada acuan khusus saat penemuan kembali

arsip

b. Penemuan kembali arsip hanya dengan ingatan,

kemudian dicari ditumpukan arsip

5. Peminjaman Arsip

a. Tidak ada prosedur khusus dalam peminjaman

arsip

b. Peminjam arsip yakni dosen, dekan, dan kajur

c. Tidak ada rentang waktu peminjaman arsip

d. Arsip yang dipinjam selama ini tidak pernah

hilang


a. Arsip yang telah dikembalikan oleh peminjam

langsung dikembalikan ke tempat semula

b. Tidak dilakukan pengecekan kembali arsip yang

telah dipinjam

Jurusan Ekonomi

Pembangunan FE


a. Surat masuk telah dilengkapi dengan lembar

disposisi sehingga petugas arsip hanya

meneruskannya pada nama yang tertera pada

disposisi

b. Pengurusan surat keluar dilakukan oleh pegawai

TU fakultas

c. Surat keluar tidak dilakukan pencatatan pada

buku ekspedisi

d. Latar belakang pendidikan pegawai arsip yakni

jurusan hukum


a. Penyimpanan arsip tidak menggunakan kartu

kendali dan hanya disimpan di dalam ordner

yang berada di rak (tidak menggunakan filling

116

cabinet)

b. Penyimpanan arsip berdasarkan sistem subjek

c. Keamanan arsip kurang, karena setiap orang

dapat dengan leluasa menjamah rak tempat

arsip

d. Tidak ada pemeliharaan arsip, bahkan ada arsip

yang dimakan tikus

3. Penyusutan Arsip

a. Pemusnahan arsip dilakukan secara sederhana

yaitu dengan dirobek dan dibuang ke tempat

sampah

b. Adanya penyortiran sebelum pemusnahan arsip

c. Arsip penting diletakkan di dalam dus dan

ditempatkan di gudang arsip fakultas


a. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan

mencari arsip pada ordner sesuai tema surat

b. Penemuan kembali arsip tergolong cepat

5. Peminjaman Arsip

a. Peminjaman arsip tidak menggunakan kartu

pinjam ataupun persyaratan lain

b. Peminjaman arsip untuk ruang lingkup kecil,

sehingga peminjam mudah diingat

c. Arsip yang dipinjamkan berupa kopian


a. Pengembalian arsip tidak diberi jangka waktu

Jurusan Teknik Sipil

FT



orang


jurusan ekonomi dan teknik elektro

117

c. Pencatatan surat dilakukan pada buku agenda

kembar

d. Adanya buku ekspedisi untuk pendistribusian

surat

e. Penanganan surat paling cepat dilakukan selama

satu hari


a. Penyimpanan surat dibagi menjadi dua

kelompok, yakni surat umum dan surat khusus

kepentingan ISO

b. Surat umum disimpan diruang TU dan depan

ruang ketua jurusan, sedangkan surat ISO

disimpan diruangan tertentu

c. Penyimpanan surat menggunakan sistem

tanggal

d. Pemeliharaan arsip dilakukan oleh petugas

cleaning service dan dilakukan seminggu sekali

dengan cara disulak

3. Penyusutan Arsip

a. Selama sepuluh tahun belum melakukan

pemusnahan arsip

b. Arsip yang lama hanya dipindahkan ke almari

depan ruangan ketua jurusan


a. Penemuan kembali arsip dengan melihat buku

agenda sehingga diketahui tanggalnya

b. Penemuan kembali arsip tidak selamanya bisa

ditemukan dan membutuhkan waktu yang agak

lama

5. Peminjaman Arsip

a. Peminjaman arsip dilaksanakan dengan mengisi

118

buku peminjaman arsip

b. Arsip yang dipinjamkan merupakan kopian


a. Kehilangan arsip masih terjadi dan tidak adanya

konsekuensi bagi si peminjam

Fakultas Ekonomi 1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar

a. Pengurusan SM dan SK dicatat dalam buku

agenda

b. Surat yang masih diperlukan diletakkan rapi di

meja TU, sedangkan yang sudah tidak

diperlukan diletakkan di kardus

c. Adanya buku ekspedisi untuk surat keluar

d. Penandatanganan untuk surat keluar dilakukan

secara kolektif


a. Adanya ruang arsip yang juga digunakan

sebagai laboratorium kearsipan

b. Penataan arsip berdasarkan sistem subjek

c. Keamanan arsip dirasa kurang karena ruang

arsip juga difungsikan sebagai ruang kuliah

d. Tidak ada pemeliharaan khusus untuk arsip,

hanya diberikan kapur barus dan disapu

3. Penyusutan Arsip

a. Arsip yang telah lama dibiarkan menumpuk

diruang arsip


a. Penemuan kembali arsip sedikit memerlukan

waktu

5. Peminjaman Arsip

a. Peminjaman arsip tidak menggunakan kartu

pinjam

119

b. Arsip yang dipinjamkan berupa kopian

c. Peminjam arsip lebih banyak pegawai


a. Pengembalian arsip tidak diberi jangka waktu

Jurusan Teknik

Elektro FT



orang

b. Latar belakang petugas arsip yakni lulusan

SMA

c. Adanya buku agenda dan buku ekspedisi


a. Arsip yang masuk langsung diproses untuk

menghindari penumpukan

b. Arsip disimpan berdasarkan kategorinya (sistem

subjek)

c. Pemeliharaan arsip dilakukan selama tiga bulan

sekali

d. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan memberi

kapur barus serta ruangan yang telah ber AC

e. 50% penyimpanan arsip telah berbasis IT

3. Penyusutan Arsip

a. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara

dibakar


a. Untuk arsip yang sudah disimpan dalam data

base penemuan kembali arsip dapat dilakukan

dengan cepat, namun untuk arsip yang belum

disimpan dalam data base memerlukan waktu

sekitar satu hari

5. Peminjaman Arsip

a. Peminjaman arsip menggunakan KTM untuk

120

mahasiswa, sedangkan untuk dosen/karyawan

tidak menggunakan bukti apapun

b. Peminjaman arsip tidak menggunakan kartu

pinjam arsip


a. Pengembalian arsip langsung dikembalikan

pada petugas arsip

b. Tidak dilakukannya pengecekan terlebih dahulu

pada arsip

Jurusan Teknik Mesin

FT


a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh seorang

pegawai yang merangkap menjadi petugas arsip


S1 teknik mesin

c. Pengurusan SM dan SK menggunakan buku

agenda tunggal

d. Pengiriman surat tidak menggunakan buku

ekspedisi


a. Ruang penyimpanan arsip masih belum

memenuhi standar tempat penyimpanan arsip,

misalnya tempat penyimpanan arsip dijadikan

satu dengan ruang TU, ventilasi yang masih

kurang, serta belum adanya AC

b. Pemeliharaan arsip dilakukan sekitar satu bulan

sekali dengan membersihkan ruang arsip

menggunakan alat kebersihan

c. Tidak menggunakan kartu kendali

d. Jangka waktu penyimpanan arsip yakni sekitar

1-5 tahun

e. Sistem penyimpanan yang digunakan yakni

121

sistem subjek

f. Asas penyimpanan arsip yang digunakan yakni

asas desentralisasi

g. Penyimpanan arsip pasti ada yang rusak dan

hilang, baik itu karena jamur, semut atau

serangga yang lain

h. Pemeliharaan arsip dilakukan menggunakan

kapur barus

3. Penyusutan Arsip

a. Penyusutan arsip dilakukan sekitar lima tahun

sekali

b. Penyusutan arsip dilakukan tidak menggunakan

jadwal retensi arsip

c. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara

dicacah

d. Pemusnahan arsip dilakukan dengan dibuatkan

berita acara yang ditandatangani oleh ketua

jurusan dan sekretaris jurusan


a. Terdapat arsip yang tidak ditemukan ketika

arsip itu hendak dipinjam

b. Acuan yang digunakan untuk penemuan

kembali arsip dengan menggunakan buku

agenda

5. Peminjaman Arsip

a. Peminjam arsip biasanya dosen, karyawan, dan

mahasiswa

b. Peminjaman arsip menggunakan bukti KTM

untuk mahasiswa, sedangkan untuk dosen serta

karyawan tidak menggunakan bukti apapun

c. Bukti peminjaman arsip menggunakan buku

122

tamu


a. Pengembalian arsip selama satu hari untuk

mahasiswa, sedangkan untuk dosen atau

karyawan belum ditentukan batas waktu

pengembaliannya

b. Belum diberlakukannya denda atau

konsekuensi apabila arsip yang dipinjam hilang

c. Adanya pengecekan arsip ketika arsip tersebut

dikembalikan

Dokumentasi

Gambar 1

Penyimpanan arsip dalam rak terbuka dan

digunakan untuk menyimpan barang-barang yang lain

123

Transkrip Wawancara

Wawancara dilakukan pada:

tanggal : 9 Februari 2015

pukul : 08.40 WIB

tempat : Bagian Informasi Fakultas Ekonomi UNNES

durasi waktu : 11 menit 50 detik

Berikut transkrip wawancaranya:

Peneliti : Bu tanya, kalau surat observasi itu arsipnya disimpan Bu?

Petugas : Iya, kemarin adik ke sini?

Peneliti : Iya Bu.

Petugas : Tanggal berapa?

Peneliti : Kurang tahu kalau tanggalnya Bu?

Petugas : Punya siapa?

Peneliti : Punya mbak kos. Suratnya ilang soalnya, terus suruh nyariin

kopiannya.

Petugas : Tapi seharusnya kemarin tidak dicap, gak tau ini dicap atau gak?

makanya kalau arsip itu sebaiknya jangan dicap, karena biar bisa

dikopi. Tanggal berapa?

Peneliti : Kurang tahu Bu, tapi januari kok Bu?

Petugas : Januari, tanggal berapa tidak tahu?

Peneliti : Tidak tahu Bu, pertengahan kayaknya Bu.

Petugas : Namanya siapa?

Peneliti : Nur Khikmatul Mustakim.

Petugas : Kalau dicari gini kan bisa dikopi kalau tidak dicap.

Peneliti : Nggeh.

Petugas : Sukanya anak-anak itu sudah dibilangin, tapi ya dicap. Nur ya

depannya?

Peneliti : Nggeh. Kemarin yang disini kok bapaknya Bu?

Petugas : Hari rebo?

Peneliti : Kurang tahu Bu, tapi minggu kemarin.

Petugas : Rebo saya tidak masuk, ada saudara meninggal. Lha mbak e kos

dimana?

Peneliti : Mbak e kos di Tegal Bu, observasinya di Tegal.

Petugas : Lha ini buat apa lagi?

Peneliti : Ini nanti dikirim lagi kesana Bu,

Petugas : Tapi depannya nur ya?

Peneliti : Nggeh, nur khikmatul.

Petugas : Jurusan apa mbak?

Peneliti : Jurusan PAP Bu, Pendidikan Administrasi Perkantoran.

Petugas : Bukan nur fitria ya?

Peneliti : Mboten.

Petugas : Nur Khayati bukan?

Peneliti : Mboten. Nur Khikmatul.

124

Petugas : Khikmah?

Peneliti : Nggeh. Khikmatul Mustakim.

Petugas : Januari ya?

Peneliti : Nggeh, januari pertengahan Bu.

Petugas : Ini sudah lewat pertengahan,

Peneliti : Sudah lewat pertengahan Bu.

Petugas : 23 ini, njenengan ngasih gak?

Peneliti : Ngasih Bu, saya ngasih Bu.

Petugas : Tanya saja tanggal pastinya kapan?

Peneliti : Kemarin saya buat 3 terus yang satu saya taruh disini Bu.

Petugas : Ini gak ada. (pada durasi 9 menit 13 detik).

Peneliti : Nggeh mpon a Bu, tak buat meleh mawon.

Petugas : Ditanya lagi coba, kalau ngasih pasti ada disini kok.

Peneliti : Nggeh Bu.

Petugas : Tidak ada, ini bulan januari sudah habis.

Peneliti : Bulan januari sudah habis Bu? Nggeh mpon a Bu.

Petugas : Ngasihnya kesiapa? Kalau kesini kan pasti ada.

Peneliti : Nggeh mpon, tak suruhe buat lagi mawon. Matursuwun nggeh

Bu, mohon ma’af merepotkan.

Petugas : Nggeh.

125

DAFTAR PETUGAS KEARSIPAN DI TINGKAT FAKULTAS, JURUSAN DAN PROGRAM STUDI


FAKULTAS JURUSAN PRODI

Ilmu Pendidikan

1. Dila Kristin (Bag. Umum dan

Kepegawaian)

2. Galih Niken (Bag. Akuntansi)

3. Suyatno (Kemahasiswaan)

4. Farida (Keuangan)

1. Teknologi Pendidikan Bapak Eko

Joko Pitoyo

2. Pendidikan Luar Sekolah Bapak

Purwadianto

3. Bimbingan dan Konseling Bapak

Arif

4. Pendidikan Guru Sekolah Dasar

5. Psikologi Bapak Baydon

6. Pendidikan Guru PAUD Ibu umi

1. Teknologi Pendidikan

2. Pendidikan Luar Sekolah

3. Bimbingan dan Konseling

4. Pendidikan Guru Sekolah Dasar

5. Psikologi

6. Pendidikan Guru PAUD

Bahasa dan Seni

1. Bu Dias (Bag. Umum dan

Kepegawaian)

2. Bu Ima (Akuntansi dan Keuangan)

3. Pak Setyo (Akademik)

1. Bahasa dan Sastra Asing Pak Yanto

2. Bahasa dan Sastra Indonesia Ibu

Puji

3. Bahasa dan Sastra Inggris Pak

Khalim

4. Bahasa dan Sastra Jawa Bu Dewi

5. Seni Drama Tari dan Musik Pak

Munir Achmat

6. Seni Rupa Pak Rizki

1. Pendidikan Bahasa Prancis

2. Pendidikan Bahasa Jepang

3. Pendidikan Bahasa Arab

4. Sastra Prancis

5. Bahasa Jepang

6. Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia

7. Sastra Indonesia

8. Pendidikan Bahasa Inggris

9. Sastra Inggris

10. Pendidikan Bahasa dan Sastra Jawa

11. Sastra Jawa

12. Pendidikan Seni Tari

125

126

13. Pendidikan Seni Musik

14. Pendidikan Seni Rupa

15. Seni Rupa

16. Seni Rupa Konsentrasi Desain

Komunikasi Visual

17. Desain Komunikasi Visual

Ilmu Sosial

1. Suharyati (Akademik)

2. Meri (Kemahasiswaan)

3. Suwarni (Kepegawaian)

4. Niken Diah Paramita (Akuntansi)

1. Sejarah Sukardi

2. Geografi Kuswati

3. Politik dan Kewarganegaraan Sri

Suratmini

4. Sosiologi dan Antropologi Junari

1. Pendidikan Sejarah

2. Ilmu Sejarah

3. Pendidikan Geografi

4. Geografi

5. Survey dan Pemetaan Wilayah

6. Pendidikan Pancasila dan

Kewarganegaraan

7. Pendidikan Sosiologi dan Antropologi

Matematika dan Ilmu Pengetahuan

Alam

1. Wahyuli Ambarwati (Bag.

Akuntansi dan Keuangan)

2. Sudarno (Bag. Umum dan

Kepegawaian)

3. Tuti Ganewati (Bag. Akademik)

1. Pendidikan Matematika Supriyanto

2. Matematika

3. Statistika Terapan dan Komputasi

4. Pendidikan Fisika

5. Fisika

6. Pendidikan Kimia Wijayanti S

7. Kimia

8. Pendidikan Biologi Ngalim

9. Biologi

10. Pendidikan IPA Muhamad Bisri

1. Pendidikan Matematika

2. Matematika

3. Statistika Terapan dan Komputasi

4. Pendidikan Fisika

5. Fisika

6. Pendidikan Kimia

7. Kimia

8. Pendidikan Biologi

9. Biologi

10. Pendidikan IPA

Teknik 1. Teknik Sipil Mustahirotun Ni’mah 1. Pendidikan Teknik Bangunan

126

127

1. Ahmad Fauzi dan Santi Andriawati

(Akuntansi)

2. Herwanto (Akademik)

3. Kusdianto (Kepegawaian)

4. Erna Aryani (Keuangan)

5. Siswo Saputro (arsip dinamis dekan)

2. Teknik Mesin Nizar Syarif

3. Teknik Elektro Muslikah Windi

4. PKK Joko Warsito

2. Teknik Arsitektur

3. Teknik Sipil

4. Pendidikan Teknik Mesin

5. Teknik Mesin

6. Pendidikan Teknik Elektro

7. Pendidikan Teknik Informatika dan

Komputer

8. Teknik Elektro

9. Pendidikan Kesejahteraan Keluarga Tata

Busana

10. Pendidikan Kesejahteraan Keluarga Tata

Boga

11. Tata Busana

12. Tata Boga

13. Teknik Kimia

Ilmu Keolahragaan

1. Heni Isniati (Akademik)

2. Lukman Aditya (Keuangan)

3. Lilik Hadi Purnomo (Kepegawaian)

4. Rika Febriana (Akuntansi)

1. Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan

Rekreasi Setiawan Jati Utomo, S.

Pd.

2. Ilmu Keolahragaan Ika

Yuliyaningsih

3. Pendidikan Kepelatihan Olahraga

Sarno

4. Kesehatan Masyarakat Sunatno

1. Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan

Rekreasi

2. Pendidikan Guru Pendidikan Jasmani

Sekolah Dasar

3. Ilmu Keolahragaan

4. Pendidikan Kepelatihan Olahraga

5. Kesehatan Masyarakat

Ekonomi

1. Sri Wahyuningsih (Bag.

Kepegawaian)

2. Yuli (Bag. Akt dan Keuangan)

1. Pendidikan Ekonomi Rini

Widiastuti, S.E.

2. Akuntansi Hayat Widodo A, S.Pd.

3. Manajemen Eka Dani R, S.E.

1. Pendidikan Ekonomi Akuntansi

2. Pendidikan Ekonomi Koperasi

3. Pendidikan Ekonomi Administrasi

Perkantoran

127

128

3. Sriyana (Bag. Akademik)

4. Djoko Legowo, S.Pd. (Arsip Dekan) 4. Ekonomi Pembangunan Agung Hery

P, S.H.

4. Akuntansi (S1)

5. Akuntansi (D3)

6. Manajemen

7. Manajemen Perkantoran

8. Ekonomi Pembangunan

Hukum

1. Dewi Puspa Sari, S. Hum

1. Ilmu Hukum 1. Ilmu Hukum

128

129

DAFTAR PETUGAS KEARSIPAN DI LEMBAGA, BIRO, UNIT PELAKSANA TUGAS, DAN BADAN


Unit Kerja Petugas Kearsipan

Lembaga

1. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

(LP2M)

2. Lembaga Pengembangan Pendidikan Profesi (LP3)

1. Pak Supriyadi

2. Bu Elsry W

Biro

1. Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan dan

Kerjasama (BAAKK)

2. Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian (BAUK)

3. Biro Administrasi Perencanaan dan Keuangan (BAPK)

1. Pak Arief (Bag. Kerjasama), Bu Yekti (Bag.

Kemahasiswaan), Bu Purwaningsih (Bag. Registrasi dan

Statistik), dan Ibu Eny (Bag. Pendidikan dan Evaluasi)

2. Bu Rina, Bu Ratu Bunga, Bu Atu Puspa, Bu Niken, Pak

Toersiyanto, Bu Sri Redjeki dan Pak Hery Kusyanto

3. Bu Ika (Bag. Akuntansi), Bu Arbina (Bag. Keuangan), dan

Bu Dewi Palupi (Bag. Perencanaan)

Unit Pelaksana Tugas

1. Perpustakaan

2. Pusat Hubungan Masyarakat

3. Unit Layanan Pengadaan

1. Pak Danang Prasetyo

2. Bu Nurul

3. Bu Lia

Badan

1. Badan Pengawas

2. Badan Penjaminan Mutu

3. Badan Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi

4. Badan Pengembang Konservasi

1. Bu Putri dan Pak Willy

2. Pak Heri

3. Bu Saliyah

4. Pak Ikhwan Budi

129

130

Surat Ijin Penelitian

Lampiran 4

131

KISI-KISI ANGKET UJI COBA INSTRUMEN

(Arsip Dinamis)

No Variabel Indikator Butir Soal Jumlah

1

2

3

Kelancaran

Pengelolaan Arsip

Kompetensi

Petugas

Kearsipan

Sarana Prasarana

Kearsipan

1. Penciptaan

2. Penggunaan

3. Pemeliharaan

4. Penyusutan

1. Ketelitian

2. Kecerdasan

3. Kecekatan

4. Kerapian

1. Gedung

2. Ruang

3. Peralatan Pengelolaan

Arsip

4. Dokumentasi

5. Informasi Publik

1, 2

3, 4, 5, 6, 7

8, 9, 10

11, 12, 13, 14,

15

16, 17

18, 19, 20

21, 22

23, 24

25, 26

27, 28

29, 30, 31

32, 33

34, 35

2

5

3

5

2

3

2

2

2

2

3

2

2

Jumlah 35

Lampiran 5

132

ANGKET UJI COBA INSTRUMEN PENELITIAN





Fauza Umami

7101411260


FAKULTAS EKONOMI


2015

Lampiran 6

133

Semarang, Mei 2015

Yth. Bapak/Ibu/Saudara/Saudari

Petugas Kearsipan (Arsip Dinamis)

di Universitas Negeri Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyusunan skripsi sebagai syarat kelulusan pada Program

Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Semarang, saya

bermaksud mengadakan penelitian tentang “Pengaruh Kompetensi Petugas

Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan Terhadap Kelancaran Pengelolaan

Arsip di Universitas Negeri Semarang”.

Untuk memperoleh data, saya mohon kesediaan Bapak/Ibu/Saudara/Saudari

mengisi angket/kuesioner penelitian ini seobjektif mungkin. Identitas dan

informasi yang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari sampaikan akan saya jaga

kerahasiaannya dan semata-mata digunakan untuk kepentingan akademis.

Atas partisipasi Bapak/Ibu/Saudara/Saudari, saya mengucapkan terima

kasih.

Hormat saya,

Peneliti

Fauza Umami

NIM 7101411260

134

Daftar Angket

A. Identitas Responden

1. Nomor Responden : (diisi oleh peneliti)

2. Nama :

3. NIP/NRP :

4. Unit Kerja :

5. Jenis Kelamin :

B. Petunjuk Pengisian

1. Isilah Identitas Responden pada point A.

2. Berilah tanda (X) pada salah satu kondisi yang paling sesuai di tempat

Bapak/Ibu/Saudara/Saudari bekerja.

3. Apabila ingin merubah pilihan berilah tanda (=) pada pilihan sebelumnya dan

berilah tanda (X) kembali pada pilihan yang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari anggap

lebih sesuai.

I. KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP

A. Penciptaan

1. Pedoman apa yang anda gunakan ketika membuat surat (bentuk surat,

bagian-bagian surat dan tata tulis surat)?

a. Ketika membuat surat (bentuk surat, bagian-bagian surat dan tata

tulis surat) saya berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di

lingkungan UNNES.

b. Ketika membuat surat (bentuk surat dan bagian-bagian surat) saya

berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di lingkungan

UNNES.

c. Ketika membuat surat (bentuk surat) saya berpedoman pada

Pedoman tata naskah dinas di lingkungan UNNES.

d. Ketika membuat surat saya berpedoman pada contoh surat terdahulu.

Alasan anda berpedoman pada contoh surat

terdahulu…………………………………………………………..…

……………………………………………………………………….

135

2. Bagaimana anda memproses surat masuk yang akan dijadikan arsip?

a. Melakukan pemeriksaan surat (misalnya kelengkapan, kondisi fisik,

dan keterkaitan dengan arsip lain), menyortir, menentukan indeks

dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya.

b. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, menyortir,

menentukan indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai

dengan lokasinya.

c. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, menentukan

indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan

lokasinya.

d. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, kemudian

menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya.

Surat masuk yang diterima langsung disimpan, alasannya

………………………………………………………………………

………….……………………………………………………………

B. Penggunaan

3. Bagaimana proses penyimpanan arsip yang anda lakukan?

a. Membaca dan memahami surat, memberi tanda pada pokok/inti

surat, mencatatnya dalam kartu kendali/buku agenda, dan

menyimpannya.

b. Membaca dan memahami surat, terkadang memberi tanda pada

pokok/inti surat terkadang tidak, mencatatnya dalam kartu

kendali/buku agenda, dan kemudian menyimpannya.

c. Membaca dan memahami surat, mencatatnya dalam kartu


d. Membaca dan memahami surat, dan kemudian menyimpannya.

Alasannya……………………………….……………………………

……. …………………………………………………………………

4. Sistem apa yang anda gunakan untuk menyimpan arsip?

136

a. Sistem masalah (pokok surat) yang telah disesuaikan dengan

Pedoman pola klasifikasi kearsipan yang ada di Universitas Negeri

Semarang.

b. Sistem masalah (pokok surat) yang dibuat sendiri dengan

menyesuaikan kegiatan di unit kerja masing-masing.

c. Sistem turun menurun yang telah digunakan sejak dulu.

d. Tidak bersistem, semua arsip disimpan pada tempat yang sama.

Alasannya………………….…………………………………………

……………………………………………………………………….

5. Berapa waktu yang anda butuhkan untuk menemukan kembali arsip?

a. Tidak lebih dari 1 menit.

b. Antara 2-3 menit.

c. Antara 4-5 menit.

d. Lebih dari 5 menit, hal ini dikarenakan ….................................

……………………………………………………………………….

6. Apabila ada pihak lain (internal maupun eksternal) yang ingin

meminjam arsip, apakah di catat dalam kartu pinjam arsip?

a. Iya, selalu dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip.

b. Pencatatan dalam kartu pinjam arsip hanya dilakukan untuk pihak

luar.

c. Terkadang dilakukan pencatatan, terkadang tidak.

d. Tidak pernah dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip,

peminjaman arsip atas dasar kepercayaan. Alasannya……………..

………………………………………………………………………..

7. Berapa jangka waktu peminjaman arsip?

a. paling lama 5 hari kerja.

b. 6-7 hari kerja.

c. lebih dari 7 hari kerja.

d. Tidak ditentukan, karena……………………………………………..

……………………………………….……………………………….

C. Pemeliharaan

8. Dalam satu minggu, berapa kali ruang penyimpanan arsip dibersihkan?

a. 4-5 kali dalam satu minggu.

b. 2-3 kali dalam satu minggu.

137

c. seminggu sekali.

d. Dibersihkan jika sudah terlihat kotor, sebab…………………………

……………………………………………………………………….

9. Bagaimana kondisi arsip ditempat anda?

a. Sangat baik, karena selalu menggunakan AC 24 jam dan selalu

menggunakan bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus,

penggunaan racun serangga, dan lain-lain.

b. Baik, karena penggunaan AC dijam kerja dan pemberian bahan-

bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan racun

serangga, dan lain-lain.

c. Kurang baik, karena penggunaan AC dijam kerja, namun tidak ada

pemberian bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus,


d. Tidak baik, karena tidak menggunakan AC dan tidak ada pemberian

bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan

racun serangga, dan lain-lain. Hal ini karena

..………………………………………………………………………

……………………………………………………………………….

10. Apakah ada larangan makan dan merokok di ruang penyimpanan arsip?

a. Iya, salah satunya dengan adanya punishment dan dibuatnya

himbauan untuk tidak makan dan merokok bagi siapapun yang

masuk ke ruang penyimpanan arsip.

b. Larangan makan dan merokok bagi siapapun yang masuk ke ruang

penyimpanan arsip hanya bersifat himbauan.

c. Hanya ada larangan makan bagi siapapun yang masuk ke ruang

penyimpanan arsip, namun untuk merokok tidak ada.

d. Tidak ada larangan makan dan merokok bagi siapapun yang masuk

ke ruang penyimpanan arsip. Karena……………….………………..

……………………………………………………………………….

D. Penyusutan

11. Dasar apa yang anda gunakan untuk melakukan penyusutan arsip?

138

a. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip,

jadwal retensi arsip, dan nilai guna arsip.

b. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip dan

jadwal retensi arsip.

c. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip.

d. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan banyaknya arsip yang sudah

menumpuk, alasannya………………………………………………..

……………………………………………………………………….

12. Bagaimana prosedur yang anda lakukan untuk memindahkan arsip

inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan?

a. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan

daftar arsip yang akan dipindahkan, baru kemudian memindahkan

arsip.

b. Melakukan penilaian arsip, menyortir, kemudian memindahkannya.

c. Melakukan penilaian arsip, kemudian memindahkannya.

d. Setelah arsip dirasa sudah menumpuk, semua arsip langsung

dipindahkan. Hal ini dikarenakan……….……………………………

……………………………………………………………………….

13. Apa yang anda lakukan terhadap arsip statis (arsip yang memiliki nilai

guna sejarah dan berketerangan untuk dipermanenkan)?

a. Menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat.

b. Terkadang menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat,

terkadang tidak.

c. Tetap menyimpan arsip statis di unit kerja dengan tempat yang

terpisah dengan arsip dinamis.

d. Tetap menyimpan arsip statis di unit kerja dengan tempat yang sama

dengan arsip dinamis, dikarenakan……………...……………………

……………………………………………………………………….

14. Bagaimana prosedur anda melakukan pemusnahan arsip?


daftar arsip yang akan dimusnahkan, dan kemudian memusnahkan

arsip dengan disaksikan oleh 2 orang pejabat yang berwenang.

139

b. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan


arsip tanpa adanya saksi yang berwenang.

c. Melakukan penilaian arsip, menyortir, dan kemudian memusnahkan

arsip.

d. Memusnahkan semua arsip yang sudah menumpuk, karena

………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

15. Dengan cara apa anda memusnahkan arsip?

a. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dicacah/dibakar/

dihancurkan dengan bahan kimia.

b. Arsip sebagian dimusnahkan dengan cara dicacah/dibakar/

dihancurkan, sebagian lagi dibuang di tempat sampah.

c. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dibuang di tempat sampah.

d. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dijual, alasannya

………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

II. KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN

A. Ketelitian

16. Apakah anda pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip?

a. Saya tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip.

b. Saya pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip, namun

jarang sekali.

c. Saya kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip.

d. Saya sering mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip, karena

……………………………………………………….........................

……………………………………………………………………….

17. Apakah anda pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi

yang dibutuhkan oleh pihak lain?

a. Saya tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan

infomasi yang dibutuhkan oleh pihak lain.

b. Saya pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi

yang dibutuhkan oleh pihak lain, namun jarang sekali.

140

c. Saya kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyajikan

informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain.

d. Saya sering mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi

yang dibutuhkan oleh pihak lain. Hal ini dikarenakan

………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………….

B. Kecerdasan

18. Bagaimana tingkat pemahaman anda tentang kearsipan?

a. Saya sangat memahami bidang kearsipan secara menyeluruh.

b. Saya memahami bidang kearsipan sebatas tugas pekerjaan yang saya

jalani.

c. Saya kurang memahami bidang kearsipan.

d. Saya tidak memahami bidang kearsipan, karena……………………..

…………………………………………………………………….…

19. Apa yang anda lakukan ketika menghadapi kesulitan atau permasalahan

dalam bidang kearsipan?

a. Berusaha menyelesaikannya semaksimal mungkin, misalnya dengan

meminta bantuan orang lain.

b. Berusaha menyelesaikan semampunya saja.

c. Meminta bantuan orang lain untuk menyelesaikan seluruhnya.

d. Membiarkan begitu saja, karena ……………………………………..

……………………………………………………………………….

20. Bagaimana anda melakukan pekerjaan selama ini?

a. Saya selalu berusaha bekerja semaksimal mungkin untuk ikut andil

memajukan organisasi melalui penyajian arsip yang tepat dan cepat.

b. Saya bekerja semampu saya melalui penyajian arsip yang tepat.

c. Saya kurang mempunyai inisiatif untuk bekerja dan hanya bekerja

sesuai dengan perintah pimpinan.

d. Saya bekerja secara maksimal apabila ada pimpinan, alasannya

………………………………………………………………………

…….………………………………………………………………….

C. Kecekatan

21. Bagaimana cara anda melakukan pengelolaan arsip?

a. Saya langsung mengelola arsip yang diberikan kepada saya.

141

b. Saya mengelola arsip dalam jangka waktu tertentu (misalnya satu

minggu sekali, satu bulan sekali, dan sebagainya).

c. Saya mengelola arsip ketika ada perintah dari pimpinan.

d. Saya mengelola arsip ketika sudah menumpuk, alasannya

………….…………………………………………………………….

………………..………………………………………………………

22. Bagaimana anda mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain?

a. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain dengan

cepat dan tepat.

b. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain dengan

tepat tetapi membutuhkan waktu yang cukup lama.

c. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain, kadang-

kadang mengalami kekeliruan walaupun itu sedikit.

d. Saya sering mengalami kekeliruan dan membutuhkan waktu yang

cukup lama dalam mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak

lain. Hal ini dikarenakan………………….………………………….

………………………………………………….…………………….

D. Kerapian

23. Bagaimana penataan arsip yang anda simpan?

a. Sangat rapi, karena arsip tersusun dengan rapi sesuai dengan kode

klasifikasinya.

b. Rapi, karena arsip tersusun dengan rapi sesuai dengan kode

klasifikasinya, walaupun ada sedikit arsip yang tidak sesuai dengan

kode klasifikasinya.

c. Kurang rapi, karena arsip tersusun kurang rapi dan ada beberapa

arsip yang tidak sesuai dengan kode klasifikasinya.

d. Tidak rapi, karena arsip tersusun secara berserakan dan tidak sesuai

dengan kode klasifikasinya. Alasannya……………….………………

………………………………………………………………………..

24. Apa yang anda lakukan jika peralatan dan perlengkapan kearsipan anda

berserakan?

a. Merapikan kembali sesuai dengan tempatnya.

b. Merapikan kembali sesuai dengan tempatnya, tetapi kadang-kadang

ada yang salah tempat.

142

c. Merapikan kembali tetapi tidak sesuai dengan tempatnya.

d. Membiarkan begitu saja, karena……….……………………………..

……………………………………………….…………………….....

III. SARANA PRASARANA KEARSIPAN

A. Gedung

25. Bagaimana lokasi gedung tempat menyimpan arsip?

a. Lokasi gedung berada di daerah yang mudah terjangkau dan aman

dari bahaya bencana alam seperti tanah longsor dan banjir.

b. Lokasi gedung berada di daerah yang mudah terjangkau, namun

bahaya bencana alam seperti tanah longsor dan banjir kemungkinan

kecil dapat terjadi.

c. Lokasi gedung berada di daerah yang mudah terjangkau namun

rawan terhadap bencana alam seperti tanah longsor dan banjir.

d. Lokasi gedung berada di daerah yang sulit terjangkau dan rawan

terhadap bencana alam seperti tanah longsor dan banjir. Hal tersebut

dikarenakan…………………….……………………………………..

……………………………………………………………………….

26. Bagaimana pengamanan gedung tempat menyimpan arsip ditempat

anda?

a. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang sangat aman

(terdapat petugas keamanan, pagar tembok, dan kunci pintu).

b. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang aman (terdapat

pagar tembok dan kunci pintu).

c. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang kurang aman

(hanya terdapat kunci pintu).

d. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang tidak aman

(berpintu namun tidak berkunci). Hal tersebut dikarenakan

…………………………………………………………..……………

……………………………………………………………….………..

B. Ruang Penyimpanan

27. Di ruang mana anda menyimpan arsip?

a. Arsip disimpan di ruang tersendiri yang sudah di rancang khusus

untuk menyimpan arsip (misalnya adanya pengaturan suhu,

kelembaban, dan sebagainya).

143

b. Arsip disimpan di ruang tersendiri, namun tanpa adanya pengaturan

suhu, kelembaban, dan sebagainya.

c. Arsip disimpan di ruang pimpinan dan hanya orang tertentu

(pimpinan dan petugas arsip) yang boleh masuk dalam ruang

tersebut.

d. Arsip disimpan jadi satu dengan ruang kerja dan siapapun boleh

masuk dalam ruang tersebut. Alasannya……………..……………..

……………………………………………………………….……….

28. Bagaimana suhu dan kelembaban udara di ruang penyimpanan arsip?

a. Ruang penyimpanan arsip selalu diatur suhu dan kelembaban udara

dengan dipasang thermometer dan hygrometer.

b. Ruang penyimpanan arsip diatur suhu udara dengan dipasang

thermometer, namun untuk kelembaban udara tidak diatur.

c. Ruang penyimpanan arsip terdapat thermometer, namun kadang

diatur kadang tidak (kurang difungsikan).

d. Ruang penyimpanan arsip tidak terdapat thermometer dan

hygrometer, karena……..……………………………………………

……………………………………………………………………….

C. Peralatan Pengelolaan Arsip

29. Bagaimana kelengkapan peralatan pengelolaan arsip di tempat anda?

a. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya sangat lengkap (terdiri

dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, rak arsip

kayu/besi, almari besi, dan komputer).

b. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya lengkap (terdiri dari

filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, rak arsip kayu/besi,

dan almari besi).

c. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya kurang lengkap (terdiri

dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, dan rak arsip

kayu/besi).

d. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya sangat minim (terdiri

dari filling cabinet, sekat/guide, dan folder). Hal tersebut

dikarenakan……………….………………………………………….

………………………………….…………………………………….

30. Bagaimana kondisi peralatan pengelolaan arsip di tempat anda?

144

a. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya semuanya dapat

berfungsi dengan baik.

b. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya berfungsi dengan baik,

walaupun ada sedikit peralatan yang rusak.

c. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya kurang berfungsi dengan

baik, cukup banyak peralatan yang mengalami kerusakan.

d. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya banyak yang sudah

mengalami kerusakan, dikarenakan ……….…………………………

………………………………………………….…………………….

31. Bagaimana anda menyimpan arsip non kertas (misalnya CD, DVD, foto,

peta, dan lain-lain)?

a. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus dan dengan

pemeliharaan yang khusus juga.

b. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus namun dengan

pemeliharaan yang sama dengan arsip kertas.

c. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip

kertas, namun lokasinya dipisah.

d. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip

kertas, serta dengan lokasi yang sama pula. Hal itu dikarenakan

…………………………………………………………………….…

……………………………………………………………………….

D. Dokumentasi

32. Ketika ada kegiatan penting dalam bidang kearsipan (misalnya pada saat

penyerahan arsip statis, pemusnahan arsip, pelatihan arsip, dan

sebagainya), apakah anda selalu mendokumentasikannya?

a. Pendokumentasian kegiatan penting selalu dilakukan.

b. Pendokumentasian kegiatan penting sering dilakukan.

c. Pendokumentasian kegiatan penting jarang dilakukan.

d. Pendokumentasian kegiatan penting tidak pernah dilakukan, karena

………………….…………………………………………………….

…..………………..………………………………………………….

33. Untuk tujuan apa pendokumentasian kegiatan terserbut dilakukan?

a. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan hanya untuk

kepentingan kedinasan.

145

b. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan sebagian besar untuk

kepentingan kedinasan, dan sebagian kecil untuk kepentingan

pribadi.

c. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan sebagian besar untuk

kepentingan pribadi dan sebagian kecil untuk kepentingan

kedinasan.

d. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan hanya untuk

kepentingan pribadi, alasannya………………………………………

…………………………………………….………………………….

E. Informasi Publik

34. Secara umum, bagaimana anda mengolah arsip sebagai sumber

informasi?

a. Arsip diciptakan, disimpan, dikelola dan kemudian digunakan.

b. Arsip diciptakan, disimpan, dan dikelola.

c. Arsip diciptakan, dan disimpan.

d. Arsip hanya diciptakan, tanpa adanya penyimpanan. Alasannya

……………………………………………………………………….

…………………………………………………………………….….

35. Pihak mana saja yang diperbolehkan menggunakan informasi dalam

arsip dinamis (aktif dan inaktif)?

a. Pihak internal UNNES dan publik (dengan pengamanan dan akses

arsip).

b. Pihak internal UNNES dan publik (tanpa adanya pengamanan dan

akses arsip).

c. Hanya pihak internal UNNES.

d. Tidak diperuntukkan bagi pihak manapun (hanya sebatas disimpan),

dikarenakan ………………………………………………………….

………………………………………………………………………..

~ Terima Kasih Atas Partisipasi yang Anda Berikan ~

146

DAFTAR NAMA RESPONDEN

UJI COBA INSTRUMEN

No. Kode

Responden Nama Responden

Unit Kerja

1 R-1 Rini Widiastuti Jurusan Pend. Ekonomi

FE

2 R-2 Sri Wahyuningsih FE

3 R-3 Yuliana Mawarti FE

4 R-4 Sriyana FE

5 R-5 Hayat Widodo A Jurusan Akuntansi FE

6 R-6 Suharyati FIS

7 R-7 Niken Diah Paramita FIS

8 R-8 Sukardi Jurusan Sejarah FIS

9 R-9 Kuswati Jurusan Geografi FIS

10 R-10 Agung Heri P Jurusan Ekonomi

Pembangunan FE

11 R-11 Eka Dani Rahmawati Jurusan Manajemen FE

12 R-12 Suwarni FIS

13 R-13 Dilla Kristin FIP

14 R-14 Mariyam FIS

15 R-15 Djoko Legowo FE

16 R-16 Junari FIS

17 R-17 Galih Niken FIP

18 R-18 Arjuna Handoko FIP

19 R-19 Suyatno FIP

20 R-20 Muhammad Arif Hartanto Jurusan BK FIP

21 R-21 Baidon Jurusan Psikologi FIP

22 R-22 Ummi Rosyidah Jurusan PGPAUD FIP

23 R-23 Sri Suratmini Jurusan HKn FIS

24 R-24 Eko Joko Pitoyo

Jurusan Teknologi

Pendidikan

Lampiran 7

147

25 R-25 Siswo Saputro FT

26 R-26 Herwanto FT

27 R-27 Erna Ariany S FT

28 R-28 Kusdiyanto FT

29 R-29 Dewi Puspa Sari FH

30 R-30 Akhmad Faozi FT

148

TABULASI HASIL UJI COBA INSTRUMEN PENELITIAN

Kode

Resp

o

Pengelolaan Arsip (Y)

Kompetensi Petugas

Kearsipan (X1)

Sarana Prasarana Kearsipan

(X2)

CIP GUNA LIHA SUSUT TLT CERDAS CKT RAPI GDG RP PPA DOK IP

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

R-1 4 4 2 3 2 4 3 1 2 1 2 3 2 4 4 41 2 4 3 4 3 4 2 2 4 28 4 2 1 1 3 2 2 4 3 4 4 30

R-2 4 4 4 4 2 3 4 1 1 1 4 1 1 2 4 40 3 3 3 4 4 2 2 3 4 28 4 2 4 1 1 1 2 1 1 4 2 23

R-3 4 1 1 1 2 2 1 1 2 1 4 3 1 1 1 26 3 3 3 3 4 4 4 2 4 30 4 2 1 1 2 3 2 1 1 4 2 23

R-4 4 4 1 3 2 4 1 1 2 4 4 3 2 4 4 43 3 4 3 4 4 4 4 4 4 34 4 1 1 1 1 4 4 4 4 4 4 32

R-5 3 3 2 3 2 4 1 2 2 1 2 3 2 1 1 32 3 3 2 4 4 3 2 3 4 28 4 4 4 1 4 4 4 3 4 3 4 39

R-6 4 4 2 3 2 4 4 2 3 3 4 3 2 3 4 47 3 3 3 4 3 4 4 3 4 31 3 2 4 3 3 4 3 4 4 4 4 38

R-7 4 4 4 4 3 3 4 2 3 3 4 3 2 3 3 49 3 2 3 4 4 3 4 3 4 30 4 4 4 3 3 4 2 4 4 4 4 40

R-8 4 4 4 4 2 4 4 1 2 4 4 3 2 2 4 48 3 3 3 4 4 4 4 2 4 31 4 4 1 4 2 2 4 2 4 4 2 33

R-9 4 4 2 4 2 4 4 2 4 3 3 3 2 3 3 47 2 2 3 4 3 4 4 3 4 29 4 3 2 4 4 4 4 2 3 4 4 38

R-10 4 4 3 3 1 2 4 1 2 3 4 3 1 2 3 40 3 3 3 3 4 4 4 2 4 30 4 4 1 1 4 3 1 1 4 4 4 31

R-11 4 4 4 3 4 4 3 2 1 1 4 3 2 2 3 44 3 3 3 4 4 4 4 3 4 32 4 4 2 1 4 4 4 2 2 4 4 35

R-12 4 4 4 4 3 2 3 3 2 3 1 2 2 4 3 44 3 3 3 4 4 4 4 3 4 32 4 2 1 1 1 3 1 1 2 4 2 22

R-13 4 4 4 4 4 1 3 1 2 3 4 4 2 4 4 48 3 3 3 4 4 4 4 4 4 33 4 1 1 1 1 2 2 4 4 4 4 28

R-14 4 4 4 4 4 1 4 1 3 1 4 3 2 4 4 47 3 3 3 4 4 4 4 4 4 33 4 4 1 1 4 4 2 4 4 4 2 34

R-15 4 4 4 4 3 3 4 2 3 3 4 4 4 4 4 54 3 3 3 4 4 4 4 3 4 32 4 3 4 3 2 3 4 4 4 4 4 39

R-16 1 4 4 3 2 1 1 1 3 1 1 1 1 1 1 26 4 4 3 3 4 3 3 4 4 32 3 3 1 1 2 4 4 2 4 4 1 29

R-17 4 4 3 2 2 2 4 2 2 1 3 4 4 4 4 45 4 4 4 4 3 3 3 3 2 30 4 4 4 3 3 3 3 4 4 4 4 40

R-18 4 4 4 4 4 4 4 2 4 4 4 4 2 4 4 56 4 4 4 4 4 4 4 4 4 36 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 44

Lampiran 8

127

148

149

R-19 4 3 4 3 3 4 4 3 4 4 4 3 4 4 4 55 3 4 3 4 4 4 4 4 4 34 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 44

R-20 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 17 2 2 2 2 4 4 2 2 4 24 1 2 1 1 4 4 3 1 1 4 3 25

R-21 4 3 4 4 3 3 4 1 1 1 2 2 2 4 4 42 3 4 3 4 4 3 4 2 4 31 1 2 2 3 2 2 2 2 2 3 4 25

R-22 1 1 1 1 1 1 1 1 2 3 4 1 2 2 2 24 4 4 4 3 3 4 4 4 4 34 4 2 2 1 1 2 2 1 1 4 4 24

R-23 2 4 4 2 2 4 1 1 2 4 1 1 1 1 1 31 4 4 3 4 3 1 4 4 4 31 2 4 4 4 1 3 3 4 4 4 4 37

R-24 4 4 1 3 3 1 1 1 2 1 2 1 2 2 3 31 3 3 2 4 4 4 4 4 4 32 4 4 1 1 3 4 3 1 1 4 4 30

R-25 3 4 2 4 2 3 4 3 3 4 4 3 2 4 4 49 3 3 3 4 3 3 3 3 4 29 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 44

R-26 4 4 4 4 2 4 4 2 4 4 1 4 2 4 4 51 3 3 3 4 4 3 3 4 4 31 4 4 1 1 1 3 2 4 3 4 4 31

R-27 4 4 4 4 2 4 4 1 2 4 1 4 2 4 3 47 3 3 2 2 3 3 2 3 3 24 4 4 4 2 4 3 4 4 4 4 4 41

R-28 4 3 1 3 3 2 3 1 3 4 2 3 4 4 3 43 3 3 3 4 3 3 3 3 4 29 4 3 1 1 2 3 1 4 4 4 4 31

R-29 3 4 3 4 3 4 1 3 1 2 4 4 2 4 4 46 2 2 2 4 4 4 3 3 4 28 4 4 3 2 2 2 2 2 2 4 2 29

R-30 1 4 4 4 3 3 4 2 3 4 4 4 4 4 4 52 3 3 3 4 4 4 4 4 4 33 4 4 2 1 4 4 2 3 4 4 2 34

Keterangan:

CIP = Penciptaan TLT = Ketelitian GDG = Gedung

GUNA = Penggunaan CERDAS = Kecerdasan RP = Ruang Penyimpanan

LIHA = Pemeliharaan CKT = Kecekatan PPA = Peralatan Pengelolaan Arsip

SUSUT = Penyusutan RAPI = Kerapian DOK = Dokumentasi

IP = Informasi Publik

149

150

Validitas Variabel Uji Coba Kelancaran Pengelolaan Arsip (Y)

Correlations

Item_1 Item_2 Item_3 Item_4 Item_5 Item_6 Item_7 Item_8 Item_9

Item_1

0

Item_1

1

Item_1

2

Item_1

3

Item_1

4

Item_1

5

Skor_To

tal

Item_1 Pearson

Correlation 1 .400

* .080 .429

* .371

* .315 .502

** .098 .112 .040 .230 .441

* .146 .427

* .496

** .558

**

Sig. (2-tailed) .029 .674 .018 .043 .090 .005 .608 .556 .833 .222 .015 .440 .018 .005 .001

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_2 Pearson

Correlation .400

* 1 .490

** .760

** .389

* .378

* .472

** .244 .229 .236 .059 .361 .147 .429

* .506

** .657

**

Sig. (2-tailed) .029 .006 .000 .034 .039 .008 .193 .223 .208 .759 .050 .439 .018 .004 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_3 Pearson

Correlation .080 .490

** 1 .560

** .433

* .192 .514

** .198 .093 .132 -.023 .216 .061 .214 .269 .486

**

Sig. (2-tailed) .674 .006 .001 .017 .310 .004 .295 .626 .488 .905 .253 .748 .256 .150 .006

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_4 Pearson

Correlation .429

* .760

** .560

** 1 .525

** .354 .623

** .333 .284 .300 .141 .447

* .192 .590

** .621

** .775

**

Sig. (2-tailed) .018 .000 .001 .003 .055 .000 .072 .128 .107 .458 .013 .310 .001 .000 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Lampiran 9 150

151

Item_5 Pearson

Correlation .371

* .389

* .433

* .525

** 1 .029 .268 .255 .167 .002 .255 .369

* .348 .466

** .384

* .549

**

Sig. (2-tailed) .043 .034 .017 .003 .879 .153 .174 .378 .991 .175 .045 .060 .009 .036 .002

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_6 Pearson


* .192 .354 .029 1 .275 .374

* .170 .382

* .092 .412

* .109 .216 .266 .506

**

Sig. (2-tailed) .090 .039 .310 .055 .879 .142 .042 .369 .037 .630 .024 .567 .252 .156 .004

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_7 Pearson

Correlation .502

** .472

** .514

** .623

** .268 .275 1 .256 .409

* .319 .287 .499

** .393

* .578

** .689

** .790

**

Sig. (2-tailed) .005 .008 .004 .000 .153 .142 .171 .025 .086 .125 .005 .032 .001 .000 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_8 Pearson

Correlation .098 .244 .198 .333 .255 .374

* .256 1 .329 .248 .189 .385

* .386

* .396

* .287 .513

**

Sig. (2-tailed) .608 .193 .295 .072 .174 .042 .171 .076 .186 .317 .036 .035 .030 .125 .004

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_9 Pearson

Correlation .112 .229 .093 .284 .167 .170 .409

* .329 1 .535

** .089 .356 .378

* .340 .168 .499

**

Sig. (2-tailed) .556 .223 .626 .128 .378 .369 .025 .076 .002 .642 .053 .039 .066 .376 .005

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

151

152

Item_10 Pearson

Correlation .040 .236 .132 .300 .002 .382

* .319 .248 .535

** 1 .126 .358 .303 .395

* .263 .524

**

Sig. (2-tailed) .833 .208 .488 .107 .991 .037 .086 .186 .002 .507 .052 .104 .031 .160 .003

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_11 Pearson

Correlation .230 .059 -.023 .141 .255 .092 .287 .189 .089 .126 1 .360 .205 .182 .438

* .409

*

Sig. (2-tailed) .222 .759 .905 .458 .175 .630 .125 .317 .642 .507 .050 .278 .336 .016 .025

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_12 Pearson

Correlation .441

* .361 .216 .447

* .369

* .412

* .499

** .385

* .356 .358 .360 1 .512

** .647

** .524

** .752

**

Sig. (2-tailed) .015 .050 .253 .013 .045 .024 .005 .036 .053 .052 .050 .004 .000 .003 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_13 Pearson

Correlation .146 .147 .061 .192 .348 .109 .393

* .386

* .378

* .303 .205 .512

** 1 .612

** .457

* .559

**

Sig. (2-tailed) .440 .439 .748 .310 .060 .567 .032 .035 .039 .104 .278 .004 .000 .011 .001

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_14 Pearson

Correlation .427

* .429

* .214 .590

** .466

** .216 .578

** .396

* .340 .395

* .182 .647

** .612

** 1 .808

** .792

**

Sig. (2-tailed) .018 .018 .256 .001 .009 .252 .001 .030 .066 .031 .336 .000 .000 .000 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

152

153

Item_15 Pearson

Correlation .496

** .506

** .269 .621

** .384

* .266 .689

** .287 .168 .263 .438

* .524

** .457

* .808

** 1 .791

**

Sig. (2-tailed) .005 .004 .150 .000 .036 .156 .000 .125 .376 .160 .016 .003 .011 .000 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Skor_To

tal

Pearson

Correlation .558

** .657

** .486

** .775

** .549

** .506

** .790

** .513

** .499

** .524

** .409

* .752

** .559

** .792

** .791

** 1

Sig. (2-tailed) .001 .000 .006 .000 .002 .004 .000 .004 .005 .003 .025 .000 .001 .000 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

*. Correlation is significant at the 0.05

level (2-tailed).

**. Correlation is significant at the 0.01

level (2-tailed).

153

154

Validitas Variabel Uji Coba Kompetensi Petugas Kearsipan (X1)

Correlations

Item_16 Item_17 Item_18 Item_19 Item_20 Item_21 Item_22 Item_23 Item_24 Skor_Total

Item_16 Pearson Correlation 1 .654** .603

** .028 -.093 -.385

* .282 .484

** -.293 .532

**

Sig. (2-tailed) .000 .000 .882 .624 .036 .131 .007 .117 .002

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_17 Pearson Correlation .654** 1 .545

** .122 -.171 -.194 .114 .297 -.198 .505

**

Sig. (2-tailed) .000 .002 .522 .365 .303 .547 .111 .293 .004

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_18 Pearson Correlation .603** .545

** 1 .280 -.227 .006 .421

* .207 -.197 .614

**

Sig. (2-tailed) .000 .002 .134 .227 .975 .021 .273 .296 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_19 Pearson Correlation .028 .122 .280 1 .076 -.059 .361 .264 .176 .501**

Sig. (2-tailed) .882 .522 .134 .689 .755 .050 .159 .352 .005

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_20 Pearson Correlation -.093 -.171 -.227 .076 1 .284 .210 .050 .386* .291

Sig. (2-tailed) .624 .365 .227 .689 .129 .266 .795 .035 .119

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

154

155

Item_21 Pearson Correlation -.385* -.194 .006 -.059 .284 1 .337 -.105 .188 .275

Sig. (2-tailed) .036 .303 .975 .755 .129 .069 .579 .321 .141

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_22 Pearson Correlation .282 .114 .421* .361 .210 .337 1 .278 .265 .769

**

Sig. (2-tailed) .131 .547 .021 .050 .266 .069 .137 .157 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_23 Pearson Correlation .484** .297 .207 .264 .050 -.105 .278 1 .057 .608

**

Sig. (2-tailed) .007 .111 .273 .159 .795 .579 .137 .763 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_24 Pearson Correlation -.293 -.198 -.197 .176 .386* .188 .265 .057 1 .249

Sig. (2-tailed) .117 .293 .296 .352 .035 .321 .157 .763 .185

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Skor_Total Pearson Correlation .532** .505

** .614

** .501

** .291 .275 .769

** .608

** .249 1

Sig. (2-tailed) .002 .004 .000 .005 .119 .141 .000 .000 .185

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

**. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).

*. Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed).

155

156

Validitas Variabel Uji Coba Sarana Prasarana Kearsipan (X2)

Correlations

Item_25 Item_26 Item_27 Item_28 Item_29 Item_30 Item_31 Item_32 Item_33 Item_34 Item_35 Skor_Total

Item_25 Pearson

Correlation 1 .248 .040 -.130 .056 .000 .000 .169 .216 .376

* .000 .245

Sig. (2-tailed) .186 .835 .494 .768 1.000 1.000 .372 .251 .041 1.000 .191

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_26 Pearson

Correlation .248 1 .354 .342 .528

** .343 .243 .197 .345 .035 .048 .614

**

Sig. (2-tailed) .186 .055 .065 .003 .063 .196 .297 .062 .855 .802 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_27 Pearson

Correlation .040 .354 1 .598

** .235 .085 .401

* .403

* .287 -.132 .311 .667

**

Sig. (2-tailed) .835 .055 .000 .212 .655 .028 .027 .124 .487 .094 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_28 Pearson

Correlation -.130 .342 .598

** 1 .203 .124 .489

** .361

* .389

* .000 .283 .662

**

Sig. (2-tailed) .494 .065 .000 .282 .516 .006 .050 .034 1.000 .130 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

156

157

Item_29 Pearson


** .235 .203 1 .609

** .348 .118 .246 -.075 .176 .585

**

Sig. (2-tailed) .768 .003 .212 .282 .000 .060 .536 .191 .695 .352 .001

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_30 Pearson

Correlation .000 .343 .085 .124 .609

** 1 .446

* .241 .332 .061 .145 .539

**

Sig. (2-tailed) 1.000 .063 .655 .516 .000 .013 .199 .073 .748 .446 .002

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_31 Pearson

Correlation .000 .243 .401

* .489

** .348 .446

* 1 .252 .293 -.051 .181 .621

**

Sig. (2-tailed) 1.000 .196 .028 .006 .060 .013 .180 .116 .788 .339 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_32 Pearson

Correlation .169 .197 .403

* .361

* .118 .241 .252 1 .776

** .070 .442

* .697

**

Sig. (2-tailed) .372 .297 .027 .050 .536 .199 .180 .000 .712 .014 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_33 Pearson

Correlation .216 .345 .287 .389

* .246 .332 .293 .776

** 1 .030 .220 .713

**

Sig. (2-tailed) .251 .062 .124 .034 .191 .073 .116 .000 .874 .242 .000

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

157

158

Item_34 Pearson

Correlation .376

* .035 -.132 .000 -.075 .061 -.051 .070 .030 1 -.168 .045

Sig. (2-tailed) .041 .855 .487 1.000 .695 .748 .788 .712 .874 .374 .814

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Item_35 Pearson

Correlation .000 .048 .311 .283 .176 .145 .181 .442

* .220 -.168 1 .469

**

Sig. (2-tailed) 1.000 .802 .094 .130 .352 .446 .339 .014 .242 .374 .009

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

Skor_Total Pearson


** .667

** .662

** .585

** .539

** .621

** .697

** .713

** .045 .469

** 1

Sig. (2-tailed) .191 .000 .000 .000 .001 .002 .000 .000 .000 .814 .009

N 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30

*. Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed).

**. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).

158

159

Reliabilitas Uji Coba Instrumen

Reliabilitas Variabel Uji Coba Kelancaran Pengelolaan Arsip (Y)

Reliability Statistics

Cronbach's

Alpha

Cronbach's

Alpha Based on

Standardized

Items N of Items

.751 .902 16

Item-Total Statistics

Scale Mean if

Item Deleted

Scale Variance

if Item Deleted

Corrected Item-

Total

Correlation

Squared

Multiple

Correlation

Cronbach's

Alpha if Item

Deleted

Item_1 80.90 364.645 .519 . .739

Item_2 80.77 363.771 .628 . .737

Item_3 81.33 365.471 .438 . .740

Item_4 81.10 358.369 .754 . .732

Item_5 81.87 369.223 .517 . .742

Item_6 81.47 364.671 .459 . .740

Item_7 81.40 347.283 .762 . .724

Item_8 82.73 372.961 .485 . .744

Item_9 81.97 369.689 .463 . .742

Item_10 81.77 361.840 .474 . .738

Item_11 81.33 368.368 .354 . .743

Item_12 81.53 356.740 .726 . .731

Item_13 82.20 367.338 .525 . .740

Item_14 81.33 350.989 .768 . .727

Item_15 81.13 355.085 .769 . .730

Skor_Total 42.17 96.764 1.000 . .876

Lampiran 10

160

Reliabilitas Variabel Uji Coba Kompetensi Petugas Kearsipan (X1)


Cronbach's

Alpha

Cronbach's

Alpha Based on

Standardized

Items N of Items

.705 .725 10

Item-Total Statistics

Scale Mean if

Item Deleted

Scale

Variance if

Item Deleted

Corrected

Item-Total

Correlation

Squared

Multiple

Correlation

Cronbach's

Alpha if Item

Deleted

Item_16 58.23 26.737 .453 . .683

Item_17 58.10 26.507 .408 . .683

Item_18 58.33 26.437 .549 . .676

Item_19 57.53 26.809 .414 . .685

Item_20 57.57 28.392 .210 . .705

Item_21 57.73 27.995 .145 . .711

Item_22 57.80 23.752 .700 . .641

Item_23 58.10 25.266 .510 . .668

Item_24 57.37 28.723 .177 . .707

Skor_Total 30.63 7.413 1.000 . .607

161

Reliabilitas Variabel Uji Coba Sarana Prasarana Kearsipan (X2)


Cronbach's

Alpha

Cronbach's

Alpha Based on

Standardized

Items N of Items

.740 .818 12

Scale Mean if

Item Deleted

Scale Variance

if Item Deleted

Corrected Item-

Total

Correlation

Squared

Multiple

Correlation

Cronbach's

Alpha if Item

Deleted

Item_25 62.53 172.671 .184 . .741

Item_26 63.07 161.513 .562 . .718

Item_27 63.87 154.947 .604 . .708

Item_28 64.20 156.855 .603 . .711

Item_29 63.53 160.051 .520 . .718

Item_30 63.00 165.517 .490 . .726

Item_31 63.40 161.007 .568 . .717

Item_32 63.37 155.206 .642 . .707

Item_33 63.07 156.202 .664 . .708

Item_34 62.27 177.237 .026 . .746

Item_35 62.80 166.303 .410 . .728

Skor_Total 33.10 44.369 1.000 . .784

162

KISI-KISI ANGKET PENELITIAN

(Arsip Dinamis)

No Variabel Indikator Butir Soal Jumlah

1

2

3

Kelancaran

Pengelolaan Arsip

Kompetensi

Petugas

Kearsipan

Sarana Prasarana

Kearsipan

1. Penciptaan

2. Penggunaan

3. Pemeliharaan

4. Penyusutan

1. Ketelitian

2. Kecerdasan

3. Kecekatan

4. Kerapian

1. Gedung

2. Ruang

3. Peralatan Pengelolaan

Arsip

4. Dokumentasi

5. Informasi Publik

1, 2

3, 4, 5, 6, 7

8, 9, 10

11, 12, 13, 14,

15

16, 17

18, 19

20

21

22

23, 24

25, 26, 27

28, 29

30

2

5

3

5

2

2

1

1

1

2

3

2

1

Jumlah 30

Lampiran 11

163

ANGKET PENELITIAN





Fauza Umami

7101411260


FAKULTAS EKONOMI


2015

Lampiran 12

164

Semarang, Mei 2015

Yth. Bapak/Ibu/Saudara/Saudari

Petugas Kearsipan (Arsip Dinamis)

di Universitas Negeri Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyusunan skripsi sebagai syarat kelulusan pada Program

Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Semarang, saya

bermaksud mengadakan penelitian tentang “Pengaruh Kompetensi Petugas

Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan Terhadap Kelancaran Pengelolaan

Arsip di Universitas Negeri Semarang”.

Untuk memperoleh data, saya mohon kesediaan Bapak/Ibu/Saudara/Saudari

mengisi angket/kuesioner penelitian ini seobjektif mungkin. Identitas dan

informasi yang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari sampaikan akan saya jaga

kerahasiaannya dan semata-mata digunakan untuk kepentingan akademis.

Atas partisipasi Bapak/Ibu/Saudara/Saudari, saya mengucapkan terima

kasih.

Hormat saya,

Peneliti

Fauza Umami

NIM 7101411260

165

Daftar Angket

A. Identitas Responden

1. Nomor Responden : (diisi oleh peneliti)

2. Nama :

3. NIP/NRP :

4. Unit Kerja :

5. Jenis Kelamin :

B. Petunjuk Pengisian

1. Isilah Identitas Responden pada point A.

2. Berilah tanda (X) pada salah satu kondisi yang paling sesuai di tempat

Bapak/Ibu/Saudara/Saudari bekerja.

3. Apabila ingin merubah pilihan berilah tanda (=) pada pilihan sebelumnya dan

berilah tanda (X) kembali pada pilihan yang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari anggap

lebih sesuai.

I. KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP

A. Penciptaan

1. Pedoman apa yang anda gunakan ketika membuat surat (bentuk surat,

bagian-bagian surat dan tata tulis surat)?

a. Ketika membuat surat (bentuk surat, bagian-bagian surat dan tata

tulis surat) saya berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di

lingkungan UNNES.

b. Ketika membuat surat (bentuk surat dan bagian-bagian surat) saya

berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di lingkungan

UNNES.

c. Ketika membuat surat (bentuk surat) saya berpedoman pada

Pedoman tata naskah dinas di lingkungan UNNES.

d. Ketika membuat surat saya berpedoman pada contoh surat terdahulu.

Alasan Saya memilih opsi tersebut…………………………………….

…………………………………………………………………………..

2. Bagaimana anda memproses surat masuk yang akan dijadikan arsip?

a. Melakukan pemeriksaan surat (misalnya kelengkapan, kondisi fisik,

dan keterkaitan dengan arsip lain), menyortir, menentukan indeks

dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya.

166

b. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, menyortir,

menentukan indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai

dengan lokasinya.

c. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, menentukan

indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan

lokasinya.

d. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, kemudian

menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya.

Alasan Saya memilih opsi tersebut………………………………………

…………………………………………………………………………..

B. Penggunaan

3. Bagaimana proses penyimpanan arsip yang anda lakukan?

a. Membaca dan memahami surat, memberi tanda pada pokok/inti

surat, mencatatnya dalam kartu kendali/buku agenda, dan

menyimpannya.

b. Membaca dan memahami surat, terkadang memberi tanda pada

pokok/inti surat terkadang tidak, mencatatnya dalam kartu


c. Membaca dan memahami surat, mencatatnya dalam kartu


d. Membaca dan memahami surat, dan kemudian menyimpannya.

Alasan Saya memilih opsi tersebut………………………………………

…………………………………………………………………………..

4. Sistem apa yang anda gunakan untuk menyimpan arsip?

a. Sistem masalah (pokok surat) yang telah disesuaikan dengan

Pedoman pola klasifikasi kearsipan yang ada di Universitas Negeri

Semarang.

b. Sistem masalah (pokok surat) yang dibuat sendiri dengan

menyesuaikan kegiatan di unit kerja masing-masing.

c. Sistem turun menurun yang telah digunakan sejak dulu.

d. Tidak bersistem, semua arsip disimpan pada tempat yang sama.


…………………………………………………………………………..

167

5. Berapa waktu yang anda butuhkan untuk menemukan kembali arsip?

a. Tidak lebih dari 1 menit.

b. Antara 2-3 menit.

c. Antara 4-5 menit.

d. Lebih dari 5 menit.


…………………………………………………………………………..

6. Apabila ada pihak lain (internal maupun eksternal) yang ingin meminjam

arsip, apakah di catat dalam kartu pinjam arsip?

a. Iya, selalu dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip.

b. Pencatatan dalam kartu pinjam arsip hanya dilakukan untuk pihak

luar.

c. Terkadang dilakukan pencatatan, terkadang tidak.

d. Tidak pernah dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip,

peminjaman arsip atas dasar kepercayaan.


…………………………………………………………………………..

7. Berapa jangka waktu peminjaman arsip?

a. paling lama 5 hari kerja.

b. 6-7 hari kerja.

c. lebih dari 7 hari kerja.

d. Tidak ditentukan.


…………………………………………………………………………...

C. Pemeliharaan

8. Dalam satu minggu, berapa kali ruang penyimpanan arsip dibersihkan?

a. 4-5 kali dalam satu minggu.

b. 2-3 kali dalam satu minggu.

c. seminggu sekali.

d. Dibersihkan jika sudah terlihat kotor.


…………………………………………………………………………..

168

9. Bagaimana kondisi arsip ditempat anda?

a. Sangat baik, karena selalu menggunakan AC 24 jam dan selalu

menggunakan bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus,


b. Baik, karena penggunaan AC dijam kerja dan pemberian bahan-

bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan racun

serangga, dan lain-lain.

c. Kurang baik, karena penggunaan AC dijam kerja, namun tidak ada

pemberian bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus,


d. Tidak baik, karena tidak menggunakan AC dan tidak ada pemberian

bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan

racun serangga, dan lain-lain.


…………………………………………………………………………..

10. Apakah ada larangan makan dan merokok di ruang penyimpanan arsip?

a. Iya, salah satunya dengan adanya punishment dan dibuatnya

himbauan untuk tidak makan dan merokok bagi siapapun yang

masuk ke ruang penyimpanan arsip.

b. Larangan makan dan merokok bagi siapapun yang masuk ke ruang

penyimpanan arsip hanya bersifat himbauan.

c. Hanya ada larangan makan bagi siapapun yang masuk ke ruang

penyimpanan arsip, namun untuk merokok tidak ada.

d. Tidak ada larangan makan dan merokok bagi siapapun yang masuk

ke ruang penyimpanan arsip.


…………………………………………………………………………..

D. Penyusutan

11. Dasar apa yang anda gunakan untuk melakukan penyusutan arsip?

a. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip,

jadwal retensi arsip, dan nilai guna arsip.

b. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip dan

jadwal retensi arsip.

c. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip.

169

d. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan banyaknya arsip yang sudah

menumpuk.


…………………………………………………………………………..

12. Bagaimana prosedur yang anda lakukan untuk memindahkan arsip inaktif

dari unit pengolah ke unit kearsipan?


daftar arsip yang akan dipindahkan, baru kemudian memindahkan

arsip.

b. Melakukan penilaian arsip, menyortir, kemudian memindahkannya.

c. Melakukan penilaian arsip, kemudian memindahkannya.

d. Setelah arsip dirasa sudah menumpuk, semua arsip langsung

dipindahkan.


…………………………………………………………………………..

13. Apa yang anda lakukan terhadap arsip statis (arsip yang memiliki nilai

guna sejarah dan berketerangan untuk dipermanenkan)?

a. Menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat.

b. Terkadang menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat,

terkadang tidak.

c. Tetap menyimpan arsip statis di unit kerja dengan tempat yang

terpisah dengan arsip dinamis.

d. Tetap menyimpan arsip statis di unit kerja dengan tempat yang sama

dengan arsip dinamis.


…………………………………………………………………………..

14. Bagaimana prosedur anda melakukan pemusnahan arsip?



arsip dengan disaksikan oleh 2 orang pejabat yang berwenang.

b. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan


arsip tanpa adanya saksi yang berwenang.

170

c. Melakukan penilaian arsip, menyortir, dan kemudian memusnahkan

arsip.

d. Memusnahkan semua arsip yang sudah menumpuk.


…………………………………………………………………………..

15. Dengan cara apa anda memusnahkan arsip?

a. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dicacah/dibakar/

dihancurkan dengan bahan kimia.

b. Arsip sebagian dimusnahkan dengan cara dicacah/dibakar/

dihancurkan, sebagian lagi dibuang di tempat sampah.

c. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dibuang di tempat sampah.

d. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dijual.


…………………………………………………………………………..

II. KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN

A. Ketelitian

16. Apakah anda pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip?

a. Saya tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip.

b. Saya pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip, namun

jarang sekali.

c. Saya kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip.

d. Saya sering mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip.


…………………………………………………………………………..

17. Apakah anda pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi

yang dibutuhkan oleh pihak lain?

a. Saya tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan infomasi

yang dibutuhkan oleh pihak lain.

b. Saya pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi

yang dibutuhkan oleh pihak lain, namun jarang sekali.

c. Saya kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyajikan

informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain.

171

d. Saya sering mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi yang

dibutuhkan oleh pihak lain.


…………………………………………………………………………..

B. Kecerdasan

18. Bagaimana tingkat pemahaman anda tentang kearsipan?

a. Saya sangat memahami bidang kearsipan secara menyeluruh.

b. Saya memahami bidang kearsipan sebatas tugas pekerjaan yang saya

jalani.

c. Saya kurang memahami bidang kearsipan.

d. Saya tidak memahami bidang kearsipan.


…………………………………………………………………………..

19. Apa yang anda lakukan ketika menghadapi kesulitan atau permasalahan

dalam bidang kearsipan?

a. Berusaha menyelesaikannya semaksimal mungkin, misalnya dengan

meminta bantuan orang lain.

b. Berusaha menyelesaikan semampunya saja.

c. Meminta bantuan orang lain untuk menyelesaikan seluruhnya.

d. Membiarkan begitu saja.


…………………………………………………………………………..

C. Kecekatan

20. Bagaimana anda mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain?

a. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain dengan

cepat dan tepat.

b. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain dengan

tepat tetapi membutuhkan waktu yang cukup lama.

c. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain, kadang-

kadang mengalami kekeliruan walaupun itu sedikit.

172

d. Saya sering mengalami kekeliruan dan membutuhkan waktu yang

cukup lama dalam mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak

lain.


…………………………………………………………………………..

D. Kerapian

21. Bagaimana penataan arsip yang anda simpan?

a. Sangat rapi, karena arsip tersusun dengan rapi sesuai dengan kode

klasifikasinya.

b. Rapi, karena arsip tersusun dengan rapi sesuai dengan kode

klasifikasinya, walaupun ada sedikit arsip yang tidak sesuai dengan

kode klasifikasinya.

c. Kurang rapi, karena arsip tersusun kurang rapi dan ada beberapa arsip

yang tidak sesuai dengan kode klasifikasinya.

d. Tidak rapi, karena arsip tersusun secara berserakan dan tidak sesuai

dengan kode klasifikasinya.


…………………………………………………………………………..

III. SARANA PRASARANA KEARSIPAN

A. Gedung

22. Bagaimana pengamanan gedung tempat menyimpan arsip ditempat anda?

a. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang sangat aman

(terdapat petugas keamanan, pagar tembok, dan kunci pintu).

b. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang aman (terdapat

pagar tembok dan kunci pintu).

c. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang kurang aman

(hanya terdapat kunci pintu).

d. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang tidak aman

(berpintu namun tidak berkunci).


…………………………………………………………………………..

B. Ruang Penyimpanan

23. Di ruang mana anda menyimpan arsip?

173

a. Arsip disimpan di ruang tersendiri yang sudah di rancang khusus

untuk menyimpan arsip (misalnya adanya pengaturan suhu,

kelembaban, dan sebagainya).

b. Arsip disimpan di ruang tersendiri, namun tanpa adanya pengaturan

suhu, kelembaban, dan sebagainya.

c. Arsip disimpan di ruang pimpinan dan hanya orang tertentu

(pimpinan dan petugas arsip) yang boleh masuk dalam ruang

tersebut.

d. Arsip disimpan jadi satu dengan ruang kerja dan siapapun boleh

masuk dalam ruang tersebut.


…………………………………………………………………………..

24. Bagaimana suhu dan kelembaban udara di ruang penyimpanan arsip?

a. Ruang penyimpanan arsip selalu diatur suhu dan kelembaban udara

dengan dipasang thermometer dan hygrometer.

b. Ruang penyimpanan arsip diatur suhu udara dengan dipasang

thermometer, namun untuk kelembaban udara tidak diatur.

c. Ruang penyimpanan arsip terdapat thermometer, namun kadang

diatur kadang tidak (kurang difungsikan).

d. Ruang penyimpanan arsip tidak terdapat thermometer dan

hygrometer.


…………………………………………………………………………..

C. Peralatan Pengelolaan Arsip

25. Bagaimana kelengkapan peralatan pengelolaan arsip di tempat anda?

a. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya sangat lengkap (terdiri

dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, rak arsip

kayu/besi, almari besi, dan komputer).

b. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya lengkap (terdiri dari

filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, rak arsip kayu/besi,

dan almari besi).

c. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya kurang lengkap (terdiri

dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, dan rak arsip

kayu/besi).

174

d. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya sangat minim (terdiri

dari filling cabinet, sekat/guide, dan folder).


…………………………………………………………………………..

26. Bagaimana kondisi peralatan pengelolaan arsip di tempat anda?

a. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya semuanya dapat berfungsi

dengan baik.

b. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya berfungsi dengan baik,

walaupun ada sedikit peralatan yang rusak.

c. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya kurang berfungsi dengan

baik, cukup banyak peralatan yang mengalami kerusakan.

d. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya banyak yang sudah

mengalami kerusakan.


…………………………………………………………………………..

27. Bagaimana anda menyimpan arsip non kertas (misalnya CD, DVD, foto,

peta, dan lain-lain)?

a. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus dan dengan

pemeliharaan yang khusus juga.

b. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus namun dengan

pemeliharaan yang sama dengan arsip kertas.

c. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip

kertas, namun lokasinya dipisah.

d. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip

kertas, serta dengan lokasi yang sama pula.


…………………………………………………………………………..

D. Dokumentasi

28. Ketika ada kegiatan penting dalam bidang kearsipan (misalnya pada saat

penyerahan arsip statis, pemusnahan arsip, pelatihan arsip, dan

sebagainya), apakah anda selalu mendokumentasikannya?

a. Pendokumentasian kegiatan penting selalu dilakukan.

b. Pendokumentasian kegiatan penting sering dilakukan.

c. Pendokumentasian kegiatan penting jarang dilakukan.

175

d. Pendokumentasian kegiatan penting tidak pernah dilakukan.


…………………………………………………………………………..

29. Untuk tujuan apa pendokumentasian kegiatan terserbut dilakukan?

a. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan hanya untuk

kepentingan kedinasan.

b. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan sebagian besar untuk

kepentingan kedinasan, dan sebagian kecil untuk kepentingan

pribadi.

c. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan sebagian besar untuk

kepentingan pribadi dan sebagian kecil untuk kepentingan

kedinasan.

d. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan hanya untuk

kepentingan pribadi.


…………………………………………………………………………..

E. Informasi Publik

30. Pihak mana saja yang diperbolehkan menggunakan informasi dalam arsip

dinamis (aktif dan inaktif)?

a. Pihak internal UNNES dan publik (dengan pengamanan dan akses

arsip).

b. Pihak internal UNNES dan publik (tanpa adanya pengamanan dan

akses arsip).

c. Hanya pihak internal UNNES.

d. Tidak diperuntukkan bagi pihak manapun (hanya sebatas disimpan),


…………………………………………………………………………..

~ Terima Kasih Atas Partisipasi yang Anda Berikan ~

176

DAFTAR NAMA RESPONDEN PENELITIAN

No. Kode

Responden Nama Responden Unit Kerja

1 R-1 Rini Widiastuti Jurusan Pend. Ekonomi

FE

2 R-2 Sri Wahyuningsih FE

3 R-3 Yuliana Mawarti FE

4 R-4 Sriyana FE

5 R-5 Hayat Widodo A Jurusan Akuntansi FE

6 R-6 Suharyati FIS

7 R-7 Niken Diah Paramita FIS

8 R-8 Sukardi Jurusan Sejarah FIS

9 R-9 Kuswati Jurusan Geografi FIS

10 R-10 Agung Heri P Jurusan Ekonomi

Pembangunan FE

11 R-11 Eka Dani Rahmawati Jurusan Manajemen FE

12 R-12 Suwarni FIS

13 R-13 Dilla Kristin FIP

14 R-14 Mariyam FIS

15 R-15 Djoko Legowo FE

16 R-16 Junari FIS

17 R-17 Galih Niken FIP

18 R-18 Arjuna Handoko FIP

19 R-19 Suyatno FIP

20 R-20 Muhammad Arif Hartanto Jurusan BK FIP

21 R-21 Baidon Jurusan Psikologi FIP

22 R-22 Ummi Rosyidah Jurusan PGPAUD FIP

23 R-23 Sri Suratmini Jurusan HKn FIS

24 R-24 Eko Joko Pitoyo

Jurusan Teknologi

Pendidikan

25 R-25 Siswo Saputro FT

Lampiran 13

177

26 R-26 Herwanto FT

27 R-27 Erna Ariany S FT

28 R-28 Kusdiyanto FT

29 R-29 Dewi Puspa Sari FH

30 R-30 Akhmad Faozi FT

31 R-31 Ikhwan Budi L

Badan Pengembang

Konservasi

32 R-32 Saliyah BPTIK

33 R-33 Rina Sari Madyaningtyas BAUK

34 R-34 Arbina (91061413052374) BAPK

35 R-35 Ika (89112013052385) BAPK

36 R-36 Ratu Bunga Maremitha

Ungu BAUK

37 R-37 Atu Puspa Sukmawani BAUK

38 R-38 Niken Fitriani BAUK

39 R-39 Achmat Munir Jurusan Sendratasik FBS

40 R-40 Khalim

Jurusan Bahasa dan

Sastra Inggris FBS

41 R-41 Dhiassanti Kusuma

Wardhani FBS

42 R-42 Ima FBS

43 R-43 Wahyuli Ambarwati W FMIPA

44 R-44 Sugihartono FIK

45 R-45 Mustanirotun Nikmah Jurusan Teknik Sipil FT

46 R-46 Ika Yulianingsih Jurusan Ikor FIK

47 R-47 Setyo Yuwono FBS

48 R-48 Risky Wisnu Jurusan Seni Rupa FBS

49 R-49 Srianto

Jurusan Bahasa dan

Sastra Asing FBS

50 R-50 Heri Ardiyanto Badan Penjamin Mutu

51 R-51 Liliek HP FIK

52 R-52 Arief Setiawan BAAKK

53 R-53 Toersiyanto BAUK

178

54 R-54 Nurul Novitasari Pusat Humas

55 R-55 Sri Redjeki Prasetyowati BAUK

56 R-56 Hery Kusyanto BAUK

57 R-57 Dewi Palupi BAPK

58 R-58 Supriyadi LP2M

59 R-59 Lukman Aditya FIK

60 R-60 Sunatno Jurusan IKM FIK

61 R-61 Muslikah Windi FT

62 R-62 Djoko Warsito Jurusan PKK FT

63 R-63 Nizar Syarif Jurusan Mesin FT

64 R-64 Sarno FIK

65 R-65 Setiawan Jati Utomo Jurusan PJKR FIK

66 R-66 Elsry W LP3

67 R-67 Eny Paminingsih BAAKK

68 R-68 Purwaningsih BAAKK

69 R-69 Tuty Ganewati FMIPA

70 R-70 Sudarno FMIPA

71 R-71 Caecilia BAPK

72 R-72 Putri Badan Pengawas

73 R-73 Willy Badan Pengawas

74 R-74 Muhamad Bisri FMIPA

75 R-75 Danang Prasetyo

UPT Perpustakaan

UNNES

76 R-76 Yekti Winasis BAAKK

77 R-77 Dewi Umayani

Jurusan Bahasa dan

Sastra Jawa

78 R-78 Arinda Rahmawati FBS

79 R-79 Rischa Inung FIK

80 R-80 Ngalim Jurusan Biologi FMIPA

81 R-81 Wijayanti Setyodewi FMIPA

82 R-82 Supriyanto FMIPA

179

Tabulasi Data Hasil Penelitian

No. Kode

Resp

Pengelolaan Arsip (Y)

Kompetensi

Petugas Kearsipan

(X1)


(X2)

CIP GUNA LIHA SUSUT TLT CERD CT RAPI GG RG PPA DOK IP

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

1 R-1 4 4 2 3 2 4 3 1 2 1 2 3 2 4 4 41 2 4 3 4 2 2 17 2 1 1 3 2 2 4 3 4 22

2 R-2 4 4 4 4 2 3 4 1 1 1 4 1 1 2 4 40 3 3 3 4 2 3 18 2 4 1 1 1 2 1 1 2 15

3 R-3 4 1 1 1 2 2 1 1 2 1 4 3 1 1 1 26 3 3 3 3 4 2 18 2 1 1 2 3 2 1 1 2 15

4 R-4 4 4 1 3 2 4 1 1 2 4 4 3 2 4 4 43 3 4 3 4 4 4 22 1 1 1 1 4 4 4 4 4 24

5 R-5 3 3 2 3 2 4 1 2 2 1 2 3 2 1 1 32 3 3 2 4 2 3 17 4 4 1 4 4 4 3 4 4 32

6 R-6 4 4 2 3 2 4 4 2 3 3 4 3 2 3 4 47 3 3 3 4 4 3 20 2 4 3 3 4 3 4 4 4 31

7 R-7 4 4 4 4 3 3 4 2 3 3 4 3 2 3 3 49 3 2 3 4 4 3 19 4 4 3 3 4 2 4 4 4 32

8 R-8 4 4 4 4 2 4 4 1 2 4 4 3 2 2 4 48 3 3 3 4 4 2 19 4 1 4 2 2 4 2 4 2 25

9 R-9 4 4 2 4 2 4 4 2 4 3 3 3 2 3 3 47 2 2 3 4 4 3 18 3 2 4 4 4 4 2 3 4 30

10 R-10 4 4 3 3 1 2 4 1 2 3 4 3 1 2 3 40 3 3 3 3 4 2 18 4 1 1 4 3 1 1 4 4 23

11 R-11 4 4 4 3 4 4 3 2 1 1 4 3 2 2 3 44 3 3 3 4 4 3 20 4 2 1 4 4 4 2 2 4 27

12 R-12 4 4 4 4 3 2 3 3 2 3 1 2 2 4 3 44 3 3 3 4 4 3 20 2 1 1 1 3 1 1 2 2 14

13 R-13 4 4 4 4 4 1 3 1 2 3 4 4 2 4 4 48 3 3 3 4 4 4 21 1 1 1 1 2 2 4 4 4 20

14 R-14 4 4 4 4 4 1 4 1 3 1 4 3 2 4 4 47 3 3 3 4 4 4 21 4 1 1 4 4 2 4 4 2 26

15 R-15 4 4 4 4 3 3 4 2 3 3 4 4 4 4 4 54 3 3 3 4 4 3 20 3 4 3 2 3 4 4 4 4 31

16 R-16 1 4 4 3 2 1 1 1 3 1 1 1 1 1 1 26 4 4 3 3 3 4 21 3 1 1 2 4 4 2 4 1 22

Lampiran 14 179

180

17 R-17 4 4 3 2 2 2 4 2 2 1 3 4 4 4 4 45 4 4 4 4 3 3 22 4 4 3 3 3 3 4 4 4 32

18 R-18 4 4 4 4 4 4 4 2 4 4 4 4 2 4 4 56 4 4 4 4 4 4 24 4 4 4 4 4 4 4 4 4 36

19 R-19 4 3 4 3 3 4 4 3 4 4 4 3 4 4 4 55 3 4 3 4 4 4 22 4 4 4 4 4 4 4 4 4 36

20 R-20 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 17 2 2 2 2 2 2 12 2 1 1 4 4 3 1 1 3 20

21 R-21 4 3 4 4 3 3 4 1 1 1 2 2 2 4 4 42 3 4 3 4 4 2 20 2 2 3 2 2 2 2 2 4 21

22 R-22 1 1 1 1 1 1 1 1 2 3 4 1 2 2 2 24 4 4 4 3 4 4 23 2 2 1 1 2 2 1 1 4 16

23 R-23 2 4 4 2 2 4 1 1 2 4 1 1 1 1 1 31 4 4 3 4 4 4 23 4 4 4 1 3 3 4 4 4 31

24 R-24 4 4 1 3 3 1 1 1 2 1 2 1 2 2 3 31 3 3 2 4 4 4 20 4 1 1 3 4 3 1 1 4 22

25 R-25 3 4 2 4 2 3 4 3 3 4 4 3 2 4 4 49 3 3 3 4 3 3 19 4 4 4 4 4 4 4 4 4 36

26 R-26 4 4 4 4 2 4 4 2 4 4 1 4 2 4 4 51 3 3 3 4 3 4 20 4 1 1 1 3 2 4 3 4 23

27 R-27 4 4 4 4 2 4 4 1 2 4 1 4 2 4 3 47 3 3 2 2 2 3 15 4 4 2 4 3 4 4 4 4 33

28 R-28 4 3 1 3 3 2 3 1 3 4 2 3 4 4 3 43 3 3 3 4 3 3 19 3 1 1 2 3 1 4 4 4 23

29 R-29 3 4 3 4 3 4 1 3 1 2 4 4 2 4 4 46 2 2 2 4 3 3 16 4 3 2 2 2 2 2 2 2 21

30 R-30 1 4 4 4 3 3 4 2 3 4 4 4 4 4 4 52 3 3 3 4 4 4 21 4 2 1 4 4 2 3 4 2 26

31 R-31 2 4 4 4 2 4 1 2 2 4 3 3 3 2 3 43 2 3 3 4 3 3 18 3 3 1 2 3 4 2 4 4 26

32 R-32 4 4 4 4 1 1 1 2 2 2 1 1 1 1 1 30 3 4 2 4 1 3 17 3 1 1 1 3 1 1 4 4 19

33 R-33 4 4 4 4 3 4 4 2 3 3 4 4 3 4 4 54 3 4 4 4 4 3 22 2 3 1 3 3 2 4 4 4 26

34 R-34 4 4 4 3 3 4 4 2 3 4 3 4 4 4 4 54 4 3 4 4 4 3 22 4 4 3 4 3 4 4 4 4 34

35 R-35 4 4 4 3 3 4 4 2 3 4 3 4 4 4 4 54 3 3 4 4 4 3 21 4 4 3 4 3 4 4 4 4 34

36 R-36 4 4 4 4 3 4 4 3 3 4 4 4 4 4 4 57 3 3 4 4 4 4 22 2 3 1 4 4 1 4 3 4 26

37 R-37 4 4 4 4 3 4 4 3 3 4 4 4 4 4 4 57 3 3 4 4 4 4 22 2 3 1 4 4 1 4 3 4 26

38 R-38 4 4 4 4 1 4 4 1 3 4 3 4 2 4 4 50 3 3 3 4 3 3 19 3 3 1 3 3 3 4 4 4 28

39 R-39 2 4 1 3 3 1 1 2 2 3 4 3 2 2 4 37 2 3 3 4 3 3 18 2 1 1 1 1 3 2 4 2 17

40 R-40 4 4 4 4 1 4 4 1 2 4 4 4 2 4 4 50 2 2 3 4 3 2 16 4 3 1 4 4 4 4 4 4 32 177

180

181

41 R-41 3 4 4 3 1 2 4 2 1 3 1 1 2 2 4 37 3 3 3 4 4 3 20 4 1 1 1 1 4 3 4 4 23

42 R-42 1 4 2 3 1 4 4 2 1 3 1 2 2 2 4 36 3 3 3 4 3 3 19 2 1 1 1 4 1 2 4 4 20

43 R-43 4 4 4 3 3 4 4 1 3 1 4 4 4 4 4 51 3 3 3 4 4 4 21 4 1 1 4 4 4 4 3 4 29

44 R-44 4 4 3 1 1 2 1 1 2 1 1 1 1 2 3 28 2 2 2 3 2 2 13 2 1 1 2 2 2 2 2 2 16

45 R-45 4 4 2 3 4 1 4 2 3 4 4 4 2 4 4 49 4 4 3 4 4 3 22 3 3 1 3 4 1 4 3 4 26

46 R-46 4 4 2 3 3 1 4 2 2 1 4 3 2 4 3 42 3 4 3 2 3 3 18 2 2 1 3 3 4 2 3 4 24

47 R-47 4 1 1 3 4 1 1 1 2 2 4 2 1 3 4 34 3 4 3 4 4 4 22 4 1 3 4 4 3 1 4 2 26

48 R-48 4 4 4 3 2 1 1 1 3 4 4 3 2 2 3 41 3 3 3 4 4 4 21 4 2 1 4 4 4 2 4 4 29

49 R-49 4 4 4 3 3 2 4 1 2 4 4 4 2 4 4 49 3 3 3 4 3 2 18 3 1 1 2 3 3 4 4 4 25

50 R-50 4 2 4 3 3 4 1 2 3 2 3 4 2 2 3 42 3 3 3 4 3 4 20 2 3 1 3 4 2 2 3 4 24

51 R-51 2 4 2 4 4 4 4 1 4 4 1 4 4 4 4 50 3 3 3 4 4 3 20 4 1 1 1 3 3 3 4 2 22

52 R-52 3 4 2 3 3 3 4 1 2 1 3 3 2 4 4 42 3 3 3 4 4 3 20 4 1 1 4 3 3 3 4 4 27

53 R-53 4 4 4 4 3 4 4 3 3 4 4 3 2 4 3 53 2 4 3 4 4 4 21 3 3 3 4 4 4 4 4 4 33

54 R-54 4 4 3 3 3 1 1 2 2 1 4 3 3 1 3 38 3 3 3 4 4 2 19 4 1 1 1 2 1 4 3 4 21

55 R-55 4 4 4 4 3 2 1 1 3 4 4 4 2 4 4 48 3 4 3 4 4 3 21 2 1 1 4 4 1 4 4 4 25

56 R-56 4 4 3 4 1 4 4 2 1 4 4 4 3 4 3 49 3 3 3 4 3 3 19 2 1 1 4 3 2 4 4 2 23

57 R-57 4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 18 1 1 1 1 1 1 6 1 1 1 1 1 1 1 1 4 12

58 R-58 2 4 4 4 4 4 4 1 4 4 3 4 2 4 4 52 2 2 2 4 4 2 16 1 4 3 3 4 4 1 2 3 25

59 R-59 1 4 4 3 2 4 4 1 2 4 1 1 1 1 4 37 1 3 3 4 4 3 18 2 1 1 1 3 2 4 4 4 22

60 R-60 3 4 4 4 2 2 1 1 3 1 1 3 4 3 3 39 3 3 3 2 3 3 17 1 1 1 3 3 3 2 4 4 22

61 R-61 3 3 1 3 3 1 3 3 1 1 2 3 1 2 3 33 3 3 3 4 2 3 18 3 1 1 2 2 1 2 3 3 18

62 R-62 3 4 4 4 2 3 4 3 1 2 1 3 2 4 2 42 3 3 3 4 4 3 20 3 3 1 4 4 4 4 4 4 31

63 R-63 4 4 2 3 1 1 1 1 2 1 2 1 2 4 4 33 2 3 2 4 2 2 15 2 1 1 1 1 2 2 4 4 18

64 R-64 4 4 4 4 3 4 1 3 3 3 4 4 2 4 4 51 3 3 3 4 3 3 19 3 2 1 3 3 4 3 3 4 26 181

182

65 R-65 1 4 1 3 3 1 4 1 2 3 3 3 2 2 2 35 3 4 3 4 4 3 21 3 3 1 3 4 3 2 4 2 25

66 R-66 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 60 4 4 3 4 4 4 23 3 4 2 3 4 4 4 4 4 32

67 R-67 4 4 2 3 4 4 4 2 2 4 4 4 2 3 3 49 4 4 4 4 4 4 24 2 2 1 4 4 4 2 2 2 23

68 R-68 4 4 4 4 2 4 1 2 3 4 4 3 2 4 4 49 3 2 3 4 2 3 17 1 3 1 2 3 3 3 4 4 24

69 R-69 4 4 4 4 3 4 4 2 3 4 4 4 4 4 4 56 3 3 3 4 4 3 20 3 1 1 3 3 2 4 3 4 24

70 R-70 4 4 4 4 3 4 4 1 2 4 4 4 2 4 4 52 3 3 3 4 3 3 19 2 1 1 2 1 1 2 2 1 13

71 R-71 2 4 1 1 1 2 3 1 2 1 1 3 2 4 4 32 2 3 3 4 3 4 19 4 3 1 3 3 2 3 4 4 27

72 R-72 3 4 1 2 2 1 1 1 2 1 1 3 2 2 3 29 3 2 3 4 4 4 20 4 1 1 4 4 1 1 4 4 24

73 R-73 4 1 1 1 4 1 1 2 1 1 1 1 1 1 3 24 4 4 3 4 2 2 19 2 3 1 4 3 2 2 2 3 22

74 R-74 4 4 4 3 2 4 4 3 2 4 3 4 1 3 4 49 2 3 3 4 4 3 19 3 2 1 1 1 1 3 4 4 20

75 R-75 4 4 4 4 3 4 3 1 1 4 1 4 2 4 3 46 2 2 3 3 2 3 15 1 3 1 1 3 2 4 4 2 21

76 R-76 4 4 3 3 2 2 3 1 3 4 4 1 2 2 4 42 3 3 3 4 4 4 21 2 3 1 1 4 2 4 3 4 24

77 R-77 4 4 1 4 3 4 4 1 4 4 3 4 1 1 3 45 3 3 3 4 4 3 20 3 1 1 3 3 2 2 2 3 20

78 R-78 3 2 3 2 3 4 4 3 4 3 3 3 2 1 2 42 3 3 3 2 2 3 16 3 3 3 3 2 3 2 3 3 25

79 R-79 4 1 1 3 3 1 1 1 3 4 4 1 2 4 3 36 4 4 2 4 4 4 22 3 1 1 1 2 3 4 4 4 23

80 R-80 2 4 1 1 1 4 1 2 1 1 4 4 1 2 1 30 2 4 3 4 4 3 20 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9

81 R-81 2 4 1 3 1 2 4 1 2 1 3 2 2 2 2 32 3 2 3 4 4 3 19 2 1 1 1 1 2 1 4 3 16

82 R-82 4 4 4 2 2 4 4 1 3 4 4 2 2 2 4 46 3 3 3 4 3 3 19 3 3 1 3 3 3 4 4 4 28

Keterangan:

CIP = Penciptaan TLT = Ketelitian GG = Gedung

GUNA = Penggunaan CERD = Kecerdasan RG = Ruang

LIHA = Pemeliharaan CT = Kecekatan PPA = Peralatan Pengelolaan Arsip

SUSUT = Penyusutan RAPI = Kerapian DOK = Dokumentasi

IP = Informasi Publik 182

183

TABULASI DATA SEMI TERBUKA

No.

Item Isian Responden

%

Kelancaran Pengelolaan Arsip (Y)

Indikator 1 : Penciptaan

1 Sudah ada pedoman/aturan yang disepakati, merujuk pada tatacara yang

ditetapkan yang sudah menjadi pedoman dasar 24 88.89

Ketika membuat surat berpedoman pada contoh surat terdahulu karena

kurangnya sosialisasi dan pelatihan persuratan 1 3.70

Membuat surat sesuai perintah atasan 2 7.41

Jumlah isian responden 27 100

2 Memang sebaiknya memproses surat menjadi arsip harus lengkap dan sesuai

prosedur sehingga akan mempermudah pencarian arsip dan mengetahui asal

usul surat 20 86.96

Menerima surat kemudian langsung menyimpannya karena sarana prasarana

belum memadai 2 8.70

Memproses surat masuk yang akan dijadikan arsip dengan menerima surat,

menentukan indeks dan kode, kemudian menyimpan arsip untuk efisiensi

waktu dalam distribusi surat kepada tujuan 1 4.35


Indikator 2 : Penggunaan

3 Langsung menyimpannya karena keterbatasan tenaga, tempat dan waktu 4 20

Proses penyimpanan arsip dilakukan sesuai prosedur karena akan

mempermudah pencarian arsip dan membuat efektifitas dan efisien pekerjaan 12 60

Proses penyimpanan arsip dilakukan sesuai aturan pengarsipan dibagian 2 10

Proses penyimpanan arsip dilakukan dengan membaca dan memahami surat,

mencatatnya dalam kartu kendali/buku agenda dan kemudian menyimpannya

agar lebih cepat dalam penentuan tempat arsip 2 10


4 Sistem masalah dibuat sendiri karena belum begitu memahami pedoman pola

klasifikasi kearsipan yang ada di UNNES, lebih fleksibel, menyesuaikan

tempat penyimpanan arsip yang ada, pokok surat dari UNNES tidak semua

sama, sehingga perlu membuat klasifikasi sendiri sesuai pokok surat 15 65.22

Sistem masalah sesuai pedoman pola klasifikasi kearsipan yang ada di

UNNES guna mempercepat temu balik arsip (sesuai aturan yang sudah

ditentukan) 6 26.09

Sistem turun temurun karena tidak ingin merubah sistem yang telah berjalan

dengan baik, petugas baru 2 8.70


5 Lebih dari 5 menit karena butuh ketelitian dan arsip yang disimpan sudah

lama 4 20

Tidak lebih dari 1 menit, karena lebih cepat lebih baik, arsip sudah

ditempatkan sesuai tempatnya, menggunakan sistem database (FBS) 4 20

Lampiran 15

184

Antara 2-3 menit karena arsip dinamis disimpan dalam filling cabinet dan

berkode, arsip disusun secara rapi ditempatkan dibagian sendiri-sendiri

sehingga mudah dicari 8 40

Antara 4-5 menit karena waktu rata-rata yang saya pilih tergantung juga oleh

banyaknya surat yang diarsip 4 20


6 Hampir tidak ada yang meminjam arsip 1 4.17

Selalu dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip agar mudah dalam

mengecek surat dan arsip yang dipinjam tidak hilang serta sebagai

bukti/pengendalian surat yang keluar 13 54.17

Kadang dilakukan pencatatan kadang tidak karena arsip yang dipinjam

berupa salinan selain itu tergantung yang meminjamkan 3 12.50

Pencatatan dalam kartu pinjam arsip dilakukan untuk pihak luar, untuk pihak

intern dengan kepercayaan 1 4.17

Tidak pernah dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip, peminjaman

atas dasar kepercayaan, yang dipinjam berupa kopian dan peminjam

merupakan orang yang biasa ditemui sehari-hari 6 25.00


7 Paling lama 5 hari kerja karena untuk mencegah hilangnya arsip dan untuk

pengendalian arsip 15 68.18

Tidak ditentukan karena arsip yang dipinjam berupa salinan, sesuai

kebutuhan peminjam, dan khusus arsip inaktif diberikan soft copy bila sudah

dialihmediakan 7 31.82


Indikator 3 : Pemeliharaan

8 Dibersihkan jika sudah terlihat kotor karena arsip jarang digunakan (tidak

intensif) dan dalam ruangan tertutup, selain itu kegiatan sehari-hari tidak

memungkinkan untuk selalu membongkar arsip (seiring banyaknya

pekerjaan) 15 60

Belum ada perawatan berkala 4 16

Dibersihkan dalam jangka waktu satu bulan sekali 1 4

Dibersihkan seminggu sekali, karena tidak terlalu berantakan dan sambil

mengecek apabila rusak (sudah ada jadwal pembersihan arsip setiap hari

jum'at) 4 16

Dibersihkan 2-3 kali seminggu karena kalau kotor mengganggu kesehatan 1 4


9 Penggunaan AC di jam kerja dan penggunaan bahan pencegah akan membuat

arsip lebih awet dan tidak ada rayap, lingkungan merupakan faktor utama

dalam menjaga kondisi surat dan berkas lainnya 7 41.18

Kurang baik, pengelolaan arsip dibanyak tempat (belum ada tempat khusus

untuk arsip), tidak ada anggaran untuk pembelian bahan-bahan pencegah

serangga 8 47.06

Kondisi tempat arsip sangat baik, karena demi kebaikan arsip 1 5.88

Tidak baik karena tempat tidak memenuhi standar 1 5.88


10 Larangan makan dan merokok di ruang arsip membuat ruangan lebih nyaman

dan petugas merasa kerasan 2 10

185

Adanya punishment larangan makan dan merokok karena sisa makanan dan

rokok membahayakan kondisi arsip serta untuk menjaga kualitas arsip 10 50

Tidak ada larangan makan dan merokok karena tidak ada ruang khusus arsip 7 35

Hanya ada larangan makan, untuk merokok tidak ada karena belum ada SOP

yang jelas untuk peraturan ini 1 5


Indikator 4 : Penyusutan

11 Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan banyaknya arsip yang sudah

menumpuk karena arsip belum dikelola dengan baik 2 10.53

Penyusutan dilakukan setiap 5 tahun 1 5.26

Penyusutan berdasarkan angka pemakaian arsip dan jadwal retensi arsip guna

pengecekan arsip dan dilakukan dengan pendataan (sesuai pedoman

penyusutan UNNES) 16 84.21


12 Belum ada pemindahan ketempat arsip 1 5.88

Setelah arsip dirasa sudah menumpuk, semua arsip langsung dipindahkan

karena belum ada sosialisasi yang jelas, sesuai perintah pimpinan 3 17.65

Memindahkan arsip inaktif sesuai prosedur untuk memudahkan pencarian

temu balik arsip 13 76.47


13 Arsip tetap disimpan diunit kerja dengan tempat yang sama dengan arsip

dinamis karena belum tersedianya tempat arsip yang memadahi 4 22.22

Tetap menyimpan arsip statis dengan tempat yang terpisah karena belum ada

unit kearsipan tersendiri 12 66.67

Menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat karena lebih bisa

menjaga keefekifannya 2 11.11


14 Pemusnahan arsip disaksikan pejabat jurusan (ketua jurusan) 1 6.67

Memusnahkan arsip yang berusia 5 tahun lebih 1 6.67

Pemusnahan arsip dilakukan sesuai prosedur karena untuk diketahui oleh

pejabat dan pengelola arsip, sesuai aturan yang berlaku di UNNES 10 66.67

Prosedur pemusnahan dengan melakukan penilaian arsip, menyortir, dan

kemudian memusnahkan arsip (sesuai batas waktu penyimpanan arsip) 3 20.00


15 Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dicacah/dibakar/dihancurkan untuk

keamanan data (sesuai peraturan) 11 68.75

Arsip sebagian dimusnahkan, sebagian dibuang ditempat sampah 3 18.75

Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dibuang ditempat sampah

(sebelumnya dipilah-pilah) 1 6.25

Seluruh arsip dijual karena tidak mempunyai mesin cacah 1 6.25


Kompetensi Petugas Kearsipan (X1)

Indikator 1 : Ketelitian

186

16 Kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip karena

kurang fokus pada satu pekerjaan yaitu pengarsipan dan karena banyaknya

arsip serta tempat kurang memadai 4 25

Sering mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip karena kurangnya

sosialisasi 1 6.25

Pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip karena banyaknya

arsip yang masuk dan kegiatan/tugas dihari itu, manusiawi (human error) 10 62.5

Tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip 1 6.25


17 Pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi dan ada perbaikan

karena permintaan pihak lain kurang jelas dan keterbatasan kemampuan 9 64.29

Kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi karena

banyaknya arsip dan banyaknya pokok masalah arsip 3 21.43

Tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi karena

akan mencari arsip dengan teliti 2 14.29


Indikator 2 : Kecerdasan

18 Kurang memahami bidang kearsipan karena bukan lulusan kearsipan dan

belum pernah mengikuti pelatihan kearsipan 3 15

Memahami bidang kearsipan sebatas tugas pekerjaan yang dijalani karena

kurangnya pelatihan dan sosialisasi dan kompleksitas tugas yang lain 14 70

Sangat memahami bidang kearsipan secara menyeluruh karena setiap tahun

rutin diadakan pelatihan kearsipan di UNNES 3 15


19 Berusaha menyelesaikan semaksimal mungkin dengan meminta bantuan

orang lain karena kurangnya pengetahuan tentang kearsipan 14 93.33

Meminta orang lain untuk menyelesaikan seluruhnya karena akan lebih aman

sehingga tidak terjadi kesalahan fatal 1 6.67


Indikator 3 : Kecekatan

20 Dalam mengambil warkat kadang cepat kadang lama karena belum terpusat

pengarsipannya, jumlah berkas yang banyak dan butuh ketelitian lebih lanjut 4 30.77

Dapat mengambil warkat dengan cepat dan tepat selama informasi terkait

warkat yang diminta jelas karena arsip sudah tertata rapi sesuai tempat dan

kode 9 69.23


Indikator 4 : Kerapian

21 Kurang rapi karena kurangnya pengetahuan, waktu dan tempat yang tidak

memungkinkan 3 18.75

Rapi, walaupun ada sedikit arsip yang tidak sesuai dengan kode

klasifikasinya karena terkadang ada arsip yang belum terklasifikasikan dan

kurangnya tenaga 8 50

Sangat rapi karena untuk memudahkan pengaksesan data 5 31.25


Sarana Prasarana Kearsipan (X2)

Indikator 1 : Gedung

22 Tidak ada gedung khusus arsip 7 46.67

187

Gedung yang kurang memadai dan kurang aman 3 20.00

Gedung dalam kondisi yang sangat aman 3 20.00

Gedung dalam kondisi yang aman 2 13.33


Indikator 2 : Ruang Penyimpanan

23 Tidak ada ruang penyimpanan arsip khusus, arsip disimpan jadi satu dengan

ruang kerja 11 57.89

Arsip disimpan di ruang tersendiri, namun tanpa adanya pengaturan suhu,

kelembaban, dan sebagainya karena sarana prasarana belum tercukupi 7 36.84

Arsip disimpan diruang pimpinan dan hanya orang tertentu yang boleh masuk 1 5.26


24 Tidak terdapat thermometer dan hygrometer, karena belum ada ruang khusus 13 100


Indikator 3 : Peralatan Pengelolaan Arsip

25 Peralatan sangat minim karena belum fokuskan tentang pengarsipan 8 57.14

Lengkap karena untuk menyimpan arsip 3 21.43

Sangat lengkap karena pihak UNNES telah melengkapinya 2 14.29

Kurang lengkap karena memang kondisi riilnya seperti itu 1 7.14


26 Belum ada alat khusus untuk pengarsipan 2 18.18

Peralatan pengelolaan arsip berfungsi dengan baik, terkadang ada pembaruan

(peralatan yang rusak karena sudah dimakan waktu/sudah waktunya diganti) 7 63.64

Peralatan arsip banyak yang sudah mengalami kerusakan, karena kondisi

riilnya seperti itu, dimasuki tikus dan binatang lain 2 18.18


27 Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip kertas karena

ruang terbatas, SDM kurang dan jarang menyimpan arsip yang non kertas 9 64.29

Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus dan dengan

pemeliharaan yang khusus juga agar lebih mudah membedakan 5 35.71


Indikator 4 : Dokumentasi

28 Pendokumentasian kegiatan penting selalu dilakukan untuk laporan kegiatan

supaya ada pertanggungjawaban 4 33.33

Pendokumentasian kegiatan penting sering dilakukan sebagai dokumentasi

dan bukti ke pimpinan 2 16.67

Pendokumentasian kegiatan penting jarang dilakukan karena sudah ada

petugas yang mendokumentasikan namun belum sepenuhnya berjalan dengan

baik 3 25

Pendokumentasian kegiatan penting tidak pernah dilakukan karena kurang

anggaran untuk itu 3 25


29 Pendokumentasian untuk kepentingan dinas sebagai laporan kegiatan 8 88.89

Pendokumentasian sebagian besar untuk kepentingan pribadi dan sebagian

kecil untuk kepentingan kedinasan 1 11.11


188

Indikator 5 : Informasi Publik

30 Dengan penanganan sendiri 3 30

Selain dari internal UNNES juga ada dari pihak eksternal 4 40

Pihak internal dan publik (tanpa pengamanan), pengamanan arsip sangat

kurang 2 20

Hanya untuk pihak internal UNNES 1 10


189

Analisis Deskriptif Variabel Kompetensi Petugas Kearsipan

No. Kode

Kompetensi Petugas Kearsipan

Ketelitian Kecerdasan Kecekatan Kerapian Total

16 17 Skor Rata2

Skor Kr. 18 19 Skor

Rata2

Skor Kr. 20 Skor

Rata2

Skor Kr. 21 Skor

Rata2

Skor Kr. Skor

Rata-

rata Kr.

1 R-1 2 4 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 2 2 2 KB 17 2.83 B

2 R-2 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 3 3 3 B 18 3.00 B

3 R-3 3 3 6 3 B 3 3 6 3 B 4 4 4 SB 2 2 2 KB 18 3.00 B

4 R-4 3 4 7 3.5 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 22 3.67 SB

5 R-5 3 3 6 3 B 2 4 6 3 B 2 2 2 KB 3 3 3 B 17 2.83 B

6 R-6 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB

7 R-7 3 2 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 19 3.17 B

8 R-8 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 2 2 2 KB 19 3.17 B

9 R-9 2 2 4 2 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 18 3.00 B

10 R-10 3 3 6 3 B 3 3 6 3 B 4 4 4 SB 2 2 2 KB 18 3.00 B

11 R-11 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB

12 R-12 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB

13 R-13 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB

14 R-14 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB

15 R-15 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB

16 R-16 4 4 8 4 SB 3 3 6 3 B 3 3 3 B 4 4 4 SB 21 3.50 SB

17 R-17 4 4 8 4 SB 4 4 8 4 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 22 3.67 SB

18 R-18 4 4 8 4 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 24 4.00 SB

19 R-19 3 4 7 3.5 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 22 3.67 SB

Lampiran 16 189

190

20 R-20 2 2 4 2 KB 2 2 4 2 KB 2 2 2 KB 2 2 2 KB 12 2.00 KB

21 R-21 3 4 7 3.5 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 2 2 2 KB 20 3.33 SB

22 R-22 4 4 8 4 SB 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 23 3.83 SB

23 R-23 4 4 8 4 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 23 3.83 SB

24 R-24 3 3 6 3 B 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 4 4 4 SB 20 3.33 SB

25 R-25 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B

26 R-26 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 4 4 4 SB 20 3.33 SB

27 R-27 3 3 6 3 B 2 2 4 2 KB 2 2 2 KB 3 3 3 B 15 2.50 KB

28 R-28 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B

29 R-29 2 2 4 2 KB 2 4 6 3 B 3 3 3 B 3 3 3 B 16 2.67 B

30 R-30 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB

31 R-31 2 3 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 18 3.00 B

32 R-32 3 4 7 3.5 SB 2 4 6 3 B 1 1 1 TB 3 3 3 B 17 2.83 B

33 R-33 3 4 7 3.5 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 22 3.67 SB

34 R-34 4 3 7 3.5 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 22 3.67 SB

35 R-35 3 3 6 3 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 21 3.50 SB

36 R-36 3 3 6 3 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 22 3.67 SB

37 R-37 3 3 6 3 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 22 3.67 SB

38 R-38 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B

39 R-39 2 3 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 18 3.00 B

40 R-40 2 2 4 2 KB 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 2 2 2 KB 16 2.67 B

41 R-41 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB

42 R-42 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B

43 R-43 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB

44 R-44 2 2 4 2 KB 2 3 5 2.5 KB 2 2 2 KB 2 2 2 KB 13 2.17 KB

190

191

45 R-45 4 4 8 4 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 22 3.67 SB

46 R-46 3 4 7 3.5 SB 3 2 5 2.5 KB 3 3 3 B 3 3 3 B 18 3.00 B

47 R-47 3 4 7 3.5 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 22 3.67 SB

48 R-48 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB

49 R-49 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 2 2 2 KB 18 3.00 B

50 R-50 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 4 4 4 SB 20 3.33 SB

51 R-51 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB

52 R-52 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB

53 R-53 2 4 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB

54 R-54 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 2 2 2 KB 19 3.17 B

55 R-55 3 4 7 3.5 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 21 3.50 SB

56 R-56 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B

57 R-57 1 1 2 1 TB 1 1 2 1 TB 1 1 1 TB 1 1 1 TB 6 1.00 TB

58 R-58 2 2 4 2 KB 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 2 2 2 KB 16 2.67 B

59 R-59 1 3 4 2 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 18 3.00 B

60 R-60 3 3 6 3 B 3 2 5 2.5 KB 3 3 3 B 3 3 3 B 17 2.83 B

61 R-61 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 3 3 3 B 18 3.00 B

62 R-62 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB

63 R-63 2 3 5 2.5 KB 2 4 6 3 B 2 2 2 KB 2 2 2 KB 15 2.50 KB

64 R-64 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B

65 R-65 3 4 7 3.5 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 21 3.50 SB

66 R-66 4 4 8 4 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 23 3.83 SB

67 R-67 4 4 8 4 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 24 4.00 SB

68 R-68 3 2 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 3 3 3 B 17 2.83 B

69 R-69 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB

191

192

70 R-70 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B

71 R-71 2 3 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 4 4 4 SB 19 3.17 B

72 R-72 3 2 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 20 3.33 SB

73 R-73 4 4 8 4 SB 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 2 2 2 KB 19 3.17 B

74 R-74 2 3 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 19 3.17 B

75 R-75 2 2 4 2 KB 3 3 6 3 B 2 2 2 KB 3 3 3 B 15 2.50 KB

76 R-76 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 4 4 4 SB 21 3.50 SB

77 R-77 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB

78 R-78 3 3 6 3 B 3 2 5 2.5 KB 2 2 2 KB 3 3 3 B 16 2.67 B

79 R-79 4 4 8 4 SB 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 4 4 4 SB 22 3.67 SB

80 R-80 2 4 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 20 3.33 SB

81 R-81 3 2 5 2.5 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 3 3 3 B 19 3.17 B

82 R-82 3 3 6 3 B 3 4 7 3.5 SB 3 3 3 B 3 3 3 B 19 3.17 B

Rata-rata 3.01 B 3.37 SB 3.39 SB 3.11 B 3.21 B

192

193

Distribusi Frekuensi Responden

Interval Skor Kriteria Jumlah Rata-rata

Skor Frekuensi Persentase

>3,25 s/d 4 Sangat Baik 42 51,22%

3,21 >2,50 s/d 3,25 Baik 34 41,46%

>1,75 s/d 2,50 Kurang Baik 5 6,10%

1 s/d 1,75 Tidak Baik 1 1,22%

Total 82 100% Baik

Keterangan :

SB : Sangat Baik

B : Baik

KB : Kurang Baik

TB : Tidak Baik

193

194

Analisis Deskriptif Variabel Sarana Prasarana Kearsipan

No. Kode


Gedung Ruang Peralatan Pengelolaan Arsip Dokumentasi Informasi Publik Total

22 Skor Rata2

Skor Kr. 23 24 Skor

Rata2

Skor Kr. 25 26 27 Skor

Rata2

Skor Kr. 28 29 Skor

Rata2

Skor Kr. 30 Skor

Rata2

Skor Kr. Skor

Rata-

rata Kr.

1 R-1 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 3 2 2 7 2.3 KB 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 22 2.444 KB

2 R-2 2 2 2 KB 4 1 5 2.5 KB 1 1 2 4 1.3 TB 1 1 2 1 TB 2 2 2 KB 15 1.667 TB

3 R-3 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 2 3 2 7 2.3 KB 1 1 2 1 TB 2 2 2 KB 15 1.667 TB

4 R-4 1 1 1 TB 1 1 2 1 TB 1 4 4 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 24 2.667 B

5 R-5 4 4 4 SB 4 1 5 2.5 KB 4 4 4 12 4.0 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 32 3.556 SB

6 R-6 2 2 2 KB 4 3 7 3.5 SB 3 4 3 10 3.3 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 31 3.444 SB

7 R-7 4 4 4 SB 4 3 7 3.5 SB 3 4 2 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 32 3.556 SB

8 R-8 4 4 4 SB 1 4 5 2.5 KB 2 2 4 8 2.7 B 2 4 6 3 B 2 2 2 KB 25 2.778 B

9 R-9 3 3 3 B 2 4 6 3 B 4 4 4 12 4.0 SB 2 3 5 2.5 KB 4 4 4 SB 30 3.333 SB

10 R-10 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 4 3 1 8 2.7 B 1 4 5 2.5 KB 4 4 4 SB 23 2.556 B

11 R-11 4 4 4 SB 2 1 3 1.5 TB 4 4 4 12 4.0 SB 2 2 4 2 KB 4 4 4 SB 27 3 B

12 R-12 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 1 3 1 5 1.7 TB 1 2 3 1.5 TB 2 2 2 KB 14 1.556 TB

13 R-13 1 1 1 TB 1 1 2 1 TB 1 2 2 5 1.7 TB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 20 2.222 KB

14 R-14 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 4 4 2 10 3.3 SB 4 4 8 4 SB 2 2 2 KB 26 2.889 B

15 R-15 3 3 3 B 4 3 7 3.5 SB 2 3 4 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 31 3.444 SB

16 R-16 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 2 4 4 10 3.3 SB 2 4 6 3 B 1 1 1 TB 22 2.444 KB

17 R-17 4 4 4 SB 4 3 7 3.5 SB 3 3 3 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 32 3.556 SB

18 R-18 4 4 4 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 12 4.0 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 36 4 SB

19 R-19 4 4 4 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 12 4.0 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 36 4 SB

Lampiran 17 194

195

20 R-20 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 4 4 3 11 3.7 SB 1 1 2 1 TB 3 3 3 B 20 2.222 KB

21 R-21 2 2 2 KB 2 3 5 2.5 KB 2 2 2 6 2.0 KB 2 2 4 2 KB 4 4 4 SB 21 2.333 KB

22 R-22 2 2 2 KB 2 1 3 1.5 TB 1 2 2 5 1.7 TB 1 1 2 1 TB 4 4 4 SB 16 1.778 KB

23 R-23 4 4 4 SB 4 4 8 4 SB 1 3 3 7 2.3 KB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 31 3.444 SB

24 R-24 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 3 4 3 10 3.3 SB 1 1 2 1 TB 4 4 4 SB 22 2.444 KB

25 R-25 4 4 4 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 12 4.0 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 36 4 SB

26 R-26 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 1 3 2 6 2.0 KB 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 23 2.556 B

27 R-27 4 4 4 SB 4 2 6 3 B 4 3 4 11 3.7 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 33 3.667 SB

28 R-28 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 2 3 1 6 2.0 KB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 23 2.556 B

29 R-29 4 4 4 SB 3 2 5 2.5 KB 2 2 2 6 2.0 KB 2 2 4 2 KB 2 2 2 KB 21 2.333 KB

30 R-30 4 4 4 SB 2 1 3 1.5 TB 4 4 2 10 3.3 SB 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 26 2.889 B

31 R-31 3 3 3 B 3 1 4 2 KB 2 3 4 9 3.0 B 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 26 2.889 B

32 R-32 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 1 3 1 5 1.7 TB 1 4 5 2.5 KB 4 4 4 SB 19 2.111 KB

33 R-33 2 2 2 KB 3 1 4 2 KB 3 3 2 8 2.7 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 26 2.889 B

34 R-34 4 4 4 SB 4 3 7 3.5 SB 4 3 4 11 3.7 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 34 3.778 SB

35 R-35 4 4 4 SB 4 3 7 3.5 SB 4 3 4 11 3.7 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 34 3.778 SB

36 R-36 2 2 2 KB 3 1 4 2 KB 4 4 1 9 3.0 B 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 26 2.889 B

37 R-37 2 2 2 KB 3 1 4 2 KB 4 4 1 9 3.0 B 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 26 2.889 B

38 R-38 3 3 3 B 3 1 4 2 KB 3 3 3 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 28 3.111 B

39 R-39 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 1 1 3 5 1.7 TB 2 4 6 3 B 2 2 2 KB 17 1.889 KB

40 R-40 4 4 4 SB 3 1 4 2 KB 4 4 4 12 4.0 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 32 3.556 SB

41 R-41 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 1 1 4 6 2.0 KB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 23 2.556 B

42 R-42 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 1 4 1 6 2.0 KB 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 20 2.222 KB

43 R-43 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 4 4 4 12 4.0 SB 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 29 3.222 B

44 R-44 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 2 2 2 6 2.0 KB 2 2 4 2 KB 2 2 2 KB 16 1.778 KB

195

196

45 R-45 3 3 3 B 3 1 4 2 KB 3 4 1 8 2.7 B 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 26 2.889 B

46 R-46 2 2 2 KB 2 1 3 1.5 TB 3 3 4 10 3.3 SB 2 3 5 2.5 KB 4 4 4 SB 24 2.667 B

47 R-47 4 4 4 SB 1 3 4 2 KB 4 4 3 11 3.7 SB 1 4 5 2.5 KB 2 2 2 KB 26 2.889 B

48 R-48 4 4 4 SB 2 1 3 1.5 TB 4 4 4 12 4.0 SB 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 29 3.222 B

49 R-49 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 2 3 3 8 2.7 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 25 2.778 B

50 R-50 2 2 2 KB 3 1 4 2 KB 3 4 2 9 3.0 B 2 3 5 2.5 KB 4 4 4 SB 24 2.667 B

51 R-51 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 1 3 3 7 2.3 KB 3 4 7 3.5 SB 2 2 2 KB 22 2.444 KB

52 R-52 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 4 3 3 10 3.3 SB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 27 3 B

53 R-53 3 3 3 B 3 3 6 3 B 4 4 4 12 4.0 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 33 3.667 SB

54 R-54 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 1 2 1 4 1.3 TB 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 21 2.333 KB

55 R-55 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 4 4 1 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 25 2.778 B

56 R-56 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 4 3 2 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 2 2 2 KB 23 2.556 B

57 R-57 1 1 1 TB 1 1 2 1 TB 1 1 1 3 1.0 TB 1 1 2 1 TB 4 4 4 SB 12 1.333 TB

58 R-58 1 1 1 TB 4 3 7 3.5 SB 3 4 4 11 3.7 SB 1 2 3 1.5 TB 3 3 3 B 25 2.778 B

59 R-59 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 1 3 2 6 2.0 KB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 22 2.444 KB

60 R-60 1 1 1 TB 1 1 2 1 TB 3 3 3 9 3.0 B 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 22 2.444 KB

61 R-61 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 2 2 1 5 1.7 TB 2 3 5 2.5 KB 3 3 3 B 18 2 KB

62 R-62 3 3 3 B 3 1 4 2 KB 4 4 4 12 4.0 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 31 3.444 SB

63 R-63 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 1 1 2 4 1.3 TB 2 4 6 3 B 4 4 4 SB 18 2 KB

64 R-64 3 3 3 B 2 1 3 1.5 TB 3 3 4 10 3.3 SB 3 3 6 3 B 4 4 4 SB 26 2.889 B

65 R-65 3 3 3 B 3 1 4 2 KB 3 4 3 10 3.3 SB 2 4 6 3 B 2 2 2 KB 25 2.778 B

66 R-66 3 3 3 B 4 2 6 3 B 3 4 4 11 3.7 SB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 32 3.556 SB

67 R-67 2 2 2 KB 2 1 3 1.5 TB 4 4 4 12 4.0 SB 2 2 4 2 KB 2 2 2 KB 23 2.556 B

68 R-68 1 1 1 TB 3 1 4 2 KB 2 3 3 8 2.7 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 24 2.667 B

69 R-69 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 3 3 2 8 2.7 B 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 24 2.667 B

196

197

70 R-70 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 2 1 1 4 1.3 TB 2 2 4 2 KB 1 1 1 TB 13 1.444 TB

71 R-71 4 4 4 SB 3 1 4 2 KB 3 3 2 8 2.7 B 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 27 3 B

72 R-72 4 4 4 SB 1 1 2 1 TB 4 4 1 9 3.0 B 1 4 5 2.5 KB 4 4 4 SB 24 2.667 B

73 R-73 2 2 2 KB 3 1 4 2 KB 4 3 2 9 3.0 B 2 2 4 2 KB 3 3 3 B 22 2.444 KB

74 R-74 3 3 3 B 2 1 3 1.5 TB 1 1 1 3 1.0 TB 3 4 7 3.5 SB 4 4 4 SB 20 2.222 KB

75 R-75 1 1 1 TB 3 1 4 2 KB 1 3 2 6 2.0 KB 4 4 8 4 SB 2 2 2 KB 21 2.333 KB

76 R-76 2 2 2 KB 3 1 4 2 KB 1 4 2 7 2.3 KB 4 3 7 3.5 SB 4 4 4 SB 24 2.667 B

77 R-77 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 3 3 2 8 2.7 B 2 2 4 2 KB 3 3 3 B 20 2.222 KB

78 R-78 3 3 3 B 3 3 6 3 B 3 2 3 8 2.7 B 2 3 5 2.5 KB 3 3 3 B 25 2.778 B

79 R-79 3 3 3 B 1 1 2 1 TB 1 2 3 6 2.0 KB 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 23 2.556 B

80 R-80 1 1 1 TB 1 1 2 1 TB 1 1 1 3 1.0 TB 1 1 2 1 TB 1 1 1 TB 9 1 TB

81 R-81 2 2 2 KB 1 1 2 1 TB 1 1 2 4 1.3 TB 1 4 5 2.5 KB 3 3 3 B 16 1.778 KB

82 R-82 3 3 3 B 3 1 4 2 KB 3 3 3 9 3.0 B 4 4 8 4 SB 4 4 4 SB 28 3.111 B

Rata-

rata 2.84 B 1.83 KB 2.76 B 3.08 B 3.44 SB 2.71

B

197

198

Deskriptif Frekuensi Responden

Interval Skor Kriteria Jumlah Rata-rata

Skor Frekuensi Persentase

>3,25 s/d 4 Sangat Baik 17 20,7%

2,71 >2,50 s/d 3,25 Baik 36 43,9%

>1,75 s/d 2,50 Kurang Baik 23 28%

1 s/d 1,75 Tidak Baik 6 7,32%

Total 82 100% Baik

Keterangan :

SB : Sangat Baik

B : Baik

KB : Kurang Baik

TB : Tidak Baik

198

199

Uji Multikolinearitas

Model Summaryb

Model R

R

Square

Adjuste

d R

Square

Std. Error

of the

Estimate

Change Statistics

R

Square

Change

F

Change df1 df2

Sig. F

Change

1 .591a .349 .333 7.819 .349 21.178 2 79 .000

a. Predictors: (Constant), SP, KPA

b. Dependent Variable: PA

ANOVAb

Model Sum of Squares df Mean Square F Sig.

1 Regression 2589.788 2 1294.894 21.178 .000a

Residual 4830.322 79 61.143

Total 7420.110 81



Coefficientsa

Model

Unstandardized

Coefficients

Standar

dized

Coefficie

nts

t Sig.

Correlations

Collinearity

Statistics

B

Std.

Error Beta

Zero-

order

Partia

l Part

Tolera

nce VIF

1 (Const

ant) 7.641 6.331

1.207 .231

KPA .883 .340 .253 2.595 .011 .419 .280 .236 .863 1.158

SP .739 .161 .448 4.586 .000 .542 .459 .416 .863 1.158

a. Dependent

Variable: PA

Lampiran 18

200

Uji Normalitas

Lampiran 19

201

One-Sample Kolmogorov-Smirnov Test

Unstandardized

Residual

N 82

Normal Parametersa Mean .0000000

Std. Deviation 7.72227975

Most Extreme Differences Absolute .091

Positive .054

Negative -.091

Kolmogorov-Smirnov Z .824

Asymp. Sig. (2-tailed) .505

a. Test distribution is Normal.

202

Uji Heteroskedastisitas

a. Scatterplot

b. Uji Glejser

Coefficientsa

Model

Unstandardized

Coefficients

Standar

dized

Coefficie

nts

t Sig.

Correlations

Collinearity

Statistics

B

Std.

Error Beta

Zero-

order

Partia

l Part

Tolera

nce VIF

1 (Const

ant) 5.278 3.885

1.358 .178

KPA .275 .209 .155 1.315 .192 .072 .146 .144 .863 1.158

SP -.189 .099 -.225 -1.906 .060 -.168 -.210 -.209 .863 1.158

a. Dependent Variable:

Abs_Res

Lampiran 20

203

Uji Linearitas

a. Kelancaran Pengelolaan Arsip dengan Kompetensi Petugas Kearsipan

ANOVA Table

Sum of

Squares df

Mean

Square F Sig.

PA *

KPA

Between

Groups

(Combined) 2436.557 12 203.046 2.811 .003

Linearity 1303.682 1 1303.682 18.050 .000

Deviation from

Linearity 1132.875 11 102.989 1.426 .181

Within Groups 4983.553 69 72.225

Total 7420.110 81

b. Kelancaran Pengelolaan Arsip dengan Sarana Prasarana Kearsipan

ANOVA Table

Sum of

Squares df

Mean

Square F Sig.

PA *

SP

Between

Groups

(Combined) 3908.786 24 162.866 2.644 .001

Linearity 2178.200 1 2178.200 35.359 .000

Deviation from

Linearity 1730.586 23 75.243 1.221 .266

Within Groups 3511.324 57 61.602

Total 7420.110 81

Lampiran 21

204

Uji Regresi Linear Berganda dan Uji Hipotesis

a. Uji Regresi Linear Berganda

Coefficientsa

Model

Unstandardized

Coefficients

Standar

dized

Coefficie

nts

T Sig.

Correlations

Collinearity

Statistics

B

Std.

Error Beta

Zero-

order

Partia

l Part

Tolera

nce VIF

1 (Const

ant) 7.641 6.331

1.207 .231

KPA .883 .340 .253 2.595 .011 .419 .280 .236 .863 1.158

SP .739 .161 .448 4.586 .000 .542 .459 .416 .863 1.158

a. Dependent

Variable: PA

b. Uji Hipotesis

ANOVAb

Model

Sum of

Squares df Mean Square F Sig.

1 Regression 2589.788 2 1294.894 21.178 .000a

Residual 4830.322 79 61.143

Total 7420.110 81



Lampiran 22

205

Coefficientsa

Model

Unstandardized

Coefficients

Standar

dized

Coefficie

nts

t Sig.

Correlations

Collinearity

Statistics

B

Std.

Error Beta

Zero-

order

Partia

l Part

Tolera

nce VIF

1 (Const

ant) 7.641 6.331

1.207 .231

KPA .883 .340 .253 2.595 .011 .419 .280 .236 .863 1.158

SP .739 .161 .448 4.586 .000 .542 .459 .416 .863 1.158

a. Dependent Variable: PA

Model Summaryb

Mod

el R

R

Square

Adjusted

R Square

Std. Error

of the

Estimate

Change Statistics

R Square

Change

F

Change df1 df2

Sig. F

Change

1 .591a .349 .333 7.819 .349 21.178 2 79 .000



Coefficientsa

Model

Unstandardized

Coefficients

Standar

dized

Coefficie

nts

t Sig.

Correlations

Collinearity

Statistics

B

Std.

Error Beta

Zero-

order

Partia

l Part

Tolera

nce VIF

1 (Const

ant) 7.641 6.331

1.207 .231

KPA .883 .340 .253 2.595 .011 .419 .280 .236 .863 1.158

SP .739 .161 .448 4.586 .000 .542 .459 .416 .863 1.158

a. Dependent Variable: PA

206

Dokumentasi Pengambilan Data

Gambar 2

Bapak Arief Setiawan Unit Kerja BAAKK Saat Pengisian Angket Penelitian

Gambar 3

Bapak Supriyanto Unit Kerja Jurusan Matematika

Saat Pengisian Angket Penelitian

Lampiran 23

207

Surat Keterangan telah Melaksanakan Penelitian

Lampiran 24

pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan … · 2015. 11. 12. · i...

Documents